Elliot Jared Ramirez Gomez

Comunicación en las empresas

Un primer acercamiento a la definición de comunicación puede realizarse desde su

etimología. La palabra deriva del latín communicare, que significa “compartir algo,
poner en común”. Por lo tanto, la comunicación es un fenómeno inherente a la
relación que los seres vivos mantienen cuando se encuentran en grupo.
La comunicación en una empresa, conocida como la comunicación organizacional,
es un factor determinante en el éxito de una empresa; una buena comunicación es
sinónimo de eficiencia, organización y coordinación, mientras que una mala
comunicación puede ser motivo de ineficacia, desorden y conflictos internos.
La comunicación en una empresa debe basarse en un lenguaje claro, simple y
comprensible para el receptor. Debe ser oportuna, el mensaje debe llegar al
receptor en el momento indicado. Y debe ser precisa, no debe utilizar adornos
lingüísticos ni información innecesaria.
Básicamente, la comunicación en una empresa se clasifica en dos tipos:
comunicación externa y comunicación interna:

Comunicación externa
Es la comunicación en donde el mensaje se dirige hacia fuera de la empresa, es
decir, se dirige hacia los consumidores, el público en general, grupos de opinión,
etc. Tiene como objetivo informar sobre la existencia de un producto o servicio,
informar sobre sus principales beneficios o características, informar sobre las
actividades en que participa la empresa, etc.
Para realizar este tipo de comunicación se utilizan medios tales como la televisión,
la radio, la prensa escrita, llamadas telefónicas, envío de e-mails, Internet, afiches,
carteles, volantes, paneles, tarjetas de presentación, cartas publicitarias, catálogos,
folletos, etc.
Un aspecto importante en la comunicación externa son las relaciones públicas, en
donde, a través de la participación en eventos, actividades, seminarios, labores
sociales, etc., se busca crear y mantener una buena imagen o reputación de la
empresa.

Comunicación interna
Es la comunicación en donde el mensaje se dirige hacia dentro de la empresa, es
decir, se dirige hacia el personal de ésta. Tiene como objetivo informar sucesos,
reportar ocurrencias, coordinar actividades, organizar tareas, controlar, motivar,
liderar, etc.
Para realizar este tipo de comunicación se utilizan medios tales como murales,
intercomunicadores, teléfonos, Internet, circulares, memorandos, cartas,
publicaciones, informes, reportes, reuniones, charlas, eventos, etc.
Este tipo de comunicación interna se puede dividir en comunicación formal y
comunicación informal:
1. Comunicación formal: es aquella en donde el mensaje se origina en un
integrante de un determinado nivel jerárquico, y va dirigido a un integrante de
un nivel jerárquico inferior, de un nivel superior, o de un mismo nivel;
siguiendo canales establecidos formalmente por la empresa.

2. Comunicación informal: es aquella en donde el mensaje circula entre los

miembros de la empresa, sin conocer con precisión el origen de éste, y sin
seguir canales establecidos formalmente por la empresa. Y, a su vez, la
comunicación interna también se puede dividir en comunicación vertical
descendente, comunicación vertical ascendente, y comunicación horizontal.

3. Comunicación vertical descendente: es aquella en donde el mensaje se

origina en un nivel jerárquico superior (en la dirección, en un jefe, etc.), y va
dirigido a un nivel jerárquico inferior (a un subordinado, un operario, etc.). Se
presenta bajo la forma de órdenes, instrucciones, enseñanzas, correcciones,
etc.

4. Comunicación vertical ascendente: es aquella en donde el mensaje surge

en un nivel jerárquico inferior (un subordinado, un operario, etc.), y va dirigido
a un nivel jerárquico superior (a la dirección, a un jefe, etc.). Se presenta bajo
la forma de sugerencias, propuestas, reclamos, etc.

5. Comunicación horizontal: es aquella que se da entre integrantes de un

mismo nivel jerárquico. Tiene como principal función la de facilitar la
coordinación de actividades.

¿Por qué es importante la comunicación interna?

La existencia de una comunicación fluida clara y transparente entre las diferentes
áreas de una empresa solo puede traer ventajas como las siguientes:
La comunicación interna asegura el entendimiento mutuo entre los diferentes
niveles jerárquicos.
Los objetivos de la empresa pueden explicarse a todos los miembros de la
organización de este modo cada individuo pueda conocer y entender sus objetivos
y metas personales.
Genera un aumento considerable de la motivación y el concepto de fidelidad de los
empleados hacia la organización. Cuanto más alto sea el nivel de compromiso de
los empleados, más altos serán los niveles de moral en los mismos empleados.
Facilita el intercambio de opiniones y feedback, maximizando el conocimiento
interno del estado de cada área de gestión de la empresa.

Herramientas para desarrollar una óptima comunicación interna

Conocer la importancia de la comunicación interna es muy importante pero es aún
más significativo saber cómo canalizar este tipo de información e ideas a lo largo de
la empresa.
Las nuevas tecnologías han ayudado a crear una serie de alternativas muy
novedosas y efectivas para poder dar un formato más que óptimo a la comunicación
interna. Veamos algunos ejemplos de herramientas para facilitar la comunicación
internas en las nuevas empresas:
 Intranet. En la época de las nuevas tecnologías y el Big Data una buena
intranet ayuda a establecer contenido categorizado y facilita la búsqueda de
importante y valiosa información.

 Newsletter. Indispensables en la rutina de las empresas. Son ideales para

enviar a tus empleados noticias interesantes sobre el sector para que se
mantengan al día, eventos a los que asiste la empresa, valores o conceptos
que quieres transmitir, testimonios o novedades en la empresa.

 Redes sociales corporativas. Esta herramienta ayuda a los empleados a

interactuar y colaborar provocando un acercamiento entre ellos. Además de
permitirles de forma más rápida y eficaz la comunicación, con la posibilidad
de abrir grupos de conversación por equipos.

 Buzón de sugerencias. Esta nos ayuda a recoger las ideas, feedback u

opiniones de los empleados, sabiendo cosas que pueden ser de gran ayuda
para la empresa. Puede ser en formato físico o virtual. La opinión del
empleado es vital para la evolución y el desarrollo de la empresa.

 Reuniones. Es una de las herramientas de comunicación más utilizada por

los empresarios. Sirve para que los altos cargos interactúen con el personal,
y así acercarse al equipo. Pudiendo informar, capacitar, motivar o coordinar
nuevos objetivos. La previa planificación de estas y la buena decisión del
lugar de su realización son puntos a favor.
La importancia de la comunicación en la empresa
La comunicación es esencial en cualquier tipo de actividad organizada, siendo uno
de los factores imprescindibles para que ésta funcione y se desarrolle
adecuadamente. Cualquier actividad humana se desarrolla a través de la
comunicación y las propias empresas, a medida que se han hecho más complejas
y diversificado su radio de actuación, han entendido que constituye uno de los
elementos más importantes para su propio desarrollo.
En la era digital, en la que los canales sociales permiten interacciones a una
velocidad desconocida anteriormente, la comunicación en la empresa adquiere una
importancia mucho más relevante.
En las empresas, los efectos positivos de la comunicación son evidentes: mejora la
competitividad de la organización, así como la forma en la que se puede adaptar a
los cambios que se produzcan en su entorno, con el fin de conseguir los objetivos
que se hayan propuesto inicialmente. Al mismo tiempo, la existencia de una
comunicación en la empresa eficaz, fomenta la motivación de los empleados, así
como el compromiso y la implicación en las tareas corporativas, creando un clima
de trabajo integrador.
La comunicación en las empresas es uno de los puntos más importantes y críticos,
pues de esta depende el desarrollo de todas las actividades y proyectos. Si esta no
es efectiva y no cuenta con los métodos correctos y eficientes se corre el riesgo de
llegar a puntos críticos como: malos entendidos, notificación inadecuada de las
prioridades, órdenes confusas o aplicación de criterios personales mal interpretados
(yo pensé que…a mí me dijeron que…yo no sabía que…), todo esto genera un clima
organizacional tenso y poco productivo. Uno de los principales obstáculos, es no
reconocer que existen barreras. Lo cual va de la mano con la falta de consciencia
con relación a la complejidad de la comunicación interpersonal y organizacional.
Las personas comúnmente creen que comunicarse es tan fácil y natural como
hablar y oír, cuando en realidad la comunicación es compleja y representa un reto
manejarla eficientemente.

Algunos aspectos de la complejidad en la comunicación son:

 Lo “verdadero” no es lo que dice el emisor, sino lo que entiende el receptor.
 El resultado de la comunicación se mide por el efecto en el receptor (no por
las intenciones del emisor).
 La responsabilidad de la comunicación efectiva es tanto del emisor como del
receptor.
 Cuanto mayor es la identificación del receptor con el emisor tanto mayor será
su “voluntad de absorber” el mensaje emitido.
  Cada persona oye y ve selectivamente. Un mensaje que coincide con los
valores del receptor resulta ampliado (y viceversa).
 La comunicación requiere que los receptores digan que han recibido un
mensaje y que demuestren que lo han entendido realmente.
 Existen además ciertas creencias y paradigmas que impiden la
comunicación. Son barreras que se pueden superar o sortear sólo si se toma
consciencia de ellas.

Principales barreras en la comunicación:

 Creemos que lo que comunicamos es tan claro para los demás como lo es
para nosotros.
 Creemos que todos damos el mismo significado a las palabras.
 Creemos que la manera en que percibimos las situaciones es igual a como
la perciben los demás.
 Creemos que estamos en lo correcto y los demás están equivocados.
 Creemos que sólo hay una manera correcta de hacer las cosas, por supuesto
la nuestra.

Y a nivel organizacional:
 Los niveles jerárquicos.
 La autoridad y el estatus.
 La especialización y su jerga relacionada.
A estas barreras se suman algunos puntos críticos que llevan a la comunicación
como a presentarse con trabas:
 Generalización. Se obtienen conclusiones universales a partir de una sola
experiencia.
 Eliminación. Omisión de información.
 Distorsión. Transformación de la realidad percibida en una representación
interna y que se asegura es la única opción verdadera.
En las organizaciones cuando un mensaje va desde una persona que tiene un cargo
alto hasta una persona de un nivel medio pasa a través de un número de
subestaciones en cada nivel. Cada nivel puede agregar o quitarle enunciados al
mensaje original, calificarlo y transformarlo en otro mensaje completamente.
Otro de los tantos errores u obstáculos de la comunicación efectiva es pensar que
quién habla (emisor) es el único con derecho a hablar, y el oyente es pasivo y no
puede emitir ningún juicio de valor, cuando debe ser todo lo contrario, ambas
personas deben ser activos en la conversación para que esta sea efectiva y asertiva,
para esto se debe emplear una escucha activa que debe considerar:
 Ser empático (anímica y físicamente)
  Formular preguntas
 Resumir (parafrasear)
 Adecuada posición corporal y contacto visual
 Reflejar las emociones del hablante (reconocer los sentimientos del otro)
 Evitar interrumpir
 No hablar demasiado

Objetivos generales
Los objetivos que tiene la comunicación empresarial son fácilmente entendibles. A
nivel interno, por un lado permite que se produzca una organización coherente y se
comparta la información y los resultados obtenidos por sus diferentes
departamentos o trabajadores, así como que se pueda generar y transmitir los
objetivos y la visión corporativa de la empresa.
También facilita la comprensión de lo que se espera de cada uno de los
trabajadores, así como el entendimiento de las realidades a las que cada uno de
ellos debe hacer frente. Asimismo se facilita que todos trabajen en una misma
dirección, y que se puedan aprender nuevas formas de llevar a cabo las propias
responsabilidades.
A nivel de comunicación con el exterior, la comunicación empresarial es
imprescindible de cara a contactar con el medio y generar una imagen positiva de
la propia empresa, así como de cara a analizar al público objetivo y valorar sus
necesidades. También permite aprender a atraer a posibles clientes y valorar los
cambios propios de la sociedad dinámica y fluida en la que vivimos, algo
fundamental de cara a prever y afrontar posibles dificultades y poder adaptarse al
medio.
De cara a que la comunicación sea eficiente, es necesario que la propia empresa
cree canales efectivos para ello así como que potencie con sus acciones la
transmisión de la información, generando medios para poder comunicarse y
asimismo trabajando activamente para que no exista la incertidumbre respecto a
qué se pide y se busca dentro de la organización.
Es importante también trabajar aspectos tanto formales como informales, así como
valorar las necesidades y pensamientos de los diferentes trabajadores. La empatía
es también fundamental, así como una buena regulación y planificación de los
mecanismos de comunicación.

Posibles amenazas para la buena comunicación

El hecho de mantener una comunicación empresarial eficiente es fundamental, pero
no es fácil. Y es que deben tenerse en cuenta la existencia de un elevado nivel de
variabilidad en las situaciones que pueden surgir, así como de la existencia de
malentendidos, malos usos y dificultades en las comunicaciones propias de una
empresa.
1. Falta de consistencia
Uno de los factores que más influye en que la comunicación sea en verdad útil es
la credibilidad del emisor y la consideración que se muestra para con el receptor del
mensaje Un ejemplo de ello puede ser la existencia de disonancias entre lo que se
dice y lo que se hace, no manteniendo los emisores una manera de actuar
coherente con los mensajes emitidos.
Esto último puede suceder en cualquiera de los trabajadores de la empresa,
independientemente de su posición jerárquica o si habla con un superior,
subordinado o alguien en el mismo nivel de la jerarquía, y genera graves
repercusiones tanto para el sujeto (que dependiendo de la situación podría acabar
siendo mal considerado o incluso despedido) como para la organización (generando
menor nivel de confianza en la persona y en caso de tener un cargo elevado incluso
en la organización).
Del mismo modo y por ejemplo en el caso de grandes empresas con una gran
cantidad de departamentos, si existen divergencias entre las figuras de autoridad o
referencia dentro de la empresa probablemente podría generarse una situación en
que el trabajador no sabe realmente qué liderazgo debe seguir, algo que puede
generar frustración y desconfianza.
Asimismo, es necesario tener gran precaución con la interoperabilidad de los
mensajes, pues la existencia de ambivalencia puede hacer que diferentes
departamentos o trabajadores puedan llegar a interpretar cosas opuestas. Lo que
busca la comunicación empresarial es precisamente garantizar una organización y
coherencia interna, por lo que mensajes poco claros y con diversas interpretaciones
pueden provocar la aparición de incertidumbre y dudas para con los receptores del
mensaje.
2. Falta de conexión emocional
Otro de los problemas puede encontrar en la manera en que se produce la
comunicación. Por ejemplo, en algunas organizaciones puede existir una dificultad
para generar una sensación de vinculación a nivel emocional, lo que en los
trabajadores puede generar un menor compromiso y productividad y en los usuarios
una falta de interés y la búsqueda de otras alternativas. Es necesario valorar que
todo lo que se hace, e incluso lo que no, es en el fondo comunicativo.
Así, no es solo importante el mensaje en sí sino también la manera en que se
transmite: no es lo mismo ni ofrece las mismas sensaciones un email que una
reunión presencial o la búsqueda de un contacto real.
3. No comprender el contexto
También debe valorarse la adecuación a la situación actual y a los avances sociales,
así como a las particularidades de la propia situación. Por ejemplo, en una sociedad
cada vez más globalizada y en el que las nuevas tecnologías permiten la
comunicación inmediata con un amplio número de personas al mismo tiempo, puede
ser necesario analizar e invertir en políticas de comunicación que tengan en cuenta
el poder de las redes sociales y cómo transmitir correctamente la información
deseada, además de valorar el contacto con posibles clientes de otras regiones del
mundo.
Asimismo, también es necesario valorar la propia situación de la empresa de cara
a no emprender más de lo que puedan abarcar, siendo para ello necesario tener en
cuenta la situación del conjunto de la empresa.
Otro problema podría ser el contenido de los mensajes que se emiten: es posible
que aunque existe la comunicación esta no transmita o no haga entender el
contenido que sería necesario transmitir. Es posible que se centre en aspectos más
bien suplementarios y obvien por ejemplo la orientación o los objetivos que debe
tener un puesto determinado, o que den por sentado la existencia de un
conocimiento que nunca se ha explicitado.
4. Aislamiento y falta de comunicación
Finalmente, el problema quizás más importante y que puede extrapolarse de todos
los anteriores es la posibilidad de que no exista una verdadera comunicación.
El ejemplo más claro es el uso estable y continuado de comunicación mono
direccional, el cual puede generar una situación de estancamiento y una falta de
comprensión de lo que ocurre en la propia organización. Afortunadamente hoy en
día es la menos utilizada precisamente por ser la menos eficiente y útil.
También es posible que los diferentes puestos no tengan los mecanismos
adecuados para ponerse en contacto aún si sus opiniones fueran a ser escuchadas,
existiendo menores posibilidades de retroalimentación o incluso que diferentes
partes de la empresa no tengan contacto entre sí. Es necesario estimular dicha
interacción de manera activa.

¿Qué beneficios aporta a una organización implementar un plan de

comunicación interna?
1. Influye de forma directa y clara en la gestión del día a día y en los resultados
finales de la organización.

2. Optimiza procesos internos ya que satisface las necesidades propias de la

empresa y contribuye a alcanzar sus objetivos.
3. Ayuda a difundir la política y los valores de la organización.

4. Reduce la conflictividad y mejora el clima laboral.

5. Permite que las personas se sientan más involucradas en su trabajo y

aumenta su motivación personal.

6. Aumenta la confianza de los trabajadores, a los que se les permite preguntar,

discutir, opinar y exponer sus argumentos de forma abierta y cómoda.

7. Incrementa la satisfacción de los trabajadores y su grado de compromiso e

implicación con la empresa.

8. Facilita a la empresa que se alcancen los objetivos y las metas marcadas.

9. Estimula la escucha activa entre los diferentes equipos y la dirección.

10. Impulsa la cultura de la organización: todos los trabajadores se reconocen

con sus valores, normas, creencias y objetivos.

11. Promueve la retención de talento: valorar y reconocer el trabajo bien hecho,

escuchar, planificar conjuntamente y buscar soluciones de forma
colaborativa dota de valor a los miembros del equipo, que se sienten
satisfechos y necesarios.

12. Permite la resolución de problemas de forma sencilla: si toda la organización

se implica ante cualquier situación conflictiva, será más fácil de resolver
porqué se aportarán más ideas y recursos para su resolución.

13. Promueve las buenas relaciones entre los trabajadores: se evitan problemas
de territorialidad. Si los trabajadores se sienten inseguros, pueden volverse
recelosos de sus compañeros y no compartir información.

14. Se genera un sentimiento de unidad, de que las opiniones y las ideas de los
trabajadores son escuchadas y valoradas, de que todos trabajan para llegar
a una misma meta.

15. Mejora, en definitiva, la efectividad de la empresa.

Conclusión:
Considero que la comunicación es algo esencial y fundamental en las empresas
debido a que es la clave para que todo opere bien dentro de esta misma, ya que
mediante esta comunicación se puede llevar la gestión de cada proceso, por
ejemplo, si algo está fallando el gerente tiene que comunicar a los empleados o al
encargado de esa tarea que no se está realizando, que es incorrecto.
También tiene que haber comunicación entre los mismos colaboradores ya que
entre ellos se pueden ayudar mutuamente además en cualquier lugar mientras se
esté comunicando la persona, se sentirá en un lugar cómodo, sentirá un ambiente
laboral apropiado y no sentirá la jornada de trabajo pesada sino corta.
Esta misma comunicación se tiene que llevar entre los gerentes, administrativos e
incluso colaborador a gerente ya que en debido tiempo que se tenga problemas
dentro de la empresa será más fácil resolverlo de hecho si se tiene una buena
comunicación entre el mismo personal de un rango mayor a uno normal este tendrá
más confianza en comunicarle cualquier problema o así mismo lo puede evitar.
Es beneficioso descubrir y llevar a cabo los tipos de comunicación y todo esto tendrá
resultados fructíferos tanto a la empresa como al ambiente laboral entre el personal.

Bibliografías:
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