1

APOSTILA DE COMUNICAÇÕES OFICIAIS

PARA O CONCURSO DA UFF
Concurseiro(a), para o assunto “Comunicações Oficiais”, deve-se estudar os capítulos I e II do Manual da
Presidência da República presentes em:
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/manual/manual.htm

Mas abaixo faremos um resumo dos assuntos presentes neste manual que podem virar questões de prova.

REDAÇÃO OFICIAL

Aspectos Gerais e Características

Redação ou Correspondência Oficial: maneira pela qual o Poder Público (artigo 37 da Constituição:
"administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do
Distrito Federal e dos Municípios) redige atos normativos e comunicações.
Características (atributos decorrentes da Constituição)
Impessoalidade: ausência de impressões individuais de quem comunica; tratamento homogêneo e
impessoal do destinatário.
Uso do padrão culto de linguagem: observação das regras da gramática formal e emprego de vocabulário
comum ao conjunto dos usuários do idioma (ausência de diferenças lexicais, morfológicas ou sintáticas
regionais, dos modismos vocabulares, das idiossincrasias linguísticas). O jargão burocrático, como todo
jargão, deve ser evitado, pois terá sempre sua compreensão limitada.
Clareza: ausência de duplicidade de interpretações; ausência de vocábulos de circulação restrita, como a
gíria e o jargão.
Concisão: transmissão de um máximo de informações com um mínimo de palavras.
Formalidade: obediência a certas regras de forma; certa formalidade de tratamento; polidez, civilidade no
próprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicação.
Uniformidade: atenção a todas as características da redação oficial e cuidado com a apresentação dos
textos (clareza da digitação, uso de papéis uniformes para o texto definitivo e correta diagramação do
texto).
Emissor: um único comunicador - o Serviço Público.
Receptor: o próprio Serviço Público (no caso de expedientes dirigidos por um órgão a outro) – ou o
conjunto dos cidadãos ou instituições tratados de forma homogênea (o público).

SUGESTÕES, CRÍTICAS | contato@focadonoedital.com.br

 2

Pronomes de Tratamento
1. Concordância dos pronomes de tratamento
Concordância verbal, nominal e pronominal: embora se refiram à segunda pessoa gramatical (à pessoa
com quem se fala ou a quem se dirige a comunicação), levam a concordância para a terceira pessoa.
Ex.: "Vossa Excelência conhece o assunto". / "Vossa Senhoria nomeará seu substituto.”
Adjetivos referidos a esses pronomes: gênero gramatical coincide com o sexo da pessoa a que se refere.
Ex.: "Vossa Excelência está atarefado." / "Vossa Excelência está atarefada."

2. Emprego dos Pronomes de Tratamento (uso consagrado):

Vossa Excelência
a) autoridades do Poder Executivo (Presidente da República; Vice-Presidente da República; Ministros de
Estado, Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; Oficiais-Generais das Forças
Armadas; Embaixadores; Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza
especial; Secretários de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais).
b) autoridades do Poder Legislativo (Deputados Federais e Senadores; Ministro do Tribunal de Contas da
União; Deputados Estaduais e Distritais; Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidentes das
Câmaras Legislativas Municipais).
c) autoridades do Poder Judiciário (Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais; Juízes;
Auditores da Justiça Militar).

Vocativo Correspondente
Chefes de Poder - Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo.
Ex.: “Excelentíssimo Senhor Presidente da República” / “Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso
Nacional” / “Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal”
Demais autoridades - Senhor, seguido do cargo respectivo.
Ex.: Senhor Senador / Senhor Juiz / Senhor Ministro / Senhor Governador.

Envelope (endereçamento)
Autoridades tratadas por Vossa Excelência:

SUGESTÕES, CRÍTICAS | contato@focadonoedital.com.br

 3

OBS. 1: em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD) para as autoridades
da lista anterior. A dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo
desnecessária sua repetida evocação.
Vossa Senhoria
a) empregado para as demais autoridades e para particulares.
Vocativo Correspondente
Senhor

Envelope

OBS. 2: fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades que recebem o
tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.
A Sua Excelência o Senhor Senador Fulano de Tal Senado Federal 70.165-900 – Brasília. DF
A Sua Excelência o Senhor Fulano de Tal Ministro de Estado da Justiça 70.064-900 – Brasília. DF
A Sua Excelência o Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10a Vara Cível Rua ABC, no 123 01.010-
000 – São Paulo. SP
Ao Senhor Fulano de Tal Rua ABC, no 123 70.123 – Curitiba. PR
OBS. 3: doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Evite usá-lo indiscriminadamente;
empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso
universitário de doutorado. É costume designar por doutor os bacharéis, especialmente os bacharéis em
Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às
comunicações.
Vossa Magnificência
a) empregado, por força da tradição, em comunicações dirigidas a reitores de universidade.
Vocativo Correspondente
Magnífico Reitor
Pronomes de tratamento para religiosos (de acordo com a hierarquia eclesiástica)
Vossa Santidade: Papa; vocativo Santíssimo Padre.
Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima: Cardeais; vocativo Eminentíssimo Senhor
Cardeal ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal.
Vossa Excelência Reverendíssima: Arcebispos e Bispos.

SUGESTÕES, CRÍTICAS | contato@focadonoedital.com.br

 4

Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima: Monsenhores, Cônegos e superiores

religiosos.
Vossa Reverência é empregado para sacerdotes, clérigos e demais religiosos.

Tabela de Abreviaturas

Fechos Para Comunicações

1. para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República:
Respeitosamente.
2. para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:
Atenciosamente.

CUIDADO!!!!! NÃO use Cordialmente, Graciosamente.

É ERRADO ABREVIAR QUALQUER UM DESSES FECHOS: Att., Atcs.

Identificação do Signatário
Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações
oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A
forma da identificação deve ser a seguinte:
Ex.: (espaço para assinatura)
Nome
Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República

OBS. 3: para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente.
Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.

SUGESTÕES, CRÍTICAS | contato@focadonoedital.com.br

 5

OBS. 4:
Não empregue PRECIOSISMOS: palavras raras, muitas vezes arcaicas, antigas, em desuso.
Não empregue NEOLOGISMOS: criação de palavra (Josefa “ta embuchada” de três meses).
Não use BREGUICES:
“Prezados”, “caros”, no vocativo;
“Em resposta...”
“Outrossim”, “Destarte”, ...
“Sem mais, subscrevemo-nos.”;
Traço para a assinatura.
“Vimos por meio desta...”
“Temos a satisfação de comunicar...”
“Nada mais havendo para o momento, ficamos à disposição para maiores informações necessárias.”
“Subscrevemos, mui atenciosamente.”
“Aproveitamos o ensejo, para protestos da mais elevada estima e consideração.”

Padrão Ofício
Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso
e o memorando. Com o fito de uniformizá-los, pode-se adotar uma diagramação única, que siga o que
chamamos de padrão ofício.
Forma Semelhante / Finalidade Diferente
Semelhanças
1. Partes:
a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede.
Exs.: Mem. 123/2002-MF Aviso 123/2002-SG Of. 123/2002-MME
b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita.
Ex.: Brasília, 15 de março de 2012.
c) assunto (resumo do teor do documento).
Ex.: Assunto: Produtividade do órgão em 2012.
d) destinatário (o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação; no ofício, deve ser
incluído também o endereço).
e) texto (padrão ofício)
Introdução - apresentação do assunto que motiva a comunicação; evite o uso das formas "Tenho a honra
de", "Tenho o prazer de", "Cumpre-me informar que”;

SUGESTÕES, CRÍTICAS | contato@focadonoedital.com.br

 6

Desenvolvimento – detalhamento do assunto; se houver mais de uma ideia, deve haver parágrafos
distintos;
Conclusão – reafirmação ou reapresentação do assunto.
OBS.: os parágrafos devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens
ou títulos e subtítulos.
Texto (mero encaminhamento de documentos):
Introdução - referência ao expediente que solicitou o encaminhamento; caso contrário, informação do
motivo da comunicação (encaminhar) indicando os dados completos do documento encaminhado (tipo,
data, origem ou signatário e assunto de que trata), e a razão pela qual está sendo encaminhado.
Ex: "Em resposta ao Aviso nº 12, de 1º de fevereiro de 2012, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de
3 de abril de 2011, do Departamento Geral de Administração, que trata da requisição do servidor Fulano
de Tal."
ou
"Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do telegrama no 12, de 1o de fevereiro de
2012, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernização de
técnicas agrícolas na região Nordeste."
Desenvolvimento – normalmente, não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero
encaminhamento.
f) fecho.
g) assinatura do autor da comunicação.
h) identificação do signatário.

2. Forma de diagramação:
Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé.
Símbolos não existentes na fonte Times New Roman - fontes Symbol e Wingdings.
Número da página - obrigatório a partir da segunda.
Impressão - possível em ambas as faces do papel; Nesse caso, as margens esquerda e direta terão as
distâncias invertidas nas páginas pares ("margem espelho"); cor preta em papel branco.
Início de cada parágrafo - 2,5 cm de distância da margem esquerda.
Margem lateral esquerda – mínimo de 3,0 cm de largura.
Margem lateral direita - 1,5 cm.
Espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo (uma linha em branco).
Sobriedade do documento.
Papel de tamanho A-4.

SUGESTÕES, CRÍTICAS | contato@focadonoedital.com.br

 7

Diferenças / Finalidade
Aviso e Ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas.
1. Aviso: expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia;
tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si.
Uso de vocativo seguido de vírgula.
2. Ofício: expedido para e pelas demais autoridades; tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da
Administração Pública entre si e também com particulares.
Uso de vocativo seguido de vírgula.
No cabeçalho ou no rodapé: nome do órgão ou setor; endereço postal; telefone e endereço de correio
eletrônico.

Exemplo de Ofício

Corpo do Texto

SUGESTÕES, CRÍTICAS | contato@focadonoedital.com.br

 8

Exemplo de Aviso

Corpo do Texto

3. Memorando: comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar
hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de
comunicação eminentemente interna; caráter meramente administrativo ou de exposição de projetos,
ideias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público.
Característica principal: agilidade. Os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento
e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação.
Forma: modelo do padrão ofício; o destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.
Ex.: Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos.

SUGESTÕES, CRÍTICAS | contato@focadonoedital.com.br

 9

Exemplo de Memorando

Corpo do Texto

Outras Correspondências
4. Exposição de Motivos: expediente dirigido ao Presidente da República ou ao Vice-Presidente
(geralmente, por um Ministro de Estado) para informá-lo de determinado assunto; propor alguma medida;
ou submeter a sua consideração projeto de ato normativo. Caso envolva mais de um Ministério, é
assinada por todos os Ministros e chamada de Exposição Interministerial.
Forma: modelo do padrão ofício, se o caráter for tão somente informativo – pode conter comentários se a
exposição submeter à consideração do Presidente da República a sugestão de alguma medida a ser
adotada.
5. Mensagem: instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos, notadamente as
mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da
Administração Pública.
Forma:
Indicação do tipo de expediente e de seu número, horizontalmente, no início da margem esquerda.
Vocativo, de acordo com o pronome de tratamento e o cargo do destinatário, horizontalmente, no início
da margem esquerda.
Texto, iniciando a 2 cm do vocativo.

6. Correio Eletrônico
Forma: um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa
definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com

SUGESTÕES, CRÍTICAS | contato@focadonoedital.com.br

 10

uma comunicação oficial. Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico
tenha valor documental, isto é, para que possa ser aceito como documento original, é necessário existir
certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.
7. Ofício Circular: segue os mesmos padrões de forma e estrutura do ofício. Entretanto, é utilizado para
tratar de um mesmo assunto com destinatários de diferentes setores/unidades; multidirecional.
8. Ata: relatório escrito do que se fez ou disse em sessão de assembleia, sociedade, júri, corporação. É o
registro claro e resumido das ocorrências de uma reunião de pessoas, com fim determinado.
9. Declaração: utilizada para afirmar a existência de um fato; a existência ou não de um direito.
10. Atestado: documento firmado por uma pessoa a favor de outra, asseverando a verdade acerca de
determinado fato. Difere da CERTIDÃO – que atesta fatos permanentes – visto que afirma convicção
sobre os transitórios.
11. Despacho: encaminhamento com decisão proferida por autoridade administrativa em matéria que lhe
é submetida à apreciação. É muito empregado na tramitação de processos. Pode conter apenas: aprovo,
defiro, em termos, de acordo ou ser redigido de forma mais complexa.
12. Edital: ato pelo qual se publica pela imprensa, ou em lugares públicos, certa notícia, fato ou
ordenança que deve ser divulgada para conhecimento das pessoas nele mencionadas e de outras tantas que
possam ter interesse pelo assunto.
13. Ordem de Serviço: uma instrução (ato interno) dada a servidor ou órgão administrativo. Encerra
orientações a serem tomadas pela chefia para execução de serviços ou desempenho de encargos. É o
documento, o ato pelo qual se determinam providências a serem cumpridas por órgãos subordinados.
14. Parecer: opinião escrita ou verbal, emitida e fundamentada por autoridade competente, acerca de
determinado assunto.
15. Portaria: empregada para formalizar nomeações, demissões, suspensões e reintegrações de
funcionários.
16. Resolução: ato emanado de autarquias ou de grupos representativos, por meio do qual a autoridade
determina, delibera, decide, ordena ou baixa uma medida. As resoluções, em geral, dizem respeito a
assuntos de ordem administrativa e estabelecem normas regulamentares. Podem expedi-las os conselhos
administrativos ou deliberativos, os institutos de previdência e assistência social, as assembleias
legislativas.
17. Apostila: averbação feita abaixo dos textos ou no verso de decretos e portarias pessoais (nomeação,
promoção, etc.), para que seja corrigida flagrante inexatidão material do texto original (erro na grafia de
nomes próprios, lapso na especificação de datas, etc.), desde que essa correção não venha a alterar a
substância do ato já publicado.

SUGESTÕES, CRÍTICAS | contato@focadonoedital.com.br