Entrando no mundo SAP:

Um resumo do Projeto SAP

na FICAP.

Aurélio Monteiro Neto

Gerente de Logística, FICAP S.A.

&

Paulo Cesar Moura Cabral

Gerente de TI, FICAP S.A.
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CONHECENDO A FICAP
OBJETIVOS DO PROJETO
ESCOLHA DO SOFTWARE
ESCOLHA DA CONSULTORIA
FASE 1: PREPARAÇÃO
FASE 2: BLUEPRINT
FASE 3: DESENVOLVIMENTO
FASE 4: TESTES INTEGRADOS E TREINAMENTO
FASE 5: GO-LIVE E ACOMPANHAMENTO
SEIS MESES DEPOIS…
CONCLUSÃO

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CONHECENDO A FICAP (FAB. RIO DE JANEIRO)

Cabos especiais de energia

Cabos telefônicos

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Fábrica de cabos especiais de energia e telefônicos – Rio de Janeiro

Terreno
96.000 (m2)

Área construída
58.300 (m2)

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CONHECENDO A FICAP (FAB. AMERICANA)

Cabos de Energia Padronizados

Fios esmaltados

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Fábrica de cabos padronizados de energia e fios esmaltados

Terreno
250.000 (m2)

Área construída
28.300 (m2)

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CONHECENDO A FICAP (VENDAS ANUAIS KR$)

Segmentos 2003 2004 2005

Telefonicos 2.421 20.037 24.351

Energia Cu 174.751 238.002 224.455

Energia Al 28.099 27.034 66.463

Esmaltados 87.210 133.882 127.875

Total 292.481 418.955 443.144

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OBJETIVOS DO PROJETO

• O Projeto SAP na Ficap nasceu da necessidade de se ter um

sistema de informática que possibilitasse:
• Maior eficiência operacional em seus processos.
• Servisse como base de dados única e confiável para tomadas de
decisões gerenciais.
• Processos sistematizados e independentes das pessoas.
• Tornar mais confiável e transparente seus processos críticos,
servindo de ferramenta fundamental para adequação da
empresa às normas da lei Sarbanes-Oxley.

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ESCOLHA DO SOFTWARE
A Ficap realizou durante 6 meses um processo de escolha de um
novo software com a participação de 5 empresas (SAP,
ORACLE, BAAN, DATASUL e MICROSIGA).
A SAP foi escolhida por causa das razões abaixo:
• É o melhor e mais completo software;
• É líder absoluto de mercado;
• Permitiria futuramente uma padronização dentro do grupo
MADECO;
• Dá garantias de futuro sólido (relação de longo prazo).

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ESCOLHA DA CONSULTORIA

A Consultoria contratada para implementação foi a Procwork.

Trata-se de uma empresa brasileira que conta atualmente com
mais de 2.000 funcionários e é certificada como “partner
GOLD” pela SAP.
A indicação da Procwork nos foi feita pela própria SAP.

Contratamos também a consultoria da SAP para realizar

“Project Review”.

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FASE 1: PREPARAÇÃO (EQUIPE)

• Definimos nossa equipe o quanto antes !

• Escolhemos nossos melhores key-users !

• Dedicação exclusiva !

• Preparamos os substitutos para os key-users.

• Toda a equipe tirou férias antes do projeto começar.

• Valorizamos nossa Equipe de TI.

• Realizamos treinamento motivacional.

• Treinamos nossos key-users nos respectivos módulos.

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FASE 1: PREPARAÇÃO (EQUIPE FICAP)

“Comitê Executivo”
Diretoria

Responsável Projeto
Daniel Quintal

Gerente Projeto Valéria

Change
Aurélio Monteiro

FI GL + FI CP/CR SD + LE MM + WM QM + ENG PA +
CO PP BASIS
FI AA + TR PA - PD

André Wagner Paulo José Luis Marcilio Marcos J.Bosco Carlinhos Marcus
Mendes César Guastes Svenson & Cléber e Marta

Cabral Vitor Quintino Lazaro Marco Aurélio Equipe TI

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FASE 1: PREPARAÇÃO (EQUIPE PROCWORK)

“Comitê Executivo”
Diretoria

Responsável Projeto
Jorge Bassalo

Tatiana & Gerente Projeto Katiane

ABAP Change
Alexander Bloomfield
Demétrio Costa

FI GL + FI CP/CR SD + MM + WM QM + ENG PA +
CO PP BASIS
FI AA + TR LES PA - PD

Bruno Sabrina Ulisses Ana Filipe Edson Adriano Ana Ortiz Sergio
Breves Campos Dutra Buchidid

Larissa Marcos Fabio Leonardo Claudia

Moura Marini Lundgren

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FASE 1: PREPARAÇÃO (INFRA-ESTRUTURA)

• Escolhemos uma sala ampla e sem divisórias.

• Formamos células de cada um dos módulos.

• Separamos uma sala para os ABAP’s.

• Reservamos pelo menos 2 salas para reuniões c/ Data SHOW.

• Montamos um quadro de avisos do projeto com percentual de
avanço e metas para todos os módulos.

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FASE 1: PREPARAÇÃO (DIVULGAÇÃO)

• Criamos concurso da logo-marca do projeto

• Divulgamos o projeto no jornal “FICAPORDENTRO”

• Realizamos 3 eventos de “kick-off” com a presença dos diretores

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FASE 2: BLUEPRINT

• Key-user aprendeu o SAP e consultor aprendeu nossos negócios.

• Revisamos alguns conceitos. O que fazíamos era o melhor ?

• Estimulamos o questionamento e o debate.

• Estabelecemos prazo para definições.

• Valerá o que será escrito !

• Utilização da ferramenta “InfoPak”.

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FASE 3: DESENVOLVIMENTO (MODULOS IMPLEMENTADOS)

Administrativo e
Financeiro CO FI FI - AA TR PW-SATI
(Contab.
Contab. + CR +
(Custos + Gestão) (Ativo Fixo) (Tesouraria) (Impostos)
CP)

Vendas e
Logística SD LES WM MM SAP-C
(Vendas + Fat.) (Frete) (Gest.
Gest. Armaz.)
Armaz.) (Cad+Compras) (Comissões)
Gestão da Produto
Operações Capacidade Acabado
PP QM
(PCP + Prod.)
Prod.) (Qualidade)

Recursos
Humanos PA PA-PD
(Folha de Pgto.)
Pgto.) (Gestão RH)

Informática
Basis
(Suporte)

Auditoria
AIS

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FASE 3: DESENVOLVIMENTO (ARQUITETURA DO SISTEMA)

Sistema Cotações Ganhas !

Cotações
Comerciais

Custo
Reposição
SAP Listas Técnicas
Roteiros de Fabricação

Sistema Sistema
Custo Engenharia
Reposição
Listas Técnicas
Roteiros de Fabricação

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FASE 3: DESENVOLVIMENTO (CONTROLE DE LANCES)

ORDEM VENDA ESTOQUE ACABADO

1000 m 800 m 700 m

ORDEM PRODUÇÃO

1000 m

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FASE 3: DESENVOLVIMENTO (SAP CONSOLE)

PCP ORDEM PRODUÇÃO

CONTABILIDADE SAP CONSOLE

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FASE 3: DESENVOLVIMENTO (CARGA DE DADOS)

• Limpeza de Dados e Conciliação Físico-Contábil.

• Informações inexistentes.

• Pessoa dedicada !

• Criação de mandante específico para testes de carga.

• Conferência minuciosa da carga pelos Key-Users.

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FASE 4: TESTES INTEGRADOS

• Foram simulados cerca de 20 cenários distintos em 2 semanas.

• Todos os testes foram feitos no auditório, onde montamos nossa

“nave espacial”.

• No último cenário, convidou-se toda a empresa para assistir.

• Está funcionando !

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FASE 4: TREINAMENTO

• Foram treinados 200 usuários finais em 3 semanas.

• Foram montadas 4 salas de treinamento no RJ, 2 em Americana +

1 em São Paulo. Todas c/ data show.

• Treinou-se bem o essencial. Detalhes vêm com a prática.

• Cada usuário recebeu uma apostila com todas as transações

ensinadas no curso.

• Treinamos mais de 300 operadores na utilização do SAP

Console.

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FASE 5: GO-LIVE E ACOMPANHAMENTO

• Adm. e Financeiro: Impacto Baixo, tivemos um pequeno

problema no Contas a Pagar que durou 3 dias. Primeiro
Fechamento Contábil ocorreu no 17º dia (dentro de nossas
previsões).
•Vendas e Logística: Impacto praticamente zero, tendo a
primeira nota fiscal sendo emitida logo no primeiro dia.
• Operações: Impacto Médio. Fábrica Americana os impactos
foram baixos.No Rio houve problemas na área de PCP que
causaram atrasos na produção de aproximadamente 5 dias.

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SEIS MESES DEPOIS...

• Sistemas estabilizados com números de faturamento e

produção normais já a partir do segundo mês.
• Último fechamento contábil ocorreu no 5º dia útil.
• Estabelecemos uma fase de maturação de 3 meses pós projeto
onde não desenvolvemos mais nenhuma customização.
• Elaboração por parte de cada área de um plano de melhorias
que será aprovado pela própria diretoria, escolhendo aqueles
que realmente agregam valor ao negócio.
• Novo grande desafio: Preparação para Sarbanes-Oxley

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CONCLUSÃO (CRONOGRAMA FINAL)

• Fase 1 – Preparação do Projeto : 15 dias;
• Fase 2 – Elaboração do Escopo Trabalho: 2 meses;
• Fase 3 – Parametrização Sistemas: 6 meses;
• Fase 4 – Testes Integrados e Treinamento: 1 mês;
• “GO LIVE” : 07/07/05
• Fase 5 – Acompanhamento Produção: 1 mês;
• Projeto SAP: Tempo total previsto: 8 meses
Tempo total realizado: 10 meses *
* Atraso deveu-se principalmente aos desenvolvimentos p/ controle
lance.
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CONCLUSÃO (OUTRAS ATIVIDADES)

• Baixa Plataforma Sistema Legado (Engenharia, Cotação);

• Interface com sistemas remanescentes (Engenharia, Cotação);
• Expansão de Infra-Estrutura de Rede RJ e AM;
• Implementação de Coletores de Dados no chão de fábrica;
• Renovação Parque Micros;
• Construção Nova Sala de Servidores;
• Auxílio a área de auditoria na elaboração de fluxos
operacionais.
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CONCLUSÃO (FATORES DE SUCESSO)

• Comprometimento e total apoio de toda a Diretoria !
• Escolha dos melhores usuários chaves com dedicação
exclusiva !
• Boa qualificação e comprometimento dos consultores;
• Boa integração entre consultores e key-users (Ambiente
positivo);
• Cumprimento rigoroso de prazos e metas em todas as fases;
• Controle do número de ABAP’s (Somente os indispensáveis !)
• Boa comunicação entre a Equipe do Projeto e o Resto da
Empresa.
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Aurélio Monteiro Neto

Telefone: (21) 3362-7319
E-mail: aurelio@ficap.com.br

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