Portafolio de Costo Ideal,

Potencial y Real
 INTRODUCCIÓN

• La razón de existir de una empresa es generar ingresos que se traduzcan en ganancias, en

retorno de la inversión de los accionistas. Esta cifra de ganancia se calcula, restando de los
ingresos los gastos, cantidad que se refleja en el estado de ganancias y pérdidas.
• Para incrementar las ganancias, y la capitalización de los accionistas se deben generar ingresos,
además de controlar los gastos. Esto se logra trabajando en base a presupuesto, costo potencial
y real para así poder evaluar y controlar la operación y obtener los resultados deseados.
• Por eso en el presente trabajo se expone mediante su desarrollo lo que significan el costo
presupuestado, ideal u objetivo; el costo potencial y el costo real; además de como se calcula.
Conociendo que esta información será de suma utilidad para evaluar el rendimiento de la gestión
dentro de la operación de un hotel en el área de Alimentos y Bebidas.
• Viendo la importancia del control de costos de Alimentos y Bebidas es una función a través de la
cual se pretende evaluar y medir los resultados de la operación para determinar las variaciones y
desviaciones ocurridas en el uso de los insumos en relación a lo establecido en los estándares
de una empresa que presta servicios de alimentación y bebidas.
 GENERALIDADES
• Primero es necesario aclarar que los términos costo y gasto se
utilizan indistintamente por tener EN OCASIONES el mismo
significado.
• El costo Ideal, presupuestado u objetivo se refiere a la cantidad
ideal que la empresa quiere gastar, lo que ha presupuestado para
un determinado periodo. Siendo el presupuesto es una previsión de
resultados que se espera alcanzar expresados en términos
financieros o monetarios.
• El costo potencial es el cálculo de lo que debería ser un costo,
suponiendo que se sigan todos los procedimientos de control de
costos.
• El costo real es lo que se gasta en realidad. Lo optimo es que sean
igual a los costos proyectados sin perjudicar la calidad ni la
cantidad de los alimentos y bebidas servidos.
 OBJETIVO IDEAL DE COSTO
• Encontrar este porcentaje debe ser una cuestión de equilibrio. Debe ser determinado de una
forma razonable que la empresa fija dentro de su presupuesto como beneficio (utilidad); es la
proporción que los propietarios o accionistas quieren alcanzar evaluando en cuánto hace falta
para mantenerse en el negocio y el retorno de la inversión.
• Este porcentaje es una herramienta que se utilizará para controlar y evaluar las operaciones. Por
lo que es importante que sea razonable ya que si no lo es creará frustración incesante para la
dirección y el personal.
• En el cuadro siguiente corresponde a un restaurante ficticio, se muestran las ventas, los costos,
la mano de obra del año anterior, que arroja una ganancia o beneficio de un quince por ciento
(15%) con costos de un veintinueve por ciento (29%) sobre la comida.
• Con esta información se puede entender que para poder determinar el costo ideal,
presupuestado u objetivo es necesario tomar en cuenta el comportamiento real, retrospectivo e
histórico del año o años anteriores.
• Así evaluar que ha pasado año contra año, cuál ha sido el crecimiento histórico, cuál es el
crecimiento de la industria y con toda esta base poder tomar la decisiones objetivas y reales
para pronosticar como serán las ventas y los costos.
• Lo que servirá como base para elaborar el presupuesto y todas las estrategias y controles de la
empresa para un periodo determinado. Es importante que sea lo más objetivo posible pues de lo
contrario traerá desmotivación y frustración para la dirección y los colaboradores.
 OBJETIVO IDEAL DE COSTO (2)
• El administrador del restaurante ficticio, después de un análisis de las cifras
arriba dadas prevé mayor volumen de negocios el año que viene porque
está ubicado al lado del nuevo centro de convenciones. Su objetivo es
diecisiete por ciento (17%) y ha considerado que cumplirá el objetivo
incrementando ventas y además reduciendo costos de comida en un dos
por ciento (2%).
• O sea que para lograr tener este incremento en la utilidad, hay que
considerar que el costo de comida y bebidas debe ser de veinticuatro por
ciento (24%), cifra que aparece cuando del total de ventas restamos la
mano de obra, gastos y utilidad esperada lo cual no da el costo de comidas
y bebidas, EL COSTO IDEAL.
• Se considera la cifra total de ventas como el cien por ciento (100%), a esta
se le resta los gastos en que se incurra en el periodo evaluado, incluyendo
la mano de la cifra resultante se divide en dos áreas: los costos de la
comida y los beneficios. Se le resta el porcentaje del beneficio esperado y
el resultado será el costo de comida.
 OBJETIVO IDEAL DE COSTO (3)
• Para saber si estas cifras son o no realistas hay que saber que depende del
establecimiento y de las medidas de control de costos. Para planear las medidas el
administrador debe tomar en cuenta áreas que pueden traer problemas:
• · Los precios del menú demasiado altos o demasiados bajos.
• · Puede ser que esté gastando demasiado dinero en comprar mercancías
• · Los chefs pueden estar preparando la receta inexacta
• · Pueden estar perdiendo dinero con productos que rindan poco después de
preparados en la cocina, o
• · Sus competidores pueden tener precios o tamaños de ración más atractivos.
• Los porcentajes de los costos objetivos, presupuestados o ideales que se utilicen
dependen de cada empresa que debe sopesar entre garantizarles a sus clientes una
relación calidad/precio que justifique su regreso y a la vez asegurarse una suficiente
utilidad.
• Debe considerar y estudiar la posibilidad que el establecimiento consiga más clientes
si bajan los precios y así incremente el beneficio.
• El porcentaje de beneficio para calcular el costo ideal varía de una empresa a la otra,
existen algunos estándares solo que aun así debe ser evaluado y analizado
profundamente.
 EL COSTO POTENCIAL
• Esta cifra representa lo que debe ser el costo de la comida siempre que se acaten
los procedimientos de control de costos, es decir el estándar con el que se debe
comparar la eficacia de los costos del establecimiento. Se utiliza el costo individual
de cada ingrediente utilizado para confeccionar las recetas del menú, esta
información debe existir en la base de datos.
• El costo potencial no considera posibles desperdicios, artículos que se estropean,
errores de cocina; es el costo del elemento del menú sin que nada se queme,
malgaste, estropee o desperdicie de forma alguna.
• Antes de proceder con la venta de un producto o servicio determinado, es necesario
precisar los costos de los productos y servicios a vender así determinar el precio de
venta que permita cubrir los gastos en los que se haya incurrido y además tener un
beneficio.
• Es necesario actualizar los cálculos del costo potencial cada vez que se compra algo
nuevo, se cambian los costos del producto o se crea un nuevo menú, hacer esto es
de suma importancia pues afecta los resultados.
• Es necesario preparar algunos datos para el proceso de cálculo de costo potencial.
El uso de un programa informático pudiera simplificar la tarea, aun así puede
hacerse manual.
 EL CÁLCULO DEL COSTO POTENCIAL:
Por ejemplo si se hace unas conchitas a la parmesana para seis (6)
personas:
1. Hacer una lista de los ingredientes y de las unidades. El chef hará
una lista de los ingredientes que requiera.
2. Escribir la receta para las raciones especificadas (6 personas).
3. Anotar la receta
En una empresa grande este tipo de funciones las suele realizar el
chef y el controlador de gastos. Sin embargo, en los establecimientos
más pequeños el chef puede ser responsable de todas las etapas.
En el siguiente cuadro se ofrece ejemplo de hoja de cálculo de
preparación previa de receta, listando los ingredientes. La hoja se
utiliza para definir y registrar la los elementos del menú. Hay que
recordar el sistema de numeración del inventario, se utiliza en esta
hoja el mismo formato. El chef necesitará una hoja para cada receta.
PASOS 1 y 2. Hacer una lista de los
ingredientes y de las unidades. El chef
hará una lista de los ingredientes que
requiera. Escribir la receta para las
raciones especificadas (6 personas).
 EL CÁLCULO DEL COSTO POTENCIAL (2)
Unidad Receta de preparación de la tanda.
Cant. x
Código Ingredientes La tarea a continuación es
Porción
determinar el costo para seis (6)
personas de Conchitas a la
3976 Conchas limpias Unidad 6
parmesana. Las recetas de tanda se
hacen en grandes cantidades. Como
se está haciendo más de una ración,
5874 Queso parmesano Gramos 50 es posible que sobre producto tenga
que ser inventariado. Esa es una de
5715 Mantequilla Gramos 20 las razones por las que las recetas
de preparación de tandas llevan
número de inventario, porque esos
6974 Perejil (atado 150 grs.) Gramos 10
artículos de inventario se usarán
como ingredientes en las recetas de
5896 Pimienta entera Gramos 10 elementos del menú.
Cada campo de información
0069 Limones (32 uni x kg) Unidad 1
representa una función importante
en el proceso. Cuando se rellenan
estas hojas de trabajo es necesario
0052 Sal Gramos 5 reunir toda la información antes de
introducirla en el computador o de
rellenar manualmente.
 EL COSTO REAL DE ALIMENTOS
• El costo real de los alimentos es lo que en se gasta en verdad, esta cifra es
la que se verá reflejada en el estado de resultados (de pérdidas y
ganancias). El costo real de la comida es el más controlable y flexible. Lo
componen las siguientes áreas:
• Costo de comida que se vende a clientes (esa cantidad es igual al costo
potencial)
• Costo de la comida que se pierde por malas prácticas de compra (artículos
mal encargados, pedidos incorrectos a causa de la calidad u otra
especificación de compra)
• Costo de la comida que se pierde en la recepción y el almacenaje (artículos
que se estropean, que se roban, envíos en los que faltan cosas y
procedimientos inadecuados de recepción del material.
• Costo de la comida que se pierde en la producción: pruebas de
rendimientos inexactos, recetas inexactas, raciones muy grandes,
despilfarro por exceso de producción
• Costo de la comida que se pierde en la parte delantera de la casa: pedidos
incorrectos; que se derraman o rechazan.
• Hay muchas formas de modificar el porcentaje de costos reales. Primero
hay que llegar al costo de los artículos utilizados con los siguientes pasos:
EL COSTO REAL DE ALIMENTOS (2)

Inventario Inicial
+ Compras
- Salidas (requisiciones al almacén)
+/- Transferencias y entregas
Total de Inventario antes de inventario final
$XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
- Inventario final
= $ Costo de los artículos consumidos
 EL COSTO REAL DE ALIMENTOS (3)
Suponiendo que por ejemplo el inventario inicial es de USD1, 000. Se han comprado UAS600.00 de mercancías y se han
transferido USD100.00 entre departamentos. El inventario final antes de inventario es de USD1, 500 o 1.700 dependiendo
de si las transferencias se gastaron o no. Los costos reales de la comida se calculan como se muestra en el cuadro
siguiente:

Inventario Inicial
+ Compras Inventario Inicial 1,000.00
- Salidas (requisiciones al almacén)
+/- Transferencias y entregas
Total de Inventario antes de inventario final Mas o menos compras netas
600.00
(acumulados, reembolsos, etc)
$ xxxxxxxxxxxx,xx
- Inventario final
= Costo de los artículos consumidos Mas o menos transferencias y
100.00
entregas de artículos
Inventario Inicial 1.000
+ Compras 600 Total de Inventario antes de
1,700.00
- Salidas (requisiciones al almacén) 0 inventario final
+/- Transferencias y entregas 100
Total de Inventario antes de inventario final 1700 Menos inventario final 950.00
- Inventario final 950
= Costo de los artículos consumidos 750
Costo de los artículos utilizados o
750.00
consumidos
El segundo paso es calcular las ventas de alimentos. Si los
registros muestran USD2, 500.00 en ventas de alimentos,
se calcula el costo real de los artículos así:
costo de los artículos
Costo real de Alimentos=
ventas
750
=
2.500

= 30%
 Por qué el costo real difiere del costo
potencial?
• Supongamos como ejemplo que la cifra de ventas de USD2.500 es igual a haber
vendido 100 kilos de chuletas de primera a USD25. por kilo equivalente a
(2.500/100). Pero en realidad se consumieron 120 kilos. Si se han comprado las
chuletas a USD6.00 por kilo, se han gastado USD120.00 equivalente a decir ($6x20
kilos de excedentes) más de lo necesario y se han perdido ventas potenciales por
valor de USD500. equivalentes a decir ($25x20). Si no se controla este tipo de
pérdida el problema aumenta. Cualquiera de las formas de pérdida citadas, podría
afectar de manera espectacular las pérdidas.
• El costo de los alimentos vendidos a los clientes es igual al costo potencial. Todo lo
que se gaste por encima de esta cantidad son pérdidas. Según un estudio, todos los
años el veintiséis por ciento (26%) de los restaurantes sufren embargos debido a la
falta de planificación y control. El costo potencial proporciona una referencia para
medir el éxito. Después se puede analizar por qué están fuera de control los gastos y
ajustarlos.