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LICEO RODRIGO ARENAS BETANCOURT FECHA:

“Educación para el trabajo, la ciencia y la virtud” 2019


Una propuesta para la formación integral del ciudadano del siglo XXI CÓDIGO:
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Comprometidos con la
excelencia

INSERTAR VALORES EN EXCEL


Para insertar valores o textos en Excel nos colocaremos en la celda en la que queremos escribir y
directamente comenzaremos a escribir lo que queramos. Inicialmente Excel es muy útil para hacer
listas de cosas puesto que es una manera muy ordenad de poder hacer un listado en diferentes
columnas.

En la imagen anterior podemos ver como al escribir en una celda el texto también aparece en la barra
superior de fórmulas. En esta barra también podremos escribir nuestros textos, números o fórmulas.

DAR FORMATO EN EXCEL


Si queremos dar un poco de formato a los números o textos que hemos escrito podemos usar para

ello las herramientas que podemos encontrar en la pestaña de Inicio de Excel.


En esta pestaña, a través de los grupos de iconos de FUENTE y ALINEACIÓN podremos dar formato
a nuestras celdas en Excel con una gran facilidad.
Como puede verse en esta imagen, hemos dado un formato muy sencillo pero diferente a cada una
de las celdas.

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INSERTAR UNA FUNCIÓN EN EXCEL


Finalmente, como último capítulo de aprender Excel básico, os enseñamos a añadir una fórmula en
Excel. Para ello existen dos maneras:
Escribir la fórmula de memoria (aunque te parezca imposible lo acabarás consiguiendo)
Insertar una fórmula.

ESCRIBIR FÓRMULAS EN UNA CELDA


Para escribir una fórmula directamente nos colocaremos sobre una celda y escribiremos la función
que sea precedida del signo igual. Al ir escribiendo la fórmula, Excel automáticamente detectará todas
las posibles fórmulas que empiezan como estás escribiendo. En la siguiente imagen puede verse un
desplegable donde Excel sugiere varias funciones:

FÓRMULAS
Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de
valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se introduce
dicha fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o más
celdas de un libro de trabajo.

INSERTAR FÓRMULAS
Para insertar una fórmula deberemos ir a:
Pestaña Fórmulas >> Grupo Biblioteca de Funciones
Una vez que estemos en esta pestaña seleccionaremos de los desplegables la función que más nos
convenga.
Una vez que hayamos seleccionado una de las funciones que Excel nos propone nos aparecerá una
ventana de ayuda que nos permitirá ir seleccionando los diferentes rangos de celdas que utilizaremos
en nuestra función. La ventana de ayuda también nos explica los diferentes argumentos (partes de
una función) que tenemos que utilizar.

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En la imagen anterior vemos la explicación del argumento Número1 de la función SUMA.


Si sigues correctamente estos pasos, sabrás cómo usar las fórmulas de excel de forma sencilla.
Esperemos que esta introducción a Excel a través del tutorial: aprender Excel básico os haya resultado
útil.

CÓMO HACER UNA FÓRMULA EN EXCEL


Para hacer una fórmula en Excel debemos seleccionar una celda donde queremos incluir la fórmula
y empezaremos escribiendo el símbolo igual (=) que en el teclado se encuentra normalmente donde
el 0. Para incluir el símbolo igual deberemos hacer click en la tecla Mayúscula y después en el 0 como
se puede ver en la siguiente imagen:

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Una vez que hayamos empezado nuestra fórmula en Excel con el símbolo = seleccionaremos la celda
o celdas con las que queremos operar.

FÓRMULAS DE EXCEL BÁSICAS

En Excel existen ciertas operaciones matemáticas que no requieren fórmulas complejas ni ninguna
función adicional que tengamos que aprendernos de memoria. Esto es lo que se conoce como fórmulas
básicas y que se basan en las operaciones aritméticas más sencillas que se aprenden en el colegio:
suma, resta, multiplicación y división.

Fórmula Suma Excel


La fórmula suma en Excel es de las más sencillas que puede haber. Sirve para sumar números
de todo tipo, ya sean enteros o decimales. Para utilizar esta fórmula necesitamos usar el símbolo +.
Por ejemplo, podemos sumar dos números como en la siguiente imagen.

Además, Excel tiene la amabilidad de colorear las celdas que estás utilizando en diferentes colores
para que así sea mucho más intuitivo y puedas evitar errores de manera visual consiguiendo marcar
muy bien las celdas utilizadas en nuestras fórmulas Excel.
Pero no sólo puedes hacer la suma de dos números, sino que puedes introducir varias veces el símbolo
+ en las fórmulas de Excel para que puedas hacer sumas de más sumandos (valga la redundancia)
como puedes ver en la siguiente imagen.

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Fórmulas Excel: Multiplicación y división


Por otro lado, para hacer multiplicaciones y divisiones podemos usar unas sencillas fórmulas de Excel.
Para hacer una multiplicación usaremos el operador matemático cuyo símbolo en Excel es el asterisco
( * ) y para la división la barra inclinada ( / ).
En la siguiente imagen podemos ver la fórmula Excel de multiplicación y la fórmula Excel de división.

Un ejemplo práctico: Fórmula en Excel para calcular el IVA


Por ejemplo, la fórmula en Excel para calcular el IVA es mucho más sencilla de lo que uno piensa y
puede hacerse con las fórmulas de Excel que hemos explicado más arriba.
Básicamente, para calcular el IVA con Excel lo que necesitamos saber es el % de IVA que se aplica
para el producto o servicio (en España es común usar el 21% para la mayoría de los productos) y el
precio del producto al que queremos añadir el IVA.
Es decir, la fórmula sería:
Precio con IVA = Precio producto x (1 + IVA)
Supongamos que tenemos un producto cuyo valor es de 50€ y que el IVA es del 21%. Esta fórmula en
Excel sería:

Pero si el IVA lo tuviéramos guardado en otra celda con formato de porcentaje tendríamos la siguiente
fórmula de Excel.

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Donde como puedes ver, hemos sustituido la fracción 21/100 por la celda en la que se encuentra el
valor porcentual del IVA.

FÓRMULAS DE EXCEL CON OPERADORES LÓGICOS


También podemos crear fórmulas de Excel con los operadores lógicos, pero ¿qué son los operadores
lógicos? Las fórmulas en Excel con operadores lógicos son los que llevan los símbolos:
Mayor que (>)
Menor que (<)
Diferente de (<>)
Igual a (=)
Aunque todo esto te pueda parecer abreviaturas para escribir caritas en Whatsapp en Excel no lo son.
Conocer su funcionamiento en las fórmulas Excel es fundamental. Estos operadores nos sirven para
comparar valores o textos… en definitiva, el contenido de dos celdas. Su resultado es muy sencillo. Si
la afirmación se cumple entonces en la celda aparecerá el valor VERDADERO y si no se cumple, la
fórmula de Excel devolverá FALSO.
En la siguiente imagen puedes ver algunos ejemplos de estos operadores lógicos y su resultado.

El resultado de esta afirmación es falso porque 10 no es mayor que 20.


Además, también podremos utilizar la combinación de dos operadores lógicos en las fórmulas de
Excel. Por ejemplo, podemos usar >= o <= como puede verse en la siguiente imagen.

En este caso, el resultado de la fórmula de Excel será VERDADERO porque 10 sí que es igual que
10.

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FÓRMULAS DE EXCEL MATEMÁTICAS


Microsoft Excel tiene muchísimas fórmulas que podemos usar para hacer cálculos matemáticos.
Muchas de estas fórmulas son muy avanzadas o sirven para hacer cálculos trigonométricos como
SEN, COS y TAN que devuelven el seno, el coseno o la tangente de un ángulo. Pero quiero detenerme
en explicarte las principales fórmulas de Excel matemáticas que se usan más a menudo en un Excel
menos técnico.
● ALEATORIO: devuelve un número aleatorio entre 0 y 1
● ALEATORIO.ENTRE: devuelve un número aleatorio entre dos números previamente indicados.
Por ejemplo: =ALEATORIO.ENTRE(10;20) devolverá un valor aleatorio mayor o igual que 10 y
menor o igual que 20.
● PAR: comprueba si un número es par, si lo es devuelve el valor VERDADERO, si no FALSO.
● IMPAR: comprueba si un número entero es impar. Devuelve también VERDADERO o FALSO.
● SUMA: suma un rango de celdas sin necesidad de utilizar el operador matemático +.
● SUMAR.SI: esta fórmula de Excel devuelve la suma de un conjunto de celdas que cumplen una
condición.
● SUMAR.SI.CONJUNTO: devuelve la suma de un conjunto de celdas que cumplen varias
condiciones.
● SUMAPRODUCTO: esta función devuelve el resultado de multiplicar dos rangos de celdas
iguales uno a uno.
● MMULT: esta fórmula Excel nos da el resultado de la multiplicación de una o varias matrices.

FÓRMULAS DE TEXTO
Hay muchísimas fórmulas de Excel que se utilizan para trabajar con textos y, aunque en principio Excel
está pensado como procesador de datos y uno puede pensar que los datos son sólo números también
hay muchos datos tipo texto. Piensa en una base de datos en la que tengamos Nombre, Apellidos,
Dirección, Sexo… ¿me explico? No siempre vamos a tratar con números en Excel, también
necesitamos fórmulas Excel para poder procesar los textos.formulas de excel en español
Las fórmulas principales de Excel para procesar textos son:
● CONCATENAR: nos sirve para unir diferentes textos que están en una celda en una única celda.
● DERECHA: nos sirve para obtener, de una celda con una cadena de texto, el número de
caracteres que queramos empezando por la derecha. Por ejemplo, si en una celda tuviéramos
la palabra la frase «Excel fórmulas» y usáramos la fórmula de Excel DERECHA(«Excel
fórmulas»;4) el resultado sería «ulas». Es decir, los últimos 4 caracteres del contenido de la
celda.
● IZQUIERDA: igual que DERECHA pero empezando por el principio del contenido de la celda.
● EXTRAE: devuelve una parte de una cadena de texto de una celda dado un comienzo y un final.
● LARGO: devuelve el número de caracteres que hay en una celda contando con los espacios
del principio y del final.
● ESPACIOS: elimina los espacios que pueda haber dentro de una celda al principio o al final.
Por ejemplo, si tuviéramos una celda con el siguiente contenido » hola » el resultado de usar
la fórmula ESPACIOS sería «hola», es decir, sin los dos espacios que hay al principio y al final.
● MAYUSC: esta fórmula de Excel nos devuelve una cadena de texto en letras mayúsculas.
● MINUSC: lo mismo que MAYUSC pero en minúsculas.
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● NOMPROPIO: esta superfórmula Excel sirve para poner una letra mayúscula al principio de
cada palabra de una cadena de texto. Es muy útil cuando tenemos nombre y apellidos y la gente
lo escribe con minúsculas.
● SUSTITUIR: esta fórmula Excel nos permite reemplazar uno o varios caracteres de una cadena
de texto.
● TEXTO: dada una celda de Excel con un número, nos permite convertir dicho número a tipo
texto con un formato de texto concreto. Ideal para usar con fechas y números decimales.
● VALOR: convierte una cadena de texto que representa un número y lo devuelve como tipo
numérico.

FÓRMULAS DE FECHA Y HORA


La fecha y la hora son unos datos que Excel considera numéricos. Por eso mismo, el tratamiento de
estos datos es un tema para el que hay un montón de importantes fórmulas Microsoft Excel ha
dedicado un montón de recursos para poder crear un buen conjunto de fórmulas de fecha y hora que
ahora os explicamos.
● AHORA: devuelve la fecha y la hora del día en el que se introduce la fórmula.
● HOY: devuelve la fecha del momento en el que se refrescan las fórmulas (por ejemplo, al abrir
un libro o al insertar una nueva fórmula de Excel).
● AÑO: devuelve el número del año de una fecha.
● DIA: devuelve el día del mes de una fecha.
● MES: devuelve el número del mes de una fecha.
● DIASLAB: dadas dos fechas esta fórmula devuelve el número de días laborables que hay entre
las dos. Se pueden añadir días festivos para que sea más precisa.
● FIN.MES: esta fórmula de Excel te indica el último día del mes dada una fecha y un número de
meses
● HORA: devuelve el número de la hora de una celda que tenga formato de «hora».
● MINUTO: devuelve el número del minuto de una celda que tenga formato de «hora».
● SEGUNDO: devuelve el número del segundo de una celda con un valor tipo «hora».
● DIASEM: devuelve el número de día de la semana según diferentes calendarios. En nuestro
calendario, el número 1 sería el Lunes, el 2 el martes y así sucesivamente.
● NUM.DE.SEMANA: devuelve el número de la semana de una fecha. Es decir, para la fecha de
9 de febrero de 2016 devolvería 7 (puedes probar si no te lo crees, jejeje).

FUNCIONES LÓGICAS DE EXCEL


Aparentemente estas pequeñas fórmulas de Excel no tienen mucho valor, pero la realidad es que son
superútiles cuando trabajamos con Excel y con condiciones. Las principales fórmulas Excel de tipo
lógicas son:
● Fórmula SI Excel: esta función hace una comprobación de tipo VERDADERO/FALSO
mediante una prueba lógica (por ejemplo, 5 < 10). Si el resultado de la prueba lógica es
VERDADERO entonces devuelve un resultado u otra fórmula definida por el usuario, y si es
FALSO devuelve otro resultado o fórmula.
● Formula Y excel: esta función permite unir dos o más pruebas lógicas. Si las pruebas lógicas
tienen como resultado el valor VERDADERO entonces la función Y devolverá VERDADERO.
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En caso de que una sola de las pruebas lógicas resulte FALSO entonces la función devolverá
FALSO.
● Fórmula O: esta función permite comprobar varias pruebas lógicas. La diferencia con la función
Y es que con que una de las pruebas lógicas sea VERDADERO entonces la función entera
devolverá el valor VERDADERO.
● SI.ERROR: esta función devolverá un resultado o fórmula determinada por el usuario si el valor
de una celda o fórmula es un error de tipo NA() o #DIV/0 o cualquiera de los típicos errores de
Excel.
La combinación de estas fórmulas de Excel puede hacer que su funcionalidad aumente de manera
muy significativa.

FÓRMULAS DE REFERENCIA
Las fórmulas de Excel de referencia son, sin duda, las más complejas de entender y de usar. Sin
embargo, su utilidad es enorme a la hora de trabajar con tablas, datos… en fin, que tienen miles de
aplicaciones. De cada una de estas fórmulas Excel podrás encontrar una buena documentación en
esta página y algunos ejercicios de Excel que te ayuden a mejorar y a entender su uso.
● BUSCARV: buscar un valor numérico o de texto en la primera columna de una tabla y devuelve
un valor de la misma fila de una columna dada.
● COINCIDIR: devuelve la posición de un valor en un rango de celdas cuando encuentra una
coincidencia.
● DESREF: dada una celda que actúa como coordenada inicial y un valor de posición de una
columna y de fila, la fórmula devuelve el valor de la celda indicada. De alguna manera es indicar
una celda y querer obtener el valor de otra celda sabiendo a cuantas columnas y filas de
distancia se encuentra.
● INDICE: dada la posición de una fila y una columna devuelve el valor de una celda dentro de
un rango.
● DIRECCION: devuelve las coordenadas de una celda en formato texto dados el número de fila
y columna en la que se encuentra. Es traducir las coordenadas (2, 7) a la referencia B7.
● INDIRECTO: dada una referencia de una celda tipo texto devuelve el valor de dicha celda.
● TRANSPONER: esta fórmula es de tipo matricial. Traspone una matriz.
● IMPORTARDATOSDINAMICOS: permite obtener un valor de una tabla dinámica.
● COLUMNA: permite obtener el número de una columna de una referencia.
● FILA: permite obtener el número de una fila de una referencia.

FÓRMULAS DE EXCEL DE ESTADÍSTICA


Las fórmulas estadísticas de Excel no son muy utilizadas en general, pero conviene destacar las
siguientes que sí que son muy muy importantes si quieres convertirte en un experto de Excel fórmulas:
● CONTAR: devuelve el número de celdas de un rango con valores numéricos.
● CONTAR.SI: devuelve el número de celdas de un rango que cumplen una condición.
● CONTAR.SI.CONJUNTO: devuelve el número de celdas de un rango que cumplen varias
condiciones dadas por el usuario.
● CONTARA: devuelve el número de celdas de un rango no vacías. Es decir, no distingue entre
valores de texto y valores numéricos.
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FÓRMULAS PRINCIPALES DE EXCEL


Si tuviera que hacer un breve resumen de las fórmulas principales de Excel elegiría las siguientes
cuatro funciones que me parece que son las funciones clave para iniciarse:
● Fórmula SI
● Fórmula CONTAR
● Fórmula SUMA
● Fórmula BUSCARV
Pero si quieres profundizar un poco más en Excel te recomiendo que te aprendas muy bien también
las siguientes funciones:
● Fórmula CONTAR.SI
● Fórmula CONTAR.SI.CONJUNTO
● Fórmula SUMAR.SI
● Fórmula SUMAR.SI.CONJUNTO
● Fórmula COINCIDIR
● Fórmula INDICE
● Fórmula Excel Porcentaje
Aunque esto es muy discutible y cada uno puede pensar qué fórmulas Excel le vendrán mejor en
función de las necesidades del trabajo que tenga.
TRUCOS EXCEL
TRUCOS DE EXCEL: EL SÍMBOLO +
Uno de mis trucos favoritos de fórmulas Excel es empezar las fórmulas de Excel en vez de con el
símbolo = con el símbolo +. Y te preguntarás, ¿por qué? Porque para insertar el símbolo más (+) sólo
tienes que hacer un único click en el teclado y porque el resultado es exactamente el mismo. Si no
quieres dislocarte el dedo meñique introduciendo fórmulas te recomiendo que hagas esto. En seguida
te darás cuenta de que es mucho más fácil, más cómodo y que ahorras un segundo en cada operación.
Esto, al final del día, puede suponerte un montón de tiempo.

TRUCOS DE EXCEL: EL SÍMBOLO &


Este truco de Excel me encanta. Básicamente puedes utilizarlo para unir números o textos que se
encuentran en diferentes celdas. Con este truco de Excel puedes olvidarte de la función
CONCATENAR porque hace prácticamente lo mismo.

TRUCOS DE EXCEL: FÓRMULA SIFECHA


Esta fórmula es muy curiosa. Sin embargo es una función muy, muy útil cuando trabajas con fechas
porque te permite calcular el tiempo transcurrido entre dos fechas

Función SIFECHA

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La ayuda de Excel proporciona algunos ejemplos para calcular la diferencia entre dos fechas, pero hay
otras maneras de obtener el mismo resultado. La función SIFECHA no está documentada pero existe
en Excel 2013 (también en versiones anteriores). Nos permite hacer cálculos entre fechas como
obtener la edad de una persona o la antigüedad de una deuda de una manera fácil e intuitiva.

SINTAXIS DE LA FUNCIÓN SIFECHA EN EXCEL


La sintaxis de la función SIFECHA consta de tres argumentos como puede verse en la siguiente
imagen:

donde tipo puede ser:


● «Y» – años completos
● M» – meses completos
● «D» – días completos
● «YM» – descarta los meses cumplidos entre años seleccionados
● «MD» – descartas los días de meses cumplidos entre las dos fechas seleccionadas
● «YD» – descarta los días cumplidos entre los años de las dos fechas seleccionadas

EJEMPLO 1
Se trata de calcular la edad de una persona que nació el 15 de junio 1986

como «fecha más pequeña» es la fecha de nacimiento, se escribe en primer término. La «fecha mayor»
será la fecha de hoy, función hoy() que ya conocemos (ver más). A «tipo» le damos el valor «Y»
porque queremos calcular la edad en años.

EJEMPLO 2
Vamos a ver, con un sencillo ejemplo, qué obtenemos cuando la función toma cada uno de los «tipos»

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En el archivo de trabajo que adjunto, he añadido dos nuevas columnas, valor1 y valor2, para mostrar
cómo se puede utilizar la función escribiendo diréctamente las fechas.

Tipo de errores
Si cometemos un error al ingresar una fórmula, Excel nos devuelve un texto que informa su tipo:

ERROR #¿NOMBRE?
El tipo de error #¿NOMBRE? se genera cuando una celda hace referencia a una función que no existe.
Por ejemplo, si introducimos la fórmula =FORMATOFINAL() obtendremos este tipo de error porque es
una función inexistente.
Cuando veas desplegado el error #¿NOMBRE? debes asegurarte de que has escrito correctamente
el nombre de la función. Y si estás acostumbrado a utilizar el nombre de las funciones en inglés, pero
te encuentras utilizando una versión de Excel en español, debes utilizar su equivalente en español o
de lo contrario obtendrás este tipo de error.

ERROR #¡REF!
Cuando una celda intenta hacer referencia a otra celda que no puede ser localizada porque tal vez fue
borrada o sobrescrita, entonces obtendremos un error del tipo #¡REF!.
Si obtienes este tipo de error debes revisar que la función no esté haciendo referencia a alguna celda
que fue eliminada. Este tipo de error es muy común cuando eliminamos filas o columnas que contienen
datos que estaban relacionados a una fórmula y al desaparecer se ocasiona que dichas fórmulas
muestren el error #¡REF!

ERROR #¡DIV/0!
Cuando Excel detecta que se ha hecho una división entre cero muestra el error #¡DIV/0! Para resolver
este error copia el denominador de la división a otra celda e investiga lo que está causando que sea
cero.

ERROR #¡VALOR!
El error #¡VALOR! sucede cuando proporcionamos un tipo de dato diferente al que espera una función.
Por ejemplo, si introducimos la siguiente función =SUMA(1, «a») obtendremos el error #¡VALOR!
porque la función SUMA espera argumentos del tipo número pero hemos proporcionado un carácter.
Para resolver este error debes verificar que has proporcionado los argumentos del tipo adecuado tal
como los espera la función ya sean del tipo texto o número. Tal vez tengas que consultar la definición
de la función para asegurarte de que estás utilizando el tipo de datos adecuado.

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ERROR #¡NUM!
El error #¡NUM! es el resultado de una operación en Excel que ha sobrepasado sus límites y por lo
tanto no puede ser desplegado. Por ejemplo, la fórmula =POTENCIA(1000, 1000) resulta en un
número tan grande que Excel muestra el error #¡NUM!

ERROR ######
Este error es frecuente, y sucede por dos razones:
El valor que se introduce o el q se calcula en una celda es mas grande q el ancho de la Columna
Se introduce una Fecha negativa

ERROR #¡NULO!
El error #¡NULO! se genera al especificar incorrectamente un rango en una función. Por ejemplo, si
tratamos de hacer una suma =A1 + B1 B5 Excel mostrará este tipo de error. Observa que en lugar de
especificar el rango B1:B5 he omitido los dos puntos entre ambas celdas.
Este error se corrige revisando que has especificado correctamente los rangos dentro de la fórmula.

ERROR #N/A
Este tipo de error indica que el valor que estamos intentando encontrar no existe. Por esta razón el
error #N/A es muy común cuando utilizamos funciones de búsqueda como BUSCARV o BUSCARH.
Cuando la función BUSCARV no encuentra el valor que estamos buscando, regresa el error de tipo
#N/A

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FUNCIONES BÁSICAS
Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos)
en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la
fórmula.
Los valores reciben el nombre de argumentos, y el orden o estructura es la sintaxis de la función.
Los argumentos pueden ser números, texto, referencias a celdas, valores constantes, fórmulas u otras
funciones.

La sintaxis de una función debe contener los siguientes elementos y en el orden que detallamos:
1. El signo igual (=) o el signo más (+).
2. El nombre de la función.
3. Paréntesis de apertura.
4. Los argumentos separados por punto y coma (;) o coma (,). Esto dependerá de la configuración
regional del sistema operativo.
5. Paréntesis de cierre.
Cualquiera sea la función que utilicemos, esta siempre deberá respetar la siguiente estructura:
=Nombre de la función(argumento1;argumento2)

Son muchas las funciones que hay en Excel y es normal que te asustes de la cantidad de funciones
que hay pero no te preocupes… tú puedes aprenderlas todas pero empecemos por algo más sencillo.
Las funciones básicas de Excel: la función CONTAR, la función SUMA…

FUNCIÓN SUMA
La función SUMA no es la más importante de Excel ni mucho menos pero es tan básica y se usa tanto
que debe colocarse en primer lugar. Para mi es la primera de las 4 funciones básicas de Excel.
Esta función te permite hacer sumas de celdas o de rangos de celdas. En la siguiente imagen vemos
como se usa la función suma para sumar tres celdas diferentes. Para ello, insertaremos la función
SUMA y después iremos seleccionando cada uno de los valores que queremos sumar.

Si lo que queremos es sumar toda una columna de valores podremos hacerlo aún más rápido
seleccionando rápidamente todos los valores con el ratón.

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FUNCIÓN CONTAR
Esta función es muy sencilla y también se usa muchísimo. Esta función nos permitirá contar los valores
numéricos que se encuentran dentro de un rango.
Como puede verse en la siguiente imagen, el rango que hemos seleccionado va desde la celda 5 hasta
la celda 20. Esto son 16 celdas pero la función CONTAR sólo devuelve como resultado 13. Esto es
porque no cuenta ni las celdas vacías ni aquellas que contengan palabras.

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FUNCIÓN PROMEDIO
Esta función es la que nos permite obtener la media de una serie de valores. Al igual que en la función
SUMA, podremos ir seleccionando las celdas una a una o seleccionar un completo rango de celdas.

NOTA: muy importante, la función PROMEDIO devuelve la media aritmética. Si quieres hallar otro tipo
de media o la moda o la media estás de enhorabuena, Excel tiene una función para todas ellas. Ve a
Fórmulas >> Biblioteca de funciones y busca entre las funciones estadísticas.

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FUNCIÓN SI
Esta es una de mis funciones favoritas de Excel. Básicamente yo no sería nada sin esta función tan
básica, tan simple y tan útil. Esta función nos permite poner condiciones en Excel, si si, poner una
condición en Excel del tipo: si la celda A1 es mayor que 5 devuelve el valor «OK» sino, devuelve el
valor «NOK».
Como verás, el límite con esta función es tú imaginación… e incluso podrás usarla para anidar varias
condiciones pero eso ya es un tema un poco más avanzado.

La función SI. En la siguiente imagen podéis ver un ejemplo muy sencillo: si la celda A6 tienen un
número mayor que la celda A7 quiero que escriba la palabra «mayor» y sino, la palabra «menor».
¿Sencillo verdad?

SUMA
La función SUMA es una función básica de Excel, como su nombre indica nos permite sumar
cantidades en una hoja… pero cuando me refiero a cantidades es miles y miles de celdas en un abrir
y cerrar de ojos.

SUMAR.SI
Esta función es la prima-hermana de la función SUMA pero añadiendo una sola condicional que puede
estar en el rango de la suma o puede ser una condición externa al rango que queremos sumar.

SUMAR.SI.CONJUNTO
Muy parecida a la función SUMAR.SI pero esta función es aún más potente. La función
SUMAR.SI.CONJUNTO nos permite hacer una suma condicional con más de una condición.

CONTAR
La función CONTAR es una función que nos permite contar los números de un rango. Esta función
contará todos los números del rango seleccionado sin tener en cuenta espacios vacíos ni cadenas de
texto.

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CONTARA
La función CONTARA es casi la gemela de la función CONTAR. La diferencia entre las dos es que la
función CONTARA cuenta todas las celdas de un rango que no están vacías, incluyendo las cadenas
de texto y los valores de verdadero y faltos.

CONTAR.SI
La función del Excel CONTAR.SI es la combinación de las funciones CONTARA y SUMAR.SI. Esta
función nos permite contar el número de elementos (números y cadenas de texto) de un rango teniendo
en cuenta una condición.

DESREF
La función DESREF es una función bastante compleja en Excel pero su uso nos puede ayudar en
muchas ocasiones. Esta función, yo la asocio al juego de «Hundir la flota» donde dadas unas
coordenadas obtienes una valor.

COINCIDIR
La función COINCIDIR quizás no sea tan usada como las anteriores pero también, si la conoces y
haces Excel avanzado, la deberás usar constantemente. Esta función permite identificar un valor o
cadena de texto dentro de un rango.

INDICE
La función INDICE es similar a la función DESREF. Dado un rango, devolverá la intersección de una
fila y una columna.

BUSCARV
Por último, pero no menos importante sino mucho más, la función BUSCARV. Quizás sea la función
más compleja de entender cuando comenzamos a aprender a utilizar Excel. Esta función permite
encontrar el valor de una cadena de texto en una columna y devolver el valor de otra columna en la
misma fila.

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Funciones Fecha y hora


Las funciones de nos dan la posibilidad de hacer cálculos y manipular este tipo de datos
como lo haríamos con cualquier valor numérico. Para ver el listado completo de funciones de esta
categoría vamos a la y, dentro de la , pulsamos la categoría
. Entre las más utilizadas, podemos destacar las funciones y , que se utilizan para
obtener la fecha actual y la fecha y la hora actuales, respectivamente. Para llegar a esta información
solo debemos ingresar o en una celda. Estas funciones no necesitan argumentos,
dado que toman los datos directamente del sistema. La ventaja de usar estas funciones en vez de
ingresar manualmente estos datos es que tanto la fecha como la hora se actualizarán automáticamente
cada nuevo día que abramos el libro de Excel que las contiene.
También nos resultarán de gran utilidad las funciones , y , que se emplean para extraer
estos valores de una fecha especial cada. Por ejemplo, si en la celda ingresamos 15/02/2012, el
resultado de será , el de será , y
devolverá . En cambio, si necesitamos reconstruir un valor en formato de fecha a partir de tres
datos numéricos, podemos utilizar la función . Por ejemplo, si en las celdas , y
tenemos, respectivamente, los valores , y , en la celda escribimos y
la función devolverá . Es importante tener en cuenta el orden de los elementos dentro del
argumento de esta función, cuya sintaxis es .
Una función muy interesante dentro de esta categoría es , que devuelve la cantidad de días
laborales comprendidos entre dos
fechas, excluyendo automáticamente los sábados y los domingos del período especificado cado. Por
ejemplo, si ingresamos las fechas
y , la función devolverá el número , que corresponde a la cantidad de días laborales (de
lunes a viernes), incluyendo en el cálculo
tanto la fecha inicial como la i nal. La sintaxis de esta función es:
, donde y son dos celdas que contienen un valor en formato
de fecha. Estos elementos del argumento son obligatorios, pero el tercero, , es opcional,
porque se utiliza para especii car fechas que representan feriados y que pueden variar de un país a
otro.

Otra función con un nombre similar a la anterior, pero diferente en su resultado, es , que nos
permite calcular una fecha laborable anterior o posterior a otra fecha tomada como inicial. La sintaxis
de esta función es , donde
es la fecha a partir de la cual iniciaremos el cálculo, es la cantidad de días por calcular
y es un argumento
opcional en el que ingresamos la o las fechas correspondientes a feriados locales. Si omitimos el
argumento , la función
hará el cálculo excluyendo solo los i nes de semana.

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ORDENAR Y FILTRAR UNA TABLA


Excel se usa muchísimo para analizar y ordenar información. Estoy seguro de que si llevas trabajando
un tiempo te habrás enfrentado más de una vez con el uso de tablas larguísimas que contienen
muchísima información. Estoy seguro también de que te hubiera gustado aprender a utilizar esta
información y analizarla de manera rápida. Te queremos enseñar todo lo que necesitas saber para
trabajar con tablas en Excel. Este curso de Excel básico está pensado para que aprendas todo lo que
necesitas para empezar a trabajar con ello así que remángate que vamos a entrar «en el barro» para
que practiques.

FILTRAR UNA TABLA


Imagina que tienes una tabla que quieres filtrar como la de la siguiente imagen:

Si queremos filtrar, por ejemplo, por el tipo de Servicio (es decir, columna B) nos situaremos en las
cabeceras de la tabla y las seleccionaremos. En este caso será en la fila 1. Después seleccionamos
la pestaña Datos y dentro del grupo Ordenar y Filtrar hacemos click en el botón con forma de embudo
como se puede ver en la siguiente imagen en la parte derecha:

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Al hacer esto nos aparecerán unas pequeñas flechas en cada una de las celdas de la tabla como las
siguientes:

Al hacer click sobre una de estas flechas aparecerá un pequeño desplegable como el de la siguiente
imagen en el que podemos seleccionar los datos que queremos que estén visibles. Para ello,
desmarcaremos aquellos que no queremos que aparezcan:

Al darle al botón de Aceptar, la tabla aparecerá completamente filtrada y sólo aparecerán aquellas filas
en cuya columna B ponga Móvil y Móvil + Fijo.

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ORDENAR UNA TABLA


Pero en ocasiones lo que necesitaremos es ordenar nuestra tabla por uno de sus campos. Por ejemplo,
nos puede convenir hacerlo según un valor numérico y podremos ordenar de manera:
Ascendente: primero veremos los números menores al principio.
Descendente: primero veremos los números mayores al principio.
También podremos hacerlo según orden alfabético o al revés, es decir, de la A a la Z o de la Z a la A.
En cualquier caso, para poder ordenar una tabla tenemos dos maneras básicas de hacerlo:
A través de los botones de filtro de la tabla.
A través del cuadro de diálogo «Ordenar».
Si queremos ordenar una tabla de manera rápida pincharemos en las flechas de las cabeceras que
nos permiten hacer los filtros. Como puedes ver en la siguiente imagen, el desplegable que aparece
tiene dos opciones en la parte superior para poder llevar a cabo una ordenación de los valores (en
este caso numéricos):

Aunque como puedes ver en la tercera opción también podremos ordenar según los colores de la tabla
si es que hemos marcado con colores algunas filas de la tabla y queremos que aparezcan primero.

La segunda opción para ordenar una tabla es un poco más compleja pero no mucho más y lo que nos
permite es ordenar siguiendo varias reglas. Para acceder a este tipo de filtro deberemos ir a la pestaña

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Datos y dentro del grupo «Ordenar y Filtrar» hacer click en el botón Ordenar como se puede ver
marcado en la siguiente imagen:

Al hacer click aparecerá una ventana como al siguiente en la que podemos elegir las diferentes
opciones para ordenar nuestra tabla.

Pero como esto no deja de ser un tutorial de Excel básico no queremos profundizar en todo.

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MODIFICAR FORMATO
Modificar el formato en Excel es fundamental. Vas a pasar mucho tiempo en Excel modificando el
formato de las celdas y para ello conviene que domines esta técnica. Cambiar la letra y su tamaño,
modificar su color, mejorar su apariencia.
Hay gente que sabe muchísimo de Excel pero no le da ninguna importancia al formato y esto es un
gran error. Una hoja de Excel sin formato es como un laberinto por el que no tienes ni idea de cómo
guiarte:

DESTACAR UN TEXTO
En ocasiones necesitaremos destacar un texto (por ejemplo si queremos crear un título). Para ello
usaremos las opciones de la pestaña Inicio.

Estas opciones nos permiten modificar:


Negrita y cursiva
Tamaña de fuente
Tipo de fuente
Color de fondo de la celda
Color de la celda
Añadir bordes a la celda
Por ejemplo, si queremos destacar un texto yo suelo hacer lo siguiente:

Como puedes ver en la imagen anterior hemos cambiado el formato de fondo de las celdas adyacentes
a rojo, la letra en blanco, hemos aumentado el tamaño de letra y la hemos puesto en Negrita…. pero
no tiene que ser así, esto es sólo un ejemplo.

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UN EJEMPLO DE FORMATO
Si presentas una tabla como la de la imagen siguiente estoy seguro de que nadie se la va a leer:

Como puedes ver nada destaca, es muy sencilla… da aspecto como de poco interés… pero si le
ponemos un poco de formato la cosa cambia sustancialmente.

Es verdad que la parte de la derecha de la tabla ha quedado muy bien, pero no te preocupes, ya
aprenderás a hacerlo.
Mientras tanto, trata de mejorar la apariencia de tus hojas de Excel y no te conformes. Que seas un
usuario de Excel básico no implica que tengas que presentar las cosas con poco gusto.

FORMATO DE NÚMEROS
En Excel nos pasamos el día utilizando números. Unos son monedas, otros son fechas, otros son
decimales, otros son enteros… es decir, hay una gran variedad de tipos de números.
No es lo mismo poner 25561 que 24/12/1969. La primera no nos dice nada, la segunda expresa
adecuadamente una fecha.
Como esto es un curso de Excel básico no quiero entretenerme mucho en este apartado. Sólo quiero
mostrarte de manera visual como puedes modificar un tipo de número. Para ello ve a la pestaña Inicio
y en el grupo Número haz click en el desplegable. Al hacerlo aparecerá una lista de opciones como la
siguiente:

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Y podrás elegir el formato numérico que más te convenga en cada caso.

INSERTAR UN GRÁFICO
Excel no sería nada si no tuviera los gráficos por eso son tan importantes. Expresar información
numérica de forma gráfica es fundamental… tan importante como comer para todos los seres vivos.
Hay muchos tipos de gráficos en Excel y deberías ir conociéndolos poco a poco.

CÓMO INSERTAR UN GRÁFICO EN EXCEL EN DOS PASOS:


Paso 1: selecciona la tabla de datos que quiere representar de forma gráfico al igual que en la imagen.
No importa mucho, si el gráfico es sencillo, cómo estén organizados los datos puesto que Excel sabrá
cómo ponerlos sin que tú tengas que preocuparte de nada.

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Paso 2: Seleccionar el tipo de gráfico que quieras insertar. Para ello ve a la pestaña «Insertar» y en el
grupo «Gráficos» selecciona mediante los iconos el gráfico que más encaje según los valores que
quieras representar.

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¿QUÉ ES UN GRÁFICO DE EXCEL?


Un gráfico Excel es una representación gráfica de ciertos valores que nos permite hacer una
comprobación comparativa de manera visual. Los gráficos en Excel son una de las herramientas más
potentes que nos ofrece Microsoft para hacer informes, análisis de datos, etc.

OBJETIVO DE UN BUEN GRÁFICO EXCEL


El objetivo a conseguir con los gráficos de Excel será conseguir que la información mostrada se
entienda mejor que los números en sí mismos. Para poder cumplir con este objetivo una gráfica debe
tener las siguientes características:
Explicar visualmente los valores de mejor manera que los valores en sí mismos
Ser autoexplicativo, es decir, un gráfico Excel debe ser simple y no requerir de una explicación por
parte de su autor
Debe indicar las unidades en las que están expresados los valores. No es lo mismo si la gráfica está
en dólares que en miles de dólares que en barriles de petróleo.
Si hay varias series tiene que tener una leyenda para poder entender muy claramente el contenido del
gráfico.
Una gráfica debe ser limpia. No debe estar llena de colores en los ejes, las series, etc… además, si
puedes quitarle todos los elementos de distracción pues mejor que mejor.

TIPOS DE GRÁFICOS EXCEL


Desde los comienzos de Microsoft Excel los gráficos han sido uno de sus puntos fuertes y por eso
mismo los señores de Microsoft no paran de inventar nuevos tipos de gráficos. A continuación te
explicamos cuales son los diferentes tipos de gráficos Excel que puedes crear.

1 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICOS DE COLUMNAS Y BARRAS


Los gráficos de columnas o barras son una representación muy sencilla de una o varias series
numéricas.

Columnas agrupadas

En las dos siguientes imágenes vemos un gráfico Excel de columnas sencillo, en el que sólo tenemos
una única serie de datos que va a de Enero a Julio (categorías). Como puedes ver, el gráfico expresa
muy bien en vertical aquellos meses con mayores valores y permite comparar muy fácilmente con el
resto de los meses.

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Columnas agrupadas con varias series

En el siguiente gráfico hemos añadido una serie más (pongamos la del año anterior) con la
que poder comparar dentro de un mes la evolución año a año. En este caso hemos mantenido
los mismos meses. Es muy importante en estos gráficos de Excel de columnas agrupadas que
no pongas muchas series, de lo contrario conseguirás que el gráfico sea muy difícil de leer.

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Columnas apiladas

Los gráficos con columnas apiladas puede ser una manera muy sencilla de hacer una comparativa
rápida. En este caso comparamos mes a mes la suma de dos series de valores.

Columnas apiladas al 100%

Pero también podemos hacer una gráfica Excel con columnas apiladas al 100% de manera que
veamos, para cada mes, qué serie tiene mayor peso relativo sobre la categoría (mes).

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Gráfico de barras

Este gráfico es igual que el de columnas pero con la pequeña diferencia de que el gráfico se muestra
en horizontal. Hay una cosas que sigo sin entender de este gráfico y es que el último valor de las
categorías aparece en la parte de arriba en vez de al revés… pero gracias a Dios el orden del eje se
puede cambiar mediante un par de clicks así que tampoco es un drama.

Gráfico de barras apiladas

El gráfico de barras apiladas también es muy útil, al igual que el de columnas apiladas. Es
recomendable usarlo cuando el texto de las categorías es largo. Por ejemplo, se usa mucho con las
respuestas a las preguntas de una encuesta. Yo, particularmente, también lo uso mucho cuando quiero
mostrar un ranking donde el primer valor siempre está en la parte superior y el último de los valores
está en la parte inferior de la gráfica.

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Barras apiladas al 100%

Otro gráfico que también resulta muy útil es el de las barras apiladas al 100% que funciona
exactamente que el gráfico de Excel de columnas pero que a mi me parece que explica mejor el mismo
contenido porque puedes ver cuanto a la derecha o a la izquierda se encuentra un valor con un
pequeño truquillo.

El truco para mejor este gráfico es crear una serie intermedia con un color que resalte mucho.

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2 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICO CIRCULAR (O DE QUESITOS)


Los gráficos circulares o también llamados de quesitos son unos gráficos muy usados pues
representan de manera muy sencilla la proporción de una serie de valores respecto del total. Dominar
este tipo de gráficos es fundamental. Nos puede ayudar a representar de manera muy sencilla una
serie de valores muy complejos. Siguiendo el ejemplo de antes tendríamos.

Como puedes ver, automáticamente los valores numéricos se han convertido en porcentajes. Este tipo
de gráfica con porcentajes es muy fácil de entender y, en seguida visualizamos cuál es la parte que
destaca sobre el resto.
También podemos modificar un poco su formato para que se aprecien mejor todas sus características
o destacar un valor.

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Gráfico de anillo en Excel

Una variable que últimamente se está poniendo más de moda para hacer reportes o para valor
indicadores. Un ejemplo podría ser el siguiente:

3 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICOS DE ÁREAS


Unos gráficos muy interesantes y que se usan muy poco como gráficos de Excel. Realmente no es
fácil usar este tipo de gráficos porque su aplicación puede resultar un poco concreta en algunos casos.

Gráfico de áreas

Como puede verse en la siguiente imagen este gráfico de Excel nos permite representar las series
como valores. Por ejemplo, en este ejemplo, podríamos compara las horas dedicadas a una tarea en
el Año 1 frente al Año 2. También lo podemos usar para comparar ingresos o cualquier otra
comparativa.

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Áreas apiladas

Este tipo de gráfico Excel nos permite acumular ciertos valores de manera muy gráfica. Es muy
frecuente usarlo para ver volúmenes que se usan de manera continua. Podría usarse para ver el
volumen de agua acumulado en diferentes pantanos por ejemplo. Como puedes ver, el volumen de
agua acumulado en este caso disminuye en los meses de Junio y Julio.

El gráfico de áreas en excel es uno de los más utilizados, debido a la gran claridad que aporta.

4 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICOS DE LÍNEAS


Líneas

Nos permite identificar tendencias de los valores a lo largo del tiempo. Este gráfico Excel está muy
indicado cuando en las categorías tenemos cualquier referencia de tiempo como días, años, meses,
horas, minutos…

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Líneas con marcadores

Además, podremos añadir los marcadores de los valores con o sin etiqueta de los valores.
Dependiendo del número de series que tengamos convendrá tener los valores aunque si sólo
queremos ver las tendencias y no los valores exactos de cada punto no será conveniente usar las
etiquetas para evitar que el gráfico esté demasiado recargado.

Varias líneas

En muchas ocasiones necesitaremos comparar dos o más series de valores y ver sus tendencias.
Para ello usaremos el gráfico de líneas sin usar los marcadores.

Varias líneas apiladas

Este tipo de gráfico de Excel nos permite acumular los valores de dos series y ver la tendencia
conjunta. La línea superior es la suma de la línea inferior y los valores de la superior. De esta manera
conseguimos ver la progresión de un conjunto de elementos.

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5 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICOS DE DISPERSIÓN


Gráficos de puntos (o dispersión)

Estos gráficos son la representación gráfica de una serie de coordenadas. Por ejemplo, pueden
servirnos para ver la situación de una serie de fábricas. En el eje de las x podemos tener el volumen
de fabricación y en el el eje de las y (vertical) el número de horas de mantenimiento requeridas. Este
tipo de gráfico está especialmente recomendado para comparar un conjunto de datos con dos
características diferentes. Por ejemplo, también podríamos comparar el precio y el margen de un
conjunto de productos…

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Gráficos de burbuja

Este gráfico de Excel es muy similar al anterior con la salvedad de que podemos introducir una tercera
variable que nos permitirá hacer una mejor comparación. Esta tercera variable está representada por
el tamaño del punto como puede verse en la siguiente imagen.

6 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICO COMBINADO


Los gráficos Excel combinados son mis favoritos. En estos gráficos podemos tener dos de los gráficos
anteriormente explicados en un único gráfico. Normalmente se usan para representar variables que
son completamente diferentes. Por ejemplo, podríamos comparar el porcentaje de dedicación a una
tarea frente al resto y el coste de dicha tarea. Como ves, no parecen características similares y por
eso las usamos con gráficos de diferente naturaleza.

Además, si queremos hacer una comparación de valores que no tienen un orden de magnitud similar
podremos usar el eje vertical de la izquierda como eje secundario:

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En la gráfica anterior hemos modificado los datos de la serie «Superficie» para que esté expresada en
porcentaje. Como el Volumen está medido en unas unidades y la superficie en porcentaje parece
indicado modificar el tipo de gráfico para que sea mas fácil de entender al tener dos ejes diferentes.

7 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICO DE ARAÑA


El gráfico de araña en Excel es muy poco usado, yo diría que casi nunca se usa excepto en alguna
rara circunstancia. Por ejemplo, este tipo de gráfico de Excel puede usarse cuando tengamos una
serie de características que queramos comparar.
Siguiendo con el ejemplo de los valores según los meses del año, el gráfico de araña se vería de la
siguiente manera en Excel:

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Como puedes ver, mediante este gráfico somos capaces de comparar visualmente unos valores. Por
ejemplo, suele usarse para valorara diferentes resultados en una encuesta y su comparativa con el
año anterior. Es decir, no sirve para comparar los diferentes meses como vemos en el ejemplo anterior.

8 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICOS ESTADÍSTICOS


Microsoft Excel 2019 ha decidido poner este nombre a dos tipos de gráficos muy particulares usados,
sobretodo, en estadística.

Histograma

El gráfico histograma está muy relacionado con los conjuntos de valores de una única serie de datos
histórica. Por ejemplo, se usa mucho para comparar series pluviométricas (de lluvias) en una región a
lo largo de un año.

Como puedes ver, la separación entre las diferentes categorías de la gráfica no existe. Además, este
tipo de gráfico Excel nos permite agrupar según: ancho del rango o número de rangos para poder
hacer otro tipo de valoraciones como los gráficos de frecuencia.

Gráfico de Pareto

Este diagrama muestra una distribución a modo de Histograma más una línea que son los valores
acumulados de la serie. Como puede verse, la línea acaba en el 100%. Lo importante de esta línea es
mostrar el comportamiento de los valores mientras se va acumulando.

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Estos son los dos tipos de gráficos en excel 2016 más novedosos.

9 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICOS DE CASCADA


Este es un gráfico que cada vez se usa más. Aunque no se suele usar con series de tiempo sino con
elementos que se acumulan o se restan… por ejemplo, en el mundo financiero se usa mucho o en la
consultoría. Este gráfico refleja como diferentes elementos se van acumulando sobre el total y lo van
disminuyendo otros elementos.

Las características tan peculiares de este gráfico en excel hacen que tenga este aspecto tan peculiar.

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10 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICOS DE JERARQUÍA


Este tipo de gráfico de Excel es muy interesante pues te permite mostrar aquellos valores que
sobresalen del resto de una manera muy visual.

EL MAPA DE LOS GRÁFICOS


Estoy seguro de que después de ver más de 10 tipos de gráficos de Excel diferentes te sientes un
poco mareado, pero no te preocupes. Hemos preparado el mapa de los gráficos para que puedas
guiarte en tú aventura con las gráficas para que siempre puedas apoyarte en ello a la hora de hacer
gráficos en Excel. Este mapa te servirá para saber qué tipo de gráfico es mejor en cada situación.
Guárdalo porque es el mapa que te llevará hacia el gran tesoro: acertar con el tipo de gráfico de Excel
que necesitas en cada momento.

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GRÁFICOS EN 3D
Casi todos los tipos de gráficos que hemos visto en esta guía pueden hacerse en 3D, o al menos, dar
aspecto de relieve a las diferentes formas. Te aviso desde ahora, tengo una manía persecutoria contra
los gráficos 3D. No se muy bien de donde viene pero lo que sí que te puedo decir es que no he visto
gráficas más feas que las que son en 3D. Te garantizo que he visto muchos gráficos y todavía no he
visto un informe que tenga gráficos en 3D hechos con Excel que no me hayan hecho tener pesadillas.
Ahora bien, otra cosa son los gráficos con relieve, esos sí que me gustan. Y si los haces bien pueden
tener un efecto muy chulo, muy moderno. Por ejemplo, un gráfico de columnas como el que veíamos
antes puede ser muy sencillo de hacer y, en ocasiones, puede parecer poco trabajado. En la siguiente
imagen vamos a ver un gráfico hecho con relieve. Bueno, una comparación del antes y el después y
estoy seguro de que te gustará lo que vas a ver.

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No es que sean una obra de arte pero estoy seguro de que el gráfico de la derecha te parece mucho
más trabajado. Efectivamente, tiene unos pocos cambios además de poner las columnas con relieve
pero ya te digo que la diferencia entre uno y otro pueden ser 30 segundos, no más.

COMO HACER GRÁFICOS EN EXCEL


Hacer un gráfico en Excel es una tarea muy sencilla. Para ello no necesitas más que una pequeña
tabla con datos como la siguiente:

Una vez seleccionado el rango de la tabla seleccionaremos la pestaña «Insertar» y después iremos al
grupo «Gráficos» donde seleccionaremos uno de los gráficos que nos ofrece Excel y que hemos
explicado anteriormente. Los pasos que debes seguir puedes verlos en esta imagen:

Un vez que seleccionemos el tipo de gráfico este se creará automáticamente en nuestra hoja de Excel.
La gran ventaja de crear estos gráficos en Excel es que se pueden editar muy fácilmente a través de
las opciones del menú y también se puede cambiar el tipo de gráfico de manera muy sencilla.

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FUNCIONES AVANZADAS DE EXCEL

FÓRMULAS AVANZADAS GENERALES


Condicionales

Las fórmulas condicionales son de lo más potente que podemos encontrar en Excel para hacer
cálculos sencillos. Las funciones que nos aparecen más indicadas son:
• CONTAR.SI.CONJUNTO: nos permite contar celdas de un rango que cumplen unos
determinados criterios. Estos criterios los cumplen dichas celdas o cualquier rango de celdas.
• SUMAR.SI.CONJUNTO: idem que la anterior pero en vez de contar los resultados, los suma.
Como es lógico, esta fórmula de Excel sólo se aplica cuando tengamos valores numéricos que
poder sumar.
• PROMEDIO.SI.CONJUNTO: idem que el anterior pero haciendo la media de los valores
numéricos.

Otras

Algunas otras funciones son muy importantes en el día a día con Excel y merece la pena que las
tengas muy claras para aprender Excel avanzado. Estas funciones son:
• SUMAPRODUCTO: esta fórmula devuelve como resultado la multiplicación de uno o varios
rangos de celdas multiplicadas una a una.
• TEXTO: esta fórmula es una de mis favoritas por la versatilidad que aporta. Permite modificar
el formato de un número o fecha de manera muy sencilla. Ideal para cuadros de texto o para
añadir valores numéricos en el título de un gráfico de manera automática.
• FECHA.MES: devuelve una fecha futura o anterior sumando o restando un número de meses
a una fecha seleccionada.
• DIAS.LAB: devuelve el número de días que hay entre dos fechas.
• SUSTITUIR: devuelve una cadena de texto en la que se sustituye uno o varios caracteres.

FÓRMULAS AVANZADAS DE REFERENCIA


Las fórmulas de referencia en Excel son las que normalmente se le atascan más a la gente. Algunas
son un poco más complejas y otras más sencillas. En general, estas fórmulas de Excel son un pilar
básico en cualquier tutorial de Excel avanzado.
• BUSCARV: busca un valor en la primera columna de una tabla y devuelve un valor en la misma
fila de una columna especificada.
• DESREF:
• INDICE:
• COINCIDIR:
• IMPORTARDATOSDINAMICOS

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RASTREAR PRECEDENTES Y DEPENDIENTES


Para manejarse con las fórmulas hemos previsto que en este tutorial de Excel avanzado esté un breve
capítulo sobre rastrear precedentes y dependientes. Para acceder a estas funcionalidades de Excel
avanzado deberás ir a la pestaña Fórmulas >> Grupo Auditoría de Fórmulas como está señalado en
la siguiente imagen:

Rastrear precedentes

Rastrear precedentes es una funcionalidad que permite averiguar todas las celdas que están
vinculadas con una fórmula en Excel. Por ejemplo, en la siguiente imagen, con una fórmula muy
sencilla que hace la suma de A1 y A3 las flechas que se ven son las que van desde las celdas A1 y
A3 hasta la celda seleccionada de la que queremos rastrear los precedentes.

Este es un caso muy sencillo pero esta funcionalidad de Excel avanzado es muy interesante en hojas
que tenemos muchos datos y fórmulas y, por desgracia, no están tan ordenados como deberían… yo
particularmente la uso mucho cuando tengo que entender como está hecha una hoja de Excel que me
haya mandado un compañero.

Rastrear dependientes

Es similar al concepto anterior que acabos de explicar pero al revés. En vez de identificar las celdas
de las que provienen los resultados de una fórmula en este caso sabremos en qué celdas está
influyendo una celda en concreto. En la siguiente imagen vemos que la celda A6 influye sobre la celda
C5 que contiene una fórmula.

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Eliminar flechas

Pero si nos pasamos con el tema rastrear dependientes y precedentes nuestro Excel se convertirá en
una locura innavegable así que convendrá eliminar dichas flechas. Para ello haz click en el botón
«Quitar flechas» o si lo prefieres, selecciona del desplegable las flechas que quieras quitar.

EVALUAR FÓRMULA
Este pequeña funcionalidad es muy poco usada en Excel pero los usuarios de Excel avanzado no le
tienen miedo, sino todo lo contrario, es una herramienta muy apreciada que te permite:
Encontrar errores en fórmulas complejas
Entender los resultados parciales en fórmulas anidadas
Ir viendo los resultados dentro de una fórmula poco a poco
Para usar el «evaluador» de fórmulas en Excel deberemos colocarnos justo encima de la celda que
queremos evaluar y hacer click en el botón «Evaluar fórmula» dentro del grupo «Auditoría de
fórmulas». Una vez hecho click nos aparecerá una ventana como la siguiente:

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Esta herramienta requiere un poco de práctica para poder usarla pero no hay nada en este tutorial
avanzado de Excel que nos queramos guardar así que te lo vamos a contar. Las diferentes
funcionalidades son:
Evaluar: haciendo click sobre este botón verás el resultado de la celda o función subrayadas. Es muy
útil para ir descubriendo los valores que hay en cada una de las referencias.
Paso a paso para entrar: Si una de las celdas referenciadas tiene a su vez una serie de fórmulas este
botón nos permitirá ver las fórmulas que hay en dicha fórmula e ir evaluándolas.
Es ideal para tener controladas tus formulas de Excel más avanzadas.

CREACIÓN DE NOMBRES
Cuando usas un montón de fórmulas (o incluso cuando usas pocas) puede resultar muy conveniente
utilizar los «nombres» de Exce para referirse a un rango. Este rango puede ser de una sóla celda o de
un conjunto de celdas.
Por ejemplo, si multiplicamos una serie de valores por el IVA podemos hacer: =A1*(1,21) o podremos
escribir también =A1*(1 + IVA) donde IVA es un nombre de Excel en el que hemos guardado el valor
de una celda o conjunto de celdas.
Si quieres saber más sobre los «nombres» de Excel te recomiendo que leas el siguiente artículo sobre
el tema:
Crear Nombres (NAMES en inglés)
¿PERO QUÉ ES?
Crear un Nombre es dar un nombre a una celda o a un grupo de celdas (pueden ser filas o columnas
también). Por ejemplo, al rango de celdas A1:A30 podemos llamarlo MisVentas y de esta manera,
siempre tenerlo localizdo o bien buscándolo mediante la funcionalidad «Ir a» (llegaremos a ella a través
de F5 o bien, a través del selector que encontramos a la izquierda de la «Barra de Fórmulas»
En la siguiente imagen podemos ver las dos maneras de hacerlo:

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La ventana «Ir a» (Go To en inglés) aparece en la imagen. Así mismo, el selector está indicando la
celda G11.

¿CÓMO CREO UN NOMBRE?


Para crear un nombre tendré que seleccionar la celda o celdas que contendrá el nombre y haremos
click en:
Fórmulas >> Administrador de Nombres >> Nuevo
En la ventana que aparecerá podremos elegir un nombre para nuestro Nombre, el Ámbito en el que
actuará (una hoja en concreto o el libro entero), podremos añadir los comentarios que nos parezcan
oportunos y la celda o celdas a las que hace referencia.

EJEMPLOS DE CREAR NOMBRES EN EXCEL

=SUMA(MisVentas)
=BUSCARV(A1;TablaConfiguracion;2;FALSO)
=DIA(FechaHoy)

OPCIONES DE CÁLCULO DE EXCEL

Hemos considerado que en este curso de Excel avanzado online no debía faltar una breve explicación
sobre las opciones de cálculo de Excel. En Microsoft Excel podemos modificar cuando hacemos ciertos
cálculos. Las opciones de cálculo son:
• Automático: todos los cálculos de las hojas de Excel (fórmulas, tablas de datos, formato
condicional…) se realizarán siempre que se modifique una celda de Excel. Esto no aplicará
para las tablas dinámicas que a no ser que se modifiquen o se refresquen de manera manual
no se actualizarán.
• Automático excepto para tablas de datos: lo anteriormente dicho excepto para tablas de
datos. Las tablas de datos son un método avanzado de análisis de hipótesis que explicamos en
el punto 4 de este curso de Excel avanzado.
• Manual: todos las fórmulas, tablas, y otros elementos que deban calcularse sólo se calcularán
cuando manualmente se haga click en esta opción.
La modificación del método de cálculo puede ser especialmente útil en las siguientes circunstancias:

• Cuando exista un gran número de fórmulas normales pero complejas o varias fórmulas
matriciales que requieran de un periodo de cálculo amplio (con más de 1 décima de segundo
cualquier usuario de Excel se desesperará).
• Cuando existan grandes tablas de datos que ralenticen el cálculo del resto de la hoja de cálculo.
• Y en general, cuando exista una circunstancia que haga razonable cambiar el método de cálculo
de manual a automático.
Para acceder a las opciones del método de cálculo iremos a la pestaña Fórmulas >> Opciones del
cálculo (normalmente se encuentra a a la derecha de la pestaña en la esquina superior derecha).

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GRÁFICOS AVANZADOS DE EXCEL


NO HAGAS CHAPUZAS EN TUS GRÁFICOS

La diferencia entre hacer un buen gráfico y un mal gráfico lo es TODO. Puede suponer que la cara de la persona
que lo mire sea esta:
Y desde luego estoy seguro de que no es lo que quieres conseguir. La diferencia entre hacer un gráfico mediocre
y un gráfico interesante que llame la atención es cuestión de unos pocos minutos y algo de práctica.
Algunas cosas que debes tener en cuenta para hacer un buen gráfico en Excel son:
• No hagas un gráfico que no estuvieras dispuesto a enseñarle a tú jefe.
• No hagas un gráfico con mil colores. Es mejor ser sobrio en casi todos los aspectos de tú vida, y en un
gráfico también.
• No dejes que el título del gráfico haya que descifrarlo. Pon un título que describa el gráfico. Y si tienes
que poner un subtítulo ponlo también.
• No hagas un gráfico que tengas que explicar. Pon unidades, nombre a los ejes y nombre a las series de
datos.
• Quita las línea de cuadrícula del fondo. En la mayoría de los casos no sirven para nada más que para
hacer que tú gráfico sea muy cutre.
Una imagen de un gráfico antes y después de darle una manita de «chapa y pintura» puede hacerte reflexionar
pero antes quiero mostrarte lo que no son buenos gráficos. A veces poner en contexto a la gente es una buena
manera de ayudarles a darse cuenta de que lo que están haciendo hasta ahora no es lo mejor que pueden
hacer.

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En la siguiente imagen he preparado dos gráficos. Primero he preparado el gráfico como a mi


me gusta y después he usado un gráfico predefinido de Microsoft Excel. ¿A qué no sabes cuál
es el que es el predefinido por Excel? ¿El negro o el blanco? Si quieres, puedes contestar en
los comentarios 🙂

GRÁFICOS INTERACTIVOS DE EXCEL

Una de las cosas que más me gustan de Excel es poder hacer que un gráfico pueda cambiar con un
selector. Es decir, elegir qué todas se enseñan… pero no sólo con un selector sino con una barra de
«scroll» como la de las hojas de Excel o los navegadores de Internet. Interesante verdad… para ello
hay que tener un montón de conceptos en la cabeza y es un apartado que puede resultar bastante
complejo. Este apartado de Excel avanzado daría para un montón de discusiones así que te animo a
que le eches un vistazo a este par de artículos que creo que te pueden interesar un montón:

GRAFICO DINÁMICO

Para crear un gráfico dinámico deberemos crear un rango dinámico por cada una de las series de
datos que tengamos y otro rango dinámico para los valores del eje de las x.
Para crear un rango dinámico usaremos la utilidad de excel de nombres y la función DESREF.
Suponiendo que en la columna A tenemos las fechas de los valores bursátiles que usaremos en el eje
X y en la columna B los valores bursátiles crearemos dos «nombres» para cada uno. Al del eje x le
llamaremos le llamaremos días y a la serie de la cotización la llamaremos valores.

NOMBRE EN EL EJE X

Como decíamos, vamos a crear un nombre que contenga los días en función del número de días que
le indiquemos en una celda aparte, en nuestro ejemplo la celda es F2.
Para crear un nombre vamos a Fórmulas >> Administrador de nombres >> Nuevo
Ponemos un nombre que nos convenza, en nuestro caso hemos usado «Dias» y después introducimos
nuestra fórmula en «Se refiere a» como en la siguiente imagen:

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La fórmula que hemos añadido es la siguiente:


=DESREF('Rango dinámico'!$A$1 ; 1 ; 0 ; 'Rango dinámico'!$F$2)
Que traducido a un idioma un poco más comprensible significa:
=DESREF( donde apunto inicialmente ; lo bajo una fila; lo muevo 0 columnas ; y le doy un valor para el
número total de filas)
Podemos hacerlo de otras maneras pero de esta manera usamos casi todos los argumentos y así es
más didáctico.

SERIE DE VALORES BURSÁTILES

De manera prácticamente igual a como hemos creado el nombre anterior crearemos un nombre para
la serie de los valores bursátiles. A este nombre lo llamaremos Valores y tendrá la siguiente fórmula:
=OFFSET('Rango dinámico'!$B$1;1;0;'Rango dinámico'!$F$2)
que es prácticamente lo mismo que en el caso anterior pero sólo varía el argumento que hemos
puesto como «donde apunto inicialmente», es decir, la cabecera. En la siguiente imagen
podemos ver como queda:

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PONER RANGOS DINÁMICOS EN LA SERIES DE UN GRÁFICO DINÁMICO

Por último, y una vez que hemos creado nuestros dos nombres con la fórmula DESREF para
convertirlos en rangos dinámico, crearemos nuestro gráfico dinámico. Para ello creamos un gráfico
vacío del tipo que queramos. En nuestro ejemplo, hemos usado un gráfico de líneas.
Una vez en nuestro gráfico hacemos click con el botón derecho sobre el gráfico y seleccionamos la
opción de «Seleccionar datos». Esto nos llevará a un menú donde podremos elegir agregar una serie.
Al darle a agregar volverá a saltar un menú y veremos un pantalla como la siguiente:

Donde pondremos un nombre a nuestra serie y luego, aquí llega lo que no es tan evidente, el nombre
de la serie precedido del nombre de la hoja donde se encuentra el rango. No es que esto sea ingeniería
nuclear pero es donde la mayoría de la gente suele perderse por dos motivos… uno, no saben que
hay que poner el nombre de la hoja y dos, la sintaxis no es tan sencilla. Para poner correctamente el
valor de la serie con un nombre creado con la función DESREF habremos de escribir lo siguiente :

='nombre hoja'!Nombre_rango
Fijaros que el nombre de la hoja va entre comillas simples y luego va un símbolo de admiración final
«!» seguido de el nombre del rango… ahí está el problema, hay varios detalles difíciles de ver.
Finalmente nuestro resultado es un gráfico que varía en función del número de una celda:

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En los gráficos anteriores, lo único que hemos hecho ha sido cambiar el número de días de
120 a 60 y ya hemos obtenido nuestro nuevo gráfico perfectamente «cuadrado».

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Gráfico interactivo con Excel


Crear un gráfico interactivo con Excel 2013 es bastante sencillo y produce grandes beneficios. En el
ejemplo siguiente vamos a describir las técnicas básicas que te servirán para crear gráficos mucho
más complejos a poco que le echemos algo de imaginación. No es magia ni brujería, se trata de utilizar
las herramientas que Excel contiene.

CONTROLES DE FORMULARIO
Para dotar de interactividad a nuestro gráfico vamos a utilizar los controles de formulario que
Excel nos ofrece en la pestaña de la cinta de opciones Desarrollador como puede verse en la siguiente
imagen:

Para insertar uno de los controles debemos ir a:


grupo Controles – Insertar
y aparecerá el siguiente recuadro de opciones con multitud de controles como vemos en la
imagen:

El control que mejor nos sirve para nuestra tarea es la casilla de verificación porque los
botones de opciones sólo nos brindan la posibilidad de tener una columna de datos
seleccionada.

LA TABLA DE DATOS DEL GRÁFICO


Nuestra tabla es la siguiente.

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Los datos están en las columnas A y B. Además tenemos otras dos columnas que serán los rangos
que finalmente utilicemos para el gráfico.
1. Creamos el gráfico. El tipo que mejor nos encaja con los datos que queremos utilizar es el
de líneas pero vamos a utilizar un gráfico de barras con fines didácticos. Los datos que
hemos usado son los que en la imagen de la tabla aparecen en el recuadro cuyo
nombre es GRÁFICO, es decir, el rango D3:E14, que aparentemente está vacío y que
más adelante rellenaremos con fórmulas condicionales.

AÑADIENDO INTERACTIVIDAD CON CONTROLES DE FORMULARIO

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2. Ahora incluimos la casilla para la serie Inferior, cambiamos el nombre por defecto a
Inferior y con el botón derecho accedemos a sus propiedades (Formato de control). En la
siguiente imagen vemos las propiedades de la casilla de verificación.

En la pestaña Control vamos al cuadro Vincular con la celda y seleccionamos la celda H2.
3. Añadimos de la misma manera la casilla para la serie Superior y ahora, en
Vincular con la celda, seleccionamos la celda H3. Ahora tendremos algo como
esto:

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Si seleccionas la casilla Inferior, en la celda H2 aparece Verdadero, si seleccionas la casilla


Superior aparecerá Verdadero en la celda H3. Ah, vale ¿y eso para qué nos sirve? Ahora
podemos construir nuestra las fórmulas que nos permitirán añadir o quitar los datos en
el gráfico:
La fórmula es:
=SI(H$3=VERDADERO;B3;””)
siendo B3·el valor de la celda B3… y así en cada una de las celdas del rango del gráfico. Quizás te
convenga echarle un vistazo a la función SI antes de seguir.
Y este es el aspecto que tendrá nuestra hoja, el gráfico, la fórmula de las celdas de datos, etc. Todo
muy limpio y muy claro:

Como puede verse en la imagen anterior, al marcarse sólo la casilla de verificación INFERIOR en la
tabla aparecerán los datos asociados al rango inferior.

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AÑADIENDO UN TÍTULO DINÁMICO A NUESTRO GRÁFICO


Nos queda incluir una fórmula en la celda H4 que indique la(s) serie(s) de datos que se están pintando
en el gráfico y conectarla a la caja de texto del Título del gráfico.
Nuestra fórmula será una SI anidada con una condición Y porque estaremos mirando los valores de
H2 y H3 continuamente.
=SI(Y(H2=VERDADERO;H3=VERDADERO);»gráfico de datos «&D2&»
«&E2;SI(Y(H2=VERDADERO;H3=FALSO);»gráfico de datos
«&D2;SI(Y(H2=FALSO;H3=VERDADERO);»gráfico de datos
«&E2;SI(Y(H2=FALSO;H3=FALSO);»ningún dato a dibujar»;»»))))
Por último, para conectar el cuadro de texto del título del gráfico con la fórmula escrita en la celda H4
lo que deberemos hacer es seleccionar el cuadro de texto y escribir en la barra de fórmulas =H4,

Atención, no vale escribir +H4, aquí esto no funciona, el signo = es básico


Si los has leído (aunque sea por encima) te habrás quedado con ganas de más, seguramente
de mucho más así que te animo a que le eches un vistazo a la sección de gráficos y veas todos
los que te interesan.

GRÁFICOS CON VARIOS EJES O GRÁFICOS COMBINADOS

Cuando uno aprende a hacer este tipo de gráficos se convierte en una auténtica máquina de Excel.
Dominar los gráficos con dos ejes verticales es una tarea que antes o después tendrás que
aprender a hacer en este curso Excel avanzado gratis si quieres convertirte en un verdadero experto
de Excel.
Imagina que tienes dos series de datos diferentes. Una que es sobre los litros de cerveza que se bebe
en un país y otra que es el % de cerveza que se consume respecto a otras bebidas alcohólicas. El
resultado, si lo ponemos en una gráfica con un mismo eje sería el siguiente:

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Como puedes ver, en el gráfico anterior, la barra de % de cerveza vs. otros no se ve en el gráfico. En
cambio, si ponemos dicha serie en otro eje (seleccionamos una serie, hacemos click con el botón
derecho y seleccionamos «Cambiar tipo de gráficos de series…») aparecerá la siguiente ventana:

Donde en la esquina inferir derecha veremos un recuadro donde podemos señalar qué series
queremos que se vayan al eje secundario. Si elegimos la serie naranja de % cerveza vs. otros y
aplicamos un poco de formato para mejorar la apariencia del gráfico el resultado será mucho más
legible e interesante.

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CREAR PLANTILLAS PARA GRÁFICOS

Pero además, si siempre haces los mismos gráficos y retoques, no hace falta que estés todo el día
haciéndolos. Excel te da la posibilidad de que guardes un modelo de gráfico que hayas
modificado tú como plantilla para que después puedas reutilizarlo siempre que quieras, en el mismo
libro en el que estás trabajando o posteriormente en otro libro. Personalmente yo suelo crear un
montón de plantillas. Después me vienen muy bien como punto de partida para no tener que modificar
todo el gráfico.
Para crear una plantilla de un gráfico en Excel a partir de un gráfico ya creado deberemos hacer click
con el botón derecho sobre el gráfico y seleccionar la opción de «Guardar como plantilla».

Una vez hecho esto se abrirá una ventana para elegir el nombre del gráfico y guardarlo.
Si queremos reutilizar dicha plantilla crearemos un gráfico cualquiera y después, modificaremos el tipo
de gráfico. De todos los tipos de gráficos seleccionaremos la carpeta que pone «Plantillas» y
seleccionaremos el gráfico que hayamos guardado previamente.
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EXCEL AVANZADO – FUNCIONALIDADES SÚPER


ÚTILES
Una de las clases más importantes en un curso excel avanzado son las funcionalidades que puedes
descubrir. Quizás ya supieras que existen pero nunca te habías atrevido a tocarlas. En este tutorial de
Excel avanzado queremos que aprendas todo lo que puedas para sacarle el máximo partido a Excel.
Ya se que son muchas cosas las que estamos explicando en este mega tutorial de Excel avanzado
pero no te preocupes, no tienes porque aprender a usarlas todas hoy. Simplemente saber que existen.

ELIMINAR DUPLICADOS

Hace tiempo grabamos un vídeo que explica perfectamente esta funcionalidad… te


recomiendo que le eches un vistazo. Apenas dura un minuto y creo que es una muy buena
manera de aprender también a usar Excel.

FILTROS AVANZADO DE EXCEL

Lo más probable es que a estas alturas del mundo de Excel ya sepas moverte con total soltura con los
filtros de datos. Probablemente hayas pasado muchas horas filtrando datos pero hay un tipo de filtro
que según nuestro parecer no puede dejar de mencionarse en un curso avanzado de Excel.
Inicialmente los filtros avanzados pueden resultar algo complejos pero lee con atención y verás como
no es para tanto.

¿Dónde está el filtro avanzado?

El filtro avanzado se encuentra en la pestaña Datos dentro del grupo Ordenar y Filtrar como puedes
ver en la siguiente imagen:

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¿Qué necesito para hacer un filtro avanzado?

Para hacer un filtro avanzado en Excel necesitas tener una tabla con datos y un rango en el
que tengas las mismas cabeceras que en la tabla inicial y los criterios por los que quieres filtrar
en la tabla.

Puedes organizarlo como te enseñamos a continuación:

Como puedes ver en la imagen anterior, tenemos una tabla a la izquierda y a la derecha las
cabeceras con el filtro preparado para filtrar por la clase «A».

¿Cuál es el resultado del filtro avanzado?

El resultado de un filtro avanzado es un filtro pero que puede tener las siguientes
características:

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● Se puede filtrar con más de un filtro a la vez. Por ejemplo, podríamos poner Clase
A y Edad 11.
● Las celdas de los criterios pueden ir referenciadas a fórmulas de Excel, de ahí su
potencia.
● El filtro que se realice se puede hacer sobre la tabla original o en otro sitio. Este
otro sitio puede ser en la misma hoja en la que está la tabla de datos original o en
otra tabla nueva.

VALIDACIÓN DE DATOS

¿Nunca te has preguntado cómo se hace una lista desplegable en Excel? ¿O cómo se bloquea
una lista para que sólo puedas meter un rango de números en concreto? Pues bien, todo esto
y mucho más se hace con la validación de datos.

Esta funcionalidad se encuentre en la cinta de opciones en la pestaña de Datos en el grupo


«Herramientas de datos». Lo que se puede hacer con esta funcionalidad avanzada de Excel
es una auténtica pasada y daría para hablar y mucho.

¿Qué se puede hacer con validación de datos?

Las opciones son casi infinitas en cuanto a limitar valores en celdas, el límite es la
imaginación pero hay una serie de opciones que vienen predeterminadas:

● Crear una lista de valores desplegable a partir de un rango de celdas o incluyendo


los valores manualmente.
● Permitir sólo números enteros.
● Permitir sólo números decimales
● Permitir fechas
● Permitir hora
● Permitir una cadena de texto con una longitud máxima
● Otros

Como puedes ver, una validación de datos es muy útil en formularios para evitar que el usuario
meta datos en las celdas sin tener cuidado con el formato.

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Formatos condicionales
Un formato condicional nos permite resaltar de manera automática los datos de que disponemos en
una planilla cuando se cumplen ciertas condiciones. Podemos destacar los bordes, el color de la letra
o el fondo de una celda. Esta herramienta se encuentra en el grupo Estilos, de la ficha de Inicio, y
presenta un menú con diferentes opciones, que ofrecen varias posibilidades de análisis. Todas las
reglas tienen predeterminado un color de letra, un relleno o un borde de la celda, pero también tenemos
la posibilidad de elegir un formato personalizado.

Las dos primeras opciones que encontramos son Resaltar reglas de celda y Reglas superiores e
inferiores, que agrupan varias reglas por las cuales podemos destacar una celda. Dentro del primer
grupo están las reglas que nos permiten destacar si nuestros datos son mayores, iguales o menores
que otro, si están entre dos valores, si se encuentran repetidos, si un texto contiene determinados
caracteres y, también, resaltar fechas (ayer, hace una semana, etcétera). Por ejemplo, cuando
necesitamos saber si en una lista de datos existen celdas duplicadas, podemos recurrir a Duplicar
valores, con lo cual, automáticamente, se resaltarán todas las celdas que contengan valores repetidos.

Dentro de Reglas superiores e inferiores se incluyen las opciones que nos permiten dar formato a los
10 valores superiores o inferiores de un conjunto de datos. Por ejemplo, si dentro de una lista con las
notas de alumnos quisiéramos saber cuáles son las 10 más altas, podríamos utilizar la regla 10
superiores. También tenemos dos opciones para destacar los datos que están por encima o por debajo
del promedio de un conjunto de valores.
Antes de aplicar un formato condicional, es preciso seleccionar las celdas o el rango de celdas con el
que vamos a trabajar y, luego, elegir la regla. Las opciones Barra de datos, Escalas de color y Conjunto
de iconos actúan de manera similar, aunque no bajo una regla específica, sino que resaltan todas las
celdas según el dato que éstas posean. Estas tres opciones no tienen ningún efecto sobre las celdas
que no tengan valores numéricos.

Al final del menú, hay tres opciones más: Nueva regla, con la cual podemos crear nuestra propia regla;
Borrar reglas, para quitar las reglas de una celda; y Administrar reglas, que permite editar tanto la
condición como el formato que hayamos elegido previamente.

Reglas de celdas
Después de haber aprendido qué son los formatos condicionales, nos dedicaremos a analizar las
condiciones normales. Este grupo de reglasse denomina de esa manera por ser aquellas que se
utilizan con mayor frecuencia o son más comunes. Estas condiciones se aplican dentro de cada una
de las celdas seleccionadas. A partir de esto, las que cumplan con la condición tomarán el formato
que hayamos elegido.
Dentro del menú Formato condicional la primera opción es Resaltar reglas de celdas, compuesta por
siete reglas. Esta herramienta cambiará el formato de las celdas que cumplen con la condición
establecida, que dependerá de la información que necesitemos obtener. Siempre, dentro de este grupo
de reglas, se trabajará por comparación. Esto quiere decir que precisamos establecer una celda o un
valor de referencia para contrastar cada una de las celdas a las que se aplicará el formato condicional.

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Las reglas en detalle.


• Es mayor que...: resalta todas las celdas mayores que el número elegido en la condición.
• Es menor que...: marca todas las celdas menores que la condición.

CÁLCULOS Y FORMATOS CONDICIONALES

• Entre...: aquí debemos elegir dos valores, ya que esta regla destaca los valores que se encuentran
en un determinado rango.
• Es igual...: aplica formato a todas las celdas que coincidan con el valor de la condición.
• Texto que contiene...: destaca las celdas que contengan una determinada letra, número o texto como
condición.
• Una fecha...: dentro de una lista de fechas, permite resaltar un período de tiempo pasado, presente
o futuro con respecto a una fecha establecida por nosotros. Por ejemplo: hoy, la semana pasada, el
mes siguiente.
• Duplicar valores...: aplica formato en los valores que estén repetidos.

Reglas superiores e inferiores


Continuando con las herramientas de Formato condicional, el segundo grupo que encontramos son
las Reglas superiores e inferiores.
En él, Excel realiza la comparación sobre la base del conjunto de datos donde aplicamos el formato
condicional.
En la regla anterior se tomaba un valor de referencia para comparar los datos, pero en este caso se
utilizan los valores del mismo rango donde se aplicará el formato.

Este grupo está integrado por seis opciones, cada una de las cuales resaltará una determinada
cantidad de celdas dentro de un rango que cumplan con una condición. Analicemos cada regla.

10 superiores...: resalta los diez valores más altos del rango donde aplicamos el formato condicional.
Cuando pulsamos esta opción, aparece un cuadro de diálogo que da la posibilidad de editar esa
cantidad. Según la cantidad total de datos que tengamos, podemos elegir el número de elementos con
mayor valor que queramos destacar.
• 10 inferiores...: con esta regla, realizamos una tarea similar, pero en este caso, trabajamos con las
celdas que contengan los datos de menor valor. También podemos editar la cantidad de datos que
queremos resaltar.
• 10% de valores superiores...: con esta opción no indicamos un número específico de celdas, sino
que resaltamos el 10% del total de las celdas que tienen un valor superior. Es decir que, si
seleccionamos
10 celdas y utilizamos esta regla, se resaltará una celda, que corresponde a ese 10%. Al igual que con
las reglas anteriores, el porcentaje de celdas que necesitamos resaltar puede modificarse.
Lo mismo sucede con la regla 10% inferiores..., pero aplicada al porcentaje de valores inferiores.
• Por encima del promedio...: antes de realizar el cambio del formato, calcula el promedio del rango de
celdas que hayamos seleccionado
y, luego, resalta todas las celdas que se encuentren por encima.
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• Por debajo del promedio...: también efectúa el cálculo del promedio, pero destaca las celdas que
estén por debajo de él.

EXCEL AVANZADO – GESTIÓN Y ANÁLISIS DE DATOS


Esta es, sin duda, una de mis clases favoritas de Excel. Es con la que más suelo disfrutar pues todos
los alumnos de un curso avanzado de Excel, al terminar esta clase, suelen tener una cara parecida a
la siguiente:

Y espero que tú también acabes así… «flipando».

TABLAS DINÁMICAS

De las tablas dinámicas se ha hablado mucho, muchísimo, pero muy poca gente se mueve con la
soltura que debería para ser un experto en el tema.
Las tablas dinámicas son la manera más rápida de organizar información sin tener que usar ni una
sola función, simplemente organizando los datos de una tabla de manera súper visual.
Para hacer una tabla dinámica partiremos de una tabla con datos como la que teníamos en el apartado
de filtrar datos, la seleccionaremos e iremos a la Pestaña Insertar. A la izquierda del todo encontremos
un botón que pone «Tabla dinámica». Haciendo click en este botón podremos insertar una tabla
dinámica de manera rápida y sencilla en Excel.
Al hacerlo aparecerá un menú como el siguiente:

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Y mediante el sistema de «arrastrar y soltar» podremos ir organizando nuestra tabla dinámica.


Nosotros, por ejemplo, hemos hecho lo siguiente:

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Donde como puedes ver, en el apartado FILAS hemos puesto la Clase y el Nombre (cabeceras de
nuestra tabla) para que nos lo ordene de esta manera. El resultado de esta tabla dinámica es:

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Una manera muy rápida de ordenar por clases y después según los nombres. Aunque también lo
podríamos haber hecho según las edades. Y como verás este cambio se tarda en hacer menos de 15
segundos.

Y rápidamente podemos ver, según las edades de una serie de personas, en qué clase se encuentran
así como saber cuántos hay de cada uno de los tipos y subtipos.
En fin, que las tablas dinámicas, una vez que aprendas a usarlas son de lo mejorcito que se ha
inventado hasta ahora en el mundo del análisis de datos.

GRÁFICOS DINÁMICOS

Otra de las grandes aportaciones de las tablas es poder hacer gráficos dinámicos. ¿Qué es
esto? Es muy sencillo, es un gráfico que está ligado a los datos de una tabla dinámica y que
nos permite ver de forma gráfica y muy rápidamente, un conjunto de datos. El único problema
de los gráficos dinámicos es además su virtud y es que se modifican en cuanto se modifica la
tabla dinámica.
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La parte buena de este tipo de gráfico es que puedes usar las diferentes opciones que incluye
para filtrar el propio gráfico. Esto influirá en la tabla dinámica pero, si no te importa, es una muy
buena opción para trabajar con datos. En la siguiente imagen puede ver un gráfico dinámico
con sus diferentes elementos. La parte importante se encuentra en la zona inferior del gráfico
donde encontraremos los filtros de la tabla dinámica y podremos ampliar o disminuir la
información mostrada.

OBTENER DATOS EXTERNOS

En este tutorial avanzado de Excel creemos que es fundamental comentar el tema de la


obtención de datos de fuentes externas a Excel para poder trabajar con ellos. Las típicas
fuentes para poder trabajar con ellos son:

● Desde Accesss
● Desde un web
● Desde un archivo de texto
● Desde otras fuentes: …

Además, si trabajas con datos de muchas otras fuentes puedes hacer extracciones de datos
mediante las consultas. Pero esto consideramos que está fuera de un curso de Excel avanzado
online gratis normal pues es muy específico y requeriría de mucho tiempo para poder explicarlo
en condiciones.

Lo bueno de poder obtener datos de una fuente externa es que no necesitas trabajar
exclusivamente en dicha fuente externa (digamos en Access) sino que puedes seleccionar una

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o varias partes de los datos y trabajar con ellos en Excel para hacer un reporte, un análisis de
datos o cualquiera de las cosas que hemos visto en las clases anteriores.

Otra de las ventajas que tiene es que pueden actualizarse los datos de manera automática al
abrirse el libro de Excel o, teniéndolo abierto, refrescarse dado un número de segundos que
especifiquemos. Por ejemplo, una aplicación que yo mismo me he hecho y que me resulta muy
útil es la de tener un enlace a una página web con las cotizaciones del Ibex 35 de la bolsa
española para poder controlar las acciones que tengo. Al menos, una vez al día lo abro y lo
refresco… de esta forma me da un reporte personalizado de mis acciones, de las acciones a
las que sigo y de cuáles están despuntando en el mercado de valores.

ANÁLISIS DE HIPÓTESIS

Las herramientas de análisis y previsión son una de las funcionalidades que menos uso tienen
en Excel pero para las personas que se pasan el día haciendo modelización de datos son
fundamentales una vez que las conocen y trabajan con soltura con las mismas. En este curso
de Excel avanzado no pretendemos explicar todas con detalle pero sí que queremos explicaros
su principal funcionamiento.

Para acceder a estas funcionalidades ve a la pestaña Datos al grupo Previsión como puedes
ver en la siguiente imagen:

Previsión

Dada una serie de datos y una línea temporal, esta funcionalidad te permite hacer una
predicción sobre la tendencia que seguirán los datos. Por ejemplo, podríamos obtener un
gráfico como el siguiente:

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y también podemos cambiar a gráfico de columnas

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Una vez que le demos al botón crear y hayamos modificado las diferentes opciones con las
que nos prové Microsoft Excel se generará una hoja de Excel con un gráfico y todos los datos
de la serie que hayamos creado como puede verse en la siguiente imagen:

Esto nos permitirá jugar con los datos y de esta manera podremos tomar nuestras propias
asunciones con las previsiones.

Administrador de Escenarios

El administrador de escenarios es una herramienta muy potente cuando tenemos que tomar diferentes
hipótesis y tenemos diferentes escenarios para estas hipótesis. Supongamos que estamos montando
un negocio y queremos tener tres escenarios diferentes con las mismas hipótesis con valores distintos.
Para ello usaremos el administrador de Escenarios donde crearemos cada uno de nuestros escenarios
y daremos valores a las diferentes hipótesis (que estarán referenciadas a diferentes celdas).
Por ejemplo, podemos tener:
• Escenario Negativo
• Escenario Normal
• Escenario Positivo
Y las hipótesis podrían ser:

• Crecimiento esperado
• Precio del producto
• Número de ventas en el primer mes de lanzamiento

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Como puedes ver, la combinación de las diferentes hipótesis puede dar muy diferentes resultados en
función de los valores y para ello creamos los escenarios como se puede ver en la siguiente imagen:

Utilizando el botón «Resumen» podremos ver una tabla en la que se resumen los diferentes
resultados según cada uno de los valores de las hipótesis que se han utilizado en los
escenarios.

Buscar objetivo

Esta funcionalidad es poco usada pero muy útil para no tener que hacer tanteos manuales. Nos sirve
para identificar automáticamente un valor complejo sin tener que hacer aproximaciones. Por ejemplo,
si queremos alcanzar un volumen determinado de ingresos un año en nuestro negocio pero no
sabemos cuántas horas deberemos dedicar entonces usaremos la herramienta buscar objetivo.
Por ejemplo, si queremos alcanzar un volumen de ingresos de 100.000 € al año y conocemos el precio
que queremos poner a cada hora lo único que nos faltaría por saber es el número de horas que
tendremos que trabajar. Para ello podremos utilizar dicha herramienta que nos hará el cálculo
automáticamente.
Tabla de datos
Las tablas de datos, son quizás, el elemento más complejo de Excel. Es similar al uso de los escenarios
pero se calculan en una tabla de Excel y su cálculo es constante. Lo bueno de las tablas de datos es
que puedes tener una o varias variables que modifican un resultado final y Excel constantemente
actualiza los diferentes resultados de dicha fórmula para el conjunto de variables definidas.
Si quieres aprender más sobre el uso de Tablas de datos te recomiendo que le eches un vistazo a este
vídeo que es muy fácil de seguir aunque un poco largo. En el minuto 9 empieza a explicar cosas muy
interesantes sobre tablas de datos.
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MACROS DE EXCEL
Esta clase de Excel en el curso de Excel avanzado es opcional. Esto es muy importante que lo sepas.
Puedes hacer infinidad de cosas en Excel sin tocar las macros pero, si te interesa aprender un poco,
sigue leyendo porque esto te dará un valor diferencial en tú conocimiento de Excel además de
ahorrarte miles de horas de trabajo en el futuro si aprendes a programar tus propias macros en Excel.

GRABAR UNA MACRO

Todos los que hemos aprendido a programar macros en VBA siempre hemos empezado por el mismo
paso: grabar una macro. Después de grabarla la hemos asociado a un botón y ahí la hemos dejado.
Este paso inicial es el comienzo de un gran mundo.

¿Qué es grabar una macro?

Grabar una macro en Excel no es nada más que grabar todos los pasos que vamos haciendo en Excel
para después poder repetirlos a través de una acción automática -como hacer click en un botón-. Como
ejemplo, vamos a copiar y pegar un rango de celdas en otra hoja. Después, añadiremos un botón para
que esta opción la podamos repetir tantas veces como queramos.
Para grabar una macro deberemos hacer click en el botón que se encuentra en la esquina inferior
izquierda de la pantalla de Excel como podemos ver en un recuadro en rojo en la siguiente imagen.

Después haremos todas las acciones que queramos en Excel y finalizaremos la grabación de la macro
haciendo click en el mismo botón pero ahora tendrá forma de cuadrado como vemos en la siguiente
imagen:

Como previamente habremos asignado un nombre a la macro no nos será difícil asignarla a un botón.
Para ello nos iremos a la pestaña Desarrollador (mostrar pestaña desarrollador) e insertaremos un
botón en nuestra hoja haciendo click en el botón marcado en la imagen:

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Después, asignaremos al botón, una vez dibujado en nuestra hoja, la macro que queremos
que realice.

Y ya está, ya tenemos una macro asociada a nuestro libro de Excel.

GUARDAR UN LIBRO DE EXCEL CON MACROS

Por defecto, los libros de Excel no permiten guardar las macros así que tendremos que modificar el
tipo de archivo antes de guardarlo. Para ello haremos click en el botón «Guardar como» y en el tipo

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de archivo, justo debajo del nombre, abriremos el desplegable para seleccionar el tipo de archivo
como «Libro de Excel habilitado para macros» como puede verse en la siguiente imagen:

MODIFICAR UNA MACRO GRABADA

El siguientes paso que necesitarás dar en tú aprendizaje de Excel será el de aprender a modificar las
macros que hayas grabado. Para ello necesitarás adquirir un buen «puñado» de conocimientos
previamente.
Ponte las pilas con las macros

Como te decía, las macros no son difíciles pero requieren de un plan bien organizado y una persona
que te vaya explicando poco a poco todo lo que necesita saber y no enredarte en cuestiones que te
harán perder el tiempo y te despistarán. Por eso hemos creado el mejor curso gratuito de Excel para
macros que puedes ver en esta web. Pincha en el siguiente enlace y empieza a aprender sobre macros
en Excel poco a poco, a tú ritmo, sin pausa pero sin prisa.

Características y novedades.

Análisis de datos Ms Excel: Nuevas fórmulas, gráficos y mejoras para PowerPivot.

PowerPivot es un complemento de Excel que puede usar para realizar análisis de datos y crear
sofisticados modelos de datos. PowerPivot, puede mezclar grandes volúmenes de datos de varios
orígenes, realizar análisis de información rápidamente y compartir información con facilidad.
En ambos Excel y PowerPivot, puede crear un modelo de datos, una colección de tablas con
relaciones. El modelo de datos que se ve en un libro en Excel es el mismo modelo de datos que se ve
en la ventana de PowerPivot. Los datos que se importan en Excel están disponibles en PowerPivot y
viceversa.
• Nuevos tipos de gráficos; de embudo para marketing y ventas, Líneas temporales, …
• Gráficos que incluyen mapas 2D.
• PowerPivot y PowerQuery.
• Publicar análisis con Power BI en la web.
• Con mejoras en las funciones de análisis de datos, como TEXTJOIN, CONCAT, IFS o SWITCH.
• Auditoría de fórmulas.
• Subtotales y consolidación

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