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2019

BWL LF 3 Beschaffungsprozesse
Ziel der Beschaffung
Sachziele (technische Ziele): Bereitstellung des Materials

- Qualität
- Umweltverträglichkeit
- Pünktlichkeit
- In den benötigten Mengen
- Der richtige Ort

Formalziele (wirtschaftliche Ziele): Minimierung der Kosten

- Beschaffungskosten (Bestellkosten (Verwaltung), Preise)

- Lagerhaltungskosten (Verwaltung, Risiko, Kapitalbindung)
- Fehlmengenkosten (Störungen bei Beschaffung)

Zielkonflikt
Um eine der Kostenarten zu minimieren muss eine andere steigen

Bsp.

Niedrige Bezugskosten (Hohe Bestellmenge) -> Hohe Lagerkosten (Mehr Material)

Hohe Lieferbereitschaft (Hohe Sicherheitsbestände) -> Hohe Lagerkosten

Umweltverträglichkeit -> Höhere Bezugskosten

Usw.

Bezugsquellenermittlung
Wo kaufen wir ein, woher erhalten wir unser Wissen über die Lieferanten

Interne Quellen: Materialdatei, Lieferantendatei, Konditionsdatei, Bezugsquellendatei

Externe Quellen: Katalog, Internet Schlagwortsuche, Messen, IHK als Ansprechpartner,

Empfehlungen von Mitarbeitern, Konkurrenten etc.

Sonstiges:

- Warum Ausländer ( Preis, Es gibt Material nur im Ausland)

- Wie kann man sich von der Qualität überzeugen (Muster, Zertifikate, wer ist sonst Kunde)
- Problem mit Ausländern als Lieferanten
o Lieferzeiten
o Qualität
o Wechselkurse
o Zölle
o Politik

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Bedarfsarten und Bedarfsermittlung

Bedarfsarten:

Wie unterteilt sich der Bedarf

Art Primärbedarf
Sekundär- Tertiärbedarf Zusatzbedarf
bedarf
Definition Bedarf an Bedarf an Bedarf an Bedarf für
Enderzeugnissen/ Komponenten Hilfsstoffen/Betriebsstoffen Ausschuss/Verschleiß
Handelswaren (Rohstoffe, (Verbindungsstücke)
Bauteile,
Baugruppen)

Bedarfsermittlung:

Was wird benötigt

Planorientierte Ermittlung Verbrauchsorientiertes Verfahren

(Stücklistenverfahren) (Schätzverfahren)

Bedarf wird anhand der Stückliste
ermittelt und mit der Anzahl an
herzustellenden Erzeugnissen
multipliziert
(Roh und Hilfsstoffe)
Da die benötigte Menge pro Stück
feststeht
Der Bedarf wird anhand von früheren
Ergebnissen er schätzt.
(Betriebsstoffe und Hilfsstoffe)
Da die Mengen abweichen (Wie viel
Kleber nutze ich)

Beschaffungsplanung:

Informationen zur Planung des Einkaufs

Bedarfsinformationen:

- Bedarfsplanung, Mengenplanung, Zeitplanung, Preisplanung

- Was wird benötigt., Wie viel benötigt, Wann wird eingekauft und zu welchem Preis

Angebotsinformationen:

- Ermittlung der Bezugsquellen, Anzahl der Lieferanten

- Wo kann man einkaufen, Welches Angebot nimmt man

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ABC-Analyse
Sie wird genutzt um zu Ermitteln für welche Materialien sich eine genaue Bedarfsplanung
lohnt, da Materialien die viel Wert sind und viel verbraucht werden bei Falschkalkulation
stärker ins Gewicht fallen.

Als erstes wird ermittelt wie hoch der Verbrauchswert der einzelnen Materialien ist. Hierzu
wird die Verbrauchte Menge mal dem Einkaufspreis genommen um so eine Rangfolge zu
ermitteln.

Im zweiten Schritt werden diese dann in eine Abfallende Rheinfolge gebracht und es
werden alle Materialien zusammenaddiert, einmal als Verbrauchsmenge und einmal als
Verbrauchswert um den Anteil des Produktes einmal massenmäßig und einmal geldmäßig
zu erhalten.

Nun kommt die Aufteilung in ABC. Es gilt:

- A Güter machen ~85% des Verbrauchswertes aus (am teuersten beschaffen)
- B Güter machen ~10% aus
- C Güter machen ~5% aus.

Nun wird anhand des Verbrauchswertes in absteigender Rheinfolge addiert bis man die
jeweiligen Prozentwerte ungefähr erhält.

Das Ergebnis dieser Aufteilung lässt sich nun grafisch darstellen:

Im Normalfall wird an der:

- Y-Achse der Verbrauchswert

- X-Achse der Mengenwert
eingesetzt.

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Optimale Bestellmenge
Definition: Bestellmenge bei der die Bestell- und Lagerkosten am geringsten sind

Ähnlich wie die Optimale Losgröße wird geschaut bei welchem Verhältnis von Bestellkosten
und Lagerkosten, die Gesamtkosten am geringsten ausfallen.

Sind die Bestellkosten niedrig, z.B. durch Mengenrabatte, steigen die Lagerkosten, da mehr
Material im Lager liegt und umgekehrt.

Wir kennen unsere Kosten und prüfen bei welcher Anzahl an Bestellungen, wir unsere Kosten
minimieren können.

Hierzu gibt es entweder die Formel:

200∗Jahresbedarf∗Bestellkosten je Bestellung
√ Einkaufspreis∗Lagerkostensatz(20 %=20)

oder man ermittelt den nächstmöglichen Wert, anhand einer Schätzung mit selbstfestgelegten
Bestellmengen.

Im ersten Schritt werden die Bestellkosten (die Fixkosten je Bestellung) mit der Anzahl der
Bestellungen multipliziert.

Dann werden die Lagerkosten errechnet. Hierzu nimmt man den Durchschnittlichen
Lagerbestand (Bestellmenge/2 + Mindestbestand) und multipliziert diesen mit dem
Einstandspreis.

Dieser Wert wird dann mal dem Lagerkostensatz genommen.

Zum Schluss werden Bestellkosten und Lagerkosten addiert für die Gesamtkosten.

Die Anzahl an Bestellungen mit dem geringsten Gesamtkosten ist die Optimale Bestellmenge,
als ungefährer Wert.

Y- Achse Kosten

X-Achse Beschaffte
Menge (Auf einmal)

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Bestellverfahren

Bestellpunktverfahren (Mengengesteuert):

- Bestellung sobald Meldebestand erreicht

- Lager wird kontinuierlich überprüft
- Bestellmenge ist die Optimale Bestellmenge

 Es wird eine Bestellung ausgelöst sobald der Meldebestand erreicht wurde

 Macht Sinn bei schwankendem Verbrauch
Vorteil - Nachteil:
Geringe Gefahr der Unterdeckung
Geringe Lagerkosten
Ständige Bestandaufnahme nötig
Bestellrhythmusverfahren (Termingesteuert):

- Bestellung in gegebenem Rhythmus

- Lagerbestand wird bis zu einem gewissen Hochbestand aufgefüllt.

 Sinnvoll bei gleichmäßigem Verbrauch

Vorteil – Nachteil:
Wenig Verwaltungsaufwand
Gefahr von Fehlmengen
Hohe Lagerkosten/Sicherheitsbestände

Durchführung Bestellpunktverfahren:

Zunächst müssen die einzelnen Bestände ermittelt werden (Quelle)

Sicherheitsbestand (Eiserne Reserve):

- Verbrauch * Tage (Wie lange soll Reserve halten)
Meldebestand (Es wird die Bestellung ausgelöst):
- Verbrauch * Tage (Wie lange dauert Belieferung) + Sicherheitsbestand
Höchstbestand (Wie viel ist maximal eingelagert):
- Sicherheitsbestand + optimale Bestellmenge
Bestellintervall(Wann soll wieder bestellt werden bzw. wie lange hält Höchstbestand).
Höchstbestand−Sicherheitsbestand
-
Tagesbedarf

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Bereitstellungsprinzipien
Auf was für eine Art wird Material eingekauft

Einzelbeschaffung (Einzelaufträge):

Nur für einen Auftrag eingekauft sobald dieser vorliegt

Folge:

- Geringe Lagerkosten
- Geringes Lagerrisiko
- Hohe Bestellkosten, Produktionszeiten
- Wenig Flexibilität
Vorratsbeschaffung (Massenproduktion, Regelfall):

Es wird nach Bedarf eingekauft und das Material wird nach Auftrag verteilt

Folge:

- Sicherung der Fertigung

- Niedrige Bestellkosten
- Hohe Lagerkosten, Hohes Lagerrisiko
Just-In-Time (Bedarfszeitpunkte sind genau berechenbar):

Das Material kommt an, wenn es gebraucht wird

Folge:

- Lagerkosten entfallen
- Schwankender Bedarf ist einfacher zu kontrollieren
- Störungsanfällig
- Schadhafte teile haben keinen Ersatz
- Hohe Bestellkosten durch häufige Bestellungen

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Lieferantenauswahl, Angebotsvergleich
Quantitative Analyse:

Es werden die Preise der Angebote verglichen.

Hierbei ist zu beachten dass wir den Einstandspreis nehmen müssen also:

Listeneinkaufspreis – Rabatt – Skonto +Bezugskosten -> Einstandspreis

Es wird nur geschaut welcher Anbieter ist der billigste, ohne weitere Kriterien.

Qualitative Analyse:

Die Lieferanten werden auf ihre Qualitäten überprüft.

Hierzu werden besondere Merkmale der Anbieter verglichen, um herauszufinden, welcher der
qualitativ beste Anbieter ist.

Hierzu werden unterschiedliche Kriterien festgelegt wie:

Transport, Kundenbetreuung, Qualität, Lieferzeit, Beschwerden, Umweltschutz.

Diese werden dann gewichtet sodass am Ende 100% herauskommen.

Dann werden die einzelnen Angebote bewertet und darauf wird der beste Anbieter gewählt.

Terminologie Lieferarten

Ab Werk: Käufer trägt gesamten Transportkosten

Ab hier/unfrei: Verkäufer trägt kosten bis zum Bahnhof

Frei dort/frachtfrei: Verkäufer trägt Kosten bis zum Zielbahnhof (nicht ausladen)

Frei Haus/Lager/Werk: Verkäufer trägt alle Kosten

SEPA
- SEPA – Single Euro Payment Area  Abbuchung von Schuldner Konto
o B2B – Zustimmung der Bank benötigt
o Core – Schuldner kann Geld zurückfordern für gewisse Zeit

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Rechnung prüfen
1. Vergleich Wareneingangsschein und Bestellung
a. Stimmt Preis, Datum, Ort, Produkt?
Sachliche Prüfung: Produkt, Menge, Preis

Rechnerische Prüfung: Richtige Multiplikation, Summierung, Rabatt Ziehung und UST

Berechnung

Ablauf:

- Prüfen
o Rechnung korrekt  Rechnung als Verbindlichkeit einbuchen
o Rechnung nicht korrekt  Rechnung reklamieren
- Rechnung zur Zahlung senden/Freigeben und bezahlen
- Zahlungsvorgang buchen

Einbuchen:

6000 Aufwendungen

2600 Steuer

Sonstige (6001 Bezugskosten)

An 4400 Verbindlichkeiten

Bezahlen:

1. Ohne Skonto:
4400 Verbindlichkeiten
An 2800 Bank
An 2600 Steuer
2. Mit Skonto:
4400 Verbindlichkeiten
An 2800 Bank
An 2600 Steuer
An 6003 Skonto
3. Gutschrift kommt:
4400 Verbindlichkeiten
An 2600 Vorsteuer
An 6002 Preisnachlässe
4. Bonus
4400 Verbindlichkeiten
An 6004 Bonus
An 2600 Vorsteuer

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Nicht-Rechtzeitig-Lieferung
Voraussetzungen für Verzug
1. Fälligkeit + Mahnung
a. Keine Mahnung nötig für Verzug, wenn:
- Wenn der Liefertermin berechenbar ist
- Genaues Datum
- Verweigerung der Lieferung
- Fix/Zweckkäufe bspw. Hochzeit

b. Mahnung nötig, wenn:

- Wenn Liefertermin weder berechenbar noch erkennbar ist (Sofort, Nach
Zahlungseingang)
2. Verschulden
Verschulden tritt ein, wenn:
- Vorsätzlich oder fahrlässig gehandelt wurde
(Vorsatz = Absicht, Fahrlässig = Nicht Sorgfältig)

Verschulden ist nicht nötig, wenn:

- Wenn es sich um Gattungs-/Massenware handelt (Muss immer vorrätig sein)
_________________________________________________________________

Rechte wenn Verzug vorliegt

1. Entweder auf Lieferung bestehen, wenn:
Ware nicht woanders rechtzeitig gekauft werden kann, oder teurer geworden ist

1.1. Voraussetzung = Verschulden

 Schadensersatz wegen Verzögerung der Lieferung

2. Oder Die Lieferung ablehnen, wenn:

2.1. Voraussetzung:
2.1.1. Angemessene Nachfrist erfolglos war oder
2.1.2. Verweigerung der Lieferung
2.1.3. Fix/Zweckkäufe bspw. Hochzeit

2.2. Rechte
Rücktritt vom Vertrag
Anderer Lieferant günstiger
Schadensersatz statt Ersatz vergeblicher
Leistung Aufwendung
Es musste woanders gekauft Es musste ein Auftrag abgelehnt
werden und der erhöhte Preis werden. Es wurde etwas gemietet,
wird angerechnet dass nicht genutzt werden kann

Berechnung Schadensersatz: konkret (Preisdifferenzen) abstrakt (entgangener Gewinn)

Konventionalstrafe: Es wird Vorweg entschieden was passieren soll

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Lagerarten, -aufgaben, -organisation
1. Generelles:
Wo gibt es Lager?
- Beschaffung (Rohstoffe, HS,BS)
- Produktion (Zwischenlager, Werkzeuge)
- Vertrieb (Fertigerzeugnisse, Verpackung)
- Verwaltung (Büromaterial, Akten)

Aufgaben der Lagerung:

1. Einkauf
- Überbrückung von Unregelmäßigkeiten (Ware ist nicht immer vorhanden)
- Ausnutzung von Mengenrabatten

2. Produktion
- Reifung/Veredelung während der Lagerzeit (Käse)
- Stockungen im Produktionsablauf ausgleichen (Maschinenausfall)
3. Verkauf
- Bereithaltung von Erzeugnissen, bei Aufträgseingängen
- Sicherung der Beschäftigung (Es muss nicht nur produziert werden wenn gefragt)

Lagerkostenarten:
- Verwaltung (Personalkosten, Büromaterialien)
- Räume (Instandhaltung, Abschreibungen)
- Bestände (Risiko) (Versicherung, Verderbung)

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2. Zentrale und dezentrale Lagerung

Vorteile/Nachteile Zentrale Lagerung (Ein Lager):

Vorteile:
- Geringer Raumbedarf
- Reduzierte Personalkosten
- EDV Zentrierung
- Einmalige Bestandsführung
Nachteile:
- Lange Transportwege
- Umwelt
- Schlechte Auslastung = Hohe
Kosten
- Reaktionslangsam
- Risikoanfällig
- Einheitliche stoffgruppen
notwendig

Vorteile/Nachteile Dezentrale Lagerung (Viele Lager):

Vorteile: Nachteile:
- Kurze Wege - Hohe Verwaltungskosten
- Schneller verfügbar - Hoher Personalaufwand
- Warenspezifische Lagerung

3. Lagerarten
- Festplatzsystem (Alles hat einen vorbestimmten Platz
- Freiplatzsystem (Chaotisches Lager)

Voraussetzungen Freiplatzsystem:
- EDV-Systeme
- Lagerspiegel (Konstante Übersicht was ist frei was belegt)
Vorteile: Nachteile:
- Lager wird maximal genutzt - Niemand weiss genau was wo ist
- Weniger Raumbedarf - EDV Ausfall = Komplett Ausfall
- Weniger Personalbedarf - Kontrollaufwand
- Warenspezifische Lagerung

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Lagerkennzahlen
Durchschnittlicher Lagerbestand:
Wie viel war durchschnittlich im Lager?
Anfangsbestand +12 Monatsendbestände
Endbestände nach vorhandenen Daten anpassen
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Umschlagshäufigkeit:

Wie oft wurde der durchschnittliche Lagerbestand erreicht?

Summe der Abgänge
durchschnittlicher Lagerbestand

 Je höher die Umschlaghäufigkeit desto besser

Durchschnittliche Lagerdauer:
Wie lange wurden die Materialien gelagert?
360
Umschlaghäufigkeit

 Desto geringer die Lagerdauer desto besser

Lagerzinssatz:
Zur Berechnung der Lagerkosten aufgrund des Gebundenen Kapitals
Jahreszinssatz∗Lagerdauer
-> Zinssatz pro Tag
360

Lagerzinsen:
Wie hoch müssen die Materialien/das durchschnittlich gebundene Kapital verzinst werden?
Lagerzinssatz∗durch. Lagerwert % Jahreszinssatz∗Lagerdauer∗durch . Lagerwert %
oder
100 360∗100

Ob die Ergebnisse gut oder schlecht sind ist nur aus Werten der Vorjahre oder Werte der Konkurrenz
ermittelbar.
Verbesserung der Lagerkennzahlen:
 Ziel: Senkung Kapitalbindung, Sicherstellung Material Verfügbarkeit, Kostenoptimale
Beschaffung
Durch. Lagerbestand senken:
- Einzelbeschaffung oder Just in Time
- Öfters kleine Mengen einkaufen
- SI-Bestand vermindern
Abgänge erhöhen:
- Absatz durch preispolitische Maßnahmen erhöhen
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- Werben oder Sortiment bereinigen

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