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Benutzerhandbuch

DIVA Directory Access Manager Version 6

Stand 03.2019
© 2019 - TESIS SYSware Software Entwicklung GmbH
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Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis......................................................................................................................... 3

1 Einleitung ............................................................................................................................. 6
1.1 DIVA-Überblick ........................................................................................................................ 6
1.2 Über diese Anleitung ............................................................................................................... 6

2 Rollen ................................................................................................................................... 6

3 Menü „Verzeichnisse“ ........................................................................................................... 7


3.1 Verzeichniskonfigurationen verwalten ................................................................................... 7
3.1.1 Konfiguration ....................................................................................................................... 8
3.1.2 Strukturvorgaben .............................................................................................................. 10
3.1.3 Konfigurationsberechtigte................................................................................................. 10
3.2 Verzeichnisattestierung starten ............................................................................................ 11
3.3 Eigene Berechtigungen einsehen .......................................................................................... 12
3.4 Eigene Verzeichnisse bearbeiten .......................................................................................... 13
3.4.1 Verzeichnis anzeigen ......................................................................................................... 14
3.4.2 Neues Verzeichnis anlegen................................................................................................ 14
3.4.3 Neues Unterverzeichnis anlegen ....................................................................................... 15
3.4.4 Neues Verzeichnis mit Strukturvorgabe anlegen .............................................................. 15
3.4.5 Verzeichnis löschen ........................................................................................................... 15
3.4.6 Berechtigung erneut setzen .............................................................................................. 15
3.4.7 Verzeichnis umbenennen .................................................................................................. 15
3.4.8 Belegten Speicherplatz aktualisieren ................................................................................ 15
3.4.9 Zeitlich befristete Rechtevergabe für ein Verzeichnis ...................................................... 16
3.4.10 Verzeichnisablaufdatum Einträgen oder Ändern .............................................................. 16
3.4.11 Berechtigungen erneut setzen .......................................................................................... 16
3.4.12 Verzeichnis verschieben .................................................................................................... 16
3.4.13 Verzeichnisverantwortliche anlegen oder löschen ........................................................... 16
3.4.14 Lese-/Änderungsberechtigte verwalten............................................................................ 17
3.5 Berechtigungen vergeben ..................................................................................................... 20
3.6 Berechtigungen übertragen/löschen .................................................................................... 22
3.6.1 Berechtigungen übertragen .............................................................................................. 22
3.6.2 Berechtigungen löschen .................................................................................................... 23
3.7 Berechtigungen erneut setzen .............................................................................................. 23

4 Menüpunkt „Arbeitsvorrat“ ................................................................................................ 24


4.1 Verzeichnisanträge bearbeiten ............................................................................................. 24
4.2 Berechtigungsanträge bearbeiten......................................................................................... 24
4.3 Verzeichnisse attestieren ...................................................................................................... 24
4.4 Berechtigung attestieren....................................................................................................... 25

5 Menüpunkt „Reports“ ......................................................................................................... 25

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5.1 Verzeichnisse ......................................................................................................................... 26
5.1.1 Berechtigungskontrolle generieren „Attestierung generieren“........................................ 27
5.1.2 Verzeichniskontrollen generieren ..................................................................................... 27
5.2 Berechtigungen (Benutzer) ................................................................................................... 28
5.3 Berechtigungen (Benutzer-Historie) ..................................................................................... 28
5.4 Berechtigungen (Zuständigkeitsbereich) .............................................................................. 28
5.5 Berechtigungsaktionen.......................................................................................................... 29
5.6 Verzeichnis-/Berechtigungsanträge ...................................................................................... 29
5.7 Verzeichnisattestierung......................................................................................................... 30
5.8 Berechtigungsattestierung (Übersicht) ................................................................................. 30
5.9 Berechtigungsattestierung (Status)....................................................................................... 31
5.10 Accounting............................................................................................................................. 32
5.11 Verantwortliche..................................................................................................................... 33
5.12 Server .................................................................................................................................... 34
5.13 Statistik .................................................................................................................................. 34

6 Menüpunkt „Verantwortliche“ ............................................................................................ 35


6.1 Verzeichnisverantwortliche................................................................................................... 35
6.2 Implizite Verantwortliche ...................................................................................................... 36
6.3 Anlageberechtigte ................................................................................................................. 36
6.4 Verzeichniskonfiguration....................................................................................................... 37
6.5 Master-Administratoren ....................................................................................................... 38
6.6 Kostenträger ändern ............................................................................................................. 38
6.7 Rechte übertragen/löschen................................................................................................... 39

7 Menüpunkt „Transaktionen“ ............................................................................................... 40


7.1 Verzeichnisse ......................................................................................................................... 40
7.2 Reports .................................................................................................................................. 41
7.3 Konfiguration ......................................................................................................................... 41
7.4 Verantwortliche..................................................................................................................... 41

8 Menüpunkt „Mehrfachanlage“ ............................................................................................ 41


8.1 Verzeichnisse anlegen/importieren ...................................................................................... 43
8.2 Verzeichnisse umbenennen .................................................................................................. 44
8.3 Verzeichnisse löschen............................................................................................................ 45
8.4 Verzeichnisverantwortliche hinzufügen/löschen .................................................................. 45
8.5 Berechtigte hinzufügen/löschen ........................................................................................... 46
8.6 Berechtigte kopieren ............................................................................................................. 47
8.7 Protokollierung ...................................................................................................................... 47

9 Menüpunkt „Archivierung“ ................................................................................................. 48


9.1 Verzeichnisse archivieren ...................................................................................................... 48
9.2 Status einsehen ..................................................................................................................... 49
9.3 Report erstellen ..................................................................................................................... 49

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10 Menüpunkt „Einstellungen“ ............................................................................................ 51

Abbildungsverzeichnis ................................................................................................................ 53

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1 Einleitung
1.1 DIVA-Überblick
DIVA Directory Access Manager ist eine web-basierte Lösung, die es dem Benutzer ermöglicht, im
Self-Service Berechtigungen für Verzeichnisse auf Windows-Dateisystemen zu beantragen. DIVA bie-
tet maximale Effizienz bei der Automatisierung gängiger Verwaltungsoperationen bei höchster Si-
cherheit und Compliance. Weitere Informationen über neue Versionen oder Eigenschaften von ASPR
finden Sie auf unseren Internetseiten unter https://www.tesis-sysware.de/produkte/diva/.

1.2 Über diese Anleitung


Die vorliegende Anleitung beschreibt Funktionen, Benutzeroberfläche (GUI) und Bedienung von
DIVA. Die Dokumentenstruktur folgt dabei den Menü-Punkten und -Unterpunkten.
Schwerpunktmäßig werden die Nutzergruppen bzw. Rollen „Master-Administrator“ und „Verzeich-
nisverantwortliche“ angesprochen. Insbesondere den Endanwendern steht primär ein Video-Tutorial
zur Verfügung.

2 Rollen
Die Sicht auf DIVA richtet sich nach der Rolle des jeweiligen Benutzers. So sieht ein Master-Administ-
rator alle Menüs und Untermenüs, während einem Endanwender nur die Menüs Anträge, Verzeich-
nisse, Hilfe und Abmelden angezeigt werden.
Nachfolgend werden nur direkte DIVA-Rollen erläutert. So hat zwar z.B. ein Berechtigter im Dateisys-
tem auch die Möglichkeit auf DIVA-verwaltete Verzeichnisse lesend und/oder schreibend zuzugrei-
fen, jedoch handelt es sich bei ihm nur indirekt um eine DIVA-Rolle.

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Verzeichnis- Konfigurati- Anlagebe- Verzeichnis- Konfigurati- Masteradmi-
berechtigter onsberech- rechtigte verantwortli- onsadminist- nistrator (4)
Rollenrechte (Benutzer) tigte (1, 2) che (3) rator

Zugriffsberechtigungen für ein vorhandenes


x x x x x x
oder ein neues Verzeichnis beantragen

Lese- und Änderungsberechtigungen bearbeiten x x x

Eigene offene Anträge einsehen x x x x x x

Für alle Verzeichnisse einer Konfiguration


x
zusätzlich immer im Dateisystem berechtigt sein

Verzeichnisse anlegen x x

Verzeichnisse ändern x x

Für Ihre Verzeichnisse weitere Verzeichnis-


x x
verantwortliche bestimmen

Für Ihre Verzeichnisse Berechtigte bestimmen x x

Für Ihre Verzeichnisse Reports anfordern x x

Verzeichniskonfigurationen verwalten x x

Für Ihre Verzeichnis-Konfigurationen


x x
Anlageberechtigte bestimmen

Mehrfachoperationen durchführen x

Transaktionen neu starten x

Berechtigungsattestierung starten x x

Verzeichnisattestierung starten x x

Anmerkungen zur Tabelle:

(1) Als Konfiguration wird bei DIVA eine Umgebung bezeichnet, in der Verzeichnisse angelegt werden können. Eine Konfiguration sollte einen
sprechenden Namen erhalten, z.B. „Marketing“, wenn darin alle Dokumente abgelegt werden sollen, die mit Marketing zu tun haben. Der
Name einer solchen Konfiguration ist eindeutig und wird nur einmal vergeben.
(2) Ein Konfigurationsberechtigter kann sowohl ein einzelner Benutzer als auch eine Gruppe sein. Er wird von den Master-Administratoren und/o-
der den Konfigurationsadministratoren berechtigt.
(3) Der "implizite Verzeichnisverantwortliche" hat dieselben Möglichkeiten wie der Verzeichnisverantwortliche mit folgenden Besonderheiten:
- Er zählt nicht zu den mindestens zwei Verzeichnisverantwortlichen, wird aber in der Verzeichnisverwaltung angezeigt, farblich hervorgeho-
ben und ist nicht löschbar.
- Er kann nur von den Master- oder Konfigurations-Administratoren berechtigt oder gelöscht werden.
- Er erhält keine Beantragungs-Mails im Verlauf des Workflows, hat jedoch das Recht, bei Bedarf die Anträge zu sehen (Report „Antrags-Histo-
rie“) und zu bearbeiten.
- Er wird in den Verzeichnis-Detailseiten der Reports angezeigt, jedoch nicht im Report selbst.
(4) Der Master-Administrator ist nicht automatisch im Dateisystem berechtigt.

3 Menü „Verzeichnisse“
3.1 Verzeichniskonfigurationen verwalten
In der folgenden Ansicht können Sie eine neue Verzeichniskonfigurationen anlegen, eine bestehende
Konfiguration ändern oder löschen. Sie können die Konfiguration allerdings nur löschen, wenn Sie
selbst Master- oder Konfigurations-Administrator mit dem Recht zum Ändern sind. Beachten Sie,
dass eine Konfiguration erst gelöscht werden kann, wenn zuvor alle DIVA-Verzeichnisse dieser Konfi-
guration gelöscht wurden. Eventuelle Strukturvorgaben und Konfigurationsberechtigte werden
beim Löschen automatisch entfernt. Sie können angeben, auf welchem Server und unter welcher

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Freigabe die Verzeichnisse für einen bestimmten Bereich oder eine bestimmte Abteilung des Unter-
nehmens angelegt werden sollen.

Abb. 1: Verzeichniskonfiguration

3.1.1 Konfiguration
Als Konfiguration wird bei DIVA eine Umgebung bezeichnet, in der Verzeichnisse angelegt werden
können. Eine Konfiguration sollte einen sprechenden Namen erhalten, z.B. „Marketing“, wenn darin
alle Dokumente abgelegt werden sollen, die mit Marketing zu tun haben. Der Name einer solchen
Konfiguration ist eindeutig und wird nur einmal vergeben. Durch Änderungen in einer Konfiguration
können Sie mit geringem Aufwand einen neuen Server eintragen, so dass die neu angelegten Ver-
zeichnisse auf dem neuen Server eingerichtet werden.
Die Felder im Einzelnen (Pflichtfelder sind mit * gekennzeichnet):

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Konfigurationsname: Bei der Neuanlage und Änderung einer Konfiguration können Sie hier den Na-
men der Konfiguration eingeben oder ändern. Der Konfigurationsname muss für eine DIVA-Installa-
tion eindeutig sein.
Domäne: Bei der Neuanlage einer Konfiguration können Sie aus der Dropdown-Liste eine Domäne
auswählen, in welcher sich der Server befindet. Beim Modifizieren einer Konfiguration erscheint die
Domäne, in der sich der Server befindet.
Servertyp: Hier legen Sie fest, ob es sich bei dem Server um einen einfachen Server, ein DFS oder ein
modifiziertes DFS- handelt. DIVA unterstützt DFS nur, wenn keine Replikation für DFS eingesetzt wird.
Server: Geben Sie hier den Namen des Dateiservers ein, der die Freigabe Ihrer Konfiguration enthält.
Freigabe: Hier tragen Sie den Freigabenamen des im Filesystem bereitgestellten Ordners ein, unter
dem alle Verzeichnisse Ihrer Konfiguration angelegt werden sollen. Das Konfigurationsverzeichnis un-
terhalb der Freigabe kann direkt aus einem einzigen oder auch aus mehreren Verzeichnissen beste-
hen, die jeweils durch \ getrennt werden wie z.B. „Share\Verzeichnis1“ oder „Share\Verzeich-
nis1\Verzeichnis2“. Stellen Sie sicher, dass bei einer nachträglichen Änderung der Einstiegs-Freigabe
die entsprechende Freigabe auf dem Server existiert.
DFS-Stamm: Geben Sie hier den Namen des DFS-Stammes ein, in dem sich die DFS-Verknüpfungen
befinden.
DFS-Link: Bitte geben Sie hier den Namen der DFS-Verknüpfung ein. Erlaubt sind Eingaben, welche
zur Verwaltung von unterschiedlichen Verzeichnissträngen im Datei-System führen.
Active Directory-Pfad: Tragen Sie hier den Pfad zu Ihrem Active Directory-Container ein, in dem die
DIVA-Gruppen angelegt werden sollen.
Beantragungs-Link generieren: Hier können Sie konfigurieren, ob beim Anlegen von Verzeichnissen
oder einer Strukturvorgabe Workflow-Links zur Beantragung von Zugriffsrechten oder zur Beantra-
gung von neuen Verzeichnissen angelegt werden sollen oder nicht.
Konfigurationsart: An dieser Stelle können Sie definieren, wie die Konfiguration verwaltet werden
soll. Sie können zwischen Standard, Unterverzeichnissen und Unterverzeichnissen mit Vererbung
wählen.
Einstiegsebene: Es kann eine definierte Einstiegsebene für DIVA-verwaltete Verzeichnisse in dieser
Konfiguration gesetzt werden. Das Einstiegsverzeichnis für die Berechtigungsvergabe befindet sich
dann stets in der definierten Ebene von der Freigabe aus. Bitte beachten Sie, dass die Einstellung
nachträglich nur noch deaktiviert werden kann. Sie deaktivieren die Einstiegsebene durch die Ein-
gabe von 0.
Verwaltungstiefe: Hier können Sie eintragen, bis in welche Tiefe die Anlage von Unterverzeichnissen
möglich sein soll. Beachten Sie, dass das Eingabefeld nur erscheint, wenn bei Konfigurationsart eine
andere Einstellung als die vorgegebene Standardart (ohne Unterverzeichnisse) zugewiesen wurde.
Sie deaktivieren die Verwaltungstiefe durch Eingabe von 0. Die Einstellung der Einstiegsebene kann
nachträglich nur deaktiviert werden. Die Verwaltungstiefe kann nachträglich nur erhöht oder deakti-
viert werden.
Zeitlich befristete Rechtevergabe: Hier können Sie einstellen, ob für jedes Verzeichnis in dieser Kon-
figuration lediglich Rechte für einen befristeten Zeitraum vergeben werden dürfen. Wenn Sie einen
Zeitraum von 0 Monaten einstellen, ist die zeitlich befristete Rechtevergabe nicht aktiviert. Wählen

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Sie einen Zeitraum zwischen 1 und 36 Monaten, dürfen in den Verzeichnissen dieser Konfiguration
Lese-/Änderungsrechte maximal für den eingestellten Zeitraum (bzw. kürzer) eingestellt werden.
Verwenden Sie diese Einstellungen vorzugsweise für Konfigurationen, unter denen Verzeichnisse mit
sensiblen Daten angelegt sind.
Attestierung: Hier können Sie konfigurieren, ob für alle DIVA-verwalteten Verzeichnisse dieser Ver-
zeichniskonfiguration eine Attestierung durchgeführt werden soll. Zusätzlich können Sie auch die
Tage und die Monate für die Attestierung bestimmen. Mehrere Termine wählen Sie aus indem Sie
während des Anklickens von Tag und Monat die STRG- bzw. CTRL-Taste gedrückt halten.
Kostenträger: In jeder Konfiguration kann ein Standard-Kostenträger ausgewählt werden. Der hier
angegebene Kostenträger wird dann als Default-Kostenträger für alle in dieser Konfiguration anzule-
genden (Unter-)Verzeichnissen angeboten.
Storage-Klasse: Sie charakterisiert den eingetragenen Server für die Konfiguration. Beim Anzeigen
einer existierenden Konfiguration ist es möglich, die Storage-Klasse zu ändern.
Site: Das Listenfeld bestimmt den Standort des Verzeichnisses. Dadurch kann immer zum nächstgele-
genen Server die Verbindung hergestellt werden, was die Verarbeitungszeit geringhält.
Sprache: Je nach zu Grunde liegender kundenspezifischer DIVA-Konfiguration kann hier die Sprache
der Mails, die versendet werden, definiert werden. Wählen Sie die Sprache aus, in der Mails, die sich
auf diese Verzeichniskonfiguration beziehen, versendet werden.
3.1.2 Strukturvorgaben
Eine Strukturvorgabe ist eine feste Verzeichnisstruktur, die man für eine Konfiguration definieren
kann. Erst nach Ende der festen Struktur können Anlageberechtigte Verzeichnisse mit beliebigem Na-
men anlegen. Dadurch wird eine gewünschte Verzeichnisstruktur eingehalten.
Anschließend sehen Sie eine Konfiguration mit allen zugehörigen Strukturvorgaben, die Sie bearbei-
ten können. Nachdem die neue Strukturvorgabe gespeichert wurde, legt DIVA die eingegebenen
Strukturvorgaben (Verzeichnisse) im Datei-System an.
3.1.3 Konfigurationsberechtigte
Auf der Übersichtsseite einer Verzeichniskonfiguration können Sie unter der Auflistung der Konfigu-
rationsberechtigten einen neuen Benutzer autorisieren. Voraussetzung ist jedoch, dass Sie selbst
Master- oder Konfigurationsadministrator mit dem Änderungsrecht sind.
Zusätzlich zum Lese- und Änderungsrecht steht hier auch das List-Recht zur Verfügung.
List-Recht bedeutet: Die Mitglieder der List-Gruppe haben das Recht, die Verzeichnisse aufzulisten,
die Ordnerinhalte zu sehen und die Attribute der Verzeichnisse (Größe, Inhalt, Anzahl der Dateien) zu
lesen. Die Dateien können aber nicht umbenannt, verschoben, kopiert oder gelöscht werden.
Beachten Sie, dass der Eintrag List in der Dropdown-Liste nur dann erscheint, wenn es sich bei dem
Verzeichnis um ein Unterverzeichnis oder ein Verzeichnis mit Vererbung handelt.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Domäne aus und geben Sie die Benutzer-ID des zu berechti-
genden Benutzers ein. Durch Drücken des Symbols können Sie Benutzer aus dem Mitarbeiterver-
zeichnis suchen und zuweisen. Durch Klicken auf Speichern wird der Benutzer direkt den Administra-
toren zugewiesen. Wenn Sie jedoch mehrere Benutzer mit den vorgenommenen Einstellungen be-

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rechtigen möchten, so fügen Sie die Benutzer in die Liste der zu berechtigenden Benutzer hinzu, in-
dem Sie auf klicken. Es erscheint dann eine Liste unterhalb des Formulars. Möchten Sie einen Be-
nutzer wieder aus der Liste der zu berechtigenden Benutzer entfernen, löschen Sie diesen durch Kli-
cken auf .
Erst durch Speichern werden die Mitarbeiter endgültig den Konfigurationsberechtigten zugewiesen.
Mit Zurück gelangen Sie zur Übersicht dieser Verzeichniskonfiguration und sehen dort die aktuelle
Liste der Konfigurationsberechtigten.
Wenn Sie einen oder mehrere Administratoren von der Liste entfernen möchten, markieren Sie dazu
die Checkbox unter Berechtigung entziehen für die jeweilige Person. Anschließend bestätigen Sie
Ihre Auswahl mit Löschen.

3.2 Verzeichnisattestierung starten

Abb. 2: Attestierung von Verzeichnissen

Hier können Sie Verzeichnisse für Verzeichniskontrollen auswählen. Im Rahmen der Verzeichniskon-
trolle sollen Verzeichnisverantwortliche aufgefordert werden, die Notwendigkeit ihrer Verzeichnisse
zu beurteilen.
Wählen Sie die Verzeichnisse aus, die Sie bearbeiten möchten. Öffnen Sie hierzu mittels vor den
Ordnern die einzelnen Bereiche. Über die Checkboxen oder Alle auswählen/abwählen können Sie
die Verzeichnisse festlegen, für die Sie Verzeichniskontrollen erstellen wollen.

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Über die Auswahl Konfig. aufklappen können Sie alle Konfigurationen öffnen. Gibt es darin weitere
Unterverzeichnisse, dann können Sie diese durch Drücken des Symbols aufklappen. Möchten Sie
die Detailansicht wieder aufheben, klicken Sie auf .
Intervall für Erinnerungs-Mails: Hier können Sie festlegen, wie häufig die Erinnerungs-Mails ver-
schickt werden sollen. Wenn Sie beispielsweise 2 wählen, wird alle zwei Wochen eine E-Mail ver-
schickt.
Anzahl Erinnerungs-Mails: Legen Sie hier fest, wie viele Erinnerungs-Mails insgesamt verschickt wer-
den sollen. Mit Speichern werden die Verzeichniskontrollen generiert und in den Arbeitsvorraten der
jeweiligen Verzeichnisverantwortlichen bereitgestellt. Zur Bestätigung wird die jeweilige Job-ID ange-
zeigt.

3.3 Eigene Berechtigungen einsehen

Abb. 3: Eigene Berechtigungen einsehen

Diese Funktion steht allen DIVA-Benutzern zur Verfügung. Hier können Sie Ihre Berechtigungen in
den einzelnen Verzeichnissen sehen und bei Bedarf nicht mehr benötigte Rechte entfernen.

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3.4 Eigene Verzeichnisse bearbeiten

Abb. 4: Eigene Verzeichnisse bearbeiten

Hier können Sie neue Verzeichnisse anlegen und bestehende Verzeichnisse verwalten. Es besteht die
Möglichkeit, Mitarbeiter für Verzeichnisse zu berechtigen oder vorhandene Berechtigungen zu ent-
ziehen.
Durch Drücken auf erhalten Sie eine Übersicht der Konfigurationen, in denen sich Verzeichnisse
befinden, die Sie administrieren dürfen. Sollte eine Konfiguration keine Verzeichnisse haben, dann
sehen Sie hier nur den Button Neues Verzeichnis.
Ist in der Übersicht der Konfigurationen ein ausgegraut, haben Sie für dieses Verzeichnis keine Be-
rechtigung, dürfen aber auf ein oder mehrere Unterverzeichnisse zugreifen.
Sind Sie bereits als Verantwortlicher hinterlegt, bekommen Sie eine Liste der Verzeichnisse angezeigt,
die Sie über DIVA verwalten können. Sind noch keine Verzeichnisse eingetragen, können Sie neue
Verzeichnisse für Ihre Konfiguration anlegen. Hierzu muss entweder Ihre Abteilung bekannt und in
der Verzeichniskonfiguration hinterlegt sein oder Sie müssen als Anlageberechtigter berechtigt sein,
Verzeichnisse anzulegen.

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3.4.1 Verzeichnis anzeigen
Klicken Sie auf den Link bzw. den Verzeichnisnamen, um ein Verzeichnis auszuwählen. Informationen
zum Verzeichnis und zu den berechtigten Personen werden nun angezeigt.
Auf diesen Seiten können Sie für Ihre Verzeichnisse Benutzer und Administratoren hinzufügen oder
entfernen.
Sie haben die Möglichkeit, das Verzeichnis zu bearbeiten, Verzeichnisverantwortliche zu berechtigen
sowie Schreib- und Leseberechtigungen zu vergeben oder zu entziehen. Außerdem erscheint in der
Liste der Lese-/Änderungsberechtigten ein Hinweis darauf, ob Lese- oder Änderungsberechtigung für
Jeden erteilt ist. Damit kann unternehmensweit lesend oder schreibend auf das Verzeichnis zugegrif-
fen werden. Ebenso ist hier das Ablaufdatum für die Zugriffsdauer auf das Verzeichnis zu finden. Ist
hier kein Eintrag vorhanden bedeutet das, dass der Zugriff für den jeweiligen Benutzer zeitlich unbe-
grenzt ist.
3.4.2 Neues Verzeichnis anlegen
Nach Klicken des Buttons Neues Verzeichnis wählen Sie in der Dropdown-Liste die gewünschte Konfi-
guration aus. Im Feld Verzeichnisname geben Sie den gewünschten Namen des neuen Verzeichnisses
an. Dieser kann bis zu 200 Zeichen lang sein.
Beachten Sie, dass dieser Bereich nur Konfigurationsadministratoren sowie Anlageberechtigten zu-
gänglich ist.
Kostenträgertyp: Mit jeder Neuanlage eines Verzeichnisses ist auch die Auswahl eines Kostenträgers
erforderlich. Wählen Sie ggf. aus der Dropdown-Liste einen Kostenträgertyp aus und ordnen Sie eine
Benutzer-ID zu. Dabei kann das Symbol das Suchen und Zuweisen erleichtern.
Erster Verzeichnisverantwortlicher: Im diesem Feld legen Sie einen Verantwortlichen und seine Do-
mäne (aus der Dropdown-Liste) für dieses Verzeichnis fest. Im Standardfall ist Ihre Benutzer-ID als
erster Verzeichnisverantwortlicher angegeben. Sie können jedoch auch einen anderen Verzeichnis-
verantwortlichen angeben.
Zweiter Verzeichnisverantwortlicher: Hier legen Sie einen zweiten Verantwortlichen inklusive seiner
Domäne für dieses Verzeichnis fest.
Mail bei Rechte-Änderung: Wenn Sie das Häkchen bei Mail setzen, werden Verzeichnisverantwortli-
che (und die betroffenen Lese-/Änderungsberechtigten) per E-Mail darüber informiert, wenn Rechte
oder Einstellungen in diesem Verzeichnis geändert wurden.
Zeitlich befristete Rechtevergabe: Wenn Sie die Zugriffsdauer für alle Lese-/Änderungsberechtigten
auf dieses Verzeichnis zeitlich einschränken möchten, setzen Sie das Häkchen in der Checkbox neben
Zeitlich befristete Rechtevergabe und wählen über die Dropdown-Liste die Anzahl an Monaten (1 bis
36).
Ist die Checkbox ausgegraut, so ist die zeitlich befristete Rechtevergabe in der Konfiguration vordefi-
niert und kann nicht mehr entfernt werden.
Information: Es steht Ihnen frei, einen zusätzlichen, beliebigen Informationstext für das neue Ver-
zeichnis anzugeben.
Verzeichnisablaufdatum: Mit Hilfe des Verzeichnisablaufdatums können Sie Verzeichnisse markie-
ren, die eine begrenzte Lebensdauer haben sollen.

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Letzte abgeschlossene Attestierung: An dieser Stelle ist das Datum der letzten erfolgreichen Attes-
tierung eingetragen. Ist kein Datum vorhanden, wurde für dieses Verzeichnis noch keine Attestierung
durchgeführt.
Klicken Sie anschließend auf Speichern, um das Verzeichnis anzulegen. Sobald das Verzeichnis ange-
legt ist, wird der angegebene Kostenträger informiert und Sie erhalten eine Nachricht, sofern Ihre E-
Mail-Adresse bekannt ist. Anschließend können die angegebenen Verzeichnisverantwortlichen den
Mitarbeiter für das Verzeichnis berechtigen.
3.4.3 Neues Unterverzeichnis anlegen
Das Anlegen neuer Unterverzeichnisse funktioniert analog zum Anlegen von Verzeichnissen, jedoch
haben Sie hier die Möglichkeit, in der Dropdown-Liste ein übergeordnetes Verzeichnis auszuwählen.
Wählen Sie ein Verzeichnis aus, in dem Sie ein neues Unterverzeichnis erstellen wollen. Bestimmen
Sie anschließend einen Kostenträger. Legen Sie nun über das Symbol den Namen oder die Benut-
zer-ID einen weiteren Administrator als Ihren Stellvertreter fest. Dieser erhält die gleichen Rechte
wie Sie. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Domäne für das erste Feld und die Benutzer-ID für
das zweite Feld.
3.4.4 Neues Verzeichnis mit Strukturvorgabe anlegen
Die Verzeichnisanlage unter Beachtung einer Strukturvorgabe funktioniert analog zum Anlegen von
Verzeichnissen, jedoch haben Sie hier die Möglichkeit, in der Dropdown-Liste eine Strukturvorgabe
auszuwählen. Dies dient der Einhaltung einer vorgegebenen Verzeichnisstruktur. Danach können Sie
einen beliebigen Verzeichnisnamen eingeben.
3.4.5 Verzeichnis löschen
Ein Verzeichnis kann nur gelöscht werden, wenn es keine Unterverzeichnisse oder Dateien mehr ent-
hält. Sollte das Verzeichnis nicht leer sein, erhalten Sie eine entsprechende Meldung.
3.4.6 Berechtigung erneut setzen
Hiermit können Sie jederzeit auf dem ausgewählten Verzeichnis die vorhandenen DIVA-Recht neu
setzen lassen. Dies wird nur benötigt, falls zwischenzeitlich im Filesystem Änderungen vorgenommen
wurden.
3.4.7 Verzeichnis umbenennen
Sie können hier die Verzeichnisnamen modifizieren. Dazu müssen Sie den neuen Verzeichnisnamen
eingegeben und mit Speichern bestätigen. Das Umbenennen wird in die Nacht verlegt (voreingestellt
ist 20:00 Uhr); es besteht jedoch die Möglichkeit das zu ändern. Ab dieser Uhrzeit sollten keine Da-
teien aus diesem Verzeichnis geöffnet sein, ansonsten können Fehlermeldungen beim Abspeichern
nicht ausgeschlossen werden.
3.4.8 Belegten Speicherplatz aktualisieren
Bei großen Datenmengen wird die Aktualisierung möglicherweise nicht sofort vorgenommen, da sie
einige Zeit beanspruchen kann.

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3.4.9 Zeitlich befristete Rechtevergabe für ein Verzeichnis
Der Zugriff auf die Verzeichnisse kann zeitlich eingeschränkt werden. Die Einstellungsmöglichkeit die-
ses Zugriffzeitraumes haben Sie sowohl beim Anlegen eines neuen Verzeichnisses als auch jederzeit
nachträglich durch Aktivierung der Checkbox.
3.4.10 Verzeichnisablaufdatum Einträgen oder Ändern
Hierfür müssen Sie für das betreffende Verzeichnis änderungsberechtigt sein. Tragen Sie hierzu das
neue oder geänderte Verzeichnisablaufdatum in das Feld Verzeichnis Ablaufdatum der Verzeichnis-
verwaltung ein. Mit Hilfe des Kalenders kann das Datum ausgewählt werden.
3.4.11 Berechtigungen erneut setzen
Um die Rechte des Verzeichnisses im Dateisystem für sich selbst und alle seine beinhalteten Dateien
erneut zu setzen, klicken Sie auf Berechtigungen erneut setzen. Die Aktion wird nachts ausgeführt.
3.4.12 Verzeichnis verschieben
Es wird Ihnen eine Seite angeboten, in der Sie das neue Oberverzeichnis auswählen können. Bitte be-
achten Sie, dass Verzeichnisse nur in Konfigurationen für Unterverzeichnisse verschoben werden
können. Sollte die Verwaltungstiefe oder die Einstiegsebene der Konfiguration verletzt werden, wird
eine Fehlermeldung angezeigt.
Die Freigabe wird als Zielverzeichnis nur angeboten, wenn Sie für die Konfiguration anlageberechtigt
sind. Als Zielverzeichnis wird ein Verzeichnis nur angeboten, wenn es folgende Bedingungen erfüllt:
• Es ist in derselben Konfiguration wie das zu verschiebende Verzeichnis.
• Es ist kein Unterverzeichnis des zu verschiebenden Verzeichnisses.
• Es ist nicht das direkte Oberverzeichnis des zu verschiebenden Verzeichnisses.
• Sie haben für das Verzeichnis Administratorrechte.

Für bestimmte Konfigurationseinstellungen müssen zusätzlich noch folgende Bedingungen gelten,


damit ein Verzeichnis als Zielverzeichnis angeboten wird:
• Bei Ebenen-Einschränkung: Es darf noch Unterverzeichnisse enthalten.
• Bei Vererbung: Es darf keine Jeder-Berechtigung enthalten, wenn das zu verschiebende Verzeich-
nis auch über die Jeder-Berechtigung verfügt.
3.4.13 Verzeichnisverantwortliche anlegen oder löschen
Sie können Verzeichnisverantwortliche hinzufügen und deren Berechtigung entziehen. Verzeichnis-
verantwortliche sind für das Verzeichnis verantwortlich. Sie dürfen:
• das Verzeichnis umbenennen,
• das Verzeichnis löschen,
• das Verzeichnis verschieben,
• andere Verzeichnisverantwortliche hinzufügen/entfernen,
• DIVA-Unterverzeichnisse anlegen,
• Lese-/Änderungsberechtigte hinzufügen/entfernen,
• Verzeichnisberechtigungsanträgen zustimmen/ablehnen.

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Wenn Sie Alle auswählen betätigen, werden alle Radiobuttons zu den Verzeichnissen und Unterver-
zeichnissen aktiviert. Alle Rechte können Sie durch Alle abwählen unter Admin entfernen. Sie kön-
nen eine Auswahl rückgängig machen, indem Sie unter Nichts ändern den entsprechenden Radio-
button anklicken.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste jeweils die gewünschte Domäne und geben Sie die Benutzer-ID
des zu berechtigenden Benutzers ein.
Durch Klicken auf Ausführen wird der Benutzer direkt zu den Administratoren zugewiesen. Möchten
Sie jedoch mehrere Benutzer mit den vorgenommenen Einstellungen berechtigen, fügen Sie die Be-
nutzer in die Liste der zu berechtigenden Benutzer hinzu, indem Sie auf klicken.
Erst durch das Betätigen von Ausführen werden die Benutzer endgültig den Administratoren zuge-
wiesen. Zur Bestätigung der Aktion erhalten Sie im Informationsbereich eine entsprechende Mel-
dung.
Verzeichnisverantwortlicher: Berechtigung entziehen
Markieren Sie für den entsprechenden Benutzer die Checkbox unter Berechtigung entziehen und ak-
tivieren anschließend mit Löschen. Der Administrator wird nun aus dem zugeordneten Verzeichnis-
entfernt.
Implizite Verzeichnisverantwortliche
In der Verzeichnisverwaltung einer Konfiguration finden Sie möglicherweise einen impliziten Ver-
zeichnisverantwortlichen aufgelistet.
Wichtige Eigenschaften des impliziten Verzeichnisverantwortlichen sind:
• Er zählt nicht zu den mindestens zwei Verzeichnisverantwortlichen, wird aber in der Verzeichnis-
verwaltung angezeigt und farblich hervorgehoben. Er ist nicht löschbar.
• Er wird von den Master-Administratoren oder Konfigurationsadministratoren berechtigt oder ge-
löscht.
3.4.14 Lese-/Änderungsberechtigte verwalten
Sie können die Zugriffsberechtigungen für einzelne Benutzer im Bereich Lese-/Änderungsberechtigte
ändern, neue Benutzer für das Verzeichnis berechtigen oder Benutzern die Berechtigung entziehen.
Für jedes Verzeichnis gibt es zwei Berechtigungsarten:
• Mitglieder der Gruppe Lesen haben Leseberechtigung für die Verzeichnisse.
• Mitglieder der Gruppe Ändern haben Schreibberechtigung für die Verzeichnisse.

Lese-/Änderungsberechtigte hinzufügen
Nach Betätigen von Benutzer hinzufügen gelangen Sie zur Seite Verzeichnisverwaltung für Benutzer,
auf der Sie die Berechtigung für das ausgewählte Verzeichnis und evtl. vorhandene Unterverzeich-
nisse vergeben können.
Wenn Unterverzeichnisse vorhanden sind, öffnen Sie die Struktur über . Die Rechte für die ge-
wünschten Unterverzeichnisse müssen ebenfalls angewählt werden.
Klicken Sie zum Anwählen aller Berechtigungen auf Alle auswählen unter Berechtigung. Damit wer-
den alle Radiobuttons zu den Verzeichnissen und Unterverzeichnissen aktiviert. Alle Berechtigungen

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können Sie durch Alle abwählen unter Berechtigung entfernen. Sie können eine Auswahl rückgängig
machen, indem Sie unter Nichts ändern den entsprechenden Radiobutton anklicken.
Suchen Sie über das Symbol einen oder mehrere Anwender aus, geben Sie ggf. ein Start-/Ablauf-
datum an und hinterlassen Sie einen Kommentar zur Aktion.
Berechtigte Benutzerarbeitsgruppe hinzufügen
Mehrere zu berechtigende Benutzer können in einer Arbeitsgruppe zusammengefasst sein. Somit ist
es bei der Berechtigungsvergabe nicht notwendig, jeden Benutzer einzeln auszuwählen, vielmehr
kann die Benutzerarbeitsgruppe direkt zugewiesen werden. Dies erspart nicht nur Zeit, sondern führt
ebenfalls zu einer besseren Übersichtlichkeit.
Um eine Benutzerarbeitsgruppe anstelle nur eines Benutzers hinzuzufügen, gehen Sie analog der Be-
schreibung Lese-/Änderungsberechtigte hinzufügen vor. Tragen Sie auf der Seite der Verzeichnisver-
waltung für Benutzer statt der Benutzer-ID, die Domäne und den Benutzerarbeitsgruppennamen ein.
Auf der Verzeichnisdetailseite werden Benutzergruppen gekennzeichnet. Die zugehörigen Benut-
zer einer Benutzerarbeitsgruppe sehen Sie, wenn Sie auf klicken.
Benutzer suchen
Über können Sie Benutzer oder Arbeitsgruppen aus dem Mitarbeiterverzeichnis suchen und zu-
weisen.
Start-/Ablaufdatum
Durch Eingabe des Datums im entsprechenden Feld können Mitarbeiter für einen bestimmten Zeit-
raum zugriffsberechtigt werden. Dieses Datum kann auch in der Zukunft liegen. Bei Bedarf kann mit
Hilfe des Kalenders das Datum ausgewählt werden. Wird kein Datum eingetragen, beginnt die Be-
rechtigung sofort und ist für eine grundsätzlich unbegrenzte Dauer gültig. Allerdings muss bei einem
Verzeichnis, das eine maximale Berechtigungsdauer besitzt, ein Ablaufdatum eingegeben werden.
Nach Ablauf des Datums werden die Zugriffsberechtigungen automatisch wieder entzogen.
Acht bzw. vier Wochen (firmenspezifisch konfigurierbar) vor Ablauf des gesetzten Datums erhalt der
Benutzer automatisch eine Benachrichtigung über die bevorstehende Deaktivierung seiner Berechti-
gung.
Der Benutzer hat die Möglichkeit durch Aufrufen des Links, eine Verlängerung zu beantragen.
Berechtigungen bearbeiten oder löschen
Um Berechtigungen für einzelne Benutzer zu ändern, aktivieren Sie die Checkbox „Lesen“ bzw. “Än-
dern“ in der entsprechenden Zeile. Wenn Sie die Rechte komplett entziehen wollen, aktivieren Sie
beim jeweiligen Benutzer die Checkbox “Löschen“.

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Benutzer exportieren, importieren

Abb. 5: Benutzer exportieren/importieren

Über diese Funktion können Sie bequem sämtliche Lese-/ Änderungsberechtigten von einem Quell-
verzeichnis in ein Zielverzeichnis kopieren.
Vererbte sowie Jeder-Berechtigungen werden beim Export nicht berücksichtigt. Sobald Sie Benutzer
exportieren klicken erhalten Sie eine CSV-Datei.
Nach Drücken des Button Benutzer importieren werden Sie über Datei auswählen aufgefordert ein
Text-File auszuwählen.
Die Importdatei muss folgenden Kriterien entsprechen bzw. hat folgende Eigenschaften:

• Das Format entspricht dem des Exports.


• Das Dateiformat muss eine unformatierte Textdatei (*.csv, *.txt) sein
• Für jede Berechtigung existiert genau eine Zeile.
• Einzelne Werte werden mit einem Semikolon getrennt.
• Format: Benutzer-ID; Domäne; Distinguished Name (AD); Berechtigung
Vererbung
Falls die Benutzer ihre Berechtigungen aus dem Oberverzeichnis geerbt haben, werden sie in der An-
zeige farblich hervorgehoben.
Ihre Berechtigungen können nur in dem Oberverzeichnis entzogen werden, von dem aus sie vererbt
wurden.
Lese- und Änderungsberechtigung für den Benutzer “Jeder“
Sie können dem Benutzer Jeder Lese/Änderungsberechtigung erteilen. Das heißt, es kann unterneh-
mensweit gelesen und geändert werden. Ebenso können Sie dem Benutzer „Jeder“ die Berechtigun-
gen entziehen.
Bei Neuanlage eines Verzeichnisses wird initial keine allgemeine Lese-/Änderungsberechtigung er-
teilt. Dieses wird durch den Eintrag „Es ist weder Lese- noch Änderungsberechtigung für jeden im
Unternehmen erteilt.“ gekennzeichnet.
Berechtigung an “Jeden“ erteilen
Sie können allen Mitarbeitern im Unternehmen (Benutzer “Jeder“) allgemeine Leseberechtigung er-
teilen. Dann wird der Eintrag „Auf dieses Verzeichnis hat Jeder im Unternehmen Leseberechtigung“
angezeigt. Da die Vergabe der Leseberechtigung für den Benutzer „Jeder“ jeden im Unternehmen
betrifft, wird diese Aktion in der Nacht durchgeführt.

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Berechtigung für “Jeden“ entziehen
Sie können die allgemeine Leseberechtigung im Unternehmen entziehen. Aktivieren Sie hierzu die
zugehörige Checkbox und drücken Sie anschließend den Button Speichern. Sie können die allge-
meine Änderungsberechtigung im Unternehmen analog über den Button Speichern erteilen. Ihre
Änderungen erkennen Sie an dem Hinweis: Auf dieses Verzeichnis hat JEDER IM UNTERNEHMEN
Änderungsberechtigung. Das Löschen der Änderungsberechtigung für den Benutzer „Jeder“ er-
folgt analog zur Leseberechtigung. Die Änderungen werden erst nach erneuter Windows-Anmel-
dung der berechtigten Benutzer aktiv!
Ablaufdatum modifizieren
Um das Ablaufdatum von einem oder mehreren Lese-Änderungsberechtigten zu modifizieren, wäh-
len Sie Ablaufdatum Ändern. Mit Hilfe des Kalenders kann das Datum ausgewählt werden.
Aktivieren Sie die zugehörigen Checkboxen für die Lese-/ Änderungsberechtigten, die Sie modifizie-
ren wollen und drücken Sie anschließend den Button Ausführen. Bitte beachten Sie, dass das ge-
wählte Ablaufdatum innerhalb der Restriktionen des Verzeichnisses liegt (zeitlich befristete Rechte-
vergabe). Sie können auch unbefristete Berechtigungen vergeben, indem Sie das Ablaufdatum leer
lassen (nur für Verzeichnisse ohne zeitlich befristete Rechtevergabe möglich).
Begründung ändern
Um das Begründungsfeld für einen oder mehrere Lese-Änderungsberechtigten zu modifizieren, wäh-
len Sie Begründung ändern und anschließend Speichern. Bitte beachten Sie, dass Sie - im Falle von
mehrseitigen Auflistungen - Änderungen vor einem Seitenwechsel speichern, damit sie nicht verloren
gehen.
Zukünftige Lese- und Änderungsberechtigung für den Benutzer
Sie können zukünftigen Benutzer Lese- /Änderungsberechtigung erteilen, d.h. die Berechtigung wird
an einem bestimmten Tag in der Zukunft vergeben und gegebenenfalls wieder entzogen werden.

3.5 Berechtigungen vergeben


Sie können Berechtigungen über mehrere Verzeichnisse für Lese-Änderungsberechtige sowie Admi-
nistratoren erteilen. Diese Komfortfunktion vereinfacht die Verwaltung von großen Verzeichnismen-
gen.

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Abb. 6: Berechtigungen auf Verzeichnisse vergeben

Wählen Sie die Verzeichnisse aus, die Sie bearbeiten möchten. Öffnen Sie hierzu über vor den Ord-
nern die einzelnen Bereiche. Über die Radiobuttons können Sie festlegen, welche Berechtigungen Sie
vergeben wollen.
Zur Auswahl stehen:
• Keine Berechtigung
• Leseberechtigung
• Änderungsberechtigung
• Vergabe von Admin-Berechtigung
Ein Klick auf öffnet die Suche im Mitarbeiterverzeichnis.
Die Berechtigungen können sowohl hinzugefügt als auch entzogen werden. Sie können hier festle-
gen, wann die vergebene Berechtigung aktiviert bzw. wieder entzogen werden soll. Bei Bedarf kann

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mit Hilfe des Kalenders das Datum ausgewählt werden. Wird kein Datum eingetragen, beginnt die
Berechtigung sofort und gilt unbegrenzt. Bei Verzeichnissen, für die eine maximale Berechtigungs-
dauer definiert wurde, muss jedoch ein Ablaufdatum eingegeben werden.
Sie können eine Begründung zur Berechtigungsaktion eingeben, diese wird dann auf der Verzeichnis-
verwaltungsseite angezeigt.

3.6 Berechtigungen übertragen/löschen

Abb. 7: Berechtigungen übertragen/löschen

3.6.1 Berechtigungen übertragen


Das Empfänger-Feld steht nur zur Verfügung, wenn als Aktion Kopieren oder Übertragen ausgewählt
wurde.
Wenn Sie Übertragen wählen, verliert der ursprüngliche Benutzer die gewählten Rechte. Sämtliche
ausgewählten Rechte gehen an den Zielbenutzer über.
Wählen Sie Kopieren, behält der ursprüngliche Benutzer die gewählten Rechte. Sämtliche ausge-
wählten Rechte werden zum Zielbenutzer kopiert.
Geben Sie dazu einen Quellbenutzer sowie einen Empfänger an und wählen Sie die Berechtigungsart
(Leserechte/Änderungsrechte). Damit erhalten Sie eine Übersicht über die Berechtigungen des Be-
nutzers, die Sie bearbeiten können.
Es werden lediglich die Berechtigungen angezeigt, die der Empfänger noch nicht hat.
Die Rechte des Quellbenutzers werden mit blauer Farbe markiert, wenn der Empfänger unterschied-
liches Recht für das gleiche Verzeichnis hat. Somit soll ungewolltes Überschreiben der Rechte des
Empfängers vermieden werden.

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Wählen Sie die zu entziehenden Rechte über die Checkboxen aus, geben Sie ggf. ein Start- bzw. Ab-
laufdatum ein und hinterlegen Sie einen Kommentar. Zum Auslösen klicken Sie Speichern.
3.6.2 Berechtigungen löschen
Sie können einem Benutzer einzelne (oder alle) Rechte entziehen. Geben Sie dazu einen Benutzer an,
dessen Berechtigungen Sie entziehen möchten. Wählen Sie die zu entziehenden Rechte über die
Checkboxen und ggf. ein (zukünftiges) Löschdatum aus und Sie können einen Kommentar zur Aktion
eingeben.

3.7 Berechtigungen erneut setzen

Abb. 8: Berechtigungen erneut setzen

Sie können die Berechtigungen für alle angegeben DIVA-Ordner jederzeit wiederherstellen lassen.
Wählen Sie die Verzeichnisse aus, die Sie bearbeiten möchten. Öffnen Sie hierzu über vor den Ord-
nern die einzelnen Bereiche. Über die Radiobuttons können Sie festlegen, in welchen Verzeichnissen
die Rechte wiederhergestellt werden sollen. Sie haben die Möglichkeit, ein einzelnes Verzeichnis
markieren oder alle Verzeichnisse über Alle auswählen markieren.
Über den Punkt alle auswählen werden auch die jeweiligen Unterverzeichnisse und Dateien mit ein-
bezogen.

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Ebenfalls können Sie hier das Datum eintragen, an dem die Rechte der gewählten Verzeichnisse wie-
derhergestellt werden sollen. Wird kein Datum eingegeben, werden die Rechte am gleichen Tag wie-
derhergestellt. Klicken Sie nach Ihrer Auswahl auf Ausführen. Die Änderung wird sofort übernom-
men.

4 Menüpunkt „Arbeitsvorrat“
Auf diesen Seiten haben Verzeichnisverantwortliche und implizite Verantwortliche die Möglichkeit,
offene Abfragen zu bearbeiten.

4.1 Verzeichnisanträge bearbeiten

Abb. 9: Verzeichnisanträge bearbeiten

Über die Checkboxen können Sie den Anträgen zustimmen oder diese ablehnen und Ihre Auswahl
mit Speichern bestätigen. Um eine detaillierte Anzeige des Antrags auf Berechtigung zu bekommen,
klicken Sie auf den blauen Pfeil am rechten Rand der Übersicht.
Sie haben auch die Möglichkeit, eine Begründung für die Entscheidung einzugeben.

4.2 Berechtigungsanträge bearbeiten


Über die Checkboxen können Sie den Anträgen zustimmen oder diese ablehnen und Ihre Auswahl
mit Speichern bestätigen. Um eine detaillierte Anzeige des Antrags auf Berechtigung zu bekommen,
klicken Sie auf den blauen Pfeil am rechten Rand der Übersicht.
Sie haben auch die Möglichkeit, eine Begründung für die Entscheidung einzugeben.

4.3 Verzeichnisse attestieren


Auf diesen Seiten können Sie Ihre offenen Verzeichniskontrollen verwalten. Die Master-Administra-
toren wählen dafür Verzeichnisse aus, deren Notwendigkeit zu überprüfen ist, und stellen diese im
Rahmen der Verzeichniskontrolle bereit. Hier sollen Sie entscheiden, ob Sie Ihre Verzeichnisse aus
dem Arbeitsvorrat noch benötigen oder ob die Verzeichnisse archiviert bzw. gelöscht werden kön-
nen.

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Beim Öffnen der Seite werden die noch offenen Abfragen ermittelt und angezeigt. Zunächst erhalten
Sie eine Übersicht über die Konfigurationen, in denen sich Verzeichnisse befinden, über deren Not-
wendigkeit Sie entscheiden sollen.
Über Konfig. aufklappen können Sie alle Konfigurationen öffnen, in denen Verzeichnisse angelegt
sind und die Sie administrieren dürfen. Gibt es darin weitere Unterverzeichnisse, können Sie diese
durch Drücken des Symbols aufklappen. Möchten Sie die Detailansicht wieder aufheben, klicken
Sie auf Konfig. zuklappen.
Wählen Sie die Verzeichnisse aus, die Sie bearbeiten möchten. Öffnen Sie hierzu über vor den Ord-
nern die einzelnen Bereiche. Über den im Verzeichnisnamen hinterlegten Link können Sie die Ver-
zeichnisdetails einsehen. Über die Radiobuttons legen Sie Ihre Entscheidung fest.
Gibt es für einen Ordner keine Radiobuttons, handelt es sich um ein Oberverzeichnis, für das keine
Verzeichniskontrollen vorliegen können.
Zur Auswahl stehen:

• Beibehalten: Das Verzeichnis wird weiter benötigt. Die Verzeichniskontrolle wird aus dem Ar-
beitsvorrat entfernt.
• Löschen: Das Verzeichnis wird im Anschluss sofort gelöscht.
• Archivieren: Das Verzeichnis wird im Anschluss sofort archiviert.
• Aufschieben: Die Entscheidung wird später getroffen. Die Verzeichniskontrolle bleibt im Arbeits-
vorrat.

Klicken Sie nach Ihrer Auswahl auf Speichern. Ihre Entscheidung wird sofort protokolliert und ausge-
führt.
Treten bei der Bearbeitung Fehler auf, wird in der Spalte Info ein Warn-Symbol angezeigt. Klicken Sie
darauf, um nähere Informationen zu erhalten.
Als Verzeichnisverantwortlicher erhalten Sie in regelmäßigen Abständen eine Benachrichtigung per
E-Mail, dass sich in Ihrem Arbeitsvorrat unbearbeitete Anfragen befinden.

4.4 Berechtigung attestieren


Als Verzeichnisverantwortlicher erhalten Sie in regelmäßigen Abständen eine Benachrichtigung per
E-Mail, dass sich in Ihrem Arbeitsvorrat unbearbeitete Attestierungen befinden.
Die impliziten Verzeichnisverantwortlichen sehen alle Verzeichnisse, für die sie direkt oder indirekt
zuständig sind.

5 Menüpunkt „Reports“
Für durchgeführte Aktionen in DIVA können Sie hier Reports erstellen bzw. suchen lassen. Die Be-
rechtigungsverwaltung bestimmt, welche Kategorien Sie durchsuchen dürfen und welche Ergebnisse
ausgegeben werden. Ein Großteil der Reports kann auch als CSV-Datei exportiert werden. Je nach Art
des Reports müssen Sie zu den Master-Administratoren oder Verzeichnisverantwortlichen gehören.

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5.1 Verzeichnisse

Abb. 10: Report Verzeichnisse

Hier können Sie Verzeichnisse nach folgenden Kriterien suchen:


• Konfiguration: Geben Sie die Umgebung ein, in der das Verzeichnis gesucht werden soll.
• Domäne: Wählen Sie hier die Domäne aus, um nur die dort gespeicherten Verzeichnisse anzei-
gen zu lassen.
• Server: Geben Sie den Namen des Servers ein, auf den Sie zugreifen möchten.
• Freigabe: Wählen Sie das oberste Verzeichnis, von dem aus Sie die Suche starten möchten. Die
Felder Konfiguration und Freigabe erscheinen nur, wenn Sie für mehrere Verzeichniskonfigurati-
onen berechtigt sind.
• Verzeichnisname: Geben Sie hier den vollständigen Verzeichnisnamen oder nur die Anfangs-
buchstaben des gesuchten Verzeichnisses ein.
• Kostenträger: Geben Sie hier den Kostenträgertyp ein, der zu Beginn auf Benutzer steht. Dieser
Wert kann jedoch bei Bedarf durch Auswahl eines eventuell vorhandenen Eintrages aus der
Dropdown-Liste, neu eingestellt werden. Im 2. Feld daneben ist anschließend der zugehörige ID-
Eintrag einzugeben, z. B. Name. Sie können auch mit Hilfe der nach Benutzern suchen.

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• Verzeichnis-ID: Hier können Sie falls bekannt, über die Verzeichnis-ID suchen.
• Allgemeine Berechtigungen: Wählen Sie hier aus, über welche Berechtigungen die gesuchten
Verzeichnisse verfügen sollen.
• Verzeichnisablaufdatum: Über die Checkbox legen Sie fest, ob Sie abgelaufene Verzeichnisse in
die Suche einschließen möchten. Mit Hilfe des Kalenders können Sie den Zeitraum einschränken.

Mit Zurücksetzen können Sie Ihre Eingaben aus dem Formular löschen und eine neue Suche starten.
Klicken Sie auf Verzeichnis suchen, um die Liste der Verzeichnisse auszugeben. Für die Detailansicht
des Verzeichnisses klicken Sie auf den blauen Pfeil. Werden keine Verzeichnisse gefunden, erhalten
Sie die Meldung „Die Suchkriterien trafen auf kein Verzeichnis zu, für das Sie berechtigt sind“.
5.1.1 Berechtigungskontrolle generieren „Attestierung generieren“
Berechtigungs-Attestierungen können Sie nur erstellen, wenn Sie Master-Administrator sind. Diese
wird nur angezeigt, wenn die Suche nach Verzeichnissen Ergebnisse geliefert hat.
Mit Hilfe von Berechtigungskontrolle generieren „Attestierung generieren“ können Sie die gefunde-
nen Verzeichnisse für den Attestierungsprozess zur Verfügung stellen. Die zuständigen Verzeichnis-
verantwortlichen werden per Mail aufgefordert, die Zugriffsrechte auf Ihre Verzeichnisse zu überprü-
fen. Die Verzeichnisse im Attestierungsprozess werden im jeweiligen Arbeitsvorrat dargestellt.
Liegen für Verzeichnisse bereits offene Attestierungsanfragen vor, werden keine neuen Attestie-
rungsanfragen erstellt. Lediglich die Verzeichnisverantwortlichen werden per Mail an ihre ausstehen-
den Attestierungsanfragen erinnert.
5.1.2 Verzeichniskontrollen generieren
Im Rahmen der Verzeichniskontrolle sollen Verzeichnisverantwortliche aufgefordert werden, die Not-
wendigkeit ihrer Verzeichnisse zu beurteilen.
Verzeichniskontrollen können Sie nur erstellen, wenn Sie Master-Administrator sind. Verzeichniskon-
trollen generieren wird nur angezeigt, wenn die Suche nach Verzeichnissen Ergebnisse geliefert hat.
Mit Hilfe von Verzeichniskontrollen generieren können Sie die gefundenen Verzeichnisse für den
Prozess der Verzeichniskontrolle zur Verfügung stellen. Die zuständigen Verzeichnisverantwortlichen
werden per Mail aufgefordert, die Notwendigkeit ihrer Verzeichnisse zu überprüfen. Die Verzeich-
nisse werden an den jeweiligen Arbeitsvorrat Verzeichnis attestieren zur Entscheidung übergeben.

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5.2 Berechtigungen (Benutzer)
Hier können Sie eine Auflistung aller Verzeichnisse für einen ausgewählten Benutzer suchen. Benut-
zer-Reports dürfen Sie nur erstellen, wenn Sie Master-Administrator oder Verzeichnisverantwortli-
cher sind. Sie können folgende Suchkriterien eingeben:
• Benutzer: Tragen Sie die Domäne und die Benutzer-ID des gewünschten Benutzers ein oder su-
chen Sie den Benutzer über die .
• Berechtigung: Wählen Sie hier zwischen den folgenden Möglichkeiten:
• Lesen/Ändern (Sie erhalten alle Verzeichnisse, für die der Benutzer Lese-/Änderungsrecht
hat)
• Lesen (Sie erhalten nur die Verzeichnisse, für die der Benutzer Leseberechtigung hat),
• Ändern (Sie erhalten nur die Verzeichnisse, für die der Benutzer Schreibberechtigung hat).
Starten Sie die Suche mit Verzeichnis suchen. Mit Zurücksetzen können Sie Ihre Eingaben aus dem
Formular löschen und eine neue Suche beginnen.
Für die Detailansicht des Verzeichnisses klicken Sie auf den blauen Pfeil. Werden keine Verzeichnisse
gefunden, erhalten Sie eine entsprechende Meldung.
Das Ergebnis Ihrer Reportsuche können Sie als CSV-Datei exportieren.

5.3 Berechtigungen (Benutzer-Historie)


Hier können Sie nach Verzeichnissen suchen, für die ein Benutzer zu einem bestimmten Zeitpunkt
berechtigt war oder noch ist. Weiterhin können Sie nach allen Benutzern suchen, die für ein be-
stimmtes Verzeichnis berechtigt waren oder noch sind.
Sie können folgende Suchkriterien eingeben:
• Benutzer: Tragen Sie die Domäne und die Benutzer-ID des gewünschten Benutzers ein oder su-
chen Sie den Benutzer über die .
• Verzeichnis-ID: Die ID des gesuchten Verzeichnisses eingeben.
• Datum von/bis: Tragen Sie hier das Start-/End-Datum der Berechtigung im korrekten Format ein.

Mit Zurücksetzen können Sie Ihre Eingaben aus dem Formular Löschen und eine neue Suche begin-
nen.
Mit Verzeichnis suchen starten Sie die Suche.
Für die Detailansicht des Verzeichnisses klicken Sie auf den blauen Pfeil. Werden keine Verzeichnisse
gefunden, erhalten Sie eine entsprechende Meldung.
Das Ergebnis Ihrer Reportsuche können Sie als CSV-Datei exportieren.

5.4 Berechtigungen (Zuständigkeitsbereich)


Hier können Sie einen Report über die Dateisystemberechtigungen aller Verzeichnisse eines Ver-
zeichnisverantwortlichen erstellen.
Hierbei wird der Report in einem einmal vorher zu konfigurierenden Verzeichnis abgelegt.

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Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die gewünschte Domäne aus und geben Sie die Benutzer-ID ei-
nes Mitarbeiters ein, der explizit ein Verzeichnisverantwortlicher ist.
Falls Ihnen die Benutzer-ID des Mitarbeiters nicht bekannt ist, können Sie über das Symbol nach
Mitarbeitern suchen. Aus der Ergebnisliste kann der gewünschte Verantwortliche in das Suchformu-
lar übernommen werden. Wählen Sie dann Report erstellen, um den Report anzufordern.

5.5 Berechtigungsaktionen
Hier können Sie nach Transaktionen zum Bearbeiten von Berechtigungen suchen.
Berechtigungsaktionen ist in der Navigation nur dann ersichtlich, wenn der Benutzer DIVA-Master-
Administrationsrechte besitzt und der Report über die globale Konfiguration freigeschaltet wurde.
Folgende Transaktionstypen werden berücksichtigt:
• Benutzer zu einem Verzeichnis hinzufügen.
• Benutzer von einem Verzeichnis entfernen.

Als Suchkriterium kann entweder die Benutzer (Administrator)-ID und/oder die Verzeichnis-ID einge-
geben werden. Ebenso kann das Datum angegeben werden, an dem die Transaktion ausgeführt
wurde. Die erleichtert das Suchen und Zuweisen der Benutzer-ID.
Drücken Sie anschließend auf Transaktionen suchen. Sie erhalten nun eine Liste mit den gefundenen
Transaktionen.
Werden keine Verzeichnisse gefunden, erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Das Ergebnis Ihrer
Reportsuche können Sie als CSV-Datei herunterladen und speichern.

5.6 Verzeichnis-/Berechtigungsanträge
Hier können Sie nach neuen sowie bereits gestellten Anträgen suchen.
Sie können folgende Suchkriterien eingeben:
• Antragstyp: Wählen Sie hier aus, ob der Antrag auf eine Berechtigung oder auf ein Verzeichnis
gestellt wurde.
• Antragsteller: Tragen Sie die Benutzer-ID des gewünschten Antragstellers ein oder suchen Sie
den Benutzer über .
• Bearbeiter: Tragen Sie die Benutzer-ID des gewünschten Bearbeiters ein oder suchen Sie den Be-
nutzer über .
• Datum von: Tragen Sie hier das Datum zum Zeitpunkt der Antragsstellung ein.
• Datum bis: Tragen Sie hier das Datum des Bearbeitungsendes des Antrags ein.
• Aktion: Wählen Sie hier zwischen den folgenden Möglichkeiten:
• Keine Aktion: Zeigt alle Anträge, für die noch keine Entscheidungen getroffen sind.
• Zugestimmt: Zeigt alle Anträge, die in der Vorstufe angenommen worden sind.
• Abgelehnt: Zeigt alle Anträge, die in der Vorstufe abgelehnt worden sind.
• Alle: Zeigt alle Anträge, unabhängig der Aktion und des Status.
• Status: Wählen Sie hier zwischen den verschiedenen Möglichkeiten
• Neu: Zeigt alle Anträge, die neu beantragt aber noch nicht entschieden ist.
• Zugestimmt: Zeigt alle Anträge, die am Ende bewilligt worden sind.

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• Abgelehnt: Zeigt alle Anträge, die am Ende abgelehnt worden sind.
• Alle: Zeigt alle Anträge, die neu oder die letztendlich bewilligt oder abgelehnt worden sind.
• Verzeichnisname: Geben Sie den Namen des gesuchten Verzeichnisses ein.

Mit Suchen starten Sie die Suche. Mit Zurücksetzen können Sie Ihre Eingaben aus dem Formular lö-
schen und eine neue Suche beginnen. Anschließend wird das Suchergebnis aufgelistet.
Für die Detailansicht des Antrags klicken Sie auf den blauen Pfeil. Das Ergebnis Ihrer Reportsuche
können Sie als CSV-Datei exportieren.
Ist ein Antrag noch nicht bearbeitet, finden Sie unten auf der Details-Seite den entsprechenden Ein-
trag und den dazugehörenden Link, der Sie zur Seite Berechtigungsformular weiterleitet.

5.7 Verzeichnisattestierung
Hier haben Sie die Möglichkeit, nach Verzeichniskontrollen zu suchen.
Sie können folgende Suchkriterien eingeben:
• Domäne: Wählen Sie hier die Domäne aus, in der sich der Server befindet.
• Server: Geben Sie den Servernamen ein, auf den Sie zugreifen mochten.
• Freigabe: Wählen Sie das oberste Verzeichnis, von dem aus Sie die Suche starten möchten.
• Konfiguration: Geben Sie die Konfiguration ein, in der das Verzeichnis gesucht werden soll.
• Verzeichnisname: Geben Sie hier den vollständigen Verzeichnisnamen des gesuchten Verzeich-
nisses oder nur die Anfangsbuchstaben gefolgt von * ein.
• Verzeichnis-ID: Hier können Sie über die Verzeichnis-ID suchen.
• Job-ID: Hier können Sie über die Job-ID suchen. Die Job-ID wird nach der Generierung der Ver-
zeichniskontrollen auf der dazugehörigen Seite angezeigt.
• Datum von/bis: Sie können das Datum direkt im Format (TT.MM.JJJJ) oder mit Hilfe des Kalen-
ders eingeben. Hier wird sowohl das Datum der Erstellung als auch das Bearbeitungsdatum der
Verzeichniskontrolle einbezogen.
• Administrator: Geben Sie hier den Administrator ein, der die Verzeichniskontrolle beauftragt hat,
oder den Verzeichnisverantwortlichen, der über die Verzeichniskontrolle entschieden hat. Geben
Sie Domäne und Benutzername selbst ein oder wählen Sie den Mitarbeiter über aus.
• Entscheidung: Wählen Sie eine Entscheidungsmöglichkeit aus.
• Status: Legen Sie fest, ob Sie alle Verzeichniskontrollen oder lediglich die abgeschlossenen bzw.
noch offenen Verzeichniskontrollen suchen möchten.
• Gelöschte Verzeichnisse: Wählen Sie aus, ob Sie bereits gelöschte Verzeichnisse in die Suche mit-
einbeziehen möchten.

5.8 Berechtigungsattestierung (Übersicht)


Hier erhalten Sie eine Übersicht über die Attestierungen sämtlicher Konfigurationen. Sie sehen den
Fortschritt der bearbeiteten Attestierungen, sowie die Anzahl der verschickten Erinnerungen.
Attestierungsübersicht ist in der Navigation nur dann ersichtlich, wenn der Anwender Master-Admi-
nistrationsrechte besitzt.
• Konfiguration: Hier werden alle Konfigurationen gelistet.

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• Attestierung: Hier finden Sie Einträge, wenn in der Konfiguration ein regelmäßiger Attestierungs-
zeitraum eingetragen ist.
• Erinnerungen: Hier sehen Sie die Anzahl an Erinnerungen, die für Attestierungen in dieser Konfi-
guration bereits verschickt wurden.
• Erinnerungsintervall: Diese Spalte enthält den Zeitraum in Wochen, in dem Erinnerungs-Mails
für Attestierungen dieser Konfiguration verschickt werden.
• Letzter Lauf: Hier wird das Datum des letzten Laufs des Attestierungsjobs für diese Konfiguration
angezeigt.
• Nächster Lauf: Hier wird das Datum des nächsten Laufs des Attestierungsjobs für diese Konfigu-
ration angezeigt.
• Fortschritt: Hier wird die Anzahl der erfolgreich attestierten Verzeichnisse je Konfiguration in
Prozent angegeben.
• Checkbox Erinnerung: Für jede Konfiguration, bei der noch nicht 100 % aller Attestierungen er-
folgt sind, wird eine Erinnerungs-Checkbox angeboten. Beim Aktivieren der Erinnerungs-Check-
box wird eine Transaktion erstellt. Beim Ausführen der Transaktion werden alle Verzeichnisse der
angegebenen Konfiguration, bei denen die Attestierung noch nicht abgeschlossen wurde, ermit-
telt. Anschließend wird an alle zuständigen Verzeichnisverantwortlichen eine Erinnerungs-Mail
bzgl. der Attestierung Ihrer Verzeichnisse verschickt. Sollte ein Administrator in mehreren Ver-
zeichnissen in dieser Konfiguration berechtigt sein, so erhält er nur eine E-Mail.

Wählen Sie eine oder mehrere Checkboxen aus und klicken Sie Ausführen. Wählen Sie CSV-Datei, um
eine CSV-Datei mit den Reportergebnissen zu erhalten.

5.9 Berechtigungsattestierung (Status)


Hier haben Sie die Möglichkeit nach dem Status der Attestierungen zu suchen.
Sie können folgende Suchkriterien eingeben:
• Konfiguration: Wählen Sie hier die Konfiguration aus, der die gesuchten Verzeichnisse zugeord-
net sind.
• Domäne: Wählen Sie hier die Domäne aus, um nur die dort gespeicherten Verzeichnisse anzei-
gen zu lassen.
• Server: Wählen Sie hier den Server aus, auf dem das Verzeichnis vorhanden ist.
• Freigabe: Wählen Sie hier die Freigabe aus, unter der das Verzeichnis freigegeben ist.
• Verzeichnisname: Tragen Sie hier den Verzeichnisnamen ein.
• Verzeichnis-ID: Tragen Sie hier die Verzeichnis-ID ein.
• Bearbeiter: Tragen Sie hier die Benutzer-ID des Verzeichnisverantwortlichen ein, der die Attestie-
rung bearbeitet hat. Falls Sie die Benutzer-ID und Domäne des Mitarbeiters nicht wissen, können
Sie durch Anklicken der nach Mitarbeitern suchen.
Über ein weiteres Suchformular bekommen Sie eine Ergebnisliste von Benutzern. In dieser Liste kön-
nen Sie einen Benutzer mittels des Radio-Buttons auswählen. Dessen Benutzer-ID und Domäne wer-
den dann in das Suchfeld eingetragen.
Datum von/bis: Tragen Sie hier das Start-/End-Datum des Antrags im korrekten Format ein.
JOB-ID: Wenn Sie die Attestierung über Reports | Verzeichnisse ausgelöst haben, haben Sie eine JOB-
ID erhalten, nach der Sie hier suchen können.

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Entscheidung: Wählen Sie hier die Entscheidung aus, die die Attestierung hat.
Alle: Suchen Sie nach allen Entscheidungen
keine Entscheidung: Suchen Sie nach „keine Entscheidungen“.
Rechte korrekt: Suchen Sie nach Attestierungen, für die die Entscheidung „Rechte korrekt“ getroffen
wurde.
Rechte falsch: Suchen Sie nach Attestierungen, für die die Entscheidung „Rechte falsch“ getroffen
wurde.
Rechte korrigiert: Suchen Sie nach Attestierungen, für die die Rechte korrigiert wurden.
Ignoriert: Eine Attestierung erhalt die Entscheidung „ignoriert“, wenn für das gleiche Verzeichnis
eine neue Attestierung erstellt wurde, ohne dass für die ursprüngliche Attestierung eine Entschei-
dung getroffen wurde.
Status: Wählen Sie hier den Status aus, den die Attestierung hat.
Offen: Suchen Sie nach allen Attestierungen, die noch nicht vollständig bearbeitet wurden.
Abgeschlossen: Suchen Sie nach allen abgeschlossenen Attestierungen.
Gelöschte Verzeichnisse: Wählen Sie die Check-Box, um alle gelöschten Verzeichnisse einzublenden.
archivierte Attestierungen: Wählen Sie die Check-Box, um alle archivierten Attestierungen einzu-
blenden. Dies sind abgeschlossene Attestierungen, welche bereits archiviert wurden.
Das Ergebnis Ihrer Reportsuche können Sie als CSV-Datei exportieren.

5.10 Accounting
Hier können Sie sich eine Reportliste der Kostenverwaltung eines Verzeichnisses anzeigen lassen. Die
vollständige Liste der möglichen Reports sehen Sie nur, wenn Sie Master-Administrator sind.
Sind Sie nicht als Master-Administrator berechtigt, sehen Sie nur den ersten Eintrag Liste aller Ver-
zeichnisse und haben auch keinen Button Aktualisieren.
Durch die Auswahl des Buttons wird eine Aktualisierung der Daten für den belegten Speicherplatz
angestoßen. Ist das Update komplett fertig gestellt worden und Ihre E-Mail-Adresse im Active Direc-
tory bekannt, werden Sie per E-Mail benachrichtigt. Es findet auch ohne Auswahl dieser Funktion
eine Aktualisierung der Daten statt. Der Startzeitpunkt ist in den DIVA-Optionen vordefiniert.
Klicken Sie hinter dem jeweiligen Report auf den Pfeil. Es öffnet sich eine Suchfunktion, mit der Sie je
nach Report eine Suche z. B. nach Verzeichnissen auslösen können.
Im Suchfeld Verzeichnis kann am Ende der Platzhalter * verwendet werden.
Liste aller Verzeichnisse
Es werden alle Verzeichnisse zurückgeliefert, für die der Anwender verantwortlich ist und auf die die
Suchkriterien zutreffen. Achtung, dieser Report liefert auch bei Konfigurationsverantwortlichen de-
ren zugeordneten Verzeichnisse zurück.
Liste aller Verzeichnisse, für die beim Auslesen des aktuellen Speicherplatzes ein Fehler aufgetre-
ten ist.

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Die Suche erfolgt lediglich über die Verzeichnisse, für die beim Auslesen des aktuellen Speicherplat-
zes ein Fehler aufgetreten ist.
Liste aller Verzeichnisse, deren Kostenträger in keinem der angeschlossenen Personalsysteme ge-
funden werden kann.
Die Suche erfolgt lediglich über die Verzeichnisse, für die kein Kostenträger angegeben wurde bzw.
der angegebene Kostenträger in keinem angeschlossenen Personalsystem gefunden werden kann.
Liste aller Verzeichnisse mit inkorrekter Anzahl an Verzeichnisverantwortlichen.
Um den DIVA-Antragsworkflow zu gewährleisten, müssen für jedes Verzeichnis zwei Verzeichnisver-
antwortliche mit E-Mail-Adresse definiert werden. Scheiden Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus
oder werden ihre Zugänge deaktiviert ohne, dass für sie Nachfolger in ihren Verzeichnissen definiert
wurden, kann es dazu kommen, dass Verzeichnisse mit weniger als zwei Verzeichnisverantwortlichen
entstehen.
Um derartige Verzeichnisse frühzeitig zu identifizieren, kann ein nächtlicher Job aktiviert werden, der
die Verzeichnisse hinsichtlich der Anzahl ihrer Verzeichnisverantwortlichen überprüft. Die Ergebnisse
der nächtlichen Überprüfung werden in diesem Report angezeigt.
CSV
Zu jedem Report aus dem Bereich Accounting besteht die Möglichkeit eine CSV-Datei zu exportieren.

5.11 Verantwortliche
Hier können Sie sich aktive sowie gelöschte Administrationsberechtigungen eines Mitarbeiters inner-
halb von DIVA anzeigen lassen.
Sie können folgende Suchkriterien eingeben:
Administrator: Geben Sie hier die gewünschte Benutzer-ID und Domäne des Administrators ein, nach
dessen Berechtigungen gesucht werden sollen. Sie können auch mit Hilfe der nach Benutzern su-
chen.
Administrationstyp: Wählen Sie hier den entsprechenden Administrationstyp aus und filtern Sie da-
nach. Zur Auswahl stehen:
• Alle: Alle Administrationsberechtigungen werden angezeigt.
• Master: Nur Master-Administrationsberechtigungen werden angezeigt.
• Verzeichniskonfiguration: Nur die Berechtigungen von Verzeichniskonfigurationsadministratoren
werden angezeigt.
• Anlageberechtigte: Nur die Berechtigungen von Anlageberechtigen werden angezeigt.
• Verzeichnis: Nur die Berechtigungen von Verzeichnisverantwortlichen (inkl. der von impliziten
Verzeichnisverantwortlichen) werden angezeigt.

ID: Schränken Sie Ihre Suche auf eine bestimmte Konfiguration bzw. auf ein bestimmtes Verzeichnis
(durch Angabe der Verzeichnis-ID) ein. Die Angabe des Platzhalters * ist möglich.
Gelöschte Berechtigungen: Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn Sie gelöschte Administrationsbe-
rechtigungen auch ansehen möchten.

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Datum von/bis: Tragen Sie hier das Start-/End-Datum des gewünschten Suchzeitraums im korrekten
Format ein.
Mit Zurücksetzen können Sie Ihre Eingaben aus dem Formular Löschen und eine neue Suche starten.
Im Anschluss sehen Sie eine Übersicht, die zeigt, über welche Administrationsberechtigungen der ge-
suchte Mitarbeiter verfügt. Über den Info-Button erhalten Sie detailliertere Informationen zur jewei-
ligen Benutzer-ID. Das Ergebnis Ihrer Suche können Sie als CSV-Datei exportieren.

5.12 Server
Hier können Sie Reports über einen bestimmten Server erstellen. Um Server-Reports zu erstellen,
müssen Sie zu den Master-Administratoren gehören. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die ge-
wünschte Domäne aus. Es erscheint eine Auflistung aller Server.
Wählen Sie einen Server aus, indem Sie auf den blauen Pfeil drücken. Sie erhalten anschließend eine
Liste der auf dem Server verwalteten Freigaben. Mit Klick auf den blauen Pfeil erhalten Sie eine Liste
der Anlageberechtigten und Konfigurationsadministratoren.
Werden keine Anlageberechtigten und Konfigurationsadministratoren gefunden, erhalten Sie eine
entsprechende Meldung.

5.13 Statistik
Auf diesen Seiten können Sie eine monatliche Statistik der DIVA-Aktionen abrufen. Die Werte der
Statistik werden einmal im Monat aktualisiert.
Wählen Sie den Zeitraum und die gewünschte Anzeigeform der Statistik:
• Gesamt: Es werden alle Aktionen seit Beginn der Statistik aufgelistet. Die Gruppierung erfolgt da-
bei über alle bisher ausgewerteten Monate.
• Datum: Wählen Sie aus den Dropdown-Boxen den jeweiligen Zeitraum.

Wählen Sie die für Sie relevanten Aktionen:


• Verzeichnis anlegen: Es werden alle neu angelegten Verzeichnisse hochgezählt.
• Verzeichnis löschen: Es werden alle gelöschten Verzeichnisse hochgezählt.
• Verzeichnis modifizieren: Es werden alle modifizierten Verzeichnisse hochgezählt.
• Berechtigten hinzufügen: Es werden alle neu hinzugefügten Berechtigten hochgezählt.
• Berechtigten löschen: Es werden alle gelöschten Berechtigten hochgezählt.
• Jeder-Berechtigung modifizieren: Es werden alle veränderten Jeder-Berechtigungen hochge-
zählt.
• Belegter Speicherplatz (TB): Der belegte Speicherplatz wird in Terabyte angezeigt.
• Alle aktiven Benutzer: Die Anzahl aller aktiven Benutzer wird angezeigt
• Alle verwalteten Verzeichnisse: Die Anzahl aller verwalteten Verzeichnisse wird angezeigt. Für
die gewählten Auswertungen kann ein CSV-Export vorgenommen werden. Alternativ kann die
Auswertung als Diagramm angezeigt werden.

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6 Menüpunkt „Verantwortliche“
Hier hat jeder Administrator/Verantwortliche das Recht, neue Administratoren/Verantwortliche für
seinen Verantwortungsbereich zu bestimmen oder bestehende Administratoren/Verantwortliche zu
löschen.
Ein Administrator/Verantwortliche kann also nur seine eigenen Berechtigungen weitergeben oder
entziehen. Es werden ihm auch nur diese Berechtigungen zur Administration angeboten. Er sieht
keine Berechtigungen, die er nicht auch verwalten darf. Beispielsweise sieht ein Master-Administra-
tor mit dem Recht lesen keine Master-Administratoren mit dem Recht Ändern.

6.1 Verzeichnisverantwortliche
Hier können Sie für ein gewünschtes Verzeichnis nach Verzeichnisverantwortlichen suchen, neue
Verantwortliche hinzufügen oder vorhandene löschen.
Sollten Sie den Namen des Verzeichnisses nicht genau kennen, können Sie auch den Platzhalter *
(Wildcard) verwenden. Hierbei sind mindestens drei Zeichen einzugeben. Sollte der Name nicht ge-
nau mit der Bezeichnung übereinstimmen ist der Platzhalter zwingend erforderlich.
Nach Klicken des Buttons Suche starten erhalten Sie eine Liste der Verzeichnisverantwortlichen für
das vorgegebene Verzeichnis.
Verzeichnisverantwortlichen löschen:
Wenn Sie die Berechtigung entfernen wollen, aktivieren Sie die Checkbox unter löschen und klicken
Sie auf Löschen. Ein Ändern der Berechtigung (z. B. von Lesen zu Ändern) ist nicht möglich.
Neuen Verzeichnisverantwortlichen anlegen:
Zum Anlegen neuer Verzeichnisverantwortlicher klicken Sie auf Neuer Verzeichnisverantwortlicher.
Sie gelangen zum Eingabeformular für Verzeichnisverantwortliche.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste jeweils die gewünschte Berechtigungsart, den Verzeichnisnamen
sowie die Domäne und geben Sie die Benutzer-ID des zu berechtigenden Benutzers ein.
Mit Hilfe der können Sie Benutzer aus dem Mitarbeiterverzeichnis suchen und zuweisen. Durch
Klicken auf Speichern erhält der Benutzer direkt die gewünschte Rolle.
Wenn Sie jedoch mehrere Benutzer mit den vorgenommenen Einstellungen berechtigen möchten,
fügen Sie die Benutzer in die Liste der zu berechtigenden Benutzer hinzu, indem Sie auf klicken.
Anschließend erscheint eine Liste unterhalb des Formulars. Sie können einen Benutzer wieder aus
der Liste der zu berechtigenden Benutzer entfernen.
Erst durch das Betätigen von Speichern werden die Mitarbeiter endgültig den Verantwortlichen zu-
gewiesen. Zur Bestätigung der Aktion erhalten Sie im Informationsbereich der Ausgangsseite eine
entsprechende Meldung.
Sie können immer nur für genau ein Verzeichnis Verantwortliche zuordnen. Unterverzeichnisse müs-
sen separat zugeordnet werden, da die Berechtigungen nicht automatisch auf niedrigere Ebenen ver-
erbt werden.
Wenn Sie auch gleichzeitig Unterverzeichnisse zuweisen wollen, verwenden Sie die Zuordnung für
Verzeichnisverantwortliche.

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Über dedizierte Konfigurationseinstellungen der DIVA können bestimmte Benutzer-IDs als Verzeich-
nisverantwortliche ausgeschlossen werden.

6.2 Implizite Verantwortliche


Hier können Sie implizite Verzeichnisverantwortliche festlegen, suchen oder die Berechtigung entzie-
hen.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste die gewünschte Domäne und die Konfiguration aus. Nach Klicken
des Buttons Suche starten erhalten Sie eine Liste der impliziten Verantwortlichen für die vorgege-
bene Konfiguration.
Neuen impliziten Verzeichnisverantwortlichen anlegen:
Um einen neuen impliziten Verantwortlichen einzurichten, klicken Sie entweder auf der Startseite
auf Neuer Impliziter Verzeichnisverantwortlicher.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste jeweils die gewünschte Konfiguration, Berechtigungsart sowie
die Domäne und geben Sie die Benutzer-ID des zu berechtigenden Benutzers ein. Mit Hilfe der
können Sie Benutzer aus dem Mitarbeiterverzeichnis suchen und zuweisen.
Durch Klicken auf Speichern wird der Benutzer direkt den Verantwortlichen zugewiesen. Wenn Sie
jedoch mehrere Benutzer mit den vorgenommenen Einstellungen berechtigen möchten, fügen Sie
die Benutzer in die Liste der zu berechtigenden Benutzer hinzu, indem Sie auf klicken. Es erscheint
daraufhin eine Liste unterhalb des Formulars. Sie können ebenfalls einen Benutzer wieder aus der
Liste der zu berechtigenden Benutzer entfernen.
Erst durch das Betätigen von Speichern werden die Mitarbeiter endgültig den Verantwortlichen zu-
gewiesen. Zur Bestätigung der Aktion erhalten Sie im Informationsbereich der Ausgangsseite eine
entsprechende Meldung.
Über dedizierte Konfigurationseinstellungen der DIVA können bestimmte Benutzer-IDs als Verant-
wortliche ausgeschlossen werden.
Verantwortliche löschen:
Sie können einen oder mehrere Verantwortliche von der Liste, die Sie vom Suchergebnis erhalten,
entfernen. Markieren Sie dazu die Checkbox unter löschen für die jeweilige Person. Anschließend be-
stätigen Sie Ihre Auswahl mit Löschen.

6.3 Anlageberechtigte
Hier können Sie einen Anlageberechtigten für die Konfiguration festlegen oder die Berechtigung ent-
ziehen.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste die gewünschte Domäne und Konfiguration aus. Mit Suche starten
erhalten Sie eine Liste der Anlageberechtigten für die vorgegebene Konfiguration.
Anlageberechtigung vergeben:
Um einen neuen Anlageberechtigten einzurichten, klicken Sie auf der Startseite Anlageberechtigte
auf Neuer Anlageberechtigter oder nach erfolgter Auflistung der Anlageberechtigten auf Neuer An-
lageberechtigter. In beiden Fällen gelangen Sie zu der gleichen Eingabemaske zum Anlegen von
neuen Anlageberechtigten.

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Wählen Sie aus der Dropdown-Liste jeweils die gewünschte Konfiguration, Berechtigungsart sowie
die Domäne und geben Sie die Benutzer-ID des zu berechtigenden Benutzers ein. Mit Hilfe der
können Sie Benutzer aus dem Mitarbeiterverzeichnis suchen und zuweisen. Durch Klicken auf Spei-
chern wird der Benutzer direkt den Verantwortlichen zugewiesen.
Wenn Sie jedoch mehrere Benutzer mit den vorgenommenen Einstellungen berechtigen möchten,
fügen Sie die Benutzer in die Liste der zu berechtigenden Benutzer hinzu, indem Sie auf klicken. Es
erscheint daraufhin eine Liste unterhalb des Formulars. Sie können einen Benutzer wieder aus der
Liste der zu berechtigenden Benutzer entfernen.
Erst durch das Betätigen von Speichern werden die Mitarbeiter endgültig den Verantwortlichen zu-
gewiesen. Zur Bestätigung der Aktion erhalten Sie im Informationsbereich der Ausgangsseite eine
entsprechende Meldung.
Über dedizierte Konfigurationseinstellungen der DIVA können bestimmte Benutzer-IDs als Verant-
wortliche ausgeschlossen werden.
Verantwortliche löschen:
Sie können Sie einen oder mehrere Verantwortliche von der Liste, die Sie vom Suchergebnis erhalten,
entfernen. Markieren Sie dazu die Checkbox unter löschen für die jeweilige Person. Anschließend be-
stätigen Sie Ihre Auswahl mit Löschen.

6.4 Verzeichniskonfiguration
Hier können Sie Konfigurationsadministratoren für eine bestimmte Konfiguration verwalten. Das
heißt, Sie können nach Administratoren suchen, neue Administratoren anlegen oder bestehende Ein-
träge löschen.
Geben Sie die gewünschte Konfiguration ein, die nach den Konfigurationsadministratoren durchsucht
werden soll. Sie können auch die Anfangsbuchstaben und den Platzhalter * verwenden. Nach Klicken
des Buttons Suche starten erhalten Sie eine Liste der Administratoren für die vorgegebene Konfigu-
ration.
Konfigurationsadministrator löschen
Wenn Sie die Berechtigung entfernen wollen, aktivieren Sie die Checkbox unter löschen und klicken
Sie auf Löschen.
Ein Ändern der Berechtigung (z. B. von Lesen zu Ändern) ist nicht möglich.
Neuen Konfigurationsadministrator anlegen
Zum Anlegen neuer Konfigurationsadministratoren klicken Sie auf Neuer Konfigurationsadministra-
tor anlegen. Sie gelangen zum Eingabeformular für Konfigurationsadministratoren.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste jeweils die gewünschte Konfiguration, Berechtigungsart sowie
die Domäne und geben Sie die Benutzer-ID des zu berechtigenden Benutzers ein. Mit Hilfe der
können Sie Benutzer aus dem Mitarbeiterverzeichnis suchen und zuweisen. Durch Klicken auf Spei-
chern wird der Benutzer direkt den Administratoren zugeordnet. Wenn Sie mehrere Benutzer mit
den vorgenommenen Einstellungen berechtigen möchten, fügen Sie die Benutzer in die Liste der zu
berechtigenden Benutzer hinzu, indem Sie auf klicken. Es erscheint eine Liste unterhalb des For-
mulars.

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Sie können einen Benutzer auch wieder aus der Liste der zu berechtigenden Benutzer entfernen.
Erst durch das Betätigen von Speichern werden die Mitarbeiter endgültig den Administratoren zuge-
wiesen. Zur Bestätigung der Aktion erhalten Sie im Informationsbereich der Ausgangsseite eine ent-
sprechende Meldung.
Über dedizierte Konfigurationseinstellungen der DIVA können bestimmte Benutzer-IDs als Konfigura-
tionsadministratoren ausgeschlossen werden. Dies wird Ihnen durch eine Fehlermeldung angezeigt.

6.5 Master-Administratoren
Hier können Sie Master-Administratoren verwalten. Es empfiehlt sich, die Anzahl der Master-Admi-
nistratoren begrenzt zu halten und auf einen bestimmten Personenkreis einzuschränken.
Master-Administrator anlegen:
Voraussetzung ist, dass Sie selbst Master-Administrator mit Änderungsrecht sind.
Klicken Sie auf den Button Neuer Admin und Sie gelangen zum Eingabeformular für neue Master-Ad-
ministratoren.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste jeweils die gewünschte Berechtigungsart sowie die Domäne und
geben Sie die Benutzer-ID des zu berechtigenden Benutzers ein. Über die können Sie Benutzer aus
dem Mitarbeiterverzeichnis suchen und zuweisen. Durch Klicken auf Speichern wird der Benutzer di-
rekt den Administratoren zugewiesen.
Wenn Sie mehrere Benutzer mit den vorgenommenen Einstellungen berechtigen möchten, fügen Sie
die Benutzer in die Liste der zu berechtigenden Benutzer hinzu, indem Sie auf klicken. Es erscheint
eine Liste unterhalb des Formulars. Sie haben die Möglichkeit einen Benutzer wieder aus der Liste
der zu berechtigenden Benutzer zu entfernen.
Über dedizierte Konfigurationseinstellungen der DIVA können bestimmte Benutzer-IDs als Master-
Administratoren ausgeschlossen werden.
Durch einen Klick auf Speichern werden die neuen Master-Administratoren angelegt. Zur Bestätigung
der Aktion erhalten Sie im Informationsbereich der Ausgangsseite einen entsprechenden Hinweis.
Master-Administrator löschen:
Sie können einen oder mehrere Administratoren von der Liste entfernen. Markieren Sie dazu die
Checkbox unter Eintrag löschen für die jeweilige Person. Bestätigen Sie abschließend Ihre Auswahl
mit Löschen.

6.6 Kostenträger ändern


Auf diesen Seiten können Sie die Kostenträger von DIVA-Verzeichnissen verwalten.
Geben Sie einen Kostenträger ein, dessen Berechtigungen Sie anschließend an einen anderen Kosten-
träger (Empfänger) übertragen möchten. Der Standardwert des Kostenträgers steht auf „Benutzer“.
Dieser Wert kann jedoch bei Bedarf durch Auswahl eines eventuell vorhandenen Eintrages aus der
Dropdown-Liste, neu eingestellt werden.

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Im 2. Feld daneben ist der zugehörige ID-Eintrag einzugeben, z. B. der Name. Dabei kann die das
Suchen und Zuweisen erleichtern. In der Zeile des Empfängers geben Sie nun im ersten Feld den ge-
wünschten Kostenträger (falls eine Auswahl möglich ist) und im zweiten Feld die entsprechende ID
ein.
Als Ergebnis der Eingabe erhalten Sie nach Betätigen des Buttons Berechtigungen anzeigen eine Auf-
stellung der Verantwortungsbereiche, unter denen Sie eine Auswahl treffen können. Möchten Sie
nähere Informationen zu gefundenen Kostenträgern haben, klicken Sie auf den Info Button.
Wählen Sie anschließend das gewünschte Verzeichnis aus, dessen Kostenträger übertragen werden
soll und klicken Sie daraufhin auf Speichern, um die Änderung wirksam zu machen.

6.7 Rechte übertragen/löschen

Abb. 11: Rechte übertragen/löschen

Auf diesen Seiten können Sie die Berechtigungen für DIVA-Administratoren verwalten. Geben Sie ei-
nen Administrator ein, dessen Berechtigungen Sie anschließend löschen oder an einen anderen Mit-
arbeiter (Empfänger) übertragen oder kopieren möchten.
Das Empfänger-Feld steht nur zur Verfügung, wenn als Aktion Kopieren oder Übertragen ausgewählt
ist.
Durch Eingabe eines Administrators und durch Betätigen des Buttons Berechtigungen anzeigen er-
halten Sie eine Übersicht über dessen Berechtigungen, die Sie bearbeiten können.

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7 Menüpunkt „Transaktionen“
Hier werden alle anstehenden Transaktionen angezeigt. Dies hilft im Rahmen einer etwaigen Fehler-
analyse bzw. ermöglicht Administratoren das erneute Ausführen von gestoppten Transaktionen (z.B.
Schreiben im AD war nicht möglich).

7.1 Verzeichnisse

Abb. 12: Transaktionen-Verzeichnisse

Hier erhalten Sie eine Übersicht der noch offenen Transaktionen in Ihrem Verantwortungsbereich
bezogen auf alle Tätigkeiten im Verzeichnisumfeld. Auf diesen Seiten sehen Sie im unteren Bereich
einen Index, der signalisiert, ob es noch weitere Transaktionsseiten gibt. Die Anzahl der angezeigten
Transaktionen pro Seite kann in der Konfiguration von einem Administrator festgelegt werden.
In der Dropdown-Liste Transaktionen können Sie bei Bedarf eine engere Auswahl des Transaktionsty-
pus treffen.
In der Auflistung der gefundenen Transaktionen finden Sie die Spalte Versuche. Das System führt die
Transaktionen automatisch durch und hat dafür insgesamt fünf Versuche (selbstverständlich gibt es
ebenfalls die Möglichkeit, die Transaktionen manuell durchzuführen). Scheitert die Ausführung insge-
samt fünfmal, steht in der Spalte Versuche der Wert auf 0.
Das Mond-Symbol zeigt an, dass es sich um eine Transaktion handelt, die über Nacht durchgeführt
wird. Durch Klicken auf den blauen Pfeil gelangen Sie zu den offenen Transaktionsschritten.
Die Seite Transaktionsschritte einer Transaktion, bei der noch nicht alle Schritte vollständig abgear-
beitet sind, wird geöffnet. Es wird der aktuelle Status der Transaktion angezeigt. Im Hintergrund wer-
den die Schritte weiter abgearbeitet, ohne dass sich auf der Oberfläche der Status aktualisiert. Kli-
cken Sie die Schaltfläche Aktualisieren um den Status zu aktualisieren.

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Durch Klicken auf die jeweiligen Pfeile können Sie die Schritte manuell ausführen. Bei erfolgreicher
Ausführung erscheint eine entsprechende Meldung. Sollte es ein Problem geben, sehen Sie den Hin-
weis: Step endete mit Fehler und eine Fehlernummer im Detailbereich, sowie eine Fehlernummer
mit der Beschreibung im oberen Bereich der Seite.

7.2 Reports
Hier erhalten Sie eine Übersicht der noch offenen Transaktionen in Ihrem Verantwortungsbereich
bezogen auf alle Tätigkeiten im Bereich Reporting.
In der Dropdown-Liste Transaktionen können Sie bei Bedarf eine engere Auswahl des Transaktions-
typs treffen.

7.3 Konfiguration
Hier erhalten Sie eine Übersicht der noch offenen Transaktionen in Ihrem Verantwortungsbereich
bezogen auf alle Tätigkeiten im Bereich Konfiguration.
Im Regelfall ist die Liste der Transaktionen leer, weil die Konfigurationstransaktionen sofort verarbei-
tet werden.
Hier können Sie sich alle anstehenden Aktionen anzeigen lassen. Wählen Sie bei Bedarf noch den
Transaktionstyp aus, um zu filtern. Mit Hilfe des Kalenders können Sie das Datum für einen bestimm-
ten Zeitraum auswählen. Anschließend können Sie mit einem Klick auf den Pfeil die einzelnen
Schritte zu jeder Transaktion ausführen. Sollte es in einem Schritt einen Fehler geben, erhalten Sie
eine entsprechende Meldung. Anhand der Farbe des Fehlertextes erkennen Sie, wo der Fehler aufge-
treten ist.

7.4 Verantwortliche
Hier erhalten Sie eine Übersicht der noch offenen Transaktionen in Ihrem Verantwortungsbereich
bezogen auf alle Tätigkeiten im Bereich Verantwortliche.
Wählen Sie bei Bedarf einen Benutzer und/oder Transaktionen innerhalb eines bestimmten Zeit-
raums aus, indem Sie in den Datenfeldern einen Zeitraum spezifizieren.
Hier gibt es die beiden Typen Hinzufügen und Löschen einer Administratorkennung. Auch hier kön-
nen Sie wieder mit einem Klick auf den Pfeil die Schritte manuell ausführen.

8 Menüpunkt „Mehrfachanlage“
Die Funktionalität Mehrfachanlage soll dabei unterstützen, eine große Menge von Verzeichnissen
bzw. Verzeichnisverantwortlichen in DIVA einzutragen. Diese Seite wird nur angezeigt, wenn der Be-
nutzer Master-Admin-Rechte mit Änderungsrecht besitzt.
Für jede Art der Mehrfachanlage gibt es die Möglichkeit, diese verschiedenen Modi durchzuführen:
Ausführen
Die eingegebenen Datensätze werden sofort in eine Datenbanktabelle geschrieben. Dort werden im
Hintergrund die Plausibilitätsprüfungen durchgeführt. Sind diese erfolgreich, wird aus dem jeweiligen

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Datensatz eine Transaktion erstellt. Tritt bei der Plausibilitätsprüfung für einen Datensatz ein Fehler
auf, wird dieser protokolliert und es wird für diesen Datensatz keine Transaktion erstellt.
Das Ergebnis der Hintergrundprüfung kann über Mehrfachanlage/Protokollierung eingesehen wer-
den.
Es ist sinnvoll, diese Funktion bei großen Datensatzmengen einzusetzen, da das ggf. zeitaufwändigere
Erstellen der Transaktionen im Hintergrund erfolgt. Zudem kann über die Protokollierungsfunktion
geprüft werden, welcher Administrator welchen Mehrfachanlageauftrag abgesetzt hat.
Validieren
Die eingegebenen Datensätze werden sofort in eine Datenbanktabelle geschrieben. Dort werden die
Plausibilitätsprüfungen durchgeführt. Jeder Datensatz wird einer Plausibilitätsprüfung unterzogen
und es wird dokumentiert, ob eine valide Transaktion hatte erstellt werden können oder ob ein Feh-
ler aufgetreten ist. Es wird für keinen der eingegebenen Datensätze - unabhängig vom Ergebnis der
Plausibilitätsprüfung - eine Transaktion erstellt.
Das Ergebnis der Validierung kann über Mehrfachanlage/Protokollierung eingesehen werden.
Es ist sinnvoll, diese Funktion bei großen Datensatzmengen einzusetzen, wenn man vor dem Abset-
zen zunächst lediglich die Korrektheit der Datensätze prüfen möchte und die Durchführung erst spä-
ter (z. B. nachts) veranlassen will.

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8.1 Verzeichnisse anlegen/importieren

Abb. 13: Verzeichnisse anlegen/importieren

Hier haben Sie die Möglichkeit, mehrere Verzeichnisse in einem Batchlauf anzulegen oder bereits
vorhandene Verzeichnisse zu importieren.
Um ein Verzeichnis anzulegen, muss der eindeutige Konfigurationsname bekannt sein. Beachten Sie
bitte, dass ein Tippfehler zu einer falschen Zuordnung führen kann, sofern es sich wieder um einen
gültigen und verwendeten Konfigurationsnamen handelt. Soll das Verzeichnis als Unterverzeichnis
angelegt werden, müssen Sie die korrekte Verzeichnis-ID des Oberverzeichnisses der gleichen Konfi-
guration angeben. Bitte geben Sie die Parameter in der Reihenfolge an, die Ihnen auf der Seite Ver-
zeichnisse Einrichten vorgegeben wird. Setzen Sie bei Auslassungen von nicht notwendigen Parame-
tern bitte trotzdem die zugehörigen Trennzeichen ein.
E-Mails versenden: Mit dieser Auswahl werden E-Mails mit allen Informationen über das/die Ver-
zeichnis(se) an die zuständigen Verantwortlichen gesendet.
Verzeichnis importieren: Mit dieser Auswahl wird ein existierendes Verzeichnis importiert und die
aktuellen Rechte in DIVA übernommen.

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Abb. 14: Verzeichnisimport

Auflösung (Ebenen von Gruppen): Das Listenfeld bestimmt, wie die übernommenen Ebenen von
Gruppen aufgelöst werden.
Filter (Gruppen zu Mitgliedern auflösen): Das Eingabefeld bestimmt mit regulären Ausdrücken wel-
che Mitglieder der Gruppe in DIVA übernommen werden.
Filter (Benutzer/Gruppen überspringen): Das Eingabefeld bestimmt welche Benutzer oder Gruppen
nicht übernommen werden.
Rechte im Filesystem aktualisieren: Das Listenfeld bestimmt wann die Rechte im Filesystem aktuali-
siert werden.
Ausführen: Die Schaltfläche führt die Plausibilitätsprüfung der Datensätze und die Anlage der Ver-
zeichnisse im Hintergrund durch.
Validieren: Die Schaltfläche führt nur die Plausibilitätsprüfung der Datensätze (im Hintergrund)
durch. Die Verzeichnisse werden nicht angelegt.
Zurücksetzen: Die Schaltfläche löscht die Eingaben aus dem Formular.

8.2 Verzeichnisse umbenennen


Dies erfolgt, indem Sie die Verzeichnis-ID des Verzeichnisses und den gewünschten neuen Verzeich-
nisnamen eingeben. Beachten Sie bitte, dass auch an dieser Stelle ein Tippfehler zu einer falschen
Zuordnung führen kann, sofern es sich um eine gültige und verwendete Verzeichnis-ID handelt. Bitte
geben Sie die Daten in folgendem Format an:
Verzeichnis-ID (z.B.0001AA003ZZZA);Neuer Verzeichnisname
Bei Strukturvorgaben (z. B. Ver1\Ver2) verwenden Sie bitte folgendes Format:
Verzeichnis-ID (z.B.0001AA003ZZZA);Verz1\Verz2\Neuer Verzeichnisname
Es gibt die Möglichkeit, die Verzeichnisse lediglich in der DIVA und nicht im Filesystem umzubenen-
nen. Aktivieren Sie dazu das Häkchen in der Checkbox neben Kein Umbenennen im Filesystem. Dies
kann ggf. sinnvoll sein, wenn Sie Umstrukturierungen im Filesystem vornehmen wollen.

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Mit Ausführen wird die Plausibilitätsprüfung der Datensätze und das Umbenennen der Verzeichnisse
im Hintergrund durchgeführt.
Mit Validieren wird lediglich die Plausibilitätsprüfung der Datensätze (im Hintergrund) durchgeführt.
Die Verzeichnisse werden nicht umbenannt.
Mit Zurücksetzen können Sie Ihre Eingaben aus dem Formular löschen.

8.3 Verzeichnisse löschen


Hierzu muss die eindeutige Verzeichnis-ID des zu löschenden Verzeichnisses bekannt sein. Beachten
Sie bitte, dass ein Tippfehler zu einer falschen Zuordnung führen kann, sofern es sich ebenfalls um
eine gültige und verwendete Verzeichnis-ID handelt. Bitte geben Sie die Daten in folgendem Format
an:
Verzeichnis-ID (z.B.0001AA003ZZZA)
Kein Löschen im Filesystem: Damit werden nur die Informationen über das Verzeichnis in DIVA ent-
fernt. Das Verzeichnis im Filesystem wird nicht gelöscht, falls es (noch) existiert. Diese Option ist
ebenfalls zu wählen, falls das Verzeichnis im Filesystem bereits gelöscht worden ist. Ist die Option
nicht gewählt, muss das Verzeichnis im Filesystem vorhanden sein, damit es sowohl im Filesystem als
auch in DIVA gelöscht wird.
Nur löschen falls Ordner leer: Das Verzeichnis wird nur im Filesystem und in DIVA gelöscht, wenn es
im Filesystem existiert und keinen Inhalt aufweist.
Mit Ausführen wird die Plausibilitätsprüfung der Datensätze und das Löschen der Verzeichnisse im
Hintergrund durchgeführt.
Mit Validieren wird lediglich die Plausibilitätsprüfung der Datensätze (im Hintergrund) durchgeführt.
Die Verzeichnisse werden nicht gelöscht.
Mit Zurücksetzen können Sie Ihre Eingaben aus dem Formular löschen.
Die zu löschenden Verzeichnisse müssen leer sein. Bitte beachten Sie, dass das Löschen von Verzeich-
nissen nicht rückgängig gemacht werden kann!

8.4 Verzeichnisverantwortliche hinzufügen/löschen


Um einen Verzeichnisverantwortlichen einem Verzeichnis zuzuordnen, muss die eindeutige Verzeich-
nis-ID bekannt sein. Beachten Sie bitte, dass ein Tippfehler hierbei zu einer falschen Zuordnung füh-
ren kann, sofern es sich um eine gültige und verwendete Verzeichnis-ID handelt. Bitte geben Sie die
Daten in folgendem Format an:
Verzeichnis-ID(z.B.0001AA003ZZZA);Berechtigungsart;Aktion;Domäne/Benutzer-ID
Die Berechtigungsart ist wie folgt festgelegt:
C = Änderungsberechtigung (Change)
R = Leseberechtigung (Read)
Die Aktion ist wie folgt festgelegt:
G = Berechtigung vergeben (Grant)

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R = Berechtigung entziehen (Remove)
Sollen Informations-Mails an die zuständigen Verantwortlichen versendet werden, dann setzen Sie
dazu das Häkchen in der Checkbox neben E-Mails versenden.
Mit Ausführen wird die Plausibilitätsprüfung der Datensätze und die Berechtigung der Verzeichnis-
verantwortlichen im Hintergrund durchgeführt
Mit Validieren wird lediglich die Plausibilitätsprüfung der Datensätze (im Hintergrund) durchgeführt.
Die Berechtigung der Verzeichnisverantwortlichen wird nicht angelegt/entzogen.
Mit Zurücksetzen können Sie Ihre Eingaben aus dem Formular löschen.

8.5 Berechtigte hinzufügen/löschen


Um mehreren Benutzern für ein Verzeichnis Lese- oder Änderungsberechtigung zu erteilen oder zu
entziehen, muss die eindeutige Verzeichnis-ID bekannt sein. Beachten Sie bitte auch hier, dass ein
Tippfehler zu einer falschen Zuordnung führen kann.
Bitte geben Sie die Daten zum Vergeben der Berechtigung in folgendem Format an:
Verzeichnis-ID (z.B. 0001AA003ZZZA);Domäne/Benutzer-ID;Berechtigungsart;Aktion;Startdatum;
Die Berechtigungsart ist wie folgt festgelegt:
C = Änderungsberechtigung (Change)
R = Leseberechtigung (Read)
Die Aktion ist wie folgt festgelegt:
G = Berechtigung vergeben (Grant)
R = Berechtigung entziehen (Remove)
Sollte für die Aktion keine zeitlich befristete Rechtevergabe erwünscht sein, lassen Sie die Eingabe für
Start- oder Ablaufdatum einfach leer. Je nach Einstellungen des betroffenen Verzeichnisses kann die
Eingabe eines Ablaufdatums verpflichtend sein.
Sollen Informations-Mails an die zuständigen Lese-/ Änderungsberechtigten geschickt werden, akti-
vieren Sie dazu das Häkchen in der Checkbox neben E-Mails versenden.
Mit Ausführen wird die Plausibilitätsprüfung der Datensätze und die Anlage der Lese-/ Änderungsbe-
rechtigten im Hintergrund durchgeführt.
Mit Validieren wird lediglich die Plausibilitätsprüfung der Datensätze (im Hintergrund) durchgeführt.
Die Berechtigungen werden nicht angelegt bzw. entzogen.
Mit Zurücksetzen können Sie Ihre Eingaben aus dem Formular löschen.

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8.6 Berechtigte kopieren

Abb. 15: Berechtigte kopieren

Hier haben Sie die Möglichkeit, die Lese-/ Änderungsberechtigungen eines Verzeichnisses in ein an-
deres zu kopieren. Bitte geben Sie die Daten in folgendem Format an:
Quell-Verzeichnis-ID (z.B.0001AA003ZZZA); Ziel-Verzeichnis-ID (z.B.0012AA014ZZZA)
Sie können festlegen, ob beim Kopieren auch zukünftige Lese-/ Änderungsberechtigte kopiert wer-
den sollen, indem Sie das Häkchen in der Checkbox neben Zukünftige Lese-/Änderungsberechtigte
berücksichtigen aktivieren.
Sie können festlegen, ob beim Kopieren auch Jeder-Berechtigungen kopiert werden sollen, indem Sie
das Häkchen in der Checkbox neben Jeder-Berechtigung berücksichtigen aktivieren.
Mit Ausführen wird die Plausibilitätsprüfung der Datensätze und das Kopieren der Berechtigungen
im Hintergrund durchgeführt.
Mit Validieren wird lediglich die Plausibilitätsprüfung der Datensätze (im Hintergrund) durchgeführt.
Die Berechtigungen werden nicht kopiert.
Mit Zurücksetzen können Sie Ihre Eingaben aus dem Formular löschen.

8.7 Protokollierung
Hier können Sie nach Ergebnissen der Mehrfachanlage suchen, wenn diese über den Modus Ausfüh-
ren bzw. Validieren durchgeführt wurde. Sie können folgende Suchkriterien eingeben:
Administrator: Tragen Sie die Domäne und die Benutzer-ID des gewünschten Administrators ein oder
suchen Sie den Benutzer über .
Batch ID: Tragen Sie die Batch ID einer Mehrfachanlage ein.

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Aktion:
• Alle ausgeführten Aktionen werden angezeigt.
• Verzeichnis Alle Aktionen zur Neuanlage eines Verzeichnisses werden angezeigt.
• Verzeichnisverantwortliche Alle Aktionen zum Hinzufügen/Entfernen von Verzeichnisverant-
wortlichen werden angezeigt.
• Berechtigte Alle Aktionen zum Hinzufügen/Entfernen von Lese-/ Änderungsberechtigten werden
angezeigt.
• Umbenennen Alle Aktionen zum Umbenennen von Verzeichnissen werden angezeigt.
• Löschen Alle Aktionen zum Löschen von Verzeichnissen werden angezeigt.
• Berechtigte kopieren Alle Aktionen zum Kopieren der Lese-/Änderungsberechtigungen von ei-
nem Verzeichnis zu einem anderen werden angezeigt.
Status:
• Alle ausgeführten Aktionen werden angezeigt.
• Offene Alle ausgeführten Aktionen, die noch nicht abgeschlossen sind, werden angezeigt.
• Fehlerhafte Alle fehlerhaften Aktionen werden angezeigt.
• Abgeschlossene Alle ausgeführten Aktionen, die bereits abgeschlossen sind, werden angezeigt.

Datum von/bis: Hier können Sie den Zeitraum, in dem die Aktionen durchgeführt wurden, einschrän-
ken. Bitte geben Sie das Datum im korrekten Format TT.MM.JJJJ ein oder wählen Sie es über das Ka-
lendersymbol aus.
Mit Zurücksetzen können Sie Ihre Eingaben aus dem Formular löschen und mit Suchen eine neue Su-
che beginnen.
Werden keine Datensätze gefunden, erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Das Ergebnis Ihrer
Suche können Sie als CSV-Datei exportieren.

9 Menüpunkt „Archivierung“
Für diese Funktion ist optional und es muss eine kundenspezifische Archivierungsschnittstelle vor-
handen sein. Ohne Archivierungsschnittstelle wird dieser Menüpunkt nicht angezeigt.

9.1 Verzeichnisse archivieren


Über die Checkboxen können Sie festlegen, welche Verzeichnisse archiviert werden sollen. Sie haben
die Möglichkeit, einzelne Verzeichnisse oder alle Verzeichnisse auszuwählen.
Archivierungseinstellungen
Wenn eine Archivierung angeordnet wird, können auf der darauffolgenden Seite weitere Parameter
eingegeben werden.
Dauer: Dieser Parameter bestimmt, wie lange die Dateien archiviert werden, bevor sie gelöscht wer-
den.
Archiv Besitzer: Dieses Eingabefeld bestimmt, wer die archivierten Daten verwalten darf. Alle Ver-
zeichnisverantwortlichen bekommen automatisch das Recht, die Daten zu verwalten.
Benutzer: Das Feld zeigt den Namen der angemeldeten Person.

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Passwort: In das Eingabefeld muss das Passwort zur Authentifizierung der angemeldeten Person
noch einmal eingegeben werden.
Archivierungsbedingung: Diese bestimmt, welche Dateien archiviert werden:
alle Dateien die sich im Verzeichnis befinden, werden archiviert, oder
nur alte Dateien bis zu einem bestimmten Datum, werden archiviert.
Datumsart: Hier wird bestimmt, ob das Datum der Erzeugung, der letzten Änderung oder des letzten
Zugriffs auf die Dateien für die Archivierung berücksichtig wird.
Datum bis (TT.MM.JJJJ): Hier wird das Datum der Erzeugung angegeben, der letzten Änderung oder
des letzten Zugriffs auf die Dateien, bis zu dem die Dateien archiviert werden.
Archivlink erzeugen: Hier wird bestimmt, ob ein Archivlink erzeugt wird, über den der Zugriff auf die
archivierten Dateien erfolgt.
Archivlog erzeugen: Diese bestimmt, ob ein Archivlog für inkrementell archivierte Unterverzeichnisse
erzeugt wird, das alle archivierten Dateinamen enthält.

9.2 Status einsehen


Hier erhalten Sie einen Überblick über alle offenen Archivierungen. Sie haben die Möglichkeit, Archi-
vierungen der betroffenen Verzeichnisse zu löschen oder nach Behebung evtl. aufgetretener Fehler-
meldungen neu zu starten.
Einen Neustart der jeweiligen Verzeichnistransaktion lösen Sie aus, indem Sie auf den blauen Pfeil
klicken. Um eine oder mehrere Archivierungstransaktionen zu löschen, wählen Sie die Verzeichnisse
über die Checkboxen aus und klicken Sie Speichern.

9.3 Report erstellen


Hier haben Sie die Möglichkeit nach Archivierungstransaktionen für archivierte Verzeichnisse zu su-
chen. Archivierungs-Reports dürfen Sie nur erstellen, wenn Sie Master-Administrator oder Verzeich-
nisverantwortlicher sind.
Sie können folgende Suchkriterien eingeben:
Administrator: Wählen Sie den Administrator (Verzeichnisverantwortlichen) aus, der die Archivie-
rung in Auftrag gegeben hat.
Archivbesitzer: Wenn die Archivierung durch einen Master-Administrator in Auftrag gegeben wurde,
kann dieser einen Archivbesitzer hinterlegt haben. Hier können Sie nach dem Archivbesitzer suchen.
Dauer: Wählen Sie die Archivierungsdauer aus. Sie können zwischen den Zeiträumen 1 bis 6 Jahre
wählen.
Status: Wählen Sie hier den Status der Archivierungstransaktion aus.
nicht vorhanden: Zum Zeitpunkt der Abfrage keine Verbindung zum Archivierungsserver
Warteschlange: Die Transaktion befindet sich in der Warteschlange
in Bearbeitung: Die Transaktion befindet sich in Verarbeitung
fehlerhaft: Die Transaktion endete mit Fehler

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erfolgreich: Die Transaktion wurde erfolgreich abgearbeitet
unbekannt: Unbekannte Statusmeldung des Archivierungsservers
gelöscht: Archivierungstransaktion wurde gelöscht
Verzeichnis: Tragen Sie hier den Verzeichnisnamen ein.
Verzeichnis-ID: Tragen Sie hier die Verzeichnis-ID ein.
Archivierungs-ID: Tragen Sie hier die Archivierungs-ID ein.
Datum von/bis: Tragen Sie hier das Start-/End-Datum der gesuchten Archivierungstransaktionen im
korrekten Format ein.
Mit Suchen können Sie die Suche starten. Mit Zurücksetzen können Sie Ihre Eingaben aus dem For-
mular löschen und eine neue Suche starten.

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10 Menüpunkt „Einstellungen“

Abb. 16: Einstellungen

Der Menüpunkt Einstellungen wird nur angezeigt, wenn der Benutzer Master-Admin-Rechte mit Än-
derungsrecht besitzt.
Sie erhalten Informationen zur Anzahl der aktuell verwalteten Verzeichnisse in DIVA und zum Spei-
cherbedarf auf dem DIVA-Client. Folgende Einstellungen können vorgenommen werden:
Transaktion „Aktualisieren Benutzerdaten in der DB“ generieren
Sie können hier eine Transaktion „Aktualisieren Benutzerdaten in der Datenbank“ generieren, falls
diese versehentlich gelöscht wurde. Mit dieser Transaktion werden die Benutzerdaten aus dem Ac-
tive Directory nächtlich mit den Daten der DIVA-Datenbank verglichen und ein Update durchgeführt.
Zielverzeichnis für Report Verzeichnisberechtigungen

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Hier können Sie ein Verzeichnis (Verzeichnis-ID) für den Report Verzeichnisberechtigungen angeben.
Wird ein Report Berechtigungen (Zuständigkeitsbereich) angefordert, wird das Ergebnis in diesem
Verzeichnis gespeichert.
Intervall für Erinnerungs-Mails
Wählen Sie
1: Es wird jede Woche eine Erinnerungs-Mail für noch offene Attestierungen verschickt.
2: Es wird jede zweite Woche eine Erinnerungs-Mail für noch offene Attestierungen verschickt.
3: Es wird jede dritte Woche eine Erinnerungs-Mail für noch offene Attestierungen verschickt.
4: Es wird jede vierte Woche eine Erinnerungs-Mail für noch offene Attestierungen verschickt.
Anzahl Erinnerungs-Mails
Wählen Sie
1: Es wird eine Erinnerungs-Mail für noch offene Attestierungen verschickt.
2: Es werden insgesamt zwei Erinnerungs-Mails für noch offene Attestierungen verschickt.
3: Es werden insgesamt drei Erinnerungs-Mails für noch offene Attestierungen verschickt.
4: Es werden insgesamt vier Erinnerungs-Mails für noch offene Attestierungen verschickt.
Sprache der E-Mail-Texte
Für die Mails zur Verzeichniskontrolle und zur Attestierung können individuelle Texte eingegeben
werden und zwar für jede der verfügbaren Sprachen. Wählen Sie zuerst aus der Dropdownbox die
Sprache, für die Sie einen individuellen Text eingeben wollen und geben Sie den Text in die Textfel-
der ein.
Verzeichniskontrolle E-Mail-Text
Hier kann ein kundenspezifischer Text zur Ergänzung der E-Mail der Verzeichniskontrolle eingegeben
werden. Der Text darf nicht länger als 1000 Zeichen sein und keine Sonderzeichen (%, ‘, \, ;) enthal-
ten.
Berechtigungskontrolle E-Mail-Text
Hier kann ein kundenspezifischer Text zur Ergänzung der E-Mail für die Berechtigungskontrolle einge-
geben werden. Der Text darf nicht länger als 1000 Zeichen sein und keine Sonderzeichen (%, ‘, \, ;)
enthalten.
Über die Felder Hotline-Text und Welcome-Text können Sie für die Anwender Meldungen in DIVA ge-
nerieren. Das Aussehen dieser Meldungen können Sie über HTML-Tags verändern. Sie sollten dabei
beachten, dass die Syntax korrekt ist, da sonst die Seiten, auf denen die Meldungen erscheinen, nicht
mehr angezeigt werden konnten.
Der Welcome-Text erscheint nur auf der Home-Seite, während der Hotline-Text in den Überschriften
aller Seiten angezeigt wird.

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Abbildungsverzeichnis
Abb. 1: Verzeichniskonfiguration ............................................................................................................ 8
Abb. 2: Attestierung von Verzeichnissen .............................................................................................. 11
Abb. 3: Eigene Berechtigungen einsehen.............................................................................................. 12
Abb. 4: Eigene Verzeichnisse bearbeiten .............................................................................................. 13
Abb. 5: Benutzer exportieren/importieren ........................................................................................... 19
Abb. 6: Berechtigungen auf Verzeichnisse vergeben ............................................................................ 21
Abb. 7: Berechtigungen übertragen/löschen ........................................................................................ 22
Abb. 8: Berechtigungen erneut setzen.................................................................................................. 23
Abb. 9: Verzeichnisanträge bearbeiten ................................................................................................. 24
Abb. 10: Report Verzeichnisse .............................................................................................................. 26
Abb. 11: Rechte übertragen/löschen .................................................................................................... 39
Abb. 12: Transaktionen-Verzeichnisse .................................................................................................. 40
Abb. 13: Verzeichnisse anlegen/importieren ........................................................................................ 43
Abb. 14: Verzeichnisimport ................................................................................................................... 44
Abb. 15: Berechtigte kopieren .............................................................................................................. 47
Abb. 16: Einstellungen........................................................................................................................... 51

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