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Fidelio Suite8

Funktionstasten
Handbuch

MICROS Fidelio Suite8 Version 8.9


Fidelio Suite8
Dokumentation
Hospitality Solutions

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Hospitality Solutions
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Hospitality Solutions

Dokumentänderungsarchiv
Version Datum Änderung
Version 8.7 Juni 2010 Erste Ausgabe
Version 8.9 Januar 2012 Aktualisiert für Version 8.9

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Hospitality Solutions
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Hospitality Solutions

Inhaltsverzeichnis
Einführung ............................................................................................... 1
Anmelden ............................................................................ 1
Tasten zur Navigation.......................................................... 2
Die Funktionstasten............................................................. 3
Benutzen des Blauen-Detail-Pfeils ....................................... 4
HTML-Ansicht ...................................................................... 4
Das Datumsfeld ................................................................... 8
Ändern des Datums ............................................................. 9
Anpassen der Suite8 Raster ................................................. 9
Anpassen der HTML Anzeige .............................................. 14
Favoriten ........................................................................... 16
Abmelden, Version 8 beenden und Arbeitsplatz sperren ... 17
Verfügbarkeit ........................................................................................ 19
Ändern der Verfügbarkeits-/Belegungsanzeige ................. 21
Felder konfigurieren auf der Verfügbarkeitsmaske............ 22
Verfügbarkeitslimitationen ................................................ 25
Erstellen einer Reservierung über die
Verfügbarkeitsmaske........................................................ 32
Reservierungsanzeige auf der Verfügbarkeitsmaske ......... 32
Anzeige erwarteter Reservierungen pro Buchungsart ....... 33
Anzeige der Verfügbarkeitsgrafik ...................................... 34
Anzeige des Control Panels ............................................... 36
Anzeige der Blockstatistik ................................................. 37
Anzeige des Inventars ....................................................... 38
Anzeige des Speiseplans.................................................... 39
Anzeige der Gruppen ......................................................... 39
Anzeige der Trends ............................................................ 40
Ablehnen einer Reservierung (Turnaway) ......................... 41
Kalender ................................................................................................ 43
Die Benutzung des Kalenders ............................................ 43
Ändern der Kalenderanzeige ............................................. 44
Kalenderanlässe ................................................................ 44
Neuer Kalenderanlass ....................................................... 44
Bearbeiten eines Kalenderanlasses ..................................... 46
Löschen eines Kalenderanlasses ......................................... 47
Aktivitäten ......................................................................... 48
Über Aktivitäten ............................................................... 48
Neue Aktivität .................................................................. 48
Bearbeiten einer Aktivität .................................................. 52
Löschen einer Aktivität ...................................................... 54
Aufgaben ........................................................................... 54
Über Aufgaben ................................................................. 54
Neue Aufgabe .................................................................. 54

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Hospitality Solutions

Bearbeiten einer Aufgabe .................................................. 57


Löschen einer Aufgabe ...................................................... 58
Manager Zuweisung .......................................................... 59
Verknüpfte Dokumente...................................................... 60
Veranstaltungsbuch ............................................................................... 65
Anzeige des Veranstaltungsbuchs ..................................... 65
Neue Buchung oder Anlass erstellen ................................. 70
Schnellbuchung ................................................................ 71
Neue Buchung über Buchungsmastersuche anlegen .............. 73
Teilbare Veranstaltungsräume .......................................... 74
Optionen im Veranstaltungsbuch....................................... 76
Veranstaltungsräume schließen ........................................ 79
Anlass umziehen ............................................................... 80
Anlass Umziehen .............................................................. 80
Ändern der Anlass Start- und Endzeit .................................. 80
Veranstaltungsbuch Drucken ............................................. 81
Der Devisenrechner ............................................................................... 83
Die Anlassverfügbarkeit ........................................................................ 85
Anlass Wartelisten Priorität ................................................................... 89
Etagenplan ............................................................................................ 91
Benutzen des Etagenplans ................................................. 91
Anzeigen der Legende ....................................................... 93
Anzeige der entsprechenden Dialogboxen ......................... 94
Anzeige unterschiedlicher Dialogboxen auf
der Preisauswahlmaske ..................................................... 97
Ändern der Etagenplan Anzeige ......................................... 97
Neue Reservierung auf dem Etagenplan ............................ 98
Editieren einer Reservierung auf dem Etagenplan ............. 98
Zimmerplan - Editieren einer Reservierung ....................... 98
Einchecken einer Reservierung über den Zimmerplan ....... 99
Check-In Rückgängig machen auf dem Etagenplan ......... 100
Einchecken einer Reservierung auf dem Etagenplan ....... 100
Auschecken einer Reservierung auf dem Etagenplan....... 101
Check-In Rückgängig machen auf dem Etagenplan ......... 101
Check Out Rückgängig machen auf dem Etagenplan ....... 102
Ändern des Housekeepingstatus auf dem Etagenplan ..... 102
Umziehen einer Reservierung auf dem Etagenplan .......... 102
Stornieren einer Reservierung über den Etagenplan ....... 104
Out of Order und Out of Service Zimmer auf
dem Etagenplan ............................................................... 104
Verfügbare Zimmer auf dem Etagenplan ......................... 105
Blockieren eines Zimmers ................................................ 105

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Hotelsegment Statistiken .................................................................... 107


Hausstatus .......................................................................................... 109
Logbuch ............................................................................................... 113
Maximale Verfügbarkeit ...................................................................... 121
Quick Reservierung ............................................................................. 123
Preisabfrage ........................................................................................ 125
Suchen nach Zimmerpreise.............................................. 125
Raten Anzeigen .............................................................. 131
Anzeige unterschiedlicher Dialogboxen auf der
Preisauswahlmaske ......................................................... 133
Ablehnen einer Reservierung (Turnaway) .......................... 133
Anpassen des Preisrasters ............................................... 134
Package Konfiguration Anzeigen ..................................... 136
Anzeige des Tagesartenkalenderrasters .......................... 137
Anzeige des Tagesartenkalenderrasters ............................. 137
Preisverfügbarkeit (Supervisor Funktionalität) ............... 139
Benutzung des Preisverfügbarkeitsrasters
(Supervisor Funktion) .................................................... 139
Setzen der Preisrestriktionen ........................................... 141
BAR Verfügbarkeit ........................................................... 144
Hurdles ............................................................................ 146
Wie man die Hurdle Übersicht anzeigt ............................... 146
Zimmerplan ......................................................................................... 147
Benutzung des Zimmerplans ........................................... 147
Zimmerplan - Öffnen dazugehörender Masken ................ 150
Anzeige der Informationsbox .......................................... 151
Ändern der Zimmerplananzeige ....................................... 151
Defragmentierung des Zimmerplans................................ 152
Ausdrucken des Zimmerplans .......................................... 156
Suchen nach Zimmern ..................................................... 156
Neue Reservierung über den Zimmerplan ........................ 157
Zimmerplan - Editieren einer Reservierung ..................... 158
Editieren eines Finanzkontos ........................................... 158
Einchecken einer Reservierung über den Zimmerplan ..... 159
Einchecken eines Finanzkontos ....................................... 159
Check-In rückgängig machen .......................................... 160
Check-Out einer Reservierung ......................................... 160
Zugriff auf Rechnungen der Finanzkonten ....................... 160
Check-Out rückgängig machen ........................................ 161
Erstellen einer Reservierungskopie über den Zimmerplan161
Zuordnen eines Zimmers zu einer Reservierung .............. 162
Stornieren einer Reservierung ......................................... 162
Umziehen einer Reservierung/Finanzkontos
in ein anderes Zimmer ..................................................... 162
Out of Order und Out of Service Zimmer.......................... 163

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Hospitality Solutions
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Hospitality Solutions

Zimmersuche ....................................................................................... 167


Anzeige der Zimmersuchmaske ....................................... 167
Suchen nach verfügbaren Zimmern ................................. 168
Einschränkung der Zimmersuche ..................................... 169
Zimmerkategorienverfügbarkeit .......................................................... 173
Ändern der Verfügbarkeitsansicht ................................... 175
VA Raumbelegung ............................................................................... 179
Telefonbuch ......................................................................................... 183
Suchen nach einer Telefonnummer ................................. 183
Telefonbuch Kategorien ................................................... 184
Telefonbuch Einträge ....................................................... 184
Dokumente Verknüpfen ................................................... 185
Transponder Scan ................................................................................ 189
Ziele .................................................................................................... 193
Index ................................................................................................... 197

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Hospitality Solutions
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Hospitality Solutions

Einführung
Anmelden
Um Suite8 verwenden zu können müssen Sie sich erst im System anmelden. Dafür
brauchen Sie einen gültigen Benutzernamen und ein Passwort.
In Suite8 anmelden
1. Auf der Benutzeroberfläche klicken Sie auf das MICROS-Fidelio Suite8 Symbol.

Die Suite8 Splash Maske wird für mehrere Sekunden mit dem allgemeinen rechtlichen Hinweis bezüglich
des Payment Application Data Security Standard (PA-DSS) disclaimer angezeigt.

Die Fidelio Suite8 Anmeldungsmaske erscheint.

2. Geben Sie Ihre Benutzeridentifizierung (achten Sie auf Groß- und Kleinschreibung) in die Benutzerbox ein.

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Hospitality Solutions
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Hospitality Solutions

3. Mit Tab springen Sie in die Passwortbox.


4. Geben Sie Ihr geheimes Passwort (achten Sie auf Groß- und Kleinschreibung) in die Passwortbox ein.
5. Klicken Sie Anmelden, die Suite8 Hauptmaske erscheint.
Sie sind nun im System angemeldet.

Tasten zur Navigation


Schnelltasten
Suite8 besitzt Schnelltasten, die schnellen Zugriff auf eine Box, Maske oder Dialogbox
ermöglichen. Wenn ein Buchstabe unterstrichen ist, können Sie mit der Kombination Alt
+ Buchstabe direkt in die entsprechende Box navigieren. Zum Beispiel ist in der
Kundenprofilsuchmaske der Buchstabe A im Feld 'Name' unterstrichen. Durch die
Kombination ALT + A wird der Cursor direkt in dem Feld 'Name' platziert.
Das Benutzen der Schnelltasten
In der Maske oder Dialogbox die Kombination Alt + Buchstabe drücken, so wird der
Cursor auf dem entsprechenden Feld platziert.
Funktionstasten
Suite8 hat Funktionstasten, welche Ihnen erlauben, Aktionen direkt von der Tastatur aus,
ohne die Benutzung der Maus, durchzuführen. Das Benutzen der Funktionstasten spart
Zeit.

Suite8 Funktionstasten
Funktionstaste Beschreibung
F1 Zeigt die Hilfe an.
Alt + F4 Schließt aktives Fenster.
F10 Schließt alle aktiven Fenster.
F12 Bewegt den Cursor von einer Daten Box zu dem ersten Eintrag
in einem Raster.
Alt + Pfeil nach unten Öffnet eine Kombobox.
Tab Cursor bewegt sich vorwärts vorne zu den Boxen/Optionen.
Bewegt sich zur nächsten Box und bestätigt die Eingabe.
Shift + Tab Cursor bewegt sich rückwärts durch die Boxen/Optionen.
Strg + Tab Bewegt sich nach vorne durch die Karteireiter.
Strg + Shift + Tab Bewegt sich rückwärts durch die Karteireiter.
Escape Bricht aktuelle Aktion ab.
Entfernt eine Auswahlbox, bevor eine Auswahl getroffen wurde.
Pos 1 Platziert den Cursor an den Anfang einer Box.
Ende Platziert den Cursor an das Ende der Box.

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Die Funktionstasten
Suite8 erlaubt Ihnen den Aufruf des Funktionstastenhauptmenüs von jeder Maske aus.
Die Funktionstasten sind Abkürzungstasten zu Masken, Suchmasken und Desktop-
Hilfsprogrammen. Die Benutzung dieser Tasten ermöglicht Ihnen einen schnellen Zugriff
auf Informationen ohne Verlassen der Sektion, in der Sie momentan arbeiten. Ein Gast
tätigt zum Beispiel eine neue Reservierung und zur gleichen Zeit fragt er nach
Restaurants in der näheren Umgebung an. Zum Nachschlagen der
Restaurantinformationen können Sie die Telefonbuchfunktionstaste verwenden, ohne den
Reservierungsprozess abbrechen zu müssen.

Aufrufen des Funktionstastenhauptmenüs


Klicken Sie im Hauptmenü auf die Option Funktionstasten.

Das Funktionstasten Hauptmenü erscheint.

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Benutzen des Blauen-Detail-Pfeils


Viele Felder haben auf der rechten Seite einen Blauen-Detail-Pfeil , welcher darauf
hinweist, dass zusätzliche Informationen angezeigt werden können.

Zum Beispiel in der Hausstatusmaske wird durch das Klicken des Blauen-Details-Pfeils
neben der 'Out of Order' - Zeile die 'Out of Order' Zimmermaske angezeigt.

HTML-Ansicht
Suite8 bietet die Möglichkeit, Informationen in HTML-Format anzuzeigen. HTML ist die
Abkürzung für "Hypertext Markup Language". Dies ist ein System, mit welchem
Dokumente gekennzeichnet werden, so dass sie im World Wide Web veröffentlicht und
mit einem Browser angesehen werden können. In folgenden Hauptbereichen können
Informationen im HTML-Format angesehen werden:

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Hospitality Solutions

Reservierungsnavigator
Gruppen
Blöcke
Karteien
Aufgaben und Aktivitäten
Anlässe
Veranstaltungsbuchungen

Um die HTML-Ansicht im Reservierungsnavigator unsichtbar zu machen und somit das


Reservierungsraster zu vergrößern, gibt es zwei Möglichkeiten:
1. Doppelklick auf dem blauen Reservierungsheader.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den blauen Reservierungsheader und
selektieren/de-selektieren Sie die Option Untere Maskenhälfte.
Die Einstellung wird automatisch gespeichert und bleibt bis zur nächsten Änderung
bestehen.

Anzeigen von Informationen in HTML-Format


In diesem Beispiel werden Informationen im HTML-Format in der Karteisuchmaske
angezeigt.
1. Klicken Sie auf das Kundenverwaltungsmenü und wählen Sie Karteien, um die
Kundenprofilmaske anzuzeigen.
2. Diese Hauptkundenprofilmaske wird Navigator genannt und ist in drei Bereiche
unterteilt:
• Abfrage - Standard und Erweiterte Kundenprofilsuchkriterien
• Abfragenergebnis - die Ergebnisse der Abfrage werden im Rasterformat
angezeigt
• Baumstruktur und HTML-Seite
 Die Baumstruktur listet alle Details auf, die mit der Kartei verbunden
sind; wie Adressen, Kommunikationen, Verknüpfungen, Reservierungen
oder das Archiv.
 Eine frei definierbare HTML-Anzeige, welche als Standard ein 'großes'
Format hat, so dass die Informationen weder in Raster- noch in
Listenformat angezeigt werden. Die HTML-Anzeige kann über die rechte
Maustaste gedruckt werden.
3. Um nach dem Namen zu suchen, geben Sie diesen Namen im Namensfeld ein und
klicken Sie Suche.

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4. Die Abfrageergebnisse werden im Rasterformat in der Mitte der Maske angezeigt, die
Baumstruktur und das HTML-Format im unteren Teil der Maske.

5. In diesem Beispiel wird in der HTML-Anzeige eine Zusammenfassung der


Kundendetails angezeigt. Die Baumanzeige wird standardmäßig mit einer erweiterten
Ebene angezeigt. Ein Pluszeichen vor dem Ordner zeigt an, dass die Baumanzeige
erweitert werden kann, um mehr Information anzuzeigen; ein Minuszeichen zeigt an,
dass die Baumanzeige verkleinert werden kann.

Vergrößern der HTML-Baumstruktur

• Klicken Sie das Vergrößerungssymbol , um alle verfügbaren Ordner


anzuzeigen.

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Verkleinern der HTML-Baumstruktur

• Klicken Sie auf das Verkleinerungssymbol , um alle Ordner so weit wie möglich
zu verkleinern.

Aktualisieren der HTML- Anzeige

• Klicken Sie auf das Aktualisierungsymbol .

Ändern der HTML-Anzeige


Zwei zusätzliche Tasten in der HTML-Ansicht erlauben Ihnen, zwischen einem
Listenformat und einem Nicht-Raster-Stil zu wählen.

1. Zur Ansicht des Listenformats klicken Sie die Taste.

2. Zur Ansicht eines Nicht-Raster-Stils klicken Sie auf die Taste.

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In die Zwischenablage kopieren


Es ist möglich Information aus den HTML Dateien in die Zwischenablage zu kopieren,
indem die zu kopierende Information in der HTML Datei ausgewählt wird und über die
rechte Maustaste das Menü aufgerufen wird. Selektieren Sie die Option Zwischenabl.
kopieren oder die Tastenkombination Strg+C. Diese Information kann dann in eine andere
geöffnete Datei über die Menüoption Paste oder die Tastenkombination Strg+V eingefügt
werden.

Die Menüoption Zwischenabl. kopieren wird über das Benutzerrecht In


Zwischenablage von HTML kopieren unter Benutzer → Benutzer Definition →
Rechte → Verschiedenes gesteuert.

Das Datumsfeld
Das Datumsformat und die Trennzeichen zwischen Tagen und Monaten können von Hotel
zu Hotel unterschiedlich sein. Das Datumsformat wird in der Microsoft Systemsteuerung
unter Regionale Einstellungen/Optionen definiert.
Typische Datumsformate sind:
mm/tt/jj
mm/tt/jjjj
jj/mm/tt
jjjj-mm-tt
tt-mmm-jj

Sie können das Datum direkt in das Datumsfeld eingeben, es muss allerdings genau in
dem vordefinierten Format eingegeben werden.

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In der Applikation gibt es viele Datumsfelder, zum Beispiel das An- und Abreisedatum.
Ein Datum kann entweder einen bestimmten Tag zeigen oder einen Zeitraum.

Ein spezifisches Datum ist, wenn man sehen möchte was an einem bestimmten Tag
passiert ist. Zum Beispiel möchten Sie sehen welche Gäste am 01.01.09 abgereist sind.
Ein Datumsbereich ist wichtig wenn man wissen möchte was ab einem gewissen Datum
passiert ist. Zum Beispiel möchten Sie den Zimmerplan für den Zeitraum von 09.09.09
bis 12.09.09 ansehen.

Ändern des Datums


Das Datum kann geändert werden indem ein neues Datum eingegeben wird oder mit
Hilfe des Kalenders.
Eingabe eines neuen Datums
1. Platzieren Sie den Cursor in die Datumsbox.
2. Geben Sie das neue Datum, in dem definierten Format inklusive Trennzeichen ein.
3. Drücken Sie Tab auf der Tastatur, das Datum ist geändert.

Ändern des Datums mit Hilfe des Kalenders

1. Klicken Sie den Pfeil nach unten neben der Datumsbox.

Der Kalender wird angezeigt.

2. Um den Monat auf einen vorherigen oder zukünftigen zu ändern, klicken Sie bitte auf die horizontalen
Pfeile die auf dem Kalender oben gefunden werden können. Monate können ebenfalls geändert werden,
dies kann durch die Kombination Strg + Bild nach oben oder Strg + Bild nach unten getan werden.
3. Platzieren Sie den Cursor auf das Datum und klicken Sie die linke Maustaste oder bewegen Sie die
Tastatur Pfeile um das Datum zu lokalisieren und drücken Sie Eingabe, das Datum ist geändert.

Anpassen der Suite8 Raster


Viele der Suite8 Raster können den Wünschen und Anforderungen des Hotels angepasst
werden.
Anpassen
Zurücksetzen auf Vorgaben
Zeige Vorgaben

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Hospitality Solutions

Wie man die Anpassungsoptionen anzeigen kann


Platzieren Sie den Cursor auf dem Raster und klicken Sie auf die rechte Maustaste um
das Abkürzungsmenü anzuzeigen. Die folgenden Optionen sind verfügbar:
Anpassen - öffnet die Dialogbox so dass Spalten im Raster hinzugefügt, geändert
oder entfernt werden können.
Zurücksetzen auf Vorgaben - verwendet die Standard Einstellungen für aktives
Raster.
Zeige Vorgaben - verwendet die Standard Einstellungen für das aktuelle Raster,
jedoch werden angepasste Einstellung bei der nächsten Raster Anzeige
verwendet.
Wählen Sie Drucken um das bestehende Raster Layout zu drucken oder zu
exportieren, verfügbare Export Formate sind ASCII Datei, CSV Format, HTML
Dokument oder Excel Dokument.

Anmerkung: Die Druck oder Export Funktion sollte vor der Speicherung
von Rasteränderungen benutzt werden.

Wie man ein Raster anpasst


1. Platzieren Sie den Cursor in das Raster und klicken Sie auf die rechte Maustaste um
das Menü anzuzeigen.

2. Selektieren Sie Anpassen um die Anpassungsmaske zu öffnen.

Felder die bereits verwendet sind, sind mit einem grünen Haken versehen.

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3. Zur Ansicht oder zum Ändern der Spalten Einstellungen , klicken Sie bitte auf den
Bleistift Knopf.
4. Um ein Feld in das Raster zu verschieben, wählen Sie das Feld und ziehen Sie es
dann zur gewünschten Position.

5. Klicken Sie auf in der rechten oberen Ecke um die Anpassungsmaske zu schließen.
6. Eine Meldung mit der Frage nach dem Speichern des Rasterlayouts wird angezeigt.

7. Wählen Sie Ja um die Änderungen zu speichern oder Nein um die Änderungen nicht zu
speichern.

Wie man ein Feld aus dem Raster entfernt


1. Platzieren Sie den Cursor in das Raster und klicken Sie auf die rechte Maustaste, um
das Menü anzuzeigen.

2. Selektieren Sie Anpassen, um die Anpassungsmaske zu öffnen.

Felder die bereits verwendet sind, sind mit einem grünen Haken versehen.

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3. Positionieren Sie Ihren Cursor in dem Raster auf das Feld das entfernt werden soll
und ziehen Sie das Feld auf die Anpassungsmaske; gelbe Pfeile werden jeweils am
Anfang und Ende des Spaltennamens angezeigt.

Nachdem die Spalte entfernt wurde, wird auch der grüne Haken aus der
Anpassungsmaske entfernt.

4. Klicken Sie auf in der rechten oberen Ecke um die Anpassungsmaske zu schließen.
5. Eine Meldung mit der Frage nach dem Speichern des Rasterlayouts wird angezeigt.

7. Wählen Sie Ja um die Änderungen zu speichern oder Nein um die Änderungen nicht zu
speichern.

Wie man eine angepasste Rasteransicht für die Kundensuchmaske erstellt


Benutzer die mit der Fidelio Suite8 Tabellenstruktur und Felder vertraut sind können eine
angepasste Rasteransicht für die Karteiensuche erstellen.

Diese Funktionalität ist durch den Parameter Kundensp. Ansicht in


Karteisuche kontrolliert der unter Setup → Konfiguration →
Verschiedenes>Hoteldaten → Verschiedenes → Suchmaske 2 gefunden werden
kann.
Um Felder in der Raster AnpassungsDialogbox hinzuzufügen, muss die View
V8_sys_customxcmssearch entsprechend geändert werden.

Beispiel: Hinzufügen der Finanzkontenbeschreibung zum Karteiennavigator


Die View muss wie folgt geändert werden:
CREATE OR REPLACE FORCE VIEW v8_sys_customxcmssearch
(customxcmssearch_xcms_id, zfac_longdesc)
AS SELECT xcms_id customxcmssearch_xcms_id,
(select zfac_longdesc from zfac where zfac_actvalidfrom is not null and zfac_actvaliduntil
is null and xcms.xcms_id=zfac.zfac_xcms_id and rownum=1)
zfac_longdesc
from xcms;
Die Felder der angepassten View werden automatisch dem Raster hinzugefügt.
Beispiel: "Hinzufügen der Beschreibung des Finanzkontos auf dem Karteinavigator"
Die View muss folgendermaßen angepasst werden:
CREATE OR REPLACE FORCE VIEW v8_sys_customxcmssearch
(customxcmssearch_xcms_id, zfac_longdesc)

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Hospitality Solutions

AS SELECT xcms_id customxcmssearch_xcms_id,


(select zfac_longdesc from zfac where zfac_actvalidfrom is not null and zfac_actvaliduntil
is null and xcms.xcms_id=zfac.zfac_xcms_id and rownum=1)
zfac_longdesc
from xcms;
Die Felder der hotelspezifischen View werden automatisch dem Raster hinzugefügt.

Wie man eine angepasste Rasteransicht für die Reservierungssuchmaske


erstellt
Benutzer die mit der Fidelio Suite8 Tabellenstruktur und Felder vertraut sind können eine
angepasste Raster Ansicht für den Reservierungsnavigator erstellen.

Diese Funktionalität ist durch den Parameter Kundensp. Ansicht in Res.


Navigator kontrolliert und kann unter Setup → Konfiguration →
Verschiedenes>Hoteldaten → Verschiedenes → Suchmasken 2 gefunden
werden.
Um Felder in der Raster Anpassungsdialogbox hinzuzufügen, muss die View
V8_sys_customxcmssearch entsprechend geändert werden.

Beispiel: Hinzufügen des Housekeeping Statuses zum Reservierungs Navigator


Die View muss wie folgt geändert werden:
CREATE OR REPLACE VIEW v8_sys_customressearch
AS SELECT yres_id customressearch_yres_id, yhks_shortdesc HSK_Status
FROM yhks, yrms, ydet,yres
WHERE yhks_id = yrms_yhks_id
AND yrms_id= ydet_yrms_id
and yres_current_ydet_id=ydet_id;
Feder der angepassten View werden dem Raster automatisch hinzugefügt.
Beispiel: "Hinzufügen des Housekeepingstatus auf den Reservierungsnavigators"

Wie man eine angepasste Rasteransicht für die Veranstaltungsbuchungssuche


erstellt
Benutzer die mit der Fidelio Suite8 Tabellenstruktur und Felder vertraut sind können eine
angepasste Raster Ansicht für die Buchungssuche erstellen.

Diese Funktionalität ist durch den Parameter Benutzersp. Ansicht in Bu.


Suche kontrolliert und kann unter Setup → Konfiguration →
Verschiedenes>Hoteldaten → Verschiedenes → Suchmasken 2 gefunden
werden.
Um Felder in der Rasteranpassungsdialogbox hinzuzufügen, muss die View
V8_sys_customybomsearch angepasst werden.

Beispiel: Wie man die Veranstaltungsart Beschreibung anzeigt

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Die View muss wie folgt geändert werden:


CREATE OR REPLACE FORCE VIEW V8_SYS_CUSTOMYBOMSEARCH
AS
SELECT
ybom_id customybomsearch_ybom_id,
yfty_longdesc
from
ybom, yfty
where
ybom_yfty_id=yfty_id(+);
Beispiel: "Wie man die Anlassart Beschreibng hinzufügt"
Die View muss folgendermaßen angepasst werden:
CREATE OR REPLACE FORCE VIEW V8_SYS_CUSTOMYBOMSEARCH
AS
SELECT
ybom_id customybomsearch_ybom_id,
yfty_longdesc
from
ybom, yfty
where
ybom_yfty_id=yfty_id(+);

Die Funktionalität der Anpassung ist durch das Benutzerrecht Editieren


kontrolliert und kann unter Setup → Konfiguration → Benutzer → Benutzer
Definition → Rechte → Verschiedenes → Anpassung d. Rastergestaltung
gefunden werden.

Die Druck Funktionalität ist durch das Benutzerrecht Drucke Raster


kontrolliert und kann unter Setup → Konfiguration → Benutzer → Benutzer
Definition → Rechte → Verschiedenes gefunden werden.

Anpassen der HTML Anzeige


Die HTML Anzeige kann je nach Anforderungen und Wünschen des Hotels angepasst
werden.
Die verfügbaren Anpassungsoptionen sind wie folgt:
Ansicht Source
Editieren der Vorlage mit Notepad
Editieren der Vorlage mit verbundener Applikation

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Wie man die HTML Anzeige anpasst


Platzieren Sie den Cursor in die HTML Anzeige und klicken Sie auf die rechte Maus Taste
zur Anzeige des Abkürzungsmenüs.

Die folgenden Optionen sind verfügbar:


Wählen Sie Drucken, um eine exakte Kopie der HTML Anzeige zu drucken.
Die Seitenrandeinstellungen und andere Änderungen die notwendig sind, sollte der
HTML Ausdruck zu groß für das verwendete Papier sein, können unter Konfiguration
vorgenommen werden.
Selektieren Sie Drucken mit Einstellungen zur Anzeige der Druckeroptionen und
drucken Sie dann die HTML Anzeige.
Selektieren Sie Zeige Source, um den HTML Code anzuzeigen, es können jedoch
keine Änderungen vorgenommen werden.
Wählen Sie Vorlage mit Notepad bearbeiten, um die entsprechenden *.htm und *.qry
Dateien in Notepad zu öffnen. Benutzer mit HTML Programmierkenntnissen
können die Dateien bearbeiten um eventuelle Anforderungen des Hotels zu
implementieren.
Selektieren Sie Vorlage mit verknüpfter Applikation bearbeiten, um die entsprechenden
*.htm und *.qry Dateien mit der verknüpften Applikation zu öffnen. Benutzer mit
HTML Programmierkenntnissen können die Dateien bearbeiten um eventuelle
Anforderungen des Hotels zu implementieren
Zwischenablage kopieren

Wie man HTML Ausdrücke verwendet, um die HTML Anzeige anzupassen


Hotels können hotelspezifische HTML Dateien konfigurieren und in dem Suite8 HTML
Dateien Verzeichnis speichern. Die Dateien werden in Suite8 je nach angemeldeten
Benutzer, Sprache des Benutzers, hotelspezifischen HTML Dateien für alle Benutzer oder
sprachenspezifische HTML Dateien für alle Benutzer angezeigt.
Die Priorität die Suite8 benutzt um zu entscheiden welche Datei angezeigt werden soll,
ist in folgender Reihenfolge:
Hotelspezifische htm Datei nach Benutzerinitialen
Um eine Benutzerspezifische htm Datei nach Initialen anzuzeigen muss die Datei
wie folgt benannt werden usr_userintials_htmfilename.htm.
Beispiel: Für einen Benutzer mit den Initialen DS, wird die Datei wie folgt
benannt usr_ds_quickinfo.htm.
Hotelspezifische htm Datei nach Benutzersprache
Um eine hotelspezifische htm Datei nach Sprache anzuzeigen, muss die Datei wie
folgt benannt werden cust_lang_language short description_quickinfo.htm.

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Hospitality Solutions
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Hospitality Solutions

Beispiel: Wenn der Sprachencode für Französisch F ist, muss der Benutzer die
Sprache unter Benutzereinstellungen → Startseite → Sprache wählen und die
Datei wie zum Beispiel quickinfo.htm muss als cust_lang_f_quickinfo.htm benannt
werden.
Hotelspezifische Version für alle Benutzer
Um eine hotelspezifische Version der htm Datei für alle Benutzer anzuzeigen,
müssen die html Dateien als cust_htmlfilename.htm benannt werden.
Beispiel: cust_quickinfo.htm.
Hotelspezifische Version nach Sprache
Um eine hotelspezifische Version der htm Datei pro Sprache anzuzeigen, müssen
die html Dateien lang_short description umbenannt werden.
Beispiel: lang_f_quickinfo.htm, wo das f für den Sprachen Code steht.
Falls keine dieser Dateien gefunden werden kann, wird die Standard htm Datei
angezeigt.

Wie man Information anzeigt oder versteckt, je nach aktivierten Funktionen


oder Lizenzen
Der folgende Ausdruck kann verwendet werden um Veranstaltungsinformation in der
HTML Datei unsichtbar zu machen wenn man zum Beispiel mit der Small Business Edition
arbeitet.
if ({const isBnB})=(1)}{/if}{else} {if {feature Meeting Planner}} Conference
{runquery 2}

Die Funktionalität der Anpassung ist durch das Benutzerrecht HTML


Ansicht und Editieren kontrolliert und kann unter Setup → Konfiguration
→ Benutzer → Benutzer Definition → Rechte → Verschiedenes gefunden
werden.

Falls der HTML Ausdruck zu groß für das definierte Papierformat ist,
können die Seiteneinstellungen unter der Option HTML Ausdruck unter
Setup → Konfiguration → Verschiedenes>Hoteldaten → Verschiedenes →
Visuelle Erscheinung 4 angepasst werden.

Favoriten
Die Favoriten Abkürzungssymbolleiste erlaubt Ihnen die am häufigsten verwendeten
Optionen dort zu abzulegen wo sie am schnellsten gefunden werden können. Ihre am
häufigsten verwendeten Optionen können zu der Favoriten Abkürzungsleiste hinzugefügt
werden, wo sie leichter erkennbar und besser organisiert sind.
Um das Beste aus der Favoriten Abkürzungssymbolleiste zu machen, können Sie über
Drag und Drop die Optionen entsprechend organisieren.

Funktionstasten Handbuch, Version 8.9, November 2012


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In den Benutzereinstellungen kann die Favoriten Abkürzungssymbolleiste so definiert


werden, dass sie als erstes angezeigt wird und sie somit als Standard
Abkürzungssymbolleiste als erstes nach dem Anmelden geöffnet.

Anmerkung: Die Favoriten Abkürzungssymbolleiste kann nicht aus der


Symbolleiste entfernt werden.

Wie man eine Option zu der Favoriten Abkürzungssymbolleiste hinzufügt


1. Klicken Sie auf die farbige Abkürzungssymbolleiste auf der linken Seite, um die
Optionen der Symbolleiste aufzuzeigen.
2. Auf der Option die hinzugefügt werden soll, klicken Sie bitte auf die rechte Maustaste
und selektieren Sie die Option Zu Favoriten hinzuf. aus dem Menü.
Die Option wird nun auf der Favoriten Abkürzungssymbolleiste angezeigt.
3. Wiederholen Sie die Schritte 1 und 2 für jede weitere Option die Sie hinzufügen
möchten.

Anmerkung: Die Favoriten Abkürzungssymbolleiste kann nicht aus der


Symbolleiste entfernt werden.

Wie man eine Option aus der Favoriten Abkürzungssymbolleiste entfernt


1. Klicken Sie auf die Favoriten Abkürzungssymbolleiste auf der linken Seite, um die
Option aufzulisten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Option die entfernt werden soll und
selektieren Sie dann die Option Löschen.
Die Option wird dann aus der Favoriten Abkürzungssymbolleiste entfernt.
3. Wiederholen Sie Schritt 1 und 2 für jede weitere Option die entfernt werden soll.

Wie man die Optionen in der Favoriten Abkürzungssymbolleiste neu organisiert


1. Klicken Sie auf die Favoriten Abkürzungssymbolleiste auf der linken Seite, um die
Optionen anzuzeigen.
2. Selektieren Sie die Option deren Position verändert werden soll, klicken Sie auf die
linke Maustaste und halten Sie diese gedrückt. Ziehen Sie die Option nun an die
gewünschte Position der Symbolleiste.
3. Wiederholen Sie Schritt 1 und 2 für jede weitere Option die neu organisiert werden
soll.

Die Favoriten Abkürzungssymbolleiste kann auf der Symbolleiste als erstes


angezeigt werden, wenn die Option Favoriten an erster Position unter
Verschiedenes → Benutzereinstellungen → Anzeige ausgewählt ist.

Abmelden, Version 8 beenden und Arbeitsplatz sperren


Das Fenster Menü besteht aus den folgenden Optionen:

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Alles schließen - schließt alle offenen Masken und Dialogboxen.


Arbeitsplatz sperren - sperrt den Arbeitsplatz.
Abmelden - schließt alle offenen Fenster und meldet Suite8 ab.
Programm beenden - schließt alle offenen Masken und beendet die Applikation.

Arbeitsplatz Sperren
1. Klicken Sie auf das Fenster Menü und die Option Arbeitsplatz sperren.
2. Alle offenen Masken und Dialogboxen werden geschlossen und die
Anmeldungsmaske wird angezeigt.
3. Ein neuer Benutzer kann sich nun anmelden.

Die offenen Masken und Dialogboxen des angemeldeten Benutzers werden nicht
geschlossen wenn der Parameter Maske nicht schließen bei Benutzerwechsel
unter Setup → Konfiguration → Verschiedenes>Hoteldaten → Allgemein →
Allgemein 3 aktiviert ist.

Abmelden
1. Klicken Sie auf das Fenster Menü und die Option Abmelden.
Alle offenen Masken und Dialogboxen werden geschlossen und die Anmeldungsmaske
erscheint.

Ein neuer Benutzer kann sich nun anmelden.


2. Um die Applikation komplett zu schliessen, klicken Sie auf Beenden.
Suite8 ist geschlossen und die Benutzeroberfläche erscheint.

Programm Beenden
• Klicken Sie auf das Fenster Menü und die Option Programm Beenden.
Suite8 ist geschlossen und die Benutzeroberfläche erscheint.

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Verfügbarkeit
Die Verfügbarkeitsmaske kann so geschaltet werden, dass sie entweder verfügbare oder
belegte Zimmer anzeigt. Die Verfügbarkeitsanzeige zeigt die zum Verkauf verfügbaren
Zimmer pro Tag und pro Zimmerkategorie. Die Belegungsanzeige zeigt die Anzahl
belegter Zimmer, in- oder exklusive tentativer Reservierungen.
Die Maske ist in drei Sektionen unterteilt:
Die obere Sektion enthält sämtliche Auswahlkriterien. Sie können zum Beispiel nur die definitiven
Reservierungen exklusive der Veranstaltungsräume ansehen oder die Verfügbarkeit eines bestimmten
Tages inklusive tentativer Reservierungen anzeigen. Falls die Funktionalität Hotel Segmentierung
aktiviert ist, kann die Verfügbarkeit auch pro Hotelsegment angezeigt werden. Die ausgewählten
Hotelsegmente werden pro Benutzer gespeichert und werden bei jedem Öffnen der Maske ausgewählt,
bis der Benutzer eine neue Auswahl trifft.
Die zweite Sektion zeigt entweder die Anzahl der verfügbaren Zimmer pro Tag und pro
Zimmerkategorie oder die Anzahl der belegten Zimmer pro Tag und pro Zimmerkategorie.
Die untere Sektion bietet folgende Information via sieben Karteireiter:
• Ein Control Panel der eine Übersicht der belegten/freien Zimmer für einen bestimmten Datumsbereich
anzeigt.
• Die Verfügbarkeit/Belegung in grafischem Format
• Blockstatistik
• Speiseplan Information
• Veranstaltungsinventar
• Gruppen Details
• Trend Details

Zwei zusätzliche Optionen bieten die Möglichkeit der schnellen Eingabe einer Turnaway
Reservierung und der Anzeige der Zimmerkategorien Verfügbarkeitsdaten via der
Querverweis Option.

Anmerkung: Die Block Funktionalität benötigt einen zusätzlichen


Lizenzcode.

Der Zeitintervall zum Aktualisieren der Maske wird unter der Option Intervall
für Maskenaktualisierung in Sek. unter Setup → Konfiguration → Verschiedenes →
Hoteldaten → Verschiedenes → Visuelle Erscheinung 4 definiert. Die Standard
Aktualisierungszeit beträgt 3 Minuten und die verbleibende Zeit bis zur
nächsten Aktualisierung wird in der Dialogbox nächstes Aktualisier. angezeigt,
allerdings kann die Maske jederzeit durch das Klicken der Aktual. Option
aktualisiert werden.

Die Turnaway Funktionalität wird durch den Parameter Benutze Turnaway


Funktion gesteuert, welcher unter Setup → Konfiguration → Verschiedenes →
Hoteldaten → Reservierung → Reservierung 1 gefunden werden kann.

Die Anzahl der Tage, die standardmäßig in der Verfügbarkeitsanzeige


verwendet wird, werden unter der Option Anzahl Tage in Verfügbarkeitsmaske
unter Setup → Konfiguration → Verschiedenes → Hoteldaten → Verschiedenes
→ Visuelle Erscheinung 4 definiert.

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Die Funktionalität Buchungsposition wird durch den Parameter Buchungsposition


gesteuert, der unter Setup → Konfiguration → Verschiedenes → Hoteldaten →
Reservierung → Reservierung 1 gefunden werden kann. Die
Buchungspositionen Funktionalität bestimmt, ob Zimmer tentativer Blöcke als
definitiv in der Verfügbarkeitsmaske angezeigt werden; für mehr Information
diesbezüglich beziehen Sie sich bitte auf Eingabe der Blockdetails →
Blockrasterauswahl.

Die Funktionalität Hotel Segmentierung wird durch den Parameter Hotel


Segmentierung gesteuert, der unter Setup → Konfiguration → Verschiedenes →
Hoteldaten → Reservierung → Reservation 4 gefunden werden kann.
Zusätzlich muss die Hotel Segmentierung unter Setup → Reservierungen →
Zimmerverwaltung → Hotelsegmente und Hotelsegment Verknüpfung
konfiguriert werden.

Das Speichern der Präferenzen der Hotel Segmentierung pro Benutzer wird
über die Option Hotel Segmentierung Präferenzen speichern unter Verschiedenes
→ Benutzereinstellungen → Anzeige gesteuert. Wenn diese Option ausgewählt
ist, wird bei jedem Öffnen der Verfügbarkeitsmaske das ausgewählte
Hotelsegment angezeigt.

Anzeige der Verfügbarkeit


Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Sie Verfügbarkeit oder drücken Sie
Strg + D.

Die Verfügbarkeitsmaske wird angezeigt.

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Anmerkung: Klicken Sie bitte auf die Option Aktual. falls die
Verfügbarkeitsinformation nicht sofort angezeigt wird. Um die
Verfügbarkeit automatisch beim Öffnen der Maske anzuzeigen wählen
Sie bitte die Option Bei Start berechnen?. Der blaue Pfeil neben einem Feld
deutet an, dass eine Verknüpfung mit einer entsprechenden Maske
besteht. Klicken Sie auf den Pfeil um die zusätzliche Informationen
anzuzeigen.

Anzeige der Belegung


1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Sie Verfügbarkeit oder drücken
Sie Strg + D.
Die Verfügbarkeitsmaske wird angezeigt.
2. In der Verfügbarkeit / Belegung Dialogbox, klicken Sie bitte die Option Definitiv belegt.
Die Belegungsmaske wird angezeigt.

Anmerkung: Sie können zwischen der Verfügbarkeits- und


Belegungsmaske hin- und herschalten, indem Sie auf eine beliebige
Option in der Verfügbarkeits- oder Belegungsdialogbox klicken.

Ändern der Verfügbarkeits-/Belegungsanzeige


Die Verfügbarkeits- oder Belegungsanzeige kann durch das Benutzen der Auswahl
Dialogboxen auf der oberen Maskenhälfte verändert werden.
Die Felder Dialogbox erlaubt Ihnen Veranstaltungsräume zu in- oder exkludieren, die
Anzeige von Anlasshints und die Konfiguration der Felder, die in der mittleren Sektion der
Maske und auf dem Control Panel angezeigt werden sollen.
Die Verfügbarkeits- / Belegungsfelder in der Dialogbox erlauben Ihnen die Ansicht der
Verfügbarkeit oder Belegungsinformation und das in- oder exkludieren tentativer
Reservierungen.
Ändern des Zeitintervalls
1. Auf der Verfügbarkeitsmaske geben Sie bitte das Startdatum in das Von Feld ein
oder klicken Sie auf den Pfeil nach unten und wählen ein Startdatum mithilfe des
Kalender.
2. Geben Sie die Anzahl der Tage in das Feld Anzahl Tage ein oder klicken Sie auf den
Pfeil nach unten/oben bis die gewünschte Anzahl der Tage erscheint.
Wahlweise können Sie das Enddatum in das Bis Feld eingeben oder auf den Pfeil
nach unten klicken und das Enddatum mithilfe des Kalenders wählen.
3. Zum Aktualisieren der Maske klicken Sie auf Aktual.

Ändern der Ansicht


1. In der Verfügbarkeits- / Belegungsfelder Dialogbox, klicken Sie bitte auf die
gewünschten Optionen .

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2. Die Verfügbarkeits- oder Belegungsmaske wird nun mit der ausgewählten Ansicht
angezeigt.

Verfügbarkeits- und Belegungsfelder

Option Zeigt an
Verfügbarkeit Verfügbare Zimmer
Verfügbarkeit inkl. Tent. Verfügbare Zimmer inklusive tentativer Reservierungen.
Verfügb. DEF & TEN Verfügbare Zimmer und verfügbare Zimmer inklusive tentativer
Reservierungen.
Überbuchung Überbuchungen sind in der Anzahl verfügbarer Zimmer inkludiert.
Definitiv belegt Belegte Zimmer.
Def + Tent belegt Belegte Zimmer inklusive tentativer Reservierungen.
Nur tent. belegt Nur tentative Reservierungen.
Belegung Alle Drei Belegungszahlen; belegte Zimmer, belegte Zimmer inklusive
tentativer Reservierungen und nur tentative Reservierungen.
Buchungsposition Wenn ausgewählt wird die Anzahl der Zimmer innerhalb eines Blocks
die als Buchungsposition markiert wurden als definitive anstatt
tentative Reservierung angezeigt.

Felder konfigurieren auf der Verfügbarkeitsmaske


Konfiguration der Feldanzeige
1. In der Felder Dialogbox, klicken Sie bitte auf Felder konfig., um die Auswahl verfügbarer Felder
anzuzeigen.

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2. Alle konfigurierbaren Felder werden aufgelistet, siehe die konfigurierbaren Felder Dialogbox Tabelle.

 Felder die in der mittleren Sektion angezeigt werden, werden in der Oben Spalte markiert.

 Felder die in dem Control Panel inbegriffen sind, werden in der Unten Spalte markiert.
3. Um ein Feld auszuwählen, positionieren Sie bitte Ihren Cursor entweder in die Oben oder Unten Spalte
neben dem gewünschten Feld und klicken Auswählen.
4. Um ein Feld von der Anzeige zu entfernen, platzieren Sie bitte Ihren Cursor entweder in die Oben oder
Unten Spalte neben dem gewünschten Feld und klicken Nicht Auswählen.
5. Klicken Sie OK, um die neue Auswahl zu speichern.

Konfigurierbare Felder Dialogbox

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Konfigurierbare Felder Definition


Veranstaltungsräume Verfügbare Veranstaltungsräume.
Gesamtanzahl Zimmer Die Gesamtanzahl der verfügbaren Zimmer.
Zimmerkategorien Zeigt die verfügbaren Zimmerkategorien an.
Max. Zimmer Die totale Anzahl Zimmer des Hotels.
OOO Die Anzahl der Zimmer die Out of Order sind und deshalb nicht
zum Verkauf verfügbar sind. Zum Beispiel: Zimmer ohne Strom.
OOS Die Anzahl der Zimmer die temporär nicht zum Verkauf verfügbar
sind, aber in der Verfügbarkeit inbegriffen sind da sie jederzeit
wieder verkauft werden können. Zum Beispiel: Geschlossene
Etage.
Zimmer zu vermieten Die totale Anzahl Zimmer des Hotels die verkauft werden können.
Max. Zimmer abzüglich Out of Order Zimmer.
Reservierungen Die Anzahl definitiver und tentativer Reservierungen die getätigt
wurden.
Def. Reservierungen Die Anzahl der Reservierungen die einen definitiven Status haben.
Tent. Reservierungen Die Anzahl der Reservierungen die einen tentativen Status haben
und auf eine endgültige Bestätigung warten.
Verfügbarkeit Die maximale Anzahl der Zimmer die das Hotel verkaufen kann.
Die Zimmeranzahl die angezeigt wird ist von den Auswahlkriterien
abhängig.
Die Auswahl der Verfügbarkeit zeigt Zimmer zu vermieten
abzüglich definitiver Reservierungen. Die Auswahl Verfügbar inkl.
Tent. zeigt Zimmer zu vermieten abzüglich tentativer und
definitiver Reservierungen.
Max. Verfügbarkeit Die maximale Anzahl an Zimmern die das Hotel verkaufen kann.
Zimmer zu vermieten abzüglich definitiver Reservierungen.
Min. Verfügbarkeit Die minimale Anzahl an Zimmern die das Hotel verkaufen kann.
Zimmer zu vermieten abzüglich definitiver und tentativer
Reservierungen.
Belegung Anzahl der Reservierungen geteilt durch Zimmer zu vermieten.
Min. Belegung Definitive Reservierungen geteilt durch Zimmer zu vermieten.
Max. Belegung Anzahl der Reservierungen geteilt durch Zimmer zu vermieten.
Erwachsene im Haus Die Anzahl Erwachsener die in der kommenden Nacht im Hotel
übernachten wird.
Kinder im Haus Die Anzahl Kinder die in der kommenden Nacht im Hotel
übernachten wird.
Inland im Haus Die Anzahl der Einheimischen die in der kommenden Nacht im
Hotel übernachten werden. (Beispiel: nur Schweizer).
Reservierungen Warteliste Die Anzahl der Reservierungen die für den bestimmten Tag auf
Warteliste sind.
Anreisen Zimmer Die Anzahl Zimmer die an diesem Tag zur Anreise fällig sind.
Abreisen Zimmer Die Anzahl Zimmer die an diesem Tag zur Abreise fällig sind.
Anreisen Erwachsene Die Anzahl Erwachsener die an diesem Tag zur Anreise fällig sind.
Abreisen Erwachsene Die Anzahl Erwachsener die an diesem Tag zur Abreise fällig sind.
Anreisen Kinder Die Anzahl Kinder die an diesem Tag zur Anreise fällig sind.
Anreisen Inland Die Anzahl Einheimischer die an diesem Tag zur Anreise fällig sind
(Nur Schweizer).
Abreisen Kinder Die Anzahl Kinder die an diesem Tag zur Abreise fällig sind.
Abreisen Inland Die Anzahl Einheimischer die an diesem Tag zur Abreise fällig sind
(Nur Schweizer).
Kalenderanlässe Zeigt Anlässe die im Hotel oder der Stadt stattfinden.

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Tagesarten Anzeige der Tagesart. Durch die Verwendung der Tagesarten kann
der Betrag des Preiscodes je nach Art des Tages unterschiedlich
sein. Ein bestimmter Betrag oder Prozentzahl kann von dem
regulären Preis hinzugefügt oder abgezogen werden.

Die Tagesarten Preisfunktionalität wird über den Parameter Tagesartenpreise


unter Setup → Konfiguration → Verschiedenes → Hoteldaten →
kalkulieren
Reservierung → Preise gesteuert.

Verfügbarkeitslimitationen
Die Verfügbarkeitslimitierungsfunktionalität schränkt die Verfügbarkeit pro
Buchungschannel ein. Die Option wird durch einen Parameter gesteuert und Benutzer mit
dem Benutzerrecht Verfügb. Limit. können Verfügbarkeitsgruppen und Limitationen pro
Buchungschannel anlegen.
Wie man die Verfügbarkeit pro Gruppe limitiert
1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und selektieren Sie Verfügbarkeit oder
drücken Sie auf Strg + D.
Die Verfügbarkeitsmaske wird angezeigt.
2. Selektieren Sie das gewünschte Gruppenlimit aus der Liste.
Die Verfügbarkeitsmaske wird mit den Verfügbarkeitslimits der ausgewählten Gruppe
angezeigt.
In dem Zimmerraster werden die Kategorieneinschränkungen in grün
angezeigt.
In dem Zimmerraster werden die Haus Kategorieneinschränkungen in rot
angezeigt.
In dem Control Panel werden die Haus Kategorieneinschränkungen in rot
angezeigt.

Haus Verfügbarkeitseinschränkungen

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Zimmerkategorie Verfügbarkeitseinschränkungen

Wie man Verfügbarkeitseinschränkungen definiert


1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und selektieren Sie Verfügbarkeit oder
drücken Sie Strg + D.
Die Verfügbarkeitsmaske wird angezeigt.

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2. Klicken Sie auf den Blauen Pfeil neben der Option Gruppenlimit.

Die Verfügbarkeitsmaske wird angezeigt.

3. Selektieren Sie das gewünschte Gruppenlimit aus der Liste.


4. Klicken Sie auf Hauslimit oder Hauslimit %, um die Einschränkungen basierend auf den
verfügbaren Zimmern zu definieren.
Ein Hotel mit 70 Zimmern, zum Beispiel definiert vielleicht die Einschränkung von 25
Zimmern für Web Buchungen.

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Oder
5. Klicken Sie auf Kateg. Limit oder Kateg. Limit %, um die Einschränkungen basierend auf
Zimmerkategorien zu definieren.
Ein Hotel mit 30 Einzelzimmer und 40 Doppelzimmer möchte vielleicht, zum Beispiel
das Buchen der Zimmer für Webbuchungen auf 10 Einzelzimmer und 15
Doppelzimmer limitieren.

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6. Platzieren Sie Ihren Cursor in das Raster für das gewünschte Datum und die
Kategorie, für die die Einschränkung definiert werden soll.
7. In dem Feld Wert geben Sie bitte die Anzahl Zimmer oder die % ein, je nachdem
welche Option ausgewählt wurde und klicken Sie auf Setzen.
Die Einschränkungen wurden aktualisiert.
8. Klicken Sie auf Beenden, um die Maske zu schließen.

Wie man Verfügbarkeitseinschränkungen mit einem Datumsbereich definiert


1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und selektieren Sie Verfügbarkeit oder
drücken Sie Strg + D.
Die Verfügbarkeitsmaske wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf den Blauen Pfeil neben der Option Gruppenlimit.
3. Selektieren Sie das gewünschte Gruppenlimit aus der Liste.
4. Klicken Sie auf Kateg. Limit oder Kateg. Limit %, um die Einschränkungen basierend auf
Zimmerkategorien zu definieren.
5. Klicken Sie auf Bereich, die Zeitraum Dialogbox wird angezeigt.

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7. Geben Sie das Startdatum der gewünschten Einschränkungen in das Feld Startdatum
ein.
8. Geben Sie das Enddatum der gewünschten Einschränkung in das Feld Enddatum ein.
9. Selektieren Sie die gewünschte(n) Kategorie(n) aus dem Feld Zimmer.
10. Falls die Einschränkung nur an bestimmten Tagen gültig ist, geben Sie die Werte für
die entsprechenden Tage ein.
11. Klicken Sie auf OK, um die Einschränkungen zu aktualisieren.
12. Klicken Sie auf Beenden, um die Maske zu schließen.

Wie man Verfügbarkeitsgruppen konfiguriert


1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und selektieren Sie Verfügbarkeit oder
drücken Sie Strg + D.
Die Verfügbarkeitsmaske wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf den Blauen Pfeil neben der Option Gruppenlimit.

Die Verfügbarkeitsmaske wird angezeigt.

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3. Klicken Sie auf den Blauen Pfeil neben der Option Gruppenlimit.
4. Klicken Sie auf Neu, um die Gruppenverfügbarkeitslimit Dialogbox anzuzeigen.

5. Geben Sie den Namen ein und klicken Sie auf OK.
6. Klicken Sie auf Beenden, um die Maske zu schließen.

Verfügbarkeitslimit Rasteroptionen

Option Definition
Von Startdatum
Bis Enddatum
Aktualisieren Aktualisiert die Anzeige der Maske.
Upload zu Interface Lädt die Einschränkungsinformation auf das Interface, welches in Ihrem
Hotel installiert ist, zum Beispiel die Suite8 Homepage und das V8 Online
Interface.
Hauslimit Selektieren Sie diese Option, um die Verfügbarkeitseinschränkungen
basierend auf verfügbaren Zimmern zu definieren.
Kateg. Limit Selektieren Sie diese Option, um die Verfügbarkeitseinschränkungen
basierend auf Zimmerkategorien zu definieren.
Hauslimit % Selektieren Sie diese Option, um die Verfügbarkeitseinschränkungen als %
basierend auf verfügbaren Zimmern zu definieren.
Kateg. Limit % Selektieren Sie diese Option, um die Verfügbarkeitseinschränkungen als %
basierend auf Zimmerkategorien zu definieren.
Wert Geben Sie die % oder Anzahl Zimmer ein die limitiert werden soll.
Gruppenlimit Selektieren Sie die Gruppe, für die die Einschränkungen gesetzt werden
sollen.
Setzen Aktualisiert das Raster mit den eingegebenen Werten.

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Löschen Löscht die ausgewählten Werte aus dem Raster.


Bereich Ein Bereich fortlaufender Tage mit den gleichen Einschränkungen. Die
Einschränkungen können innerhalb des angegebenen Bereichs auf
bestimmte Tage angewendet werden.
Beenden Schließt die Maske.

Die Funktionalität der Verfügbarkeitslimitation nach Buchungschannels wird


über den Parameter Verfügb. Limit auf Maske sichtbar unter Setup →
Konfiguration → Verschiedenes → Hoteldaten → Reservierung → Reservierung
3 gesteuert.

Zusätzlich werden die Verfügbarkeitslimits über das Benutzerrecht Verfügb.


Limit unter Setup → Konfiguration → Benutzer → Benutzerdefinition → Rechtes
→ Reservierung gesteuert.

Erstellen einer Reservierung über die Verfügbarkeitsmaske


Anlegen einer neuen Reservierung
1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Sie Verfügbarkeit.
2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf das gewünschte Datum und die gewünschte Zimmerkategorie und
klicken Sie die rechte Maustaste zur Anzeige des Menüs.

3. Auf dem Menü wählen Sie bitte die Option Neue Reservierung erstellen für Zimmertyp; die
Karteisuchmaske wird angezeigt.
4. Vervollständigen Sie bitte die Karteiauswahl; siehe Suite8
Kundenverwaltungshandbuch.
5. Nach Auswahl der Kartei wird die Neue Reservierungsmaske angezeigt, gefüllt mit
dem Namen, des ausgewählten Datums und der Zimmerkategorie.
6. Vervollständigen Sie die Reservierung.
7. Klicken Sie OK, um die Reservierung zu speichern und um auf die
Verfügbarkeitsmaske zurückzukehren.

Reservierungsanzeige auf der Verfügbarkeitsmaske


Zur Anzeige der Reservierungen eines bestimmten Tages und Zimmerkategorie
1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Sie Verfügbarkeit.
2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf das gewünschte Datum und die gewünschte
Zimmerkategorie und klicken Sie auf die rechte Maustaste um das Menü anzuzeigen.

Funktionstasten Handbuch, Version 8.9, November 2012


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3. Auf dem Menü wählen Sie bitte die Option Reservierung zeigen.
Die Reservierungsmaske wird, mit allen Reservierungen für das ausgewählte Datum
und die ausgewählte Zimmerkategorie, angezeigt.

Anzeige erwarteter Reservierungen pro Buchungsart


Erwartete Reservierungen pro Buchungsart
1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Sie Verfügbarkeit.
2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf das gewünschte Datum und die gewünschte
Zimmerkategorie und klicken Sie die rechte Maustaste um das Menü anzuzeigen.

3. Wählen Sie die Option Erwartet pro Buchungsart, um die Hotelsegment Statistik
Dialogbox anzuzeigen.

4. Klicken Sie Beenden, um die Hotelsegment Statistik Dialogbox zu schließen und auf die
Verfügbarkeitsmaske zurückzukehren.

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Anzeige der Verfügbarkeitsgrafik


Die Grafik zeigt Reservierungen und Veranstaltungsbuchungen in einem grafischem
Format. Die Anzeige erfolgt in einem Balkendiagramm auf täglicher Basis. Der angezeigte
Tag ist der Tag der auf dem Verfügbarkeitsraster ausgewählt wurde. Eine
Zusammenfassung der Buchungen erscheint auf der rechten Seite der Maske.
Wie man die Verfügbarkeitsgrafik anzeigt
1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Sie Verfügbarkeit oder drücken
Sie Strg + D.
Die Verfügbarkeitsmaske wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf den Karteireiter Grafik.
Die Grafik wird für das im Verfügbarkeitsraster ausgewählte Datum angezeigt.

3. Um die Grafik eines anderen Datums zu sehen, wählen Sie bitte in dem
Verfügbarkeitsraster das gewünschte Datum.
4. Um die Grafik für mehr als einen Tag und alle Zimmerkategorien anzusehen, klicken
Sie bitte auf die Kopfzeile Gesamtanzahl Zimmer in dem Verfügbarkeitsraster.
Die Grafik wird für die ausgewählte Anzahl an Tagen angezeigt, standardmäßig sieben
Tage. Wochenendtage werden in rot angezeigt, alle anderen Tage in schwarz; eine
rote Linie zeigt eine volle Belegung an.
1. Beschriftung - zeigt die Anzahl der definitiven und tentativen
Reservierungen (je nach Auswahl). Die Anzeige ist für bis zu 14 Tage lesbar
und die Zusammenfassung auf der rechten Seite der Grafik zeigt maximal 17
Tage an.

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Gestap. Balken - zeigt definitive Reservierungen in blau und definitive und


tentative Reservierungen in schwarz. Bei Auswahl dieser Option werden die
tentativen und definitiven Reservierungen immer angezeigt, unabhängig der
Auswahl oben auf der Maske.
3D - zeigt die Grafik in dreidimensionalem Format.

5. Um die Grafik für mehr als einen Tag für eine bestimmte Kategorie anzuzeigen,
klicken Sie auf die Überschriftenspalte der gewünschten Kategorie.
6. Klicken Sie auf Reservierungen oder Veranstaltungsräume um die Anzeige zwischen
Reservierungen und Veranstaltungsräumen zu wechseln.
7. Selektieren Sie die Option Beschriftung, um auf der Grafik Beschriftungen anzuzeigen.

Anmerkung: Wenn nur tentative Reservierungen angezeigt werden


sollen, selektieren Sie bitte die Option Nur tent. belegt und selektieren Sie
nicht Gestap. Balken.

Ansicht der Verfügbarkeitsgrafik


1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Sie Verfügbarkeit oder drücken Sie
Strg + D.

Die Verfügbarkeitsmaske wird angezeigt.


2. Klicken Sie auf den Karteireiter Grafik.
Die Grafik wird für das im Verfügbarkeitsraster ausgewählte Datum angezeigt.

Funktionstasten Handbuch, Version 8.9, November 2012


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3. Um die Grafik eines anderen Datums zu sehen, wählen Sie bitte in dem
Verfügbarkeitsraster das gewünschte Datum.
4. Um die Grafik für mehr als einen Tag und alle Zimmerkategorien anzusehen, klicken
Sie bitte auf die Kopfzeile Gesamtanzahl Zimmer in dem Verfügbarkeitsraster.
Die Grafik wird nun für die Anzahl der Tage, die bei den Auswahlkriterien eingegeben
wurde angezeigt, standardmäßig sieben Tage. Die Beschriftung der Grafik bis zur
Anzeige von 14 Tagen lesbar und die Zusammenfassung auf der rechten Seite bis zu
17 Tagen.

5. Um die Grafik für mehr als einen Tag und für eine bestimmte Zimmerkategorie
anzuzeigen, klicken Sie bitte auf die entsprechende Kopfzeile der Zimmerkategorie in
dem Verfügbarkeitsraster.
6. Klicken Sie auf Reservierungen oder Veranstaltungsräume, um zwischen Reservierungen
und Veranstaltungsbuchungen hin- und her zu schalten.
7. Selektieren Sie die Beschriftung Option, um die Beschriftungen in der Grafik zu
beinhalten.

Anzeige des Control Panels


Die Control Panel Maske bietet eine detaillierte Übersicht der Belegung des Hotels für
einen bestimmten Zeitraum. Die Information die hier angezeigt wird, kann konfiguriert
werden, siehe konfigurierbare Felder auf der Verfügbarkeitsmaske.
Control Panel ansehen
1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Sie Verfügbarkeit oder drücken
Sie Strg + D.
Die Verfügbarkeitsmaske wird geöffnet und standardmäßig wird der Control Panel
angezeigt.
2. Falls der Control Panel nicht angezeigt wird, klicken Sie bitte auf den Control Panel
Karteireiter.

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Anmerkung: Ein blauer Pfeil neben einem Feld zeigt an, dass eine
Verknüpfung zu einer dazugehörigen Maske besteht. Klicken Sie auf den
Pfeil, um zusätzliche Informationen anzuzeigen.

Anzeige der Blockstatistik


Bestehende Gruppenblöcke die an einem bestimmten Datum im Hotel sein werden,
können über diese Option angesehen werden.
Blockstatistik anzeigen
1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Sie Verfügbarkeit oder drücken Sie Strg + D.
Die Verfügbarkeitsmaske wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf den Karteireiter Blockstatistik.
Die Block Dialogbox erscheint.

3. Um Blöcke für ein anderes Datum zu sehen, klicken Sie bitte auf den Pfeil nach unten neben dem
Datumsfeld und wählen ein Datum aus der Liste. Die in der Liste verfügbaren Daten sind durch die
Datumsauswahl der Zeitintervall Dialogbox eingeschränkt.
4. Selektieren Sie die Option Zeige Blöcke die nicht die Verfügbarkeit berühren um Blöcke zu
inkludieren die nicht aus der Verfügbarkeit genommen werden, wie zum Beispiel Blöcke mit dem Status
'storniert'. Die Standardeinstellung ist so definiert, dass Blöcke mit einem Status der nicht aus der
Verfügbarkeit genommen wird, nicht inkludiert werden.
5. Die folgenden Optionen sind durch die Auswahl des entsprechenden Blocks und das Klicken der rechten
Maustaste zur Anzeige des Menüs verfügbar.
Block Editieren - Zeigt die Blockheader Dialogbox an.
Angehängte Reservierungen - Zeigt die Liste der Reservierungen die mit diesem Block verbunden
sind.
Neue Reservierung - Zeigt die Blockauswahlmaske an.
Zimmerliste - Zeigt die Blockauswahlmaske an.

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Blockstatistik Rasterdetails

Spalten Überschrift Definition


Blockname Name des Gruppenblocks.
Blockcode Der Blockcode der Gruppe.
Status Der Status des Gruppenblocks.
Startdatum Startdatum des Gruppenblocks.
Verfügbar Die Anzahl der Zimmer die für den Block verfügbar sind und noch nicht
abgerufen wurden.
Anzahl Zimmer Anzahl der momentan reservierten Zimmer.
Abgerufen Die Anzahl der Zimmer, die eine erstellte Reservierung mit Gastnamen haben.
% Abgerufen Die Prozentzahl der abgerufenen Zimmer.
Cutoff Datum Das Datum an dem nicht abgerufene Zimmer zurück in die Hausverfügbarkeit
gegeben werden.
Ursprungszimmer Die Anzahl der ursprünglich reservierten Zimmer.
Enddatum Enddatum des Gruppenblocks.

Anmerkung: Das Feld Buchungsposition kann bei der Anpassung des


Rasters durch Auswahl von Vorgaben wiederherstellen zu dem Karteireiter
Blockstatistik hinzugefügt werden.

Anmerkung: Die Block Funktionalität benötigt einen zusätzlichen


Lizenzcode.

Anzeige des Inventars


Der Karteireiter Inventar listet alle Inventarartikel die für Front Office oder den Catering-
und Konferenzbereich definiert wurden. Je nachdem ob die Verfügbarkeit oder die
Belegung ausgewählt wurde, zeigt die Inventarliste die genaue Anzahl verfügbarer Artikel
pro Tag oder die Anzahl gebuchter Artikel pro Tag. Die Inventarliste beinhaltet Artikel
,wie zum Beispiel den Overhead Projektor, Tische, Flip Chart, Kerzenhalter, Extra Betten
und Kinderbetten.
Ansicht der Inventarliste
1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Sie Verfügbarkeit oder drücken Sie Strg + D.
Die Verfügbarkeitsmaske wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf den Inventar Karteireiter.
Die Inventarliste wird angezeigt.

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Anzeige des Speiseplans


Der Speiseplan zeigt eine Auflistung der täglichen Speiseplan Anforderungen. Die
Baumstruktur kann erweitert werden, um pro Tag eine Liste der Reservierungen und die
dazugehörigen Speiseplan Erfordernisse anzuzeigen. Die Rasterspalten des Speiseplans
zeigen die Reservierungen, Gruppen, die unterschiedliche Verpflegung, Anreise- und
Abreisedatum Reservierungsstatus, Anzahl der Erwachsenen und Kinder entsprechend
den definierten Altersgruppenkategorien.
Zur Ansicht des Speiseplans
1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Sie Verfügbarkeit oder drücken Sie Strg + D.
Die Verfügbarkeitsmaske wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf den Speiseplan Karteireiter.
Die Speiseplanmaske erscheint.

3. Um die Speiseplandetails eines bestimmten Tages zu sehen, klicken Sie bitte auf das Plus Zeichen neben
dem Datum und die erweiterte Baumstruktur zeigt nun alle Reservierungen inklusive den
Speiseplananforderungen des Tages.

4. Um alle Speiseplan Details anzusehen, klicken Sie bitte auf die Erweiterungsoption unten links auf der
Maske.

Die Speiseplan Funktionalität ist über den Parameter Speiseplan Funktionalität


gesteuert der unter Setup → Verschiedenes → Hoteldaten → Reservierung →
Reservierung 1 gefunden werden kann.

Das Inkludieren der Block Reservierungen in die Speiseplan Zählung wird über
den Parameter Blocks in Speiseplan unter Setup → Konfiguration → Hoteldaten
→ Reservierung → Reservierung 1 gesteuert.

Anzeige der Gruppen


Die Gruppenmaske zeigt alle Gruppenreservierungen für das ausgewählte Datum, sortiert
nach Anreisedatum. Die Baumstruktur kann erweitert werden, um folgendes zu zeigen:
Alle Gruppenreservierungen pro Tag
Verwendete Zimmerkategorien pro Gruppe
Auflistung der Reservierungen pro Zimmerkategorie

Details bezüglich der Gruppen und Individuellen Reservierungen können durch das
Klicken der rechten Maustaste auf der Reservierung angezeigt werden.

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Zur Ansicht der Gruppen


1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Sie Verfügbarkeit oder drücken Sie Strg + D.
Die Verfügbarkeitsmaske wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf den Gruppen Karteireiter.
Die Gruppenmaske erscheint.

3. Um Gruppen für ein bestimmtes Datum anzusehen, klicken Sie bitte auf das Plus Zeichen neben dem
Datum und die erweiterte Baumstruktur zeigt alle Gruppen des bestimmten Tages an.
4. Um die Zimmerkategorien einer bestimmten Gruppe anzusehen, klicken Sie bitte auf das Plus Zeichen
neben dem Gruppennamen und die erweiterte Baumstruktur zeigt nun die Zimmerkategorien der
ausgewählten Gruppe.
5. Um die Reservierungen der Zimmerkategorien anzusehen, klicken Sie bitte auf das Plus Zeichen neben der
Zimmerkategorie und die erweiterte Baumstruktur zeigt alle Reservierungen der ausgewählten Gruppe und
der ausgewählten Zimmerkategorie an.

6. Zur Ansicht aller Gruppenreservierung Details, klicken Sie bitte auf die Erweiterungsoption unten links
auf der Maske.
7. Um die Reservierungsdetails anzusehen, klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf den Gastnamen
und wählen Editieren aus dem Menü. Die Reservierungsmaske wird angezeigt.

Anmerkung: Gruppen, bei denen alle zugehörigen Reservierungen


storniert wurden, werden nicht auf diesem Karteireiter angezeigt.

Anmerkung: Zimmer die einer Kategorie zugeordnet sind, die als 'nicht
in Verfügb. mitz.' markiert ist, werden als Reservierungen angezeigt,
werden aber nicht in der Zählung für Zimmer und Erwachsene
berücksichtigt.

Anzeige der Trends


Der Trend Karteireiter zeigt die Verfügbarkeit in grafischem Format, basierend auf ein
bestimmtes Datum. Es können definitive und tentative Zimmer angezeigt werden, sowie
die Anzahl definitiv und tentativ gebuchter Erwachsener.
Trends ansehen
1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Sie Verfügbarkeit oder drücken Sie Strg + D.
Die Verfügbarkeitsmaske wird angezeigt.
2. Klicken Sie bitte auf den Trend Karteireiter.
Die Trendmaske erscheint.

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3. Zur Ansicht der Trendstatistik pro Zimmerkategorie wählen Sie bitte die gewünschte Zimmerkategorie auf
der Kopfzeile des Verfügbarkeitsrasters.

Die Trend Funktionalität ist durch den Parameter Trend Chart auf
Verfügbarkeitsmaskegesteuert der unter Setup → Konfiguration →
Verschiedenes → Hoteldaten → Reservierung → Reservierung 3 gefunden
werden kann.

Ablehnen einer Reservierung (Turnaway)


Eine Reservierung kann aus verschiedenen Gründen abgelehnt werden. Zum Beispiel
konnte das Hotel die Reservierung nicht annehmen, weil das Hotel bereits ausgebucht
war oder ein Gast erkundigte sich nach einer bestimmten Rate, tätigte aber keine
Reservierung. Das Hotel speichert das Marktsegment und den Grund der Ablehnung für
statistische Zwecke. Zusätzlich können Marketing Attributkategorien mit der Turnaway
Maske verknüpft werden, so dass zusätzliche hotelspezifische Informationen gesammelt
werden können.
Das Ablehnen einer Reservierung
1. Klicken Sie bitte auf Turnaway, die Turnaway Dialogbox wird angezeigt.
2. Geben Sie das Anreisedatum in das Feld Anreise ein oder klicken Sie auf den Pfeil nach unten und wählen
das Datum über den Kalender aus. Standardmäßig wird das heutige Datum angezeigt.
3. Geben Sie die Anzahl der Nächte in das Feld Nächte ein oder klicken Sie auf den Pfeil nach unten/oben bis
die gewünschte Anzahl an Nächten erscheint. Die Standardvorgabe ist eine Nacht.
4. Geben Sie die Anzahl der Personen in das Feld Personen ein oder klicken Sie auf den Pfeil nach
unten/oben bis die gewünschte Anzahl an Personen erscheint. Die Standardvorgabe ist eine Nacht.
5. Geben Sie die Anzahl Zimmer in das Feld Anzahl Zimmer ein oder klicken Sie auf den Pfeil nach
oben/unten bis die gewünschte Anzahl an Zimmern angezeigt wird. Die Standardvorgabe ist ein Zimmer.
6. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten und wählen Sie das gewünschte Marktsegment aus der Liste
vordefinierter Marktsegmente.
7. Zur Eingabe des Ablehnungsgrunds klicken Sie auf den Pfeil nach unten,neben dem Feld Turnaway Grund
und selektieren einen Grund aus der vordefinierten Liste.

8. Sie können das Feld Gast leer lassen, einen Namen eingeben oder auf die Auswahl Option klicken
und einen Namen über die Karteisuchmaske auswählen.
9. Vervollständigen Sie die Marketing Attributkategorien die der Turnaway Maske hinzugefügt wurden, um
hotelspezifische Information zu sammeln.

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10. Klicken Sie auf OK.

Die Turnaway Funktionalität wird über den Parameter Benutze Turnaway


Funktionalität unter Setup → Konfiguration → Hoteldaten → Reservierung 1
gesteuert.

Marketing Attribute können zu der Turnaway Maske über die Option


Attributkategorien unter Setup → Konfiguration → CRM hinzugefügt werden.

Für jede definierte Attributkategorie wird eine Marketing Info Kategorie


erstellt. Die Artikel für jede neue Listbox werden über die Option Marketing Info
unter Setup → Konfiguration → CRM definiert.

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Kalender
Die Benutzung des Kalenders
Mit der Kalenderoption kann Suite8 zukünftige Aktivitäten und Aufgaben verfolgen, sowie
kritische Daten und Kalenderperioden, wie gesetzliche Feiertage definieren.
Standardmäßig werden nur die nicht erledigten Aufgaben & Aktivitäten angezeigt. Es ist
aber durch Ändern der Suchkriterien möglich, alle oder nur die erledigten Aufgaben &
Aktivitäten anzuzeigen.
Die Hauptmerkmale des Kalenders sind:
Bietet eine Tages-, Wochen- und Monatsübersicht mit regulierbaren Zeiteinstellungen.
Erstellen von neuen Aktivitäten oder bearbeiten/löschen von bestehenden Aktivitäten.
Erstellen von neuen Aufgaben oder bearbeiten/löschen von bestehenden Aufgaben.
Drag und Drop Funktionalität für Aktivitäten.
Anlässe wie gesetzliche Feiertage können über den Kalender eingegeben und angesehen werden.
Veranstaltungsbuchungen können automatisch als Kalenderanlässe hinzugefügt werden.
Aktivitäten werden in unterschiedlichen Farben angezeigt, um sofort entsprechend identifiziert zu
werden.

Um Veranstaltungsbuchungen als Kalenderanlässe anzuzeigen, muss der Parameter


Konferenzbuchungen als Kalenderanlässe unter Setup → Konfiguration → Verschiedenes →
Hoteldaten → CCM → Veranstaltungen aktiviert sein.

Wie man den Kalender anzeigen kann


Klicken Sie auf das Kundenverwaltungs Menü und wählen Sie Kalender, oder drücken Sie F4.
Die Kalendermaske erscheint.

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Anmerkung: Falls der Parameter Benutzerzuweisung für Aufgaben &


Aktivitäten unter Hoteldaten → Kartei 1 aktiviert ist, erscheinen
standardmäßig alle zugeordneten Benutzer in dem Feld Zugeordnete
Benutzer und alle Aufgaben und Aktivitäten dieser Benutzer werden
angezeigt. Falls keine Benutzer zugeordnet sind, werden nur die
Aufgaben & Aktivitäten des angemeldeten Benutzers angezeigt.

Falls der Parameter und das Benutzerrecht Benutzer zuordnen für Aufgaben
aktiviert ist, können Benutzer unter Konfiguration →
u. Aktivitäten
Benutzer → Benutzer Definition → Mitarbeiter zugeordnet werden.

Falls der Parameter nicht aktiviert ist, müssen keine Benutzer


zugeordnet werden und die Benutzer können, je nach Zuordnung der
Benutzerrechte, alle Aufgaben und Aktivitäten sehen und bearbeiten.
Die Benutzer die standardmäßig angezeigt werden sollen, können unter
Verschiedenes → Benutzereinstellungen → Suchmasken definiert
werden.

Ändern der Kalenderanzeige


Verändern der Tages-/Wochen-/Monatsübersicht
1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Sie Kalender, um die
Kalendermaske anzuzeigen.
2. Klicken Sie auf Tag, Woche oder Monat, um die Anzeige des Kalenders zu ändern.

Verändern der Zeiteinstellungen der Tages- und Wochenübersicht


1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Kalender, um die Kalendermaske
anzuzeigen.
2. Platzieren Sie den Cursor irgendwo in dem Kalender und klicken Sie auf die rechte
Maustaste, um das Menü anzuzeigen.
3. Klicken Sie auf 15 Minuten, 30 Minuten oder 60 Minuten, um die Zeiteinstellung zu
ändern.

Kalenderanlässe
Neuer Kalenderanlass
1. Klicken Sie auf das Kundenverwaltungs Menü und wählen Sie Kalender, oder drücken Sie F4, um die
Kalendermaske anzuzeigen.

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2. Platzieren Sie Ihren Cursor auf den gewünschten Tag und klicken Sie die rechte Maustaste, um das Menü
anzuzeigen.

3. Wählen Sie Neuer Kalenderanlass aus dem Menü, um die Kalenderanlass Dialogbox anzuzeigen.

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4. Geben Sie den Datumsbereich des Kalenderanlasses in das Feld Zeitraum ein oder klicken Sie auf den
Pfeil nach unten und wählen das Datum über den Kalender aus.

5. In dem Feld Typ klicken Sie bitte auf den Pfeil nach unten und wählen den gewünschten Anlasstyp aus.
6. Geben Sie bitte eine Beschreibung des Kalenderanlasses in das Feld Beschreibung ein.
7. In dem Feld Farbe klicken Sie bitte den Pfeil nach unten und wählen die Farbe, in der der Kalenderanlass
angezeigt werden soll.
8. Zusätzliche Information oder Kommentare können in das Feld Notiz eingegeben werden.
9. Klicken Sie OK, der Kalenderanlass wird nun in der ausgewählten Farbe angezeigt.

Anmerkung: Ein neuer Anlass kann auch über die Option


Verschiedenes → Kalenderanlässe eingegeben werden.

Bearbeiten eines Kalenderanlasses


1. Klicken Sie auf das Kundenverwaltungsmenü und wählen Sie Kalender, oder drücken Sie F4, um die
Kalendermaske anzuzeigen.
2. Markieren Sie den Kalenderanlass der bearbeitet werden soll und rufen Sie entweder das Menü auf oder
Doppel-Klicken Sie auf dem Kalenderanlass.

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3. Klicken Sie bitte Kalenderanlass edit., die Kalenderanlass Dialogbox erscheint.

4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.


5. Klicken Sie OK, um die Änderungen zu speichern.

Löschen eines Kalenderanlasses


1. Klicken Sie auf das Kundenverwaltungs Menü und wählen Kalender, oder drücken Sie F4, um die
Kalendermaske anzuzeigen.

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2. Markieren Sie den gewünschten Kalenderanlass und zeigen Sie über die rechte Maustaste das Menü an.

3. Wählen Sie Lösche Kalenderanlass, eine Bestätigungsnachricht wird angezeigt.

4. Klicken Sie Ja, um den Kalenderanlass zu löschen.

Aktivitäten
Über Aktivitäten

Suite8 eignet sich ausgezeichnet zum Verfolgen jeder Art von Aktivität. Im Allgemeinen
sind Aktivitäten an ein Datum und eine bestimmte Zeit verknüpft, aber es ist auch
möglich Aktivitäten ohne bestimmte Zeit zu definieren, in diesem Falle bezeichnet man
die Aktivität als Aufgabe. Standardmäßig werden nur nicht erledigte Aufgaben &
Aktivitäten angezeigt, aber alle oder nur erledigte Aufgaben & Aktivitäten können
ebenfalls durch Ändern der Suchkriterien angezeigt werden.
Aktivitäten sind zu mindestens einem Manager (Mitarbeiter) verknüpft. Es ist
obligatorisch einen Manager als primär und optional zusätzliche Manager hinzuzufügen.
Der angemeldete Sales Manager wird automatisch als primärer Manager einer Aktivität
zugeordnet, dies kann aber, falls gewünscht geändert werden.

Neue Aktivität
1. Klicken Sie auf das Kundenverwaltungsmenü und wählen Sie Kalender oder drücken Sie F4, um die
Kalendermaske anzuzeigen.

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2. Platzieren Sie Ihren Cursor auf den gewünschten Tag und klicken Sie auf die rechte Maustaste, um das
Menü anzuzeigen.

3. Wählen Sie Neue Aktivität aus dem Menü und die Aktivitäten Dialogbox erscheint.

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4. Geben Sie die Felder, wie beschrieben in der Tabelle unten. ein.

Füllen Sie dieses Feld Mit dieser Information


Firmenname Verknüpfung zu einer Firmenkartei.
Kontaktname Verknüpfung zu einer Individuellen (Kontakt) Kartei.
Firma T&A Klicken Sie auf diese Option um die Aktivitäten Suchmaske
anzuzeigen. Standardmäßig werden alle Aktivitäten und Aufgaben der
ausgewählten Firma für ein Jahr in der Vergangenheit und in der
Zukunft angezeigt.
Kontakt T&A Klicken Sie auf diese Option um die Aktivitäten Suchmaske
anzuzeigen. Standardmäßig werden alle Aktivitäten und Aufgaben des
ausgewählten Kontaktes für ein Jahr in der Vergangenheit und in der
Zukunft angezeigt.
Kommunikation Bevorzugte Kommunikationsmethode für diese Aktivität.
Buchungs ID Die ID der Hauptbuchung.
Anmerkung: Dieses Feld ist nur zur Ansicht und wird nur angezeigt
wenn die Aktivität mit einer Veranstaltung verknüpft ist.
Buchungsname Der Name der Veranstaltungsbuchung.
Anmerkung: Dieses Feld ist nur zur Ansicht und wird nur angezeigt
wenn die Aktivität mit einer Veranstaltung verknüpft ist.
Anreise Anreisedatum der Buchung.
Anmerkung: Dieses Feld ist nur zur Ansicht und wird nur angezeigt
wenn die Aktivität mit einer Veranstaltung verknüpft ist.

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Verant. Mitarbeiter Mitarbeiter dem diese Aktivität gehört.


Aktivitätentyp Art der Aktivität.
Akt. Beschreibung Freies Eingabefeld um den Zweck der Aktivität weiter zu definieren
oder um der Aktivität eine Beschreibung zu geben. Standardmäßig
wird das Feld mit dem Aktivitätentyp (vorheriges Feld) gefüllt.
Tagesanlass Die Auswahl dieses Feldes markiert die Aktivität als Tagesanlass. Eine
Aktivität die als Tagesanlass markiert ist erscheint oben in der Spalte
unterhalb des Datumfeldes und nicht im Raster selbst.
Prüfe Verfügbarkeit Selektieren Sie diese Option bei Eingabe einer Aktivität um die
Verfügbarkeit zu prüfen.
Wenn diese Option aktiviert ist, wird bei Eingabe einer Aktivität für
den verantwortlichen Mitarbeiter am gleichen Tag zur gleichen Zeit die
Verfügbarkeitsnachricht angezeigt.
Beginnt am Startdatum der Aktivität.
Beginnt um Startzeit der Aktivität. Die Standard Startzeit ist unter Hoteldaten →
Kartei 1 definiert.
Endet am Enddatum der Aktivität.
Endet um Endzeit der Aktivität. Die Standard Endzeit ist unter Hoteldaten →
Kartei 1 definiert.
Zeige als Auswahl eines Eintrages aus der Liste zur Definition ob die Aktivität,
zum Beispiel außer Haus stattfindet oder ob der Sales Manager
beschäftigt oder frei ist.
Privat Die Auswahl dieses Feldes markiert die Aktivität als privat.
Anmerkung: Funktionalität noch nicht implementiert.
Erinnern Eine Erinnerung kann gesetzt werden mit einem Bereich von 5
Minuten bis zu einem Monat. Benutzer haben dann die Möglichkeit die
Aktivität zu schließen oder erneut erinnert zu werden.
Datum erledigt Das Datum an dem die Aktivität erledigt wurde. Auswahl über den
Kalender.
Freies Eingabefeld für zusätzliche Notizen oder Informationen.

5. Klicken Sie OK, die Aktivität wird auf der Kalendermaske angezeigt.
6. Wenn Sie Ihren Cursor auf die Aktivität platzieren erscheint eine Informationsbox mit einer
Zusammenfassung der Aktivitätendetails.

Aktivitäten Dialogbox

Füllen Sie dieses Feld Mit dieser Information


Firmenname Verknüpfung zu einer Firmenkartei.
Kontaktname Verknüpfung zu einer Individuellen (Kontakt) Kartei.
Firma T&A Klicken Sie auf diese Option um die Aktivitäten Suchmaske anzuzeigen.
Standardmäßig werden alle Aktivitäten und Aufgaben der ausgewählten
Firma für ein Jahr in der Vergangenheit und Zukunft angezeigt.
Kontakt T&A Klicken Sie auf diese Option um die Aktivitäten Suchmaske anzuzeigen.
Standardmäßig werden alle Aktivitäten und Aufgaben des ausgewählten
Kontaktes für ein Jahr in der Vergangenheit und Zukunft angezeigt.
Kommunikation Bevorzugte Kommunikationsmethode für diese Aktivität.
Buchungs ID Die ID der Hauptbuchung.
Anmerkung: Dieses Feld ist nur zur Ansicht und wird nur angezeigt wenn
die Aktivität mit einer Veranstaltung verknüpft ist.

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Buchungsname Der Name der Veranstaltungsbuchung.


Anmerkung: Dieses Feld ist nur zur Ansicht und wird nur angezeigt wenn
die Aktivität mit einer Veranstaltung verknüpft ist.
Anreise Anreisedatum der Buchung.
Anmerkung: Dieses Feld ist nur zur Ansicht und wird nur angezeigt wenn
die Aktivität mit einer Veranstaltung verknüpft ist.
Verant. Mitarbeiter Mitarbeiter dem diese Aktivität gehört.
Aktivitätstyp Art der Aktivität.
Akt. Beschreibung Freies Eingabe Feld um den Zweck der Aktivität weiter zu definieren oder
um der Aktivität eine Beschreibung zu geben. Standardmäßig wird das
Feld mit dem Aktivitätentyp (vorheriges Feld) gefüllt.
Tagesanlass Die Auswahl dieses Feldes markiert die Aktivität als Tagesanlass. Eine
Aktivität die als Tagesanlass markiert ist erscheint oben in der Spalte
unterhalb des Datumfeldes und nicht im Raster selbst.
Prüfe Verfügbarkeit Selektieren Sie diese Option bei Eingabe einer Aktivität um die
Verfügbarkeit des Mitarbeiters zu prüfen.
Wenn diese Option aktiviert ist wird bei Eingabe einer Aktivität für den
verantwortlichen Mitarbeiter am gleichen Tag zur gleichen Zeit die
Verfügbarkeitsnachricht angezeigt.
Beginnt am Startdatum der Aktivität.
Beginnt um Startzeit der Aktivität. Die Standard Startzeit ist unter Hoteldaten →
Kartei 1 definiert.
Endet am Enddatum der Aktivität.
Endet um Endzeit der Aktivität. Die Standard Endzeit ist unter Hoteldaten → Kartei
1 definiert.
Zeige als Auswahl eines Eintrages aus der Liste zur Definition ob die Aktivität, zum
Beispiel außer Haus stattfindet oder ob der Sales Manager beschäftigt
oder frei ist.
Privat Die Auswahl dieses Feldes markiert die Aktivität als privat.
Anmerkung: Funktionalität noch nicht implementiert.
Erinnern Eine Erinnerung kann gesetzt werden mit einem Bereich von 5 Minuten
bis zu einem Monat. Benutzer haben dann die Möglichkeit die Aktivität zu
schließen oder erneut erinnert zu werden.
Datum erledigt Das Datum an dem die Aktivität erledigt wurde. Auswahl über den
Kalender.
Freies Eingabefeld für zusätzliche Notizen oder Informationen.

Anmerkung: Eine neue Aktivität kann auch über Drag und Drop
eingegeben werden; platzieren Sie Ihren Cursor auf das gewünschte
Datum und die gewünschte Anfangszeit und ziehen Sie dann den Cursor
zur gewünschten Endzeit und selektieren Neue Aktivität aus dem
Menü. Vervollständigen Sie die Information wie gewünscht.

Bearbeiten einer Aktivität


1. Klicken Sie auf das Kundenverwaltungs Menü und wählen Sie Kalender, oder drücken Sie F4, um die
Kalendermaske anzuzeigen.
2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf der Aktivität die bearbeitet werden soll und Doppel-Klicken Sie auf der
Aktivität oder rufen Sie das Menü über die rechte Maustaste auf.

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3. Wählen Sie Aktivität editieren, die Aktivitäten Dialogbox erscheint.

4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.


5. Klicken Sie OK, um die Änderungen zu speichern.

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Löschen einer Aktivität


1. Klicken Sie auf das Kundenverwaltungs Menü und wählen Sie Kalender, oder drücken Sie F4, um die
Kalendermaske anzuzeigen.
2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf der Aktivität die gelöscht werden soll und klicken Sie auf die rechte
Maustaste um das Menü anzuzeigen.

3. Wählen Sie Lösche Aktivität, eine Bestätigungsnachricht wird angezeigt.

4. Klicken Sie Ja, um die Aktivität zu löschen.

Aufgaben
Über Aufgaben

Suite8 eignet sich ausgezeichnet zum Verfolgen jeder Art von Aufgaben. Eine Aufgabe
kann für Aktivitäten verwendet werden, die erledigt werden müssen, aber nicht zu einer
bestimmten Uhrzeit; mehr wie eine Notiz oder Erinnerung, dass zum Beispiel ein Mailing
vorbereitet werden muss oder dass ein Kunde angerufen werden muss. Eine Aufgabe hat
ein Start- und Fälligkeitsdatum, aber keine bestimmte Uhrzeit. Standardmäßig werden
nur nicht erledigte Aufgaben & Aktivitäten angezeigt, alle oder nur erledigte Aufgaben &
Aktivitäten können ebenfalls durch Ändern der Suchkriterien angezeigt werden.
Aufgaben sind zu mindestens einem Manager (Mitarbeiter) verknüpft. Es ist obligatorisch
einen Manager als primär und optional zusätzliche Manager hinzuzufügen. Der
angemeldete Sales Manager wird automatisch als primärer Manager einer Aufgabe
zugeordnet, dies kann aber falls gewünscht geändert werden.

Neue Aufgabe
1. Klicken Sie auf das Kundenverwaltungsmenü und wählen Sie Kalender oder drücken Sie F4, um die
Kalendermaske anzuzeigen.

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2. Platzieren Sie Ihren Cursor in den oberen Bereich der Kalendermaske und rufen Sie über die rechte
Maustaste das Menü auf.

3. Wählen Sie Neu, um die Aufgaben Dialogbox anzuzeigen.

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4. Vervollständigen Sie die Felder mit der gewünschten Information, wie beschrieben in der Tabelle unten.

5. Klicken Sie auf OK, die neue Aufgabe wird in der Kalendermaske angezeigt.

Aufgaben Dialogbox

Füllen Sie dieses Feld Mit dieser Information


Firmenname Verknüpfung zu einer Firmenkartei.
Kontaktname Verknüpfung zu einer Individuellen (Kontakt) Kartei.
Firma T&A Klicken Sie auf diese Option, um die Aktivitäten Suchmaske anzuzeigen.
Standardmäßig werden alle Aktivitäten und Aufgaben der ausgewählten Firma
für ein Jahr in der Vergangenheit und in der Zukunft angezeigt.
Kontakt T&A Klicken Sie auf diese Option, um die Aktivitäten Suchmaske anzuzeigen.
Standardmäßig werden alle Aktivitäten und Aufgaben des ausgewählten
Kontaktes für ein Jahr in der Vergangenheit und in der Zukunft angezeigt.
Kommunikation Bevorzugte Kommunikationsmethode für diese Aktivität.
Buchungs ID Die ID Nummer der Hauptbuchung.
Anmerkung: Dieses Feld ist nur zur Ansicht und wird nur angezeigt wenn die
Aktivität mit einer Veranstaltung verknüpft ist.
Buchungsname Der Name der Veranstaltungsbuchung.
Anmerkung: Dieses Feld ist nur zur Ansicht und wird nur angezeigt wenn die
Aktivität mit einer Veranstaltung verknüpft ist.

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Anreise Anreise Datum der Buchung.


Anmerkung: Dieses Feld ist nur zur Ansicht und wird nur angezeigt wenn die
Aktivität mit einer Veranstaltung verknüpft ist.
Verant. Mitarbeiter Mitarbeiter dem diese Aktivität gehört.
Aufgabentyp Art der Aufgabe.
Beschreibung Freies Eingabefeld, um den Zweck der Aufgabe weiter zu definieren oder um
der Aufgabe eine Beschreibung zu geben.
Prüfe Verfügbarkeit Selektieren Sie diese Option bei Eingabe einer Aktivität, um die Verfügbarkeit
des Mitarbeiters zu prüfen.
Wenn diese Option aktiviert ist, wird bei Eingabe einer Aktivität für den
verantwortlichen Mitarbeiter am gleichen Tag zur gleichen Zeit die
Verfügbarkeitsnachricht angezeigt.
Beginnt am Startdatum der Aufgabe.
Status Aufgabenstatus wie zum Beispiel Nicht Begonnen, in Arbeit, Erledigt usw.
% Fertiggestellt Die % der erledigten Aufgabe.
Fälligkeitsdatum Das Fälligkeitsdatum der Aufgabe.
Priorität Priorität der Aufgabe - normal, niedrig, hoch.
Notizen Freies Eingabefeld für zusätzliche Informationen.
Datum erledigt Datum an dem die Aufgabe erledigt wurde - Auswahl über den Kalender.
Überarbeitet ebenfalls das Status Feld auf Erledigt und füllt das Feld %
Fertiggestellt mit 100%.

Bearbeiten einer Aufgabe


1. Klicken Sie auf das Kundenverwaltungsmenü und wählen Sie Kalender, oder drücken Sie F4, um die
Kalendermaske anzuzeigen.
2. Platzieren Sie Ihren Cursor auf die Aufgabe die editiert werden soll und Doppel-Klicken Sie oder rufen Sie
über die rechte Maustaste das Menü auf.

3. Wählen Sie Editieren, die Aufgaben Dialogbox erscheint.

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4. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor.


5. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern.

Löschen einer Aufgabe


1. Klicken Sie auf das Kundenverwaltungs Menü und wählen Sie Kalender oder drücken Sie F4, um die
Kalendermaske anzuzeigen.
2. Platzieren Sie Ihren Cursor auf der Aufgabe die gelöscht werden soll und rufen Sie das Menü über die
rechte Maustaste auf.

3. Klicken Sie auf Löschen, eine Bestätigungsmeldung erscheint.

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4. Klicken Sie auf Ja, um die Aufgabe zu löschen.

Manager Zuweisung
Der für die Aufgaben und Aktivitäten eingegebene Verant. Mitarbeiter wird automatisch als
der primäre Manager markiert. Es ist allerdings möglich eine nicht eingeschränkte Anzahl
an zusätzlichen Managern zu verknüpfen.
Wie man einen neuen Manager zuweist
1. Zeigen Sie entweder die Aktivitäten oder Aufgaben Dialogbox an.
2. Wählen Sie den Karteireiter Verant. Mitarbeiter zuweisen.

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3. Klicken Sie auf Neu, die Nicht zugeordnete Manager Dialogbox erscheint.
4. Markieren Sie das Ankreuzfeld neben dem Manager Namen, um weitere Manager
auszuwählen.
5. Klicken Sie auf OK.

Wie man eine Manager Zuweisung löscht


1. Zeigen Sie entweder die Aufgaben oder Aktivitäts Dialogbox an.
2. Wählen Sie den Karteireiter Verantw. Mitarbeiter zuweisen.
3. Markieren Sie die Manager Zuweisung die gelöscht werden soll und klicken Sie
Löschen, eine Bestätigungsmeldung wird angezeigt.

4. Klicken Sie auf Ja, um die Manager Zuweisung zu löschen.

Verknüpfte Dokumente
Diese Option erlaubt dem Benutzer unterschiedliche Dokumente mit Karteien, Aufgaben
und Aktivitäten zu verknüpfen und diese anzusehen und zu bearbeiten. Es wird
empfohlen die Dokumente auf ein geteiltes Netzwerkverzeichnis zu legen, auf das alle
Benutzer Zugriff haben. Falls ein Scanner an den Arbeitsplatz angeschlossen ist können
auch Dokumente wie Verträge, Briefe oder Bilder verknüpft werden. Der Scanner muss
'Twain' kompatibel sein.
Dokumentengruppen und Verzeichnisse werden unter Setup → Konfiguration →
Verschiedenes → Dokumentarten definiert.

Anmerkung: Die Verknüpfte Dokumente Dialogbox kann von


verschiedenen Zugangspunkten aus angesehen werden, entweder über
Verknüpfte Dokumente Karteireiter oder Optionstasten.

Wie man ein Dokument verknüpft


1. Wählen Sie den Verknüpfte Dokumente Karteireiter.
2. Klicken Sie auf Neu, die Dokumente anhängen Dialogbox erscheint.

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3. Wählen Sie bitte die gewünschte Dokumentengruppe aus der Dokumentgruppe Liste.
4. In der Freigegeb. Ordner Liste, selektieren Sie bitte auf das gewünschte Verzeichnis.
5. Klicken Sie auf Laden, um die Liste der Dokumente anzuzeigen.
6. Wählen Sie das gewünschte Dokument und klicken Sie auf Öffnen, das Feld
Dateiname wird gefüllt.

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Hospitality Solutions

7. Um das Dokument zu verknüpfen, klicken Sie bitte OK, das Dokument wird als
verknüpft auf dem Verknüpfte Dokumente Karteireiter angezeigt.

Anmerkung: Bilder können im JPG oder BMP Format angehängt


werden. Die Standard Einstellung ist JPG, dies kann aber über die
Optionen Taste geändert werden. Die ausgewählten Einstellungen werden
pro Benutzer gespeichert.

Wie man ein verknüpftes Dokument ansieht/bearbeitet


1. Wählen Sie den Verknüpfte Dokumente Karteireiter.
2. Selektieren Sie das gewünschte Dokument und klicken Sie auf Öffnen.
Suite8 öffnete die relevante Applikation, zum Beispiel Word falls es sich um ein Word
Dokument handelt.

Anmerkung: Das Dokument kann direkt in der geöffneten Applikation


bearbeitet werden.

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Wie man ein Dokument einliest und verknüpft


1. Wählen Sie den Verknüpfte Dokumente Karteireiter.
2. Klicken Sie auf Neu, die Dokumente anhängen Dialogbox erscheint.
3. Bitte wählen Sie die gewünschte Dokumentengruppe aus der Liste der
Dokumentgruppe.

4. In der Freigegeb. Ordner Liste, klicken Sie bitte auf das gewünschte Verzeichnis.
5. Klicken Sie auf Einlesen, die Quelle auswählen Dialogbox wird angezeigt.

6. Wählen Sie die Quelle und klicken Sie auf Auswahl, um die Scanner Applikation zu
öffnen.
7. Scannen Sie das Dokument.
8. Klicken Sie auf OK, um das eingelesene Dokument zu verknüpfen.

Das Hinzufügen und Bearbeiten von Verknüpfungen auf dem Verknüpfte


Dateien Karteireiter wird durch das Benutzerrecht Dokumente Hinzufügen
kontrolliert welches unter Setup → Konfiguration → Benutzer → Benutzer
Definition → Rechte → Kundenprofile gefunden werden kann.

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Veranstaltungsbuch
Anzeige des Veranstaltungsbuchs
Das Veranstaltungsbuch ist eine grafische Anzeige aller Veranstaltungsräume. Es
ermöglicht den Benutzern eine einfache Übersicht der Verfügbarkeit aller
Veranstaltungsräume und erlaubt ihnen den Buchungsprozess zu starten. Zusätzlich zur
Erstellung neuer Buchungen können die Benutzer Details bestehender Buchungen und
Anlässe anzeigen oder ändern; Kalenderanlässe und Zimmerverfügbarkeit werden
ebenfalls angezeigt.

Anmerkung: Kalenderanlässe mit dem Typ Veranstaltungsbuchung


werden nicht im Veranstaltungsbuch angezeigt.

Anzeige des Veranstaltungsbuch


Klicken Sie auf das Veranstaltungsverwaltungs Menü und selektieren Sie Veranstaltungsbuch
oder drücken Sie F3.
Das Veranstaltungsbuch erscheint.

Die Anzeige des Veranstaltungsbuchs kann durch die Aktivierung des Parameters Zeige VA
Raum für jede Buchung geändert werden. Buchungen die für den gleichen
Veranstaltungsraum eingegeben wurden, werden dann in einer separaten Zeile
aufgelistet. Anlässe der gleichen Buchung werden jedoch in einer Zeile angezeigt.
Buchungen die in einen teilbaren Veranstaltungsraum gebucht wurden, werden ebenfalls
auf individuellen Zeilen angezeigt.

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Hospitality Solutions

Anmerkung: Das Platzieren des Cursors auf einer Buchung läßt eine
Hinweisbox mit den folgenden Details erscheinen:
der Firmenname, Kontakt, Buchungsdaten, Entscheidungsdatum, Follow
Up Datum, Cutoff Datum, Anlassart, Anlasszeiten, Status,
Personenanzahl, Bestuhlungsart und Preis.

Anmerkung: Beim Aufruf des Veranstaltungsbuchs via F3 auf der


Buchungsmastermaske, wird das Veranstaltungsbuch mit dem
Anreisedatum der Buchung geöffnet. Beim Aufrufen von F3 auf der
Anlassmaske wird das Veranstaltungsbuch mit dem Datum des
ausgewählten Anlasses geöffnet.

Die Standard Startzeit für das Veranstaltungsbuch wird unter der Option VA-
unter Setup → Konfiguration → Verschiedenes>Hoteldaten →
Buch Startzeit
CCM → Veranstaltungen definiert.

Die Anzahl der Tage die im Veranstaltungsbuch angezeigt werden, wird unter
der Option Anzahl Tage im Veranstaltungsbuch unter Setup → Konfiguration →
Verschiedenes → Hoteldaten → CCM → Veranstaltungen definiert. Es wird
empfohlen den Standard auf zwei Tage zu setzen.

Die Art der Verfügbarkeit die in der Datumsspalte angezeigt wird, wird über
die Option Zeige Verfügbarkeit in Zimmerplan unter Verschiedenes →
Benutzereinstellungen → Anzeige definiert. Die verfügbaren Optionen sind Min.
Verfügbarkeit, Max. Verfügbarkeit, Def. Belegung, Def. + Tent. Belegung und
nichts anzeigen.

Unter der Option VA-Raum Sortierung im VA-Buch unter Verschiedenes →


Benutzereinstellungen → Anzeige kann eine VA-Buch Ansicht mit einem
Benutzer verknüpft werden. Diese Sortierung wird dann immer automatisch
angezeigt wenn sich der Benutzer anmeldet und das VA-Buch aufruft.

Über die Option Veranstaltungsraum Ansicht unter Verschiedenes →


Benutzereinstellungen → Anzeige kann eine VA-Buch Ansicht mit einem
Benutzer verknüpft werden. Die bevorzugte Ansicht wird verwendet wenn der
Benutzer das Veranstaltungsbuch aufruft, z.B. Tages-, Monats- oder
Wochenansicht.

Buchungen die in den gleichen Veranstaltungsraum gebucht wurden, können


in separaten Zeilen aufgelistet werden wenn der Parameter Zeige VA Raum für
jede Buchung unter Setup → Konfiguration → Verschiedenes → Hoteldaten → CCM
→ Veranstaltung 1 aktiviert ist.

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Die Anlassart kann vor dem Namen angezeigt werden, wenn der Parameter
Anlassart im VA Buch zeigen unter Setup → Konfiguration → Verschiedenes →
Hoteldaten → CCM → Veranstaltung 1 aktiviert ist.

Anlässe mit dem Status 'Nicht von Verfügbarkeit abziehen', die in


Kombinationsräume gebucht wurden, werden mit einem Indikator angezeigt,
wenn der Parameter Zeige Doppelbeleg. in VA Buch unter Setup → Konfiguration
→ Verschiedenes → Hoteldaten → CCM → Veranstaltung 1 aktiviert ist. Wenn
der Parameter nicht aktiv ist, wird bei diesen Anlässen kein Indikator
angezeigt.

Verstehen des Veranstaltungsbuches


Veranstaltungsbuch Suchkriterien

Füllen Sie dieses Feld Mit dieser Information


Startzeit Die Startzeit wird für die Anzeige der Verfügbarkeit und der Belegung der
Veranstaltungsräume verwendet. Eine Standard Startzeit kann unter Konfiguration
definiert werden.
Sortierung Kann verwendet werden, um die Sortierung in der die Veranstaltungsräume auf der
linken Seite angezeigt werden, zu ändern. Standardmäßig werden die
Veranstaltungsräume in alphabetischer Reihenfolge angezeigt.
Standardsortierungen sind: Nach Name, Fläche, Min. Kapazität und Max. Kapazität.
Zusätzlich zu den Standardsortierungen können beliebig viele benutzerspezifische
Sortierungen definiert werden. Diese können dann mit einem Loginnamen verknüpft
werden, so dass die gewünschte Sortierung automatisch verwendet wird wenn der
Benutzer das Veranstaltungsbuch aufruft.
Ansicht Tagesansicht: Erlaubt die Ansicht eines oder mehrerer Tage, je nach Zoom
Einstellungen. Die Spalten werden in Zeitabschnitten angezeigt.
Wochenansicht: Erlaubt die Ansicht einer oder mehrerer Wochen, je nach Zoom
Einstellungen. Die Spalten werden in Datumsabschnitten angezeigt.
Monatsansicht: Erlaubt die Ansicht eines einzelnen Tages oder eines gesamten
Monats, je nach Zoom Einstellungen. Die Spalten werden in Datumsabschnitten
angezeigt.
Ansicht pro Wird verwendet um die Spalteneinstellungen zu ändern, zum Beispiel auf 30
Minuten, 1 Stunde oder 4 Stunden. Diese Option kann in Verbindung mit der
Tagesansicht verwendet werden.
Zoom Horizontal Wird verwendet um die Zeit/Datumsabschnitte horizontal zu vergrößern. Die Zoom
Einstellungen werden pro Benutzer gespeichert. Nach einem Update oder bei der
ersten Verwendung kann es vorkommen, dass die Einstellungen auf ein Minimum
gesetzt sind. Nachdem sie geändert sind erscheinen sie dementsprechend bei jedem
Anmelden des Benutzers.
Zoom Vertikal Wird verwendet um die vertikalen Abschnitte, sprich die Veranstaltungsräume auf
der linken Seite, zu vergrößern.
Raumkategorie Zur weiteren Einschränkung der Suche kann eine der vordefinierten Raumkategorien
ausgewählt werden. Nachdem eine Raumkategorie ausgewählt wurde klicken Sie
bitte auf Suche um nur die Veranstaltungsräume anzuzeigen die der ausgewählten
Raumkategorie zugehörig sind.
Raumname Zur Anzeige eines bestimmten Veranstaltungsraumes selektieren Sie bitte den
gewünschten Raumnamen aus der Liste und klicken auf Suche.
Bestuhlung Wählen Sie eine Bestuhlungsart aus der Liste vordefinierter Bestuhlungsarten und
klicken Sie auf Suche. Es werden nur die Veranstaltungsräume angezeigt die die
ausgewählte Bestuhlungsart besitzen. Diese Option kann in Verbindung mit Minimum
Kapazität verwendet werden um einen passenden Raum zu finden.
Min. Kapazität Kann zur Suche von Veranstaltungsräumen die eine definierte Minimum Kapazität
besitzen verwendet werden. Bei Verwendung werden nur die Veranstaltungsräume
angezeigt die z.B. 10 oder mehr beherbergen können. Die Minimum Kapazität wird
aus der Veranstaltungsraum Konfiguration genommen und berücksichtigt keine
spezifische Bestuhlungsart.

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Min. Fläche Kann zur Suche von Veranstaltungsräumen die eine definierte Minimum Fläche
besitzen verwendet werden. Bei Verwendung werden nur die Veranstaltungsräume
angezeigt, die die gleiche oder größere Fläche als die eingegebene besitzen.
Alle/Verfügbarkeit Bestimmt ob alle oder nur die verfügbaren Veranstaltungsräume angezeigt werden
sollen. Bei Auswahl der ‘Verfügbarkeits’ Option werden die Felder von/bis angezeigt.
Bitte geben Sie die Start- und Endzeit ein zu der der Veranstaltungsraum verfügbar
sein soll. Diese Option kann in Verbindung mit allen anderen Suchkriterien
verwendet werden.
Einzel Bei Auswahl werden nur individuelle Räume angezeigt, zum Beispiel Raum A.
Kombiniert Bei Auswahl werden nur Kombinationsräume angezeigt, zum Beispiel Raum A/B.
Teilbar Bei Auswahl werden nur teilbare Veranstaltungsräume angezeigt, zum Beispiel das
Restaurant oder die Lobby.
Erweit. Anzeige Bei Auswahl erscheinen nur Veranstaltungsräume die als Zeige VA-Buch = Nein
(Konfiguration) definiert wurden.
Standardmäßig werden alle einzelnen, kombinier- und teilbaren
Veranstaltungsräume angezeigt.
Zeige Diese Option wird auf der unteren linken Maskenhälfte angezeigt. Die beiden,
momentan verfügbaren Optionen sind Buchungsname und Firma/Kontakt. Je
nach Auswahl erscheint auf dem Anlassbalken der Buchungsname oder der Name
der Firma/des Kontaktes.
HTML Um die HTML Konsole zu verbergen, selektieren Sie bitte die Option HTML unten in
der linken Ecke.
Anmerkung: Die Auswahl wird pro Benutzer gespeichert und automatisch beim
Aufrufen der Maske ausgewählt.
Suche verbergen Um mehr Veranstaltungsräume anzuzeigen, können die Suchkriterien ausgeblendet
werden. Selektieren Sie die Option Suche verbergen auf der linken unteren
Maskenhälfte.

Zusätzlich zu den Standard Sortierungen können beliebig viele


Kundenspezifische Sortierungen definiert werden. Diese können über die
Option benutzerdef. Sortierung unter Setup → Konfiguration →
Veranstaltungsverwaltung → Veranstaltungsräume definiert werden.

Bei Auswahl von Erwei. Anzeige werden die Veranstaltungsräume angezeigt, die
als Zeige VA-Buch = Nein unter Setup → Konfiguration →
Veranstaltungsverwaltung → Veranstaltungsräume → Veranstaltungsraum
Definition definiert wurden.

Veranstaltungsbuchsymbole

Symbol Beschreibung Erklärung


Laut Gibt an, dass es sich um einen lauten Anlass, wie zum
Beispiel Abendessen mit Live Musik handelt.
Nicht umziehen Zeigt an, dass der Anlass nicht in einen anderen
Veranstaltungsraum verschoben werden sollte.

M Hauptanlass Zeigt an, dass es sich um den Hauptanlass handelt.

S Unteranlass Zeigt an, dass es sich um einen Unteranlass handelt.

Geteilter VA-Raum Das schwarze Dreieck zeigt an dass der Anlass in einen
geteilten Veranstaltungsraum gebucht wurde.
Anmerkung: Wird nur angezeigt wenn der Parameter
Zeige VA Raum für jede Buchung aktiviert ist.
Aufbauzeit Zeigt die Aufbauzeit des Anlasses an.

Abbauzeit Zeigt die Abbauzeit des Anlasses an.

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Teilbar Zeigt an, ob der Veranstaltungsraum teilbar ist oder


nicht.
Kombination Zeigt an, ob es sich um eine Kombination aus zwei oder
mehreren Räumen handelt. Kombinationsräume werden
automatisch geblockt wenn ein Teil der Kombination
gebucht wird. Der Firmen/Kontaktname oder
Buchungsname wird auf dem Haupt-Veranstaltungsraum
angezeigt und in Klammern auf den
Kombinationsräumen.
Anlassstatus Jeder Anlassstatus hat eine zugeordnete Farbe, in der die
Anlässe angezeigt werden.

Anlässe werden in unterschiedlichen Farben angezeigt, je nach Anlassstatus. Jeder


gebuchte Anlass zeigt den Firmen- und/oder Kontaktnamen oder Buchungsnamen,
Anzahl der Personen und die Anlassart. Zusätzliche Symbole werden wie oben
beschrieben angezeigt.

Wie man nach einem Veranstaltungsraum sucht


1. Klicken Sie auf das Veranstaltungsverwaltungs Menü und selektieren Sie
Veranstaltungsbuch oder drücken Sie F3.

Das Veranstaltungsbuch wird angezeigt.


2. Vervollständigen Sie die Suchkriterien. .
3. Klicken Sie Suche.
Die Veranstaltungsräume, die entsprechend den eingegebenen Suchkriterien
verfügbar sind, werden angezeigt.

Anmerkung: Um die Suchkriterien zu verbergen und mehr


Veranstaltungsräume anzuzeigen, selektieren Sie bitte die Option Suche
verbergen auf der linken unteren Maskenhälfte.

Wie man die Veranstaltungrauminformation anzeigt


Veranstaltungsrauminformation beinhaltet die möglichen Bestuhlungsarten und Preise.
Diese Information kann direkt aus dem Veranstaltungsbuch angezeigt werden.
1. Klicken Sie auf das Veranstaltungsverwaltungs Menü und selektieren Sie
Veranstaltungsbuch oder drücken Sie F3.

2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf dem Namen des Veranstaltungsraums und klicken
Sie die rechte Maustaste um das Menü anzuzeigen.
3. Selektieren Sie Details anzeigen.
Die Veranstaltungsrauminformationsmaske erscheint und die Rauminformation kann
angesehen werden.

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Neue Buchung oder Anlass erstellen


Wie man auf die Buchungsmaster Suchmaske zugreifen kann
1. Klicken Sie auf das Veranstaltungsverwaltungs Menü und selektieren Sie Veranstaltungsbuch oder
drücken Sie F3.
Das Veranstaltungsbuch erscheint.
2. Platzieren Sie Ihren Cursor in dem Raster auf den Namen des Veranstaltungraums und der gewünschten
Startzeit des Anlasses.
3. Klicken Sie auf die linke Maustaste und halten Sie diese gedrückt.
4. Ziehen Sie die Maus nach rechts bis zu der gewünschten Endzeit des Anlasses. Lassen Sie nun die linke
Maustaste los und das Menü wird angezeigt.

5. Selektieren Sie die Option Veranstaltungsverwaltung, die Buchungsmaster Suchmaske erscheint.


Standardmäßig werden alle Buchungen angezeigt, die die gleichen Anreise- und/oder Abreisedaten haben
wie die Buchung die momentan erstellt wird.

6. Falls ein neuer Anlass einer bestehenden Buchung zugefügt werden soll, selektieren Sie bitte die
entsprechende Buchung und klicken Sie die Option Anlässe auf der Buchungsmaster Suchmaske.
7. Falls der Anlass zu einer neuen Buchung gehört, kann die neue Buchung über folgende Optionen erstellt
werden:
• Die Option Schnellbuchung.
• Die Option Neu.

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Schnellbuchung

Die Option Schnellbuchung kann verwendet werden, um die Buchung und den Anlass zur
gleichen Zeit zu erstellen. Die Schnellbuchungsmaske ist in zwei Teile aufgeteilt; der
obere Teil enthält die Buchungsinformation und der untere Teil die Anlassinformation. Bei
der Buchungsinformation werden nur die notwendigsten Felder angezeigt, es kann
jedoch, nach Beendigung der Schnellbuchung weitere Buchungsinformation durch
Editieren der Buchung eingegeben werden.
Erstellen einer neuen Buchung über die Option Schnellbuchung
1. Auf der Buchungsmaster Suchmaske klicken Sie bitte auf die Option Schnellbuchung, um die
Schnellbuchungsmaske zu öffnen. Siehe: "Bookmark" Zugriff auf die Buchungsmaster Suchmaske.

2. Vervollständigen Sie die Buchungsmaske, eine detaillierte Beschreibung der Felder finden Sie in der Tabelle
Schnellbuchung unten .
3. Klicken Sie OK, um die neue Buchung zu speichern.

Schnellbuchung Dialogbox

Füllen Sie dieses Feld Mit dieser Information

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Firmenname Geben Sie den Firmennamen ein und drücken Sie dann die Tab Taste. Wenn
nur eine Firma mit dem eingegebenen Namen existiert, wird diese
automatisch eingefüllt, ansonsten erscheint die Karteisuchmaske. Klicken Sie
auf die drei Punkte neben dem Firmennamen um die Karteisuchmaske zu
öffnen und nach einer bestehenden Kartei zu suchen oder um eine neue
Kartei anzulegen.
Kontaktname Geben Sie den Nachnamen der Kontaktperson ein und drücken Sie die Tab
Taste. Wenn nur eine Kontaktperson mit dem eingegebenen Namen existiert,
wird diese automatisch eingefüllt, ansonsten erscheint die Karteisuchmaske.
Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Kontaktnamen um die
Karteisuchmaske zu öffnen und nach einer bestehenden Kartei zu suchen
oder um eine neue Kartei anzulegen. Zur Erstellung einer Buchung muss
entweder der Firmenname oder der Kontaktname eingefüllt sein.
Kontakt vor Ort Falls bekannt, geben Sie den Namen der Kontaktperson vor Ort ein.
Buchungsname Geben Sie den Buchungsnamen ein.
Marktsegment Selektieren Sie das gewünschte Marktsegment.
Source Selektieren Sie die gewünschte Source.
Kreditstatus Die Option Kreditstatus kann nur angesehen und nicht verändert werden und
ist abhängig von der ausgewählten Firmen- und/oder Kontaktkartei.
C - Cashliste.
R - Eingeschränkter Kreditstatus.
A - Für autorisierte Debitorenzahlungen.
Anmerkung: Je nachdem welchen Kreditstatus die Firmen- oder
Kontaktkartei hat, wird eine Warnung angezeigt, mit der Option
fortzufahren.
Entscheidungsdatum Selektieren Sie ein Datum über den Kalender, falls der Kunde sich bis zu
einem gewissen Datum entschieden haben muss. Falls eine Standardvorgabe
unter Hoteldaten definiert wurde, wird dieses Feld automatisch mit einem
Datum eingefüllt.
Follow up Datum Selektieren Sie ein Datum über den Kalender, falls das Hotel bis zu einem
gewissen Datum mit dem Kunden in Kontakt treten möchte. Zum Beispiel,
falls der Vertrag bis zu einem gewissen Datum unterschrieben zurück
erhalten sein muss. Dieses Feld wird automatisch mit einem Datum gefüllt,
wenn unter Hoteldaten eine Vorgabe definiert wurde.
Anlass Information
Anlass Status Selektieren Sie den gewünschten Anlass Status.
Anlass Art Selektieren Sie die gewünschte Anlassart.
Anlass Name Wird automatisch gefüllt, je nachdem welche Anlassart ausgewählt wurde,
kann aber jederzeit geändert werden.
Teilnehmeranzahl Geben Sie die Teilnehmeranzahl für diesen Anlass ein.
Min Garantie Falls mit dem Kunden abgesprochen, geben Sie hier die minimale Garantie
der Teilnehmeranzahl für diesen Anlass ein.
Startdatum Das Startdatum ist bereits mit dem auf dem Veranstaltungsbuch
ausgewählten Datum gefüllt.
End Datum Das Enddatum ist bereits mit dem auf dem Veranstaltungsbuch
ausgewählten Datum gefüllt.
Startzeit Die Startzeit ist bereits mit der auf dem Veranstaltungsbuch ausgewählten
Startzeit gefüllt.
End Time Die Endzeit ist bereits mit der auf dem Veranstaltungsbuch ausgewählten
Endzeit gefüllt.
Ausschilderung Geben Sie die Information ein, die auf der Ausschilderungstafel außerhalb
des Raumes angezeigt werden soll.

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Ausschild. Profil Diese Option erlaubt dem Hotel die Anzeige unterschiedlicher Namen auf der
Ausschilderungstafel. Zum Beispiel: die Buchung wurde durch Star
Konferenzen für IBM getätigt und so sollte auf der Tafel IBM erscheinen.
Die Handhabung ist solche, dass wenn eine Firma und eine Kontaktperson
eingegeben sind, der Eintrag im Ausschild. Profil die Firma ersetzt. Falls nur
eine Kontaktperson eingegeben ist, ersetzt der Eintrag in Ausschil. Profil die
Kontaktperson. Falls das Feld Ausschild. Profil leer gelassen wird, wird der
Firmen-und Kontaktarme der Buchung angezeigt.
Laut Falls es sich um einen lauten Anlass handelt, können Sie diese Option
selektieren. Die anderen Benutzer können dann im Veranstaltungsbuch
sehen, dass es sich um einen lauten Anlass handelt.
Block Dieses Feld ist nur zur Ansicht und zeigt die geblockte Start- und Endzeit des
Anlasses. (Start- und Endzeiten inklusive Auf- und Abbauzeiten). Dieses Feld
wird automatisch gefüllt.
VA Raum Information
VA Raum Beinhaltet den Namen des Veranstaltungraums der über das VA Buch
ausgewählt wurde.
Bestuhlungsarr. Wählen Sie die gewünschte Bestuhlungsart. Falls eine Bestuhlungsart als
Standard definiert wurde, wird diese eingefüllt.
Preis Selektieren Sie einen vordefinierten Preis oder geben Sie einen Sonderpreis
ein. Falls ein Preis als Standard definiert wurde, wird dieser eingefüllt.
Betrag Das Feld Betrag wird je nach ausgewähltem Preis gefüllt, kann aber nach
Bedarf geändert werden.
Warengr. Die Warengruppe für Raummiete.
Spezial Preis Diese Option wird automatisch ausgewählt wenn ein unterschiedlicher Betrag
zu einem bestehenden Preiscode eingegeben wird.
Teilbar Diese Option wird nur angezeigt und ist automatisch ausgewählt wenn ein
teilbarer Veranstaltungsraum ausgewählt wurde.
Diese Option wird nur angezeigt wenn der ausgewählte Preis als
Stundenpreis Stundenpreis definiert wurde.
Aufbauzeit Wird mit der vordefinierten Aufbauzeit der ausgewählten Bestuhlungsart
gefüllt, kann aber jederzeit geändert werden.
Abbauzeit Wird mit der vordefinierten Abbauzeit der ausgewählten Bestuhlungsart
gefüllt, kann aber jederzeit geändert werden.
Nicht umziehen Selektieren Sie diese Option wenn der VA Raum nicht ausgetauscht werden
soll.

Neue Buchung über Buchungsmastersuche anlegen

Bei Erstellung einer neuen Buchung über die Option Neu, muss die Buchung zuerst
erstellt und dann ausgewählt werden, um den Anlass mit den Anfangs- und Endzeiten,
sowie den Veranstaltungsraum definieren zu können. Die Anlassinformation, die über das
Veranstaltungsbuch ausgewählt wurde (Veranstaltungsraum mit Anfangs- und Endzeiten)
werden mit dieser Option nicht automatisch eingefüllt.
Erstellen einer neuen Buchung mit Hilfe der Buchungsmaster Suchkriterien
1. Auf der Buchungsmaster Suchmaske klicken Sie die Option Neu.

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2. Vervollständigen Sie die Buchungsmaske, siehe "Bookmark" (Ref: Neuer Buchungsmaster im


Veranstaltungsverwaltungs Handbuch) für eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Karteireiter und
Felder.
3. Selektieren Sie Optionen und Anlässe, um einen neuen Anlass einzugeben, klicken Sie auf OK, um die
neue Buchung zu speichern.

Teilbare Veranstaltungsräume
Bestimmte Veranstaltungsräume, wie zum Beispiel das Restaurant oder die Lobby
können als Teilbar konfiguriert werden. Dies ermöglicht den Benutzern diese
Räumlichkeiten entweder als Teilbar oder als Exklusiv zu buchen. Wenn ein Raum als
teilbar gebucht wird, können mehrere unterschiedliche Gruppen in den gleichen Raum
gebucht werden ohne dass eine Doppelbuchung oder Wartelistebuchung entsteht. Wenn
der Raum als exklusiv gebucht wird, kann nur ein Anlass gebucht werden, alle weiteren
werden dann auf Warteliste gesetzt.
Veranstaltungsräume die als Teilbar definiert wurden erscheinen in grün mit <S> für
teilbar auf der linken Seite des Veranstaltungsbuchs. Anlässe die als teilbar gebucht
werden erscheinen im Veranstaltungsbuch mit einem grünen Gitter.

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Teilbare Veranstaltungsräume - Wie funktioniert das?


Falls nur ein Anlass in einem teilbaren Veranstaltungsraum gebucht ist, wird der Anlass Status nicht
auf Warteliste geändert, falls die eingegebene Teilnehmeranzahl die maximale Kapazität des Raume
übersteigt.
Falls mehrere Anlässe gebucht werden, wird der Anlass Status nicht auf Warteliste geändert so lange
die totale Teilnehmeranzahl die maximale Kapazität des Veranstaltungsraumes nicht übersteigt.
Falls mehrere Anlässe gebucht werden, wird der Anlass Status des zuletzt erstellten Anlasses auf
Warteliste geändert, sobald die totale Teilnehmeranzahl die maximale Kapazität des
Veranstaltungsraumes übersteigt.
Falls die Teilnehmeranzahl der anderen Anlässe reduziert wird, so dass die totale Teilnehmeranzahl die
maximale Kapazität des Veranstaltungsraumes nicht mehr übersteigt, wird der Benutzer aufgefordert
den Status der auf Warteliste existierender Anlässe zu ändern.

Beispiel:
Falls wir eine teilbare Räumlichkeit haben, wie zum Beispiel das Restaurant mit einer
maximalen Kapazität von 200 Personen:
Buchen eines Anlasses mit 100 Personen - innerhalb des Limits von 200 Personen, keine
Notwendigkeit für eine Warteliste.
Buchen eines zweiten Anlasses mit 20 Personen - Mit beiden Anlässen (120 Personen) wird die totale
Kapazität von 200 Personen nicht überschritten, deshalb keine Notwendigkeit für eine Warteliste.
Buchen eines dritten Anlasses mit 90 Personen - dies überschreitet nun die totale Kapazität von 200
Personen was bedeutet, dass der zuletzt erstellte Anlass auf Warteliste gesetzt wird.

Allerdings:
Wird die Teilnehmeranzahl des ersten Anlasses auf 80 reduziert, ist der dritte Anlass nicht mehr auf
Warteliste.
Wird die Teilnehmeranzahl des zweiten Anlasses auf 110 Personen erhöht wird dieser zweite Anlass auf
Warteliste gesetzt.

Wie man einen Anlass in einen teilbaren Raum bucht


1. Klicken Sie auf das Veranstaltungsverwaltungs Menü und selektieren Sie
Veranstaltungsbuch oder drücken Sie F3.

2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf dem Veranstaltungsraum und der Zeit, zu der der
Anlass erstellt werden soll.
3. Klicken Sie auf die linke Maustaste und halten Sie diese gedrückt.
4. Ziehen Sie die Maus nach rechts, bis Sie die gewünschte Endzeit erreicht haben.
Lassen Sie nun die linke Maustaste los und das Menü erscheint.
5. Selektieren Sie die Option Veranstaltungsbuchung, die Nachricht ob der Raum geteilt
werden darf, erscheint.
6. Selektieren Sie Ja, um den Veranstaltungsraum als teilbar zu buchen. Dies ermöglicht
das Buchen anderer Anlässe in den gleichen Veranstaltungsraum. Selektieren Sie
Nein, um den Veranstaltungsraum als Exklusiv zu buchen. Dies bedeutet, dass
weitere Gruppen, die in den gleichen Raum gebucht werden, auf Warteliste gesetzt
werden.
7. Selektieren Sie die Option Schnellbuchung oder Neu, um eine neue Buchung zu
erstellen oder wählen Sie eine bestehende Buchung aus und fügen über die Option
Anlässe den neuen Anlass der bestehenden Buchung hinzu.

Wie man Anlässe eines teilbaren Raumes ansehen kann

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Um die unterschiedlichen Gruppen anzusehen, die in einem teilbaren Raum gebucht sind:
1. Markieren Sie den Anlassbalken im Veranstaltungsbuch, die Hinweisbox listet alle
Gruppen, die den Veranstaltungsraum teilen.
2. Klicken Sie auf die rechte Maustaste, um das Menü anzuzeigen, selektieren Sie die
Option Liste aller teilbarer Anlässe.
Von hier aus kann auf alle relevante Information zugegriffen werden.

Optionen im Veranstaltungsbuch
Im Veranstaltungsbuch gibt es eine Vielzahl an Optionen, die erlauben Buchungs- und
Anlassinformation anzusehen und zu ändern.
Anzeige der Veranstaltungsbuchoptionen
1. Markieren Sie im Veranstaltungsbuch einen Anlass.
2. Klicken Sie auf die rechte Maustaste, um das Menü anzuzeigen.
3. Das Optionenmenü erscheint und zeigt die folgenden Optionen an:
• Veranstaltungsraum edit.
• Buchung edit.
• Anlass editieren
• Firmenkartei edit.
• Kontaktkartei edit.
• Zeige Ressourcen
• Aufgaben & Aktivitäten
• Unteranlass hinzufügen
• Umwandeln in Unteranlass

Veranstaltungsraum edit.:
Über diese Option können Sie:
• Die Bestuhlungsart des ausgewählten Veranstaltungsraumes ändern.
• Die Auf- und Abbauzeit ändern.
• Einen unterschiedlichen Preis auswählen oder einen Spezialpreis eingeben.
• Den Anlass als Nicht umziehen markieren.
• Definieren ob die Raummiete in einer Pauschale inkludiert ist oder nicht. Diese
Option ist nur verfügbar, wenn an diesem Tag eine Pauschale gebucht ist.

Buchung edit.:
Diese Option zeigt die Buchungsmastermaske an, von wo aus Sie die folgenden
Informationen ansehen und/oder ändern können:
Buchungsmaster
• Ändern des Anreise-/Abreisedatums
• Ändern des Zimmer-/Veranstaltungsstatus

Funktionstasten Handbuch, Version 8.9, November 2012


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• Ändern der Teilnehmeranzahl oder der Blockinformation, wie zum Beispiel Anzahl der
Zimmer oder Zimmerpreis
• Ändern des Marktsegments oder des Source Codes
• Ändern des Follow-Up, Entscheidungs- oder Cutoff Datums für Zimmer und/oder
Veranstaltung

Deposit & Stornierung


• Ändern oder Eingeben eines Depositbetrags oder eines Fälligkeitdatums
• Notieren ob eine Depositzahlung empfangen wurde
• Ändern oder Eingeben einer Stornierungsklausel

Allgemeine Information
• Wann wurde der Status (Zimmer- und Veranstaltungsstatus) geändert und von wem
• Anzeige der Stornierungs- und Reaktivierungsgründe, falls eine Buchung storniert
wurde

Verknüpfte Karteien
• Anzeige/Ändern sämtlicher Information einer Kartei, die mit der Buchung verknüpft
ist
• Verknüpfung entfernen
• Verknüpfung einer neuen Firma oder eines neuen Kontaktes mit der Buchung

Anlass edit.:
Diese Option zeigt die Anlassbearbeitungsmaske, welche Ihnen die Ansicht oder das
Ändern folgender Informationen erlaubt:
• Ändern des Anlass Status
• Ändern der Anlassart und des Namens
• Ändern der Teilnehmeranzahl
• Ändern des Start- und Enddatums (muss immer innerhalb des Anreise- und
Abreisedatums liegen)
• Ändern der Start- und Endzeit
• Ändern der Ausschilderung
• Definition ob der Anlass Teil einer Pauschale ist oder nicht. Diese Option ist nur
verfügbar falls an diesem Tag eine Pauschale gebucht ist.
• Bestimmen ob Anlass 'laut' ist
• Ändern des Veranstaltungsraumes
• Ändern der Bestuhlungsart
• Ändern des Preises
• Als 'Nicht Umziehen' definieren

Firmenkartei edit.:

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Diese Option ist nur verfügbar wenn eine Firma mit der Buchung verknüpft ist. Über
diese Option kann sämtliche Information bezüglich der Firmenkartei geändert und
angesehen werden:
• Ändern/hinzufügen/löschen der Adresse(n)
• Ändern/hinzufügen/löschen der Kommunikationsmethode(n)
• Ändern/hinzufügen/löschen von Notizen
• Ändern/anzeigen der Marketing Information
• Ansicht/Löschen von verknüpften Karteien
• Erstellen neuer Verknüpfungen zwischen Karteien

Kontaktkartei edit.:
Diese Option ist nur verfügbar wenn eine Kontaktperson verknüpft ist. Über diese Option
kann sämtliche Information bezüglich der Kontaktperson angesehen oder geändert
werden.

Zeige Ressourcen:
Diese Option zeigt die Ressourcenmaske, von wo aus gebuchte Ressourcen angesehen
und geändert werden können. Es können auch neue Ressourcen hinzugefügt werden.
Mit dieser Option können Sie:
• Neue Ressourcen, wie zum Beispiel Flip Chart oder Overhead Projektoren hinzufügen
• Gebuchte Ressourcen löschen
• Die Anzahl, den Preis und Auf- und Abbauzeiten bestehender Ressourcen ändern
• Ressource Notizen lesen und hinzufügen
• Ressourcen von einem Anlass auf einen anderen kopieren
• Forecast Details ansehen und ändern

Aufgaben & Aktivitäten:


Verwenden Sie diese Option um neue Aktivitäten oder Aufgaben hinzuzufügen oder um
neue zu erstellen.

Unteranlass hinzufügen:
Diese Option ist nur sichtbar wenn der Parameter 'Benutze Haupt-Unter-Anlässe' unter
Hoteldaten aktiviert ist. Es erlaubt die Erstellung eines Unteranlasses welcher mit dem
Hauptanlass verknüpft ist.

Umwandeln in Unteranlass:
Diese Option ist nur sichtbar wenn der Parameter 'Benutze Haupt-Unter-Anlässe' unter
Hoteldaten aktiviert ist. Die Option erlaubt den Benutzern einen Anlass in einen
Unteranlass zu konvertieren.

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Hospitality Solutions

Veranstaltungsräume schließen
Gelegentlich müssen Veranstaltungsräume oder Kombinationsräume für eine gewisse
Zeitspanne geschlossen werden, um Reparaturen oder ähnliches durchzuführen. Ein
Veranstaltungsraum der bereits einen Anlass für die gewünschte Datums- oder
Zeitspanne gebucht hat, kann nicht geschlossen werden.
Ein Veranstaltungsraum kann über die folgenden Optionen geschlossen werden:
Das Veranstaltungsbuch

Veranstaltungsraum Definition unter Setup → Konfiguration → Veranstaltungsverwaltung →


Veranstaltungsräume

Die Farbe die zur Anzeige der geschlossenen Perioden verwendet wird, kann
unter der Option Farbe für geschlossene VA-Räume unter Setup →
Konfiguration → Verschiedenes>Hoteldaten → CCM → Veranstaltungen 1
definiert werden.

Wie man einen Veranstaltungsraum schließt


1. Klicken Sie auf das Veranstaltungsverwaltungsmenü und selektieren Sie
Veranstaltungsbuch oder drücken Sie F3.

2. Markieren Sie die das Datum und die Zeit des Veranstaltungsraumes der geschlossen
werden soll.
3. Klicken Sie die linke Maustaste und halten Sie diese gedrückt.
4. Ziehen Sie die Maus nach rechts bis zur gewünschten Endzeit. Lassen Sie nun die
Maustaste los und das Menü erscheint.

Anmerkung: Um den Raum für mehr als einen Tag zu schließen ziehen
Sie bitte die Maus nach rechts, so dass das Menü angezeigt wird. Geben
Sie dann die Daten und Zeiten in die Geschlossenen Zeitraum Dialogbox
ein.

5. Selektieren Sie Veranstaltungsraum schliessen, die Geschlossener Zeitraum Dialogbox


wird angezeigt.
6. Geben Sie das Datum, die Zeiten und den Grund für die Schließung ein.
7. Klicken Sie auf OK.
Der geschlossene Zeitraum wird nun in der definierten Farbe in dem
Veranstaltungsbuch angezeigt.

Wie man einen geschlossenen Zeitraum editiert


1. Klicken Sie auf das Veranstaltungsverwaltungsmenü und selektieren Sie
Veranstaltungsbuch oder drücken Sie F3.

2. Markieren Sie den geschlossenen Zeitraum der editiert werden soll und klicken Sie
auf die rechte Maustaste, um das Menü anzuzeigen.
3. Selektieren Sie die Option Geschlossene Periode edit.
4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
5. Klicken Sie auf OK.

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Der geschlossene Zeitraum wird im Veranstaltungsbuch aktualisiert.

Anmerkung: Geschlossene Zeiträume in der Vergangenheit können


nicht editiert werden.

Wie man geschlossene Zeiträume löscht


1. Klicken Sie auf das Veranstaltungsverwaltungsmenü und selektieren Sie
Veranstaltungsbuch oder drücken Sie F3.

2. Markieren Sie den geschlossenen Zeitraum der gelöscht werden soll und klicken Sie
die rechte Maustaste um das Menü anzuzeigen.
3. Selektieren Sie Geschlossene Periode löschen, eine Bestätigungsnachricht erscheint.
4. Klicken Sie auf Ja.
Der geschlossene Zeitraum wird aus dem Veranstaltungsbuch entfernt.

Anlass umziehen
Anlass Umziehen

Die einfachste Art und Weise einen Anlass in einen anderen Veranstaltungsraum
umzuziehen, ist diesen über Drag und Drop im Veranstaltungsbuch hin- und her zu
schieben.
Wie man einen Anlass umzieht:
1. Auf dem Funktionstasten Menü, klicken Sie bitte auf Veranstaltungsbuch.
2. Klicken Sie auf den Anlass der umgezogen werden soll und halten Sie die linke Maustaste gedrückt.
3. Ziehen Sie nun den Anlass in den neuen Veranstaltungsraum, lassen Sie die linke Maustaste los und eine
Bestätigungsnachricht erscheint.
4. Klicken Sie auf Ja, um den Anlass umzuziehen.
Die Nachricht "Bestuhlung oder Preis unterschiedlich! Möchten Sie es ändern?" wird angezeigt.
5. Wenn Sie die Bestuhlung und den Preis des originalen Veranstaltungraums behalten möchten, selektieren
Sie Nein, falls Sie diese ändern möchten, selektieren Sie Ja.
Der Anlass wird im Veranstaltungsbuch unter dem entsprechenden Veranstaltungsraum angezeigt.

Anmerkung: Falls die im originalen Veranstaltungsraum ausgewählte


Bestuhlungsart für den neu ausgewählten Veranstaltungsraum nicht
verfügbar ist, sollte eine neue Bestuhlungsart für den neuen
Veranstaltungsraum ausgewählt werden.

Ändern der Anlass Start- und Endzeit

Sie können die Start- und/oder Endzeit des Anlasses wie folgt ändern:
Ändern der Start- und Endzeit durch Verändern der Anlasszeit auf dem Veranstaltungsbuchraster.
Ändern der Start- und Endzeit auf der Anlasseditiermaske.

Wie man die Anlass Start- und Endzeit ändert

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1. Klicken Sie auf das Veranstaltungsverwaltungsmenü und selektieren Sie


Veranstaltungsbuch oder drücken Sie F3.

2. Selektieren Sie den gewünschten Anlass.


3. Klicken Sie auf die rechte Maustaste, um das Menü anzuzeigen. Selektieren Sie die
Option Anlass editieren und ändern Sie die Start- und/oder Endzeit in der Anlass Editor
Dialogbox.
Oder
4. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf entweder Anlass Start oder Anlass Ende,
wenn sich der Cursor ändert, halten Sie bitte die Maustaste gedrückt und ziehen Sie
entweder nach links oder rechts, je nachdem wie Sie die Start- oder Endzeit
verändern möchten. Lassen Sie dann die Maustaste los und die Nachricht 'Bestätige
Zuordnung' erscheint.
5. Klicken Sie auf Ja, um die neue Anlass Start- und/oder Endzeit zu bestätigen.

Veranstaltungsbuch Drucken
Das Veranstaltungsbuch kann entweder für einen einzelnen Tag, eine Woche, einen
Monat oder einen ausgewählten Zeitraum gedruckt werden. Um das Veranstaltungsbuch
ausdrucken zu können, muss die entsprechende Ansicht vor der Auswahl der Option
Drucken ausgewählt werden.

Ausdrucken des Veranstaltungsbuches


1. Klicken Sie auf das Veranstaltungsverwaltungsmenü und selektieren Sie Veranstaltungsbuch.
2. Auf der Veranstaltungsmaske selektieren Sie bitte aus der Option Ansicht, entweder Tagesansicht,
Wochenansicht oder Monatsansicht.
3. Klicken Sie auf die Option Drucken, die Drucke VA-Buch Dialogbox erscheint.
4. Selektieren Sie die Druckereinstellungen, siehe Veranstaltungsbuch Druckoptionen Tabelle unten.
5. Klicken Sie auf Drucken, um das Veranstaltungsbuch auszudrucken.

Bei Auswahl der Monatsübersicht kann das Veranstaltungsbuch auch durch Auswahl der Option Excel
nach Excel exportiert werden.

Veranstaltungsbuch Druckoptionen

Feld Beschreibung
Horizontale Linien Bei Auswahl dieser Option werden in dem Ausdruck des Veranstaltungsbuches
horizontale Linien gedruckt.
Horizontale Linienart Wählen Sie die Linienart die angezeigt werden soll.
Vertikale Linien Bei Auswahl dieser Option werden in dem Ausdruck des Veranstaltungsbuches
vertikale Linien gedruckt.
Vertikale Linienart Wählen Sie die Linienart die angezeigt werden soll.
Schriftart Wählen Sie die Schriftart die in dem Ausdruck verwendet werden soll.
Status Farben Bei Auswahl dieser Option wird das Veranstaltungsbuch in den Standardfarben
angezeigt und ausgedruckt. In anderen Worten, das Veranstaltungsbuch wird
in den Farben, die in der Statusdefinition definiert wurden, ausgedruckt.
Standardfarbe Anstatt das Veranstaltungsbuch in den Statusfarben auszudrucken, kann hier
eine Standardfarbe ausgewählt werden.
Zeilenhöhe Wählen Sie die Zeilenhöhe für den Ausdruck.

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Drucke 2 Wochen Selektieren Sie diese Option, um die Monatsübersicht mit jeweils 2 Wochen
auf einer Seite auszudrucken. Falls die Option nicht ausgewählt ist, werden
alle Tage auf jeweils einer Seite ausgedruckt.
Anmerkung: Die Option wird nur angezeigt wenn unter Ansicht die
Monatsübersicht ausgewählt wurde.
Druckbereich Das Veranstaltungsbuch wird für den eingegebenen Datumsbereich gedruckt
(Datum und Zeit). Bei Auswahl der Option Ganzes VA-Buch wird die
Standard Anzahl an Tagen, die unter Setup definiert wurde, ausgedruckt.
Anmerkung: Die Option Ganzes VA-Buch wird nur angezeigt, wenn unter
Ansicht die Option Tagesansicht ausgewählt wurde.

Die Anzahl der Tage die bei Auswahl von Ganzes VA Buch gedruckt wird,
wird unter dem Parameter Anzahl Tage im Veranstaltungsbuch unter Setup →
Konfiguration → Verschiedenes → Hoteldaten → CCM → Veranstaltungen 1
definiert.

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Der Devisenrechner
Der Devisenrechner kann verwendet werden, um einen Betrag in einer, im System
definierten Währung einzugeben, und dann den entsprechenden Wert in einer anderen
Währung anzuzeigen.
Wie man den Devisenrechner öffnet
Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Devisenrechner oder drücken Sie
Shift + Alt + R.

Der Devisenrechner wird angezeigt.

Wie man den Devisenrechner bedient


1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Devisenrechner oder drücken
Sie Shift + Alt + R, um die Devisenrechner Dialogbox anzuzeigen.
2. Klicken Sie auf eine der Devisenumrechnungsaktions Optionen.
3. Wählen Sie die ausländische Währung und geben Sie den Geldbetrag ein.
Die ausländischen Geldbeträge werden aktualisiert.
4. Klicken Sie auf Beenden, die Devisenrechner Dialogbox wird geschlossen.
Devisenrechner Umrechnungsaktionen

Option Definition
Preis Die Umrechnungsrate die verwendet wird, wenn eine Rechnung mit einer
ausländischen Währung geschlossen oder bezahlt wird.

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Der Devisenrechner

Barpreis Die Umrechnungsrate die verwendet wird, wenn ein Gast Geld umtauschen
möchte.
Preiscode Preis Die Umrechnungsrate die zum Konvertieren von ausländischen Preiscodes
verwendet wird. Bei einigen Preiscodes wird der Preis in einer ausländischen
Währung angegeben, die Buchung jedoch erfolgt in der lokalen Währung.

Die angezeigten Umrechnungsraten werden über die Option Wechselkurs unter


Setup → Konfiguration → Kasse definiert.

Die lokale Währung wird als erstes aufgelistet. Alle anderen Währungen
erscheinen entsprechend der definierten Sortierung welche unter der Option
Währungen unter Setup → Konfiguration → Kasse definiert werden kann.

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Die Anlassverfügbarkeit
Die Funktionstaste Anlassverfügbarkeit erlaubt den Benutzern nach freien
Veranstaltungsräumen mit, sich wiederholenden Intervallen zu suchen. Zum Beispiel
kann diese Option verwendet werden, um nach einem Veranstaltungsraum zu suchen,
der jeden 2. Montag vom 19:00-21:00 Uhr frei ist.
Wie man nach Anlassverfügbarkeit suchen kann
1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Anlass Verfügbarkeit oder
drücken Sie Strg + Shift + F3.
Die Anlassverfügbarkeit wird angezeigt.

2. Bitte geben Sie in das Feld Anzahl Serien die Anzahl der gewünschten Buchungen
ein. Diese Option kann ebenfalls leer gelassen werden und die Anzahl der Serien wird
dann anhand des nächsten und letzen Anreisedatums kalkuliert.
3. Geben Sie das Datum des ersten gewünschten Anlasses in Nächste Anr. oder
klicken Sie auf den Pfeil nach unten und selektieren Sie das Datum mithilfe des
Kalenders.
4. Um die Suche nach gültigen Zeitabschnitten zu limitieren, geben Sie bitte die
gewünschten Anlass Startzeit in das Feld Startzeit und die gewünschte Endzeit in
Endzeit ein oder klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben den Feldern und wählen
eine Zeit aus. Die Startzeit wird automatisch mit der für das Veranstaltungsbuch
definierten Standard Startzeit gefüllt und die Endzeit mit 23:59.
5. Falls die Intervall Option nicht verwendet wird, geben Sie bitte das letzte
Anreisedatum, an dem Verfügbarkeit benötigt wird, in das Feld Letzte Anr. ein oder
klicken Sie auf den Pfeil nach unten und wählen das Datum mithilfe des Kalenders.

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6. Geben Sie den Intervall ein. Dies ist die Frequenz der gewünschten, sich
wiederholenden Intervalle. Klicken Sie entweder auf Tag, Woche oder Monat. Zum
Beispiel:
Falls alle 10 Tage nach Verfügbarkeit gesucht werden soll, geben Sie bitte 10 ein und
wählen die Option Tag. Das System wird jetzt nach jedem 10. Tag suchen.
Falls alle 5 Wochen nach Verfügbarkeit gesucht werden soll, geben Sie bitte 5 ein und
wählen die Option Woche. Das System sucht jetzt in jeder 5. Woche.
Falls die Buchung jeden Monat stattfinden soll, kann zusätzlich ein Tag definiert
werden. Falls die Verfügbarkeit jeden 2. Monat an einem Montag benötigt wird,
geben Sie bitte 2 ein, wählen Sie bitte die Option Monat und als Tag Montag. Das
System sucht nun nach Verfügbarkeit an einem Montag in jedem 2. Monat. Der
eingegebene Tag hat Priorität bei der Suche und so kann es vorkommen dass die
Intervalle nicht genau 2 Monate betragen sondern zum Beispiel 2 Monate und 2 Tage.
Falls die Intervalle genau 2 Monate betragen sollen wählen Sie bitte bei der
Tagesauswahl nicht defin., so dass die Intervalle genau im Abstand von 2 Monaten
sein werden, ohne der Berücksichtigung eines bestimmten Tages.
7. Geben Sie bitte die Anzahl der benötigten aufeinanderfolgenden Tage in das Feld
Anzahl Tage ein. Zum Beispiel bei der Suche nach verfügbaren
Veranstaltungsräumen zwischen Juni und Juli, an denen die Veranstaltungsräume
jedoch an vier aufeinander folgenden Tagen verfügbar sein muss.
8. Wählen Sie die gewünschte Raumkategorie aus der Liste vordefinierter
Raumkategorien.
9. Falls nach einem bestimmten Raum gesucht werden soll, wählen Sie bitte den
gewünschten Raum unter der Option Raumname.
10. Wählen Sie die gewünschte Bestuhlung aus der Liste der möglichen
Bestuhlungsarten.
11. Geben Sie die gewünschte Kapazität ein.
12. Geben Sie die gewünschte Min. Fläche ein.
13. Wählen Sie bitte unter Sortierung die Reihenfolge aus, in der die
Veranstaltungsräume aufgezeigt werden sollen.
14. Bitte wählen Sie in der Kategorie Auswahl die Optionen die auf Ihre Suche zutrifft.
15. Falls die Option Für gesamt. Zeitraum selben verfügb. Raum ausgewählt ist werden die
Räume die für die gesamte Periode verfügbar sind mit einem grünen Kreis neben
dem Raumnamen angezeigt.
16. Klicken Sie auf Suchen, die Nachricht, dass die Information geladen wird erscheint.
Die Verfügbarkeit wird im Raster angezeigt. Veranstaltungsräume die nicht verfügbar
sind, sind mit grauen Linien gekennzeichnet.

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Anlassverfügbarkeit Suchkriterien

Füllen Sie dieses Mit dieser Information


Feld
Anzahl Serien Geben Sie die Anzahl der benötigten Buchungen ein. Diese Option kann auch leer
gelassen werden, da die Anzahl Serien anhand der definierten Nächte und Letzte
Anreise kalkuliert werden.
Nächste Anr. Geben Sie das Datum des ersten gewünschten Anlasses ein.
Startzeit Geben Sie bitte die gewünschte Startzeit ein. Die Startzeit wird automatisch mit
der für das Veranstaltungsbuch definierten Standard Startzeit gefüllt.
Endzeit Geben Sie bitte die gewünschte Endzeit ein. Die Endzeit wird automatisch mit
23:59 gefüllt.
Letzte Anr. Falls die Option Intervall nicht verwendet wird, geben Sie bitte das Datum der
letzten gewünschten Anreise ein.
Intervall Geben Sie den Intervall ein. Dies ist die Frequenz der gewünschten, sich
wiederholenden Intervallen. Klicken Sie entweder auf Tag, Woche oder Monat.
Raumkategorie Eine der vordefinierten Raumkategorien kann ausgewählt werden. Nur
Veranstaltungsräume, die der ausgewählten Raumkategorie zugehörig sind,
werden dann nach Aktivieren der Suche angezeigt.
Raumname Wählen Sie einen Raumnamen aus der Liste aller Veranstaltungsnamen. Nur der
ausgewählte Raumname wird nach Aktivieren der Suche angezeigt.
Zoom Horizontal Kann verwendet werden um die horizontalen Zeit- und Datumsabschnitte zu
verändern, wie zum Beispiel zum Vergrößern der Zeit- und Datumsanzeige. Nach
einem Update oder bei der ersten Verwendung kann es sein, daß die Einstellung
auf ein Minimum gesetzt ist, aber nachdem die Einstellungen einmal geändert
wurden, werden sie bei jedem Anmelden des Benutzers die gleichen sein.
Bestuhlung Wählen Sie eine Bestuhlungsart aus der Liste der möglichen Bestuhlungen. Nach
dem Aktivieren der Suche werden nur Veranstaltungsräume, denen die
ausgewählte Bestuhlungsart zugeordnet ist, angezeigt. Diese Option kann in
Verbindung mit Kapazität verwendet werden, um einen passenden Raum zu
finden.

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Kapazität Kann verwendet werden, um nach Veranstaltungsräumen zu suchen, die eine


Minimum Kapazität definiert haben. Es werden nur Veranstaltungsräume, die mit
der eingegebenen Kapazität, wie zum Beispiel 10 oder mehr definiert sind,
angezeigt. Die Minimum Kapazität wird aus der Veranstaltungsraum
Konfigurationsmaske entnommen und berücksichtigt keinerlei spezifische
Bestuhlungsart.
Min. Fläche Kann verwendet werden, um nach Veranstaltungsräumen zu suchen, die eine
Minimum Fläche definiert haben. Es werden nur Veranstaltungsräume angezeigt,
die eine gleiche oder größere Fläche als angegeben definiert haben. Die Minimum
Fläche wird aus der Veranstaltungsraum Konfigurationsmaske entnommen.
Sortierung Kann verwendet werden, um die Anzeige in welcher die Veranstaltungsräume auf
der linken Seite angezeigt werden, zu ändern. Standardmäßig werden alle Räume
in alphabetischer Reihenfolge angezeigt.
Standardsortierungen sind: nach Name, Fläche, Min. Kapazität und Max.
Kapazität. Zusätzlich zu den vorgegebenen Standardsortierungen können beliebig
viele benutzerspezifische Sortierungen definiert werden. Eine benutzerspezifische
Sortierung kann an einen Benutzernamen verknüpft werden, so dass die
gewünschte Sortierung bei jedem Anmelden verwendet wird.
Kategorie Einzel - Nur Einzelräume, wie zum Beispiel Raum A werden angezeigt.
Kombiniert - Nur Kombinationsräume, wie zum Beispiel Raum A/B werden
angezeigt.
Teilbar - Nur teilbare Veranstaltungsräume werden angezeigt.
Erw. Anzeige - Es werden nur Veranstaltungsräume angezeigt, die als Zeige in
VA Buch=Nein definiert sind.
Standardmäßig werden einzelne, kombinierbare und teilbare Räume angezeigt.
Für gesamt. Zeitraum Wird verwendet, um Räume anzuzeigen, die über eine gesamte Periode verfügbar
selben verfügb. Raum sind. Ein Indikator wird neben dem Raumnamen angezeigt.

Zusätzlich zu den Standardsortierungen können benutzerspezifische


Sortierungen unter der Option benutzerdef. Sortierung unter Setup →
Konfiguration → Veranstaltungsverwaltung → Veranstaltungsräume definiert
werden.

Das Verknüpfen einer benutzerspezifischen Sortierung mit einem


Benutzernamen kann unter der Option VA-Raum Sortierung im VA-Buch
vorgenommen werden. Zu finden ist diese Option unter Verschiedenes →
Benutzereinstellungen → Anzeige.

Bei Verwendung der Veranstaltungsraum Kategorie erw. Anzeige werden nur


die Veranstaltungsräume angezeigt die als Zeige in VA Buch = Nein definiert
sind.

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Anlass Wartelisten Priorität


Die Funktionstaste der Anlass Wartelistenpriorität erlaubt Benutzern alle Anlässe
anzusehen, die für einen bestimmten Tag auf der Warteliste sind. Alle auf Warteliste
gesetzten Anlässe eines bestimmten Tages werden entsprechend der Priorität angezeigt;
die Priorität kann manuell über die Pfeile n. oben und n. unten geändert werden oder
wenn der Parameter Ändere Wartelisten Priorität automatisch aktiviert ist, wird die
Priorität automatisch geändert, sobald ein Veranstaltungsraum verfügbar wird.

Öffnen der Anlass Wartelistenmaske


Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Sie Anlass Warteliste Priorität oder
drücken Sie Strg + W.
Die Anlass Warteliste wird angezeigt.

Die folgenden Optionen sind verfügbar:


Buchung editieren - Zeigt die Buchungsmastereditiermaske an.
Anlass editieren - Zeigt die Anlasseditiermaske an.
Firma editieren - Zeigt die zu der Buchung verknüpfte Firmenkartei.
Kontakt editieren - Zeigt die zu der Buchung verknüpfte Kontaktkartei.

Das automatische Ändern der Wartelisten Priorität wird über den Parameter
Ändere Wartelisten Priorität automatisch gesteuert. Zu finden ist der
Parameter unter Setup → Konfiguration → Verschiedenes → Hoteldaten → CCM
→ Veranstaltungen.

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Etagenplan
Benutzen des Etagenplans
Der Etagenplan zeigt alle Zimmer des Hotels, pro Etage, in einem graphischen Format.
Die Etagenplanmaske ermöglicht Ihnen den Status aller Zimmer anzusehen, den
Zimmerstatus zu ändern, eine bestehende Reservierung zu ändern, Out of Order
Information zu bearbeiten, ein Zimmer zu blocken und andere Dialogboxen anzuzeigen.
Das Datum des Etagenplans ist das Systemdatum.

Wie man den Etagenplan anzeigen kann


Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Sie Etagenplan oder drücken Sie Strg
+ F.

Der Etagenplan wird angezeigt.

Verstehen des Etagenplans


Maskennamen des Etagenplans

Feldname Erklärung des Feldes


Verfügbare Zimmer Alle Zimmer die nicht belegt sind, werden im Raster hervorgehoben dargestellt.
Zimmer blocken Öffnet eine Dialogbox die Ihnen erlaubt ein Zimmer für einen bestimmten Gast
zu blocken.

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Legende Zeigt die Legende mit den, auf dem Etagenplan verfügbaren Symbolen.

Etagenplan Optionen

Klicken Sie auf diese Um dies zu tun


Option
Anpassen des Etagenplans an Maske.

Etagenplan auf Originalgröße anpassen.

Vergrößert den Etagenplan.

Verkleinert den Etagenplan.

Ändert die Größe des Etagenplans.

Aktualisiert den Etagenplan.

Druckt den Etagenplan.

Schließt die Etagenplanmaske.

Etagenplan Symbol Legende

Symbol Legende Beschreibung des Symbols


Die ausgewählte Zimmerrasterbox.

Schmutzig Das Zimmer ist schmutzig.


Sauber Das Zimmer ist sauber.
Touched Up Das Zimmer muss aufgefrischt werden.
Inspiziert Das Zimmer wurde inspiziert.
Inspiziert v. GM Das Zimmer wurde vom Hotel Manager inspiziert.

Eingecheckt Der Gast hat in das Hotel eingecheckt.

Ausgecheckt Der Gast hat aus dem Hotel ausgecheckt.

Anreise Der Gast wird heute anreisen oder ist heute angereist.

Abreise Der Gast wird heute abreisen oder ist heute bereits abgereist.

Stayover Der Gast bleibt über Nacht.

Geteilt Zwei oder mehrere Gäste teilen sich das Zimmer.

Tageszimmer Das Zimmer wird nur während des Tages benutzt.

Nachricht Der Gast hat eine Nachricht.

Locator Zeigt an, dass der Gast an einem bestimmten Ort zu einer
bestimmten Zeit gefunden werden kann.

Trace Zeigt an, dass für die Reservierung ein Trace existiert.

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Geplanter Umzug Zeigt an, dass eine Reservierung in dieses Zimmer umgezogen
wird.

Geplanter Umzug von Zeigt an, dass die Reservierung von diesem Zimmer aus
umgezogen wird.

Umzug nach Zeigt an, dass eine Reservierung in dieses Zimmer umgezogen
wurde.

Umzug von Zeigt an, dass eine Reservierung von diesem Zimmer aus
umgezogen wurde.

Out of Order/Service Zeigt an, dass dieses Zimmer Out of Order oder Out of Service
ist.

Mehrere Gäste Zeigt an, dass es sich um eine Reservierung mit mehreren
Gästen handelt.

Anzeigen der Legende


Die Legende zeigt alle im Etagenplan verwendeten Symbole an.
Legende anzeigen
Auf der Etagenplanmaske selektieren Sie bitte die Option Legende.
Die Legende wird auf der rechten Maskenhälfte angezeigt.

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Anzeige der entsprechenden Dialogboxen


Auf dem Etagenplan können unterschiedliche Dialogboxen angezeigt werden.
Positionieren Sie Ihren Cursor auf ein Zimmer in dem Etagenplan und klicken Sie die
rechte Maustaste, um das Menü anzuzeigen.
Die verfügbaren Dialogboxen sind wie folgt:
Editieren - Zeigt die Reservierungsmaske mit sämtlicher Reservierungsinformation an.
Zimmer Info - Zeigt die Zimmer Information Dialogbox des ausgewählten Zimmers, inklusive
Zimmerstatus und Zimmerdetails.
Kategorieninfo - Zeigt die Zimmerkategorien Information Dialogbox mit der Housekeepingstatus
Statistik der ausgewählten Zimmerkategorie.
Zimmerstatus - Zeigt die Housekeepingstatus Dialogbox an und bietet die Option den
Housekeepingstatus des ausgewählten Zimmers zu ändern.

Dazugehörige Dialogboxen

Wählen Sie diese Option Um diese Dialogbox anzuzeigen


Editieren Zeigt die Reservierungsmaske mit sämtlicher
Reservierungsinformation des Gastes an.
Zimmer Info Zeigt die Zimmerinformation Dialogbox des ausgewählten Zimmers
inklusive Zimmerstatus und Zimmerdetails. Der Karteireiter Extra
zeigt zusätzliche Zimmerkonfigurationsdetails, wie zum Beispiel
zusätzlichen Text oder ein Bild des Zimmers.
Kategorieninfo Zeigt die Zimmerkategorieninformation Dialogbox mit der
Housekeepingstatus Statistik der ausgewählten Zimmerkategorie.
Zimmerstatus Zeigt die Housekeepingstatus Dialogbox an und bietet die Option den
Housekeepingstatus des ausgewählten Zimmers zu ändern. Sie
können zum Beispiel ein Zimmer von schmutzig auf sauber ändern.

Wie man den aktuellen Zimmerstatus und Zimmerdetails anzeigen kann


1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Sie Etagenplan oder drücken Sie
Strg + F.

2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf einem Zimmer in dem Etagenplan und klicken Sie
die rechte Maustaste, um das Menü anzuzeigen.
3. Wählen Sie Zimmer Info, die Zimmerinformation Dialogbox erscheint.

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4. Klicken Sie auf den Karteireiter Extras, um zusätzliche Zimmerinformationen


anzuzeigen.

5. Klicken Sie auf Beenden, die Zimmerinformation Dialogbox wird geschlossen.

Zimmerinformation Dialogbox

Feldname Erklärung des Feldes


Zimmer Die Zimmernummer des Zimmers.
Typ Die Zimmerkategorie.

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Sektion Die Tages- oder Abendsektion zu der das Zimmer zugeteilt ist.
Beschreibung Beschreibung der Zimmerkategorie.
Ausgangsdatum des geblockten Zimmers.
Geblockt von
Geblockt bis Enddatum des geblockten Zimmers.
Bemerkung Zusätzliche Information bezüglich der Zimmerblockung.
Präferenzen Zimmerpräferenzen.
FO Status Der aktuelle FO Status - belegt oder verfügbar.

Wie man die Zimmerkategorien Information anzeigen kann


1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Sie Etagenplan oder drücken Sie
Strg + F.

2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf einem Zimmer in dem Etagenplan und klicken Sie
die rechte Maustaste, um das Menü anzuzeigen.
3. Wählen Sie Kategorieninfo, die Kategorien Information Dialogbox erscheint.
4. Klicken Sie auf Beenden, die Kategorien Information Dialogbox wird geschlossen.

Zimmerkategorien Information Dialogbox

Feldname Erklärung des Feldes


Typ Die Zimmerkategorie.
Beschreibung Beschreibung der Zimmerkategorie.
Gesamt Die gesamte Anzahl der freien Zimmer und die gesamte Anzahl der belegten
Zimmer dieser Kategorie.
Sauber Die Anzahl sauberer freier Zimmer und sauberer belegter Zimmer dieser
Kategorie.
Schmutzig Die Anzahl schmutziger freier Zimmer und schmutziger belegter Zimmer dieser
Kategorie.
Touched Up Die Anzahl aufgefrischter freier Zimmer und die Anzahl aufgefrischter belegter
Zimmer dieser Kategorie. (Nur falls im Setup konfiguriert.)
Inspiziert Die Anzahl inspizierter freier Zimmer und die Anzahl inspizierter belegter
Zimmer dieser Kategorie. (Nur falls im Setup konfiguriert.)

Wie man den Housekeepingstatus des Zimmers ändern kann


1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Sie Etagenplan oder drücken Sie
Strg + F.

2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf ein Zimmer in dem Etagenplan und klicken Sie die
rechte Maustaste, um das Menü anzuzeigen.
3. Wählen Sie Zimmerstatus, die Housekeepingstatus Dialogbox erscheint.
4. Wählen Sie einen Housekeepingstatus aus der Liste vordefinierter Status.
5. Klicken Sie OK, die Housekeepingstatus Dialogbox wird geschlossen und der Status
des Zimmers ist geändert.

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Anzeige unterschiedlicher Dialogboxen auf der Preisauswahlmaske


Auf der Preisauswahlmaske können unterschiedliche Dialogboxen angezeigt werden.
Auswählen - zeigt die Reservierungsmaske an und erlaubt Ihnen das Anlegen einer neuen Reservierung
ohne die Preisauswahlmaske schließen zu müssen.
Bereich - zeigt den Preisabfragenbereich an, welcher Ihnen ermöglicht unterschiedliche Raten abzufragen
ohne die Preisauswahlmaske schließen zu müssen.

Anmerkung: Die Option Bereich ist nur verfügbar, wenn die


Auswahlmaske vom Reservierungsbereich aus aufgerufen wurde.

Erstellen einer neuen Reservierung auf der Preisauswahlmaske


1. Bitte wählen Sie einen Preiscode aus der Preisauswahlmaske.
2. Klicken Sie auf Auswählen, die Reservierungsmaske erscheint, bereits gefüllt mit dem
ausgewählten Preiscode und der Information die auf der Preisabfragen Dialogbox
eingegeben wurde.
3. Geben Sie die restliche Reservierungsinformation ein.
4. Klicken Sie auf OK, die Reservierung wird gespeichert und die
Preisabfragenbereichsmaske wird angezeigt.

Abfragen unterschiedlicher Preise auf der Preisauswahlmaske


1. Auf der Preisauswahlmaske klicken Sie bitte Bereich, die Preisabfragenbereichs
Dialogbox erscheint.
2. Füllen Sie bitte alle Pflichteingabefelder.
3. Klicken Sie auf OK, die Preisauswahlmaske erscheint mit den neuen Preisen.

Ändern der Etagenplan Anzeige


Die Ansicht des Etagenplans kann geändert werden durch:
Die Ansicht unterschiedlicher Etagen - Sie können jede Etage des Hotels auf dem Etagenplan ansehen,
indem Sie den entsprechenden Etagen Karteireiter auswählen.
Auswahl einer Zoom Option - Sie können die Ansicht des Etagenplans durch Auswahl einer der Zoom
Optionen ändern. Die Zoom Einstellungen erlauben Ihnen das Ändern der Ansicht durch das
Vergrößern, Verkleinern oder durch das Anpassen der Zimmer auf der Maske.

Zoom Optionen

Klicken Sie auf diese Um dies durchzuführen


Option
Zur Anpassung auf die Größe der Maske.

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Zum Zurücksetzen des Etagenplans auf die originale Größe.

Zum Vergrößern der Anzeige des Etagenplans.

Zum Verkleinern der Anzeige des Etagenplans.

Neue Reservierung auf dem Etagenplan


Erstellen einer neuen Reservierung
1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Etagenplan oder drücken Sie Strg + F.
2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf einem freien Zimmer und klicken Sie auf die rechte Maustaste, um das
Menü anzuzeigen.
3. Selektieren Sie Neue Reservierung, die Karteisuchmaske erscheint.
4. Wählen Sie eine Kartei und füllen Sie die Reservierungsinformation aus.
Wenn Sie auf der Reservierungsmaske auf OK klicken, wird die Reservierungsmaske geschlossen und der
Etagenplan wird erneut angezeigt. Falls die Reservierung für das heutige Datum ist, erscheint der
Gastname und ein Symbol eines grünen Männchens in der Zimmerrasterbox, welches anzeigt, dass der
Gast für heute erwartet wird.

Editieren einer Reservierung auf dem Etagenplan


Zum Ansehen/Editieren einer Reservierung
1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Etagenplan oder drücken Sie Strg + F.
2. Selektieren Sie die Reservierung die Sie editieren oder ansehen möchten und Doppel-Klicken Sie auf der
Reservierung.
Die Reservierungsmaske erscheint.
Oder
Wählen Sie die gewünschte Reservierung aus und klicken Sie auf die rechte Maustaste, um das
Abkürzungsmenü anzuzeigen.
3. Wählen Sie Editieren, die Reservierungsmaske erscheint.
4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
5. Klicken Sie auf OK.
Der Etagenplan wird angezeigt.

Zimmerplan - Editieren einer Reservierung


Sie können direkt vom Zimmerplan aus eine Reservierung editieren. Sie können ebenfalls
das Anreisedatum des Gastes ändern, falls dieser noch nicht eingecheckt hat.
Editieren einer Reservierung
1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Zimmerplan oder drücken Sie
Strg + L.

Funktionstasten Handbuch, Version 8.9, November 2012


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2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf der Reservierung die bearbeitet werden soll und
klicken Sie auf die rechte Maustaste, um das Menü anzuzeigen.
3. Wählen Sie Editieren, die Reservierungsmaske wird angezeigt.
4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
5. Klicken Sie auf OK.

Anmerkung: Das Doppel-Klicken auf der Reservierung öffnet ebenfalls


die Reservierungsmaske.

Ändern des Anreise-/Abreisedatums durch Verschieben auf dem Raster


1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Zimmerplan oder drücken Sie
Strg + L.

2. Klicken Sie auf die Reservierung die geändert werden soll, ein gelber Pfeil erscheint
am Anfang und Ende des Reservierungbalkens.
3. Klicken Sie auf die linke Maustaste, entweder am Anfang oder Ende des
Reservierungbalkens und ziehen Sie die Maus je nach Bedarf nach rechts oder links.
4. Eine Bestätigungsnachricht wird angezeigt.
5. Klicken Sie auf Ja, um das Datum zu ändern.

Ändern des Anreise-/Abreisedatums über die Reservierungsmaske


1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Zimmerplan oder drücken Sie
Strg + L.

2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf die Reservierung die bearbeitet werden soll und
Doppel-Klicken Sie, um die Reservierungsmaske anzuzeigen.
3. Geben Sie die neuen Daten in die Felder Anreise und/oder Abreise ein oder klicken Sie
auf den Pfeil nach unten und wählen Sie das Datum mithilfe des Kalenders aus.
4. Klicken Sie auf OK, um das Datum zu ändern.

Einchecken einer Reservierung über den Zimmerplan


Einchecken einer Reservierung
1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und selektieren Sie Zimmerplan oder drücken Sie auf Strg +
L.
2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf der Reservierung die eingecheckt werden soll und klicken Sie auf die
rechte Maustaste, um das Menü anzuzeigen.
3. Selektieren Sie Check-In, eine Meldung wird angezeigt, die darauf hinweist, dass der Check-In erfolgreich
war.
4. Klicken Sie auf OK, um die Meldung zu schließen.
Je nachdem welche Interface installiert sind, werden weitere Meldungen angezeigt.
Zum Beispiel, wenn ein Interface für Schlüsselkarten installiert ist, wird die Schlüssel erstellen Dialogbox
angezeigt.
5. Klicken Sie auf OK, um eine Schlüsselkarte ausdrucken.

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Ein grüner Haken erscheint auf dem Zimmerplan vor dem Gastnamen, welcher anzeigt, dass die
Reservierung eingecheckt ist.

Die Meldung über erfolgreiche Check-In's wird über den Parameter Zeige
Nachricht wenn Check-In erfolgreich war unter Verschiedenes →
Benutzereinstellungen → Reservierung gesteuert.

Die Aufforderung zur Eingabe einer Kreditkarte bei Check-In wird über den
Parameter Bei Check-In nach Kreditkarte fragen unter Setup → Konfiguration →
Verschiedenes → Hoteldaten → Reservierung → Reservierung 1 gesteuert.

Die täglichen Leistungen können automatisch nach dem Check-In gebucht


werden, wenn der Parameter Tagesleistungen nach Check-In buchen unter Setup
→ Konfiguration → Verschiedenes>Hoteldaten → Reservierung → Reservierung
3 aktiviert ist. Die Leistungen werden unter Verwendung der Kassierer ID des
Nachtlaufs verbucht und es gibt keine Notifizierung, dass die Tagesleistungen
verbucht wurden.

Die Kassenanmeldungsmaske und die Gastrechnung des eingecheckten Gastes


können direkt nach dem Check-In angezeigt werden, wenn der Parameter
Zeige Rechnung nach Gast Check-In unter Setup → Konfiguration →
Verschiedenes>Hoteldaten → Reservierung → Reservierung 3 aktiviert ist.
Falls 'Share' Gäste eingecheckt wurden, werden die Rechnungen für alle Gäste
angezeigt.

Check-In Rückgängig machen auf dem Etagenplan


Rückgängig machen einer bereits eingecheckten Reservierung
1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Etagenplan oder drücken Sie Strg + F.
2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf der eingecheckten Reservierung die rückgängig gemacht werden soll.
3. Selektieren Sie Check-In rückgängig, die Zimmerstatus Dialogbox erscheint.
4. Wählen Sie einen Zimmerstatus aus der Liste.
5. Klicken Sie auf OK, der grüne Haken, welcher angezeigt hat, dass die Reservierung eingecheckt wurde,
wird nicht mehr angezeigt.

Einchecken einer Reservierung auf dem Etagenplan


Reservierung einchecken
1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Etagenplan oder drücken Sie Strg + F.
2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf der Reservierung die eingecheckt werden soll und klicken Sie die rechte
Maustaste, um das Abkürzungsmenü anzuzeigen.
3. Wählen Sie Check-In, eine Meldung die anzeigt, dass der Check-In erfolgreich war wird angezeigt.

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4. Klicken Sie auf OK, um die Meldung zu schließen.

Je nachdem welche Interface installiert sind, werden weitere Meldungen angezeigt.

Zum Beispiel, wenn ein Interface für Schlüsselkarten installiert ist, wird die Schlüssel erstellen Dialogbox
angezeigt.
Klicken Sie auf OK, um eine Schlüsselkarte ausdrucken.

Ein grüner Haken erscheint vor dem Gastnamen auf dem Zimmerplan, welcher anzeigt dass die
Reservierung eingecheckt ist.

Die Meldung über erfolgreiche Check-In's wird über den Parameter Zeige
Nachricht wenn Check-In erfolgreich war unter Verschiedenes →
Benutzereinstellungen → Reservierung gesteuert.

Die Aufforderung für eine Kreditkarte bei Check-In wird über den
Parameter Bei Check-In nach Kreditkarte fragen unter Setup → Konfiguration
→ Verschiedenes → Hoteldaten → Reservierung → Reservierung 1
gesteuert.

Die täglichen Leistungen können automatisch nach dem Check-In gebucht


werden wenn der Parameter Tagesleistungen nach Check-In buchen unter
Setup → Konfiguration → Verschiedenes>Hoteldaten → Reservierung →
Reservierung 3 aktiviert ist. Die Leistungen werden unter Verwendung der
Kassierer ID des Nachtlaufs verbucht und es gibt keine Notifizierung dass
die Tagesleistungen verbucht wurden.

Die Kassenanmeldungu und die Gastrechnung des eingecheckten Gastes


können direkt nach dem Check-In angezeigt werden wenn der Parameter
Zeige Rechnung nach Gast Check-In unter Setup → Konfiguration →
Verschiedenes>Hoteldaten → Reservierung → Reservierung 3 aktiviert ist.
Falls Share Gäste eingecheckt wurden werden die Rechnungen für alle
Gäste angezeigt.

Auschecken einer Reservierung auf dem Etagenplan


1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Etagenplan oder drücken Sie Strg + F.
2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf der Reservierung die ausgecheckt werden soll und klicken Sie auf die
rechte Maustaste, um das Menü anzuzeigen.
3. Selektieren Sie Check-Out, die Kassenanmeldung Dialogbox wird angezeigt.
4. Melden Sie sich an und checken Sie den Gast aus.
5. Klicken Sie auf die Option Beenden auf der Rechnungsmaske und die Maske wird geschlossen.
6. Der Etagenplan wird wieder angezeigt und ein roter Haken vor dem Gastnamen wird nun angezeigt,
welcher darauf hinweist, dass der Gast ausgecheckt wurde.

Check-In Rückgängig machen auf dem Etagenplan


Rückgängig machen einer bereits eingecheckten Reservierung
1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Etagenplan oder drücken Sie Strg + F.
2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf der eingecheckten Reservierung die rückgängig gemacht werden soll.
3. Selektieren Sie Check-In rückgängig, die Zimmerstatus Dialogbox erscheint.

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4. Wählen Sie einen Zimmerstatus aus der Liste.


5. Klicken Sie auf OK, der grüne Haken, welcher angezeigt hat, dass die Reservierung eingecheckt wurde,
wird nicht mehr angezeigt.

Check Out Rückgängig machen auf dem Etagenplan


Rückgängig machen einer ausgecheckten Reservierung
1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Etagenplan oder drücken Sie Strg + F.
2. Um den Check-Out rückgängig zu machen platzieren Sie Ihren Cursor auf der Reservierung und klicken auf
die rechte Maustaste, um das Menü anzuzeigen.
3. Selektieren Sie Check-Out rückgängig, die Meldung dass der Check-Out rückgängig gemacht wurde
erscheint.
4. Klicken Sie auf Ja, die Meldung erscheint.
5. Klicken Sie auf OK.
6. Der Etagenplan wird erneut angezeigt. Vor dem Gastnamen erscheint ein grüner Haken, welcher anzeigt,
dass die Reservierung wieder eingecheckt wurde.

Die Funktionalität des Wieder Einchecken/Rückgängig machen wird durch das


Benutzerrecht Reinstate/Undo kontrolliert. Es kann unter Setup → Konfiguration
→ Benutzer → Benutzer Definition → Rechte → Kasse definiert werden.

Ändern des Housekeepingstatus auf dem Etagenplan


Sie können den Status eines Zimmer ändern. Zum Beispiel können Sie den Status von
schmutzig auf sauber ändern.
Zum Ändern des Housekeepingstatus eines Zimmers
1. Klicken Sie bitte auf das Menü Funktionstasten und wählen Etagenplan oder drücken Sie Strg + F.
2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf ein Zimmer auf dem Etagenplan und klicken Sie auf die rechte
Maustaste, um das Menü anzuzeigen.
3. Selektieren Sie Zimmerstatus, die Housekeeping Status Dialogbox erscheint.
4. Wählen Sie den gewünschten Status aus der Liste aus.
5. Klicken Sie auf OK, die Housekeeping Status Dialogbox wird geschlossen und der Status des Zimmers ist
geändert.

Umziehen einer Reservierung auf dem Etagenplan


Es gibt mehrere Möglichkeiten eine Reservierung in ein anderes Zimmer umzuziehen.
Umziehen der Reservierung via Drag und Drop vor Check-In
1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Etagenplan oder drücken Sie
Strg + F.

2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf der Reservierung die umgezogen werden soll und
halten Sie die linke Maustaste gedrückt.
3. Ziehen Sie die Reservierung zu dem gewünschten Zimmer; lassen Sie die linke
Maustaste los und eine Bestätigungsnachricht wird angezeigt.

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4. Klicken Sie auf Ja, um die Reservierung in das neue Zimmer umzuziehen.

Anmerkung: Falls die Zimmerkategorie eine andere ist, erscheint eine


Bestätigungsmeldung zur Änderung der Kategorie.

Umziehen der Reservierung via Drag und Drop nach Check-In


1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Sie Etagenplan oder drücken Sie
Strg + F.

2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf der Reservierung die umgezogen werden soll und
halten Sie die linke Maustaste gedrückt.
3. Ziehen Sie die Reservierung zu dem gewünschten Zimmer; lassen Sie die linke
Maustaste los und eine Bestätigungsnachricht wird angezeigt.
Eine zweite Dialogbox wird angezeigt, mit der Frage ob der Gast sofort umzieht.
5. Wenn der Umzug jetzt stattfindet, klicken Sie bitte auf Ja, falls der Umzug später
stattfindet wählen Sie bitte Nein.
Die Zimmernummer wird geändert und die Reservierung wird auf dem Etagenplan in
das andere Zimmer umgezogen.

Anmerkung: Falls die Zimmerkategorie eine andere ist, erscheint eine


Bestätigungsmeldung zur Änderung der Kategorie.

Umziehen der Reservierung via der Reservierungsmaske


1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Etagenplan oder drücken Sie Strg
+ F.

2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf der Reservierung die umgezogen werden soll und
Doppel-Klicken Sie auf der Reservierung.
3. In das Zimmer Feld geben Sie bitte die neue Zimmernummer ein oder klicken Sie auf
den Pfeil nach unten und wählen Sie eine Zimmernummer aus der Liste aus.
4. Klicken Sie auf OK, um die Reservierung in das neue Zimmer umzuziehen.

Durchführen eines geplanten Umzugs


1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Sie Etagenplan oder drücken Sie
Strg + F.

2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf der Reservierung mit dem geplanten Umzug,
welcher durch das Symbol angezeigt wird und klicken auf die rechte Maustaste um
das Menü anzuzeigen.
3. Selektieren Sie Zimmerumzug durchführen, die Zimmerumzugs Dialogbox erscheint.
4. Wählen Sie die Reservierung aus und dann die Option Umziehen, eine
Bestätigungsmeldung erscheint.
5. Klicken Sie auf OK, um die Reservierung in das neue Zimmer umzuziehen.
6. Klicken Sie auf Beenden.

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Stornieren einer Reservierung über den Etagenplan


Eine Reservierung kann storniert werden, solange der Gast noch nicht eingecheckt hat.
Zum Stornieren einer Reservierung
1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Etagenplan oder drücken Sie Strg + F.
2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf der Reservierung die storniert werden soll und klicken Sie auf die rechte
Maustaste, um das Menü anzuzeigen.
3. Selektieren Sie Reservierung stornieren, die Reservierung Stornieren Dialogbox erscheint.

4. Bitte klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben dem Feld Grund und wählen Sie einen
Stornierungsgrund aus der Liste aus.
5. Klicken Sie auf Ja, eine Bestätigungsmeldung wird angezeigt.
Die Reservierung ist storniert und wird nicht mehr auf dem Etagenplan angezeigt.

Out of Order und Out of Service Zimmer auf dem Etagenplan


Von dem Etagenplan aus können Sie den Zimmerstatus auf Out of Order oder auf Out of
Service ändern und alle relevanten Informationen editieren.
Platzieren eines Out of Order/Service Zimmers
1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Etagenplan Plan oder drücken
Sie Strg + F.
2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf das Out of Order/Service Zimmer und klicken Sie
auf die rechte Maustaste, um das Menü anzuzeigen.
3. Wählen Sie Zimmerstatus Out-of-Order, die Out of Order/Out of Service Dialogbox
erscheint.
4. Geben Sie bitte das Datum des Out of Order Bereichs in die Zeitraum Felder ein
oder klicken Sie auf den Pfeil nach unten und wählen ein Datum mithilfe des
Kalenders.
5. Das Enddatum des Out of Order Bereichs geben Sie bitte in das Feld Bis ein oder
klicken Sie auf den Pfeil nach unten und wählen ein Datum mithilfe des Kalenders.
6. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben dem Feld Status und wählen Sie einen
Status aus der angezeigten Liste. Je nach Auswahl des Status kann es sein, dass eine
Rückgabezeit eingegeben werden muss.
7. Wählen Sie einen Grund für die Blockierung des Zimmers aus der Liste vordefinierter
Gründe.
8. Nach Eingabe des Grunds wird dieser automatisch in das Feld Bemerkung kopiert.
Dort kann der Text entweder geändert oder gelöscht werden.
9. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben dem Feld Rückgabestat. und wählen Sie
bitte den Status aus, der angewendet werden soll, wenn der Out of Order Status
entfernt wird.
10. Klicken Sie auf Speichern, um den Zimmerstatus auf Out of Order zu ändern. Das
Zimmer wird nun auf dem Etagenplan als Out of Order angezeigt.

Editieren der Out of Order/Out of Service Information

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1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Etagenplan oder drücken Sie
Strg + F.

2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf das Out of Order Zimmer und klicken Sie die rechte
Maustaste, um das Menü anzuzeigen.
3. Wählen Sie Editieren, die Out of Order/Out of Service Dialogbox erscheint.
4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
5. Klicken Sie auf Speichern, der aktualisierte Eintrag wird auf dem Etagenplan
angezeigt.

Die Out of Order Funktionalität wird über die Benutzerrechte Anzeige, Editieren,
Einfügen und Löschen unter Setup → Konfiguration → Benutzer → Benutzer
Definition → Rechte → Housekeeping → Out of Order gesteuert.

Die Out of Service Funktionalität wird über die Benutzerrechte Anzeige,


Editieren, Einfügen und Löschen unter Setup → Konfiguration → Benutzer →
Benutzer Definition → Rechte → Housekeeping → Out of Service gesteuert.

Verfügbare Zimmer auf dem Etagenplan


Um verfügbare Zimmer hervorzuheben
1. Klicken Sie bitte auf das Menü Funktionstasten und wählen Etagenplan oder drücken Sie Strg + F.
2. Auf dem Etagenplan selektieren Sie bitte das Ankreuzfeld neben Verfügbare Zimmer.

3. Alle verfügbaren Zimmer werden auf dem Etagenplan in hellem Türkis angezeigt.

Blockieren eines Zimmers


Sie können Zimmer blockieren, indem Sie die Zimmer Blocken Dialogbox öffnen und ein
Zimmer auswählen. Die Zimmer Blocken Dialogbox listet die Namen aller Gäste auf, die
zur heutigen Anreise erwartet werden und die noch kein Zimmer zugeordnet haben.
Zimmer Blocken
1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Etagenplan oder drücken Sie Strg + F.
2. Auf dem Etagenplan selektieren Sie bitte das Ankreuzfeld neben Zimmer blocken, die Zimmer blocken
Dialogbox erscheint.
3. Um alle verfügbaren Zimmer anzuzeigen, selektieren Sie bitte das Ankreuzfeld neben Verfügbare
Zimmer.
4. Wählen Sie den Gastnamen aus der angezeigten Liste.

Verfügbare Zimmer mit der, vom Gast reservierten Kategorie werden in Blau angezeigt. Alle anderen
verfügbaren Zimmer werden in hellem Türkis angezeigt.

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5. Klicken Sie auf den Gastnamen und ziehen Sie ihn in das leere Zimmer auf dem Etagenplan, eine
Bestätigungsmeldung wird angezeigt.
6. Klicken Sie auf Ja, falls die Zimmerkategorie dieselbe ist, wie die vom Gast reserviert. In diesem Falle ist
das Zimmer nun für den Gast geblockt.
7. Falls das Zimmer nicht dieselbe Zimmerkategorie hat, wie die vom Gast reserviert, erscheint eine
Bestätigungsmeldung. Wählen Sie Ja, um das Zimmer für den Gast zu blocken oder Nein, um die
Zimmerauswahl abzubrechen.

Anmerkung: Je nach Gegebenheiten werden Sie ebenfalls informiert,


dass der reservierte Preis oder andere reservierte Optionen nicht
verfügbar sind. In manchen Fällen werden Sie die Möglichkeit haben
diese Optionen zu überschreiben. In solchen Fällen muss der Benutzer
sich an die vorgegebenen Firmenregelungen halten.

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Hotelsegment Statistiken
Die Hotelsegment Statistik zeigt die Anzahl der zu erwarteten Reservierungen pro
Garantiecode pro Tag, pro Zimmertyp pro Tag oder pro Segment.
Die Maske ist in zwei Teile aufgeteilt:
Die obere Sektion beinhaltet die Auswahlkriterien, die zur Anzeige der Hotelsegment Statistik
verwendet werden können. Die ausgewählten Hotelsegmente werden pro Benutzer gespeichert und
werden bei jedem Öffnen der Maske ausgewählt, bis der Benutzer eine neue Auswahl trifft.
Die untere Sektion zeigt die zu erwarteten Reservierungen sortiert nach Garantiecode pro Tage,
Zimmertyp pro Tag oder pro Segment. Standardmäßig werden die Garantiecodes auf der vertikalen und
das Datum auf der horizontalen Achse angezeigt. Die Achsen können umgedreht werden, indem die Option
Achsen Umdr. markiert wird.

Wie man die Hotelsegment Statistik anzeigen kann


Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Hotelsegment Statistiken oder
drücken Sie Strg + Shift + S.
Die Hotelsegment Statistikmaske erscheint.

Anmerkung: Falls die Statistik nicht sofort angezeigt wird, klicken Sie
bitte auf die Option Aktualis. Um die Statistik automatisch beim Öffnen
der Maske anzeigen zu lassen, selektieren Sie bitte die Option Bei Start
kalkulieren.

Wie man die Hotelsegment Statistik Anzeige ändert

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Hotelsegment Statistiken

1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Hotelsegment Statistik oder
drücken Sie Strg + Shift + S.
Die Hotelsegment Statistikmaske erscheint.

2. In der Zimmertypen / Segmente Dialogbox, klicken Sie bitte auf die gewünschte
Anmerkung: Die ausgewählten Hotelsegmente werden pro Benutzer
gespeichert und werden bei jedem Öffnen der Maske ausgewählt, bis der
Benutzer eine neue Auswahl trifft.

3. In der Datenanzeige Dialogbox wählen Sie bitte die Datenart die angezeigt werden soll.
Momentan ist Erwartet pro Garantiecode die einzigste Anzeigemöglichkeit.
4. In der Zeitinterval Dialogbox geben Sie bitte das Startdatum in das Feld Von ein oder
klicken auf den Pfeil nach unten und wählen das Datum mithilfe des Kalenders.
5. Geben Sie die gewünschte Anzahl an Tagen in das Feld Anzahl Tage ein oder wählen
Sie die gewünschte Anzahl über die Pfeile nach oben/unten.
Als Alternative können Sie das Enddatum in das Feld Bis eingeben oder auf den
Pfeil nach unten klicken und das Datum mithilfe des Kalenders auswählen.
6. Klicken Sie auf Aktualis., um die Maske zu aktualisieren.

Der Zeitintervall zur Aktualisierung der Maske wird unter der Option Intervall
für Maskenaktualisierung in Sek.unter Setup → Konfiguration → Verschiedenes →
Hoteldaten → Verschiedenes → Visuelle Erscheinung 4 definiert. Die zu
verbleibende Zeit bis zur nächsten Aktualisierung wird in dem Feld Zeit bis näch.
Update angezeigt. Die Maske kann jedoch jederzeit über die Option Aktualis.
aktualisiert werden.

Die Ansicht der Statistik nach Segment wird durch den Parameter Hotel
Segmentierung gesteuert. Dieser kann unter Setup → Konfiguration →
Verschiedenes → Hoteldaten → Reservierung → Reservierung 1 aktiviert
werden. Zusätzlich müssen die Hotelsegmente unter Setup → Reservierung →
Zimmerverwaltung → Hotelsegmente und Hotelsegment Verknüpfung definiert
werden.

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Hausstatus
Die Hausstatusmaske gibt Ihnen eine Übersicht der Hotelbelegung in genau diesem
Moment.
Öffnen der Hausstatusmaske
Es gibt 3 Möglichkeiten die Hausstatusmaske zu öffnen:
Klicken Sie auf der Zimmerverwaltung Symbolleiste auf die Option Hausstatus.
Kombination Strg +H.
Wählen Sie Hausstatus aus der Liste der Funktionstasten.

Anmerkung: Der blaue Pfeil neben einer Box zeigt an, dass eine
Verknüpfung zu einer zugehörigen Maske besteht. Klicken Sie auf den
Pfeil, um zusätzliche Informationen anzuzeigen.

Re-kalkulieren der Hausstatusmaske:


Klicken Sie auf der Hausstatusmaske, auf die Option Aktual.

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Die Hausstatusmaske aktualisiert alle Daten in allen Kategorien und Felder.


Hausstatusmaske Zimmerüberblick Begriffe:

Begriff Beschreibung
# Total Die totale Anzahl der Zimmer des Hotels. Dies ist die Anzahl der Zimmer für die
die Lizenz ausgestellt wurde.
# zu verkaufen Die totale Anzahl zu verkaufender Zimmer.
Totale Anzahl der Zimmer minus aller Zimmer mit einem Status 'von
Verfügbarkeit abziehen'. Normalerweise beinhaltet dies Out of Order Zimmer, es
können aber noch andere Status inbegriffen sein.

Hausstatusmaske Status Begriffe:

Begriff Beschreibung
Erw. Anreisen Die Anzahl der Zimmer/Personen die an diesem Tag anreisen.
Akt. Anreisen Die Anzahl der Zimmer/Personen die an diesem Tag bereits angereist sind.
Akt. # geblockt Die Anzahl der Zimmer/Personen die an diesem Tag anreisen und die
bereits eine Zimmernummer zugeordnet haben.
Erw. Abreisen Die Anzahl der Zimmer/Personen die an diesem Tag abreisen werden.
Akt. Abreisen Die Anzahl der Zimmer/Personen die an diesem Tag bereits abgereist sind.
Die Anzahl der Zimmer/Personen die während des Tages, aber nicht über
Tageszimmer Nacht belegt sind.
Walk In Anzahl der Zimmer/Personen die keine vorausgehende Reservierung hatten
und die über die Walk In Option auf dem Reservierungsnavigator
eingecheckt wurden.
Reserv. von heute Die Anzahl der Zimmer/Personen die am gleichen Tag reserviert und
eingecheckt haben.
Umzüge Die Anzahl der Zimmer/Personen die für einen Umzug eingeplant sind.
Akt. Belegung Die Anzahl der Zimmer/Personen die in diesem Moment belegt sind.
Die % der Zimmer die im Moment belegt sind.

Hausstatusmaske Housekeeping Begriffe:

Begriff Beschreibung
Sauber Total: Totale Anzahl belegter und freier sauberer Zimmer.
Belegt: Die Anzahl belegter sauberer Zimmer.
Frei: Die Anzahl freier sauberer Zimmer.
Schmutzig Total: Totale Anzahl belegter und freier schmutziger Zimmer.
Belegt: Die Anzahl belegter schmutziger Zimmer.
Frei: Die Anzahl freier schmutziger Zimmer.
Total Belegt: Die Anzahl aller sauberen und schmutzigen Zimmer die belegt sind.
Frei: Die Anzahl sauberer und schmutziger Zimmer die frei sind.
OOO Total: Anzahl aller Out of Order Zimmer.
Belegt: Immer auf Null, denn ein Out of Order Zimmer kann nicht belegt
sein.
Frei: Anzahl freier Zimmer die Out of Order sind und nicht zum Verkauf
verfügbar sind.
OOS Total: Anzahl aller Out of Service Zimmer.
Belegt: Immer auf Null, denn ein Out of Service Zimmer kann nicht belegt
sein.
Frei: Die Anzahl der freien Zimmer die kurzfristig gesperrt sind, aber in der
Verfügbarkeit inklusive sind und die jeder Zeit wieder verfügbar sind. Zum
Beispiel: geschlossene Etage.
Q-Rooms Anzahl der Zimmer in der Check-In Warteschlange. Das sind
Zimmerreservierungen wo der Gast bereits eingecheckt hat, das Zimmer
aber noch nicht verfügbar ist. Klicken Sie auf den blauen Pfeil und eine Liste
der Warteschlangen Zimmer wird angezeigt.

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Hausstatusmaske Tagesende Begriffe:

Begriff Beschreibung
Durchschnittspreis Erwartete Brutto Durchschnittsrate.
Totaler Brutto Zimmerumsatz aller In Haus und aller erwartender Gäste
geteilt durch die erwartete Anzahl der belegten Zimmer für die kommende
Nacht.
Durchschnitts Nettozimmerpreis Erwartete Netto Durchschnittsrate.
Totaler Netto Zimmerumsatz aller In Haus und aller erwartender Gäste
geteilt durch die erwartete Anzahl der belegten Zimmer für die kommende
Nacht.

# verfügbar Anzahl der Zimmer die für die kommende Nacht zum Verkauf verfügbar
sind.
Kontingente Zimmer: Anzahl der Zimmer die von individuellen Reservierungen mit
verknüpftem Block Code belegt sind.
Pax: Anzahl der Personen die Zimmer belegen welche
Zimmerreservierungen mit verknüpftem Block Code zugeordnet haben.
Anmerkung: Für die Block Reservierung Funktionalität wird ein
zusätzlicher Lizenzcode benötigt.
Gruppen Zimmer: Anzahl der Zimmer die über die Gruppen Option eingegeben
wurden die aber nicht mit einen Block verknüpft sind.
Pax: Die Anzahl der Personen die über die Gruppen Option eingegeben
wurden, die aber nicht mit einem Block verknüpft sind.
Gruppe und Kontingent Zimmer: Anzahl der Zimmer die über die Gruppen Option eingegeben
wurden und die mit einem Block verknüpft sind.
Pax: Anzahl der Personen die über die Gruppen Option eingegeben wurden
und die mit einem Block verknüpft sind.
Anmerkung: Für die Block Reservierung Funktionalität wird ein
zusätzlicher Lizenzcode benötigt.
Individuelle Zimmer Zimmer: Anzahl der Zimmer die von individuellen Personen belegt sind
welche nicht Teil einer Gruppe oder Blocks sind.
Pax: Anzahl der Personen die Zimmer belegen die nicht zu einer Gruppe
oder eines Blocks gehören.
Heute im Haus Zimmer: Totale Anzahl der Zimmer die in der kommenden Nacht belegt
sind; inklusive Individuelle, Kontingente, Gruppen und Blöcke.
Pax: Totale Anzahl der Personen die in der kommenden Nacht im Hotel
übernachten; inklusive Individuelle, Kontingente, Gruppen und Blöcke.

Hausstatusmaske Umsatz Tagesende Begriffe:

Begriff Beschreibung
Durchschnitts Brutto Zim.- Kalkuliert den Brutto Durchschnitts Tagesende Zimmerumsatz aus der Umsatz
Umsatz Erwartungs Tabelle (YPOS). Erwarteter Package Umsatz ist nicht der in
Kalkulation berücksichtigt.
Durchschnitts Netto Zim.- Kalkuliert den Netto Durchschnitts Tagesende Zimmerumsatz aus der Umsatz
Umsatz Erwartungs Tabelle (YPOS). Erwarteter Package Umsatz ist nicht in der
Kalkulation berücksichtigt.

Anmerkung: Zimmer und Personen von Blöcken, die noch nicht


abgerufen sind, werden nicht in der Hausstatusmaske angezeigt,
unabhängig des Blockstatus.

Der Hausstatus kann als Startmaske aufgesetzt werden, so dass jedes Mal
wenn sich ein neuer Benutzer anmeldet die Hausstatus Maske angezeigt wird.
Um diese Funktionalität zu aktivieren, wählen Sie bitte die entsprechende
Startmaske unter der Option Startmaske unter Verschiedenes →
Benutzereinstellungen → Startseite.

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Die Funktionalität Hotel Segmentierung wird durch den Parameter Hotel


Segmentierung gesteuert, der unter Setup → Konfiguration → Verschiedenes →
Hoteldaten → Reservierung → Reservation 4 gefunden werden kann.
Zusätzlich muss die Hotel Segmentierung unter Setup → Reservierungen →
Zimmerverwaltung → Hotelsegmente und Hotelsegment Verknüpfung
konfiguriert werden.

Das Speichern der Hotelsegment Präferenzen pro Benutzer wird über die
Option Hotelsegm. Präferenzen speichern unter Verschiedenes →
Benutzereinstellungen → Anzeige definiert.

Der Zeitintervall zum Aktualisieren der Maske wird unter der Option Intervall
für Maskenaktualisierung in Sek. unter Setup → Konfiguration →
Verschiedenes>Hoteldaten → Verschiedenes → Visuelle Erscheinung 4
definiert. Die Standard Aktualisierungszeit beträgt 3 Minuten und die
verbleibende Zeit bis zur nächsten Aktualisierung wird in der Dialogbox
nächstes Aktualisier. angezeigt, allerdings kann die Maske jederzeit durch das
Klicken der Aktual. Option aktualisiert werden.

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Logbuch
Das Logbuch ermöglicht den Benutzern Informationen zwischen Benutzern oder
Benutzergruppen, Schichten oder Abteilungen zu transferieren. Jeder Benutzer besitzt
eine Inbox in der alle eingehenden Nachrichten gespeichert werden und einer Outbox in
der alle ausgehenden Nachrichten gespeichert werden.
Wenn ein Benutzer mit ungelesenen Nachrichten sich anmeldet, wird die Logbuch
Suchmaske automatisch mit den ungelesenen Nachrichten angezeigt. Eingehende
Nachrichten die bereits gelesen wurden, werden standardmäßig nicht angezeigt.
Selektieren Sie bitte eine der Optionen Alle oder Gelesen, um bereits gelesene
Nachrichten anzuzeigen.
Während ein Benutzer in der Suite8 angemeldet ist, kann ein anderer Benutzer eine
Nachricht die als Popup definiert ist, verschicken. Diese Nachricht wird sofort auf der
Maske des Empfängers angezeigt und unterbricht diesen in der Aufgabe die er/sie gerade
durchgeführt haben. Die Logbuch Suchmaske wird angezeigt und die Nachricht die als
Popup definiert wurde, wird in dem Raster als fettgedruckt angezeigt.
Wie man das Logbuch öffnet
Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und selektieren Sie Logbuch oder drücken Sie
Shift + Alt + L.

Die Logbuchmaske wird angezeigt, standardmäßig mit der Anzeige aller ungelesenen
Nachrichten.

Wie man Nachrichten anzeigt und markiert


1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und selektieren Sie Logbuch oder drücken Sie
Shift + Alt + L.

Funktionstasten Handbuch, Version 8.9, November 2012


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- 113 -
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2. Die Logbuch Suchmaske wird angezeigt, standardmäßig mit allen ungelesenen


Nachrichten.
3. Selektieren Sie die Nachricht die angezeigt werden soll und klicken Sie auf Editieren.
Die Logbuch Dialogbox wird mit der gewünschten Nachricht angezeigt.

4. Selektieren Sie die Option Gelesen, um die Nachricht als gelesen zu markieren.

Anmerkung: Nachrichten können von der Logbuchmaske aus als


gelesen markiert werden, indem die Option als geles. mark. ausgewählt
wird.

Logbuch Suchmaske - Feldnamen

Feldname Erklärung des Feldes


Gelesen Zeigt an, ob die Nachricht gelesen wurde oder nicht.
Das Feld ist leer, wenn die Nachricht noch nicht gelesen wurde.
Ein Haken erscheint, nachdem die Nachricht gelesen wurde.
Von Benutzer De Name des Benutzers der die Nachricht gesendet hat.
Startdatum Das Startdatum der Nachricht.
Enddatum Das Ablaufdatum der Nachricht.
Typ Die Art des Logbuch Eintrags.

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Beschreibung Die Beschreibung des Logbuch Eintragtyps.


Notiz Die Nachricht - eine Haken zeigt an ob der Logbucheintrag eine Notiz
beinhaltet.
Datum gesendet Das Datum an dem die Nachricht gesendet wurde.
Zeit gesendet Die Zeit zu der die Nachricht gesendet wurde.
Priorität Die Priorität des Logbucheintrags.

Logbuch Suchmaske - Suchfelder

Füllen Sie dieses Feld Mit dieser Information


Startdatum Das Startdatum ab dem die Logbucheinträge gesucht werden sollen.
Gesendet von Das Datum an dem die Nachricht angezeigt wurde.
Von Benutzer Der Benutzer der die Nachricht gesendet hat.
Enddatum Das Enddatum bis zu dem die Logbucheinträge gesucht werden sollen.
Gesendet bis Das Datum bis zu dem die Nachricht angezeigt wurde.
Priorität Die Priorität mit der die Nachricht versendet wurde.
Inbox/Outbox Selektieren Sie Inbox, um eingehende Nachrichten anzuzeigen und
Outbox für ausgehende Nachrichten.
Anzeige Selektieren Sie Alle, um alle Nachrichten anzuzeigen. Selektieren Sie
Gelesen, um alle Nachrichten anzuzeigen, die als Gelesen markiert
wurden. Selektieren Sie Nicht gelesen, um alle Nachrichten anzuzeigen,
die noch nicht gelesen wurden.

Wie man einen Logbucheintrag eingibt


1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und selektieren Sie Logbuch oder drücken Sie
Shift + Alt + L.

Die Logbuchmaske wird angezeigt, standardmäßig mit der Anzeige aller ungelesenen
Nachrichten.
2. Klicken Sie auf die Option Neu, um eine neue Nachricht zu versenden.
Die Logbuch Dialogbox wird angezeigt.

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3. Klicken Sie in dem Feld An Benutzer auf den Pfeil nach unten und selektieren Sie den
Benutzer oder Benutzergruppe der/die die Nachricht erhalten sollen.

Anmerkung: Sie können die Initialen direkt eingeben, getrennt durch


ein Kommazeichen.

4. In dem Feld Logbuch Typ wird automatisch der Standard Logbuch Typ ausgewählt.
Dieser kann aber geändert werden, in dem auf den Pfeil nach unten geklickt wird und
ein anderer Logbuch Typ ausgewählt wird.
5. Das Feld Beschreibung wird automatisch mit der Beschreibung des ausgewählten
Logbuch Typs gefüllt, kann aber auf Wunsch geändert werden.
6. Geben Sie ein Startdatum ein oder klicken Sie auf den Pfeil nach unten und
selektieren Sie mithilfe des Kalenders das gewünschte Datum.
7. Geben Sie das Verfallsdatum in das Feld Enddatum ein oder klicken Sie auf den Pfeil
nach unten und selektieren Sie mithilfe des Kalenders das gewünschte Datum.
8. Klicken Sie in dem Feld Priorität auf den Pfeil nach unten und selektieren Sie die
Priorität der Nachricht.
9. Falls die Nachricht automatisch auf dem Bildschirm des Nachrichtenempfängers
angezeigt werden soll, selektieren Sie die Option Popup. Wenn eine Nachricht als
Popup versendet wurde, wird diese fettgedruckt in dem Raster angezeigt.

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10. Geben Sie in dem Feld Notizen zusätzliche Informationen ein; je nach Logbuch Typ
kann es notwendig sein zusätzliche Notizen hinzuzufügen.
11. Der Tag, das Datum, die Zeit und den Namen des angemeldeten Benutzers können
zu dem Text der Notiz über die F7 Taste hinzugefügt werden.

12. Klicken Sie auf OK, um die Nachricht zu versenden.

Neue Nachricht Dialogbox

Füllen Sie dieses Feld Mit dieser Information


An Benutzer Der Name des Benutzers der die Nachricht erhalten wird.
Logbuch Typ Der Typ des Logbucheintrags.
Beschreibung Die Beschreibung des Logbucheintragtyps.
Startdatum Startdatum der Nachricht.
Enddatum Verfallsdatum der Nachricht.
Priorität Die Priorität der Logbuch Nachricht.
Popup Durch Auswahl dieser Option, erscheint die Nachrichten Inbox sofort auf
der Maske des Nachrichtenempfängers. Ansonsten geht die Nachricht direkt
in die Inbox des Benutzers.
Notizen Der Text der Logbuch Nachricht.
Der Tag, das Datum, die Zeit und den Namen des angemeldeten Benutzers
können zu dem Text der Notiz über die F7 Taste hinzugefügt werden.

Anmerkung: Nachdem eine Nachricht versendet wurde, können nur die


Felder Pop Up und An Benutzer geändert werden. Der Empfänger der
Nachricht kann nur die Nachricht als gelesen markieren.

Wie man gelesene Nachrichten anzeigt


1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und selektieren Sie Logbuch oder drücken Sie
Shift + Alt + L.

Funktionstasten Handbuch, Version 8.9, November 2012


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Die Logbuchmaske wird angezeigt, standardmäßig mit der Anzeige aller ungelesenen
Nachrichten.
2. Selektieren Sie auf der Logbuchmaske die Option Outbox.
Die Logbuchmaske wird angezeigt mit allen Nachrichten die sich in der Outbox
befinden.

3. Falls eine Nachricht von der Person an die sie gesendet wurde, gelesen wurde, wird
ein in der Spalte Gelesen angezeigt.

Wie man eine Nachricht löscht


1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und selektieren Sie Logbuch oder drücken Sie
Shift + Alt + L.

Die Logbuchmaske wird angezeigt, standardmäßig mit der Anzeige aller ungelesenen
Nachrichten.
2. Selektieren Sie auf der Logbuchmaske die Option Outbox.
Die Logbuchmaske wird angezeigt mit allen Nachrichten die sich in der Outbox
befinden.
3. Selektieren Sie die Nachricht die gelöscht werden soll und klicken Sie auf Löschen.
Die Bestätigungs Dialogbox wird angezeigt.

Funktionstasten Handbuch, Version 8.9, November 2012


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4. Klicken Sie auf Ja.


Die Nachricht wird gelöscht.

Die Logbuch Funktionalität wird über den Parameter Logbuch unter Setup →
Konfiguration → Hoteldaten → Allgemein → Allgemein 3 gesteuert. Zusätzlich
muss ein Standard Logbuch Typ ausgewählt werden.

Die Konfiguration der Logbuch Typen wird über die Benutzerrechte unter
Logbuch Typ unter Setup → Konfiguration → Benutzer → Benutzer Definition →
Rechte → Konfiguration → Verschiedenes gesteuert.

Logbuch Arten, wie Handover und Intern werden über die Option Logbuch Typ
unter Setup → Konfiguration → Verschiedenes definiert.

Eine Aktivitätengruppe mit dem Typ Logbuch muss über die Option Aktivitäten &
Trace Gruppen unter Setup → Konfiguration → CRM definiert werden.

Die Popup Funktionalität benötigt eine aktivierte interne Kommunikation. Die


Option Online unter Setup → Konfiguration → Hoteldaten → Allgemein →
Allgemein 2 setzt vorraus, dass alle Arbeitsstationen Zugriff auf alle
Arbeitsstationen haben. Die Option Offline benötigt einen Standard Poll
Intervall, z.B. 1000 (1 Sekunde).

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Maximale Verfügbarkeit
Die Funktionstaste Maximale Verfügbarkeit bietet für einen bestimmten Datumsbereich
eine Übersicht der minimalen und maximalen Verfügbarkeit.
Wie man die maximale Verfügbarkeitsmaske öffnet
Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Maximale Verfügbarkeit oder
drücken Sie Strg + Shift + M.
Die Maximale Verfügbarkeitsmaske erscheint.

Wie man die Anzeige der maximalen Verfügbarkeitsmaske ändert


1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Maximale Verfügbarkeit.
2. Geben Sie das Startdatum in das Feld Von ein oder klicken Sie auf den Pfeil nach unten und
wählen das Datum mithilfe des Kalenders aus.

3. Geben Sie die Anzahl der Tage in das Feld Anzahl Tage ein oder klicken Sie auf den
Pfeil nach unten /oben, um die gewünschte Anzahl an Tagen auszuwählen.
Ersatzweise können Sie das Enddatum in das Feld Bis eingeben oder klicken Sie auf den
Pfeil nach unten und wählen das Datum mithilfe des Kalenders.

4. Selektieren Sie die Option Überbuchung wenn die Überbuchungszahlen in der


Kalkulation mit inbegriffen sein sollen.
5. Klicken Sie auf Kalkulieren, um die maximale und minimale Verfügbarkeit für den
angegebenen Datumsbereich anzuzeigen.

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Quick Reservierung
Der Quick Reservierungsassistent beschleunigt die Eingabe einer Reservierung. Anstatt
zuerst nach der Kartei zu suchen oder eine neue Kartei einzugeben, um dann sämtliche
Reservierungsdetails zu erfassen, muss bei der Quick Reservierung nur die erforderliche
Kartei und Reservierungsinformation eingegeben werden.
Die Karteisuchmaske wird nur geöffnet, wenn eine Namensübereinstimmung gefunden
wurde, ansonsten wird die Kartei automatisch erstellt. Wenn eine
Namensübereinstimmung gefunden wurde, öffnet sich die Karteisuchmaske und die
gefundenen Karteien werden angezeigt. Falls keine der angezeigten Karteien die
gewünschte Kartei ist, wählen sie die Option Fortsetzen, welche mit einem roten Pfeil
markiert ist. Die Reservierungsmaske wird geöffnet, eingefüllt mit der bereits auf der
Quick Reservierungsmaske angegebenen Reservierungsdetails.

Wie man eine Quick Reservierung eingibt


1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Quick Reservierung oder
drücken Sie Strg + Q.
Die Quick Reservierungsmaske erscheint.

2. Vervollständigen Sie bitte die Information wie beschrieben in der Tabelle unten.

Funktionstasten Handbuch, Version 8.9, November 2012


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Quick Reservierung

3. Klicken Sie OK.


Falls der auf der Quick Reservierungsmaske eingegebene Karteiname der gleiche
Name ist, wie der einer bestehenden Kartei, dann öffnet sich die Karteisuchmaske.
4. Falls die gewünschte Kartei bereits existiert, selektieren Sie diese über die Option
Auswählen.
5. Falls die Kartei noch nicht existiert, klicken Sie bitte auf Fortsetzen und die Kartei wird
automatisch erstellt.
Die Reservierungsmaske erscheint.
6. Vervollständigen Sie die Information wie gewünscht und klicken Sie auf OK um die
Reservierung zu speichern.

Quick Reservierung Dialogbox

Füllen Sie dieses Feld Mit dieser Information


Name Geben Sie den Nachnamen des Gastes ein.
MI (Mittelname) Geben Sie den Mittelnamen oder die Initialen des Gastes ein.
Vorname Geben Sie den Vornamen oder die Initialen des Gastes ein.
Mailname Geben Sie bitte den Namen ein, den der Gast bevorzugt. Zum Beispiel wenn
der Gastname David ist, der Gast aber Dave bevorzugt.
Land Wählen Sie das gewünschte Land aus der Drop-Down Liste.
PLZ Geben Sie die Postleitzahl ein.
Stadt Geben Sie die Stadt ein.
BL/Staat Geben Sie das Bundesland ein oder wählen Sie das Bundesland aus der Liste
vordefinierter Bundesländer. Bundesländer können an Postleitzahlen verknüpft
werden, so dass das Bundesland automatisch nach Eingabe der Postleitzahl
gefüllt wird.
Strasse 1 Adresszeile 1.
Strasse 2 Adresszeile 2
Sprache Wählen Sie die gewünschte Sprache aus der Drop-Down Liste.
Titel Geben Sie den Titel des Gastes ein.
Anrede Wählen Sie die Anrede aus der Drop-down Liste.
pers. Anrede Wählen Sie die persönliche Anrede aus der Liste vordefinierter Anreden.
Telefon Geben Sie die Telefondetails ein.
Telefax Geben Sie die Faxdetails ein.
Von Wählen Sie das Anreisedatum mithilfe des Kalenders. Standardmäßig wird das
heutige Datum angezeigt.
Anzahl Tage Geben Sie die Anzahl der Tage ein oder geben Sie das Enddatum in das Feld Bis
ein. Suite8 kalkuliert automatisch die Anzahl der Tage. Für Tageszimmer geben
Sie bitte ein 0 ein.
Bis Abreisedatum des Gastes. Falls das Feld Anzahl Tage eingefüllt wurde, ist das
Feld Bis bereits mit dem entsprechenden Abreisedatum gefüllt.
Erwachsene Geben Sie die Anzahl Erwachsener ein.
Zimmerkategorie Geben Sie die gewünschte Zimmerkategorie ein oder wählen Sie die Kategorie
aus der Liste vordefinierter Listen. Dies ist ein Pflichtfeld.
Preiscode Geben Sie den Preiscode ein oder wählen Sie den Preiscode aus der
Presiverfügbarkeitsmaske.

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Preisabfrage
Suchen nach Zimmerpreise
Die Preisabfrage erlaubt Ihnen mit verschiedenen Möglichkeiten nach passenden Raten
zu suchen, um dann andere Aufgaben zu erledigen. Zum Beispiel können Sie nach einer
Wochenendrate suchen und anschließend die Reservierung tätigen.
Folgende Schritte sind notwendig:
Aufrufen der Preisabfragen Dialogbox.
Eingabe aller Pflichtfelder.
Eingabe der optionalen Felder, je nach Wunsch.
Ausführen der Suche.

Die Preisabfragen Bereichs Dialogbox besteht aus zwei Hauptbereichen mit


Suchkriterien - Karteien und Preise. Die Anzeige dieser Suchkriterien können den
Wünschen des Hotels angepasst werden. Standardmäßig werden zuerst die Kartei
Suchkriterien angezeigt und dann die Preiskriterien. Durch Aktivierung des Parameters
Panels auf Preisabfrage tauschen wird jedoch zuerst die Preisabfrage und dann die
Karteiabfrage angezeigt.
Es können Werbebanner definiert werden, die auf der Preisabfrage angezeigt werden;
die Werbebanner Funktionalität basiert entweder auf Werbedaten oder Daten die
gültig sind für Reservierungsanfragen.
Werbedaten - der Werbebanner wird in einer separaten Box auf der Preisabfrage während des
definierten Datumbereichs angezeigt.
Reservierungsdaten - der Werbebanner wird nur angezeigt, wenn die Daten der
Reservierungsanfrage mit den konfigurierten Daten des Werbebanners übereinstimmen.

Raten suchen mithilfe der Preisabfragen Dialogbox


1. Auf dem Funktionstasten Menü, klicken Sie bitte auf Preisabfrage oder drücken Sie Strg + R.
Die Preisabfragen Dialogbox erscheint.

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Optionale Karteifelder:

2. Geben Sie den Nachnamen des Gastes in das Feld Name ein oder klicken Sie auf das Symbol um die
Karteisuchmaske anzuzeigen.

Falls nur eine Kartei mit dem eingegebenen Namen gefunden wird, springt der Cursor in die nächste Zeile.
Falls mehr als eine Kartei gefunden wird, wird die Karteisuchmaske geöffnet. Sie können auch den
Nachnamen und den Vorname, getrennt durch ein Komma und ein Leerzeichen eingeben - eine exakte
Übereinstimmung wird die Karteisuchmaske nicht öffnen.
3. Geben Sie den Firmenname in das Feld Firma ein oder klicken Sie auf das Auswahlsymbol, um die
Karteisuchmaske für Firmen anzuzeigen.
4. Geben Sie den Namen des Reisebüros in das Feld Reisebüro ein oder klicken Sie auf das Auswahlsymbol,
um die Karteisuchmaske für Reisebüros anzuzeigen.
5. Geben Sie den Namen der Source Kartei in das Feld Source ein oder klicken Sie auf das Auswahlsymbol,
um die Karteisuchmaske für Source Karteien anzuzeigen.

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6. Selektieren Sie die gewünschte Mitgliedschaftsnummer aus der Liste und geben Sie die Nummer ein oder

klicken Sie auf das Auswahlsymbol , um die Karteisuchmaske anzuzeigen.

Geben Sie das Anreisedatum in das Feld Anreise ein oder klicken Sie auf den Pfeil nach unten und wählen
Sie ein Datum mithilfe des Kalenders. Standardmäßig wird das heutige Datum angezeigt.
7. Geben Sie die Anzahl Nächte ein oder wählen Sie die gewünschte Anzahl an Nächten über den Pfeil nach
oben/unten. Standardmäßig wird ein Tag angezeigt.
8. Geben Sie die Anzahl Erwachsener in das Feld Erwachsene ein oder klicken Sie auf den Pfeil nach
oben/unten bis Sie die gewünschte Anzahl an Erwachsenen gefunden haben. Die Standardvorgabe ist ein
(1) Erwachsener.
9. Geben Sie die Anzahl der Kinder in die Kinder Felder ein oder klicken Sie neben dem Feldnamen auf den
Pfeil nach oben/unten, um die Anzahl der Kinder zu wählen. Standardmäßig werden keine Kinder
angezeigt. Dieses Feld ist ein benutzerspezifisches Feld und kann unterschiedliche Beschreibungen haben,
wie zum Beispiel Baby, Kinder, Teenager usw.
10. Falls Ihr Hotel mehr als eine Alterskategorie definiert hat, klicken Sie bitte auf der rechten Seite auf den
Pfeil nach oben/unten, um die gewünschte Kinderkategorie zu selektieren. Je nach der Konfiguration der
Kinderaltersgruppen kann es sein, dass es mehrere Felder gibt. Zum Beispiel Baby, Kinder, Teenager usw.
11. Geben Sie die Anzahl Zimmer in das Feld Anzahl Zimmer ein oder klicken Sie auf den Pfeil nach
oben/unten, um die gewünschte Anzahl an Zimmer zu selektieren. Die Standardvorgabe ist ein (1)
Zimmer.
12. Falls Sie keine der optionalen Preisabfragekriterien verwenden wollen, die unten beschrieben sind, klicken
Sie auf OK.

Die Preisauswahlmaske erscheint und zeigt alle verfügbaren Raten an.

Geben Sie die Preiskategorie in das Feld Preiskategorie ein oder wählen Sie durch das Klicken auf den
Pfeil nach unten die gewünschte Preiskategorie aus.
13. Geben Sie den Preiscode in das Feld Preiscode ein oder wählen Sie durch das Klicken auf den Pfeil nach
unten den gewünschten Preiscode aus.
14. Das Block Feld erlaubt Ihnen die Reservierung eines Gruppenzimmers ohne über das Blockmodul gehen zu
müssen. Dies ist ideal für Konventionsgruppen bei denen die einzelnen Personen die eigenen Zimmer
reservieren oder für Kontingente bei denen die Zimmer einzeln abgerufen werden und nicht durch das
Zusenden einer Zimmerliste eingegeben werden.

• Klicken Sie auf das Auswahlsymbol , um die Blockauswahl Dialogbox anzuzeigen.


• Auf der Blockauswahl Dialogbox selektieren Sie bitte den Gruppennamen.
• Die verfügbaren Zimmer der ausgewählten Gruppe werden im Raster angezeigt.
• Klicken Sie auf den gewünschten Zimmertyp.
Die Preisabfrage Dialogbox wird mit dem ausgewählten Blockcode angezeigt .

Anmerkung: Die Funktionalität Blöcke benötigt einen zusätzlichen


Lizenzcode.

Preisabfrage Begriffe

Bezeichnung Definition Pflicht oder Optional


Name Name der Gästekartei. Optional
Firma Name der Firmenkartei. Optional
Reisebüro Name der Reisebürokartei welche die Optional
Reservierung tätigt.
Source Zusätzlicher Karteiname welcher dem Hotel Optional
ermöglicht, Reservierungen zu verfolgen und
Statistiken zu sammeln.
Zum Beispiel: ein zentraler Reservierungsservice

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mit Sitz in Paris und London. Eine Reservierung


die über das Pariser Büro gebucht wird würde
den Source Code des Pariser Büros haben.
Anreise Datum an dem der Gast anreisen wird. Pflichteingabe
Nächte Anzahl der Nächte die der Gast im Hotel Pflichteingabe
verbringen wird.
Erwachsene Anzahl Erwachsener. Pflichteingabe
Babies, Kinder, Teenagers Anzahl Babies, Kinder oder Teenager. Klicken Pflichteingabe
Sie auf die Pfeile nach oben/unten um die
entsprechenden Felder zu sehen.
Anzahl Zimmer Benötigte Anzahl Zimmer. Pflichteingabe
Preiskategorie Kategorie des Preiscodes. Die Benutzung dieser Optional
Option hilft bei der Eingrenzung der Preissuche.
Preiscode Gewünschter Preiscode. Optional
Block Zeigt die Blockauswahl Dialogbox an mit allen Optional
Blöcken die für das ausgewählte Anreisedatum
existieren.
Packages Öffnet die Pauschalen Konfigurationsbox.
Preisverfügbarkeit Öffnet die Preisverfügbarkeit.

Eine sofortige Karteisuche wird nach Eingabe des Karteinamens und Drücken
der 'Tab' Taste durchgeführt, wenn der Parameter Karteisuche nach Tab auf
Name unter Setup → Konfiguration → Verschiedenes → Hoteldaten →
Verschiedenes → Suchmasken 2 ausgewählt ist.

Die Anzeige der Kartei- und Preisoptionen auf der Preisabfrage Bereichs
Dialogbox wird über den Parameter Panels auf Preisabfrage tauschen unter Setup
→ Konfiguration → Verschiedenes → Hoteldaten → Visuelle Erscheinung 4
gesteuert.

Die Anzeige des Werbetexts auf der Preisabfragenmaske wird über den
Parameter Zeige Werbebanner in Preisabfrage unter Setup → Konfiguration →
Verschiedenes → Hoteldaten → Visuelle Erscheinung 4 gesteuert.

Die Anzeige der Werbebanners auf der Preisabfragenmaske wird zusätzlich


über die Option Werbebanner unter Setup → Konfiguration → Reservierungen
definiert, die Option Preisabfrage muss ausgewählt sein.

Die Anzeige des Suchfeldes Mitgliedsnummer wird über die Option Erlaube
Auswahl auf Preisabfrage unter Setup → Konfiguration → CRM →
Mitgliedschaftsarten gesteuert.

Die Preis pro Stunde Funktionalität wird über den Parameter Stundenpreise
unter Setup → Konfiguration → Verschiedenes → Hoteldaten → Reservierung
→ Reservierung 3 gesteuert.

Die Tagesartenkalkulationsfunktionalität wird über den Parameter


Tagesartenpreise kalkulieren unter Setup → Konfiguration →
Verschiedenes>Hoteldaten → Reservierung → Reservierung 3 gesteuert.

Die Angebots Funktionalität wird über den Parameter Angebote unter Setup →
Konfiguration → Verschiedenes → Hoteldaten → Reservierung → Reservierung
3 gesteuert.

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Die Standardsortierung der Raten auf der Preisabfragenmaske wird über den
Parameter Globale Preissortierung auf Preisauswahl verwenden und die Option Std.
Sortierungseinstellungen unter Setup → Konfiguration → Verschiedenes →
Hoteldaten → Verschiedenes → Suchmasken 2 gesteuert. Wenn dieser
Parameter aktiviert ist, kann eine Standardsortierung wie Zeige gültige Raten
zuerst ausgewählt werden, dies überschreibt Einstellungen die pro Benutzer
gespeichert wurden.

Preisverfügbarkeitsraster anzeigen
1. Auf der Preisabfragen Dialogbox geben Sie bitte die folgenden Pflichtfelder ein: Anreisedatum, Anzahl der
Nächte, Anzahl Erwachsener und Kinder, Anzahl Zimmer.
2. Klicken Sie auf OK.
Die Preisauswahlmaske erscheint.

Die Maske ist in zwei Sektionen unterteilt:


Die obere Hälfte zeigt die verfügbaren Zimmerkategorien, Anzahl verfügbarer Zimmer pro Kategorie,
Preiskategorien und Preise. Je nach Parameter Einstellung in der Konfiguration, wird die Verfügbarkeit
entweder in- oder exklusive tentativer Reservierungen angezeigt. Falls ein Karteiname auf der
Preisabfragen Dialogbox eingegeben wurde, welcher eine Rate verknüpft hat, dann wird ein Hinweis
angezeigt, welcher angibt zu welchem Karteityp die Rate verknüpft ist. Mit den entsprechenden
Benutzerrechten kann die Kategorie über die rechte Maustaste geändert werden.
Die untere Hälfte zeigt die folgende Information:
• Allgemeine Information - zeigt die Beschreibung des ausgewählten Preiscodes, Beschreibung der
Zimmerkategorie, die Brutto und Netto Zimmerrate, sowie Richtlinien die mit dem Preiscode
verknüpft sind.

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• Preisrestriktionsinformation - zeigt sämtliche Restriktionen der Raten an, wie zum Beispiel
Geschlossen zur Anreise oder Minimum Aufenthalte. Preisrestriktionen können manuell oder über ein
Interface zu einem Yield System gesetzt werden. Mit den entsprechenden Benutzerrechten können
die begrenzten Raten in unterschiedlichen Farben angezeigt werden. Dies kann über die Option
Anpassen durchgeführt werden.
• Reservierungsfilter - kann zum Filtern der Preiscodes verwendet werden. Das Platzieren des
Cursors auf die Option Alle zeigt eine Hinweisbox an, die sämtliche Optionen erklärt. Der Filter kann
durch das Auswählen einer anderen Filteroption verwendet werden.
• Auf der unteren Hälfte wird das Reservierungsdatum der ersten Tage angezeigt (Standardvorgabe).
Falls die Reservierung über mehrere Tage geht, kann der Pfeil nach rechts verwendet werden um so
Tag für Tag nach vorne zu blättern. Mit dem Pfeil nach links kann Tag für Tag, bis zum Anreisedatum
der Reservierung zurück geblättert werden.
• Auf der rechten Maskenhälfte befinden sich die verfügbaren Optionen.

Die Standard Reservierungsfilter werden über die Option Preisselektionsfilter


unter Setup → Konfiguration → Verschiedenes → Hoteldaten → Verschiedenes
→ Suchmasken 2 definiert.

Die Turnaway Funktionalität wir über den Parameter Benutze Turnaway Funktion
unter Setup → Konfiguration → Verschiedenes → Hoteldaten → Reservierung
→ Reservierung1 gesteuert.

Die Anzeige der Verfügbarkeit (inklusive oder exklusive tentativer


Reservierungen) auf dem Preisverfügbarkeitsraster wird über den Parameter
Zeige Verfügbarkeit inkl. Tentativ auf Preisauswahl unter Setup → Konfiguration →
Verschiedenes → Hoteldaten → Verschiedenes → Suchmasken 2 gesteuert. Bei
aktivem Parameter wird die Verfügbarkeit inklusive tentativer Reservierungen
angezeigt, ansonsten werden nur definitive Reservierungen kalkuliert.

Das Editieren der Preiscodes wird über das Benutzerrecht Raten unter Setup →
Konfiguration → Benutzer → Benutzer Definition → Rechte → Raten →
Stund.preise gesteuert.

Das Editieren der Zimmerkategorien wird über das Benutzerrecht


Zimmerverwaltung unter Setup → Konfiguration → Benutzer → Benutzer
Definition → Rechte → Konfiguration → Zimmerverwaltung gesteuert.

Die Funktionalität der Preis pro Stunde wird über die Benutzerrechte Anzeige
und Editieren unter Setup → Konfiguration → Benutzer → Benutzer Definition →
Rechte → Raten → Stund.preise gesteuert.

Die Funktionalität der Preis pro Stunde wird über den Parameter Stund.preis
unter Setup → Konfiguration → Verschiedenes → Hoteldaten → Reservierung
→ Preise 2 definiert.

Kartei Indikatoren

Indikator Der Preis ist verknüpft mit


I Einer individuellen Kartei
C Einer Firmenkartei
T Einer Reisebürokartei
S Einer Sourcekartei
V Einer Lieferantenkartei
M Einer Meeting Planer Kartei

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Preisverfügbarkeitsraster Optionen

Option Definition
Alle Zur Ansicht aller verfügbaren Preiscodes.
Reservierung Zeigt nur die Preiscodes an, die an die Reservierung verknüpft sind.
Privat Zeigt nur die Preiscodes an, die mit der, auf der Preisabfrage Dialogbox
eingegebenen Kartei, verknüpft sind. Ein Hinweis zeigt an zu welchem Karteityp
die Rate verknüpft ist.
Privat und Öffentlich Zeigt Raten die mit der Kartei verknüpft sind und Raten die in der Preiscode
Konfiguration als Öffentlich definiert wurden.
Nur gültige Preise Bei Auswahl dieses Feldes werden nur gültige (nicht eingeschränkte) Preise
angezeigt.
Preise in Basiswährung Diese Auswahl zeigt alle Preise in der Basiswährung an.
Zeige immer Zimmer Diese Option wird immer die Zimmernummer auf der Preisverfügbarkeitsmaske
anzeigen, falls Preise für bestimmte Zimmernummern definiert wurden.
Bleibe Ansicht Zeigt den Betrag der gesamten Übernachtung an. Zum Beispiel, der Preis beträgt
100.- pro Übernachtung und die Reservierung ist für 4 Nächte, so zeigt das Feld
Bleibe Ansicht 400.- an.
Promotionspreis Die Auswahl dieses Feldes ist nur möglich wenn der Parameter Kalkuliere
Preispromotion unter Hoteldaten → Reservierung 2 aktiviert ist. Es zeigt den
Betrag minus dem kalkulierten Promotionspreis an.
Inklusive Überbuchung Bei Auswahl dieser Option sind die Überbuchungsebenen bei der Anzeige der
verfügbaren Zimmer mit eingerechnet.
Offen f. Internet Buch. Zeigt nur die Preiscodes, die für den Internet Gebrauch definiert wurden.
Anmerkung: Diese Option wird angezeigt, wenn die Suite8 Homepage oder
Mobile Berichte Lizenz aktiv ist.

Preisauswahl Optionen

Klicken Sie auf diese Option Um dies zu tun


Auswählen Auswahl des Preises und Erstellen der Reservierung.
n. oben Ändert die Anzeigensortierung der Preiscodes.
n. unten
Bereich Neu Anzeige des Preisabfragenbereichs welches Ihnen erlaubt neue
Preisabfrage Parameter einzugeben.
Diese Option ist nur verfügbar wenn die Preisauswahlmaske über die
Funktionstaste Preisabfrage aufgerufen wurde.
Turnaway Eintragen eines Turnaways.
Diese Option wird über den Parameter Verwende Turnaway
Funktionalität gesteuert.
Anpassen Anpassen des Rasters.

Beenden Schließen der Preisauswahlmaske.

Raten Anzeigen

Sie können Abfragen so gestalten, dass Private Raten inbegriffen oder ausgeschlossen
werden. Sie können zum Beispiel Private Raten, Private und Öffentliche Raten oder Alle
Raten anzeigen.
Reservierungsfilter Definitionen

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Zeige Preise Definition


Alle Jede im System verfügbare Rate, ausgeschlossen sind geschlossene Raten.
Reservierung Mit Reservierung verknüpfter Preis. Nur über Reservierungsmaske zugänglich.
Privat Ein Preis der besonders für einen Gast, Firma, Agentur oder Source eingegeben
wurde.
Privat und Öffentlich Raten die speziell für einen Gast, Firma, Agentur oder Source eingegeben wurden
und alle öffentlichen Raten.

Anzeige der Preise


1. Geben Sie auf der Preisabfrage Dialogbox bitte die folgenden Pflichtfelder ein:
Anreisedatum, Nächte, Erwachsene, Kinder, Anzahl Zimmer.
2. Klicken Sie auf OK.
Die Preisauswahlmaske wird angezeigt.

Anzeige eines privaten Preises eines Gastes, einer Firma, Agentur oder Source
1. Geben Sie auf der Preisabfragenbereichs Dialogbox bitte eine der folgenden Optionen
ein: Name, Firma, Reisebüro oder Source oder suchen Sie nach einem Namen durch
das Klicken des Symbols neben den Optionen.
2. Drücken Sie auf Tab, die Karteisuchmaske erscheint.
3. Auf der Karteisuchmaske markieren Sie bitte den gewünschten Namen und klicken
Sie auf Auswählen, die Preisabfragen Dialogbox erscheint, ausgefüllt mit dem
ausgewählten Namen.
4. Auf der Preisabfragenbereichs Dialogbox klicken Sie bitte OK, die Preisauswahlmaske
erscheint und zeigt alle Preise an.
5. Klicken Sie auf die Option Privat.
Nun werden nur noch die privaten Preise angezeigt.

Anmerkung: Private Preise können über den Karteireiter Weitere


Optionen auf der Karteimaske hinzugefügt werden.

Anzeige von privaten und öffentlichen Preisen


1. Geben Sie auf der Preisabfragenbereichs Dialogbox bitte eine der folgenden Optionen
ein: Name, Firma, Reisebüro oder Source oder suchen Sie nach einem Namen durch
das Klicken des Symbols neben den Optionen.
2. Drücken Sie auf Tab, die Karteisuchmaske erscheint.
3. Auf der Karteisuchmaske markieren Sie bitte den gewünschten Namen und klicken
Sie auf Auswählen, die Preisabfragen Dialogbox erscheint, ausgefüllt mit dem
ausgewählten Namen.
4. Auf der Preisabfragenbereichs Dialogbox klicken Sie bitte OK, die Preisauswahlmaske
erscheint und zeigt alle Preise an.
5. Klicken Sie auf die Option Privat und Öffentlich.

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Die Preisauswahlmaske erscheint und zeigt private und öffentliche Preise.

Anzeige unterschiedlicher Dialogboxen auf der Preisauswahlmaske

Auf der Preisauswahlmaske können unterschiedliche Dialogboxen angezeigt werden.


Auswählen - zeigt die Reservierungsmaske an und erlaubt Ihnen das Anlegen einer neuen Reservierung
ohne die Preisauswahlmaske schließen zu müssen.
Bereich - zeigt den Preisabfragenbereich an, welcher Ihnen ermöglicht unterschiedliche Raten abzufragen
ohne die Preisauswahlmaske schließen zu müssen.

Anmerkung: Die Option Bereich ist nur verfügbar, wenn die


Auswahlmaske vom Reservierungsbereich aus aufgerufen wurde.

Erstellen einer neuen Reservierung auf der Preisauswahlmaske


1. Bitte wählen Sie einen Preiscode aus der Preisauswahlmaske.
2. Klicken Sie auf Auswählen, die Reservierungsmaske erscheint, bereits gefüllt mit dem
ausgewählten Preiscode und der Information die auf der Preisabfragen Dialogbox
eingegeben wurde.
3. Geben Sie die restliche Reservierungsinformation ein.
4. Klicken Sie auf OK, die Reservierung wird gespeichert und die
Preisabfragenbereichsmaske wird angezeigt.

Abfragen unterschiedlicher Preise auf der Preisauswahlmaske


1. Auf der Preisauswahlmaske klicken Sie bitte Bereich, die Preisabfragenbereichs
Dialogbox erscheint.
2. Füllen Sie bitte alle Pflichteingabefelder.
3. Klicken Sie auf OK, die Preisauswahlmaske erscheint mit den neuen Preisen.

Ablehnen einer Reservierung (Turnaway)

Eine Reservierung kann aus verschiedenen Gründen abgelehnt werden. Zum Beispiel
konnte das Hotel die Reservierung nicht annehmen, weil das Hotel bereits ausgebucht
war oder ein Gast erkundigte sich nach einer bestimmten Rate, tätigte aber keine
Reservierung. Das Hotel speichert das Marktsegment und den Grund der Ablehnung für
statistische Zwecke. Zusätzlich können Marketing Attributkategorien mit der Turnaway
Maske verknüpft werden, so dass zusätzliche hotelspezifische Informationen gesammelt
werden können.
Das Ablehnen einer Reservierung
1. Klicken Sie bitte auf Turnaway, die Turnaway Dialogbox wird angezeigt.
2. Geben Sie das Anreisedatum in das Feld Anreise ein oder klicken Sie auf den Pfeil nach unten und wählen
das Datum über den Kalender aus. Standardmäßig wird das heutige Datum angezeigt.
3. Geben Sie die Anzahl der Nächte in das Feld Nächte ein oder klicken Sie auf den Pfeil nach unten/oben bis
die gewünschte Anzahl an Nächten erscheint. Die Standardvorgabe ist eine Nacht.
4. Geben Sie die Anzahl der Personen in das Feld Personen ein oder klicken Sie auf den Pfeil nach
unten/oben bis die gewünschte Anzahl an Personen erscheint. Die Standardvorgabe ist eine Nacht.

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- 133 -
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5. Geben Sie die Anzahl Zimmer in das Feld Anzahl Zimmer ein oder klicken Sie auf den Pfeil nach
oben/unten bis die gewünschte Anzahl an Zimmern angezeigt wird. Die Standardvorgabe ist ein Zimmer.
6. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten und wählen Sie das gewünschte Marktsegment aus der Liste
vordefinierter Marktsegmente.
7. Zur Eingabe des Ablehnungsgrunds klicken Sie auf den Pfeil nach unten,neben dem Feld Turnaway Grund
und selektieren einen Grund aus der vordefinierten Liste.

8. Sie können das Feld Gast leer lassen, einen Namen eingeben oder auf die Auswahl Option klicken
und einen Namen über die Karteisuchmaske auswählen.
9. Vervollständigen Sie die Marketing Attributkategorien die der Turnaway Maske hinzugefügt wurden, um
hotelspezifische Information zu sammeln.
10. Klicken Sie auf OK.

Die Turnaway Funktionalität wird über den Parameter Benutze Turnaway


Funktionalität unter Setup → Konfiguration → Hoteldaten → Reservierung 1
gesteuert.

Marketing Attribute können zu der Turnaway Maske über die Option


Attributkategorien unter Setup → Konfiguration → CRM hinzugefügt werden.

Für jede definierte Attributkategorie wird eine Marketing Info Kategorie


erstellt. Die Artikel für jede neue Listbox werden über die Option Marketing Info
unter Setup → Konfiguration → CRM definiert.

Anpassen des Preisrasters

Die Farbe der Schriftart und der Hintergrund aller Restriktionstati kann angepasst
werden; zusätzlich kann definiert werden, ob der Wert oder ein definierter Indikator
angezeigt werden soll, wie zum Beispiel Nicht verf. für geschlossene Raten.
Klicken Sie auf Anpassen, die Preisrasteranpassungsmaske erscheint.

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Preisrasteranpassungsdialogbox

Feld Beschreibung
Preisverfügbarkeit Das Preisfeld, falls die Rate nicht verfügbar ist.
Yield Management Geschlossen Nur verfügbar wenn ein Yield Management System installiert ist.
Raten die durch das Yield Management System geschlossen
wurden.
Yield Management Hurdle Nur verfügbar wenn ein Yield Management System installiert ist.
Um die in Suite8 definierten Preise als verfügbar anzuzeigen
müssen diese höher sein als der kalkulierte Hurdle Betrag des
Yield Systems.
Verfügbar Alle verfügbaren Preise.
Ausgewählter Buchungsposten Ausgewählter Artikel.
Indikatorfarbe der Preisänderung Farbe der Indikatoroption welcher angezeigt wird, sollte der
Preis sich während des Aufenthaltes ändern.
Indikatorfarbe für Promotionspreis Farbe der Indikatoroption welche angezeigt wird, wenn der Preis
einen Promotionsdiscount beinhaltet.
Indikatorfarbe für Tagesarten Farbe der Indikatoroption, falls der Preiscode für Tagesarten
konfiguriert wurde.

Die Preisrasteranpassung ist durch das Benutzerrecht Anpassen kontrolliert und


kann unter Setup → Konfiguration → Benutzer → Benutzer Definition → Rechte
→ Preise → Preis Auswahl gefunden werden.

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- 135 -
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Package Konfiguration Anzeigen


Der Ausdruck Package wird verwendet, um ein Arrangement zu beschreiben, bei dem der
Gast im Hotel extra Dienstleistungen beanspruchen kann, die in dem Preis inbegriffen
sind, wie zum Beispiel Übernachtung und Frühstück.
Jedes Package wird aus Package Elementen zusammengestellt. Jedes Package Element
wird individuell definiert und dann mit dem Preiscode verknüpft.

Öffnen der Package Konfigurationsmaske


1. Klicken Sie auf dem Funktionstasten Menü auf die Option Preisabfrage oder drücken Sie Strg + R.
Die Preisabfragenbereich Dialogbox erscheint.
2. Klicken Sie auf Packages, die Package Konfigurationsmaske erscheint und alle Package Elemente werden
angezeigt.

Die Optionen der Kalkulation zusätzlicher Leistungen werden während der System
Konfiguration definiert.

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Anzeige des Tagesartenkalenderrasters


Anzeige des Tagesartenkalenderrasters

Diese Option kann verwendet werden, um das Tagesartenkalenderraster anzuzeigen. Mit


den entsprechenden Benutzerrechten können Sie neue Tagesarten oder Perioden
hinzufügen.
Wie man den Tagesartenkalenderraster anzeigen kann
1. Klicken Sie auf dem Funktionstasten Menü auf die Option Preisabfrage oder drücken
Sie (Strg + R).
Die Preisabfragenbereichs Dialogbox wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf die Option Tagesart kalk., die Tagesart Kalenderraster Dialogbox
erscheint.

3. Klicken Sie auf Beenden, um die Maske zu schließen.

Wie man Tagesarten über den Kalender setzt


1. Klicken Sie auf dem Funktionstasten Menü auf die Option Preisabfrage oder drücken
Sie (Strg + R).

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- 137 -
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Die Preisabfragenbereichs Dialogbox wird angezeigt.


2. Klicken Sie auf die Option Tagesart kalk., die Tagesart Kalenderraster Dialogbox
erscheint.
3. Die entsprechenden Daten können entweder mithilfe der linken Maustaste über den
Kalender ausgewählt werden oder nach der Auswahl der Setzen Option vervollständigt
werden.
4. Klicken Sie auf die Option Setzen, um die Tagesartenauswahl Dialogbox anzuzeigen.
5. Geben Sie das Von und Bis Datum ein oder wählen Sie es mithilfe des Drop-Down
Kalenders.
6. Selektieren Sie die gewünschte Tagesart aus der Liste vordefinierter Arten und klicken
Sie auf OK.
Die ausgewählten Daten werden aktualisiert und in dem Kalenderraster in der
entsprechenden Farbe angezeigt.
7. Klicken Sie auf Beenden, um die Maske zu schließen.

Wie man Tagesarten aus dem Kalender entfernt


1. Klicken Sie auf dem Funktionstasten Menü auf die Option Preisabfrage oder drücken
Sie (Strg + R).
Die Preisabfragenbereichs Dialogbox wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf die Option Tagesart kalk., die Tagesartkalenderraster Dialogbox
erscheint.
3. Selektieren Sie die Daten für die die Tagesart entfernt werden soll.
4. Klicken Sie auf Löschen, um die Tagesartenauswahl Dialogbox anzuzeigen.
Eine Meldung mit der Frage ob die Tagesart für den ausgewählten Bereich wirklich
gelöscht werden soll, wird angezeigt.

5. Klicken Sie auf Ja, die ausgewählten Daten werden aus dem
Tagesartenkalenderraster entfernt.
6. Klicken Sie auf Beenden, um die Maske zu schließen.

Tagesarten Dialogbox

Feld Beschreibung Gültige Werte


Code Der Code der Tagesart. Bis zu 3 alphanumerischen
Werten.
Beschreibung Beschreibung der Tagesart. Bis zu 30 Schriftzeichen Text.
Farbe Die Farbe der zugeteilten Tagesart. Die Farbe wird Auswahl einer Farbe.
auf dem Control Panel (Strg.+D) beim Hinzufügen

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von Tagesarten angezeigt.


Inaktiv Bestimmt ob die Tagesart aktiv ist oder nicht. Auswahl: Inaktiv
Leer: Aktiv

Die Anzeige, das Hinzufügen und Löschen von Tagesarten über das Raster
wird über das Benutzerrecht Anzeige, Einfügen und Löschen unter Setup →
Konfiguration → Benutzer → Benutzerdefinition → Rechte → Preise →
Tagesarten Kalender gesteuert.

Preisverfügbarkeit (Supervisor Funktionalität)


Benutzung des Preisverfügbarkeitsrasters (Supervisor Funktion)

Das Preisverfügbarkeitsraster zeigt die Verfügbarkeit der Preiscodes in einem


graphischen Format.
Die Maske ist in vier Bereiche unterteilt:
Raster Sektion - zeigt die Verfügbarkeit ausgewählter Preise über eine bestimmte Datumsperiode in
graphischem Format an. Die Preise und Datumsperiode werden je nach Eingabe der Information in der
Bereich Sektion und Filter Option gesteuert.
Bereich Sektion - gibt an für welchen Datumsbereich die Preise im Raster angezeigt werden.
Preisoptionen - wird zum Setzen von Restriktionen verwendet, wie zum Beispiel das Öffnen oder
Schließen von Daten.
Festgelegte Optionen - präsentiert mehrere ähnliche Funktionen.

Öffnen des Preisverfügbarkeitsrasters


1. Auf dem Menü Funktionstasten, klicken Sie bitte Preisabfrage oder drücken Sie Strg + R.
Die Preisabfragenbereichs Dialogbox erscheint.
2. Klicken Sie auf Preisverfügbarkeit.
Das Preisverfügbarkeitsraster erscheint.

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Preisverfügbarkeitsraster Optionen

Option setzten Symbol Definition


Offen Der Preiscode ist zum Verkauf an diesem Tage verfügbar.

Geschl. Nicht alle Zimmertypen sind für diesen Preiscode an diesem


Tag verfügbar. Zum Beispiel: Schließen der Sommer
Preiscodes im Winter.
Geschl. für Anreise Der Preiscode ist nicht für Gäste verfügbar die an diesem Tag
anreisen.
Zum Beispiel: Die Wochenendrate ist offen für Freitag,
Samstag und Sonntag. Ein Gast kann Freitags anreisen und
bis Sonntag bleiben. Ein Gast kann Samstags anreisen und bis
Sonntag bleiben. Der Gast kann nicht am Sonntag anreisen.
Tagesrate Preise die für Tageszimmer (ohne Übernachtung) verkauft
werden.
Länge d. Aufenth. Definiert einen Preis durch das Setzen einer minimalen Anzahl
an Tagen, beginnend mit dem Anreisedatum.
Geben Sie die Anzahl der Tage in das TAGE Feld ein.
Zum Beispiel: Eine Minimumlänge des Aufenthaltes von 3
Tagen gesetzt am Montag. Der Gast muss am Montag
anreisen, muss Montag, Dienstag und Mittwoch Nacht im
Hotel übernachten.
Min. Aufenth. Definiert die minimale Anzahl an Tagen (fortlaufend),
notwendig für diese Rate. Der Gast kann vor dem
angegebenen Datum anreisen, solange das Anreisedatum in
den Aufenthaltsbereich fällt.
Geben Sie die Anzahl der Tage in das TAGE Feld ein.
Zum Beispiel: 09/05/03 minimaler Aufenthalt ist für 3 Tage
gesetzt. Der Gast kann vom 7 – 9, Mai bleiben, vom 8 - 10,
oder vom Mai 9 - 11.
Tage Eingabe zwischen 1 Wird verwendet um die Anzahl der Tage für Länge des

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und 999 Aufenthalts und Minimum Aufenthalt zu definieren.

Preisverfügbarkeitsraster Setzoptionen

Optionen Definition
Setzen Das Preisrestriktionssymbol wird in das Raster platziert.
Datumsbereich Ein Bereich fortlaufender Daten mit dem gleichen Preisrestriktionssymbol.
Es gibt ebenfalls die Möglichkeit die Preisrestriktionen auf bestimmte Tage
der Woche zu beschränken.
Zimmerkategorie Verfügbarkeit Ein Indikator zeigt an, dass nicht alle Zimmerkategorien verfügbar sind.

zeigt an, dass nicht alle Zimmerkategorien für diese Rate für
diesen Tag verfügbar sind.

Zeigt an, dass dieser Preiscode für bestimmte


Zimmerkategorien geschlossen ist, das Hotel aber immer noch einige der
Zimmer verkauft.
Filter Erlaubt Ihnen durch die Preisrestriktion zu spezifizieren welche Preiscodes
im Raster angezeigt werden sollen.
Info Zeigt Information des ausgewählten Preiscodes an.
Beenden Schließt die Preisverfügbarkeitsmaske.

Setzen der Preisrestriktionen

Zum Setzen der Preisrestriktionen


1. Klicken Sie auf dem Funktionstasten Menü auf die Option Preisabfrage oder drücken Sie Strg + R.
2. Klicken Sie auf die Option Preisverfügbarkeit, das Preisverfügbarkeitsraster erscheint.
3. Platzieren Sie Ihren Cursor in dem Raster auf den Preiscode und das Datum, für das die Restriktion gesetzt
werden soll.
4. Klicken Sie auf die entsprechenden Preisoptionen, zum Beispiel Geschlossen.
5. Klicken Sie auf Setzen.
Das Preisverfügbarkeitsraster zeigt nun die Änderungen an, in diesem Beispiel sind die ausgewählten

Quadrate jetzt mit einem roten Quadrat Kreuz markiert.

Setzen von Preisrestriktionen mithilfe der Datumsbereich Option


1. Klicken Sie auf dem Funktionstasten Menü auf die Option Preisabfrage oder drücken Sie Strg + R.
2. Klicken Sie auf die Option Preisverfügbarkeit, das Preisverfügbarkeitsraster erscheint.
3. Klicken Sie auf Datumsbereich, die Datumsbereich Dialogbox erscheint.

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4. Setzen Sie das Anfangsdatum der Restriktion durch die Eingabe des Datums in das Feld Startdatum.
5. Setzen Sie das Enddatum der Restriktion durch die Eingabe des Datums in das Feld Enddatum.
6. Geben Sie den Preiscode in das Feld Preiscode ein oder wählen Sie einen Preiscode durch das Klicken des
Pfeil nach unten und der Auswahl eines Preiscodes aus der Liste.
7. Falls die Restriktion nur für bestimmte Tage gültig ist, selektieren Sie bitte die entsprechenden Tage durch
die Auswahl des Ankreuzfelds neben dem Tagesnamen. Zum Beispiel ist eine Wochenendrate
normalerweise nicht an Wochentagen verfügbar, so könnte die Rate von Montag bis Donnerstag
geschlossen werden.
8. Wählen Sie die Art der Preisrestriktion aus den Preisoptionen.
9. Klicken Sie auf OK.
Die Datumsbereich Dialogbox wird geschlossen und der Preisverfügbarkeitsraster wird aktualisiert mit den
eingegebenen Preisrestriktionen.

Zur Ansicht spezieller Preisrestriktionen der Preiscodes


1. Klicken Sie auf dem Funktionstasten Menü auf die Option Preisabfrage oder drücken Sie Strg + R.
2. Klicken Sie auf die Option Preisverfügbarkeit, das Preisverfügbarkeitsraster erscheint.
3. Klicken Sie auf die Option Filter, die Filter Dialogbox erscheint.

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4. Durch Auswahl der Ankreuzfelder wählen Sie bitte die gewünschten Restriktionen aus.
5. Um alle Optionen zu selektieren, klicken Sie bitte auf die Option Alle mark.
6. Um nur eine oder zwei Optionen zu selektieren, klicken Sie bitte auf die Option Alle demar., und wählen
dann die gewünschten Optionen aus.
7. Klicken Sie auf OK.
Die Filter Dialogbox wird geschlossen und nur die ausgewählten Optionen erscheinen in dem
Verfügbarkeitsraster.

Zimmerkategorienverfügbarkeit setzen
1. Klicken Sie auf dem Funktionstasten Menü auf die Option Preisverfügbarkeit oder drücken Sie Strg +
R.
2. Klicken Sie auf die Option Preisverfügbarkeit, das Preisverfügbarkeitsraster erscheint.
3. Platzieren Sie Ihren Cursor im Raster auf den Preiscode und das Datum an dem die Restriktion gesetzt
werden soll.
4. Klicken Sie auf die Option Zim.-Kat. Verfügbarkeit, die Zimmerkategorie Restriktion Dialogbox erscheint.

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Ein neben der Zimmerkategorie zeigt an, dass die Kategorie geschlossen ist.

Ein zeigt an, dass die Zimmerkategorie verfügbar ist.


5. Wählen Sie die gewünschte Zimmerkategorienrestriktion durch Auswahl der Kategorie:
• Um alle Zimmerkategorien einzuschränken klicken Sie bitte Alle Deakti.
• Um nur ein oder zwei Kategorien einzuschränken klicken Sie bitte auf Alle Aktiv. und wählen dann
die gewünschten Zimmerkategorien aus.
4. Klicken Sie auf OK.
Die Zimmerkategorienrestriktion Dialogbox wird geschlossen und das Verfügbarkeitsraster wird mit den
entsprechenden Änderungen angezeigt:
• Falls vorher alle Zimmerkategorien verfügbar waren und Sie jetzt welche ausgeschlossen haben,

wurden die ausgewählten Rasterquadrate mit einem roten Quadrat markiert.


• Falls vorher Zimmerkategorien ausgeschlossen waren die nun verfügbar sind, werden diese als klar
angezeigt.

BAR Verfügbarkeit
Diese Option kann verwendet werden, um alle Preiscodes anzuzeigen, die mit
Preisverfügbarkeitsebenen verknüpft sind.

Wie man die BAR Verfügbarkeit anzeigt


1. Klicken Sie auf dem Funktionstasten Hauptmenü auf Preisabfrage oder drücken Sie auf
(Strg + R.
Die Preisabfragenmaske wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf die Option BAR Verfügbarkeit, die BAR Verfügbarkeitsmaske wird
angezeigt.

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3. Klicken Sie auf Beenden, um die BAR Verfügbarkeitsmaske zu schließen.

BAR Verfügbarkeits Dialogbox

Option Beschreibung
Anreise zwischen und Das Datum, an dem der Gast zur Anreise erwartet wird.
Aufent. (Länge) zwischen und Die Anzahl an Nächten die der Gast bleiben wird.
Preisverfügb.ebene Die Preisverfügbarkeitsebene.

Die Preisverfügbarkeitsebenen Funktionalität wird über die Option


Preisverfügbarkeitsebenen aktivieren unter Setup → Konfiguration → Hoteldaten
→ Reservierung → Preise gesteuert.

Das Best Available Rates Interface wird über die Option BAR Interface verwenden
unter Setup → Konfiguration → Hoteldaten → Interfaces → Sonst. Interface 5
→ Best Available Rates Interface (BAR) gesteuert.

Falls das IDeaS System verwendet wird, muss die Lizenz Hurdle Rates XML
Interface unter Setup → Verschiedenes → Lizenzen → V8 Sub-Lizenzen →
Software Interfaces aktiviert sein.

Das Anzeigen, Einfügen und Löschen von Preisverfügbarkeitsebenen wird über


die Benutzerrechte Anzeige, Einfügen, Editieren und Löschen unter Setup →
Konfiguration → Benutzer → Benutzer Definition → Rechte → Raten →
Preisverfügbarkeitsbenen gesteuert.

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Hurdles
Wie man die Hurdle Übersicht anzeigt

Diese Option kann verwendet werden, um die Übersicht der Hurdles die von dem Yield
System gesetzt wurden, anzuzeigen.

Wie man die Hurdles Übersicht anzeigt


1. Selektieren Sie auf dem Funktionstasten Menü die Option Preisabfrage oder drücken
Sie auf Strg + R.
Die Preisabfragenbereich Dialogbox wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf Hurdles, die Hurdles Übersichtsmaske wird angezeigt.

3. Klicken Sie auf Beenden, um die Hurdles Übersichtsmaske anzuzeigen.

Hurdles Übersicht Dialogbox

Begriff Beschreibung
Anreisedatum zwischen Die Daten für die die Hurdles angezeigt werden sollen.
Länge d. Aufenth. zwischen Die Anzahl der Übernachtungen für die die Hurdles angezeigt werden
sollen.
Zimmerkategorien Die Zimmerkategorien für die die Hurdles angezeigt werden sollen.

Die Hurdles Übersicht Funktionalität benötigt eine aktive Hurdle Rates XML
oder TLP Yield Interface Lizenz unter Setup → Verschiedenes → Lizenz
Interface
→ V8 Sub-Lizenzen → Software Interfaces.

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Zimmerplan
Benutzung des Zimmerplans
Der Zimmerplan erlaubt Ihnen nach einem bestimmten Zimmer zu suchen, eine
Reservierung zu editieren, den Zimmerstatus zu editieren, das Anzeigen anderer
Dialogboxen und Masken und die Anzeige der Detailspalten mit Reservierungs- oder Out
of Order Information. Außerdem können Sie den Zimmerstatus, Zimmerdetails, den
Gaststatus und die Gästeinformation ansehen. Reservierungen werden in
unterschiedlichen Farben angezeigt, je nach unterschiedlichen Kriterien, wie zum Beispiel
definitiver/tentativer Status, VIP Code oder Garantiecode.
Wie man den Zimmerplan anzeigt
Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Sie Zimmerplan oder drücken Sie Strg
+ L.

Der Zimmerplan erscheint.

Erklärung des Zimmerplans


Zimmerplan Überschriften

Kopfzeile Beispiel Erklärung


Zimmer 100 Die Zimmernummer.
SR Die Zimmerkategorie, z.B. Einzelzimmer.
Datum 31.01.2007 Das Kalenderdatum und der Wochentag. Die Spalte des
Dienstag heutigen Datums wird in dunkelgrau angezeigt.
Wochenendtage werden in unterschiedlicher Farbe

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102 angezeigt.
Die Zahl unterhalb des Tages ist entweder:
Maximum Verfügbarkeit
Minimum Verfügbarkeit
Def. Belegt
Def. + Tent. Belegt

Die Art der Verfügbarkeit die in dieser Spalte angezeigt wird, wird über die
Option Zeige Verfügbarkeit in Zimmerplan unter Verschiedenes →
Benutzereinstellungen → Anzeige definiert.

Zimmerplan Maskenfilter

Feldname Erklärung des Feldes


Filter
Von Zeigt den Zimmerplan beginnend mit dem eingegebenen Datum.
Wenn das eingegebene Datum das Systemdatum ist, wird das Anzeigedatum
ein Tag früher sein. Für alle anderen Daten wird die Anzeige des Zimmerplans
mit dem eingegebenen Datum beginnen.
Das Startdatum wird gespeichert, so dass beim nächsten Öffnen des
Zimmerplans das zuletzt eingegebene Datum verwendet wird.
Bis Zeigt den Zimmerplan bis zu dem eingegebenen Datum an.
Das Enddatum wird gespeichert, so dass beim nächsten Öffnen des
Zimmerplans das zuletzt eingegeben Enddatum angezeigt wird.
Defragm. Zur Verwaltung des Zimmerplans, bietet eine optimale
Durchschnittszimmerverwendung.
Blättert um eine Datumsperiode zurück, zum Beispiel 10 Tage, eine Woche,
ein Monat.
Blättert einen Tag zurück.

Blättert einen Tag nach vorne.

Blättert um eine Datumsperiode vor, zum Beispiel 10 Tage, eine Woche, ein
Monat.
Zimmer Zeigt nur die ausgewählten Zimmer an.
Kategorie Zeigt nur die ausgewählten Zimmerkategorien an.
Hotel Segmentation Falls die Hotelsegment Funktionalität aktiviert ist, kann der Zimmerplan pro
Hotelsegment angezeigt werden.
Zi.-Merkmale Zeigt nur Zimmer mit den bestimmten Zimmermerkmalen an.
Suchen
Name Suchen eines Gastes unter Verwendung des Nachnamens.
Zimmer Suchen nach einer Zimmernummer.
Gruppe Suchen nach Gruppennamen. Durch Auswahl einer Gruppe aus der Liste
verfügbarer Gruppen und Auswahl der Option aktualisieren, werden alle
Mitglieder dieser Gruppe angezeigt die eine Zimmernummer zugeordnet
haben.
Bemerkung: Es werden nur Gruppen mit verknüpften Reservierungen und
Zimmernummern unter dem Gruppenfilter angezeigt.
Option
Pfeile Wechselt die Form des Reservierungsbalken von einem Pfeil zu einer geraden
Kante.
Details Zeigt Detailinformation auf der rechten Maskenhälfte an.
Bei Auswahl einer Reservierung oder eines Finanzkontos wird die Information
in HTML-Format angezeigt.
Legende Zeigt die Legende der verfügbaren Symbole an.

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Zimmerblock Zeigt die Zimmerblock Dialogbox die die Namen der Gäste anzeigt, die heute
für die ausgewählte Zeitperiode zur Anreise geplant sind und noch keine
zugeordneten Zimmer besitzen. Die Liste kann nach Kategorie oder
Ausstattung gefiltert werden.
Zim. Kategorien Filter Diese Option wird oben rechts angezeigt, wenn die Option Zimmerblock
ausgewählt wurde. Bei Auswahl eines Filters werden nur die Zimmer
angezeigt, die die gleiche Kategorie besitzen wie die ausgewählte
Reservierung.
Zim. Merkmale Filter Diese Option wird oben rechts angezeigt, wenn die Option Zimmerblock
ausgewählt wurde. Bei Auswahl eines Filters werden nur die Zimmer
angezeigt, die die gleiche Ausstattung besitzen wie die ausgewählte
Reservierung.
x Tage nach dem Startdatum Diese Option wird oben rechts angezeigt, wenn die Option Zimmerblock
ausgewählt wurde. Diese Option definiert die Anzahl der Tage für die Anreisen
ohne zugeordnetes Zimmer angezeigt werden sollen; die eingegebene Anzahl
kann die angezeigte Zeitperiode des Zimmerplans nicht überschreiten. Wenn
zum Beispiel der Zimmerplan mit einer sieben Tage Ansicht geöffnet wird,
kann die Anzahl der Tage sieben nicht überschreiten.
Filter Anzeige zusätzlicher Filterkriterien.
Ansicht
Normal Ansicht Zeigt neun Tage in erweitertem Modus an. Wochenendtage werden in
unterschiedlicher Farbe angezeigt.
Wochenansicht Die Ansicht wird horizontal erweitert und der Zimmerplan zeigt Daten bis zu
einem Monat an.
Weniger # Zeigt circa 23 Zimmer (Reihen) an.
Mehr # Die Zimmerreihen werden verkleinert, um mehr Zimmer anzuzeigen.
Vergrößerung Die obere Vergrößerungsoption vergrößert/verkleinert die Anzahl der Tage und
die untere Option vergrößert/verkleinert die Anzahl der Zimmer.
Details Spalte Zeigt detaillierte Information der/des ausgewählten Reservierung/Finanzkontos
oder Gastes. Details beinhalten Name des Gastes, Reservierungsnummer,
Anreise- und Abreise Daten, Zimmerkategorie, Anzahl Personen,
Zimmernummer und Preis.
Falls es sich bei dem ausgewählten Zimmers um ein Out of Order/Out of
Service Zimmer handelt, werden Informationen wie Out of Order/Service
Grund, Von/Bis Datum, Zimmernummer und Status angezeigt.
Die Karteireiter auf der unteren Hälfte der Maske erlaubt den Benutzern
schnell und leicht einen anderen Monat auszuwählen. Die Anzeige beginnt am
Anfang des ausgewählten Monats.

Zimmerplan Symbole

Symbol Erklärung Beispiel

Sauber Das Zimmer ist sauber.


Schmutzig Das Zimmer ist schmutzig.
Touched Up Das Zimmer muss aufgefrischt werden.
Inspiziert Das Zimmer hat den Status inspiziert.

Kalenderanlässe Kalenderanlässe

Nachricht Der Gast hat eine Nachricht.

Sharer Zwei oder mehr Gäste teilen sich das Zimmer.

mehr. Gäste Mehrere Gastreservierungen.

Locator Zeigt an dass ein Gast an einem bestimmten Ort zu einer


bestimmten Zeit gefunden werden kann.
Checked-In Der Gast hat in das Hotel eingecheckt.

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Checked-Out Der Gast hat aus dem Hotel ausgecheckt.

Geplanter Umzug nach Der Gast hat einen geplanten Umzug in dieses Zimmer.

Geplanter Umzug von Der Gast hat einen geplanten Umzug aus diesem Zimmer.

Zimmer umgezogen nach Der Gast ist in dieses Zimmer umgezogen.

Zimmer umgezogen von Der Gast ist aus diesem Zimmer umgezogen.

Die Art der Verfügbarkeit die in dieser Spalte angezeigt wird, wird über die
Option Zeige Verfügbarkeit in Zimmerplan unter Verschiedenes →
Benutzereinstellungen → Anzeige definiert.

Die Breite der Zimmerkategorienspalte kann über die Option Kategorie


Spaltenweite unter Setup → Konfiguration → Verschiedenes → Hoteldaten →
Verschiedenes → Visuelle Erscheinung 4 angepasst werden.

Die Breite der Zimmernummernspalte kann über die Option Zimmernummer


Spaltenweite unter Setup → Konfiguration → Verschiedenes → Hoteldaten →
Verschiedenes → Visuelle Erscheinung 4 angepasst werden.

Die Anzeige der Zimmerstatus Beschreibungen zusätzlich zu den farbigen


Symbolen wird über die Option Zeige Zimmerstatus Beschreibung unter Setup →
Konfiguration → Hoteldaten → Verschiedenes → Visuelle Erscheinung 1
gesteuert.

Die Funktionalität Hotel Segmentierung wird über den Parameter Hotel


Segmentierung unter Setup → Konfiguration → Verschiedenes → Hoteldaten →
Reservierung → Reservierung 4 gesteuert. Zusätzlich müssen Hotelsegmente
unter Setup → Reservierungen → Zimmerverwaltung → Hotelsegmente und
Hotelsegment Verknüpfung definiert sein.

Das Speichern der Hotel Segmentierungspräferenzen pro Benutzer wird über


den Parameter Hotel Segmentierung Präferenzen speichern unter Verschiedenes →
Benuterzeinstellungen → Anzeige gesteuert. Wenn diese Option ausgewählt
ist, erscheint jedes Mal beim Öffnen des Zimmerplans die ausgewählte
Hotelsegmentierungsanzeige.

Die Intervalle zur Aktualisierung der Maske wird über die Option Intervall für
Maskenaktualisierung in Sek. unter Setup → Konfiguration → Hoteldaten →
Verschiedenes → Visuelle Erscheinung 4 definiert. Die Maske wird nicht
automatisch aktualisiert wenn keine Zeit definiert wurde; die Maske kann
allerdings jederzeit über Auswahl der Option XXXX aktualisiert werden.

Zur Anzeige der Finanzkontengruppen auf dem Zimmerplan, muss die Option
In Zimmerplan zeigen unter Setup → Konfiguration → Kasse →
Finanzkontengruppen ausgewählt sein.

Zimmerplan - Öffnen dazugehörender Masken


Die folgenden Masken können vom Zimmerplan aus aufgerufen werden:
Neue Reservierung öffnet die Karteisuchmaske.
Out of Order öffnet die Out of Order/Out of Service Maske.

Zum Öffnen der dazugehörenden Masken

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1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Sie Zimmerplan oder drücken Sie Strg + L.
2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf einer leeren Rasterbox und ziehen Sie Ihren Cursor nach rechts zu dem
gewünschten Datum, das Menü wird angezeigt.
3. Wählen Sie Neue Reservierung, die dazugehörige Dialogbox erscheint.

Anzeigen der dazugehörigen Dialogboxen


Die folgenden Dialogboxen können vom Zimmerplan aus aufgerufen werden:

Feldname Anzeigen der Dialogbox Dialogbox


Zimmer Platzieren Sie den Cursor auf einer Die Zimmerinformations Dialogbox erscheint
Zimmernummer und klicken Sie mit der detaillierten Anzeige der
auf, zum Beispiel 100. Zimmerinformation. Bei Auswahl von
Finanzkonten wird die Kontennummer und die
Beschreibung angezeigt.
Zimmerkategorie Platzieren Sie Ihren Cursor auf Die Zimmerkategorien Informations Dialogbox
einer Zimmerkategorie und klicken erscheint mit detaillierter Information
Sie auf, zum Beispiel SR. bezüglich der ausgewählten Zimmerkategorie.
Bei Auswahl von Finanzkonten wird die
Konfiguration der Finanzkontengruppe
angezeigt.
Ampel Licht Platzieren Sie Ihren Cursor auf dem Die Housekeepingstatus Dialogbox erscheint
Ampellicht und klicken Sie, zum mit der Statusanzeige des Zimmers. Der
Status kann von dieser Maske aus geändert
Beispiel auf . werden.
Datum Platzieren Sie Ihren Cursor auf Die Kalenderanlasssuchdialogbox erscheint mit
einem Datum und klicken Sie, zum der Anzeige der definierten Kalenderanlässe
Beispiel auf 30/01/2007. des Hotels.
Reservierungsraster Platzieren Sie Ihren Cursor auf Die Reservierungseditiermaske erscheint und
einer Reservierung in dem Raster zeigt die Reservierungsinformationen des
und Doppel-Klicken Sie, zum Gastes an.
Beispiel auf .

Anzeige der Informationsbox


Wenn Sie Ihren Cursor auf einer Reservierung platzieren, erscheint für circa 5 Sekunden
eine Informationsbox.
Informationsbox ansehen
Im Zimmerplan, platzieren Sie Ihren Cursor auf einer Rasterbox.
Die Informationsbox erscheint. Wenn es sich bei der ausgewählten Rasterbox um eine
Reservierung handelt, wird der Nachname des Gastes und die An- und Abreisedaten
angezeigt. Falls es sich um eine Out of Order Rasterbox handelt, zeigt die
Informationsbox die Daten und den Grund der Schließung an.

Ändern der Zimmerplananzeige


Sie können die Ansicht des Zimmerplans ändern indem Sie:
Das Datum ändern - Durch das Ändern des Start- und Enddatums kann die Anzeige des Zimmerplans
geändert werden.

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Zoom Optionen wählen - die beiden Zoom Optionen erlauben Ihnen die Ansicht zu vergrößern oder zu
verkleinern, indem Sie mehr oder weniger Zimmer auf dem Zimmerplan anzeigen.
Wochenansicht auswählen - die Auswahl der Wochenansicht erlaubt Ihnen die Ansicht des
Zimmerplans, bis zu einem Monat mit entsprechend definierten Daten für jede Woche, von Sonntag bis
Sonntag.

Ändern des Start- und Enddatums


1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Sie Zimmerplan oder drücken Sie
Strg + L.

2. Geben Sie das Startdatum in das Feld Von ein oder klicken Sie auf den Pfeil nach
unten und wählen Sie das Datum mithilfe des Kalenders.
3. Geben Sie das Enddatum in das Feld Bis ein oder klicken Sie auf den Pfeil nach unten
und wählen Sie das Datum mithilfe des Kalenders.
Der Zimmerplan wird nun mit den neu eingegebenen Daten angezeigt.

Auswahl der Wochenansicht


1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Sie Zimmerplan oder drücken Sie
Strg + L.

2. Klicken Sie auf die Option Wochenans.


Der Zimmerplan wird aktualisiert und zeigt nun die Zimmerinformation eines Monats
an.
3. Klicken Sie auf die Option Norm.Ans., um zu der Standard Tagesübersicht
zurückzukehren.

Auswahl der Zoom Option


Die obere Zoom Option auf dem Zimmerplan vergrößert/verkleinert die Anzahl der Tage
und die untere Option vergrößert/verkleinert die Anzahl der Zimmer.

Der Zimmerplan wird aktualisiert und zeigt mehr oder weniger Zimmer an, abhängig von
Ihrer Auswahl.

Defragmentierung des Zimmerplans


Die Defragmentierung wird normalerweise bei der Verwaltung von Computersystemen
verwendet, ein Prozess der die Anzahl der Fragmentierung in Dateisystemen reduziert.
Bei Suite8 wird die Defragmentierung verwendet, um den Zimmerplan zu verwalten und
eine optimale durchschnittliche Zimmerbelegung anzubieten.
Die Defragmentierung kann mit folgenden Kriterien gestartet werden:
Zeitinterval - die Daten für die die Defragmentierung kalkuliert werden soll.

Funktionstasten Handbuch, Version 8.9, November 2012


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Ziel - weniger nicht verwendete Intervalle, länger nicht verwendete Intervalle des ersten Tages und
komplett leeren Zimmern.
Optionen - gleiche Zimmerkategorie, nur gleiche Etage, Umzug auch wenn Gast mehr als eine
Reservierung besitzt oder erlaube Umzug in schmutziges Zimmer.

Die Defrag Option auf dem Zimmerplan wird über das Benutzerrecht Defragmentierung
gesteuert.
Wie man die Defragmentierung auf dem Zimmerplan startet
1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und selektieren Sie Zimmerplan oder drücken
Sie auf Strg + L.
Der Zimmerplan wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf die Defragm. Option und die Defragmentierungsoptionen werden
angezeigt.

3. Der Zeitintervall der Defragmentierung wird über die Daten die auf der Hauptmaske
des Zimmerplans ausgewählt wurden, bestimmt. Die Daten können in der
Defragmentierungsoptions Maske nicht geändert werden.
4. Selektieren Sie die gewünschten Ziele:
Weniger benutze Intervalle
Längere nicht benutz. Intervalle seit erstem Tag
Komplett leere Zimmer
5. Selektieren Sie die gewünschten Optionen:
Nur gleiche Zimmerkategorien

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Nur gleiche Etage


Umzug auch wenn Gast mehrere Reservierungen hat
Erlaube Umzug in schmutziges Zimmer
Maximale Anzahl an Schritten
6. Nach Auswahl der gewünschten Optionen klicken Sie auf OK.
Eine Vorrausschau der vorgeschlagenen Umzüge wird auf dem Zimmerplan angezeigt
und eine Liste der vorgeschlagenen Umzüge auf der rechten Seite des Zimmerplans
angezeigt.

7. Klicken Sie auf Umzügen anwenden, um die vorgeschlagenen Umzüge durchzuführen


oder klicken Sie auf Beenden, um die Vorschläge nicht zu beachten und die Maske zu
schließen.
Ein Bearbeitungsbalken wird angezeigt.

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8. Nachdem alle Reservierungen verarbeitet wurden erscheint eine Liste der


Defragmentierungsumzüge.
9. Klicken Sie auf OK, um die Defragmentierung zu schließen

Die Defragmentierungs Funktionalität wird über das Benutzerrecht


Defragmentierung unter Setup → Konfiguration → Benutzer →
Benutzerdefinition → Rechte → Reservierungen gesteuert.

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Ausdrucken des Zimmerplans


Sie können den Zimmerplan für einen ausgewählten Datumsbereich in einem zwei
Wochen Format oder Monatsformat ausdrucken. Die Druckereinstellungen werden pro
Benutzer gespeichert.
Wie man den Zimmerplan ausdruckt
1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und selektieren Sie Zimmerplan oder drücken Sie auf Strg +
L.
2. Geben Sie die gewünschten Daten in die Felder Von und Bis ein und andere gewünschte Filterkriterien.
3. Klicken Sie auf Drucken; die Drucken Dialogbox wird angezeigt.
4. Selektieren Sie die gewünschten Druckereinstellungen, für mehr Details in Bezug auf die
Druckereinstellungen, gehen Sie bitte zu der Option Zimmerplan Druckoptionen unten.
5. Klicken Sie auf Drucken, um den Zimmerplan zu drucken.
Der Zimmerplan kann auch durch Auswahl der Option Excel zu Excel importiert werden.

Zimmerplan Druckoptionen

Feld Beschreibung
Horizontale Linien Bei Auswahl dieser Option werden auf dem Ausdruck des Zimmerplans
horizontale Linien gedruckt.
Horizontale Linienart Auswahl der Linienart die angezeigt werden soll.
Vertikale Linien Bei Auswahl dieser Option werden auf dem Ausdruck des Zimmerplans
vertikale Linien gedruckt.
Vertikale Linienart Auswahl der Linienart die angezeigt werden soll.
Schriftart Auswahl der Schriftart die für den Ausdruck verwendet werden soll.
Status Farben Bei Auswahl wird der Zimmerplan in den originalen Status Farben angezeigt
und ausgedruckt.
Standardfarbe Auswahl der Standardfarbe in der der Zimmerplan gedruckt werden soll.
Standardfarbe Bei Auswahl wird der Zimmerplan in der Standardfarbe angezeigt und
gedruckt.
Zeilenhöhe Auswahl der Zeilenhöhe.
Drucke 2 Wochen Selektieren Sie diese Option um 2 Wochen des Zimmerplans auf einer Seite
zu drucken. Wenn diese Option nicht selektiert ist, werden alle Tage auf
einer Seite gedruckt.

Suchen nach Zimmern


Durch die Eingabe einer Zimmernummer in das Feld Zi.-Nr. oder durch Eingabe des
gesamten Namens oder des Anfangsbuchstabens des Gastnamens in das Feld Name kann
nach bestimmten Zimmern gesucht werden. Die Filteroptionen des Zimmerplans erlauben
Ihnen das Ändern der Von/Bis Daten, die Auswahl von Zimmerkategorien und
Zimmermerkmalen.
Suchen nach einem Zimmer
1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Sie Zimmerplan oder drücken Sie
Strg + L.

2. Geben Sie die Zimmernummer in das Feld Zi.Nr. ein und drücken Sie die Tab Taste.
Der Zimmerplan wird aktualisiert und zeigt nun im Raster als erstes die eingegebene
Zimmernummer an.

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Suchen eines Zimmer unter Verwendung eines bestimmten Namens


1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Sie Zimmerplan oder drücken Sie
Strg + L.

2. Geben Sie den Namen in das Feld Name ein und drücken Sie die Tab Taste.
Wenn der eingegebene Name nur einmal vorhanden ist, wird der Name als erstes in
dem Raster angezeigt. Falls der eingegebene Name mehr als einmal vorhanden ist,
wird die Reservierungssuchmaske angezeigt.

Suchen eines Zimmers unter Verwendung der Filteroptionen


1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Sie Zimmerplan oder drücken Sie
Strg + L.

2. Geben Sie die Zimmernummer in das Feld Zi.Nr. ein und drücken Sie die Tab Taste.
Der Zimmerplan wird, mit der eingegebenen Zimmernummer in der ersten Rasterbox,
angezeigt.
3. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten und wählen Sie ein Zimmer aus der Liste
vordefinierter Zimmer.
4. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten und wählen Sie die gewünschte Zimmerkategorie
aus der Liste der Kategorien.
5. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten und wählen Sie das gewünschte
Zimmermerkmal aus der Liste.
Der Zimmerplan wird aktualisiert und zeigt nur die Zimmer an die auf die
ausgewählten Kriterien zutreffen.

Neue Reservierung über den Zimmerplan


Erstellen einer neuen Reservierung
1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und selektieren Sie Zimmerplan oder drücken Sie Strg + L.
2. Platzieren Sie Ihren Cursor in die Rasterbox des gewünschten Anreisedatums und der gewünschten
Zimmernummer für die neue Reservierung.
3. Klicken Sie auf die linke Maustaste und halten Sie die linke Maustaste gedrückt.
4. Ziehen Sie die Maus nach rechts, bis die gewünschten Daten markiert sind, lassen Sie die linke Maustaste
los und das Abkürzungsmenü erscheint.

5. Selektieren Sie Neue Reservierung, die Karteisuchmaske erscheint.


6. Wählen Sie eine bestehende Kartei oder geben Sie eine neue Kartei ein, die Reservierungseditiermaske
erscheint.
7. Wenn die Reservierung komplett eingegeben ist, klicken Sie auf OK, die Reservierungsmaske wird
geschlossen und der Zimmerplan wird erneut angezeigt.

Funktionstasten Handbuch, Version 8.9, November 2012


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Zimmerplan - Editieren einer Reservierung


Sie können direkt vom Zimmerplan aus eine Reservierung editieren. Sie können ebenfalls
das Anreisedatum des Gastes ändern, falls dieser noch nicht eingecheckt hat.
Editieren einer Reservierung
1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Zimmerplan oder drücken Sie
Strg + L.

2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf der Reservierung die bearbeitet werden soll und
klicken Sie auf die rechte Maustaste, um das Menü anzuzeigen.
3. Wählen Sie Editieren, die Reservierungsmaske wird angezeigt.
4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
5. Klicken Sie auf OK.

Anmerkung: Das Doppel-Klicken auf der Reservierung öffnet ebenfalls


die Reservierungsmaske.

Ändern des Anreise-/Abreisedatums durch Verschieben auf dem Raster


1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Zimmerplan oder drücken Sie
Strg + L.

2. Klicken Sie auf die Reservierung die geändert werden soll, ein gelber Pfeil erscheint
am Anfang und Ende des Reservierungbalkens.
3. Klicken Sie auf die linke Maustaste, entweder am Anfang oder Ende des
Reservierungbalkens und ziehen Sie die Maus je nach Bedarf nach rechts oder links.
4. Eine Bestätigungsnachricht wird angezeigt.
5. Klicken Sie auf Ja, um das Datum zu ändern.

Ändern des Anreise-/Abreisedatums über die Reservierungsmaske


1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Zimmerplan oder drücken Sie
Strg + L.

2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf die Reservierung die bearbeitet werden soll und
Doppel-Klicken Sie, um die Reservierungsmaske anzuzeigen.
3. Geben Sie die neuen Daten in die Felder Anreise und/oder Abreise ein oder klicken Sie
auf den Pfeil nach unten und wählen Sie das Datum mithilfe des Kalenders aus.
4. Klicken Sie auf OK, um das Datum zu ändern.

Editieren eines Finanzkontos


Um ein Finanzkonto zu editieren
1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Zimmerplan oder drücken Sie Strg + L.
2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf das Finanzkonto das bearbeitet werden soll und klicken Sie auf die
rechte Maustaste, um das Menü anzuzeigen.
3. Selektieren Sie Editieren, die Finanzkonto Dialogbox erscheint.

Funktionstasten Handbuch, Version 8.9, November 2012


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4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

Nur Finanzkonten die unter Setup → Konfiguration → Kasse → Finanzkontogruppe


als In Zimmerplan zeigen markiert wurden, werden im Zimmerplan angezeigt.

Einchecken einer Reservierung über den Zimmerplan


Einchecken einer Reservierung
1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und selektieren Sie Zimmerplan oder drücken Sie auf Strg +
L.
2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf der Reservierung die eingecheckt werden soll und klicken Sie auf die
rechte Maustaste, um das Menü anzuzeigen.
3. Selektieren Sie Check-In, eine Meldung wird angezeigt, die darauf hinweist, dass der Check-In erfolgreich
war.
4. Klicken Sie auf OK, um die Meldung zu schließen.
Je nachdem welche Interface installiert sind, werden weitere Meldungen angezeigt.
Zum Beispiel, wenn ein Interface für Schlüsselkarten installiert ist, wird die Schlüssel erstellen Dialogbox
angezeigt.
5. Klicken Sie auf OK, um eine Schlüsselkarte ausdrucken.
Ein grüner Haken erscheint auf dem Zimmerplan vor dem Gastnamen, welcher anzeigt, dass die
Reservierung eingecheckt ist.

Die Meldung über erfolgreiche Check-In's wird über den Parameter Zeige
Nachricht wenn Check-In erfolgreich war unter Verschiedenes →
Benutzereinstellungen → Reservierung gesteuert.

Die Aufforderung zur Eingabe einer Kreditkarte bei Check-In wird über den
Parameter Bei Check-In nach Kreditkarte fragen unter Setup → Konfiguration →
Verschiedenes → Hoteldaten → Reservierung → Reservierung 1 gesteuert.

Die täglichen Leistungen können automatisch nach dem Check-In gebucht


werden, wenn der Parameter Tagesleistungen nach Check-In buchen unter Setup
→ Konfiguration → Verschiedenes>Hoteldaten → Reservierung → Reservierung
3 aktiviert ist. Die Leistungen werden unter Verwendung der Kassierer ID des
Nachtlaufs verbucht und es gibt keine Notifizierung, dass die Tagesleistungen
verbucht wurden.

Die Kassenanmeldungsmaske und die Gastrechnung des eingecheckten Gastes


können direkt nach dem Check-In angezeigt werden, wenn der Parameter
Zeige Rechnung nach Gast Check-In unter Setup → Konfiguration →
Verschiedenes>Hoteldaten → Reservierung → Reservierung 3 aktiviert ist.
Falls 'Share' Gäste eingecheckt wurden, werden die Rechnungen für alle Gäste
angezeigt.

Einchecken eines Finanzkontos


Zum Einchecken eines Finanzkontos
1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Zimmerplan oder drücken Sie Strg + L.

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2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf dem Finanzkonto das eingecheckt werden soll und klicken Sie auf die
rechte Maustaste um das Menü anzuzeigen.
3. Selektieren Sie Check In, eine Check-In Nachricht erscheint.
4. Klicken Sie auf OK, eine grüne Markierung erscheint vor dem Finanzkontennamen welche anzeigt, dass das
Finanzkonto eingecheckt ist.

Nur Finanzkonten die unter Setup → Konfiguration → Kasse →


Finanzkontogruppe als In Zimmerplan zeigen markiert wurden, werden im
Zimmerplan angezeigt.

Check-In rückgängig machen


Um ein Check-In rückgängig zu machen
1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Zimmerplan oder drücken Sie Strg + L.
2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf der Reservierung deren Check-In rückgängig gemacht werden soll und
klicken Sie die rechte Maustaste, um das Menü anzuzeigen.
3. Selektieren Sie Check-In rückgängig machen, die Wähle Zimmerstatus Dialogbox erscheint.
4. Wählen Sie einen neuen Zimmerstatus.
5. Klicken Sie auf OK, das grüne Markierungszeichen vor dem Namen wird entfernt.

Check-Out einer Reservierung


Check-Out eines Gastes
1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Zimmerplan oder drücken Sie Strg + L.
2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf der Reservierung die ausgecheckt werden soll und klicken Sie die rechte
Maustaste, um das Menü anzuzeigen.
3. Wählen Sie Check-Out, die Kassenanmeldung Dialogbox erscheint.
4. Melden Sie sich an und checken Sie den Gast aus.
5. Klicken Sie auf der Check-Out Maske auf Beenden, um diese zu schließen.
6. Der Zimmerplan wird wieder angezeigt und eine rote Markierung vor dem Gastnamen zeigt an, dass die
Reservierung ausgecheckt wurde.

Zugriff auf Rechnungen der Finanzkonten


Öffnen der Rechnungsmaske eines Finanzkontos
1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Zimmerplan oder drücken Sie Strg + L.
2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf das gewünschte Finanzkonto und klicken Sie auf die rechte Maustaste
um das Menü anzuzeigen.
3. Selektieren Sie die Option Rechnung, die Kassenanmeldungsdialogbox wird angezeigt.
4. Nach Anmeldung wird die Rechnungsmaske angezeigt.
5. Wenn Sie die gewünschten Rechnungstransaktionen vorgenommen haben, klicken Sie auf Beenden.
6. Der Zimmerplan wird erneut angezeigt, falls das Finanzkonto ausgecheckt wurde rechts erscheint ein roter
Indikator, um anzuzeigen, dass das Konto ausgecheckt wurde.

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Nur Finanzkontogruppen die unter Setup → Konfiguration → Kasse →


Finanzkontogruppe als In Zimmerplan zeigen markiert sind, werden im Zimmerplan
angezeigt.

Check-Out rückgängig machen


Um ein Check-Out rückgängig zu machen
1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Zimmerplan oder drücken Sie Strg + L.
2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf der Reservierung deren Check-Out rückgängig gemacht werden soll und
klicken Sie die rechte Maustaste, um das Menü anzuzeigen.
3. Selektieren Sie Check-Out rückgängig machen, die Check-Out rückgängig machen Meldung erscheint.
4. Klicken Sie auf OK.
5. Der Zimmerplan erscheint mit einer grünen Markierung vor dem Gastnamen die anzeigt, dass die
Reservierung wieder eingecheck wurde.

Das Rückgängig machen wird durch das Benutzerrecht Reaktivieren/Rückgängig


machen Checkout unter Setup → Konfiguration → Benutzer →
Benutzerdefinition → Rechte → Kasse gesteuert.

Erstellen einer Reservierungskopie über den Zimmerplan


Die Option Hinzufügen kann verwendet werden, um eine Kopie der Reservierung zu
erstellen, auf der Sie momentan platziert sind. Alle Reservierungsdetails mit der
Ausnahme der Kreditkarte und der Gast- und Reservierungsnotizen werden kopiert.
Bei aktivem Zuerst Reservierungskartei hinzufügen Parameter, wird die
Karteisuchmaske bei Auswahl der Option Hinzuf. auf dem Zimmerplan geöffnet. Wenn
der Parameter nicht aktiv ist, erscheint die Reservierungskopie im Editiermodus und kann
je nach Belieben geändert werden. Diese Option ist hilfreich wenn ein Gast identische
Reservierungen an unterschiedlichen Daten hat oder mehr als ein Zimmer benötigt.
Erstellen einer Reservierungskopie
1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und selektieren Sie Zimmerplan oder drücken Sie Strg + L.
2. Markieren Sie eine Reservierung und Doppel-Klicken Sie auf der Reservierung, um das Abkürzungsmenü
anzuzeigen.
3. Selektieren Sie Hinzuf.
Wenn der Parameter Zuerst Reservierungskartei hinzufügen aktiv ist, erscheint die Karteisuchmaske.
Nach Auswahl einer Kartei wird die Reservierungskopie im Editiermodus angezeigt und die gewünschten
Änderungen können vorgenommen werden.
Falls der Parameter Zuerst Reservierungskartei hinzufügen nicht aktiv ist, wird die Reservierungskopie
direkt angezeigt und die Änderungen können wie gewünscht vorgenommen werden.
4. Wenn die Reservierung vollständig ist klicken Sie auf OK, um die Reservierungsmaske zu schließen und
den Zimmerplan erneut anzuzeigen.
Der Gastname erscheint nur bei Auswahl einer Zimmernummer im Zimmerplan.

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Die Karteisuchmaske wird bei Auswahl der Option Hinzuf. auf dem
Zimmerplan geöffnet wenn der Parameter Zuerst Reservierungskartei hinzufügen
unter Setup → Konfiguration → Verschiedenes>Hoteldaten → Reservierung →
Reservierung 1 aktiviert ist. Dieser Parameter erlaubt die Auswahl einer
unterschiedlichen Kartei vor Erstellung der Reservierungskopie.

Zuordnen eines Zimmers zu einer Reservierung


Über den Zimmerplan kann eine Zimmernummer einer Reservierung zugeordnet werden.
Zuordnen einer Zimmernummer
1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Zimmerplan oder drücken Sie Strg + L.
2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf dem Anreisedatum und der Zimmernummer, klicken Sie die rechte
Maustaste, um das Menü anzuzeigen.
3. Selektieren Sie Reservierung zuordnen, die Reservierungssuchmaske erscheint und zeigt alle
Reservierungen an, die für das ausgewählte Anreisedatum und die ausgewählte Zimmerkategorie
existieren.
4. Markieren Sie die gewünschte Reservierung und klicken Sie Auswählen.
5. Der Zimmerplan wird aktualisiert und zeigt nun die Reservierung in dem ausgewählten Zimmer an.

Stornieren einer Reservierung


Eine Reservierung kann storniert werden solange der Gast noch nicht eingecheckt ist.
Reservierung stornieren
1. Kicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Zimmerplan oder drücken Sie Strg + L.
2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf der Reservierung die storniert werden soll und klicken Sie die rechte
Maustaste, um das Menü anzuzeigen.
3. Selektieren Sie Reservierung stornieren, die Reservierung stornieren Dialogbox erscheint.
4. Geben Sie bitte den Grund der Stornierung in das Feld Grund ein.
5. Klicken Sie auf Ja, eine Bestätigungsnachricht erscheint.
Die Reservierung ist storniert und erscheint nicht mehr auf dem Zimmerplan.

Umziehen einer Reservierung/Finanzkontos in ein anderes Zimmer


Es gibt mehrere Möglichkeiten eine Reservierung oder ein Finanzkonto (FA) in ein
anderes Zimmer umzuziehen.
Reservierung/FA umziehen via Drag & Drop auf dem Raster
1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Zimmerplan oder drücken Sie
Strg + L.

2. Klicken Sie auf die Reservierung/FA die umgezogen werden soll, ein gelber Pfeil
erscheint am ersten und letzten Tag der Reservierung.
3. Ziehen Sie nun die Reservierung/FA zu dem gewünschten Zimmer, eine
Bestätigungsnachricht wird angezeigt.

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4. Klicken Sie auf Ja, um die Reservierung/das FA in das neue Zimmer umzuziehen.

Anmerkung: Falls die Kategorie unterschiedlich ist wird eine Meldung


zur Änderung der Zimmerkategorie angezeigt.

Reservierung/FA umziehen via Menü


1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Sie Zimmerplan oder drücken Sie
Strg + L.

2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf der Reservierung /dem FA das umgezogen werden
soll und klicken Sie auf die rechte Maustaste um das Menü anzuzeigen.
3. Selektieren Sie Anderes Zimmer zuordnen, die Wähle Zimmer Dialogbox erscheint.
4. Geben Sie die neue Zimmernummer in das Feld Zimmer ein, oder klicken Sie auf den Pfeil
nach unten und wählen Sie die Zimmernummer aus der Liste aus.

5. Klicken Sie auf OK, um die Reservierung in das neue Zimmer umzuziehen.

Reservierung/FA umziehen via Reservierungsmaske


1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Sie Zimmerplan oder drücken Sie
Strg + L.

2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf der Reservierung/des FA's und Doppel-Klicken Sie
um die Editiermaske anzuzeigen.
3. Geben Sie die neue Nummer in das Feld Zimmernummer oder Kontonummer ein oder
klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben den Feldnamen und wählen eine neue
Nummer aus der Liste aus.
4. Klicken Sie auf OK, um die Reservierung/das FA in das neue Zimmer umzuziehen.

Durchführen eines geplanten Umzugs


1. Klicken Sie auf das Funktionstasten Menü und wählen Sie Zimmerplan oder drücken Sie
Strg + L.

2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf dem Zimmer, das per geplanten Umzug, markiert
mit , umgezogen werden soll und klicken Sie auf die rechte Maustaste um das
Menü anzuzeigen.
3. Selektieren Sie Zimmerumzug durchführen, die Zimmerumzug Dialogbox erscheint.
4. Wählen Sie die Reservierung aus und klicken Sie auf die Option Umzug, eine
Bestätigungsmeldung wird angezeigt.
5. Klicken Sie OK um die Reservierung in das neue Zimmer umzuziehen.
6. Klicken Sie auf Beenden.

Out of Order und Out of Service Zimmer


Vom Zimmerplan aus können Sie den Status eines Zimmer auf Out of Order oder Out of
Service ändern, sowie andere relevante Informationen editieren.

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Out of Order/out of Service Information editieren


1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Zimmerplan oder drücken Sie
Strg + L.

2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf dem Out of Order/Out of Service Zimmer und
klicken Sie zum Anzeigen des Menüs die rechte Maustaste.
3. Selektieren Sie Editieren, die Out of Order/Service Dialogbox erscheint.
4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Zimmer auf Out of Order/Out of Service ändern


1. Klicken Sie das Menü Funktionstasten und wählen Sie Zimmerplan oder drücken Sie Strg
+ L.

2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf das Raster für das gewünschte Datum und
Zimmernummer welches auf Out of Order/Service geändert werden soll.
3. Ziehen Sie Ihren Cursor nach rechts, um die gewünschte Anzahl an Tagen zu
selektieren; das Menü erscheint.
4. Selektieren Sie Out of Order, die Out of Order/Out of Service Dialogbox erscheint.
5. Die Zimmernummer und Datumsfelder sind bereits eingefüllt, nehmen Sie die
gewünschten Änderungen vor.
6. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten, um einen Status aus der Liste auszuwählen.
7. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten, um einen Grund aus der Liste auszuwählen.
8. Falls gewünscht, geben Sie zusätzliche Notizen in das Feld Bemerkung ein.
9. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten und wählen Sie einen Rückgabestatus aus der
Liste aus.
10. Klicken Sie auf Speichern, um das Zimmer auf Out of Order /Out of Service zu
nehmen.

Ändern des Datums eines Out of Order/Service Blocks via Drag und Drop
1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Zimmerplan oder drücken Sie
Strg + L.

2. Klicken Sie auf den Out of Order/Out of Service Balken welcher geändert werden soll,
ein gelber Pfeil erscheint am ersten und letzten Tag des Blocks.
3. Klicken Sie auf den schmalen Balken am Anfang oder Ende des Blockes und ziehen
Sie diesen zu dem gewünschten Datum, eine Bestätigungsmeldung erscheint.
4. Klicken Sie auf Ja, um das Datum zu ändern.

Anmerkung: Das Startdatum kann nicht auf ein früheres Datum als das
Systemdatum geändert werden.

Ändern des Datums eines Out of Order/Service Blocks via Editieren der
Dialogbox

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1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Zimmerplan oder drücken Sie
Strg + L.

2. Positionieren Sie Ihren Cursor auf dem Out of Order/Service Balken und Doppel-
Klicken Sie zur Anzeige der Dialogbox.
3. Geben Sie das neue Datum in die Zeitraum Felder ein oder klicken Sie auf den Pfeil
nach unten und wählen das Datum mithilfe des Kalenders.
4. Klicken Sie auf Speichern, um das neu eingegebene Datum zu speichern .

Anmerkung: Das Startdatum kann nicht auf ein früheres Datum als das
Systemdatum geändert werden.

Die Out of Order Funktionalität wird über die Benutzerrechte Anzeige, Editieren,
Einfügen und Löschen unter Setup → Konfiguration → Benutzer → Benutzer
Definition → Rechte → Housekeeping → Out of Order gesteuert.

Die Out of Service Funktionalität wird über die Benutzerrechte Anzeige,


Editieren, Einfügen und Löschen unter Setup → Konfiguration → Benutzer →
Benutzer Definition → Rechte → Housekeeping → Out of Service gesteuert.

Funktionstasten Handbuch, Version 8.9, November 2012


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Zimmersuche
Anzeige der Zimmersuchmaske
Die Funktionstaste Zimmersuche wird verwendet, um nach verfügbaren Zimmern zu
suchen.
Wie man die Zimmersuchmaske aufruft
Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten Menü und wählen Sie Zimmersuche oder drücken
Sie Strg +S.
Die Zimmersuchmaske erscheint.

Zimmersuchmaske Feldnamen

Feldname Beschreibung des Feldes


Zimmernummer Die Zimmernummer.
Zimmertyp Die Zimmerkategorie.
Beschreibung Die Zimmerkategorien Beschreibung.
Merkmale Das Zimmermerkmal, zum Beispiel Verbindungstür.
Etage Die Etagennummer.
Housekeeping Status Der Housekeepingstatus des Zimmers. Zum Beispiel,
CL – Sauber, DI – Schmutzig oder INS – Inspiziert.
Anzahl Pers. Die maximale Anzahl an Personen die unter normalen Umständen in dem
Zimmer schlafen (Kinderbetten ausgenommen).
Nächste Zuteilung Das nächste Anreisedatum, für welches das Zimmer geblockt ist.
Letzte Abreise Zeigt das Reservierungsabreisedatum der letzten Benutzung des Zimmers.
Zuweisung Zeigt Information der Zimmer an, die besondere Housekeeping oder
allgemeine Zuweisungen haben. Zum Beispiel kann Housekeeping darauf
hingewiesen werden, dass ein Zimmers speziell hergerichtet werden muss.

Funktionstasten Handbuch, Version 8.9, November 2012


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Zimmersuchmaske Suchfelder

Füllen Sie das Feld Mit dieser Information


Startdatum Das Datum für welches verfügbare Zimmer gesucht werden sollen.
Nächte Anzahl der Nächte.
Kategorie Falls gewünscht, wählen Sie eine bestimmte Kategorie aus.
Zimmernummer Geben Sie eine bestimmte Zimmernummer ein.
Zimmermerkmale Wählen Sie bestimmte Zimmermerkmale aus.
Etagen Falls gewünscht, wählen Sie eine oder mehrere Etagen aus.
Abreisezimmer Wählen Sie diese Option, um Zimmer zu inkludieren, die momentan noch
In-Haus Gäste beherbergen, die aber zur heutigen Abreise geplant sind.
Die Suche kann Abreisezimmer automatisch beinhalten wenn der
Parameter Abreisezimmer auf Zimmersuche (Standard) aktiviert ist.
Inkl. Out of Service Wählen Sie diese Option wenn Zimmer die als Out of Service markiert sind,
in der Zimmersuche mit eingerechnet werden sollen.
Housekeeping Status Selektieren Sie den gewünschten Housekeepingstatus.

Anmerkung: Zimmer mit dem Status 'Out of Order' werden nicht in


dem Zimmerauswahlraster angezeigt. Zimmer mit dem Status 'Out of
Service' werden nur angezeigt, wenn die Option Inkl. Out of Service
ausgewählt wird.

Abreisezimmer können automatisch in der Zimmersuche mit einbegriffen


werden, wenn der Parameter Abreisezimmer auf Zimmersuche (Standard) unter
Setup → Konfiguration → Verschiedenes>Hoteldaten → Verschiedenes →
Suchmasken 2 aktiviert ist.

Suchen nach verfügbaren Zimmern


Sie können die Abfrage der Zimmersuchmaske ändern, indem Sie das Startdatum
und/oder die Anzahl der Nächte ändern.
Wie man nach verfügbaren Zimmern sucht
1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Zimmersuche, um die Zimmersuchmaske
anzuzeigen.
2. Geben Sie das gewünschte Datum in das Feld Startdatum ein oder klicken Sie auf den Pfeil nach unten
und wählen das Datum mithilfe des Kalenders.
3. Geben Sie bitte die gewünschte Anzahl an Nächten in das Feld Nächte ein.
4. Falls gewünscht, füllen Sie einige der folgenden optionalen Felder ein: Kategorie, Zimmernummer,
Zimmermerkmal und Etage.
5. Selektieren Sie die entsprechenden Optionen um Abreisezimmer und/oder Out of Service Zimmer zu
inkludieren und wählen Sie gegebenenfalls einen oder mehrere Housekeepingstatus.
6. Klicken Sie auf Suche, alle verfügbaren Zimmer, die auf die eingegebenen Kriterien zutreffen, werden
angezeigt.

Anmerkung: Die Option Auswählen ist nicht verfügbar wenn die


Zimmersuche über das Funktionstasten Hauptmenü aufgerufen wird.

Der Housekeepingstatus wird unter Setup → Konfiguration → Reservierungen


→ Zimmerverwaltung → Housekeeping definiert.

Funktionstasten Handbuch, Version 8.9, November 2012


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Einschränkung der Zimmersuche


Sie können die Suche nach Zimmern einschränken, indem Sie die Suchkriterien ändern.
Sie können nach Zimmerkategorie, Zimmermerkmale, Etage und Housekeepingstatus
suchen.
Zimmer sind nach Zimmerkategorien und Zimmercodes zusammengefasst. Zum Beispiel mit dem Code
EE für Executive Einzel und ED für Executive Doppel. Zimmercodes werden während der Konfiguration
definiert.
Jedes Zimmer kann eigene Merkmale haben, zum Beispiel gibt es Raucher- und Nichtraucherzimmer
oder Zimmer mit Verbindungstüren.
Ein Hotel mit mehreren Etagen kann jeder Etage eine Nummer zuordnen. Zum Beispiel kann Zimmer
101 auf der ersten Etage sein und Zimmer 512 auf der Fünften.
Jedes Zimmer hat einen Housekeepingstatus. Zum Beispiel ist ein Zimmer entweder sauber oder
schmutzig. Man kann die Zimmersuche einschränken, indem man Abreisezimmer und/oder Out of
Service Zimmer mit in die Suche einschließt.

Anmerkung: Um eine Auswahl zu treffen oder um eine Auswahl zu


entfernen, markieren oder de-markieren Sie bitte das Ankreuzfeld oben
auf der Liste.

Wie man nach einer Zimmerkategorie sucht


1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Zimmersuche, um die
Zimmersuchmaske anzuzeigen.
2. Geben Sie das gewünschte Datum in das Feld Startdatum ein oder klicken Sie auf den
Pfeil nach unten und wählen das Datum mithilfe des Kalenders.
3. Geben Sie die gewünschte Anzahl an Nächten in das Feld Nächte ein.
4. In dem Kategorie Feld klicken Sie bitte auf den Pfeil nach unten und selektieren eine
oder mehrere Kategorien.

5. Wählen Sie die gewünschten Kategorien durch Auswahl des Ankreuzfelds aus. Ein
Haken erscheint dann in dem Ankreuzfeld.
6. Klicken Sie auf Beenden, um die Maske zu schließen.
7. Klicken Sie auf Suche, um alle verfügbaren Zimmer mit der ausgewählten
Kategorie(n) anzuzeigen.

Anmerkung: Um nach einer bestimmten Zimmernummer zu suchen,


geben Sie bitte die Nummer in das Feld Zimmernummer ein und
klicken dann auf Suche.

Funktionstasten Handbuch, Version 8.9, November 2012


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Wie man nach Zimmermerkmalen sucht


1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Zimmersuche, um die
Zimmersuchmaske anzuzeigen.
2. Geben Sie das gewünschte Datum in das Feld Startdatum ein oder klicken Sie auf den
Pfeil nach unten und wählen das Datum mithilfe des Kalenders.
3. Geben Sie die gewünschte Anzahl an Nächten in das Feld Nächte ein.
4. In dem Zimmermerkmale Feld klicken Sie bitte auf den Pfeil nach unten und selektieren
ein oder mehrere Merkmale.

5. Wählen Sie das gewünschte Zimmermerkmal und ein Haken erscheint links neben
dem ausgewählten Zimmermerkmal.
6. Klicken Sie auf Beenden, um die Maske zu schließen.
7. Klicken Sie auf Suche, alle verfügbaren Zimmer mit dem ausgewählten
Zimmermerkmal werden angezeigt.

Wie man Zimmer nach Etagen sucht


1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Zimmersuche, um die
Zimmersuchmaske anzuzeigen.
2. Geben Sie das gewünschte Datum in das Feld Startdatum ein oder klicken Sie auf den
Pfeil nach unten und wählen das Datum mithilfe des Kalenders.
3. Geben Sie die gewünschte Anzahl an Nächten in das Feld Nächte ein.
4. In dem Etagen Feld klicken Sie bitte auf den Pfeil nach unten und selektieren eine
oder mehrere Etagen.

Funktionstasten Handbuch, Version 8.9, November 2012


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- 170 -
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5. Wählen Sie die gewünschten Etagen und ein Haken erscheint links neben der
ausgewählten Etage.
6. Klicken Sie auf Beenden, um die Maske zu schließen.
7. Klicken Sie auf Suche, alle verfügbaren Zimmer auf der/den ausgewählten Etage(n)
werden angezeigt.

Wie man nach Housekeepingstatus sucht


Alle Housekeepingstatis können ausgewählt oder entfernt werden, oder eine Kombination
aus ausgewählten Housekeepingstatus können verwendet werden. Zum Beispiel, wenn
man nach allen sauberen Abreisezimmer suchen möchte.
Berücksichtigen von Abreisezimmer, Out of Service Zimmern und Housekeeping Status:
1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Zimmersuche, um die
Zimmersuchmaske anzuzeigen.
2. Geben Sie das gewünschte Datum in das Feld Startdatum ein oder klicken Sie auf den
Pfeil nach unten und wählen das Datum mithilfe des Kalenders.
3. Geben Sie die gewünschte Anzahl an Nächten in das Feld Nächte ein.
4. Um Abreisezimmer zu berücksichtigen, selektieren Sie das Ankreuzfeld Abreisezimmer.

5. Um Out of Service Zimmer zu berücksichtigen, selektieren Sie bitte das Feld Inkl. Out
of Service.

6. In der Housekeeping Status Auswahl Liste selektieren Sie das Ankreuzfeld neben dem
Housekeeping Status. Ein Haken erscheint dann in dem Ankreuzfeld.

Funktionstasten Handbuch, Version 8.9, November 2012


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7. Klicken Sie auf Suche, alle verfügbaren Zimmer mit der Kombination der
Housekeepingstatis werden angezeigt.

Funktionstasten Handbuch, Version 8.9, November 2012


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Zimmerkategorienverfügbarkeit
Die Zimmerkategorien Verfügbarkeitsmaske wird in einem pro Zimmerkategorie pro Tag
Format angezeigt, mit einzel- oder multiplen Kriterien, je nach Auswahl aus der Werte
Liste.
Der Zeitraum und die Anzahl an Tagen die angezeigt wird, ist hotelspezifisch.
Standardmäßig werden sieben Tage ab dem heutigen Datum angezeigt. Die angezeigten
Zimmerkategorien können definiert werden, jedoch werden als Vorgabe alle
Zimmerkategorien angezeigt.
Das Zimmerkategorienraster zeigt das Datum auf der horizontalen und die Kategorien
auf der vertikalen Achse, dies kann allerdings durch Auswahl der Option Ansicht ändern
umgedreht werden.
Die Maske ist in drei Sektionen aufgeteilt:
Die obere Sektion enthält die grundlegenden Suchkriterien wie Zeitintervall, Anzahl Tage und
Zimmerkategorien oder Segmente. Die ausgewählten Hotelsegmente werden pro Benutzer gespeichert
und werden bei jedem Öffnen der Maske angezeigt, bis der Benutzer eine neue Auswahl trifft.
Die linke Seite beinhaltet eine Liste an Werten welche ausgewählt werden können, um im Raster
angezeigt zu werden. Zum Beispiel die Anzahl der Zimmer die zum Verkauf verfügbar sind und die Anzahl
der belegten Zimmer. Zusätzliche Kriterien erlauben Ihnen nur Zahlen definitiver, tentativer oder
tentativer und definitiver Reservierung anzusehen und erlaubt Ihnen Überbuchungsebenen zu
berücksichtigen oder nicht.
Das Zimmersuchraster zeigt pro Kategorie pro Tag die Kriterien, die in der Werte Liste ausgewählt
wurden, zum Beispiel die Verfügbarkeit %, Belegung % oder die Anzahl der verfügbaren Zimmer.

Die Option Querverweis bietet eine schnelle Möglichkeit die Verfügbarkeitsmaske


anzuzeigen.
Verfügbarkeit anzeigen
Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Verfügbare Zimmerkategorien oder
drücken Sie Strg + Shift + D.
Die Zimmerkategorien Verfügbarkeitsmaske erscheint.

Funktionstasten Handbuch, Version 8.9, November 2012


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- 173 -
Hospitality Solutions

Anmerkung: Falls die Verfügbarkeitsdetails nicht sofort angezeigt


werden, klicken Sie bitte auf die Option Aktual. Um die
Verfügbarkeitsdetails automatisch beim Öffnen der Maske anzuzeigen
selektieren Sie die Option Bei Start berechnen?.

Der Zeitintervall der Maskenauffrischung wird über die Option Interval für
Maskenaktualisierung in Sek. unter Setup → Konfiguration → Verschiedenes →
Hoteldaten → Verschiedenes → Visuelle Erscheinung 4 definiert. Die bis zur
nächsten Aktualisierung verbleibende Zeit wird in der Zeitinterval Dialogbox
angezeigt, die Maske kann jedoch sofort durch Klicken auf die Option Aktual.
aktualisiert werden.

Die Funktionalität Buchungsposition wird über den Parameter Buchungsposition


gesteuert, zu finden unter Setup → Konfiguration → Verschiedenes →
Hoteldaten → Reservierungation 1. Die Buchungsposition Funktionalität
bestimmt ob tentative Blöcke als definitiv auf der Verfügbarkeitsmaske
angezeigt werden, für mehr Information siehe Eingabe Block Details → Block
Raster Auswahl.

Die Funktionalität Hotel Segmentierung wird über den Parameter Hotel


Segmentierung gesteuert, zu finden unter Setup → Konfiguration →
Verschiedenes → Hoteldaten → Reservierung → Reservierung 4. Zusätzlich
müssen die Hotel Segmente unter Setup → Reservierungen →
Zimmerverwaltung → Hotel Segmente und Hotel Segment Verknüpfung
definiert werden.

Funktionstasten Handbuch, Version 8.9, November 2012


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Ändern der Verfügbarkeitsansicht


Sie können die Ansicht der Zimmerkategorien Verfügbarkeitsmaske durch Auswahl
verschiedener Dialogboxen auf der linken Seite ändern.
In der Werte Dialogbox können Sie auswählen welche Kriterien pro Kategorie pro Tag
angezeigt werden soll. Die Auswahl ist standardmäßig eine Einfachauswahl, es können
jedoch mehrfache Kriterien ausgewählt werden, indem die Option Mehrfachauswahl
selektiert wird. Die zusätzlichen Optionen Alle, Keine und Umkehren erlauben Ihnen alle
Kriterien, keine Kriterien zu selektieren und die aktuelle Auswahl umzukehren.
Die Optionen Definitiv/Tentativ erlauben Ihnen die Ansicht nur definitiver, nur tentativer
oder definitiver und tentativer Reservierungen und die Möglichkeit Überbuchungen mit zu
berücksichtigen.
Ändern des Zeitintervalls
1. Auf der Zimmerkategorien Verfügbarkeitsmaske geben Sie bitte das Startdatum in
das Feld Von ein oder klicken Sie auf den Pfeil nach unten und wählen das Datum mithilfe des
Kalenders.

2. Geben Sie die Anzahl der Tage in das Feld Anzahl Tage ein oder klicken Sie auf den
Pfeil nach unten und wählen die gewünschte Anzahl an Tagen aus.
Ersatzweise können Sie das Enddatum in das Feld Bis eingeben oder klicken Sie auf
den Pfeil nach unten und wählen Sie das Datum mithilfe des Kalenders.
3. Klicken Sie die Option Aktual., um die Maske zu aktualisieren.

Anmerkung: Die Anzeige wird automatisch alle 5 Minuten aktualisiert.


Die bis zur nächsten Aktualisierung verbleibende Zeit wird in der
Zeitintervall Dialogbox angezeigt. Durch klicken auf die Option Aktual.
wird die Maske sofort aktualisiert.

Ändern der Zimmerkategorien Verfügbarkeitsansicht


1. Selektieren Sie die gewünschten Kriterien aus der Werte Auflistung.

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2. Um mehrere Kriterien auswählen zu können, selektieren Sie die Option


Mehrwachauswahl.

3. Um alle verfügbaren Kriterien zu selektieren, wählen Sie die Option Alle, um alle zu
de-markieren die Option Keine. Um die momentane Auswahl an Kriterien umzukehren,
klicken Sie auf die Option Umkehren.
4. Bitte wählen Sie die gewünschten Optionen unter der Definitiven/Tentativen Dialogbox.

5. Die Zimmerkategorien Verfügbarkeitsmaske wird angezeigt, aktualisiert mit den


ausgewählten Optionen.

Definitive/Tentative Optionen

Option Zeigt an
Definitiv Nur definitive Reservierungen.

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Definitiv & Tentative Definitive und tentative Reservierungen.


Nur Tentative Nur tentative Reservierungen.
Alle Drei Zahlen; definitive, definitive und tentative und nur tentative.
Überbuchung hinzuf. Überbuchungen werden in den Zahlen mit eingerechnet.
Buchungsposition Bei Auswahl der Option werden die Zimmer eines Blocks welcher als
Buchungsposition markiert ist als definitive Reservierungen
anstatt tentative Reservierungen angezeigt.

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VA Raumbelegung
Die Funktionstaste VA - Raum Belegung erlaubt dem Benutzer eine schnelle Übersicht der
Belegung der Veranstaltungsräume an einem bestimmten Tag. Alle Anlässe des
ausgewählten Datums werden angezeigt und sind nach Veranstaltungsraum und Zeit
sortiert. Information, wie zum Beispiel die Buchung, die Anlässe, der
Veranstaltungsraum, die Firma oder der Kontakt können direkt von hier geändert
werden.
Zusätzlich werden die Gesamtanzahl der Anlässe und Teilnehmer der ausgewählten
Veranstaltungsräume angezeigt. Die Option Nur nicht zugeord. Tischreserv. kann ausgewählt
werden, so dass nur Anlässe ohne Tischreservierungen angezeigt werden.
Die Verfügbarkeit der Veranstaltungsräume kann selbstverständlich über das
Veranstaltungsbuch geprüft werden, dort jedoch werden die gebuchten und verfügbaren
Veranstaltungsräume angezeigt. Manche Benutzer bevorzugen deshalb diese
Funktionstaste, da nur die gebuchten Veranstaltungsräume angezeigt werden und man
dadurch leicht erkennen kann welche Veranstaltungsräume noch frei sind.
Wie man die gebuchten Veranstaltungsräume anzeigt
1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie VA-Raum Belegung oder drücken Sie Strg +
F3, um die VA-Raum Belegungsmaske anzuzeigen.
2. Geben Sie das gewünschte Datum in das Feld Datum ein oder klicken Sie auf den Pfeil nach unten und
wählen das Datum mithilfe des Kalenders.
3. In dem Feld Status klicken Sie bitte auf den Pfeil nach unten und wählen die gewünschten Status aus der
Liste aus.
4. Selektieren Sie aus dem Feld VA-Raum den gewünschten Veranstaltungsraum; lassen Sie das Feld leer,
um alle gebuchten Veranstaltungsräume anzuzeigen.
5. Geben Sie in das Feld Zeit die gewünschte Zeit ein, aber der Sie suchen möchten; die eingegebene Zeit
berücksichtigt auch definierte Aufbau- und Abbauzeiten.
6. Klicken Sie auf Suchen, um die gebuchten Veranstaltungsräume für das gewünschte Datum anzuzeigen.

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Verfügbare Optionen:
Neuer Anlass - öffnet die Suche Buchungsmastermaske von wo aus nach bestehenden Buchungen
gesucht werden kann oder neue Buchungen eingegeben werden können.
Buchungsmaske - öffnet die Buchungsmastermaske des ausgewählten Anlasses.
Unteranlass hinzuf. - zeigt die Unteranlass Dialogbox an.
Anlass - öffnet die Anlassmaske und zeigt die Anlassinformation des ausgewählten Anlasses.
Veranstaltungsraum - öffnet die Veranstaltungsraum Bearbeitungsmaske und zeigt die
Rauminformation des ausgewählten Anlasses an.
Firma - öffnet die Karteimaske der verknüpften Firma.
Kontakt - öffnet die Karteimaske der verknüpften Kontaktperson.
Zeige Ressourcen - öffnet die Anlassdetailmaske und zeigt alle gebuchten Ressourcen an.
Aufgaben/Aktivitäten - öffnet die Aufgaben- und Aktivitätenmaske und listet alle bestehenden
Aufgaben und Aktivitäten der ausgewählten Buchung. Neue Aufgaben und Aktivitäten können
hinzugefügt, bestehende bearbeitet oder gelöscht werden.
Optionen - Anlassnotizen - öffnet die Notiz Dialogbox von wo aus Notizen bearbeitet, hinzugefügt oder
gelöscht werden können.
Optionen - Buchung Drucken - öffnet die Druck Dialogbox.
Optionen - Anlass Drucken - öffnet die Druck Dialogbox.

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Zusätzliche Optionen, verfügbar durch Klicken der rechten Maustaste auf dem Raster:
Unteranlass hinzuf. - zeigt die Unteranlass Dialogbox an.
Umwandeln in Unteranlass - wandelt Anlass in Unteranlass um.
Umwandeln in Hauptanlass - wandelt Unteranlass in Hauptanlass um.
Drucken - Raster drucken.

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Telefonbuch
Das Telefonbuch wird mit verschiedenen Kategorien aufgesetzt. Jede Kategorie beinhaltet
Namen und Telefonnummern von Personen oder Orten, die von dem Hotelpersonal
benötigt werden könnten. Das Telefonbuch kann auch als Conciergenführer verwendet
werden, hinterlegt mit Informationen die für Gäste interessant sein können. Zum Beispiel
kann das Hotel eine Karte der Umgebung einlesen, mit Information über Flughäfen oder
anderen Transportmöglichkeiten, die dann für Gäste ausgedruckt werden kann.
Zum Beispiel zeigt die Auswahl der Kategorie Restaurants eine Liste aller Restaurants,
inklusive der Telefonnummern. Information die zu dem Restauranteintrag gehört wird
nach Markieren des Restaurants unten in dem Beschreibungsfeld angezeigt.
Aufrufen des Telefonbuchs
Auf dem Menü Funktionstasten klicken Sie bitte auf Telefonbuch oder drücken Sie Strg + T.
Die Telefonbuchmaske erscheint.

Suchen nach einer Telefonnummer


Sie können nach einem Namen oder nach einer Telefonnummer mithilfe des Feldes
Namen suchen.

Nach Namen suchen


1. Auf dem Menü Funktionstasten klicken Sie bitte auf Telefonbuch.

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- 183 -
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2. Geben Sie den Namen, nach dem Sie suchen, in das Feld Name ein, zum Beispiel Cafe.
3. Klicken Sie auf Suche nächste, der erste Eintrag der mit dem Wort Cafe beginnt, wird angezeigt.
4. Klicken Sie erneut auf Suche nächste, um den nächsten Eintrag zu finden.

Anmerkung: Das Suchkriterium kann auch mit Verwendung von


Platzhaltern (%) eingegeben werden. Zum Beispiel %Cafe wird River
Cafe, Cafe Schwarz und Das Hamburger Cafe anzeigen.

Telefonbuch Kategorien
Um eine neue Kategorie hinzuzufügen
1. Klicken Sie auf dem Menü Funktionstasten auf Telefonbuch.
2. Markieren Sie die gewünschte Kategorie und klicken Sie auf Neu, die Telefonbuchkategorie Dialogbox
erscheint.
3. Geben Sie einen Code (alphanumerisch, bis zu 3 Schriftzeichen) in das Feld Code ein.
4. Geben Sie den Kategoriennamen in das Feld Kategorie ein.
5. Klicken Sie auf OK, um die neue Kategorie hinzuzufügen.

Anmerkung: Die Reihenfolge in der die Kategorien angezeigt werden,


wird über die Pfeile nach oben/unten festgelegt.

Löschen einer Kategorie


Vor dem Löschen einer Kategorie müssen erst alle Einträge in der Kategorie gelöscht
werden.
1. Klicken Sie auf dem Menü Funktionstasten auf die Option Telefonbuch.
2. Selektieren Sie die Kategorie die gelöscht werden soll.
3. Löschen Sie alle Einträge dieser Kategorie
4. Wenn alle Einträge gelöscht sind, markieren Sie bitte die Kategorie die gelöscht werden soll und klicken Sie
auf Löschen, eine Bestätigungsnachricht wird angezeigt.

5. Klicken Sie auf Ja, um die Kategorie zu löschen.

Telefonbuch Einträge
Neuen Eintrag hinzufügen
1. Klicken Sie auf dem Menü Funktionstasten auf die Option Telefonbuch.

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2. Positionieren Sie Ihren Cursor in der Sektion Name und klicken Sie auf Neu, die Eintrag editieren
Dialogbox erscheint.
3. Geben Sie den Namen des neuen Eintrags in das Feld Name ein.
4. Wählen Sie die dazugehörige Kategorie aus der Drop-Down Liste aus.
5. Zusätzliche Informationen können in dem Feld Beschreibung vermerkt werden.
6. Klicken Sie auf den Karteireiter Kommunikationsmittel.
7. Klicken Sie auf Neu, die Kommunikations Dialogbox erscheint.
8. Wählen Sie bitte den gewünschten Typ aus der Drop-Down Liste aus.
9. Geben Sie bitte die Telefon- oder Telefaxnummer in das Feld Wert ein.
10. Klicken Sie auf OK, um die neue Kommunikation hinzuzufügen.
11. Klicken Sie auf OK, um den neuen Eintrag in das Telefonbuch einzutragen.

Ändern eines Eintrags


1. Klicken Sie auf dem Menü Funktionstasten auf die Option Telefonbuch.
2. Markieren Sie den Eintrag den Sie ändern möchten und klicken Sie auf Editieren, die Eintrag editieren
Dialogbox erscheint.
3. Verwenden Sie Tab um zu den Feldern, die geändert werden sollen zu springen.
4. Um die Kategorie zu ändern, wählen Sie bitte eine neue Kategorie aus der Drop-Down Liste aus.
5. Um Kommunikationsdetails zu ändern, klicken Sie bitte auf den Karteireiter Kommunikationsmittel, und
wählen dann den Eintrag aus. Klicken Sie dann Editieren.
6. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen der Kommunikation zu speichern.
7. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen des Telefonbucheintrags zu ändern.

Löschen eines Eintrags


1. Klicken Sie auf dem Menü Funktionstasten auf die Option Telefonbuch.
2. Markieren Sie den Eintrag der gelöscht werden soll und klicken Sie auf Löschen, eine
Bestätigungsnachricht erscheint.

3. Klicken Sie auf Ja, um den Eintrag zu löschen.

Dokumente Verknüpfen

Sie können Dokumente mit Telefonbucheinträgen verknüpfen oder Dokumente einlesen


und diese verknüpfen. Zum Beispiel kann das Hotel eine Karte der Umgebung einlesen,
mit Information über Flughäfen oder andere Transportmöglichkeiten und diese dann für
die Gäste ausdrucken.
Wie man ein Dokument verknüpft
1. In dem Telefonbuch, markieren Sie bitte den Eintrag der mit dem Dokument
verknüpft werden soll.

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2. Klicken Sie auf Editieren, die Eintrag Editieren Dialogbox erscheint.


3. Klicken Sie auf Doku. hinzufügen, die beigefügte Dokumente Dialogbox erscheint.

4. Klicken Sie auf Neu, die Dokumente anhängen Dialogbox erscheint.

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5. Aus der Dokumentengruppe Liste, wählen Sie bitte die gewünschte Dokumentengruppe
aus.
6. Unter Freigegeb. Ordner, wählen Sie bitte das gewünschte Verzeichnis aus.
7. Klicken Sie auf Suchen, um die Liste der Dokumente anzuzeigen.
8. Selektieren Sie das gewünschte Dokument und klicken Sie auf Öffnen, das Feld
Dateiname ist ausgefüllt.
9. Um das Dokument zu verknüpfen klicken Sie bitte auf OK, das Dokument wird nun als
verknüpft angezeigt.

Anmerkung: Bilder können in JPG oder MPG Format verknüpft werden.


Das Standardformat ist JPG, dies kann jedoch über das Feld Optionen
geändert werden. Die geänderten Einstellungen werden pro Benutzer
gespeichert.

Wie man ein verknüpftes Dokument bearbeitet


1. In dem Telefonbuch, markieren Sie bitte den Eintrag der mit dem Dokument
verknüpft werden soll.
2. Klicken Sie auf Editieren, die Eintrag Editieren Dialogbox erscheint.
3. Klicken Sie auf Doku. hinzufügen, die beigefügte Dokumente Dialogbox erscheint.
4. Selektieren Sie das Dokument und klicken Sie auf Öffnen.

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Suite8 öffnet die entsprechende Applikation, zum Beispiel wenn es sich um ein Word
Dokument handelt, wird Word geöffnet oder Crystal Reports im Falle eines Crystal
Reports.

Anmerkung: Das Dokument kann innerhalb der geöffneten Applikation


geändert werden.

Wie man ein Dokument einliest und verknüpft


1. In dem Telefonbuch, markieren Sie bitte den Eintrag der mit dem Dokument
verknüpft werden soll.
2. Klicken Sie auf Editieren, die Eintrag Editieren Dialogbox erscheint.
3. Klicken Sie auf Doku. hinzufügen, die Beigefügte Dokumente Dialogbox erscheint.
4. Aus der Dokumentengruppe Liste, wählen Sie bitte die gewünschte Dokumentengruppe
aus.
5. Unter Freigegeb. Ordner, wählen Sie bitte das gewünschte Verzeichnis aus.
6. Klicken Sie auf Einlesen, die Auswahl Quelle Dialogbox erscheint.

8. Wählen Sie die Quelle aus und klicken Sie auf Auswahl, um die Scanner Applikation zu
öffnen.
9. Scannen Sie das Dokument.
10. Klicken Sie auf OK, um das Dokument zu verknüpfen.

Anmerkung: Das Einlesegerät muss ‘Twain’ kompatibel sein.

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Transponder Scan
Die Transponder Funktionalität wird in Resort Hotels verwendet, die ohne Bargeld
operieren. Die Gäste erhalten bei Check-In eine Karte die für alle Services, die das Hotel
anbietet verwendet werden kann.
Wie man die Transponder Maske öffnet
Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Transponder Scan oder drücken
Sie Strg + Shift + T.
Die Transponder Scan Maske erscheint.

Transponder Scan Optionen

Option Erklärung der Felder/Optionen


Kartennummer Scannen Sie die Karte oder geben Sie die Kartennummer manuell ein.
OK Bestätigt die Eingabe.
Letzter Scan Wählen Sie diese Option um die zuletzt eingelesene oder eingegebene
Kartennummer einzufügen.
Abbrechen Schließt die Maske.

Wie man eine neue Transponder Karte scannt


1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Transponder Scan, um die
Transponder Scan Dialogbox anzuzeigen.
2. Lesen Sie die Karte ein oder selektieren Sie Letzter Scan, um die zuletzt eingelesene
Kartennummer einzugeben.
3. Klicken Sie auf OK, eine Bestätigungsmeldung erscheint, die anzeigt dass diese Karte
das erste Mal eingelesen wird.

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4. Selektieren Sie Ja, um fortzufahren, die Kartentyp Dialogbox erscheint.

5. Wählen Sie Transponderkarte mit Finanzkonto und klicken Sie auf OK; die Finanzkonten
Erstellung Dialogbox und Karteienauswahlmaske werden angezeigt.
6. Selektieren Sie die gewünschte Kartei; das Feld Gast auf dem Finanzkonto wird mit
der ausgewählten Kartei gefüllt.

7. Das Feld Kreditlimit wird mit einem Standard Kreditlimit gefüllt, welches auf Wunsch
geändert werden kann; klicken Sie auf OK.

Die Transponder Dialogbox wird geöffnet und zeigt standardmäßig den Karteireiter
Transponder Lesen an.

Wie man eine aktive Transponderkarte scannt


1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und wählen Sie Transponder Scan.
2. Scannen Sie die Karte, geben Sie die Kartennummer manuell ein oder drücken Sie
Letzter Scan um die zuletzt eingelesene Kartennummer einzufügen.

3. Klicken Sie auf OK, die Karteninformations Dialogbox erscheint.

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4. Wählen Sie nun eine der verfügbaren Optionen aus.

Option Erklärung
Kartei Öffnet die verknüpfte Kartei im Bearbeitungsmodus.
Rechnung Zeigt die Kassenanmeldungsmaske an und öffnet nach
erfolgreichen Anmelden die Rechnung.
Konto Zeigt die Finanzkontoeinstellungen an.
Freie Übernachtungen Falls die Karte entsprechend konfiguriert ist wird die Freie
Übernachtungen Dialogbox angezeigt.
Zeigt das Kartenarchiv des Kontos und alle verknüpften
Kartenarchiv Reservierungen.
Deaktivieren Deaktiviert die Karte.
Karte ersetzen Wird zum Einlesen einer neuen Transponderkarte verwendet. Die
alte Nummer wird mit der neuen Kartennummer ersetzt.
Neue Reserv. Öffnet die Neue Reservierungsmaske und ermöglicht die
Neueingabe einer Reservierung.
Beenden Schließt die Dialogbox.

Die Transponder Scan Option wird durch den Parameter Transponder Handling
gesteuert. Der Parameter kann unter Setup → Konfiguration →
Verschiedenes>Hoteldaten → Allgemein → Allgemein 2 gefunden werden.

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Ziele
Die Funktionstaste Ziele zeigt die Ziele für den angemeldeten Benutzer. Ziele können
folgendermaßen definiert werden:
Anzahl Übernachtungen
Forecast/Umsatz pro Warengruppe
Aufgaben und Aktivitäten

Nachdem Ziele für eine bestimmte Zeitperiode definiert wurden, können diese für eine
neue Zeitspanne kopiert werden.
Öffnen der Ziele
Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten oder drücken Sie auf Strg + Shift + G.
Die Ziele Maske wird angezeigt.

Wie man ein Forecast/Umsatz Ziel definiert


1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und selektieren Sie Ziele oder drücken Sie
auf Strg + Shift + G.
Die Ziele Dialogbox wird angezeigt, unterteilt in zwei Karteireiter.

• Forecast/Umsatz - wird standardmäßig angezeigt, bestehende Forecast und


Umsatz Ziele werden für den angemeldeten Benutzer angezeigt.
• Aufgaben & Aktivitäten - listet die Aufgaben und Aktivitäten Ziele des
angemeldeten Benutzers.

Funktionstasten Handbuch, Version 8.9, November 2012


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- 193 -
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2. Klicken Sie auf Neu, um die Ziele ändern Dialogbox anzuzeigen.

3. Vervollständigen Sie die Felder Gültig von und Gültig bis mit den gewünschten Daten.
4. Geben Sie die Zielvorgabe Anz. Nächte ein; klicken Sie auf die Option Sum, um die
Felder Forecast Anz. Nächte und Akt. Anz. Nächte entsprechend der aktuellen
Reservierungen für die bestimmte Zeitspanne zu aktualisieren.
5. Klicken Sie auf Neu, um den Forecast für eine bestimmte Warengruppe zu definieren;
die Ziel edit. Dialogbox wird angezeigt.
6. Selektieren Sie eine Warengruppe und geben Sie die Zielvorgabe für diese
Warengruppe ein.
7. Klicken Sie auf die Option Sum, um den Forecast und Umsatz entsprechend der
aktuellen Reservierungen für die definierte Zeitspanne zu aktualisieren.
8. Klicken Sie auf OK, um die Zielvorgaben zu speichern.
Wiederholen Sie die Schritte 6 - 8 für alle weiteren Warengruppen.

Funktionstasten Handbuch, Version 8.9, November 2012


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- 194 -
Hospitality Solutions

9. Klicken Sie auf OK, um die Maske zu schließen.

Wie man eine Zielvorgabe für Aufgaben und Aktivitäten eingibt


1. Klicken Sie auf das Menü Funktionstasten und selektieren Sie Ziele oder drücken Sie
auf Strg + Shift + G
2. Klicken Sie auf den Karteireiter Aufgaben & Aktivitäten; bestehende Zielvorgaben für
Aufgaben und Aktivitäten werden angezeigt.

3. Klicken Sie auf Neu, um die Zielvorgaben ändern Dialogbox anzuzeigen.

Funktionstasten Handbuch, Version 8.9, November 2012


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- 195 -
Hospitality Solutions

4. Vervollständigen Sie die Felder Gültig von und Gültig bis mit den gewünschten Daten.
5. Klicken Sie auf Neu, um die Aufgaben & Aktivitäten Ziele Dialogbox anzuzeigen.
6. Selektieren Sie einen Typ und geben Sie die Zielvorgabe für diese Aufgabe oder
Aktivität ein.
7. Klicken Sie auf die Option Sum, um die Felder Aktuell Erledigt und Aktuell nicht erledigt
entsprechend den Aufgaben & Aktivitäten der definierten Zeitspanne zu
aktualisieren.
8. Klicken Sie auf OK, um die Zielvorgaben zu speichern.
Wiederholen Sie die Schritte 6 - 8 für alle gewünschten Aufgaben und Aktivitäten.
9. Klicken Sie auf OK, um die Maske zu schließen.

Funktionstasten Handbuch, Version 8.9, November 2012


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- 196 -
Hospitality Solutions

Index

Funktionstasten Handbuch, Version 8.9, November 2012


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- 197 -
Hospitality Solutions

Neues Datum eingeben .............................. 9


A
Devisenrechner ............................................. 83
Abmelden
Availability Screen ..................................... 19
Version 8 abmelden ...................................17
Calendar .................................................... 43
Version 8 verlassen ...................................17
Conference Diary ...................................... 65
Aktivitäten Currency Calculator................................... 83
Manager Zuweisung ..................................59 Event Vacancies........................................ 85
Über Aktivitäten ..........................................48 Event Waitlist Priority ................................ 89
Verknüpfte Dokumente ..............................60 Floor Plan .................................................. 91
Ändern des Reservierugs Anreisedatums Hotel Segment Statistics ......................... 107
via Zimmerplan ..................................98, 158 House Status ........................................... 109
Maximum Availability ............................... 121
Ändern des Reservierungs Abreisedatums Occupancy Screen .................................... 19
via Zimmerplan ..................................98, 158 Quick Reservation ................................... 123
Anlass Belegung ............................................85 Rate Query .............................................. 125
Anlass Warteliste Priorität .............................89 Room Rack .............................................. 147
Room Search .......................................... 167
Anlässe Room Type Availability ............................ 173
Anlass Start oder Endzeit ändern ..............80 Space Occupancy ................................... 179
Anlass umziehen........................................80 Telephone Book ...................................... 183
Anmelden......................................................... 1 Dokumente verknüpfen
Anpassen des Preisabfrage Rasters ...........134 Anzeigen oder Editieren eines Dokuments 60
Aufgaben Einlesen und Verknüpfen eines Dokuments
Manager Zuweisung ..................................59 ................................................................... 60
Über Aufgaben ...........................................54 Verknüpfen eines Dokumentes ................. 60
Verknüpfte Dokumente ..............................60
E
Auschecken einer Reservierung
Einchecken einer Reservierung
via Etagenplan .........................................101
via Etagenplan......................................... 100
via Zimmerplan ........................................160
via Zimmerplan .................................. 99, 159
B F
Belegungsmaske ...........................................19
Finanzkonto
Blauer Detail Pfeil ............................................ 4 Auschecken via Zimmerplan ................... 160
Block Statistiken ............................................37 Einchecken via Zimmerplan .................... 159
Belegungsmaske Finanzkonto auschecken
Anzeige ändern ......................................21 via Zimmerplan ........................................ 160
Zeitintervall ändern .................................21
Blockstatistiken anzeigen G
via Verfügbarkeitsmaske ........................37 Gast's Abreisedatum via Zimmerplan ändern
Gesamt Begriffe .......................................109 Assigning a room to a reservation........... 162
Housekeeping Status Begriffe .................109 Cancelling a reservation .......................... 162
Tagesende Begriffe..................................109 Changing a reservation arrival date .. 98, 158
Tagesende Umsatz Begriffe ....................109 Changing a reservation departure date.... 98,
Umzug Begriffe ........................................109 158
Changing the view
C Changing the start date ....................... 151
Check-out rückgängig machen Selecting the Week View option .......... 151
via Zimmerplan ........................................161 Selecting the Zoom option ................... 151
Checking in a financial account............... 159
D Checking in a guest ........................... 99, 159
Datum ändern Checking out a financial account ............ 160
Neues Datum eingeben ............................... 9 Checking out a reservation ..................... 160
Via Kalender ................................................ 9 editieren via Etagenplan .......................... 104
Datums Feld Editieren von Out of Order Information
Datum ändern via Kalender ......................... 9 via Zimmerplan .................................... 163

Funktionstasten Handbuch, Version 8.9, November 2012


Hospitality Solutions
- 198 -
Index

Editing financial account information .......158 Maximum Verfügbarkeit .............................. 121


Editing out of order/service information ...163 Meeting Planner
Editing reservation information ..........98, 158 Veranstaltungsbuch
Geplanter Zimmerumzug .........................162 Ändern der Anlass Start/Endzeit ........... 80
Information box ........................................151 Anlass umziehen ................................... 80
Moving a guest to a different room ..........162 Anzeige .................................................. 65
Opening corresponding screens ..............150 Drucken ................................................. 81
Placing a room out of order/service .........163 Eingabe neuer Buchung oder Anlass .... 70
Searching for a room via Buchungsmaster Suchmaske ...... 73
Using the Filter options ........................156 via Schnellbuchung ............................ 71
Using the Name option .........................156 Optionen
Using the Room option .........................156 Als Unteranlass konvertieren ............. 76
Understanding the room rack ..................147 Anzeigen/Hinzufügen von Aktivitäten 76
Undoing a check in ..................................160 Kontaktkartei editieren ....................... 76
Undoing a check-out ................................161 Suchen nach Veranstaltungsraum ........ 65
via Zimmerplan ........................................162 Teilbare Veranstaltungsräume .............. 74
Wochenübersicht .....................................151 Anzeige .............................................. 74
Zimmer auf Out of Order ändern erstellen eines Anlasses in ................ 74
via Zimmerplan .....................................163 Veranstaltungsraum
Zoom Optionen ........................................151 Geschlossene Perioden ..................... 79
Gebuchte Veranstaltungsräume ..................179
N
Gruppen
Guppen anzeigen Navigationstasten
via Verfügbarkeitsmaske ........................39 Beschleunigungstasten ............................... 2
Funktionstasten ........................................... 3
H Neue Buchung via Buchungsmaster Suche . 73
Hotelsegment Statistiken .............................107
P
HTML
Ändern der HTML Anzeige .......................... 4 Package Konfiguration ................................ 136
HTML Anzeige ............................................. 4 Preisabfrage
Vergrößern der HTML Baumstruktur ........... 4 Ablehnen einer Reservierung............ 41, 133
Verkleinern der HTML Baumstruktur ........... 4 Anzeige bestimmter Preis Restriktionen für
HTML Anzeige ................................................. 4 alle Preiscodes ........................................ 142
Anzeige dazugehörender Dialog Boxen... 97,
K 133
Kalender Anzeigen
Aktivitäten ..................................................48 Alle Preise............................................ 131
Anzeige ändern ..........................................44 Private Preise ...................................... 131
Aufgaben ....................................................54 Private und öffentliche Preise .............. 131
Benutzen des Kalenders ............................43 Benutzung der Bereich Option um Preis
Editieren einer Aktivität ..............................52 Restriktionen zu setzen ........................... 141
Editieren einer Aufgabe .............................57 Benutzung des Preisverfügbarkeitsrasters
Editieren eines Kalenderanlasses .............46 ................................................................. 139
Kalenderanlässe ........................................44 Eingabe optionaler Preisabfragefelder .... 125
Löschen einer Aktivität ...............................54 Nachschlagen unterschiedlicher Preise ... 97,
Löschen einer Aufgabe ..............................58 133
Löschen eines Kalenderanlasses ..............47 Neue Reservierung via Preisabfrage 97, 133
Neue Aktivität .............................................48 Package Konfiguration ............................ 136
Neue Aufgabe ............................................54 Pflichtfelder auf Preisabfrage .................. 125
Neuer Kalenderanlass ...............................44 Preis Restriktionen setzen ...................... 141
Preisabfragemaske ........................... 97, 133
Karteien Raster anpassen ..................................... 134
Verknüpfte Dokumente ..............................60 Suchen nach Preis .................................. 125
Zimmerkategorien Verfügbarkeit setzen . 143
M
Preisverfügbarkeit
Manager Zuweisung ......................................59
Editieren von Finanzkonten

Funktionstasten Handbuch, Version 8.9, November 2012


Hospitality Solutions
- 199 -
Index

vom Zimmerplan aus ............................158 Displaying the legend ................................ 93


Editieren von Reservierungen Editing a reservation ................................. 98
vom Zimmerplan.....................................98 Markieren aller verfügbaren Zimmer ....... 105
Editiereren von Reservierungsinformation Markieren aller verfügbaren Zimmer auf
vom Zimmerplan aus ......................98, 158 Etagenplan .............................................. 105
Neue Reservierung Moving a guest to a different room
vom Zimmerplan aus ..............................98 After the guest has checked in ............ 102
Neue Reservierung von der Preisabfrage 97, Before the guest has checked in ......... 102
133 Moving a reservation ............................... 102
Reservierung ablehnen von der New reservation ........................................ 98
Preisabfrage .......................................41, 133 Out of order/out of service information .... 104
Reservierung anzeigen Placing a room out of order/out of service
auf Zimmerplan ......................................98 ................................................................. 104
Suche einschränken ................................169 Understanding the floor plan ..................... 91
Suche nach verfügbaren Zimmern ..........168 Undoing a check in .......................... 100, 101
Zuordnen einer Reservierung Undoing a check out ....................... 101, 102
via Zimmerplan .....................................162 via Etagenplan................................... 98, 101
Preisverfügbarkeitsraster via Zimmerplan ........................................ 160
Anzeige bestimmter Restriktionen für alle Viewing a different floor ............................. 97
Preiscodes ...............................................142 Viewing a reservation ................................ 98
Benutzen der Bereichsoption zum Setzen T
von Preis Restriktionen ............................141
Benutzung des Preisverfügbarkeitsrasters Teilbarere Veranstaltungsraum .................... 74
................................................................. 139 Anlass erstellen in ..................................... 74
Setzen von Preis Restriktionen ................141 Anzeige ..................................................... 74
Setzen von Zimmerkategorien Verfügbarkeit Telefonbuch
................................................................. 143 Ablehnen einer Reservierung............ 41, 133
Ablehnen einer Reservierung via
Q Preisabfragenmaske# ....................... 41, 133
Quick Reservation .......................................123 Ablehnen einer Reservierung via
Verfügbarkeitsmaske ........................ 41, 133
R Anzeige ändern ......................................... 21
Raum Belegung Anzeige der Belegungsmaske .................. 19
Gebuchte VA Räume ...............................179 Anzeige der Verfügbarkeitsmaske ............ 19
Anzeige Reservierung erwartet pro
Reservierung
Garantietyp ................................................ 33
Erstellen via Verfügbarkeitsmaske ............32
Anzeige Zimmerkategorien Verfügbarkeit173
Reservierung stornieren Anzeigen/Editieren von verknüpften
via Zimmerplan ........................................162 Dokumenten ............................................ 185
Blockstatistiken.......................................... 37
S Control Panel............................................. 36
Schnellbuchungsoption .................................71 Dokument verknüpfen ............................. 185
Schnelltasten ................................................... 2 Einträge
Dokument einlesen/scannen ............... 185
Suchen nach einem Zimmer Eintrag ändern ..................................... 185
via Etagenplan .........................................156 Eintrag hinzufügen ............................... 184
Suchen nach Zimmern vom Zimmerplan aus Eintrag löschen ............................ 184, 185
Blocking a room .......................................105 Erstellen einer Reservierung ..................... 32
Blocking a room of a different type ..........105 Felder konfigurieren ............................ 21, 22
Canceling a reservation ...........................104 Gruppen .................................................... 39
Changing the housekeeping status .........102 Inventar ..................................................... 38
Changing the view of the floor plan ...........97 Kategorien
Checking in a reservation ........................100 Kategorie löschen ........................ 184, 185
Checking out a reservation ......................101 Neue Kategorie hinzufügen ................. 184
Displaying corresponding dialog boxes .....94 Öffnen des Telefonbuchs ........................ 183
Displaying room info dialog box .................94 Reservierungen anzeigen ......................... 32
Displaying room type info dialog box .........94

Funktionstasten Handbuch, Version 8.9, November 2012


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Index

Scannen und anhängen eines Dokumentes Konvertieren als Unteranlass ................ 76


................................................................. 185 Unteranlass hinzufügen ......................... 76
Speiseplan .................................................39 Unteranlässe.......................................... 76
Suchen nach einer Telefonnummer Schnellbuchung ......................................... 71
Nach Kategorie.....................................183 Suchen nach Veranstaltungsraum ............ 70
Nach Name ..........................................183 Teilbare Veranstaltungsräume .................. 74
Telefonbuchmaske...................................183 Anzeige .................................................. 74
Trend ..........................................................40 Erstellen eines Anlasses ....................... 74
Verfügbarkeitschart ....................................34 Umziehen eines Anlasses ......................... 80
Zeitinterval ändern .....................................21 Veranstaltungsraum
Trend Geschlossene Perioden ........................ 79
Trend Anzeigen Veranstaltungsräume - geschlossene
von der Verfügbarkeitsmaske ................40 Perioden .................................................... 79
Verstehen des Veranstaltungsbuchs ........ 65
V via Veranstaltungsbuch ............................. 80
VA Räume Verfügbarkeits Chart ..................................... 34
Geschlossene Perioden .............................79 Verknüpfte Dokumente
Suchkriterein in Veranstaltungsbuch .........65 Angehängtes Dokument ansehen/ändern
Veranstaltungsbuch .......................................65 ................................................................. 185
Ändern der Anlass Start oder Endzeit .......80 Dokument einlesen und anhängen ......... 185
Ändern der Start/Endzeit ...........................80 Version 8 verlassen ...................................... 17
Anlass umziehen........................................80
Drucken ......................................................81 W
Erstellen einer neuen Buchung oder Wizards
Anlasses ....................................................70 Quick Reservierung ................................. 123
Benutzung der Schnellbuchung .............71
Unter Verwendung der Buchungsmaster Z
Suchmaske.............................................73
Zimmerkategorie Verfügbarkeit
Neue Buchung via Buchungsmaster
Ändern des Zeitintervalls ......................... 175
Suchmaske ................................................73
Anzeige wählen ....................................... 175
Optionen ....................................................76
Benutzung Zimmerkategorien Verfügbarkeit
Anzeigen/Hinzufügen von Aktivitäten.....76
................................................................. 173
Kontaktkartei editieren ...........................76

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