Programa de Formación: TECNÓLOGO EN GESTIÓN BIBLIOTECARIA

Código: 511105 Versión: 2

Competencia: Resultado de Aprendizaje:
Preparar material bibliográfico de acuerdo
con criterios de almacenamiento.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 4: MANUAL DE EMBALAJE DE MATERIAL

Nombres: ______________________________________________________________
Ficha: _____________________________ Fecha: _____________________________

Instructor: Luis Carlos Ramírez Cortés

Objetivo del tema:

Establecer los procedimientos para el embalaje de los materiales bibliográficos de una
Unidad de Información.

Actividades a desarrollar:

De acuerdo a los grupos de trabajo establecidos, elaboren un manual para el embalaje de

los materiales bibliográficos de una Unidad de Información, siguiendo la estructura.

INTRODUCCIÓN

A la hora de realizar el traslado de la colección de una biblioteca esta debe tener un procedimiento
específico, al mismo tiempo el personal que realiza este proceso debe estar capacitado, ya sea
porque se planea desplazar temporalmente el material fuera o dentro de la unidad
temporalmente o de manera definitiva. Se puede generar cambios de ubicación de la colección ya
sea una parte o en su totalidad.

Este proceso de traslado de colección puede llegar a presentar un peligro; por esto, es importante
tener una planificación para velar por la integridad y la seguridad de las colecciones, así mismo
tener una apropiada manipulación de ésta.

Es de gran importancia conocer el estado físico del material antes de ser reubicados. Se tiene que
tener un especial cuidado con este tipo de material y preparar adecuadamente para evitar causar
daños mayores a la colección. Así mismo, es preciso efectuar una limpieza precedente a la
colección que se va a trasladar, para evitar que la transmisión de plagas o enfermedades en la
nueva unidad de información.

Este proceso busca mejorar las condiciones y habilidades que manejamos al momento de realizar
un traslado de material bibliográfico.
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Preparar material bibliográfico de acuerdo
con criterios de almacenamiento.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 4: MANUAL DE EMBALAJE DE MATERIAL

OBJETIVOS

Objetivo General

Crear modelos y operaciones para el apropiado mantenimiento y preparación de la colección

bibliográfica y documental durante el transcurso de traslado.

Objetivos Específicos

 Brindar una guía con las indicaciones pertinentes para proteger el material a la hora de
transportarlo de una ubicación a otra.
 Establecer normativas para tener en cuenta cuando se realice el traslado de material.
 Mantener el acervo bibliográfico en condiciones óptimas para su utilización antes, durante
y después de su traslado.
 Evaluar los materiales pertinentes según las condiciones características del material
bibliográfico de la unidad.

1. EMBALAJE DE MATERIALES BIBLIOGRÁFICOS

1.2.Embalaje

Empacar las unidades de almacenamiento en orden consecutivo, en contendores rígidos e

impermeables tales como cajas o cualquier envoltura con que se protege un objeto que se va a
transportar.

Para el embalaje de planos se debe hacer entre dos superficies rígidas (cara y contra cara),
aislando los documentos de las superficies mediante cartulina u otro material similar y plástico de
burbuja, u otro material inocuo similar, para prevenir el movimiento de los planos y proteger de la
humedad.

Cada uno de estos paquetes debe ir identificado con un número consecutivo debidamente
rotulado. Rotulación de canastillas: se rotulan marcando número de canastilla y rango de unidades
de almacenamiento que contiene.

1.3.Paso a paso para el traslado de material bibliográfico

1.3.1. Solicitud de traslado

La solicitud de traslado se realiza según las políticas determinadas por la biblioteca o unidad de
información por los diferentes medios que este utilice (correo electrónico, fax, etc.) ingresando
datos mínimos como destino de traslado, fecha y hora y un listado del material con su respectivo
inventario.

1.3.2. Listado y clasificación del material a trasladar

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1.3.3. Seguridad y salud ocupacional del personal

El personal debe contar con los siguientes requisitos:

El personal debe estar identificado y propiamente capacitado para esta labor, así mismo debe
mantener las manos limpias y hacer uso de guantes, cuando se sostiene la caja manualmente esta
debe ser con ambas manos, está prohibido el consumo de alimentos y bebidas mientras realiza el
proceso de embalaje y así mismo debe ser cuidadoso.

Debe tener un equipo de protección completo el cual incluye guantes desechables (de nitrilo o
látex), mascarilla descartable con filtro, gorro descartable, mandilón descartable y lentes
protectores.

1.3.4. Limpieza del material bibliográfico

Se debe tener en cuenta que la limpieza es un proceso preventivo en el campo de la conservación,

por lo cual se debe aplicar en las colecciones de la biblioteca y en el espacio de almacenamiento.

El polvo usualmente contiene elementos contaminantes, las cuales causan daños a la salid de las
personas como también para los documentos cuyo soporte principal es el papel, y en mayor
medida para aquellos con particularidades específicas como CD’s, fotografías, videograbaciones,
VHS, etc.

El polvo puede generar la aparición de agentes patógenos los cuales pueden afectar el estado de
los materiales bibliográficos causando pérdida en la información y variaciones en su apariencia
física.

Este proceso de limpieza debe cumplir con unos requisitos necesarios para poder llevarla en total
a cabalidad (equipo, suministros, equipo de protección personal).

El material que no se encuentra en buen estado presenta las siguientes características:

 Hojas salidas del empaste.

 Tapas separadas o salidas.
 Bordes rasgados.
 Lomos deteriorados.
 Cubierta desgastada y que desprende polvillo.
 Manuscritos deteriorados por acción de las tintas (desvanecimiento, corrosión, migración).
 Documentos con presencia de moho activo.

Teniendo en cuenta que el material que no se encuentra en buen estado se le deberá realizar un
procedimiento especial en el cual se debe empacar individualmente para que luego un personal
especializado haga la limpieza apropiada para evitar mayor deterioro.
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Las obras gráficas, hojas arrugadas y las cubiertas de cuero craqueladas deben ser manipuladas
por un personal especialista que conoce la estructura del material para su adecuado
procedimiento.

La limpieza se realizará tanto en las zonas externas e internas. Para facilitar la tarea y dar mayor
seguridad para la salud del personal, se recomienda disponer de un espacio abierto y ventilado.

LIMPIEZA EXTERIOR:

Este proceso implica la cubierta y los cortes superior, inferior y delantero, incluyendo la zona de la
cofia del libro.

Procedimiento:

Se debe sostener el libro firmemente por el borde delantero y limpiar el borde superior con la
brocha, desde la cofia hacia el borde exterior.

Prosiga con el borde delantero; finalmente, gire el libro y limpie el borde inferior en el mismo
sentido (derecha-izquierda) que el borde superior. Para evitar que el polvo se propague en el
ambiente, se deberá utilizar una “caja de limpieza”.

Los libros con demasiada acumulación de polvo se deberán limpiar con una tela de algodón, un
libro por vez. Se recomienda realizar la limpieza de la cubierta con un paño antiestático o de
algodón.

Cuando el material se encuentra en buen estado, se usará aspiradora, la boquilla de la manguera

estará cubierta con un pedazo de tela de algodón o gasa esto con el fin de evitar dañar una parte
del documento. La aspiradora debe estar en potencia mínima y a una distancia de 2 cm entre la
boquilla y la superficie del documento.

Para el material bibliográfico de mayores volúmenes (grandes y pesados), se recomienda ubicarlo

en una mesa donde apoyarlo y realizar el mismo procedimiento a un material de tamaño común.

LIMPIEZA INTERIOR:

En algunos casos los libros necesitan ser limpiados en su totalidad, pero la gran mayoría solo
requiere que se remueva el polvo de las primeras y últimas hojas, ya que en estas se acumula la
mayor parte del polvo y plagas.

Procedimiento:

Iniciar por las guardas, tratando de no abrir el libro en ángulo llano. Inclinar el libro hacia adelante
y pasar la brocha en sentido vertical (abajo-arriba), desde el interior de la costura.

Limpiar cada página, sujetando el libro con la otra mano, desplazando la brocha del centro hacia
los extremos.
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Cuando se tienen hojas sueltas, se hará uso de un bastidor el cual se colocará sobre la hoja y se
procede a succionar con la aspiradora. Se debe tener mucho cuidado.

1.3.5. Medios de protección (diferentes tipos de estuches)

1.3.6. Empacado de cada uno de los materiales bibliográfico, según formato
1.3.7. Equipamiento y transporte

 se debe de enviar un Memorando al área de inventarios informando por correo

electrónico el destino, la fecha y hora del traslado del mobiliario y material de archivo, con
su respectivo inventario anexo. Y responsables a cargo del traslado indicando número de
placa vehículo, nombre completo y cédula del chofer y auxiliares del vehículo.
 Verificación por Inventarios de Apoyo Logístico y autorización de salida de los bienes a
trasladar.
 Traslado y control de números de traslados y material trasladado, mediante una Planilla
de control de envío y recibo.
 Una vez embaladas las unidades de almacenamiento, las canastillas, se Cargan en el
camión de izquierda a derecha y de abajo hacia arriba, de tal manera que la unidad de
almacenamiento con el número topográfico mayor quede en el fondo del camión y la
unidad con el número menor en el frente y arriba.
 El ritmo de traslado, acorde al cronograma, debe evitar en cualquier caso aglomeraciones
o apilamientos de las unidades de almacenamiento y mobiliario en lugares de empaque y
recibo del material.
 Los responsables del traslado deben definir la ruta de viaje y los horarios más apropiados.
Los transportadores no podrán desviarse de la ruta establecida, ni podrán detenerse a lo
largo de la ruta sin permiso de los responsables técnicos de área.
 Durante el traslado no se deben abrir ningún contenedor. Si cae y los documentos se
desparraman, se debe avisar inmediatamente a un miembro del personal del archivo.
 Los furgones deben ir cerrados durante el traslado.
 Las canastillas de embalaje no deben quedar sueltas dentro del furgón del vehículo de
transporte para prevenir eventuales caídas.
 El interior de los vehículos debe disponer de piso antideslizante y deben tener forrados
metálicos en su interior.
 Se debe garantizar la comunicación permanente entre los vehículos y los puntos de cargue
y descargue para solucionar cualquier eventualidad.
 Los responsables del traslado deben definir la ruta de viaje y los horarios de traslado más
apropiados. Los transportistas no podrán desviarse de la ruta establecida, ni podrán
detenerse a lo largo de la ruta sin permiso de los responsables técnicos de área.
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 Disponer del material requerido para embalar como contenedores adecuados que
soporten el péso requerido( cajas de carton,plástico o madera) material de protección o
relleno ( plástico burbuja), cinta de embalaje.
 El plástico burbuja presenta un lado liso y otro en relieve, el relieve debe colocarse
siempre en contacto con el objeto a mproteger .
 Para mantener un orden del material a trasladar se deberán rotular las cajas.
 Acondicionar un área donde se verifique selle y codifique el material embalado confome
el orden original de la signatura, en caso de no ternerlo el personal dispondrá otra
secuencia esto con el fin de mantener el orden.
 De ninguna manera se deberán apilar las cajas las cajas que contienen material especial ,
por ser de condcion frágil.
 En el proceso de embalaje y desembalaje el material nunca podrá ser colocado
directamente sobre el suelo, se deberá utilizar estivas de plástico elevadas del suelo
minimo a unos 10cms.
 Tener carros rodantes para transportar el material evitando la vbracion.
 Amortguar el interior del vehiculo en el cvual se esta transportando el material
bibliografco para evitar movimientos dentro del mismo.

1.3.8. Desembalaje

Este proceso es bastante importante que lo haga personal capacitado ya que se evitara
incrementar el deterioro que conlleva cada traslado además de dar un orden al material que nos
ayudara a organizar de manera protocolaria nuestros documentos.

El encargado de coordinar esta tarea; debe elaborar una secuencia de trabajo, deberá tener en
cuenta el recurso humano con el que está disponible y las tareas que cada uno de ellos realizara.
Esto permitirá asignar funciones específicas y responsabilidades.

Al llegar el material al sitio de destino se deben tener unos criterios básicos para el correcto
desembalaje:

- Se deben evaluar los factores medio ambientales desde el lugar de origen al lugar de
destino
- el personal que realice las labores de embalaje equipamiento y transporte debe estar
debidamente identificado.
- Es obligatorio mantener las manos limpias y el uso de guantes de nitrilo durante la
manipulación.
- Cuando se requiera trasladar una caja manualmente se deberá tomar firmemente con
ambas manos.
- La zona de descargue debe estar en todo momento limpio y libre de residuos
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- Las dimensiones de los vehículos deben permitir su arribo lo más cerca posible al
acceso de los depósito de cargue o descargue.
- Si donde se piensa hacer el descargue del material esta al aire libre es necesario cubrir
con carpas de tal forma que el descargue quede completamente protegidas de los factores
atmosféricos.
- En la gran mayoría de ocasiones es necesario el uso de estivas plásticas, para que el
material no quede directamente sobre el suelo y quede organizado por secciones para su
fácil ubicación y manipulación del material.
- El descargue tiene que realizarse al orden inverso en el que fueron estivadas las unidades
de almacenamiento, de tal manera que en las columnas de unidades de almacenamiento
la numeración menor quede sobre la mayor y puedan ser reubicadas en orden numérico y
secuenciado.
- Las unidades de almacenamiento se almacenan en la estantería, teniendo encuentra el
diseño preestablecido y siguiendo el orden numérico secuencial, de izquierda a derecha,
de arriba hacia abajo dejando la primera caja en la parte superior izquierda.
- Al retirar los precintos que sea con la herramienta adecuada para no dañar el contenido.
- Cuando se coloque el material en las estanterías es mejor colocarlos individualmente para
evitar asi mayores daños.

2. Conclusiones
3. Glosario
4. Bibliografía

Nota: Deben ilustrar cada uno de los ítems, el glosario va adjunto a la actividad algunos de los
términos ya los tienen desarrollados solo es copiarlos y pasarlos al manual

Fecha de entrega: 15 de marzo de 2020

Formato: Word

Enviar al buzón del correo del profesor.

GLOSARIO
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Administración de Archivos:
Amarre:
Cajas:
Condiciones medioambientales:
Conservación preventiva de documentos:
Contenedores:
Desinfección:
Desinsectación:
Desratización:
Dispositivos de transporte:
Documentos de archivo:
Eliminación de Documentos:
Embalaje:
Estuche:
Expediente:
Gestión Documental:
Inocuo:
Material bibliográfico:
Libro:
Pieza Documental:
Plan de Transferencias:
Saneamiento:
Sistema Integrado de Conservación:
Sobres:
Tipo documental:
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Transferencia de archivos:
Unidades de almacenamiento: