Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
AUDIT DU CYCLE
ACHAT-FOURNISSEUR
Mémoire de fin d’étude
Préparé
par :
- El kabbaj Abdelfattah
-Benabdesslam Adib
-Ghoumari Saad
-Bihilat Kamal
I. Remerciement
Introduction
A. L’évolution de l’audit:
B. Définition de l’audit:
C. Typologie de l’audit:
A. Phase de préparation.
B. Phase de réalisation
C. Phase de conclusion
A. La fonction achat
B. L’organigramme de l’INRA
B. Les procédures :
A. Diagramme de circulation
B. Plan d’approche
C. Le rapport d’orientation
C. Analyse des points forts et des points faibles dans la procédure d’achat par Bon de
commande
A. Cahier de Recommandations
B. Rapport d’audit
Conclusion
II. INTRODUCTION
Le mot audit nous vient du Latin par l’anglais, en Latin : audio - audire signifie écouter -
entendre, et par extension : donner audience.
La pratique de l’Audit, d’abord dans le domaine financier et comptable, puis par extension,
dans les autres fonctions de l’entreprise (Audit Opérationnel), a connu un développement
considérable.
Il s’est construit alors autour de l’Audit une image de modernité et d’efficacité qui provient
de :
La richesse du concept.
L’exigence de compétences étendues des auditeurs.
Comme une première dénomination et non pas définition on peut dire que l’Audit est un
métier et une fonction, désormais à part entière, dans un grand nombre d’entreprises et
d’organisation de par le monde
C’est une profession organisée (lois, règlements, normes).
C’est un outil structuré, au service d’une direction générale ou d’un comité d’Audit
représentant les intérêts des actionnaires.
C’est une fonction de contrôle, au départ, qui s’oriente de plus en plus vers un rôle de
généraliste et évolue désormais vers celui de consulting.
Au même titre que d’autre professions ou fonction voisines, souvent plus répondues ou mieux
connues, telles que le contrôle de gestion, l’organisation, le conseil économique …l’Audit
reste un outil dont la vocation essentielle est d’Améliorer l’Efficacité dans l’entreprise, c-à-d
d’une façon générale, atteindre les objectifs fixés.
En tout état de cause, l’efficacité passe par :
- une bonne planification.
- des objectifs clairs, précis et réfléchis.
- un contrôle interne adapté.
C’est là qu’une structure d’Audit prend toute sa signification en :
- détectant les faiblesses.
- suggérant les améliorations souhaitables.
PARTIE 1 : AUDIT DU CYCLE
ACHAT FOURNISSEURS
III. Chapitre 1 : Généralité et démarche de l’audit.
L’audit est une activité qui remonte à la nuit des temps, à l’origine, existait
principalement l’audit comptable et on retrouve des traces de cette réalité présente dès
l’antiquité. Si le corps d’auditeur existe depuis fort longtemps, le terme « audit » a surtout
pour origine la pratique romaine de juger les plaintes devant une juridiction, à partir de
l’audition de certains témoins (audire : écouter). Progressivement ce terme concernera
l’examen officiel des comptes, accompagné de vérifications, fondées sur les références
apportées des témoins et des pièces justificatives. Le terme audit qui a aussi une origine
anglaise signifiant audition (au sens de l’action d’entendre quelqu’un dans une circonstance
formelle ou officielle), a d’abord signifié une révision et un contrôle de la comptabilité et de
la gestion.
Désormais, l’audit est un métier et une fonction à part entière, dans un grand nombre
d’entreprises et d’organisations de par le monde. C’est une profession organisée (cas de
l’audit comptable et financier), un outil structuré au service d’une direction générale ou d’un
comité d’audit représentant les intérêts des actionnaires et une fonction de contrôle, au départ,
qui s’oriente de plus en plus vers un rôle de généraliste et évolue désormais vers celui de
consulting.
Au même titre que d’autres professions ou fonctions voisines, souvent plus répandues
ou mieux connues, telles que le contrôle de gestion, le conseil en organisation, le conseil
économique, etc., l’audit est un outil dont la vocation essentielle est d’améliorer l’efficacité de
l’action dans l’entreprise, c'est-à-dire, d’une façon générale, atteindre les objectifs fixés.
A. L’évolution de l’audit:
Source : COLLINS (Lionel), VALIN (Gérard), « Audit et contrôle interne : Aspects financiers, opérationnels et
stratégiques, 4ème édition, éditions Dalloz, Paris, 1992, page 1
Les étapes identifiées dans ce tableau sont liées aux repères historiques déterminés. En
effet, jusqu’au 17ème siècle, les Etats, royaumes et églises en Europe, étaient, sauf exception,
les seules entités dont le patrimoine avait une masse méritoire d’un contrôle protecteur. Par la
suite, le contrôle de l’Etat s’était formalisé, petit à petit, par la création de la Cour des
Comptes1 (1807). Les ordonnances et codes commerciaux cherchaient à protéger les tiers
contre les faillites frauduleuses au début de la période du capitalisme populaire2. La seconde
moitié du 19ème siècle avait vu la promulgation de lois sur les sociétés par actions qui
cherchaient à protéger les actionnaires contre la malhonnêteté des aventuriers capitalistes3.
Le début du 20ème siècle a, quand à lui, connu la publication des premiers textes sur
les techniques de l’audit (Dicksee « Auditing » 1895, Savigny « le contrôle des comptes »
1901).
En 1941, les rapports d’audit externe aux Etats-Unis commencent à faire mention des
principes comptables généralement admis. La plupart des autres pays avancés renforcent les
obligations de contrôle légal. The Foreign Corrupt Practices Act (FCPA USA) de 1978
venaient, par la suite, imposer des normes de contrôle interne pour lutter contre les actes
illégaux. Enfin, à partir de l’année 1990, le débat international sur la relation et la distinction
entre audit et conseil était lancé.
B. Définition de l’audit:
Le mot « audit » du latin audire, qui veut dire « écouter », est entré dans le langage
courant et spécialement au niveau du management. Cependant, ce terme est victime d’un
souci excessif d’originalité qui conduit chaque auteur à donner une définition personnelle à ce
terme. L’étude de ce concept montre l’existence d’une multiplicité de définitions. Ainsi, selon
1
Juridiction administrative spécialisée, chargée de vérifier les comptes publics et de juger les comptables publics
de l'État (trésorier-payeur général, receveur des finances..) créée en France en 1807 (loi du 26 novembre 1807)
par Napoléon Ier (Voir : fr.jurispedia.org/index.php/Cour_des_comptes_(fr))
2
Version du système capitaliste dans laquelle le plus grand nombre de personnes est détenteur d'actions
(actionnariat populaire). Il ne faut pas confondre capitalisme populaire (notion d'actionnaires individuels) et
actionnariat salarié (notion de salariés-actionnaires). (http://gaullistes.free.fr/participation.htm)
3
Leurs activités ont revêtu un caractère irrationnel et spéculatif et ont été à la recherche de toutes les occasions
de réaliser un gain pécuniaire quelque soit la manière. (WEBER (Max), « L’éthique protestante et l’esprit du
CAPITALISME », 1904-1905)
Germond et Bonnault4 ; l’audit se définit comme étant « l’examen technique rigoureux et
constructif auquel procède un professionnel compétent et indépendant en vue d’exprimer une
opinion motivée sur la qualité et la fiabilité de l’information financière présentée par une
entreprise au regard de l’obligation qui lui est faite de donner en toutes circonstances, dans le
respect des règles de droit et des principes comptables en vigueur, une image fidèle de son
patrimoine, de sa situation financière et de ses résultats ».
Pour J. Raffegeau5, l’audit est défini comme un ensemble de techniques
d’informations et d’évaluation mises en œuvre au sein d’une démarche cohérente par un
professionnel afin de porter un jugement par référence à des normes et formuler une opinion
sur une procédure ou les modalités de réalisation d’une opération. L’audit n’est pas
uniquement un ensemble de techniques d’information et d’évaluation de la qualité d’une
action, c’est un examen précis et précieux sur la conduite de l’action et sur son résultat. De
son coté et dans le même ordre d’idées, M. Gervais6 avance que l’audit est l’activité qui
applique, en toute indépendance, des procédures et des normes d’examen en vue d’évaluer
l’adéquation et le fonctionnement de toute ou partie des actions dans une organisation par
référence à des normes.
On peut donc conclure, d’après les définitions précitées, que l’audit est une démarche,
structurée et bien organisée, qui vise à examiner les procédures en vigueur au sein d’une
organisation, afin de formuler, par la suite, une opinion sur la qualité de celles-ci et si elles
correspondent ou pas à des normes bien déterminées.
C. Typologie de l’audit:
4
GERMOND (Bernard Pierre), BAUNNAULT (René), « Révision et certification des comptes », éditions :
Masson, Paris, 1987, Page 21.
5
RAFFEGEAU (Jean) , DUFILS (Pierre) , MENONVILLE (Didier de), « l’audit financier », éditions : Presses
Universitaires de France – PUF , Paris, 1994.
6
GERVAIS (Michel), « Contrôle de gestion stratégique de l’entreprise », éditions : Economica, Paris, 1991.
§ 1 : Classement selon le statut de l’auditeur
Le classement selon ce critère fait apparaître deux types d’audit : l’audit légal et
l’audit contractuel.
1. Audit légal
Appelé aussi « commissariat aux comptes ou aux apports », l’audit légal, doit assurer
aux actionnaires et aux tiers que les états financiers qui leur sont présentés, donnent une
image fidèle des performances et de la situation financière de l'entité. L’audit légal est rendu
obligatoire au Maroc par le dahir du 11 août 1922 qui « marocanise » la loi française de 1867
sur les sociétés et insère l’obligation d’un contrôle par un commissaire aux comptes.
Le commissariat aux comptes, supervisé par un commissaire aux comptes, remplit
deux missions fondamentales, à savoir la certification et le contrôle de la légalité :
A. La certification
Les commissaires aux comptes certifient que les comptes annuels sont réguliers, et
donnent une image fidèle du résultat des opérations de l’exercice écoulée ainsi que la situation
financière et du patrimoine de la société à la fin de cet exercice ;
B. Contrôle de la légalité
2. Audit contractuel
La révision légale des comptes n’est obligatoire que pour certaines entreprises, or,
toute entreprise a la faculté, si elle le veut, de s’adresser à un professionnel indépendant pour
que celui-ci révise ses comptes ou audite sa situation. On parle donc d’audit contractuel.
Le classement selon la nature de l’audit distingue entre deux types, à savoir : l’audit
interne et l’audit externe.
1. Audit interne
L’audit interne est maintenant une fonction d’assistance au management. Issue du
contrôle comptable et financier, la fonction audit interne recouvre de nos jours une conception
beaucoup plus large et plus riche, répondant aux exigences croissantes de la gestion de plus en
plus complexe des entreprises.
Selon l’I.I.A (The Institute of Internal Auditors)7 : « L’Audit Interne est une activité
indépendante et objective qui donne à une organisation une assurance sur le degré de maîtrise
de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les améliorer, et contribue à créer de la valeur
ajoutée.
Il aide cette organisation à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche
systématique et méthodique, ses processus de management des risques, de contrôle, et de
gouvernement d’entreprise, et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacité ».
L’objectif de cet audit est d’assister les membres de l’entreprise dans l’exercice
efficace de leurs responsabilités. Dans ce but, l’audit interne fournit des analyses, des
appréciations, des recommandations, des avis et des informations concernant les activités
examinées.
2. Audit externe
L'auditeur externe exerce les mêmes tâches que l'auditeur interne, seulement que sa
mission consiste à auditer d'autres structures. Il est alors amené à se déplacer dans les
entreprises pour y vérifier le respect des différentes procédures.
Ce métier est beaucoup plus diversifié que le précédant car, pour chaque mission, il est
nécessaire de se remettre en cause et de découvrir de nouveaux environnements avec leurs
spécificités propres. L'auditeur externe devient donc un véritable expert capable de raisonner
très rapidement et surtout doté de véritables capacités d'adaptation.
Le classement selon ce critère nous propose deux types d’audit à savoir l’audit de
conformité et l’audit d’efficacité.
1. Audit de conformité
7
Traduction de la définition internationale de l’audit interne, approuvée par the Institute of Internal Auditors
le 29 juin 1999 (voir RENARD, (Jaques), « Théorie et pratique de l’audit interne » 4ème édition, éditions
d’organisation, Paris, 2002, Page 60).
Appelé aussi audit de régularité, un tel audit consiste à vérifier la bonne application
des règles, des procédures, description de postes, organigrammes, systèmes d’information.etc.
Il s’agit de comparer ce qui devrait être et à ce qui existe réellement. L’audit de régularité
porte essentiellement sur la conformité des documents, situations, structures par rapport à des
normes ou référentiels internes et externes à l’entreprise. Sa mission est d’informer sur tout ce
qui devrait être.
C'est donc par rapport à un référentiel que l'auditeur est appelé à se prononcer sur le
degré de régularité ou de conformité de l'entreprise et de ses entités opérationnelles et
fonctionnelles aux instructions internes et aux dispositions légales et réglementaires, il
informe les responsables de toute sorte de déviations ou de distorsions. Il analyse les causes,
en évalue les conséquences et enfin; propose des solutions pour réduire l'écart entre la règle et
la réalité.
2. Audit d’efficacité
8
Voir EL GADI (Abdelhamid), « Audit et contrôle de gestion », éditions :Mithaq-Almaghrib,
Rabat, 1996, Page 75
sincérité des comptes annuels et de l’image fidèle du patrimoine, de la situation financière et
du résultat de l’entreprise à la fin de l’exercice ».
Pour sa part, l’UEEC9 (Union Européenne des Experts Comptables) avance que :
« l’objet de l’audit des comptes annuels est d’exprimer une opinion sur le fait de savoir si
ceux-ci traduisent fidèlement la situation de la société à la date du bilan et de ses résultats
pour l’exercice examiné, en tenant compte du droit et des usages du pays où l’entreprise a son
siège ».
C’est, donc, une démarche menée par un professionnel compétent et indépendant dans
le but d’émettre une opinion justifiée sur la qualité de l’information financière présentée par
l’entreprise. A la base, la démarche consiste à vérifier deux principes fondamentaux, à savoir,
la régularité et la sincérité. Le respect de ces deux principes donne la garantie de l’image
fidèle.
2. Audit opérationnel
Cet audit qui s’applique à toutes actions, sans privilégier leur incidence sur la tenue et
la présentation des comptes, a pour objet de juger la manière dont les objectifs sont fixés et
atteints, ainsi que les risques qui pèsent éventuellement sur la capacité de l’entreprise ou
d’une entité à définir des objectifs pertinents, à les atteindre et à apprécier leur opportunité.
Le contrôle d’une opération de gestion par l’auditeur interne ne saurait rester subjectif.
Il doit nécessairement se fonder sur un certain nombre de règles et principes qui constituent
les procédures de l’entreprise ; c’est là le point commun entre l’audit comptable et l’audit
opérationnel. De même que l’audit comptable vérifie le respect des règles comptables,
budgétaires et statistiques, de même l’audit opérationnel contrôlera la bonne application des
procédures de gestion interne.
L’audit opérationnel est réalisé par des spécialistes du secteur examiné, aptes non
seulement à comprendre les détails des procédures techniques, mais aussi à faire preuve d’une
connaissance pratique des problèmes posés.
9
Voir EL GADI (Abdelhamid), « Audit et contrôle de gestion », IDEM.
développement durable. .
Par ailleurs, la mesure de la performance revêt une dimension essentielle au sein de toute
organisation dont l’existence dépend de l’efficience. Le concept est cependant loin d’être
unidimensionnel ; il existe autant d’approches de la performance que de parties prenantes :
performances économique, technique, humaine. etc, chacun la construit en fonction des
objectifs qu’il assigne à l’organisation.
L’audit de performances est, donc, une notion relativement nouvelle, née de la volonté
de dépasser les objectifs étroits des audits comptables et opérationnels. C’est un audit de
l’économie, de l’efficacité et de l’efficience d’une fonction ou d’une organisation qui prédit
un accroissement des besoins d’évolution de la gestion et propose de partir de critères de
performances existantes et définis par l’entreprise elle-même et d’en juger la pertinence.
Rappelons que l’audit de performances dépasse l’audit comptable et l’audit
opérationnel. Il les intègre tous en évaluant les performances globales de l’entreprise.
Il serait absurde de parler d’audit sans, pour autant, préciser son champ d’application
et ses critères d’efficacité ainsi que de mettre en exergue l’objectivité des auditeurs et leur
rôle. En effet, l’audit en tant que démarche structurée et structurante, intervient dans plusieurs
domaines de gestion de l’entreprise d’autant plus que les auditeurs, acteurs de cette démarche,
doivent se conformer à certaines règles et éviter tout activité pouvant compromettre leur
objectivité. Il serait aussi judicieux de donner des éclaircissements sur la notion de contrôle
interne vu l’importance qu’elle revêt au sein de la démarche d’audit.
L’audit a pour vocation d’évaluer toutes les opérations, tous les rouages, tous les
systèmes, toutes les fonctions de l’entreprise. Cette notion d’universalité qui est l’essence
même de l’audit s’exerce toutefois, dans un cadre spécifique qui est celui de l’évaluation de
l’efficacité du système de contrôle.
La performance et l’efficacité de l’audit, quand à eux, peuvent être appréciées à travers
les besoins de l’entreprise et les normes d’efficacité des fonctions. Cette appréciation peut
émaner de plusieurs organes ; la direction peut donner son appréciation en fonction du degré
de réalisation des objectifs fixés, de leur cohérence avec la politique tracée par l’entreprise, de
la couverture des activités et également en fonction du ratio coût-bénéfice, les audités, pour
leur part, peuvent apporter leur appréciation sur le rapport d’audit, quand aux auditeurs
externes, leur recours aux travaux et aux consultations de l’audit, surtout interne, constitue un
facteur d’appréciation. Le service de l’audit lui-même, peut apprécier l’efficacité et la
performance en formulant des jugements sur la méthodologie et l’efficacité réelle des
prestations, le comité d’audit, quand à lui, effectue le contrôle du suivi de la politique d’audit
de l’entreprise, l’établissement des standards de contrôle, le contrôle des éléments essentiels
de gestion de l’audit, etc.
Il est important de signaler aussi que le système d’appréciation doit être adapté aux
besoins réels de l’entreprise ainsi qu’à la taille de son équipe. Quand aux choix des
indicateurs, il doit tenir compte de l’environnement et intégrer une approche
« d’amélioration » qui permettra de sélectionner les indicateurs dans le cadre des axes de
progrès.
Les auditeurs doivent effectuer leurs travaux avec objectivité. Celle-ci n’est pas
compromise lorsque l’auditeur est amené à recommander la mise en place de procédures et de
systèmes de contrôle ou à examiner des procédures avant leur mise en application. Par contre,
la conception, la mise en place, l’exploitation de systèmes ne sont pas du ressort des
auditeurs. De même, ils ne doivent pas rédiger des procédures. De telles activités risquent en
effet de compromettre l’indépendance et l’objectivité de l’audit.
Déclaration, code d’éthique et normes constituent des références incontournables pour
l’auditeur. Ils donnent à la profession sa véritable dimension et renforcent sa crédibilité. Mais
il faut bien voir que ces éléments et notamment les normes de management ont été faites par
les Américains, pour des Américains, et qu’elles ne sont pas nécessairement adaptées à la
culture des autres pays. Elles doivent donc être adaptées dans une certaine mesure aux
spécificités de chacun.
Les auditeurs ne sont pas des experts en détection des fraudes. Il ne faut, donc, pas se
tromper de métier, se transformer en enquêteur ou en policier, mais réduire son rôle à des
actions spécifiques et bien déterminés. Dans ce cadre, l’auditeur doit informer les autorités
compétentes (à commencer par le Directeur de l’Audit) de l’existence d’indices et de se
garder de tout triomphalisme. Il doit aussi réaliser des investigations complémentaires pour
asseoir son constat, collaborer avec les spécialistes (si il est sollicité), et surtout, s’assurer que
toutes les bonnes mesures de contrôle interne ont été prises pour éviter le retour de tels
incidents.
§ 3 : Le contrôle interne
1. Définitions
Les définitions du contrôle interne sont nombreuses, mais l’accord se fait sur
l’essentiel ; ensemble de dispositions permettant la maîtrise de la gestion de l’entreprise. Les
auditeurs externes, commissaires aux comptes et experts comptables ont été les premiers en
France à développer la notion de contrôle interne et ce pour atteindre les objectifs spécifiques
assignés à leur fonction : certifier la régularité, la sincérité et l’image fidèle des comptes et
résultats. Le contrôle interne est donc pour eux un moyen alors que pour les auditeurs internes
il s’agit d’un objectif.
Pour l’Ordre des Experts Comptables et Comptables Agrée en France10 le contrôle
interne est « l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise. Il a pour but
d’un coté d’assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information,
de l’autre, l’application des instructions de la Direction et de favoriser l’amélioration des
performances. Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et les procédures de chacune
des activités de l’entreprise, pour maintenir la pérennité de celle-ci». Le contrôle interne est,
donc, un ensemble de dispositifs mis en œuvre par les responsables de tous niveaux pour
maîtriser le fonctionnement de leurs activités.
2. Objectifs Général du CI :
A. Maîtrise de l’entreprise :
Elle suppose :
la conduite ordonnée et efficace des opérations,
la réalisation des objectifs et des buts.
Cette maîtrise de l’entreprise exige, la définition claire des objectifs, des budgets, des
structures et de procédures : un ensemble de dispositifs qu’on appelle contrôle de gestion.
10
Voir RENARD, (Jaques), « Théorie et pratique de l’audit interne » 4ème édition, éditions d’organisation, Paris,
2002, Page 118)
de fraude.
Le patrimoine de l’entreprise peut prendre différentes formes : financier,
technologique, image de marque, savoir faire. Le dirigeant de l’entreprise est tenu, donc, de
s’assurer que tous les actifs de la société sont protégés en permanence contre les risques.
S’assurer que :
Les séparations de fonctions sont suffisantes
Toutes les commandes sont dûment autorisées et que leur suivi permet de
connaître les engagements pris par l’Entreprise
Les biens et services reçus sont conformes aux commandes quant à la qualité et
la quantité et qu’ils sont enregistrés sans délais
Les biens et services retournés ainsi que les réclamations concernant les
quantités, qualités ou délais de livraisons, sont suivis de façon à obtenir des
avoirs pour ces éléments
Les factures sont contrôlées avec les bons de réception pour les quantités et la
qualité, et avec les bons de commandes pour les prix et conditions de
paiements; et que ces factures sont approuvées avant d’être enregistrés dans les
comptes fournisseurs et dans les comptes de charges
Toutes les dettes ou créances concernant des biens et services et services reçus
ou retournés sont enregistrées dans les livres, même si les factures ou avoirs
correspondants ne sont pas encore reçus ou approuvés
B. Cycle trésorerie
S’assurer que :
Les séparations de fonctions sont suffisantes
Les recettes sont intégralement et rapidement remises en banque
L'encaissement des effets (chèques) est régulièrement suivi
Les paiements sont justifiés et dûment autorisés
Toutes les recettes et dépenses sont comptabilisées
S’assurer que :
Les séparations de fonctions sont suffisantes
Tous les biens et services fournis et les services rendus à la clientèle sont
correctement facturés et comptabilisés.
Les rabais, remises, ristournes accordés aux clients et les créances passées en
pertes sans dûment autorisés et correctement comptabilisés
Les biens et services ne sont pas livrés aux clients qui ont atteint leur limite de
crédit et qui représentent un risque pour l’Entreprise
Les créances sont recouvrées avec célérité
Le système de comptabilisation des comptes clients et des autres comptes
affectés par les opérations de ventes est fiable
S'assurer que les créances détenues font l'objet d'une provision
D. Cycle stock
S’assurer que :
Les séparations de fonctions sont suffisantes
Les procédures mises en place dans l’Entreprise permettent :
Une saisie exhaustive des mouvements physiques de stocks qui lui
appartiennent
Une protection suffisante des stocks
Les coûts imputés aux stocks sont déterminés avec précision.
Les procédures mises en place dans l’entreprise permettent une identification
précise des stocks à déprécier.
E. Cycle immobilisation
S’assurer que :
Les séparations de fonctions sont suffisantes
Les acquisitions d’immobilisations sont dûment autorisées et correctement
comptabilisées
Les retraits d’immobilisations sont dûment autorisés et correctement
comptabilisés
Les immobilisations existent, appartiennent bien à l’entreprise, et qu’elles sont
correctement évaluées et classées
La dotation aux amortissements (et provisions pour dépréciation) respecte les
principes généralement admis
F. Opération comptable
S'assurer :
Que la comptabilité est correctement organisée
Que la fiabilité des informations enregistrées ou produites
G. Opération paie
S’assurer que :
Les séparations de fonctions sont suffisantes
Les personnes figurant dans le journal de paie ont bien droit à leur
rémunération
La paie est établie correctement
Le paiement s’effectue avec la sécurité nécessaire
Les conditions légales sont respectées (notamment les prêts au personnel)
B. Section 2 : La démarche générale de l’audit
L’auditeur suit une démarche qui se décline en trois phases comportant chacune une
série d’actions :
Phase de préparation
Phase de réalisation
Phase de conclusion
A. Phase de préparation.
Le découpage se fera par module (ou section ou sous section) des états financier.
L’auditeur regroupera et scindera les sections en fonction de leur importance, de leur
homogénéité, de leur lien. Les sections de travail généralement retenues sont les suivantes :
Les investissements,
La valeur d’exploitation,
Les ventes et les créances clients,
Les achats et les dettes fournisseurs,
La trésorerie et le portefeuille des titres,
Les capitaux propres et résultats,
Les opérations de financement,
Les charges de personnel, …
3. Le plan général d’audit
Le plan général d’audit (ou plan de mission) est un document qui résume les
différentes informations obtenues par l’auditeur suite aux étapes précitées et précise les
conclusions et décisions qu’il tire pour la réalisation de sa mission. Un plan d’audit contient
généralement :
Une présentation de l’entreprise (ou de l’entité auditée), les principales évolutions de
la période et leurs explications obtenues ou à confirmer,
La nature de la mission, ses particularités éventuelles,
L’identification des risques généraux et des risques spécifiques à la mission,
La détermination du seuil de signification,
La stratégie d’audit retenue :
Evaluation du contrôle interne
Ou examen direct des comptes
Les éléments d’organisation interne relatifs à l’équipe, au planning et au budget,
L’approche à retenir.
B. Phase de réalisation
Depuis quelques années, la notion de contrôle interne a été introduite dans tous les
domaines d’activités économiques, aussi bien dans les pays développés que dans les pays
sous-développés.
A partir de l’examen du manuel des procédures ou des entretiens réalisés avec les
principaux acteurs de l’entreprise, l’auditeur recense et formalise, pour chaque section de
travail, toutes les procédures qui caractérisent le déroulement des opérations depuis
l’opération elle même jusqu'à sa comptabilisation.
Les techniques utilisées à ce niveau sont :
le mémorandum (description narrative),
le diagramme de circulation (représentation graphique des circuits)
Les tests de conformité (ou d’existence ou encore de réalité) ont pour objectifs de
s’assurer de la bonne compréhension de la procédure par l’auditeur et que la procédure décrite
est conforme à la réalité. Ainsi, l’auditeur suit quelques transactions tout au long de la
procédure
Exemple : prendre quelques bons de commande client, les rapprocher des bons de
livraison, des factures et des mouvements d’inventaire.
L’auditeur n’a pas à vérifier que la procédure est bien appliquée mais simplement
qu’elle existe.
Les tests de permanence ont pour objectif de vérifier que les contrôles internes, mis en
place par l’entreprise pour assurer la fiabilité des informations financières, ont été
effectivement appliqués sur toute la période sous revue
L’auditeur teste que les points forts « théoriques » se vérifient en pratique et qu’ils
sont appliqués de façon constante.
A. La revue analytique
B. Observation physique
L'observation physique est l’un des moyens les plus efficaces permettant de s'assurer
de l'existence réelle d'un actif, elle n'apporte cependant qu'une partie des éléments probants
qui sont nécessaires à l'auditeur pour fonder son jugement. Seule l'existence du bien est
confirmée.
Les autres éléments, tels que propriété du bien, valeur attribuée, etc., doivent être
vérifiés par d'autres techniques. Cependant, l'observation physique peut, dans certains cas,
apporter une partie des éléments probants concernant la propriété ou la valeur du bien.
Il appartient à l'auditeur de déterminer les conditions auxquelles il soumet la mise en
œuvre de l'observation physique ainsi que l'étendue de son application.
Les éléments pouvant faire l'objet d'un examen physique sont très nombreux. Par
rubrique du bilan, on peut noter:
Immobilisations corporelles ;
Stocks dans l'entreprise ou chez des tiers lorsqu'elle en est propriétaire ;
Effets et espèces
Bien que l'observation physique puisse être effectuée ponctuellement par l'auditeur
tout au long de l'exercice de sa mission, elle est le plus souvent mise en oeuvre au moment
des inventaires des divers éléments évoqués ci-dessus par 1'entreprise.
La responsabilité des prises d'inventaire est du ressort de la direction de l'entreprise.
L'auditeur doit s'assurer que les dirigeants assument cette responsabilité et ont mis en
place des procédures de contrôle physique satisfaisantes. Une façon efficace de s'en assurer
est d'assister aux contrôles effectués par l'entreprise.
Dans la plupart des cas, l'auditeur se limitera à constater que les procédures existent,
qu’elles sont satisfaisantes et correctement appliquées. Il complétera cette observation par un
nombre de comptages dont le volume dépendra de la qualité des procédures d'inventaire mises
en place par l'entreprise et de la fiabilité du système de contrôle interne concernant les actifs
inventoriés et leur enregistrement.
C. Confirmation directe :
La confirmation directe est une procédure qui consiste à demander à un tiers ayant des
liens d'affaires avec l'entreprise vérifiée de confirmer directement à l’auditeur des
informations concernant l'existence d'opérations, de soldes, ou tout autre renseignement il
appartient au commissaire aux comptes de déterminer les conditions auxquelles il soumet sa
mise en œuvre ainsi que l'étendue de son application.
La confirmation directe permet, en général, à l’auditeur d'atteindre ses objectifs plus
rapidement et de façon plus satisfaisante que d'autres moyens de contrôle. Cependant elle peut
ne pas être suffisante puisqu’elle ne constitue qu'une partie des éléments probants que
l'auditeur doit réunir pour fonder son jugement. Par exemple, une confirmation de solde reçue
d'un client donne une qualité de preuve très satisfaisante quant à l'existence de la créance. Elle
ne signifie pas que le client est solvable et que la créance sera encaissée. Des procédures
alternatives devront également être mises en œuvre pour vérifier que toutes les créances non
réglées figurent dans les comptes.
Il est en principe préférable de demander une confirmation de solde ou d'information à
la date de clôture. Le rapport de l'auditeur étant sur les états de synthèse établis à la date de
clôture, l'élément confirmé sera directement utilisable.
Cependant lorsque le système de contrôle interne est satisfaisant, les demandes de
confirmation peuvent porter sur une date autre que celle de la clôture. Il sera alors nécessaire
de s'assurer que les conclusions que l'on a pu tirer de ces confirmations sont toujours valables
à la date d’échéance.
Par contre, certaines confirmations doivent être faites systématiquement à la date de
clôture, par exemple la recherche des engagements et passifs éventuels auprès des conseils
juridiques ou du Greffe du tribunal de première instance.
L'efficacité de la technique de confirmation directe est subordonnée au respect de
certaines règles pratiques concernant
La sélection des comptes à confirmer,
La présentation, le contrôle et l'expédition des demandes,
L'exploitation des réponses,
Le traitement des demandes sans réponses.
C. Phase de conclusion
Cette synthèse porte sur l’étendue des travaux et sur les erreurs et inexactitudes
identifiées qui n’auraient pas déjà été prises en compte par l’entreprise.
L’auditeur décide si tous les travaux nécessaires ont été effectués et récapitule les
erreurs et les inexactitudes relevées et examine leurs ajustements .Il compare le total des
montants des ajustements au seuil de signification tel qu’il l’a défini au début de sa mission.
L’auditeur est tenu à l’établissement d’un rapport général relatant son opinion sur les
états financiers et le cas échéant d’un rapport spécial.
Lorsque tous les contrôles ont été effectués et évalués, et que l'auditeur externe a
déterminé si les états financiers ont été préparés conformément à un référentiel comptable
pertinent, celui-ci doit être en mesure d'émettre une opinion écrite sur les états financiers dans
leur ensemble. Cette opinion constitue l'élément essentiel du rapport d'audit.
1. Le rapport d'audit
Selon la norme ISA 700, le rapport d'audit doit comporter les éléments suivants :
Intitulé
Destinataire
Paragraphe de présentation ou d'introduction (comportant l'identification des états
financiers audités et le rappel des responsabilités respectives de la direction de
l'institution et de l'auditeur)
Paragraphe portant sur l'étendue de l'audit (faisant référence aux normes ISA ou aux
normes ou pratiques nationales applicables, et décrivant le travail effectué par
l'auditeur)
Paragraphe d'opinion (indiquant l'opinion exprimée par l'auditeur sur les états
financiers)
Signature de l'auditeur
Date du rapport
Adresse de l'auditeur
L'auditeur émet une opinion sans réserve lorsqu'il est satisfait des éléments audités,
dans tous leurs aspects significatifs, et conformément aux termes de référence définis :
- L'information financière a été préparée en utilisant un référentiel comptable
acceptable, appliqué de manière cohérente. L'information financière est conforme aux
réglementations en vigueur et aux exigences statutaires.
- L'image reflétée par l'information financière dans son ensemble est conforme à la
connaissance que l'auditeur a de l'activité de l'organisation ou de l'agence.
- L'information financière est, dans tous ses aspects significatifs, présentée de façon
appropriée.
- Les exigences additionnelles requises dans les termes de référence ont été satisfaites.
Le rapport d'un auditeur peut être modifié par l'ajout d'un paragraphe « d'observation»,
pour mettre en lumière un élément affectant les états financiers. Ce paragraphe est
généralement inclus après le paragraphe d'opinion et doit explicitement précisé qu'il ne remet
pas en cause l'opinion exprimée par l'auditeur.
Dans certaines circonstances, l'auditeur externe peut choisir d'émettre une opinion
avec réserve. Une telle opinion résulte généralement soit d'une limitation de l'étendue des
travaux d'audit, soit d'un désaccord avec la direction concernant le bien-fondé des procédures
comptables ou la pertinence de la présentation des états financiers. L'auditeur doit se référer à
l'ISA 700 qui stipule :
Une opinion avec réserve doit être exprimée lorsque l'auditeur estime ne pas pouvoir
donner une opinion sans réserve, et que le désaccord avec la direction ou la limitation de
l'étendue de l'audit n'ont pas une importance ou des conséquences telles qu'elles justifieraient
l'expression d'une opinion défavorable ou l'impossibilité d'exprimer une opinion.
d. Note à la direction
Le deuxième chapitre de cette première partie portera sur : Le contrôle interne de cycle
achat et L’audit du compte -fournisseur-.
La fonction achats est définie comme la fonction responsable de l'acquisition des biens
ou services nécessaires au fonctionnement de toute entreprise.
Les objectifs de cette fonction sont les suivants :
Que les besoins soit convenablement identifiés et réels
Que la commande soit faite auprès de fournisseur idéal
Que la réception soit conforme à la commande
Que la facturation soit réelle et conforme à la réception
Que le paiement soit conforme à la facturation
Dans le cadre d’un bon contrôle interne, on rencontre généralement les services
suivants (ou une séparation entre différentes personnes des tâches correspondantes à
accomplir) :
A. Services initiateurs de la commande. Ils émettent des « demandes d’achat » dans
des limites strictement définies (en nature et en montant), mais ils ne peuvent les envoyer
directement aux fournisseurs
B. Service « Achats ». Il établit les bons de commande sur la base soit des
demandes d’achat, soit de besoins spécifiques. Il négocie les prix, choisit les fournisseurs et
surveille les délais de livraison.
A. Le déclenchement de la commande
Le contrôle interne sur les opérations relatives aux achats et aux charges doit donner
l’assurance que les commandes d’achat de marchandises ou de biens et services sont faits en
fonction des besoins de l’entreprise, pour des quantités optimales et par des personnes
autorisées à le faire.
Les procédures mises en place doivent donc permettre de répondre de manière
satisfaisante aux questions suivantes :
Qui peut déclencher la commande ?
Quand passer la commande ?
Quelle quantité faut-il commander ?
A quel fournisseur doit-on s’adresser ?
a) Une demande d’achat est établie par les services utilisateurs et transmise au
service « Achats ».
d) Les personnes autorisées à émettre des bons de commande sont désignées par
écrit et un montant maximum autorisé est défini.
2) Organisation correspondante
Outre les objectifs relatifs aux trois phases précédentes, les objectifs spécifiques à la
mise en paiement sont les suivants :
- Les factures sont contrôlées avant mise en paiement
- La mise en paiement est dûment autorisée
- Les factures ne sont pas payées plusieurs fois.
L’auditeur interne doit s’assurer en permanence que les procédures mentionnées ci-
dessus sont correctement appliquées (notamment les délégations de responsabilité).
D’autres travaux pourront porter sur l’examen des justificatifs tels que les factures, les
relevés des fournisseurs, les contrats importants (ceux-ci permettant éventuellement de
détecter des engagements non enregistrés).
Enfin, en relation avec les problèmes de trésorerie, l’auditeur interne pourra porter une
attention particulière aux escomptes non demandés, aux paiements anormalement anticipés.
• Dans le bilan :
- Avances et acomptes reçus sur commandes en cours,
- Fournisseurs,
- Fournisseurs - effets à payer
- Fournisseurs - factures non parvenues.
• Dans le compte de résultat :
- Achats,
- Autres charges externes.
Comparer la balance des comptes individuels avec celle des exercices précédents et
enquêter sur les changements inattendus (des changements dans les fournisseurs principaux,
dans la proportion des soldes débiteurs, dans l’ancienneté des soldes...) ou sur l’absence de
changement attendu.
Comparer le ratio de rotation de l’exercice avec celui des exercices précédents.
2) Procédures de base :
B. L’organigramme de l’INRA :
Le circuit « achat par bon de commande » a pour objet de déterminer les modalités
d’engagement, de liquidation, d’ordonnancement, et de paiement des dépenses répondant
aux critères suivant :
Les achats par bon de commande doivent être soumis dans la mesure du
possible et par les moyens appropriés à la concurrence.
B. Les procédures :
Service utilisateur
Demande d’achat
Bon de réception (jaune)
Magasinier
Demande d’achat
Trois devis contradictoires ou certificat administratif
Tableau comparatif des prix
PV de choix du fournisseur
Fiche d’engagement
Bon de commande
Bon de réception (rouge)
Bon de livraison
Facture
Ordre de paiement (rouge)
VII. Chapitre II : Contrôle interne du cycle achat de l’INRA
G. Section 1 : la phase de prise de connaissance :
Puisqu’on est dans une mission d’audit interne cette phase consiste en général à la
prise de connaissance des procédures d’achats par Bon de Commandes.
A. Diagramme de circulation :
Les procédures étant décrites dans un manuel de procédures il s’est avéré nécessaire d’éclairer
plus la procédure grâce à l’élaboration d’un diagramme de circulation à partir des procédures
décrites.
Le diagramme de circulation se présente comme suit :
Service Sce Ordonnateur/ Sce compta Sce compta magasinier Trésorier
utilisateur Equipement/Marchés/Administratif Ss ordonnateur budgétaire/SA au grale payeur
Domaines Expérimentaux niveau régional Et analytique
Etablissement et D.A
signature de la D.A
DA
réception de 3 Devis ou
devis
contradictoires CA
ou certificat
administratif
(CA)
- création de
TCP
tableau
comparatif des
prix (TCP)
- Evaluation des
offres et choix du Choix du
fournisseur FRS
- Etablissement PV de choix
d’un PV de choix
du Fournisseur
1
Service Sce Ordonnateur/ Sce compta Sce compta magasinier Trésorier
utilisateur Equipement/Marchés/Administratif Ss ordonnateur budgétaire grale payeur
Et
analytique
1
- Etablissement
du BC en 5
exemplaires
- signature du BC
BC
- transmission du
dossier D1, qui
comprend :
D1 D1
DA, DC, TCP,
BC (4 expl)
-contrôle du BC
et autres pièces
Imputation
justificatives
budgétaire
- Etablissement
de la Fiche
d’Engagement F.E
(FE)
- mise à jour du
livre de droit de LDC
créance (LDC)
2
Service Sce Ordonnateur/ Sce compta budgétaire Sce compta magasinier Trésorier
utilisateur Equipement/Marchés/Ad Ss ordonnateur grale payeur
m/DE Et analytique
Transmission du
dossier 2
d’engagement à
l’ordonnateur
(D2)
D2 D2
-signature du BC
et FE
BC FE
-transmission au
service compta
D2
budgétaire
- transmission du
BC au service BC BC
EMA
-Envoi du BC au
Fournisseur
- Etablissement
BC BC
d’une copie du
BC
- envoi de la
copie au
magasinier
réceptionnaire
- Réception du BL
BL
- rapprochement
entre BC, BL et
livraison 3
Service Sce Ordonnateur/ Sce compta budgétaire Sce compta magasinier Trésorier
utilisateur Equipement/Marchés/Ad Ss ordonnateur grale payeur
ministratif/DE Et analytique
- signature du BL 3
-Etablissement de
copies du BL BL
-création du BR
en 5 exemplaires BR
-mise à jour de la
fiche de stock F.S
-Transmission du
dossier D3 D3
-Signature des BR
BR
- Etablissement
d’une copie su
BR BR
4
Service Sce Ordonnateur/ Sce compta budgétaire Sce compta magasinier Trésorier
utilisateur Equipement/Marchés/Ad Ss ordonnateur grale payeur
ministratif/DE Et analytique
4
BL
Transmission du
BR jaune
BR BR
Réception de la
facture en 5
exemplaires Facture
Rapprochement
du 3 BR du BL
de 4 factures
Envoi du dossier
D4 D4
Vérification des
pièces
justificatives
Signature de la Facture
Facture
5
Service Sce Ordonnateur/ Sce compta budgétaire Sce compta magasinier Trésorier
utilisateur Equipement/Marchés/Ad Ss ordonnateur grale payeur
ministratif/DE Et analytique
5
Etablissement de
l’OP en
(3exemplaires)
OP
Signature de l’OP
Création du TP
TP
Transmission de D5 D5
D5
Examen et
signature de l’OP,
la facture et le TP
D5 D5
Mise à jour du
journal
d’ordonnancement
et du livre des
comptes J.O
L.C
6
Service Sce Ordonnateur/ Sce compta budgétaire Sce compta grale magasinie Trésorier
utilisateur Equipement/Mar Ss ordonnateur Et analytique r payeur
chés/Administrat
if/DE
6
BC
OP
BR
Facture
D6 = BC, 3 OP, BR,
Facture
Transmission de D6
D6 D6
Vérification des pièces
reçues
Etablissement de l’Ordre OI
d’Imputation
Saisie de l’opération
comptable
Transmission de 3 ordres
OP
OP OP
de paiement au service OP
de compta budgétaire
OP
7
OP
OP
Service Sce Ordonnateur/ Sce compta budgétaire Sce compta grale magasinier Trésorier payeur
utilisateur Equipement/Mar Ss ordonnateur Et analytique
chés/Administrat
if/DE
Transmission de D7 : 7
D7= la demande d’achat,
3 devis contradictoires
ou certificat D7
D7
administratif, tableau
comparatif des prix, PV
de choix du fournisseur,
fiche budgétaire, 3 OP, 2
factures, BL, BR.
FB
OP
TP
D8 : facture, OP (bleu et
vert), fiche budgétaire,
TP D8 D8
Transmission du TP et TP
du BE bordereau d’envoi
au FRS
BE
Création de document prise d’information
Flux d’informations
B. Plan d’approche :
Le plan d’approche permet une prise de conscience des objectifs de la mission d’audit
il nous permettra ainsi de décomposer la procédure d’achats par Bon de Commande en phases
ce qui permettra par la suite une analyse pragmatique de chacune de ces phases :
C. le rapport d’orientation :
Objectifs généraux :
S’assurer que la répartition des tâches au niveau des services et des intervenants
garantie obéit au principe de contrôle interne.
S’assurer que les services Equipement, marchés et administratif gère efficacement ses
opérations en rapport avec les fournisseurs.
Apprécier la clarification des tâches et responsabilités de différents services et
personnes concernées par tout acte d’achat.
S’assurer du respect des principes de contrôle interne, notamment l’exhaustivité au
niveau de traitement des engagements des dépenses
Apprécier le système de référencement des articles en stocks ainsi que les conditions
de stockage.
Objectifs spécifiques :
Eviter l’accomplissement des tâches d’exécution, d’enregistrement et de contrôle par
la même personne au niveau du service magasin et si nécessaire prévoir des
recrutements (cas de sous effectif).
Vérifier l’existence d’une procédure de relance des fournisseurs qui permet d’éviter
les retards de livraisons et les ruptures de stocks.
Vérifier l’existence d’une séparation de tâches lors de l’établissement de la Demande
d’achat notamment entre celui qui établi cette demande et celui qui la vise.
Eviter la dichotomie entre la gestion des demandes d’achat et le traitement des
commandes et réception pour une bonne gestion des achats.
Veiller à ce que les bons et documents soient rangés dans un ordre précis et rangé dans
un endroit adéquat.
Champ d’action :
Service magasin
Service Equipement, Marchés et Administratif.
Service comptabilité budgétaire
Services demandeurs
Ordonnateur/ sous ordonnateur
Cellule de la comptabilité générale et analytique
Service de trésorerie (trésorier payeur fondé de pouvoir)
H. Section 2 : La phase de réalisation de la mission d’audit :
Cette phase vise à déterminer les dispositions du contrôle interne mis par la direction
afin de garantir une bonne exécution de la procédure d’achat par Bon de Commande ainsi une
séparation des tâches sera nécessaire afin de garantir des procédures seines et d’éviter tout les
risques qui peuvent affecter le patrimoine de l’Institut.
Cet outil permet de déterminer les responsabilités de chaque intervenant dans le circuit
il met en évidence l’existence d’un bon contrôle interne ainsi l’existence d’une séparation des
tâches s’avère nécessaire :
tâche Service Chef de Service Chef de Service Ordonnateur Magasinier Chef de Cellule Chef de Trésorier
demandeur service Equipement service compta Sous Chargé de service Compta cellule payeur
demandeur Marchés EMA budgétaire ordonnateur l’inventaire compta générale CG et fondé de
Administratif budgétaire et analytique pouvoir
analytique
Etablissement de
la demande
d’achat ×
Signature des DA
×
Consultation du
fichier fournisseur ×
Etablissement du
tableau comparatif ×
des prix
Evaluation des
offres et choix du ×
fournisseur
Etablissement du
BC ×
Signature des BC
×
Examen et
contrôle des BC et ×
des pièces
justificatives
Imputation
budgétaire ×
Etablissement de
la fiche ×
d’engagement
tâche Service Chef de Service Chef de Service Ordonnateur Magasinier Chef de Cellule Chef de Trésorier
demandeur service Equipement service compta Sous Chargé de service Compta cellule payeur
demandeur Marchés EMA budgétaire ordonnateur l’inventaire compta générale CG et fondé de
Administratif budgétaire et analytique pouvoir
analytique
Mise à jour du
livre ×
d’enregistrement
Vérification de la
conformité des ×
pièces
constitutives du
dossier
d’engagement
Remise du BC
blanc au service ×
EMA
Notification et
envoi du BC au ×
Fournisseur
Réception de
livraison ×
Rapprochement
entre BC, BL et ×
livraison
Signature du BL
×
Etablissement du
BR ×
Signature du BR
×
Mise à jour de la
fiche de stock ×
tâche Service Chef de Service Chef de Service Ordonnateur Magasinier Chef de Cellule Chef de Trésorier
demandeur service Equipement service compta Sous Chargé de service Compta cellule payeur
demandeur Marchés EMA budgétaire ordonnateur l’inventaire compta générale CG et fondé de
Administratif budgétaire et analytique pouvoir
analytique
Signature du BR
×
Rapprochement de
la facture et de BR ×
Vérification des
pièces ×
justificatives
Etablissement de
l’Ordre de ×
Paiement
Signature de l’ OP
×
Examen du
dossier ×
Mise à jour du
journal ×
d’ordonnancement
Mise à jour des
livres de comptes ×
Transmission du
BC, OP, BR et ×
facture
Vérification des
pièces reçues ×
tâche Service Chef de Service Chef de Service Ordonnateur Magasinier Chef de Cellule Chef de Trésorier
demandeur service Equipement service compta Sous Chargé de service Compta cellule payeur
demandeur Marchés EMA budgétaire ordonnateur l’inventaire compta générale CG et fondé de
Administratif budgétaire et analytique pouvoir
analytique
Signature du BR
×
Rapprochement de
la facture et de BR ×
Vérification des
pièces ×
justificatives
Etablissement de
l’Ordre de ×
Paiement
Signature de l’ OP
×
Examen du
dossier ×
Mise à jour du
journal ×
d’ordonnancement
Mise à jour des
livres de comptes ×
Transmission du
BC, OP, BR et ×
facture
Vérification des
pièces reçues ×
tâche Service Chef de Service Chef de Service Ordonnateur Magasinier Chef de Cellule Chef de Trésorier
demandeur service Equipement service compta Sous Chargé de service Compta cellule payeur
demandeur Marchés EMA budgétaire ordonnateur l’inventaire compta générale CG et fondé de
Administratif budgétaire et analytique pouvoir
analytique
Etablissement de
l’OI ×
Signature de l’OI
×
Saisie de
l’opération ×
comptable
Contrôle de la
validité de la ×
créance
Mise à jour de la
fiche budgétaire et ×
du registre suivi
des engagements
Préparation de
l’OI pour ×
constatation du
paiement
Comptabilisation
du règlement ×
B. le Questionnaire de Contrôle Interne :
OBJECTIF DE CONTROLE :
OBJECTIF DE CONTROLE :
B- s’assurer que toutes les factures enregistrées correspondent à de achats réels (réalité) :
OBJECTIF DE CONTROLE :
OBJECTIF DE CONTROLE :
D- s’assurer que tous les retours de marchandises aux fournisseurs sont saisis et enregistrés :
OBJECTIF DE CONTROLE :
E- vérifier que tous les achats sont correctement imputés, totalisés et centralisés :
OBJECTIF DE CONTROLE :
C. Analyse des points forts et des points faibles dans la procédure d’achat par Bon de
commande :
Points Forts :
- une séparation des tâches entre la personne qui établie la DA et celle qui vérifie et
valide la DA (chef du service demandeur).
- les commandes ne sont passées que sur la base de Demande d’achat dûment approuvé.
- le bon de commande est visé par une personne dûment autorisée avant sa diffusion
dans notre cas c’est le chef de service Equipement, Marché, Administratif.
Réception de la livraison :
- l’existence de la multiplicité des contrôles représente certes une garantie d’un bon
contrôle interne cependant elle rend les procédures plus rigides et ainsi peu pratiques
et engendre ainsi des retards lors de l’exécution.
- Les procédures en cas de non-conformité et de retour de marchandises au fournisseur
existent mais ne sont pas formalisées.
- L’inexistence de procédure de relance des fournisseurs en cas de retards de livraison.
- Il existe une accumulation de tâches d’exécution, d’enregistrement et de contrôle de la
part du magasinier ce qui représente une atteinte au principe de séparation des tâches.
- Il existe un problème d’archivage, les documents reçus dans chaque service ne sont
pas rangés selon un ordre bien précis et dans un lieu bien adéquat ce qui rend difficile
leur repérage en cas de besoin ou de contrôle administratif.
- les visites à certains magasins ont permis de remarquer que les conditions de stockage
de certains produits ne respectaient pas les dispositions de sécurité.
- les relevés envoyés par les fournisseurs ne sont pas pris en considération ainsi le
rapprochement de celles-ci avec les fiches individuelles de chaque fournisseur n’est
pas effectuée.
Notre mission concernant la procédure d’achat par Bon de Commande nous a permis de
remettre en cause certaines faiblesses relevées dans la procédure d’achat et pour palier à ces
faiblesses on a proposé un ensemble de recommandations à mettre en œuvre.
A. Cahier de Recommandations
Recommandation 1 :
Il s’avère nécessaire de formaliser toutes les procédures du cycle achat notamment an cas de
traitement des non-conformités, le traitement des retards de livraison et de retour de
marchandises.
Recommandation2 :
Afin d’alléger les procédures et réduire ainsi le temps d’approvisionnement il est recommandé
de diminuer le flux des dossiers et documents en élaborant un système informatisé de gestion
des achats et qui permettra de gagner en temps et en énergie. Cela ne remet pas pour autant en
cause le rôle du contrôle interne les informations introduites dans le système informatique
doivent être précédemment vérifiées.
Recommandation3 :
Le magasinier chargé de l’inventaire cumule les tâches de réception de rapprochement du
BC, BL et livraison l’établissement du BR. Ce qui représente une atteinte à une principale
règle du contrôle interne, celle de la séparation des tâches. A ce niveau il est suggéré de
recruter un manutentionnaire qui sera chargé de la réception de la livraison le magasinier
effectuera ainsi un deuxième contrôle à l’entrée des magasins. Ce contrôle devra être
également sous la supervision directe du contrôleur de gestion. Ainsi le BR devra être créé par
le magasinier mais sa signature devra passer par le contrôleur de gestion.
Recommandation4 :
Pour pallier au problème d’archivage il s’avère nécessaire d’élaborer des procédures de
gestion de la documentation et qui permettent de garantir un meilleur classement des
documents et ainsi un repérage plus facile de ces derniers. Il est fortement recommandé de
recruter des responsables des archives ayant le profil et l’expérience nécessaire pour la gestion
du flux important des documents. Ils seront aussi responsables de choisir le classement
adéquat selon la nature des documents archivés.
Recommandation5 :
Les magasins surtout des matières à haut risque doivent être rangés dans des locaux
spécialement aménagés afin de garantir plus de sécurité lors de la manutention et de l’usage.
B. Rapport d’audit :
Nous avons été mandaté par le conseil d’administration afin d’effectuer un audit du cycle
achat fournisseur de l’institut nationale de recherche agronomique.
Notre travail qui s’est déroulé dans la sérénité et le respect des normes professionnelles de
l’audit, a touché Le cycle achat :
Les travaux réalisés ont conduit à identifier des anomalies dont les principales sont :
Il existe un problème d’archivage, les documents reçus dans chaque service ne sont
pas rangés selon un ordre bien précis et dans un lieu bien adéquat ce qui rend difficile
leur repérage en cas de besoin ou de contrôle administratif.
les visites à certains magasins ont permis de remarquer que les conditions de stockage
de certains produits ne respectaient pas les dispositions de sécurité.
les relevés envoyés par les fournisseurs ne sont pas pris en considération ainsi le
rapprochement de celles-ci avec les fiches individuelles de chaque fournisseur n’est
pas effectuée.
VIII. Conclusion
L’examen par un homme indépendant et compétent de la fidélité des représentations
comptables et financières est la clé de voûte garantissant la probité et la crédibilité des
transactions économiques des entreprises et des entrepreneurs.
L’objectif du travail de l’auditeur a pourtant évolué progressivement d’une recherche
spécifique des fraudes dans les écritures comptables jusqu’à une appréciation globale de la
fidélité des rapports émis par une agence économique et une analyse critique de la fiabilité des
procédures et des structures de celle-ci.
A l'évidence, quelle que soit la nature des missions confiées à l'auditeur, le niveau
d'efficacité sera fonction d'un certain nombre de paramètres, dont la plupart ne sont d'ailleurs
pas spécifiques à cette fonction, mais sont des critères valables pour toute structure de
l'entreprise qui se veut performante, car l'efficacité passe par la" qualité totale" au sens actuel
du terme.
L'efficacité, et donc le résultat pour l’entreprise, seront d'autant plus grands, que
chacun de ses critères aura pu être optimisé, apportant ainsi une contribution significative à
l'ensemble.
Cette optimisation a ses limites, qui peuvent être classées en trois grandes catégories,
selon leur nature :
- Une première limite est liée aux hommes. Aux auditeurs bien sûr, compte tenu de
leurs aptitudes à assumer la fonction, de leurs connaissances, de leur formation, de leurs
qualités intrinsèques, mais aussi aux audités et à leur comportement, à leurs réactions face aux
contrôles qu’ils subissent ou à la remise en cause éventuelle de leur façon de travailler et de
leurs habitudes. Enfin, l'attitude des dirigeants d'entreprise et le soutien qu'ils apportent, tant
au niveau de l'élaboration du programme d’audit et de la prise en compte des
recommandations, est un gage majeur de réussite.
- Une deuxième limite est constituée par le rapport efficacité/coût. L'existence d'une
structure performante d'audit coûte cher en termes de salaires, de frais de déplacements, de
frais de structure. Il faut donc que l'équipe se rentabilise et il n'est pas toujours évident de
mesurer concrètement sa productivité.
- Le troisième type de limite concerne l'évolution rapide des techniques et des
méthodes de travail, le meilleur exemple en étant l'informatique qui permet désormais de
travailler en temps réel, ce qui va tout à fait dans le sens de l'efficacité, mais par contre,
conduit souvent à des systèmes inauditables.