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HANDBUCH

zum
Veranstaltungsmanagement
an der
Karl-Franzens-Universität Graz
 INHALT INHALT 

Inhaltsverzeichnis

1 ORGANISATION 5 4 ÖFFENTLICHKEITSARBEIT 60
1.1 Erste Schritte................................................................................... 5 4.1 Drucksachen...................................................................................61
1.2 Beschäftigung von Personal............................................................... 8 4.1.1 Einladung/Programmfolder...................................................... 62
1.3 ReferentInnen............................................................................... 10 4.1.2 Plakat .................................................................................. 64
2 1.4 DolmetscherInnen.......................................................................... 13 4.1.3 Tagungsband......................................................................... 65 3
1.5 AusstellerInnen............................................................................. 15 4.2 Presse-/Medienarbeit...................................................................... 67
1.6 Raumorganisation.......................................................................... 16 4.2.1 Presseaussendung.................................................................. 67
1.7 Technische Ausstattung................................................................... 24 4.2.2 Pressekonferenz..................................................................... 68
1.8 Catering und Buffet........................................................................ 26 4.3 Dokumentation.............................................................................. 70
1.9 Veranstaltungs-Haftpflichtversicherung............................................. 28 4.4 Merchandising-Produkte.................................................................. 71
1.10 Anreise und Shuttle-Dienste............................................................. 30

5 DURCHFÜHRUNG VOR ORT 72


2 KONGRESS-VERWALTUNG 32
2.1 Kongress-Homepage....................................................................... 32
2.2 Aussendung.................................................................................. 35 6 NACHBEREITUNG 74
2.2.1 Postsendungen...................................................................... 35
2.2.2 E-Mail-Aussendungen.............................................................. 37
2.3 Anmeldung der TeilnehmerInnen....................................................... 38 7 LITERATURANGABE 75
2.4 Hotelreservierung.......................................................................... 40
2.5 Weitere Vorbereitungen....................................................................41
2.6 Call for Papers................................................................................ 43 8 ANHANG 76

3 FINANZEN 44
3.1 Finanzaufstellung........................................................................... 44
3.1.1 Kostenkalkulation.................................................................. 44 Für den Inhalt verantwortlich: Redaktionsteam
3.1.2 Eigenmittel/interne Finanzierung.............................................. 46 Karl-Franzens-Universität Graz 1. Auflage 2005:
3.1.3 Einnahmen und externe Finanzierungen..................................... 47 Presse + Kommunikation Mag. Martina Eberharter
3.1.3.1 Teilnahmegebühren...................................................... 47 Mag. Gudrun Pichler Mag. Christian Friedl
3.1.3.2 Förderungen und Sponsoring......................................... 49 Mag. Claudia Preißler
Grafik & Layout
3.1.3.3 Weitere mögliche Einnahmequellen................................. 55 Florian Preininger, www.drogerie21.at 4. überarbeitete Auflage 2015/16:
3.1.4 Budgetplanung ..................................................................... 55 Coverfoto: Uni Graz/cp-pictures Lukas Gerstl, BA
3.2 Finanzielle Projektabwicklung........................................................... 56

Dank gilt:
• allen Abteilungen der Karl-Franzens-Universität Graz, die das
Redaktionsteam bei der Erstellung des vorliegenden Handbuchs mit
Informationen aktiv unterstützt haben.
• dem Wissenschaftsressort der Stadt Graz für die finanzielle Unterstützung
der ersten beiden Auflagen.
 VORWORT ORGANISATION | ERSTE SCHRITTE 

VORWORT 1 ORGANISATION
Das vorliegende Handbuch dient als Orientierungshilfe bei der Organisation und Durchführung von
wissenschaftlichen Veranstaltungen an der Universität Graz. Der Leitfaden richtet sich in erster Linie
an Angehörige der Universität Graz. Er beschreibt die verschiedenen internen Abläufe im Rahmen der
1.1 Erste Schritte
Veranstaltungsorganisation sowie spezielle Services, die MitarbeiterInnen in Anspruch nehmen können.
Aber auch externe Personen, Unternehmen, Einrichtungen oder Vereinigungen, die die Universität Graz `` Termin und Dauer der Tagung festlegen (zirka ein Jahr vorher), Zeit für Auf- und Abbau einkalkulieren
als Location für ihre Veranstaltung wählen, erfahren umfassende Unterstützung und Betreuung. Zentrale
4 Ansprechstelle ist in jedem Fall das Veranstaltungsservice der Universität Graz. `` Zielgruppe und voraussichtliche TeilnehmerInnenzahl (Maximalanzahl) festlegen 5
Alle relevanten Informationen zur Raumreservierung und Bestellung der Ausstattung, zu
Nutzungsbedingungen und Kosten sowie die Veranstaltungsrichtlinie der Universität Graz finden sich im `` Raumsuche und -reservierung
Internet >> http://veranstaltungsservice.uni-graz.at Kostenkalkulation einholen (Raummiete, Reinigungskosten, Kosten für technisches Equipment etc.)
Nähere Informationen >> siehe Kapitel 1.6, Seite 16
Das Team des Veranstaltungsservice steht natürlich auch gerne für persönliche Beratung zur Verfügung.
`` Veranstalterkonsortium und wissenschaftliche Leitung bestimmen
KONTAKT Ziele und Verantwortlichkeiten vereinbaren
Veranstaltungsservice
Universitätsplatz 3/1. Stock, 8010 Graz `` Inhalte festlegen – Konzept, Programm, geplante Vorträge, Planung des Programmablaufs
E-Mail: veranstaltungsservice@uni-graz.at Mit der Programmerstellung wird in den ersten Wochen der Organisation begonnen. Das Grobkonzept
Internet: http://veranstaltungsservice.uni-graz.at sollte bereits in den ersten Monaten stehen.

Leitung: `` EröffnungsrednerInnen festlegen, Universitätsleitung und Ehrengäste einladen


Mag. Dieter Lang An der Universität Graz ist es üblich, die/den RektorIn zur Eröffnung der Veranstaltung einzuladen und
um Begrüßungsworte zu bitten.
Team und Aufgaben:
Allgemeine Anfragen, Koordination und Unterstützung für Veranstaltungen `` Die erste allgemeine Einladung zur Veranstaltung sollte im dritten Monat der Organisationsphase
Gabriela Pirsch ausgesendet werden, damit potenzielle TeilnehmerInnen rechtzeitig erreicht werden.
Tel.: 0316/380-2180
Mobil: 0664/84 63 141 `` Das Programm sollte ein Dreivierteljahr bis ein halbes Jahr vor Veranstaltungsbeginn ausgesendet
E-Mail: gabriela.pirsch@uni-graz.at werden bzw. auf der Homepage abrufbar sein, damit genug Zeit für die Anmeldung bleibt.
Nähere Informationen >> siehe Kapitel 4.1.1, Seite 62
Allgemeine Anfragen, Raumreservierungen, Abrechnung, Vertragsorganisation
Sabine Bodinger `` Rahmenprogramm wählen
Tel.: 0316/380-2146 Nach Auswahl des geplanten Rahmenprogramms sollte bei der jeweiligen Stelle/Institution/Firma um
E-Mail: sabine.bodinger@uni-graz.at Unterstützung bzw. Organisation angefragt werden.
Möglichkeiten für ein Rahmenprogramm: Stadtführung, Führung durch das Kunsthaus, Empfang bei
Land oder Stadt, Ausflugsziele wie Piber, Bärnbach, Riegersburg, Schloss Stainz, Weinstraße etc.
Sobald die ungefähre TeilnehmerInnenzahl abzuschätzen ist, sollte diese an die für das
Rahmenprogramm zuständige Stelle weitergegeben werden. Die definitive TeilnehmerInnenzahl wird
nach dem Anmeldeschluss der Veranstaltung bekannt gegeben.
Guide bzw. Reiseleitung organisieren – unter Berücksichtigung der Sprachen der TeilnehmerInnen!
DieGrazGuides – Fremdenführer-Club für Graz und die Steiermark >> www.grazguides.at

TIPP!

Es kann von Vorteil sein, am Tag des Rahmenprogramms vom Caterer ein Lunchpaket für die
TeilnehmerInnen vorbereiten zu lassen (statt des Mittagessens). Auf diese Weise lässt sich Zeit
sparen. Außerdem beinhaltet das Rahmenprogramm häufig auch eine Verköstigung.
 ORGANISATION | ERSTE SCHRITTE ORGANISATION | ERSTE SCHRITTE 

`` Durchführungsverantwortliche und Organisationsteam bestimmen Kostenloser Eintrag in den Online-Kongresskalender der Stadt Graz
Richtwert für eine Tagung von 200 bis 300 Personen: >> www.graz.at/kongresskalender
`` mindestens eine Person für die wissenschaftliche Leitung
`` zwei Personen zu je 30 Stunden über 13 Monate für die Organisation und Koordination Eingabeformular >> www.graztourismus.at/kongress/de/planung-organisation/graz-convention-
bureau/tagung-melden
`` vier bis fünf Personen für das Service-Team vor Ort
`` technisches Personal Die Broschüre „Grazer Tagungsplaner“ informiert über alle Kongress-, Messe- und Seminarzentren,
Tagungshotels, diverse Veranstaltungsorte, Serviceleistungen und Kongressorganisation, Incentive-
`` Arbeitspläne erstellen – Arbeitsabläufe, Leistungen, Termine, Ressourcen, Kosten festhalten Ideen, Agenturen und Catering etc.
In die Zeitplanung sind die Vor- und Nachbereitung sowie die Protokollierung der Treffen einzurechnen: Online-Bestellung >> www.graztourismus.at/kongress/de/planung-organisation
6 14-tägige Sitzungen zu je zwei Stunden plus Vor- und Nachbereitung. 7
KONTAKT
`` Externe Auftragsvergabe überlegen
Es ist ratsam, bei einer größeren Tagung folgende Bereiche auszulagern: Graz Tourismus und Stadtmarketing GmbH
`` Catering Graz Convention Bureau/Kongressabteilung
Messeplatz 1/Messeturm, 8010 Graz
`` Grafik und Layout
Tel.: 0316/8075-0, DW -47/-49/-42/-60
`` Öffentlichkeitsarbeit Fax: 0316/8075-55
`` Rahmenprogramm Internet: www.graztourismus.at/kongress
`` Unterbringung E-Mail: kongress@graztourismus.at

Das Graz Convention Bureau/Kongressabteilung der Graz Tourismus und Stadtmarketing GmbH bietet
kostenlose Information und Unterstützung durch folgende Serviceleistungen:
`` Neutrale Beratung zu allen Fragen über Kongresse in Graz
`` Informations- und Werbematerial, Fotos, Filmmaterial
`` Kongress-Bewerbungsunterlagen (Bid Book)
`` Einladung für EntscheidungsträgerInnen (Site Inspection, Besichtigungen)
`` Anmeldung der Tagung (Vermeidung von Terminkollisionen!)
`` Aufnahme in den offiziellen Kongress- und Messekalender der Stadt
`` Angebotseinholung und Kontingentierung
`` Kongressförderung des Tourismusverbandes
`` Hotelzimmervermittlung für die TagungsteilnehmerInnen
`` Rahmenprogramme, Ausflüge, Stadtführungen
`` Graz-Prospekte und Stadtpläne für die TeilnehmerInnen u.v.m.

Darüber hinaus bietet die Kongressabteilung von Graz Tourismus Agenturleistungen an, bis hin
zur professionellen Abwicklung der Registratur inklusive Inkasso, Kreditkartenabwicklung und
Budgetverwaltung.

WICHTIG!

Jede größere Tagung (ab etwa 100 Personen) sollte bei Graz Tourismus gemeldet werden, um in
den Kongresskalender aufgenommen zu werden und um frühzeitig Terminkollisionen mit anderen
Veranstaltungen oder überbuchte Hotels zu vermeiden.
 ORGANISATION | BESCHÄFTIGUNG VON PERSONAL ORGANISATION | BESCHÄFTIGUNG VON PERSONAL 

1.2 Beschäftigung von Personal KONTAKT


Personalressort
Eva Regele
ÜBERLEGUNGEN Halbärthgasse 8, 8010 Graz
Tel.: 0316/380-1855
`` Wie viele Personen sind für die Organisation der Veranstaltung notwendig? Fax: 0316/380-9005
`` In welcher Form werden die MitarbeiterInnen beschäftigt? E-Mail: eva.regele@uni-graz.at

NOTWENDIGE SCHRITTE
8 9
`` Voraussetzungen für ein Vertragsverhältnis prüfen
Je nach Art der Tätigkeit kommen bei einer Beschäftigung unterschiedliche Vertragstypen zur
Anwendung. Jedes Auftragsverhältnis ist im Einzelfall rechtzeitig vor Beginn der Beschäftigung vom
Personalressort zu prüfen.
Nähere Informationen zu den unterschiedlichen Vertragstypen
>> http://intranet.uni-graz.at/einheiten/850/Documents/Vertragstypen.pdf

Auskunft gibt die/der für die jeweilige Organisationseinheit zuständige MitarbeiterIn im


Personalressort
Kontakt >> http://intranet.uni-graz.at/einheiten/850/854/Pages/personalmanagement-
mitarbeiterinnen.aspx

`` Formulare zur Aufnahme einer Person, zur Beantragung eines Werkvertrags oder einer
Nebentätigkeitsvergütung ausfüllen
>> http://intranet.uni-graz.at/einheiten/850/Formulare/Ausschreibung%20und%20Aufnahme

Für Selbstständige (UnternehmerInnen) mit Gewerbeschein entfällt der Prozess der Antragstellung. Sie
müssen nur eine Kopie des Gewerbescheins gemeinsam mit der Honorarnote einreichen.

TIPP!

Es ist zu bedenken, dass die Ausstellung eines Werkvertrags bis zu einem Monat dauern kann.
Deshalb sollten die Anträge schon zu Beginn der Organisation gestellt werden.

WICHTIG!

Zu beachten ist, dass Werkverträge je nach Steuerpflichtigkeit der WerkvertragsnehmerInnen


entweder exklusive oder inklusive Umsatzsteuer ausgestellt werden können. Die/der
AuftraggeberIn hat sich über die Steuerpflichtigkeit der WerkvertragsnehmerInnen zu
informieren, da sie/er die eventuell anfallende Umsatzsteuer einkalkulieren muss.
Merkblatt zur Umsatzsteuer bei Werkverträgen
>> http://intranet.uni-graz.at/einheiten/850/Formulare/Ausfüllhilfen/Werkverträge%20
-%20Merkblatt%20zur%20USt.doc

Über das Prozedere im Falle eines Werkvertrags informiert das Ablaufdiagramm im Internet
>> http://intranet.uni-graz.at/einheiten/850/Formulare/Ausfüllhilfen/Werkverträge%20-%20
Prozess.pdf
 ORGANISATION | REFERENTiNNEN ORGANISATION | REFERENTiNNEN 

1.3 ReferentInnen ÖBB >> www.oebb.at


Flughafen Graz-Thalerhof >> www.flughafen-graz.at
Flughafen Wien-Schwechat >> www.viennaairport.com
ÜBERLEGUNGEN
`` Regelmäßig Kontakt zu den Vortragenden halten
`` Wie viele Vortragende werden zum Kongress eingeladen? `` Vorab Informationen von den ReferentInnen für die Homepage – Lebenslauf, Publikationen,
`` Welche Inhalte sollen abgedeckt werden? Abstract zum Vortrag – einholen
`` Welche Verträge werden mit ihnen abgeschlossen? `` Laufende Korrespondenz mit Informationen über Veranstaltungsablauf, Räumlichkeiten und
technische Ausstattung
`` Klären, welche Materialien benötigt werden – Seminarkoffer, Posterwände, Flipchart etc.
10 NOTWENDIGE SCHRITTE 11
`` Absprache bezüglich Kongressunterlagen: Sind seitens der ReferentInnen Kongressunterlagen
`` Erste Kontaktaufnahme mit den Vortragenden vorgesehen, Kopien anzufertigen, Bücher zu bestellen?
Folgende Punkte sind am Beginn der Organisation mit den ReferentInnen abzuklären: `` Gegebenenfalls Beiträge für den Tagungsband anfordern
`` Inhaltlicher Beitrag
`` Ist ein/e Co-ReferentIn vorgesehen? `` Vermittlung von DolmetscherInnen >> siehe Kapitel 1.4, Seite 13
`` Honorar (inklusive Hotel, Reisekosten, Taggeld – nähere Informationen >> siehe Seite 11/12) und
vertragliche Vereinbarungen
Die Hotelkosten übernimmt üblicherweise die/der VeranstalterIn des Kongresses. RICHTLINIEN ZU FAHRTKOSTEN, TAGES- UND NÄCHTIGUNGSGEBÜHREN
`` Kontaktadresse, Telefonnummern und Daten für den Vertrag `` Österreichische Universitätsbedienstete
`` Anreise mit dem eigenen Pkw bzw. Dienstfahrzeug
Voraussetzungen für das Vertragsverhältnis prüfen >> siehe Kapitel 1.2, Seite 8 Anzugeben ist die tatsächliche Abfahrtszeit. Ausgangspunkt und Endpunkt der Reisebewegung ist
Für Gastvortragende gilt eine eigene Regelung. Als Gastvortragende gelten Personen, die außerhalb die Dienststelle, der die/der Bedienstete angehört, oder die Wohnung, wenn dadurch niedrigere
eines vorgegebenen Studien-, Lehr- oder Stundenplanes ein Zusatzangebot in Form einer Veranstaltung Reisegebühren anfallen bzw. es keine dienstlichen Gründe gibt, die Dienstreise von der Dienststelle
(Vortrag) anbieten, in keinem Arbeitsverhältnis zur Universität Graz stehen und somit Einkünfte aus anzutreten. Außerdem ist bei Benützung eines eigenen Pkw – wenn genehmigt – bzw.
aus selbstständiger Arbeit beziehen. Bei Gastvortragenden müssen im vereinbarten Honorar bereits Dienstfahrzeugs ein „Fahrtenbuch“ zu führen (Dokumentation von Datum, Zweck der Dienstreise,
alle Nebenkosten (Hotel, Reise, Taggeld) inkludiert sein. Der Nachweis durch Einzelbelege ist nicht Beginn- und Endzeitpunkt, Ausgangs- und Zielpunkt der Dienstreise sowie Anzahl der gefahrenen
notwendig. Kilometer und Reiseroute).
Ein Leitfaden zur finanziellen Abwicklung von Gastvortragenden sowie die entsprechenden Formulare
finden sich auf der Webseite der Abteilung Buchhaltung und Bilanzierung `` Anreise mit dem Zug oder Flugzeug
>> http://intranet.uni-graz.at/einheiten/810/811/Pages/formulare.aspx
Als Reisebeginn ist eine halbe Stunde zuzüglich der für den Weg zum Bahnhof oder Flughafen
(Unterpunkt Gastvortragende)
erforderlichen Zeit vor Abfahrt bzw. Abflug anzugeben, als Ende der Reise eine Viertelstunde
zuzüglich der für den Weg vom Bahnhof oder Flughafen zur Universität erforderlichen Zeit
`` Die für das jeweilige Vertragsverhältnis erforderlichen Formulare ausfüllen
nach Ankunft. Universitätsbedienstete erhalten eine Bahnkarte (ÖBB-Businesscard). Anstelle
>> http://intranet.uni-graz.at/einheiten/850/Formulare/Ausschreibung%20und%20Aufnahme
der nachgewiesenen Auslagen – weil zum Beispiel der private Pkw ohne Genehmigung und
(Aufnahme einer Person, Beantragung eines Werkvertrags oder einer Nebentätigkeitsvergütung)
ohne Verrechnung des Kilometergeldes benutzt oder eine Mitfahrgelegenheit in Anspruch
>> http://intranet.uni-graz.at/einheiten/810/811/Pages/formulare.aspx
genommen wurde – kann der Gegenwert der Businesscard 2. Bahnklasse (Angestellte) bzw.
(Unterpunkt Gastvortragende – Vereinbarung über einen Gastvortrag)
ein Beförderungszuschuss gemäß § 7a RGV (ehemalige Vertragsbedienstete und BeamtInnen)
verrechnet werden.
WICHTIG!
Tages- und Nächtigungsgebühren für österreichische Universitätsbedienstete
Die/der AuftraggeberIn hat sich über die Steuerpflichtigkeit der Vortragenden zu informieren, da >> https://intranet.uni-graz.at/einheiten/850/851/Documents/Reisemanagement/tages-und-
sie/er gegebenenfalls die anfallende Umsatzsteuer einkalkulieren muss. naechtigungsgebuehren.pdf

Allgemeine Informationen zur Antragstellung und Abrechnung


>> https://intranet.uni-graz.at/einheiten/850/851/Documents/Reisemanagement/dienstreisen.pdf
`` Informationen über Hotels bzw. die Hotelreservierung inklusive Stornobedingungen an die
Vortragenden senden `` Externe ReferentInnen aus dem In- und Ausland
Externe Vortragende übernehmen üblicherweise ihre Fahrtkosten zuerst selbst und bekommen
`` Auskünfte über Flüge, Zugpläne bzw. die Anreise mit dem Pkw an die Vortragenden senden; eventuell diese entweder gegen Vorweisen der Originalbelege rückerstattet, oder die Kosten sind – wie bei
Flüge buchen Gastvortragenden erforderlich – bereits im Honorar inkludiert >> siehe Seite 10.
 ORGANISATION | REFERENTiNNEN ORGANISATION | DOLMETSCHERiNNEN 

Im Falle der Reise mit dem Pkw wird Kilometergeld ausbezahlt. Das amtliche Kilometergeld beträgt 1.4 DolmetscherInnen
derzeit € 0,42. Pro mitfahrende Person ist ein Zuschlag von € 0,05 zu verrechnen.

`` Der österreichische Berufsverband für Dolmetschen und Übersetzen – UNIVERSITAS Austria ist eine
Offizielle Tages- und Nächtigungsgebühren in Österreich: mögliche Ansprechstelle, die eine Online-Liste von DolmetscherInnen und ÜbersetzerInnen anbietet.
Dauert eine Dienstreise mehr als zwölf Stunden, steht das volle Taggeld von derzeit € 26,40 zu.
Von mehr als acht bis zwölf Stunden gebühren zwei Drittel und von mehr als fünf bis acht Stunden
gebührt ein Drittel der Tagesgebühr. Alternativ könnten auch im Wege der ArbeitnehmerInnen- KONTAKT
Veranlagung Werbungskosten beim Finanzamt geltend gemacht werden, wobei im Sinne des UNIVERSITAS Austria
Einkommensteuergesetzes für jede angefangene Stunde ein Zwölftel des Taggeldes berücksichtigt Berufsverband für Dolmetschen und Übersetzen
12 werden kann. Gymnasiumstraße 50, 1190 Wien 13
Für Nächtigungen können gegen Vorlage des Belegs die Kosten der Übernachtung geltend gemacht Tel.: 01/368 60 60
werden. Ist ein Frühstück enthalten, wird dieses, mindestens jedoch 15 Prozent der Tagesgebühr Fax: 01/368 60 60
abgezogen. Ohne belegmäßigen Nachweis steht pro Nacht im Inland eine Nächtigungspauschale Internet: www.universitas.org
in der Höhe von 15 Euro zu (Stand Jänner 2016). Für das Ausland gibt es unterschiedlich hohe
Nächtigungspauschalen, die auf die jeweiligen Länder abgestimmt sind.
`` Das Institut für Theoretische und Angewandte Translationswissenschaft der Universität Graz
Bei Gastvortragenden sind die Hotelkosten bzw. Nächtigungsgebühren ins Honorar einzurechnen >>
vermittelt DolmetscherInnen, wenn ihm diese persönlich bekannt sind. Studierende werden nicht
siehe Seite 10.
vermittelt, außer für gemeinsame Projekte mit VeranstalterInnen, die langfristig geplant werden,
und wenn die/der VeranstalterIn auch bei der Vorbereitung der Studierenden mitwirkt. Solche
Kooperationen, auch zwischen verschiedenen Universitätsinstituten haben sich bereits gut bewährt.

KONTAKT
Institut für Theoretische und Angewandte
Translationswissenschaft der Universität Graz
Merangasse 70/1, 8010 Graz
Tel.: 0316/380-2666
Fax: 0316/380-9785
E-Mail: itat@uni-graz.at
Internet: http://translationswissenschaft.uni-graz.at

NOTWENDIGE SCHRITTE
`` Wahl der geeigneten Form des Dolmetschens für die Veranstaltung und Kontaktaufnahme mit der/
dem beratenden DolmetscherIn, die/der das Dolmetschteam zusammenstellt
`` Simultandolmetschen
Die DolmetscherInnen hören den Vortragenden über Kopfhörer in einer schallisolierten Kabine zu
und dolmetschen zeitgleich über Mikrofon in die jeweilige Zielsprache. Die ZuhörerInnen benötigen
zum Empfang ebenfalls Kopfhörer und müssen bei jeder Wortmeldung in ein Mikrofon sprechen.
Da Simultandolmetschen höchste Konzentration erfordert, die in dieser Intensität nicht länger
als 30 bis 40 Minuten aufrechterhalten werden kann, sind für jede Sprache immer mindestens zwei
DolmetscherInnen notwendig, die einander ablösen. Die Tagesarbeitszeit für DolmetscherInnen
beträgt höchstens sieben Stunden.

Folgende Tabelle gibt Auskunft darüber, wie viele SimultandolmetscherInnen bei wie vielen
Sprachen erforderlich sind:

Anzahl der Arbeitssprachen 2 3 4 5


Anzahl der DolmetscherInnen 2-3* 4-5* 8 10
* Bei fachlich nicht so anspruchsvollen, kürzeren oder wenig vorbereitungsintensiven Konferenzen
kann sich die Anzahl der Dolmetschteammitglieder um eins reduzieren.
 ORGANISATION | DOLMETSCHERiNNEN ORGANISATION | AUSSTELLERiNNEN 

`` Konsekutivdolmetschen 1.5 AusstellerInnen


Die Dolmetschung erfolgt ohne Dolmetschanlage nach dem Ende der Wortmeldung. Die Rede kann
entweder im Ganzen oder, bei schwierigen Themen, in kürzeren Passagen wiedergegeben werden. Bei
längeren Passagen wird als Gedächtnisstütze eine spezielle Notizentechnik verwendet. Aufgrund des NOTWENDIGE SCHRITTE
erhöhten Zeitaufwandes ist diese Technik eher für kleine Arbeitsgruppen, Empfänge, Ansprachen und
Tischreden geeignet. `` Potenzielle AusstellerInnen kontaktieren
`` Flüsterdolmetschen Inhalte der Ausstellung und finanzielle Konditionen klären, Namen und Telefonnummern der jeweiligen
Die Wortmeldung wird zwar „simultan“, aber im Flüsterton, ohne technische Hilfsmittel für höchstens Ansprechperson auf Seiten der AusstellerInnen und der Kongress-Organisation austauschen
zwei bis drei Personen gedolmetscht. Zu beachten ist, dass das Flüsterdolmetschen den Geräuschpegel
im Saal erhöht und für DolmetscherInnen und ZuhörerInnen gleichermaßen anstrengend ist. `` Lage- und Standplan erstellen
14 15
`` Dolmetschen mit mobiler Führungsanlage (auch Flüsterkoffer)
`` Lage- und Standplan sowie Informationen über den Aufbau und die zur Verfügung stehende
Diese Form der Simultandolmetschung eignet sich vor allem für Vorträge und zur
Ausstattung (Tische, Stellwände, Verlängerungskabel, Tischtücher etc.) an die AusstellerInnen senden
Informationsvermittlung eines oder nur weniger RednerInnen an ein größeres Publikum aus einer
Sprache A in eine Sprache B. Dafür werden keine schallisolierten Kabinen benötigt, sondern es
`` Stellwände, Tische, Verlängerungskabel etc. im Veranstaltungsservice der Uni Graz bestellen
kommen ein Funkmikrofon, eine Kleinsendeanlage und Empfänger für die ZuhörerInnen zum Einsatz.
Die Bestellungen sind immer schriftlich mit Angabe des genauen Bedarfs an veranstaltungsservice@
Nicht geeignet für mehrsprachige Veranstaltungen.
uni-graz.at zu senden.
`` Suche und Auswahl von DolmetscherInnen

`` Vermittlung der DolmetscherInnen an die Vortragenden

`` Übermittlung von Vorbereitungsmaterial an die DolmetscherInnen


Damit sich die DolmetscherInnen auf jedes Thema optimal vorbereiten können, sollten sie möglichst
frühzeitig Informationsmaterial (Protokolle und Programme früherer Sitzungen, Broschüren,
Tagesordnungen, fachspezifische Terminologielisten etc.) erhalten.
Redemanuskripte stellen die wichtigste Informationsquelle für DolmetscherInnen dar, besonders dann,
wenn nicht frei gesprochen, sondern abgelesen wird.
DolmetscherInnen sind von Berufs wegen zu absoluter Geheimhaltung aller ihnen in Ausübung ihrer
Tätigkeit zugehenden Informationen verpflichtet.

TIPP!

Bei jeder größeren Veranstaltung sollte eine Person, die den Ablauf der Konferenz und die
Vortragenden kennt, für die Weiterleitung der Redetexte an die DolmetscherInnen zuständig sein.

WICHTIG!

Wenn TeilnehmerInnen bei einer Konferenz auf die Dolmetschung angewiesen sind, sollte ein
Sprechtempo gewählt werden, bei dem die DolmetscherInnen sinnvolle Arbeit leisten können,
damit die Zuhörerschaft dem Vortrag folgen kann. Als Richtwert für die Lesegeschwindigkeit
werden allgemein drei Minuten pro Manuskriptseite empfohlen. Auch non-verbale Botschaften
der Vortragenden (Gestik, Mimik, Körperhaltung) sowie Grafiken oder Tabellen sind wichtige
Informationsquellen, die von der Dolmetschkabine ersichtlich sein sollten, um eine optimale
Dolmetschleistung zu ermöglichen.

`` Absprache zwischen Vortragenden und DolmetscherInnen vor Ort


 ORGANISATION | RAUMORGANISATION ORGANISATION | RAUMORGANISATION 

1.6 Raumorganisation Reservierungsanfragen können von natürlichen oder juristischen Personen gestellt werden.
In der Anfrage ist unbedingt eine für die Veranstaltung verantwortliche Ansprechperson mit
Kontaktadresse (Anschrift, Telefon, Fax, E-Mail) anzugeben.
WICHTIG!
`` Bei Genehmigung der Veranstaltung wird zwischen der Universität Graz und der
Die Raumreservierung muss spätestens vier Wochen vor der Veranstaltung getätigt werden. Bei Veranstaltungsleitung eine Nutzungsvereinbarung unterzeichnet.
großen Veranstaltungen (Kongress, Tagung etc.) sollte die Buchung mindestens ein Jahr im Voraus
erfolgen. Generell gilt bei der Raumvergabe: Lehrveranstaltungen haben immer Vorrang.
Die Richtlinie für die Durchführung von Veranstaltungen an der Universität Graz ist ebenfalls auf der
Homepage des Veranstaltungsservice zu finden.
16 17
KONTAKT
NOTWENDIGE SCHRITTE Veranstaltungsservice
Universitätsplatz 3/1. Stock, 8010 Graz
`` Raumsuche E-Mail: veranstaltungsservice@uni-graz.at
Alle Räume der Universität Graz finden sich in UNIGRAZonline Internet: http://veranstaltungsservice.uni-graz.at
>> https://online.uni-graz.at/kfu_online/webnav.ini >> Suche >> Räume

Um freie Räume für Veranstaltungen zu finden, empfiehlt sich folgende Vorgangsweise: Externe Veranstaltungsorte für Tagungen und Kongresse
>> www.graztourismus.at/cms/ziel/2871547/DE
Für Bedienstete der Universität mit UNIGRAZonline-Account:
Anmeldung in UNIGRAZonline
`` Einstieg über die persönliche Visitenkarte in UNIGRAZonline
>> https://online.uni-graz.at/kfu_online/webnav.ini
`` Login mit Benutzername und Kennwort >> Dienste >> Suche freie Räume
`` Bei Klick auf die Adresse des gewünschten Raumes öffnet sich ein neues Fenster.
`` Bei einem weiteren Klick auf den Markierungspunkt des Raumes, öffnet sich ein zusätzliches Fenster
mit Detailinformationen zum Raum, unter anderem über dessen Ausstattung und HauptbenutzerIn.

Für externe Personen ohne UNIGRAZonline-Account:


Raumsuche in UNIGRAZonline ohne Anmeldung
>> https://online.uni-graz.at/kfu_online/webnav.ini >> Suche >> Räume
In den Klapp-Menüs sind die jeweiligen Optionen (Aula, Seminarraum etc.) auswählbar.

Campusplan zur Orientierung


>> http://campusplan.uni-graz.at

Alle Räume der Universität Graz sind für die Nutzung außerhalb von Lehre und Forschungsprojekten
kostenpflichtig. Nähere Informationen erteilt das Veranstaltungsservice.

`` Raumreservierung
`` Anfrage bei der/dem HauptbenutzerIn, ob der Raum für die Veranstaltung gebucht werden kann: Ist
als HauptbenutzerIn „Universität Graz“ (0000) eingetragen, ist das Veranstaltungsservice der Uni
Graz zu kontaktieren.
Das Formular für Reservierungsanfragen ist auf der Homepage des Veranstaltungsservice abrufbar
und spätestens vier Wochen vor dem geplanten Veranstaltungstermin an veranstaltungsservice@
uni-graz.at zu übermitteln. Es empfiehlt sich aber, die Reservierungsanfrage so früh wie möglich zu
tätigen.
 ORGANISATION | RAUMORGANISATION ORGANISATION | RAUMORGANISATION 

Auswahl an Räumen für Kongresse und Tagungen an der Uni Graz – sortiert nach Anzahl der Sitzplätze

RAUM ADRESSE PLÄTZE RAUM ADRESSE PLÄTZE


HS G / HS 12.11 Universitätsstraße 2-4 486 HS 15.01 Universitätsstraße 15 68
ehemaliges Heizhaus, 1. Stock Resowi, Bauteil B, Erdgeschoß
Aula Universitätsplatz 3 400 HS E / HS 10.01 Heinrichstraße 28 64
Hauptgebäude, 1. Stock Erdgeschoß
HS A / HS 06.01 Universitätsplatz 6 342 Alter Senatssaal Universitätsplatz 3 60
Hörsaaltrakt ABC, Vorklinik, Erdgeschoß Hauptgebäude, 1. Stock
18 (wird nur mit der Aula gemeinsam vergeben bzw. wenn die Aula frei ist) 19
HS 15.03 Universitätsstraße 15 293
Resowi, Bauteil C, 1. Stock Zentrum für Weiterbildung Harrachgasse 23 50
2. Stock
HS H / HS 12.01 Universitätsstraße 2-4 217
(primär für Veranstaltungen der universitären Weiterbildung nach außen)
ehemaliges Heizhaus, Erdgeschoß
SZ 15.21 Universitätsstraße 15 50
HS 15.13 Universitätsstraße 15 212
Resowi, Bauteil A, 2. Stock
Resowi, Bauteil E, 1. Stock
SZ 15.22 Universitätsstraße 15 50
HS 15.14 Universitätsstraße 15 212
Resowi, Bauteil G, 2. Stock
Resowi, Bauteil E, 1. Stock
SZ 01.18, Senatssitzungszimmer Universitätsplatz 3 42
MR 33.0.010, Mehrzweckraum Merangasse 70 210
Hauptgebäude, 1. Stock
Universitätszentrum Wall, Erdgeschoß
HS D / HS 10.11 Heinrichstraße 28 201 Angaben ohne Gewähr
1. Stock
HS 03.01 Universitätsplatz 1 199
Erdgeschoß
HS 15.04 Universitätsstraße 15 195
Resowi, Bauteil E, Erdgeschoß
HS 15.05 Universitätsstraße 15 195
Resowi, Bauteil E, Erdgeschoß
HS 15.12 Universitätsstraße 15 175
Resowi, Bauteil C, 1. Stock
Meerscheinschlössl Festsaal Mozartgasse 3 150
Erdgeschoß
HS B / HS 06.02 Universitätsplatz 6 146
Hörsaaltrakt ABC, Vorklinik, Erdgeschoß
HS 15.02 Universitätsstraße 15 121
Resowi, Bauteil C, Erdgeschoß
HS 11.01 Heinrichstraße 36 110
Institut für Anglistik, Erdgeschoß
HS 11.02 Heinrichstraße 36 110
Institut für Mathematik, Erdgeschoß
HS 15.06 Universitätsstraße 15 92
Resowi, Bauteil F, Erdgeschoß
HS 15.11 Universitätsstraße 15 83
Resowi, Bauteil B, 1. Stock
HS C / HS 06.03 Universitätsplatz 6 80
Hörsaaltrakt ABC, Vorklinik, Erdgeschoß
 ORGANISATION | RAUMORGANISATION ORGANISATION | RAUMORGANISATION 

Auswahl an Räumen für Kongresse und Tagungen an der Uni Graz – sortiert nach Standort

STANDORT RAUM PLÄTZE STANDORT RAUM PLÄTZE


Hauptgebäude Universitätsplatz 3, 1. Stock Aula 400 Resowi HS 15.14 212
Universitätsstraße 15, Bauteil E, 1. Stock
Hauptgebäude Universitätsplatz 3, 1. Stock Alter Senatssaal (wird nur mit der Aula gemeinsam 60
vergeben bzw. wenn die Aula frei ist) Resowi SZ 15.21 50
Universitätsstraße 15, Bauteil A, 2. Stock
Hauptgebäude Universitätsplatz 3, 1. Stock SZ 01.18, Senatssitzungszimmer 42
Resowi SZ 15.22 50
Heinrichstraße 28, Erdgeschoß HS E / HS 10.01 64 Universitätsstraße 15, Bauteil G, 2. Stock
Heinrichstraße 28, 1. Stock HS D / HS 10.11 201
20 Universitätsplatz 1, Erdgeschoß HS 03.01 199 21
Heinrichstraße 36, Erdgeschoß HS 11.01 110 Universitätszentrum Theologie HS 47.01 (Regilind und Irmingard von Admont); kann auch 72
Heinrichstraße 36, Erdgeschoß HS 11.02 110 Heinrichstraße 78A, Erdgeschoß mit HS 47.02 gemeinsam genutzt werden (Trennwand muss
von den Hausarbeitern entfernt werden)
Heinrichstraße 36, 1. Stock SR 11.11 34
Universitätszentrum Theologie HS 47.02 (Max Josef Metzger); kann auch mit HS 47.02 48
Heinrichstraße 36, 1. Stock SR 11.12 24 Heinrichstraße 78A, Erdgeschoß gemeinsam genutzt werden (Trennwand muss von den
Heinrichstraße 36, 1. Stock SR 11.13 32 Hausarbeitern entfernt werden)

Heizhaus HS G / HS 12.11 486 Universitätszentrum Theologie HS 47.11 (Jon Sobrino) 60


Universitätsstraße 2-4, 1. Stock Heinrichstraße 78A, 1. Stock

Heizhaus HS H / HS 12.01 217 Universitätszentrum Theologie Medienraum / Seminarraum (Leo Pietsch) 42


Universitätsstraße 2-4, Erdgeschoß Heinrichstraße 78A, 1. Stock

Hörsaaltrakt ABC HS A / HS 06.01 342 Universitätszentrum Theologie Meditationsraum 20


Vorklinik, Universitätsplatz 6, Erdgeschoß Heinrichstraße 78A, 2. Stock

Hörsaaltrakt ABC HS B / HS 06.02 146 Universitätszentrum Wall MR 33.0.010, Mehrzweckraum 210


Vorklinik, Universitätsplatz 6, Erdgeschoß Merangasse 70, Erdgeschoß

Hörsaaltrakt ABC HS C / HS 06.03 80 Zentrum für Weiterbildung Seminarraum (primär für Veranstaltungen der 50
Vorklinik, Universitätsplatz 6, Erdgeschoß Harrachgasse 23, 2. Stock universitären Weiterbildung nach außen)

Meerscheinschlössl Festsaal 150 Angaben ohne Gewähr


Mozartgasse 3, Erdgeschoß
Resowi HS 15.01 68
Universitätsstraße 15, Bauteil B, Erdgeschoß
Resowi HS 15.02 121
Universitätsstraße 15, Bauteil C, Erdgeschoß
Resowi HS 15.03 293
Universitätsstraße 15, Bauteil C, 1. Stock
Resowi HS 15.04 195
Universitätsstraße 15, Bauteil E, Erdgeschoß
Resowi HS 15.05 195
Universitätsstraße 15, Bauteil E, Erdgeschoß
Resowi HS 15.06 92
Universitätsstraße 15, Bauteil F, Erdgeschoß
Resowi HS 15.11 83
Universitätsstraße 15, Bauteil B, 1. Stock
Resowi HS 15.12 175
Universitätsstraße 15, Bauteil C, 1. Stock
Resowi HS 15.13 212
Universitätsstraße 15, Bauteil E, 1. Stock
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`` Raumausstattung KONTAKT
Es empfiehlt sich eine rechtzeitige Besichtigung der Räume, um früh genug die benötigte Wäsche-Ausgabe
Raumausstattung organisieren zu können. Stühle, Tische, Stellwände, Garderoben etc. sowie deren Amra Cajic
Transport, Auf- und Abbau sind beim Veranstaltungsservice zu bestellen. Achtung: Eine begrenzte Universitätsplatz 3/KG, 8010 Graz
Anzahl/Menge von Equipment macht nicht jeden Wunsch möglich! Mobil: 0664/85 65 123

`` Technische Ausstattung
Nähere Informationen >> siehe Kapitel 1.7, Seite 24 `` Roll-ups mit Uni-Graz-Motiven können in der Abteilung Presse + Kommunikation ausgeborgt
werden.
`` Reinigung Ansicht >> http://intranet.uni-graz.at/einheiten/714/Pages/Praesentationsmaterial.aspx
22 Der Reinigungsaufwand für Veranstaltungen wird von der/dem VeranstalterIn kostenpflichtig 23
übernommen.
KONTAKT
`` Sicherheit Presse + Kommunikation
In Absprache mit dem Veranstaltungsservice wird, wenn notwendig, ein kostenpflichtiges Universitätsplatz 3/I, 8010 Graz
Sicherheitspersonal bestellt. Die Schlüsselausgabe und Rücknahme werden ebenfalls über das Tel.: 0316/380-1093
Veranstaltungsservice organisiert. Eine Einschulung erfolgt obligatorisch und damit auch eine Fax: 0316/380-9039
Sicherheitsunterweisung. E-Mail: communication@uni-graz.at
Internet: http://presse.uni-graz.at/
`` Meldung einer Veranstaltung bei der Veranstaltungspolizei
Öffentliche Veranstaltungen sind gegenüber den zuständigen Behörden meldepflichtig. Nähere
Informationen erteilt das Veranstaltungsservice.

`` Anmeldung einer Einzelveranstaltung bei der AKM


Die AKM nimmt die Aufführungsrechte, Senderechte und Zurverfügungstellungsrechte von
KomponistInnen, TextdichterInnen und MusikverlegerInnen wahr. AKM-pflichtig ist daher jede
Person, die geschützte Musik oder Texte öffentlich aufführt, geschützte Musik sendet oder interaktiv
zur Verfügung stellt – für Veranstaltungen auf dem Gelände der Universität Graz also die/der
VeranstalterIn.
Unter einer öffentlichen Aufführung versteht man nicht nur Live-Darbietungen, sondern zum Beispiel
auch die öffentliche Wiedergabe von Bild- oder Bildtonträgern (CD, CD-R, CD-RW, MD, MP3, MC,
Tonband, VHS-Video, DVD, Tonfilm etc.), gleich welche Abspielvorrichtung benutzt wird (also auch eine
PC-Festplatte oder MP3-Anlage), sowie die öffentliche Wiedergabe von Radio- und Fernsehsendungen.
Die Veranstaltungsanmeldung ist online auf der Homepage der AKM möglich.
>> www.akm.at

`` Dekoration
`` Pflanzen wie Bambus, Palmen, Lorbeer oder Buchsbaum verleihen Räumlichkeiten ein festliches
Ambiente. Sie können für Veranstaltungen gemietet werden, Transport inklusive. Details zu
Sortiment, Preisen und Konditionen sind bei den AnbieterInnen einzuholen. Firmenkontakte finden
sich auf der Homepage des Veranstaltungsservice
>> http://veranstaltungsservice.uni-graz.at/de/daten-fakten/firmenkontakte

`` Tischtücher, Deckservietten, Hand- und Geschirrtücher können an der Universität Graz


kostenpflichtig bestellt werden. Die benötigten Wäschesstücke sind im Kellergeschoß des
Hauptgebäudes von Montag bis Freitag zwischen 10 und 11 Uhr zu bestellen, abzuholen und nach
spätestens zehn Werktagen wieder zurückzugeben. Bestellung, Abholung und Rückgabe sind nur
durch Angehörige der Universität Graz unter Angabe einer Kostenstelle bzw. eines Innenauftrags
möglich. Nach Rückgabe aller Wäschestücke erfolgt die Weiterleitung des Lieferscheins an das
Veranstaltungsservice zur internen Leistungsverrechnung. Für nicht zurückgegebene Wäsche
werden der bestellenden Einheit die Anschaffungskosten in Rechnung gestellt.
Über die aktuellen Preise informiert das Veranstaltungsservice.
 ORGANISATION | TECHNISCHE AUSSTATTUNG ORGANISATION | TECHNISCHE AUSSTATTUNG 

1.7 Technische Ausstattung `` WLAN-Zugang:


Informationen über einen Tageszugang zum WLAN-Netz der Uni Graz sind im Veranstaltungsservice und
bei den Portierlogen der Universität erhältlich.
Die UNI-IT der Universität Graz bietet technische Unterstützung bei Veranstaltungen an der Universität
Graz. Die Leistungen beinhalten die technische Organisation, den Verleih von technischer Ausrüstung, den WICHTIG!
Aufbau der Ausrüstung am Veranstaltungsort und bei Bedarf die Betreuung der Veranstaltung durch eine/n
MitarbeiterIn sowie Hilfestellung bei technischen Problemen. Personen zur Bedienung der Geräte müssen
Für die Anmeldung am PC/Laptop wird ein gültiger UNIGRAZonline-Account mit
von der/dem VeranstalterIn gestellt werden, die UNI-IT fungiert aber gerne als Ansprechpartnerin für jene
Zugangsberechtigung über Username und Passwort benötigt.
Supportleute, die von der/dem VeranstalterIn selbst mitgebracht werden. Für externe Veranstaltungen sind
diese Leistungen kostenpflichtig.
24 Das IT-Veranstaltungsservice der UNI-IT arbeitet in diesem Bereich eng mit dem Veranstaltungsservice der
25
Checkliste „Technisches Equipment“ >> siehe Anhang, Seiten 76-77
Universität Graz zusammen und nimmt Aufträge vornehmlich von dieser Stelle entgegen.

IT-Services für Veranstaltungen (nur mit UNIGRAZonline-Anmeldung) KONTAKT


>> http://intranet.uni-graz.at/einheiten/715/Pages/veranstaltungen.aspx UNI-IT
Servicedesk
NOTWENDIGE SCHRITTE Tel.: 0316/380-2240
E-Mail: servicedesk@uni-graz.at
`` Mit den ReferentInnen absprechen, welche technische Ausstattung benötigt wird

`` Abklären, welches technische Equipment im reservierten Raum zur Verfügung steht bzw. `` Geräteversicherung abschließen – die Geräte der UNI-IT sind nicht versichert.
noch organisiert werden muss – auch an Zubehör bzw. Reservematerial denken (diverse Kabel,
Mehrfachsteckdosen, Ersatzgeräte etc.) `` Begehung der Räume und Funktionsüberprüfung
Liste zur Ausstattung der von der UNI-IT betreuten Hörsäle mit AV-Medien
>> https://public.sharepoint.uni-graz.at/sites/it/SitePages/Standorte%20Multimedia.aspx

`` Technische Ausrüstung beim UNI-IT-Servicedesk bestellen (nur für Bedienstete der Universität Graz)
Für externe Veranstaltungen ist die Anfrage an das Veranstaltungsservice zu richten.
Der Servicedesk nimmt Anforderungen entgegen, beantwortet erste Fragen und leitet Wünsche an das
IT-Veranstaltungsservice weiter, dessen MitarbeiterInnen dann mit den VeranstalterInnen Kontakt
aufnehmen.

WICHTIG!

Die Zeit zwischen der Technikbestellung und der Veranstaltung muss mindestens zwei Wochen
betragen. Es empfiehlt sich jedoch, die Reservierung so früh wie möglich vorzunehmen, da
oft mehrere Veranstaltungen zur gleichen Zeit stattfinden und die gewünschten Geräte und
Leistungen bei einer späten Bestellung eventuell nicht mehr verfügbar sind.

Die Technikbestellung sollte folgende Informationen beinhalten:


`` alle Räume, in denen die Veranstaltung stattfindet, selbst wenn in einem Teil der Räumlichkeiten
keine zusätzliche Technik benötigt wird
`` eine komplette Liste der Ausrüstung, die bestellt, transportiert, aufgebaut und/oder betreut
werden soll
`` bei der Bestellung von Notebooks, für wie viele BenutzerInnen und in welchen Räumen WLAN
benötigt wird
`` zusätzlich zu installierende Software auf den bestellten Notebooks – zum Beispiel für einen Drucker
`` Anzahl und Standorte der benötigten Stand- und/oder Funkmikrofone
`` Fernbedienung(en) für die Steuerung von Powerpoint-Präsentationen
 ORGANISATION | CATERING UND BUFFET ORGANISATION | CATERING UND BUFFET 

1.8 Catering und Buffet Siehe auch „Firmenkontakte“ auf der Homepage des Veranstaltungsservice
>> http://veranstaltungsservice.uni-graz.at/de/daten-fakten/firmenkontakte

NOTWENDIGE SCHRITTE Weitere Caterer in Graz


>> https://www.graztourismus.at/kongress/de/locations-agenturen/agenturen-catering
`` Entscheidung zwischen warmem und kaltem Buffet
`` Mengenkalkulation kaltes Buffet: zwei bis drei Brötchen oder Kleingebäck pro Pause/pro Person
`` Warmes Buffet: Menüplan zusammenstellen lassen und Extrawünsche angeben TIPP!
`` Getränke werden meistens auf Kommission ausgegeben – empfohlene Mengenkalkulation: ¼ l Saft,
¼ l Mineralwasser pro Pause/pro Person. Kosten können eventuell gespart werden, wenn Tischtücher von der Universität Graz ausgeliehen
26 werden, da diese üblicherweise beim Caterer extra zu bezahlen sind >> siehe Kapitel 1.6, Seite 22 27
`` Zusätzlich empfiehlt sich Obst für das Buffet.
`` Eventuell Lunchpaket am Tag des Rahmenprogramms organisieren
`` Kaffeepausen (zwei pro Tag) planen KONTAKT
Wäsche-Ausgabe
Vorschlag pro Pause/pro Person: eine Tasse Kaffee, ¼ l Mineralwasser, zwei Stück Gebäck
Amra Cajic
`` Personenanzahl festlegen und Anbote einholen Universitätsplatz 3/KG, 8010 Graz
Mobil: 0664/85 65 123

Bäckerei Wölfl Ulrichsweg 16, Anfrage über die 0316/68 14 04 baeckerei.woelfl@inode.at


8045 Graz Website www.woelfl-baecker.at
Catering Kirchplatz 8, 044 Graz Josef Pfeifer 0316/39 11 12-0 office@kirchenwirtgraz.com
Kirchenwirt www.kirchenwirtgraz.com
Das Kochkabinett Eckertstraße 56, 8020 Anfrage über die 0680/21 46 958 post@kochkabinett.at
OG Graz Website www.kochkabinett.at
Eckstein Catering Mehlplatz 3, 8010 Graz Anfrage über die 0316/82 87 01 info@eckstein.co.at
Restaurant Website www.eckstein.co.at
Evencateringgraz Waltendorfer Jürgen 0676/82 33 74 eventcateringgraz@gmx.at
Hauptstraße 112a, Weinmüller 36 www.eventcateringgraz.at
8010 Graz
Feinkost Wienerstraße 14, 8020 Gertrude Holzer 0316/77 66 44 office@feinkost-koroschetz.at
Partyservice Graz www.feinkost-koroschetz.at
Holzer-Koroschetz
Fleischerei & Zinzendorfgasse 12, Josef 0316/31 91 95 office@mosshammer.at
Partyservice 8010 Graz Mosshammer www.mosshammer.at
Mosshammer &
Partner OEG
Mensa c.d. Catering Sonnenfelsplatz 1, Tamara Haßler 0316/32 33 63 mensa.graz@mensa-cd.at
Department 8010 Graz www.mensa-cd.at
Sommer Catering Universitätsstraße 15, Sieglinde 0664/50 83 388
(Resowi Cafeteria) 8010 Graz Waldhauser
Toni Legenstein Roseggerweg 105, Toni Legenstein 0316/39 11 65 legenstein@legenstein-hiw.at
Catering 8044 Graz www.tonilegensteincatering.at
Wonisch Manfred Kalvarienbergstraße Manfred Wonisch 0664/43 96 536 mwonisch-office@aon.at
Party und 3, 8020 Graz www.wonisch-catering.at
Buffetservice
 ORGANISATION | VERANSTALTUNGS-HAFTPFLICHTVERSICHERUNG ORGANISATION | VERANSTALTUNGS-HAFTPFLICHTVERSICHERUNG 

1.9 Veranstaltungs-Haftpflichtversicherung

Eine Veranstaltungs-Haftpflichtversicherung ist eine Absicherung der finanziellen Folgen, wenn bei der KONTAKT
Durchführung von Veranstaltungen Dritten ein Schaden zugefügt wird. Veranstaltungsservice / Prävention & Sicherheit
Mag. Dieter Lang
In Ausübung ihrer beruflichen Tätigkeit benötigen MitarbeiterInnen der Universität Graz bei der Abhaltung Universitätsplatz 3/I, 8010 Graz
von Veranstaltungen keine Veranstaltungs-Haftpflichtversicherung. Tel.: 0316/380-2143
Bei Kongressen, Tagungen und Symposien, die im Rahmen eines Forschungsprojektes im Auftrag Dritter Mobil: 0664/84 63 102
durchgeführt oder an Dritte delegiert werden, wird empfohlen, mit einem Versicherungsmakler oder einem E-Mail: dieter.lang@uni-graz.at
28 Versicherungsunternehmen eigener Wahl direkt mögliche Sonderkonstellationen zu besprechen – vor allem
29
wenn es sich um teure Wertgegenstände handelt. Diese werden von einer eigenen Versicherungspolizze
abgedeckt.

Verpflichtend ist eine Veranstaltungs-Haftpflichtversicherung für alle externen VeranstalterInnen. Das


gilt auch für Agenturen. Diese Versicherung wird für die Dauer der Veranstaltung zwischen der/dem
VeranstalterIn und der gewählten Versicherung abgeschlossen. Die jeweils zeichnungsberechtigte Person
hat den Vertrag zu unterschreiben. Die Vorlage der Bestätigung durch die Versicherung ist Voraussetzung
für die Genehmigung der Veranstaltung durch die Universität Graz.

`` Versicherungen, vorgeschlagen von der Universität Graz


`` Generali Versicherung AG, Am Eisernen Tor 3, 8010 Graz
`` Grazer Wechselseitige AG, Herrengasse 18-20, 8010 Graz
Natürlich kann auch jede andere Versicherungsanstalt gewählt werden.

`` Die Höhe der Versicherung ist abhängig von der genehmigten TeilnehmerInnenzahl.
Für den Abschluss der Versicherung ist die geschätzte TeilnehmerInnenzahl anzugeben.
Achtung: Es muss immer die beantragte Zahl angegeben werden!

Richtwerte für Versicherungskosten

€ 40 pro Tag bis 200 Personen Haftungssumme: € 750.000


€ 60 pro Tag bis 500 Personen
€ 80 bis € 90 pro Tag über 500 Personen Haftungssumme: € 1-2 Millionen

WICHTIG!

Die TeilnehmerInnenzahl einer Veranstaltung im Freigelände hängt vom Bescheid der


Veranstaltungsbehörde bzw. der jeweiligen Betriebsstättengenehmigung ab.

`` Die Versicherungsdauer erstreckt sich vom Beginn der Aufbauphase bis zum Ende der Abbauphase.

`` Versichert sind Schäden, die vor, während und nach der Veranstaltung durch die/den VeranstalterIn
verursacht werden.
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1.10 Anreise und Shuttle-Dienste KONTAKT


Flughafen Graz Betriebs GmbH
8073 Feldkirchen bei Graz
`` Anreise mit der Bahn Tel.: 0316/2902-0
Ankunft: Graz Hauptbahnhof Internet: www.flughafen-graz.at
Verbindung zur Universität Graz: Taxi oder Linienbus 63 (bis Haltestelle „Universität“)
Verbindung in die Innenstadt: Straßenbahnlinien 1, 3, 6, 7 bis Haltestelle „Hauptplatz“ oder
`` Ankunft am Flughafen Wien-Schwechat
„Jakominiplatz“
Anschlussflug nach Graz-Thalerhof oder Bahnverbindung nach Graz Hauptbahnhof –
mit dem Bus vom Flughafen zum Bahnhof Meidling und von dort mit dem Zug nach Graz (ÖBB).
30 KONTAKT 31
Eine Fahrkarte von Meidling nach Graz, 2. Klasse, kostet ca. € 37 (Stand Mai 2015).
Österreichische Bundesbahnen (ÖBB)
Tel.: 05-1717
Internet: www.oebb.at KONTAKT
Flughafen Wien Aktiengesellschaft
Graz Linien 1300 Wien Flughafen
Tel.: 0316/887-4224 Tel.: 01/7007-0
Internet: www.grazlinien.at Internet: www.viennaairport.com

`` Anreise mit dem Auto `` Shuttle-Dienste allgemein


Routenplaner >> http://campusplan.uni-graz.at/ z.B. Bustransfer für Rahmenprogramm oder zwischen Tagungsort und Hotel

`` Anreise mit dem Flugzeug

`` Ankunft am Flughafen Graz-Thalerhof Gruber Touristik GmbH Puchstraße 176, 0316/7089-6500 office@gruberreisen.at
8055 Graz 0316/7089-6599 www.gruberreisen.at
Verbindung zur Universität Graz bzw. zum Hotel: Taxi, Bus oder Bahn und Straßenbahn
Taxi: Steirische Verkehrsverbund Jakoministraße 1, 050/67 89 10 service@mobilzentral.at
Taxistand vor dem Flughafen. Die Fahrtkosten bis zur Universität Graz betragen rund € 25. Die GmbH, Kundenbüro/ 8010 Graz 0316/82 06 06-82 www.mobilzentral.at
wichtigsten Taxi-Rufnummern: 0316/2801, 878, 889 Auskunftsstelle „Mobil www.verbundlinie.at/service
Zentral“
Bus:
Haltestelle vor dem Flughafen. Der Bus hält unter anderem am Grazer Hauptbahnhof und Watzke GesmbH & Co KG Puchstraße 176a, 0316/40 20 03 office@watzke-bus.at
Verkehrsbetrieb 8055 Graz 0316/40 20 03-22 www.watzke-bus.at
Jakominiplatz. Es gelten die gleichen Tarife wie bei den Graz Linien.
Verbindung zur Universität Graz von Graz Hauptbahnhof: Taxi oder Linienbus 63 (bis Haltestelle Weiss Autobusunternehmung Baldau 36, 03183/8444 office@weiss-busreisen.at
„Universität“); vom Jakominiplatz: Linienbus 31 (bis Haltestelle „Uni Mensa“) GmbH 8413 St. Georgen/ 03183/8444-17 www.weiss-busreisen.at
Stfg.
Bahn:
Busgarage:
Der Zug fährt von der Station „Flughafen Graz-Feldkirchen“ (300 m vom Flughafen entfernt) zum Puchstraße 208,
Grazer Hauptbahnhof. Es gelten die gleichen Tarife wie bei den Graz Linien. 8055 Graz
Verbindung zur Universität Graz von Graz Hauptbahnhof: Taxi oder Linienbus 63 (bis Haltestelle
„Universität“)
Verbindung in die Innenstadt: Straßenbahnlinien 1, 3, 6, 7 bis Haltestelle „Hauptplatz“ oder Siehe auch „Firmenkontakte“ auf der Homepage des Veranstaltungsservice
„Jakominiplatz“ >> http://veranstaltungsservice.uni-graz.at/de/daten-fakten/firmenkontakte

Fahrpläne von Bus und Bahn von und zum Flughafen Graz-Thalerhof
>> http://www.flughafen-graz.at/terminal/anreise-parken/bus-bahn.html

Shuttle-Services:
>> http://www.flughafen-graz.at/terminal/anreise-parken/taxi-shuttle.html
 KONGRESS-VERWALTUNG | KONGRESS-HOMEPAGE KONGRESS-VERWALTUNG | KONGRESS-HOMEPAGE 

2 KONGRESS-VERWALTUNG `` Eigene Domain registrieren


Falls die Tagung nicht über eine Universitätsdomain laufen soll, muss selbstständig eine Domain
registriert werden (z.B. www.kongress2016.at). Der Preis (inkl. MwSt.) für eine „.at-Domain“ samt
Die Kongress-Verwaltung umfasst sämtliche Aufgaben rund um die Anmeldung der TeilnehmerInnen. erstem Jahresentgelt beträgt € 72, jedes weitere Nutzungsjahr kostet € 36 (Stand Juni 2015). Die
anschließende Eintragung der eigenen Domain im Nameserver der Universität Graz ist ebenfalls
kostenpflichtig.
Nähere Informationen >> http://it-support.uni-graz.at
2.1 Kongress-Homepage
32 33
KONTAKT
Sobald der Entwurf des Programms steht, empfiehlt sich die Erstellung der Kongress-Homepage. Der Link
zur Homepage sollte bereits in der ersten Aussendung enthalten sein – gegebenenfalls mit dem Datum, UNI-IT
ab dem die Webseite online sein wird. So können InteressentInnen laufend die aktuellen Informationen Servicedesk
abrufen. Tel.: 0316/380-2240
E-Mail: servicedesk@uni-graz.at
Die UNI-IT der Karl-Franzens-Universität berät und stellt die nötige Infrastruktur für die Einrichtung einer
Kongress-Homepage zur Verfügung:
`` 500 MB Webspace (im Normalfall ausreichend)
`` Homepage im TYPO3-System und Design der Universität Graz, Alias-Name und Subdomain
`` oder selbstverwalteter Virtueller Server (Pro Einheit wird einer eingerichtet, der dafür genutzt
werden kann.) und eigene Domain (kostenpflichtig)

Nähere Informationen >> http://intranet.uni-graz.at/einheiten/715/Pages/Homepage.aspx

NOTWENDIGE SCHRITTE
`` Homepage und Subdomain beantragen
Falls die Tagung über die Universität läuft, wird eine Subdomain der Uni Graz vergeben (z.B. xyzxyz.uni-
graz.at). Diese Internetadressen sind universitätsintern kostenfrei. Bei der Auswahl einer Subdomain
durch die AntragstellerInnen ist auf Verständlichkeit zu achten, damit auch Personenkreise, die nicht
der Universität angehören, bereits durch den Namen der Subdomain eine Vorstellung vom Webauftritt
bekommen. Bestehen Subdomains aus zwei oder mehr Wörtern, so sind diese mit Bindestrich(en) zu
koppeln. Ein Webauftritt für eine Veranstaltung wird vorerst nur für eine maximale Dauer von zwei
Jahren genehmigt. Die Zeit ist bereits bei der Beantragung im IT-Support-Portal zu wählen. Nach Ablauf
von zwei Jahren kann eine Verlängerung beantragt werden.

Nähere Informationen >> http://intranet.uni-graz.at/einheiten/715/Pages/Homepage.aspx

Zur Beantragung von Subdomain und Homepage ist ein Formular über das IT-Support-Portal
auszufüllen
>> http://it-support.uni-graz.at

TIPP!

Der Subdomain-Name sollte aussagekräftig, repräsentativ, nachvollziehbar und unverwechselbar


sein.
 KONGRESS-VERWALTUNG | KONGRESS-HOMEPAGE KONGRESS-VERWALTUNG | AUSSENDUNG 

2.2 Aussendung
`` Inhalt des Webauftritts
Eine Kongress-Homepage sollte folgende Punkte enthalten:
`` Vorstellung/Bewerbung der Tagung (Ort, Datum, Zeit und Titel der Veranstaltung) Für die erste Aussendung bzw. Einladung zur Veranstaltung ist zu überlegen, ob diese per Post oder E-Mail
`` Thema, Ziel der Veranstaltung verschickt werden soll.
`` VeranstalterInnen mit Logos
`` Wissenschaftliche Leitung und Organisationsteam 2.2.1 Postsendungen
`` Kontakt für wissenschaftliche Anfragen
NOTWENDIGE SCHRITTE
`` Kontakt Kongressbüro
34 `` ReferentInnen `` Informationen über Bestimmungen, Handhabe und Gebühren für Postsendungen einholen. 35
`` Programm (Vorträge, Präsentationen, Rahmenprogramm), Programmfolder auch zum Download Massensendungen ab 400 Briefen können im Inland als Info.Mail zu einem günstigeren Tarif verschickt
werden. Kleinere Mengen können ebenfalls als Info.Mail versendet werden, wenn das Porto für die
`` Anmelde-/Registrierungsformalitäten, Anmeldefrist, Anmeldeformulare, Kongressbeiträge,
fehlende Stückzahl aufgezahlt wird, was unter Umständen günstiger ist.
Zahlungsmodalitäten, Bankverbindung, Stornobedingungen
Nähere Informationen, Anleitungen und Formulare zur Postabfertigung finden sich:
`` Link zur Registrierung und Einzahlung mit Kreditkarte (falls gewünscht) `` auf der Intranet-Seite der Zentralen Registratur und Postadministration unter „Dokumente,
`` Hotels (mit Link) bzw. Hotelreservierung Anleitungen, Massensendungen“ >> http://intranet.uni-graz.at/einheiten/806/803/Pages/
`` Wegbeschreibung, Lageplan anleitungen.aspx (Unterpunkt „Massensendungen“)
`` SponsorInnen und FördergeberInnen (Logos) `` auf der Homepage der Österreichischen Post >> https://www.post.at/geschaeftlich.php
`` Impressum der Homepage mit Datum der letzten Aktualisierung `` in der Broschüre „Richtig Adressieren“ >> https://www.post.at/downloads/Richtig_Adressieren_
Broschuere_quer_05_2013.pdf?1429021472
`` Informationen zu Graz – Link zu Graz Tourismus

WICHTIG! KONTAKT
Zentrale Registratur und Postadministration
Die Homepage ist laufend zu aktualisieren. Nicht gewartete Webseiten schaden dem Image. Maria Mohr
Solange die Informationen auf der Homepage nicht vollständig sind, sollten diese mit Universitätsplatz 3, 8010 Graz
„Vorankündigung“ auf der Hauptseite sowie auf jeder einzelnen Unterseite gekennzeichnet sein. Tel.: 0316/380-2218
Fax: 0316/380-9030
E-Mail: maria.mohr@uni-graz.at

Österreichische Post AG
Marko Cik
E-Mail: marko.cik@post.at

`` Kuverts und Etiketten organisieren


Bestellung >> www.buerohandel.at (Lieferant der Uni Graz)
Jene Personen, die an der Universität für die Bestellung von Büromaterial zuständig sind, haben für
gewöhnlich ein Passwort, um die ermäßigten Uni-Tarife in Anspruch nehmen zu können.

`` Etiketten drucken
`` Etiketten bzw. Adresslisten für den universitätsinternen Hauspostversand werden vom
Personalressort auf Wunsch erstellt. Das Formular „Etikettenanforderung“ steht im Intranet zum
Download zur Verfügung >> http://intranet.uni-graz.at/einheiten/850/Formulare/Weitere%20
Formulare/Etikettenanforderung.doc

KONTAKT
Personalressort
Philippe Streit, MA
Halbärthgasse 8, 8010 Graz
Tel.: 0316/380-2150
E-Mail: philippe.streit@uni-graz.at
 KONGRESS-VERWALTUNG | AUSSENDUNG KONGRESS-VERWALTUNG | AUSSENDUNG 

`` Sollen auch AbsolventInnen der Uni Graz zur Veranstaltung eingeladen werden, bietet das Alumni- 2.2.2 E-Mail-Aussendungen
Büro unter gewissen Voraussetzungen Unterstützung an.
Um den Datenschutz der EmpfängerInnen zu gewährleisten, sind bei Massensendungen per E-Mail die
KONTAKT Adressen in Bcc (Blind carbon copy) zu schicken. So können die EmpfängerInnen die Mailadressen der
übrigen AdressatInnen nicht sehen.
Fundraising und Alumni
Liebiggasse 9/III, 8010 Graz
Tel.: 0316/380-1820 WICHTIG!
Fax: 0316/380-9175
E-Mail: alumni@uni-graz.at
Internet: http://alumni.uni-graz.at Keine großen Daten im Anhang mitsenden, um Probleme beim Empfang zu vermeiden!
36 37

`` Kuvertieren und stempeln, sofern nicht bereits Etiketten bzw. Kuverts mit Aufdruck vorhanden sind:
Stempel der Abteilung als AbsenderIn und bei Massensendungen zusätzlich „Österreichische Post
AG Info.Mail Entgelt bezahlt“. Der Stempel für Massensendungen kann in der Poststelle der Uni Graz
(Universitätsplatz 3, Erdgeschoß) ausgeliehen werden.

`` Boxen für den Transport von externen Aussendungen in der Poststelle der Uni Graz zwei Tage vorher
anfordern und abholen

`` Briefe nach Postleitzahl sortieren und eine Liste erstellen, die Auskunft über die jeweilige Anzahl der
Briefe pro Postleitzahl gibt

`` Poststücke und Liste sowie ein Muster des Kuverts samt Inhalt der Aussendung in der Poststelle
abgeben

`` Universitätsinterne Aussendungen
Für den Versand einer internen Massensendung sind folgende Schritte von der jeweiligen
Universitätseinrichtung zu tätigen:
`` Vorsortierung der Poststücke nach Fakultäten und Universitätseinrichtungen entsprechend dem
geltenden Organisationsplan der Universität Graz
`` Abgabe der nach Universitätseinrichtungen gebündelten Poststücke in der Poststelle
Nähere Informationen auf der Intranet-Seite der Zentralen Registratur und Postadministration unter
„Dokumente, Anleitungen, Massensendungen“
>> http://intranet.uni-graz.at/einheiten/806/803/Pages/anleitungen.aspx

KONTAKT
Zentrale Registratur und Postadministration
Maria Mohr
Universitätsplatz 3, 8010 Graz
Tel.: 0316/380-2218
Fax: 0316/380-9030
E-Mail: maria.mohr@uni-graz.at

TIPP!

Wenn es an personellen Ressourcen mangelt, können Adressierung und Versand an Druckereien


oder an die Post ausgelagert werden.
 KONGRESS-VERWALTUNG | ANMELDUNG DER TEILNEHMERiNNEN KONGRESS-VERWALTUNG | ANMELDUNG DER TEILNEHMERiNNEN 

2.3 Anmeldung der TeilnehmerInnen `` Telefonisch Kontakt aufnehmen


Bei Veranstaltungen mit geringer TeilnehmerInnenzahl kann es sinnvoll sein, nach der ersten
schriftlichen Aussendung die potenziellen TeilnehmerInnen als zusätzliche Erinnerung telefonisch zu
NOTWENDIGE SCHRITTE kontaktieren. Hier empfiehlt sich auf jeden Fall eine Telefoncheckliste, in der die getätigten Anrufe mit
dem jeweiligen Datum vermerkt werden, um doppelte Telefonate zu vermeiden.
`` Anmeldeformulare erstellen
Grundsätzlich ist zu überlegen, wofür sich die TeilnehmerInnen gesondert anmelden sollen – für die `` Anmeldungen erfassen und bestätigen
gesamte Veranstaltung, einzelne Workshops, Vorträge, Rahmenprogramm, Exkursion etc.
Die Anmeldeformulare sollten folgende Punkte ausweisen: `` TeilnehmerInnenliste anlegen und aktualisieren
–– Veranstaltung bzw. Programmpunkt mit Datum und Ort Um eine problemlose Erstellung von Serienbriefen bzw. gegebenenfalls die Integration in eine
38 –– Kontaktadresse inklusive Telefon, Fax und E-Mail Adressdatenbank zu gewährleisten, sollten Titel, Name, Vorname, Straße, PLZ, Ort, Land, Telefon und 39
–– Platz für Name und Adresse inklusive Telefon, Fax und E-Mail der Teilnehmerin/des Teilnehmers E-Mail jeweils in getrennten Spalten angeführt werden.
–– Teilnahmegebühren
–– Anmeldefrist für ermäßigte Teilnahmegebühr, Anmeldeschluss `` Laufende Korrespondenz mit den TeilnehmerInnen
–– VeranstalterIn(nen) mit Logo(s) Anfragen beantworten, Kongressgebühr einmahnen etc.
–– Homepage-Adresse
–– Geschäftsbedingungen, Stornobedingungen etc.

Anmeldeformulare können im Rahmen der Einladung zur Veranstaltung ausgeschickt, als PDF zum
Download auf der Homepage angeboten werden oder als Formular zum Online-Ausfüllen und Abschicken
direkt auf der Homepage zur Verfügung stehen.
 KONGRESS-VERWALTUNG | HOTELRESERVIERUNG KONGRESS-VERWALTUNG | WEITERE VORBEREITUNGEN 

2.4 Hotelreservierung 2.5 Weitere Vorbereitungen

Es empfiehlt sich, die Hotelreservierung und -buchung aufgrund des großen organisatorischen Aufwandes `` Checklisten erstellen
auszulagern. Graz Tourismus ist unter anderem in diesem Bereich ein kompetenter Partner.
`` RednerInnen für die Eröffnung der Veranstaltung früh genug einladen
Nach Vereinbarung holt Graz Tourismus ein spezielles Hotelkontingent für Ihre Veranstaltung ein und stellt Universitätsleitung um Begrüßungsworte bitten
ein Online-Hotelbuchungsformular zur Verlinkung mit Ihrer Kongress-Webseite zur Verfügung.
`` Wegbeschreibungen und Lageplan organisieren und ausdrucken
Für kleine Tagungen und außerhalb der Hochsaisonen empfiehlt sich auch ein einfacher Hotelbuchungslink >> http://campusplan.uni-graz.at (interaktiv mit PDF-Version zum Download)
40 auf alle buchbaren Grazer Beherbergungsbetriebe mit den tagesaktuellen Bestpreisen.
41
>> www.graztourismus.at/buchen `` Wegweiser ausdrucken

KONTAKT `` Graz-Infobroschüren und Stadtpläne organisieren


Diese sind bei Graz Tourismus erhältlich. Rechtzeitige Bestellung und Abholung bei
Graz Tourismus und Stadtmarketing GmbH
Graz Tourismus und Stadtmarketing GmbH
Graz Convention Bureau/Kongressabteilung
Messeplatz 1/Messeturm, 8010 Graz
Tel.: 0316/8075-0, DW -47/-49/-42/-60 KONTAKT
Fax: 0316/8075-55 Graz Tourismus und Stadtmarketing GmbH
E-Mail: kongress@graztourismus.at Graz Convention Bureau/Kongressabteilung
Internet: www.graztourismus.at/kongress Messeplatz 1/Messeturm, 8010 Graz
Tel.: 0316/8075-0, DW -47/-49/-42/-60
Fax: 0316/8075-55
Selbstverständlich kann jede/jeder VeranstalterIn auch selbst um Kontingente in einzelnen Hotels Internet: www.graztourismus.at/kongress
ansuchen. E-Mail: kongress@graztourismus.at
Eine aktuelle Liste mit Hotels und Pensionen, in denen Gäste der Universität Graz vergünstigte Zimmer
erhalten, kann per E-Mail bei der Zentralen Registratur angefordert werden: registratur@uni-graz.at. `` TeilnehmerInnen-Liste führen und aktualisieren (mit Zahlungsvermerk)

Die vereinbarten Sonderpreise können nur in Anspruch genommen werden, wenn sich der Gast als `` TeilnehmerInnen-Hotellisten führen und aktualisieren (Wer schläft in welchem Hotel?)
MitarbeiterIn der Universität Graz im Hotel ausweisen kann (Bedienstetenausweis) bzw. eingeladene Gäste
aus dem In- und Ausland vorab durch die einladende Institution der Uni Graz beim jeweiligen Hotel per `` Liste über Restaurants nahe der Universität zusammenstellen
E-Mail mit Namen vorangemeldet werden.
`` Anmeldelisten für verschiedene Programmpunkte führen und aktualisieren

`` Teilnahmebestätigungen schreiben

`` Feedback-Fragebögen erstellen und Auswertungsmethoden überlegen

TIPP!

Der Feedback-Fragebogen sollte nicht länger als eine Seite sein. Die Fragen sollten in zwei
Bereiche unterteilt werden: zum Inhalt und zur Organisation. Um die Bögen am Ende der
Veranstaltung problemlos einsammeln zu können, empfiehlt es sich, Boxen bzw. Schachteln
vorzubereiten.
 KONGRESS-VERWALTUNG | WEITERE VORBEREITUNGEN KONGRESS-VERWALTUNG | CALL FOR PAPERS 

`` Tagungsunterlagen vorbereiten 2.6 Call for Papers


Faltmappen, Bleistifte, Schreibblöcke und Infomaterial über die Uni Graz stellt die Universität
kostenlos zur Verfügung.
Übersicht über das Angebot und Bestellformular Das wissenschaftliche Leitungsteam legt Richtlinien für die einzureichenden Beiträge fest. Die Richtlinien
>> http://intranet.uni-graz.at/einheiten/714/Pages/Praesentationsmaterial.aspx werden per E-Mail ausgesendet bzw. auf die Homepage gestellt. Die Einreichfrist beträgt in der Regel ein
bis zwei Monate. Für die Review durch das wissenschaftliche Leitungsteam ist, je nach Anzahl der Beiträge,
KONTAKT ausreichend Zeit einzukalkulieren.
Presse + Kommunikation
Universitätsplatz 3/I, 8010 Graz
42 Tel.: 0316/380-1093 43
Fax: 0316/380-9039
E-Mail: communication@uni-graz.at

`` Unterlagen von ReferentInnen organisieren


Sie sollten früh genug einlangen, damit ausreichend Zeit bleibt, sie zu vervielfältigen und eventuell in
die Tagungsmappen zu geben.

`` Namensschilder erstellen
Absprechen mit den ReferentInnen, ob die Namensschilder mit Titel versehen werden oder nicht.
Namensschilder sind günstig unter >> www.buerohandel.at (Lieferant der Uni Graz) erhältlich. Jene
Personen, die an der Universität für die Bestellung von Büromaterial zuständig sind, haben für
gewöhnlich ein Passwort, um die ermäßigten Uni-Tarife in Anspruch nehmen zu können.
 FINANZEN | FINANZAUFSTELLUNG FINANZEN | FINANZAUFSTELLUNG

3 FINANZEN –– Werbebeilagen in Aussendungen und Druckwerken jeglicher Art


–– Vermietung von Plakatflächen
–– Aufstellung von Plakatständern

Im Gegensatz dazu sind folgende Werbeleistungen grundsätzlich nicht werbeabgabepflichtig:


3.1 Finanzaufstellung `` Wortanzeigen im Fließtext, wenn deren Abrechnung nach der Anzahl der Worte oder Buchstaben
erfolgt, u.a. Nennung eines Unternehmens ohne Logoverwendung
`` Unterstützungen seitens der Öffentlichen Hand (Stadt, Land, Bund)
Der Finanzplan zu einer wissenschaftlichen Veranstaltung sollte folgende Punkte enthalten:
`` Werbung im Internet
`` Kostenkalkulation
44 `` Eigenmittel/interne Finanzierung `` Direktwerbung (z.B. Prospektverteilung, persönlich adressierte Mailings etc.) 45
`` Einnahmen und externe Finanzierungen `` Werbung über Dispenser (z.B. Aufsteller für die Entnahme von Zeitungen)
`` Budgetplanung `` Nutzung von Flächen und Räumen am Campus für Werbezwecke durch Werbeagenturen
`` „echte“ redaktionelle Beiträge ohne Werbebotschaft
TIPP! `` Veröffentlichungen aufgrund einer gesetzlichen oder gerichtlichen Verpflichtung
`` Eigenwerbung
Eine realistische Kostenschätzung seitens der Veranstaltungsleitung erleichtert die Organisation
der Tagung. Die Durchführungsverantwortlichen sollten regelmäßig an die Leitung Reporting Nähere Informationen zum Werbeabgabegesetz >> http://findok.bmf.gv.at
über den Stand der Organisation sowie die finanzielle Situation geben. Falls Differenzen
auftreten, ist es wichtig, diese von Beginn an zu kommunizieren. Bei detaillierten Fragen zur Bewertung von Sponsorleistungen gibt die Abteilung Fundraising und
Alumni Auskunft.

3.1.1 Kostenkalkulation KONTAKT


Fundraising und Alumni
Am Beginn der Budgetplanung steht die Auflistung der einzelnen Kostenstellen und deren Bewertung Mag. Sigrid Golinar-Kleemaier
mit den zu erwartenden anfallenden Kosten (Anbote einholen, Kostenabschätzung, Preiskalkulation). Im Liebiggasse 9/III, 8010 Graz
Anhang des vorliegenden Handbuchs findet sich eine Checkliste zur Kostenkalkulation Tel.: 0316/380-1819
>> siehe Seiten 79-81 Fax: 0316/380-9175
Die Checkliste beinhaltet Kostenstellen, die bei einer Veranstaltung anfallen. Da neben den allgemeinen E-Mail: si.golinar@uni-graz.at
Anforderungen auch spezifische, für die jeweilige Organisation relevante Kostenstellen zu beachten sind, Internet: http://fundraising.uni-graz.at
kann kein Anspruch auf Vollständigkeit erhoben werden.

STEUERN UND ABGABEN `` Umsatzsteuer


Grundsätzlich sind alle Leistungen, welche die/der VeranstalterIn selbst bezieht (bezahlt, konsumiert
`` Werbeabgabe etc.), umsatzsteuerpflichtig, wie zum Beispiel das Ausleihen von Ton- und Lichtanlagen, das Engagieren
Seit dem 1.1.2004 sind auch Universitäten verpflichtet, für entgeltliche Werbeleistungen Dritter im von Sicherheitsteams, das Anmieten des Veranstaltungssaals etc.
Sinne des Werbeabgabegesetzes 2000 eine Werbeabgabe von fünf Prozent des Nettoentgeltes an das Die Höhe der Umsatzsteuer beläuft sich in den meisten Fällen auf 20 Prozent (z.B. Catering mit
zuständige Finanzamt abzuführen. Eigenwerbung der Universität fällt nicht unter die Werbeabgabe. Personal), in manchen Fällen beträgt die Umsatzsteuer zehn Prozent (Getränke, Bücher, Zeitschriften,
Pflanzen, Lebensmittel, Kaffee, Tee).
Werbeleistungen unterliegen nur dann der Werbeabgabe, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
`` Die Werbeleistung wird im Inland erbracht.
WICHTIG!
`` Die Werbeleistung wird gegen Entgelt erbracht. Entgelt ist der Wert der Gegenleistung, die die
Universität für die Ausführung der Werbeleistung in Rechnung stellt.
`` Es liegt eine Werbeleistung im Sinne des § 1 Abs 2 WerbeAbgG 2000 vor. Die Universität ist unecht steuerbefreit und muss daher an das Finanzamt keine Umsatzsteuer
abführen, hat aber auch keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug. Rechnungen im Namen der
Beispiele hierfür sind:
Universität sind exklusive Umsatzsteuer auszustellen.
–– Logopräsenz auf Werbemitteln jeglicher Art (Plakate, Programme, Flyer, Folder, Briefpapier,
Transparente, Roll-ups etc.)
–– Logopräsenz in Zeitschriften, Büchern, auf Eintrittskarten, Tagungsausweisen
–– Inserate in Druckwerken
–– Werbeeinschaltungen in Form von redaktionellen Beiträgen
 FINANZEN | FINANZAUFSTELLUNG FINANZEN | FINANZAUFSTELLUNG

KONTAKT 3.1.3 Einnahmen und externe Finanzierungen


Buchhaltung und Bilanzierung
Mag. Elisabeth Adamek Um einen Kongress finanzieren zu können, werden meist externe Mittel benötigt.
Halbärthgasse 8/I, 8010 Graz
Tel.: 0316/380-1151
Fax: 0316/380-9090 3.1.3.1 Teilnahmegebühren
Internet: http://intranet.uni-graz.at/einheiten/810/811/Pages/default.aspx
Eine zentrale Frage ist die Festsetzung der Höhe der Kongressbeiträge. Um Kostendeckung zu erzielen,
muss die Teilnahmegebühr so hoch angesetzt werden, dass die Summe aus den Kongressbeiträgen die
`` Lustbarkeitsabgabe (Vergnügungssteuer) Differenz der erwarteten Ausgaben minus der Einnahmen aus Drittmitteln nicht unterschreitet.
46 Unter Lustbarkeiten bzw. Vergnügungen sind Veranstaltungen zu verstehen, die überwiegend geeignet Die Teilnahmegebühr lässt sich mit Hilfe einer „Break-Even-Point“-Rechnung kalkulieren. Dabei werden 47
sind, die TeilnehmerInnen zu unterhalten. Wissenschaftliche Veranstaltungen fallen im Regelfall nicht grundsätzlich zwei Kostenarten unterschieden: Fixkosten und Variable Kosten. Diese ergeben gemeinsam
darunter. die Totalen Kosten.
Nähere Informationen >> www.graz.at/cms/beitrag/10025602/315105
Fixkosten sind Kosten, die sich in jedem Fall ergeben und nicht unmittelbar an die genaue Anzahl
der TeilnehmerInnen gebunden sind, wie etwa Raummieten, Kosten für Raumausstattung,
KONTAKT Versicherungskosten, Versandkosten für Einladungsfolder etc.
Magistrat Graz
Variable Kosten hängen von der Anzahl der TeilnehmerInnen ab. Catering, Administration, Betreuung und
Abteilung für Gemeindeabgaben
Kursunterlagen kosten für 150 Personen mehr als für 80 Personen.
Amtshaus
Schmiedgasse 26/I, 8011 Graz
Tel.: 0316/872-3401
Fax: 0316/872-3409
E-Mail: gemeindeabgaben@stadt.graz.at
Internet: www.graz.at/cms/ziel/311876

3.1.2 Eigenmittel/interne Finanzierung

Wie hoch die einbringbaren (universitären) Eigenmittel für eine Veranstaltung sind, ist von Seiten der
OrganisatorInnen mit den jeweiligen Instituten, Fakultäten bzw. der Universität zu klären.
Mögliche einbringbare Eigenmittel der Institute betreffen Personal, Räumlichkeiten, Büromaterial und
Infrastruktur (Telefon, EDV etc.).
Mögliche einbringbare Eigenmittel der Universität betreffen Raumausstattung (Tische, Sessel etc.), Presse-
und Öffentlichkeitsarbeit, technisches Equipment und EDV, Administration und Buchhaltung (teilweise),
Transport, Auf- und Abbauarbeiten etc.
 FINANZEN | FINANZAUFSTELLUNG FINANZEN | FINANZAUFSTELLUNG

Formel für die „Break-Even-Point“-Rechnung zur Kalkulation einer kostendeckenden Budgetplanung 3.1.3.2 Förderungen und Sponsoring

Die Suche nach SponsorInnen und FördergeberInnen beginnt im ersten Quartal der Organisation.
Anzahl der TeilnehmerInnen, damit die Fixkosten
=
Tagung kostendeckend ist Einnahmen pro TN – Variable Kosten pro TN
NOTWENDIGE SCHRITTE
`` Kontakt mit SponsorInnen und FördergeberInnen aufnehmen
Dazu ein vereinfachtes Beispiel: Bei SponsorInnen empfiehlt sich generell eine persönliche Kontaktaufnahme und eine auf das
schriftliche Ansuchen folgende telefonische Nachfrage, ob das Ansuchen eingelangt ist.
Eine Tagung hat Fixkosten von € 5.800,–
48 49
WICHTIG!
Aufgrund der derzeitigen Marktbedingungen wird eine Teilnahmegebühr von € 100,– angesetzt.

Die Fixkosten setzen sich folgendermaßen zusammen: Wenn um Förderungen angesucht werden soll, ist für die Veranstaltung ein eigener Innenauftrag
Personal € 2.000,– anzulegen. Über diesen Innenauftrag laufen dann sämtliche Geldbewegungen im Zusammenhang
Honorare € 3.000,– mit der Veranstaltung. Wenn die Veranstaltung überwiegend aus Drittmitteln finanziert wird, ist
Werbung € 500,– diese in UNIGRAZonline als Projekt zu melden. Nähere Informationen zur Meldung eines Projekts
Versand € 100,– >> siehe Kapitel 3.2, Seite 56. Die Angabe der Innenauftragsnummer bei Förderansuchen ist
Technik € 200,– notwendig, damit das Geld an der Universität dem richtigen Projekt zugeordnet werden kann. In
den Förderansuchen an die Stadt Graz ist die Innenauftragsnummer verpflichtend anzugeben. Bei
Die Variablen Kosten betragen pro TeilnehmerIn € 60,– Ansuchen an das Land Steiermark muss das Antragsformular mit einem Bestätigungsvermerk des
und setzen sich folgendermaßen zusammen:
Forschungsmanagement und -service versehen sein - der Innenauftrag kann nach Genehmigung
Kursunterlagen € 20,–
gemeldet werden.
Catering € 30,–
Die SponsorInnen und FördergeberInnen sind darauf aufmerksam zu machen, bei Überweisungen
Rahmenprogramm € 10,–
die Innenauftragsnummer unbedingt anzuführen.

Nun kann mit der „Break-Even-Point“-Rechnung ermittelt werden, mit wie vielen Personen die Tagung
kostendeckend wäre:
`` Das schriftliche Ansuchen, gezeichnet von der wissenschaftlichen Leitung, sollte über Inhalt, Zweck
Anzahl der TeilnehmerInnen, damit die Fixkosten und Zielsetzung der Tagung informieren. Stadt und Land bieten Formulare zum Download an.
= `` Förderung wissenschaftlicher Veranstaltungen durch das Land Steiermark
Tagung kostendeckend ist Einnahmen pro TN – Variable Kosten pro TN
>> http://www.gesundheit.steiermark.at/cms/ziel/75612540
5.800 `` Subventionsansuchen Stadt Graz
X = = 145 >> http://www.graz.at/cms/beitrag/10034077/445570
(100 – 60)

Ab 145 TeilnehmerInnen wäre die Tagung in diesem Beispiel kostendeckend. Falls mit einer bestimmten `` Bei Zusage von Förder- und Sponsorgeldern
Anzahl an TeilnehmerInnen gerechnet werden kann, ermöglicht die Formel umgekehrt auch die `` Rechtzeitig die Logos bzw. Schriftzüge der jeweiligen Institutionen bzw. Firmen anfordern, um sie
Errechnung der erforderlichen Höhe der Teilnahmegebühr: auf Homepage und Drucksachen zu platzieren
`` Die Mittel tatsächlich und ausschließlich für den zugesagten Fördergegenstand verwenden
Fixkosten `` Genau Buch führen über die Verwendung der Fördermittel. Ein unzureichender Nachweis kann
Teilnahmegebühr = + variable Kosten pro TN
Anzahl der TN zu einer Rückforderung führen. Nähere Informationen zum Nachweis über die Verwendung von
Fördermitteln >> siehe Kapitel 3.2, Seite 58
5.800
X = + 60 = 100
145

Bei 145 TeilnehmerInnen wäre mit einer Teilnahmegebühr von € 100 eine Kostendeckung erzielt.

Quelle: Brunold 1995, S. 286


 FINANZEN | FINANZAUFSTELLUNG FINANZEN | FINANZAUFSTELLUNG

TIPP! Mobilitätszuschuss für Gruppenaktivitäten – Vergaberichtlinien und Antragsformular


>> http://international.uni-graz.at/nc/de/personal/pers-incoming/finanzielle-zuschuesse-fuer-
gaeste/mobilitaetszuschuss-gaeste-gruppenaktivitaeten
Zur Überbrückung von finanziellen Engpässen kann im Forschungsmanagement und -service der
Uni Graz um eine Vor- bzw. Zwischenfinanzierung angesucht werden. Nähere Informationen >>
http://intranet.uni-graz.at/einheiten/825/Formulare/Drittmittelprojekte KONTAKT
Dem ausgefüllten Antragsformular sind eine detaillierte Kostenaufstellung und die Bestätigung Büro für Internationale Beziehungen
der FördergeberInnen bzw. SponsorInnen über eine zugesagte Unterstützung, die zu einem Ing. Oliver Immervoll
späteren Zeitpunkt überwiesen wird, beizulegen. Universitätsplatz 3, 8010 Graz
Tel.: 0316/380-3938
50 Fax: 0316/380-9156 51
E-Mail: oliver.immervoll@uni-graz.at
KONTAKT
Forschungsmanagement und -service `` Öffentliche Stellen
Projektcontrolling Für Förderansuchen bei öffentlichen Stellen stehen in der Regel Antragsformulare zur Verfügung. Diese
Elisabethstraße 27, 8010 Graz sind gewissenhaft und vollständig auszufüllen und an die angegebene Kontaktperson zu schicken.
Tel.: 0316/380-1287 Auch hier empfiehlt sich vorab eine persönliche Kontaktaufnahme sowie nach Antragstellung eine
Fax: 0316/380-9034 telefonische Nachfrage.
Internet: http://www.uni-graz.at/de/forschen/organisation/forschungsmanagement/
ansprechpersonen `` Kongressförderung des Tourismusverbandes Stadt Graz
Der Tourismusverband der Stadt Graz bietet eine finanzielle Förderung in der Höhe zwischen
ADRESSEN FÜR FÖRDERANSUCHEN zwei und sieben Prozent des Nächtigungsumsatzes an. Als Kriterium gilt eine Mindestanzahl von
300 Nächtigungen (z.B. 150 Personen x 2 Nächte) in der Grazer Hotellerie. Das Ansuchen ist im
`` Universität Graz Vorhinein an den Tourismusverband der Stadt Graz zu richten.
`` Kostenbeiträge für wissenschaftliche Veranstaltungen
`` Druckkostenzuschüsse KONTAKT
`` Druckkostenzuschüsse für Dissertationen Tourismusverband Stadt Graz
Das Vizerektorat für Forschung und Nachwuchsförderung unterstützt wissenschaftliche c/o Graz Tourismus und Stadtmarketing GmbH
Veranstaltungen und gewährt Druckkostenzuschüsse. Graz Convention Bureau/Kongressabteilung
Vergaberichtlinien und Antragsformular Heinz Kaltschmidt, Leiter
>> http://www.uni-graz.at/de/forschen/organisation/service-fuer-forscherinnen/aktuelle- Messeplatz 1/Messeturm, 8010 Graz
ausschreibungen/uniinterne-foerderungen Tel.: 0316/8075-47
E-Mail: hk@graztourismus.at
KONTAKT Internet: www.graztourismus.at/kongress
Forschungsmanagement und -service
Antragsformulare
Elisabethstraße 27, 8010 Graz
>> www.graztourismus.at/kongress/de/planung-organisation/kongress-foerderung
Tel.: 0316/380-1287
Fax: 0316/380-9034
Internet: http://www.uni-graz.at/de/forschen/organisation/forschungsmanagement/ `` Stadt Graz
ansprechpersonen
Wissenschaftsförderung der Stadt Graz
>> http://www.graz.at/cms/beitrag/10024853/315697
`` Mobilitätszuschuss für Gäste und Gruppenaktivitäten mit internationalem Bezug Subventionsansuchen Stadt Graz
Der Mobilitätszuschuss des Büros für Internationale Beziehungen kann ausschließlich im Falle einer >> http://www.graz.at/cms/beitrag/10034077/445570
gemeinsam mit einer Partnerinstitution der Universität Graz durchgeführten Kongressorganisation,
bzw. wenn zugleich Kooperationsgespräche stattfinden, gewährt werden.

Mobilitätszuschuss für Gäste – Vergaberichtlinien und Antragsformular


>> http://international.uni-graz.at/nc/de/personal/pers-incoming/finanzielle-zuschuesse-fuer-
gaeste/mobilitaetszuschuss-gaeste-einzelpersonen
 FINANZEN | FINANZAUFSTELLUNG FINANZEN | FINANZAUFSTELLUNG

KONTAKT
Bürgermeister Mag. Siegfried Nagl Landeshauptmann Hermann Schützenhöfer
Rathaus, Hauptplatz 1, 8010 Graz Burg, Hofgasse 15, 8010 Graz
Tel.: 0316/872-2000 Tel.: 0316/877-8701
Fax: 0316/872-2019 Fax: 0316/877-8704
E-Mail: buergermeister.nagl@stadt.graz.at E-Mail: hermann.schuetzenhoefer@stmk.gv.at
Internet: www.graz.at/nagl Internet: www.landeshauptmann.steiermark.at

Sachbearbeiterin Empfänge: Chefsekretariat:


Irene Mörth Isolde Bleikolb-Baumgartner
52 Tel.: 0316/872-2014 (Termine LH, Geldspenden, Protokoll) 53
Fax: 0316/872-2009 Tel.: 0316/877-2814
E-Mail: irene.moerth@stadt.graz.at E-Mail: isolde.bleikolb-baumgartner@stmk.gv.at

`` Land Steiermark
`` Österreichische Forschungsgemeinschaft
Förderung wissenschaftlicher Veranstaltungen durch das Land Steiermark
>> http://www.gesundheit.steiermark.at/cms/ziel/75612540 KONTAKT
ÖFG
KONTAKTE Berggasse 25/I, 1092 Wien, Postfach 20
Landesrat für Wissenschaft & Forschung, Gesundheit und Pflegemanagement Tel.: 01/319 57 70
Mag. Christopher Drexler Fax: 01/319 57 70-20
Landhaus, Herrengasse 16, 8010 Graz E-Mail: oefg@oefg.at
Tel.: 0316/877-2225 Internet: www.oefg.at
Fax: 0316/877-2304
E-Mail: christopher.drexler@stmk.gv.at
Internet: www.politik.steiermark.at/cms/ziel/209986

Referentin Wissenschaft & Forschung


Mag. Sonja Jöbstl-Findeis
Tel.: 0316/877-3193
Fax: 0316/877-4873
E-Mail: sonja.joebstl-findeis@stmk.gv.at

Abteilung 8: Wissenschaft und Gesundheit


Leitung: Dr. Birgit Strimitzer-Riedler
Friedrichgasse 9, 8010 Graz
Tel.: 0316/877-2502
Fax: 0316/877-3998
E-Mail: abteilung8@stmk.gv.at

Förderung wissenschaftlicher Veranstaltungen u.a.


Mag. Anita Rupprecht
Tel.: 0316/877-4672
E-Mail: anita.rupprecht@stmk.gv.at
 FINANZEN | FINANZAUFSTELLUNG FINANZEN | FINANZAUFSTELLUNG

`` Nationale Förderprogramme und -möglichkeiten 3.1.3.3 Weitere mögliche Einnahmequellen


Übersicht >> http://intranet.uni-graz.at/einheiten/825/Pages/Nationale-Förderungen.aspx
`` Verkauf von Publikationen
`` Mögliche SponsorInnen
`` Druckereien `` Standgebühr für Präsentationsstände diverser Firmen und Büchertische mit einschlägiger
`` Verlage Fachliteratur
`` Banken
`` Aufstellungsgebühr für Kaffee- und Snackautomaten
`` Versicherungen
`` LieferantInnen der Universität Graz `` Werbefilmvorführungen
54 `` Buchhandlungen 55
`` Unternehmen aus dem jeweiligen Fachgebiet der Konferenz `` Inserate in den Drucksachen zur Veranstaltung (Programmheft, Veranstaltungszeitung, Tagungsband
etc.)

TIPP!
3.1.4 Budgetplanung
Unternehmen bevorzugen Sach- bzw. zweckgebundene Spenden, wie zum Beispiel Buffet,
Getränke, Fahrdienst, Dekoration (Saalschmuck, Pflanzen). Nachdem eine Kostenkalkulation erstellt, Förder- und Sponsorgelder eingeworben wurden, kann mit der
Erstellung eines Kosten- und Finanzierungsplanes begonnen werden. Dabei sollten sämtliche Kosten und
Einnahmen realistisch aufgelistet und zusätzlich Reserven eingeplant werden.
Zum Finanzierungsplan vgl. Sippel, Hans-Jörg: Eine Veranstaltung planen. Tipps und Anregungen. Stiftung
Information und Beratung bei der Suche nach SponsorInnen bietet die Abteilung Fundraising und Mitarbeit, Bonn. Arbeitshilfen für Selbsthilfe- und Bürgerinitiativen Nr. 5, 2003, S. 13.
Alumni.
Im Anhang findet sich ein Formular für einen Kosten- und Finanzierungsplan >> siehe Seite 78.
KONTAKT
Fundraising und Alumni Budgetierung ist ein Prozess, aus dem der „Haushaltsplan“ eines Projekts entsteht: Die erwarteten
Beatrice Weinelt Einnahmen und Ausgaben der Veranstaltung werden erfasst und laufend aktualisiert. Durch die
Liebiggasse 9/III, 8010 Graz kontinuierliche Budgetkontrolle lässt sich die finanzielle Entwicklung des Projekts verfolgen. Die
Tel.: 0316/380-1818 effektiven Ausgaben und Einnahmen werden mit den geplanten verglichen (Soll/Ist-Vergleich), um so auf
Fax: 0316/380-9175 Abweichungen vom Planbudget reagieren zu können.
E-Mail: beatrice.weinelt@uni-graz.at
Internet: http://fundraising.uni-graz.at Die Einnahmen und Ausgaben von Veranstaltungen gliedern sich für gewöhnlich in verschiedene
Subkategorien.

`` Einnahmen
WICHTIG!
`` Teilnahmegebühren/Kursgelder
`` Gebühren für Ausstellungen/Büchertische
Werbeleistungen für SponsorInnen, wie etwa Logopräsenz auf Drucksachen, sind
werbeabgabepflichtig. Nähere Informationen >> siehe Kapitel 3.1.1, Seite 44 `` Förderungen, Subventionen
`` Sponsor-Beiträge/Inserate
`` Eigenmittel der Universität und Eigenkapital

`` Ausgaben
`` Personalmittel (Honorare für Vortragende, Organisationsteam, DolmetscherInnen, technisches
Personal, Hilfskräfte etc.)
`` Betriebsmittel (Spesen für Reisen, Übernachtungen, Verpflegung, Raummieten, Werbung,
Versandkosten etc.)
`` Sachaufwand (Skripten, Bücher, Drucksachen, technische Geräte, Kongressausstattung etc.)

Quelle: Brunold 1995, S. 285


 FINANZEN | FINANZIELLE PROJEKTABWICKLUNG FINANZEN | FINANZIELLE PROJEKTABWICKLUNG 

3.2 Finanzielle Projektabwicklung KONTAKT


Buchhaltung und Bilanzierung
Maria Schalk
NOTWENDIGE SCHRITTE Halbärthgasse 8/I, 8010 Graz
Tel.: 0316/380-1141
`` Veranstaltung als Projekt melden Fax: 0316/380-9090
Jede Veranstaltung, die im Namen der Universität durchgeführt und überwiegend durch Drittmittel E-Mail: maria.schalk@uni-graz.at
finanziert wird, ist in UNIGRAZonline als Projekt zu melden. Im Zuge der Meldung ist eine
Kostenkalkulation als Attachment hochzuladen, die sowohl die geplanten Ausgaben als auch die
geplanten FördergeberInnen und die Beträge der zu erwartenden Förderungen/Einnahmen darstellen `` Rechtsberatung
56 soll. Bei umfassenden Kooperationen mit externen Firmen ist eine vertragliche Absicherung 57
Nähere Informationen >> http://intranet.uni-graz.at/einheiten/825/Pages/Projektmeldung.aspx anzuraten. Rechtsberatung und Informationen über Verträge bzw. Vertragsprüfung werden im
Forschungsmanagement und -service angeboten.
Für jede gemeldete Veranstaltung wird ein eigener Drittmittelinnenauftrag (A28xxx….) angelegt
und vom Forschungsmanagement und -service an die Projektleitung übermittelt. Die Nummer des KONTAKT
Innenauftrags ermöglicht die Zuordnung der Gelder innerhalb der Verrechnung der Universität Graz. Forschungsmanagement und -service
Die Innenauftragsnummer ist daher bei sämtlichen finanziellen Transaktionen anzugeben. Rechtsberatung
Elisabethstraße 27, 8010 Graz
KONTAKT Tel.: 0316/380-1287
Forschungsmanagement und -service Fax: 0316/380-9034
Projektcontrolling Internet: http://www.uni-graz.at/de/forschen/organisation/forschungsmanagement/
Elisabethstraße 27, 8010 Graz ansprechpersonen/
Tel.: 0316/380-1287
Fax: 0316/380-9034
`` SAP-Verwaltung
Internet: http://www.uni-graz.at/de/forschen/organisation/forschungsmanagement/
`` Eingehende und ausgehende Rechnungen werden durch den eigenen Innenauftrag im SAP
ansprechpersonen/
dargestellt.

WICHTIG!
WICHTIG!
Die FördergeberInnen sind darauf aufmerksam zu machen, bei Überweisungen die Innen­
auftragsnummer unbedingt anzuführen >> siehe Kapitel 3.1.3.2, Seite 49 Den FördergeberInnen ist der Innenauftrag bekannt zu geben, damit die Einzahlung der
Fördermittel dem richtigen Innenauftrag zugeordnet werden kann und das Geld auch tatsächlich
auf dem Veranstaltungskonto aufscheint. Auch bei der SAP-Bestellabwicklung ist auf die
Verwendung des richtigen Innenauftrags zu achten, damit die ordnungsgemäße Verwendung der
`` Unterschriftenprobeblatt (USP) für Projektbudget bzw. Stellvertretung ausfüllen Förderungen bei den FördergeberInnen eindeutig nachweisbar ist.
Damit die/der VeranstalterIn für die Abwicklung von Innenaufträgen anweisungs- und
zeichnungsberechtigt ist, muss sie/er jeweils ein Unterschriftenprobeblatt ausfüllen. Das
Unterschriftenprobeblatt ist in SAP zu erfassen, und das ausgefüllte Formular muss von der/dem/den
Anweisungsberechtigten unterzeichnet und im Original an die Abteilung Buchhaltung und Bilanzierung
übermittelt werden. Das Unterschriftenprobeblatt spielt für die Bestellfreigabe im elektronischen
Rechnungsworkflow eine wesentliche Rolle bzw. wird für die manuelle Überprüfung der Unterschrift für
Geschäftsfälle, die außerhalb des elektronischen Rechnungsworkflows abgewickelt werden, benötigt.
Die Unterschriftenprobeblätter sind erst gültig, wenn diese von der Abteilung Buchhaltung und
Bilanzierung in SAP gültig gesetzt werden.
Nähere Informationen >> http://intranet.uni-graz.at/einheiten/SAP/Anleitungen/SAP%20
Diverse%20Anleitungen/Anleitung%20Unterschriftenprobenblätter%20in%20SAP.pdf
 FINANZEN | FINANZIELLE PROJEKTABWICKLUNG FINANZEN | FINANZIELLE PROJEKTABWICKLUNG 

`` Die ausgehende Rechnung wird mit Angabe der Innenauftragsnummer versendet und zusätzlich vor `` Ansuchen um Abwicklung der Einzahlung von Kongressbeiträgen mit Kreditkarte
Ort abgelegt. Die Uni Graz bietet MitarbeiterInnen, die eine wissenschaftliche Veranstaltung organisieren, die
`` Für die eingehende Rechnung gilt der zentrale Rechnungseingang mit der Rechnungsadresse: Möglichkeit, diese Veranstaltung für die Online-Zahlung per Kreditkarte freischalten zu lassen.
Karl-Franzens-Universität Graz, Zentrale Registratur und Postadministration, Universitätsplatz 3,
8010 Graz. KONTAKT
Die Rechnung wird dann im elektronischen Rechnungsworkflow weiterbearbeitet. UNI-IT
Support und Informationsdienste
WICHTIG! Karl Rizzolli
Universitätsstraße 15, Bauteil G, 8010 Graz
58 Das SAP verfügt über ein automatisches Mahnwesen. Bei SAP-Rechnungen, ausgestellt von der Tel.: 0316/380-2736 59
Universität Graz, liegt die Zahlungsfrist bei 14 Tagen nach Rechnungslegung. Wird eine Rechnung E-Mail: karl.rizzolli@uni-graz.at
nicht innerhalb dieser Frist bezahlt, erfolgt im Drei-Wochen-Rhythmus die Mahnung über das
SAP.
WICHTIG!

`` Endabrechnung durchführen – eine Aufstellung lässt sich auch im SAP abrufen – Das Disagio der Kreditkartenunternehmen hat die/der VeranstalterIn zu übernehmen. Es wird von
SAP-Transaktion Z_MOCO der Abteilung Buchhaltung und Bilanzierung vom Innenauftrag der Veranstaltung abgebucht.

`` FördergeberInnen ist ein Nachweis über die Verwendung der Mittel zu liefern. Die aktuellen Disagiosätze (Stand 1. Juni 2015):
Dabei sind die Vorgaben der FördergeberInnen einzuhalten. Seit 23.02.2015 sind nur mehr die im Visa und Mastercard: 1,54 % brutto (1,28 % netto)
SAP verfügbaren e-Rechnungen als Originalbelege zu sehen. Diese können über den SAP-Controlling- JCB: 2,34 % brutto
Bericht als pdf-Datei heruntergeladen werden. Vorerst sind davon Refundierungen, Gastvorträge, Diners: 2,92 % brutto
Werkverträge ausgenommen. Diese werden bei Bedarf von der Abteilung Buchhaltung und Bilanzierung Amex: 1,98 % brutto
ausgehändigt. Die Originalbelege können auf Wunsch von den FördergeberInnen eingesehen werden. Sofort AG: 1,20 % brutto
Dankschreiben nicht vergessen!
Diese zusätzlichen Kosten sind bei der Kalkulation zu berücksichtigen bzw. in die Teilnahmegebühren
KONTAKT einzurechnen.
Buchhaltung und Bilanzierung
ADir. Elisabeth Förster
Halbärthgasse 8/I, 8010 Graz
Tel.: 0316/380-1130
Fax: 0316/380-9090
E-Mail: elisabeth.foerster@uni-graz.at

`` Projektabschluss an das Forschungsmanagement und -service melden


Falls ein Rest-Saldo besteht, bekanntgeben, wohin das Geld überwiesen werden soll (z.B. auf das
Instituts-Sammelkonto oder den Innenauftrag eines neuen Projekts).

KONTAKT
Forschungsmanagement und -service
Projektcontrolling
Elisabethstraße 27, 8010 Graz
Tel.: 0316/380-1287
Fax: 0316/380-9034
Internet: http://www.uni-graz.at/de/forschen/organisation/forschungsmanagement/
ansprechpersonen/
 ÖFFENTLICHKEITSARBEIT ÖFFENTLICHKEITSARBEIT | DRUCKSACHEN 

4 ÖFFENTLICHKEITSARBEIT 4.1 Drucksachen

Es ist zu entscheiden, ob bzw. in welchem Ausmaß die Informationen zur Veranstaltung per E-Mail, auf
Öffentlichkeitsarbeit ist ein wichtiger Bestandteil im Rahmen der Organisation einer Tagung. Eine der Homepage und/oder per Post weitergegeben werden. Diese Wahl wird je nach Wissenschaftsdisziplin
bedeutende Rolle spielt das Corporate Design der Veranstaltung. Wesentlich ist die einheitliche unterschiedlich ausfallen, entsprechend den jeweiligen Gewohnheiten.
Verwendung des Titels der Veranstaltung, der Namen der beteiligten Personen, des Logos und seiner Für die Gestaltung des Informationsfolders zur Veranstaltung und die Abstimmung des Programms sind
Anordnung, von Schrift(en) etc. in jedem Bereich – von der Homepage-Gestaltung bis zur Korrespondenz. zirka vier Monate einzuplanen.
Dies erhöht den Wiedererkennungseffekt.
Es empfiehlt sich, mit der Öffentlichkeitsarbeit bereits in den ersten Monaten der Organisation zu beginnen. Die Hausdruckerei der Universität Graz verfügt über einen Digitalprinter sowie einen Plotter und erledigt
60 kleinere Aufträge für Universitätsangehörige rasch, günstig und unkompliziert.
61
Bei größeren Veranstaltungen lohnt es sich, jemanden für diesen Aufgabenbereich zu engagieren.
Die Leistungen umfassen das Plotten von Dateien/Postern bis zu einer Größe von DIN B0 (100 x 140 cm)
auf Hochglanz- oder Normalpapier sowie Laserdrucke bis A3 (auch doppelseitig). Für Druckaufträge ist ein
Online-Bestellformular und -Leistungsverrechnungsformular auszufüllen.
TIPP! Nähere Informationen >> http://intranet.uni-graz.at/einheiten/885/Pages/Druckerei.aspx

Veranstaltungen, die von Angehörigen der Karl-Franzens-Universität organisiert werden und/oder KONTAKT
hier stattfinden, können selbst in den Online-Veranstaltungskalender der Uni Graz eingetragen
werden. >> http://events.uni-graz.at – auf „+ Neue Veranstaltung eintragen“ klicken! Wirtschaftsabteilung
Die eingetragenen Veranstaltungen werden von der Abteilung Presse + Kommunikation Hausdruckerei
freigeschaltet und finden auch automatisch Aufnahme in die E-Mail-Veranstaltungs-Newsletter Gerhard Krispel
uni.event und student.event, die jeden Freitag an die MitarbeiterInnen bzw. Studierenden der Uni Universitätsplatz 3/EG, 8010 Graz
Graz versendet werden. Sie beinhalten jeweils die Veranstaltungen der folgenden Woche. Tel.: 0316/380-2217
Fax: 0316/380-9141
E-Mail: gerhard.krispel@uni-graz.at
Parteienverkehr: Montag bis Freitag, 8 bis 12 Uhr
KONTAKT
Presse + Kommunikation
Mag. Gerhild Kastrun Auf der Intranet-Seite der Abteilung Presse + Kommunikation (Pressestelle) stehen das Uni-Logo in
Universitätsplatz 3/I, 8010 Graz verschiedenen Versionen sowie Schriften und Vorlagen im Corporate Design der Karl-Franzens-Universität
Tel.: 0316/380-1017 zum Download zur Verfügung
Fax: 0316/380-9039 >> http://intranet.uni-graz.at/einheiten/714/Pages/default.aspx
E-Mail: communication@uni-graz.at
Beratung zum Corporate Design sowie umfassende Serviceleistungen rund um die grafische Gestaltung von
Printprodukten bieten die GrafikerInnen der Pressestelle.

KONTAKT
Presse + Kommunikation
Roman Klug, Simone Lindner
Heinrichstraße 22/II, 8010 Graz
Tel.: 0316/380-1296, 1297
E-Mail: grafik@uni-graz.at
Internet: http://presse.uni-graz.at
 ÖFFENTLICHKEITSARBEIT | DRUCKSACHEN ÖFFENTLICHKEITSARBEIT | DRUCKSACHEN 

WICHTIG! WICHTIG!

Bei Aufträgen von 4.001 bis 20.000 Euro sind mindestens zwei Vergleichsangebote, bei Aufträgen Bei der Platzierung eines Sponsorlogos auf Drucksachen ist die Werbeabgabe von fünf Prozent
von 20.001 bis 100.000 Euro drei Angebote einzuholen. zu berücksichtigen. Die namentliche Nennung der SponsorInnen ist nicht werbeabgabepflichtig.
Beschaffungsrichtlinie der Uni Graz >> http://intranet.uni-graz.at/wissenswertes/Weisungen/ Nähere Informationen >> siehe Kapitel 3.1.1, Seite 44
rektorat/Beschaffungsrichtlinie%20für%20die%20zentrale%20und%20dezentrale%20
Beschaffung/Zentrale%20und%20dezentrale%20Beschaffung.pdf
`` Fristen: Einreichfrist für Abstracts/Call for Papers, Anmeldefrist für ermäßigte Teilnahmegebühr
(Frühbucherbonus), allgemeine Anmeldefrist, Frist für Hotelreservierung
62 `` Informationen zur Unterkunft – Link zu Graz Tourismus oder Angabe von Hotels 63
TIPP!
`` Lageplan bzw. Wegbeschreibung
Es lohnt sich, bei einer großen Tagung eine/n GrafikerIn für sämtliche Drucksachen zu engagieren. `` eventuell Informationen zur Anreise >> siehe Kapitel 1.10, Seite 30
Bei Auslastung der GrafikerInnen der Pressestelle sind Roman Klug und Simone Lindner gerne
bei der Vermittlung behilflich.
NOTWENDIGE SCHRITTE
`` Format festlegen

4.1.1 Einladung/Programmfolder `` GrafikerInnen kontaktieren

Als erste Einladung zur Veranstaltung kann ein Informationsfolder per Post oder eine Information über `` Terminisierung, wann der Folder für den Versand fertig sein muss
E-Mail versendet werden. Letztere sollte Folgendes enthalten: Für den Druck ist im Schnitt eine Woche einzuplanen. Es ist dringend angeraten, mit der/dem GrafikerIn
`` Titel, Datum und Ort der Veranstaltung die Zeitplanung rechtzeitig im Vorhinein abzusprechen.
`` VeranstalterInnenteam
`` Texte, Bilder und Logos der/dem GrafikerIn übermitteln
`` Kontaktadresse für Information und Anmeldung Dateiformate und weitere Details abklären
`` Homepage-Adresse
`` Entwurf besprechen
Erst die zweite Einladung informiert über das detaillierte Programm.
WICHTIG!
Der Programmfolder sollte folgende Punkte beinhalten:
`` Ziel und Inhalt der Veranstaltung
Die Texte sollten der/dem GrafikerIn vollständig und in der Endversion übermittelt werden, da
`` Datum und Ort der Veranstaltung
Änderungen im Nachhinein den gesamten Prozess unnötig in die Länge ziehen und zusätzliche
`` Zeitplan bzw. Ablauf der Veranstaltung Kosten durch mehrfache Überarbeitungen verursachen können.
`` VeranstalterInnenteam bzw. Programmkomitee und wissenschaftliche Leitung
`` Organisationsteam
`` Stückzahl festlegen
`` Logo der Veranstaltung und/oder der VeranstalterInnen
`` Kontaktadressen für die Anmeldung und für inhaltliche Informationen `` Anbote von Druckereien einholen
`` Homepage-Adresse Es empfiehlt sich, dies in Absprache mit der/dem GrafikerIn zu tun, da sie/er über das nötige Wissen im
`` Programm – wenn bereits vorhanden – bzw. Information/Link, wo das Programm zu einem späteren Bezug auf Druckqualität, Papier, Format etc. verfügt und bereits Kontakte zu Druckereien hat.
Zeitpunkt abrufbar sein wird Siehe auch „Firmenkontakte“ auf der Homepage des Veranstaltungsservice
`` Anmeldeformular mit Anmeldefrist – außer wenn die Anmeldung ausschließlich über die Homepage >> http://veranstaltungsservice.uni-graz.at/de/daten-fakten/firmenkontakte
möglich ist
`` Korrekturen
`` Teilnahmegebühren
Nach Übermittlung des Folders durch die/den GrafikerIn können von der/dem Verantwortlichen
`` Zahlungsmodalitäten, Stornobedingungen, Bankverbindung – sofern die Zahlung nicht der Organisation noch Korrekturen veranlasst werden. Entwürfe werden üblicherweise als PDF-File
ausschließlich über die Homepage möglich ist übermittelt.
`` SponsorInnen und FördergeberInnen namentlich genannt bzw. mit Logo, je nach Vereinbarung
`` Druckfreigabe des Folders per E-Mail durch die/den Verantwortliche/n der Organisation
 ÖFFENTLICHKEITSARBEIT | DRUCKSACHEN ÖFFENTLICHKEITSARBEIT | DRUCKSACHEN 

`` Die/der GrafikerIn übermittelt die Daten an die Druckerei. `` Im Falle einer Sponsoringvereinbarung mit einer Bank empfiehlt es sich anzufragen, ob auch
Plakatständer zur Verfügung gestellt werden können.
`` Aussendung vorbereiten >> siehe Kapitel 2.2, Seite 35 `` Einige Werbeagenturen vermieten Plakatständer. Richtpreis – Firma Ankünder: ein Dreieckständer
für zwei Wochen im Innenstadtbereich (DIN A0) € 197 zuzüglich fünf Prozent Werbeabgabe und 20
Prozent Mehrwertsteuer (Stand November 2015).
4.1.2 Plakat
Das Plakatieren, Aufstellen von Plakatständern sowie das Anbringen von Transparenten an der Uni Graz
NOTWENDIGE SCHRITTE für kommerzielle Zwecke sind mit der Abteilung Fundraising und Alumni abzustimmen.
`` Format festlegen Formulare unter
>> http://fundraising.uni-graz.at/de/werbung-am-campus/downloads
64 Übliche Formate für Plakate sind DIN A1 (594 x 841 mm) und DIN A2 (420 x 594 mm). 65
`` Inhalt festlegen KONTAKT
Titel, Datum, Zeit, Ort, Homepage-Adresse der Veranstaltung, Logos oder Nennung der Fundraising und Alumni
FördergeberInnen und SponsorInnen – bei Nennung ist auf eine lesbare Schriftgröße zu achten. Werbung am Campus
Mag. Sigrid Golinar-Kleemaier
TIPP! Liebiggasse 9/1. Stock, 8010 Graz
Tel.: 0316/380-1819
Das Plakat sollte nicht textlastig sein und nur Basisinformationen liefern. Wird das Plakat im Fax: 0316/380-9014
gleichen Layout wie der Folder gestaltet, spart dies Zeit und Kosten. Zusätzlich erhöht es den E-Mail: si.golinar@uni-graz.at, werbungamcampus@uni-graz.at
Wiedererkennungseffekt.

`` Stückzahl festlegen
Überlegen, wo und wann plakatiert werden soll: Sind die Plakate als Vorankünder gedacht oder als 4.1.3 Tagungsband
dekorative Elemente während der Veranstaltung?
NOTWENDIGE SCHRITTE
`` Weitere Schritte vergleiche Einladung/Programmfolder >> siehe Kapitel 4.1.1, Seite 63
`` Angebote von Verlagen einholen
`` Plakate anbringen `` Kostenkalkulation
Vorankünderplakate sollten zwei bis drei Wochen vor der Veranstaltung angebracht werden. `` Verkauf planen und organisieren
Geeignete Plätze am Universitätsgelände sind u.a.: `` Koordination und Lektorat der Beiträge
`` Dekanate der REWI- und SOWI-Fakultät, Universitätsstraße 15, Bauteil A, EG
`` Alle AutorInnen, die im Tagungsband veröffentlichen, haben einen AutorInnenvertrag zu
`` Dekanate der NAWI-, GEWI- und der Katholisch-Theologischen Fakultät, Universitätsplatz 3/EG unterzeichnen.
`` Dekanat der URBI-Fakultät, Merangasse 18/EG
Die Plakate mit der Bitte um Aushang in den Dekanaten abgeben – ohne Dekanatsstempel werden sie
entfernt.
`` Universitätsbibliothek, Universitätsplatz 3 – Plakate im Sekretariat abgeben
`` Universitätszentrum Wall, Merangasse 70
`` Institut für Geographie und Raumforschung, Heinrichstraße 36, Anschlagtafeln –
nach Absprache mit dem Sekretariat
`` Weitere Institute – nach Absprache mit dem Sekretariat
`` Ehemaliges Heizhaus, Universitätsstraße 2-4
`` Öffentliche Anschlagtafeln, die keiner Abteilung zugeordnet sind, im Hauptgebäude,
Universitätsplatz 3, und RESOWI-Zentrum, Universitätsstraße 15

`` Plakatständer organisieren
`` Die Uni Graz besitzt 20 wetterfeste Plakatständer/Wegweiser – zehn Ständer DIN A1 (594 x 841
mm) und zehn Ständer DIN A0 (841 x 1189 mm). Sie befinden sich am Campus, sind beweglich
und werden vom Veranstaltungsservice (Gabriela Pirsch) einige Tage vor und während einer
Veranstaltung als Ankünder bzw. Wegweiser zur Verfügung gestellt.
 ÖFFENTLICHKEITSARBEIT | DRUCKSACHEN ÖFFENTLICHKEITSARBEIT | PRESSE-/MEDIENARBEIT 

TIPP! 4.2 Presse-/Medienarbeit


Bei allen Verträgen und urheberrechtlichen Fragen sollte die Rechtsabteilung der Universität
Graz konsultiert werden. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit zu einem Kongress kann es sinnvoll sein, auch die Medien über die
Tagung bzw. ihre Inhalte zu informieren. Wichtig ist in diesem Zusammenhang zu überlegen, was für
die Medien bzw. deren Leser-, Hörer- und SeherInnen von Interesse sein könnte. Bei sehr spezifischen
KONTAKT wissenschaftlichen Themen, die nur Fachleuten auf dem Gebiet zugänglich sind, macht es wenig Sinn,
Medienarbeit zu betreiben, da die Mühe vermutlich umsonst sein wird. Lässt sich das Thema für eine
Rechts- und Organisationsabteilung
breitere Öffentlichkeit aufbereiten, oder ist eine allgemein bekannte, prominente Persönlichkeit unter
Universitätsplatz 3/I, 8010 Graz
den ReferentInnen der Konferenz, sollten die Medien informiert werden. Beratung und umfassende
66 Tel.: 0316/380-1090, 2145
Unterstützung in der Medienarbeit erhalten Angehörige der Uni Graz in der Abteilung Presse +
67
Fax: 0316/380-9030
Kommunikation (Pressestelle).
E-Mail: roabt@uni-graz.at

KONTAKT
`` Zu grafischer Gestaltung und Druck vergleiche die Vorgangsweise bei den übrigen Printprodukten. Presse + Kommunikation
Universitätsplatz 3/I, 8010 Graz
WICHTIG! Tel.: 0316/380-1018
Fax: 0316/380-9039
E-Mail: communication@uni-graz.at
Erwähnung bzw. Logos der SponsorInnen und FördergeberInnen nicht vergessen!
Internet: http://presse.uni-graz.at
Intranet: http://intranet.uni-graz.at/einheiten/714/Pages/default.aspx

4.2.1 Presseaussendung

Eine Presseaussendung stellt eine knappe, journalistisch aufbereitete Information dar. Bei einem
Pressetext sollte nicht die Tagung an sich in den Mittelpunkt der Information gestellt werden, sondern
ein spannendes Forschungsthema mit Uni-Graz-Bezug oder ein/e berühmte/r ReferentIn herausgegriffen
werden.
Zu den Services der Abteilung Presse + Kommunikation zählen unter anderem das Verfassen und der
Versand von Presseaussendungen für Angehörige der Universität Graz. Selbstverständlich können
VeranstalterInnen auch eigenständig Medienarbeit betreiben. Es empfiehlt sich jedoch zumindest eine
terminliche Abstimmung mit der Pressestelle.

Wesentliche Punkte einer Presseaussendung


`` ein Titel und Untertitel, der Aufmerksamkeit erregt und zugleich Informationswert besitzt
`` Titel, Datum und Ort der Veranstaltung
`` Basisinformation im ersten Absatz
Antworten auf die W-Fragen: Wer? Was? Wann? Wo? Warum?
`` Textlänge insgesamt nicht mehr als eine Seite A4
`` Link zu näheren Informationen und gegebenenfalls Bildmaterial – keine Attachments versenden
`` Kontakt für Rückfragen, Bildmaterial, Interview-Wünsche etc.
Ansprechperson muss am Tag der Aussendung bis 14 Uhr erreichbar sein! (Aussendung sollte bis
spätestens 10 Uhr verschickt werden!)
`` Datum der Presseaussendung
 ÖFFENTLICHKEITSARBEIT | PRESSE-/MEDIENARBEIT ÖFFENTLICHKEITSARBEIT | PRESSE-/MEDIENARBEIT 

WICHTIG! `` Pressemappe für die Veranstaltung zusammenstellen


Sie sollte folgende Informationen und Unterlagen enthalten:
Eine Presseaussendung sollte eine knappe Information darstellen, journalistisch aufbereitet, `` Deckblatt mit Titel, Ort, Datum und VeranstalterIn(nen) des Kongresses
in allgemein verständlicher Sprache, mit wenigen Fachausdrücken und Fremdwörtern, mit Es kann auch der Text der Einladung zur Pressekonferenz als Deckblatt verwendet werden.
einfachen Formulierungen und kurzen Sätzen, übersichtlich gestaltet. `` Pressetext mit einer Zusammenfassung der Statements der Podiumsgäste
`` Liste der Podiumsgäste (Titel, Name, Funktion, Institution)
`` Lebensläufe bei besonders renommierten Podiumsgästen
`` eventuell die Statements der Podiumsgäste mit Kontaktdaten
4.2.2 Pressekonferenz
`` weitere Informationen zu Veranstaltung bzw. VeranstalterIn(nen) – Folder, Handout etc.
68 `` Fotos, falls vorhanden 69
Eine Pressekonferenz zu organisieren, empfiehlt sich nur, wenn das Thema für eine breite Öffentlichkeit
von herausragendem Interesse ist. Andernfalls ist die Wahrscheinlichkeit, MedienvertreterInnen vor `` ein paar Blatt Papier und einen Kugelschreiber/Bleistift
Ort zu versammeln, eher gering, der Organisationsaufwand jedoch beträchtlich. Die Abteilung Presse +
Kommunikation berät und unterstützt bei der Organisation. Die Abteilung Presse + Kommunikation stellt für Veranstaltungen kostenlos Faltmappen, Schreibblöcke
und Bleistifte im Uni-Graz-Design sowie bei Bedarf weiteres Informationsmaterial über die Karl-
NOTWENDIGE SCHRITTE Franzens-Universität zur Verfügung.

`` Thema der Pressekonferenz festlegen `` Geräte und Ausstattung für die Präsentation organisieren – Laptop und Leinwand (falls nicht vor Ort),
eventuell Flipchart, Moderationskoffer etc.
`` Ort festlegen und Raum reservieren
Der Raum sollte zentral gelegen sein und eine der erwarteten TeilnehmerInnenzahl entsprechende `` Getränke und eventuell Snacks organisieren
Größe haben.
`` eventuell Zeit für Vorbesprechung der Podiumsgäste einplanen
`` Termin und Uhrzeit festlegen
Es empfiehlt sich, einen Termin zwischen 9 und 11 Uhr von Montag bis Freitag zu wählen – auf `` Namensschilder vorbereiten
Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen achten! Namensschildhalter für das Podium können von der Abteilung Presse + Kommunikation ausgeliehen
werden.
`` Podiumsgäste auswählen und einladen
Auf dem Podium sollten nicht mehr als drei bis fünf Personen Statements abgeben bzw. für Fragen zur `` Raum vorbereiten
Verfügung stehen. Sitzordnung am Podium überlegen, Anordnung von Tischen und Stühlen – JournalistInnen schätzen
Tische zum Schreiben; Pressemappen auflegen
`` Statements der Podiumsgäste abstimmen und für die Pressemappe anfordern
Jede Person sollte maximal fünf Minuten reden. `` Technische Geräte überprüfen

`` Eventuell eine/n ModeratorIn bestimmen `` Podiumsgäste betreuen

`` Einladung zur Pressekonferenz `` JournalistInnen begrüßen


Die Einladung sollte eine Woche vor dem festgesetzten Termin an die Medien versendet werden und
folgende Angaben beinhalten: `` Fotografieren zur Dokumentation
`` Thema der Pressekonferenz
`` Datum, Zeit und Ort `` Auf Wunsch die Unterlagen der Pressemappe per E-Mail an JournalistInnen senden, die nicht
kommen konnten
`` VeranstalterIn
`` Podiumsgäste (Titel, Name, Funktion, Institution)
`` Beschreibung des Anfahrtswegs und Hinweis auf Parkmöglichkeiten, falls die Örtlichkeit wenig
bekannt ist

`` Telefonische Nachfrage bezüglich Teilnahme der Medien zwei Tage vor der Pressekonferenz
 ÖFFENTLICHKEITSARBEIT | DOKUMENTATION ÖFFENTLICHKEITSARBEIT | MERCHANDISING-PRODUKTE 

4.3 Dokumentation 4.4 Merchandising-Produkte

Es ist sinnvoll, eine/n Verantwortliche/n für die Dokumentation der Veranstaltung zu bestimmen. Bei Kongressen werden häufig an die TeilnehmerInnen und ReferentInnen Merchandising-Produkte
verschenkt, die zum Teil über SponsorInnen finanziert werden und auch das Logo dieser tragen. Dazu
`` Fotos zählen zum Beispiel Taschen, T-Shirts oder kleine Geschenke. Diese stellen die SponsorInnen manchmal
Ist eine professionelle Fotodokumentation erwünscht, sollte ein/e FotografIn engagiert werden. Die selbst zur Verfügung, andernfalls bieten diverse Firmen Artikel an, die mit individuellem Aufdruck bestellt
Abteilung Presse + Kommunikation ist gerne bei der Vermittlung behilflich. werden können.
Fotoarchiv anlegen.
70 KONTAKT 71
`` Protokoll
Veranstaltungsservice
Studierende können im Rahmen einer Tagung die schriftliche Dokumentation übernehmen.
Mag. Sabine van den Oever
Universitätsplatz 3/I, 8010 Graz
`` Pressespiegel
Tel.: 0316/380-8411
Alle Medienberichte zur Veranstaltung sollten gesammelt werden.
E-Mail: sabine.vandenoever@uni-graz.at
`` Tagungsband
>> siehe Kapitel 4.1.3, Seite 65
Die Karl-Franzens-Universität hat eine bunte Auswahl an Merchandising-Artikeln im Uni-Graz-Design
anzubieten >> unistore.uni-graz.at

VERKAUFSSTELLEN
Unistore im Unishop
beim Haupteingang des RESOWI-Zentrums
Universitätsstraße 15, 8010 Graz
Öffnungszeiten:
Montag bis Donnerstag, 8.30 bis 17.00 Uhr, Freitag, 8.30 bis 16.00 Uhr

Unistore im ÖH-Servicecenter
Schubertstraße 6a, 8010 Graz
Öffnungszeiten:
Montag bis Donnerstag, 8.30 bis 17.00 Uhr, Freitag, 8.30 bis 16.00 Uhr
Tel.: 0316/380-2990
 DURCHFÜHRUNG VOR ORT DURCHFÜHRUNG VOR ORT 

5 DURCHFÜHRUNG VOR ORT `` „Rahmen“ vorbereiten:


–– Tische für Registrierung und Tagungsunterlagen
–– Büchertische
–– Tische und Tischtücher fürs Buffet
–– Posterstellwände für Präsentationen
NOTWENDIGE SCHRITTE
–– Tische für Präsentationen
`` Logistik aufstellen –– Garderobe
`` Einweisen der MitarbeiterInnen in ihren Arbeitsbereich (Registrierung, Betreuung der –– Infowand gestalten
ReferentInnen, Betreuung der Räumlichkeiten und der Technik, Koordination Rahmenprogramm, –– Lageplan der Ausstellungsstände auflegen oder an Infowand anbringen
Einweisen des Caterers, Absprache mit FotografIn, Einweisen des Garderobendienstes etc.) `` Inspektionsrunde durch alle Veranstaltungsräumlichkeiten
72 73
`` Betreuung der TeilnehmerInnen vor Ort
TIPP! `` Ablauf der Registrierung festlegen
`` Infostand – Kontrolle, ob Informationsmaterial komplett ist
Um im Falle unvorhergesehener Erfordernisse (z.B. neue Unterlagen besorgen, Schwierigkeiten
beheben etc.) reagieren zu können, sollte unbedingt eine zusätzliche Person im Team zur `` TeilnehmerInnenliste führen
Verfügung stehen. `` TeilnehmerInnenunterlagen verteilen bzw. auflegen, Namensschilderausgabe
`` Tagungsband ausgeben (falls dieser bezahlt wird, Organisation der Abwicklung; Kassa)
`` Fragebogen für Feedback austeilen, falls nicht der TeilnehmerInnenmappe beigelegt
`` Sicherstellen, dass alle MitarbeiterInnen über die wesentlichen Informationen verfügen:
Notrufnummern, Taxinummern, zentrale Ansprechperson vor Ort, Standorte von WCs, Garderobe, `` Organisation des Feedback-Fragebogen-Rücklaufs
Seminarräume etc.
`` Letzte Absprachen mit den MitarbeiterInnen `` Betreuung der ReferentInnen
`` eventuell Abholdienst vom Flughafen/Bahnhof organisieren (Lagepläne und Wegbeschreibungen
sollten versendet worden sein)
`` Raumvorbereitung
`` Bestuhlung kontrollieren `` Ablaufplan der Veranstaltung nochmals mit den ReferentInnen durchgehen
`` Sitzordnung festlegen und Reservierungskarten auflegen `` Unterstützung bei der Technik
Bei Universitätsveranstaltungen „hoch offiziellen Charakters“ gibt es eine vorgeschriebene `` Unterstützung bei kurzfristig anfallenden Erfordernissen (z.B. Unterlagen kopieren)
Sitzordnung. Auskunft darüber gibt die Rechts- und Organisationsabteilung. `` DolmetscherInnen mit den ReferentInnen persönlich bekannt machen (Kontaktaufnahme sollte
bereits vorab erfolgt sein.)
KONTAKT
`` Catering
Rechts- und Organisationsabteilung
`` Pausenorganisation absprechen
Dr. Gerhard Mandl
Universitätsplatz 3/I, 8010 Graz `` Platzzuweisung für Caterer
Tel.: 0316/380-2142 `` Tischorganisation
E-Mail: gerhard.mandl@uni-graz.at `` Hinweisen auf Stromanschlüsse

`` Raum dekorieren (Pflanzen, Tischtücher etc.) `` AusstellerInnen


`` Betreuung der AusstellerInnen
`` Ausstattung und Materialien (Flipchart, Seminarkoffer) kontrollieren
`` Vorstellen der Ansprechperson
`` Technik kontrollieren. Eine Person aus dem Team sollte die Verantwortung für die Technik
übernehmen, um einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung zu garantieren. `` Hinweisen auf Pausen und Mittagessen
`` Wegweiser aufstellen
`` Rahmenprogramm
`` Plakate/Transparente der Veranstaltung anbringen
`` Koordinieren des Rahmenprogramms
`` Räume beschildern
`` Gruppe sammeln und mit Anmeldelisten vergleichen
`` Catering einweisen
`` Treffpunkt und Zeitplan bekanntgeben
`` Garderobendienst einweisen
`` Ansprechperson für TeilnehmerInnen, Busunternehmen, ReiseleiterIn sowie für die Kontaktperson
an der für das Rahmenprogramm ausgewählten Destination bekanntgeben
`` gegebenenfalls auf Lunchpakete hinweisen
 NACHBEREITUNG LITERATURANGABE 

6 NACHBEREITUNG 7 LITERATURANGABE

NOTWENDIGE SCHRITTE Brunold, Herbert: Budgetierung von Weiterbildungskursen. In: Grundlagen der Weiterbildung
Zeitschrift – GdWZ 1995, S. 285-286.
`` Ursprungszustand der Räumlichkeiten herstellen
Organisation des Abbaus und Rücktransportes von Geräten, Tischen, Buffet etc., Abbau der Ausstellung Sippel, Hans-Jörg: Eine Veranstaltung planen. Tipps und Anregungen. Stiftung Mitarbeit, Bonn.
Arbeitshilfen für Selbsthilfe- und Bürgerinitiativen Nr. 5, 2003, S. 13.
`` Schlüssel zurückgeben
74 75
`` Nachbesprechung mit den MitarbeiterInnen

`` Feedback-Fragebögen auswerten und Erfahrungsbericht erstellen, eventuell den ReferentInnen


zukommen lassen

`` Vergessene Gegenstände und eventuell zusätzliche Materialien an TeilnehmerInnen senden

`` Honorarnoten zur Auszahlung weiterleiten (ReferentInnen und MitarbeiterInnen)

`` Dankschreiben und Verwendungsnachweise für Drittmittel an FördergeberInnen senden


>> siehe Kapitel 3.2, Seite 58

`` Gesamtfinanzierung überprüfen

`` Offene Rechnungen von den TeilnehmerInnen einfordern

`` Publikation der Veranstaltungsbeiträge erstellen >> siehe Kapitel 4.1.3, Seite 65

`` Endabrechnung erstellen

`` Projektabschluss an das Forschungsmanagement und -service melden >> siehe Kapitel 3.2, Seite 58

`` Organisationsbüro auflösen

`` Unterlagen archivieren

`` Ordner mit jeweils einem Musterexemplar sämtlicher Drucksachen (Folder, Tagungsunterlagen,


Kongressmappen, Namensschilder etc.) anlegen

`` Pressespiegel anlegen
 ANHANG ANHANG 

8 ANHANG Weiters zu organisieren:

Sofern die/der Vortragende keinen eigenen Benötigt werden:


Laptop benutzt, sind die Dateien, die sie/  Informationen über die Speichermedien der/des Vortragenden
er mitbringt, auf den Kongress-Computer zu (CD/DVD, USB-Stick)
CHECKLISTE TECHNISCHES EQUIPMENT
überspielen.  eine Liste mit den zu überspielenden Dateien mit Raumzuordnung
und Dateigröße (Anzahl der Folien/Seiten)
Vorhandene Ausstattung kann unter folgendem Link kontrolliert werden:  Informationen über die verwendete Software (Version)
>> https://public.sharepoint.uni-graz.at/sites/it/SitePages/Standorte%20Multimedia.aspx
Videostreaming/Videokonferenz Soll eine Videokonferenz abgehalten oder ein Livestream
eingerichtet werden, ist der Bedarf (mindestens zwei Wochen vor der
76 Veranstaltung) beim Veranstaltungsservice der UNI-IT anzumelden. 77
Technische Ausstattung vorhanden benötigt Anmerkungen
Öffentliche PCs Am Campus stehen öffentliche PCs zur Verfügung. Auf Anfrage werden
EDV temporäre Accounts für Kongress-TeilnehmerInnen angelegt. Zu
PC   beachten ist bei internationalen Kongressen, dass die Universität
Notebook etc.   Graz nur über deutsche Versionen verfügt.
Adapter (Apple)   EDV-Workshops Benötigt werden:
ext. Notebook-Anschluss an Beamer VGA    TeilnehmerInnen-Accounts
ext. Notebook-Anschluss an Beamer HDMI    Keycards für die EDV-Räume – falls benötigt – sind nach vorheriger
Anfrage am UNI-IT-Infopoint erhältlich. Bedienstete der Uni
Internet Graz können ihre UniGrazCard verwenden, sofern diese via
Zugangsdaten/Accounts   UNIGRAZonline freigeschaltet wurde.
WLAN    Einschulung in die technische Ausstattung der Räume durch
Kabel LAN-Anschluss   MitarbeiterInnen der UNI-IT
Software Vortragende wollen eigene Software auf dem Nur in begründeten Ausnahmefällen möglich! Benötigt werden in
Windows 7/Windows 8   Kongresscomputer installieren. diesem Fall Administrator-Passwörter für den PC/Laptop
MS Office Pro 2010/2013  
Internet-Browser (Type, Version)  
Acrobat Reader (Version)  
Projektion
Beamer 4:3  
Beamer Breitbild  
Leinwand  
Audio
Tonanlage/ext. Lautsprecher  
Dolmetschanlage  
Pultmikrofone (Anzahl)  
Hand-Funkmikrofon (Anzahl)  
Headset-Funkmikrofon (Anzahl)  
Ansteck-Funkmikrofon (Anzahl)  
Ersatzbatterien  
Geräteversicherung  
 ANHANG ANHANG 

KOSTEN- UND FINANZIERUNGSPLAN CHECKLISTE KOSTENKALKULATION


Bei dieser Aufstellung werden die einzelnen Kostenstellen in übergeordneten Kategorien zusammengefasst Bezeichnung Anzahl ungefähre Kosten Eigenmittel
Ausgaben Soll Ist Abweichung Personal
Projektleitung
Personal
Wissenschaftliches Team
ReferentInnen
Organisationsteam
Raummiete Technisches Personal
78 79
Technische Ausstattung ReferentInnen
Raummiete
Büromaterial
Technische Ausrüstung und
Druck- und Kopierkosten Geräte
Beamer
Postgebühren bei Aussendungen
Laptop
Tagungsunterlagen
Overhead
Catering Leinwand

Rahmenprogramm Flipchart
Büromaterial und allgem.
Geschenke Organisation

Raumdekoration Papier
Schreibwaren
Transport / Ab- und Aufbau
Ablagefächer
Kreditkartenabrechnung Ordner
Versicherungskosten CDs/DVDs
Markstifte
SUMME AUSGABEN
Locher
Einnahmen Soll Ist Abweichung
Hefter
Teilnahmegebühren Heftklammern

Förderungen Klarsichthüllen
Kopiertoner
Sponsor-Beiträge
Kopierkosten
Eigenmittel der Universität Graz Druckertoner
Eigenkapital der Universität Graz Telefon-, Faxkosten
Druck Programmfolder
SUMME EINNAHMEN
Grafik
Druckkosten
Aussendungen per Post
 ANHANG ANHANG 

Bezeichnung Anzahl ungefähre Kosten Eigenmittel Bezeichnung Anzahl ungefähre Kosten Eigenmittel
Papier Abendessen
Kopierkosten Rahmenprogramm
Etiketten Empfang durch Land
Steiermark/Stadt Graz
Kuverts
Führungen (Stadt, Museen)
Versandarbeit und
Postgebühr Exkursionen
80 Plakat ReferentInnen
81
Grafik Honorare
(inkl. Taggeld, Fahrtkosten,
Druckkosten
Spesen)
Tagungsband (Book of
Hotelkosten
Abstracts)
Geschenke
Grafik und Layout
Auf- und Abbau vor Ort
Druck
Zahlungsverkehr
Bindung
Druck von Erlagscheinen
Beschilderung und Dekoration
Stempel für Erlagscheine
Papier für Beschilderung
Abrechnung über Kreditkarte
Aufsteller für Plakate und
(Disagio)
Hinweisschilder
Versicherungskosten
Kopierkosten
Dekopflanzen
Farbige Tücher etc.
Tischtücher
Unterlagen für
TeilnehmerInnen
Papier
Kopierkosten
Tagungsmappen
Blöcke
Kulis
Namensschilder
Kongresstaschen
Merchandising-Artikel
(T-Shirts, Feuerzeuge etc.)
Catering
Kaffeepausen
Mittagsbuffet
 ANHANG ANHANG 

CHECKLISTE KURZ VOR DER VERANSTALTUNG


Kontrolle Anmerkungen
Kontrolle Anmerkungen Teilnahmelisten und TeilnehmerInnen-Mappen sind
Räumlichkeiten inklusive WCs gereinigt? alphabetisch geordnet?

Beleuchtung in Ordnung? Feuerlöscheinrichtungen in Ordnung?

WC-Orientierungsschilder vorhanden? Posterwände stehen?

WC für RollstuhlfahrerInnen gekennzeichnet? AusstellerInnen haben ihre Stände aufgestellt?

WC-Papier vorhanden? Hinweistafeln stehen?


82 83
Papier-Handtücher vorhanden? Rednerpult und Podeste stehen?

Schlüssel für Glastür beim Lift organisiert? Parkmöglichkeiten vorhanden?

Schlüssel für Räumlichkeiten organisiert? Catering ist aufgebaut?

Garderobenständer vorhanden? RednerInnen über Ablauf instruiert?

Schirmständer vorhanden? Reservierungskarten liegen auf den Stühlen?

Garderobendienst vor Ort? Fotodokumentation ist organisiert?

Wachdienst vor Ort? Namensschilder für MitarbeiterInnen liegen auf?

Einfahrtskarten für Schranken/Parkkarten Informationstafel ist mit Hinweisschildern


organisiert? versehen?
Lageplan der AusstellerInnen; Telefonnummern
Schranken sind offen? von Taxis, Rettung und Notruf; inhaltliche
Notrufnummern zur Hand? Informationen zum Kongress

Liste von wichtigen Telefonnummern vor Ort?


Offensichtliche Beschädigungen erkennbar?
Bestuhlung passt?
Sitzordnung steht?
Tische stehen?
PC/Laptop, Beamer, Leinwand aufgestellt und
kontrolliert?
Tonanlage kontrolliert?
Mikrofone stehen und wurden kontrolliert?
Zusätzliche Ausstattung (Flipcharts, Seminarkoffer
etc.) vorhanden?
Pflanzendekoration steht?
Ablaufplan für Veranstaltung vor Ort steht?
MitarbeiterInnen sind informiert?
Registrierung ist vorbereitet?
 ANHANG ANHANG 

ABLAUFPLAN FÜR VERANSTALTUNGEN / PLANUNGSZEITRAUM 13 MONATE (VORSCHLAG) NR. ARBEITSSCHRITTE MONAT


NR. ARBEITSSCHRITTE MONAT 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 19 Hotelreservierung
1 Datum und Dauer der 20 Homepage anlegen und laufend
Veranstaltung festlegen aktualisieren
(Mit der Organisation einer Tagung
beginnt man ca. 1 Jahr vorher.) 21 Formulare und Informationen
für TeilnehmerInnen und
2 Zielgruppe, voraussichtliche ReferentInnen vorbereiten
84 TeilnehmerInnenzahl und (Checklisten, Teilnahmelisten, 85
Anmeldeformalitäten festlegen Bestätigungen, Lagepläne,
(Anmeldeschluss: ca. 2 Monate vor Wegbeschreibungen,
der Veranstaltung) Feedbackbögen)
3 Raumreservierungsanfrage beim 22 Raumorganisation
Veranstaltungsservice
23 Raumausstattung klären und
4 Verantwortliche bestimmen: organisieren
Organisationsteam und -büro,
wissenschaftliche Leitung 24 Raumreinigung

5 Inhalte festlegen 25 Sicherheitsbedingungen (Anzahl


der Personen) und Vorkehrungen
6 Ziele und Verantwortlichkeiten betreffend Brandschutz klären
vereinbaren
26 Garderobendienst organisieren
7 Beschäftigung von Personal
27 Dekorationsmaterial organisieren
8 Materialien für Schriftverkehr
organisieren: Schreibmaterial, 28 Potenzielle AusstellerInnen
Papier, Briefkuverts, Ablage etc. kontaktieren

9 Arbeitspläne und Ablaufplan 29 DolmetscherInnen organisieren


erstellen 30 Technische Ausstattung
10 Themenauswahl, Erstkontakt mit organisieren
ReferentInnen und vertragliche 31 Finanzaufstellung
Vereinbarungen treffen
11 Laufende Korrespondenz mit den 32 Kostenkalkulation, Steuern und
ReferentInnen Abgaben, interne sowie externe
12 Programmablauf planen Finanzierung klären;
Kostenvoranschläge einholen
13 Programm und Rahmenprogramm (Um eine Kalkulation durchführen
organisieren zu können, braucht man einen
14 Rahmenprogramm fixieren guten Überblick über anfallende
Posten, Arbeiten und Kosten.)
15 EröffnungsrednerInnen festlegen,
Universitätsleitung und Ehrengäste 33 Kosten- und Finanzierungsplan
einladen erstellen und angleichen

16 „Call for Papers“ organisieren 34 Tagungs- bzw. Workshop-Preise


festlegen

17 Erste Einladung aussenden 35 Innenauftragsnummer für die


(Hauptthemen und Veranstaltung anlegen
Anmeldeformular bzw. Link zur 36 Unterschriftenprobeblatt für
Online-Anmeldung) Projektbudget unterschreiben
18 Laufende Korrespondenz mit den 37 Förderanträge stellen
TeilnehmerInnen (externe Finanzierung)
 ANHANG ANHANG 

NR. ARBEITSSCHRITTE MONAT NR. ARBEITSSCHRITTE MONAT


01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13
38 Buchhaltung/SAP-Verwaltung 58 Veranstaltungsunterlagen
für die Tagung und laufende fertigstellen
Bearbeitung
59 Materialien für AusstellerInnen
39 Um Kreditkartenfunktion ansuchen organisieren (Posterwände, Tische
reservieren und Transport klären)
40 Sponsoring und Förderungen
ausbauen 60 Catering bzw. Pausenerfrischung
86 organisieren (Kostenvoranschläge 87
41 Tagungs-Versicherung abschließen einholen, vergleichen; bestellen)
42 Programmfolder: 61 DolmetscherInnen engagieren,
Datum, Dauer, Ort angeben, Kontakt mit ReferentInnen
Vorträge und Titel fixieren, herstellen
Ablauf des Programms festlegen,
Gestaltung des Folders, 62 Pressekonferenz organisieren
Nennung des Organisations- und
63 Pressemappe vorbereiten
wissenschaftlichen Teams
64 Team für den Veranstaltungstag
43 Logos der Fördergeber-/
festlegen (Regieanweisungen,
SponsorInnen organisieren (für
Aufgabenverteilung und
Drucksachen und Internet)
Arbeitseinteilung)
44 GrafikerIn die letzten Änderungen
65 Ablauf der Veranstaltung
bekanntgeben
durchgehen und kontrollieren
45 Folder fertigstellen und
66 Hinweisschilder anfertigen
Druckauftrag vergeben
46 Programm aussenden 67 Lagepläne organisieren

47 Tagungsband: HerausgeberIn, 68 Lagepläne für Ausstellungsstände


Redaktionsarbeit, Grafik und Druck vorbereiten
festlegen 69 Namensschilder für
48 VerlegerIn bzw. HerausgeberIn TeilnehmerInnen anfertigen
kontaktieren 70 Namensschilder für Personal
49 Über Publikationsform und anfertigen
-Termine entscheiden/ 71 Endgültige TeilnehmerInnenliste
Herausgebervertrag abschließen erstellen
50 Inhalte einfordern 72 Räume überprüfen
51 Redaktion und Korrekturlesen 73 Aufbau vor Ort (Räume
übernehmen kontrollieren und vorbereiten;
52 Verkauf organisieren Sitzordnung, Sesselaufstellung
Internetanschluss kontrollieren)
53 GrafikerIn die letzten Änderungen
74 Technik aufstellen und überprüfen
bekanntgeben
54 Tagungsband fertigstellen und 75 Vorraum vorbereiten:
Druckauftrag vergeben  Tische für Registrierung
 Tagungsunterlagen alphabetisch
55 „Call for Papers”: laufende geordnet auflegen
Bearbeitung der Beiträge bis zur  Tische und Stellwände für
Deadline AusstellerInnen
 Tische fürs Buffet
56 Tagungsmappen vorbereiten
 Garderobe aufstellen
57 Unterlagen für Tagungsmappen  Lageplan der
anfordern, kopieren, ausrüsten Ausstellungsstände anbringen
(lochen, einordnen)
 ANHANG ANHANG 

NR. ARBEITSSCHRITTE MONAT NR. ARBEITSSCHRITTE MONAT


01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13
76 Tagungsband auflegen (falls 96 Blumen bzw. andere
kostenpflichtig, Organisation der Aufmerksamkeiten für Ehrengäste
Abwicklung; Kassa, eigener Tisch) bereithalten
77 Logistik aufstellen (Ablauf 97 Ehrengäste betreuen
der Registrierung festhalten,
Organisationstisch bzw. Infotisch 98 Rahmenprogramm koordinieren
vorbereiten) (endgültige Anzahl der
88 TeilnehmerInnen eruieren, 89
78 Letzte Absprachen und TeilnehmerInnen begleiten,
Regieanweisungen mit Treffpunkt und Zeit bekanntgeben
MitarbeiterInnen vor etc.)
Ort (Tagungshostessen,
Verantwortliche für 99 Feedbackbögen von
Rahmenprogramm etc.) TeilnehmerInnen einsammeln

79 Betreuung der ReferentInnen vor 100 Nachbereitung der Veranstaltung


Ort 101 Ausstellung abbauen
80 DolmetscherInnen mit 102 Rücktransport der Technik
ReferentInnen persönlich bekannt veranlassen
machen
103 Mit MitarbeiterInnen Verlauf
81 Buchhaltung/SAP-Verwaltung der Veranstaltung besprechen;
Zwischenbilanz erstellen Rückmeldungen einholen
82 Abrechnungsformulare vorbereiten 104 Feedbackbögen auswerten und
83 Inspektionsrunde durch alle Erfahrungsbericht erstellen
Veranstaltungseinrichtungen 105 Rückmeldungen an ReferentInnen
84 Fotodienst zur Dokumentation vor senden
Ort organisieren 106 Pressespiegel anlegen
85 Raum für Pressekonferenz 107 Dankschreiben an
vorbereiten FördergeberInnen und
86 Podiumsgäste und SponsorInnen
JournalistInnen vor Ort betreuen 108 Gesamtfinanzierung überprüfen
87 TeilnehmerInnen begrüßen 109 Offene Rechnungen an
88 Registrierung der TeilnehmerInnen LieferantInnen zahlen

89 TeilnehmerInnenmappe, 110 Offene Kursgebühren einfordern


Namensschilder und Tagungsband 111 Endkalkulation erstellen
aushändigen
112 Publikation der
90 Auf Feedbackbögen hinweisen Veranstaltungsbeiträge
91 AusstellerInnen betreuen 113 Organisationsbüro abbauen
92 MitarbeiterInnen nehmen ihre 114 Unterlagen archivieren
jeweilige Position ein.
93 Organisationsbüro/Registrierung
ist den ganzen Tag besetzt.
94 Eröffnung der Veranstaltung
95 Programm letztmalig überprüfen
und ReferentInnen, falls nötig,
signalisieren, wann sie an die
Reihe kommen
90

» CONGRESS AWARD GRAZ «


Der Congress Award Graz würdigt VeranstalterInnen aus Wissenschaft, Forschung,
Wirtschaft und Non-Profit-Organisationen, die sich bei der Durchführung von Tagungen
und Kongressen in Graz und damit als BotschafterInnen der Stadt – national und inter-
national – verdient gemacht haben. Die festliche Verleihung findet auf Einladung des
Grazer Bürgermeisters im Rahmen einer feierlichen Gala statt.

„Mit den Congress Awards drückt die Stadt Graz Ihre Wertschätzung und ihren Dank
gegenüber den VeranstalterInnen aus“, so der Grazer Bürgermeister Siegfried Nagl.

Bis zu fünf Congress Awards werden jährlich in folgenden Kategorien vergeben:


• Regelmäßig wiederkehrende Veranstaltungen
• Außergewöhnliche Einzelveranstaltungen
• Innovative, besondere Veranstaltungen

Aus allen Einreichungen nominiert eine hochkarätige Jury, die sich aus den RektorInnen
der Grazer Universitäten, Fachhochschulen, Pädagogischen Hochschulen und Vertrete-
rInnen von Land Steiermark und Stadt Graz zusammen setzt, die GewinnerInnen.

EINREICHFORMULARE UND NÄHERE INFORMATIONEN


Graz Convention Bureau, Messeplatz 1/Messeturm, 8010 Graz, T 0316 / 8075 47
kongress@graztourismus.at, www.graztourismus.at/kongress