AUDITORIA INTERNA DISEÑO Y PUBLICIDAD 3D

NATURALEZA DEL ESTUDIO

Auditoría administrativa a la empresa DISEÑO Y PUBLICIDAD 3D

Actividad económica: diseños de logotipos, registro de marcas, imagen corporativa, diseño publicitario,
fabricación de anuncios luminosos, tarjetas de presentación, talonarios, letras acrílicas en 3d de distintos
tamaños y desarrollo de imagen entre otros.
Ciudad: Pasto
Dirección: Cra. 20 No. 21-54 esquina
Correo electrónico: v-impresiones3d@outlook.com

ALCANCE

Se pretende llevar a cabo un análisis de toda la empresa para identificar las áreas con mayor
problemática y así mismo proponer alternativas que ayuden a mejorar la situación actual, por
lo que el alcance de esta auditoría es integral.

OBJETIVOS

1. Brindar a la empresa ejemplo de los elementos necesarios para mejorar su funcionamiento.

2. Establecer una dinámica de trabajo para mejorar el desempeño organizacional,
3. Satisfacer eficazmente las necesidades de los clientes con que cuenta la empresa y
4. Llevar a cabo las acciones procedentes para reposicionar a la empresa en el mercado.

ESTRATEGIA

Promover un acercamiento con todo el personal de la empresa para estimular el trabajo en

equipo, la mejora continua y el empleo racional de los recursos de los que dispone para llevar
a cabo sus actividades.

1
 JUSTIFICACION

Detener la pérdida de clientes y del segmento de mercado en que participa la empresa, así
como de atraer a nuevos clientes para fortalecer la participación de la empresa en el mercado.

ACCIONES

1. Formalizar la aplicación de la auditoría,

2. Establecer los mecanismos de coordinación para su ejecución,
3. Consolidar los avances en cada etapa de aplicación de la metodología,
4. Derivar observaciones y recomendaciones específicas para cada función del proceso y
elemento bajo revisión y,
5. Proponer recomendaciones generales, vigilar su implementación y efectuar su seguimiento.

PROBLEMAS A RESOLVER

Con la elaboración del Proceso de Auditoría Administrativa Interna se pretende resolver los
siguientes problemas:
 Pérdidas económicas a la empresa por el retraso de las actividades.
 Pérdida de tiempo al realizar la duplicidad de funciones.
 No se realizan los procedimientos con la frecuencia indicada.
 No se cuenta con la base para aplicar una auditoría interna de políticas, procedimientos y
controles para el logro de metas y objetivos.
 Identificación de desviaciones e ineficiencias de las funciones de cada puesto.
 Eliminación de procesos de trabajo, obsoletos o inadecuados.
 Identificación de riesgos de cada puesto de trabajo
 RECURSOS

Auditor externo contador público especialista en auditoria

RESULTADOS ESPERADOS

1. Fortalecer administrativamente a la empresa,

2. Dotarla de los instrumentos idóneos para mejorar su rendimiento,
3. Sentar las bases para un crecimiento sostenido a corto y mediano plazos y, largo plazo
4. Elevar la competitividad de la empresa.

INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA

Recopilación y revisión de todo el material normativo, administrativo y funcional de la

empresa como son manuales, procedimientos, hojas de vida de maquinaria y equipos estados
financieros, etc.
 ANÁLISIS AUDITORIA

De acuerdo con los resultados obtenidos, en forma paralela se realizó un estudio de la

información captada, lo que se tradujo en la determinación de los criterios y elementos de
decisión necesarios para la emisión de juicios sustentados en los resultados alcanzados.

Con este fin, en forma individual y en equipo, El auditor basado en sus conocimientos, hiso
uso de las técnicas de análisis administrativo y plasmo sus observaciones y conclusiones en
los documentos de trabajo.

Es necesario recalcar, que el bloque de técnicas de análisis administrativo que regularmente

facilitan el estudio de una organización no siguen una secuencia aislada, no se tiene que
seleccionar una y agotarla en forma independiente de las demás, sino que se interrelacionan
para llegar a conclusiones más estructuradas y mejor sustentadas.

Continuando con el examen, se aplicaron los indicadores de proceso administrativo, lo que

facilitó la organización del rango aceptable para cada función revisada.

EVALUACIÓN

Las siguientes tablas representan la evaluación gráfica que se realizó a toda la empresa en
general, así como a cada uno de los integrantes de la empresa, con la finalidad obtener datos
importantes para su evaluación final, la cual se muestra al final de cada puesto.

Toda la
Empresa

Muy Bien Bien Regular Mal Muy Mal

x x x x x
4 3 2 1 0
1 Planeación 1620 1215 810 405 0
2 Organización 840 630 420 210 0
3 Dirección 620 465 310 155 0
4 Control 920 690 460 230 0
Total 4000 3000 2000 1000
 Ponderación de
Puestos
Porcentaj
Puesto e
Directora General 25
Contador 20
Gerente de Ventas 35
Promotora de Ventas 15
Determinación de Grados

Apreciació Grad Cumplimient

n os o
MUY BIEN 4 81-100%
BIEN 3 61-80%
REGULAR 2 41-60%
MAL 1 21-40%
MUY MAL 0 0-20%

Dirección General

MUY BIEN 250 4 1000

BIEN 250 3 750
REGULAR 250 2 500
MAL 250 1 250
MUY MAL 250 de0Promotora 0
DirectoraGerente Toda la
GeneralContadorVentasde Ventas Secretaria Empresa
1 Planeación 100 70 150 70 15405
Gerente de Ventas
25 10 100 50 25210
2 BIEN
MUY 350 4 1400
BIEN 100
350 20
3 25 10
1050 0155
Organización 3
REGULAR 25
350 100
2 75 20
700 10230
Dirección
501000
4MAL 350
250 1
200 350 350
150
Control Total
MUY MAL 350 0 0

Promotora de Ventas Secreta ria

MUY BIEN 150 4 600 MUY BIEN 50 4 200
BIEN 150 3 450 BIEN 50 3 150
REGULAR 150 2 300 REGULAR 50 2 100
MAL 150 1 150 MAL 50 1 50
MUY MAL 150 0 0 MUY MAL 50 0 0
 Gerente de Ventas
Muy Bi Regul M Muy
Bien en ar al Mal
1 x4 x3 x2 x x0
1
2
Planeación 600 4 300 1 0
3 5 5
Organización 400 200 0
4 0 0
3 1
0 0
0 0
Dirección 100 75 50 2 0
Control 300 225 150 5 0
7
5
Total 1400 10 700 3 0
50 5
0

Evaluación Dirección General

Factor Planeación
4 3 2 1 0
1X
2
X
3
X
4 X
5 X 24 - 40'0
6 X 7-X 117

Factor Organización
4 3 2 1 0
7
X
8
XX 12 - 100
9
5-X 42

Factor Dirección
4 3 2 1 0
1 X
0
1 X
1 16 -
1 X 400
2
1 X 14 - X 350
3
 Factor Control
4 3 2 1 0
14 X
15 X 12 - 100
16 X 9-X 75

TOT 5 Regul
AL 8 ar
4

4 3 2 1 0
81 - 61 41 21
100 - - - 0-
80 60 40 20
Planeación 40 30 2 1 0
0 0 0 0
0 0
Organizaci 1 75 5 2 0
ón 0 0 5
0
Dirección 40 30 2 1 0
0 0 0 0
0 0
Control 1 75 5 2 0
0 0 5
0
TOTAL 10 75 5 2 0
00 0 0 5
0 0

EVALUACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA DEL PUESTO DE

CONTADOR

GRADOS DE 4 3 2 1 0
CUMPLIMIENTO 81-100 61- 41-60 21- 0-20
80 40
Muy bien Bie Regula Mal Muy
n r mal
PLANEACIÓN 280 210 140 70 0
ORGANIZACIÓN 40 30 20 10 0
DIRECCIÓN 80 60 40 20 0
CONTROL 400 300 200 100 0
TOTAL 800 600 400 200 0
1. CUESTIONARIO
FACTOR
1

PLANEACION
4 3 2 1 0
1. Planeación X
2. Visión X
3. Misión X
4. Objetivos X
5. Políticas X
6. Procedimientos X
7. Recursos X
8. Presupuestos X
0 3X1=3 2X2=4 1X5= 0 3+4+5 =
5 12

32 = 28
12 = 105

2. CUESTIONARIO
FACTOR
2

ORGANIZACIÓN
4 3 2 1 0
9. Estructura X
10. Funciones X
11. Personal X
1X3 = 3 2X2 = 0 0 4+3 = 7
4

12 =
40
3. CUESTIONARIO 7=
FACTOR 23
3

DIRECCION
4 3 2 1 0
12. Línea de autoridad X
13. Dirección X
14. Cambios X
15. Comunicación X
0 3X3 = 0 1X1= 9+1 =
9 1 10

16 =

4. CUESTIONARIO
FACTOR
4
CONTROL
 4 3 2 1 0
16. Resguardo de X
información
17. Resultados X
18. Control de recursos X
19. Registros contables X
20. Ingresos mensuales X
21. Egresos mensuales X
0 2X4 = 1X2 = 2 8+2 =
8 10

24 = 400
10 = 167

SUMATORIA DEL PUESTO

PLANEACION 105
ORGANIZACIÓN 23
DIRECCION 50
CONTROL 167
TOTAL 345 M
A
L

EVALUACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA DEL PUESTO DE PROMOTOR

DE
VENTAS
GRADOS DE 4 3 2 1 0
CUMPLIMIENTO 81-100 61- 41-60 21- 0-
80 40 20
Muy bien Bien Regular Mal Muy mal
PLANEACIÓN 280 210 140 70 0
ORGANIZACIÓN 200 150 100 50 0
DIRECCIÓN 40 30 20 10 0
CONTROL 80 60 40 20 0
TOTAL 600 450 300 150 0

1. CUESTIONARIO FACTOR
1
PLANEACION
4 3 2 1 0
17. Planeación X
18. Visión X
19. Misión X
20. Objetivos X
21. Políticas X
22. Procedimientos X
4X1= 2X2=4 1X1=1 0X1=0 4+2+1+0
4 =9
24=2 (9X280)/2 105 = MAL
80 4=
9=X

2. CUESTIONARIO
FACTOR
2
ORGANIZACIÓN
4 3 2 1 0
23. Estructura X
24. Funciones X
25. Personal X
26. Problemas X
27. Condiciones de trabajo X
28. Incentivos X
3X3=9 2X1=2 1X1=1 0X1 9+2+1+0=
=0 12

24=200 (12X200)/24=100 100 = REGULAR

=
12=X

3. CUESTIONARIO FACTOR
3
DIRECCION
4 3 2 1 0
29. Línea de X
autoridad
30. Dirección X
31. Cambios X
32. Comunicación X
33. Capacitación X
4X2=8 3X1=3 2X1 1X1 8+3+2+1=
=2 =1 14

20=40 (14X40)/20= 28 = REGULAR

14=X

4. CUESTIONARIO
FACTOR
4
CONTROL
4 3 2 1 0
 Resguardo de informaciónX
ResultadosX
Control de recursosX 3X3=9
9=9

12=80 (9X80)/12=60 = BIEN

9=X

SUMATORIA DEL PUESTO

PLANEACION 105
ORGANIZACIÓN 100
DIRECCION 28
CONTROL 60
TOTAL 293 M
A
L

SECRETARIA

SECRETARIA 4 3 2 1 0
81- 61- 41- 21- 0-
100 80 60 40 20
PLANEACIÓN 60 45 30 15 0
ORGANIZACI 100 75 50 25 0
ÓN
DIRECCIÓN 0 0 0 0 0
CONTROL 40 30 20 10 0
TOTAL 20 15 10 5 0
0 0 0 0

De acuerdo con los resultados obtenidos se determinó la evaluación siguiente para cada puesto:

DIRECCION GENERAL

La dirección general presenta un funcionamiento "regular" ya que de acuerdo a la evaluación

realizada en los cuatro factores (planeación, organización, dirección y control) se detectaron
algunas deficiencias como las que se mencionan a continuación:

 En planeación su funcionamiento es muy pobre debido a que sólo acumula 117 puntos
de 400 posibles, lo que hace que sea carente en este factor, dándole una calificación
de "mal".
  En organización se encontró que está funcionando de manera "regular" al acumular 5
puntos de 12 posibles.
 En dirección está operando "bien" al acumular 14 puntos de 16 posibles con los que
ha sido evaluado este factor.
 En control también opera "bien" al sumar 9 puntos de 12 posibles lo que hace que en
suma los cuatro factores acumulen 584 puntos de 1000 posibles para darle un
funcionamiento "regular".

CONTADOR

El puesto de contador opera de forma inadecuada al recibir una calificación de "mal" tras
realizar la suma del puntaje de los cuatro factores antes mencionados.

 En el factor uno planeación su funcionamiento es "malo" al sumar sólo 12 puntos de

un total de 36.
 En el factor dos organizaciones opera de manera "regular" contando con 7 puntos de
los 12 que suma en su totalidad el factor.
 En el factor tres dirección su funcionamiento también es "regular", puesto que sólo
acumula 10 puntos de un total de 16.
 El factor cuatro control también opera "mal" al sólo sumar 10 puntos de 24 posibles;
lo que en términos generales le da una suma de 345 puntos.

PROMOTOR DE VENTAS

El puesto de promotor de ventas presenta un funcionamiento calificado como "malo" tras la

suma de los cuatro factores evaluados en la presente auditoría administrativa.

 El factor uno sólo suma 9 puntos de 24 posibles para calificarle como "mal".
 El factor dos acumula 12 puntos de 24 posibles para ubicarle en un funcionamiento
"regular".
 El factor tres presenta una sumatoria de 14 puntos de los 20 con que cuenta y lo
posicionan en "regular".
 El factor cuatro acumula 9 puntos de 12 posibles para calificarle como "bien", lo que
suma en su totalidad 293 puntos de 600 posibles.

SECRETARIA

El puesto de secretaria opera de manera "regular" una vez sumado el total de su puntaje
en los cuatro factores.

 El factor uno es considerado "regular" tras la suma de 14 puntos de 24 posibles.

 El factor dos acumula también 14 puntos de los 24 que totaliza para evaluarle como
"regular".
  El factor tres se encuentra "muy mal" al sólo sumar 13 puntos de 20 que suma en su
totalidad.
 El factor cuatro se encuentra en un funcionamiento "regular" ya que suma ocho puntos
de 12 posibles. Todo esto hace que sólo acumule 120 puntos de los 200 que tiene en
su totalidad el puesto.

GERENTE DE VENTAS

Este puesto presenta un funcionamiento considerado como "malo" al llevar a cabo la

sumatoria de los puntos obtenidos en cada uno de los cuatro factores evaluados.

 El factor uno tiene un funcionamiento "malo" al contar sólo con 13 puntos de 36

posibles.
 El factor dos opera de manera "regular" al sumar 7 puntos de 12 posibles.
 El factor tres es considerado "regular" toda vez que cuenta con 11 puntos de los 16
que suma el factor en su totalidad.
 El factor cuatro también se encuentra "regular" al sumar 9 puntos de 16 que totaliza el
factor. En suma los cuatro factores dan un total de 668 puntos de 1400 posibles.

TODA LA EMPRESA

En términos generales, la empresa Ejemplo de presenta un funcionamiento "regular" toda vez

que se acumulan 2022 puntos de 4000 posibles, lo que representa un 50.55% del 100% que
significan los 4000 puntos obtenidos al sumar la totalidad de la empresa.

A continuación se presenta la gráfica de Gantt que se sigue durante la auditoria

Administrativa a la empresa.
Estructura Organizacional
Se puede observar que su estructura
organizacional para las 3 empresas todas
manejan niveles distintos lo cual entre
superior, igual e inferior dando un 33 % para
cada ítem, demostrando que todos generan
diferentes estructuras organizacionales.

Planificación

El enfoque en base a la planificación del

mercadeo está concentrada en mayor valor o
interés con un 66,7 % afirmando que es igual
a la de sus competidores.

Control de inventarios

100% afirman que el control de inventarios

es superior al de sus competidores.

Tecnología de procesos

El porcentaje de 66, 7% de un igual e

inferior es de 33,3% con referencia a la
tecnología de los procesos de sus
competidores.
 Instalaciones

Afirman que cuentan con instalaciones

inferiores, demostrando que no invierten
en los sitios habituales de sus empleados
y clientes.

Donde aplicaría la ventaja competitiva para su empresa

El 66,7% afirma que aplicaría
ventaja competitiva con relación a
la infraestructura, para posicionarse
en el segmento de mercado que se
enfocan, para así mejorar el
ambiente de su talento humano,
generando competitividad a
diferencia de sus competidores.
 Informe

Etapas de Factores a Revisar Conclusiones Recomendaciones

Proceso
Administrati
vo
Misi La empresa cuenta Mantener la comunicación
con una misión y y seguir informando a los
ón visión establecida nuevos integrantes de la
por la Gerencia misión y visión de la
Visi claramente definida organización.
y difundida en
ón toda la organización
Hacer una revisión de los
objetivos establecidos se
La mitad de todos los han cumplido Hacer una
Objetivos objetivos establecidos revisión de los objetivos
Planeación se han cumplido faltantes e identificar las
cusas por la que no se han
llevado cabo. Establecer
un plan de acción para
que se cumplan los
objetivos que faltan.
Procesos Hay muy pocos Implementar más
procesos de control procesos de control para
para poder cubrir todas cubrir con todas las
las normas de calidad normas de calidad
de todos los
procesos
Políticas El 70% de las políticas Capacitar a todos los
se han aplicado dando empleados para que
un cumplan
déficit del 30% con todas las políticas
Estrategias y Tácticas Habiendo un total de Modificar las estrategias y
11 estrategias crear un plan de acción
establecidas por la para que facilite su
Gerencia solo 4 se cumplimiento.
han cumplido
Estructura La empresa tiene muy Mantener bien
organizacional bien establecidas todas estructurada la línea de
Organización las líneas de autoridad autoridad para que en el
y momento de crecer
responsabilidad. se mantenga esa
estructura.
Cultura organizacional Cuenta con una Mantener el desarrollo
cultura organizacional organizacional por medio
optima lo que de un equipo integrado
 favorece a todos los para difundir esta cultura
empleados, mejorando y valores siempre
el ambiente y la teniendo una mejora
participación de los continua.
mismos para que la
organización cuente
con
una mejora continua.
 En la organización Integrar más al equipo de
se percibe un la organización y
Liderazgo liderazgo tomando en cuenta sus
democrático ya que opiniones para la toma de
el Director permite decisiones.
la participación de
los empleados, y
ellos siempre
Dirección respetando las
decisiones del mismo
La comunicación es Continuar con los canales
muy clara ya que al ser de comunicación
Comunicación una empresa pequeña establecidos.
no hay fallas en los
canales de
comunicación.
El personal de Proporcionar más
confianza es el que más incentivos a todos los
Motivación incentivos recibe, miembros de la
siendo solo el 36% de organización para que
los empleados. trabajen más
productivamente.
Solo en 2 áreas de la Extender los controles
organización se subjetivos a todas las
Áreas de aplicación encontraron controles, áreas de la
Control y al ser 5 las áreas se organización.
concluye que hacen
falta establecer en
todas las
áreas.
Hay controles Integrar al administrador
Herramientas presupuestales pero para que los controles
todos van dirigidos presupuestales pasen por
al un
Gerente. filtro
Existen controles Certificarse con las
preventivos y de normas ISO
Calidad retroalimentación 90001
para mantener una
mejora continua.
 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORA
Objetivo general
Una vez concluida la auditoria administrativa se pretende definir las propuestas pertinentes a
seguir para dar un adecuado seguimiento, así como las recomendaciones dadas por la
investigación que realizó el equipo auditor.

 La implementación se comprobará en todas las áreas en las que la institución acepte

que se lleven a cabo las mejoras propuestas por el equipo auditor.
 El equipo auditor se compromete a apoyar en todo lo posible al área para
implementar las mejoras.
 Los resultados obtenidos con la implementación del o los proyectos implementados
serán evaluados al término de 6 meses
 Una vez evaluado el resultado del proyecto, se procederá a adecuarlo conforme a
las necesidades del área para implementar las mejoras como tales.
 Se elaborará un nuevo plan de trabajo para seguir mejorando y actualizando
las recomendaciones implementadas dentro del área.
 El equipo auditor se compromete a entregar los informes que se
consideren convenientes de las actividades y evaluaciones realizadas.