Verona Public Schools 

Office of Curriculum, Instruction & Assessment 
 
121 Fairview Avenue  Verona, New Jersey 07044 
PHONE (973) 571-2029  FAX (973) 571-6779 
Dr. Charles R. Miller  Director of CIA 
 
Elementary Schools Implementing Pass/Fail for the 3rd Trimester 
 
March 30, 2020 
 
Dear Parents/Guardians, 
 
When  our  students  are  physically  attending  our  elementary  schools,  their  teachers  traditionally 
assign  grades  (1,  2,  3,  or  4  on  report  cards)  as  a  standard  practice  in  assessing  learning  via 
homework,  participation,  projects,  and  assessments.  This  is  how  schools  function  when  times  are 
normal.  However,  what  happens  when  times  are  not  normal,  when  times  are  extraordinary?  What 
does  grading  look  like  and  how  do  we  make  sure  that  we  are  being  fair  and  consistent with all of 
our students?  
 
Over  the  past  two  weeks,  our  administrative  team  has  had  conversations  with  teachers  and  other 
administrators  about  the  prospects  of  short-term  and  long-term  grading  when  teaching  students 
remotely.  When  initially  faced  with  a  relatively  brief  closing  of  our  schools,  continuing  the  grading 
of  students' work seemed manageable and sensible because this is what teachers do when school 
is  not  physically  closed.  However,  as  we  are  now  confronted  with  the  distinctive  challenge  of  our 
schools  closing  for  a  prolonged  period  of  time,  the  conversation  regarding  grading  our  students 
has  shifted. We particularly believe this is necessary when considering the myriad of hardships that 
may  present  themselves  at this time, such as a family member becoming ill, a parent losing a job, a 
family-owned  business that is struggling, increased and ongoing social isolation and more. In short, 
while  we  all  desire  a  measure  of  continuity,  we  do  not  believe  that  traditional  practices  are 
sufficient or appropriate in the chaotic and unstable environment we currently find ourselves in.   
 
Moreover,  we  are  a  district  that  believes  in  supporting  our  students’  social,  emotional, and mental 
wellness.  In  fact,  we  know  that  in  order  for  a  student  to  be  successful  in  school,  these  three 
components  need  to  be  solidified  before  the  fourth  component,  academic  learning,  can  begin  to 
take  shape.  We  are  indeed  living  in  a  unique  time  and since we will most likely not be returning to 
school  for an extended period of time, we have decided to implement a pass/fail grading system at 
our elementary schools for the remainder of the academic year.  

1 
 
In  making  this  transition,  we  will  assess  students  based  upon  their  completion,  submission,  and 
understanding  of  their  work  for  the  third  trimester.  Teachers  will  continue  to  teach  students  their 
curricula  using  Google  Classroom,  Google Meet, Zoom, and other platforms. Additionally, teachers 
will  formatively  assess  students  with  shorter  assessments  such  as  “Do  Nows”,  entry/exit  tickets, 
and  quizzes,  and  summatively  assess  students  when  appropriate.  Students  who  complete  their 
assignments  and  meet  these  expectations  will  earn  a  grade  of “passing” for the third trimester. By 
doing  this,  we  join  a  multitude  of  public  and  private  colleges  and  universities  who  have  recently 
adopted  similar  policies.  In  a  recent  policy  statement,  Columbia  University  stated  that  “this,  of 
course,  does  not  reflect  a reduction in expectations, but rather an acknowledgement of the ​severe 
complications of this unusual moment.”  
 
After  much  careful  consideration, the Verona Public School district has decided that this revision in 
our  grading  practices  is  the  most  appropriate  course  of  action  to  support  our  students,  parents, 
and  staff  during  these  challenging  times  by  reducing  the  stress  for  everyone.  Once  again,  we  do 
not  take  this  decision  lightly  but  rather  sincerely  believe  that  the  uncharted  territory  we  are  now 
forced  to  navigate  requires  us  to  rethink  standard  grading  expectations  that  were  designed  for 
more  normal  times.  We  will  continue  to  meaningfully  teach  our  curricula  while  supporting  the 
whole child. 
 
We  thank  you  for  your  continued  support  and  understanding.  If  you  have  any  other  questions, 
please  contact  your building principal. Thank you and we wish you and yours continued health and 
safety.  
 
Sincerely, 

 
Dr. Charles R. Miller 
Director of Curriculum, Instruction & Assessment 

2