UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALA

FACULTAD DE INGENIERIA, MATEMATICAS Y CIENCIAS FISICAS

ETAPAS EN LA FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS

ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACION

Abner Josué Giron Velasquez

012-01-1032
 ETAPAS EN LA FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS

ESTUDIO ADMINISTRATIVO
La administración de proyectos es una metodología usada a nivel mundial, por empresas e
instituciones para alcanzar objetivos en un tiempo determinado. Significa llevar una gestión
equilibrando, separando las urgencias de las tareas que realmente son importantes. El
volumen de trabajo, las variables y los requisitos cada vez más complejos, han dado lugar
a que cada vez más empresas e instituciones administren su trabajo por proyectos. De
acuerdo con el PMI (Project Management Instituto) en todos los proyectos existen 5 fases,
10 áreas de conocimiento y 47 procesos.
Dependiendo del tipo de proyecto, es posible utilizar menos procesos o áreas de
conocimiento, sin embargo, deben de mantenerse siempre las cinco fases.
Las cinco fases consideradas para los proyectos son:
 Inicio.
 Planificación.
 Ejecución.
 Control.
 Conclusión.
Las 10 áreas de conocimiento son:
 Integración.
 Alcance.
 Tiempo.
 Costo.
 Calidad.
 Recursos Humanos
 Comunicaciones.
 Riesgos.
 Adquisiciones
 Interesados.
Objetivos claros
La definición clara de lo que se pretende lograr es, por supuesto, la primera tarea. Tanto
para la institución dueña del proyecto, como para la empresa o persona que lo va a
desarrollar. Aquel que no tiene claros sus objetivos muy pronto llegará a ninguna parte.
Para que los objetivos sean claros, se debe trabajar con expertos en el proyecto que se
realizará, de otra forma será complicado definir tanto actividades eficientemente, así como
calcular sus tiempos.
Selección del líder del proyecto
Responsable de diseñar las estrategias para poder lograr las metas que se trazaron
previamente. Se recomienda que en la fase de Inicio sea asignado el líder de proyecto y no
se cambie durante todo el ciclo de vida de este.
Definición de los recursos para el proyecto
Una vez que se tengan los objetivos a alcanzar y el líder del proyecto, se deben de definir
los recursos humanos, económicos y materiales necesarios para alcanzar los fines
establecidos. Esta planeación debe ser flexible, porque siempre se encontrarán
imponderables que resolver.
Un elemento crucial dentro del proyecto es el cronograma de trabajo, el plan de
comunicaciones, el plan de riesgos, el plan de adquisiciones (que son todos aquellos
proveedores de servicios o de recursos humanos o materiales) y los planes de riesgo del
proyecto.
Acciones con las personas
Es importante considerar a todos los involucrados en el proyecto, no importa si tiene o no
poder de decisión. El líder del proyecto tiene que considerar a todos los involucrados o
stakeholders para poder plantear el objetivo del proyecto, de tal forma que todos salgan
beneficiados.
En todo proyecto las personas son muy importantes. Trate de identificar desde un principio
las personas más adecuadas, y rechace a las que no convienen. Tome en cuenta el dicho
que utiliza la gente del campo, que con mucha sabiduría señala que Gallina que no da
huevos, al caldo. Una vez seleccionado el personal hay que poner manos a la obra.
Evaluación, seguimiento y reconocimiento
Para asegurar que se alcancen los objetivos no basta con tener objetivos claros, un buen
líder del proyecto y recursos humanos, financieros y materiales adecuados; es necesario
evaluar las etapas del proyecto periódicamente, con la finalidad de identificar desviaciones
y poner en práctica las medidas correctivas. Es decir, hay que darle un cuidadoso
seguimiento. Además, una vez terminado el proyecto se recomienda reconocer a las
personas que se distinguieron por su trabajo en equipo y por su desempeño individual.
ESTUDIO LEGAL
Las actividades sociales-económicas del hombre requieren normas que regulen el
comportamiento de sus miembros. Todas las actividades empresariales, incluyendo los
proyectos, se encuentran sometidas a ordenamientos jurídicos que regulan el marco en el
cual los agentes económicos se deben desenvolver.
El estudio de factibilidad de un proyecto de inversión no debe ignorar las normas y leyes
bajo las cuales se regulan las actividades del proyecto tanto en su etapa de ejecución;
como en su etapa de operación. Ningún proyecto, por muy rentable que sea, podrá
llevarse a cabo si no se encuadra en el marco legal constituido.
Viabilidad Legal Y Financiera
A través del estudio de la viabilidad legal, usualmente realizado por un especialista, se
busca determinar la existencia de normas o regulaciones legales que impidan la ejecución
u operación del proyecto.
Por su parte, para la viabilidad financiera, los asuntos legales son pertinentes para recoger
informaciones económicas derivadas del marco normativo que impactan el flujo de caja del
proyecto y por consiguiente su rendimiento financiero.
¿Qué Comprende?
El estudio legal comprende el análisis de las normas, reglamentos vigentes que afectan la
constitución y posterior funcionamiento de la empresa.
Estar constituido legalmente permite a la empresa:
 Promover la producción de la empresa sin problemas y dentro de las disposiciones.
 Ser sujeto de crédito ante las entidades financieras.
 Emitir comprobantes de pago.
 Pagar impuestos y acceder al crédito fiscal.
 Participar como proveedor de empresas de mayor tamaño o de entidades del
Estado.
Objetivos Del Estudio Legal
 Determinar la viabilidad legal, es decir, conocer los alcances y limitaciones,
relacionadas con la naturaleza del proyecto.
 Definir la forma jurídica de la empresa.
 Constituir y formalizar la empresa

Aspectos Del Estudio Legal

 Constitución legal de la empresa:
Uno de los aspectos que deben tenerse en cuenta al momento de evaluar la parte legal,
son los gastos de contribución de la empresa. Para la determinación de estos gastos se
deberá tener en cuenta las distintas alternativas de organización legal de la empresa.
Entre las formas legales más representativas de la organización empresarial en países de
economía privada o mixta, como el nuestro, se pueden distinguir: La propiedad particular,
la sociedad de personas de responsabilidad limitada, la sociedad anónima y la
organización corporativa comunitaria.
 Gastos relacionados con la constitución: Certificado de Homonimia, Escritura
pública, RUT, Registro mercantil, Licencia Sanitaria, Licencia de bomberos,
Licencia ambiental, Licencia de funcionamiento, Permiso de uso del suelo,
Registro de marca, licencias o patentes.
 Poder y responsabilidad: Disponibilidad del empresario de ceder cuotas de poder
y responsabilidad en la nueva empresa. Ello va a determinar si opta por una
titularidad individual o una societaria.
 Financiamiento: ¿De qué manera se piensa financiar la puesta en marcha de la
empresa? La capacidad económica y el volumen de aportes propios y ajenos van
a determinar el grado de control dentro de la empresa.
 Costo fiscal: Cada forma jurídica está sujeta a regímenes tributarios particulares.
 Giro del negocio: Cada actividad tiene regulaciones especiales.
 Localización de la empresa: La ubicación de la empresa y de sus filiales
condiciona los resultados cuando existen zonas que gozan de exoneraciones
tributarias.
La sociedad surge con el pacto social y nace como persona jurídica mediante su
inscripción en el registro mercantil.
El pacto social es el documento matriz que establece las reglas imprescindibles para el
funcionamiento corporativo de la sociedad. Este pacto contiene:
 Datos de los socios
 La manifestación de los fundadores de constituir la sociedad
 El monto del capital de la sociedad (Las acciones en las que se divide el capital,
la forma de pago del capital, nombramiento de administradores, el estatuto).
1. Régimen tributario:
Los impuestos a los cuales estará sometida la empresa pueden ser de tres tipos:
 Impuestos Nacionales: Como el impuesto sobre las ganancias, impuesto de valor
agregado (IVA) e impuestos especiales, como el de la seguridad democrática.
Estos últimos son temporales y se imponen de acuerdo a circunstancias
especiales.
  Impuestos Regionales o Departamentales: Son las cargas impuestas por las
regiones; por ejemplo: impuestos de timbre; impuesto de rodamiento, entre otros.
 Impuestos Municipales: Son los que están asociados con la municipalidad donde
está ubicado el negocio o la empresa. Por ejemplo: el impuesto de industria y
comercio; impuesto predial, entre otros.
Para cada caso en particular será necesario investigar los impuestos a los cuales estará
sometido el proyecto específico.
La afectación tributaria difiere de acuerdo con las características jurídicas y el tamaño de
cada empresa.
Se debe realizar un análisis cuidadoso tomando en cuenta la naturaleza del proyecto, la
legislación impositiva vigente y las implicancias tributarias que originará su ejecución.
Este estudio debe incluir el impacto de aspectos como las inversiones frente a la
subcontratación, o el uso de escudos fiscales.
2. Licencias y autorizaciones:
De acuerdo con la naturaliza, tipo de empresa y zona de ubicación, deberá gestionarse la
obtención de licencias y autorizaciones de funcionamiento.
En otros casos, en función del giro de la empresa, es necesario obtener adicionalmente
autorizaciones para organizar la empresa y luego para que inicie su funcionamiento. Este
caso se da cuando el impacto social, económico o medio ambiental es considerable.
Se deben tener en cuenta tramites de registro y certificaciones de calidad exigidas en
algunas empresas como en el caso de las empresas de alimentos o farmacéuticas que
requieran de realizar trámites específicos sobre cumplimiento de normas fitosanitarias ante
diversas instituciones públicas y privadas según sea el caso de cada país.
3. Patentes y marcas:
El registro de marcas y patentes es el mecanismo que le permite a la empresa proteger sus
inversiones en intangibles y garantiza a los inventores los derechos de propiedad
intelectual sobre nuevos productos, proceso, entre otros.
Estos intangibles, bien gestionados, son conocidos como royalties; constituyen fuente de
ingresos por la venta de la propiedad intelectual de una tecnología o la concesión en uso
comercial de una marca.
Y las marcas por ser las que diferencia a la empresa y sus productos de la competencia se
registran a fin de evitar que otros fabricantes utilicen los mismos símbolos o similares.
Proceso De Constitución De Una Empresa

ESTUDIO ECONÓMICO
El estudio económico financiero conforma la tercera etapa de los proyectos de inversión,
en el que figura de manera sistemática y ordenada la información de carácter monetario,
en resultado a la investigación y análisis efectuado en la etapa anterior - Estudio Técnico-;
que será́ de gran utilidad en la evaluación de la rentabilidad económica del proyecto.
Este estudio en especial comprende el monto de los recursos económicos necesarios que
implica la realización del proyecto previo a su puesta en marcha, así́ como la determinación
del costo total requerido en su periodo de operación.
Los objetivos propuestos para el desarrollo de este capítulo son los siguientes:
 Determinar el monto de inversión total requerido y el tiempo en que será́
realizada.
 Llevar a cabo el presupuesto de ingresos y egresos en que incurrirá́ el proyecto.
 Aplicar las tasas de depreciación y amortización correspondientes a activos
tangibles e intangibles.
 Analizar costos y gastos incurridos
 Sintetizar la información económico-financiera a través de estados financieros
 proforma.
Determinar el punto de equilibrio analítico y grafico del proyecto.
El estudio económico financiero debe informar sobre las siguientes cuestiones:
  Los fondos necesarios para desarrollar el plan de negocio. Por un lado, la
inversión inicial necesaria para el proyecto, y por otro, las necesidades
financieras para acometer la actividad una vez puesta en marcha la empresa.
 Búsqueda y obtención de capital: Diferentes fuentes de financiación posibles
para llevar a cabo la iniciativa empresarial.
 Determinación de la estructura financiera de la empresa. Deberá describir qué
parte del capital estará en poder del promotor (recursos o fondos propios) y qué
parte corresponderá a terceros (recursos o fondos ajenos).
 Rentabilidad de la empresa, que se traducirá en el reparto de dividendos para los
propietarios de los recursos y/o en la acumulación de reservas.
Por lo tanto, se establecerá un plan de inversiones y se definirá el periodo y la forma de las
amortizaciones. Se establecerán las oportunas previsiones anuales de la cuenta de
explotación, plan de tesorería y balance, razonando el importe de cada partida. Indicará la
forma de cobro y pago prevista por los conceptos de facturación y gastos de los productos/
servicios.
El estudio económico-financiero deberá presentar al menos información financiera sobre el
plan de inversiones iniciales, el plan de financiación, el sistema de cobro a clientes y de
pago a proveedores, el presupuesto de tesorería, la previsión de la cuenta de resultados, el
balance de situación y el punto de equilibrio.
Plan De Inversiones Iniciales
Este plan debe permitir determinar el volumen de recursos económicos que se necesitan
para iniciar el proyecto y para que la empresa desarrolle su actividad.
Para la financiación de las inversiones, los promotores pondrán su propio capital, que,
generalmente, se invertirá en la adquisición de los activos permanentes, y puesto que los
recursos propios suelen no ser suficientes para cubrir la totalidad de las necesidades, será
necesario recurrir a la financiación ajena. Dichos recursos ajenos pueden clasificarse en
función del plazo en el que se efectúe su devolución:
 Recursos a corto plazo: inferior a un año.
 Recursos a medio plazo: entre uno y tres años.
 Recursos a largo plazo: superior a los tres años.

Los fondos invertidos pueden descomponerse en:

 Inmovilizado material: Comprende todos los activos tangibles: inmuebles,
muebles y cualquier elemento tangible de un proyecto de inversión que tenga un
periodo de permanencia en la empresa superior al año. En el inmovilizado
material pueden distinguirse los siguientes grupos:
-Terrenos. -Edificios -Maquinaria y utillaje - Elementos de transporte.
-Gastos amortizables.- Otro inmovilizado: inmaterial y financiero.
  Activo corriente: Está compuesto por todas las partidas ligadas al ciclo productivo
del proyecto y no a la inversión. Dentro del activo corriente se incluyen conceptos
como:
o Existencias: son todas las inversiones realizadas en materias primas,
materiales auxiliares, productos semiterminados, productos terminados,
envases y embalajes.
o Cuentas por cobrar: son las deudas de cobro de ventas a clientes que no
pagan al contado. Incluirá los días de crédito que se concedan a los clientes
para el pago de las deudas.
o Tesorería: es el dinero en caja o bancos necesario para el desarrollo de la
actividad.
Plan de Financiación
Mediante la elaboración de un plan de financiación, se persigue determinar la financiación
con la que se hará frente a las inversiones y a las necesidades del ciclo productivo. A
continuación, se detallan las principales fuentes de financiación.
Recursos propios
Toda empresa societaria obtiene unos recursos por las aportaciones de los propios
accionistas o sócios que es el capital social.
Los recursos propios tienen las siguientes características:
 Son recursos no exigibles por terceras personas. Su principal función es proveer
a la empresa de recursos permanentes para el desarrollo de su actividad.
 Conllevan el riesgo de pérdida en caso de resultados empresariales negativos.
 Su rentabilidad es variable.
 Otorgan el derecho a participar en la distribución de beneficios, así como otros
derechos ligados a la condición de propietarios de los tenedores.
Subvenciones (recursos aportados por terceros sin exigencia de devolución)
Son fondos aportados por personas ajenas a la empresa (organismos públicos) y que no
exigen devolución.
De esta forma, en el análisis financiero de una empresa deben incluirse dentro del
apartado de fondos propios.
Recursos ajenos
Son todos los fondos obtenidos por la empresa de terceras personas bajo compromiso de
devolución en fecha o fechas determinadas. Por la obtención de estos recursos, la
empresa se ve obligada a satisfacer a los prestamistas un interés, en concepto de
remuneración por el préstamo, más la prima de riesgo que pueda ser exigida por los
prestamistas.
Analizando los recursos ajenos desde una perspectiva temporal, se dividen en:
 A largo y medio plazo, cuando la duración es superior a 12 meses. Su finalidad
es financiar las inversiones productivas de la empresa necesarias para el
desarrollo de la actividad de explotación.
 A corto plazo, cuando la duración es igual o inferior a 12 meses. Su finalidad es
financiar la actividad productiva de la empresa.
Los recursos a corto plazo deben ser devueltos con los ingresos producidos por la
actividad de la empresa y ser consecuentes con el periodo medio de maduración.
Sistema de cobro a clientes y pago a proveedores
Se trata de un sistema por el cual se gestionan los cobros a clientes y pagos a proveedores
cuyo objetivo es el de prever y controlar los cobros y pagos.
Hay que tener en cuenta el periodo medio de cobro y el periodo medio de pago, puesto que
cualquier diferencia con las previsiones puede provocar una situación de déficit o iliquidez:
 Periodo medio de cobro es el tiempo que, por término medio, se tarda en cobrar
a los clientes.
 Periodo medio de pago es el tiempo que, por término medio, se tarda en pagar a
los proveedores. Este desfase puede constituir en la práctica una importante vía
de financiación de la actividad empresarial.
Presupuesto de Tesorería
Es la previsión del desarrollo de entradas y salidas de efectivo (cobros y pagos) en una
empresa durante un periodo determinado, generalmente un año.
En el estado de tesorería se contemplan tan solo las entradas y salidas de dinero con un
estricto criterio de caja y no de devengo.
El objetivo que se pretende alcanzar es el equilibrio presupuestario, es decir, no obtener ni
superávit ni déficit.
Si existe superávit, hay excedentes de recursos que podrían ser invertidos para obtener
rentabilidad en vez de estar inmovilizados en la tesorería de la empresa. 
Si existe déficit, no hay suficientes recursos para hacer frente a los pagos de la empresa.
Hay que recurrir a formas externas de financiación (que conllevan costes) para poder
atender nuestras obligaciones.
Un presupuesto equilibrado tiene recursos suficientes para atender los pagos de la
empresa, pero no desaprovecha los fondos en excesos de liquidez.
Previsión de la Cuenta de Resultados
Para diseñar un plan financiero, la dirección financiera de la empresa tendrá que
confeccionar una previsión de la cuenta de resultados. Esta cuenta hace referencia a la
relación de los gastos e ingresos previstos para un determinado periodo y permitirá
conocer si durante dicho periodo se prevé obtener un beneficio o una pérdida.
En la previsión de la cuenta de resultados, juega un papel importante la elaboración de un
programa de producción, que partirá de una previsión de ventas. Se trata de establecer por
anticipado las ventas en valor y en cantidad, teniendo en cuenta las posibilidades de la
empresa para la asignación de los recursos, tanto humanos como físicos. Una vez
determinada la previsión de ventas, se está en disposición de elaborar un programa, que
establecerá el volumen de producción. Para ello se tendrán en cuenta las existencias en
almacén, es decir, el stock inicial, así como el objetivo de stock final. Todo ello intentando
minimizar los costes de almacenamiento.
Por otro lado, si la actividad principal de la empresa se centra en prestar un servicio, se
deberá elaborar un programa en el que se prevean los recursos a utilizar en función de las
ventas que la empresa espere obtener.
La elaboración de la cuenta de resultados representa los resultados que se desean
conseguir a medio y largo plazo, y para su confección ha de tenerse en cuenta lo siguiente:
 Previsión de ventas e ingresos.
 Previsión de gastos directos de producción:
o Existencias.
o Consumos (coste de las ventas). 
o Mano de obra directa (sueldos y salarios).
o Otros gastos directos.
 Previsión de gastos de estructura.
 Previsión de gastos financieros.
 Previsión de amortizaciones.
 Previsión del impuesto sobre Sociedades.
EVALUACIÓN ECONÓMICA Y FINANCIERA
Tanto el análisis económico como el análisis financiero son relevantes para la toma de
decisiones. Veamos en qué coinciden y en qué se diferencian fundamentalmente.
El análisis financiero y el análisis económico coinciden en asumir que las personas y las
empresas pueden medir y maximizar su utilidad. Para seleccionar los proyectos, el
principal criterio económico y financiero es la eficiencia. Esto se mide en términos de
maximización de las ganancias o minimización de los costos de mercado en el caso del
análisis financiero; y la maximización de los beneficios sociales netos cuando se emplea el
análisis económico.
El análisis financiero considera las inversiones desde la perspectiva de una entidad
individual: un productor, un propietario de tierras, un grupo, una compañía u organización
gubernamental o no-gubernamental. Los costos por los bienes y servicios están basados
en el valor actual pagado o percibido por el individuo, la comunidad, o la organización. El
análisis incluye el flujo de fondos como ocurre en la inversión, con gastos fijos y operativos
-tierra, trabajo y capital- produciéndose cada año gastos e ingresos. Todo subsidio,
impuesto o transferencias entre individuos, comunidades, compañías u organizaciones son
considerados estrictamente desde el punto de vista de flujos (entradas o salidas) de caja.
En el análisis económico se evalúan los costos y las ganancias de un proyecto desde la
perspectiva de la sociedad como un todo. Se asume que la realización de un proyecto
ayudará al desarrollo de la economía y que su contribución social justifica el uso de los
recursos que necesitará. En consecuencia, el análisis económico considera la valoración
de los costos y beneficios sociales del proyecto; así como el uso de métodos estimativos
de precios-sombra cuando los costos y beneficios difieren de los precios de mercado; y la
valoración fuera del mercado y la transferencia de beneficios, para precios de bienes y
servicios que no tienen precios de mercado directos.
Evaluación Financiera, se realiza en proyectos privados y proyectos mixtos, juzga el
proyecto desde la perspectiva del objetivo de generar rentabilidad financiera y juzga el flujo
de fondos generado por el proyecto. Esta evaluación es pertinente para determinar la
llamada "Capacidad Financiera del proyecto" y la rentabilidad de Capital propio invertido en
el proyecto. La información de la evaluación financiera debe cumplir tres funciones: i)
Determinar hasta donde todos los costos pueden ser cubiertos oportunamente, de tal
manera que contribuya a diseñar el plan de financiamiento. ii) Mide la rentabilidad de la
Inversión y iii) Genera la información necesaria para hacer una comparación del proyecto
con otras alternativas o con otras oportunidades de inversión.
La evaluación financiera trabaja los flujos de ingresos y egresos es decir el FEO que no es
más que los Flujos de Efectivo Operacional. Típicamente, toma como criterio de selección
el valor presente neto (VPN) o la tasa interna de retorno (TIR).
La evaluación económica de proyectos se realiza en los proyectos sociales, privados y
mixtos, éste en cambio, tiene por objetivo identificar las ventajas y desventajas asociadas a
la inversión en un proyecto antes de la implementación del mismo. La evaluación
económica es un método de análisis útil para adoptar decisiones racionales ante diferentes
alternativas. La Evaluación Económica, también, supone que todas las compras y las
ventas son al contado y que todo el capital es propio, es decir, la evaluación privada
económica desestima el problema financiero. La evaluación económica tiene por objeto
medir el aporte neto de un proyecto o política al bienestar de toda la colectividad nacional
teniendo en cuenta el objetivo de eficiencia. En este tipo de evaluación se mide la bondad
del proyecto o programa para la economía nacional en su conjunto. Consiste en un
examen de la eficiencia de los recursos invertidos en la ejecución de políticas o proyectos.
En síntesis, recopilando la información llegamos a la conclusión que la diferencia entre
evaluación financiera: juzga el proyecto desde la perspectiva de generar rentabilidad
financiera y juzga el flujo de fondos generado por el proyecto; y mientras que la evaluación
económica: analiza tanto los costes monetarios como los beneficios expresados en otras
unidades relacionadas con las mejoras en las condiciones de vida de un grupo de
personas, es decir su objetivo es medir el retorno a través del beneficio.