Nombre del curso: Desarrollo de Habilidades de Negociación
Código: 102024
Caso Empresa importadora y comercializadora de Vehículos
Después de muchos años en una reunión familiar, tres primos, Javier
Diaz, Mercadólogo, Oscar Roa, Administrador de empresas, especialista en talento humano, Julián Vargas, Contador, se encontraron, conversaron sobre sus vidas y sus profesiones y anhelos. Después de esa reunión siguieron reuniéndose y con el tiempo decidieron crear una empresa importadora y comercializadora de vehículos, debido a que apenas estaban iniciando, solo contrataron una secretaria, y dos asesores de ventas uno externo y otro interno. Ellos por su parte se desempeñaban como jefe de mercadeo y ventas, gerente general y contador financiero, respectivamente. La empresa logro crecer rápidamente ya que sus propietarios pusieron su mayor esfuerzo para lograr sus objetivos, esto hizo que la empresa ampliara su planta de personal, contratando 3 asesores de venta externos (a quienes no les agradaba ser vendedor interno o de mostrador, ya que las ventas eran más bajas), dos más internos, un asistente contable, una persona encargada de inventarios, un ingeniero de sistemas quien se encargaba de la página web de la empresa. El ingeniero, también adapto una app a las Tablet de los vendedores con el fin de que tengan conocimiento pleno de los vehículos con que se cuenta en el momento y sus características. Pese a esto, la app no permite actualizar el inventario de la empresa, por lo tanto, cada vez que se hace una venta el vendedor debe informar a la encargada de inventarios para que haga el respectivo procedimiento y comunique al ingeniero para que de baja en la app el vehículo vendido. En cierta ocasión, surgió un nivel de tensión entre el jefe de mercadeo y ventas con dos de sus asesores externos, ya que, en repetidas ocasiones, han realizado las ventas de los vehículos sin dar a conocer a la encargada de inventarios el respectivo movimiento. Esto ha hecho que cuando los otros asesores realicen las ventas, estas no se puedan hacer efectiva, y tengan que retractarse o pedir un tiempo mientras la importadora envía dicho vehículo. Frente a esta situación los asesores, solicitaron una reunión con los propietarios de la empresa y exigieron que se mejorara los sistemas de información (software) de la empresa ya que son desactualizados y no se tiene la información de los vehículos en tiempo real, así mismo, dieron a conocer que los asesores que no estaban informando sobre los vehículos vendidos estaban haciendo que ellos no cumplieran metas. El gerente general, les comento que iban a dar solución a los requerimientos que hacían, ya que tenían razón. Al día siguiente el gerente general cito a reunión al jefe de ventas y mercadeo y al contador con el fin de conocer la situación de la empresa, se socializaron los informes de ventas, contable y financiero; en dichos informes se vio reflejado que las ventas en el presente trimestre habían bajado respecto al trimestre anterior, y al mismo trimestre del año inmediatamente anterior, por su parte el informe financiero presentaba utilidades mínimas. En dicha reunión el gerente de manera respetuosa, pidió a sus primos que todos (los tres) debían de estar mas atentos a lo que ocurría con el personal de la empresa, que esas falencias que se vienen presentando no debería de ocurrir que los tres como propietarios y gerentes de cada área son culpable de lo que ocurre en la empresa. Por lo anterior, cada uno se comprometió a realizar un seguimiento mas oportuno a los procesos de la empresa especialmente en las áreas que son responsables. Así mismo al día siguiente de la reunión con sus socios, cito a reunión al personal (secretaria, asistente contable, asistente de inventarios, ingeniero de sistemas) dándoles a conocer su inconformidad. En la reunión el gerente: a la asistente administrativa, le comento que su función además de llevar los asientos contables, era verificar también que los inventarios estuvieran al día, por lo tanto, se requería que mejorara la comunicación con la encargada de inventarios quien al ver que los vehículos ya no se encontraban en la comercializadora inmediatamente debía de informar al ingeniero de sistemas para que los diera de baja. Ante esto, la encargada de inventarios culpo al ingeniero ya que la app creada era obsoleta, y era la herramienta que debía de informar sobre la salida de dichos vehículos, por lo tanto el único culpable de lo que sucedía era el ingeniero de sistemas, éste dijo que había realizado la app, con el fin de apoyar las ventas con respecto a las características y diseño de los vehículos, más no para controlar inventarios que quien debía de hacer eso e informar a la encargada de inventarios era la auxiliar contable o el contador, quienes se encargaban de las operaciones comerciales y contable de la empresa. La reunión termino, pero al final no se dio solución efectiva a lo acontecido. El gerente general, realizo una reunión individual con los empleados. Asistente contable y encargada de inventarios. Les dijo que el trabajo de ellos era de gran utilidad para la empresa, que tenían la posibilidad de crecer profesionalmente en la empresa, pero requería mayor compromiso en el desarrollo de sus funciones, que debíamos de aceptar los errores que cada uno cometemos, pero también subsanarlos. Ellos le dijeron que pensaban que estaban haciendo bien su trabajo, pero que era necesario dar un poco más que se comprometían a mejorar y hacer que la empresa continuara su crecimiento desde el rol que cada uno de ellos desempeñara, que estaban contentos por hacer parte de esa empresa. Ingeniero de sistemas. Le comento que estaba a gusto con el trabajo que venía realizando, que todas las herramientas o aplicaciones que creaba era de gran interés para el desarrollo de las actividades de la empresa, que le solicitaba que hiciera mejoras a la APP, con el fin de tener un buen sistema de información actualizado. El ingeniero, le comento que el no era culpable de lo que sucedía pero que por esos días ya había realizado mejoras a la app para que suministrara la información actualizada. Y que estaba muy a gusto con su trabajo ya que le permitía satisfacer sus necesidades y crecer profesionalmente. Vendedores que hacían bien sus funciones. Les agradeció el haber informado lo que sucedía, les dio a conocer la importancia de su rol en el desarrollo del objeto social de la empresa. Ellos comentaron que estaban muy a gusto con la empresa ya que llevaban más de 3 años en la misma y han crecido personal, familiar, laboral y profesionalmente. Dos de ellos solicitaron que si podían ser vendedores externos ya que uno tenía planes de casarse y el otro quería comprar una casa y las ventas externas les facilitaba hacer realidad sus sueños a lo cual el gerente accedió. Vendedores que hicieron mal sus funciones. Les hizo saber la importancia del cargo que desempeñan en la empresa, que lo realizado no estuvo bien hecho ya que trajo perdidas para la empresa, por lo tanto, las comisiones de ese mes se verían afectadas y que iban a pasar a ser vendedores internos (era una forma de “castigarlos”). O tomaban esa oportunidad, o si no debía prescindir de sus servicios. Los dos vendedores, tenían problemas económicos, renunciar al trabajo no era la mejor opción, aceptaron continuar. A los 15 días el jefe de ventas y mercadeo informo al contador y gerente que un asesor externo, había logrado la venta de 200 camionetas, con capacidad para 8 pasajeros, los carros que la empresa importaba eran automóviles con capacidad de 5 o 7 personas máximo, ya que eso era lo que le brindaba la importadora. Ante esta eventualidad, el gerente General, junto con el jefe de ventas y mercadeo, viajo a los Estados unidos, país de donde traían los automóviles, con el fin de lograr que la importadora, le consiguiera la cantidad de camionetas con las características que solicitaba el cliente. La importadora hizo gestiones correspondientes, pero no acepto el contrato debido a que sus proveedores no se comprometían a realizar ese tipo de vehículos, pero al ser ellos muy buenos clientes, el gerente de la importadora les dio el nombre de otra empresa que podría colaborarles. Dicha empresa estaba ubicada en CHINA, país con el cual nunca habían realizado ningún tipo de importación, desconocían diversos aspectos, como económicos, sociales, políticos, culturales, idioma, etc. Pero requerían hacer contacto con ellos con el fin de lograr hacer efectiva la venta de las camionetas, pedido que era de gran importancia para que la empresa lograra mayor crecimiento.