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UNIDAD DIDÁCTICA
Una base de datos es un conjunto de información relacionada, agrupada como un todo. Un ejemplo
típico de base de datos sería una agenda telefónica, en la que introducimos por cada persona su nombre,
apellidos, dirección y teléfono. Si tuviera que representar la información contenida en la agenda pensaría en una
tabla.
Para Access una base de datos está formada por las tablas que contienen los datos, así como los
objetos relacionados: consultas, formularios, informes, macros y módulos. La propia tabla también es un objeto.
En Access un objeto es todo lo que puede poseer un nombre.
Access es un sistema de gestión de bases de datos relacionales. Las tablas relacionales están
formadas por filas, denominadas registros, y por columnas, denominadas campos. La intersección de una fila y
de una columna se llama dato o elemento de la tabla.
En la mayoría de los casos una única tabla no satisface todos nuestros problemas y será necesario
utilizar más de una. A la hora de diseñar las tablas, es decir, definir los campos que a va contener, hay que evitar
la duplicidad de la información.
Campos
Registro
Dato
Todo este conjunto de información se denomina tabla. Por tanto se puede definir una tabla como un
bloque compacto de información homogénea.
Una base de datos relacional permite establecer y gestionar relaciones complejas entre los datos de
distintas tablas al mismo tiempo, a través del contenido de un campo común.
Para ayudar a ilustrar los conceptos claves en la creación de una aplicación con Access, dedicaremos el
presente capítulo a diseñar una aplicación de ejemplo, se trata de la base de datos necesaria para poder llevar a
cabo las actividades propias de un video club: registro de clientes y películas, control de devolución de películas,
impresión de listados, etc.
El primer paso para conseguir un diseño eficiente es definir claramente las necesidades de información y
objetivos. En el funcionamiento normal de un video club podemos definir los siguientes requisitos:
Cuando una película es prestada, se deberá tomar nota de la misma, del cliente que la toma y de la
fecha en que se lleva a cabo el préstamo.
Cuando una película es entregada por el cliente deberemos comprobar que se realiza en la fecha
correcta, además indicaremos que dicha película se encuentra disponible.
Debe existir la posibilidad de disponer de listados completos de películas, clientes, películas prestadas
en cada momento, películas prestadas a un determinado cliente, etc.
Desarrollo de diversos tipos de informes: número de veces que ha sido prestada una determinada
película, lista de clientes que posee una película prestada y que no la han entregado en la fecha
correcta, etc.
En nuestro caso, y para satisfacer los requisitos anteriores diseñaremos una base de datos que deberá
poseer tres tablas:
Un registro de clientes, que posee una serie de datos relevantes de cada uno de los clientes dados de
alta en el video club: código de cliente, nombre, apellidos, dirección, población, teléfono y D.N.I.
Un catálogo de las películas a disposición en el video club que relacione los siguientes datos: Código de
película, título y sección.
Una listado de préstamos que contenga aquellas películas que han sido prestadas, y que además nos
permita determinar el cliente que ha tomado la película, la fecha de salida de la misma y si ésta ha sido
ya devuelta o no.
Para crear la nueva base de datos “Video Club.mdb” que posteriormente contenga las tablas necesarias,
sigue los siguientes pasos:
En primer lugar crearemos la tabla en la que posteriormente se introducirán los datos de los clientes
dados de alta.
6º.- Con los tres pasos anteriores acabas de definir el primer campo de la tabla de Clientes.
7º.- En la segunda línea introduce los siguientes datos, correspondientes al campo Nombre:
9º.- Sigue los pasos anteriores para crear el resto de campos de la tabla con los siguientes datos:
10º.- Una vez introducidos todos los campos de la tabla de clientes, cerramos la ventana Tabla1 : Tabla.
Aparecerá un mensaje que nos preguntará si deseamos guardar los cambios de diseño en la Tabla 1.
Haz clic en el botón Sí.
12º.- Por último, responde Sí a la pregunta de si deseas crear una clave principal para la tabla. Acabas de
crear la primera tabla de la base de datos.
Para completar la base de datos necesitamos crear dos tablas más: “peliculas” y “prestamos”. Pero en
este caso serán importadas de otra base de datos en la que ya fueron creadas.
1º.- Abre el menú Archivo, selecciona el apartado Obtener datos externos y marca la opción Importar...
2º.- Busca y selecciona, en la ventana Importar, el archivo “Video Club Aux.mdb” y haz clic en el botón
Aceptar.
1º.- Haz doble clic en la tabla Clientes. Se abrirá la ventana que nos permite introducir datos en dicha tabla.
2º.- En primer lugar cambiaremos el ancho de las columnas correspondientes a cada campo. Para ello sitúa
el puntero del ratón el borde derecho de aquella columna, cuyo ancho desees cambiar. Cuando el ratón
adquiera de la forma de doble flecha arrastra el puntero hasta conseguir el nuevo ancho. Establece, por
tanto, un ancho adecuado para cada uno de los campos en función del tamaño de los datos a almacenar
por cada uno de ellos.
3º.- Introduce en la primera línea los datos correspondientes al primer cliente, por ejemplo, tus propios datos
personales. Recuerda que el campo Codigo es rellenado automáticamente por Access, al ser de tipo
Autonumérico.
4º.- De esta forma acabas de introducir el primer registro o ficha de cliente en la tabla Clientes.
5º.- Continua si lo deseas introduciendo nuevos datos de muestras en la fila dos y sucesivas.
6º.- Una vez introducidos los datos de muestra cierra la ventana Clientes :
Tabla.
Cuando creamos una relación, estamos indicando a Access cómo los registros de una tabla se
relacionan con los registros de otra. Por ejemplo, las tablas Clientes y Prestamos se encuentran relacionadas
debido a que ambas posee los campo comunes Codigo y CodigoCliente, que permiten a una tabla referirse a la
otra.
Al abrir la tabla Prestamos se puede observar que cada registro posee un código de cliente que deberá
coincidir con alguno de los existentes en la tabla Clientes. Es decir, que en este caso pueden existir clientes que
no hayan realizado préstamos, pero no pueden existir préstamos realizados por clientes que no existen en la
base de datos. Además, un mismo cliente puede poseer varios registros de préstamos de película. Esta relación
se denomina de uno a muchos.
2º.- Surge la ventana Mostrar tabla. Selecciona las tres tablas que
aparecen (recuerda, utiliza la tecla Control) y haz clic en los
botones Agregar y Cerrar sucesivamente.
12º.- Cierra la ventana Relaciones y abre las tablas Clientes y Películas y observa los cambios ocurridos.
Después de haber diseñado una tabla, estamos en condiciones de introducir datos en ella, pero siempre
en el modo vista Hoja de datos. Recuerda que en los campos de tipo Autonumérico no se puede introducir
información. Para pasar al siguiente campo, pulse, la tecla Tab.
2º.- Haz doble clic sobre la tabla Películas, para mostrar la vista Hoja de datos que nos permite introducir
información en dicha tabla.
3º.- En la columna de la izquierda aparece el punto de inserción: la barra vertical intermitente, que indica que
Access preparado para recibir datos.
El cuadro gris situado en la parte izquierda del primer campo de cada registro se denomina selector de
registro. A medida que se añaden nuevos datos o se modifican los existentes en el selector de registros, pueden
aparecer los siguientes iconos:
Lápiz, . Indica que está introduciendo o editando la información en un campo del registro activo. Para
pasar al siguiente campo, pulsa la tecla Tab.
Los registros quedan almacenados al mover el selector de registro con las teclas de movimiento arriba o
abajo. También al ejecutar Archivo → Cerrar o Archivo → Guardar.
Si no has guardado los cambios en el registro actual (el lápiz aparece en el selector de registro), puede
deshacer todos los cambios realizados en el campo actual, al pulsar la tecla Esc o al ejecutar Edición →
Deshacer Escribir o al hacer clic en el botón Deshacer campo/registro activo, , de la barra de herramientas.
1º.- Desde la vista Hoja de datos de la tabla ejecuta Edición → Nuevo registro o haz clic en el botón de
la ventana de la tabla de datos. El punto de inserción se sitúa en un registro en blanco al final de la tabla.
3º.- Mueve el puntero de inserción a otro registro para guardar el nuevo registro.
1º.- En la vista Hoja de datos de la tabla selecciona el campo o campos contiguos que deseas copiar.
3º.- A continuación, sitúa el punto de inserción en el campo donde deseas copiar. Si deseas copiar más de
un campo, selecciónalos.
1º.- En la vista Hoja de datos de la tabla selecciona el registro cuyo contenido deseas copiar.
3º.- Ejecuta Edición → Pegar datos agregados. Access copia el registro al final de la tabla.
2º.- Haz clic en el botón Eliminar registro , de la barra de herramientas. Los registros borrados no se
pueden recuperar.
Una consulta es un objeto fundamental de la base de datos que permite elaborar preguntas sobre la
información almacenada en su base de datos. Se emplearán las consultas para seleccionar los datos específicos
que después podrán ser presentados en los formularios o impresos mediante informes.
Aunque puede parecer obvio, es importante mencionar que las consultas representan el mecanismo de
interacción más sobresaliente que se puede tener con la base de datos.
La ventana Consulta presenta un cierto número de características y herramientas que puedes utilizar
para construir potentes consultas, de manera rápida y fácil.
Tablas incluidas en la
consulta
Campos
seleccionados
Opciones de orden
Cuadrícula QBE
Criterios de selección
Para crear una consulta en Access, emplearemos la cuadrícula gráfica QBE (Query-By-Example).
Access permite definir consultas arrastrando y colocando los campos de las tablas desde una lista hasta la
cuadrícula QBE. Solo se ha de proporcionar entonces el texto, los números y las expresiones que han de
cumplirse cuando se seleccionan los registros, en otras palabras, proporcionar un ejemplo de los datos que se
están buscando.
Se trata de crear una consulta sobre la tabla de Prestamos, de manera que solamente se muestren
aquellas líneas de registros en los que la película no haya sido devuelta.
7º.- Acabas de añadir aquellos campos que serán mostrados en la consulta, únicamente queda por
establecer el criterio o criterios de la misma.
8º.- Dentro de la cuadrícula QBE, haz clic en la casilla de intersección de la fila Criterios: con la columna en
la que has introducido el campo Devolucion. Escribe el criterio “No”, de esta forma la consulta mostrará
únicamente aquellos registros
cuyo valor en el campo
Devolucion sea No.
10º.- Haz clic en la casilla de intersección de la fila Orden: con la columna en la que se ha incluido el campo
FechaSalida.
11º.- La casilla seleccionada se transforma en una lista desplegable. Abre dicha lista y selecciona la opción
Ascendente.
12º.- Cierra la ventana Consulta1 y contesta Sí a la pregunta de si deseamos guardar los cambios para la
consulta.
La mayoría de las aplicaciones de Access emplea los formularios para la presentación de los datos de la
base de datos y para introducir los nuevos datos en la misma. Los formularios de Access son como las fichas de
papel que se utilizarían en un sistema manual de archivo de registros.
Utilizaremos el Asistente de creación de formularios para crear una ventana que nos permita visualizar y
editar los datos de los clientes existentes, así como dar de alta a nuevos clientes.
1º.- En la ventana Base de datos, haz clic en el objeto Formularios. A continuación haz clic en el botón
Nuevo.
9 Campos disponibles, que muestra todos aquellos que pueden ser añadidos al formulario
9 Campos seleccionados, en la que aparecen los campos que realmente serán incluidos en el
formulario.
6º.- Para añadir todos los campos disponibles a nuestro formulario, haz clic en el botón . Podríamos
haber añadido los campos uno a uno utilizando el botón .
Comprueba el modo en el que podemos ver y editar los datos de una determinada ficha, así como la
introducción de nuevos clientes.
8.- Informes
Un informe es un objeto diseñado para ser impreso en papel, con la información extraído o calculada a
partir de los datos almacenados en las bases de datos, por ejemplo: crear etiquetas de correo o imprimir las
compras realizadas por un cliente.
Los autoinformes utilizan las opciones por omisión y son los más fáciles de usar. Para crear un informe
con un Asistente de este tipo, procederemos del siguiente modo:
4º.- Abre el menú Archivo, la opción Guardar como... nos permitirá asignar un nombre al informe recién
creado, por ejemplo, “Listado de películas”.
3º.- Haz clic en la ficha Márgenes. Establece los márgenes que desees.
4º.- Haz clic en la ficha Página. Establece el tamaño del papel, la orientación y la impresora.
5º.- Haz clic en la ficha Columnas. Indica el número de columnas y su diseño y cómo desea que se realice la
impresión.
6º.- Por último, haz clic en el botón Aceptar. Access guarda en el informe la configuración indicada, por lo
que no será necesario definirlas de nuevo a no ser que se desee modificar alguna de ellas.
1º.- En la ventana Base de datos selecciona el informe o haz doble clic para abrirlo.
Se detallan a continuación los pasos a seguir para elaborar un informe que permita obtener un listado de
los clientes dados de alta en el Video Club, ordenados por población.