Gerencia de Proyectos

Introducción a la Gerencia de Proyectos

Es nuevo la gestión de proyectos?

https://www.youtube.com/watch?v=j9upcfFKcaY
 ¿Qué es el Project Management
Institute – PMI®?

 Project Management Institute – PMI®

es una organización sin fines de
lucro.
 Fundada en 1969, cuenta con más de
500,000 miembros de diferentes
especialidades, en 170 países.
 En Lima se cuenta con el Capítulo
Lima Perú, fundado en 1999
 El lema del PMI es “Hacer la gestión
de proyectos una herramienta obtener
resultados de negocios” http://www.pmi.org
 ¿Qué es el PMBOK®?

 Es una norma reconocida en la

profesión de la dirección (gestión)
de proyectos.
 Identifica buenas prácticas.
 Existe un consenso sobre su valor
y utilidad.
 Proporciona un vocabulario común.
 Norma fundamental para sus
certificaciones.
 Estándares en Gerencia de Proyectos

 El PMI recibió la designación “Organización que

Desarrolla Estándares” por la ANSI (American
National Standards Institute) en 1999.
 Evolución de los Estándares en
Gerencia de Proyectos
 1976: Se empezaron a documentar estándares
 1983: Publicación de 1er estándar
 1987: Se publica estándar revisado
 1996: Actualización total y publicación de la Edición
1996 del PMBOK ®
 2000: Publicación de la Edición 2000 del PMBOK®
 2001: Publicación del Estándard para las Estructuras de
Descomposición de Trabajo (WBS)
 2002: Publicación de:
o Marco Conceptual del Desarrollo de Competencias en
Gerencia de proyectos
o Extensíón del PMBOK 2000 a Gobierno
 2004: Publicación de la tercera edición
 2008: Publicación de la cuarta edición
 2012: Publicación de la quinta edición
 2017: Publicación de la sexta edición
¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para

crear un producto, servicio o resultado único:
 Un producto: Ampliación de planta, una casa, etc.
 Un servicio: Una ventanilla de atención al cliente, un call
center, atención post venta.
 Un resultado: Como un documento, un estudio de
viabilidad o factibilidad, la fórmula para una nueva vacuna,
etc.
Pueden ser creados como resultado de: una demanda de
mercado, una necesidad de la organización, una solicitud del
cliente, un avance tecnológico, un requerimiento legal
Ejemplos de proyectos

Implementación de
SAP R/3

Implementación de
Call Center 24/7

Renovación de servidores
Desarrollo de aplicación para ventas
 ¿Cómo surge un proyecto?

Problemas, Deseos y
Ideas
necesidades u expectativas
oportunidades

Resultados Producto Proyecto Delimitar requisitos

(producto)
¿Cómo surge un proyecto?
¿Qué son los proyectos para las
organizaciones?

▪ Las organizaciones deben

ejecutar procesos
(operaciones) para lograr
sus objetivos.
▪ Estos procesos requieren de
productos, que les
permitan optimizar el
proceso en si.
▪ Todo producto o servicio
único está
PRINCIPALMENTE orientado
a soportar un determinado
proceso.
▪ Los proyectos crean los
productos o servicios que
serán usados por los
proceso. (3PRO)
Oficina de dirección de proyectos - PMO

Es una unidad organizacional

que tiene responsabilidades de
soporte para la dirección de
proyectos y de dirección
centralizada de aquellos
proyectos que se encuentran
bajo su dirección.
 Oficina de dirección de proyectos - PMO

La función principal es brindar apoyo a los gerentes de proyecto de diversas formas como:

◼ Gestionar recursos compartidos por todos los proyectos dirigidos por la PMO;

◼ Identificar y desarrollar una metodología, mejores prácticas y estándares para la

dirección de proyectos;

◼ Entrenar, orientar, capacitar y supervisar;

◼ Vigilar el cumplimiento de los estándares, políticas, procedimientos y plantillas de

la dirección de proyectos mediante auditorías del proyecto.

◼ Desarrollar y gestionar políticas, procedimientos, plantillas y otra documentación

compartida de los proyectos (activos de los procesos de la organización y

◼ Coordinar la comunicación entre proyectos.

Project Management Office

Project
Management
Office

Soporte Consultoría Métodos Gerentes

a los y y Capacitación de
Proyectos Orientación Estándares Proyectos
 ¿Qué es la dirección (gestión) de
proyectos?

La dirección (gestión) de proyectos es la aplicación de

conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas a las
actividades de un proyecto para cumplir con los requisitos del
mismo.
Se logra mediante la aplicación e integración adecuadas de los
49 procesos de la dirección de proyectos, agrupados
lógicamente que conforman los 5 grupos de procesos (iniciación,
planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre.
 Los procesos de la dirección de
proyectos
 Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas realizadas
para obtener un producto, resultado o servicio definido.
 Cada proceso se caracteriza por sus entradas, herramientas y técnicas que
puedan aplicarse y por las salidas que se obtienen.
 Para que un proceso tenga éxito debe:
◼ Seleccionar los procesos adecuados requeridos para alcanzar los objetivos del
proyecto.
◼ Utilizar un enfoque definido que pueda adoptarse para cumplir con los requisitos.
◼ Cumplir con los requisitos a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de
los interesados.
◼ Equilibrar las demandas contrapuestas relativas al alcance, tiempo, costo,
calidad, recursos y riesgo para producir el producto, servicio o resultado
especificado.
¿Cuándo un proyecto es exitoso
 ¿Qué implica dirigir (gestionar) un
proyecto?

◼ Identificar requisitos.
◼ Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de
los interesados, según se planifica y ejecuta el proyecto.
◼ Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se
relacionan, entre otros aspectos, con:
⚫ El alcance,
⚫ La calidad,
⚫ El cronograma,
⚫ El presupuesto,
⚫ Los recursos y
⚫ El riesgo.
 ¿Qué implica dirigir (gestionar) un
proyecto?

Los criterios actuales miden no solo el

valor de la inversión, sino además la
eficiencia, el alineamiento con la estrategia
de la empresa, la capacidad evolutiva e
innovadora de la solución, la utilización
adecuada de las nuevas tecnologías y por
su puesto todo lo relacionado con la
responsabilidad social corporativa, el
respeto por el medio ambiente y la
satisfacción del cliente e interesados que
permita la generación de un potencial
crecimiento de negocios futuro
 ¿Qué implica dirigir (gestionar) un
proyecto?

Dentro de las habilidades requeridas

para los directores de proyectos el
PMI aplica el Marco de Desarrollo de
Competencias del Director de
Proyectos a través del uso del
Triángulo de Talentos del PMI® y se
centra en tres conjuntos de
habilidades claves:
• Dirección Técnica de proyectos.
• Liderazgo.
• Gestión Estratégica y de Negocios.
 Grupos de procesos de dirección
de proyectos

 Grupo del Proceso de Iniciación:

Usados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase ya
existente, mediante la obtención de la autorización para comenzar
dicho proyecto o fase.
 Grupo de Proceso de Planificación:
Los requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los
objetivos y definir el curso de acción necesario para alcanzar los
objetivos para cuyo logro se emprendió el proyecto.
 Grupo de Proceso de Ejecución:
Los requeridos para completar el trabajo definido en el plan para la
dirección del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del
mismo.
 Grupos de procesos de dirección
de proyectos

 Grupo del Proceso de Monitoreo y Control:

Está compuesto por aquellos procesos requeridos para hacer
seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeño del
proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios
y para iniciar los cambios correspondientes.
 Grupo de Proceso de Cierre:
Está compuesto por aquellos procesos realizados para finalizar
todas las actividades a través de todos los Grupos de Procesos de
la Dirección de Proyectos, a fin de completar formalmente el
proyecto, una fase del mismo u otras obligaciones contractuales
Fuente: Guía del PMBOK ® -Sexta Edición
 Los procesos de la dirección de
proyectos

Categorías de
procesos

Aseguran que el Especifican y

proyecto avance Procesos de Procesos crean el
de manera eficaz dirección de orientados al producto del
durante su proyecto producto proyecto
existencia

 Los procesos de dirección de proyectos se aplican globalmente y a todos los

grupos de industrias.
 Buenas prácticas significa que existe un acuerdo general en cuanto a que se ha
demostrado que la aplicación de los procesos de dirección de proyectos aumenta
las posibilidades de éxito en una amplia variedad de proyectos.
 Interacciones comunes entre los
procesos de la dirección de proyectos

Procesos de seguimiento
y control

Inicio de Procesos de
Procesos de Planeamiento Procesos Fin de Fase
Fase /
iniciación de cierre / Proyecto
Proyecto

Procesos de
Ejecución
 Interacciones comunes entre los
procesos de la dirección de proyectos

Grupo de
procesos de
planificación Grupo de Grupo de
Grupo de procesos de procesos de
procesos de ejecución monitoreo y
iniciación control
Grupo de
Nivel de procesos de
Interacción cierre

entre
procesos

Tiempo
Relaciones entre Gestión de Proyectos,
Programas y Portafolios

Fuente: Guía del PMBOK ® -Sexta Edición

 Ciclo de vida del proyecto

 Es un conjunto de fases del mismo, desde su inicio hasta su conclusión. Una

fase de un proyecto es un conjunto de actividades de un proyecto, relacionadas
de manera lógica, que culmina con la finalización de uno o más entregables.
Las fases pueden ser secuenciales, iterativas o superpuestas.
 Puede ser determinado o conformado por los aspectos únicos de la
organización, de la industria o de la tecnología empleada.
 Aunque los proyectos varían en tamaño y el grado de complejidad que
contienen, un proyecto típico puede tener la siguiente estructura:
◼ Inicio del Proyecto.
◼ Organización y preparación.
◼ Ejecución del Trabajo.
◼ Cierre del Trabajo.
 Ciclo de vida del proyecto

Representación del ciclo de vida del proyecto.

Inicio del Organización Ejecución del Finalizar el

Proyecto y Preparación Trabajo Proyecto

Fases Genéricas
 Ciclo de vida del proyecto

Impactos durante el ciclo de vida del proyecto

Alto
Influencia de los Interesados
Grao de impacto

Costo de los
cambios
Bajo

Tiempo
 Rol del Director de Proyectos

 Es la persona asignada por la organización ejecutante para lograr

los objetivos del proyecto.

 Requiere contar con las siguientes características:

◼ Conocimiento: Lo que sabe sobre dirección de proyectos.
◼ Rendimiento: Lo que puede hacer o lograr si aplica los
conocimientos sobre dirección de proyectos.
◼ Personal: La manera como se comporta cuando ejecuta el
proyecto o actividades relacionadas. Abarca actitudes,
características básicas de la personalidad y liderazgo (la
capacidad de guiar al equipo de un proyecto mientras se
cumplen los objetivos del proyecto y se equilibran las
restricciones del mismo)
 Fases del proyecto

 Las fases del proyecto son divisiones dentro

del mismo proyecto, donde es necesario
ejercer un control adicional para gestionar
eficazmente la conclusión de un entregable
mayor.
 Las fases del proyecto suelen completarse de
manera secuencial, pero en determinadas
situaciones de un proyecto pueden
superponerse.
 Por su naturaleza de alto nivel constituyen un
elemento del ciclo de vida del proyecto.
 Una fase no constituye un grupo de procesos
de la dirección de proyectos.
 Fases del proyecto

Proyecto de 3 fases
Análisis y Diseño Desarrollo Implementación
Procesos de supervisión y control Procesos de supervisión y control Procesos de supervisión y control

Procesos de Procesos de Procesos de Procesos Procesos de Procesos de Procesos de Procesos Procesos de Procesos de Procesos de Procesos
inicio planeamiento ejecución de cierre inicio planeamiento ejecución de cierre inicio planeamiento ejecución de cierre

Proyecto con fases superpuestas

Procesos de supervisión y control

Diseño
Procesos de Procesos de Procesos de Procesos
inicio planeamiento ejecución de cierre
Procesos de supervisión y control

Procesos de Procesos de Procesos de Procesos

inicio planeamiento ejecución de cierre

Construcción
 Fases del proyecto

Relaciones entre fases:

 Relación secuencial. Donde una fase puede iniciarse una vez que
se completa la fase anterior.

 Relación de superposición. Donde una fase se inicia antes que

finalice la anterior.

 Relación iterativa. Donde en un momento dado sólo se planifica una

fase y la planificación de la siguiente se efectúa conforme avanzan
el trabajo y los entregables de la fase actual.
 Factores ambientales de la
empresa
➢Son condiciones que no están bajo el
control del equipo del proyecto y que
influyen, restringen o dirigen el proyecto.
➢Se refieren a elementos tangibles e
intangibles, tanto internos como externos.
➢Los factores ambientales de la empresa
pueden aumentar o restringir las opciones
de la dirección de proyectos, y pueden
influir de manera positiva o negativa sobre
el resultado.
➢ Se consideran entradas para la mayoría
de los procesos de planificación.
 Factores ambientales de la
empresa
Internos:
 Cultura, estructura y gobernanza de la organización.
 Distribución geográfica de los recursos.
 Infraestructura
 Software informático
 Disponibilidad de recursos
 Capacidad de los empleados
Externos:
 Condiciones del mercado.
 Influencias y asuntos de índole social y cultural
 Restricciones legales
 Bases de datos comerciales
 Investigaciones académicas
 Estándares gubernamentales o de la industria
 Consideraciones Financieras
 Elementos ambientales físicos
 Interesados

Los interesados son personas u organizaciones (por ejemplo: clientes,

patrocinadores, la organización ejecutante del proyecto o el público),
que:
 Influencias de la estructura
organizacional en el proyecto

Culturas y estilos
 La cultura y estilo pueden tener una fuerte influencia en la
capacidad del proyecto para alcanzar sus objetivos.
 La cultura y estilos se conocen como “normas culturales”.
 La cultura se manifiesta a través de:
◼ Visión, valores, normas, creencias y expectativas compartidas

◼ Políticas, métodos y procedimientos

◼ Percepción de las relaciones de autoridad y

◼ Ética laboral y horario de trabajo.

 Reconocer y respetar las costumbres y el tipo de accionar de la

organización
 Influencias de la estructura
organizacional en el proyecto
Cultura organizacional:
¿Cómo se forma?
¿Cómo se adaptan las personas a la organización?

Administración de
alta jerarquía

Filosofía de los
Criterios de Cultura de la
fundadores de la
selección organización
organización

Socialización

Fuente: Stephen Robbins

 Influencias de la estructura
organizacional en el proyecto

Activos de los procesos de la organización

 Abarcan alguno o todos los activos relativos a procesos de alguna o
todas las organizaciones participantes en el proyecto que pueden
usarse para influir en el éxito del proyecto.
 Estos activos de procesos también abarcan las bases de
conocimiento de la organización, como lecciones aprendidas y la
información histórica.
 Pueden incluir cronogramas completados, datos sobre riesgos y
datos sobre el valor ganado.
 Incluyen:
◼ Procesos, políticas y procedimientos.

◼ Bases de conocimiento de la organización.