Gestión y Gerencia

Entrega 2. Planificación de Proyectos – Parte 1

Dr. Alejandro Acosta Mena
 Planificación de Proyectos

Objetivo:
Conocer y definir los conceptos relacionados con la planificación de
proyectos, sus objetivos, las actividades y pasos del trabajo de
planificación, y los distintos factores que inciden en la planificación.
Así mismo, definir y aplicar las estructuras de trabajo en el desarrollo
del proceso de planificación operacional

Contenido
– Gerencia de Proyectos
– El Proceso de Planificación
– Planificación Operacional
– Taller de Trabajo en Equipo

UNEFM 2
 Planificación de Proyectos
Gerencia de Proyectos
“Project Management”
¿ Qué es la Gerencia de un Proyecto ?

Es la actividad de dirigir y coordinar las interfases funcionales dentro del

marco tridimensional de los objetivos del proyecto:

 CALIDAD (Especificaciones técnicas)

Cos supues
ram l
a
as
Cro po ide
 TIEMPO (Programas)

Pre
to A
dec
n og
 COSTO (Presupuesto)

m
Tie

uad
Buen uso

to
o
de los recursos
limitados

En otras palabras: Calidad Integral

Especificaciones

Planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos de la empresa en

el logro de objetivos a corto plazo los cuales han sido establecidos para
completar fines y objetivos específicos.
UNEFM 3
Planificación de Proyectos

UNEFM 4
 Planificación de Proyectos
Gerencia de Proyectos
“Project Management”

La Gerencia de Proyecto envuelve la planificación, programación y el

seguimiento e incluye:

Planificación del Proyecto

 Definición de los requerimientos de trabajo
 Definición de la cantidad de trabajo
 Definición de los recursos necesarios

Control de Proyecto
 Medición del progreso
 Comparación de lo ejecutado vs. el plan
 Análisis de impacto
 Hacer ajustes a la planificación

UNEFM 5
 Planificación de Proyectos

El Proceso de Planificación

Planificación de la Ejecución:
Consiste en definir las actividades a nivel de detalle,
con la finalidad de lograr los objetivos planteados,
denominándose este documento “PLAN DE
EJECUCIÓN”.

Planificación del Control:

Consiste en la definición de los elementos que
indicarán si las actividades planificadas originalmente
han sido ejecutadas de manera satisfactoria.

UNEFM 6
 Planificación de Proyectos
DESCRIPCIONES REDES
INSTRUCCIONES PROGRAMACION
•Especific.
•Estado del
arte
PROGRAMACION
METAS OBJETIVOS •EAT DETALLADA

•SISTEMA
•EMPRESA

SISTEMA DECISION PRESUPUESTOS

MONITOREO DE
•Situación SISTEMA DE
•Estrategias TIEMPOS Y COSTOS
REPORTES RESULTADOS

•Tiempos
•Costos
•Resultados
•ConfiabilIdad

UNEFM 7
Planificación de Proyectos
Ciclo de Vida Genérico

UNEFM 8
Planificación de Proyectos
Entregables según el Ciclo de Vida

UNEFM 9
 Planificación de Proyectos

Objetivos de la Planificación de Proyectos

 Definir exhaustivamente todo el trabajo que contempla el

proyecto, a objeto de que sea fácil de identificar y entender por el
equipo de trabajo.

 Reducir la incertidumbre (mínimo)

 Incrementar la eficiencia de los procesos, estableciendo metas en

cuanto a costo, tiempo y/o logros.

 Definir una base para el control y seguimiento.

UNEFM 10
 Planificación de Proyectos

Características de una Planificación Eficaz

CREATIVA
En definir las herramientas y su adaptación a las necesidades
particulares de cada proyecto.
FLEXIBLE
En adaptarse a los cambios de ambiente, ya sean internos o
externos
DISCIPLINADA
Mediante la definición de metas y controles
DINÁMICA
Ajustando los programas de manera continua, durante la
ejecución del proyecto.

UNEFM 11
 Planificación de Proyectos
Factores que inciden en la planificación del proyecto

 El alcance, metas, objetivos y requerimientos

deben estar óptimamente definidos

 La planificación debe ser realista y objetiva

 Debe valorar los riesgos asociados a la ejecución

del proyecto en todas sus fases

 Es el producto final de un trabajo en equipo

 Asignación correcta de los esfuerzos necesarios

para poder ejecutar el proyecto (tiempo, recursos)

UNEFM 12
 Planificación de Proyectos
Factores que inciden en la Planificación del Proyecto

 Los sistemas de apoyo administrativo deben

ser sencillos y prácticos.

 El personal asignado al proyecto deberá ser

responsable, capaz y competente, orientado
al logro, productivo y tener estabilidad.

 Los canales de comunicación deberán ser

claros y accesibles.

 Establecer un nivel de detalle de actividades

adecuado, relacionado con la naturaleza y
complejidad del proyecto.

UNEFM 13
 Planificación de Proyectos
Taller No. 2 - Planificación del Proyecto
 Alcance:
1. Elaborar la Estructura Analítica de
Trabajo y el Plan Detallado de
Trabajo, utilizando MS Project
conjuntamente con WBS Chart Pro.
 Requerimientos de entrada:
1. Alcance de trabajo
2. Lista de actividades
3. Estimaciones de tiempo / Recursos
 Salida:
1. Estructura analítica de trabajo
2. Plan maestro del proyecto
3. Planificación detallada
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 Planificación de Proyectos

Actividades y Pasos del Trabajo de Planificación

 ¿Qué es lo que se va a hacer?

(alcance, objetivos, fases, actividades)

 ¿Quién lo va a hacer? (funciones

organizativas y unidades personales)

 ¿Cuándo y bajo qué circunstancias /

condiciones se va a hacer?

 ¿Qué medio(s) de comunicación usar?

(formularios, informes y documentos,
reuniones formales, contactos
personales, comunicación vía internet y/o
intranet).
UNEFM 15
Planificación de Proyectos
Niveles de Planificación y Control

UNEFM 16
 Planificación de Proyectos
Proceso de Planificación Operacional

Alcance de Trabajo: Conjunto total de actividades que deben ejecutarse

según los objetivos del proyecto. Debe considerar:

 Cantidad de trabajo
 Tipo de materiales
 Condiciones bajo las cuales se va a ejecutar el proyecto.

Estructura Analítica de Trabajo: Establece el alcance en forma

estructurada, según la naturaleza y la disciplina a las cuales pertenece, es
decir, según paquetes de trabajo.

UNEFM 17
 Planificación de Proyectos
Alcance del Proyecto. Inclusiones y Exclusiones
INCLUIDO (detallado por fase) EXCLUIDO

a) Definición y Planificación del Proyecto: •Mantenimiento de equipos informáticos

• Plan de Ejecución de Proyectos
• Diseño Arquitectónico de las
instalaciones
• Estimados de costos Clase I
• Lista de Materiales y Lista de Equipos

b) Ejecución, Control y Cierre de la Obra:

• Ejecución física de la obra por
contratista
• Adquisición de equipos informáticos
• Informe de avance físico de la obra
con frecuencia quincenal
• Curva de desembolso del proyecto
• Supervisión de calidad y cantidad de
la obra
• Pruebas de arranque de equipos y
sistemas
• Acta de Entrega de obra

UNEFM 18
 Planificación de Proyectos

Estructura Analítica de Trabajo (EAT)

Permite definir lo que hay que hacer, suministrando información para

identificar:

 Objetivos finales e intermedios

 Requerimientos de labor, materiales y otros insumos

 Correlaciones e interdependencias

 Requisitos del sistema de información

 Funciones de apoyo administrativo

 Conexiones entre la organización y el proyecto

UNEFM 19
 Planificación de Proyectos

Criterios para desarrollar una EAT

 Debe contener todo el trabajo a realizarse en el proyecto, en función
de las metas y objetivos establecidos

 Debe permitir la asignación óptima de trabajo a cada nivel (paquetes)

del proyecto

 El establecimiento de la unidad de medición (dato atómico) debe ser

hecha de manera que facilite el seguimiento y control de los costos y
tiempos asociados a la ejecución de las actividades.

 Debe ser orientada hacia el proyecto (no perder de vista el alcance)

 Debe estar asociada a la Estructura Organizacional del Proyecto

(EOP), relacionándola y generando la Matriz de Responsabilidades
(MR).

UNEFM 20
 Planificación de Proyectos

Estructura Analítica de Trabajo (EAT)

PROYECTO XX PROYECTO

FASES DEL PROYECTO INGENIERÍA PROCURA CONSTRUCCIÓN

•Contrato Paquetes
Paquetes Paquetes
•Especialidad de de de
Trabajo Trabajo Trabajo

Actividades
Actividades Actividades Actividades

Recursos Productos Recursos Productos Recursos Productos

H-H Planos Bolívares Orden Compra Mano de Obra Obra
Bolívares Documentos Requisiciones Equipos Física
Equipos Materiales Ejecutada
Materiales Bolívares

UNEFM 21
 Planificación de Proyectos
Taller No. 2 - Planificación del Proyecto
 Alcance:
1. Elaborar la Estructura Analítica de
Trabajo y el Plan Detallado de
Trabajo, utilizando MS Project
conjuntamente con WBS Chart Pro.
 Requerimientos de entrada:
1. Alcance de trabajo
2. Lista de actividades
3. Estimaciones de tiempo / Recursos
 Salida:
1. Estructura analítica de trabajo
2. Plan maestro del proyecto
3. Planificación detallada
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Planificación de Proyectos

UNEFM 23
Planificación de Proyectos

UNEFM 24
 Planificación de Proyectos

Paquetes de Trabajo

Objetivo:

 El objetivo fundamental es dividir el trabajo total en disciplinas (o

especialidades) atribuibles a grupos específicos de responsables,
manteniendo paralelamente un esquema de integración, de
interpretación y ejecución del proyecto.

 Cada paquete de trabajo crea componentes organizacionales

específicos (recursos, materiales, coordinación) cuyo ensamblaje e
integración constituye el requisito organizacional total necesario para
el proyecto.

UNEFM 25
 Planificación de Proyectos

Estructura Analítica de Trabajo (EAT)

PROYECTO XX PROYECTO

FASES DEL PROYECTO INGENIERÍA PROCURA CONSTRUCCIÓN

•Contrato Paquetes
Paquetes Paquetes
•Especialidad de de de
Trabajo Trabajo Trabajo

Actividades
Actividades Actividades Actividades

Recursos Productos Recursos Productos Recursos Productos

H-H Planos Bolívares Orden Compra Mano de Obra Obra
Bolívares Documentos Requisiciones Equipos Física
Equipos Materiales Ejecutada
Materiales Bolívares

UNEFM 26
 Planificación de Proyectos

Estructura Analítica de Trabajo (EAT)

Contrucción del Centro Rental

Desarrollar Ingeniería del Proyecto Ejecución y Control del Proyecto Puesta en Marcha

Establecer requerimientos y especif. Seleccionar proveedores y contratistas Realizar pruebas del sistema

Realizar Plan de Ejecución Gestionar compra de materiales y equipos Iniciar operaciones

Diseño de las instalaciones Ejecutar obras del proyecto Finiquitar aspectos técnicos

Desarrollo de estimados de costos Controlar ejecución del proyecto Finiquitar aspectos administrativos

Elaboración de LDM´s y LDE´s

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Planificación de Proyectos

UNEFM 28