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VdTÜV-Merkblatt MB UMWS 5502

Leitfaden zur ISO 14001:2015 – Umweltschutz /


Auditpraxis / Environmental Protection
Guidance to ISO 14001:2015 – 5502
Audit practice 12.2016

Englische Übersetzung / English Translation


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Präambel/Preamble
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Dieses Merkblatt ist vom Arbeitskreis „Umwelt- und Energiemanagementsysteme“ der


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This Merkblatt has been prepared by the working group “Umwelt- und Energiemanagement-
systeme” of VdTÜV-Leitstelle Managementsysteme.
It has been prepared by writers to the best of their knowledge and is in line with technical
progress from the perspective of the authors. The requirements contained in the Merkblatt
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Die Auszüge in Spalte eins der folgenden Tabelle aus: Katherina Wührl, Bernhard Schwager,
„DIN EN ISO 14001:2015. Vergleich mit DIN EN ISO 14001:2009, Änderungen und Auswirkun-
gen“, Berlin 2016, sind wiedergegeben mit Erlaubnis der Beuth Verlag GmbH, Am DIN Platz,
Burggrafenstraße 6, 10787 Berlin. Abweichungen wurden durch [] markiert, Hervorhebungen
wurden unterstrichen.

The excerpts in column one of the following table from: Katherina Wührl, Bernhard Schwager,
“DIN EN ISO 14001:2015. Vergleich mit DIN EN ISO 14001:2009, Änderungen und Auswirkun-
gen“, Berlin 2016, are reproduced with permission of Beuth Verlag GmbH, Am DIN Platz, Burggra-
fenstraße 6, 10787 Berlin.

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an den Herausgeber:

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Page 3 VdTÜV-Merkblatt Environmental Protection 5502

Inhalt

Seite
4.1 Verstehen der Organisation und ihres Kontextes ..................................................................................5
4.2 Verstehen der Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien .................................................6
4.3 Festlegen des Anwendungsbereichs des Umweltmanagementsystems ..............................................6
4.4 Umweltmanagementsystem ..................................................................................................................8
5.1 Führung und Verpflichtung ....................................................................................................................8
5.2 Umweltpolitik........................................................................................................................................10
5.3 Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse in der Organisation ......................................................11
6.1 Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen .........................................................................12
6.1.1 Allgemeines .........................................................................................................................................12
6.1.2 Umweltaspekte ....................................................................................................................................14
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6.1.3 Bindende Verpflichtungen ...................................................................................................................16


6.1.4 Planung von Maßnahmen ...................................................................................................................16
6.2 Umweltziele und Planung zu deren Erreichung ..................................................................................18
6.2.1 Umweltziele .........................................................................................................................................18
6.2.2 Planung von Maßnahmen zur Erreichung der Umweltziele ................................................................18
7.1 Ressourcen..........................................................................................................................................19
7.2 Kompetenz ...........................................................................................................................................20
7.3 Bewusstsein.........................................................................................................................................21
7.4 Kommunikation ....................................................................................................................................22
7.4.1 Allgemeines .........................................................................................................................................22
7.4.2 Interne Kommunikation ........................................................................................................................22
7.4.3 Externe Kommunikation.......................................................................................................................23
7.5 Dokumentierte Information ..................................................................................................................24
7.5.1 Allgemeines .........................................................................................................................................24
7.5.2 Erstellen und Aktualisieren ..................................................................................................................25
7.5.3 Lenken dokumentierter Information .....................................................................................................25
8.1 Betriebliche Planung und Steuerung ...................................................................................................27
[8.1.1 Allgemein] ............................................................................................................................................27
[8.1.2 Ausgegliederte Prozesse] ....................................................................................................................28
[8.1.3 Entwicklungsprozess und Lebenswegbetrachtung] ............................................................................29
8.2 Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr..................................................................................................30
9.1 Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung..............................................................................32
9.1.1 Allgemeines .........................................................................................................................................32
9.1.2 Bewertung der Einhaltung von Verpflichtungen ..................................................................................34
9.2 Internes Audit.......................................................................................................................................35
9.2.1 Allgemeines .........................................................................................................................................35
9.2.2 Internes Auditprogramm ......................................................................................................................35
9.3 Managementbewertung .......................................................................................................................36
10 Verbesserung ......................................................................................................................................39
10.1 Allgemeines .........................................................................................................................................39
10.2 Nichtkonformität und Korrekturmaßnahmen .......................................................................................39
10.3 Fortlaufende Verbesserung .................................................................................................................41
Anhang 1 – Liste der dokumentierten Informationen ISO 14001:2015 ............................................................42
Seite 4 VdTÜV-Merkblatt Umweltschutz 5502 12.2016
Page 4 VdTÜV-Merkblatt Environmental Protection 5502

Contents

Page
4.1 Understanding the organization and its context.................................................................................. 46
4.2 Understanding the needs and expectations of interested parties....................................................... 47
4.3 Determining the scope of the environmental management system.................................................... 47
4.4 Environmental management system .................................................................................................. 48
5.1 Leadership and commitment............................................................................................................... 49
5.2 Environmental policy ........................................................................................................................... 50
5.3 Organizational roles, responsibilities, and authorities ........................................................................ 52
6.1 Actions to address risks and opportunities ......................................................................................... 52
6.1.1 General ............................................................................................................................................... 52
6.1.2 Environmental aspects........................................................................................................................ 54
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6.1.3 Compliance obligations ....................................................................................................................... 56


6.1.4 Planning action ................................................................................................................................... 56
6.2 Environmental objectives and planning to achieve them .................................................................... 57
6.2.1 Environmental objectives .................................................................................................................... 57
6.2.2 Planning actions to achieve environmental objectives ....................................................................... 58
7.1 Resources ........................................................................................................................................... 59
7.2 Competence ........................................................................................................................................ 59
7.3 Awareness .......................................................................................................................................... 60
7.4 Communication ................................................................................................................................... 61
7.4.1 General ............................................................................................................................................... 61
7.4.2 Internal communication ....................................................................................................................... 61
7.4.3 External communication...................................................................................................................... 62
7.5 Documented information ..................................................................................................................... 63
7.5.1 General ............................................................................................................................................... 63
7.5.2 Creating and updating......................................................................................................................... 64
7.5.3 Control of documented information ..................................................................................................... 64
8.1 Operational planning and control ........................................................................................................ 65
[8.1.1 General] .............................................................................................................................................. 65
[8.1.2 Outsourced processes] ....................................................................................................................... 67
[8.1.3 Development process and life cycle perspective] ............................................................................... 67
8.2 Emergency preparedness and response ............................................................................................ 68
9.1 Monitoring, measurement, analysis and evaluation ........................................................................... 70
9.1.1 General ............................................................................................................................................... 70
9.1.2 Evaluation of compliance .................................................................................................................... 72
9.2 Internal audit ....................................................................................................................................... 73
9.2.1 General ............................................................................................................................................... 73
9.2.2 Internal audit programme .................................................................................................................... 73
9.3 Management review............................................................................................................................ 74
10 Improvement ....................................................................................................................................... 77
10.1 General ............................................................................................................................................... 77
10.2 Nonconformities and corrective actions .............................................................................................. 77
10.3 Continual improvement ....................................................................................................................... 79
Annex 1 – List of documented information ISO 14001:2015 ........................................................................... 80
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Normkapitel mit Anforderungen Anforderungen für die Auditpraxis Zusätzliche Hinweise an die Auditoren

4.1 Verstehen der Organisation und ihres  Angemessene Darlegung der Vorgehensweise  Grundbedingung ist ein erkennbares Ver-
Kontextes und deren Ergebnisse sowie der Schlussfolge- ständnis des Kunden für die Normforderung.
rungen verlangen in Bezug auf  Das Thema möglichst mit der obersten Füh-
Die Organisation muss externe und interne The-
men bestimmen, die für ihren Zweck relevant sind  erforderliche Maßnahmen, rung besprechen; es sollte erkennbar sein,
und sich auf ihre Fähigkeit auswirken, die beab-  Umweltziele, dass die oberste Leitung sich über den Kontext
sichtigten Ergebnisse ihres Umweltmanagement- Gedanken gemacht hat (z. B. im Rahmen des
 Ressourcen, Managementreviews).
systems zu erreichen. Derartige Themen müssen
Umweltzustände mit einschließen, die durch die  Steuerung,  Nach dokumentierter Information fragen (z. B.
Organisation beeinflusst werden oder die Organi-  Überwachung und Bewertung. Protokolle, Managementreview,
sation beeinflussen können. Businesspläne, Wettbewerbsanalysen,
Es wird ein grundsätzliches konzeptionelles Ver- Mind-Mapping-Diagramme, Risikoanalysen).
ständnis wichtiger Themen gefordert, welche, in  Wenn keine geschlossene Darlegung seitens
positiver wie in negativer Hinsicht, die Art und des Kunden erfolgt, gezieltes Hinterfragen von
Weise beeinflussen können, wie eine Organisation Einzelaspekten.
ihre umweltbezogenen Verpflichtungen führt und
Beispiele für Auditfragen:
steuert. [...]
 Wurde eingeschätzt, inwieweit das Um-
Die Organisation wird durch diese Anforderung weltmanagementsystem z. B. zu Wettbe-
aufgefordert, ihre bisherige Betrachtung zu erwei- werbsvorteilen einschließlich Kostenein-
tern und über ihren eigenen Tellerrand zu blicken. sparungen, Verbesserung des Ansehens
Die hier zu bestimmenden internen und externen oder zu einem höheren Kundennutzen
Themen können zu Risiken und Chancen für die beiträgt/beitragen kann?
Organisation oder für das Umweltmanagementsys-  Sind sonstige nützliche Effekte, wie eine
tem werden (siehe 6.1.1 bis 6.1.3). Die Organisa- Verbesserung der Umweltleistung, erkenn-
tion muss daher diejenigen Themen bestimmen, bar oder als möglich eingeschätzt?
die betrachtet sowie geführt und gesteuert werden  Sind Umweltzustände bekannt/vorhanden,
müssen (siehe 6.1.4, 6.2, Abschnitt 7, Abschnitt 8 die unmittelbaren Einfluss auf die
und 9.1). Geschäftstätigkeit des Unternehmens
haben/haben können?
 Gibt es gesetzliche Anforderungen, die
Handlungsbedarf ergeben, mit Auswirkun-
gen auf finanzielle und personelle Res-
sourcen?

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Normkapitel mit Anforderungen Anforderungen für die Auditpraxis Zusätzliche Hinweise an die Auditoren

4.2 Verstehen der Erfordernisse und  Angemessene Darlegung der Vorgehensweise  Grundbedingung ist ein erkennbares Ver-
Erwartungen interessierter Parteien und deren Ergebnisse sowie der Schlussfolge- ständnis des Kunden für die Normforderung.
rungen verlangen in Bezug auf  Das Thema möglichst mit der obersten Füh-
Die Organisation muss:
a) die interessierten Parteien, die für ihr Umwelt-  relevante interessierte Parteien, rung besprechen.
managementsystem relevant sind bestimmen;  Festlegung der verpflichtenden Erforder-  Nach dokumentierter Information fragen
b) die relevanten Erfordernisse und Erwartungen nisse und Erwartungen, (z. B. Protokolle, Managementreview, Auf-
(d. h. Anforderungen) dieser interessierten Par-  gegebenenfalls Festlegung freiwillig einzu- zeichnungen über Beschwerden, Kundenbe-
teien bestimmen; haltender Anforderungen. fragungen, Auflistung der bindenden Verpflich-
tungen).
c) bestimmen, welche von diesen Erfordernissen
und Erwartungen für sie zu bindenden Ver-  Wenn keine geschlossene Darlegung seitens
pflichtungen werden. des Kunden erfolgt, gezieltes Hinterfragen von
Einzelaspekten.
[Es ist] ein allgemeines Verständnis (d. h. grund-
sätzlich, nicht detailliert) der geäußerten Erforder- Beispiele für Auditfragen:
nisse und Erwartungen der von der Organisation  Gibt es Anforderungen von Investoren, die
als maßgeblich bestimmten internen und externen zu erfüllen sind?
interessierten Parteien [notwendig].  Gibt es Kontakte/Kommunikation (gegebe-
Die Organisation prüft, mit welchen dieser Erfor- nenfalls auch Beschwerden) zu Nachbarn
dernisse und Erwartungen sie übereinstimmen oder der Kommune, aus denen sich Hand-
muss (z. B.: Gesetze, Vorschriften oder Genehmi- lungsbedarf ergab oder ergeben könnte?
gungen, Lizenzen, Bewilligungen, Erlaubnisse  Werden die Mitarbeiter aktiv in das Um-
durch Behörden oder Gerichtsurteile) oder sie weltmanagementsystem einbezogen (z. B.
entscheidet sich, Anforderungen freiwillig zuzu- über KVP-Prozess)?
stimmen und diese zu übernehmen (z. B.: in eine
 Gibt es ein Verfahren zum Umgang mit
Vertragsbeziehung eintreten, eine freiwillige Initia-
Behörden?
tive zu unterzeichnen), und erhält somit ihre bin-
denden Verpflichtungen.

4.3 Festlegen des Anwendungsbereichs des  Vergewissern, dass Anwendungsbereich als  Es ist zu beachten, dass der Anwendungs-
Umweltmanagementsystems dokumentierte Information vorliegt (z. B. in der bereich des Umweltmanagementsystems
Umweltpolitik, im UMH, graphisch anhand von i. d. R. ausführlicher zu beschreiben ist als der
Die Organisation muss die Grenzen und die An-
Lageplänen, Organigrammen etc.). Geltungsbereich des Zertifikates.
wendbarkeit ihres Umweltmanagementsystems
bestimmen, um dessen Anwendungsbereich
festzulegen.

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Normkapitel mit Anforderungen Anforderungen für die Auditpraxis Zusätzliche Hinweise an die Auditoren

Bei der Festlegung des Anwendungsbereichs  Hinterfragen der Gesichtspunkte, die zur  Gegebenenfalls Einsichtnahme in Standortdo-
muss die Organisation: Festlegung des Anwendungsbereiches geführt kumentationen, Prozessanalysen, Organi-
a) die unter 4.1 genannten externen und internen haben (z. B. der berücksichtigten Prozesse gramme, Handelsregister vornehmen.
Themen; einschließlich der ausgelagerten).
 Vergewissern, dass keine Tätigkeiten, Pro-
b) die unter 4.2 genannten bindenden Verpflich-  Darlegung der Kommunikation an interessierte dukte, Dienstleistungen und Einrichtungen aus
tungen; Dritte verlangen. dem Anwendungsbereich ausgeschlossen
c) ihre Organisationseinheiten, Funktionen und wurden, die wesentliche Umweltaspekte haben
physischen Grenzen; oder haben können.
d) ihre Tätigkeiten, Produkte und Dienstleis-  Bei Vorliegen mehrerer MS die Sinnhaftigkeit
tungen; gleicher Anwendungsbereiche (und gleicher
e) ihre Befugnis und Fähigkeit zur Ausübung von Zahlen effektiver MA) in Hinblick auf Betroffen-
Steuerung und Einflussnahme, berücksichti- heit und Einflussmöglichkeit der MA auf die
gen. Ziele des jeweiligen MS verifizieren (unter-
schiedliche Zielrichtungen der einzelnen MS
Wenn der Anwendungsbereich festgelegt ist, beachten).
müssen alle Tätigkeiten, Produkte und Dienstleis-
 Ausgelagerte Prozesse einschließlich Befugnis
tungen der Organisation, die innerhalb dieses
und Fähigkeit zur Steuerung und Einfluss-
Anwendungsbereichs liegen, in das Umweltmana-
nahme hinterfragen.
gementsystem einbezogen werden.
 Bei Multi-Site-Verfahren prüfen, ob vollzieh-
Der Anwendungsbereich muss als dokumentierte bare Durchgriffsrechte vom Hauptstandort auf
Information aufrechterhalten werden und für inte- die anderen Standorte bestehen (betrifft Be-
ressierte Parteien verfügbar sein. fugnis zur Steuerung und Einflussnahme).
Obgleich die Organisation den Anwendungsbe-
reich autark festlegt, darf diese Freiheit nicht dazu
genutzt werden, dass ein Ausschluss von Tätigkei-
ten, Produkten, Dienstleistungen oder Einrichtun-
gen der Organisation erfolgt, die bei objektiver
Betrachtung innerhalb dieses Anwendungsbe-
reichs liegen und nur durch geschickten Zuschnitt
zu „extraterritorialem Gebiet“ im Sinne des Um-
weltmanagementsystems deklariert werden.
Erhalten geblieben ist, dass der Anwendungsbe-
reich als dokumentierte Information aufrechterhal-
ten wird. Neu ist hingegen, dass er interessierten

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Parteien zur Verfügung gestellt werden muss.
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Normkapitel mit Anforderungen Anforderungen für die Auditpraxis Zusätzliche Hinweise an die Auditoren

4.4 Umweltmanagementsystem  Aus der Auditdokumentation sollte eine Ge-


samtbewertung der Wirksamkeit des Umwelt-
Um die beabsichtigten Ergebnisse – einschließlich
managementsystems hervorgehen.
der Verbesserung ihrer Umweltleistung – zu errei-
chen, muss die Organisation entsprechend den
Anforderungen dieser Internationalen Norm ein
Umweltmanagementsystem aufbauen, verwirkli-
chen, aufrechterhalten und fortlaufend verbessern,
einschließlich der benötigten Prozesse und ihrer
Wechselwirkungen. Die Organisation muss das in
4.1 und 4.2 gewonnene Wissen berücksichtigen,
wenn sie das Umweltmanagementsystem aufbaut
und aufrechterhält.

5.1 Führung und Verpflichtung  Darlegung und geeignete Beispiele dafür  Zum Zeitpunkt der Planung des Audits sollte
verlangen, wie die oberste Leitung ihre persön- ein Vertreter der obersten Leitung für das Audit
Die oberste Leitung muss in Bezug auf das Um-
liche Verantwortung wahrnimmt (z. B. Umwelt- zur Verfügung stehen; im Ausnahmefall (bei
weltmanagementsystem Führung und Verpflich-
politik, Nachhaltigkeitsberichte, Management- dringenden betrieblichen Gründen) ein be-
tung zeigen, indem sie:
review, Bestellungen von Funktionsträgern im nannter Vertreter.
a) die Rechenschaftspflicht für die Wirksamkeit Umweltmanagementsystem, Präsentationen,
des Umweltmanagementsystems übernimmt;  Die auditierte Person sollte den Kontext, die
Genehmigung von Ressourcen, Jour fixe mit Grundzüge der Umweltpolitik und wesentliche
b) sicherstellt, dass die Umweltpolitik und die den Beauftragten). Umweltziele darlegen können.
Umweltziele festgelegt und mit der strategi-  Hinterfragen des Entstehungsprozesses der
schen Ausrichtung und dem Kontext der Orga-  Die hier genannten Anforderungen werden
Umweltpolitik und der Umweltziele. auch in anderen Abschnitten hinsichtlich ihrer
nisation vereinbar sind;
 Darlegung verlangen, welche strategische Umsetzung auditiert:
c) sicherstellt, dass die Anforderungen des Um- Bedeutung Umweltmanagement für das Unter-
weltmanagementsystems in die Geschäftspro-  zu a) – siehe auch 9.3
nehmen hat (z. B. Einbeziehung in andere Ge-
zesse der Organisation integriert werden; schäftsprozesse, Berücksichtigung bei Investi-  zu b) – siehe 4.2 / 6.2.1
d) sicherstellt, dass die für das Umweltmanage- tionsentscheidungen, als Bestandteil von  zu c) – siehe 8
mentsystem erforderlichen Ressourcen zur Zielvereinbarungen.  zu d) – siehe 7.1
Verfügung stehen;
 Hinterfragen des Prozesses der Kaskadierung  zu e) – siehe 7.3
e) die Bedeutung eines wirksamen Umweltmana- von Umweltzielen über die verschiedenen Füh-
gements sowie die Wichtigkeit der Erfüllung rungsebenen hinweg (z. B. persönliche Ziel-  zu f) – siehe 8
der Anforderungen des Umweltmanagement- vereinbarungen, Messgrößen, Setzen von An-  zu g) – siehe 8.2 / 7.2
systems vermittelt; reizen für fortlaufende Verbesserungen).  zu h) – siehe 10.3
f) sicherstellt, dass das Umweltmanagementsys-  Bezug zu 7.4 (Kommunikation) herstellen.  zu i) – siehe 7.2

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tem seine beabsichtigten Ergebnisse erzielt;
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Normkapitel mit Anforderungen Anforderungen für die Auditpraxis Zusätzliche Hinweise an die Auditoren

g) Personen anleitet und unterstützt, damit diese


zur Wirksamkeit des Umweltmanagementsys-
tems beitragen;
h) fortlaufende Verbesserung fördert;
i) andere relevante Führungskräfte unterstützt,
um deren Führungsrolle im jeweiligen Verant-
wortungsbereich deutlich zu machen.
[…] [Der] in ISO 14001:2015 [neu hinzugefügte]
Unterabschnitt […] [schreibt] denjenigen Personen
besondere Verantwortung […] [zu], die die Organi-
sation führen. Ihnen fällt die Aufgabe zu, das
Umweltmanagementsystem innerhalb der Organi-
sation durch persönliches Engagement erfolgreich
zu fördern.
[…] [Die] oberste Leitung [wird] in besonderer
Weise in die Pflicht genommen, denn bestimmte
Aufgaben verbleiben bei ihr und können nicht
delegiert werden. Diese Führung und Verpflichtung
zeigt die oberste Leitung, indem sie die Rechen-
schaftspflicht für die Wirksamkeit des Umweltma-
nagementsystems übernimmt, die fortlaufende
Verbesserung fördert und andere relevante Füh-
rungskräfte unterstützt, um deren Führungsrolle im
jeweiligen Verantwortungsbereich deutlich zu
machen.
Alle weiteren Aufgaben lassen sich an andere
Führungskräfte übertragen. […]

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Normkapitel mit Anforderungen Anforderungen für die Auditpraxis Zusätzliche Hinweise an die Auditoren

5.2 Umweltpolitik  Vergewissern, dass die Umweltpolitik als  Die Umweltpolitik muss formal alle geforderten
dokumentierte Information vorliegt, innerhalb Bestandteile explizit enthalten.
Die oberste Leitung muss innerhalb des festgeleg-
der Organisation bekanntgemacht wurde und  Ein Bezug zum Kontext sollte erkennbar sein.
ten Anwendungsbereiches ihres Umweltmanage-
interessierten Parteien zur Verfügung steht.
mentsystems eine Umweltpolitik festlegen, verwirk-  Wenn die Umweltpolitik nur „generisch“ ist,
lichen und aufrechterhalten, die:  Hinterfragen der Gesichtspunkte, die für die dann muss in der Zusammenschau von Um-
Beurteilung der Angemessenheit der Umwelt- weltpolitik, Kontext, Geltungsbereich des Um-
a) angemessen ist für den Zweck und Kontext der
politik (für den Zweck und Kontext der Organi- weltmanagementsystems, (wesentliche) Um-
Organisation, einschließlich Art, Umfang und
sation, einschließlich Art, Umfang und Umwelt- weltaspekten mit Umweltauswirkungen,
Umweltauswirkungen ihrer Tätigkeiten, Pro-
auswirkungen ihrer Tätigkeiten, Produkte und Umweltzielen, Notfallvorsorge/Gefahrenabwehr
dukte und Dienstleistungen;
Dienstleistungen) herangezogen wurden. die Erfüllung „nachvollziehbar“ sein.
b) einen Rahmen zum Festlegen von Umwelt-
 Hinterfragen, ob die Umweltpolitik regelmäßig  Bewertung der Zugänglichkeit der Umwelt-
zielen bietet;
auf ihre Eignung überprüft wird. politik für die interessierten Parteien.
c) eine Verpflichtung zum Schutz der Umwelt –
einschließlich dem Verhindern von Umweltbe-
lastungen – und sonstige besondere im Hin-
blick auf den Kontext der Organisation rele-
vante Verpflichtungen enthält;
d) eine Verpflichtung zur Erfüllung ihrer binden-
den Verpflichtungen enthält;
e) eine Verpflichtung zur fortlaufenden Verbesse-
rung des Umweltmanagementsystems enthält,
um die Umweltleistung zu verbessern.
Die Umweltpolitik muss:
 als dokumentierte Information aufrechterhalten
werden;
 innerhalb der Organisation bekanntgemacht
werden;
 für die interessierten Parteien verfügbar sein.
[…] [Es besteht nun die Forderung], dass die
oberste Leitung die Umweltpolitik nicht nur wie
bisher festlegen, sondern zusätzlich auch verwirk-
lichen und aufrechterhalten muss. Hierbei ist
neuerdings auch der Kontext der Organisation aus

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4.1 zu berücksichtigen.
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Seite 11 VdTÜV-Merkblatt Umweltschutz 5502
Normkapitel mit Anforderungen Anforderungen für die Auditpraxis Zusätzliche Hinweise an die Auditoren

Die Verpflichtung zur Vermeidung von Umweltbe-


lastungen wurde auf den Schutz der Umwelt und
die Verpflichtung zur Verbesserung des Umwelt-
managementsystems mit dem Ziel zur Verbesse-
rung der Umweltleistung ausgeweitet. Dieser
proaktive Ansatz schließt Themen wie nachhaltige
Ressourcenverwendung, Abschwächung des und
Anpassung an den Klimawandel sowie Schutz der
Biodiversität und Ökosysteme ein.
Wie bisher muss die Umweltpolitik als dokumen-
tierte Information aufrechterhalten und innerhalb
der Organisation bekanntgemacht werden sowie
interessierten Parteien zur Verfügung stehen.

5.3 Rollen, Verantwortlichkeiten und  Überprüfen, welche Rollen, Verantwortlichkei-  Es besteht keine Anforderung hinsichtlich
Befugnisse in der Organisation ten und Befugnisse für das Umweltmanage- dokumentierter Informationen (Ausnahme: die
mentsystem festgelegt wurden. gesetzlich geforderten Betriebsbeauftragten).
Die oberste Leitung muss sicherstellen, dass die
Verantwortlichkeiten und Befugnisse für relevante  Überprüfen, inwieweit es (systematische)  Zuweisung von Rollen, Verantwortlichkeiten
Rollen zugewiesen und innerhalb der Organisation Rückmeldungen der beauftragten Personen an und Befugnissen muss jedoch nachvollziehbar
bekannt gemacht werden. die oberste Leitung gibt. sein (z. B. Organigramme, Stellenbeschrei-
 Überprüfen, inwieweit diese Rückmeldungen bungen, Ernennungen, Tätigkeitsberichte, Be-
Die oberste Leitung muss die Verantwortlichkeit fragung).
und Befugnis zuweisen für: auf den aktuellen Stand der Umweltleistung
eingehen.
a) das Sicherstellen, dass das Umweltmanage-
mentsystem die Anforderungen dieser Interna-
tionalen Norm erfüllt;
b) das Berichten an die oberste Leitung über die
Leistung des Umweltmanagementsystems,
einschließlich der Umweltleistung.
[…] [Nicht geändert] bis auf die Forderung an die
oberste Leitung der Organisation „einen oder
mehrere spezielle Beauftragte des Managements
zu bestellen, welche, ungeachtet anderer Zustän-
digkeiten, festgelegte Aufgaben, Verantwortlichkei-

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ten und Befugnisse haben“.
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Beim Bericht an die oberste Leitung wird, neben


den Empfehlungen für Verbesserungen des Um-
weltmanagementsystems, speziell die Umweltleis-
tung betont. Diese sind unter 9.3 „Management-
bewertung“ und 10.3 „Fortlaufende Verbesserung“
erfasst.

6.1 Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und  Vergewissern, dass dokumentierte Informatio-  Es wird kein formelles Risikomanagement
Chancen nen über die identifizierten Risiken und Chan- gefordert.
cen vorliegen (z. B. Risikoanalysen, SWOT-  Beispiele für Chancen:
6.1.1 Allgemeines
Analysen, risikobewertete Umweltaspekte-
Die Organisation muss die Prozesse aufbauen, Register und Register der bindenden Verpflich-  Einführung neuer Technologien, gegebe-
verwirklichen und aufrechterhalten, die für die tungen, Notfallplanung, Strategieplanung, Risi- nenfalls finanziert durch Fördermittel,
Erfüllung der Anforderungen nach 6.1.1 bis 6.1.4 komanagement(system)).  Erhöhung der Energieeffizienz.
notwendig sind.  Überprüfen, ob die dokumentierten Risiken und  Beispiele für Risiken in Verbindung mit ande-
Bei Planungen für das Umweltmanagementsystem Chancen angemessen auf (wesentliche) Um- ren Themen:
muss die Organisation weltaspekte, bindende Verpflichtungen und  Verständigungsbarrieren,
gegebenenfalls auch auf andere externe und
a) die in 4.1 genannten Themen;  Klimaveränderungen,
interne Themen Bezug nehmen.
b) die in 4.2 genannten Anforderungen;  Ressourcenknappheit.
 Überprüfen, ob Notfallsituationen bei der
c) den Anwendungsbereich ihres Umweltmana- Definition von Risiken und Chancen berück-  Gemeinsam mit 6.1.2, 6.1.3 (gegebenenfalls
gementsystems, berücksichtigen und die Risi- sichtigt wurden. 8.2) auditieren.
ken und Chancen bestimmen, in Verbindung
mit ihren Umweltaspekten (siehe 6.1.2), bin-  Hinterfragen/nachvollziehen, wie die Risiken
denden Verpflichtungen (siehe 6.1.3) und und Chancen ermittelt und bewertet wurden.
anderen in 4.1 und 4.2 ermittelten Themen und
Anforderungen, die betrachtet werden müssen,
um:
 sicherzustellen, dass das Umweltmanage-
mentsystem seine beabsichtigten Ergeb-
nisse erreichen kann;
 unerwünschte Auswirkungen zu verhindern
oder zu verringern, einschließlich der Mög-
lichkeit, dass externe Umweltzustände die
Organisation beeinflussen;

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 fortlaufende Verbesserung zu erreichen.
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Innerhalb des Anwendungsbereichs des Umwelt-


managementsystems muss die Organisation
mögliche Notfallsituationen bestimmen, einschließ-
lich derer, die eine Umweltauswirkung haben
können.
Die Organisation muss dokumentierte Information
über ihre
– Risiken und Chancen, die berücksichtigt wer-
den müssen;
– nach 6.1.1 bis 6.1.4 erforderlichen Prozesse,
im notwendigen Umfang, um darauf vertrauen
zu können, dass sie wie geplant durchgeführt
werden.
Die […] Risiken und Chancen […] [in Bezug auf die
beabsichtigten Ergebnisse des Umweltmanage-
mentsystems] können mit Umweltaspekten
und/oder bindenden Verpflichtungen zusammen-
hängen […] [und] auch [mit] Themen aus anderen
Bereichen […] [zusammenhängen].
[…] Notfallsituationen […] [sind] sinnvollerweise
bereits bei der Planung eines Umweltmanage-
mentsystems zu berücksichtigen […], da sie […]
neben den augenscheinlichen Risiken möglicher-
weise auch Chancen darstellen.
[…] [Die Methode (zur Ermittlung der Risiken und
Chancen)] kann einen einfachen qualitativen
Prozess oder eine vollständige quantitative Bewer-
tung umfassen, abhängig vom Kontext, in dem die
Organisation tätig ist.
[Es müssen dokumentierte Informationen über die
zu berücksichtigenden Risiken und Chancen
vorliegen.]

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6.1.2 Umweltaspekte  Vergewissern, dass dokumentierte Informatio-  Indirekte Umweltaspekte, z. B. Gebrauch der
nen vorhanden sind, über: Produkte, bereitgestellte Produkte und Dienst-
Innerhalb des festgelegten Anwendungsbereiches
 die Umweltaspekte und damit verbundene leistungen, Entsorgung von Produkten, aus-
des Umweltmanagementsystems muss die Orga-
Umweltauswirkungen, gegliederte Prozesse, sind zu berücksichtigen.
nisation die Umweltaspekte ihrer Tätigkeiten,
Produkte und Dienstleistungen bestimmen, die sie  die Kriterien zur Bestimmung der bedeu-  Typische Phasen des Lebensweges: Rohstoff-
steuern kann und die, auf die sie Einfluss nehmen tenden Umweltaspekte, beschaffung, Entwicklung, Produktion, Trans-
kann, sowie die mit ihnen verbundenen Umwelt- port/Lieferung, Nutzung, Entsorgung.
 die identifizierten bedeutenden Umwelt-
auswirkungen unter Berücksichtigung des Lebens-  Die Auswahl der zu betrachtenden Phasen des
aspekte.
wegs. Lebenswegs richtet sich nach der Umwelt-
 Überprüfen, inwieweit die Ermittlung der Um- relevanz und den Einfluss- und Steuerungs-
Bei der Bestimmung von Umweltaspekten muss weltaspekte systematisch, nachvollziehbar und
die Organisation Folgendem Rechnung tragen: möglichkeiten des Unternehmens, i. d. R. han-
plausibel erfolgt ist. delt es sich um die eigenen Geschäftsprozesse
a) Änderungen, einschließlich geplanter oder  Prüfen, ob die Umweltaspekte den Lebensweg sowie um die direkt vorgelagerten und direkt
neuer Entwicklungen und neuer oder veränder- der Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen nachgelagerten Lebenswegabschnitte.
ter Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen; angemessen mit berücksichtigen.
b) nicht bestimmungsgemäßen Zuständen und  Hinterfragen, ob und gegebenenfalls nach
vernünftigerweise vorhersehbaren Notfallsitua- welchen Kriterien (z. B. Einflussmöglichkeiten)
tionen. die berücksichtigten Phasen des Lebensweges
Die Organisation muss – unter Verwendung fest- systematisch bestimmt wurden.
gelegter Kriterien – diejenigen Aspekte, die eine  Prüfen, ob die Umweltaspekte auch nicht-
bedeutende Umweltauswirkung haben oder haben bestimmungsgemäße Zustände und vernünf-
können, d. h. bedeutende Umweltaspekte, tigerweise vorhersehbare Notfallsituationen mit
bestimmen. einbeziehen.
Die Organisation muss ihre bedeutenden Umwelt-  Prüfen, ob bei erfolgten Änderungen von
aspekte zwischen ihren verschiedenen Ebenen Tätigkeiten, Produkten (Dienstleistungen die
und Funktionsbereichen angemessen kommuni- damit verbundenen Umweltaspekte ermittelt
zieren. bzw. aktualisiert wurden.
Die Organisation muss dokumentierte Information  Prüfen, ob die Kriterien für die Bestimmung
über Folgendes aufrechterhalten: bedeutenden Umweltaspekte angemessen und
plausibel sind und deren Anwendung systema-
 ihre Umweltaspekte und damit verbundene tisch erfolgte.
Umweltauswirkungen;
 Hinterfragen, wie die bedeutenden Umwelt-
 ihre Kriterien, die zur Bestimmung ihrer bedeu- aspekte in der Organisation kommuniziert
tenden Umweltaspekte verwendet wurden; werden.

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 ihre bedeutenden Umweltaspekte.
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[…] [Es sind] keine Verfahren im Sinne festgelegter


Abläufe mehr […] [gefordert]. Es [muss allerdings
zumindest ein] Prozess als „Satz zusammenhän-
gender und sich gegenseitig beeinflussender
Tätigkeiten, der Eingaben in Ergebnisse um-
wandelt“ [erkennbar sein. Dieser Prozess] kann
situationsbezogen unterschiedlich sein […].
Zur Bestimmung der Umweltaspekte muss der
Lebensweg […] der Tätigkeiten, Produkte und
Dienstleistungen einer Organisation berücksichtigt
werden […].
[…] [Bei] der Bestimmung der Umweltaspekte
[muss] Änderungen Rechnung getragen […] sowie
auch „nichtbestimmungsgemäße Zustände und
vernünftigerweise vorhersehbare Notfallsituatio-
nen“ […] mit einbezogen werden […].
Zur Bestimmung von bedeutenden Umweltaspek-
ten werden nun explizit von der Organisation
festgelegte Kriterien gefordert.
Die Kommunikation ihrer bedeutenden Umwelt-
aspekte wird durch die Anforderung „Die Organisa-
tion muss ihre bedeutenden Umweltaspekte zwi-
schen ihren verschiedenen Ebenen und Funktions-
bereichen angemessen kommunizieren“ aktiver
gestaltet.
Die zu dokumentierenden Informationen werden
nun ausführlich aufgeschlüsselt:
– ihre Umweltaspekte und damit verbundene
Umweltauswirkungen;
– ihre Kriterien, die zur Bestimmung ihrer bedeu-
tenden Umweltaspekte verwendet wurden;
– ihre bedeutenden Umweltaspekte.

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6.1.3 Bindende Verpflichtungen  Vergewissern, dass aktuelle dokumentierte  Eine reine Auflistung der umweltrechtlichen
Informationen über die bindenden Verpflich- Vorschriften ohne Ermittlung der für die eige-
Die Organisation muss:
tungen (z. B. Rechtskataster, Genehmigungs- nen Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistun-
a) die mit ihren Umweltaspekten zusammen- verzeichnis, Anordnungen von Behörden, gen konkreten rechtlichen Anforderungen
hängenden bindenden Verpflichtungen be- andere Anforderungen interessierter Parteien) reicht nicht aus.
stimmen und auf sie zugreifen können; vorhanden sind.  Andere Anforderungen interessierter Parteien
b) bestimmen, wie diese bindenden Verpflichtun-  Hinterfragen der Festlegungen zu Verantwort- können sein:
gen auf die Organisation anwendbar sind; lichkeiten, Aktualisierungsrhythmus und Kom-  Vereinbarungen mit kommunalen Gruppen
c) diesen bindenden Verpflichtungen bei Aufbau, munikation innerhalb des Unternehmens. oder Nichtregierungsorganisationen,
Verwirklichung, Aufrechterhaltung und fortlau-  Überprüfen, inwieweit Zugriff auf die bindenden
fender Verbesserung ihres Umweltmanage-  Vereinbarungen mit Behörden oder Kun-
Verpflichtungen besteht (z. B. Datenbanken, den,
mentsystems Rechnung tragen. Periodika, Verbandsmitteilungen).
 organisatorische Anforderungen,
Die Organisation muss dokumentierte Information  Überprüfen, ob angemessen bestimmt wurde,
ihrer bindenden Verpflichtungen aufrechterhalten. wie diese bindenden Verpflichtungen auf die  freiwillige Prinzipien und Verhaltens-
Organisation anwendbar sind und die jeweils kodizes,
[Der] Begriff „bindende Verpflichtungen“ [ersetzt]
bei gleichbleibender Bedeutung den Ausdruck Verantwortlichen informiert wurden.  freiwillige Kennzeichnung oder Umwelt-
„geltende rechtliche Verpflichtungen und andere verpflichtungen,
Anforderungen, zu denen sich die Organisation  Verpflichtungen aufgrund von Vertrags-
verpflichtet“. […] vereinbarungen mit der Organisation,
Eine Anmerkung am Ende des Unterabschnitts  relevante Standards der Organisation oder
weist darauf hin, dass bindende Verpflichtungen zu der Branche.
Risiken und Chancen führen können […].

6.1.4 Planung von Maßnahmen  Hinterfragen des Planungsprozesses (insbe-


sondere Input/Output).
Die Organisation muss:
a) planen, Maßnahmen zu ergreifen, für den  Hinterfragen, wie die Bewertung der Wirt-
Umgang mit ihren: schaftlichkeit von geplanten Maßnahmen
erfolgt und welche Entscheidungskriterien exis-
1) bedeutenden Umweltaspekten; tieren.
2) bindenden Verpflichtungen;  Einsichtnahme in Planungsdokumente (z. B.
3) Risiken und Chancen, wie in 6.1.1 ermittelt; Maßnahmenpläne, Mess- und Überwachungs-
pläne.

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b) planen, wie:
1) die Maßnahmen in ihre Umweltmanage-
mentsystem-Prozesse oder in andere
Geschäftsprozesse integriert und dort ver-
wirklicht werden (siehe 6.2, Abschnitt 7,
Abschnitt 8 und 9.1);
2) die Wirksamkeit der Maßnahmen bewertet
wird (siehe 9.1).
Bei der Planung dieser Maßnahmen muss die
Organisation ihre technologischen Möglichkeiten
und ihre finanziellen, betrieblichen und geschäft-
lichen Anforderungen berücksichtigen.
[Die Organisation muss] auf übergeordneter Ebene
die Maßnahmen [planen], die innerhalb des Um-
weltmanagementsystems zu ergreifen sind, um die
beabsichtigten Ergebnisse […] zu erreichen.
[Dabei soll möglichst eine Verankerung des
Umweltmanagementsystems in andere Geschäfts-
prozesse erfolgen.]
Die geplanten Maßnahmen umfassen z. B.: die
Festlegung von Umweltzielen […] oder, entweder
einzeln oder in Kombination, die Integration in
andere Umweltmanagementsystem-Prozesse.
Einige der Maßnahmen dürfen im Rahmen anderer
Managementsysteme umgesetzt werden […].
Die […] [Planung von Maßnahmen muss] ange-
messen, sinnvoll, aber auch wirtschaftlich tragbar
sein […].

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6.2 Umweltziele und Planung zu deren  Vergewissern, dass dokumentierte Informatio-  „Messbar“ bedeutet, dass es möglich ist,
Erreichung nen über die Umweltziele vorhanden sind. entweder quantitative oder qualitative Metho-
 Prüfen, ob die Umweltziele einen angemesse- den einzusetzen.
6.2.1 Umweltziele
nen Bezug zur Umweltpolitik haben, die bedeu-  Eine Aussage über die Zielerreichung muss
Die Organisation muss Umweltziele für relevante tenden Umweltaspekte, die bindenden Ver- nachweisbar sein.
Funktionsbereiche und Ebenen festlegen, dabei pflichtungen sowie die identifizierten Risiken
den bedeutenden Umweltaspekten und damit und Chancen berücksichtigen.
verbundenen bindenden Verpflichtungen der
Organisation Rechnung tragen, und ihre Risiken  Prüfen, ob Umweltziele für relevante Bereiche
und Chancen berücksichtigen. festgelegt sind.
 Prüfen, ob die Umweltziele messbar sind
Die Umweltziele müssen:
(sofern machbar).
a) im Einklang mit der Umweltpolitik stehen;  Prüfen, ob und inwieweit die Umweltziele den
b) messbar sein (sofern machbar); Personen, die unter Aufsicht der Organisation
Tätigkeiten verrichten und die Möglichkeit ha-
c) überwacht werden;
ben, das Erreichen der Umweltziele zu beein-
d) vermittelt werden; flussen, vermittelt wurden.
e) soweit erforderlich, aktualisiert werden.
Die Organisation muss dokumentierte Informatio-
nen zu den Umweltzielen aufrechterhalten.
ISO 14001:2015 hebt besonders hervor, dass
Umweltziele messbar sein sollen und diese über-
wacht, vermittelt sowie, wenn erforderlich, auch
aktualisiert werden müssen […].

6.2.2 Planung von Maßnahmen zur Erreichung  Darlegung verlangen (mit Einsicht in einschlä-  Die Bewertung der Ergebnisse ist gemäß 9.1.1
der Umweltziele gige Unterlagen): zu dokumentieren.
Bei der Planung zum Erreichen ihrer Umweltziele  welche Maßnahmen geplant sind;
muss die Organisation bestimmen:  welche Ressourcen dafür erforderlich sind;
a) was getan wird;
 wer verantwortlich ist;
b) welche Ressourcen erforderlich sind;
 wann die Maßnahmen abgeschlossen sind.
c) wer verantwortlich ist;
d) wann es abgeschlossen wird;

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e) wie die Ergebnisse bewertet werden, ein-  Welche Kriterien einschließlich Kennzahlen
schließlich Kennzahlen zur Überwachung der für die Bewertung der Ergebnisse und die
Fortschritte in Bezug auf das Erreichen ihrer Überwachung des Fortschritts definiert
messbaren Umweltziele (siehe 9.1.1). wurden.

Die Organisation muss berücksichtigen, wie Maß-


nahmen zum Erreichen ihrer Umweltziele in die
Geschäftsprozesse integriert werden können.
[Es ist zu berücksichtigen,] wie Maßnahmen zum
Erreichen […] [der] Umweltziele in die
Geschäftsprozesse integriert werden können […].
[(Damit wird] nochmals die gewünschte Integration
des Umweltmanagementsystems in die strategi-
schen Geschäftsprozesse der Organisation
[betont.)]

7.1 Ressourcen  Hinterfragen, ob systematisch bestimmt wur-  Die wirtschaftliche Situation des Unternehmens
de/fortlaufend verifiziert wird, welche Ressour- sollte bei der Bewertung der Angemessenheit
Die Organisation muss die erforderlichen Ressour-
cen das Umweltmanagementsystem benötigt. der Ressourcen berücksichtigt werden.
cen für den Aufbau, die Verwirklichung, die Auf-
rechterhaltung und die fortlaufende Verbesserung  Hinterfragen, welche Entscheidungsprozesse
des Umweltmanagementsystems bestimmen und für die Festlegung der erforderlichen Ressour-
bereitstellen. cen existieren.
[…] [Es besteht] die allgemeine Anforderung, dass  Hinterfragen, ob die bereitgestellten Ressour-
die Organisation die erforderlichen Ressourcen für cen angemessen mit Blick auf den Anwen-
den Aufbau, die Verwirklichung, die Aufrechterhal- dungsbereich des Umweltmanagement-
tung und die fortlaufende Verbesserung des Um- systems, die Größe des Unternehmens, die
weltmanagementsystems bestimmen und bereit- Umweltpolitik, die bedeutenden Umwelt-
stellen muss. aspekte, die Umweltziele etc. sind.

Ressourcen können Personal, natürliche Ressour-


cen, Infrastruktur, Technologie und finanzielle
Mittel umfassen.

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7.2 Kompetenz  Vergewissern, dass Kompetenznachweise  Rückschlüsse auf eine ausreichende Kompe-
vorliegen. tenz können aus der Auditierung anderer
Die Organisation muss:
 Darlegung verlangen, Abschnitte der Norm gezogen werden.
a) für Personen, die unter ihrer Aufsicht Tätigkei-
ten verrichten, welche die Umweltleistung der  wie die Kompetenzanforderungen ermittelt
Organisation und ihre Fähigkeit, ihre binden- werden,
den Verpflichtungen zu erfüllen, beeinflussen,  durch welche Maßnahmen gewährleistet
die erforderliche Kompetenz bestimmen; wird, dass die ermittelten Kompetenzanfor-
b) sicherstellen, dass diese Personen auf derungen auch erfüllt werden (z. B. Schu-
Grundlage angemessener Ausbildung, Schu- lungen, Mentoring, interne Versetzungen,
lung oder Erfahrung kompetent sind; externe Beauftragungen),
c) mit ihren Umweltaspekten und ihrem Umwelt-  wie Schulungsbedarf ermittelt und umge-
managementsystem verbundenen Schulungs- setzt wird,
bedarf bestimmen;  wie die Wirksamkeit der getroffenen Maß-
d) wenn erforderlich, Maßnahmen einleiten, um nahmen bewertet wird und wie bei Nicht-
die benötigte Kompetenz zu erwerben und die wirksamkeit vorgegangen wird.
Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen  Befragung von Mitarbeitern, für wie wirksam
bewerten. sie den Prozess einschätzen.
Die Organisation muss angemessene dokumen-
tierte Information als Nachweis der Kompetenz
aufbewahren.
Die bisherige Betonung der Schulung entfällt. Sie
wird nur als beispielhafte Maßnahme aufgezählt,
um die Kompetenz zu erreichen. Die anderen
Möglichkeiten sind Ausbildung und Erfahrung. Die
Bestimmung des Schulungsbedarfs bleibt beste-
hen.
[Keine Erweiterung der Anforderungen.]

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7.3 Bewusstsein  Befragung von Mitarbeitern, z. B.:


Die Organisation muss sicherstellen, dass Perso-  Inwieweit sie über die Existenz eines Um-
nen, die unter Aufsicht der Organisation Tätigkei- weltmanagementsystems informiert sind.
ten verrichten, sich:  Inwieweit sie persönlich in ihrem Tätig-
a) der Umweltpolitik; keitsumfeld betroffen sind.
b) der bedeutenden Umweltaspekte und der  Worauf sie gegebenenfalls konkret achten
damit verbundenen tatsächlichen oder poten- müssen.
ziellen Umweltauswirkungen im Zusammen-  Welche Konsequenzen sich gegebenen-
hang mit ihrer Arbeit; falls aus einer Nichtbeachtung von Vorga-
c) ihres Beitrags zur Wirksamkeit des Umwelt- ben und dem Nichterreichen der geplanten
managementsystems, einschließlich der Vor- Umweltleistung ergeben könnten.
teile einer verbesserten Umweltleistung;  Auf welche Informationen sie zurückgreifen
d) der Folgen einer Nichterfüllung der Anforde- können.
rungen des Umweltmanagementsystems, ein-  Welche Ansprechpartner für sie gegebe-
schließlich der Nichterfüllung der bindenden nenfalls zur Verfügung stehen.
Verpflichtungen der Organisation,
 Einsichtnahme in Nachweise, welche Maß-
bewusst sind. nahmen in Bezug auf nicht direkt zur Organisa-
Auch hier ist die Umweltleistung ein Aspekt, der tion gehörende Personen (z. B. Dienstleister)
denjenigen Personen, die unter Aufsicht der Orga- zur Förderung des Bewusstseins ergriffen wer-
nisation Tätigkeiten verrichten, bewusst sein muss. den.

[…] [Diese Personen sollten sich] der Existenz und


des Zwecks der Umweltpolitik und ihrer eigenen
Aufgabe beim Erreichen der Verpflichtungen
bewusst sein, einschließlich des Einflusses ihrer
Arbeit auf die Fähigkeit der Organisation, ihre
bindenden Verpflichtungen einzuhalten. [(Es geht
nicht ums Auswendiglernen!)]
[Keine Verfahren im Sinne festgelegter Abläufe
mehr gefordert, auch kein Prozess.]

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7.4 Kommunikation  Vergewissern, dass Nachweise über die inter-  Die Organisation muss den Prozess für die
ne und gegebenenfalls externe Kommunikation interne und externe Kommunikation in Bezug
7.4.1 Allgemeines
vorliegen. auf das Umweltmanagementsystem planen
Die Organisation muss die benötigten Prozesse für  Darlegung der „Kommunikationsstrategie“ und verwirklichen („Kommunikationsstrategie“)
die interne und externe Kommunikation in Bezug verlangen (top down und bottom up, intern, einschließlich
auf das Umweltmanagementsystem aufbauen, extern) einschließlich Überprüfung der Umset-  worüber,
verwirklichen und aufrechterhalten, einschließlich: zung im Unternehmen.  wann,
a) worüber;  Stichprobenartige Überprüfung der „Qualität“  mit wem,
b) wann; kommunizierter Informationen und gegebenen-
falls der Verantwortlichkeit dafür vornehmen.  wie
c) mit wem;
 Hinterfragen des Verbesserungsvorschlagswe- kommuniziert wird.
d) wie kommuniziert wird.
sens im Unternehmen (unter Einbeziehung von  Bei der Festlegung ihres Kommunikations-
Wenn die Organisation ihre Kommunikationspro- Personen, die unter Aufsicht der Organisation
zesse aufbaut, muss sie: prozesses (ihrer Kommunikationsprozesse)
Tätigkeiten verrichten). sollte eine Organisation ihrer Art und ihrer
– ihren bindenden Verpflichtungen Rechnung Größe, ihrer bedeutenden Umweltaspekte und
 Hinterfragen des Umgangs mit Anfragen und
tragen; der Art und den Erfordernissen und Erwartun-
Beschwerden.
– sicherstellen, dass die kommunizierte umwelt- gen ihrer interessierten Parteien Rechnung
bezogene Information mit der Information tragen.
übereinstimmt, die innerhalb des Umwelt-
managementsystems erzeugt wird und dass
diese verlässlich ist.
Die Organisation muss auf relevante Äußerungen
bezogen auf ihr Umweltmanagementsystem rea-
gieren. Die Organisation muss, soweit angemes-
sen, dokumentierte Informationen als Nachweis für
ihre Kommunikation aufbewahren.

7.4.2 Interne Kommunikation  Beispiele für Themen der internen Kommunika-


tion:
Die Organisation muss:
 Umweltpolitik,
a) für das Umweltmanagement relevante Informa-
tionen zwischen den verschiedenen Ebenen  Bedeutende Umweltaspekte,
und Funktionsbereichen der Organisation in-  Bindende Verpflichtungen,
tern kommunizieren, einschließlich Änderun-  Umweltziele,
gen des Umweltmanagementsystems, soweit

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angemessen;  Umweltleistung.
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b) sicherstellen, dass ihre Kommunikations-


prozesse den Personen, die unter Aufsicht der
Organisation Tätigkeiten verrichten, Möglich-
keiten bieten, zur fortlaufenden Verbesserung
beizutragen.

7.4.3 Externe Kommunikation  Beispiele für externe Kommunikation:


Die Organisation muss für das Umweltmanage-  Umweltbericht,
mentsystem relevante Informationen extern kom-  Nachhaltigkeitsbericht,
munizieren, wie durch die Kommunikationsprozes-
 Gemäß gesetzlicher Anforderungen,
se der Organisation festgelegt und wie durch ihre
(z. B. Jahresberichte von Betriebsbeauf-
bindenden Verpflichtungen gefordert.
tragten, Statistiken, Bericht Anlagenüber-
[…] Die neue Norm verlangt unter dem Gesichts- wachung).
punkt der „Erfordernisse und Erwartungen der
interessierten Parteien“ auch die Entwicklung einer
Kommunikationsstrategie, die sich auf externe und
interne Kommunikation gleichermaßen bezieht.
Die Berücksichtigung der Organisationsstruktur ist
wesentlich für den Aufbau erfolgreicher Kommuni-
kationsprozesse, um die Kommunikation zwischen
den geeignetsten Ebenen und Funktionen sicher-
zustellen.
Die ISO 14001:2015 stellt auch Anforderungen an
die Qualität der übermittelten Informationen und
verlangt Mechanismen, um Vorschläge zur fortlau-
fenden Verbesserung des Umweltmanagement-
systems und der Umweltleistung zu generieren.
Die Entscheidung für eine externe Kommunikation
liegt immer noch bei der Organisation selbst.
Hierbei ist zu beachten, dass, wenn z. B.: Informa-
tionen an Behörden, also an eine der interessierten
Parteien einer Organisation, weitergegeben
werden müssen, dies auch unter externe Kommu-
nikation fällt.

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7.5 Dokumentierte Information  Hinterfragen der allgemeinen Dokumenten-/  Siehe Auflistung der geforderten dokumentier-
Nachweisstruktur. ten Information (Anhang 1).
7.5.1 Allgemeines
 Durchführung eines Dokumentenreviews (in
Das Umweltmanagementsystem der Organisation Stufe 1 bzw. bei wesentlichen Änderungen).
muss beinhalten:
 Stichprobenartige Überprüfung des Zugriffs
a) die von dieser Internationalen Norm geforderte und der Navigation (z. B. bei webbasierten
dokumentierte Information, Systemen).
b) dokumentierte Information, welche die Organi-
 Stichprobenartige Überprüfung des Zugriffs auf
sation als notwendig für die Wirksamkeit des
relevante Dokumente/Nachweise vor Ort.
Umweltmanagementsystems bestimmt hat.
[Die bisherige Unterteilung der Lenkung] […] von
[einerseits Dokumenten] und […] [andererseits
Aufzeichnungen wird aufgegeben zugunsten der
Lenkung] von [dokumentierter] Information […].
[Inhaltlich ändert sich dadurch nichts.]
Informationen [können] in jeglichem Format oder
Medium vorliegen […] und entweder elektronisch
oder auf Papier vorhanden sein […]. Ein zwingen-
des Ausdrucken ist aber nicht mehr nötig, nur um
sie körperlich in die Hand nehmen zu können. […]
[Die ISO 14001:2015 fordert keine Verfahren im
Sinne festgelegter Abläufe mehr.]
Eine Organisation sollte somit dokumentierte Infor-
mationen so erstellen und aufrechterhalten, dass
ein geeignetes, angemessenes und wirksames
Umweltmanagementsystem ausreichend sicherge-
stellt wird. Das Hauptaugenmerk sollte auf der
Verwirklichung des Umweltmanagementsystems
und der Umweltleistung liegen, und nicht auf einem
aufwändigen Lenkungssystem für dokumentierte
Informationen.

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[…] [Die in Verbindung mit dem Umweltmanage-


mentsystem] stehende dokumentierte Information
darf in andere, von der Organisation verwirklichte
Informationsmanagementsysteme integriert wer-
den. Dies braucht nicht in Form eines Handbuches
zu erfolgen.

7.5.2 Erstellen und Aktualisieren  Stichprobenartige Überprüfung des Vorhan-


denseins/Zugriff am Ort, wo sie benötigt wird,
Beim Erstellen und Aktualisieren dokumentierter
einschließlich von Kennzeichnung, Format und
Information muss die Organisation:
Freigabevermerken.
a) angemessene Kennzeichnung und Beschrei-
bung (z. B. Titel, Datum, Autor oder Referenz-  Hinterfragen der Prinzipien für Verteilung,
nummer); Zugriff und Verwendung.
b) angemessenes Format (z. B. Sprache, Soft-  Hinterfragen der Erfordernisse in Bezug auf
wareversion, Grafiken) und Medium (z. B. Mehrsprachigkeit.
Papier, elektronisch;  Hinterfragen von Versionskontrolle und Archi-
c) angemessene Überprüfung und Genehmigung vierung.
im Hinblick auf Eignung und Angemessenheit  Hinterfragen der Maßnahmen zum Daten-
sicherstellen. schutz (z. B. eingeschränkte Zugriffsrechte).
7.5.3 Lenken dokumentierter Information  Überprüfung externer Dokumente und Nach-
Die für das Umweltmanagementsystem erforderli- weise in Bezug auf Kennzeichnung und Len-
che und von dieser Internationalen Norm gefor- kung (soweit vorhanden).
derte dokumentierte Information muss gelenkt
werden, um sicherzustellen, dass sie:
a) verfügbar und für die Verwendung geeignet ist,
wo und wann sie benötigt wird;
b) angemessen geschützt wird (z. B. vor Verlust
der Vertraulichkeit, unsachgemäßem
Gebrauch oder Verlust der Integrität).

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Normkapitel mit Anforderungen Anforderungen für die Auditpraxis Zusätzliche Hinweise an die Auditoren

Zur Lenkung dokumentierter Information muss die


Organisation, falls zutreffend, folgende Tätigkeiten
berücksichtigen:
 Verteilung, Zugriff, Auffindung und Verwen-
dung;
 Ablage/Speicherung und Erhaltung, einschließ-
lich Erhaltung der Lesbarkeit;
 Überwachung von Änderungen (z. B.
Versionskontrolle);
 Aufbewahrung und Verfügung über den weite-
ren Verbleib.
Dokumentierte Information externer Herkunft, die
von der Organisation als notwendig für Planung
und Betrieb des Umweltmanagementsystems
bestimmt wurde, muss angemessen gekennzeich-
net und gelenkt werden.
ANMERKUNG Zugriff kann eine Entscheidung
voraussetzen, mit der die Erlaubnis erteilt wird, doku-
mentierte Information lediglich zu lesen oder die Erlaub-
nis und Befugnis zum Lesen und Ändern dokumentierter
Information.
[Es] wird […] [auf die Angemessenheit von] Kenn-
zeichnung und Beschreibung, […] Formaten sowie
[…] [von] Überprüfung und Genehmigung [hinge-
wiesen].

12.2016
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Normkapitel mit Anforderungen Anforderungen für die Auditpraxis Zusätzliche Hinweise an die Auditoren

8.1 Betriebliche Planung und Steuerung  Hinterfragen, welche Prozesse zur betrieb-  Sollten zum Beispiel Umweltziele nicht erreicht
lichen Steuerung ermittelt wurden. oder bindende Verpflichtungen nicht eingehal-
[8.1.1 Allgemein]
 Hinterfragen, welche Kriterien zur Steuerung ten werden, könnte dies ein Zeichen für eine
Die Organisation muss die Prozesse zur Erfüllung dieser relevanten Prozesse festgelegt wurden. unzureichende Steuerung umweltrelevanter
der Anforderungen an das Umweltmanagement- Prozesse bzw. Tätigkeiten und Dienstleis-
system und zur Durchführung der unter 6.1 und 6.2  Überprüfen, inwieweit dazu dokumentierte tungen sein.
ermittelten Maßnahmen aufbauen, verwirklichen, Informationen vorliegen.
 Dokumentierte Informationen zur Prozess-
steuern und aufrechterhalten indem sie:  Überprüfen, welche Umweltanforderungen für steuerung könnten typischerweise sein:
 betriebliche Kriterien für die Prozesse festlegt; die Beschaffung festgelegt wurden (z. B. Ver-
 Festlegungen zu speziellen Abfolgen
 die Steuerung der Prozesse in Übereinstim- tragsgestaltung, Lieferspezifikationen risiko-
durchzuführender Tätigkeiten,
mung mit den betrieblichen Kriterien durch- bezogene Lieferantenbewertung).
führt.  Notwendige Qualifikationen der beteiligten
 Überprüfen der Wirksamkeit folgender Pro- Personen,
Die Organisation muss geplante Änderungen über- zesse anhand von Nachweisen bzw. vor Ort
(soweit zutreffend):  Einzuhaltende, umweltrelevante Grenz-
wachen sowie die Folgen unbeabsichtigter Ände- werte/Parameter,
rungen beurteilen und, falls notwendig, Maß-  Betrieb von umweltrelevanten Produktions-
nahmen ergreifen, um jegliche negativen Auswir- anlagen mit zugeordneten Ver- und Ent-  Anforderungen an eingesetzte Materialien,
kungen zu vermindern. sorgungseinrichtungen, Gefahrstoffe.
 Wartung und Instandhaltung umwelt-  Dokumentierte Informationen zur Abschätzung
Die Organisation muss dokumentierte Information
relevanter Anlagen, von Folgen von beabsichtigten Änderungen
im notwendigen Umfang aufrechterhalten, um
(z. B. geplanten Prozessumstellungen) könn-
darauf vertrauen zu können, dass die Prozesse  Umgang mit Abfällen, ten in Investitionsanträgen enthalten sein.
wie geplant durchgeführt wurden.
 Handhabung und Lagerung von Gefahr-
Die ISO 14001:2015 fordert keine Verfahren im stoffen,
Sinne festgelegter Abläufe mehr. […]  Lagerung, Verpackung, Transport der Pro-
[Dieser Unterabschnitt wurde in ISO 14001:2015 dukte,
um wesentliche Punkte erweitert:  Umgang mit Gefahrgütern,
– neben der […] Forderung nach Prozessen das  etc.
Management von Änderungen
 Hinterfragen wie Änderungen von Produkten,
– Die explizite Forderung nach Steuerung oder – Dienstleistungen und Tätigkeiten (z. B. Ände-
wenn dies nicht möglich ist – die Beeinflussung rung von Fertigungsverfahren oder Einsatzstof-
von ausgegliederten Prozessen; die Organisa- fen) überwacht werden, z. B. durch:
tion entscheidet dabei über das Ausmaß der
 Prognosen zu Veränderungen der Inputs
erforderlichen Steuerung innerhalb ihrer eige-
und Outputs (z. B. Ressourcen, Energie,
nen Geschäftsprozesse (z. B. Beschaffungs-
Abfall, Abwasser, Lärm),
prozesse), um ausgelagerte Prozesse oder An-

12.2016
bieter von Produkten und Dienstleistungen zu  Überwachung der Veränderungen durch
steuern oder zu beeinflussen. geeignete Kennzahlen.
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Normkapitel mit Anforderungen Anforderungen für die Auditpraxis Zusätzliche Hinweise an die Auditoren

Die nur in diesem Abschnitt erwähnten „Umwelt-


anforderungen“ sind die umweltbezogenen Erfor-
dernisse und Erwartungen der Organisation, die
sie für interessierte Parteien festlegt und ihnen
kommuniziert (z. B. eine interne Funktion wie die
Beschaffung).
Die Anforderung zum „Einführen, Verwirklichen
und Aufrechterhalten dokumentierter] Verfahren
[…] [, um Situationen zu regeln, in denen das
Fehlen dokumentierter Verfahren zu Abweichun-
gen von der Umweltpolitik, umweltbezogenen
Zielsetzungen und Einzelzielen führen könnte“
wurde in der neuen Fassung flexibler gestaltet. Art
und Ausmaß der Dokumentation bleiben der
Organisation überlassen.]

[8.1.2 Ausgegliederte Prozesse]  Hinterfragen, ob und welche ausgegliederten  Zur Steuerung sollten – in Anhängigkeit der
Prozesse vorhanden sind. Umweltauswirkungen der ausgelagerten Pro-
Die Organisation muss sicherstellen, dass ausge-
 Hinterfragen, ob Art und Ausmaß der Steue- zesse (Risikobetrachtung) – Anforderungen
gliederte Prozesse gesteuert oder beeinflusst
rungs- und Einflussmöglichkeiten auf diese analog 8.1.1 Allgemein, z. B. in Verträgen/
werden. Die Art und das Ausmaß der Steuerung
Prozesse ermittelt und umgesetzt wurden. Vereinbarungen mit den relevanten Auftrag-
oder des Einflusses, die auf diese Prozesse ange-
nehmern und Lieferanten festgelegt werden.
wendet werden, müssen innerhalb des Umweltma-
nagementsystems festgelegt sein.  Als dokumentierte Information sollte – bei
Vorhandensein von ausgegliederten Prozes-
Dieser Unterabschnitt wurde in ISO 14001:2015 sen/Dienstleistungen – eine Liste dieser Pro-
um wesentliche Punkte erweitert: zesse und Dienstleistungen inklusive
– Die explizite Forderung nach Steuerung oder –  deren Umweltaspekte und -auswirkungen
wenn dies nicht möglich ist – die Beeinflussung und
von ausgegliederten […] Prozessen; [die] der Steuerungs- und Einflussmöglichkeiten
Organisation entscheidet [dabei] über das auf diese Prozesse und Dienstleistungen
Ausmaß der erforderlichen Steuerung innerhalb vorliegen,
ihrer eigenen Geschäftsprozesse (z. B.
Beschaffungsprozesse), um ausgelagerte Pro-  Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen
zesse oder Anbieter von Produkten und Dienst- (analog 8.1.1 Allgemein) für relevante Lieferan-
leistungen zu steuern oder zu beeinflussen. ten, Auftragnehmer.
 Zur Kontrolle der Umsetzung könnten Lieferan-

12.2016
tenaudits sinnvoll sein.
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[8.1.3 Entwicklungsprozess und  Hinterfragen, ob Umweltauswirkungen der  Zu berücksichtigende Umweltauswirkungen


Lebenswegbetrachtung] Organisation der Produkte (und Dienstleistungen) kön-
 von Entwicklungsprojekten, nen/sollten sein:
Übereinstimmend mit einer Betrachtung des
Lebenswegs muss die Organisation:  Energiebedarf bei der Gewinnung, der
 neuen Produkten und
a) angemessene Steuerungsmaßnahmen auf- Bearbeitung der eingesetzten Roh-, Hilfs-,
 gegebenenfalls Dienstleistungen Betriebsstoffe und Halbfabrikate,
bauen, um sicherzustellen, dass ihre
Umweltanforderungen beim Entwicklungs- im Entwicklungsprozess betrachtet werden und  Verfügbarkeit der eingesetzten Roh-, Hilfs-
prozess für das Produkt oder die zwar für alle Phasen des Lebensweges, die und Betriebsstoffe,
Dienstleistung unter Berücksichtigung jedes von der Organisation beeinflusst werden kön-  Gefährdungspotenzial der Roh-, Hilfsstoffe
Lebenswegabschnitts betrachtet werden; nen. beim Umgang / bei der Verwendung,
b) ihre Umweltanforderungen für die Beschaffung  Einsichtnahme in Nachweise (z. B. Lasten-  Transportwege der Roh-, Hilfs-, Betriebs-
von Produkten und Dienstleistungen bestim- hefte, Designreviews), soweit zutreffend. stoffe und Halbfabrikate,
men, soweit angemessen;
 Lebensdauer/Haltbarkeit des Produkts,
c) ihre wesentlichen Umweltanforderungen an  Hinterfragen, ob Informationen über mögliche
externe Anbieter, einschließlich Vertrags- bedeutende Umweltauswirkungen im Zusam-  Ressourcenverbrauch bei der Verwendung
partner, kommunizieren; menhang mit dem Transport oder der Liefe- des Produkts (sofern relevant),
d) die Notwendigkeit berücksichtigen, Informa- rung, Verwendung sowie der Entsorgung und  Demontage-/Entsorgungsmöglichkeiten
tionen über mögliche bedeutende Umwelt- endgültigen Beseitigung der Produkte zur Ver- des Produkts/der Komponenten,
auswirkungen im Zusammenhang mit dem fügung gestellt werden.  etc.
Transport oder der Lieferung, Nutzung,  Mögliche Steuerungsmaßnahmen sind:
Behandlung am Ende des Lebenswegs und
endgültige Beseitigung der Produkte und  Festlegung mit den Lieferanten zu einge-
Dienstleistungen bereitzustellen. setzten Materialien, Hilfsstoffen, Verpa-
ckungen, Verkehrsträgern,
Die Organisation muss dokumentierte Information
 Demontagegerechte Produktgestaltung,
im notwendigen Umfang aufrechterhalten, um
darauf vertrauen zu können, dass die Prozesse  etc.
wie geplant durchgeführt wurden.  Mögliche Informationen – z. B. in der Bedie-
Die Betrachtung des Lebenswegs rückt in den nungsanleitung zu Produkten – können sein:
Mittelpunkt, wobei hier nochmals erwähnt werden  Hinweise zu möglichen Emissionen bei der
muss, dass damit keine umfangreiche Ökobilanz Nutzung,
entsprechend den Normen ISO 14040 und  Hinweise zur sparsamen Verwendung,
ISO 14044 gefordert wird. zum ressourcenschonenden Gebrauch,
 Hinweise zur ordnungsgemäßen Ent-

12.2016
sorgung der Produkte,
 etc.
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Normkapitel mit Anforderungen Anforderungen für die Auditpraxis Zusätzliche Hinweise an die Auditoren

Da bedeutende Umweltauswirkungen der Organi-


sation während Rohstoffgewinnung, Beschaffung,
Transport, Lieferung, Nutzung, Behandlung am
Ende des Lebenswegs oder endgültiger Beseiti-
gung ihrer Produkte oder Dienstleistungen auftre-
ten können, müssen alle Phasen des Lebenswegs
beleuchtet werden. Durch Bereitstellung von
Information kann eine Organisation möglicher-
weise nachteilige Umweltauswirkungen während
der kritischen Abschnitte des Lebenswegs verhin-
dern oder mindern.

8.2 Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr  Hinterfragen der eingeführten Prozesse zur  Die Anforderungen an die Notfallvorsorge und
Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr. Gefahrenabwehr hängen sehr stark vom Po-
Die Organisation muss die Prozesse aufbauen,
 Überprüfen, inwieweit dokumentierte Informati- tenzial für Notfälle und Gefahren im Unterneh-
verwirklichen und aufrechterhalten, die sie für die
on vorliegt, z. B. Auflistung möglicher Gefahren men ab. Hierbei sind die unter 6.1.1 bestimm-
Vorbereitung und Reaktion auf mögliche, in 6.1.1
und Notfallsituationen, (Gefahrenanalysen), ten Notfallsituationen sowie die eigene
ermittelte, Notfallsituationen benötigt.
Gefahrenabwehrpläne, Alarm-, Brandschutz- Einschätzung als Maßstab heranzuziehen.
Die Organisation muss: und/oder Evakuierungspläne und Einsatzpläne  Im Folgenden sind einige Kriterien zur Beurtei-
a) sich auf die Gefahrenabwehr durch die Pla- für Notfallteams. lung des Notfall- und Gefahrenpotenzials auf-
nung von Maßnahmen zur Verhinderung oder  Hinterfragen, ob Schulungen zum Verhalten in geführt:
Minderung nachteiliger Umweltauswirkungen Notfällen und Übungen zu möglichen Notfallsi-  Menge an leicht-/hochentzündbaren
aufgrund von Notfallsituationen vorbereiten; tuationen durchgeführt (und dokumentiert) oder/und wassergefährdenden und/oder
b) auf eintretende Notfallsituationen reagieren; wurden (eigene Mitarbeiter, Fremdpersonal). CMRT(+), radioaktiven Stoffen auf dem
c) dem Ausmaß des Notfalls und der möglichen  Überprüfen der Reaktionen auf eingetretene Gelände,
Umweltauswirkung angemessene Maßnahmen Gefahrensituationen inklusive der Ermittlung  Wahrscheinlichkeit eines Hoch-
ergreifen, um die Folgen von Notfallsituationen der Ursache und Einleitung von Maßnahmen wassers/Erdbebens,
zu verhindern oder zu mindern; (sofern Notfälle eingetreten sind).  Infrastruktur (Wohn-/Industriegebiet),
d) regelmäßig die geplanten Gefahrenabwehr-  Inaugenscheinnahme des Vorhandenseins und
maßnahmen testen, soweit praktikabel;  Menge an Brandlasten.
gegebenenfalls des Zustandes von ausgewähl-
e) regelmäßig die Prozesse und geplanten Ge- ten Einrichtungen zur Notfallvorsorge und Ge-  Mögliche Gefahren und Notfallsituationen
fahrenabwehrmaßnahmen überprüfen und fahrenabwehr (z. B. Brandschutzeinrichtungen, (siehe auch 6.1.1) können z. B. durch Brand,
überarbeiten, insbesondere nach dem Auftre- Notfallkits, Kanalabdeckungen, Kommunikati- Unwetter (Sturm, Hochwasser), Leckagen
ten von Notfallsituationen oder Übungen; onseinrichtungen, Rauchmelder, Sprinkler- (Rohrleitungen, Tanks), defekte Filter (Riss im
anlagen). Filtertuch) ausgelöst werden.

12.2016
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Normkapitel mit Anforderungen Anforderungen für die Auditpraxis Zusätzliche Hinweise an die Auditoren

f) relevante Informationen und Schulung über die  Befragung von Mitgliedern des „Notfallteams“  Schichtbetrieb und Betriebsferien sollten
Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr in an- (soweit zutreffend). entsprechend berücksichtigt werden.
gemessener Form den relevanten interessier-  Hinterfragen von Einzelheiten der Alarmierung
ten Parteien, einschließlich Personen, die unter interner und externer Einsatzkräfte und der de-
ihrer Aufsicht Tätigkeiten verrichten, zur Verfü- finierten Schnittstellen zu diesen.
gung stellen.  Hinterfragen, inwieweit Anwohner über das
Die Organisation muss dokumentierte Information Verhalten im Brandfall und/oder bei Frei-
im notwendigen Umfang aufrechterhalten, um setzung gefährlicher Stoffe informiert wurden
darauf vertrauen zu können, dass die Prozesse (falls relevant).
wie geplant durchgeführt wurden.
Die Anforderungen aus dem früheren Unterab-
schnitt 4.4.7 in ISO 14001:2004 werden größten-
teils umfangreicher beschrieben, bleiben im We-
sentlichen jedoch unverändert.
[Keine Verfahren mehr gefordert, sondern Pro-
zesse.]
Die neuen Anforderungen dieses Unterabschnitts
sind:
„Die Organisation muss relevante Informationen
und Schulung über die Notfallvorsorge und Gefah-
renabwehr in angemessener Form den relevanten
interessierten Parteien, einschließlich Personen,
die unter ihrer Aufsicht Tätigkeiten verrichten, zur
Verfügung stellen.“
Und die Anforderung nach dokumentierter Informa-
tion hierzu: „Die Organisation muss dokumentierte
Information im notwendigen Umfang aufrechterhal-
ten, um darauf vertrauen zu können, dass die
Prozesse wie geplant durchgeführt werden.“

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Normkapitel mit Anforderungen Anforderungen für die Auditpraxis Zusätzliche Hinweise an die Auditoren

9.1 Überwachung, Messung, Analyse und  Überprüfen, inwieweit dazu dokumentierte  Überwachung (häufig ohne Messgeräte) und
Bewertung Informationen vorliegen (z. B. Messprotokolle, Messung (mit Geräten) soll zumindest für die
Kalibrierscheine, Prüfscheine, Wartungsnach- wesentlichen Umweltaspekte, bei rechtlichen
9.1.1 Allgemeines
weise, Überwachungsprogramme, Trendver- Vorgaben (siehe 9.1.2.) und zur Kontrolle der
Die Organisation muss ihre Umweltleistung über- läufe, Aushänge, Berichte an Behörden). Zielerfüllung stattfinden. Für diese Bereiche
wachen, messen, analysieren und bewerten.  Hinterfragen der Vorgehensweise zur Überwa- müssen geeignete, aussagekräftige Kennzah-
chung, Messung, Analyse und Bewertung der len gefunden werden. Die Bewertung kann
Die Organisation muss bestimmen:
Umweltleistung und der Wirksamkeit des Um- dann direkt in die Managementbewertung ein-
a) was überwacht und gemessen werden muss; fließen bzw. hier erfolgen.
weltmanagementsystems einschließlich
b) die Methoden zur Überwachung, Messung,  Messvorgaben könnten gegebenenfalls auch in
 vorgesehener Aktivitäten,
Analyse und Bewertung, sofern zutreffend, um das Wartungssystem aufgenommen werden.
gültige Ergebnisse sicherzustellen;  Art und Häufigkeit,
 Kriterien/Kennzahlen,  Externe Dienstleister/Labors müssen gegebe-
c) die Kriterien, anhand derer die Organisation nenfalls über eine Akkreditierung verfügen.
ihre Umweltleistung bewerten wird, und ange-  Auswertung,
messene Kennzahlen;  Beispiele vom Kennzahlen:
 Bewertung der Ergebnisse.
d) wann die Überwachung und Messung durchzu-  Hinterfragen der Vorgehensweise zur Gewähr-  Emissionsfracht/Produktionsoutput,
führen ist; leistung des Einsatzes ordnungsgemäß kalib-  Abfallanfall pro Produktionsoutput,
e) wann die Ergebnisse der Überwachung und rierter bzw. überprüfter und gewarteter Über-  Wärmeverbrauch/qm beheizte Fläche,
Messung zu analysieren und zu bewerten sind. wachungs- und Messgeräte.
 Anzahl Umweltschutzschulungen/Jahr.
 Hinterfragen des Ansatzes für die interne und
Die Organisation muss sicherstellen, dass kalib-
externe Kommunikation der für die Umwelt-
rierte oder geprüfte Überwachungs- und Mess-
leistung relevanten Informationen.
geräte zur Anwendung kommen und diese in
angemessener Weise gewartet werden.
Die Organisation muss ihre Umweltleistung und die
Wirksamkeit des Umweltmanagementsystems
bewerten.
Die Organisation muss die für ihre Umweltleistung
relevanten Informationen sowohl intern als auch
extern kommunizieren, wie in ihren Kommunika-
tionsprozessen ausgewiesen und wie aufgrund
ihrer bindenden Verpflichtungen erforderlich.

12.2016
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Normkapitel mit Anforderungen Anforderungen für die Auditpraxis Zusätzliche Hinweise an die Auditoren

Die Organisation muss geeignete dokumentierte


Informationen als Nachweis der Ergebnisse der
Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung
aufbewahren.
Bisher lag der Schwerpunkt beim Überwachen und
Messen auf maßgeblichen Merkmalen von Arbeits-
abläufen, die eine bedeutende Auswirkung auf die
Umwelt haben können. Jetzt wird eine Über-
wachung, Messung, Analyse und Bewertung der
gesamten Umweltleistung der Organisation gefor-
dert.
[Kein Verfahren und auch kein Prozess gefordert,
wie in anderen Bereichen der neuen Fassung.]
Hierzu stellt die ISO 14001:2015 eine ausführliche
Liste zur Verfügung, die aufzählt, was Organisatio-
nen bestimmen müssen:
[…]
Hier muss im Besonderen auf die Forderung nach
Kennzahlen in c) hingewiesen werden, die in der
ISO 14001:2015 Einzug findet, um die Umweltleis-
tung der Organisation zu messen, zu überwachen,
zu bewerten und letztendlich zu verbessern. […]
Bei der Festlegung, was überwacht und gemessen
werden sollte, hat die Organisation, zusätzlich zum
Fortschritt bezüglich der Umweltziele, ihren bedeu-
tenden Umweltaspekten, bindenden Verpflichtun-
gen und Ablaufsteuerungen Rechnung zu tragen.
Die zwei weiteren neuen Anforderungen in 9.1.1
sind […]:
1. Die Organisation muss die für ihre Umwelt-
leistung relevanten Informationen sowohl intern
als auch extern kommunizieren […],

12.2016
2. Die Organisation muss geeignete dokumen-
tierte Informationen als Nachweis der Ergebnis-
se der Überwachung, Messung, Analyse und
Bewertung aufbewahren.
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9.1.2 Bewertung der Einhaltung von  Überprüfen, inwieweit dazu dokumentierte  Eine Nichteinhaltung einer Verpflichtung führt
Verpflichtungen Informationen vorliegen (z. B. handschriftliche nicht zwingend zu einer Abweichung, wenn die
Aufzeichnungen, Begehungsprotokolle, Auf- Organisation diese selbst erkannt hat und das
Die Organisation muss die zur Bewertung der
zeichnungen interner Audits, Auswertungen System mit angemessenen Maßnahmen rea-
Erfüllung ihrer bindenden Verpflichtungen notwen-
und Maßnahmen als Bestandteil des Manage- giert.
digen Prozesse aufbauen, verwirklichen und
mentreviews, interne Kommunikation, Schrift-  Die Häufigkeit der Bewertung der Einhaltung
aufrechterhalten.
verkehr mit Behörden). der bindenden Verpflichtungen muss risiko-
Die Organisation muss:  Hinterfragen des Prozesses z. B. in Bezug auf basiert festgelegt werden und kann daher vari-
a) bestimmen, wie häufig die Einhaltung der Zeitabstände, geplante Aktivitäten, Verantwort- ieren.
Verpflichtungen bewertet wird; lichkeiten, Dokumentation, Kommunikation und  Die Bewertung muss sich auf die rechtlichen
Bewertung der Ergebnisse. Anforderungen und anderen bindenden Ver-
b) die Einhaltung ihrer Verpflichtungen bewerten
und Maßnahmen ergreifen, falls notwendig; pflichtungen beziehen (siehe 6.1.3).
 Die Bewertung kann, je nach Vorschrift, als
c) Kenntnisse und Verständnis ihres Status Teil des internen Audits, im Rahmen der
hinsichtlich der Einhaltung der Verpflichtungen Überwachungs- und Messaktivitäten (9.1.1)
aufrechterhalten. oder auch im Rahmen von Maßnahmen zur
Die Organisation muss dokumentierte Informatio- Risikobegrenzung stattfinden (Kapitel 6).
nen als Nachweis der Ergebnisse der Bewertung  Die Ergebnisse sollen auf kohärente Weise in
der Einhaltung der Verpflichtungen aufbewahren. den Kommunikationsprozess und in die Ma-
[Die] rechtlichen Verpflichtungen, die eine Organi- nagementbewertung einfließen.
sation erfüllen muss und andere Anforderungen,
die eine Organisation erfüllen muss oder zu deren
Erfüllung sich eine Organisation entschließt“ [erhal-
ten] eine gleichgestellte Wichtigkeit.
[Unter c)] wird […] explizit die Aufrechterhaltung
von „Kenntnissen und Verständnis ihres Status
hinsichtlich der Einhaltung der Verpflichtungen“
gefordert.
Die Anforderung nach dokumentierter Information
bleibt bestehen.
[Keine Verfahren, sondern Prozesse gefordert.]

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9.2 Internes Audit  Hinterfragung eines risikobasierten Audit-  Es muss nicht jeder Prozess jährlich auditiert
programmes mit regelmäßiger Aktualisierung werden. Jedoch ist innerhalb eines 3-Jahres-
9.2.1 Allgemeines
(Häufigkeit, Standorte, Prozesse, bindende Zyklus das gesamte System abzudecken.
Die Organisation muss in geplanten Abständen Verpflichtungen, Kompetenz des Audit-  Bei Stichprobenverfahren sind Ausnahmen von
interne Audits durchführen, um Informationen personals). der jährlichen internen Auditierung zu
darüber zu erhalten, ob das Umweltmanagement-  Plausibilisierung von Ergebnissen des internen begründen. Jedoch sind innerhalb eines
system: Audits anhand eigener Auditbefunde. 3-Jahres-Zyklus alle Standorte zu auditieren.
a) die Anforderungen:  Überprüfen, inwieweit dokumentierte Informati-  Die Freiheit von Interessenskonflikten, z. B.
1) der Organisation an ihr Umweltmanage- onen vorliegen als Nachweis der Umsetzung wenn ein Auditor nicht unabhängig von der au-
mentsystem; des Auditprogramms und dessen Ergebnisse ditierten Tätigkeit ist, kann schwer einzuschät-
2) dieser Internationalen Norm erfüllt; (z. B. Planung, Auditberichte inkl. Aufzeich- zen sein. In keinem Fall darf ein interner Audi-
b) wirksam verwirklicht und aufrechterhalten wird. nungen, Korrekturmaßnahmen mit Bewertung tor seine eigene Arbeit auditieren.
der Wirksamkeit, Kompetenz der internen
Auditoren, Kommunikation der Ergebnisse).
9.2.2 Internes Auditprogramm
Die Organisation muss ein oder mehrere interne
Auditprogramme aufbauen, verwirklichen und
aufrechterhalten, einschließlich der Häufigkeit,
Methoden, Verantwortlichkeiten, Anforderungen an
die Planung sowie Berichterstattung ihrer internen
Audits.
Beim Aufbau des internen Auditprogramms muss
die Organisation die umweltbezogene Bedeutung
der betroffenen Prozesse, Änderungen, welche die
Organisation beeinflussen, und die Ergebnisse
vorheriger Audits berücksichtigen.
Die Organisation muss:
a) für jedes Audit die Auditkriterien sowie den
Umfang festlegen;
b) Auditoren so auswählen und Audits so durch-
führen, dass die Objektivität und Unparteilich-
keit des Auditprozesses sichergestellt ist;
c) sicherstellen, dass die Ergebnisse des Audits
gegenüber der zuständigen Leitung berichtet

12.2016
werden.
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Seite 36 VdTÜV-Merkblatt Umweltschutz 5502
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Die Organisation muss dokumentierte Information


als Nachweis der Verwirklichung des Audit-
programms und der Ergebnisse des Audits auf-
bewahren.
Die Anforderungen […] gleichen mit wenigen
Abweichungen denen in ISO 14001:2004, 4.5.5.
[…] Kein Auditverfahren […] gefordert.
Das Management von Änderungen muss nun
berücksichtigt werden und die „Umweltrelevanz der
betroffenen Tätigkeiten“ wird auf die „umweltbezo-
gene Bedeutung betroffener Prozesse“ ausgewei-
tet.
Die Anforderung nach dokumentierter Information
bleibt bestehen.

9.3 Managementbewertung  Hinterfragen des generellen Ansatzes für die  Es muss jährlich eine komplette Management-
Managementbewertung (z. B. Häufigkeit, zent- bewertung durchgeführt werden.
Die oberste Leitung muss das Umweltmanage-
ral/dezentral, kontinuierlich/einmalig).  Es müssen ausreichend aktuelle Inputs vorlie-
mentsystem der Organisation in geplanten
Abständen bewerten, um dessen fortdauernde  Überprüfen, inwieweit dokumentierte Informati- gen (z. B. Ergebnisse interner Audits, Einhal-
Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit on als Nachweis der Ergebnisse des tung der bindenden Verpflichtungen, Status
sicherzustellen. Managementreviews vorliegt (z. B. separater Umweltleistung).
kompletter Bericht, Tagesordnungspunkte von  Die dokumentierte Information über die Ergeb-
Die Managementbewertung muss folgende Aspek- mehreren Sitzungen, Teilnehmerlisten, Präsen-
te berücksichtigen: nisse der Managementbewertung muss von
tationen, Protokolle). der obersten Leitung bestätigt werden.
a) den Status von Maßnahmen vorheriger  Plausibilisierung von Ergebnissen des
Managementbewertungen; Managementreviews anhand eigener Erkennt-
b) Veränderungen bei: nisse (z. B. durch Befragen von Teilnehmern,
1) externen und internen Themen, die das insbesondere der obersten Leitung, Über-
Umweltmanagementsystem betreffen; prüfung von Inputs).
2) den Erfordernissen und Erwartungen inte-
ressierter Parteien, einschließlich binden-
der Verpflichtungen;

12.2016
3) bedeutenden Umweltaspekten;
4) Risiken und Chancen;
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c) den erreichten Erfüllungsgrad der Umweltziele;


d) Informationen über die Umweltleistung der
Organisation, einschließlich Entwicklungen bei:
1) Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnah-
men;
2) Ergebnissen von Überwachungen und
Messungen;
3) Erfüllung ihrer bindenden Verpflichtungen;
4) Auditergebnissen;
e) Angemessenheit von Ressourcen;
f) relevante Äußerungen interessierter Parteien,
einschließlich Beschwerden;
g) Möglichkeiten zur fortlaufenden Verbesserung.
Die Ergebnisse der Managementbewertung müs-
sen enthalten:
– Schlussfolgerungen zur fortdauernden Eig-
nung, Angemessenheit und Wirksamkeit des
Umweltmanagementsystems;
– Entscheidungen zu Möglichkeiten der fort-
laufenden Verbesserung;
– Entscheidungen zu jeglichem Änderungsbedarf
am Umweltmanagementsystem, einschließlich
Ressourcen;
– Maßnahmen bei Nichterreichen der Umwelt-
ziele, sofern erforderlich;
– Möglichkeiten, die Integration des Umweltma-
nagementsystems mit anderen Geschäftspro-
zessen zu verbessern, falls benötigt;
– jegliche Folgerungen für die strategische
Ausrichtung der Organisation.
Die Organisation muss dokumentierte Information
als Nachweis der Ergebnisse der Management-
bewertung aufbewahren.

12.2016
[Es gibt] nur wenige zusätzliche Änderungen […]
[u. a.:]
– die Veränderung bei externen und internen
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Seite 38 VdTÜV-Merkblatt Umweltschutz 5502
Normkapitel mit Anforderungen Anforderungen für die Auditpraxis Zusätzliche Hinweise an die Auditoren

Themen, die das Umweltmanagementsystem


betreffen [...] (Kontext der Organisation, die
Erwartungen interessierter Parteien). Auch in
ISO 14001:2004 wurde schon gefordert, dass
[…] als Input [auch] die „relevanten Äuße-
rungen interessierter Parteien, einschließlich
Beschwerden“ (siehe 9.3 f) zu berücksichtigen
sind. Nun wird zusätzlich die Behandlung der
Veränderungen bei den „Erfordernissen und
Erwartungen interessierter Parteien, einschließ-
lich bindender Verpflichtungen“ verlangt. Nach
der Definition „Interessierter Parteien“ kann dies
auch Änderungen der rechtlichen Anforde-
rungen beinhalten, siehe Erläuterungen zum
Begriff 3.1.6. „Interessierte Partei“. Dies ersetzt
die Anforderung in der ISO 14001:2004, 4.6 g):
„Der Input für die Bewertung muss enthalten:
[...] sich ändernde Rahmenbedingungen, ein-
schließlich Entwicklungen bei den rechtlichen
Verpflichtungen und anderen Anforderungen in
Bezug auf die Umweltaspekte der Organisa-
tion“. Auch müssen Veränderungen bei
Chancen und Risiken betrachtet werden.
Explizit wird zudem die Behandlung der
Angemessenheit von Ressourcen gefordert.
Die Ergebnisse, die ein Managementreview enthal-
ten muss, sind nun präziser gefasst […], [insbe-
sondere]
– Möglichkeiten, die Integration des Umweltma-
nagementsystems mit anderen Geschäftspro-
zessen zu verbessern, falls benötigt;
– jegliche Folgerungen für die strategische Aus-
richtung der Organisation.
Die Anforderung an die Dokumentation wird flexib-
ler, bleibt aber im Wesentlichen bestehen.

12.2016
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Normkapitel mit Anforderungen Anforderungen für die Auditpraxis Zusätzliche Hinweise an die Auditoren

10 Verbesserung  Darlegung verlangen, wie das Unternehmen


seine Möglichkeiten zur Verbesserung be-
10.1 Allgemeines
stimmt und wie die erforderlichen Maßnahmen
Die Organisation muss Möglichkeiten zur Verbes- festgelegt und verwirklicht werden (Bezug zu
serung (siehe 9.1, 9.2 und 9.3) bestimmen und 9.1, 9.2, 9.3, 6.2).
notwendige Maßnahmen verwirklichen, um die  Überprüfung, inwieweit eine Verbesserung der
beabsichtigten Ergebnisse ihres Umweltmanage- Umweltleistung und der Wirksamkeit des Um-
mentsystems zu erreichen. weltmanagementsystems tatsächlich anhand
Die Organisation sollte hierbei die Ergebnisse aus definierter Kriterien erkennbar ist, einschließ-
der Analyse und Bewertung der Umweltleistung, lich entsprechender Aussagen im Manage-
der Bewertung der Einhaltung von bindenden mentreview.
Verpflichtungen, internen Audits und der Manage-
mentbewertung bei der Ergreifung von Verbesse-
rungsmaßnahmen berücksichtigen.
Beispiele von Verbesserung schließen Korrektur-
maßnahmen, fortlaufende Verbesserung, bahnbre-
chende Veränderung, Innovation und Neuorgani-
sation ein.

10.2 Nichtkonformität und  Hinterfragen des allgemeinen Ansatzes (z. B.  Insbesondere zu berücksichtigen sind:
Korrekturmaßnahmen Erfassung, Ursachenanalyse, Verfolgung, bindende Verpflichtungen, interne Audits,
Bewertung der Wirksamkeit, Kommunikation). Umweltziele, Umweltleistung, Vorgaben zur
Wenn eine Nichtkonformität auftritt, muss die
 Überprüfen, inwieweit zu jeder Nichtkonformität Prozesssteuerung, Reaktion auf Notfall-
Organisation:
dokumentierte Information als Nachweis der situationen und andere.
a) darauf reagieren und falls zutreffend
daraufhin ergriffenen Korrekturmaßnahmen
1) Maßnahmen zur Überwachung und zur sowie deren Ergebnisse (Bezug insbesondere
Korrektur ergreifen; auf 9.2, 9.3) vorliegt.
2) mit den Folgen umgehen, einschließlich
der Verminderung nachteiliger Umwelt-
auswirkungen;
b) die Notwendigkeit von Maßnahmen zur Besei-
tigung der Ursache von Nichtkonformitäten
bewerten, damit diese nicht erneut oder an
anderer Stelle auftreten, und zwar durch

12.2016
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Normkapitel mit Anforderungen Anforderungen für die Auditpraxis Zusätzliche Hinweise an die Auditoren

1) Überprüfen der Nichtkonformität;


2) Bestimmen der Ursachen der Nichtkonfor-
mität;
3) Bestimmen, ob vergleichbare Nichtkonfor-
mitäten bestehen oder möglicherweise auf-
treten könnten;
c) jegliche erforderliche Maßnahme verwirklichen;
d) die Wirksamkeit jeglicher ergriffener Korrek-
turmaßnahme überprüfen;
e) sofern erforderlich, das Umweltmanagement-
system ändern.
Korrekturmaßnahmen müssen der Bedeutung der
Auswirkungen der aufgetretenen Nichtkonformitä-
ten angemessen sein, einschließlich der Umwelt-
auswirkungen.
Die Organisation muss dokumentierte Information
aufbewahren, als Nachweis von:
 der Art der Nichtkonformität sowie jeder da-
raufhin getroffenen Maßnahme;
 der Ergebnisse jeder Korrekturmaßnahme.
[Es] werden keine Verfahren mehr zum Umgang
mit tatsächlicher und potenzieller Nichtkonformität
und dem Ergreifen von Korrektur- und Vorbeu-
gungsmaßnahmen gefordert, auch kein Prozess.
10.2 zeigt auf, dass ein Umweltmanagementsys-
tem in erster Linie ein Werkzeug zur Prävention ist.
Das Konzept von Vorbeugungsmaßnahmen ist
jetzt in 4.1 „Verstehen der Organisation und ihres
Kontextes“ und 6.1 „Maßnahmen zum Umgang mit
Risiken und Chancen“ erfasst.
[Ansonsten keine inhaltlichen Änderungen.]

12.2016
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Normkapitel mit Anforderungen Anforderungen für die Auditpraxis Zusätzliche Hinweise an die Auditoren

10.3 Fortlaufende Verbesserung  Nachweis der Verbesserung gemäß 10.1  Die fortlaufende Verbesserung ist mittels
hinterfragen. geeigneter Kennzahlen nachzuweisen.
Die Organisation muss die Eignung, Angemessen-
heit und Wirksamkeit ihres Umweltmanagement-  Hinterfragen des Problembewusstseins in  Wenn sich der Nachweis der Verbesserung der
systems fortlaufend verbessern, um die Umwelt- Bezug auf die Anforderung nach „fortlaufender“ Umweltleistung anhand von Kennzahlen als
leistung zu verbessern. Verbesserung im gegebenen Kontext des Un- schwierig erweist (z. B. aufgrund von Änderun-
ternehmens. gen im Produktportfolio), ist die positive Um-
Die Betonung liegt hier auf dem Ziel, durch fortlau- setzung von umweltleistungsbezogenen Maß-
fende Verbesserungen die Umweltleistung der nahmen innerhalb des Überwachungszeit-
Organisation zu verbessern. raumes von 3 Jahren nachzuweisen.
Der Grad, Umfang und Zeitraum von Maßnahmen,  Hierbei gilt als Orientierung die beste verfüg-
welche die fortlaufende Verbesserung unterstüt- bare Technik, bei deren Anwendbarkeit aller-
zen, werden durch die Organisation bestimmt. dings die Wirtschaftlichkeit auch betrachtet
Die Umweltleistung kann durch die Anwendung werden muss.
des vollständigen Umweltmanagementsystems  Ist nachweislich kein Potential für eine fort-
verbessert werden oder durch die Verbesserung laufende Verbesserung der Umweltleistung
eines oder mehrerer seiner Elemente. vorhanden, so sind alternative Maßnah-
men/Projekte (z. B. Beteiligung an Natur-
schutzprojekten, Umweltsponsoring) in
Betracht zu ziehen.

12.2016
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Page 42 VdTÜV-Merkblatt Environmental Protection 5502

Anhang 1 – Liste der dokumentierten Informationen ISO 14001:2015

Abschnitt der ISO 14001:2015

4.3 Festlegen des Anwendungsbereichs des Umweltmanagementsystems


Der Anwendungsbereich muss als dokumentierte Information aufrechterhalten werden und für
interessierte Parteien verfügbar sein.

5.2 Umweltpolitik
Die Umweltpolitik muss:
 als dokumentierte Information aufrechterhalten werden;
 innerhalb der Organisation bekanntgemacht werden;
 für die interessierten Parteien verfügbar sein.
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6.1.1 Allgemeines
Die Organisation muss dokumentierte Information über ihre:
 Risiken und Chancen, die berücksichtigt werden müssen;
 nach 6.1.1 bis 6.1.4 erforderlichen Prozesse, im notwendigen Umfang, um darauf vertrauen
zu können, dass sie wie geplant durchgeführt werden,
aufrechterhalten.

6.1.2 Umweltaspekte
Die Organisation muss dokumentierte Information über Folgendes aufrechterhalten:
 ihre Umweltaspekte und damit verbundene Umweltauswirkungen;
 ihre Kriterien, die zur Bestimmung ihrer bedeutenden Umweltaspekte verwendet wurden;
 ihre bedeutenden Umweltaspekte.

6.1.3 Bindende Verpflichtungen


Die Organisation muss dokumentierte Information ihrer bindenden Verpflichtungen aufrechterhal-
ten.

6.2.1 Umweltziele
Die Organisation muss dokumentierte Informationen zu den umweltbezogenen Zielen aufrecht-
erhalten.

7.2 Kompetenz
Die Organisation muss angemessene dokumentierte Information als Nachweis der Kompetenz
aufbewahren.
Seite 43 VdTÜV-Merkblatt Umweltschutz 5502 12.2016
Page 43 VdTÜV-Merkblatt Environmental Protection 5502

Abschnitt der ISO 14001:2015

7.4 Kommunikation
7.4.1 Allgemeines
Die Organisation muss, soweit angemessen, dokumentierte Information als Nachweis für ihre
Kommunikation aufbewahren.

7.5 Dokumentierte Information


7.5.1 Allgemeines
Das Umweltmanagementsystem der Organisation muss beinhalten:
a) die von dieser Internationalen Norm geforderte dokumentierte Information;
b) dokumentierte Information, welche die Organisation als notwendig für die Wirksamkeit des
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Umweltmanagementsystems bestimmt hat.


ANMERKUNG Der Umfang dokumentierter Information für ein Umweltmanagementsystem kann sich von
Organisation zu Organisation unterscheiden, und zwar aufgrund:
 der Größe der Organisation und der Art ihrer Tätigkeiten, Prozesse, Produkte und Dienstleistungen;
 der Notwendigkeit, die Erfüllung ihrer bindenden Verpflichtungen nachzuweisen;
 der Komplexität ihrer Prozesse und deren Wechselwirkungen;
 der Kompetenz der Personen, die unter Aufsicht der Organisation Tätigkeiten verrichten.

7.5.3 Lenkung dokumentierter Information


Die für das Umweltmanagementsystem erforderliche und von dieser Internationalen Norm gefor-
derte dokumentierte Information muss gelenkt werden, um sicherzustellen, dass sie:
a) verfügbar und für die Verwendung geeignet ist, wo und wann sie benötigt wird;
b) angemessen geschützt wird (z. B. vor Verlust der Vertraulichkeit, unsachgemäßem Gebrauch
oder Verlust der Integrität).
Zur Lenkung dokumentierter Information muss die Organisation, falls zutreffend, folgende Tätig-
keiten berücksichtigen:
 Verteilung, Zugriff, Auffindung und Verwendung;
 Ablage/Speicherung und Erhaltung, einschließlich Erhaltung der Lesbarkeit;
 Überwachung von Änderungen (z. B. Versionskontrolle);
 Aufbewahrung und Verfügung über den weiteren Verbleib.
Dokumentierte Information externer Herkunft, die von der Organisation als notwendig für Planung
und Betrieb des Umweltmanagementsystems bestimmt wurde, muss angemessen gekennzeich-
net und gelenkt werden.

8.1 Betriebliche Planung und Steuerung


Die Organisation muss dokumentierte Information im notwendigen Umfang aufrechterhalten, um
darauf vertrauen zu können, dass die Prozesse wie geplant durchgeführt wurden.

8.2 Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr


Die Organisation muss dokumentierte Information im notwendigen Umfang aufrechterhalten, um
darauf vertrauen zu können, dass die Prozesse wie geplant durchgeführt wurden.
Seite 44 VdTÜV-Merkblatt Umweltschutz 5502 12.2016
Page 44 VdTÜV-Merkblatt Environmental Protection 5502

Abschnitt der ISO 14001:2015

9.1 Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung


9.1.1 Allgemeines
Die Organisation muss geeignete dokumentierte Informationen als Nachweis der Ergebnisse der
Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung aufbewahren.

9.1.2 Bewertung der Einhaltung von Verpflichtungen


Die Organisation muss dokumentierte Informationen als Nachweis der Ergebnisse der Bewertung
der Einhaltung der Verpflichtungen aufbewahren.

9.2.2 Internes Auditprogramm


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Die Organisation muss dokumentierte Information als Nachweis der Verwirklichung des Auditpro-
gramms und der Ergebnisse des Audits aufbewahren.

9.3 Managementbewertung
Die Organisation muss dokumentierte Information als Nachweis der Ergebnisse der Manage-
mentbewertung aufbewahren.

10.2 Nichtkonformität und Korrekturmaßnahmen


Die Organisation muss dokumentierte Information aufbewahren, als Nachweis von:
 der Art der Nichtkonformität sowie jeder daraufhin getroffenen Maßnahme;
 der Ergebnisse jeder Korrekturmaßnahme.

A.2 Es gibt keine Anforderung, die von einer Organisation verwendeten Begriffe durch die in dieser
Internationalen Norm verwendeten Benennungen zu ersetzen. Organisationen können für sie
geeignete Begriffe wählen, z. B., „Aufzeichnungen“, „Dokumentation“ oder „Protokolle“, statt
„dokumentierte Information“.

A.3 „Dokumentierte Information“ ersetzt „Dokumentation“, „Dokumente“ und „Aufzeichnungen“, die in


früheren Ausgaben dieser Internationalen Norm verwendet wurden. Um die Verwendungszwecke
des allgemeinen Begriffs „dokumentierte Information“ zu unterscheiden, verwendet diese Interna-
tionale Norm nun die Formulierungen „Aufbewahren dokumentierter Information als Nachweis
von…“ als Ausdruck für Aufzeichnungen und „Aufrechterhalten dokumentierter Information“ als
Ausdruck für andere Dokumentation als Aufzeichnungen. Mit dem Ausdruck „als Nachweis von…“
ist keine rechtliche Nachweisverpflichtungen gemeint; der Zweck ist lediglich, darauf hinzuweisen,
dass objektive Nachweise aufbewahrt werden müssen.
Seite 45 VdTÜV-Merkblatt Umweltschutz 5502 12.2016
Page 45 VdTÜV-Merkblatt Environmental Protection 5502

Abschnitt der ISO 14001:2015

A.7.5 Eine Organisation sollte dokumentierte Information so erstellen und aufrechterhalten, dass ein
geeignetes, angemessenes und wirksames Umweltmanagementsystem ausreichend sicherge-
stellt wird. Das Hauptaugenmerk sollte auf der Verwirklichung des Umweltmanagementsystems
und auf der Umweltleistung liegen, und nicht auf einem aufwändigen Lenkungssystem für doku-
mentierte Informationen.
Zusätzlich zur dokumentierten Information, die in bestimmten Abschnitten dieser Internationalen
Norm gefordert wird, darf sich eine Organisation dazu entscheiden, zusätzliche dokumentierte
Information für die Zwecke der Transparenz, Verantwortlichkeit, Kontinuität, Konsistenz, Schulung
oder Erleichterung von Audits zu erstellen.
Dokumentierte Information, die ursprünglich für andere Zwecke als für das Umweltmanagement-
system erstellt wurden, dürfen verwendet werden. Die in Verbindung mit dem Umweltmanage-
mentsystem stehende dokumentierte Information darf in andere, von der Organisation verwirklich-
te Informationsmanagementsysteme integriert werden. Dies braucht nicht in Form eines
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Handbuches zu erfolgen.

A.8.1 Betriebliche Planung und Steuerung


Art und Ausmaß der Ablaufsteuerung(en) sind abhängig von der Art der Betriebsabläufe, den
Risiken und Chancen, bedeutenden Umweltaspekten und bindenden Verpflichtungen. Eine
Organisation kann flexible die erforderliche Methodenart zur Ablaufsteuerung– einzeln oder in
Kombination – auswählen, um sicherzustellen, dass die Prozesse wirksam sind und die ge-
wünschten Ergebnisse erreichen. Solche Methoden können umfassen:
[…]
f) die Bestimmung der Verwendung und Menge erforderlicher dokumentierter Information.
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Seite 46 VdTÜV-Merkblatt Umweltschutz 5502
Standard clause including requirements Requirements for audit practice Additional information for auditors

4.1 Understanding the organization and its  Demand an appropriate description of the  Basic requirement is that the customer shows
context organization’s approach, its results, and con- distinct understanding of the requirement of the
clusions regarding standard.
The organization shall determine external and
internal issues that are relevant to its purpose and  the necessary actions,  It is best to discuss the issue with top man-
that affect its ability to achieve the intended out- agement; it should be clearly noticeable that
 environmental objectives,
comes of its environmental management system. top management has addressed and reflected
 resources, on this context (e.g. within the scope of man-
Such issues shall include environmental conditions
being affected by or capable of affecting the organ-  control, agement review).
ization.  monitoring and evaluation.  Ask for documented information (e.g. records,
management review, business plans, competi-
The standard requires basic conceptual under- tion analysis, mind mapping diagrams, risk
standing of important issues which can positively analyses, etc.).
or negatively influence the manner in which an
 If the customer fails to provide a conclusive
organization manages and controls its environmen-
description, ask further targeted questions on
tal obligations.
individual aspects.
This requirement demands that organizations
Examples of audit questions:
broaden their approach and think outside the box.
 Can you describe the extent to which the
The internal and external issues to be determined environmental management system con-
in this context result in risks and opportunities for tributes or can contribute to
the organization or the environmental management aspects such as competitive advantages
system (see 6.1.1 to 6.1.3). Given this, the organi- including cost savings, improved image, or
zation must determine the issues that need to be higher customer benefits?
addressed, managed, and controlled (see 6.1.4,  Do you notice further useful effects, such
6.2, clause 7, clause 8 and 9.1). as improvement of environmental perfor-
mance, or do you consider such effects
possible?
 Do environmental conditions exist in the
organization or is the organization aware of
environmental conditions, which directly
impact on or may directly impact on the
organization’s business activities?
 Are there any legal requirements which call
for actions that impact on financial and
human resources?

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Seite 47 VdTÜV-Merkblatt Umweltschutz 5502
Standard clause including requirements Requirements for audit practice Additional information for auditors

4.2 Understanding the needs and  Demand an appropriate description of the  Basic condition is that the customer shows
expectations of interested parties organization’s approach, its results, and con- distinct understanding of the requirement of the
clusions regarding standard.
The organization shall determine:
a) the interested parties that are relevant to the  the relevant interested parties,  It is best to discuss the topic with top manage-
environmental management system;  establishment of the binding requirements ment.
b) the relevant needs and expectations (i.e. and expectations,  Ask for documented information (e.g. records,
requirements) of these interested parties;  establishment of voluntary requirements, management review, complaints records, cus-
where appropriate. tomer surveys, lists of binding requirements
c) which of these needs and expectations be- etc.).
come its compliance obligations.
 If the customer fails to provide a conclusive
The organization must have general (i.e. high-level description, ask further targeted questions on
not detailed) understanding of the requirements individual aspects.
and expectations expressed by the internal and
external parties determined relevant by the organi- Examples of audit questions:
zation.  Are there any investor requirements that
you have to fulfill?
The organization reviews which of these require-
ments and expectations are mandatory (e.g. laws,  Do you maintain contacts/communications
regulations or approvals licenses, authorizations (including complaints, where applicable)
and permits issued by authorities) or opts to accept with neighbours or the community which
requirements voluntarily (e.g. entering a contractu- resulted or could result in need for actions?
al relationship, signing a voluntary initiative). Once  Do you actively involve your employees in
the organization adopts these requirements, they the environmental management system
become compliance obligations. (e.g. via the CIP process)?
 Do you have a procedure for dealing with
authorities?

4.3 Determining the scope of the  Verify that the scope is available as document-  Take into account that generally the scope of
environmental management system ed information (e.g. in the environmental poli- the environmental management system must
cy, in the EMM, in graphic form on the basis of be described in greater detail than the scope of
The organization shall determine the boundaries
layout plans, organizational charts etc.). the certificate.
and applicability of the environmental management
system to establish its scope.  Check the facts that resulted in the definition of  Inspect site-related documentation, process
the scope (e.g. the processes, including the analyses, organizational charts, register of
When determining this scope, the organization outsourced processes, that were considered). companies, where appropriate.
shall consider:
 Demand that the organization presents its  Verify that the organization has not excluded

12.2016
a) the external and internal issues referred to in communication to interested third parties. from the scope any activities, products, ser-
4.1; vices, and equipment which (may) have signifi-
b) the compliance obligations referred to in 4.2; cant environmental aspects.
Lizensiert durch VdTÜV e. V. für TÜV SÜD Management Service GmbH gemäß Vereinbarung vom 11.11.2016

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Seite 48 VdTÜV-Merkblatt Umweltschutz 5502
Standard clause including requirements Requirements for audit practice Additional information for auditors

c) its organizational units, functions, and physical  If an organization maintains several MS, verify
boundaries; that identical scopes (and identical numbers of
effective employees) make sense, i.e. that
d) its activities, products. and services;
these employees are indeed affected by the
e) its authority and ability to exercise control and respective MS and have the possibility to influ-
influence. ence its objectives (please note the various ob-
Once the scope is defined, all activities, products, jectives of the individual MS).
and services of the organization within that scope  Check outsourced processes, including the
need to be included in the environmental man- organization’s authority and ability to exercise
agement system. control and influence.
The scope shall be maintained as documented  In the case of multi-site procedures please
information and be available to interested parties. check whether the central function is contrac-
tually entitled to require all sites to implement
The organization defines its scope independently. the actions that it considers necessary (rele-
However, scoping should not be used to exclude vant authority to exercise control and influ-
activities, products, services, or facilities, which ence).
under objective consideration, would fall under this
scope and are only declared outside the scope of
the environmental management system through
inventive tailoring of the definition.
The requirement to maintain the scope as
documented information is the same as in
ISO 14001:2009. What is new is the requirement
that the scope must be made available to interest-
ed parties.

4.4 Environmental management system  The audit documentation should enable overall
evaluation of environmental management sys-
To achieve the intended outcomes, including
tem effectiveness.
enhancing its environmental performance, the
organization shall establish, implement, maintain,
and continually improve an environmental man-
agement system, including the processes needed
and their interactions, in accordance with the
requirements of this International standard. The
organization shall consider the knowledge gained

12.2016
in 4.1 and 4.2 when establishing and maintaining
the environmental management system.
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Seite 49 VdTÜV-Merkblatt Umweltschutz 5502
Standard clause including requirements Requirements for audit practice Additional information for auditors

5.1 Leadership and commitment  Demand a description and suitable examples  A member of top management should be
of how top management fulfils its personal re- available for the time of audit planning for all
Top management shall demonstrate leadership
sponsibility (e.g. environmental policy, sustain- issues related to the audit; in exceptional cases
and commitment with respect to the environmental
ability reports, management review, appoint- (for urgent business reasons) this responsibility
management system by:
ment of environmental management system can be delegated to a designated representa-
a) taking accountability for the effectiveness of functionaries, presentations, approval of re- tive.
the environmental management system; sources, regular meetings with representa-  The audited person should be able to describe
b) ensuring that the environmental policy and tives). the context and the basic principles of the envi-
environmental objectives are established and  Ask for the processes used for the develop- ronmental policy and the key environmental
are compatible with the strategic direction and ment of environmental policy and environmen- objectives.
the context of the organization; tal objectives.  Implementation of the requirements specified
c) ensuring the integration of the environmental  Ask the organization to describe the environ- here is also audited within the scope of other
management system requirements into the or- mental management’s strategic significance for elements of the standard:
ganization’s business processes; the organization (e.g. integration into other  re a) – see also 9.3
d) ensuring that the resources needed for the business processes, consideration in invest-
environmental management system are avail- ment decisions, part of target agreements).  re b) – see also 4.2 / 6.2.1
able;  re c) – see also 8
 Ask for the process of cascading environmen-
e) communicating the importance of effective tal objectives across various levels of man-  re d) – see also 7.1
environmental management and of conforming agement (e.g. agreement of personal goals,  re e) – see also 7.3
to the environmental management system re- metrics, establishment of incentives for contin-
quirements; ual improvement).  re f) – see also 8
f) ensuring that the environmental management  Establish reference to 7.4 (communication).  re g) – see also 8.2 / 7.2
system achieves its intended outcomes;  re h) – see also 10.3
g) directing and supporting persons to contribute  re i) – see also 7.2
to the effectiveness of the environmental man-
agement system;
h) promoting continual improvement;
i) supporting other relevant management roles to
demonstrate their leadership as it applies to
their areas of responsibility.

12.2016
Lizensiert durch VdTÜV e. V. für TÜV SÜD Management Service GmbH gemäß Vereinbarung vom 11.11.2016

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Seite 50 VdTÜV-Merkblatt Umweltschutz 5502
Standard clause including requirements Requirements for audit practice Additional information for auditors

 
The new sub-clause in ISO 14001:2015 transfers
special responsibility to the leaders of the organi-
zation. They must demonstrate personal commit-
ment and successfully promote the environmental
management system within the organization.

Top management has special commitment as it


has certain responsibilities that cannot be delegat-
ed. Top management demonstrates leadership and
commitment by accepting accountability for envi-
ronmental management system effectiveness,
promoting continual improvement, and supporting
other relevant managerial staff and executives in
clarifying their leadership role in the respective
area of responsibility.
All further responsibilities can be delegated to
other management staff.

5.2 Environmental policy  Make sure that the environmental policy is  In formal terms, environmental policy must
available as documented information, has been explicitly include all required elements.
Top management shall establish, implement, and
communicated within the organization and  Reference to the context should be noticeable.
maintain an environmental policy that, within the
made available to interested parties.
defined scope of its environmental management  If the environmental policy is only “generic”,
system:  Check the aspects that are used to assess the compliance must be verifiable by looking at en-
a) is appropriate to the purpose and context of the appropriateness of the organization’s environ- vironmental policy in conjunction with context,
organization, including the nature, scale and mental policy (regarding the purpose and con- environmental management system scope,
environmental impacts of its activities, products text of the organization, including the type, (significant) environmental aspects including
and services; scope, and environmental impacts of its activi- environmental impacts, environmental objec-
ties, products, and services). tives, and emergency preparedness and re-
b) provides a framework for setting environmental
objectives;  Check whether the environmental policy is sponse.
reviewed for its suitability at regular intervals.  Evaluation of the openness of the environmen-
c) includes a commitment to the protection of the
environment, including prevention of pollution tal policy to interested parties.
and other specific commitment(s) relevant to
the context of the organization;
d) includes a commitment to fulfil its compliance

12.2016
obligations;
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Standard clause including requirements Requirements for audit practice Additional information for auditors

e) includes a commitment to continual improve-


ment of the environmental management sys-
tem to enhance environmental performance.
The environmental policy shall:
– be maintained as documented information;
– be communicated within the organization;
– be available to interested parties.
Unlike the old standard, the new standard not only
requires top management to define environmental
policy, but also to implement and maintain envi-
ronmental policy. What is new is that the context of
the organization as defined in 4.1 must also be
taken into consideration.
The obligation to avoid environmental pollution has
been extended and now includes environmental
protection and the obligation to improve the envi-
ronmental management system, aimed at improv-
ing environmental performance. This proactive
approach covers subjects such as the sustainable
use of resources, climate change mitigation, and
adaptation and protection of biodiversity and
ecosystems.
As in the past, the environmental policy must be
maintained as documented information, communi-
cated within the organization and made available
to interested parties.

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Standard clause including requirements Requirements for audit practice Additional information for auditors

5.3 Organizational roles, responsibilities, and  Check which roles, responsibilities, and author-  There are no requirements for the documented
authorities ities the organization has defined for the envi- information (exception: the company officers
ronmental management system. required by law).
Top management shall ensure that the responsi-
bilities and authorities for relevant roles are as-  Check whether the appointed representatives  However, the assignment of roles, responsibili-
signed and communicated within the organization. provide (systematic) feedback to top manage- ties and authorities must be traceable at all
ment. times (e.g. organizational chart, job profiles,
Top management shall assign the responsibility
 Check the extent to which this feedback ad- appointments, activity reports, surveys).
and authority for:
a) ensuring that the environmental management dresses the current status of environmental
system conforms to the requirements of this In- performance.
ternational Standard;
b) reporting on the performance of the environ-
mental management system, including envi-
ronmental performance to top management.
No changes apart from the requirement for top
management of the organization to appoint “one or
several specific management representative(s)
who, irrespective of other responsibilities, shall
have defined roles, responsibilities, and authori-
ties.”
Regarding reporting to top management, the new
standard specifically emphasizes the performance
of the environmental management system in
addition to recommendations for environmental
management system improvement. The latter are
included in 9.3 “Management review“ and 10.3
“Continual improvement.”

6.1 Actions to address risks and opportunities  Check that the organization maintains docu-  The standard does not require a formal risk
mented information about the identified risks management.
6.1.1 General
and opportunities (e.g. risk analysis, SWOT  Examples of opportunities:
The organization shall establish, implement and analyses, registers of risk-assessed environ-
mental aspects and compliance obligations,  Introduction of new technologies, financed
maintain the process(es) needed to meet the
emergency planning, strategy planning, risk by subsidies where applicable;
requirements in 6.1.1 to 6.1.4.
management (system)).  Improvement of energy efficiency.

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Standard clause including requirements Requirements for audit practice Additional information for auditors

 Check whether the documented risks and  Examples of risks in conjunction with other
When planning for the environmental management
opportunities appropriately reference (signifi- issues:
system, the organization shall consider:
cant) environmental aspects, compliance obli-  Language barriers;
a) the issues referred to in 4.1; gations, and, where applicable, other external
and internal issues.  Climate change;
a) the requirements referred to in 4.2;
 Check whether emergency situations have  Scarcity of resources.
c) the scope of its environmental management
system been included in the definition of risks and op-  Audit together with 6.1.2, 6.1.3 (and 8.2, if
portunities. applicable).
and determine the risks and opportunities, related  Check/verify how the organization identifies
to its environmental aspects (see 6.1.2), compli- and assesses risks and opportunities.
ance obligations (see 6.1.3) and other issues and
requirements, identified in 4.1 and 4.2 that need to
be addressed to:
– give assurance that the environmental man-
agement system can achieve its intended out-
comes;
– prevent, or reduce, undesired effects, including
the potential for external environmental condi-
tions to affect the organization.
Within the scope of the environmental manage-
ment system, the organization shall determine
potential emergency situations, including those that
can have an environmental impact.
The organization shall maintain documented
information of its:
– risks and opportunities that need to be ad-
dressed;
– process(es) needed in 6.1.1 to 6.1.4, to the
extent necessary to have confidence they are
carried out as planned.
The risks and opportunities related to the intended
outcomes of the environmental management
system may be related to environmental aspects,

12.2016
compliance obligations, and/or issues from other
areas.
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Standard clause including requirements Requirements for audit practice Additional information for auditors

It is useful to consider emergency situations during


environmental management system planning, as
they may present evident risks, but also opportuni-
ties.
Depending on the context in which the organization
operates, the method (to determine risks and
opportunities) may cover a simple qualitative
process or a complete quantitative assessment.
Documented information shall be available about
the risks and opportunities that must be taken into
consideration.

6.1.2 Environmental aspects  Verify that the organization maintains docu-  Indirect environmental aspects, e.g. by using
mented information about: products, customer-supplied products and ser-
Within the defined scope of the environmental
 environmental aspects and associated en- vices, disposal of products, outsourced, pro-
management system, the organization shall deter-
vironmental impacts, cesses etc. must be taken into account.
mine the environmental aspects of its activities,
products and services that it can control and those  criteria to determine significant environ-  Typical life cycle stages: Purchase of re-
that it can influence, and their associated environ- mental aspects, sources, development, production,
mental impacts, considering a life cycle perspec- transport/supply, use, disposal.
 identified significant environmental as-
tive.  The selection of the life cycle stages to be
pects.
When determining environmental aspects, the considered depends on their environmental
 Check the extent to which environmental relevance and the organization’s possibilities to
organization shall take into account:
aspects have been identified in a systematic, exercise influence and control; it generally in-
a) change, including planned or new develop- traceable, and plausible manner.
ments, and new or modified activities, products cludes own business processes and their di-
and services;  Check whether environmental aspects take rectly upstream and downstream life-cycle
appropriate account of the life cycle of activi- stages.
b) abnormal conditions and reasonably foreseea- ties, products, and services.
ble emergency situations.
 Ask whether the stages of the life cycle taken
The organization shall determine those aspects into account have been determined in a sys-
that have or can have a significant environmental tematic manner and, where appropriate, ac-
impact, i.e. significant environmental aspects, by cording to which criteria (e.g. the possibility to
using established criteria. exercise influence).
The organization shall communicate its significant
 Check that the environmental aspects also
environmental aspects among the various levels
include abnormal conditions and reasonably

12.2016
and functions of the organization, as appropriate.
foreseeable emergency situations.
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Standard clause including requirements Requirements for audit practice Additional information for auditors

The organization shall maintain documented  Check that in case of changes of activities or
information of its: products (services), the associated environ-
– environmental aspects and associated envi- mental aspects are identified and/or updated.
ronmental impacts;  Check that the criteria for the determination of
– criteria used to determine its significant envi- significant environmental aspects are appropri-
ronmental aspects; ate and plausible and that they have been ap-
plied systematically.
– significant environmental aspects.
 Ask how significant environmental aspects are
The new standard no longer requires documented
communicated in the organization.
procedures. However, a “set of interrelated or
interacting activities which transforms inputs into
outputs” must be noticeable as a minimum re-
quirement. This process can differ depending on
the respective situation.
The life cycle of the activities, products, and ser-
vices of the organization must be taken into ac-
count to determine the environmental aspects.
Changes must be taken into account and “abnor-
mal conditions and reasonably foreseeable emer-
gency situations” included.
The new standard now requires the organization to
define explicit criteria for determining significant
environmental aspects.
The requirement “The organization shall appropri-
ately communicate its significant environmental
aspects among the various levels and functions of
the organization” renders communication of the
organization’s significant environmental aspects
more active.
The new standards provides a more detailed list of
the information to be documented:
– the organization’s environmental aspects and
associated environmental impacts;
– the organization’s criteria used to determine its
significant environmental aspects;

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– the organization’s significant environmental
aspects.
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Standard clause including requirements Requirements for audit practice Additional information for auditors

6.1.3 Compliance obligations  Verify that the organization maintains current  A mere listing of the requirements of environ-
documented information about compliance ob- mental law without determination of the specific
The organization shall:
ligations (e.g. register of applicable legal re- legal requirements applying to the organiza-
a) determine and have access to the compliance quirements, list of approvals and permits, regu- tion’s own activities, products, and services is
obligations related to its environmental as- latory requirements, and other requirements of not sufficient.
pects; interested parties).  Other requirements by interested parties
b) determine how these compliance obligations  Ask for the organization’s regulations regarding include, but are not limited to:
apply to the organization; responsibilities, updating intervals, and com-
c) take these compliance obligations into account  Agreements with community groups or
munication within the organization. non-governmental organizations,
when establishing, implementing, maintaining
and continually improving its environmental  Check to what extent the organization provides  Agreements with public authorities or cus-
management system. access to compliance obligations (e.g. data- tomers,
bases, periodicals, newsletters, notifications
The organization shall maintain documented etc.).  Organizational requirements,
information of its compliance obligations.  Voluntary principles and codes of practice,
 Check that the organization has appropriately
The term “compliance obligations” replaces the determined how these compliance obligations  Voluntary labelling or environmental com-
term “applicable legal and other requirements to apply to the organization, and has informed the mitment,
which the organization has subscribed”; the mean- responsible persons in each case.
ing is the same.  Obligations based on contractual agree-
ments with the organization,
A note at the end of the sub-clause points out that
compliance obligations can result in risks and  Relevant standards of the organization or
opportunities. industry.

6.1.4 Planning action  Ask for the planning process (particularly


input/output).
The organization shall plan:
a) to take actions to address its:  Ask how the organization evaluates the eco-
nomic viability of planned actions and what de-
1) significant environmental aspects;
cision criteria it applies.
2) compliance obligations;
 Inspect planning documentation (e.g. action
3) risks and opportunities identified in 6.1.1;
plans, measurement and monitoring plans).
b) how to
1) integrate and implement the actions into its
environmental management system pro-
cesses (see 6.2, Clause 7, Clause 8 and
9.1), or other business processes;
2) evaluate the effectiveness of these actions

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(see 9.1).
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Standard clause including requirements Requirements for audit practice Additional information for auditors

When planning these actions, the organization


shall consider its technological options and its
financial, operational and business requirements.
The organization shall plan at a higher level the
actions that must be taken within the environmen-
tal management system to achieve the desired
outcomes.
In this context, the environmental management
system should be anchored in other business
processes where possible.
The planned actions cover areas including the
definition of individual or combined environmental
targets, and the integration into other environmen-
tal management system processes.
Some of these measures can be implemented
within the scope of other management systems.
The planning of measures must be appropriate,
meaningful, and also economically viable.

6.2 Environmental objectives and planning to  Verify that the organization maintains docu-  “Measurable” means that both quantitative and
achieve them mented information on environmental objec- qualitative methods can be applied.
6.2.1 Environmental objectives tives.  A statement on the achievement of the envi-
 Check that the organization’s environmental ronmental objectives must be verifiable.
The organization shall establish environmental objectives are appropriately related to its envi-
objectives at relevant functions and levels, taking ronmental policy, significant environmental as-
into account the organization’s significant environ- pects, and compliance obligations, and take
mental aspects and associated compliance obliga- into account the identified risks and opportuni-
tions, and considering its risks and opportunities. ties.
The environmental objectives shall be  Check whether the organization has defined
a) consistent with the environmental policy; environmental objectives for relevant areas.
b) measurable (if practicable);  Check whether the environmental objectives
c) monitored; are measurable (in as far as practical).
d) communicated;  Check whether, and to what extent, the envi-

12.2016
ronmental objectives have been communicated
e) updated as appropriate.
to persons carrying out activities under the or-
The organization shall maintain documented ganization’s control who may influence the
information on the environmental objectives. achievement of the environmental objectives.
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Standard clause including requirements Requirements for audit practice Additional information for auditors

ISO 14001:2015 especially emphasizes that envi-


ronmental objectives should be measurable and
shall be monitored, communicated, and updated as
appropriate.

6.2.2 Planning actions to achieve  Demand that the organization describes (in-  Evaluation of the outcomes shall be docu-
environmental objectives cluding inspection of the relevant documenta- mented as outlined in 9.1.1.
tion)
When planning how to achieve its environmental
objectives the organization shall determine:  which actions have been planned,
a) what will be done;  which resources will be needed,
b) what resources will be required;  who will be responsible,
c) who will be responsible;  when the actions will be completed,
d) when it will be completed;
 which criteria, including performance indi-
e) how the results will be evaluated, including cators, have been defined for evaluating
indicators for monitoring progress toward the outcomes and monitoring progress.
achievement of its measurable environmental
objectives (see 9.1.1).
The organization shall consider how actions to
achieve its environmental objectives can be inte-
grated into the organization’s business processes.
The organization shall consider how to integrate
actions to achieve its environmental objectives into
the organization’s business processes. (This
element again emphasizes the desired integration
of the environmental management system into the
organization's strategic business processes.)

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Standard clause including requirements Requirements for audit practice Additional information for auditors

7.1 Resources  Ask whether the organization has systematical-  Evaluation of the appropriateness of resources
ly determined/continuously verified the re- should take the organization’s economic situa-
The organization shall determine and provide the
sources that will be needed for the environ- tion into account.
resources needed for the establishment, imple-
mental management system.
mentation, maintenance and continual improve-
ment of the environmental management system.  Ask which decision-making processes have
been in place for defining the necessary re-
There is a general requirement for the organization sources.
to determine and provide the resources needed for
the establishment, implementation, maintenance,  Check whether the resources provided are
and continual improvement of the environmental appropriate regarding the scope of the envi-
management system. ronmental management system, the size of the
organization, the environmental policy, the sig-
Resources can cover human resources, natural nificant environmental aspects, etc.
resources, infrastructure, technology, and financial
resources.

7.2 Competence  Verify that proof of qualifications is available.  Conclusions regarding sufficient competence
 Request that the organization describes: can be drawn from the auditing of other ele-
The organization shall:
ments of the standard.
a) determine the necessary competence of per-  how it determines the required compe-
son(s) doing work under its control that affects tence,
its environmental performance and its ability to  the measures it takes to ensure compli-
fulfil its compliance obligations; ance with the competence requirements
b) ensure that these persons are competent on determined by the organization (e.g. train-
the basis of appropriate education, training or ing, mentoring, internal transfers, external
experience; commissioning),
c) determine training needs associated with its  how it determines and implements its train-
environmental aspects and its environmental ing needs,
management system;  how it evaluates the measures taken and
d) where applicable, take actions to acquire the how it proceeds if measures prove ineffec-
necessary competence, and evaluate the ef- tive.
fectiveness of the actions taken.  Interview employees and ask them for their
The organization shall retain appropriate docu- assessment regarding process effectiveness.
mented information as evidence of competence.

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Standard clause including requirements Requirements for audit practice Additional information for auditors

The previous emphasis on training is dropped.


Training is merely listed as one of the possible
measures to achieve the required competence.
Other possibilities are education and experience.
The requirement to determine training needs is
retained.
There is no extension of the requirements.

7.3 Awareness  Interview employees and ask them about


aspects including:
The organization shall ensure that persons doing
work under the organization’s control are aware of:  The extent to which they are informed
a) the environmental policy; about the existence of an environmental
management system.
b) the significant environmental aspects and
related actual or potential environmental im-  The extent to which they are affected per-
pacts associated with their work; sonally in their fields of activity.
c) their contribution to the effectiveness of the  The aspects they have to look out for spe-
environmental management system, including cifically.
the benefits of enhanced environmental per-  The consequences that may arise from
formance; failure to observe requirements and
d) the implications of not conforming with the achieve the planned environmental perfor-
environmental management system require- mance.
ments, including not fulfilling the organization’s  The information they can fall back on.
compliance obligations.  The contacts available to them, if neces-
Again, environmental performance is an aspect of sary.
which the persons doing work under the organiza-  Inspect records to see what measures have
tion’s control must be aware. been taken to promote the awareness of indi-
These persons should be aware of the existence viduals not directly employed by the organiza-
and purpose of the environmental policy, and their tion (e.g. service providers).
own responsibility to achieve compliance, including
the impact of their work on the organization’s ability
to fulfill its compliance obligations. (This is not
about learning by heart!)

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The new standard no longer requires documented


procedures in the meaning of defined workflows or
processes.

7.4 Communication  Verify that the organization maintains records  The organisation shall plan and realise the
of internal and, where appropriate, external process for internal and external communica-
7.4.1 General
communication. tion regarding the environmental man-agement
The organization shall establish, implement and  Request that the organization describes its system (communication strategy). This in-
maintain the process(es) needed for internal and “communication strategy” (top-down and bot- cludes communication
external communications relevant to the environ- tom-up, internal and external), including its im-  about what,
mental management system, including: plementation in the organization.  when,
a) on what it will communicate;  Check a sample of the communicated infor-  with whom,
b) when to communicate; mation for its “quality” and, where appropriate,
for the related responsibilities.  how.
c) with whom to communicate;
d) how to communicate.  Ask about the organization’s system for sug-  When specifying the communication pro-
gestions for improvement (taking into account cess(es) an organisation should take into ac-
When establishing its communication process(es), people who carry out activities under the or- count its type and size, its significant environ-
the organization shall: ganization’s control). mental aspects, the type as well as the
– take into account its compliance obligations; requirements and expectations of its interested
 Ask about the organization’s handling of que- parties.
– ensure that environmental information commu- ries and complaints.
nicated is consistent with information generat-
ed within the environmental management sys-
tem, and is reliable.
The organization shall respond to relevant com-
munications on its environmental management
system. The organization shall retain documented
information as evidence of its communications, as
appropriate.

7.4.2 Internal communication  Examples of topics of internal communication:


The organization shall:  Environmental policy,
a) internally communicate information relevant to  Significant environmental aspects,
the environmental management system among  Compliance obligations,

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the various levels and functions of the organi-
 Environmental objectives,
zation, including changes to the environmental
management system, as appropriate;  Environmental performance.
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b) ensure its communication process(es) ena-


ble(s) persons doing work under the organiza-
tion’s control to contribute to continual im-
provement.

7.4.3 External communication  Examples of external communication:


The organization shall externally communicate  Environmental report,
information relevant to the environmental man-  Sustainability report,
agement system, as established by the organiza-
 According to the applicable legal require-
tion’s communication process(es) and as required
ments (e.g. annual reports of company rep-
by its compliance obligations.
resentatives and company officers, statis-
Under the aspect “needs and expectations of tics, plant monitoring report).
interested parties” the new standard also requires
the organization to develop a communication
strategy that relates to external and internal com-
munication equally.
Consideration of the organizational structure is
essential for establishing successful communica-
tion processes to ensure communication between
the most suitable levels and functions.
ISO 14001:2015 also defines requirements con-
cerning the quality of the communicated infor-
mation and requires mechanisms for generating
recommendations for the continual improvement of
the environmental management system and envi-
ronmental performance.
The decision over whether to engage in external
communication or not remains with the organiza-
tion. Please note that information that has to be
passed to authorities, i.e. to one of the interested
parties of the organization, also forms part of
external communication.

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7.5 Documented information  Ask for the general structure of docu-  See list of required documented information
ments/proofs. ISO 14001:2015 (Annex 1).
7.5.1 General
 Carry out a document review (in stage 1, or in
The organization’s environmental management the case of major changes).
system shall include:
 Carry out random checks to test access and
a) documented information required by this Inter- navigation (e.g. in the case of web-based sys-
national Standard; tems).
b) documented information determined by the
 Carry out random checks to test access to
organization as being necessary for the effec-
relevant documents/proofs on site.
tiveness of the environmental management
system.
The differentiation of previous standards between
control of documents on the one hand, and control
of records on the other, is being dropped in favor of
control of documented information. This does not
involve any changes in content.
Information can be available in any format or
medium, both electronically and as a hard copy.
However, printing to enable this information to be
physically held is no longer necessary.
ISO 14001:2015 no longer requires documented
procedures.

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Given this, organizations should establish and


maintain documented information in a manner that
adequately ensures a suitable, appropriate, and
effective environmental management system. The
focus should be on the realization of the environ-
mental management system and the environmen-
tal performance, not on a complex control system
for documented information.
The documented information related to the envi-
ronmental management system may be integrated
into other information management systems real-
ized by the organization. This does not need to be
done in the form of a manual.

7.5.2 Creating and updating  Carry out random checks to verify that docu-
mented information, including identification,
When creating and updating documented infor-
format, and notes of approval, is available
mation, the organization shall ensure appropriate:
where needed.
a) identification and description (e.g. a title, date,
author, or reference number);  Ask for the principles applied to distribution,
access, and use.
b) format (e.g. language, software version,
graphics) and media (e.g. paper, electronic);  Ask whether the documents need to be pre-
pared in multiple languages.
c) review and approval for suitability and
adequacy.  Ask about control of changes (version control)
and storage and preservation.
7.5.3 Control of documented information
 Ask for the measures taken to ensure data
Documented information required by the environ- protection (e.g. restricted access authoriza-
mental management system and by this Interna- tion).
tional Standard shall be controlled to ensure:  Check external documents and proofs for their
a) it is available and suitable for use, where and identification and control (in as far as availa-
when it is needed; ble).
b) it is adequately protected (e.g. from loss of
confidentiality, improper use, or loss of
integrity).

12.2016
For the control of documented information, the
organization shall address the following activities
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Standard clause including requirements Requirements for audit practice Additional information for auditors

as applicable:
– distribution, access, retrieval and use;
– storage and preservation, including preserva-
tion of legibility;
– control of changes (e.g. version control);
– retention and disposition.
Documented information of external origin deter-
mined by the organization to be necessary for the
planning and operation of the environmental man-
agement system shall be identified, as appropriate,
and controlled.
The standard points out that identification, labelling
and format as well as control, and approval need to
be appropriate.

8.1 Operational planning and control  Ask which processes have been determined  In case e.g. environmental objectives or com-
for operational control. pliance obligations are not fulfilled, this could
[8.1.1 General]
 Ask which criteria the organization has defined be sign of insufficient control of relevant pro-
The organization shall establish, implement, con- to control these relevant processes. cesses, activities or services.
trol, and maintain the processes needed to meet  Typical documented information on process
environmental management system requirements,  Verify to what extent the organization main-
control include:
and to implement the actions identified in 6.1 and tains documented information on these as-
6.2, by: pects.  Definitions of special sequences of activi-
ties to be performed;
– establishing operating criteria for the pro-  Verify which environmental requirements are
cess(es); specified for procurement (e.g. contract design,  The required qualifications of the individu-
delivery specifications, risk-oriented evaluation als involved;
– implementing control of the process(es), in
accordance with the operating criteria. of suppliers).  Environmentally relevant limit val-
 Verify the effectiveness of the following pro- ues/parameters that must be observed;
The organization shall control planned changes
and review the consequences of unintended
cesses on the basis of documentation or on  Requirements regarding the materi-
site (in as far as applicable): als/hazardous substances used.
changes, taking action to mitigate any adverse
effects as necessary.  Operation of environmentally relevant pro-  Documented information evaluate conse-
duction plants and their supply and dispos- quences of intended changes (e.g. planned
The organization shall maintain documented al facilities; changes of processes) could be part of appli-
information to the extent necessary to have cations for investments.

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confidence that the processes have been carried  Servicing and maintenance of environmen-
out as planned. tally-relevant plants;
 Waste management;
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Standard clause including requirements Requirements for audit practice Additional information for auditors

ISO 14001:2015 no longer requires documented  Handling and storage of hazardous sub-
procedures. stances;
In ISO 14001:2015 this sub-clause has been  Storage, packaging and transport of prod-
extended by significant aspects: ucts;
– In addition to processes, this sub-clause re-  Handling of hazardous goods;
quires change management.  etc.
– The explicit requirement for control or – where  Ask how the organization controls changes in
this is impossible – the influencing of out- products, services, and activities (e.g. changes
sourced processes; in this context, the organi- of production processes or input materials),
zation decides on the extent of the control e.g. in the form of
needed within its own business processes (e.g.  forecasts on changes in the inputs and
procurement processes) or to control or influ- outputs (e.g. resources, energy, waste,
ence outsourced processes or suppliers of waste water, noise) and
products and services.
 monitoring of changes using suitable per-
The “environmental management system require- formance indicators.
ments” mentioned only in this clause refer to the
requirements and expectations that the organiza-
tion defines for, and communicates to, interested
parties (e.g. an internal function such as procure-
ment).
The requirement for “establishing, implementing,
and maintaining (a) documented procedure(s) to
control situations where their absence could lead
to deviation from the environmental policy, objec-
tives, and targets” has been rendered more flexible
in the new standard. The type and scope of docu-
mentation is left to the organization’s discretion.

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Standard clause including requirements Requirements for audit practice Additional information for auditors

[8.1.2 Outsourced processes]  Ask whether the organization has outsourced  Depending on the environmental impacts of
processes and, if so, which. these outsourced processes (risk assessment),
The organization shall ensure that outsourced
 Ask whether the organization has determined the organization should maintain descriptions
processes are controlled or influenced. The type
and implemented the type and extent of the of interfaces according to 8.1.1, e.g. in con-
and extent of control or influence to be applied to
possibilities to control and influence these pro- tracts/agreements with the relevant contractors
the process(es) shall be defined within the envi-
cesses. and suppliers.
ronmental management system.
 If processes or services are outsourced, the
In ISO 14001:2015 this sub-clause has been organization’s documented information should
extended by significant aspects: include a list of these processes and services,
– The explicit requirement for control or – where including
this is impossible – the influencing of out-  their environmental aspects and impacts
sourced processes; in this context, the organi- and
zation decides on the extent of the control
 the possibilities of controlling or influencing
needed within its own business processes (e.g.
these processes and services,
procurement processes) to control or influence
outsourced processes or suppliers of products  process descriptions, work instructions (ac-
and services. cording to 8.1.1) for relevant suppliers, contrac-
tors.
 Supplier audits may prove useful to control
implementation.

[8.1.3 Development process and life cycle  Ask whether the organization, within the scope  Environmental impacts of the products (and
perspective] of the development process, looks at environ- services) that can or must be taken into ac-
mental impacts of count include:
Consistent with a life cycle perspective, the organi-
zation shall:  development projects,  Energy consumption for the extraction/
 new products, and production and processing of the
a) establish controls, as appropriate, to ensure
raw/auxiliary materials, consumables and
that its environmental requirement(s) is (are)  services where appropriate, the semi-finished products used;
addressed in the design and development pro-
and does so for all stages of the life cycle that  Availability of the raw/auxiliary materials
cess for the product or service, considering
may be influenced by the organization. and the consumables used;
each life cycle stage;
 Inspect appropriate evidence (e.g. require-  Hazard potential involved in the use of raw
b) determine its environmental requirement(s) for
ments specifications, design reviews) in as far materials, auxiliary materials, and consum-
the procurement of products and services, as
as applicable. ables;
appropriate;
c) communicate its relevant environmental re-  Transport distances of the raw materials,
quirement(s) to external providers, including auxiliary materials, consumables, and

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contractors; semi-finished products;
 Service life/durability of the product;
 Resource consumption during product use
(in as far as relevant);
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Standard clause including requirements Requirements for audit practice Additional information for auditors

d) consider the need to provide information about  Check whether the organization provides  Possibility to disassemble/dispose of the
potential significant environmental impacts as- information about possible significant environ- product/component;
sociated with the transportation or delivery, mental impacts related to transport, delivery,  etc.
use, end-of-life treatment and final disposal of use, end-of-life treatment, and final disposal of
the products.  Possible control measures include:
products and services.
 Agreements with suppliers on the materi-
The organization shall maintain documented als, auxiliary materials, packaging, means
information to the extent necessary to have confi- of transport used;
dence that the processes have been carried out as
 Product design for easy disassembly;
planned.
 etc.
The life cycle perspective moves into the focus of
interest; however, it should once again be noted  Possible information, e.g. in operating instruc-
that the standard does not require extensive life tions on products, includes but is not limited to:
cycle assessment according to the ISO 14040 and  Information about possible emissions dur-
ISO 14044 standards. ing use;
As significant environmental impacts of the organi-  Information about efficient use to save re-
zation can also occur during raw material acquisi- sources;
tion, procurement, transport, delivery, use, or  Information on correct product disposal;
treatment at the end of the life cycle, all stages of  etc.
the life cycle need to be scrutinized. By providing
information, an organization may prevent or reduce
potentially adverse environmental impacts during
critical stages of the life cycle.

8.2 Emergency preparedness and response  Ask about the established processes on emer-  The requirements concerning emergency
gency preparedness and response. preparedness and response very much depend
The organization shall establish, implement and
 Check the extent to which the organization has on the hazard potential involved. In this con-
maintain the process(es) needed to prepare for
documented information, including lists of pos- text, the emergency situations to be deter-
and respond to potential emergency situations
sible hazards and emergency situations (haz- mined according to 6.1.1 shall be used as a
identified in 6.1.1.
ard analysis), emergency response plans, benchmark.
The organization shall: alarm plans, fire protection and/or evacuation
a) prepare to respond by planning actions to plans, emergency action plans for rescue
prevent or mitigate adverse environmental im- teams.
pacts from emergency situations;
b) respond to actual emergency situations;

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Standard clause including requirements Requirements for audit practice Additional information for auditors

c) take action to prevent or mitigate the conse-  Ask whether the organization has held and  Criteria for assessing the hazard potential
quences of emergency situations, appropriate documented training courses on how to be- could include:
to the magnitude of the emergency and the po- have in emergencies and carried out exercises  The amount of easily flammable/highly
tential environmental impact; and drills on possible emergency situations flammable and/or water polluting and/or
d) periodically test the planned response actions, (own employees, external employees). CMRT(+), radioactive substances at the
where practicable;  Check the organization’s responses to hazard- premises;
e) periodically review and revise the process(es) ous situations, including determination of the  The probability of flooding or earthquake;
and planned response actions, in particular af- cause and initiation of actions (if emergencies
have occurred).  Infrastructure (residential/industrial zone);
ter the occurrence of emergency situations or
tests;  Verify the availability of selected facilities and  The amount of fire loads.
f) provide relevant information and training relat- equipment for emergency preparedness and  Potential hazards and emergency situations
ed to emergency preparedness and response, response and inspect their condition where ap- (see also 6.1.1) can be caused e.g. by fire, se-
as appropriate, to relevant interested parties, propriate (e.g. fire protection equipment, emer- vere weather (storm, flood), leakages (pipe-
including persons working under its control. gency kits, drain covers, communication lines, tanks), defect filters (broken filter cloth).
equipment, smoke detectors, sprinklers).
The organization shall ensure that outsourced  Shift operations and company holidays should
 Interview members of the “emergency team” be included in the evaluation of effectiveness.
processes are controlled or influenced. The type
(where applicable).
and extent of control or influence to be applied to
the process(es) shall be defined within the envi-  Ask for details of the alerting of internal and
ronmental management system. external rescue forces and the defined inter-
faces to these forces.
Most of the requirements from sub-clause 4.4.7 in  Ask about the extent to which local residents
ISO 14001:2004 are described in more detail but have been informed of the organization’s be-
remain essentially unchanged. haviour in case of fire or release of hazardous
The standard now requires processes instead of substances (in as far as relevant).
procedures.
New requirements of this sub-clause include:
“The organization shall provide relevant infor-
mation and training related to emergency prepar-
edness and response, as appropriate, to relevant
interested parties, including persons working under
its control.”
The related requirements for documented infor-
mation are: “The organization shall ensure that
outsourced processes are controlled or influenced.

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The type and extent of control or influence to be
applied to the process(es) shall be defined within
the environmental management system.”
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Seite 70 VdTÜV-Merkblatt Umweltschutz 5502
Standard clause including requirements Requirements for audit practice Additional information for auditors

9.1 Monitoring, measurement, analysis and  Check the extent to which the organization  Monitoring (frequently without measuring
evaluation maintains documented information on this as- equipment) and measurement (with equip-
pect (e.g. measurement records, calibration ment) of significant environmental aspects at
9.1.1 General
notes, test and inspection certificates, service minimum is to take place for legal requirements
The organization shall monitor, measure, analyse and maintenance records, monitoring pro- (see 9.1.2) and to check achievement of the
and evaluate its environmental performance. grammes, trend curves, notices, reports to au- environmental objectives. For these areas, the
thorities). organization needs to identify suitable, informa-
The organization shall determine:
 Ask for the organization’s procedure for moni- tive indicators. In this case, evaluation can be
a) what needs to be monitored and measured; toring, measuring, analyzing, and evaluating integrated into or carried out within the scope
environmental performance and environmental of management review.
b) the methods for monitoring, measurement,
analysis and evaluation, as applicable, to en- management system effectiveness, including  Where appropriate, measurement specifica-
sure valid results;  Planned activities, tions may be included in the maintenance sys-
tem.
c) the criteria against which the organization will  Type and frequency,
evaluate its environmental performance, and  Where appropriate, external service provid-
 Criteria/indicators,
appropriate indicators; ers/laboratories must have accreditation.
 Evaluation,
d) when the monitoring and measuring shall be  Examples of indicators:
performed;  Evaluation of results.
 Emission loads, production outputs,
e) when the results from monitoring and meas-  Ask for the organization’s procedure to ensure
the use of properly calibrated and/or monitored  Waste per production output,
urement shall be analysed and evaluated.
and maintained monitoring and measuring  Heat consumption/sqm of heated floor
The organization shall ensure that calibrated or equipment. space.
verified monitoring and measurement equipment is
 Ask for the organization’s approach to internal  Number of environmental protection train-
used and maintained, as appropriate.
and external communication of the information ing courses/year.
The organization shall evaluate its environmental relevant for environmental performance.
performance and the effectiveness of the environ-
mental management system.
The organization shall communicate relevant
environmental performance information both
internally and externally, as identified in its com-
munication process(es) and as required by its
compliance obligations.
The organization shall retain appropriate docu-
mented information as evidence of the monitoring,
measurement, analysis and evaluation results.

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Standard clause including requirements Requirements for audit practice Additional information for auditors

To date, the focus of monitoring and measuring


has been on the significant characteristics of
processes with significant environmental impacts.
However, the standard now requires monitoring,
measuring, analysis and evaluation of the entire
environmental performance of the organization.
It does not require any procedures or processes,
as other clauses of the new standard do.
ISO 14001:2015 provides an extensive list of the
aspects that have to be determined by organiza-
tions.
In this context, special attention must be drawn to
the requirement for indicators in c), which is in-
cluded in ISO 14001:2015, to measure, monitor,
and ultimately improve the organization’s environ-
mental performance.
When determining what should be monitored and
measured, in addition to progress on environmen-
tal objectives, the organization should take into
account its significant environmental aspects,
compliance obligations, and operational controls.
Two further new requirements in 9.1.1 include:
1. The organization shall communicate relevant
environmental performance information, both
internally and externally …
2. The organization shall retain appropriate docu-
mented information as evidence of the monitor-
ing, measurement, analysis, and evaluation re-
sults.

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Seite 72 VdTÜV-Merkblatt Umweltschutz 5502
Standard clause including requirements Requirements for audit practice Additional information for auditors

9.1.2 Evaluation of compliance  Check the extent to which the organization  A noncompliance is not necessarily evaluated
maintains documented information on these as a nonconformity if, for example, it is identi-
The organization shall establish, implement and
aspects (e.g. handwritten notes, inspection fied and corrected by the organization’s envi-
maintain the process(es) needed to evaluate
records, internal audit records, evaluations and ronmental management system processes.
fulfilment of its compliance obligations.
measures that form part of management re-  The frequency of compliance evaluations must
The organization shall: views, internal communication, communication be determined on a risk basis, and can there-
a) determine the frequency that compliance will with authorities). fore vary.
be evaluated;  Ask about the process, e.g. for aspects such  The evaluation must refer to legal requirements
b) evaluate compliance and take action if needed; as frequency, planned activities, responsibili- and other compliance obligations (see 6.1.3).
ties, documentation, communication, and eval-
c) maintain knowledge and understanding of its  Depending on the regulation, evaluation can be
uation of results.
compliance status. performed as part of an internal audit or within
The organization shall retain documented infor- the scope of monitoring or measuring activities
mation as evidence of the compliance evaluation (9.1.1) or within the scope of measures for risk
results. mitigation (Clause 6).

The legal and other requirements which an organi-


zation has to fulfill or to which an organization
subscribes” now have equivalent importance.
Paragraph c) explicitly requires that the organiza-
tion maintains “knowledge and understanding of its
compliance status.”
The requirement for documented information is
retained.
The new standard now requires processes instead
of documented procedures.

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Seite 73 VdTÜV-Merkblatt Umweltschutz 5502
Standard clause including requirements Requirements for audit practice Additional information for auditors

9.2 Internal audit  Check whether the organization maintains a  Not all processes need to be audited annually.
risk-based audit programme including regular However, the entire system must be covered
9.2.1 General
updating (frequency, sites, processes, binding within the scope of a 3-year cycle.
The organization shall conduct internal audits at obligations, competence of internal auditors).  For internal audits based on sampling, justifica-
planned intervals to provide information on whether  Check the plausibility of the internal audit result tions must be provided for deviations from an-
the environmental management system: by comparing them to your own audit results. nual internal auditing. However, all sites must
a) conforms to  Check the extent to which documented infor- be subjected to an internal audit within a 3-year
1) the organization’s own requirements for the mation is available as proof of the implementa- cycle.
environmental management system; tion of the audit programme and its results (e.g.  Absence of conflict of interests, e.g. when an
2) the requirements of this international planning, audit reports, including records, cor- auditor is not independent of the audited activi-
standard; rective actions including evaluation of effec- ty, can be difficult to evaluate. Internal auditors
b) is effectively implemented and maintained. tiveness, competence of internal auditors, must never audit their own work.
communication of results).
9.2.2 Internal audit programme
The organization shall establish, implement and
maintain (an) internal audit programme(s), includ-
ing the frequency, methods, responsibilities, plan-
ning requirements and reporting of its internal
audits.
When establishing the internal audit programme,
the organization shall take into consideration the
environmental importance of the processes con-
cerned, changes affecting the organization and the
results of previous audits.
The organization shall:
a) define the audit criteria and scope for each
audit;
b) select auditors and conduct audits to ensure
objectivity and the impartiality of the audit pro-
cess;
c) ensure that the results of the audits are report-
ed to the relevant management.
The organization shall retain documented infor-

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mation as evidence of the audit programme and
the audit results.
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Standard clause including requirements Requirements for audit practice Additional information for auditors

Apart from a few deviations, the requirements are


the same as those defined in ISO 14001:2004,
4.5.5.
No audit procedure required.
The new standard requires organizations to man-
age changes and the “environmental importance of
the operations concerned” is extended to “envi-
ronmental importance of the processes con-
cerned.”
The requirement for documented information is
retained.

9.3 Management review  Ask about the organization’s general approach  A complete management review must be
to management review (e.g. frequency, central- conducted every year.
Top management shall review the organization’s
ized/distributed, continuous/one-time).  The organization must have sufficient current
environmental management system, at planned
intervals, to ensure its continuing suitability, ade-  Check the extent to which the organization inputs (e.g. internal audit results, fulfilment of
quacy and effectiveness. maintains documented information as evidence compliance obligations, status of environmen-
of the management review results (e.g. sepa- tal performance).
The management review shall include considera- rate complete report, agenda items of several
tion of:  The documented information of the results of
meetings, lists of participants, presentations, the management review must have been con-
a) the status of actions from previous manage- records). firmed by top management.
ment reviews;  Check the plausibility of management review
b) changes in: results by comparing them to your own findings
1) external and internal issues that are rele- (e.g. by interviewing participants, particularly
vant to the environmental management top management, checking of inputs).
system;
2) the needs and expectations of interested
parties, including compliance obligations;
3) its significant environmental aspects;
4) risks and opportunities;
c) the extent to which environmental objectives
have been achieved;

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Standard clause including requirements Requirements for audit practice Additional information for auditors

d) information on the organization’s environmen-


tal performance, including trends in:
1) nonconformities and corrective action;
2) monitoring and measurement results;
3) fulfilment of its compliance regulations;
4) audit results;
e) adequacy of resources;
f) relevant communication(s) from interested
parties, including complaints;
g) opportunities for continual improvement.
The outputs of the management review shall
include:
– Conclusions on the continuing suitability,
adequacy, and effectiveness of the environ-
mental management system;
– Decisions related to continual improvement
opportunities;
– Decisions related to any need for changes to
the environmental management system, in-
cluding resources;
– Actions, if needed, when environmental objec-
tives have not been achieved;
– Opportunities to improve integration of the
environmental management system with other
business processes, if needed;
– Any implications for the strategic direction of
the organization.
The organization shall retain documented infor-
mation as evidence of the results of management
reviews.

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Standard clause including requirements Requirements for audit practice Additional information for auditors

Only a few additional requirements, including


– Changes in the external and internal issues that
are relevant to the environmental management
system (context of the organization, expecta-
tions of interested parties). ISO 14001:2004 al-
ready required input to include “communica-
tion(s) from external interested parties including
complaints” (see 9.3 f). The new standard now
additionally requires consideration of changes
in the “needs and expectations of interested
parties, including compliance obligations”. Ac-
cording to the definition of “interested parties,”
this can also include changes in legal require-
ments, see definition 3.1.6. “Interested party.”
This replaces the requirement of
ISO 14001:2004, 4.6 g): “The input to man-
agement reviews shall include: [...] changing
circumstances, including developments in legal
and other requirements related to the organiza-
tion’s environmental aspects.” Changes in risks
and opportunities must now also be considered.
The standard also explicitly requires manage-
ment review to address the adequacy of re-
sources.
The new standard more precisely defines the
outputs of a management review, in particular
– the possibility of integrating the environmental
management system with other business pro-
cesses, if necessary;
– any implications for the strategic direction of the
organization.
The requirements for the documentation become
more flexible but are essentially retained.

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Standard clause including requirements Requirements for audit practice Additional information for auditors

10 Improvement  Ask the organization to describe how it deter-


mines its opportunities for improvement and
10.1 General
how it defines and implements the necessary
The organization shall determine opportunities for actions (related to 9.1, 9.2, 9.3, 6.2).
improvement (see 9.1, 9.2 and 9.3) and implement  Check the extent to which improvement of
necessary actions to achieve the intended out- environmental performance and of environ-
comes of its environmental management system. mental management system effectiveness is
When taking improvement actions, the organiza- actually noticeable on the basis of defined cri-
tion should take into account the results from the teria, including the relevant statements in the
analysis and evaluation of its environmental per- management review.
formance, the evaluation of fulfilment of compli-
ance obligations, internal audits and management
review.
Examples of improvement include corrective
actions, continual improvement, groundbreaking
changes, innovation, and reorganization.

10.2 Nonconformities and corrective actions  Check the general approach (e.g. recording,  Particular consideration shall be given to
When a nonconformity occurs, the organization cause analysis, follow-up, evaluation of effec- compliance obligations, internal audits, envi-
shall: tiveness, communication). ronmental objectives, environmental perfor-
 Check the extent to which documented infor- mance, process control requirements,
a) react to the nonconformity and, as applicable
mation is available for each nonconformity as responses to emergency situations etc.
1) take action to control and correct it;
proof of the corrective actions taken and their
2) deal with the consequences, including results (related in particular to 9.2, 9.3).
mitigating adverse environmental impacts;
b) evaluate the need for action to eliminate the
causes of the nonconformity, in order that it
does not recur or occur elsewhere, by:
1) reviewing the nonconformity;
2) determining the causes of the
nonconformity;
3) determining if similar nonconformities exist,
or could potentially occur;
c) implement any action needed;

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d) review the effectiveness of any corrective
action taken;
e) make changes to the environmental
management system, if necessary.
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Standard clause including requirements Requirements for audit practice Additional information for auditors

Corrective actions shall be appropriate to the


significance of the effects of the nonconformities
encountered, including the environmental
impact(s).
The organization shall retain documented
information as evidence of:
– the nature of the nonconformities and any
subsequent actions taken;
– the results of any corrective action.
The standard does not require any procedures or
processes for handling actual and potential
nonconformities and taking corrective and
preventive actions.
10.2 shows the environmental management
system to be primarily a tool of prevention.
The concept of preventive actions is now included
in clauses 4.1 “Understanding of the organization
and its context” and 6.1 “Actions to address risks
and opportunities.”
Apart from that there are no changes in content.

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Standard clause including requirements Requirements for audit practice Additional information for auditors

10.3 Continual improvement  Ask for proof of improvement according to  Continual improvement shall be proved with
10.1. the help of suitable indicators.
The organization shall continually improve the
suitability, adequacy and effectiveness of the  Check the organization’s problem awareness  In cases where improvement of environmental
environmental management system to enhance regarding the requirement of “continual” performance is difficult to prove with indicators
environmental performance. improvement in the context of the organization. (e.g. dure to changes in the product range), the
positive implementation of measures with re-
The emphasis is on the objective of improving the gard to the environmental performance shall be
organization’s environmental performance through demonstrated within the 3-year surveillance
continuous improvement. period.
The degree, scope and period of measures  These measures should be aligned with the
supporting continual improvement are determined best technique available, considering neverthe-
by the organization. less the cost effectiveness of their application.
Environmental performance can be improved by  If there is verifiably no potential for continual
applying the environmental management system improvement of the environmental perfor-
as a whole or improving one or more of its mance, alternative measures/projects (e.g. in-
elements. volvement in nature conservation projects, en-
vironmental sponsoring etc.) shall be taken into
consideration..

12.2016
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Page 80 VdTÜV-Merkblatt Environmental Protection 5502

Annex 1 – List of documented information ISO 14001:2015

Clause of ISO 14001:2015

4.3 Determining the scope of the environmental management system


The scope shall be maintained as documented information and be available to interested
parties.

5.2 Environmental policy


The environmental policy shall:
 be maintained as documented information;
 be communicated within the organization;
 be available to interested parties.
Lizensiert durch VdTÜV e. V. für TÜV SÜD Management Service GmbH gemäß Vereinbarung vom 11.11.2016

6.1.1 General
The organization shall maintain documented information of its:
 risks and opportunities that need to be addressed;
 process(es) needed in 6.1.1 to 6.1.4, to the extent necessary to have confidence they
are carried out as planned.

6.1.2 Environmental aspects


The organization shall maintain documented information of its:
 environmental aspects and associated environmental impacts;
 criteria used to determine its significant environmental aspects;
 significant environmental aspects.

6.1.3 Compliance obligations


The organization shall maintain documented information of its compliance obligations.

6.2.1 Environmental objectives


The organization shall maintain documented information on the environmental objectives.

7.2 Competence
The organization shall retain appropriate documented information as evidence of
competence.

7.4 Communication
7.4.1 General
The organization shall retain documented information as evidence of its communications, as
appropriate.
Seite 81 VdTÜV-Merkblatt Umweltschutz 5502 12.2016
Page 81 VdTÜV-Merkblatt Environmental Protection 5502

Clause of ISO 14001:2015

7.5 Documented information


7.5.1 General
The organization’s environmental management system shall include:
a) documented information required by this International Standard;
b) documented information determined by the organization as being necessary for the
effectiveness of the environmental management system.
NOTE The extent of documented information for an environmental management system can differ
from one organization to another due to:
 the size of organization and its type of activities, processes, products and services;
 the need to demonstrate fulfilment of its compliance obligations;
 the complexity of processes and their interactions;
Lizensiert durch VdTÜV e. V. für TÜV SÜD Management Service GmbH gemäß Vereinbarung vom 11.11.2016

 the competence of persons doing work under the organization's control.

7.5.3 Control of documented information


Documented information required by the environmental management system and by this
International Standard shall be controlled to ensure:
a) it is available and suitable for use, where and when it is needed;
b) it is adequately protected (e.g. from loss of confidentiality, improper use, or loss of
integrity).
For the control of documented information, the organization shall address the following
activities as applicable:
 distribution, access, retrieval and use;
 storage and preservation, including preservation of legibility;
 control of changes (e.g. version control);
 retention and disposition.
Documented information of external origin determined by the organization to be necessary
for the planning and operation of the environmental management system shall be identified,
as appropriate, and controlled.

8.1 Operational planning and control


The organization shall maintain documented information to the extent necessary to have
confidence that the processes have been carried out as planned.

8.2 Emergency preparedness and response


The organization shall maintain documented information to the extent necessary to have
confidence that the process(es) is (are) carried out as planned.

9.1 Monitoring, measurement, analysis and evaluation


9.1.1 General
The organization shall retain appropriate documented information as evidence of the
monitoring, measurement, analysis and evaluation results.
Seite 82 VdTÜV-Merkblatt Umweltschutz 5502 12.2016
Page 82 VdTÜV-Merkblatt Environmental Protection 5502

Clause of ISO 14001:2015

9.1.2 Evaluation of compliance


The organization shall retain documented information as evidence of the compliance
evaluation result(s).

9.2.2 Internal audit programme


The organization shall retain documented information as evidence of the implementation of
the audit programme and the audit results.

9.3 Management review


Lizensiert durch VdTÜV e. V. für TÜV SÜD Management Service GmbH gemäß Vereinbarung vom 11.11.2016

The organization shall retain documented information as evidence of the results of


management reviews.

10.2 Nonconformity and corrective action


The organization shall retain documented information as evidence of:
 the nature of the nonconformities and any subsequent actions taken;
 the results of any corrective action.

A.2 There is no requirement to replace the terms used by an organization with the terms used in
this International Standard. Organizations can choose to use terms that suit their business,
e.g. “records”, “documentation”, or “protocols”, rather than “documented information”.

A.3 “Documented information” replaces the nouns “documentation”, “documents” and “records”
used in previous editions of this International Standard. To distinguish the intent of the
generic term “documented information”, this International Standard now uses the phrase
“retain documented information as evidence of.” to mean records, and “maintain
documented information” to mean documentation other than records. The phrase “as
evidence of….” is not a requirement to meet legal evidentiary requirements; its intent is only
to indicate objective evidence needs to be retained.

A.7.5 An organization should create and maintain documented information in a manner sufficient
to ensure a suitable, adequate and effective environmental management system. The
primary focus should be on the implementation of the environmental management system
and on environmental performance, not on a complex documented information control
system.
In addition to the documented information required in specific clauses of this International
Standard, an organization may choose to create additional documented information for
purposes of transparency, accountability, continuity, consistency, training, or ease in
auditing.
Documented information originally created for purposes other than the environmental
management system may be used. The documented information associated with the
environmental management system may be integrated with other information management
systems implemented by the organization. It does not have to be in the form of a manual.
Seite 83 VdTÜV-Merkblatt Umweltschutz 5502 12.2016
Page 83 VdTÜV-Merkblatt Environmental Protection 5502

Clause of ISO 14001:2015

A.8.1 Operational planning and control


The type and extent of operational control(s) depend on the nature of the operations, the
risks and opportunities, significant environmental aspects and compliance obligations. An
organization has the flexibility to select the type of operational control methods, individually
or in combination, that are necessary to make sure the process(es) is (are) effective and
achieve(s) the desired results. Such methods can include:
[...]
f) determining the use and amount of documented information necessary.
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