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Übergabe-Leitfaden

Ressort Projekte zum Ressort B&V


Janosch L. Bösche

Übersicht

1. Allgemeines
a. MTP Übergabecheckliste: Die wichtigsten Dokumente
i. BP-Logbuch
ii. BP-Vertrag
b. Beratungsprojekte-Ordner
c. Lotus Notes
i. Pavone Enterprise-Office
ii. Projekte-Base
1. Projektedatenbank
2. Referenzdokumente
3. Monatsberichte
iii. Brainbase

2. Beratungsprojekte (BP)
a. Ablauf: BP-Logbuch
b. Laufende BP
c. Anbahnungsphase
d. Zu akquirierende BP
i. BP-Ideen, ohne bereits ausgewähltes Team
ii. BP-Ideen, dessen Team bereits ausgewählt wurde
e. ‚Beratungsprojektedatenbank’ (‚BP-Plattform’)

3. Ressortarbeit
a. Ressorttreffen
i. Inhalte
ii. Nationale Arbeit
b. Akquisition
1. Allgemeines
a. MTP Übergabecheckliste: Die wichtigsten Dokumente
Die Übergabecheckliste ist in der Brain- und über die B&V-Base zu finden!

i. BP-Logbuch
Das BP-Logbuch listet alle zu einem BP gehörenden Schritte und
Aufgaben chronologisch auf. Bitte nutzt das BP-Logbuch ab der
ersten Kontaktaufnahme mit dem Unternehmen bis hin zur
Präsentation des Projektes nach Beendigung.

ii. BP-Vertrag
Der BP-Vertrag wurde von unserem Anwalt erstellt und ist nur unter
ganz außerordentlichen Umständen anzupassen. Die Projektangaben
sollten handschriftlich eingetragen werden, einige ersetzen die
Unterstriche für Angaben mit Pdf durch getippte Angaben. Diese
lassen das Dokument professioneller erscheinen und sind leichter zu
lesen. Sämtliche Änderungen müssen vom FB abgesegnet werden

b. Der Beratungsprojekte-Ordner
Der ‚BP-O’ enthält primär die abgeschlossenen Verträge der BP. Zusätzlich können
BP-Berichte archiviert werden. Das Archiv sollte aber sicherheitshalber in der
Projekte-Base eingestellt werden, um sich besser gegen den Verlust der
Dokumente abzusichern.

c. Lotus Notes
i. Pavone Enterprise-Office
Das ‚Pavone-Enterprise-Office’ dient der Adressverwaltung und
Aufzeichnung aller kommunikativen Maßnahmen (Emails, Briefe,
Faxe, etc.) mit Unternehmen und anderen Organisationen und deren
Mitarbeiter.
Dokumente wie Emails, Briefe, etc. lassen sich durch die in ‚PEO’
integrierten Vorlagen um ein vielfaches leichter erstellen und
verwalten.
Mit ‚PEO’ erstellte Dokumente werden automatisch archiviert,
erhaltene Dokumente müssen (noch) manuell eingefügt werden.

ii. Projekte-Base
Das Wissensmanagement der Beratungsprojekte basiert auf dieser
Datenbank!
1. Projektedatenbank
In der Projektedatenbank werden alle aktuellen, abgeschlossenen,
abgesagten sowie sich in der Anbahnung befindenden Projekte
und dazu wichtigen Informationen aufgezeichnet. Es ist
unerlässlich, die Projekte ab der ersten Kontaktaufnahme von oder
zu den Unternehmen in die Projektedatenbank einzustellen.

2. Referenzdokumente
Alle für die RL B&V relevanten Dokumente (bzw. ‚Document-Links’
zu den Dokumenten in der Brainbase) sind in die B&V-Datenbank
ein!

3. Monatsberichte
Monatsberichte sind am Ende jedes Monats anzufertigen und in
die B&V-Base unter „Referenzdokumente-> Ressort ->
Monatsberichte“ einzustellen. Diese dienen der leichteren
Übersicht des FB und zur Information sowie als Lexikon über
durchgeführte Projekte der anderen RL.
iii. Brainbase
In der Brainbase sind alle Dokumente (Manuals, Vorlagen, etc.) aller
Ressorts zu finden. Um den RL die Ordnung über die für sie
relevanten Dokumenten zu erleichtern, sollten ‚Document-Links’ in
‚ihre’ Datenbank eingefügt werden!

2. Beratungsprojekte (BP)
a. Ablauf
i. BP-Logbuch
Siehe „1. Allgemeines -> Die wichtigsten Dokumente“

b. Laufende BP
Hier sind momentan laufende Beratungsprojekte zu dokumentieren.

c. Anbahnungsphase
Hier sind Beratungsprojekte in der Anbahnungsphase zu dokumentieren.

d. Zu akquirierende BP
Hier sind zu akquirierende Beratungsprojektideen zu dokumentieren:
i. BP-Ideen, ohne bereits ausgewähltes Team
Hier sind Beratungsprojektideen zu dokumentieren, zu denen noch kein
Team ausgewählt wurde.

ii. BP-Ideen, dessen Team bereits ausgewählt wurde


Hier sind Beratungsprojektideen zu dokumentieren, zu denen bereits
ein Team (evtl. Akquisiteure?) ausgewählt wurde.

e. ‚Beratungsprojektedatenbank’ (‚BP-Plattform’)
Stand des Konzeptes zur Projektedatenbank (Arbeitsname: ‚Projektplattform’), mit
der Projekte über eine Internetseite auch Nicht-MTP’lern zugänglich gemacht
werden können/ sollen.

3. Ressortarbeit
a. Ressorttreffen
i. Inhalte
Welche Inhalte wurden bei den letzten RT’s behandelt? Welche sind
fortzusetzen?

ii. Nationale Arbeit


Wie ist der Stand der nationalen Arbeit? Welche Fokussierungen/
besondere Diskussionen gibt es aktuell? Müssen Aufgaben fortgesetzt
oder beendet werden?

b. Akquisition
Wie weit wurde im Ressort bisher Akquisition betrieben? Welche weiteren Schritte
sind vorzunehmen?