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Leitfaden – Workshops in

der GS Berlin
Liebe MTPler,

Dieses Workshop-Manual soll als Leitfaden für die Organisation eines


Workshops speziell in der Berliner Geschäftstelle dienen. Ich habe mich
bemüht, alles was mir kurzfristig zu diesem Thema eingefallen ist
einzufügen, dennoch werden sich bestimmt noch Lücken und
Verbesserungsvorschläge finden. Aus diesem Grund stelle ich das Manual
auch im Word-Format in die GS Base, damit jederzeit Veränderungen
daran vorgenommen werden können, außerdem können die eingefügten
Muster, wie Pfeile und Fragebogen so einfach rauskopiert und für aktuelle
Veranstaltungen verwendet werden.

Ich bitte Euch, mir Eure Vorschläge mitzuteilen, damit dieses Manual eine
bestmögliche Unterstützung, gerade für unerfahrene MTPler, darstellt.

Viel Spaß damit!

Sarah Mahdjour – Feb. 2006

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Leitfaden - Workshops in der GS
Berlin

To do:

1. Raum buchen (I)


2. Flyer/Plakate entwerfen & drucken lassen
3. Fragebögen erstellen & ausdrucken
4. Ankündigung auf ReHoPa
5. Workshopteilnehmer auswählen/benachrichtigen
6. Teilnehmerzertifikate entwerfen/ausdrucken
7. Ausschilderungen für den Raum (I)
8. Präsent für Referenten besorgen
9. Getränke & Snacks besorgen (I)
10. Tüten mit Give-Aways packen und mitbringen
11. Kleine Begrüßungsrede zu Beginn
12. Fotos machen
13. Workshopbeschreibung machen & an den Vorstand schicken
14. Fragebögen auswerten & an den Vorstand schicken
15. Kostenerstattung

(I) = entfällt bei Inhouseworkshops

1. Raum buchen
Das buchen von Seminarräumen verläuft an allen Unis unterschiedlich.
Generell ist das buchen eines Raums durch den Personaler vorzunehmen.

1.1 Raum buchen an der TU


Bei der Verwaltung der TU, wo wir als studentische Organisation
eingetragen sind, treten wir als MTPaTU (MTP an der TU) auf. Der Status
einer TU-Organisation gibt uns unter anderem die Möglichkeit, Räume
kostenlos buchen zu können. Das also bitte nicht vergessen, wenn
Raumanträge geschrieben werden.
Der von drei TU-Studenten unterschriebene Raumantrag muss an Frau
Sander geschickt werden an:

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Technische Universität Berlin
Raumvergabestelle
z. Hd. Frau Sander
Straße des 17. Juni 135
10623 Berlin

Der Antrag muss allerallerspätestens zwei Wochen vor dem Workshop bei
Frau Sander sein. Prinzipiell gilt hier natürlich: Je früher desto besser!

2. Flyer/Plakate entwerfen & drucken lassen

2.1 Flyer und Plakate?


Unsere Erfahrung zeigt, dass Plakate nur wirksam sind wenn sie gut
positioniert sind und auch länger hängen bleiben. An einigen Unis ist dies
etwas schwierig, da Plakate nach kurzer Zeit „entsorgt“ werden oder an
vollen schwarzen Brettern wenig Wirksamkeit zeigen. In Anbetracht der
hohen Kosten, die der Plakatdruck mit sich bringt haben wir für die letzten
Veranstaltungen keine mehr gedruckt, sondern stattdessen nur ca. 15
Exemplare beim Copyshop drucken lassen, die wir dann an unseren
Schaukästen und Brettern an den Unis und FHs aufgehängt haben.
Flyer dagegen haben immer eine gute Wirkung und sollten als primäres
Kommunikationsmittel gewählt werden.

2.2 Flyer entwerfen


Generell gilt, dass das Corporate Design (CD) immer eingehalten werden
muss. Alle Infos zum CD findet ihr im Branding Booklet, das ihr in der Brain
Base abrufen könnt. Die Vorlagen zu den Flyern holt ihr Euch bitte beim
Kommunikator oder Vossi. Auf der Vorderseite darf nur der obere Bereich
frei gestaltet werden, am unteren darf nichts verändert werden (!). Für
Bilder schaut z.B. unter www.sxc.hu. Dort sind Bilder, auf die es kein
Copyright gibt, zu finden. Ungefähr so sieht ein jungfräulicher Flyer aus:

Die Rückseite kann weitgehend frei


gestaltet werden. Bitte beachtet die
farblichen Vorgaben im Branding
Booklet.

Auf dem Flyer sollte die Info sein,


dass man sich unter einer
Emailadresse (die gegebenenfalls
für den Workshop extra eingerichtet
werden kann) anmelden kann. Auf
der Vorderseite außerdem eine
Deadline für die Anmeldung
angeben, die ca. 5 Tage vor dem
Workshop endet.
Hat das Unternehmen bestimmte
Anforderungen gestellt (bsp. Gute
Französischkenntnisse,

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Hauptstudium), dann sollten diese auch auf der Flyer-Rückseite
kommuniziert werden.

Wenn der Entwurf fertig ist, ist er an den Kommunikator und die
Vorsitzenden zu schicken. Diese beraten sich darüber und schicken ihn bei
Zustimmung an den nationalen Ansprechpartner Corporate Branding
(aktuell Jenny Kramer in Freiburg).

1.3 Flyer drucken lassen


Wenn auch der NASP Corporate Branding mit dem Entwurf einverstanden
ist, kann er in Druck gehen. Wir haben bisher immer www.flyeralarm.de
oder www.diedruckerei.de genommen. Schaut bitte nach, was günstiger
ist.

Angaben für den Flyerdruck:


 4-farbig (CMYK)
 2-seitig DIN A6
 Auflage 3000-5000 Stück
 Papier: 250g glänzend

Angaben für den Posterdruck:


 4-farbig (CMYK)
 DIN A2
 Auflage höchstens 200 Stück
 Papier: 250g glänzend

3. Fragebögen erstellen
Auch beim Entwurf von Fragebögen muss das CD eingehalten werden.
Normalerweise benutzen wir einen Standard-Fragebogen, der nur noch an
die jeweilige Veranstaltung angepasst werden muss. Abgestimmt auf das
Unternehmen müssen Fragen weggenommen/hinzugefügt werden. Der
gesamte Bogen sollte einen Umfang von 2 Seiten nicht überschreiten. Auf
den folgenden Seiten eine mögliche Version:

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MTP Workshop Feedback Fragebogen

Titel xyz Datum xx.xx.200x


: :

1. Wie beurteilst Du den Workshop insgesamt (in Schulnoten)?

sehr gut sehr schlecht


     
1 2 3 4 5 6

2. Was hat Dir besonders gefallen?

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------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
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3. Was hat Dir nicht gefallen?

------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------

4. Wie hat Dir das Thema des Workshops gefallen?

sehr gut sehr schlecht


     
1 2 3 4 5 6

5. Welches Thema hättest Du noch interessant gefunden?

------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------

6
6. Wie beurteilst Du den Praxisbezug des Workshops?

sehr gut sehr schlecht


     
1 2 3 4 5 6

7. Warst Du mit der Organisation des Workshops zufrieden?

sehr gut sehr schlecht


     
1 2 3 4 5 6

8. Was war an der Organisation gut, was schlecht?

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------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------

9. Wie beurteilst Du die Betreuung durch die Studenteninitative MTP


e.V.? (Informationen im Vorfeld, Ansprechpartner für Fragen,
Betreuung am Workshoptag)

sehr gut sehr schlecht


     
1 2 3 4 5 6

10. Was war an der Betreuung durch MTP gut, was schlecht?

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------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
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11. War für Dich XYZ schon vor der Workshopbewerbung ein
potenzieller Arbeitgeber?

  Ja  Nein

12. Wirst Du Dich nach deinem Studium bei XYZ bewerben?

 Ja  Nein  Vielleicht

13. Bitte begründe Deine Antwort aus Frage 12!

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14. Wodurch bist Du auf die Veranstaltung aufmerksam geworden?

Ankündigungen in der Vorlesung

7
Flyer
Durch Kommilitonen
Anderes, und zwar
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15. Wie hat Dir das Plakat/ Flyermotiv gefallen?

sehr gut sehr schlecht


     
1 2 3 4 5 6

16. Sonstige Kritik, Lob, Anregungen, Verbesserungsvorschläge,


Anmerkungen:

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Vielen Dank für Deine Mithilfe. Euer MTP Organisationsteam.

4. Ankündigung auf der ReHoPa


Damit man auf der Homepage zusätzliche Infos finden kann muss ein Text
zum Inhalt des Workshops und ggf. auch über den Referenten geschrieben
werden. Hierzu bitte das Unternehmen anschreiben und um eine kurze
Beschreibung bitten. Diese schickt ihr dann an den Kommunikator oder ein
anderes Mitglied des Vorstandes, der den Text dann auf die Homepage
setzt.

5. Workshopteilnehmer auswählen/benachrichtigen

5.1 Auswahl der Teilnehmer


Nachdem die auf dem Flyer gesetzte Deadline abgelaufen ist, werden aus
allen Anmeldungen die Workshopteilnehmer ausgewählt. Falls das
Unternehmen irgendwelche Anforderungen an die Teilnehmer gestellt hat
sollten die Teilnehmer natürlich nach diesen Kriterien ausgewählt werden.
Melden sich weniger Teilnehmer an als es Plätze gibt, sollten diese mit
MTPlern gefüllt werden. Generell sollten Nicht-MTPler Vorrang bei der
Platzvergabe haben.

5.2 Benachrichtigung der Teilnehmer


Wenn die Auswahl getroffen wurde, sollte allen Teilnehmern ein, am
Besten personalisiertes, Bestätigungsschreiben geschickt werden. Darin
sollte unter anderem beschrieben werden, wo (BVG-Anbindungen) und
wann der Workshop stattfindet. Bei Inhouseworkshops sollte auf
angemessene Kleidung hingewiesen werden.

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Natürlich darf nicht vergessen werden den Nicht-Teilnehmenden eine
Absage zu schicken und sie auf weitere aktuelle MTP-Veranstaltungen
aufmerksam zu machen.

6. Teilnehmerzertifikate
Mit dem Unternehmen sollte besprochen werden, ob es
Teilnehmerzertifikate geben soll. Diese werden meist vom Unternehmen
gemacht und auch unterschrieben. Zertifikate wirken immer sehr
professionell auf die Teilnehmer.

7. Ausschilderungen für den Raum


Wenn es sich nicht gerade um einen Inhouseworkshop handelt sollte der
Raum ausgeschildert werden. Hier eine mögliche Pfeil-Vorlage:

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Raum XXX
10
Raum XXX

11
Raum XXX

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8. Präsent für den Referenten besorgen

Insbesondere ist eine Flasche MTP-Sekt und außerdem (im einfallslosesten


Fall) ein Blumenstrauß zu besorgen. Für den MTP-Sekt einfach jemandem
aus dem Vorstand bescheid sagen, da er im Büro lagert.

9. Getränke und Snacks besorgen

Ist im Grunde selbsterklärend. Bitte darauf achten, dass das Geld hierfür
nicht verschleudert wird. Teure Getränke sind nicht nötig.
Wenn der Workshop lange dauert, genügend Snacks besorgen, damit uns
niemand vom Stuhl kippt.

10. Tüten mit Give-Aways packen und mitbringen

Spätestens ein oder zwei Tage vor der Veranstaltung sollten Tüten mit
Give-Aways gepackt und zum Workshop für die Teilnehmer mitgebracht
werden. In erster Linie Stifte und Blöcke einpacken. Hierzu bitte ein
Vorstandsmitglied ansprechen!

11. Kleine Begrüßungsrede zu Beginn

Zu Beginn der Veranstaltung sollte ein MTPler die Studenten begrüßen.


Am Ende der Veranstaltung bedankt man sich beim Referenten und
berichtet kurz über MTP und die Möglichkeiten, die wir Studenten bieten
(2-3 Minuten)

12. Fotos machen

Selbsterklärend. Also auf keinen Fall die Digitalkamera vergessen!

13. Workshopbeschreibung machen & an den Vorstand schicken

Nachdem die ganze Veranstaltung vorbei ist, muss ein kurzer Text als
Zusammenfassung über den Inhalt und Ablauf des Workshops verfasst
werden. Dieser wird nachdem er zusammen mit den Fotos an den
Vorstand geschickt wurde, auf die Berliner Homepage gestellt um als Info
für Unternehmen und Studenten zu dienen.

14. Fragebögen auswerten und an den Vorstand schicken

Die von den Workshopteilnehmern ausgefüllten Fragebögen müssen


abschließend noch ausgewertet werden. Die Auswertung wird dann nach
Rücksprache mit dem Vorstand an das Unternehmen geschickt.

15. Allgemeines

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Alle Kosten, die einem Mitglied im Rahmen der Organisation einer MTP-
Veranstaltung anfallen werden ihm natürlich voll erstattet. Hierfür
unbedingt alle Belege gut aufheben und mit einem KAB beim Finanz-Vossi
einreichen, der auch alle in diesem Zusammenhang anfallenden Fragen
beantwortet.

- THE END -

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