3.

1 Document Control 

The SALSA Requirement:  
“Document Control: All documents and records appropriate to the safety, legality and 
quality of products shall be legible and able to be used by the appropriate personnel. The 
control of these documents and records shall be the responsibility of a senior member of 
staff. The business shall ensure these documents and records are stored safely for at least 
the shelf‐life of the product(s) concerned plus 1 year, but must take into account any legal 
or customer requirements and the use and possible increased shelf‐life of the product(s) 
(eg the possible freezing of product(s) by the consumer).“ 

About this SALSA Requirement: 
This Requirement is intended to ensure that you have appropriate documents and records 
relevant to the safety, legality and quality of products and that you have a system to control their 
issue and use.  All documents and records should be stored in a safe and accessible place for at 
least the shelf‐life of the product plus one year unless this is superseded by other external 
requirements.  

Tools  Tips 
A system to identify documents, 
 Records must be signed, dated (& 
updates and different versions 
HACCP ones timed), to identify who 
 
checked what & when 
A list of ‘current’ documents 
 
 
 If mistakes are made on ‘records’ 
A system to ensure staff always 
just strike through incorrect 
have the ‘current’ issue of 
information and write in the 
documents that they need  
correct detail beside it  
 
 
A defined and documented period 
 Ensure ‘changes’ are initialled, in 
for ‘keeping documents’ included in 
case you need to question the 
your procedure 
result later 
 
 
Storage boxes for paperwork,  
 Never use correction fluid or 
labelled, so you can find things 
pencils 
quickly 
   Keep documented notes on ‘why’ 
A safe, dry, pest‐proof place to keep  & ‘when’ any procedures, recipes, 
and store paperwork  working methods etc. have been 
updated

 
Additional resources: 
See Tools & Tips for: 2.1.9. Maintaining documents & records is a key requirement of HACCP 

3.1 Document Control  30/06/2015  © SALSA 2015 

 3.1 Document Control 

What do I need to do to show I comply with this Requirement?  
Write a ‘Document Control procedure’ to detail how you will control your documents and 
records to ensure the correct versions are in use.  Keep a list of ‘current’ documents issue 
numbers/issue dates & reasons for changes.  Have a logical archive system for the safe storage of 
records in logically numbered archive boxes. Remember that ‘Document Control’ relates to every 
other clause in the SALSA Standard where procedures and records are required, from Calibration 
to Training. 
 

Food Safety management systems are formed from many documents. They are normally divided 
into a hierarchy of 3 to 4 ‘levels’ e.g.  
 Policies (aspirational) at the top 
 HACCP (the legally‐required study of food safety risks) 
 Procedures/Work Instructions (the ‘how‐to’ documents e.g. a Goods‐In procedure 
describing how an activity is to be carried out) 
 Records, where measurements or results of checks, traceability info etc. are written.  
To keep documents organised, use ‘headers & footers’ and a logical numbering/naming system. 
Make one ‘named’ senior person responsible for the final vetting/issuing of documents & 
revisions to ensure only one version of each document is available at any given time and that 
everyone knows which version is ‘current’.  
Clearly define how long ‘records’ are to be retained. This should be for a minimum of the shelf‐
life of the product plus one year. However, you should extend this period if it can be reasonably 
expected that the product might be frozen by the purchaser to extend its life.  It is common to 
see document retention times set at 3 years to take account of this.  In the event of a legal 
challenge to your products, these documents form the basis of the ‘due diligence defence’, the 
only legal defence available to food manufacturers –– which is why it is essential to make a 
senior member of staff responsible for ‘Document Control’. 
 

What do Document Control records look like? 
In the examples below the current SALSA Requirement numbers are used as the basis for the 
numbering system, and the site has chosen to use a pastel‐coloured paper to differentiate their 
‘master documents’ from working documents & photocopies. Note that Document Control forms 
are included in the system & have their own ‘Document Control’ footer. 
 
  INDEX & REVISION STATUS OF QUALITY MANAGEMENT SYSTEM DOCUMENTS
Issue No  Issue Date
  Doc. No.  PROCEDURES Amendments 
Proc 1.1.1   Training Procedure  3 12/07/15 V1 First issue  
 
V2 Add training for new Ricci 
  pasta machine use & cleaning 
  V3 Add training for Allergens  
  Proc 1.2.1  Personal Hygiene Rules & Regs 2 01/10/14 V1 First issue  
  V2 Include personal medicines 
  Proc 1.2.2  Getting Changed For Work  1 01/08/14 V1 First issue  
   
   

Uncontrolled Copy Unless Printed on Yellow Paper
Doc Ref  Issue No  Issue Date Page  Authorised By
REC 3.1  4  03/8/15 Page 1 of 3  Joe B 
3.1 Document Control  30/06/2015  © SALSA 2015 
 
 3.1 Document Control 

 
TITLE:  DOCUMENT CONTROL PROCEDURE
   
Scope:  All Documents relating to food safety, quality & SALSA. 
 
  PROCEDURE, RESPONSIBILITY & FREQUENCY    
1. All Food Safety, Quality and SALSA system documents are identified by 
   Title 
 Document reference number 
 Issue date 
   Issue number 
 Person issuing 
  2. The Document reference number will either be the relevant SALSA clause or a number assigned by Joe B.   
It will include PROC for procedures, POL for a policy or REC for records. 
  3. Joe B is responsible for maintaining a system for the control of all documents critical to food safety, 
legality & quality, to ensure that only ‘current’ documents are available for use and that documents and 
records may be readily retrieved when needed.  
  4. Joe B is responsible for issuing new documents, amending existing documents and withdrawing 
superseded documents.  
  5. Master copies of documents will be printed on yellow paper to make them easy to identify.  
Working ‘forms/records will be printed on white paper. 
6. Where amendments & new versions are required, a brief note of the reason for change will be made in 
  the Amendments column of the Index, and a single copy of the immediately preceding obsolete version 
(clearly marked as ‘OLD’) will be retained on file for reference.  
  7. Where a new version is issued, Joe B will take old versions out of Production folders and will replace them 
with the new versions. 
8. All records will be retained in a safe condition for 3 years. Changes will not generally be made but where 
  unavoidable, the person making the change is to initial the alteration and make a note of why it was 
needed. 
   
 
  Uncontrolled Copy Unless Printed On Yellow Paper 
Doc Ref  Issue No  Issue Date  Page  Authorised By 
PROC 3.1  1  01/08/15  Page 1 of 1  Joe B 
 

How can I use this example in my business? 
The above are examples of Document Control procedures and records that would meet the 
Requirement adequately. Use these principles/examples to develop your own system and 
records for managing documents in your business. 

3.1 Document Control  30/06/2015  © SALSA 2015