RESPONSABILIDADES

1. Del director general, secretaría general, subdirectores, jefes de oficina y directores

territoriales:
 Realizar documentos para el proceso de contratación.
 Proyectar antes del primer día hábil de noviembre de cada año al Coordinador del
GIT, el plan anual de adquisiciones.
 Asegurar que las adquisiciones correspondan al objeto del gasto del proyecto.

2. De la oficina asesora jurídica

 Señalar las cuantías para efectos contractuales con base en el presupuesto del
IGAC
 Estudio jurídico de ofertas cuyo presupuesto supere el 50% del valor de la menor
cuantía.

3. De la oficina informática y telecomunicaciones

 Tomar decisiones sobre la base de datos.
 Emplear mecanismo de autenticación electrónica para garantizar la seguridad de
la información.
 Fijar la forma en que se administran los datos en coordinación con el GIT.
 Atender los reclamos de los titulares de la información.
 Suministrar a los servidores públicos, contratistas los usuarios y contraseñas de
acceso a los servicios de red, correo que requieran para el desempeño de sus
funciones.

4. Del coordinador GIT gestión contractual y directores territoriales

 Solicitar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular de los datos
personales.
 Notificar al Titular sobre la finalidad de la recolección.
 Conservar la información de datos personales bajo las condiciones de seguridad
necesarias.
 Reportar ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando existan
violaciones a los códigos de seguridad.

5. Del grupo interno de trabajo gestión contractual de la sede central

 Realizar el trámite de los procesos contractuales que sean radicados por las
diferentes áreas en la Sede Central y en la Dirección Territorial por el director.
 Consolidar, someter a aprobación del Director General y publicar Sistema
Electrónico para la Contratación Pública, conforme lo exigido por Ley.

6. Del grupo interno de trabajo gestión financiera en la sede central

 Realizar la verificación financiera de las ofertas es procesos diferentes a
Contratación Directa y Mínima cuantía.
 Generar los certificados de disponibilidad presupuestal para el inicio de los
procesos contractuales.
 Generar los certificados de registro presupuestal de los procesos contractuales.
NORMAS
 DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES:
 Las respectivas dependencias deberán remitir al GIT el plan anual de adquisiciones, (según
guía de Colombia Compra Eficiente). Debe ser publicado en la página web del IGAC y en el
SECOP
 El Plan Anual de Adquisiciones no obliga al Instituto a efectuar los procesos de adquisición
que en él se enumeran.
DEL PROCEDIMIENTO EN LA ETAPA DE PLANEACIÓN:
 La elaboración del estudio del sector, requisitos habilitantes, criterios de evaluación, de
acuerdo con el plan anual de adquisiciones.
 Presupuesto oficial: indicando los rubros presupuestales: El valor estimado del contrato,
indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación.
 Plazo de Ejecución del Contrato a Celebrar: debe hacerse de tal manera que solo se
programen compromisos que se puedan recibir a satisfacción antes del 20 de diciembre de
cada anualidad.
 En el aviso de convocatoria se debe mencionar de si la convocatoria es susceptible de ser
limitada a MIPYME
DEL PROCEDIMIENTO EN LA ETAPA DE SELECCIÓN:
 Modificación de los pliegos de condiciones: A través de adendas (publicación entre las
7:00 a. m. y las 7:00 p. m. Adendas para modificar el cronograma, una vez vencido el
término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato.
DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN
 Licitación pública: La Licitación Pública está regulada en el artículo 30 de la ley 80 de 1993,
numeral 1 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007 y el Capítulo 2, Sección 1, Subsección 1 del
Decreto 1082 de 2015.
 Selección abreviada: Conforme a lo señalado en el artículo 2 numeral 2 de la Ley 1150 de
2007.
 El objeto del contrato no se puede modificar.
 Adición y prórroga del contrato: Las adiciones a los contratos pueden ser en bienes,
servicios, valor y tiempo. Las adiciones en valor deben contar con la correspondiente
apropiación presupuestal, los contratos no podrán adicionarse en más del 50% de su valor
inicial.
 Los contratos no son susceptibles a cederse, en caso de hacerlo deberá presentar una
solicitud que debe allegarse al GIT Gestión Contractual por lo menos con 3 días de
anticipación al término desde el cual se solicita la cesión.
DEL PROCEDIMIENTO DE LA ETAPA POSCONTRACTUAL.
 De la liquidación de los contratos: El artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por Ley
1150 de 2007 (Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución se prolongue en
el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación. La liquidación no será
obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la
gestión)
 Obligaciones posteriores a la liquidación:
Una vez el supervisor elabora el acta de liquidación, deberá remitirla al GIT para que se
revise y archive los documentos. Si dentro del contrato no se solicitaron garantías de
calidad y mantenimiento de las obras, se realiza el archivo del expediente para su
transferencia al archivo Central.
POLÍTICA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
 La base de datos a través de la cual se recopilan datos personales se denomina “ERP
Modulo Terceros”
 La autorización del titular no es necesaria por cuanto los datos recopilados se requieren
para el ejercicio de la misión del IGAC y en cumplimiento a normas Tributarias y del Código
del Comercio, estos datos se clasifican en Públicos.
 El límite temporal para utilizar la información, de los datos personales de los proveedores
será por el tiempo de 29 años a partir de la firma del contrato.