Vol. 3, No.

1, 2015 Jurnal Komputasi

©2015 Ilmu Komputer Unila Publishing Network all right reserved

Pengembangan Sistem Pengarsipan Surat Di Bidang Sumber Daya

Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA)
Pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung

1
Kurnia Muludi 2 Anie Rose Irawati 3Eva Diana Sari
1
Jurusan Ilmu Komputer FMIPA Unila
2
Jurusan Ilmu Komputer FMIPA Unila
3
Jurusan Ilmu Komputer FMIPA Unila

Abstract

As the development of technologies in computers, human beings are competing to create the newest technology
in the form of hardware and software. The big companies are certainly use computer-based information system
(CBIS) for example PT PLN (Persero) of Lampung Region. PT PLN (Persero) of Lampung Region is a
company that supplies electricity for Lampung Province. They have activities that associated with mailing and
receiving letter. The received letters are accommodated in the secretary and are documented and archived using
computer in semi manual manner. The computer system used less efficient and with given amount of letters
often cause mistakes and slowness in registering them. This caused the slowness of searching of the archives
and as well in generating and recap for the letters reporting. Moreover the letters documentation security is
absent. Because of that, the existing system needs to be developed to improve services and good security. This
research goal is to make a system for a letters documentation that has security features such as logins, and a
good encryption and decryption using Twofish algorithms. This research used Visual basic 6.0 programming
language combined with MySQL database and Crystal Report. The system development methodology used in
this research is Waterfall. Black Box testing results show that the letter archive system has been successfully
developed in accordance with the needs of the user.

Keywords: Algorithm Twofish, Crystal Report, Hardware, MySQL, Black Box Testing, Software, Mail
Archiving System, Visual Basic.

1 Pendahuluan
Seiring dengan perkembangan teknologi di bidang komputer, manusia berlomba-lomba menciptakan
teknologi terbaru di bidang komputer, baik berupa perangkat keras (hardware) maupun perangkat
lunak (software) yang disebut sebagai aplikasi. Aplikasi-aplikasi yang dibuat ini adalah untuk
memaksimalkan kemampuan komputer, yang tujuannya akhirnya tidak lain untuk
membantu/memudahkan pekerjaan manusia.

Pada perusahaan-perusahaan besar tentu sudah menggunakan sistem informasi berbasis komputer
(CBIS), tidak terkecuali pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung. Perusahaan Listrik Negara
(PLN) adalah perusahaan yang bergerak dibidang kelistrikkan negara dalam bertugas melaksanakan
kegiatan perwujudan tenaga listrik, pelayanan pelanggan, pengoperasian dan pemeliharaan
pembangkit dan jaringan distribusi tenaga listrik di wilayah kerjanya.

PT PLN (Persero) Wilayah Lampung merupakan salah satu unit bisnis PT PLN (Persero) yang
mempunyai misi untuk melakukan pengelohan kegiatan pengusahaan pendistribusian dan penjualan
tenaga listrik dalam jumlah dan mutu yang memadai secara efisien sesuai tata kelola yang baik untuk
memberikan kontribusi dalam pembangunan nasional, melakukan usaha sesuai dengan kaidah
ekonomi yang sehat, memperhatikan kepentingan stakeholder serta meningkatkan kepuasan
pelanggan. PT PLN (Persero) Wilayah Lampung mempunyai beberapa bidang seperti : Bidang
Perencanaan, Bidang Tehnik, Bidang Niaga, Bidang Keuangan, dan Bidang Sumber Daya Manusia
dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA).

http://jurnal.fmipa.unila.ac.id/index.php/komputasi Hal 47 dari 130

Vol. 3, No. 1, 2015 Jurnal Komputasi
©2015 Ilmu Komputer Unila Publishing Network all right reserved

Peningkatan kepuasan pelanggan dapat ditingkatkan dengan berbagai layanan. Salah satunya adalah
bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA). Bidang
Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) bertugas menangani
pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Dikarenakan jumlah surat-surat tersebut sangat banyak
maka penanganan arsip yang masih manual menjadi kendala tersendiri. Dari segi keandalan, tingkat
kesalahan yang terjadi masih sering terjadi. Sistem pengarsipan surat yang dilakukan secara manual
menyebabkan lambatnya dalam melakukan pemberian nomor surat, lambatnya dalam pencarian
arsip/dokumentasi surat, rekap surat dan pembuatan laporan surat. Dari segi teknologi, bidang
Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) pada PT.PLN (Persero)
Wilayah Lampung belum memaksimalkan teknologi komputer secara maksimal. Komputer yang ada
hanya untuk membuat dan mencetak surat keluar dan surat masuk dengan menggunakan aplikasi
Microsoft Word sedangkan untuk pencatatan keluar masuk surat dicatat pada buku agenda surat. Dari
segi dokumen, Dokumen-dokumen atau berkas-berkas surat di bidang Sumber Daya Manusia dan
Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) pada PT.PLN (Persero) Wilayah Lampung masih
berupa format-format surat dari Microsoft Word. Dari segi waktu, Waktu untuk pencarian data surat
baik itu nomor urut surat, nomor arsip surat memerlukan waktu yang sedikit lama.
Selain itu, Surat-surat yang masuk di bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum
Administrasi (SDM & KHA) pada PT.PLN (Persero) Wilayah Lampung ada beberapa yang bersifat
rahasia sehingga tidak semua staff diperbolehkan mengakses surat tersebut. Oleh karena itu,
diperlukan fasilitas keamanan data.
Melihat kondisi semacam ini, maka penulis mencoba mengembangkan Sistem Pengarsipan Surat di
PT PLN (Persero) Wilayah Lampung dengan menambahkan keamanan data berupa password dan
enkripsi data. Sistem ini dikembangkan agar surat masuk dan surat keluar dapat terdokumentasi
dengan baik dan aman.

Berdasarkan latar belakang tersebut, maka perlu dikembangkan sebuah Sistem Pengarsipan Surat
masuk dan surat keluar di Bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi
(SDM & KHA) pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung dengan menambahkan sistem keamanan
berupa password dan enkripsi data. Manfaat penelitian ini adalah membantu proses pengarsipan dari
manual menjadi terkomputerisasi serta menghasilkan informasi yang cepat dan akurat dalam proses
pengarsipan surat.

2 Metodologi
Metodologi yang digunakan dalam pembuatan Sistem Pengarsipan Surat di Bidang Sumber Daya
Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) PT PLN (Persero) Wilayah Lampung
adalah waterfall model. Nama model ini sebenarnya adalah “Linear Sequential Model”. Model ini
sering disebut dengan Classic Life Cycle atau model waterfall. Model ini pertama kali muncul pada
tahun 1970 yang diperkenalkan oleh Winston W. Royce. Disebut dengan waterfall karena tahap demi
tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan [3]. Tahapan-
tahapan dalam metodologi waterfall dapat dilihat pada Gambar 1.

Gambar 1 Model Waterfall (Pressman, 2001)

http://jurnal.fmipa.unila.ac.id/index.php/komputasi Hal 48 dari 130

Vol. 3, No. 1, 2015 Jurnal Komputasi
©2015 Ilmu Komputer Unila Publishing Network all right reserved

Tahap pertama pada metodologi waterfall yaitu tahap Analisis. Analisis kebutuhan dibagi menjadi
dua, yaitu analisis kebutuhan sistem dan analisis kebutuhan user. Pada analisis kebutuhan sistem
informasi Pengarsipan surat yang dibuat ini diharapkan dapat diakses dengan mudah pada berbagai
jenis personal computer. Kebutuhan user dapat digambarkan dengan menggunakan use-case diagram.
Gambar 2 menggambarkan use-case diagram untuk sistem pengarsipan surat. Actor yang terlibat pada
sistem ini adalah seketaris bidang dan manager bidang. Seketaris bidang dapat melakukan seluruh
fitur-fitur yang disediakan oleh sistem

Tahap selanjutnya adalah desain sistem, pada tahap ini dibuat prosedur surat masuk dan surat keluar
dengan menggunakan DAD, proses sistem dengan menggunakan DFD, dan desain data yang
digunakan menggugunakan ERD. Prosedur surat masuk dan surat keluar ditampilkan pada Gambar 3
dan Gambar 4, desain DFD pada Gambar 5, dan ERD pada Gambar 6

Menerima Surat Masuk/keluar

Pemberian nomor Agenda

<<
Penerbitan formulir surat

inc
masuk

<<

lud
<<

e
in
cl u

>>
Membuat Laporan surat in
cl u

de
masuk
<< de

>>
Seketariat Bidang i nc >>
lud
Pemberian nomor surat keluar << e>
in >
cl u d
e>
>
Melakukan enkripsi data surat << include >> LOGIN

de >>
<< inclu >>
Melakukan deskripsi data e
surat lud
inc
<< >>
u de >
Manajemen Secret Key c l >
in e
<< clud
>>

in
e
lud

<<
inc

Menerima surat masuk

<<

Menerima formulir
pengendalian surat masuk

Manajer Bidang Melakukan acc terhadap surat

keluar

Gambar 2 Use-case Diagram Sistem Pengarsipan Surat

Pada Gambar 2 dijelaskan bahwa setiap actor harus melakukan login terlebih dahulu untuk masuk de
sistem. Setelah actor melakukan login, maka actor dapat menggunakan fitur-fitur sistem yang
disediakan. Fitur yang disediakan sistem tentunya berbeda untuk setiap actor. Fitur-fitur yang
disediankan oleh sistem untuk masing-masing actor yaitu :
1. Seketaris Bidang dapat melakukan pengolah data surat masuk/keluar, membuat formulir
pengendalian surat, membuat laporan rekap surat, enkripsi data surat dan manajemen secret
key.
2. Manager Bidang dapat menerima surat masuk, menerima formulir pengendalian surat
masuk,dan melakukan acc terhadap surat keluar.

http://jurnal.fmipa.unila.ac.id/index.php/komputasi Hal 49 dari 130

Vol. 3, No. 1, 2015 Jurnal Komputasi
©2015 Ilmu Komputer Unila Publishing Network all right reserved

Prosedur Surat Masuk

SEKRETARIAT UMUM SEKRETARIAT BIDANG MANAJER BIDANG

MULAI 1 3 2

Formulir yang
Surat Masuk Formulir
Surat Masuk Surat Masuk telah di
Surat Masuk Pengendalian
proses
Surat Masuk

Terima Terima
Surat Surat
Diterima Terima surat dan
dan di Formulir
proses Pengendalian
Pencatatan SuratMasuk
Pemberian
Surat di buku
No.Agenda dan
agenda dan Surat Masuk
Penerbitan Formulir
diklasifikasika Formulir yang
Pengendalian Surat Ya Surat dibaca,
n berdasarkan telah di
masuk Buku Agenda Di arsip ? formulir di proses
bidang proses
berdasarkan isi surat
Buku Agenda

Tidak
D
D
Formulir Formulir yang
D
Surat Masuk Pengendalian Prosedur Surat Surat Masuk telah di
Surat Masuk Keluar proses

Surat Masuk Didistribusikan ke

Sekretariat bidang 3
sesuai tujuan
SELESAI
Surat Masuk
2 Didistribusikan ke
seketariat bidang
1 untuk di prose dan
di arsipkan

Gambar 3 DAD Prosedur Surat Masuk

Pada Gambar 3 dijelaskan bahwa surat pertama-tama masuk dan diterima oleh seketariat umum,
kemudian seketariat umum mencatat surat dibuku agenda dan diklasifikasikan berdasarkan bidang dan
surat diedarkan ke seketariat bidang sesuai tujuan surat. Setelah surat masuk dan diterima dari
seketariat umum ke seketariat bidang, kemudian seketariat bidang mengagendakan surat, memberi
nomor agenda dan membuat formulir pengendalian surat masuk yang akan dilanjut ke manajer
bidang. Surat masuk serta formulir pengendalian surat yang sudah diterima manajer bidang kemudian
diproses berdasarkan isi surat dan didistribusikan ke seketariat umum untuk dilanjut proses dan
diarsipkan. Kemudian seketariat bidang mengarsipkan surat masuk dan formulir serta memproses
apakah cukup dengan diarsipkan atau tidak.
Prosedur Surat Keluar/Nota Dinas

SEKRETARIAT BIDANG MANAJER BIDANG

MULAI 2
1

Surat Keluar
Surat Keluar
Surat Keluar

Dicetak
rangkap
Disetujui 3(tiga)
Terima
oleh manajer Didistribusikan ke
Surat
bidang seketariat bidang
Surat Keluar untuk di proses
Surat
Surat Keluar
Keluar dan diarsipkan

1
Ya Surat Keluar
Di setujui ?
Memberi
nomor
surat
Surat Keluar
Surat Keluar
Tidak
2
Surat Keluar

Surat
SELESAI
Dikirim

Gambar 4 DAD Prosedur Surat keluar

http://jurnal.fmipa.unila.ac.id/index.php/komputasi Hal 50 dari 130

Vol. 3, No. 1, 2015 Jurnal Komputasi
©2015 Ilmu Komputer Unila Publishing Network all right reserved

Gambar 4 menjelaskan bahwa Nota Dinas dibuat oleh seketariat bidang dan kemudian didistribusikan
ke Manajer Bidang untuk minta persetujuan. Nota Dinas yang sudah diterima oleh Manajer Bidang
diproses dan ditandatangani sebagai bentuk persetujuan kembali ke seketariat bidang untuk dilanjut
proses. Nota Dinas yang telah disetujui oleh Manajer Bidang kemudian di seketariat bidang memberi
nomor surat dan prihal surat yang dilanjut untuk dicetak rangkap 3(tiga) yang selanjutnya dikirim ke
tujuan surat, rekapannya akan didistribusikan keseketariat bidang dan seketariat Umum untuk di
arsipkan.

MANAGER BIDANG

- Lap. Rekap Surat

- Lap.Surat Masuk

- Lap.Surat Keluar

SISTEM PENGARSIPAN SURAT

PT PLN (Persero)

- Data Surat Keluar

- Data Surat Masuk
- Data Klasifikasi Surat
- Lap. Rekap Surat

- Lap.Surat Masuk

- Lap.Surat Keluar

SEKETARIAT BIDANG

Gambar 5 DFD Sistem Pengarsipan Surat

Gambar 5 menjelaskan bahwa sistem menerima input dari seketaris bidang berupa data surat keluar,
data surat masuk, dan data klasifikasi surat. Selain itu, sistem juga mengeluarkan output berupa
laporan rekap surat, laporan surat masuk, dan laporan surat keluar. Selain itu, output yang berupa
laporan rekap surat, laporan surat masuk, dan laporan surat keluar juga diberikan untuk manajer
bidang.

http://jurnal.fmipa.unila.ac.id/index.php/komputasi Hal 51 dari 130

Vol. 3, No. 1, 2015 Jurnal Komputasi
©2015 Ilmu Komputer Unila Publishing Network all right reserved

Gambar 6 ERD Sistem Pengarsipan Surat

Gambar 6 merupakan ERD Sistem Pengarsipan Surat, dapat dilihat bahwa sistem menggunakan log
secretkey yang digunakan untuk manajemen secretkey pada proses enkripsi dan deskripsi data surat.

Tahap selanjutnya pada metodologi waterfall yaitu coding. Pada tahap ini, sistem d implementasikan
ke dalam bahasa pemograman (code). Dalam hal ini Sistem Pengarsipan Surat diimplemantasikan
menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0.

Tahap selanjutnya adalah pengujian terhadap sistem yang telah diimplementasikan dalam kode
pemograman. Pengujian sistem dilakukan oleh user (karyawan), bukan creator. Pengujian dilakukan
dengan menggunakan metode Black-Box dengan teknik Equivalent partitioning, untuk melihat
kelemahan yang ada pada sistem. Bila terdapat kesalahan atau kekurangan dalam penggunaan sistem,
maka akan dirangkum dan dijadikan sebagai saran untuk pengembangan sistem selanjutnya. Bila
tidak, sistem dapat langsung digunakan oleh user. Kesalahan atau kekurangan dijadikan saran oleh
karena dalam penelitian ini metode yang digunakan adalah waterfall milik Pressman yang tidak bisa
mengulang dari tahap awal lagi. Dalam pengujian ini hal-hal yang akan diuji adalah mengenai fungsi
fitur-fitur yang tersedia dalam Sistem Pengarsipan Surat. Sedangkan sasaran pengujian adalah user
yang menggunakan sistem pengarsipan surat, yaitu Seketaris Bidang dan Manajer Bidang.

3 Pembahasan

Setelah semua tahap penelitian dilakukan, dihasilkan tampilan menu utama Sistem Pengarsipan Surat
seperti pada Gambar 7. Pada menu utama Sistem Pengarsipan Surat terdapat 4 (empat) menu yang
disediakan, yaitu Data Master, Arsip, Laporan dan Alat. Menu Data Master berisi data-data yang
harus diisikan sebelum aplikasi pengarsipan dijalankan. Data Master yang harus diisikan seperti data
bagian PLN, data jenis surat, data kode masalah dan data pengolahan. Menu Alat berisi lihat data user
dan ganti password.

http://jurnal.fmipa.unila.ac.id/index.php/komputasi Hal 52 dari 130

 Vol. 3, No. 1, 2015 Jurnal Komputasi
©2015 Ilmu Komputer Unila Publishing Network all right reserved

Gambar 7 Menu Utama Sistem Pengarsipan Surat

Setelah implementasi program dijalankan, maka tahap selanjutnya dalam metodologi waterfall yaitu
pengujian (testing). Pengujian Sistem Pengarsipan Surat dilakukan dengan metode Black Box-
Equivalent partitioning.
Ringkasan hasil pengujian sistem dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1 : Potongan Hasil Pengujian Black Box – Equivalent Partitioning
Kelas Uji Fungsi yang Kasus Uji Hasil yang diharapkan Reaksi Sistem
Uji
Seketaris Login 1. Proses masuk 1. Sistem menampilkan menu 1. Sistem menampilkan menu
Bidang dengan login utama dan user dapat Utama beserta fitur-fitur yang
yang benar menggunakan fitur-fitur yang ada sesuai hak akses user.
ada sesuai hak aksesnya.
2. Proses masuk 2. Sistem memberikan peringatan 2. Sistem menampilkan dialog box
dengan login bahwa password yang berupa peringatan bahwa
yang salah dimasukan salah, jika sudah password yang dimasukkan oleh
tiga kali memasukan password user salah. Jika sudah tiga kali
salah, maka user akan keluar memasukkan password salah,
secara otomatis dari sistem maka user akan secara otomatis
keluar dari sistem dan tidak bisa
melanjutkan ke menu utama.
Pengelolaan 1. Proses tambah 1. Sistem dapat melakukan 1. Sistem dapat menambah data
Bagian PLN data bagian tambah data bagian PLN bagian PLN dan menyimpan data
PLN tersebut kedalam databases.
2. Proses edit data 2. Sisten dapat melakukan 2. Sistem dapat melakukan ubah
bagian PLN perubahan data bagian PLN data dan menyimpan data bagian
PLN kedalam databases
3. Proses hapus 3. Sisten dapat melakukan hapus 3. Sistem dapat melakukan hapus
data bagian data bagian PLN data bagian PLN dan secara
PLN otomatis data tersebut terhapus
dari databases.
Pengelolaan 1. Proses tambah 1. Sistem dapat melakukan 1. Sistem dapat menambah data
Jenis surat data jenis surat tambah data Jenis Surat Jenis surat dan menyimpan data
tersebut kedalam databases.

http://jurnal.fmipa.unila.ac.id/index.php/komputasi Hal 53 dari 130

Vol. 3, No. 1, 2015 Jurnal Komputasi
©2015 Ilmu Komputer Unila Publishing Network all right reserved

2. Proses edit data 2. Sistem dapat melakukan 2. Sistem dapat melakukan ubah
jenis surat perubahan data Jenis Surat data dan menyimpan data Jenis
surat kedalam databases
3. Proses hapus 3. Sistem dapat melakukan hapus 3. Sistem dapat melakukan hapus
data jenis surat data Jenis Surat data Jenis surat dan secara
otomatis data tersebut terhapus
dari databases.
Pengelolaan 1. Proses tambah 1. Sistem dapat melakukan 1. Sistem dapat menambah data
Kode masalah data kode tambah data Kode masalah Kode masalah dan menyimpan
masalah data tersebut kedalam databases.

2. Proses edit data 2. Sisten dapat melakukan 2. Sistem dapat melakukan ubah
kode masalah perubahan data Kode masalah data dan menyimpan data Kode
masalah kedalam databases
3. Proses hapus 3. Sistem dapat melakukan hapus 3. Sistem dapat melakukan hapus
data kode data Kode masalah data kode masalahdan secara
masalah otomatis data tersebut terhapus
dari databases.

Arsip Agenda 1. Proses tambah 1. Sistem dapat melakukan 1. Sistem dapat melakukan tambah
masuk data arsip tambah data arsip agenda data arsip agenda masuk dan
agenda masuk masuk menyimpan data tersebut
kedalam databases.
2. Proses edit data 2. Sistem dapat melakukan edit 2. Sistem dapat melakukan edit data
arsip agenda data arsip agenda masuk arsip agenda masuk dan
masuk menyimpan data tersebut
kedalam databases.
3. Proses simpan 3. Sistem dapat melakukan 3. Sistem dapat melakukan simpan
data arsip simpan data arsip agenda data arsip agenda masuk dan
agenda masuk masuk menyimpan data tersebut
kedalam databases.
4. Proses hapus 4. Sistem dapat melakukan hapus 4. Sistem dapat melakukan hapus
data arsip data arsip agenda masuk data arsip agenda masuk dan
agenda masuk secara otomatis data tersebut
terhapus dari databases.
5. Proses enkripsi 5. Sistem dapat melakukan 5. Sistem dapat melakukan enkripsi
data arsip enkripsi data arsip agenda data arsip agendamasuk dan
agenda masuk masuk menyimpan perubahan tersebut
kedalam databases.
6. Proses deskripsi 6. Sistem dapat melakukan 6. Sistem dapat melakukan enkripsi
data arsip deskripsi data arsip agenda data arsip agenda masuk dan
agenda masuk keluar menyimpan perubahan data
tersebut kedalam databases.
7. Proses cetak 7. Sistem dapat melakukan cetak 7. Sistem dapat melakukan cetak
data arsip data arsip agenda masuk data arsip agenda masuk
agenda masuk
Arsip Agenda 1. Proses tambah 1. Sistem dapat melakukan 1. Sistem dapat melakukan tambah
keluar data arsip tambah data arsip agenda data arsip agenda keluar dan
agenda keluar keluar menyimpan data tersebut
kedalam databases.
2. Proses edit data 2. Sistem dapat melakukan edit 2. Sistem dapat melakukan edit data
arsip agenda data arsip agenda keluar arsip agenda keluar dan
keluar menyimpan data tersebut
kedalam databases.
3. Proses simpan 3. Sistem dapat melakukan 3. Sistem dapat melakukan simpan
data arsip simpan data arsip agenda data arsip agenda keluar dan
agenda keluar keluar menyimpan data tersebut
kedalam databases.
4. Proses hapus 4. Sistem dapat melakukan hapus 4. Sistem dapat melakukan hapus
data arsip data arsip agenda keluar data arsip agenda keluar dan
agenda keluar secara otomatis data tersebut
terhapus dari databases

http://jurnal.fmipa.unila.ac.id/index.php/komputasi Hal 54 dari 130

Vol. 3, No. 1, 2015 Jurnal Komputasi
©2015 Ilmu Komputer Unila Publishing Network all right reserved

5. Proses enkripsi 5. Sistem dapat melakukan 5. Sistem dapat melakukan enkripsi

data arsip enkripsi data arsip agenda data arsip agenda keluar dan
agenda keluar keluar menyimpan perubahan data
tersebut kedalam databases.
6. Proses deskripsi 6. Sistem dapat melakukan 6. Sistem dapat melakukan
data arsip deskripsi data arsip agenda deskripsi data arsip agenda keluar
agenda keluar keluar dan menyimpan perubahan data
tersebut kedalam databases
7. Proses cetak 7. Sistem dapat melakukan cetak 7. Sistem dapat melakukan cetak
data arsip data arsip agenda keluar data arsip agenda keluar.
agenda keluar
Cetak Laporan 1. Proses 1. Sistem dapat mencetak laporan 1. Sistem dapat mencetak laporan
Agenda masuk mencetak agenda masuk agenda masuk sesuai dengan
laporan agenda nomor surat yang dipilih
masuk
2. Proses 2. Sistem dapat mencetak laporan 2. Sistem dapat mencetak laporan
mencetak rekap rekap agenda masuk agenda masuk sesuai dengan
agenda masuk detail yang dipilih

Cetak Laporan 1. Proses 1. Sistem dapat mencetak laporan 1. Sistem dapat mencetak laporan
Agenda keluar mencetak agenda keluar agenda keluar sesuai dengan
laporan agenda nomor surat yang dipilih
keluar
2. Proses 2. Sistem dapat membuat laporan 2. Sistem dapat membuat laporan
mencetak rekap rekap agenda keluar agenda keluar sesuai dengan
agenda keluar detail yang dipilih
Data User 1. Proses tambah 1. Sistem dapat melakukan 1. Sistem dapat menambah data
data user tambah data User User dan menyimpan data
tersebut kedalam databases.
2. Proses edit data 2. Sisten dapat melakukan 2. Sistem dapat melakukan ubah
user perubahan data User data dan menyimpan data User
kedalam databases
3. Proses hapus 3. Sisten dapat melakukan hapus 3. Sistem dapat melakukan hapus
data user data User. data dan menyimpan data User
kedalam databases
Ganti Password Proses ganti Sistem dapat melakukan ganti Sistem dapat melakukan ganti
password password user password sesuai yang diinputkan
user.
Manajemen Proses ganti Sistem dapat melakukan ganti Sistem dapat melakukan ganti
SecretKey SecretKey SecretKey/kunci Enkripsi dan SecretKey/kunci Enkripsi dan
Deskripsi Deskripsi sesuai yang diinputkan user

Dari Tabel 1 dapat dilihat bahwa fitur-fitur yang disediakan oleh sistem ada dan sesuai dengan fitur
yang diinginkan. Berdasarkan kasus uji yang diberikan, terlihat bahwa hasil yang diharapkan sesuai
dengan hasil yang muncul, sehingga dapat dikatakan proyek pengembangan sistem telah berhasil.
Seperti Pengujian pada kelas uji seketaris bidang yang dilakukan oleh seketaris pada sistem
menunjukkan hasil yang diharapkan seperti pengujian pada login jika username dan password yang
diinputkan tidak sesuai dengan data admin yang ada, maka sistem secara otomatis memberikan
peringatan dan admin bisa mencoba melakukan proses login sebanyak tiga kali. Namun jika tiga kali
berturut-turut username dan password yang diinputkan tidak sesuai dengan data admin yang ada,
maka sistem secara otomatis akan keluar dan admin tidak bisa melanjutkan ke menu utama.
Pengujian pada login jika username dan password yang diinputkan sesuai, maka sistem secara
otomatis masuk ke menu utama. Pengujian pada pengelolaan bagian PLN sistem dapat melakukan
tambah data, ubah data, dan hapus data pengelolaan bagian PLN dan sistem berhasil melakukan
perubahan data dan menyimpan perubahan tersebut kedalam databases. Pengujian pada arsip agenda
masuk dan agenda keluar juga menunjukkan hasil sesuai kebutuhan user seperti menyimpan data arsip
dan enkripsi data arsip agenda masuk dan agenda keluar. Kemudian proses deskripsi data arsip
agenda masuk dan agenda keluar admin diminta terlebih dahulu untuk memasukkan kunci deskripsi,

http://jurnal.fmipa.unila.ac.id/index.php/komputasi Hal 55 dari 130

Vol. 3, No. 1, 2015 Jurnal Komputasi
©2015 Ilmu Komputer Unila Publishing Network all right reserved

namun jika kunci yang dimasukkan tidak sesuai maka sistem secara otomatis memberikan peringatan
dan admin bisa mencoba memasukkan kunci deskripsi sebanyak tiga kali. Jika kunci deskripsi yang
di masukkan admin tiga kali berturut-turut salah maka proses deskripsi tidak bisa dilanjutkan.

4 Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis dan pengujian yang dilakukan dapat diambil kesimpulan bahwa sistem
pengasipan surat di bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM &
KHA) pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung telah berhasil dikembangkan sehingga mempunyai
fitur yang berjalan sesuai dengan kegunaan user sebagai berikut :

1. Sistem pengarsipan surat mempunyai kemampuan melakukan enkripsi dan deskripsi data
2. Sistem dapat membuat laporan surat agenda masuk dan agenda keluar sesuai dengan
keinginan user.

Untuk pengembangan sistem pengarsipan surat selanjutnya adalah : sistem dapat secara otomatis
mengambil data-data arsip agenda surat yang diperlukan langsung dari gambar yang di upload untuk
membuat laporan agenda surat, sehingga diharapkan proses pengelompokkan surat berdasarkan jenis
surat maupun kode masalah dapat juga dilakukan secara otomatis.

5 Refference

[1] Adji, Muljo. 2004. Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN
(Persero). Jakarta
[2] Ariyus, Dony. 2008. Pengantar Ilmu Kriptografi Teori, Analisis, dan Implementasi.
Yogyakarta : ANDI
[3] Pressman, Roger S. Software Enginnering : A Practioner’s Approuch Fifth Edition. McGraw
Hill. United States Of America. (2001)
[4] Siddik, M.H.Soboo. 2012. Encryption and Descrytion of Data Using Twofish Algorithm.
ISSN : 2231-2587 NCETIT-Vol 2 (2012)

http://jurnal.fmipa.unila.ac.id/index.php/komputasi Hal 56 dari 130