PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIZACIÓN
Julián Andrés Arias Vera
jarias@poligran.edu.co
 Presentación

Definición
Conceptos básicos
 Definición

Se define como una estructura técnica de relaciones

entre niveles jerárquicos, funciones, actividades,
elementos materiales y su capital humano para
alcanzar su máxima eficiencia dentro del marco del los
objetivos corporativos.

La función de organizar incluye a los diferentes grupos

de interés que influyen en las acciones de la empresa
y deben verse como aliados para alcanzar los
propósitos de la empresa. Así se representa:
Definición
Trabajo – Equipo – El cargo:
Trabajar juntos ha sido uno de los problemas más comunes de la organización, del cual

TEXTOS PARA
deriva su importancia y una de las fases más creativas del proceso administrativo, pues en
ella se deben establecer todas las consideraciones para definir hacia dónde se va y la forma
correcta de ejecución para lograr los objetivos.
SEPARADORES
El diseño de cargos es una herramienta que le permite al administrador reunir tareas y
actividades en una posición particular dentro de una organización. La descripción adecuada
de un cargo incluye las tareas, las responsabilidades y las relaciones de autoridad (jefes,
subordinados) asociadas con dicha posición.
 Trabajo – Equipo – El cargo:
El cargo se define como una función bajo la responsabilidad de una persona, y contiene varias dimensiones que pueden
afectar de forma significativa la satisfacción y el desempeño de las personas que lo ocupan:

destrezas. TEXTOS PARA

Variedad de competencias. Se refiere al grado en el que un cargo exige que las personas posean múltiples habilidades y

Identidad. Grado en el que el cargo necesita la terminación de productos o servicios que son identificables y pueden ser
atribuidos a los esfuerzos de la persona. SEPARADORES
Relevancia del trabajo. Se refiere al grado en el que un cargo contribuye a los resultados globales de la empresa o al
mundo en general.
Autonomía. Refleja los cargos que ocupan las personas con libertad, independencia y autoridad para tomar decisiones.
Retroalimentación. Denota la extensión en la que las personas reciben información sobre los resultados del trabajo que
realizan.
Elementos de la Organización
Elementos de la Organización
Elementos de la Organización
ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN:
a) Decidir qué objetivos o tareas se pueden delegar.
✓ Tener clara la misión de la organización o del departamento.
✓ Encontrar la persona capacitada para la tarea o capacitarla.

b) Asignar las tareas.

✓ Acordar la misión y los objetivos.
✓ Establecer los límites y las políticas.
✓ Estar de acuerdo en los resultados esperados.
✓ Determinar la forma de medición y los medios de retroalimentación de los resultados.
✓ Proporcionar la información necesaria.
ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN:
c) Otorgar la autoridad para actuar.
✓ Obtener el compromiso y definir la responsabilidad.
✓ Transferir el derecho a tomar decisiones y comprometer recursos.
✓ Difundir o hacer pública esta autoridad ante los que tienen que saberlo.
✓ No interferir.

d) Controlar el desempeño y los resultados.

✓ Enseñar, recompensar, comunicar, dar información.
✓ Proporcionar recursos, remover obstáculos.
✓ Permitir el error.
✓ Manejar los problemas y retos como oportunidades de aprendizaje.
ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN:
e) Asignar personal.
✓ Diseñar los perfiles.
✓ Decidir las actividades a desempeñar.
✓ Definir qué y quién.
 ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN:
f) Delegar autoridad. Para que cada miembro del grupo cumpla con los objetivos, se deben asignar
responsabilidades de acuerdo al puesto de trabajo. Muchas veces las personas en cargos de dirección fallan en el
momento de delegar por razones como:
✓ No tienen el tiempo para realizar la planeación del proceso de delegación.
✓ No confían en las habilidades de las personas a su cargo.
✓ Evitar los posibles problemas que resultan de dividir la responsabilidad.
✓ Inseguridad de su propio valor dentro de la organización.

Para delegar efectivamente es importante tener en cuenta que la persona debe ser la adecuada; la autoridad y
responsabilidad debe ser equilibrada; sin embargo, quien delega conserva la responsabilidad y debe responder por
su decisión de delegar.
DEPARTAMENTALIZACIÓN:
Son las unidades (niveles, áreas, divisiones, departamentos)
definidos en una organización.

¿Cómo puede una empresa optimizar la departamentalización?

Agrupando actividades y personas en función de los siguientes tipos

de Departamentalización:
 TIPOS DE ✓ Números simples: en el pasado se buscaba reunir actividades y
DEPARTAMENTALIZACIÓN: personas bajo la supervisión de un jefe. Hoy este tipo de
agrupación ha declinado por la tecnología y la especialización.

✓ Por tiempo: agrupación de acuerdo al tiempo basado en la

definición de la jornada laboral. Hay organizaciones que por su
naturaleza tienen 2 o 3 turnos.

✓ Por funciones: agrupa de acuerdo a las funciones expresando lo

que hace la organización (sea producción, ventas, finanzas).
 ✓ Territorial o geográfica: agrupación de acuerdo a la forma de
TIPOS DE operar tanto física como geográfica de una empresa, como el
DEPARTAMENTALIZACIÓN: caso de Ecopetrol.
✓ Por clientes: agrupa de acuerdo a los clientes respondiendo a un
interés.
✓ Por proceso o equipo: aplica fundamentalmente a procesos de
manufactura de un producto o equipo especializado.
✓ Por producto: agrupa de acuerdo al producto o línea de
productos en una organización.
✓ Matricial: agrupamiento que surge de la combinación entre la
departamentalización funcional y de proyectos.
 Elementos clave
✓ Especialización del trabajo: La división de tareas trae
como consecuencia la especialización, que permite
enfocarse en ciertos trabajos para ser más eficientes.

✓ Departamentalización: describe la forma en que los

trabajos se agrupan a fin de alcanzar las metas.

✓ Cadena de mando: línea ininterrumpida de autoridad

que se dispersa desde los niveles altos hasta los
inferiores, identificando las relaciones entre niveles
determinando quién le rinde cuantas a quién.

✓ Amplitud de control: capacidad de un director para

supervisar efectivamente al grupo de personas a su
cargo.
Elementos clave
✓ Centralización: Grado en que las decisiones deban
estar concentradas en los niveles altos de la
organización.

✓ Descentralización: se origina cuando las personas de

los niveles inferiores aportan ideas para participar del
proceso decisorio, por lo tanto la gerencia concede
autoridad para facultar a dichas persona.

✓ Formalización: grado en la que las actividades y

procesos deban estandarizarse, así como el
comportamiento de las personas, mediante el
establecimiento de reglas y procedimientos.
Características de las organizaciones mecánicas y
orgánicas.
DOFA
CIERRE
GRACIAS