montando

seu escritório

na nuvem:
g u i a d e f e r r a m e n ta s pa r a u t i l i z a r n o t r a b a l h o r e m o t o
H e y,

N a s p r ó x i m a s pá g i n a s p r e pa r a m o s u m c o m p i l a d o c o m D I V E R S A S f e r r a m e n ta s q u e a u x i l i a r ã o
V O C Ê a R E A L I Z A R a s s u a s at i v i d a d e s r e m o ta m e n t e .

A n t e s d e c o m e ç a r , va l e a q u e l e l e m b r e t E : M a i s i m p o r ta n t e d o q u e a f e r r a m e n ta e m s i , é

o f u n d a m e n t o . A f i n a l , o q u e p r e c i s a m o s fa z e r ? O q u e e s ta m o s t e n ta n d o r e a l i z a r ?

A pa r t i r d o m o m e n t o q u e e n t e n d e m o s i s s o, c o m e ç a m o s a d e s c o n s t r u i r a s n o s s a s at i v i d a d e s e
e n t e n d e m o s o q u e é n e c e s s á r i o pa r a fa z e r , d e fat o, e s s a ta r e fa a c o n t e c e r e c o m o u m a
f e r r a m e n ta p o d e r á a j u d a r .

E s p e r a m o s q u e e s s e c o n t e ú d o s e j a ú t i l pa r a v o c ê ! ; )

O QUE VOCÊ VAI
ENCONTRAR NESTE GUIA:
FERRAMENTAS DE COMUNICAÇÃO ............................................................................................................
04

FERRAMENTAS DE VIDEOCOnferência e COMPARTILHAMENTO DE TELA .........................................

11

ferramentas para a gestão de projetos .........................................................................................

17

FERRAMENTAS PARA COMPARTILHAMENTO E GERENCIAMENTO DE ARQUIVOS ................................

22

ferramentas para gestão de pessoas e contratos .....................................................................

26

FERRAMENTAS PARA COLABORAÇÃO EM EQUIPE ....................................................................................

32

FERRAMENTAS PARA GESTÃO DE HORÁRIO ..............................................................................................

40

FERRAMENTAS DE SEGURANÇA E GERENCIAMENTO DE SENHAS ..........................................................

46

FERRAMENTAS DE PRODUTIVIDADE E BEM-ESTAR ..................................................................................

50

FERRAMENTAS DE EXPLORAÇÃO ...............................................................................................................

57

TOOLBOX DE UM TIME DISTRIBUÍDO ........................................................................................................

65

FERRAMENTAS X MODELOS DE GESTÃO ...................................................................................................

67

FERRAMENTAS DE COMUNICAÇÃO
[ C H AT S , T Ó P I C O S D E D I S C U S S Ã O E TA R E FA S ]
Slack
O Slack funciona como um chat e é um espaço de
colaboração para o trabalho, que conecta times,
independente da função de cada um. É um lugar
onde é possível conversar de forma síncrona ou
assíncrona, tomar decisões e informar sobre os
progressos de um projeto.

Por lá, é possível criar diferentes canais que podem

ser divididos por projeto, por exemplo, e conversar
com as pessoas do time de forma privada ou
coletiva.

https://slack.com/

5
Basecamp
O Basecamp é uma ferramenta mais completa de
gerenciamento de projetos (nas próximas páginas
vamos falar mais sobre isso!), mas que também
oferece a opção de chats para se comunicar com
o time.

Assim como Slack, você pode ter diferentes

projetos e canais de comunicação específicos -
onde também tem a opção de conversas
privadas ou coletivas.

https://basecamp.com/

6
 FERRAMENTAS DE COMUNICAÇÃO
[ G R AVA Ç Ã O D E V Í D E O S E Á U D I O S C O M PA R T I L H ÁV E I S ]
Loom
O Loom é uma ferramenta que
possibilita que você grave vídeos
de forma rápida e compartilhe isso
com outras pessoas.

Após a gravação, a ferramenta gera

um link automático para que você
disponibilize o conteúdo.

https://www.useloom.com/

8
Soapbox
O Soapbox é uma extensão para o
Chrome que permite a gravação de
vídeos onde você apareça e, ao
mesmo tempo, tenha a visualização da
tela do seu computador.

Da mesma forma que o Loom, a

ferramenta cria um link automático
para compartilhamento.

https://wistia.com/soapbox

9
Clyp.it
O Clyp.it é utilizado para a gravação de áudios.

A sua diferença em comparação com outros

meios de comunicação, como o Whats App,
por exemplo, é que essa ferramenta cria um
link próprio com o conteúdo, permite que seja
anexado em trocas de informações sobre
projetos e possa ser acessado a qualquer
momento com mais facilidade.

https://clyp.it/

10
FERRAMENTAS DE VIDEOCONFERÊNCIA

E COMPARTILHAMENTO DE TELA
Zoom
O Zoom é uma plataforma online que
oferece planos gratuitos e pagos para
a realização de videoconferências,
bate-papos, seminários e workshops.

Essa é uma das ferramentas preferidas

do time do Officeless por várias
razões...

12
Zoom
É mais estável e quando trava é possível resgatar o áudio;

Você pode enviar o invite da reunião e já incluir o link previamente;

É ótima para processos criativos, como um brainstorm, porque você pode criar salas separadas
dentro de uma mesma call;

Permite gravar a videoconferência pelo aplicativo e escutar depois.

Em uma videoconferência com apenas dois participantes a versão gratuita libera tempo ilimitado
para conversa enquanto para mais de três pessoas o tempo permitido é de 40 minutos.

A versão paga suporta videoconferências até mil participantes.

https://zoom.us/
13
Zoom Scheduler
Essa é uma extensão do Zoom que funciona
juntamente com o Google Calendar. Ao adicionar
um evento no calendário, como uma
videoconferência, você só clica no botão da
extensão e logo um link do encontro será gerado
para compartilhar com os demais participantes.

https://chrome.google.com/webstore/detail/zoom-scheduler/

14
Screenhero
O Screenhero é uma ferramenta que permite
videoconferências, mas o seu grande diferencial
está na possibilidade de uma pessoa compartilhar a
tela do seu computador e o restante do time
colaborar e interagir com aquilo que está sendo
feito.

Essa é uma plataforma que é integrada ao Slack e

está disponível para os times que usam a versão
paga do canal de comunicação.

https://slack.com/screenhero

15
Appear.In
O Appear In, diferentemente do Zoom,
não exige que nenhum dos participantes
tenha instalado em seu computador a
ferramenta.

Em alguns casos, essa é uma alternativa

mais simples, porém eficaz para realizar
videoconferências com contatos
externos ou que você não tenha tanta
relação.

https://appear.in/

16
FERRAMENTAS PARA GESTÃO

DE PROJETOS
Basecamp
O Basecamp é uma ferramenta completa que
permite comunicação via chat, por tópicos,
gerenciamento de tarefas e também anexar
arquivos. Um dos diferenciais do Basecamp é
que, ao contrário das demais plataformas, o
modelo de cobrança não é feito por usuário.
A licença é feita através de um único
pagamento fixo.
https://basecamp.com/

18
Flow
O Flow utiliza como base o método
Kanban. Ou seja, oferece as clássicas
três colunas "To-Do", "Doing" e "Done",
além de ajudar o time planejar com
antecedência as suas tarefas, definir
prioridades e acompanhar os fluxos
de trabalhos do início ao fim.

https://www.getflow.com/

19
Trello
A estrutura do Trello é bastante similar a
estrutura do Flow. É uma lista com listas,
cheia de cartões, usadas por um time ou
apenas por você. Todos os assuntos
relacionados a um projeto são exibidos
no seu quadro específico e tudo é
atualizado em tempo real.

https://trello.com/

20
Asana
O Asana também é utilizado por muitas
equipes. Essa ferramenta permite
planejar e estruturar projetos da forma
que mais faça sentido para o time. Com
ela, é possível definir prioridades,
estabelecer prazos, compartilhar
detalhes e atribuir tarefas.

https://asana.com/

21
FERRAMENTAS PARA COMPARTILHAMENTO E
GERENCIAMENTO DE ARQUIVOS
Dropbox
O Dropbox reúne arquivos da equipe
em um único local centralizado. Os
arquivos podem ser encontrados
com muito mais facilidade e são
sincronizados com segurança entre
todos os dispositivos. Você e a
equipe podem acessá-los a qualquer
hora, em qualquer lugar e todos têm
sempre acesso à versão correta.

https://www.dropbox.com

23
Google Drive

O Google Drive, assim como o Dropbox,

também tem a função de organizar todos os

arquivos do time em um único espaço. Além

disso, tem outros serviços como Docs, Planilhas

e Apresentações que permitem que você já

trabalhe, desde o início, com arquivos em nuvem.

https://www.google.com/drive/

24
Google Suite
É a versão que oferece pacotes empresariais do
Gmail, Drive, Documentos e Agenda.

https://gsuite.google.com/

25
FERRAMENTAS PARA GESTÃO DE PESSOAS

E CONTRATOS
Pipefy

O Pipefy é como um CRM onde você consegue

colocar todas as informações das pessoas que

fazem parte da sua equipe, parceiros e clientes. É

como um grande banco de dados de quem já

trabalhou com a sua empresa e você também pode

enviar mensagens para alguém diretamente por lá.

https://www.pipefy.com/

27
Teamweek e

Forecast
Essas duas ferramentas possuem funções bem
semelhantes. Com elas, você consegue ter uma
visão sobre quais projetos determinadas pessoas
estão envolvidas e até quando elas estarão
trabalhando nisso.

https://teamweek.com/
https://www.getharvest.com/forecast

28
Harvest

O Harvest é responsável por contabilizar o número

de horas que uma pessoa gasta trabalhando em uma

determinada atividade ou tarefa. A ferramenta

também tem uma segunda funcionalidade que é a

de enviar invoices onde você descreve serviços

para clientes que são de fora do país e, para que

assim, eles possam realizar o pagamento.

https://www.getharvest.com/

29
Timestatic
O Timestatic é uma ferramenta que ajuda as
pessoas da sua equipe a definirem quando desejam
tirar férias, sinalizar feriados por região (lembre-se
que um time distribuído está em várias localidades!)
e, assim, o responsável pela gestão de pessoas na
equipe pode liberar ou não essas solicitações.

https://timetastic.co.uk/

30
Dochub
O Dochub é utilizado para gestão de contratos.
Para enviar um contrato para um cliente ou
parceiro de outra cidade, você não precisa ir até
os Correios e pode simplificar essa tarefa. Com a
ferramenta, você estrutura o documento em um
PDF, assina digitalmente e envia para que os
outros envolvidos também assinem.

https://dochub.com/

31
F E R R A M E N TA S PA R A C O L A B O R A Ç Ã O

EM EQUIPE
Mural
O Mural é como um quadro branco virtual que
permite criar interações através da utilização de
post-its e anotações. Várias pessoas podem ter
novas ideias e trabalhar simultaneamente e
colaborativamente na mesma tela.

https://mural.ly

33
Zoom
O Zoom, como mencionado anteriormente, é
utilizado para videoconferências. No caso de
trabalhos colaborativos, é uma ferramenta que
permite que você entre em alguma sala, trabalhe em
tempo real com as outras pessoas da sua equipe e
realize brainstorms da mesma forma que é feito
presencialmente, por exemplo.

https://zoom.us/

34
Cuckoo

O Cuckoo funciona como um cronômetro

compartilhado e, nestes casos, é usado

para tornar os encontros mais produtivos.

https://cuckoo.team/

35
Basecamp
Quando falamos de trabalho colaborativos, isso
também pode acontecer de forma assíncrona. Por
exemplo, tudo pode nascer de uma ideia que um
membro do time compartilhou no Basecamp e,
após algumas discussões organizadas em um
tópico, isso parte para uma conversa síncrona e se
torna um processo criativo que será realizado em
uma videoconferência.

https://basecamp.com/

36
Google Suite
Esse é um ótimo conjunto de ferramentas para
criar documentos, planilhas e slides que já são
colaborativos por natureza. Se você está
escrevendo roteiro ou relatório, por exemplo,
outras pessoas podem dar o seu feedback e
fazer sugestões pontuais sem travar o
progresso do trabalho.

https://gsuite.google.com/

37
Notion
O Notion funciona como um "Wikipedia" da sua
empresa para os novos membros da equipe. É
neste espaço onde eles encontrarão organizadas
todas as informações da cultura do negócio,
como funcionam os processos, por onde a
comunicação acontece, quais são as ferramentas
utilizadas e entre outros. Esse é espaço de
onboarding que torna o processo de adaptação
muito mais rápido e eficiente.

https://www.notion.so/

38
Frontapp e

Help Scout
As duas ferramentas possuem funções
semelhantes. Elas são utilizadas para colaboração
na hora de responder um e-mail. Por exemplo,
chegou uma mensagem de uma possível
prospecção e você não está 100% confiante para
responder, as ferramentas auxiliam você a
delegar essa tarefa para outra pessoa do time que
está mais capacitada para resolver essa questão.

https://frontapp.com/
https://www.helpscout.com/

39
F E R R A M E N TA S PA R A G E S TÃ O D E H O R Á R I O
Clocks
O Clocks é uma ferramenta super
simples, disponível apenas para Mac, e
que ajuda você a visualizar em qual fuso-
horário outros países estão e que horas
são por lá neste momento.

https://itunes.apple.com/us/app/clocks/

41
Miranda
Essa é uma ferramenta que possui exatamente
a mesma função do Clocks, no entanto, ela é
utilizada para Iphone e só está disponível
nesse sistema operacional.

https://itunes.apple.com/us/app/miranda-time-zone-converter-world-clock-meeting-scheduler/

42
World Time Buddy e

Every Time Zone

Essas ferramentas possuem a mesma função das anteriores, porém
você consegue ver isso através do seu browser. Além disso, elas
também possuem outra funcionalidade. Através delas, você
consegue listar todos os fusos-horários e fazer simulações com
horários de início e fim das reuniões. A partir disso, um link é criado
e você pode enviar para todos os envolvidos e colher feedbacks
sobre os horários.

https://www.worldtimebuddy.com/
https://everytimezone.com/

43
Doodle
O Doodle ajuda você a propor vários horários
para uma determinada reunião e os participantes
são convidados a votar no horário que acham
mais conveniente. A partir disso, você é capaz
de tomar a decisão sobre qual horário esse
encontro será realizado.

https://doodle.com/

44
Google Calendar
A partir do Google Calendar, você pode enviar
todos os convites das suas reuniões e organizar a
agenda - sem esquecer nenhum compromisso.
Aqui também há a opção de escolher qual é o
fuso-horário de referência do evento.

https://calendar.google.com/calendar/

45
FERRAMENTAS DE SEGURANÇA E

GERENCIAMENTO DE SENHAS
1Password

Esse é um gerenciador online que ajuda você a

criar senhas fortes e permite compartilhar logins e

senhas de acesso, além de documentos para outras

pessoas da sua equipe com muito mais segurança.

https://1password.com/

47
Security Checklist
Esse é um site que disponibiliza um checklist com
vários pontos que podem ser trabalhados para
tornar as suas informações mais seguras.

https://securitycheckli.st/

48
Google 2-step
Verification
A autenticação por dois fatores é uma das
estratégias mais simples e eficazes, em termos de
segurança, para logar em algum serviço. O Google,
por exemplo, oferece essa ferramenta específica
para tornar os seus acessos mais seguros.

https://www.google.com/landing/2step/

49
FERRAMENTAS DE PRODUTIVIDADE

E BEM-ESTAR
OneTab

Essa ferramenta é para aqueles momentos em que

você se dispersa e quer olhar vários sites ao mesmo

tempo. Funciona assim: você clica e tudo é

agrupado em uma única aba. Quando você precisar,

tudo continuará listado por lá.

https://chrome.google.com/webstore/detail/onetab/

51
Coffitivi.ty
O Coffitivi.ty é para quem adora trabalhar de um
café. Se você gosta dos sons de ambientes como
esses e quer reproduzir isso em outros espaços, a
ferramenta recria esses sons para aumentar a sua
criatividade e ajudá-lo a trabalhar melhor.

https://coffitivity.com/

52
Cuckoo
O Cuckoo, que já foi mencionado nas páginas
anteriores, é um cronômetro compartilhado, mas
que também pode ser usado individualmente para
ajudar você a aplicar técnicas de concentração
como Pomodoro.

https://cuckoo.team/

53
RescueTime
O Rescuetime ajuda você a se manter
focado. Além de trazer dashboards com
relatórios das plataformas que você está
mais usando semanalmente, também
permite que você bloqueie sites e
ferramentas que podem tirar a sua atenção.

https://www.rescuetime.com/

54
Roost Stand

Este aqui é diferente dos demais: não é uma

ferramenta digital e sim analógica. Ao trabalhar

remotamente e andar por vários espaços,

provavelmente, você usará um notebook. O Roost

Stand é um apoio para laptop que evita que você

fique desconfortável em uma posição que possa

prejudicar a sua saúde física.

https://www.therooststand.com/

55
Donut
O Donut é para quem acredita que trabalhar
remoto não significa trabalhar sozinho. Sabe
aquelas conversas de corredor que você tem
com um colega de outra área e senta falta no
trabalho remoto? A partir da integração com
outras ferramentas, como Slack, o Donut faz
seleções e sugere conversas entre pessoas
de uma mesma equipe e que possuem pouca
interação profissional.

https://www.donut.com/

56
FERRAMENTAS DE EXPLORAÇÃO
Workfrom
O Workfrom é uma opção para quem busca novos
espaços para trabalhar. Antes mesmo de sair de
casa, você pode acessar o site e checar as melhores
indicações de espaços para trabalhar remotamente
na sua região. A página avalia quesitos como
barulho, quantidade de tomadas e Internet.

https://workfrom.co/

58
Wifi Map

O Wifi Map é para aqueles momentos que você

está na rua e precisa de acesso a Internet. A

ferramenta traz informações sobre redes de Wifi

gratuitas próximas ao local que você está e também

já disponibiliza senha e teste de velocidade da

Internet.

https://www.wifimap.io/

59
SpeedTest
Se você está em um novo ambiente e precisa
realizar uma videoconferência, mas não tem certeza
sobre a velocidade da Internet, o Speed Test pode
ajudar você. Essa ferramenta traz indicadores e já
indica se esse é um bom local para você marcar
aquela reunião.

https://www.speedtest.net/

60
BeerOrCoffee
Essa é uma plataforma que disponibiliza mais de
400 espaços compartilhados pelo Brasil, rede de
pessoas e coworkings. O BeerOrCoffee também
oferece que empresas assinem planos flexíveis,
pesquisem o melhor custo/benefício entre
coworkings e permite que cada membro do time
distribuído de uma determinada organização tenha
sempre um escritório próximo de onde está.

https://beerorcoffee.com/

61
NomadList
O Nomad List foi pensado para aquelas pessoas que
estão pensando em viajar e trabalhar remotamente,
mas ainda não sabem onde. O site oferece um banco
de dados crowdsourced com informações de mais de
1.300 cidades espalhadas pelo mundo. Por lá, você
encontra desde avaliações sobre a velocidade da
Internet, segurança pública, qualidade do ar, lugares
para trabalhar, diversão, tempo e outros pontos que
podem pesar na sua escolha.

https://nomadlist.com/

62
Google Fi
Através do Project Fi, o Google criou uma proposta
para ajudar quem quer ser officeless. Smartphones
projetados com a tecnologia exclusiva do Google
alternam entre os melhores sinais de maneira
inteligente entre as redes. Apenas os telefones
projetados para o Fi podem alternar de maneira
inteligente entre as redes, mas você pode usar o seu
próprio Iphone ou Android e também estará
conectado a uma cobertura de alta velocidade.

https://fi.google.com/about/

63
TripMode

O TripMode foi criado para economizar dados

móveis quando você estiver sem acesso ao Wi-Fi.

Com a ferramenta, você consegue escolher quais

dos seus aplicativos terão acesso a Internet e

impedir que backups online, atualizações ou até

sincronizações sejam realizados em background.

https://www.tripmode.ch/

64
TOOLBOX

DE UM TIME
DISTRIBUÍDO
Ao longo do guia, falamos de muitas
ferramentas e já imaginamos que você
deve estar confuso ou pensando quais
delas devem ser priorizadas.

Aqui, nós damos a nossa sugestão de

ferramentas que podem ajudar no dia a
dia de qualquer time distribuído, mas é
claro que isso vai depender de equipe
para equipe.

66
FERRAMENTAS

MODELOS DE

GESTÃO
Trabalho remoto não é só escolher as ferramentas certas. Por isso, a gente quer lembrar você
que, em primeiro lugar, é preciso pensar na experiência das pessoas do time.

Existe um trabalho de adaptação que vai influenciar diretamente na cultura e na forma como as
coisas eram realizadas até então. Muitos processos serão adaptados para essa nova prática e, só
depois de todas essas mudanças, é a hora de pensar nas melhores ferramentas para trabalhar
remotamente. O mais importante é: comece pensando pelas pessoas.

Ferramentas Processos Cultura Pessoas

68
#BEOFFICELESS

@ b e o f f i c e l e s s

/ o f f i c e l e s s