PROCEDIMIENTO PARA ALERTA

Y RETIRO DE PRODUCTO Versión 01 ENERO 2018

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1. OBJETIVO

Establecer la responsabilidad, condiciones, procedimiento de trazabilidad, de notificación y retiro

de productos fabricados en la Planta de Lácteos El Líder para resolver en forma definitiva y de una
manera aceptable cualquier reclamo o devolución presentados por consumidores, vendedores
minoristas o mayoristas, y garantizar el retiro del mercado los alimentos no seguros de manera que
no afecten la salud de los consumidores.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para planta de producción, bodegas, rutas y distribuidores minoristas o
mayoristas y consumidores de Lácteos El Líder.

3. RESPONSABLES

 Gerencia General: Aprobar los recursos necesarios para el manejo adecuado de alertas y
retiro de producto(s) en el mercado fabricados en Lácteos El Líder.

 Coordinador de bodega: Velar por el correcto funcionamiento del procedimiento y mantener

información al día sobre las devoluciones generadas por su bodega.

 Calidad: Establece los procedimientos necesarios para tener claridad en el tema de

devoluciones. Realiza seguimiento a las devoluciones por calidad y las causas que las
generaron. Realiza la labor de discriminación de las devoluciones teniendo en cuenta los
parámetros dados para realizar esta labor además de elaborar los registros pertinentes.

 Analista de Devoluciones: Velar por la correcta selección de las devoluciones y exigir el

cumplimiento de los lineamientos establecidos por la compañía.

 Personal operativo, distribuidores, supermercados, otros: Recoger las devoluciones en

los diferentes establecimientos donde se comercialicen los productos de Lácteos El Líder.

4. FRECUENCIA

Se tendrán en cuenta dos frecuencias según corresponda:

 Cuando sea necesario de acuerdo al peligro inminente que represente un producto

deteriorado en el mercado.
 De acuerdo a la programación disponible en el cronograma de simulacros de “Alerta y retiro
de producto del mercado”.
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5. ANTECEDENTES

Un retiro (recall) es la acción de una empresa manufacturera para retirar producto del comercio
(por ejemplo, por ellos mismos, distribuidores o importadores) para proteger al público de consumir
productos adulterados o mal identificados. Aunque es decisión de la empresa retirar producto, el
INVIMA coordina con ésta para asegurar que se ha identificado adecuadamente el producto, así
como que haya sido retirado apropiadamente el producto del comercio mediante la verificación de la
efectividad de las actividades de retiro de la empresa manufacturera. El INVIMA también notifica al
público acerca de los retiros de producto.

Un retiro puede ser una alternativa para que el INVIMA detenga o incaute los productos
adulterados o mal identificados. Sin embargo, un retiro no evita o impide tomar otras acciones
adecuadas, tales como evitar alertas de salud pública o realizar detenciones o incautaciones de
productos, para mitigar el riesgo al público cuando la empresa manufacturera ha retirado
inadecuadamente el producto del comercio. El INVIMA investigará si esto es debido a una falla en la
estrategia de retiro de la empresa o la ejecución inefectiva de esa estrategia, y basado en sus
hallazgos, el INVIMA puede aplicar acciones contra la firma o su consignatario.

6. GLOSARIO:

6.1 Retiro (Recall) - El retiro por parte de una empresa de un producto distribuido en el
comercio cuando hay razón para creer que tales productos están adulterados o mal
marcados bajo la normativa legal vigente.

6.2 Clasificaciones de Retiros – De acuerdo al FSIS (Food Safety and Inspection Service) la
clasificación de los retiros debe ser evaluado desde el interés presentado por las entidades
de salud pública o el riesgo presentado por un producto que está siendo retirado, o
considerado para retiro, y clasifica el interés como uno de los siguientes:

6.2.1 Retiro Clase I - Situación de retiro inmediata que corresponde a una emergencia
relacionada con un producto que puede tener un efecto inmediato, adverso o de
largo plazo sobre la salud de los consumidores. Un ejemplo: Presencia de
patógenos.

6.2.2 Retiro Clase II - Situación de retiro prioritaria concerniente a un producto que puede
ser un potencial peligro para la vida o la salud. Por ejemplo, presencia de alérgenos
o presencia de materiales extraños de pequeño tamaño.

6.2.3 Retiro Clase III - Situación de retiro concerniente a un producto que no comporta
amenazas para la salud, pero que puede tener serias o extendidas consecuencias
en la relación con el cliente o en el prestigio de la empresa ante la opinión pública.
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6.2.4 Retiro externo - Retiro del mercado de un producto que haya sido distribuido y que
se encuentre más allá del control directo de la organización del productor.

6.2.5 Retiro interno - Retiro del mercado de un producto que se encuentra todavía bajo el
control directo del productor.

6.2.6 Retención - Retener un producto, ya sea que se encuentre en el mercado, en un

punto del proceso ulterior a la fabricación o en la etapa de expedición, cuando haya
pruebas de una disminución de la calidad o de un error de etiquetado.

6.3 Profundidad del Retiro - El nivel de distribución del producto hasta el cual el retiro debe
extenderse:

6.3.1 Nivel de Mayorista. El producto ha sido distribuido a un almacén, depósito o centro

de distribución donde no está bajo el control directo de la compañía productora.

6.3.2 Nivel de Detalle. El producto ha sido recibido por los intermediarios para venta a
hogares pero aún no ha sido vendido a los consumidores.

6.3.3 Nivel HRI. El producto ha sido recibido por consumidores institucionales.

6.3.4 Nivel de Consumidor. El producto ha sido vendido a hogares, sin embargo

cantidades fácilmente identificables pueden permanecer bajo el control de los
detallistas.

6.4 Extensión - Esto define la cantidad y el tipo de producto en cuestión. Hay factores usados
para determinar la extensión del retiro, tal como procedimientos de manufactura,
procedimientos de limpieza y desinfección de la planta y/o asignación de lotes.

6.5 Disposición - Esta es la acción de la compañía con respecto al producto retirado para
corregir la situación que condujo al retiro, tal como re-etiquetarlo, volver a procesarlo o
destruir el producto.

6.6 Comisión de Evaluación de Riesgos a la Salud - Un grupo de técnicos de las entidades

regulatorias y de control serán los primeros en revisar la relevancia de cualquier riesgo a la
salud humana. Si el riesgo a la salud pública presentado por un producto dado parece ser
único o de alguna manera inusual, se harán consultas a expertos en la materia.

7. ACTIVIDADES PROPIAS:

7.1 Cuando se genere la alerta sobre un posible problema a gran escala con algún producto se
debe iniciar la ruta de trazabilidad; se deben indagar la razón para retiro, nombre de la
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marca, nombre del producto, tipo de empaque, código de barras, fecha del empaque, fecha
de producción, si se vende o no por internet o catálogo, distribución, cantidad producida,
cantidad retenida en el establecimiento, cantidad distribuida.

7.2 Cuando la empresa decida retirar el producto por su propia iniciativa, deberá notificar
inmediatamente al INVIMA. En caso que sea el INVIMA, quién exija gestionar el
levantamiento, la empresa debe contactar rápidamente al personal del INVIMA.

Nota: El INVIMA debe ser alertado de la existencia de producto en mal estado o mal
etiquetado que este en el comercio a través de los propios recursos de la empresa y las
actividades de su personal o a través de otras fuentes; puede recibir información de la empresa
manufacturera o distribuidora, resultados de muestreos oficiales, observaciones o información
reunida por el personal de inspección y quejas de los consumidores.

7.3 Para la recuperación de productos no inocuos se debe caracterizar el motivo por el cual se
retirara el producto.

7.3.1 Evaluar si el producto es potencialmente no inocuo.

7.3.2 Establecer si el retiro del producto se debe a que puede ocasionar problemas de
salud al consumidor, problemas con entidades regulatorias o cualquier otro que
genere sanciones o similares.
7.3.3 Establecer si la empresa involucrada es un establecimiento autorizado para
fabricación o si es un producto importado.
7.3.4 Determinar que efectivamente no es apto para consumo.

7.4 Verificar inventarios y despachos para identificar a donde se ha enviado el producto y/o si
existen unidades disponibles en bodegas de almacenamiento.

7.5 Avisar inmediatamente a todos los sitios a donde se ha expedido el producto y se ordena
«un alto en las ventas».

Nota: Si el producto ya ha llegado a manos de consumidores finales, se debe contactar

a los minoristas y/o mayoristas y solicitarles una lista (de ser posible) con todos los
clientes que hayan recibido el producto.

7.5.1 Si se ha comprobado que el producto final está en manos de los clientes finales, se
deberá contactar con todos ellos, indicándoles bajo que entrega, que tipo de
producto, si se ha enviado en más de una ocasión, si hay varios lotes afectados,
cual ha sido el problema de inocuidad, etc., todo lo necesario para agilizar la
trazabilidad del producto.

Nota: El cliente deberá indicarnos que ha hecho con el producto no inocuo.

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7.6 Se informa a los medios de comunicación el nombre del producto, presentación y lote para
que lo difundan masivamente y alerten a la población de no consumir dicho producto.

7.7 Se informa a las entidades regulatorias, para que de ser necesario tomen cartas en el
asunto. A la entidad regulatoria se le deberá indicar los detalles del producto: nombre,
marca, fecha, presentación, código de barras, lote, caducidad, datos de contacto, datos del
fabricante del producto, etc.

Nota: Se debe tener en cuenta el alcance de nuestro producto alimentario para saber a
qué entidad regulatoria; si es solo regional o nacional.

7.8 Recoger el producto y hacerlo llegar al lugar de fabricación de ser posible en el menor
tiempo posible.

7.9 Destrucción del producto - Destruir los productos peligrosos o no inocuos. La forma de
destrucción será determinada por el análisis de peligros. Por ejemplo, puede ser destinado a
alimentación animal o reprocesado. La opción que tomemos deberá estar perfectamente
justificada y libre de riesgos.

7.10 De ser necesario y pertinente mantener informado a

clientes, autoridades y medios la evolución de caso.

7.11 Toda esta información debe quedar consignada en

nuestros procedimientos documentados (formatos).

8. REGISTROS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS

CÓDIGO/NOMBRE RESPONSABLE UBICACIÓN PERIODO

9. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA ELABORÓ APROBÓ CAMBIOS

Enero Johanna Katherine Versión Inicial del
1
2018 Gómez Romero Documento
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ANEXO 1
DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO