Inventario invisible: ¿lo “desconocido” está matando su negocio?

El inventario perdido, obsoleto o en exceso aumenta los costos y destruye los márgenes. Sin visibilidad
de inventario, no sabrá que su negocio está sufriendo hasta que sea demasiado tarde.

Cualquier empresa centrada en la venta de productos pero que carece de visibilidad de su inventario
está buscándose problemas. Considere el dinero que se destina al inventario de una empresa. Existe el
costo de comprar productos, por supuesto, y están los gastos de capital y operativos de fabricación de
productos si usted es un fabricante. Finalmente, existe el gasto de almacenar el stock hasta que se
venda.

Todo esto representa una inversión significativa que solo puede recuperar cuando venda sus productos.
Entonces, podría ir tan lejos como decir que perder el rastro de su inventario es lo mismo que ser
imprudente con su dinero.

Esto no es una exageración: puede sucederle mucho a su inventario que le impedirá recuperar esa
inversión si no la detecta los problemas a tiempo. La reducción de inventario es grande, y cuesta a los
minoristas estadounidenses miles de millones de dólares cada año en productos perdidos, dañados y
obsoletos. Más allá de eso, sin visibilidad de inventario, puede perderse cosas que contribuyen a que un
negocio se ahogue lentamente, como:

 Productos con existencias insuficientes

 Baja venta de productos
 Canales de venta inactivos
 Productos con exceso de existencias

Esto da como resultado la pérdida de clientes, la disminución de los ingresos, el aumento de los costos
de almacén y mano de obra, y la pérdida de tiempo para corregir recuentos de inventario inexactos.
Todo esto se puede evitar si comprende los obstáculos a la visibilidad y las formas de evitarlo.

CONOZCA: ¿QUÉ ES LA VISIBILIDAD DE INVENTARIO?

La visibilidad es tener información precisa y actualizada sobre cuántos productos tiene que vender,
dónde se encuentran esos productos y cuánto le cuestan esos productos. La verdadera visibilidad se
extiende desde el momento en que compra algo (un bien terminado o los materiales para hacer un bien
terminado) hasta el momento en que vende esos productos terminados. La verdadera visibilidad le
permite rastrear todo su inventario a medida que los productos se mueven a través de su cadena de
suministro, que incluye:

 Compras
 Componentes / materiales y trabajos de producción
 Transferencias de sucursales y otros movimientos de stock
 MOVIMIENTO DE STOCK: MANTENER TU OJO EN LA PELOTA

El hilo conductor aquí es el movimiento: productos que ingresan al inventario en la compra, cambian de
ubicación dentro de un almacén o entre sucursales, y salen del inventario al momento de la venta.

No es suficiente poder decir: "Tengo x número de productos y", porque, con el tiempo, esos productos
se moverán. Supongamos que mantiene su inventario en un solo almacén, por ejemplo, y solo vende a
través de Mercado libre o en su tienda. Con el tiempo, puede perder de vista fácilmente sus recuentos
de existencias reales. Si trasladara productos más antiguos a otra parte del almacén para hacer espacio
para un nuevo inventario, los productos podrían perderse en la confusión. Sus existencias se convertirán
en una pesadilla, y terminará desperdiciando horas y horas tratando de conciliar lo que cree que está en
su inventario con lo que está encontrando en su almacén.

Cuantos más productos vendas y en más ubicaciones mantengas el inventario, mayor será el riesgo de
que los productos se pierdan y pierdas el tiempo tratando de alinear todo. Volviendo a la idea de que el
inventario es una gran inversión, tratar de descubrir qué sucedió con el inventario es casi como tratar de
recordar dónde enterró su dinero después de olvidarse de dibujar un mapa. Tendrás que preguntarte
cómo llegaste a ese punto en primer lugar.

¿Por qué las empresas carecen de visibilidad de inventario?

Hay muchas razones posibles por las que las marcas pierden el rastro de sus existencias. En términos
generales, sin embargo, la falta de visibilidad tiende a reducirse a una gestión de inventario inadecuada.
Para ser más específicos, la forma en que rastrean el inventario no incluye automáticamente compras,
ventas y otras actividades que afectan el panorama general; ni hace un seguimiento de la información
en tiempo real, lo que significa que la información que tienen sobre su inventario no está completa ni
actualizada. Aquí hay dos ejemplos comunes:

1. Utilizan hojas de cálculo actualizadas manualmente.

Esta es una de las principales razones de la falta de visibilidad. Las pequeñas empresas que
venden pocos productos y tienen bajas ventas pueden manejarse bien con hojas de cálculo.
Sin embargo, incluso con un pequeño crecimiento, las hojas de cálculo pueden
desactualizarse rápidamente, lo que le da una falta de visibilidad de lo que realmente hay en
su inventario. Los niveles de existencias informados no coincidirán con la realidad, y una
empresa puede no darse cuenta de que es hora de reordenar y reponer existencias.

2. Manejan los canales de ventas y el inventario por separado.

Si una empresa con una tienda agrega Mercado Libre o otra sucursal a su mezcla de canales,
por ejemplo, ahora tendrá al menos dos o tres lugares para realizar un seguimiento del
inventario, además de sus hojas de cálculo o software de inventario aislado que usan como
"master". La información en su inventario master solo será tan precisa y actualizada como
 las personas que recopilan y actualizan esos datos manualmente. Si la información está un
poco apagada, la compañía podría terminar vendiendo a los clientes un producto que no
está realmente disponible.

La visibilidad del inventario no puede ser una estimación de los productos que cree que tiene. Debe ser
el inventario real basado en las ventas actuales (como se ve en los dos ejemplos anteriores) y cualquier
otra actividad que afecte los niveles y ubicaciones reales de existencias, como las compras, que
aumentan el inventario y las transferencias de sucursales, que mueven los productos a diferentes
ubicaciones.

CÓMO LOGRAR LA VISIBILIDAD DE INVENTARIO

La verdadera visibilidad del stock requiere el registro preciso de todo lo que sucede con los productos en
su inventario a medida que sucede. Esto incluye compras, ventas, transferencias de existencias,
devoluciones y cualquier flujo de trabajo que cambie la cantidad, ubicación y / o costo del inventario.
Con ese fin, la visibilidad solo se puede lograr si todos esos datos se integran y se rastrean en un
maestro de inventario central, que incluye:

 Todas las compras que aumentan su inventario de componentes y productos terminados.

 Trabajos de producción que reducen el inventario de componentes y aumentan el inventario de
productos terminados.
 Ordenes de servicio/Ordenes de ventas, a través de cualquier canal, que reducen su inventario
 Pedidos despachados que reducen el stock disponible y cambian el estado del pedido
 Compras y ventas que ajustan el inventario en cada ubicación de stock
 Inventarios que confirman o ajustan el inventario en cada ubicación
 Las transferencias de existencias disminuyen el inventario en una ubicación, aumentando el
inventario en otra

La clave para la visibilidad es integrar todos esos datos para que pueda realizar un seguimiento de los
productos en tiempo real a medida que avanzan en su cadena de suministro, lo que afecta los niveles de
existencias y el valor del inventario en el camino.

LOS BENEFICIOS DE LA VISIBILIDAD DE INVENTARIO

La integración de esos datos permite a una empresa enfocada en su inventario:

 Reduzca la entrada de datos y elimine los errores relacionados.

 Elimine el uso de software y portales redundantes.
 Aumenta la precisión de los pedidos
 Mantenga niveles de inventario óptimos / reduzca los costos generales de almacenamiento
 Cumplir pedidos más rápido y aumentar la transparencia de las ordenes
 Desarrolle la satisfacción del cliente e impulse futuras compras
 Aumente la precisión del pronóstico para mejorar la planificación del inventario
 Reduzca las pérdidas debido al inventario obsoleto.
 EL CAMINO MÁS CORTO A LA VISIBILIDAD

Las empresas que usan hojas de cálculo, software o portales para gestionar pedidos, inventario y
movimientos de stock tendrán dificultades para lograr visibilidad. Teóricamente, podría lograr visibilidad
al juntar esos portales y hojas de cálculo, siempre que pueda permitirse el tiempo y el precio de un
desarrollo y programación extensos y personalizados. Esta es una de las ventajas de las soluciones de
inventario basadas en la nube: están diseñadas para integrarse, de manera rápida y económica, con otro
software y servicios. Esa integración permite que los datos fluyan libremente entre las soluciones y en
tiempo real, y cuantas más formas integre los datos vitales del inventario, mayor y más completa será la
visibilidad.