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UBERLÂNDIA – MG
BRASIL
EMISSÃO CÓDIGO ITEM NORMA
30/11/2010 IT-OP-013 N.A
Distribuição de Listas e Guias
VERSÃO PAG DE
006 1 44
1 – OBJETIVO
2 – REFERÊNCIAS
3 – ABRANGÊNCIA
4 – DESCRIÇÃO
Para acesso ao histórico do Cliente Geral, o usuário deverá acessar o SGL escolher o
menu SAC/Geral, em seguida clicar em Localizar (binóculo), posteriormente o usuário
deverá selecionar as opções nenhum/ SA em aberta/ Restrito/ Filtrar, escolher um
documento para ser resolvido em seguida clicar em histórico do documento.
Descrição: Este motivo se refere à solicitação de Lista/Guia e de clientes que não sejam
da própria localidade ou abrangência da lista solicitada.
Complemento
Referente Postura do Entregador
Não Recebeu Listas e Guias/ Outros
Solicitação de LTOG OPERAÇÃO
Quantidade de Guias/Listas Insuficientes
Cortesia de Exemplares Editados MANUAL DE INSTRUÇÕES DE TRABALHO
S/A BRASILEIRA DE EMPREENDIMENTOS – ALGAR MÍDIA
UBERLÂNDIA – MG
BRASIL
EMISSÃO CÓDIGO ITEM NORMA
30/11/2010 IT-OP-013 N.A
Distribuição de Listas e Guias
VERSÃO PAG DE
006 5 44
Este procedimento deve ser seguido quando o cliente agendar com o SAC a retirada de
Lista/Guia e ou solicitar a entrega.
Para liberar a retirada e entrega de Listas e Guias, nas Credenciadas, escritórios Algar
Mídia e CTBC o usuário deverá selecionar a opção enviar documento, em seguida
distribuidor.
Quando na cidade do cliente não tiver local para retirada da Lista/Guia, os mesmos
devem ser encaminhados via correio.
As Listas/Guias que são encaminhadas via Correio devem ser registradas no diretório
I/cr/Operação/distribuição/controle de envio de correspondência, para controle.
Descrição: O documento será aberto com este motivo quando o SAC, não conseguir,
identificar através do sistema SGL/distribuição/consulta situação, o motivo da não entrega
da Lista/Guia.
Para apuração dos documentos abertos por motivo de não recebimento de Listas/Guias
outros, o usuário primeiramente deverá consultar o relatório de distribuição gerado, no
menu distribuição consulta situação, selecionar a Lista/Guia a ser pesquisa e
posteriormente efetua a consulta por telefone ou logradouro.
Para identificar por qual motivo o cliente não recebeu a Lista/Guia, o usuário
primeiramente deverá pesquisar se o cliente saiu no relatório de distribuição e se o
endereço e os dados do cliente estão iguais às informações do documento, e
posteriormente seguir os seguintes passos de acordo com cada situação:
Para identificarmos por qual motivo o cliente não saiu no relatório, o usuário deverá
verificar no Sistema Vantive, quando foi à data instalação do telefone, se foi depois do
fechamento do cadastrado este documento deve ser encerrado como Causa: Nova
Instalação, caso o telefone não tenha sido instalado antes do fechamento e o cliente não
saiu no relatório de distribuição, verificar se não é problema de complemento, neste caso
o documento reclamação deve ser encerrado como complemento erro ocorrido em:
CTBC.
• Rubrica – Neste caso não podemos identificar quem recebeu a lista, sendo assim
a Lista/Guia será liberada para cliente e o documento deve ser encerrado como
Causa: falha procedimento distribuidor, erro ocorrido em: distribuidor.
Nos casos de cliente matéria paga (VIP), o responsável pela distribuição deverá
ligar imediatamente, para o cliente explicar o processo de entrega VIP, e repassar
as informações que estão registradas no SGL/DISTRIBUIÇÃO/CONSULTA
SITUAÇÃO, caso necessário enviar via fax ou e.mail do protocolo de entrega que
fica arquivado, nos no estoque externo (antigo almoxarifado).
Descrição: Este motivo se refere exclusivamente ao cliente que recebeu pelo menos 1
exemplar e deseja obter mais exemplares. Este documento deverá ser enviado para
análise e liberação.
E.mail e Telefone: Para atualização do Banco de Dados, através de e.mail e contato dos
consultores. O usuário deverá acessar o SGL/Distribuição/Quantidade Produtos.
Descrição: Este motivo se refere à forma que o exemplar foi entregue ou não ao cliente,
principalmente a forma de abordagem do entregador.
Separado por Lista/Guia, por edição, por intervalo (considera data de abertura),
opção de selecionar algumas causas ou todas, opção de separar por localidade,
opção para selecionar localidades específicas e opção para imprimir o documento
resumido e detalhado e por causa procedente.
Após o recebimento das documentações, deve-se preencher uma folha de rosto (veja
modelo abaixo).
O responsável pela contratação deverá também encaminhar e-mail para Jurídico com as
Informações do Contratante, bem como: forma de pagamentos, período do contrato,
valores, e qualquer outra necessária que contribua para elaboração do contrato.
O responsável pela contratação deverá também encaminhar e-mail para Jurídico com as
Informações do Contratante, bem como: forma de pagamentos, período do contrato,
valores, e qualquer outra necessária que contribua para elaboração do contrato.
Valor Anual: R$
Valor Mensal: R$
CONTRATADA:
Garantias: Sim (_) ou Não (__)
Especificar quais:
OBJETO DO CONTRATO:
Gestão Contratual Informar Responsável e resumo geral das ações necessárias na gestão:
Averiguações Docs. Societários Contra-Parte Sim ( ) ou ( )não* - Anexar documentos:
* Se responder não, descrever como foi averiguado a competência p/ assumir o contrato e motivo:
• Criar planilha para controle de vigência, preços, forma de pagamento, reajustes, etc.;
• Providenciar a retenção do pagamento por descumprimento de cláusulas (quando
houver previsão contratual);
• Exigir dos clientes/fornecedores documentos essenciais ao pagamento pelos serviços
prestados (desde que haja previsão contratual);
• Devolver a via do cliente/fornecedor após formalizado o contrato (com protocolo/AR);
• Manter uma cópia do contrato para sua gestão;
Quando da quitação da NF, Fatura, RPA ou Recibo, deverá ser exigido do fornecedor
(pessoa jurídica):
• Guia de FGTS quitada (GRF) do mês anterior a emissão da Nota Fiscal;
• Guia de INSS quitada (GPS) do mês anterior a emissão da Nota Fiscal;
• Folha de Pagamento Analítica, emitida por Estabelecimento, contendo a matricula do
funcionário, os impostos previdenciários de cada funcionário e o resumo final da Folha de
Pagamento);
• SEFIF / GEFIP completa, contendo:
• Protocolo / Comprovante de Envio ao INSS;
• Relatório Analítico de GPS;
• Relatório Analítico de GRF;
• RE – Relação de Empregados por Tomador;
• Comprovante de Declaração das Contribuições a Recolher à Previdência Social e a
Outras Entidades e Fundos por FPA´s Empresa;
CPF;
PIS ou NIT/NIS;
Em seguida definir os parâmetros de acordo com o critério que será usado para a
distribuição de Lista ou Guia e também conforme Plano de Campanha.
O usuário deverá digitar no campo descrição o nome do arquivo ex. Lista Uberaba, em
seguida escolher a campanha, categoria dos telefones (se é comercial, residencial ou
todos), Assinantes (todos, com matéria paga, sem matéria paga), Base Utilizada
(escolher qual cadastro será utilizado, do fechamento para geração paginação ou atual)
define a base operadora que será utilizada, se é o cadastro da data de fechamento para
Operação ou o cadastro atual, na opção relatório escolher todos, selecione as
localidades, em seguida clique em Salvar, digite o nome do relatório e clique resumo e
posteriormente em relatório.
No menu Quantidade está definido a tabela progressiva, que é utilizada para definição
da quantidade de Listas e/ou Guias que serão distribuídas. É uma tabela default (padrão),
não precisa ser preenchida pelo usuário.
Exemplo: Para cada três linhas instaladas em um único endereço, será distribuída
somente uma Lista e/ou Guia.
Junto com relatório resumo o responsável pela distribuição deverá apresentar para a
supervisão as informações pertinentes à distribuição do ano anterior, bem como: tiragem,
tipo de senha utilizada, sobras de Listas. A informação das últimas distribuições estará
disponível na pasta da distribuição da respectiva lista (de acordo com a matriz de
registro) no armário externo 12.
- 20% (vinte por cento) do montante serão pagos 10 dias antes do início da distribuição;
- 30% (trinta por cento) do montante serão pagos aos 50% da distribuição efetivada;
-20% (vinte por cento) do montante serão pagos 30 (trinta) dias após o término da
distribuição
Considerações Gerais:
Fornecer para o distribuidor, antes do término da distribuição, a relação dos locais, para
entrega, bem como armazenamento das “sobras” de Listas e Guias Telefônicos que, por
qualquer motivo, devidamente comprovado, não tenham sido entregues aos destinatários;
Escolha a opção distribuição SGL, selecione o arquivo a ser impresso dentro do campo
caminho arquivo, em seguida dê um titulo para o arquivo. Ex. Distribuição Lista 330/07,
posteriormente clique em carregar/imprimir.
Após a impressão dos relatórios, o responsável pela distribuição deverá checar se todas
as localidades foram impressas e posteriormente o relatório deve ser encaminhado para o
distribuidor.
Após impressão dos relatórios o responsável deverá levar o material (relatório, senhas,
contrato, e todo material de apoio) para fornecedor e treiná-lo conforme manual do
distribuidor de listas e guias, que está gravado no
i:/cr/Operação/distribuição/distribuição/manual Instrução Distribuidor.
Após o fechamento de todos os processos bem como: negociar com distribuidor, imprimir
relatório de distribuição, preencher e enviar os documentos necessários, notas fiscais etc,
o responsável pela distribuição deverá executar as seguintes obrigações:
• Efetuar a entrega das Listas ou Guias Telefônicos dos anunciantes (clientes matéria
paga) em 100% (cem por cento) das localidades de atuação da ALGAR MÍDIA,
inclusive em logradouros tidos como rurais, mediante a assinatura por extenso e de
forma legível da pessoa que a receber no relatório de entrega, de acordo com: a
quantidade de exemplares constantes nos protocolos de entrega, o prazo definido
entre as partes as especificações de cada Lista ou Guia;
• Efetuar a entrega das Listas ou Guias Telefônicos dos assinantes que residam em
área urbana, em 100% (cem por cento) das localidades de atuação da ALGAR
MÍDIA, mediante a assinatura por extenso e de forma legível da pessoa que a receber
no relatório de entrega, de acordo com a quantidade de exemplares constantes nos
protocolos de entrega;
• Deverá ocorrer a entrega de 100% (cem por cento) das Listas e Guias Telefônicos
constantes dos relatórios fornecidos ao fornecedor pela ALGAR MÍDIA, ressalvadas
as divergências encontradas no cadastro que impossibilitem a efetivação. Referidas
divergências devem ser comprovadas pelo fornecedor.
• Nos casos em que, por qualquer motivo, a Lista ou Guia Telefônico não seja recebido
na primeira visita domiciliar, obriga-se o fornecedor a deixar a notificação de visita,
com informação de como o “cliente/assinante” deverá proceder para obter sua Lista
ou Guia Telefônico;
• No início da distribuição, contatar 100% (cem por cento) dos assinantes que residam
em área rural, informando-lhes local e prazo para retirarem a respectiva lista ou guia.
• As distribuições devem acontecer de acordo com definições prévias formalizadas
entre ALGAR MÍDIA e Fornecedor, tais como, rotas iniciais, prazos, prioridade de
clientes, etc.
• Efetuar a entrega das Listas e Guias Telefônicos, quando houver necessidade, e que,
por qualquer motivo, não sejam recebidos pelos destinatários, nos locais indicados
Dentro da opção estatística o sistema traz um resumo de tudo que já foi executado na
distribuição, inclusive com gráficos.
3. Resumo da Entrega
5. Resumo Checagem
O e-mail deve ser encaminhado para TH (talentos Humanos), que ficará responsável em
repassar o aviso para todos os associados o mesmo processo deve ser feito quando a
distribuição for concluída.
Após o envio do e-mail o responsável pela distribuição deverá efetuar a entrega interna
da Lista/Guia que será distribuída.
O arquivo do protocolo de entrega esta no diretório:
cr/Operação/distribuição/protocolodistribuiçãointerna.
O responsável ficará responsável em agendar com o distribuidor o treinamento com os
entregadores no início de cada distribuição.
O Manual de Treinamento dos Entregadores esta disponível no diretório
Cr/Operação/distribuição/manualtreinamentodistribuidores.
Para gerar o relatório de Veiculação Especial o usuário deverá acessar o SGL, menu
relatórios/Operação/gerar etiquetas (VE), selecione a campanha/edição, escolher a opção
filtrar por período de inclusão, selecionar todas as localidades, clicar em gerar.
As Listas/Guias devem ser encaminhadas para o cliente VE, no máximo 10 dias após o
início da distribuição.
As Etiquetas devem ser geradas em 2 vias, uma para colocar no AR e a outra para colocar
no envelope.
Após o correio efetivar e devolver (AR) as entregas, as informações devem ser registradas
dentro do SGL/RELATÓRIOS/GERAR ETIQUETA
Somente não será aplicada a pena, nas localidades onde a ALGAR MÍDIA dispensá-lo,
formalmente.
percentual mínimo exigido, o Fornecedor deverá informar por escrito à ALGAR MÍDIA,
que de imediato fará a devida apuração. As referidas Listas ou Guias deverão ser
disponibilizados em Uberlândia, em local previamente informado pela ALGAR MÍDIA,
excetuando, se as localidades dos estados de Goiás e São Paulo, que deverão ser
disponibilizadas nos respectivos postos de distribuição, para que a ALGAR MÍDIA
providencie a retirada dos mesmos no prazo máximo de 03 dias após o término da
distribuição.
O faturamento das recolhas deve ser feito logo após o recebimento do check list e
fechamento da Recycleaner e pesagem Abc Inco, este documentos devem ser
arquivados na pasta recolha.
Após o término das distribuições, o fornecedor terá o prazo de 3 dias úteis para
encaminhar para ALGAR MÍDIA, o fechamento geral da distribuição, check list das
recolhas, e os relatórios de distribuição.
Assim que este fechamento chegar à ALGAR MÍDIA, o responsável pela distribuição
deverá checar todos estes materiais e documentos bem como: conferir se todos os
relatórios foram entregues e se as checagens foram realmente feitas dentro da
porcentagem de 3% (obrigação do distribuidor), verificar se os protocolos de entrega de
listas/guias nas credenciadas estão junto com o fechamento e devidamente preenchidos e
assinados, conferir se o check list das recolhas foram devidamente preenchido e assinado,
checar se todos os protocolos VIP estão assinados, com carimbo e ou cartão e se foi feita
a checagem 100% .
Quando no protocolo de entrega VIP estiver assinalado, que foi entregue Lista/Guia a mais
para cliente, o responsável pela distribuição deverá atualizar no banco de dados a
quantidade de lista/guia que foi entregue, desta forma já iremos deixar o Banco de Dados
atualizado para as próximas distribuições.
Ex. No protocolo estava para entregar 1 lista, porém o cliente solicitou mais 2 listas para o
entregador, neste caso o entregador ira entregar as 3 listas para o cliente e registrar a
nova quantidade Lista/Guia entregue para o cliente no protocolo de entrega.
5 – REGISTROS
- D/Robson
6- REVISÃO
7 – APROVAÇÃO
_______________________________
ENÉIA MENDES MORAIS
COORD. OPERAÇÃO E SAC