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LAS REUNIONES DE TRABAJO Y

LA TOMA DE DECISIONES
Relaciones en el entorno de trabajo, 1º curso Química ambiental

17 DE MARZO DE 2020
CRISTINA FERNÁNDEZ LÓPEZ
Contenido

1. Conceptos ...................................................................................................................... 2

2. Elementos de una reunión de trabajo ............................................................................. 3

3. Eficacia de las reuniones................................................................................................ 4

4. Tipos de reuniones ......................................................................................................... 5

5. Tipos de decisiones........................................................................................................ 6

6. Características de los participantes en una reunión: ...................................................... 6

7. Fases de una reunión ..................................................................................................... 7

8. Fases en la toma de decisiones en una reunión de trabajo ............................................ 7

9. Árbol de decisiones ........................................................................................................ 8

10. Factores que influyen en las decisiones ..................................................................... 9

11. La toma de decisiones en la organización .................................................................10

Bibliografía ...........................................................................................................................11
1. Conceptos

Una reunión de trabajo es una congregación de personas en el ámbito laboral qué tienen
unos intereses comunes que comentar o se reúnen para tomar alguna decisión por la
empresa, dar o recibir información.

Las razones por las que se celebran las reuniones de trabajo pueden ser varias:

- aumentar la interacción en el ámbito laboral o la confianza en el equipo de trabajo.

- tomar decisiones sobre algún asunto importante

- aclarar enfrentamiento entre personas

- comunicar información interesante o importante para el desarrollo de la jornada laboral

- conseguir objetivos concretos en el trabajo

para que se pueda considerar que es una reunión de trabajo, se debe cumplir varias
características:

- debe asistir mínimo dos personas


- debe seguir una secuencia de acciones tipificadas en la empresa
- tiene un lugar y tiempo determinado concretado previamente por lo directivo de la
empresa o encargados
- los participantes comparten un tema común en el que se va a tener en cuenta un
diálogo

En cuanto a la toma de decisiones como a la vida nos intenta diariamente con la tarea de
elegir. En una reunión de trabajo la toma de decisiones por parte de los asistentes es una de
las finalidades de dicha reunión.

La toma de decisiones es un proceso racional donde se hace elecciones que conlleva el


desarrollo de un conjunto de actividades que se desarrollan a lo largo del tiempo y que en el
ámbito laboral afectan de un modo u otro a la empresa y su funcionamiento.

2. Elementos de una reunión de trabajo


Una reunión de trabajo consta de varios elementos:

1. Asistentes:

Dentro de los asistentes tenemos que distinguir entre convocantes (personas que han
convocado la reunión y la guían) y convocados (personas con las que se tiene que discutir
los temas de la reunión). Por otra parte, la participación de los asistentes y la en función de
su número porque si son muchos asistentes el grado de participación disminuirá mucho. el
número de participantes ideal en una reunión de trabajo se considera entre 5 y 7 para así
tener un buen grado de participación entre convocantes y convocados.

2. Tiempo:

El tiempo de duración de la reunión puede variar dependiendo del tema que se trate. Por
lo general las empresas debe limitar el tiempo según el objetivo de dicha reunión
previamente.

El momento en el que debe ser convocado a la reunión debe ser aquel en el que menos se
perturbe el ritmo de trabajo para evitar una disminución del rendimiento en la jornada
laboral.

Por otro lado, la duración nunca ha de ser excesiva puesto que conforme aumente el tiempo
de duración, más cansancio acumularán los asistentes y puede no ser eficaz el objetivo a
tratar. Diversos estudios afirman que la duración ideal de las reuniones se establece en
torno a unas 2 horas.

3. Lugar:
El lugar donde se establezca las reuniones de trabajo ha de ser un espacio físico concreto
acondicionado por parte de la empresa. Con las nuevas tecnologías los espacios no tienen
por qué ser reales puesto que se puede hacer mediante videollamadas.

4. El tema y la finalidad de la reunión:

El tema es el asunto que se va a tratar en la reunión de trabajo y se puede dividir en puntos


siguiendo un orden concreto para hacerlo más llevadero y más entendible por parte de
todos.

La finalidad de la reunión hace referencia a los objetivos que se quieren conseguir.

3. Eficacia de las reuniones

La eficacia de una reunión se puede cuantificar según se llegue o no al consenso y la


finalidad u objetivo de dicha reunión laboral. Cuanto más consenso haya entre convocantes
y convocados más eficacia habrá tenido la reunión. Para que una reunión sea eficaz debe
ser necesario, estar adecuadamente preparada y contener un plan de actuación.
4. Tipos de reuniones

Hay distintas clasificaciones de las reuniones en función de varios criterios. Los criterios
para clasificar las reuniones de trabajo son:

1. Según la finalidad de la reunión y los objetivos se pueden dividir entre:


- informativa: la finalidad simplemente es informar a los asistentes de la reunión sobre
algún asunto laboral.
- Consultivo-deliberativas: aquí la finalidad es estudiar y acabar con problemas del
equipo de trabajo. Solo son para estudiar propuestas no son para llegar a ningún
acuerdo en concreto.
- formativa: en este caso coma la finalidad es educar a los participantes en algún tema
en concreto.
- decisorias: tiene como objetivo la toma de decisiones sobre algún asunto o problema
planteado. Este tipo de reuniones van acompañadas de la reunión deliberativa o
simplemente tomar decisiones sobre algún asunto importante de la empresa.
2. Según el número de participantes: en este caso se puede dividir según el número
de asistentes a la reunión:
- reuniones de grupo pequeño: de 3 a 7 participantes.
- De grupo mediano: de 8 a 20 participantes.
- de gran grupo: de 20 a 40 participantes.
- Asambleas: intervienen más de 40 personas.
3. según el contenido o la temática a tratar:
- Reuniones de información descendente, ascendente u horizontal: se establecen
según el rango que toma cada persona en la empresa. En las descendentes la
información se transmite de los jefes a los empleados, en las ascendentes la
información se transmite desde los empleados a los altos cargos y en la de
información horizontal entre personas del mismo rango.
- reuniones privadas o públicas: en las privadas el asunto a tratar no debe ser
conocido por nadie que no haya asistido a la reunión y en la publica todo lo contrario.
tras las reuniones públicas puede hacerse más reuniones tratando el mismo tema o
hacer pública la información vía telemática o por otras vías.
- reuniones formales o informales: en las reuniones formales se programa el contenido
y en las informales no se hace, sino que se produce cuando se agrupa a
trabajadores sin un fin concreto.
4. por la frecuencia: la misma reunión se puede celebrar varias veces. se puede
distinguir:
- reuniones periódicas: se celebra de forma habitual siendo diario, semanal,
mensual…
- Reuniones de duración continuada: la reunión se desarrolla en varias sesiones de
forma continuada durante un periodo de tiempo corto o prefijado.
- reuniones esporádicas o puntuales: se realizan cada cierto tiempo sin tiempo entre
una y otra fijado previamente.

5. Tipos de decisiones
Decisiones que se llevan a cabo en una reunión coma según el número de individuos, puede
ser:

- individual: la decisión es tomada por una sola persona y suele ser por el moderador o
el directivo que convoque la reunión.
- grupal o colegiada: las decisiones son tomadas por varias personas que en este
caso solo participantes de la reunión. Se decide de forma conjunta.

6. Características de los participantes en una reunión

Las reuniones tienen varias características qué pueden coincidir con los elementos de la
misma:

- los asistentes: son las personas que asisten o participan en la reunión. estas
personas pueden tener distintos tipos de actitud; actitud participativa (facilitan el
desarrollo de la reunión o tienen un sentido negativo donde la intención es criticar),
actitud pasiva (asisten, pero no participan por timidez o por aburrimiento) y actitud
negativa (su participación afecta negativamente la reunión).
- El moderador: Es la persona que conduce la reunión, mantiene el orden y la gestión
a punto se encarga de cumplir con lo señalado en el orden del día y en ocasiones es
el encargado de tomar el acta. tiene varias funciones cómo motivar la participación,
apoyar a los tímidos y moderar a los habladores, estar atento y calmar a las posibles
tensiones, mostrar una actitud imparcial.
Entre otras, el moderador tiene también varias funciones cómo preparar el lugar del
encuentro, explicar las herramientas que se van a usar, buscar el consenso sobre la
metodología, apoyar la aplicación de Las herramientas acordadas, visualizar el
proceso de la discusión, asegurar la elaboración de un plan de acción y su
seguimiento y si fuera necesario aclarar los puntos confusos a los participantes
durante y posterior a dicha reunión.

7. Fases de una reunión


Para alcanzar el objetivo de una reunión es necesario planificar la anteriormente. Hay que
tener en cuenta 4 fases en la reunión:

- fase de planificación: se estudian los objetivos de forma pormenorizada es decir al


detalle, estableciendo un orden de prioridades: plantearse quienes van a ser las
personas que deben asistir a la reunión ya sea afectadas o que deban asistir por
mérito propio; el tipo de reunión que se va a realizar; la hora y el comienzo de la
finalización y cuánto tiempo durará cada punto a tratar.
- Fase de preparación: se establece un orden del día, los distintos puntos a tratar, el
lugar y horario de dicha reunión y si es necesario preparar documentación necesaria.
- reunión propiamente dicha. Cuando se ha de tomar ciertas decisiones por mayoría y
no es posible el consenso se da lugar a votaciones YA suma de rangos donde se
asignan números de orden a las alternativas.
- Fase de seguimiento: si fuera preciso se deben corregir las posibles desviaciones y
seguir la puesta en práctica de los compromisos alcanzados en la reunión.

8. Fases en la toma de decisiones en una reunión de


trabajo
1. Definición del problema: en este caso se debe identificar y definir cuál es el problema
a tratar en la reunión, buscar las personas que lo deben solucionar y hacerlas
partícipe en dicha reunión, recoger información sobre el problema, fijar un calendario
y hacer un seguimiento.
2. Identificación de objetivos y criterios: se deben fijar los objetivos que se persiguen,
fijar los criterios para evaluar la calidad y los objetivos deben ser observables y
medibles.
3. Análisis de alternativas por medio de análisis DAFO (debilidades, amenazas,
fortalezas y oportunidades).

En dicho análisis se siguen estrategias qué fomentarán la toma de decisiones como


son:
- estrategias defensivas: tiene como objetivo defenderse de las amenazas externas.
- estrategias de supervivencia: buscar una salida a un grave problema.
- estrategias ofensivas: se orientan a la innovación y se halla muy relacionada con el
lanzamiento de nuevos productos.
- estrategias de reorientación: persiguen un cambio importante en la estructura y en la
actividad.

9. Árbol de decisiones

Un árbol de decisiones es una representación gráfica del problema de decisión cuando hay
un suceso incierto. Se suele realizar tras las reuniones laborales para fomentar la claridad
de dicha reunión y las decisiones que se han tomado previo a un problema.

un árbol de decisiones tiene varios elementos:

- cuadrado: acción o decisión bajo el control de quien decide. las ramas son las
diferentes alternativas que se pueden tomar.
- círculo: consecuencias de la decisión. Las ramas son las diferentes posibilidades.
- triángulo: sólo resultados finales lo cual es tienen un seguimiento.
La persona que toma la decisión en la reunión de trabajo elegir alternativa en función a los
objetivos de los que se hayan tratado Hola finalidad de dicha reunión considerando los
riesgos que se puedan tomar.

hay que analizar cómo se va a poner en práctica dichas decisiones y evaluar la decisión
antes de llevarla a cabo. una vez puesta en funcionamiento habrá que comprobar que no se
producen desviaciones y que todo marcha correctamente. finalmente debemos analizar los
resultados obtenidos cuando pase el tiempo de dicha reunión.

10. Factores que influyen en las decisiones


en cuanto a la toma de decisiones en una reunión, no es un proceso que se pueda realizar
con personas aislándose completamente de las circunstancias que rodean a la finalidad de
la reunión. los condicionamientos que influyen en la toma de decisiones pueden dividirse en:

1. Factores condicionantes externos: este grupo de factores hace referencia a qué


un sujeto decisor puede influir en la decisión en uno u otro sentido.
- Presiones: es casi inevitable la existencia de presión ante ciertas decisiones. Hechas
son más fuertes cuando los cambios afectan a aspectos esenciales de la vida de los
seres humanos que trabajan en la empresa, cómo puede ser un despido.
- el tiempo que se dispone para tomar la decisión y el poder de quien toma la decisión.
2. Factores internos: Los factores internos son los que afectan directamente a los
participantes de la reunión cómo son la actitud de las personas, la aptitud o
capacidad de físicas intelectuales o sociales de cada uno de los participantes, la
experiencia personal y profesional, la cultura que vive el sujeto.
11. La toma de decisiones en la organización

A-Los directivos y la toma de decisiones.

Las personas que ocupan puestos directivos o que tienen a su cargo a trabajadores tienen
un importante número de tareas que cumplir, pero sobre todo se enfrentan continuamente a
la tarea de decidir. De hecho, una forma de medir su rendimiento en el trabajo se basa en el
éxito que tienen cada vez que toman una decisión. Las decisiones a las que se enfrentan
son muy variadas, desde la planificación, el control de calidad, las inversiones o el personal,
hasta la investigación, el desarrollo y la innovación.

En el camino hacia la decisión tendrán que elegir quién va a intervenir en el proceso


decisorio. También tendrán que elegir si van a tomar su decisión solos, sin consultar a
nadie, individualmente, pero consultando a otras personas antes de decidir, o si van a tomar
la decisión en grupo. Hay que poner de relieve que, según las investigaciones en psicología,
las decisiones tomadas en grupo consiguen un mayor grado de aceptación entre los
trabajadores, pero como contrapartida se necesita un mayor número de horas para llegar a
ellas. Por tanto, habrá que valorar cuándo es conveniente tomar una decisión en grupo y
cuándo no.

En general, se suelen utilizar modelos autoritarios cuando cuentan con toda la información
que necesitan, cuando el problema que tienen que resolver es de los que hemos llamado
estructurados, y cuando existe una gran probabilidad de aceptación entre sus subordinados.

Las tres variables que suelen manejar las personas que toman decisiones en las empresas
son:

• La calidad o importancia de la decisión.

• La necesidad de la aceptación por el grupo.

• El tiempo del que se dispone para tomar la decisión.

B- Decisiones centralizadas y descentralizadas.

Se habla de centralización o descentralización para referirse a la forma en que está dividido


el poder o la responsabilidad sobre las decisiones en las empresas:

• Se dice que una empresa tiene una estructura centralizada cuando la posibilidad de tomar
decisiones recae en una persona o en un grupo pequeño.
• Una empresa tiene una estructura descentralizada de toma de decisiones cuando la
capacidad para tomarlas está repartida entre distintas personas o grupos.

C- La ética en la toma de decisiones.

La toma de decisiones es algo habitual en todos los sectores profesionales. Hoy día pocos
profesionales se ven exentos de la obligación de tomar decisiones; los nuevos procesos, los
nuevos métodos de trabajo y el aumento de responsabilidad en las funciones
encomendadas a muchas categorías profesionales hacen necesario estar decidiendo
constantemente.

No todas las personas deciden siguiendo los mismos criterios: para unas personas el ideal
de justicia es la base que mantiene su decisión, pero para otras lo importante es no olvidar
nunca el beneficio empresarial.

Bibliografía
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