PROTOCOLO INSTITUCIONAL Y EMPRESARIAL.

26

TEMA VI.
PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DE ACONTECIMIENTOS ESPECIALES EN EL ÁMBITO

EMPRESARIAL Y DE LAS ORGANIZACIONES.

El protocolo empresarial.
El protocolo empresarial es una disciplina con naturaleza
propia frente al protocolo oficial. Hoy en día, existe una necesidad
acuciante en las empresas: la creación de gabinetes de protocolo
empresariales.
A partir de los años 70, las empresas se dan cuenta de que no es
suficiente con comunicar sino que hay que organizar acontecimientos
en los que no hay que dejar nada al azar. Es entonces cuando
aparecen los gabinetes de protocolo, ante esta necesidad.
No existe normativa., aunque sí existen acuerdos o normas de
común aceptación, y son:
1. Respetar prelación de autoridades asistentes en
actos de naturaleza mixta.
2. Respetar y acotar el orden de precedencias
establecido en el R.D. 2099/83.
3. Presidencia por parte del anfitrión/máximo
representante de la organización.
4. Posibilidad de cesión de la presidencia.
5. Posición pactada del representante de la empresa
patrocinadora.
Los actos de naturaleza mixta son actos organizados por una
empresa y al que acuden autoridades políticas, públicas o
institucionales.

Tipología de acontecimientos especiales en las empresas y

organizaciones.
INAUGURACIONES Y PRIMERAS PIEDRAS.

Elementos comunes:
 Actos al aire libre.
 PROTOCOLO INSTITUCIONAL Y EMPRESARIAL. 27

 Una autoridad como “invitado de honor”.

 Dificultad del terreno.
 Señalización de la zona.
 Indicadores que separan al público y autoridades.
 Preparación del acto:

- Tarima o mesa.

- Ornamentación, alfombras, escalerillas...

- Infraestructura técnica y humana.

- Lista de invitados.

- Lista de los representantes de los medios.

Primera piedra:
1. Recipiente con cemento para introducir un tubo de metal:
- Periódico del día.
- Monedas de la época.
- Acta firmada
2. Maqueta de las futuras instalaciones.
Secuencias:
1. Introducción del mantenedor.
2. Se procede a la firma del acta.
3. Cilindro.
4. Parlamentos.
5. Cierre del mantenedor.
6. Aperitivo o vino del honor.

Inauguraciones: Secuencia:
1. Introducción del mantenedor (bienvenida).
2. Corte de cinta / descubrimiento de placa.
3. Parlamentos.

Repercusión en los medios:

- Trabajo previo.
 PROTOCOLO INSTITUCIONAL Y EMPRESARIAL. 28

- Trabajo durante el transcurso del acto.

- Trabajo posterior.

VISITAS GUIADAS.

- Labor conjunta del Departamento de Relaciones Públicas

y Protocolo.
- Podemos promoverlas o concederlas.
- Transmitir al público:
o Antecedentes de la Historia de la
Compañía.
o Filosofía de empresa vinculada a los
intereses públicos.
- Imagen Global.
A tener en cuenta:
- Recorrido / Itinerario y responsable.
- Duración.
- Seguridad.
- Tipo de público.
- Finalización de la visita.

JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS:

Planteamientos generales:
Cualquier organización constituida legalmente debe, siguiendo
sus estatutos y legislación, celebrar una asamblea anual, a fin de
elegir la junta directiva y aprobar el informe financiero. La reunión
debe anunciarse por adelantado, y los accionistas que acudan pueden
tener voz y voto.
Este acto es importante porque ofrece a la organización la
oportunidad de escuchar a sus públicos y a su vez hablar
personalmente con aquéllos con los que tienen intereses comunes.
La mayoría de las Juntas Generales cuentan con un discurso
(Presidente). Los encargados de Relaciones Públicas también deberán
 PROTOCOLO INSTITUCIONAL Y EMPRESARIAL. 29

preparar un dossier con materiales impresos sobre la Junta y algún

recuerdo para todos los asistentes.
Realmente, será la propia estructura de la empresa y su
naturaleza las que establezcan la prelación interna de sus mandos y
así quedará patente en la ley, estatutos y convenios firmados con
sindicatos.
Orden de precedencias en la junta:
1. Presidente ejecutivo.
2. Vicepresidente/s.
3. Miembros del consejo de administración.
4. Secretario general.
5. Director de finanzas.
6. Director de recursos humanos.
7. Director de producción.
8. Director comercial.
9. Director del gabinete técnico de la
secretaría general.
10. Asesor jurídico.
11. Secretaría institucional.
12. Director del gabinete de presidencia.
Pasos en su organización:
1. Objetivos.
2. Fechas.
3. Participantes: Mesa directiva y ponentes.
4. Asistentes (auditorium).
5. Local.
6. Orden del día y dossier.
7. Programación.
8. Acta de conclusiones.
9. Comunicación de resultados.
Ejemplo: Junta General de Accionistas del BBVA celebrada el 1 de
marzo de 2003.
 PROTOCOLO INSTITUCIONAL Y EMPRESARIAL. 30

Este tipo de evento es el acto por excelencia de la entidad,

donde los responsables de la gestión del Banco comparecen ante sus
propietarios para ofrecerles el balance del último año y las líneas de
actuación del siguiente.
Departamentos que intervienen en la organización:
- Áreas de Intervención General.
- Secretaría General del Consejo.
- Inmuebles, Compras y Seguridad.
- Comunicación, Imagen y Protocolo.
Preparación: Durante algunos meses antes, ya se trabajaba
intensamente en sus preparativos. Fue necesario reservar el auditorio
con suficiente antelación, a efectos de garantizar la disponibilidad de
una gran sala que albergara a los varios miles de accionistas que
fueron convocados.
Partes del evento:
- Reunión de Accionistas (1 de marzo de 2003).
- Reunión previa de Directivos del Banco, llamada “Prejunta”
(1800 personas; 28 de febrero por la tarde).
- Reunión del Consejo de Administración previa a la Junta.
Cómo se convoca a los accionistas: Reciben por escrito la
convocatoria de la Junta con el orden de los temas a desarrollar.
Convocatoria a los medios: Más de 200 periodistas fueron
invitados a la cita y la Junta tiene garantizada una o varias páginas en
todos los medios de comunicación nacionales y regionales y espacios
de más de un minuto en las principales radios y televisiones.
Los que asisten a la Reunión a su llegada al Palacio de
Euskalduna y tras cruzar los obligados arcos de seguridad, se dirigen
a la Recepción habilitada por BBVA, donde son atendidos por un
grupo de azafatas que han sido contratadas para todo el evento.
Estas azafatas les entregan el Informe Anual del Banco, este año
acompañado de un informe titulado “La responsabilidad social
corporativa en BBVA: 2002 Renovación de un compromiso con la
sociedad”. Además tienen a su disposición servicio de guardarropas.
 PROTOCOLO INSTITUCIONAL Y EMPRESARIAL. 31

La invitación al acto, sirve para el acceso tanto a la Reunión de

Directivos como para la Junta General, que es enseñada al personal
de seguridad en el momento de acceso al recinto, impidiendo la
entrada a aquéllos que no la presenten. El acceso a los empleados a
la Junta fue a las 10:00 horas, dándose por concluido a las 10:30
horas, el acceso a accionistas se estableció a partir de las 11:00 horas
La señalética es muy importante en este tipo de reuniones. Los
palacios de congresos son instalaciones demasiado grandes y
complejas como para que los invitados puedan aclararse bien si no
son habituales del edificio.
Para acceder al Salón Auditorio existen 19 puertas, en tres
plantas y once ascensores. Por tanto el Banco mediante de Dirección
de Comunicación e Imagen define la Imagen Corporativa del evento a
aplicar en letreros, tarjetones, invitaciones o rótulos.
En el momento de comenzar, cuando la mayoría de los
accionistas se encuentran sentados, concurren los miembros del
Consejo de Administración al escenario, donde se habilitó un total de
16 puestos, cuatro en la mesa presidencial y doce detrás de ella (seis
a cada lado). Los 12 consejeros se sientan de acuerdo al orden de
protocolo y los 4 de la presidencia lo hacen por orden jerárquico,
reservando el puesto central al presidente del Banco.
En este caso al ser cuatro personas en la mesa presidencial, la
presidencia es doble, de forma que los dos puestos centrales son
ocupados por el presidente y por el que le sigue en orden jerárquico,
el Consejero Delegado. A la derecha de estos el tercero en orden y a
la izquierda el cuarto en jerarquía.
Parece que la presidencia iba a ser ocupada por cinco personas
en lugar de cuatro, ya que la ubicación protocolaria que han seguido
indica que falta el último en orden jerárquico, Don Gervasio Cóllar
Zabaleta que ocuparía el puesto número cinco (si nos fijamos en la
5 anterior).
colocación del año 2 1 3 ?
 PROTOCOLO INSTITUCIONAL Y EMPRESARIAL. 32

Mesa presidencial de la Junta de Accionistas de 2003.

4 2 1 3 5

Mesa presidencial de la Junta de Accionistas de 2002.

1. Presidente del BBVA: Don Francisco González
Rodríguez.
2. Consejero Delegado: Don Jose Ignacio
Goirigolzarri.
3. Secretario General del Consejo: Don Jose
Maldonado Ramos.
4. Vicepresidente: Don Gervasio Collar Zabaleta.
5. Vicepresidente: Don Jesús Mª Caínzos Fernández.
Antes de que los miembros del Consejo de Administración
accedan al escenario, se les informa del puesto que deben ocupar. El
responsable de protocolo controla desde la puerta la salida de los
consejeros y confirma con ellos el asiento. Los dos últimos en salir
son el Presidente y el Consejero Delegado. Antes de tomar asiento, se
sitúan de pie delante de la mesa presidencial ante los fotógrafos
acreditados en el acto, presentes en la sala.
Además del Auditorio Principal del Palacio, se reservaron otras
salas dotadas de medios audiovisuales desde las cuales los
accionistas pudieron seguir el desarrollo de la Junta. Los accionistas
ocupaban los puestos centrales del auditorio, aunque algunos por
razones de seguridad se encontraban repartidos estratégicamente
por todo el aforo.
Para los medios de comunicación se adecuaron varios centros
de prensa dotados de medios informáticos, audiovisuales y de
telecomunicaciones. A través de un circuito cerrado de televisión,
pudieron seguir todos los pormenores de la sesión. Igualmente se
puso a disposición de los diferentes canales de televisión, señal
gratuita de imagen. Cualquier persona que lo deseaba tenía la
posibilidad de seguir la Junta a través de Canal Satélite Digital.
 PROTOCOLO INSTITUCIONAL Y EMPRESARIAL. 33

El encuentro (Prejunta) de 1800 directivos de todo el mundo,

celebrada el día anterior a la Junta, tuvo lugar también en el Auditorio
Principal del Palacio, siendo el mismo escenario pero sin la mesa
presidencial.
El Presidente y el Consejero Delegado se dirigen a todos los
asistentes desde un atril colocado en el escenario. Tras sus discursos,
se entregan los premios y placas que la institución concede
anualmente a directivos de diversas áreas del banco.

PREMIOS O DISTINCIONES:
Objetivo: Transmitir a la sociedad el reconocimiento de la
empresa o institución a una persona que ha destacado en una
actividad.
Características:
- Sustancioso y/o simbólico.
- Es percibido por la sociedad como algo “realmente
importante”.
A tener en cuenta:
- Lugar de la entrega, día y hora.
- Invitaciones genéricas.
- Invitaciones para personalidades (dan “caché” al acto).
- Confirmaciones.
- Organizar y adecuar el espacio físico.
- Medios de comunicación.
- Personal para la ubicación de asistentes.
- Preparar secuencia del acto e informar a los participantes.
- Preparar cheques o talones/ objeto simbólico.
- Preparar (si es oportuno) lunch, cocktail o vino español.
PROTOCOLO INSTITUCIONAL Y EMPRESARIAL. 34