 Eventos y Actos Sociales

La organización de un evento es una herramienta de comunicación bàsica

para una empresa, ya que puede ser un importante aliado a la hora de lograr
nuestros objetivos.

Pasos para organizar un evento con éxito

- Los objetivos: ¿qué se quiere conseguir y qué se quiere comunicar con el

evento? ¿Qué mensajes, imágenes y valores se quieren transmitir? ¿Se pretende,
por ejemplo, un crecimiento de las ventas, potenciar la marca, hacer un cambio de
rumbo de la empresa,…?

- El público objetivo: ¿a quien se dirige la acción de comunicación? El público

objetivo serán los invitados que participaran en el evento. En función de las
características de este público (clientes, proveedores, accionistas…), se iran
determinando elementos como el lugar dónde se celebrará el evento, la fecha, el
tipo de acto, la duración, etc. Cada público objetivo precisa de un tipo de evento
concreto con unas características adaptadas a sus necesidades.

- El tipo de evento: existen eventos de caràcter oficial (promovidos por las

instituciones públicas) o de carácter no oficial; actos de Estado, institucionales,
académicos, culturales, empresariales, comerciales, sociales, familiares… I se
pueden concretar en: inauguraciones, conferencias, conmemoraciones, entregas
de premios, efeméridas, recepciones, homenajes, conciertos, exposiciones, etc.
En función del tipo de evento que se organize y de quien lo promueva,
las normas de protocolo a seguir seran unas u otras.

El protocolo a seguir en la organización de un evento

El protocolo es el conjunto de reglas consensuadas por norma o por

tradicion que establecen la forma de actuar en distintas situaciones humanas. Es
una forma de comunicación y sistematización del orden de funcionamiento de las
relaciones y los actos. Su uso correcto da a conocer sin palabras la posición, el
prestigio o el respeto de una persona, empresa o institución.
Existen diferentes tipos de protocolo: empresarial, religioso, cultural, militar,
diplomático... El protocolo empresarial, que es el que nos ocupa a nosotros, se
ha convertido en un elemento básico en toda organización, ya que cuidar la
imagen y los valores que se quieren transmitir es esencial para maximizar el
potencial comercial de la empresa y para diferenciarse de la competencia.

A la hora de organizar un evento empresarial, el protocolo a seguir se define en

las siguientes fases:

1. Fase de tanteo: en la cual se valora la necesidad de organizar el evento o

no, de acuerdo con los fines y objetivos marcados.

2. Fase de información: una vez decidio que se tira adelante el evento, es el

momento de investigar experiencias similares y juntar toda la información
que puede ser necesaria para diseñar el acto.

3. Fase de recopilación: momento en el que literalmente se recopila toda la

información y material necesarios para la planificación del evento.

4. Fase de anteproyecto: redacción de un borrador de programa general, sin

muchos detalles, que incluye el cornograma, el croquis de los espacios, un
primer listado de posibles invitados, el contexto general del acto... Es una
fase muy creativa de diseño y innovación.

5. Fase de discusión o debate técnico: es el momento de discutir el

borrador de anteproyecto con la organización y sus colaboradores. Es
aconsejable hacer uso de medios informáticos para ilustrar la exposición.
Es una fase de discusión, de preguntas, de sugerencias.

6. Fase de proyecto y programación: redacción del programa oficial del acto

que debe incluir el cronograma detallado del evento, los croquis (que
permitan interpretar el programa y ayuden a visualizar cómo serán los
espacios, los movimientos previstos, los recorridos, el protocolo para los
asistentes…), el libro de ruta (en el caso que haya desplazamientos de
uno o mas invitados), los diseños o grafismos (invitaciones, carteles,
 minutas, credenciales, diplomas, etc), el listado de
invitados, el presupuesto y los anexos necesarios.

7. Fase de organización: planificación general de todo el evento, llevando a

la práctica el programa oficial elaborado: elaboración del listado de
invitados, cartas de invitación, carteles indicadores; montaje y adecuación
de los espacios, preparación del material de sonido e iluminación, pantallas
y proyectores, elementos decorativos; montaje de comedores, adecuación
de los servicios higiénicos, servicio de guardarropia; accesos a las
instalaciones, control de invitaciones, zonas de aparcamiento; regalos,
diplomas, medallas; guión de las intervenciones, elaboración de
documentos necesarios; servicios de información y atención al publico,
servicos de seguridad integral del acto, etc.

8. Fase de taquilla: es la fase de control del listado de invitaciones y

confirmación de asistencia. Comprende la elaboración de los listados de
invitados, el envio de las invitaciones, el seguimiento de las mismas, el
control de las confirmaciones, la atención a los invitados y la asignación de
los asientos.

9. Fase de comunicación externa e interna: la comunicación interna es el

guion técnico o escaleta que deben tener las personas que tienen que velar
para que todo salga bien. Es la versión del programa en la que se incluyen
las acciones que los diferentes organizadores tienen que realizar en cada
momento; se entrega a los técnicos, auxiliares y colaboradores. La
comunicación externa es el programa que se facilita a los invitados con el
guión general del evento.

10. Fase de ensayos: es una prueba muy realista, un ensayo general del
evento, que se realiza la víspera de la fecha programada. Tiene como
objetivo la comprovacion de que el montaje es correcto, y también que
todas las personas que intervendrán en el acto ensayen las acciones que
les competen.
 11. Fase de ejecución: es el evento en sí, el momento real en que se lleva a
cabo. Es una fase en la que se tiene que mantener un alto nivel de control
general de la situación, haciendo un seguimiento exhaustivo de que todo se
desarrolla según lo programado y resoliendo todas las incidencias que
puedan surgir.

12. Fase de valoración: una vez pasado el evento, es el momento de analizar

lo que se ha programado y la forma como se ha ejecutado. Es importante
estudiar los errores y los aciertos, para tenerlos en cuenta en futuros
eventos. Se elaborará un informe de conclusiones con la valoración
técnica de cada procedimiento.

¿Qué es un anfitrión?

El término anfitrión tiene un uso habitual en nuestro idioma y la usamos cuando

queremos dar cuenta de esa persona que recibe invitados en casa,
generalmente para una comida o para celebrar algún evento importante de su
vida o familia.

Junto al invitado de honor, el anfitrión es una de las figuras clave en

protocolo. Ocupa un lugar específico en los actos que organiza (preside
o inmediatamente al lado del que preside), recibe a todos los invitados,
facilita las presentaciones entre los invitados que no se conocen, se
ocupa de todo el operativo de la organización, envía las invitaciones y
dispone el protocolo general de los asistentes en un acto. Debe saber
desenvolverse en los actos, procurando integrar a todos los invitados y
evitando al mismo tiempo ser excesivamente el centro del acto.
Recomendaciones para ser un buen anfitrión

Ante cualquier evento siempre habrá que conocer de antemano y a ciencia cierta
la cantidad de invitados que asistirán para así poder disponer de manera correcta
los lugares en la mesas, y calcular la comida y bebida que se deberá comprar.

Siempre antes del evento se deberá realizar una limpieza exhaustiva del espacio
de reunión, ningún detalle puede quedar librado al azar; todo en orden y limpio, un
lugar sucio y descuidado no causará jamás una buena impresión entre los
invitados.

En el caso de las cenas o de fiestas que cuenten con mesas se

deberá pensar muy bien donde se ubicará a los invitados, teniendo en cuenta si
hay conflictos preexistentes entre los asistentes, y si es así evitar sentarlos cerca.
En el caso de las parejas se recomienda no sentarlas juntas para que no se aíslen
del resto de los invitados.

Una buena reunión siempre deberá contar con una recepción de comida y de
bebida, este detalle será considerado un agasajo y predispondrá al invitado
favorablemente para disfrutar del encuentro.

Habrá que evitar abordar temáticas que puedan alentar conflictos o discusiones
entre los invitados.

 Funciones del anfitrión

Convoca y planifica el evento.

Elabora la lista de invitados y les convoca.

Decide el tipo y formato del evento.

Crea la invitación y realizar su seguimiento.

Establece la ubicación de los invitados en el acto.

Marca cuándo comienza y cuándo finaliza el evento.

Recibe y atiende a los invitados.

Dentro del evento es quien entrega el regalo al invitado de honor y da las

explicaciones necesarias.

Se dirige a los invitados mediante un discurso.

Acompaña durante todo el evento al invitado de honor.

Despide a sus invitados.

Se encarga de pagar el evento o buscar financiación para el mismo.

Además de este tipo de anfitrión existen 2 más: el anfitrión desplazado y el

psudoanfitrión.

El Anfitrión desplazado es aquel que convoca el evento pero cuyo superior acude
al mismocon lo que se le desplaza o queda relegado a su posición habitual por
rango, quedando su superior como la figura del anfitrión.

Por su parte, el pseudoanfitrión, es aquel que no convoca el evento pero es dueño

de las instalaciones donde se ejecuta. Si se le quiere dar relevancia o es una
figura importante se le puede otorgar una posición destacada, pero siempre
atendiendo al resto de invitados y a la filosofía del evento.
Un ejemplo perfecto para explicarlo serían los premios Cervantes: Los organiza el
Ministerio de Cultura, pero habitualmente acude el Presidente del Gobierno, por lo
que el Ministro de Cultura queda como anfitrión desplazado, siendo relegado a su
posición habitual por rango. Además se realiza en el Paraninfo de la Universidad
de Alcalá y tradicionalmente se le da relevancia a la figura del rector colocándole
en la presidencia, como el rector es "dueño" de las instalaciones, sería
pseudoanfitrión.

 Los invitados y la correcta colocación en la mesa.

A la hora de colocar a sus invitados, puede servirle de ayuda conocer estas reglas:

1. Las parejas se "rompen". Para tratar de mejorar las relaciones sociales, para
que la conversación no se concentre solo entre parejas... se debe mezclar a las
parejas por separado entre el resto de invitados. Es lo que en protocolo se conoce
como "descanso matrimonial", separar a las parejas y matrimonios para
"socializar" más entre los invitados.

2. Cuando al distribuir los sitios en la mesa, no haya el mismo número de hombres

y mujeres, es aconsejable no juntar a dos mujeres; es preferible sentar a dos
hombres juntos. Tampoco es demasiado correcto dejar a las mujeres en las
esquinas de la mesa.

3. Aunque ya no es tan mirado como en otras épocas, las mujeres casadas suelen
preceder a las solteras, y a las divorciadas. Las divorciadas-separadas y viudas,
preceden a las solteras, también.

4. Si utiliza un criterio de colocación por edad, las personas mayores tienen

precedencia sobre las más jóvenes. Incluso, las personas de mayor edad, tienen
una cierta precedencia sobre el sexo femenino, en determinados casos. La edad
es un "valor añadido" a la hora de establecer un orden en la mesa para sus
invitados.

5. Si tiene invitados de otra nacionalidad, recuerde, que se les suele dar mayor
preferencia que a los nacionales. Si bien hay que tener en cuenta una cosa
importante; en el caso de tener solo algunos invitados que hablen su idioma se
deberá situar a esta persona a su lado, aunque rompa el esquema del
ordenamiento de comensales, para evitar "aislar" a su invitado entre personas que
no hablan su mismo idioma. En este caso, prevalecen los conocimientos del
idioma sobre otras posibles características de sus invitados.

6. La colocación de invitados en cuanto al sexo, suele ser de forma alterna

hombres y mujeres. Cuando las "cuentas no cuadran", por no haber el mismo
número de invitados de un sexo y de otro, no queda más remedio que sentar a
juntos a varios señores o señoras.

7. Los niños, si los hay, se sientan juntos en la mesa en una parte reservada para
ellos, o, si es posible, mucho mejor en una mesa aparte para ellos.

Es recomendable el uso de tarjetas de mesa, si tiene un número elevado de

invitados, y quiere evitar confusiones y desorientaciones de sus invitados a la hora
de sentarse a la mesa.

También, como se ha indicado al principio, estas reglas solo son una idea o guía
en la que puede basarse, pero al ser un acto privado, los propios anfitriones son
los que establecen el orden de colocación en función de sus preferencias, criterios
y conocimiento de los invitados.

 Forma correcta de pagar la cuenta en una comida de negocios.

Como primera recomendación, verifica que todos tus aparatos tecnológicos que
utilices estén cargados, evita conectar cables a la hora de presentarle el proyecto
a tu cliente, esto te retrasará y creará mala imagen de tu persona y la empresa. 
Como segunda recomendación, el experto indica que la presentación que le
realices a tu cliente sea corta y concisa, pues por ello decidiste tratar el tema en
una comida o cena de negocios. Recuerda que si los temas a tratar son muy
importantes y que necesitan mayor tiempo, lo mejor es llevar la presentación a la
oficina de tu cliente o concertar una reunión en tus instalaciones. 

La forma en que finalizas tu presentación es muy importante, prepara

un speach del por qué es importante tenerlos como clientes y de cuáles son los
beneficios y ventajas de hacer negocios con tu empresa. 

 Comida buffet.

Un buffet, también llamado en español bufet o bufé, es un estilo de servicio donde

una comida es servida y dispuesta sobre una mesa, para que los comensales se
sirvan a sí mismos los alimentos. La palabra, como tal, proviene del francés buffet,
y originalmente se refería al aparador, es decir, el mueble destinado para guardar
la vajilla.

buffetEl buffet o servicio buffet es un método de servicio empleado cuando se

debe proporcionar servicio a un gran número de comensales, de modo que cada
quien puede elegir, a su gusto y antojo, los alimentos que desea consumir, así
como la cantidad.

La comida buffet se caracteriza, de esta manera, por la comida compuesta por

platos fríos y calientes que han sido dispuesto sobre una mesa para servir a este
propósito. No obstante, cuando un buffet se compone exclusivamente de platos
fríos, se lo denomina como buffet froid, que en francés significa ‘buffet frío’.
Buffet, asimismo, también puede designar a la mesa o al conjunto de mesas que,
en reuniones, festejos y espectáculos públicos, son cubiertas con esta clase de
platos y obedecen a este patrón de autoservicio.

Hoy en día el concepto de buffet está asociado a los restaurantes “all you can eat”
(todo lo que puedas comer), refectorios donde, por un precio fijo, se accede a toda
la variedad de opciones del buffet.

Existen restaurantes de buffet especializados como, por ejemplo, buffet brasileño

donde su fuerte es carne a la parrilla, buffet de comida asiática o buffet de
desayuno donde se dispone más platos de repostería.

 Comidas informales

Una comida informal no quiere decir un encuentro sin la presencia

de ciertas reglas de cortesía y buena educación. Quiere decir que está
menos 'protocolizada' pero no menos organizada y preparada.
Los buenos modales y el buen comportamiento  deben ser siempre
correctos, sea el tipo de evento que sea al que acudamos.

Cuando los anfitriones deciden hacer una comida o cena para celebrar algo con
sus invitados una de las primeras decisiones debe ser sobre la formalidad o no del
banquete.

Esta decisión es muy importante porque hará prestar más la atención a unos
detalles u otros. La principal diferencia entre una comida formal y una informal es
la ubicación de los invitados en sus mesas.

En una comida informal los invitados se pueden sentar donde quieran, aunque sí
se puede crear una mesa presidencial donde cada persona tenga asignado su
lugar en la misma. En las comidas formales todo se más protocoliza más. Cada
invitado tiene asignada la mesa en la que sentarse y una ubicación concreta en la
misma.

Para asignar un sitio a cada comensal en la mesa hay que tener en cuenta las
precedencias a la hora de sentar a los invitados. Los más importantes deben
ocupar un puesta más cercano a la mesa presidencial. Normalmente las comidas
formales se identifican con actos oficiales a los que acuden personalidades, actos
de empresa, etc…

Pero hay un acto familiar en el que podemos encontrarnos con una comida formal
con las características anteriores y no lo relacionamos porque lo tenemos muy
interiorizado. Estos actos familiares son las bodas, donde cada comensal tiene
una mesa asignada, a veces también un puesto dentro de la misma y por
supuesto la mesa presidencial está perfectamente ordenada.

 Eventos Sociales.

Un evento social es una reunión de personas organizada con previa antelación,

para disfrutar de algún tipo de suceso que puede abarcar cualquier área social,
desde aniversarios, conferencias, fiestas o graduaciones, entre otros.

Dentro de los eventos sociales, nos enfocaremos en aquellos que puedes realizar
desde tu organización, ya que son imprescindibles para mejorar las relaciones y la
comunicación entre la empresa y sus empleados, sus clientes y sus potenciales
clientes.

Características de los eventos sociales

Como en todo tipo de evento, poseer una gran capacidad de planificación,

organización y coordinación, será de vital importancia. Pero además, los
 diferentes tipos de eventos sociales requieren de una gran creatividad y no
pasar por alto ningún detalle. Entonces, ¿qué características debe reunir un
evento social?

 Comunicar: En un evento social organizado por una empresa, lo más

importante es cumplir con el objetivo de comunicación, tanto con el público interno,
como con los asistentes externos. Este objetivo puede ser muy variado: anunciar
una novedad corporativa; mostrar la innovación tecnológica del puesto de trabajo;
etc.

 Reforzar la imagen de marca: proyecta la imagen que deseas al exterior.

El evento social es la mejor oportunidad para transmitir los valores que definen tu
compañía de una forma desenfadada.

 Fortalecer relaciones y mejorar el clima laboral: Permite establecer

relaciones en un entorno fuera del habitual, para conocer mejor a las personas con
las que trabajas cada día. Además, puedes realizar actividades de entretenimiento
durante el evento, que aportarán muchos beneficios a tu equipo, ya que
aumentará su motivación.

 Reconocer y premiar los logros de la empresa: es fundamental

reconocer los logros de tus empleados, y un evento social es una gran ocasión
para hacerlo en un ambiente discernido. 

 Bodas.

La celebración por excelencia, dentro de los acontecimientos familiares

es la ceremonia de la boda. Preparación, Invitaciones, trajes y vestidos,
padrinos y madrinas, invitados, regalos. Todo lo que necesita saber
sobre el mundo de las bodas

 Nacimientos.
El nacimiento de un bebé es una de las mejores noticias que puede recibir una
familia. La maternidad es una de las mejores experiencias de la vida, tanto para la
madre como para el padre y el resto de la familia.

El nacimiento de un hijo, supone un importante cambio en la vida de sus padres -y

algunas veces en la de otros familiares, también-. Hay que adaptarse a nuevos
horarios y a nuevas necesidades, por eso es importante tener un buena
organización para evitar caer en el desánimo o la desesperación.

Teniendo en cuenta que, en la actualidad, la mayor parte de los nacimientos

tienen lugar en clínicas y hospitales, las visitas deben dejarse, salvo excepciones
para después de que la madre reciba el alta. En pocos lugares, salvo en el medio
rural y en algunas familias con distintas costumbres nacen los niños en casa.

 Cumpleaños.

Para hacer una fiesta de cumpleaños perfecta, donde todo el mundo quede
contento y tú no acabes con los nervios alterados, te damos algunas claves que
te ayudarán a planificar y organizar con tiempo y con mucho estilo este día tan
deseado para ti o para los tuyos.

Lo primero que debes hacer es definir la fecha en que se celebrará el evento. Se

tiene la creencia en algunos lugares de que celebrar o felicitar el cumpleaños a
una persona antes de que sea la fecha, trae mala suerte. Por eso, lo mejor para
elegir el momento es que, o sea el mismo día del cumpleaños o una fecha
posterior. Si no cae en día entre semana, lo mejor es que se pase para el fin, ya
que la gente suele tener mayor disponibilidad.

 Aniversarios.
El aniversario, que define el diccionario de R.A.E. como: " Día en que se
cumplen años de algún suceso o acontecimiento" , es una fecha
motivo de celebración en la mayor parte de los hogares.

Aunque el aniversario también puede ser el "cumpleaños" de una

empresa, por cumplir un determinado tiempo desde su creación, el de un
profesional, por sus años de ejercicio, etcétera, vamos a centrarnos en
el tipo de aniversario personal -bodas y profesiones-.

Para esta ocasión lo más habitual es hacer una celebración en casa -

un almuerzo o cena- o en un restaurante. Todo depende del número de
personas a las que vayamos a invitar y de las posibilidades económicas
que tengamos.

Los primeros aniversarios, hasta las bodas de plata, se suelen celebrar

en la intimidad familiar y suelen estar organizados por los propios
interesados.

Los aniversarios señalados, como las bodas de plata o de oro, suelen

ser organizados por los familiares -generalmente los hijos, si los tienen-
o bien por amigos de la familia y la celebración suele tomar una mayor
entidad. Se suele celebrar una misa (en función de sus creencias) y un
banquete.

Darles un lugar preferente a los 'protagonistas'

Los homenajeados, deberán ocupar un lugar preferente en la mesa .

Es decir, la presidencia, y como si de una cena "oficial" se tratara, se
colocan los hijos a su derecha e izquierda en función de la edad -de
mayor a menor-.
 Colocar las fuentes bibliográficas. 

https://www.deustoformacion.com/blog/marketing-digital/guia-basica-protocolo-
evento

http://destinoorganizadoreventos.blogspot.com/2016/02/el-anfitrion.html

https://www.protocolo.org/social/anfitriones-e-invitados/el-protocolo-del-
anfitrion.html

https://www.altonivel.com.mx/liderazgo/management/36336-protocolo-para-las-
comidas-de-negocios/

https://www.significados.com/buffet/

http://ideassoneventos.com/comida-formal-informal/

https://www.euroforum.es/blog/organizacion-de-eventos-sociales-definicion-
caracteristicas-y-ejemplos/