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treffenden Inhabern.
1 Einleitung ............................................................................................................................. 6
1.1 DIVA-Überblick ........................................................................................................................ 6
1.2 Über diese Anleitung ............................................................................................................... 6
2 Rollen ................................................................................................................................... 6
Abbildungsverzeichnis ................................................................................................................ 53
2 Rollen
Die Sicht auf DIVA richtet sich nach der Rolle des jeweiligen Benutzers. So sieht ein Master-Administ-
rator alle Menüs und Untermenüs, während einem Endanwender nur die Menüs Anträge, Verzeich-
nisse, Hilfe und Abmelden angezeigt werden.
Nachfolgend werden nur direkte DIVA-Rollen erläutert. So hat zwar z.B. ein Berechtigter im Dateisys-
tem auch die Möglichkeit auf DIVA-verwaltete Verzeichnisse lesend und/oder schreibend zuzugrei-
fen, jedoch handelt es sich bei ihm nur indirekt um eine DIVA-Rolle.
Verzeichnisse anlegen x x
Verzeichnisse ändern x x
Verzeichniskonfigurationen verwalten x x
Mehrfachoperationen durchführen x
Berechtigungsattestierung starten x x
Verzeichnisattestierung starten x x
(1) Als Konfiguration wird bei DIVA eine Umgebung bezeichnet, in der Verzeichnisse angelegt werden können. Eine Konfiguration sollte einen
sprechenden Namen erhalten, z.B. „Marketing“, wenn darin alle Dokumente abgelegt werden sollen, die mit Marketing zu tun haben. Der
Name einer solchen Konfiguration ist eindeutig und wird nur einmal vergeben.
(2) Ein Konfigurationsberechtigter kann sowohl ein einzelner Benutzer als auch eine Gruppe sein. Er wird von den Master-Administratoren und/o-
der den Konfigurationsadministratoren berechtigt.
(3) Der "implizite Verzeichnisverantwortliche" hat dieselben Möglichkeiten wie der Verzeichnisverantwortliche mit folgenden Besonderheiten:
- Er zählt nicht zu den mindestens zwei Verzeichnisverantwortlichen, wird aber in der Verzeichnisverwaltung angezeigt, farblich hervorgeho-
ben und ist nicht löschbar.
- Er kann nur von den Master- oder Konfigurations-Administratoren berechtigt oder gelöscht werden.
- Er erhält keine Beantragungs-Mails im Verlauf des Workflows, hat jedoch das Recht, bei Bedarf die Anträge zu sehen (Report „Antrags-Histo-
rie“) und zu bearbeiten.
- Er wird in den Verzeichnis-Detailseiten der Reports angezeigt, jedoch nicht im Report selbst.
(4) Der Master-Administrator ist nicht automatisch im Dateisystem berechtigt.
3 Menü „Verzeichnisse“
3.1 Verzeichniskonfigurationen verwalten
In der folgenden Ansicht können Sie eine neue Verzeichniskonfigurationen anlegen, eine bestehende
Konfiguration ändern oder löschen. Sie können die Konfiguration allerdings nur löschen, wenn Sie
selbst Master- oder Konfigurations-Administrator mit dem Recht zum Ändern sind. Beachten Sie,
dass eine Konfiguration erst gelöscht werden kann, wenn zuvor alle DIVA-Verzeichnisse dieser Konfi-
guration gelöscht wurden. Eventuelle Strukturvorgaben und Konfigurationsberechtigte werden
beim Löschen automatisch entfernt. Sie können angeben, auf welchem Server und unter welcher
Abb. 1: Verzeichniskonfiguration
3.1.1 Konfiguration
Als Konfiguration wird bei DIVA eine Umgebung bezeichnet, in der Verzeichnisse angelegt werden
können. Eine Konfiguration sollte einen sprechenden Namen erhalten, z.B. „Marketing“, wenn darin
alle Dokumente abgelegt werden sollen, die mit Marketing zu tun haben. Der Name einer solchen
Konfiguration ist eindeutig und wird nur einmal vergeben. Durch Änderungen in einer Konfiguration
können Sie mit geringem Aufwand einen neuen Server eintragen, so dass die neu angelegten Ver-
zeichnisse auf dem neuen Server eingerichtet werden.
Die Felder im Einzelnen (Pflichtfelder sind mit * gekennzeichnet):
Hier können Sie Verzeichnisse für Verzeichniskontrollen auswählen. Im Rahmen der Verzeichniskon-
trolle sollen Verzeichnisverantwortliche aufgefordert werden, die Notwendigkeit ihrer Verzeichnisse
zu beurteilen.
Wählen Sie die Verzeichnisse aus, die Sie bearbeiten möchten. Öffnen Sie hierzu mittels vor den
Ordnern die einzelnen Bereiche. Über die Checkboxen oder Alle auswählen/abwählen können Sie
die Verzeichnisse festlegen, für die Sie Verzeichniskontrollen erstellen wollen.
Diese Funktion steht allen DIVA-Benutzern zur Verfügung. Hier können Sie Ihre Berechtigungen in
den einzelnen Verzeichnissen sehen und bei Bedarf nicht mehr benötigte Rechte entfernen.
Hier können Sie neue Verzeichnisse anlegen und bestehende Verzeichnisse verwalten. Es besteht die
Möglichkeit, Mitarbeiter für Verzeichnisse zu berechtigen oder vorhandene Berechtigungen zu ent-
ziehen.
Durch Drücken auf erhalten Sie eine Übersicht der Konfigurationen, in denen sich Verzeichnisse
befinden, die Sie administrieren dürfen. Sollte eine Konfiguration keine Verzeichnisse haben, dann
sehen Sie hier nur den Button Neues Verzeichnis.
Ist in der Übersicht der Konfigurationen ein ausgegraut, haben Sie für dieses Verzeichnis keine Be-
rechtigung, dürfen aber auf ein oder mehrere Unterverzeichnisse zugreifen.
Sind Sie bereits als Verantwortlicher hinterlegt, bekommen Sie eine Liste der Verzeichnisse angezeigt,
die Sie über DIVA verwalten können. Sind noch keine Verzeichnisse eingetragen, können Sie neue
Verzeichnisse für Ihre Konfiguration anlegen. Hierzu muss entweder Ihre Abteilung bekannt und in
der Verzeichniskonfiguration hinterlegt sein oder Sie müssen als Anlageberechtigter berechtigt sein,
Verzeichnisse anzulegen.
Lese-/Änderungsberechtigte hinzufügen
Nach Betätigen von Benutzer hinzufügen gelangen Sie zur Seite Verzeichnisverwaltung für Benutzer,
auf der Sie die Berechtigung für das ausgewählte Verzeichnis und evtl. vorhandene Unterverzeich-
nisse vergeben können.
Wenn Unterverzeichnisse vorhanden sind, öffnen Sie die Struktur über . Die Rechte für die ge-
wünschten Unterverzeichnisse müssen ebenfalls angewählt werden.
Klicken Sie zum Anwählen aller Berechtigungen auf Alle auswählen unter Berechtigung. Damit wer-
den alle Radiobuttons zu den Verzeichnissen und Unterverzeichnissen aktiviert. Alle Berechtigungen
Über diese Funktion können Sie bequem sämtliche Lese-/ Änderungsberechtigten von einem Quell-
verzeichnis in ein Zielverzeichnis kopieren.
Vererbte sowie Jeder-Berechtigungen werden beim Export nicht berücksichtigt. Sobald Sie Benutzer
exportieren klicken erhalten Sie eine CSV-Datei.
Nach Drücken des Button Benutzer importieren werden Sie über Datei auswählen aufgefordert ein
Text-File auszuwählen.
Die Importdatei muss folgenden Kriterien entsprechen bzw. hat folgende Eigenschaften:
Wählen Sie die Verzeichnisse aus, die Sie bearbeiten möchten. Öffnen Sie hierzu über vor den Ord-
nern die einzelnen Bereiche. Über die Radiobuttons können Sie festlegen, welche Berechtigungen Sie
vergeben wollen.
Zur Auswahl stehen:
• Keine Berechtigung
• Leseberechtigung
• Änderungsberechtigung
• Vergabe von Admin-Berechtigung
Ein Klick auf öffnet die Suche im Mitarbeiterverzeichnis.
Die Berechtigungen können sowohl hinzugefügt als auch entzogen werden. Sie können hier festle-
gen, wann die vergebene Berechtigung aktiviert bzw. wieder entzogen werden soll. Bei Bedarf kann
Sie können die Berechtigungen für alle angegeben DIVA-Ordner jederzeit wiederherstellen lassen.
Wählen Sie die Verzeichnisse aus, die Sie bearbeiten möchten. Öffnen Sie hierzu über vor den Ord-
nern die einzelnen Bereiche. Über die Radiobuttons können Sie festlegen, in welchen Verzeichnissen
die Rechte wiederhergestellt werden sollen. Sie haben die Möglichkeit, ein einzelnes Verzeichnis
markieren oder alle Verzeichnisse über Alle auswählen markieren.
Über den Punkt alle auswählen werden auch die jeweiligen Unterverzeichnisse und Dateien mit ein-
bezogen.
4 Menüpunkt „Arbeitsvorrat“
Auf diesen Seiten haben Verzeichnisverantwortliche und implizite Verantwortliche die Möglichkeit,
offene Abfragen zu bearbeiten.
Über die Checkboxen können Sie den Anträgen zustimmen oder diese ablehnen und Ihre Auswahl
mit Speichern bestätigen. Um eine detaillierte Anzeige des Antrags auf Berechtigung zu bekommen,
klicken Sie auf den blauen Pfeil am rechten Rand der Übersicht.
Sie haben auch die Möglichkeit, eine Begründung für die Entscheidung einzugeben.
• Beibehalten: Das Verzeichnis wird weiter benötigt. Die Verzeichniskontrolle wird aus dem Ar-
beitsvorrat entfernt.
• Löschen: Das Verzeichnis wird im Anschluss sofort gelöscht.
• Archivieren: Das Verzeichnis wird im Anschluss sofort archiviert.
• Aufschieben: Die Entscheidung wird später getroffen. Die Verzeichniskontrolle bleibt im Arbeits-
vorrat.
Klicken Sie nach Ihrer Auswahl auf Speichern. Ihre Entscheidung wird sofort protokolliert und ausge-
führt.
Treten bei der Bearbeitung Fehler auf, wird in der Spalte Info ein Warn-Symbol angezeigt. Klicken Sie
darauf, um nähere Informationen zu erhalten.
Als Verzeichnisverantwortlicher erhalten Sie in regelmäßigen Abständen eine Benachrichtigung per
E-Mail, dass sich in Ihrem Arbeitsvorrat unbearbeitete Anfragen befinden.
5 Menüpunkt „Reports“
Für durchgeführte Aktionen in DIVA können Sie hier Reports erstellen bzw. suchen lassen. Die Be-
rechtigungsverwaltung bestimmt, welche Kategorien Sie durchsuchen dürfen und welche Ergebnisse
ausgegeben werden. Ein Großteil der Reports kann auch als CSV-Datei exportiert werden. Je nach Art
des Reports müssen Sie zu den Master-Administratoren oder Verzeichnisverantwortlichen gehören.
Mit Zurücksetzen können Sie Ihre Eingaben aus dem Formular löschen und eine neue Suche starten.
Klicken Sie auf Verzeichnis suchen, um die Liste der Verzeichnisse auszugeben. Für die Detailansicht
des Verzeichnisses klicken Sie auf den blauen Pfeil. Werden keine Verzeichnisse gefunden, erhalten
Sie die Meldung „Die Suchkriterien trafen auf kein Verzeichnis zu, für das Sie berechtigt sind“.
5.1.1 Berechtigungskontrolle generieren „Attestierung generieren“
Berechtigungs-Attestierungen können Sie nur erstellen, wenn Sie Master-Administrator sind. Diese
wird nur angezeigt, wenn die Suche nach Verzeichnissen Ergebnisse geliefert hat.
Mit Hilfe von Berechtigungskontrolle generieren „Attestierung generieren“ können Sie die gefunde-
nen Verzeichnisse für den Attestierungsprozess zur Verfügung stellen. Die zuständigen Verzeichnis-
verantwortlichen werden per Mail aufgefordert, die Zugriffsrechte auf Ihre Verzeichnisse zu überprü-
fen. Die Verzeichnisse im Attestierungsprozess werden im jeweiligen Arbeitsvorrat dargestellt.
Liegen für Verzeichnisse bereits offene Attestierungsanfragen vor, werden keine neuen Attestie-
rungsanfragen erstellt. Lediglich die Verzeichnisverantwortlichen werden per Mail an ihre ausstehen-
den Attestierungsanfragen erinnert.
5.1.2 Verzeichniskontrollen generieren
Im Rahmen der Verzeichniskontrolle sollen Verzeichnisverantwortliche aufgefordert werden, die Not-
wendigkeit ihrer Verzeichnisse zu beurteilen.
Verzeichniskontrollen können Sie nur erstellen, wenn Sie Master-Administrator sind. Verzeichniskon-
trollen generieren wird nur angezeigt, wenn die Suche nach Verzeichnissen Ergebnisse geliefert hat.
Mit Hilfe von Verzeichniskontrollen generieren können Sie die gefundenen Verzeichnisse für den
Prozess der Verzeichniskontrolle zur Verfügung stellen. Die zuständigen Verzeichnisverantwortlichen
werden per Mail aufgefordert, die Notwendigkeit ihrer Verzeichnisse zu überprüfen. Die Verzeich-
nisse werden an den jeweiligen Arbeitsvorrat Verzeichnis attestieren zur Entscheidung übergeben.
Mit Zurücksetzen können Sie Ihre Eingaben aus dem Formular Löschen und eine neue Suche begin-
nen.
Mit Verzeichnis suchen starten Sie die Suche.
Für die Detailansicht des Verzeichnisses klicken Sie auf den blauen Pfeil. Werden keine Verzeichnisse
gefunden, erhalten Sie eine entsprechende Meldung.
Das Ergebnis Ihrer Reportsuche können Sie als CSV-Datei exportieren.
5.5 Berechtigungsaktionen
Hier können Sie nach Transaktionen zum Bearbeiten von Berechtigungen suchen.
Berechtigungsaktionen ist in der Navigation nur dann ersichtlich, wenn der Benutzer DIVA-Master-
Administrationsrechte besitzt und der Report über die globale Konfiguration freigeschaltet wurde.
Folgende Transaktionstypen werden berücksichtigt:
• Benutzer zu einem Verzeichnis hinzufügen.
• Benutzer von einem Verzeichnis entfernen.
Als Suchkriterium kann entweder die Benutzer (Administrator)-ID und/oder die Verzeichnis-ID einge-
geben werden. Ebenso kann das Datum angegeben werden, an dem die Transaktion ausgeführt
wurde. Die erleichtert das Suchen und Zuweisen der Benutzer-ID.
Drücken Sie anschließend auf Transaktionen suchen. Sie erhalten nun eine Liste mit den gefundenen
Transaktionen.
Werden keine Verzeichnisse gefunden, erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Das Ergebnis Ihrer
Reportsuche können Sie als CSV-Datei herunterladen und speichern.
5.6 Verzeichnis-/Berechtigungsanträge
Hier können Sie nach neuen sowie bereits gestellten Anträgen suchen.
Sie können folgende Suchkriterien eingeben:
• Antragstyp: Wählen Sie hier aus, ob der Antrag auf eine Berechtigung oder auf ein Verzeichnis
gestellt wurde.
• Antragsteller: Tragen Sie die Benutzer-ID des gewünschten Antragstellers ein oder suchen Sie
den Benutzer über .
• Bearbeiter: Tragen Sie die Benutzer-ID des gewünschten Bearbeiters ein oder suchen Sie den Be-
nutzer über .
• Datum von: Tragen Sie hier das Datum zum Zeitpunkt der Antragsstellung ein.
• Datum bis: Tragen Sie hier das Datum des Bearbeitungsendes des Antrags ein.
• Aktion: Wählen Sie hier zwischen den folgenden Möglichkeiten:
• Keine Aktion: Zeigt alle Anträge, für die noch keine Entscheidungen getroffen sind.
• Zugestimmt: Zeigt alle Anträge, die in der Vorstufe angenommen worden sind.
• Abgelehnt: Zeigt alle Anträge, die in der Vorstufe abgelehnt worden sind.
• Alle: Zeigt alle Anträge, unabhängig der Aktion und des Status.
• Status: Wählen Sie hier zwischen den verschiedenen Möglichkeiten
• Neu: Zeigt alle Anträge, die neu beantragt aber noch nicht entschieden ist.
• Zugestimmt: Zeigt alle Anträge, die am Ende bewilligt worden sind.
Mit Suchen starten Sie die Suche. Mit Zurücksetzen können Sie Ihre Eingaben aus dem Formular lö-
schen und eine neue Suche beginnen. Anschließend wird das Suchergebnis aufgelistet.
Für die Detailansicht des Antrags klicken Sie auf den blauen Pfeil. Das Ergebnis Ihrer Reportsuche
können Sie als CSV-Datei exportieren.
Ist ein Antrag noch nicht bearbeitet, finden Sie unten auf der Details-Seite den entsprechenden Ein-
trag und den dazugehörenden Link, der Sie zur Seite Berechtigungsformular weiterleitet.
5.7 Verzeichnisattestierung
Hier haben Sie die Möglichkeit, nach Verzeichniskontrollen zu suchen.
Sie können folgende Suchkriterien eingeben:
• Domäne: Wählen Sie hier die Domäne aus, in der sich der Server befindet.
• Server: Geben Sie den Servernamen ein, auf den Sie zugreifen mochten.
• Freigabe: Wählen Sie das oberste Verzeichnis, von dem aus Sie die Suche starten möchten.
• Konfiguration: Geben Sie die Konfiguration ein, in der das Verzeichnis gesucht werden soll.
• Verzeichnisname: Geben Sie hier den vollständigen Verzeichnisnamen des gesuchten Verzeich-
nisses oder nur die Anfangsbuchstaben gefolgt von * ein.
• Verzeichnis-ID: Hier können Sie über die Verzeichnis-ID suchen.
• Job-ID: Hier können Sie über die Job-ID suchen. Die Job-ID wird nach der Generierung der Ver-
zeichniskontrollen auf der dazugehörigen Seite angezeigt.
• Datum von/bis: Sie können das Datum direkt im Format (TT.MM.JJJJ) oder mit Hilfe des Kalen-
ders eingeben. Hier wird sowohl das Datum der Erstellung als auch das Bearbeitungsdatum der
Verzeichniskontrolle einbezogen.
• Administrator: Geben Sie hier den Administrator ein, der die Verzeichniskontrolle beauftragt hat,
oder den Verzeichnisverantwortlichen, der über die Verzeichniskontrolle entschieden hat. Geben
Sie Domäne und Benutzername selbst ein oder wählen Sie den Mitarbeiter über aus.
• Entscheidung: Wählen Sie eine Entscheidungsmöglichkeit aus.
• Status: Legen Sie fest, ob Sie alle Verzeichniskontrollen oder lediglich die abgeschlossenen bzw.
noch offenen Verzeichniskontrollen suchen möchten.
• Gelöschte Verzeichnisse: Wählen Sie aus, ob Sie bereits gelöschte Verzeichnisse in die Suche mit-
einbeziehen möchten.
Wählen Sie eine oder mehrere Checkboxen aus und klicken Sie Ausführen. Wählen Sie CSV-Datei, um
eine CSV-Datei mit den Reportergebnissen zu erhalten.
5.10 Accounting
Hier können Sie sich eine Reportliste der Kostenverwaltung eines Verzeichnisses anzeigen lassen. Die
vollständige Liste der möglichen Reports sehen Sie nur, wenn Sie Master-Administrator sind.
Sind Sie nicht als Master-Administrator berechtigt, sehen Sie nur den ersten Eintrag Liste aller Ver-
zeichnisse und haben auch keinen Button Aktualisieren.
Durch die Auswahl des Buttons wird eine Aktualisierung der Daten für den belegten Speicherplatz
angestoßen. Ist das Update komplett fertig gestellt worden und Ihre E-Mail-Adresse im Active Direc-
tory bekannt, werden Sie per E-Mail benachrichtigt. Es findet auch ohne Auswahl dieser Funktion
eine Aktualisierung der Daten statt. Der Startzeitpunkt ist in den DIVA-Optionen vordefiniert.
Klicken Sie hinter dem jeweiligen Report auf den Pfeil. Es öffnet sich eine Suchfunktion, mit der Sie je
nach Report eine Suche z. B. nach Verzeichnissen auslösen können.
Im Suchfeld Verzeichnis kann am Ende der Platzhalter * verwendet werden.
Liste aller Verzeichnisse
Es werden alle Verzeichnisse zurückgeliefert, für die der Anwender verantwortlich ist und auf die die
Suchkriterien zutreffen. Achtung, dieser Report liefert auch bei Konfigurationsverantwortlichen de-
ren zugeordneten Verzeichnisse zurück.
Liste aller Verzeichnisse, für die beim Auslesen des aktuellen Speicherplatzes ein Fehler aufgetre-
ten ist.
5.11 Verantwortliche
Hier können Sie sich aktive sowie gelöschte Administrationsberechtigungen eines Mitarbeiters inner-
halb von DIVA anzeigen lassen.
Sie können folgende Suchkriterien eingeben:
Administrator: Geben Sie hier die gewünschte Benutzer-ID und Domäne des Administrators ein, nach
dessen Berechtigungen gesucht werden sollen. Sie können auch mit Hilfe der nach Benutzern su-
chen.
Administrationstyp: Wählen Sie hier den entsprechenden Administrationstyp aus und filtern Sie da-
nach. Zur Auswahl stehen:
• Alle: Alle Administrationsberechtigungen werden angezeigt.
• Master: Nur Master-Administrationsberechtigungen werden angezeigt.
• Verzeichniskonfiguration: Nur die Berechtigungen von Verzeichniskonfigurationsadministratoren
werden angezeigt.
• Anlageberechtigte: Nur die Berechtigungen von Anlageberechtigen werden angezeigt.
• Verzeichnis: Nur die Berechtigungen von Verzeichnisverantwortlichen (inkl. der von impliziten
Verzeichnisverantwortlichen) werden angezeigt.
ID: Schränken Sie Ihre Suche auf eine bestimmte Konfiguration bzw. auf ein bestimmtes Verzeichnis
(durch Angabe der Verzeichnis-ID) ein. Die Angabe des Platzhalters * ist möglich.
Gelöschte Berechtigungen: Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn Sie gelöschte Administrationsbe-
rechtigungen auch ansehen möchten.
5.12 Server
Hier können Sie Reports über einen bestimmten Server erstellen. Um Server-Reports zu erstellen,
müssen Sie zu den Master-Administratoren gehören. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die ge-
wünschte Domäne aus. Es erscheint eine Auflistung aller Server.
Wählen Sie einen Server aus, indem Sie auf den blauen Pfeil drücken. Sie erhalten anschließend eine
Liste der auf dem Server verwalteten Freigaben. Mit Klick auf den blauen Pfeil erhalten Sie eine Liste
der Anlageberechtigten und Konfigurationsadministratoren.
Werden keine Anlageberechtigten und Konfigurationsadministratoren gefunden, erhalten Sie eine
entsprechende Meldung.
5.13 Statistik
Auf diesen Seiten können Sie eine monatliche Statistik der DIVA-Aktionen abrufen. Die Werte der
Statistik werden einmal im Monat aktualisiert.
Wählen Sie den Zeitraum und die gewünschte Anzeigeform der Statistik:
• Gesamt: Es werden alle Aktionen seit Beginn der Statistik aufgelistet. Die Gruppierung erfolgt da-
bei über alle bisher ausgewerteten Monate.
• Datum: Wählen Sie aus den Dropdown-Boxen den jeweiligen Zeitraum.
6.1 Verzeichnisverantwortliche
Hier können Sie für ein gewünschtes Verzeichnis nach Verzeichnisverantwortlichen suchen, neue
Verantwortliche hinzufügen oder vorhandene löschen.
Sollten Sie den Namen des Verzeichnisses nicht genau kennen, können Sie auch den Platzhalter *
(Wildcard) verwenden. Hierbei sind mindestens drei Zeichen einzugeben. Sollte der Name nicht ge-
nau mit der Bezeichnung übereinstimmen ist der Platzhalter zwingend erforderlich.
Nach Klicken des Buttons Suche starten erhalten Sie eine Liste der Verzeichnisverantwortlichen für
das vorgegebene Verzeichnis.
Verzeichnisverantwortlichen löschen:
Wenn Sie die Berechtigung entfernen wollen, aktivieren Sie die Checkbox unter löschen und klicken
Sie auf Löschen. Ein Ändern der Berechtigung (z. B. von Lesen zu Ändern) ist nicht möglich.
Neuen Verzeichnisverantwortlichen anlegen:
Zum Anlegen neuer Verzeichnisverantwortlicher klicken Sie auf Neuer Verzeichnisverantwortlicher.
Sie gelangen zum Eingabeformular für Verzeichnisverantwortliche.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste jeweils die gewünschte Berechtigungsart, den Verzeichnisnamen
sowie die Domäne und geben Sie die Benutzer-ID des zu berechtigenden Benutzers ein.
Mit Hilfe der können Sie Benutzer aus dem Mitarbeiterverzeichnis suchen und zuweisen. Durch
Klicken auf Speichern erhält der Benutzer direkt die gewünschte Rolle.
Wenn Sie jedoch mehrere Benutzer mit den vorgenommenen Einstellungen berechtigen möchten,
fügen Sie die Benutzer in die Liste der zu berechtigenden Benutzer hinzu, indem Sie auf klicken.
Anschließend erscheint eine Liste unterhalb des Formulars. Sie können einen Benutzer wieder aus
der Liste der zu berechtigenden Benutzer entfernen.
Erst durch das Betätigen von Speichern werden die Mitarbeiter endgültig den Verantwortlichen zu-
gewiesen. Zur Bestätigung der Aktion erhalten Sie im Informationsbereich der Ausgangsseite eine
entsprechende Meldung.
Sie können immer nur für genau ein Verzeichnis Verantwortliche zuordnen. Unterverzeichnisse müs-
sen separat zugeordnet werden, da die Berechtigungen nicht automatisch auf niedrigere Ebenen ver-
erbt werden.
Wenn Sie auch gleichzeitig Unterverzeichnisse zuweisen wollen, verwenden Sie die Zuordnung für
Verzeichnisverantwortliche.
6.3 Anlageberechtigte
Hier können Sie einen Anlageberechtigten für die Konfiguration festlegen oder die Berechtigung ent-
ziehen.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste die gewünschte Domäne und Konfiguration aus. Mit Suche starten
erhalten Sie eine Liste der Anlageberechtigten für die vorgegebene Konfiguration.
Anlageberechtigung vergeben:
Um einen neuen Anlageberechtigten einzurichten, klicken Sie auf der Startseite Anlageberechtigte
auf Neuer Anlageberechtigter oder nach erfolgter Auflistung der Anlageberechtigten auf Neuer An-
lageberechtigter. In beiden Fällen gelangen Sie zu der gleichen Eingabemaske zum Anlegen von
neuen Anlageberechtigten.
6.4 Verzeichniskonfiguration
Hier können Sie Konfigurationsadministratoren für eine bestimmte Konfiguration verwalten. Das
heißt, Sie können nach Administratoren suchen, neue Administratoren anlegen oder bestehende Ein-
träge löschen.
Geben Sie die gewünschte Konfiguration ein, die nach den Konfigurationsadministratoren durchsucht
werden soll. Sie können auch die Anfangsbuchstaben und den Platzhalter * verwenden. Nach Klicken
des Buttons Suche starten erhalten Sie eine Liste der Administratoren für die vorgegebene Konfigu-
ration.
Konfigurationsadministrator löschen
Wenn Sie die Berechtigung entfernen wollen, aktivieren Sie die Checkbox unter löschen und klicken
Sie auf Löschen.
Ein Ändern der Berechtigung (z. B. von Lesen zu Ändern) ist nicht möglich.
Neuen Konfigurationsadministrator anlegen
Zum Anlegen neuer Konfigurationsadministratoren klicken Sie auf Neuer Konfigurationsadministra-
tor anlegen. Sie gelangen zum Eingabeformular für Konfigurationsadministratoren.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste jeweils die gewünschte Konfiguration, Berechtigungsart sowie
die Domäne und geben Sie die Benutzer-ID des zu berechtigenden Benutzers ein. Mit Hilfe der
können Sie Benutzer aus dem Mitarbeiterverzeichnis suchen und zuweisen. Durch Klicken auf Spei-
chern wird der Benutzer direkt den Administratoren zugeordnet. Wenn Sie mehrere Benutzer mit
den vorgenommenen Einstellungen berechtigen möchten, fügen Sie die Benutzer in die Liste der zu
berechtigenden Benutzer hinzu, indem Sie auf klicken. Es erscheint eine Liste unterhalb des For-
mulars.
6.5 Master-Administratoren
Hier können Sie Master-Administratoren verwalten. Es empfiehlt sich, die Anzahl der Master-Admi-
nistratoren begrenzt zu halten und auf einen bestimmten Personenkreis einzuschränken.
Master-Administrator anlegen:
Voraussetzung ist, dass Sie selbst Master-Administrator mit Änderungsrecht sind.
Klicken Sie auf den Button Neuer Admin und Sie gelangen zum Eingabeformular für neue Master-Ad-
ministratoren.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste jeweils die gewünschte Berechtigungsart sowie die Domäne und
geben Sie die Benutzer-ID des zu berechtigenden Benutzers ein. Über die können Sie Benutzer aus
dem Mitarbeiterverzeichnis suchen und zuweisen. Durch Klicken auf Speichern wird der Benutzer di-
rekt den Administratoren zugewiesen.
Wenn Sie mehrere Benutzer mit den vorgenommenen Einstellungen berechtigen möchten, fügen Sie
die Benutzer in die Liste der zu berechtigenden Benutzer hinzu, indem Sie auf klicken. Es erscheint
eine Liste unterhalb des Formulars. Sie haben die Möglichkeit einen Benutzer wieder aus der Liste
der zu berechtigenden Benutzer zu entfernen.
Über dedizierte Konfigurationseinstellungen der DIVA können bestimmte Benutzer-IDs als Master-
Administratoren ausgeschlossen werden.
Durch einen Klick auf Speichern werden die neuen Master-Administratoren angelegt. Zur Bestätigung
der Aktion erhalten Sie im Informationsbereich der Ausgangsseite einen entsprechenden Hinweis.
Master-Administrator löschen:
Sie können einen oder mehrere Administratoren von der Liste entfernen. Markieren Sie dazu die
Checkbox unter Eintrag löschen für die jeweilige Person. Bestätigen Sie abschließend Ihre Auswahl
mit Löschen.
Auf diesen Seiten können Sie die Berechtigungen für DIVA-Administratoren verwalten. Geben Sie ei-
nen Administrator ein, dessen Berechtigungen Sie anschließend löschen oder an einen anderen Mit-
arbeiter (Empfänger) übertragen oder kopieren möchten.
Das Empfänger-Feld steht nur zur Verfügung, wenn als Aktion Kopieren oder Übertragen ausgewählt
ist.
Durch Eingabe eines Administrators und durch Betätigen des Buttons Berechtigungen anzeigen er-
halten Sie eine Übersicht über dessen Berechtigungen, die Sie bearbeiten können.
7.1 Verzeichnisse
Hier erhalten Sie eine Übersicht der noch offenen Transaktionen in Ihrem Verantwortungsbereich
bezogen auf alle Tätigkeiten im Verzeichnisumfeld. Auf diesen Seiten sehen Sie im unteren Bereich
einen Index, der signalisiert, ob es noch weitere Transaktionsseiten gibt. Die Anzahl der angezeigten
Transaktionen pro Seite kann in der Konfiguration von einem Administrator festgelegt werden.
In der Dropdown-Liste Transaktionen können Sie bei Bedarf eine engere Auswahl des Transaktionsty-
pus treffen.
In der Auflistung der gefundenen Transaktionen finden Sie die Spalte Versuche. Das System führt die
Transaktionen automatisch durch und hat dafür insgesamt fünf Versuche (selbstverständlich gibt es
ebenfalls die Möglichkeit, die Transaktionen manuell durchzuführen). Scheitert die Ausführung insge-
samt fünfmal, steht in der Spalte Versuche der Wert auf 0.
Das Mond-Symbol zeigt an, dass es sich um eine Transaktion handelt, die über Nacht durchgeführt
wird. Durch Klicken auf den blauen Pfeil gelangen Sie zu den offenen Transaktionsschritten.
Die Seite Transaktionsschritte einer Transaktion, bei der noch nicht alle Schritte vollständig abgear-
beitet sind, wird geöffnet. Es wird der aktuelle Status der Transaktion angezeigt. Im Hintergrund wer-
den die Schritte weiter abgearbeitet, ohne dass sich auf der Oberfläche der Status aktualisiert. Kli-
cken Sie die Schaltfläche Aktualisieren um den Status zu aktualisieren.
7.2 Reports
Hier erhalten Sie eine Übersicht der noch offenen Transaktionen in Ihrem Verantwortungsbereich
bezogen auf alle Tätigkeiten im Bereich Reporting.
In der Dropdown-Liste Transaktionen können Sie bei Bedarf eine engere Auswahl des Transaktions-
typs treffen.
7.3 Konfiguration
Hier erhalten Sie eine Übersicht der noch offenen Transaktionen in Ihrem Verantwortungsbereich
bezogen auf alle Tätigkeiten im Bereich Konfiguration.
Im Regelfall ist die Liste der Transaktionen leer, weil die Konfigurationstransaktionen sofort verarbei-
tet werden.
Hier können Sie sich alle anstehenden Aktionen anzeigen lassen. Wählen Sie bei Bedarf noch den
Transaktionstyp aus, um zu filtern. Mit Hilfe des Kalenders können Sie das Datum für einen bestimm-
ten Zeitraum auswählen. Anschließend können Sie mit einem Klick auf den Pfeil die einzelnen
Schritte zu jeder Transaktion ausführen. Sollte es in einem Schritt einen Fehler geben, erhalten Sie
eine entsprechende Meldung. Anhand der Farbe des Fehlertextes erkennen Sie, wo der Fehler aufge-
treten ist.
7.4 Verantwortliche
Hier erhalten Sie eine Übersicht der noch offenen Transaktionen in Ihrem Verantwortungsbereich
bezogen auf alle Tätigkeiten im Bereich Verantwortliche.
Wählen Sie bei Bedarf einen Benutzer und/oder Transaktionen innerhalb eines bestimmten Zeit-
raums aus, indem Sie in den Datenfeldern einen Zeitraum spezifizieren.
Hier gibt es die beiden Typen Hinzufügen und Löschen einer Administratorkennung. Auch hier kön-
nen Sie wieder mit einem Klick auf den Pfeil die Schritte manuell ausführen.
8 Menüpunkt „Mehrfachanlage“
Die Funktionalität Mehrfachanlage soll dabei unterstützen, eine große Menge von Verzeichnissen
bzw. Verzeichnisverantwortlichen in DIVA einzutragen. Diese Seite wird nur angezeigt, wenn der Be-
nutzer Master-Admin-Rechte mit Änderungsrecht besitzt.
Für jede Art der Mehrfachanlage gibt es die Möglichkeit, diese verschiedenen Modi durchzuführen:
Ausführen
Die eingegebenen Datensätze werden sofort in eine Datenbanktabelle geschrieben. Dort werden im
Hintergrund die Plausibilitätsprüfungen durchgeführt. Sind diese erfolgreich, wird aus dem jeweiligen
Hier haben Sie die Möglichkeit, mehrere Verzeichnisse in einem Batchlauf anzulegen oder bereits
vorhandene Verzeichnisse zu importieren.
Um ein Verzeichnis anzulegen, muss der eindeutige Konfigurationsname bekannt sein. Beachten Sie
bitte, dass ein Tippfehler zu einer falschen Zuordnung führen kann, sofern es sich wieder um einen
gültigen und verwendeten Konfigurationsnamen handelt. Soll das Verzeichnis als Unterverzeichnis
angelegt werden, müssen Sie die korrekte Verzeichnis-ID des Oberverzeichnisses der gleichen Konfi-
guration angeben. Bitte geben Sie die Parameter in der Reihenfolge an, die Ihnen auf der Seite Ver-
zeichnisse Einrichten vorgegeben wird. Setzen Sie bei Auslassungen von nicht notwendigen Parame-
tern bitte trotzdem die zugehörigen Trennzeichen ein.
E-Mails versenden: Mit dieser Auswahl werden E-Mails mit allen Informationen über das/die Ver-
zeichnis(se) an die zuständigen Verantwortlichen gesendet.
Verzeichnis importieren: Mit dieser Auswahl wird ein existierendes Verzeichnis importiert und die
aktuellen Rechte in DIVA übernommen.
Auflösung (Ebenen von Gruppen): Das Listenfeld bestimmt, wie die übernommenen Ebenen von
Gruppen aufgelöst werden.
Filter (Gruppen zu Mitgliedern auflösen): Das Eingabefeld bestimmt mit regulären Ausdrücken wel-
che Mitglieder der Gruppe in DIVA übernommen werden.
Filter (Benutzer/Gruppen überspringen): Das Eingabefeld bestimmt welche Benutzer oder Gruppen
nicht übernommen werden.
Rechte im Filesystem aktualisieren: Das Listenfeld bestimmt wann die Rechte im Filesystem aktuali-
siert werden.
Ausführen: Die Schaltfläche führt die Plausibilitätsprüfung der Datensätze und die Anlage der Ver-
zeichnisse im Hintergrund durch.
Validieren: Die Schaltfläche führt nur die Plausibilitätsprüfung der Datensätze (im Hintergrund)
durch. Die Verzeichnisse werden nicht angelegt.
Zurücksetzen: Die Schaltfläche löscht die Eingaben aus dem Formular.
Hier haben Sie die Möglichkeit, die Lese-/ Änderungsberechtigungen eines Verzeichnisses in ein an-
deres zu kopieren. Bitte geben Sie die Daten in folgendem Format an:
Quell-Verzeichnis-ID (z.B.0001AA003ZZZA); Ziel-Verzeichnis-ID (z.B.0012AA014ZZZA)
Sie können festlegen, ob beim Kopieren auch zukünftige Lese-/ Änderungsberechtigte kopiert wer-
den sollen, indem Sie das Häkchen in der Checkbox neben Zukünftige Lese-/Änderungsberechtigte
berücksichtigen aktivieren.
Sie können festlegen, ob beim Kopieren auch Jeder-Berechtigungen kopiert werden sollen, indem Sie
das Häkchen in der Checkbox neben Jeder-Berechtigung berücksichtigen aktivieren.
Mit Ausführen wird die Plausibilitätsprüfung der Datensätze und das Kopieren der Berechtigungen
im Hintergrund durchgeführt.
Mit Validieren wird lediglich die Plausibilitätsprüfung der Datensätze (im Hintergrund) durchgeführt.
Die Berechtigungen werden nicht kopiert.
Mit Zurücksetzen können Sie Ihre Eingaben aus dem Formular löschen.
8.7 Protokollierung
Hier können Sie nach Ergebnissen der Mehrfachanlage suchen, wenn diese über den Modus Ausfüh-
ren bzw. Validieren durchgeführt wurde. Sie können folgende Suchkriterien eingeben:
Administrator: Tragen Sie die Domäne und die Benutzer-ID des gewünschten Administrators ein oder
suchen Sie den Benutzer über .
Batch ID: Tragen Sie die Batch ID einer Mehrfachanlage ein.
Datum von/bis: Hier können Sie den Zeitraum, in dem die Aktionen durchgeführt wurden, einschrän-
ken. Bitte geben Sie das Datum im korrekten Format TT.MM.JJJJ ein oder wählen Sie es über das Ka-
lendersymbol aus.
Mit Zurücksetzen können Sie Ihre Eingaben aus dem Formular löschen und mit Suchen eine neue Su-
che beginnen.
Werden keine Datensätze gefunden, erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Das Ergebnis Ihrer
Suche können Sie als CSV-Datei exportieren.
9 Menüpunkt „Archivierung“
Für diese Funktion ist optional und es muss eine kundenspezifische Archivierungsschnittstelle vor-
handen sein. Ohne Archivierungsschnittstelle wird dieser Menüpunkt nicht angezeigt.
Der Menüpunkt Einstellungen wird nur angezeigt, wenn der Benutzer Master-Admin-Rechte mit Än-
derungsrecht besitzt.
Sie erhalten Informationen zur Anzahl der aktuell verwalteten Verzeichnisse in DIVA und zum Spei-
cherbedarf auf dem DIVA-Client. Folgende Einstellungen können vorgenommen werden:
Transaktion „Aktualisieren Benutzerdaten in der DB“ generieren
Sie können hier eine Transaktion „Aktualisieren Benutzerdaten in der Datenbank“ generieren, falls
diese versehentlich gelöscht wurde. Mit dieser Transaktion werden die Benutzerdaten aus dem Ac-
tive Directory nächtlich mit den Daten der DIVA-Datenbank verglichen und ein Update durchgeführt.
Zielverzeichnis für Report Verzeichnisberechtigungen