MARPE COSMETIC

ERIKA JOHANA DAVILA BELTRAN

XIOMARA GERALDINE PIRAGAUTA VARGAS

FERNANDO TALERO CHAPARRO

Presentado a:
DIEGO CARREÑO

UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA

ESPECIALIZACIÓN GESTIÓN DE LA PRODUCTIVIDAD Y MEJORAMIENTO
CONTINUO
SEMINARIO APLICACIÓN
DUITAMA
2019
 CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 3

2. DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA MARPE COSMETIC ................................. 4

3. PROPUESTA MISIÓN Y VISIÓN ..................................................................... 7

4. MAPA DE PROCESOS .................................................................................... 9

5. LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN ......................................................... 10

6. PROBLEMA IDENTIFICADO.......................................................................... 31

7. CONCLUSIONES ........................................................................................... 32
 1. INTRODUCCIÓN
El presente informe realizado sobre la empresa Marpe Cosmetic compone el
diagnóstico de sus principales procesos, el análisis de documentos actuales para
determinar las mejoras y procedimental la falta de avance de sus objetivos
proponiendo todo un sistema encadenado a fortalecer las operaciones de la
empresa.

Para el avance de la estrategia, proponemos todo un completo desarrollo desde la

mejora de la misión y la proyección de la empresa hacia un futuro resumido en la
visión, el mecanismo de ejecución de cada proceso planteado sobre el ciclo PHVA
enfocado a la mejora continua, buscando un mejor desempeño en cada una de las
actividades con el apoyo de indicadores y la solución a los problemas en la
distribución y ventas, para este proceso realizamos la documentación del
procedimiento debido con las actividades e instructivos de apoyo identificando
factores de éxito para sumar triunfo al objetivo del negocio.
 2. DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA MARPE COSMETIC

Fortalezas Debilidades
 Se tiene claridad de los productos  Falta de experiencia en la
que se ofrecen en cada punto de comercialización de productos.
distribución.  Se cuenta con un bajo capital de
inversión.
 No se tienen datos estadísticos
de comportamiento de mercado.
 No se conoce el nivel de
consumo de los productos que se
ofrecen.
 No se sabe si hay competidores
que tienen ventajas en precios.
Oportunidades Amenazas
 Crecimiento en el sector con  Competencia de negocios
más puntos de distribución. similares y almacenes de cadena
en los alrededores.
 Represamiento de inventarios
debido a bajas ventas.
 Pérdida de clientes por falta de
estrategias en el mercado
 Actividad Cumple No Observaciones
Cumple
Control de Documentos X No existen documentos ni
y Registros registros.
Responsabilidad y X La alta dirección de la empresa
Compromiso de la se ha estado comprometiendo
dirección de lleno a la satisfacción del
cliente, pero no posee la forma ni
las evidencias para medir sus
actividades lo cual acarrea
inconformidad en la satisfacción
de productos.
Calidad X Se debe crear política de
calidad, para garantizar el
cumplimiento con el servicio,
clientes internos y externos.
Planeación Estratégica X Cuenta con una Misión y Visión,
falta objetivos, valores etc.
Infraestructura y X Cumple con condiciones de
Ambiente de Trabajo puesto de trabajo, y ambiente
en el entorno pero no hay
mecanismo que evidencie esto.
Mejora Continua, X No hay posibilidad de medición,
Acciones Preventivas y puesto que no hay indicadores,
Correctivas por tal motivo no se pueden
realizar acciones correctivas y
preventivas, para mejorar el
servicio.
Personas X A pesar de que la empresa
 paga a tiempo sus salarios y
prestaciones sociales, no
cuenta con plan de formación y
capacitación para aumentar y
fortalecer los conocimientos
técnicos y habilidades de sus
empleados.

Después de realizar un diagnóstico a la empresa MARPE COSMETIC, en donde se

evalúa las principales actividades de esta, teniendo en cuenta los 7 principios de
calidad, se evaluó con los criterios de cumple o no cumple y las observaciones de
porque sí y no pueden llegar a cumplir. Para realizar una propuesta de mejoramiento
la empresa deberá:

● Documentar procedimientos, para poder llevar controles e indicadores que

puedan generar posibles acciones que lleven al mejoramiento del proceso.
● Implementar políticas de protección de datos para clientes y proveedores
para garantizar la confidencialidad de los datos.
● Enfatizado al Proceso de Distribución y Ventas, se requiere un procedimiento
que describa las actividades necesarias para poderlo desarrollar, y así poder
llegar a la estandarización del mismo, e implementando indicadores, con lo
cuales se pueden mejorar el mismo, e implementar plan de acciones
correctivas y preventivas las cuales mejoraran el proceso y bajará el número
de trabajo no conforme.
● Crear instructivo para garantizar la efectividad del proceso y procedimiento.
● Presentar el antes y el después de la Misión y Visión de la organización
identificando indicadores.
 3. PROPUESTA MISIÓN Y VISIÓN
A continuación se presenta la Misión y Visión que la empresa tenía y la nueva
versión.
Actual Versión:
Misión:
Marpe Cosmetic es una empresa dedicada a la distribución y comercialización de
productos de belleza y tocador, ofreciendo una excelente atención y calidad para
satisfacer los deseos y necesidades de los clientes, quienes nos dan valor para
innovar y convertirse en la empresa más reconocida de la región para la
comercialización de cosméticos de marcas líderes y reconocidas en el cuidado
personal.

Visión:
Ser la distribuidora y comercializadora de productos de belleza y cosméticos más
reconocida de la región, posicionándose como una empresa que da servicios y
asesorías, para ofrecer al cliente una experiencia en el cuidado personal, contando
con personas altamente calificadas; para el progreso y evolución de Marpe
Cosmetic.

Nueva Versión
Misión: Marpe Cosmetic, es una empresa que comercializa y distribuye marcas
líderes y reconocidas con variedad de productos de belleza y cuidado personal,
contando con personal calificado para garantizar la mejor atención y asesoría a
nuestros clientes.

Visión: Ser para el 2024 una empresa líder y posicionada en el mercado, en la

comercialización y distribución de productos de belleza y cuidado personal
garantizando la satisfacción e innovación en la atención y asesoría de nuestros
clientes.
 4. MAPA DE PROCESOS

Se crea a partir de las necesidades de la empresa debido a que no tenían ningún proceso definido.

Fuente: Autores
 5. LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN

Se identifica de los procesos misionales el de Distribución y Ventas.

5.1. Caracterización del proceso de Distribución y ventas:

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Proceso: Distribución y Ventas

Objetivo: Realizar los procedimientos requeridos por cada punto de almacén y así llevar la mercancía con el fin de satisfacer las
necesidades del cliente.

Alcance: Desde el almacenamiento en bodegas hasta la disposición de los clientes finales.

Responsable: Jefe de inventarios - Bodegueros - Vendedoras.

P
Proveedor Entrada H Actividad Salida
V
A
 Productos P Inventario por punto de Datos de la mercancía que se requiere en cada punto y
Almacenados Distribución se debe sacar de bodegas

Datos de inventario H Solicitud de Pedido por Cantidad de Unidades Requeridas

(Requerimientos) cada punto de Distribución

Cantidad de unidades A Control de inventarios Cantidad de unidades requeridas y revisadas

requeridas.

Cantidad de Unidades V Revisar la mercancía Alistar mercancía para ingresar al sistema.

Requeridas

Mercancía lista para H Orden de salida Se realiza una orden de salida con los productos
ingresar al sistema requeridos

Revisión de productos y clasificación por tonos colores

y demás características.
Orden de salida Verificación de mercancía
V

Proceso de Mercancía lista y H Traslado de mercancía Mercancía disponible para ser traslada a cada punto
compras verificada según su necesidad

Productos listos y V Revisión de pedido Las empleadas fijas realizan la revisión de la relación
revisados entre mercancía física con la que dice la remisión.
 Nota: (En caso que llegue mercancía sobrante se
informa y se devuelve a bodega; En caso de que no
llegue la mercancía que dice la remisión o un producto
llegue en malas condiciones se debe informar a
bodega para determinar que paso se va a seguir, ya
sea enviar la mercancía, cambiarla o dependiendo el
caso.)

Productos revisados y H Almacenamiento Se realiza en cada punto de venta el almacenamiento

aprobados de los productos que requieren

Productos H Venta de productos Se venden los productos a los clientes finales

almacenados y
ordenados
5.2. Diagrama De Proceso
5.3. Diagrama VSM
 5.4. Procedimiento Documentado
Ver Anexo 1

5.5. Indicadores
A continuación se tiene la siguiente calificación para evaluar el grado de
cumplimiento de los indicadores

Calificación de Rango Cumplimiento de la Meta Observación

Satisfactorio ☐ >95 %

Alarma ☐ >90 y <85 Acción Preventiva

Crítico ☐ <80 Acción Correctiva

Fichas De Identificación De Los Indicadores

FICHA DE INDICADOR

Código 1

Nombre Total de Producto

Objetivo Medir la cantidad de producto que se requiere vs

la cantidad del producto que finalmente llegó a la
bodega
Forma de Calculo Cantidad de Producto Requerido/ Cantidad de
Producto Recibido
Unidad %

Periodicidad Mensual

Responsable Líder del Proceso

Forma de Presentación Tabla o Grafico

Fuente de Datos Remisión de Entrada del total de productos

llegados a bodega, y el conteo que hace el
auxiliar de bodega para verificar el total de
mercancía que llego.
Meta del Indicador 85%

FICHA DE INDICADOR

Código 2

Nombre Número de Unidades no Conformes

Objetivo Conocer el número de unidades defectuosas al

mes
Forma de Calculo Cantidad de Producto Recibido/ Cantidad de
Producto No conforme
Unidad %

Periodicidad Mensual

Responsable Líder del Proceso

Forma de Presentación Tabla o Grafico

Fuente de Datos Lista de Chequeo, que nos arroja el total de

unidades y si está conforme o no.
Meta del Indicador 85%
 FICHA DE INDICADOR

Código 3

Nombre Número de unidades vendidas

Objetivo Establecer la cantidad de unidades vendidas con

respecto a los pedidos que se realizan a cada
proveedor
Forma de Calculo Cantidad de Producto Solicitado/ Cantidad de
Producto Vendido
Unidad %

Periodicidad Mensual

Responsable Líder del Proceso

Forma de Presentación Tabla o Grafico

Fuente de Datos Remisión de salida de los productos de bodega a

cada punto de distribución.
Meta del Indicador 85%
 FICHA DE INDICADOR

Código 4

Nombre Cantidad de órdenes de salida correctas

Objetivo Determinar la cantidad de órdenes de salida que

se realizan correctamente.
Forma de Calculo Pedidos generados sin errores / Total de pedidos
generados
Unidad %

Periodicidad Mensual

Responsable Líder del Proceso

Forma de Presentación Tabla o Grafico

Fuente de Datos

Meta del Indicador 85%

 5.6. Acciones Preventivas y Correctivas

Acciones Preventivas Acciones Correctivas

Realizar una Evaluación periódica a Hacer una Lista de Verificación, donde se

nuestros proveedores. relación la cantidad de mercancía recibida
y en el estado en el que llega, y hay
estaría un control en nuestros dos
indicadores que se involucran.

Enviar un informe a los proveedores de Solicitar Revisión de Productos por parte

la cantidad de productos no conformes, del proveedor para evitar al mínimo las
para que ellos pueden realizar un plan unidades no conformes.
de Acción y bajar al mínimo el número
de unidades no conformes.

Brindar elementos como (ligas, cajas, Realizar revisión de la orden antes de salir
bolsas) para que el operario ejecute las de bodega para determinar las falencias y
órdenes de salida, si solo sí la hacer cambio de la orden e inmediato.
mercancía se tiene ordena por marcas
y referencias, de esta manera no habrá
equivocaciones.

Tener un Kardex de las entradas y Realizar una lista de control de remisiones

salidas, para determinar el tiempo en el de salida al día y así se lleva un control
cual rota la mercancía. por remisión y para qué punto está
ingresando.
5.7. Instructivo de apoyo
 5.8. Diseño de una auditoria
Fases Preliminares para la Ejecución de la Auditoria

PLANIFICACIÓN PREPARACIÓN EJECUCIÓN FINALIZACIÓN

ETAPA DE PLANIFICACIÒN
El encargado de hacer la planificación de la auditoría es el auditor líder, en cuyas
manos está coordinar todas las actividades referentes a la preparación y desarrollo
de la auditoría. En esta etapa se establecen los objetivos, alcance y criterios
documentados, siendo los objetivos de la auditoría los que definen qué es lo que se
pretende alcanzar con su realización.
 Definir el alcance de la auditoría: Es describir la extensión y los límites de la
auditoría, tales como ubicación, unidades de la organización, actividades y procesos
a ser auditados, así como el periodo de tiempo cubierto por la auditoría.
 Solicitar la documentación necesaria. Antes de desarrollar las actividades de la
auditoría in-situ, la documentación del auditado debe ser revisada para determinar
la conformidad del sistema con los criterios de auditoría.
 Preparar la Lista de Verificación. Los miembros del equipo auditor deben revisar
la información pertinente a las tareas asignadas y preparar los documentos de
trabajo que sean necesarios como referencia y registro del desarrollo de la auditoría.
 Elaboración del Plan de Auditoría. El líder del equipo auditor debe preparar un
plan de auditoría que proporcione la base para cumplir el objetivo acordado
previamente respecto a la realización de esta.
 Comunicar el Plan de Auditoría. El líder del equipo auditor debe comunicar al
auditado el correspondiente Plan de Auditoria con la antelación suficiente para que,
tanto el auditado como su equipo de trabajo, estén a entera disposición.

ETAPA DE PREPARACION
Determinar la conformidad o no de cada uno de los elementos del SGI con los
requisitos observados.
 Determinar la eficacia del SGI implantado, para alcanzar los objetivos.
 Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar su proceso.
 Recomendar a la Alta Dirección la implementación de planes de mejora
necesarias para hacer que se cumplan los requisitos reglamentarios.
  En esta etapa informar al auditor líder de toda la documentación y procesos
que serán auditados para el pleno conocimiento del mismo y de las personas
las cuales serán auditadas.

ETAPA DE EJECUCION
Ejecución de la auditoría, está debe ser planificada apropiadamente y el trabajo de
los asistentes del auditor, si los hay, debe ser debidamente supervisado. Se debe
realizar una reunión de apertura con los responsables de los procesos a auditar, la
cual tiene el propósito de:
 Confirmar el Plan de Auditoría.
 Proporcionar un breve resumen de cómo se llevarán a cabo las actividades
de auditoría.
 Presentar el equipo auditor.
 Establecer los canales de comunicación.
 Proporcionar al auditado la oportunidad de hacer preguntas.

En algunos casos, de acuerdo con la complejidad de la auditoría, la reunión de

apertura simplemente puede consistir en comunicar que se está realizando una
auditoría y explicar su naturaleza. En otros casos, la reunión debe ser formal y
mantener registros de los asistentes. El auditor líder en representación del equipo
auditor informará al auditado sobre el desarrollo de la auditoria, el establecimiento
de las mismas bajo la premisa de la obtención de evidencias y realización de
pruebas sobre las mismas, aplica procedimientos y técnicas de auditoria para la
formulación de hallazgos, observaciones, conclusiones y recomendaciones.

ETAPA DE FINALIZACION

Presidida por el líder del equipo auditor, en ella se presentan los hallazgos y las
conclusiones de la auditoría, de tal manera que sean comprendidos y reconocidos
por el auditado, y se acuerda, si es necesario, un intervalo de tiempo para que el
auditado presente un plan de acciones correctivas y preventivas. Entre los
participantes de la reunión de cierre debe incluirse al auditado y podría también
estar el cliente de la auditoría y otras partes. El equipo auditor llevará a cabo la
reunión de cierre con los funcionarios que atendieron la auditoría y el responsable
del proceso auditado. En dicho encuentro se ratifican los siguientes aspectos:

• Objeto de la auditoría.

• Presentación del informe de auditoría.

• Conclusiones.

Además se deja claro que el informe de la auditoría es responsabilidad del auditor

líder y el equipo auditor, el informe tiene por objeto exponer los hechos, analizar las
causas y recomendar acciones correctoras. En caso de duda sobre alguna situación
auditada, es necesario aclararla antes de presentar el informe el cual debe contener
objetivo y alcance de la auditoría, observaciones de no conformidad, capacidad del
sgi para alcanzar los objetivos definidos, lista de distribución del informe. El informe
final de la auditoría debe emitirse en el periodo de tiempo acordado, si esto no es
posible, se debería comunicar al cliente y/o auditado las razones del retraso y
acordar una nueva fecha de emisión.

Para la Empresa Marpe Cosmetic, hemos defino el siguiente check list, en caso de
auditoria para el proceso de Distribución y Ventas:
 Servicio Excelente Bueno Regular Malo

Tiempo que el pedido demora en bodega para

ser trasladado al punto de almacenamiento.

Cumple con la cantidad de productos

solicitados.
Pedidos rechazados (Productos en mal
estado).

Tiempo de traslado de los productos de

bodega a punto de almacenamiento.

Tiempo de organización de los productos en

cada punto de distribución.

Stop de mercancía en punto de

almacenamiento.

Asesoría prestada.
Atención al cliente.

Incentivos para fidelización.

Tiempo de atención al cliente.

Catálogo de productos.
Cambios por control de calidad hacia los
proveedores.
Estrategias de Mercadeo
Cuenta con capacitación al personal
 6. PROBLEMA IDENTIFICADO

Principalmente la empresa Marpe Cosmetic, contempla un problema amplio debido a

que no posee estandarización de procesos ni documentación de estos, los cuales
requieren una óptima solución para que así la empresa sea más competitiva y a la vez
sea confiable para sus clientes.

Por falta de estandarización se tienen tiempos ociosos entre las actividades del proceso
tales como en el momento de alistar el pedido e introducirlo en la orden de salida,
teniendo un tiempo de espera para ingresar los productos y así que se distribuya para
cada punto, siendo este tiempo alrededor de 10 minutos mientras la persona
(impulsadora) encargada de sacar la mercancía lo ejecuta; el operario (Jefe de bodega)
que realiza las órdenes de salida debe realizar otra labor para no perder este tiempo.
Es así como la identificación de este problema nos conlleva al diseño e implementación
de unos recursos que se tenían en la empresa y permitieron dar solución. Es así como
por medio de ligas la impulsadora separa los productos para no revolver su marca y
referencia; se colocaron siete cajas proporcionales para que allí las impulsadoras
coloquen la mercancía respectiva y ordenada.
Debido a que esta empresa no cuenta con ningún tipo de control, se establecieron
indicadores los cuales permiten demostrar cantidades tales como: número de unidades
no conformes, cantidad de órdenes de salidas generadas, entre otras; permitiendo
determinar estadísticas de frecuencia por los productos que en la empresa tengan
mayor rotación.
 7. CONCLUSIONES
 Para la empresa Marpe Cosmetic no era clara la misión y visión que ha tenido
trascendentalmente, por eso en la mejora se redactó a través de conceptos
más claros que dejan ver que es lo que hace la empresa y hacia dónde se
dirige.
 Queda claro que una empresa que carece de gestión estratégica es como un
barco sin vientos favorables cuando no sabe dónde va, sin la definición de
un horizonte claro es imposible marcar un punto por el cual pasar y abrir
brecha en el terreno del mercado al cual se dedica la empresa.
 Las ventajas de documentar un proceso en el ciclo PHVA le da un plus muy
inmenso a la velocidad de la marcha en el objetivo productivo y de la calidad
de los productos, así como la facilidad para identificar posibles defectos en
las actividades y plantear planes de mejora, pudiendo determinar en qué
parte del proceso va el desarrollo enfocado a la mejora.
ANEXO 1