Sie sind auf Seite 1von 19

OPEN RECRUITMENT

IYOIN COMMITTEE
2020/2021
(INDONESIAN YOUTH OPPORTUNITIES IN INTERNATIONAL NETWORKING)

LOCAL CHAPTER GUIDANCE


EXECUTIVE COMMITTEE IYOIN LOCAL CHAPTER

2020/2021
APPLICANT REQUIREMENTS

Applicant Requirements:

1. Indonesian youths aged in range of 17 and 28.


2. Currently is not joining any politically affiliated organization(s).
3. Highly social spirited and high loyalty.
4. Committed to work and focus in IYOIN for the term of responsibility.
5. Have high mobilization.
6. Willing to work voluntarily.

File Requirements
1. (one) IYOIN’s Board of Committee Local Chapter Booklet Application
2. (one) Semi-formal photo
3. Letter of commitment
4. Letter of recommendation from the previous LC committee (Optional and
this format is up to applicant)

Please submit your Booklet Application, Letter of Commitment and Letter of


Recommendation in Adobe Reader format (.pdf).

Please submit your photo in JPG format (.jpg).

PLEASE SUBMIT YOUR APPLICATION FORM THE LATEST ON DEADLINE IN


ACCORDANCE WITH THE IYOIN LC POLICY THAT YOU REGISTERED

Name your files within this format:

IYOIN_REGION _YOURNAME_BOOKLET.pdf (for Booklet)

IYOIN_REGION _YOURNAME_COMMITMENT.pdf (for Letter of


Commitment)

IYOIN_REGION _YOURNAME_RECOMMENDATION.pdf (for Letter


of Recommendation)

IYOIN_REGION _YOURNAME.jpg (for Photo)


For example:

IYOIN_PADANG_IHSANRAMADHAN_................

PLEASE UPLOAD ALL OF FILE REQUIREMENTS


ALONG WITH YOUR SUBMISSION IN THE EMAIL IN
.RAR

IYOIN_REGION _YOURNAME
For example:
IYOIN_PADANG_ IHSANRAMADHAN.rar

PLEASE SENDING ALL OF FILE REQUIREMENTS


ALONG WITH YOUR SUBMISSION TO :

EMAIL: iyoinorg2@gmail.com

AND CC E-MAIL OF LC WHICH YOU APPLIED

EXAMPLE:
PLUS POINT OF REQUIREMENTS
For applicant who applies for position in Creative Design and Information
Technology Department,

If you have graphic or video design


Please attach the file on your application in same folder

OPEN RECRUITMENT FLOW

•DOWNLOAD BOOKLET, TWIBBON AND GUIDANCE


1

•FILL BOOKLET AND UPLOAD ALL REQUIREMENTS/TWIBBON


2

•FIRST ANNOUNCEMENT
3

•INTERVIEW AND FOCUS GRUP DISCUSSION


4

•FINAL ANNOUNCEMENT
5

1. Applicant downloads Booklet and Guidance of Open Recruitment in


2. Applicant fills in the Booklet and sending all the file requirements in the folder
to iyoinorg2@gmail.com and CC e-mail of local chapter which you applied.
Applicant uploads photo with twibbon in applicants’s social media. Give
caption about your reason why you want to contribute for Indonesia and why
choose to contribute via IYOIN. Don’t forget to include the hashtag
#ayogabungIYOIN, #IYOIN, #millenialuntukIndonesia,
#akubersamanegeriku
Format:
“----------------------------------your hashtag----------------------------------------”
#ayogabungIYOIN
#IYOIN
#millenialuntukIndonesia
#akubersamanegeriku

3. First announcement (regarding the administration selection) will be posted in


social media of IYOIN Local Chapter and sent to applicant’s personal email or
message.

4. Interview will be held on the place that will be announce later in first
announcement. While focus grup discussion (FGD) will be held on the place
that will be announce later.
(The FGD is not necessarily held before the interview, depending on IYOIN
LC)
5. Final Announcement will be posted social media of IYOIN Local Chapter and
sent to applicant’s personal email or message.

Note:

APPLICANT WHO WANT TO REGISTER FOR IYOIN LC


BEKASI, THE BOOKLET IS REPLACED BY GOOGLE
FORM VIA THE FOLLOWING LINK:

bit.ly/OPRECIYOINSMG2020
OPEN RECRUITMENT TIMELINE

1. Deadline of Form Submitting


2. Upload twibbon
3. First Announcement Dates depend on IYOIN LC policy
4. Interview and FGD
5. Final announcement

CONTACT PERSON

Local Chapter E-mail No. HP / WA

Padang iyoinlcpadang@gmail.com 0853-7663-4841


Surabaya
Bekasi iyoinsurabaya@gmail.com 0818-0829-0397
Solo
Depok hello@iyoinbekasi.org 0818-0792-2186
Yogyakarta
iyoinsolo@gmail.com 0821-4572-0512
Medan
Bogor iyoindepok@gmail.com 0818-0490-1369
Malang
Bandung iyoinyogyakarta@gmail.com 0812-2973-3612
Makassar
Serang iyoinmedan@gmail.com 0853-6302-8669
Batam
Palembang iyoinbogor@gmail.com 0857-1078-7070
Tangerang
pr.iyoinlcmalang@gmail.com 0852-3059-8754
Semarang
Jakarta iyoinbdg@gmail.com 0822-9951-1820
Bengkulu
Palu iyoinmakassar@gmail.com 0852-4225-7332
Merauke
National iyoinlcserang@gmail.com 0812-8732-8139

iyoinbatam@gmail.com 0823-8800-9021
iyoinpalembang@gmail.com 0896-3717-6127

iyoinlctangerang@gmail.com 0877-8905-5477

iyoin.lcsemarang@gmail.com 0821-3516-8947

iyoinjakarta@gmail.com 0878-8230-5679

iyoinbengkulu@gmail.com 0823-1194-9329

iyoinpalu@gmail.com 0812-5309-6813

merauke@iyoin.org 0852-4416-0086

iyoinorg2@gmail.com 0821-6781-9207

PEDOMAN UNTUK CALON PENGURUS IYOIN


Wajib dibaca dengan seksama untuk pemilihan posisi jabatan dan departemen yang
dikehendaki.

About IYOIN:

IYOIN merupakan sebuah NGO yang dibentuk oleh beberapa pemuda-pemudi Indonesia yang
bertujuan untuk menjadi tempat berkumpulnya pemuda-pemudi Indonesia. Menjadi media
untuk berbagi dan bersinergi demi cita-cita pemuda-pemudi Indonesia dan Negara Indonesia
melalui program-program yang berbasis pada pendidikan, kepemudaan, sosial, dan jaringan
internasional.

Tagline: Share and Synergize.

Visi IYOIN:

Memperluas jaringan antar pemuda-pemudi sebagai fasilitas pencapaian tujuan bagi individu,
sesama, dan pendidikan bangsa yang berdampak positif bagi seluruh pemudapemudi dan
Indonesia.

Misi IYOIN:
1. Memperluas jaringan antar pemuda-pemudi Indonesia.

2. Pengembangan SDM yang berkualitas demi terciptanya individu yang siap dan
berkompeten di masa depan.

3. Turut andil dalam memotivasi pemuda-pemudi Indonesia untuk menggapai cita-cita


dan cita-cita bangsa Indonesia.

Tugas pokok dan fungsi Local Executive Committee IYOIN

Executive Director (ED)

Berperan sebagai representasi IYOIN kepada pihak luar organisasi dalam local chapter dan
menjadi pimpinan tertinggi dalam kepengurusan IYOIN Local Chapter dengan dibantu oleh

Deputy Executive Director, Executive Secretary, Executive Treasury, beserta seluruh


departemen (Project Department, Creative Design and Information Technology Department,
Public Relation Department, Human Resource Development Department, Fundraising and
Partnership Department).

Tugas pokok dan fungsi Executive Director:

1. Bertanggung jawab atas kegiatan yang diselenggarakan IYOIN

2. Berkewajiban memimpin jalannya organisasi dan pertemuan-pertemuan organisasi


serta kegiatan-kegiatan internal dan eksternal pada organisasi IYOIN Local Chapter.

3. Menjalankan keputusan-keputusan yang ditetapkan bersama dalam organisasi IYOIN

Local Chapter.

4. Berkewajiban memberikan pertanggungjawabannya di akhir periode kepengurusan kepada


pengurus, member dan publik secara transparan dan informatif.
Deputy Executive Director (DED)

Berperan sebagai representasi IYOIN kepada pihak dalam organisasi Local Chapter dan
membantu memimpin Executive Director dalam kepengurusan IYOIN Local Chapter dengan
dibantu oleh, Executive Secretary, Executive Treasury, beserta seluruh departemen (Project
Department, Creative Design and Information Technology Department, Public Relation
Department, Human Resource Development Department, Fundraising and Partnership
Department).
Tugas pokok dan fungsi Deputy Executive Director:

1. Berkewajiban membantu Executive Director dalam memimpin organisasi dan


pertemuan-pertemuan organisasi serta kegiatan-kegiatan internal dan eksternal
organisasi IYOIN Local Chapter.

2. Membantu Executive Director menjalankan keputusan-keputusan yang ditetapkan


bersama dalam organisasi IYOIN Local Chapter.

3. Berkewajiban membantu Executive Director memberikan pertanggungjawabannya di


akhir periode kepengurusan kepada pengurus, member dan publik secara transparan
dan informatif.

4. Menggantikan fungsi Executive Director dalam kapasitas tanggung jawab jika


berhalangan hadir dalam setiap kegiatan baik internal maupun eksternal IYOIN Local

Chapter.

5. Bertanggung jawab penuh dibawah kepemimpinan Executive Director IYOIN Local


Chapter.

Executive Secretary

Bertanggung jawab mengelola seluruh kesekretariatan guna untuk kelancaran organisasi.


Tugas pokok dan fungsi Executive Secretary:

1. Bertanggung jawab dan mengatur penataan, implementasi dan pengawasan terhadap


seluruh kerja administrasi, kesekretariatan, pengarsipan, dan protokoler kegiatan dari
seluruh sistem kegiatan dan kinerja IYOIN Local Chapter.

2. Bertanggung jawab dan mengatur, menganalisis, mengimplementasi, dan


mengevaluasi kinerja admininistrasi IYOIN Local Chapter.

3. Membuat laporan kegiatan IYOIN setiap 1 bulan sekali sebagai pertanggungjawaban


seluruh aktivitas kinerja kepengurusan.

4. Membuat laporan kegiatan IYOIN dalam 1 tahun periode kepengurusan sebagai


pertanggungjawaban seluruh aktivitas kinerja kepengurusan.

5. Menggantikan fungsi Executive Director dan Deputy Executive Director dalam

kapasitas tanggung jawab jika berhalangan hadir.


6. Bertanggung jawab penuh dibawah kepemimpinan Executive Director IYOIN Local
Chapter.

Executive Treasury

Bertanggung jawab mengelola seluruh persoalan finansial serta pengelolaan sirkulasi dan

transaksi keuangan IYOIN Local Chapter.

Tugas pokok dan fungsi Executive Treasury:

1. Menentukan kebijakan dan bekerja dalam urusan keuangan, perbendaharaan


keuangan, dan anggaran IYOIN Local Chapter.

2. Berkewajiban membuat, menyediakan dan menyusun neraca finansial IYOIN Local


Chapter secara terstruktur.
3. Mengkoordinasi pelaksanaan anggaran pendapatan dan belanja yang telah disetujui
seluruh committee.

4. Bertanggung jawab terhadap pengadaan pendanaan baik dari internal maupun


eksternal IYOIN Local Chapter.

5. Bertanggung jawab terhadap pembukuan, verifikasi, dan pengeluaran IYOIN Local


Chapter.

6. Bertanggung jawab terhadap penyusunan laporan keuangan secara periodik.

7. Menggantikan fungsi Executive Director, Deputy Executive Director, dan Executive


Secretary dalam kapasitas tanggung jawab jika berhalangan hadir.

8. Bertanggung jawab penuh dibawah kepemimpinan Executive Director.


Project Department (PROJECT)
Project merupakan departemen yang bertanggungjawab dalam perencanaan dan pelaksanaan
keseluruhan program kerja IYOIN Local Chapter, baik itu Monthly Project, By
Moment/Additional Project, serta Social Charity Project. Project Department membawahi 3
divisi yaitu Monthly Project Division, By Moment/Additional Project Division, dan Social Charity
Project Division. Masing-masing divisi dipimpin oleh direktur dan dibantu oleh beberapa staff.

Tugas pokok dan fungsi Monthly Project Division:

1. Bertanggung jawab atas hasil dan proses perencanaan serta pelaksanaan Monthly
Project, yaitu berupa Online Lecture dan Coaching Online Clinic yang masing-masing
diadakan setiap sebulan sekali.

2. Berkewajiban untuk mengidentifikasi serta mengevaluasi program kerja, baik


implementasi, implikasi, maupun impact keseluruhan program kerja divisi Monthly
Project IYOIN Local Chapter bagi seluruh pengurus, member, dan juga masyarakat
sekitar.

Tugas pokok dan fungsi By Moment/Additional Project Division:

1. Bertanggung jawab atas hasil dan proses perencanaan serta pelaksanaan By


Moment/Additional Project bersama-sama dengan keseluruhan departemen IYOIN
Local Chapter, yaitu berupa Seminar Pendidikan dan Kepemudaan serta Additional
Project.

2. Berkewajiban untuk mengidentifikasi serta mengevaluasi program kerja, baik


implementasi, implikasi, maupun impact keseluruhan program kerja divisi By
Moment/Additional IYOIN Local Chapter bagi seluruh pengurus, member, dan juga
masyarakat sekitar.

Tugas pokok dan fungsi Social Charity Project Division:


1. Bertanggung jawab atas hasil dan proses perencanaan serta pelaksanaan annual
project berupa Peduli Indonesia Project dan English Club, bersama-sama dengan
keseluruhan departemen IYOIN Local Chapter.

2. Berkewajiban untuk mengidentifikasi serta mengevaluasi program kerja, baik


implementasi, implikasi, maupun impact keseluruhan program kerja Social Charity
Division IYOIN Local Chapter bagi seluruh pengurus, member, dan juga masyarakat
sekitar.

Tugas pokok dan fungsi Research and Development Division:

1. Berkewajiban untuk mengidentifikasi dan melakukan riset program kerja yang sesuai
dengan tema yang dibutuhkan masing-masing wilayah chapter, baik implementasi,
implikasi, maupun impact keseluruhan program kerja divisi dan departemen yang
seluruh pengurus, member, dan juga masyarakat sekitar.

)
Creative Design and Information Technology Department (CEDIT

Creative and Design Department merupakan departemen yang memiliki peran untuk
menjadikan IYOIN lebih menarik dipandang publik melalui visual gambar ataupun video
serta bertanggung jawab dalam pemeliharaan website serta akun-akun media sosial IYOIN

Local Chapter. CEDIT dibagi menjadi 2 Divisi, Graphic and Video Design Division dan IT
Development and Maintenance Division.

Tugas Pokok dan Fungsi Graphic and Video Design Division:


1. Bertanggung jawab seluruh produksi desain berbentuk gambar ataupun video untuk
kebutuhan kegiatan dan program kerja IYOIN Local Chapter.

2. Bertanggung jawab mendokumentasikan seluruh kegiatan IYOIN Local Chapter.

Tugas Pokok dan Fungsi IT Development and Maintenance Division:

1. Bertanggung jawab dan memelihara website IYOIN.org

2. Bertanggung jawab dan memelihara akun-akun media sosial IYOIN Local Chapter.

Department
Public Relation and Partnership (PRP)

Public Relation Department merupakan departemen yang bertanggung jawab menjaga dan
menyebarkan citra dan nama baik IYOIN serta memperluas jaringan yang bermanfaat untuk
keberlangsungan IYOIN. Public relation departemen membawahi dua divisi yaitu production
dan MICE (Meetings, Incentives, Conference, Exhibition). Masing-masing divisi dipimpin oleh
Manager dengan dibantu beberapa staff.

Tugas Pokok dan Fungsi Production Division :

1. Bertanggung jawab dalam pembuatan berita atau tulisan tentang acara yang dibuat
oleh IYOIN dan menyebarkannya ke pihak terkait dan public.

2. Bertanggung jawab dalam pemberitaan atau pemberian informasi ke publik tentang


acara yang diadakan oleh IYOIN.
3. Bertanggung jawab atas pembuatan isi dan konten dari website IYOIN.

4. Bertanggung jawab atas pembuatan database relasi terkait.

Tugas Pokok dan Fungsi MICE Division :


1. Memberikan pengetahuan/informasi dan penjelasan kepada pihak terkait (media
partner, komunitas, IYOIN seluruh Indonesia termasuk Local Chapter, calon anggota
IYOIN, dan publik).

2. Membangun kerjasama dengan pihak terkait untuk memperlancar program kerja


setiap departemen dalam IYOIN Local Chapter.

3. Menciptakan ketertarikan untuk mengenal IYOIN lebih dekat ke masyarakat.

4. Bertanggung jawab atas semua konten dan isi media sosial IYOIN.

Tugas Pokok dan Fungsi Partnership, Sponshorship, and Donation Division :

- Membangun kerjasama dengan berbagai komunitas, institusi serta memelihara relasi


yang baik dengan para mitra maupun donatur.

- Bekerjasama dengan berbagai pihak untuk mempermudah program kerja setiap


departemen dalam IYOIN.
- Dan menjaring donatur maupun relasi terkait untuk membatu dalam kegiatan IYOIN.

Human Resource Development Department (HRD)

HRD merupakan departemen yang bertanggungjawab atas pengembangan diri dan kualitas
dari kinerja pengurus IYOIN. Terdapat 2 divisi dibawah naungan departemen HRD, yakni
Recruitment and Allocation Division dan Development and Evaluation Division.

Tugas Pokok dan Fungsi Recruitment and Allocation Division:

1. Bertanggungjawab atas perekrutan anggota IYOIN dimulai dari:


a. Stage preparation (formulir/ booklet, interview, FGD (jika ada).

b. Stage selection (menentukan apakah calon anggota diterima sebagai anggota


atau tidak).

2. Bertanggungjawab atas alokasi anggota baru ke divisi yang tepat dengan karakter,
kemampuan, dan keinginan calon anggota.

3. Bertanggungjawab atas seleksi atau alokasi anggota IYOIN yang mengajukan pindah
tugas/ divisi/ department dengan pertimbangan karakter, kemampuan dan keinginan
calon anggota.

Tugas Pokok dan Fungsi Development and Evaluation:

1. Bertanggungjawab atas development anggota IYOIN dari aspek internal maupun


eksternal melaui seluruh kegiatan kepengurusan IYOIN.
2. Bertanggungjawab atas kontrol kinerja setiap anggota IYOIN.
3. Bertanggungjawab atas tindakan evaluasi kinerja setiap anggota IYOIN.
4. Bertanggungjawab atas seleksi rewarding,warning dan firing setiap anggota IYOIN.
5. Bertanggungjawab atas maintaining databasemember IYOIN.

Fundraising Department (F)

Merupakan departemen yang memiliki tugas pokok mengupayakan sumber-sumber dana


dengan cara mengembangkan berbagai kreativitas unit usaha yang ada dengan tujuan untuk
membiayai kegiatan-kegiatan IYOIN. Turut serta dalam melakukan penggalangan dana melalui
kerjasama insitusi ke komunitas-komunitas maupun publik. Serta bertanggung jawab untuk
membangun kerjasama dengan berbagai institusi serta memelihara relasi yang baik dengan
para mitra. Serta terlibat dalam tim untuk menyusun strategi secara keseluruhan serta
mendukung kegiatan‐kegiatan fundraising dan Partnership IYOIN.

Tugas Pokok dan Fungsi Fundraising Division :

- Bertanggung jawab dalam mencari sumber pendanaan dengan cara mengembangkan


berbagai produk kreativitas.

- Bertanggung jawab dalam mengelola Sumber Daya Informasi yang ada untuk
menjadikan passive income.

- Dan bertanggungjawab melaporkan pemasukan dari hasil fundraising ke publik.

Tugas Pokok dan Fungsi Partnership, Sponshorship, and Donation Division :

- Membangun kerjasama dengan berbagai komunitas, institusi serta memelihara relasi


yang baik dengan para mitra maupun donatur.

- Bekerjasama dengan berbagai pihak untuk mempermudah program kerja setiap


departemen dalam IYOIN.

- Dan menjaring donatur maupun relasi terkait untuk membatu dalam kegiatan IYOIN.

Das könnte Ihnen auch gefallen