GC-I-01 Instructivo Proveedores V2 - ESTE

Código: XX-X-XX
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REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES Fecha (d- m-a):
EMPRESA Página: X de X
INSTRUCTIVO EVALUACION, SELECCION Y

REEVALUACION DE PROVEEDORES
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL HSEQ
ISO9001:2008 ISO14001:2004 OHSAS18001:2007
DOCUMENTO CONTROLADO
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autorización de la empresa
Elaboró REVISÓ / APROBÓ:
Coordinador SIG Gerente

Código: XX-X-XX
1. OBJETIVO
Definir los criterios para llevar a cabo en la xxxxxxxxxx, xxxxxxxxx y xxxxxxxxxx de proveedores,
con el fin de garantizar un control en el cumplimiento de los requisitos establecidos por la
empresa.
2. ALCANCE
Aplica a los xxxxxxxxxxxx de productos y servicios de la organización que afecten la calidad, el
ambiente, la seguridad xxxxxxxxxxx de los xxxxxxxxx entregados a los clientes.
3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

 Proveedor Externo:
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
 Producto:
 Servicio
 Selección de proveedor:
 Evaluación de proveedor:
 Reevaluación de proveedor:
Elaborado por: Aprobado por:

Coordinador de xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx
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4. ACTIVIDADES
La selección, evaluación y reevaluación de proveedores, se realizará de acuerdo a los siguientes
criterios:
5. SELECCIÓN DE PROVEEDORES
5.1. SELECCIÓN DE PROVEEDORES CUANTÍA MENOR A 50 SMLMV Para la
contratación de bienes y/o servicios por cuantías menores a 50 SMLMV, se debe tener en
cuenta el precio del mercado. La selección de proveedores para la adquisición de bienes y/o
servicios por cuantías menores a 50 SMLMV es responsabilidad del ordenador del gasto de
la unidad gestora, quien al momento de adjudicar y generar las órdenes de contratación
deberá tener en cuenta los siguientes aspectos para la selección de proveedor:
 Precio más favorable: El proveedor cuenta con la oferta más económica que satisface
plenamente los requisitos establecidos para la adquisición del bien o servicio.
 Proveedor único: El proveedor es persona natural o jurídica que tiene la exclusividad o es el
único en el mercado con capacidad de prestar u ofrecer un bien y/o servicio específico en la
institución.
 Buena experiencia: El proveedor cuenta con experiencia como persona natural o jurídica en la
ejecución de contratos con la Universidad con similares o las mismas características de los bienes
y/o servicios que se desean adquirir.
 Oportunidad del servicio: El proveedor ofrece dar respuesta en el tiempo requerido por la unidad
gestora al momento de solicitar el bien y/o servicio.
5.2. SELECCIÓN DE PROVEEDORES CUANTÍA MAYOR A 50 SMLMV Para la
contratación de bienes y/o servicios por cuantías mayores a 50 SMLMV, se debe tener en
cuenta el precio del mercado. La selección de proveedores para la adquisición de bienes y/o
servicios por cuantías mayores a 50 SMLMV es responsabilidad del ordenador del gasto de
la unidad gestora, quien al momento de adjudicar y generar las órdenes de contratación
deberá tener en cuenta los siguientes aspectos para la selección de proveedor:

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Los requisitos generales de selección corresponden a:

 No estar impedido por causa de inhabilidades o incompatibilidades para contratar, especialmente
por las establecidas en la Constitución Política y en la Ley 80 de 1983.
 Estar a paz y salvo con los aportes del sistema de seguridad social integral y aportes parafiscales
que le correspondan, conforme lo establece el Art. 50 de la Ley 789 de 2002, Reforma Laboral.
 Acreditar con certificado vigente expedido por la Contraloría General de la República, que no
tiene responsabilidades fiscales que lo inhabiliten para contratar con el estado.
 Copia del Registro Único Tributario (RUT) vigente.
6.1. EVALUAR AL PROVEEDOR.
6.1.1. Evaluar al Proveedor de productos

Se evaluará al proveedor en el formato de “EVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE
PRODUCTOS”, teniendo en cuenta la siguiente valoración:
ESCALA DE VALORACIÓN
CRITERIOS
SI / NO APLICA NO
5 PUNTOS 0 PUNTOS
Posee ó está Implementando el CERTIFICADO NO ESTA
Sistema de Gestión de la Calidad. 3 PUNTOS EN CERTIFICADO NI EN
PROCESO PROCESO
5 PUNTOS 0 PUNTOS
Posee ó está Implementando el
CERTIFICADO NO ESTA
Sistema de Gestión en Seguridad y
3 PUNTOS EN CERTIFICADO NI EN
Salud Ocupacional
PROCESO PROCESO
5 PUNTOS 0 PUNTOS
Posee ó está Implementando el CERTIFICADO NO ESTA
Sistema de Gestión Ambiental 3 PUNTOS EN CERTIFICADO NI EN
PROCESO PROCESO
Ofrece sistema de crédito y/o
15 PUNTOS 0 PUNTOS
descuentos financieros
20 PUNTOS 5 PUNTOS
Tiempo de Entrega de sus
MÁXIMO CUATRO (4) MAS DE CINCO (5)
Productos (Días Hábiles)
DÍAS DÍAS
Brinda Garantía sobre sus
15 PUNTOS 0 PUNTOS
Productos.

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Tiene Personal para brindar

15 PUNTOS 0 PUNTOS
Asesoría Técnica
Tiene un Procedimiento para
resolver reclamos de forma 5 PUNTOS 0 PUNTOS
oportuna
Ofrece Servicio Posventa. Cuál? 5 PUNTOS 0 PUNTOS
Recibe los residuos de los
10 PUNTOS RECIBE
productos que vende para 0 PUNTOS
LOS RESIDUOS
disponerlos?
6.1.1.1. Evaluar al Proveedor de Servicios

Se evaluará al proveedor de servicios en el formato de “EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
DE SERVICIO”, teniendo en cuenta la siguiente valoración:
ESCALA DE VALORACIÓN
CRITERIOS
SI NO
Competencia del personal que 0 PUNTOS
20 PUNTOS
presta el servicio(Certificados para CERTIFICADOS
NO ESTA
realizar la actividad) CERTIFICADO
Ofrece sistema de crédito y/o
15 PUNTOS 0 PUNTOS
descuentos financieros
El personal está afiliado a
seguridad social y riesgos 15 PÙNTOS 0 PUNTOS
profesionales
Brinda Garantía sobre sus
20 PUNTOS 0 PUNTOS
Servicios
5 PUNTOS
0 PUNTOS
Tiene buen manejo de imagen 3 PUNTOS SI NO ES
NO TIENE BUEN
(prestigio del proveedor) RECONOCIDO
PRESTIGIO
Cuenta con los equipos necesarios 20 PUNTOS
para ejecutar el trabajo (en caso de EQUIP CERTIFICAD
ser requerido) y estos equipos 5 PUNTOS 0 PUNTOS
cuentan con certificados de EQUIPOS SIN
calibración vigentes. CERTIFICADO
El proveedor demuestra liquidez
10 PUNTOS 0 PUNTOS
para realizar el servicio
6.1.1.2. Resultado de la Evaluación al Proveedor

Se realiza una sumatoria del puntaje obtenido en cada criterio establecido en la evaluación de
proveedores de productos o servicios según aplique.
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La siguiente escala define el resultado de la evaluación para Evaluar el proveedor:

 Aprobado: 60 – 100 Puntos
 Reevaluar y Hacer Seguimiento: 40 – 59 Puntos
 Rechazado: 0 – 39 Puntos
6.2. EVALUAR EL DESEMPEÑO DEL PROVEEDOR (REEVALUACION)

La evaluación de desempeño del proveedor o reevaluación tiene como objeto, verificar el
cumplimiento en las diferentes compras realizadas en un determinado intervalo de tiempo
(trimestral inicialmente y de acuerdo a la calificación obtenida se evaluará semestral y/o
anualmente) y evaluar la capacidad para el suministro de productos que satisfagan tanto los
criterios de la organización como los establecidos por el cliente.
Una vez transcurrido el periodo de tiempo establecido para evaluar a los proveedores y utilizados
y/o consumidos los materiales, equipos, herramientas y/o servicios de las compras, el dueño del
proceso o gerente administrativo según aplique, evaluará el desempeño del proveedor en el
formato de reevaluación de proveedor de servicio o producto según aplique.
6.2.1.1. Criterios para evaluar proveedores

Para evaluar el desempeño del proveedor, tener en cuenta el nivel de importancia y los siguientes
criterios:
6.2.1.2. Criterios para evaluar proveedores de Productos

 Cumplimiento de especificaciones (CE) 20 Puntos
 Cumplimiento precios cotizados (CP) 20 Puntos
 Cumplimiento de las fechas de entrega (CF) 20 Puntos
 Atención al cliente (AC) 20 Puntos
 Nivel de reclamaciones (NR) 10 Puntos
 Compromiso con la calidad, seguridad, salud 10 Puntos
Ocupacional y ambiente en los productos o servicios ofrecidos (CCSSOA)
6.2.1.3. Criterios para evaluar proveedores de Servicios
 Cumplimiento de las condiciones y requisitos contractuales (CC) 20 Puntos
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 Cumplimiento de los tiempos de entrega acordados (CT) 20 Puntos

 Cumplimiento del pago de salarios y aportes parafiscales (CP)20 Puntos
 La facturación se ajusto a las condiciones acordadas (F) 20 Puntos
 Compromiso y cumplimiento con los requisitos (CR) 20 Puntos
del sistema de Gestión Integral
Las Ítems listados son los que aparecen en “VERIFICACIÓN DE LA COMPRA Y/ SERVICIO
según aplique, en esta se debe dejar evidencia de la valoración de cada uno los criterios
mencionados anteriormente para realizar la reevaluación del proveedor con el promedio obtenido
en las compras durante el tiempo estipulado para este proveedor.
6.2.1.4. Escala de Valoración de los Criterios

Antes de evaluar al proveedor, se debe conocer y entender la escala de valoración asignada para
cada criterio.
CRITERIOS PARA PROVEEDORES DE PRODUCTOS:
 CUMPLIMIENTO CON LAS ESPECIFICACIONES SOLICITADAS Y LOS

REQUERIMIENTOS DE NORMAS DE CALIDAD (CE)
 20 Puntos
El producto cumplió satisfactoriamente las especificaciones solicitadas y no se tuvieron
alteraciones de ningún tipo.
 10 Puntos
El producto entregado fue alterado en medidas, cantidad ó cualquier otra especificación
solicitada, sin embargo se pudo controlar la situación sin perjudicar la realización del trabajo.
 0 Puntos
El producto enviado no fue el solicitado, alterando las especificaciones requeridas causando
problemas en la realización oportuna de las actividades programadas por la organización.
 CUMPLIMIENTO EN LOS PRECIOS COTIZADOS (CP)

 20 Puntos

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El precio establecido, se mantuvo hasta la entrega del producto.

 15 Puntos
Cuando por algún error ó circunstancia imprevista se cambia el precio, pero se pacta uno de
acuerdo a la tarifa acordada sin ningún problema.
 0 Puntos:
Cuando el precio acordado, se ha modificado sin justificación alguna, afectando los intereses
económicos de la organización.
 CUMPLIMIENTO EN LAS FECHAS DE ENTREGA ACORDADAS (CF)

 20 Puntos
El tiempo de entrega del producto fue el acordado por las partes y no se presentó ningún tipo de
atraso en la entrega.
 15 Puntos
El tiempo de entrega del producto no se cumplió, pero tampoco conllevó a un retraso en el trabajo
solicitado y no causó alteraciones que perjudicaran el cumplimiento al cliente.
 0 Puntos
Cuando el tiempo de entrega no se cumplió, causando problemas en el momento de la entrega al
cliente. Se rechazó el trabajo.
 ATENCIÓN AL CLIENTE (AC)

 20 Puntos
Las solicitudes de la organización fueron atendidas en forma amable y oportuna.
 10 Puntos
La atención a la solicitud fue amable pero no de forma oportuna.
 0 Puntos
Las solicitudes de la organización no fueron atendidas ni amable ni oportunamente, por el
proveedor.
 GRADO DE COMPROMISO CON LA CALIDAD, SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y

MEDIO AMBIENTE EN LOS PRODUCTOS O SERVICIOS OFRECIDOS (CCSSOMA).
 20 puntos:
Código: XX-X-XX
Se observa en el tiempo el mejoramiento del proveedor enfocado en la entrega de productos y

servicios con calidad, se observa una tendencia a la prevención con el hombre y el medio
ambiente
 10 puntos:
Se observa mejoras en cuanto al tema pero no esta lo suficientemente acorde con la
organización.
 0 puntos:
No se observa compromiso con mejoramiento en cuanto a la calidad, seguridad, salud
ocupacional y medio ambiente en los productos que suministra.
CRITERIOS PARA PROVEEDORES DE SERVICIOS:
 CUMPLIMIENTO DE LAS CONDICIONES Y REQUISITOS CONTRACTUALES
 20 Puntos
El producto cumplió satisfactoriamente con las especificaciones y requisitos solicitados y no se
tuvieron alteraciones de ningún tipo.
 10 Puntos
El producto entregado fue alterado en medidas, cantidad ó cualquier otra especificación
solicitada, sin embargo se pudo controlar la situación sin perjudicar la realización del trabajo.
 0 Puntos
El producto enviado no fue el solicitado, alterando las especificaciones requeridas causando
problemas en la realización oportuna de las actividades programadas por la organización.
 CUMPLIMIENTO DE LOS TIEMPOS DE ENTREGA ACORDADOS

 20 Puntos
El tiempo de entrega del producto fue el acordado por las partes y no se presentó ningún tipo de
atraso en la entrega.
 15 Puntos
El tiempo de entrega del producto no se cumplió, pero tampoco conllevó a un retraso en el trabajo
solicitado y no causó alteraciones que perjudicaran el cumplimiento al cliente.
 0 Puntos

Código: XX-X-XX
Cuando el tiempo de entrega no se cumplió, causando problemas en el momento de la entrega al

cliente. Se rechazó el trabajo.
 CUMPLIMIENTO DEL PAGO DE SALARIOS Y APORTES PARAFISCALES

 20 puntos
El proveedor demuestra el pago de los salarios y aportes para fiscales
 0 puntos
El proveedor no entrega soportes del pago de salarios y para fiscales
 LA FACTURACIÓN SE AJUSTO A LAS CONDICIONES ACORDADAS

 20 Puntos
La factura contenía el precio establecido, y se mantuvo hasta la entrega del producto.
 15 Puntos
Cuando por algún error ó circunstancia imprevista se cambia el precio, pero se pacta uno de
acuerdo a la tarifa acordada sin ningún problema.
 0 Puntos:
Cuando el precio acordado, se ha modificado en la factura sin justificación alguna, afectando los
intereses económicos de la organización.
 COMPROMISO Y CUMPLIMIENTO CON LOS REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

INTEGRAL
 20 puntos:
Se observa en el tiempo el mejoramiento del proveedor enfocado en la entrega de productos y
servicios con calidad, se observa una tendencia a la prevención con el hombre y el medio
ambiente.
 10 puntos:
Se observa mejoras en cuanto al tema pero no está lo suficientemente acorde con la
organización.
 0 puntos:
No se observa compromiso con mejoramiento en cuanto a la calidad, seguridad, salud
ocupacional y medio ambiente en los productos que suministra.

Código: XX-X-XX
6.2.1.5. Calificación del Proveedor

El desempeño del proveedor, se determina de acuerdo a la siguiente escala de valoración:
 Excelente: 100 – 95 Puntos
 Bueno: 94 – 75 Puntos
 Regular: 74 – 60 Puntos
 Deficiente: Menos de 60 Puntos
6.2.1.6. Acción del Resultado de la Reevaluación del Proveedor

Los proveedores que obtengan una calificación de Excelente, Buena ó Regular, se les continuará
comprando ó solicitando los productos que ofrecen.
Los proveedores con una calificación Deficiente, se les solicitará que mejoren en los aspectos
que obtuvieron un desempeño bajo mediante comunicado escrito. Si el proveedor informa que ha
mejorado, cuando se requiera un producto de los que ofrece, se le realiza un pedido de prueba y
de acuerdo al desempeño presentado, se determina si continúa como proveedor de la
organización.
Cuando el proveedor es único y su evaluación se encuentre con una calificación deficiente, se le
informará por escrito para que mejore, pero se le continuará comprando porque en el mercado
actual no se tiene un proveedor que suministre los mismos productos.
5.1. REEVALUACIÓN DEL PROVEEDOR

Se hará en el formato “Reevaluación de Proveedores”.
Para proveedores antiguos: la reevaluación o evaluación de desempeño se hará teniendo en
cuenta el desempeño de años anteriores, así:
Calificación del proveedor Promedio de calificación Frecuencia de evaluación
Deficiente <= 60 puntos Trimestral
Regular 61-74 puntos Trimestral
Bueno 75-94 puntos Semestral
Excelente 95-100 puntos Anual
Para proveedores nuevos:

Código: XX-X-XX
A los proveedores nuevos se les reevaluará trimestralmente el primer semestre con el fin de estar
al tanto de su comportamiento.
Proveedores con calificación deficiente y regular, serán evaluados trimestralmente.
Proveedores con calificación buena serán reevaluados semestralmente, y proveedores con
calificación excelente serán evaluados anualmente.
6. RESPONSABLE
4.1 Gerente Administrativo y/o a quien se delegue
Es el encargado del proceso de compras, este deberá encargarse de todas las actividades del
proceso descritas anteriormente.
7. DESARROLLO (Actividades y/o Procedimientos del proceso de selección, evaluación y

reevaluación de proveedores)
No Actividad Registro Responsable
1 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx
8. REGISTROS
 Formato Evaluación de Proveedores de Productos
 Formato Reevaluación de Proveedores de Servicios
 Formato Evaluación de Proveedores de Servicios
 Formato Reevaluación de Proveedores

Código: XX-X-XX
CONTROL DE MODIFICACIONES Y REVISIONES

DETALLE DE LA
ULTIMA FECHA FECHA DE
MODIFICACIÓN O RESPONSABLE
REVISIÓN (D- M-A ) APROBACIÓN
REVISIÓN


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SISTEMA DE GESTION INTEGRAL HSEQ

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Elaboró REVISÓ / APROBÓ:

Coordinador SIG Gerente

3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Elaborado por: Aprobado por:

Elaborado por: Aprobado por:

Los requisitos generales de selección corresponden a:

6.1. EVALUAR AL PROVEEDOR.

6.1.1. Evaluar al Proveedor de productos

Elaborado por: Aprobado por:

Tiene Personal para brindar

6.1.1.1. Evaluar al Proveedor de Servicios

6.1.1.2. Resultado de la Evaluación al Proveedor

La siguiente escala define el resultado de la evaluación para Evaluar el proveedor:

6.2. EVALUAR EL DESEMPEÑO DEL PROVEEDOR (REEVALUACION)

6.2.1.1. Criterios para evaluar proveedores

6.2.1.2. Criterios para evaluar proveedores de Productos

 Cumplimiento de los tiempos de entrega acordados (CT) 20 Puntos

6.2.1.4. Escala de Valoración de los Criterios

CRITERIOS PARA PROVEEDORES DE PRODUCTOS:

 CUMPLIMIENTO CON LAS ESPECIFICACIONES SOLICITADAS Y LOS

 CUMPLIMIENTO EN LOS PRECIOS COTIZADOS (CP)

Elaborado por: Aprobado por:

El precio establecido, se mantuvo hasta la entrega del producto.

 CUMPLIMIENTO EN LAS FECHAS DE ENTREGA ACORDADAS (CF)

 ATENCIÓN AL CLIENTE (AC)

 GRADO DE COMPROMISO CON LA CALIDAD, SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y

Se observa en el tiempo el mejoramiento del proveedor enfocado en la entrega de productos y

CRITERIOS PARA PROVEEDORES DE SERVICIOS:

 CUMPLIMIENTO DE LAS CONDICIONES Y REQUISITOS CONTRACTUALES

 CUMPLIMIENTO DE LOS TIEMPOS DE ENTREGA ACORDADOS

Elaborado por: Aprobado por:

Cuando el tiempo de entrega no se cumplió, causando problemas en el momento de la entrega al

 CUMPLIMIENTO DEL PAGO DE SALARIOS Y APORTES PARAFISCALES

 LA FACTURACIÓN SE AJUSTO A LAS CONDICIONES ACORDADAS

 COMPROMISO Y CUMPLIMIENTO CON LOS REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

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6.2.1.5. Calificación del Proveedor

6.2.1.6. Acción del Resultado de la Reevaluación del Proveedor

5.1. REEVALUACIÓN DEL PROVEEDOR

Para proveedores nuevos:

Elaborado por: Aprobado por:

7. DESARROLLO (Actividades y/o Procedimientos del proceso de selección, evaluación y

Elaborado por: Aprobado por:

CONTROL DE MODIFICACIONES Y REVISIONES

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