PROCESO MEJORAMIENTO CONTINUO PR04.

PE02 31/05/10

PROCEDIMIENTO
DISEÑO, REDISEÑO Y MEJORAMIENTO DE Versión 1.0 Página 1 de 6
PROCESOS

1. OBJETIVO

Definir las actividades del procedimiento de “diseño, rediseño y mejoramiento de procesos”,

referente a la identificación, construcción y aplicación de las metodologías para el diseño,
rediseño y mejoramiento de los procesos de la entidad.

2. ALCANCE

Inicia con la construcción de la guía para el diseño, rediseño y mejoramiento de procesos, y

termina con la constatación de la aplicación de las políticas del proceso.

3. DEFINICIONES

Proceso: Conjunto de de actividades de valor agregado que transforman (T) insumos (PE) en
bienes o servicios (CS), para la satisfacción del cliente

Metodología: Forma ordenada, lógica, con criterios técnicos y formatos para el diseño, el rediseño
y el mejoramiento continúo de los procesos y procedimientos.

Procedimientos: Conjunto de actividades, secuenciales y de valor agregado que hacen parte de

un proceso. Se identifican desde la caracterización del proceso (PHVA)

PHVA:
Planificar: Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo
con los requisitos del cliente y las políticas de la organización.
Hacer: Implementar los procesos. Hacer lo planeado.
Verificar: Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos respectos a las
políticas: los objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los resultados.
Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.

Mapa de Riesgos: Herramienta metodológica, que permite hacer un inventario ordenado y

sistemático de los riesgos, haciendo la descripción de cada uno de estos por proceso.

Recursos del proceso: Hace referencia al capítulo 6 de la norma. La entidad determinar y

proporcionar los recursos necesarios para: implementar y mantener el sistema de gestión de
calidad y mejorar continuamente su eficacia y además, aumentar la satisfacción del cliente
mediante el cumplimiento de los requisitos

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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No Actividad Responsable Registro

Inicio
Construir guía para el diseño, rediseño y mejoramiento
de procesos, teniendo en cuenta las mejores prácticas
y las normas de calidad, para tener completos sus
componentes metodológicos:
 Alineación del proceso con la estrategia Dueño de proceso
(premisas), Subdirector de Acta de Reunión
1
 Caracterización del proceso, Mejoramiento
 Definición y diseño de procedimientos, Organizacional
 Formulación de indicadores del proceso e
 Identificación y construcción del mapa de
riesgos por proceso.
Ver guía metodológica.

Aplicar metodología haciendo el diseño, rediseño y

mejora continua del proceso documentando la Acta de reunión.
caracterización: Caracterización de
2 Dueños de proceso
 Objetivo del proceso, Alcance del proceso, Recursos, Proceso
PHVA, Indicadores, Normograma y Mapa de riesgos. F03.PR07.PE02
Ver formato caracterización.

Identificar los procedimientos y documentarlos:

 Objetivo, alcance, definiciones, descripción de
actividades, documentos de referencia, formatos, Acta de reunión.
3 Dueños de proceso
diagrama de flujo, control de cambios y firmas de Procedimiento
aprobación.
Ver formato de procedimientos.

Proceso
Articular el diseño del proceso y del procedimiento con
documentado:
la racionalización de trámites, según políticas del
4 Dueños de proceso caracterización y
Departamento Administrativo de la Función Pública-
procedimientos
DAFP-

Remitir para control de documentos. Formato de

Ver procedimiento Control de documentos Elaboración,
Modificación o
5 Dueños de proceso
Anulación de
Documentos.
F04.PR07.PE02

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PROCESOS

No Actividad Responsable Registro

Hacer acciones de mejoramiento de procesos:
 Hacer seguimiento, estandarización y mejoramiento
continuo de procesos y procedimientos
 Verificar la aplicación de los procesos como
Caracterización de
herramienta de trabajo.
6 Dueños de proceso Proceso
 Verificar el mejoramiento permanente de los procesos F03.PR07.PE02
dada la destreza, experticia, habilidad y desarrollo de
competencias.
 Constatar la conformidad de los procesos y
procedimientos
Elaborar plan de puesta en marcha del proceso
diseñado, rediseñado o mejorado: socialización con el
Caracterización de
equipo del procedimiento.
7 Dueños de proceso Proceso
Aprendizaje: Trabajo en equipo, facultación y
F03.PR07.PE02
empoderamiento.
Ver formato plan de implementación
Verificar la estructura, cargos, roles y posiciones del
8 Dueños de proceso
proceso y elaborar fichas de cargos.
Identificar las competencias del equipo del proceso. Caracterización de
9 Modelo de competencias por proceso (funcionales). Dueños de proceso Proceso
F03.PR07.PE02
Hacer la integración humana del equipo del proceso:
10 Dueños de proceso
Constatar equipo del proceso.
Constatar la operación del proceso: la conformidad.
11 Dueños de proceso
Flujo en caliente del proceso.
Hacer entrega del proceso a los equipos del proceso:
12 Acta de entrega del proceso donde consten las Dueños de proceso Acta de Reunión
responsabilidades de cada integrante del equipo.
Hacer valuación sistémica del proceso. Caracterización de
13 Dueños de proceso Proceso
F03.PR07.PE02
Revisar la alineación estratégica con los resultados Caracterización de
14 obtenidos en la ejecución del proceso. Dueños de proceso Proceso
F03.PR07.PE02
Constatar la aplicación de las políticas del proceso. Caracterización de
15 Dueños de proceso Proceso
F03.PR07.PE02
Fin

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Plan Indicativo Institucional

Norma: NTCGP: 1000:2009.

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Metodologías para el diseño, rediseño y mejoramiento de procesos.

Manual de calidad.
Política de calidad.

6. RELACION DE FORMATOS

Acta de Reuniones.
Formato caracterización. F03.PR07.PE02
Formato procedimientos.
Formato de Elaboración, Modificación o Anulación de Documentos. F04.PR07.PE02

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7. DIAGRAMA DE FLUJO

Dueño de Proceso / Subdirector Mejoramiento

Organizacional
Dueños de Proceso

INICIO

Construir guía para el diseño, rediseño y Aplicar metodología haciendo el diseño,

mejoramiento de procesos, teniendo en cuenta rediseño y mejora continua del proceso
las mejores prácticas y las normas de calidad, documentando la caracterización.
para tener completos sus componentes
metodológicos
Identificar los procedimientos y documentarlos

Articular el diseño del proceso y del

procedimiento con la racionalización de
trámites, según políticas del Departamento
Administrativo de la Función Pública-DAFP-

Remitir para control de documentos

Hacer acciones de mejoramiento de procesos

Elaborar plan de puesta en marcha del proceso

diseñado, rediseñado o mejorado: socialización
con el equipo del procedimiento

Verificar la estructura, cargos, roles y posiciones

del proceso y elaborar fichas de cargos.

Identificar las competencias del equipo del

proceso. Modelo de competencias por proceso

Hacer la integración humana del equipo del

proceso: Constatar equipo del proceso.

Constatar la operación del proceso.

Hacer entrega del proceso a los equipos del

proceso

Hacer valuación sistémica del proceso.

Revisar la alineación estratégica con los

resultados obtenidos en la ejecución del
proceso.

Constatar la aplicación de las políticas del

proceso.

FIN

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ANEXOS
Anexo 1. Naturaleza de los Cambios

ANEXO 1: NATURALEZA DE LOS CAMBIOS

Ítem Nombre del ítem

Descripción del Cambio
Modif.
Nuevo

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