Módulo 1.

Auditoría de costos:
un proyecto de investigación

La auditoría de costos es el proceso de aseguramiento de la información sobre

los indicadores de costos que entregan los sistemas de información. Dichos
indicadores son necesarios en la toma de decisiones, en la demarcación de es-
trategias y en la sensibilización de las directivas empresariales sobre cuestiones
determinantes en la gestión. Para poder coniar en los resultados de los indica-
dores debe ser coherente todo el proceso del sistema. El producto de la auditoría
son las observaciones positivas o negativas del sistema, que permiten reconocer
el grado de incertidumbre o certeza de los resultados, pues los resultados de la
información de un sistema se convierten por un proceso de análisis y raciocinio
en inteligencia empresarial, con la cual ejecutarán la planeación organizacional,
en esto radica la importancia de la certeza de la información.
Las directivas desarrollan un método de trabajo según la inteligencia empresa-
rial. Coniados en un plan, generalmente construido en actividades y presupuestos,
que hace parte de las consecuencias futuras esperadas. Las empresas requieren
planear para ir a la contienda comercial precavidas y progresivas; primero, co-
nocedoras de sus límites y restricciones, segundo, analíticas sobre sus metas.
Lo incierto del futuro lleva a que las empresas planiiquen de la manera más
acertada posible los resultados esperados; independientemente de que siempre
son hipotéticos. El mercado del siglo XXI es inconstante, vacilante y cambiante,
donde los gustos y tendencias son volubles. El movedizo mundo comercial, es
estudiado con detalle para interpretarlo en cifras indicativas que permiten hacerse
ideas del posible devenir al que está supeditada la empresa; y con ello armar el
plan estratégico de la organización.
Desde la era industrial los costos han sido una herramienta de apoyo im-
prescindible en la toma de decisiones. En su momento hubo gran evolución en
herramientas como los costos organizados por órdenes de producción, procesos
estándar, presupuestos, entre otros; que permitieron un avance sustancial en los

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 Carlos Augusto Rincón

procesos productivos, generalmente, del sector industrial. “Con la integración de

la contabilidad y la contabilidad de costos, desde 1910, se propicia el registro de
los datos del costo de producción, el control general de los costos y se provee
información para la ijación de precios y la evaluación de proyectos especiales.
Desde 1920 surgen los costos predeterminados y el concepto de presupuesto
lexible, de importancia en los costos estándar” (Sinisterra & Polanco, 1994). “No
obstante, para 1925 la mayor parte de este énfasis se había abandonado a favor
del costeo de inventario”(Hansen & Mowen, 2003). Algunos autores demarcan
un gran avance en los sistemas de información de costos de 1888 a 1925 dado
a que estos modelos fueron excepcionales para su época y cumplieron con las
necesidades de la era industrial.
La sociedad de la información permeada por la tecnología, ha permitido el
manejo de programas que controlan más cantidad de información, cálculos y
articulación de datos en formas que anteriormente era complicado llevar de
manera continua, esto accedió al ingreso de modelos de costeo que analizan
la empresa en un número de detalles avanzado e indican puntos claves que las
directivas pueden analizar y controlar; modelos avanzados de distribución como
el ABC de Kaplan y Cooper, y su adelanto al TDABC de Kaplan y Anderson. Todos
estos modelos de contabilidad de costos han propiciado la necesidad de modelos
de contabilidad de gestión que intervienen en las necesidades de la planeación
estratégica de las organizaciones. Modelos de costos objetivos o meta, costos
ABM, modelos de restricciones, Kaisen, JAT, cadena de valor, entre otros; han
proporcionado a las directivas empresariales modelos que sirven para soportar
mejores instrumentos de planeación. La contabilidad de gestión es hoy un área
robusta que incluye la contabilidad de costos entre sus instrumentos de apoyo y
es parte importante para las empresas en la planeación y evaluación.
Los modelos de costos son representados en un sistema de información de
costos que permite integrar la contabilidad como instrumento de registro de los
sucesos y transacciones, de los presupuestos, del control y de gestión. La integra-
ción de programas para distribución, por ejemplo, del ABC, TDABC, costeo por
departamentalización, procedimientos, entre otros; requiere de conocimientos
especíicos y saberes especializados en el tema de costos. Los contables tienen
diferentes especializaciones en áreas como la tributaria, revisoría iscal, auditoría,
inanzas, contabilidad y costos; además, estas mismas tienen sub-especializaciones
como: control interno, auditoría laboral, auditoría integral, auditoría inanciera, au-
ditoría iscal, auditoría informática, etc., y en muchos casos, según la complejidad,
están divididas teniendo en cuenta el sector económico objetivo: inanzas para
el sector salud, bancario, minero, etc. Decir hoy que un contable es especialista
en todos los temas y sectores es difícil, por eso, dependiendo la necesidad se
encuentran especialistas en cada tema. La contabilidad de costos es igualmente
un tema robusto y especializado.
La auditoría integral que abarca los procesos de revisión de los estados
inancieros, los procesos de control interno y cumplimiento generalmente no
analiza los sistemas de información de costos. Esta es información especializada

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 Auditoría de costos

de la organización. Pero las directivas requieren coniar en los indicadores de

costos que entrega el sistema, y esto básicamente se da cuando los especialistas
evalúan el sistema, los indicadores y dan su visto bueno. Son muchas las situa-
ciones y experiencias obtenidas en donde los empresarios tienen un sistemas de
información de costos implementado, pero no confían en los indicadores. Los
responsables de la contabilidad, especialistas en otras áreas, no tienen las preci-
siones necesarias para evaluarlo y adecuarlo. Esta es un área de trabajo especial,
no es explícita, muy pocos textos hablan del aseguramiento de la información
de costos. Se podría pensar que esta es una tarea de la auditoría integral, y en
cierto caso es verdad; pero si se ve a la contabilidad de costos con la robustez y
especialización que se merece, no se puede esperar que la auditoría inanciera
abarque todos los saberes contables. La apreciación parcial de un no especialista
en costos resultaría en una estimación no ajustada de las causas del problema.
La contabilidad de gestión de costos es un área robusta, hasta para las pymes,
pero necesaria. Los indicadores que entrega el sistema de información de costos
son fundamentales para la creación de estrategias en la planeación organizacional.
Las empresas de esta era tecnológica planiican su futuro, no están determinadas
por procesos caprichosos o al azar.
Los sistemas de información de costos son procesos robustos que requieren
de varios elementos: diseño, diccionario de procesos, diccionario de términos,
diccionario de drivers, diccionario de indicadores, software, personal, entre otros
necesarios para crear los indicadores de costos. Debe ser un especialista en cos-
tos quien cree el sistema de información, al igual que cuando se desee evaluar
y asegurar. Son muchos los casos en los que una empresa requiere evaluar su
sistema de información de costos: cuando crea un producto nuevo, cambia el
proceso de producción, se revalúan los sistemas productivos, ingresa un nuevo
jefe de costos, cambia el sistema contable, cambia el software, etc.
La idea de auditar los sistemas de información de costos nace de las empresas,
cuando ven la necesidad de revisarlos, por su desconianza en los indicadores de
costos. Anteriormente, la mayoría de los servicios que solicitaban las empresas
era implementar el sistema de información costos; ahora, muchas organizaciones
requieren asegurarse sobre la veracidad en la información de estos sistemas. Y lo
anterior no es debido a que estén mal implementados, sino a que los sistemas
empresariales son procesos dinámicos, y los sistemas de costos se adecúan a
ellos, por lo tanto, también los sistemas de información de costos son dinámicos.
Hay experiencias de empresas que ocho años atrás implementaron el siste-
ma de información de costos de la organización, pero actualmente no confían
en los indicadores de costos. El resultado es que los productos son diferentes,
los procesos han cambiado y el sistema de información de costos es el mismo.
La empresa, en muchos casos, no requiere modiicar el sistema, sino evaluarlo
y adecuarlo a su nueva dinámica organizacional. Estas tareas de evaluación son
reconocidas en el área contable como auditoría y aseguramiento especializado.
Hace más de 15 años se hablaba rudimentariamente de la auditoría de sistemas o
de la auditoría laboral, procesos que hoy la academia y la experiencia empresarial

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 Carlos Augusto Rincón

vienen especializando con formalidad. La auditoría de sistemas es actualmente

reconocida como auditoría informática.
Estas necesidades persistentes en las organizaciones de auditar y asegurar
los sistemas de información de costos se han convertido en un proyecto de
investigación en desarrollo continuo para el grupo de investigación Gestión y
Productividad Contable. Continuo, dado que los modelos de costos de gestión
evolucionan, de modo que no se puede dar la última palabra, pero sí las primeras.
Con los estudiantes de investigación del grupo se desarrolló un proceso de
reconocimiento en la ciudad Santiago de Cali. El mismo consistió en veriicar con
los especialistas de costos quiénes habían escuchado de la auditoría de costos,
y se encontró que el término no les era familiar, pero que lo asociaban, en mu-
chos casos, a tareas que habían desarrollado en empresas. Esto es signiicativo,
dado que, aunque el término como tal no es explícito, su labor en los procesos
empresariales sí ha sido ejecutada por especialistas en costos. En entrevistas con
auditores inancieros especialistas, planteaban que era un proceso necesario, pero
generalmente sus auditorías no llegaban a esas instancias, y algunos formalizaban
que no tenían los conocimientos de contabilidad de costos para realizar esas
tareas, -es posible que algunos lo hagan, pero no todos.
La cuestión es que el empresario requiere coniar en los indicadores de
costos. La ediicación de la producción de los indicadores está en el sistema de
información de costos, este es un procedimiento especializado. En entrevistas
con gerentes de empresas con sistemas de información de costos integrados en
la contabilidad y, en algunos casos, desarticulados de la contabilidad, muchos
de ellos plantearon que no coniaban en los datos del sistema y preferían seguir
su lógica en las negociaciones sobre lo que ellos suponían debían dar los datos.
Esto es caótico, teniendo en cuenta que en muchas situaciones la inversión en
dichos sistemas ha sido millonaria. Sería, en estos casos, razonable modiicar el
sistema y volverlo coniable. Para tales situaciones, la auditoría de costos es una
herramienta que brinda veracidad a la gerencia sobre la información que produce
el sistema, y recomienda procesos que enmienden el mismo para rectiicar la
información en indicadores coniables.
La auditoría de costos, como aseguramiento de los sistemas de información
de costos, debe reconocer que evalúa el sistema y el producto del sistema, o sea
los indicadores de costos. Por esa razón, antes de ingresar en este documento
a ampliar el tema de la auditoría de costos se plantea determinar cuáles son los
indicadores de costos que entrega el sistema, posteriormente se analiza cómo es
el montaje de un sistema de información de costos y los elementos que se deben
tener en cuenta en una implementación; para posteriormente conceptualizar la
auditoría de costos y, inalmente, ver el posible contexto en que se encuentra la
auditoría de costos, tomado de los especialistas de costos de la ciudad de Cali.
Es impertinente ingresar a reconocer la auditoría de costos sin estudiar los indi-
cadores de costos y el sistema de información de costos; es como decir que es
posible analizar la auditoría tributaria sin saber sobre el proceso de los impuestos.

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 Auditoría de costos

Como el tema de auditoría de costos es para especialistas en costos, se reco-

noce que para ver este material se debe saber anticipadamente de los sistemas,
métodos, modelos y teorías de costos, igualmente de los indicadores y sistemas
de información de costos. Estos dos últimos temas no son tan precisados en los
textos y discursos de los especialistas, necesarios para presentar la auditoría de
costos. No es que no se reconozca a los indicadores inancieros como conocimien-
to, sino que a los indicadores de costos aunque se les conoce como productos
de los métodos y modelos no se les ve, en algunos casos, como indicadores. Por
esa razón, antes de abarcar la auditoría de costos en este libro se estudiarán los
indicadores de costos y los sistemas de información de costos.
Hablar del sistema de información de costos metafóricamente sería como la
fábrica (personal, software, materia prima: datos, etc.) que procesa los datos de
la empresa y entrega productos determinados en indicadores de costos. Lo que
hace la auditoría de costos es veriicar que esa fábrica trabaje con los estándares
de calidad necesarios para que el cliente confíe en los productos. En la actuali-
dad se lleva a cabo una plena convergencia de los estándares internacionales en
contabilidad, lo que puede ser un momento especial para realizar las primeras
aplicaciones de la auditoría de costos, y veriicar que el sistema de información de
costos trabaja y ofrece los nuevos indicadores de costos que NIC/NIIF plantean
para el valor de los inventarios y determinación de los gastos.
En todo caso, es mejor decir al inal de este escrito que este no es un trabajo
acabado sobre auditoría de costos, sino, un trabajo comenzado.

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