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Paso 2- Elaborar el proceso administrativo en una empresa como estudio de caso

INDUSTRIAS REFRIDCOL S. A

Nombre del estudiante:

Andrés Ospina Ramírez

CC. 10178760

TUTOR

JUDALLY DONOSO

Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD

Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios - ECACEN

Programa de Administración de Empresas

Fundamentos de Administración

Medellín, 2020
 Introducción

La administración es un campo donde se desarrollan las empresas y las personas que las
crean deben tener bases fundamentadas para la construcción desde su inicio hasta la
madurez productiva.
 Objetivos

Objetivo General

Utilizar las herramientas para la planeación de una empresa desde lo más mínimo hasta
lomas macro.

Objetivo Específico

 Hacer y planear la construcción de una empresa desde el papel hasta su madurez.

 Aprender hacer su misión, visión, objetivos, políticas y diagrama organizacional y
su cronograma de actividades.
 Actividad individual:

Usted ha sido asignado como gerente de la empresa (Selecciona una de las cuatro empresas
como estudio de caso, las encuentra en el entorno práctico), para ello debe desarrollar los
siguientes puntos:

De acuerdo con la empresa seleccionada, marque con una X la caracterización de su

empresa según su actividad económica, tamaño y tipo de sociedad

ACTIVIDAD TIPO DE
TAMAÑ0
ECONOMICA EMPRESA
•MINERAS ___ •MICRO ____ •S.A.S. _X
•AGROPECUARIAS _ •PEQUEÑA ____ •LTDA ___
•INDUSTRIALES •MEDIANA __X_ •UNIPERSONAL ___
_X__ •GRANDE ____ •OTRA ___
•COMERCIALES ___
•SERVICIOS ___

Industrias
RefridCol S. A Somos una compañía especialista en proyectos
de refrigeración industrial con más de 48 años de
experiencia, diseñamos y fabricamos cuartos
fríos para la conservación de alimentos.

Fuente; https://refridcol.com/
Planeación:

Misión: somos una compañía Visión: al año 2025, ser líder en las
especialista en solución de compañías colombiana, siempre
refrigeración, estamos comprometidos colocando como referente el recurso
con el recurso humano y el medio humano y el medio ambiente, ingresar
ambiente. al mercado a nivel mundial con una
mínima participación.

Objetivos

Corto plazo Mediano plazo Largo plazo

Capacitar nuestros Ampliar la base de datos a Lograr posicionarnos en el

empleados en desarrollo de nivel nacional de todos los año 2025, entre las 500
estrategias para consecución posibles nuevos clientes. empresas reconocidas a
de nuevos clientes. Creando un plan, así mismo nivel mundial por su
manteniendo los actuales. compromiso con el recurso
humano y medio ambiente
 Políticas

Política de Política de Política de pago Política de Políticas de

calidad satisfacción del a los horarios formación
cliente proveedores

Los procesos Productos de Recepción de Son 48 horas a Suministra a

se harán de calidad y facturas de 1 al la semana así: los empleados
acuerdo a las servicio para la 15 de cada mes, lunes a los
políticas satisfacción de pagos se sábado, de conocimientos
calidad nuestros efectuaran los 5 lunes a viernes técnicos para
establecidas clientes primeros de un horario de realizar su
por la cada mes, el entrada 7 am labor asignada.
empresa. mes de hasta 12 m, 1
diciembre se hora y media
reciben las de almuerzo,
facturas del 1 al 1:30 pm hasta
10 5 pm y salida ,
el día sábado
entrada 7 am a
12:30 m salida
 Presupuesto
Recursos Gerencia Área Área Área Área
Administrativa Financiera Comercial Operativa

Materiales 50.000.000 500.000.000

Técnicos 50.000.000 500.000.000

Financiero 100.000.00

Humano 150.000.00
 Organización

Organigrama:

Cargos y funciones según el organigrama

No CARGO FUNCIONES
Planear, organizar y dirigir servicios administrativos como
señalización, limpieza, mantenimiento, parqueo,
protección
y seguridad de las instalaciones
• Planear, organizar, dirigir y controlar las operaciones de
instalaciones comerciales, de recreación y transporte.
• Participar en la selección y desarrollo de programas de
entrenamiento de personal.
• Preparar los informes y estadísticas relacionadas con las
áreas que estén bajo su responsabilidad.
• Planear y manejar el presupuesto de mantenimiento y
operación de las instalaciones.
• Promover el arrendamiento de espacios en las
1 Gerente General instalaciones y el desarrollo de estrategias de mercadeo.

• Preparar informes para comités administrativos

evaluando los servicios.
• Participar en la coordinación de políticas administrativas.
.• Recomendar y establecer sistemas de seguridad, para
proteger las instalaciones, los equipos, vehículos, sistemas
de información y las personas.
• Planear, organizar, dirigir y controlar operaciones de
Subgerente departamentos que proveen uno o varios servicios
2 Administrativa administrativos.
 • Dirigir y asesorar al personal encargado de las funciones
administrativas, de seguridad, manejo financiero,
provisión
de recursos y administración de personal.
• Participar en la selección y entrenamiento del personal.

• Señalar políticas relacionadas con el manejo de

inventarios
• Vigilar y controlar gastos y asegurar el uso adecuado de
recursos.
• Planear, administrar y controlar presupuestos,
contratos, equipos y suministros.

3 Subgerente Financiero
• Planear y dirigir actividades de ventas en empresas
industriales y comerciales de ventas al por mayor.
• Establecer cadenas de distribución para productos y
servicios, dirigir estudios y estrategias de mercadeo,
analizar resultados y apoyar en el desarrollo del producto.
• Manejar la imagen y comunicación corporativa.
• Planear y dirigir actividades de firmas y departamentos
que desarrollan e implementan campañas de publicidad
para promocionar la venta de productos y servicios.
• Dirigir empresas y departamentos que desarrollan e
implementan estrategias de comunicación y programas de
información. Publicitar actividades y eventos, mantener
las relaciones con los medios de comunicación en nombre
4 Subgerente Comercial de empresas, gobiernos y otras organizaciones.

• Contratar personal y velar por su entrenamiento.

• Preparar informes de producción para la Dirección
General.
5 Subgerente Operativo • Garantizar el cumplimiento de normas de seguridad.
 • Consultar con otros gerentes para establecer cuotas de
producción, planear sitios de extracción y desarrollar
sistemas para la remoción de materias primas.
• Evaluar la eficiencia de sitios de producción para
determinar la utilización adecuada de personal, tecnología
y equipo y efectuar los cambios necesarios.
• Recomendar cuando sea necesario, cambios
operacionales para garantizar el cumplimiento de
procedimientos y cuotas de producción.
• Dirigir y asesorar al personal en el desarrollo e
implementación de ventas y estrategias de mercadeo.
• Planear, organizar, dirigir y controlar las operaciones de
empresas que proveen servicios, como: consultoría
administrativa,
investigación de mercados, servicios de personal, de
Contador nómina, de publicidad o seguridad.
6
• Planear, administrar y controlar la investigación y
manejo del presupuesto para proyectos, programas,
equipos
y suministros.
•Organizar grupos de trabajo y establecer procedimientos
para cumplir los objetivos establecidos por la
administración
7 Jefe de Compras principal.

Establecer programas y procedimientos de trabajo y

coordinar actividades con otros grupos o departamentos.
• Coordinar, asignar y supervisar el trabajo de empleados
que realizan funciones de despacho, recepción,
Jefe de control almacenamiento, distribución y mantenimiento de
8 Inventarios inventarios, materiales, repuestos y productos, trámite de
 compras y programación de itinerarios y personal; u
operación de rampas del aeropuerto para el servicio
vehicular y otras actividades.
• Solicitar materiales y suministros
• Garantizar el funcionamiento de equipos y maquinaria,
velar por su mantenimiento y reparación.

Ayudar en la Inspección y realización de pruebas básicas

a líneas y/o medios de transmisión para localizar fallas.
• Diagnosticar y localizar fallas, ajustar y reemplazar o
reparar equipo.
• Trabajar en equipo para la preparación, desarrollo y
terminación de la labor asignada.
• Apoyar la instalación, traslado, mantenimiento y
9 Asistente técnico reparación.

• Realizar soporte técnico a los equipos según lo

establecido en los manuales de instalación y
programación.
• Verificar el cumplimiento del proceso de producción, de
acuerdo con normatividad y especificaciones técnicas.
• Realizar pruebas funcionales y ajustes de productos de
acuerdo a los manuales de producción y protocolos de
prueba de cada equipo.
• Ejecutar el protocolo de pruebas del producto

10 Asistente calidad
• Operar un sistema, conmutador, contestar y distribuir
llamadas telefónicas, tomar mensajes y suministrar la
información básica requerida.
• Operar sistemas de listado de directorio computarizado
o convencional para brindar información a clientes.

11 Recepcionista
 Verificar y supervisar los procesos que garanticen la
asepsia del área de almacenamiento de las mercancías,
materiales,
equipos, insumos y suministros
• Mantener actualizados los registros de entrada y salida
de insumos, mercancías, equipos y materiales, en forma
manual o sistematizada.
• Recibir y clasificar materiales, insumos, suministros,
repuestos, equipos y mercancía en general.
• Determinar métodos de recibo y despacho de materias
primas, bienes, y mercancías.
• Programar, despachar y distribuir mercancías,
materiales, equipos, insumos y suministros para uso
interno o cliente externo.
• Almacenar materiales, insumos, suministros, repuestos,
equipos y mercancías de una manera ordenada y
accesible en la bodega, cuarto de herramientas u otras
áreas.
• Controlar, inspeccionar y verificar la llegada de insumos
y mercancías contra facturas y otros documentos;
registrar faltantes y rechazar artículos e insumos que no
12 Despacho cumplan con los parámetros requeridos.
Recopilar registros de personal y equipo, incluyendo horas
de servicio, distancias, número de viajes, mantenimiento,
reparaciones requeridas y otra información para producir
informes operativos.
• Revisar solicitudes de programación, estimar número de
pasajeros, tiempos, distancias, disponibilidad de personal
y otra información pertinente para establecer la
13 Mantenimiento programación.
 • Incorporar en planes de ruta factores como períodos de
transporte pico, vacaciones, eventos especiales con
énfasis
en el tiempo, costo y eficiencia
• Asignar personal para el equipo y rutas y programar
turnos de trabajo
• Diseñar itinerarios, modificar los existentes usando
computador u otros métodos.
• Recopilar registros de personal y equipo, incluyendo
horas de servicio, distancias, número de viajes,
mantenimiento, reparaciones requeridas y otra
información para producir informes operativos.
• Revisar solicitudes de programación, estimar número de
pasajeros, tiempos, distancias, disponibilidad de personal
y otra información pertinente para establecer la
programación.
• Incorporar en planes de ruta factores como períodos de
transporte pico, vacaciones, eventos especiales con
énfasis en el tiempo, costo y eficiencia
• Asignar personal para el equipo y rutas y programar
turnos de trabajo
Despachador rutas • Diseñar itinerarios, modificar los existentes usando
14 transporte terrestre computador u otros métodos.
Consultar con los clientes después de la venta para
resolver problemas y proporcionar soporte técnico.
• Identificar necesidades y recursos de los clientes y
recomendar los servicios y productos apropiados.
• Identificar y contactar clientes potenciales.
• Vender bienes y servicios técnicos a establecimientos
Vendedor de industriales, instituciones y empresas.
16 suministros industriales • Preparar y administrar contratos de ventas.
 • Elaborar informes y propuestas como parte de la
presentación de las ventas para ilustrar sobre los
beneficios del uso de bienes o servicios.
• Participar en el diseño de productos en los casos que los
bienes o servicios deben satisfacer necesidades
específicas y exclusivas del cliente.
• Suministrar información general y especializada sobre
características y funcionamiento de equipos, productos y
servicios y demostrar su utilización.
• Recoger mensajes, cartas, paquetes, encomiendas,
cheques y otros, y entregarlos a la mano.
• Llevar registros de los documentos entregados y
recibidos
• Entregar periódicos, encomiendas, directorios
telefónicos y otros artículos similares en residencias y
empresas.
• Devolver el correo que no fue entregado
• Organizar el correo por direcciones para la entrega
respectiva.
• Recoger y entregar correspondencia, cartas, paquetes
pequeños y otro correo en rutas establecidas.
• Dejar notas del correo que no pudo ser entregado y el
18 Mensajero sitio donde puede ser recogido.
• Limpiar y desinfectar muebles y accesorios de baño y
cocina
• Barrer, trapear, lavar, encerar, sellar y brillar pisos.
• Preparar, cocinar y servir alimentos y bebidas; lavar
vajillas y utensilios de cocina.
• Recoger ropa particular de clientes para su higienización.
• Lavar ventanas y paredes; limpiar y mantener vidrios y
espejos
19 Auxiliar aseo y cafetería • Recoger basuras y vaciar los recipientes de desperdicios
 • Desempolvar muebles y aspirar alfombras, tapetes,
cortinas y tapizado de muebles.
• Preparar los implementos de aseo requeridos en el
desarrollo de sus actividades.

Datos suministrados SENA- CLASIFICACIÓN NACIONAL DE OCUPACIONES

Versión 2016 Dirección General Servicio Nacional de Aprendizaje Dirección de Empleo y Trabajo Observatorio
Laboral y Ocupacional Colombiano Diccionario Tipo de remuneración y contratación Asignación de recursos
Para organizar a las actividades en la empresa se debe utilizar un cronograma de actividades o diagrama de Gantt.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 2020

Reunion de empresa

Reunion de de financiero

Reunion grupo admisnitrativo

Reunion grupo operatico

Reunion grupo primario

 Actividad Colaborativa:

Continuar con la dirección y control. Para ello, el grupo escogerá una empresa de unos de los compañeros que este en
el foro del paso 2, entorno de aprendizaje colaborativo y que tenga completa las funciones de la planeación y la
organización, elaborar:

Dirección
Mencione las características que deben tener un líder.
Cuáles son las estrategias de motivación que van a emplear en la organización

Liderazgo
Escriba 5 maneras de liderazgo con sus empleados
1

Comunicación
Escriba 5 maneras de cómo se comunicará con sus empleados
1

2
 3

Iniciativa
Escriba 5 maneras de cómo se aplicar la iniciativa a sus empleados
1

Motivación
Escriba 5 maneras de cómo se motivar a sus empleados
1

Control
Establecer las normas o indicadores de desempeño
Medir los resultados presentes del desempeño y compararlos con las normas establecidas
Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las normas.

Describa un caso de Escriba las medidas

control que la haya Escriba las normas Escriba las medidas correctivas que
sucedido en su que colocó que utilizó ejecuto
empresa
 Conclusión

Con este trabajo aprendí a diseñar un modelo de construcción de una empresa desde su papel hasta su madurez
financiera utilizando recursos mínimos.
Bibliografía
Cipriano, L. (2014). En Control, Proceso administrativo. Páginas: 117 -121. Editorial Larousse Grupo Patria. México, D.F.
Recuperado de. Obtenido de
http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2460/lib/unadsp/reader.action?ppg=9&docID=3228564&tm=1524062487702
Cipriano, L. (2014). Dirección , Proceso administrativo. Páginas: 105 – 116. Editorial Larousse Grupo Patria México, D.F.
Recuperado. Obtenido de
http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2460/lib/unadsp/reader.action?ppg=9&docID=3228564&tm=1524062487702
Cipriano, L. (2014). Organización, Proceso administrativo. Páginas 58-72. Editorial Larousse Grupo Patria. México, D.F.
Recuperado. Obtenido de
http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2460/lib/unadsp/reader.action?ppg=9&docID=3228564&tm=1524062487702
S.A, I. R. (2020). Obtenido de https://refridcol.com/
SENA. (s.f.). C.N.O CLASIFICACIÓN NACIONAL DE OCUPACIONES. En 2016.
Aspecto evaluado