SISTEMAS DE INFORMACION

Caracas, Marzo 2008

República Bolivariana de Venezuela

Ministerio de Educación Superior

Fundación Misión Sucre

Ministro de Educación Superior

Luís Acuña

Viceministro de Políticas Académicas

Tibisay Hung

Asesor de Contenido

Profa.
Profa. Tania Salazar

Diseñadora Instruccional

Lic.
Lic. Luisa Márquez

Lic. Elena Villalba

2
UNIDADES CURRICULARES ESPECIALIZADAS

ESPECIFICACIÓN CURRICULAR

SISTEMAS DE INFORMACION

horas
Trabajo Acompañado 3
Trabajo Independiente 3
Horas por semana 6
Total horas por trimestre 84

3
4
5.
3.

4.
Estilos
Sistemas

Sistemas de
información

Información
mejora de los
2. Teoría de
UNIDAD

oportunidad de
TEMÁTICA

Organizacionales
Organizacionales

El proyecto como
requerimientos de
Análisis de los
análisis de Sistemas
1. Fundamentos de
Grales. del proceso administrativo

Elaboración de normas o procedimientos

administraciónMarco Legal y fiscal para la

Técnicas y principios de mercadeo

Conocimientos

Desarrollo económico y social

Técnicas y procedimientos contables

Identificar problemas o necesidades

Elab informes. Administ

Competencias a desarrollar

COMPETENCIAS

Elab edos financ.

proyectosFormular
Habilidades y Destrezas

Elaborar normas y procedmientos

Relaciones asertiva.s

Compromiso social

Participación en desarrollo endógeno

Actitudes y valores
 69

Tabla de Contenidos
Pág.
Programa instruccional 6
Introducción 8
UNIDAD 1 FUNDAMENTOS DE ANÁLISIS DE SISTEMAS 11
ORGANIZACIONALES
 La información como recurso organizacional. 11
 Perfil del analista de sistemas. 12
 Metodologías estructuradas para realizar el 16
análisis de sistemas de información.
UNIDAD 2 TEORÍA DE SISTEMA 19
 Concepto de sistema 20
 Características de los sistemas 21
 Parámetros de los Sistemas 21
 Tipos de Sistemas 22
 Importancia de los Sistemas de Información 24
 Sistemas Determinísticos y Sistemas Probabilísticos 25
 Subsistemas y suprasistemas 25
 Sistemas cerrados y abiertos 25
 El Proceso Administrativo 29
 Conceptos básicos 30
o Entropía 30
o Homeostasis 31
UNIDAD 3 ESTILOS ORGANIZACIONALES 32
 Las organizaciones como sistema 33
 Niveles de Administración 35
 Diagrama de contextos organizacionales 37
 Otros factores de la Organización 38
UNIDAD 4 ANÁLISIS DE LOS REQUERIMIENTOS DE 42
INFORMACIÓN
 Operacionalización de variables. 42
 Métodos interactivos. Instrumentos de recolección 44
de datos.
 Proceso de análisis. 48
 Base de datos. 52
UNIDAD 5 EL PROYECTO COMO OPORTUNIDAD DE MEJORA 61
DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
 Definiciones. 62
 Objetivos de la Planificación del Proyecto 62
 Inicio del Proyecto. 62
 Factibilidad tecnológica, económica y operativa del 65
proyecto.

 Implantación del Sistema 69

5
Bibliografía 74

6
 PROGRAMA INSTRUCCIONAL

Objetivo General

Diseñar un proyecto sistemas de información que favorezca las interrelaciones

de los subsistemas organizacionales.

Sinopsis de Contenidos:

UNIDAD I. FUNDAMENTOS DE ANÁLISIS DE SISTEMAS

ORGANIZACIONALES

Objetivo: Conocer los aspectos teóricos que fundamentan el análisis de los

sistemas organizacionales.

 La información como recurso organizacional.

 Perfil del analista de sistemas.
 Metodologías estructuradas para realizar el análisis de
sistemas de información.
 Ciclo de vida de los sistemas de información
UNIDAD II. TEORÍA DE SISTEMA

Objetivo: Conocer los sistemas organizacionales y sus interrelaciones para

conseguir las metas organizacionales.

 Concepto de sistema
 Características de los sistemas
 Parámetros de los Sistemas
 Tipos de Sistemas
 Importancia de los Sistemas de Información
 Sistemas Determinísticos y Sistemas Probabilísticos
 Subsistemas y suprasistemas
 Sistemas cerrados y abiertos
 El Proceso Administrativo
 Conceptos básicos
o Entropía
o Homeostasis
o Equifinalidad

UNIDAD III. ESTILOS ORGANIZACIONALES

Objetivo: Diferenciar los estilos organizacionales y su impacto en los sistemas

de información.

7
  Las organizaciones como sistema
 Niveles de Administración
 Diagrama de contextos organizacionales
 Otros factores de la Organización
 Estilos Organizacionales, tipos de liderazgo
 Relaciones humanas dentro de las organizaciones

UNIDAD IV. ANÁLISIS DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN

Objetivo: Realizar el levantamiento de información con métodos objetivos y

sistemáticos.

 Operacionalización de variables.
 Métodos interactivos. Instrumentos de recolección de datos.
 Proceso de análisis.
 Base de datos.

UNIDAD V. EL PROYECTO COMO OPORTUNIDAD DE MEJORA DE LOS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Objetivo: Planificar un proyecto de sistemas de información organizacionales.

 Definiciones.
 Objetivos de la Planificación del Proyecto
 Inicio del Proyecto.
 Factibilidad tecnológica, económica y operativa del proyecto.
 Implantación del Sistema.

8
 INTRODUCCIÓN

La alta complejidad y competitividad de los mercados, producto de los

continuos cambios, profundos y acelerados en un entorno globalizado, requiere
de un máximo de eficacia y eficiencia en el manejo de las empresas. Asegurar
niveles mínimos de rentabilidad implica hoy día la necesidad de un alto aporte
de creatividad destinado a encontrar nuevas formas de garantizar el éxito.

Lo primero que debe comprenderse dentro de este nuevo contexto, es la

interrelación entre los diversos sectores y procesos de la empresa. Analizar y
pensar en función de éstas relaciones es pensar de manera sistémica.
Actualmente se requiere de un trabajo en equipo que involucre tanto en la
planificación, como en las demás funciones administrativas a todos y cada uno
de los sectores o áreas de la corporación.

Ahora bien, el administrador debe ser holístico en su concepción y visión de la

empresa, ya que la Contabilidad es un subsistema dentro de la organización
que se alimenta de los insumos producidos por los demás subsistemas que
integran a la misma. En este sentido, para maximizar la utilidad de la
información, una empresa deberá administrarla de manera eficiente como lo
hace con los demás recursos. Los administradores deben comprender que los
costos tienen una estrecha relación con la producción, distribución, seguridad,
almacenamiento y recuperación de toda la información.

Es aquí donde se insertan los sistemas de información dentro de la

Administración, ya que entre las capacidades fundamentales que debe dominar
el administrador, se incluye, entre otras, la iniciación, determinación de la
viabilidad y planeación y administración de proyectos.

9
Así, el plan de formación de Administración de Misión Sucre incorpora esta
unidad curricular con la que te emprenderás en los Sistemas de Información,
teniendo como propósito facilitar las herramientas necesarias para diseñar un
proyecto sistemas de información que favorezca las interrelaciones de los
subsistemas organizacionales.

Este material instruccional está conformado por cinco unidades que te guiarán
por los aspectos que conforman esta estrategia de trabajo. En la primera
unidad encontrarán los fundamentos básicos para el análisis de los sistemas
organizacionales; en la segunda se dilucidarán los conceptos básicos y
objetivos de la Teoría de Sistemas; seguidamente en la tercera unidad se
aprenderá a diferenciar los estilos organizacionales y su impacto en los
sistemas de información.

Una vez asimilado todo esto, se pasará a la cuarta y quinta unidades donde se
profundiza en los requerimientos para la recolección de información para
planificar un proyecto de sistema de información organizacional.

10
 Unidad I

FUNDAMENTOS DE
ANALISIS DE SISTEMAS
ORGANIZACIONALES

Objetivo:
Conocer los aspectos teóricos que fundamentan el análisis de los
sistemas organizacionales.

Contenidos:

 La información como recurso organizacional.

 Perfil del analista de sistemas.
 Ciclo de vida de los sistemas de información
 Metodologías estructuradas para realizar el análisis de
sistemas de información

11
“Brevedad es el alma de
la agudeza.” William
Shakespeare

LA INFORMACIÓN COMO RECURSO ORGANIZACIONAL

Estamos viviendo en el denominado por muchos, “Siglo de la Información”, ello

se debe a la facilidad con la que cada día más personas tienen acceso a
centenares de datos que antiguamente solo se hallaban en documentos
impresos, pero que hoy gracias a la red mundial de la información, Internet,
todos podemos acceder con mucha facilidad. Cómo era de esperarse las
organizaciones no escapan de esta realidad, si la sociedad aumentó el
volumen de información que maneja, las organizaciones también; no obstante
las ventajas que actualmente ofrecen las tecnologías de la información facilitan
el almacenamiento y manejo de esas inmensas cantidades de datos.

Sin embargo, la utilización de la información no puede ser algo lento o estático

en una empresa; no solo basta con tener los datos y saber que están
almacenados en algún archivo de algún sistema informático, es imprescindible
tener acceso fácil y confiable a la información puesto que de ella dependen
gran parte de las decisiones organizacionales que se tomen. Esta panorámica
a dado lugar a nuevas exigencias tanto en la formación como en la actuación
del profesional de la información.

La información constituye un recurso básico para cualquier actividad humana,

de ahí la necesidad de que esta sea oportuna, precisa, relevante, bien
gestionada y orientada hacia los actores de los diferentes procesos
organizacionales para la toma de decisiones.

La información como un recurso de las organizaciones

Las organizaciones han reconocido, desde hace mucho, la importancia de

administrar recursos principales tales como mano de obra y las materias
primas. La información se ha colocado en un lugar adecuado como recurso
principal. Los tomadores de decisiones han comprendido que la información no
es sólo un subproducto de la conducción, sino que a la vez alimenta a los
negocios y puede ser el factor crítico para la determinación del éxito o fracaso
de éstos.

Para maximizar la utilidad de la información, una organización debe manejarla

correctamente, tal como maneja los demás recursos. Los administradores
necesitan comprender que hay costos asociados con la producción,
distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de toda información.

12
Aunque la información se encuentra a nuestro alrededor ésta no es gratis, y su
uso es estratégico para posicionar la competitividad de la empresa.
Manejo de la información generada por la computadora

La fácil disponibilidad de computadoras ha creado una explosión de

información a través de la sociedad en general y de los negocios en particular.
El manejo de la información generada por computadoras difiere en forma
significativa del manejo de datos producidos manualmente. Por lo general, hay
mayor cantidad de información por las computadoras. El costo de organizarla y
mantenerla puede crecer a tasas alarmantes, y los usuarios frecuentemente la
tratan menos escépticamente que la información obtenido por otras vías.

PERFIL DEL ANALISTA DE SISTEMAS

El Análisis y Diseño de Sistemas

Los sistemas de información son desarrollados con propósitos diferentes

dependiendo de las necesidades de la organización. "El análisis y diseño de
sistemas se refiere al proceso de examinar la situación de una empresa con el
propósito de manejarla con métodos y procedimientos más adecuados." (Senn,
1992, p.11). Se puede dividir en dos: el análisis de sistemas que comprende la
planificación, el levantamiento inicial de información y el estudio en detalle del
sistema actual para luego recomendar o estructurar las especificaciones
necesarias para el nuevo sistema; y el diseño que consiste en llevar a cabo el
sistema por medio de la clasificación y empleo de la información de manera
que se pueda ofrecer una alternativa mucho más viable.

En pocas palabras; "El análisis especifica qué es lo que el sistema debe hacer.
El diseño establece cómo alcanzar el objetivo" (op. cit., p.13) Ciertamente, todo
sistema de información debe presentar salidas en base a entradas de datos y
procesos, lo que nos dice que si deseamos entender todo lo que le ocurre a los
datos antes de llegar al usuario como información –Es decir antes de ser
interpretado por el usuario final- debemos utilizar metodologías que permiten
ver los sistemas en base a sus procesos, por lo menos en sistemas de
procesado por lotes o secuencial. Un ejemplo de ello es la metodología
estructurada. Existen muchas metodologías pero esta es la más arraigada
debido a su antigüedad. Recordemos que hace apenas dos décadas los
computadores no soportaban el multitasking (procesamiento multitarea), lo que
limitaba a procesar una pantalla a la vez, esto sólo permitía sistemas
secuenciales donde cada tarea en procesamiento comenzaba cuando la
anterior ya había terminado por completo.

Existen sistemas de información diferentes, cada uno ajustado al propósito que

se tenga. Los sistemas de procesamiento de transacciones funcionan al nivel
operacional de la organización, los sistemas de automatización de oficina y los
sistemas de trabajo de conocimiento dan cabida al trabajo a nivel de
conocimiento. Los sistemas de más alto nivel incluyen a los sistemas de apoyo
a decisiones así como a los sistemas de información gerencial. Los sistemas
expertos aplican la experiencia de los tomadores de decisiones para resolver

13
problemas específicos estructurados. Al nivel estratégico de la administración
encontramos sistemas de apoyo a ejecutivos y los sistemas de apoyo a
decisiones de grupo ayudan a la toma de decisiones al mismo nivel, en una
forma estructurada o semiestructurada.

El Analista de Sistemas

El Analista de Sistema nace de la necesidad de recopilar, desglosar, catalogar

y analizar información necesaria de una empresa para poder proponer nuevos
métodos o mejores que permitan modificar los actuales para que así aumente
el desempeño de los departamentos dentro de la organización. En toda
organización un analista se vale de la información de entrada, los procesos
modificadores y la información de salida, para así definir los procesos
intermedios y poder entender con claridad a la organización. Todos estos flujos
y procesos son estudiados sistemáticamente para poder determinar si son los
adecuados, si se deben mejorar o si deben ser reemplazados por otros más
idóneos.

Santos (1980, p.12) define las funciones del analista de sistemas para la
década de los ochenta como sigue:
"…el analista de problemas en computación deberá conocer
procedimientos para indagar sobre lo existente y para saber proponer un
verdadero sistema racionalizado, pero también deberá conocer sobre
modernos sistemas de información, base del diseño, sobre todo en
computación… Estos últimos factores son los que justifican tal
especialidad, porque realmente debieron existir los analistas de sistemas,
aunque no hubiera computadores, toda vez que siempre hubo sistemas
para organizar, que posiblemente no se difundieron porque no existieron
en importancia esos dos factores que hoy prevalecen: el computador y la
información."

La definición de analista de sistemas de Senn (1992, p. 12), agrega: "…Los

analistas hacen mucho más que resolver problemas. Con frecuencia se solicita
su ayuda para planificar la expansión de la organización…", es decir, el papel
de los analistas sobrepasa los limites impuestos por la definición inicial,
también cumplen el papel de asesores, ya sea en sistemas manuales o
informatizados, o cualquier otro sistema donde la empresa tenga que invertir en
información, después de todo esa es la razón de ser del analista. Comparando
las dos definiciones anteriores podemos notar que en veinte años no ha
cambiado la descripción de analista de sistemas, más bien se le han atribuido
nuevas características que lo definen como un ente de cambio, necesario en
cualquier organización con tendencia a crecer.

Según Senn, dependiendo de las funciones de un analista de sistemas se

puede clasificar en: Analista de sistemas, Analista y diseñador de sistemas y
analista diseñador y programador de sistemas, en donde cada uno se puede
identificar y diferenciar de los demás por las actividades que definen sus
denominaciones. También podemos clasificar a los analista de sistema como

14
Consultor, Experto de soporte y Agente de cambio, clasificación según Kendall
(1997, p.6).

Vale la pena explicar un poco la clasificación de éste último autor debido a que
no se basa en las actividades propias del analista, sino los papeles que cumple
en las fases impuestas en el paradigma Ciclo de Vida de Desarrollo de
Sistemas (CVDS) del que ampliaremos más adelante. Cuando se comienza el
CVDS el analista cumple en papel de consultor, asesorando a la empresa
sobre los mejores métodos y sistemas que se pueden emplean para la óptima
gestión de información, recomendando sistemas ya sean de tipo manual o de
tipo informático, predominando claro, los sistemas informáticos que le dan la
vida a ésta profesión. El experto en soporte se identifica con los últimos pasos
del CVDS donde el analista se desempeña en el asesoramiento de hardware y
software, basado en el conocimiento y especialmente en la experiencia.
Sirviendo el analista muchas veces de escalón para hacer que el sistema
desarrollado (no liderizado por él) tenga éxito. Como Agente de Cambio se
tiene el papel más importante y más difícil, la comunicación con empleados
dentro de la fase de recopilación de información es probable que los
empleados piensen que el sistema los va a sustituir, aunque algunas veces es
cierto, el analista debe internalizar que el cambio es en pro de la organización y
no de un grupo minoritario o sectorial. Así desarrollar sus actividades de
manera regular.

Una pregunta común sobre los analistas de sistemas es ¿Todos los analistas
deben programar?, Según Senn (1992, p.16); "…La respuesta depende de la
organización. Sin embargo, una cosa es evidente: el analista de sistemas más
valioso y mejor calificado es aquel que sabe programar.", ciertamente el
analista que tiene fuertes principios de programación sabe que se puede y que
no se puede, o que es difícil de desarrollar en un lapso de tiempo, recordemos
que todos los proyectos informáticos tienen siempre lapsos de tiempo bien
reducidos y que si no se tiene el equipo apropiado es difícil cumplir con los
plazos establecidos, lo que trae como consecuencia muchas veces la falla de
todo el proyecto. Además el analista programador tiene facilidad para
comunicar sus ideas a los constructores de código, ya que él estuvo en ese
lugar alguna vez y sabe en que forma se necesita la información al momento
de generar código.

CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS

El Ciclo de Vida del Desarrollo de Sistemas, CVDS en adelante, es un enfoque

por fases de análisis y diseño que sostienen que los sistemas son
desarrollados de mejor manera mediante el uso de un ciclo específico de
actividades del analista y del usuario. Los analistas no se han puesto de
acuerdo para decir que tantas fases debe tener un ciclo de vida del desarrollo
de sistemas, pero, por lo general, alaban su enfoque organizado. Kendall
(1997) divide el CVDS en siete fases que son las siguientes:

15
 1. Identificación de 2. Determinación de 3. Análisis de las
problemas, oportunidades los requerimientos de necesidades del
y objetivos información sistema

4. Diseño del sistema 5. Desarrollo y 6. Prueba y

recomendado documentación del mantenimiento del
software sistema

7. Implementación y
evaluación del sistema

Siendo la división de Senn (1992) la siguiente:

 Investigación preliminar.
 Determinación de los requerimientos del sistema.
 Diseño del sistema.
 Desarrollo del software.
 Prueba de los sistemas.
 Implantación y evaluación.

Comparando los dos autores podemos observar que su división de las fases
del CVDS es similar, de hecho a primera vista y sin definir cada una de las
fases, si comparamos con sus homólogas podemos notar que Senn define las
fases; Análisis de las Necesidades del Sistema Recomendado (3) y Diseño del
Sistema Recomendado (4) de Kendall en una sola fase llamada Diseño del
Sistema, la cual comprende estas dos actividades.

Simplificando aún más estas fases descritas anteriormente obtenemos el

CVDS moderno:
 Planificación del Proyecto.
 Análisis del Sistema Actual.
 Diseño del Sistema Propuesto.
 Implantación y documentación del sistema.
 Evaluación y soporte del sistema.

El CVDS es un conjunto de pasos que si bien son secuenciales no

necesariamente deben llevarse con rigidez, en cualquier momento que el
analista lo requiera puede devolverse al paso o fase anterior, de hecho, es muy
común que si en alguna fase se requiera modificar algún análisis de una fase
previa, o hasta repetir varias veces una misma tarea para comparar algún
resultado.

16
Es cierto que el CVDS es un modelo muy organizado para la programación
estructurada, pero no siempre se puede aplicar para el desarrollo de
aplicaciones, especialmente cuando empezamos a utilizar nuevas
metodologías y convenciones. Un ejemplo de ello es la dificultad de aplicar el
enfoque estructurado del CVDS para el desarrollo de una aplicación Web.
Digamos que tenemos que diseñar un periódico electrónico y que nuestra base
de datos se encuentra en un servidor A, que tenemos un servidor Web (WWW)
en otra ubicación B y que tenemos un servidor de archivos (FTP) en otro sitio
diferente C. Ya este tipo de organización lógica del sistema se sale de las
expectativas de las personas que idearon la metodología estructurada del
CVDS. Claro, con esto no digo que el paradigma no pueda adaptarse, crear
como una especie de metodología híbrida que permita combinar diferentes
herramientas, pero ya no tendría la estructura original.

METODOLOGÍAS ESTRUCTURADAS PARA REALIZAR EL ANÁLISIS DE

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Los sistemas de información se rigen por distintas metodologías, para poder

hablar de las Metodologías de los Sistemas empezaremos por definir método y
procedimiento:
Método: Son las formas o maneras de hacer las cosas.
Procedimiento: Son los pasos en orden cronológicos.

Existen diferentes metodologías para la realización de sistemas, a continuación

mencionaremos una de las mas conocidas, la MEDÍS (metodología
estructurada para el desarrollo de sistemas de información) MEDSI, es una
metodología estructurada para desarrollar sistemas de información en y para
organizaciones de cualquier tipo. Está ha sido probada con éxito en el
desarrollo de diferentes sistemas de información para la administración de la
Universidad de los Andes en Mérida (ULA), entre los que se destacan los
siguientes:
 Sistemas de información para el personal administrativo, técnico y de
servicio.
 Sistema de información de proveedores.
 Sistema de asignación de salones para una facultad.

Ahora bien entre las características resaltantes de esta metodología podemos

señalar las siguientes:
Es estructurada: Está característica se debe a dos razones esenciales: (a)
Utiliza diferentes métodos y técnicos estructuradas, que son propias de la
Ingeniería de la Programación y que han demostrado ser las más eficientes y
eficaces para el desarrollo de sistemas programados. (b) Guía paso a paso - de
arriba hacia abajo - al grupo que la aplica; explicando primero, de forma muy
genera, lo que debe hacerse, para luego entrar en los detalles, a medida que
se avanza, hasta explicar las tareas esenciales que el grupo debe llevar a cabo
para desarrollar un sistema de información.
Es completa: Cubre todas las distintas fases del ciclo desarrollo de un sistema
de información, desde la definición del proyecto hasta la implantación del
sistema en la organización.

17
Es particionada: a fin de manipular mejor la complejidad inherente a un
proyecto de este tipo, la metodología se divide en fases. Cada una de estas
fases se dividen en pasos, los cuales están orientados a algún tipo de tópico,
aspecto o elemento del sistema de información.
Es modificable y adaptable: el grupo de desarrollo puede modificar fácilmente
la metodología, bien para introducir nuevos elementos como para eliminar
algunos.

Fases de La MEDSI
Para describir las fases de la MEDSI lo haré de la siguiente forma:
 Definir el proyecto (Informe de factibilidad)
 Análisis del contexto (Informe de la situación actual)
 Definición de los requerimientos (Salidas del sistema que se quiere,
informe del sistema nuevo)
 El diseño preliminar (especificar los módulos del sistema en general).
 El diseño detallado (prototipo, paquete de diseño detallado).
 La construcción del sistema (Sistema construido).
 Pruebas del sistema (Informe de pruebas).
 La implantación del sistema (Implantación del sistema, el sistema listo;
se elimina el anterior si existía o el mismo antiguo pero trabajando con el
nuevo; esto según las especificaciones buscadas).

18
 Unidad II

TEORIA DE
SISTEMA
Objetivo:
Conocer los sistemas organizacionales y sus interrelaciones para conseguir las
metas organizacionales.

Contenidos:

 Concepto de sistema
 Características de los sistemas
 Parámetros de los Sistemas
 Tipos de Sistemas
 Importancia de los Sistemas de Información
 Sistemas Determinísticos y Sistemas Probabilísticos
 Subsistemas y suprasistemas
 Sistemas cerrados y abiertos
 El Proceso Administrativo
 Conceptos básicos
o Entropía
o Homeostasis
o Equifinalidad

19
 &·$%?¿¡!·

La vida en sociedad está organizada alrededor de sistemas complejos en los

cuales, y por los cuales, el hombre trata de proporcionar alguna apariencia de
orden a su universo. La vida está organizada alrededor de instituciones de
todas clases: algunas son estructuradas por el hombre, otras han
evolucionado, según parece, sin un diseño convenido. Algunas instituciones,
como la familia, son pequeñas y manejables; otras como la política y la
industria, son de envergadura nacional y cada día se vuelven más complejas.
Algunas otras son de propiedad privada y otras pertenecen al dominio público.
En cada clase social, cualquiera que sea el trabajo que se desempeña hay que
enfrentarse a organizaciones y sistemas.

En los tiempos que corren, se hace absolutamente necesario tomar un

enfoque más amplio de “totalidad de sistema” (holístico) a los problemas, en
lugar de caer en el atolladero de las pequeñas soluciones que sólo abarcan
una parte del problema y del sistema y que olvidan tomar en consideración
interacciones e interrelaciones con los demás sistemas. El momento del tomar
decisiones es ahora.

Entendamos un poco a través de una situación que todos conocemos. Es bien

sabido que los recursos no sólo están disminuyendo, sino que también están
mal distribuidos. Algunas naciones poseen posen grandes cantidades de
aceite, otras tienen mucho trigo. Algunas personas beben café gratuitamente,
en tanto que otras tienen que pagar precios exorbitantes por éste. Algunas
pueden respirar aire puro, mientras que otras jadean en el “esmog”. Muchos
pueden disfrutar de buena salud debido al cuidado, en tanto que otros mueren
por negligencia y mala nutrición. Debemos comenzar a poner el precio que
corresponde a productos tales como el aire, espacio, medio libre de ruido, agua
limpia, comida, calor, educación, calidad de vida y paz.

Es obvio que para resolver estos problemas se requiere una amplia visión. El
enfoque de sistemas es la filosofía del manejo de sistemas por los cuales debe
montarse este esfuerzo. En la forma verdadera del enfoque de sistema, las
soluciones deben tener éxito para todos los sistemas y para toda la gente. Los
problemas de sistemas requieren soluciones de sistemas, lo cual en este
material significa que debemos dirigirnos a resolver los problemas del sistema
mayor, con soluciones que satisfagan no sólo los objetivos de los subsistemas,
sino también la sobrevivencia del sistema global.

Ahora bien, es necesario clarificar que en el pasado y también en el presente,

muchas personas han tendido a considerar a las organizaciones como
sistemas cerrados determinísticos en lugar de visualizarlos como sistemas
semiabiertos probabilísticos, claro es mucho más fácil verlo de la primera
forma. Cambiar la perspectiva resulta una ganancia en el número y los

20
atributos de los elementos que deben considerarse al realizar el análisis de los
fenómenos que ocurren en las organizaciones y en el medio que las circunda.

Aunque parezca contradictorio, este incremento en el número de factores a

considerar, permite en múltiples ocasiones comprender y anticipar con mayor
certeza algunas de las formas en que se comportarán tanto el sistema como
los elementos que lo integran.

Antes de poner en práctica, o de proponer, un cambio en la organización (por

ejemplo nuevos procedimientos de ventas, una nueva campaña publicitaria,
etc.) el administrador deberá estudiar las posibles consecuencias del mismo,
tanto internas como externas, prestando especial atención a aquellas
relaciones entre los diversos elementos que no resultan tan obvias. Igualmente
las variaciones del medio deben ser consideradas bajo el mismo enfoque.

El término organización tiene dos acepciones: a) ordenación, asignación de

funciones; y b) toda unidad o agrupamiento humano deliberadamente creado y
modificado para lograr objetivos específicos (Pearsons, 1960). A lo largo de
este material, se contemplará la organización como un sistema enclavado en
un suprasistema y compuesto de una gran variedad de subsistemas. Además
se utilizará la palabra organización en lugar de empresa, porque esta última
generalmente tiene la connotación de lucro.

SISTEMA

Sistema dentro de los Sistemas de Información, puede definirse como un

conjunto de elementos que se encuentran interrelacionados. El punto clave de
un sistema está constituido por las relaciones entre los diversos elementos del
mismo. Para entenderlo, indiquemos que pueden existir un conjunto de
objetivos, peso si estos no están relacionados de alguna manera, entonces no
constituyen un sistema.

Los elementos de un sistema pueden ser conceptos, en cuyo caso se está

tratando un sistema conceptual. Un lenguaje es un ejemplo de sistema
conceptual. Los elementos de un sistema pueden ser objetos, como por
ejemplo una máquina de escribir compuesta de varias partes. Los elementos
de un sistema pueden ser sujetos, como los de un equipo de fútbol.
Finalmente, un sistema puede estructurarse de conceptos, objetos y sujetos,
como un sistema hombre-máquina, que comprende las tres clases de
elementos.

No obstante, algunas veces las conexiones entre los diversos elementos no

son evidentes o apreciables a primera vista y es por ello que frecuentemente
no se consideran como un sistema algunos elementos que, aparentemente, se
encuentran dispersos o que no aparecen directamente conectados. Con cierta
frecuencia es este el caso de los elementos materiales, técnicos y humanos de
una organización. Gran parte de los esfuerzos de la ciencia están dedicados a
descubrir las relaciones entre los diferentes fenómenos, a fin de establecer
sistemas que permitan no sólo explicar el universo, sino, lo que resulta más

21
importante, predecir y, por tanto, impedir o facilitar la aparición de ciertos
fenómenos.

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS

Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinación de

cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. Es un conjunto de
objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia. Los límites
o fronteras entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad.

Según Von Bertalanffy (1991) sistema es un conjunto de unidades

recíprocamente relacionadas. De ahí se deducen dos conceptos: propósito (u
objetivo) y globalismo (o totalidad).

• Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los

elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una
distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.

• Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema,

con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se
presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de
causa/efecto. De estos cambios y ajustes, se derivan dos fenómenos:
entropía y homeostasis.

• Entropía: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a

desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un aumento de la
aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta
la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de
la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o sea, la
información como medio o instrumento de ordenación del sistema.

• Homeostasis: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los

sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un
equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.

Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un

supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado
por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un
objetivo, dado un cierto número de restricciones. Los sistemas pueden operar,
tanto en serio como en paralelo.

PARÁMETROS DE LOS SISTEMAS

El sistema se caracteriza por ciertos parámetros, siendo éstos últimos

constantes arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la

22
descripción dimensional de un sistema específico o de un componente del
sistema.

Los parámetros de los sistemas son:

• Entrada o insumo o impulso: es la fuerza de arranque del sistema,

que provee el material o la energía para la operación del sistema.
• Salida o producto o resultado: es la finalidad para la cual se reunieron
elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son
las salidas, las cuales deben ser coherentes con el objetivo del sistema.
Los resultados de los sistemas son finales, mientras que los resultados
de los subsistemas con intermedios.
• Procesamiento o procesador o transformador: es el fenómeno que
produce cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en
salidas o resultados. Generalmente es representado como la caja negra,
en la que entran los insumos y salen cosas diferentes, que son los
productos.
• Retroacción o retroalimentación o retroinformación: es la función de
retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un criterio
preestablecido, manteniéndola controlada dentro de aquel estándar o
criterio.
• Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema. Está en
constante interacción con el sistema, ya que éste recibe entradas, las
procesa y efectúa salidas. La supervivencia de un sistema depende de
su capacidad de adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y
demandas del ambiente externo. Aunque el ambiente puede ser un
recurso para el sistema, también puede ser una amenaza.

TIPOS DE SISTEMAS

En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:

• Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria,

objetos y cosas reales. El hardware.
• Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e
ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es
el software.

En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:

• Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente

que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No
reciben ningún recurso externo y nada producen que sea enviado hacia
fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de
sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es
determinístico y programado y que opera con muy pequeño intercambio
de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los
sistemas completamente estructurados, donde los elementos y

23
 relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo
una salida invariable, como las máquinas.

• Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de

entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son
adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto
de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación
adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de
auto-organización.

Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados,

cumplen con el segundo principio de la termodinámica que dice que “una cierta
cantidad llamada entropía, tiende a aumentar al máximo”.

Existe una tendencia general de los eventos en la naturaleza física en dirección

a un estado de máximo desorden. Los sistemas abiertos evitan el aumento de
la entropía y pueden desarrollarse en dirección a un estado de creciente orden
y organización (entropía negativa). Los sistemas abiertos restauran su propia
energía y reparan pérdidas en su propia organización. El concepto de sistema
abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo,
del grupo, de la organización y de la sociedad.

SISTEMA DE INFORMACIÓN
Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre
sí, con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un
sentido amplio, un sistema de información no necesariamente incluye equipo
electrónico (hardware). Sin embargo en la práctica se utiliza como sinónimo de
"sistema de información computarizado".
Los elementos que interactúan entre sí son: el equipo computacional, el
recurso humano, los datos o información fuente, programas ejecutados por las
computadoras, las telecomunicaciones y los procedimientos de políticas y
reglas de operación.
Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas:

• Entrada de información: proceso en el cual el sistema toma los datos

que requiere para procesar la información, por medio de estaciones de
trabajo, teclado, diskettes, cintas magnéticas, código de barras, etc.
• Almacenamiento de información: es una de las actividades más
importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad
el sistema puede recordar la información guardad en la sesión o proceso
anterior.
• Procesamiento de la información: esta característica de los sistemas
permite la transformación de los datos fuente en información que puede ser
utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas,
que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de

24
 los datos que contiene un estado de resultados o un balance general en un
año base.
• Salida de información: es la capacidad de un SI para sacar la
información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades
típicas de salida son las impresoras, graficadores, cintas magnéticas,
diskettes, la voz, etc.

IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Cuando muchas personas se preguntan por qué estudiar sobre los sistemas de
información, es lo mismo que preguntar por qué debería estudiar alguien
contabilidad, finanzas, gestión de operaciones, marketing, administración de
recursos humanos o cualquier otra función empresarial importante. Lo que si se
puede asegurar es que muchas empresas y organizaciones tienen éxitos en
sus objetivos por la implantación y uso de los Sistemas de Información. De esta
forma, constituyen un campo esencial de estudio en administración y gerencia
de empresas. Es por esta razón que todos los profesionales en el área de
Administración de Empresas deberían o más bien deben, tomar un curso de
sistemas de información. Por otro lado es importante tener una comprensión
básica de los sistemas de información para entender cualquier otra área
funcional en la empresa, por eso es importante también, tener una cultura
informática en nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones
necesarias para que los sistemas de información logren los objetivos citados
anteriormente. Muchas veces las organizaciones no han entrado en la etapa de
cambio hacía la era de la información sin saber que es un riesgo muy grande
de fracaso debido a las amenazas del mercado y su incapacidad de competir,
por ejemplo, las TI que se basan en Internet se están convirtiendo rápidamente
en un ingrediente necesario par el éxito empresarial en el entorno global y
dinámico de hoy.
Por lo tanto, la administración apropiada de los sistemas de información es un
desafío importante para los gerentes. Así la función de los SI representa:

• Un área funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante

para el éxito empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas,
administración de operaciones, marketing, y administración de recursos
humanos.
• Una colaboración importante para le eficiencia operacional, la
productividad y la moral del empleado, y el servicio y satisfacción del
cliente.
• Una fuente importante de información y respaldo importante para la
toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes.
• Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios
competitivos que den a las organizaciones una ventaja estratégica en el
mercado global.
• Una oportunidad profesional esencial, dinámica y retadora para millones
de hombres y mujeres.

25
SISTEMAS DETERMINISTICOS Y SISTEMAS PROBABILISTICOS

Es prudente clasificar los sistemas en dos grandes grupos: determinísticos y

probabilísticos. Los primeros son aquellos cuyo funcionamiento puede
predecirse con toda certeza, mientras en los últimos existe incertidumbre al
respecto. La misma afirmación es válida con referencia al funcionamiento
pasado. El tamaño o la complejidad del sistema, no implican necesariamente
determinismo o probabilidad. A fin de entender esto, digamos que el sistema
solar constituye un sistema determinístico, pues se puede anticipar, con
mucho tiempo, su comportamiento. Por otro lado, un microorganismo
representa un sistema probabilístico pues no puede anticiparse con precisión el
camino que seguirá dentro de una gota de agua, por ejemplo.

Las organizaciones son sistemas probabilísticos, aunque existen aceleradas

fuerzas internas que tienden a convertirlos en determinísticos (por ejemplo,
procedimientos, reglamentos, etc.). Frecuentemente, los mismos miembros de
una organización consideran ésta como un sistema determinístico, cosa que
puede conducir a decisiones equivocadas. Las organizaciones se encuentran
igualmente, en un medio circundante probabilístico. Puede decirse que la
incertidumbre, está presente en todas las actividades de la organización,
aunque algunas son más inciertas que otras.

Es de destacar, que los sistemas no siempre son objetos físicos o entidades

corpóreas; realmente dependerá del propósito establecer los límites del mismo.

SUBSISTEMAS Y SUPRASISTEMAS

Para aclarar la extensión de un sistema, es necesario establecer dos nuevos

conceptos: Subsistema y Suprasistema. Se dijo que un sistema es un conjunto
de elementos que mantienen ciertas relaciones entre sí; pero cada uno de esos
elementos puede considerarse, a su vez, como un sistema en sí mismo. Por
ejemplo, en una organización existen departamentos, cada uno de los cuales
puede considerarse como un subsistema. En cada departamento,
probablemente, existen secciones; por ejemplo, en el departamento de ventas,
podría haber las secciones de ventas al mayoreo, ventas al menudeo, etc., las
cuales podrían considerarse como subsistemas de los departamentos, por otro
lado, la organización podría considerarse como un subsistema de la economía
nacional ( o sea de un suprasistema). El país puede conceptualizarse como un
suprasistema aun mayor (el mundo) y este, a su vez, como un subsistema de
un suprasistema: el universo. Entonces, el análisis debe realizarse sobre las
relaciones entre los elementos del conjunto, deberá basarse en una definición
de los límites del sistema, es decir, establecer cuáles elementos deberán
quedar incluidos dentro del conjunto. Más adelante se verá esto con más
detenimiento.

SISTEMAS CERRADOS Y SISTEMAS ABIERTOS

26
Cada sistema se encuentra en un medio circundante (suprasistema). De la
misma manera que existen relaciones entre los diversos elementos del
sistema, pueden existir tales nexos igualmente entre el sistema y el
suprasistema, se dice entonces que el sistema es abierto:

Universo
Mundo
País
Organización
Divisiones
o s
e nt
m
ta
p ar
De Secciones

Personas

Figura 1.1. Cada organización puede considerarse como un sistema enclavado dentro de
suprasistemas y compuesto, a la vez, de subsistemas.

E S E

S S
SISTEMAE
E S

Figura 1.2. Existen relaciones entre los diferentes elementos del sistema, y entre este y el
suprasistema (E: entrada; S: salida)

Lo anterior implica, como se muestra en la figura 1.2. que el sistema recibe

ciertas influencias del suprasistema y puede influir también sobre él de alguna
manera; sin embargo, en los sistemas cerrados no existe intercambio alguno
entre el sistema y el suprasistema (ver figura 1.3.). Muchos autores piensan
que los sistemas cerrados son una ficción, una entidad meramente imaginaria,
pues no existen en la realidad. Lo mismo podría decirse de los sistemas
totalmente abiertos.

27
El grado de apertura de sistemas, se refiere al monto en el cual reciben todo
tipo de influjo; pero cada sistema tiene un código que especifica los tipos de
influjo que puede aceptar. Tal código viene a servir como una especie de
barrera que impide el paso de todo tipo de entradas, ya que sólo admite a
aquellas que cubren ciertas características. Si el hombre estuviera totalmente
abierto a todos los tipos de estímulos que le llegan, no podría analizarlos pues
esto rebasaría con mucho la capacidad de su cerebro, y tal vez tendría tanta
información para analizar que se volvería loco. Lo mismo podría decirse de las
organizaciones. Entonces, el establecer ciertos códigos para realizar
intercambios con el medio circundante sirve de integración y protección a un
sistema, por ello las organizaciones, así como los seres humanos, constituyen
sistemas parcialmente abiertos.
SUPRASISTEMA

SISTEMA

Figura 1.3. Sistema Cerrado

Además, cada sistema mantiene ciertas fronteras que especifican los

elementos que quedan incluidos dentro del mismo. Dichos límites tienen por
objeto conservar la integridad del sistema, evitar que los intercambios con el
medio lo destruyan, o entorpezcan su actividad, por ejemplo una organización
actúa generalmente dentro de ciertos espacios físicos.

Las organizaciones constituyen, evidentemente, sistemas parcialmente

abiertos, en virtud de que existen múltiples interacciones entre ellas y su medio.

Comunicación

Cada sistema parcialmente abierto recibe influjos (denominados estímulos o, si

van a ser transformados por el sistema, insumos) de su medio circundante a
través de vías específicas llamadas entradas. Por ejemplo, una fábrica recibe
en sus almacenes materia prima. El almacén constituye una entrada y la
materia prima, un insumo (o estímulo).

El sistema influye en sus reacciones o respuestas (denominadas también

resultados, si es que son productos de cierta transformación) sobre el medio,
emplea vías específicas denominadas salidas, una compañía telefónica, por

28
ejemplo, otorga un servicio (resultado, reacción) a sus clientes; cada aparato
telefónico es una salida del servicio.

El intercambio de estímulos y de reacciones entre el sistema y su medio

circundante, así como entre los diversos elementos del sistema, se denomina
comunicación. La comunicación es fundamental para la vida del sistema. En
última instancia si el sistema interrumpe la comunicación con su suprasistema,
tiene asegurada la muerte. Sin embargo, esto no suele ocurrir, lo que sí puede
pasar es que el sistema no tenga suficientes entradas; de tal manera que no le
llega toda la información necesaria; por ejemplo, en una organización nadie se
ocupa de recibir información sobre las nuevas disposiciones legales, o sobre la
situación del mercado en el cual actúa, etc., desde luego es posible que a la
larga la vida de la organización se vea en peligro. Entre mayor sea la
información pertinente que posea, menor será la incertidumbre.

Sucede lo mismo con las comunicaciones entre los diversos elementos del
sistema; si la comunicación no es oportuna y eficiente el sistema no podrá
reaccionar (funcionar) adecuadamente; así cada organización debe establecer
sus canales de comunicación, tanto internos como externos, que le permitan
funcionar adecuadamente.

La Cibernética

Pero no solamente el sistema recibe información del medio circundante, sino

también de sí mismo. En otras palabras, cuando reacciona recibe
comunicaciones sobre esta reacción, se dice entonces que existe
retroalimentación o retroacción.

Puede indicarse que la respuesta se convierte en estímulo, tal como se

muestra en la figura 1.4. Esquema Básico de la Retroalimentación.

SISTEMA
Reacción o
Estímulo o Resultado
Insumo
E S

RETROALIMENTACION

Figura 1.4. Esquema básico de retroalimentación

Por ejemplo, una fábrica produce televisores a color, pero no nada más los
produce y se olvida de todo lo demás; por el contrario, le es indispensable
saber si sus aparatos funcionan correctamente y si está produciendo la
cantidad adecuada para satisfacer el mercado. Necesita retroalimentación
sobre la calidad y la cantidad de su reacción, pues de otra manera su propia
existencia está en peligro. A fin de entender mejor, con este mismo ejemplo,

29
imagínese que ocurriría si durante un año, por decir algo, produce televisores y
éstos no funcionan.

La cibernética se ha definido como la teoría del control y de la comunicación en

la naturaleza, las máquinas y la sociedad. Uno de los conceptos básicos de la
cibernética, además del de retroalimentación, es el de homeostasis, el cual se
refiere a un estado de equilibrio constante hacia el cual tienden los sistemas.
Cualquier desviación de dicho estado es percibida por el sistema, que pone en
juego cierta energía para restaurar la homeostasis.

Un ejemplo sencillo para entender esta teoría lo constituye el calentador

automático de agua, que la mayoría tenemos en nuestras casas. Se fija el
nivel deseado de temperatura (homeostasis); a medida que pasa el tiempo, el
agua va enfriándose hasta que alcanza cierto límite, llegado al cual
inmediatamente se enciende el gas y el agua empieza a calentarse; la
temperatura del líquido alcanza un límite máximo en el cual automáticamente
se suspende el suministro de gas. De esta manera cíclica puede mantenerse,
dentro de ciertos límites estrechos, el estado ideal u homeostasis que hemos
fijado. Nótese que el enfriamiento constituye una reacción del sistema, que
existe una retroalimentación constante hasta llegar al límite inferior, luego del
cual surge otra reacción (encendido del gas) y el sistema recibe
constantemente retroalimentación, reaccionando el sistema, en la forma de
apagarse el gas. Este tipo de retroalimentación se denomina negativa, porque
tiende a reestablecer la homeostasis.

Existe también la retroalimentación positiva. En este caso, el estímulo incita a

incrementar una reacción. En el ejemplo del calentador de agua, equivaldría a
un incremento en la dotación de combustible cada vez que se elevase la
temperatura lo que llevaría cada vez más a tener más calor.

Puede establecerse una similitud con algunos movimientos sociales violentos.

Ante la explotación y la tiranía se producen manifestaciones de descontento,
que son reprimidas por la fuerza, lo cual produce un descontento y así
sucesivamente hasta que estalla una revolución que puede transformar
radicalmente el sistema social.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

La cibernética mantiene estrechas semejanzas con el proceso administrativo.

Este último consiste, a grandes rasgos, en fijar un objetivo, realizar las
actividades necesarias para alcanzarlo y determinar si se alcanzó o no, a fin
de corregir las acciones si fuera el caso. Se habla así de planeación, ejecución
y control. Es necesario hacer notar, que la planeación correspondería a
establecer el estado ideal que se desea lograr (homeostasis) y que se requiere
estar recibiendo información (retroalimentación) sobre el propio desempeño
para controlar que la actividad no se desvíe, sino dentro de límites estrechos,
de lo planeado. En todas las organizaciones debe llevarse a cabo el proceso
administrativo pues de otra forma se corre el riesgo de desperdiciar múltiples
actividades y recursos.

30
La homeostasis en las organizaciones, no es necesariamente estática, por el
contrario, y aunque parezca una contradicción, se busca establecer estados
constantes dinámicos. Casi todas las organizaciones desean crecer, lo cual
implica cambios. Entonces lo que se busca que permanezca constante es el
carácter o la naturaleza del sistema. El medio circundante impone ciertas
restricciones a presiones al sistema, para resistirlas, debe adaptarse, debe
introducir alteraciones en su propia estructura o manera de funcionar, pero
tratará de conservar su esencia fundamental.

RESUMEN

Como se dijo, los sistemas se comunican con su medio circundante, así como
con los diversos elementos que integran el propio sistema; los estímulos que
reciben son transformados y analizados y dan origen a las respuestas. Una
fábrica recibe, entre otras muchas cosas, materia prima, la transforma y da
como respuesta los artículos que produce. El conductor de un automóvil
percibe que se encendió la luz en el semáforo, tal estímulo lo transforma en un
sentimiento de peligro y reacciona aplicando los frenos.

No todos los estímulos son aprovechados por el sistema, por diversas razones,
dando así lugar a desperdicios.

Precisamente, la productividad de una organización puede definirse como la

proporción entre los insumos (estímulos) que puso en juego para lograr ciertos
objetivos y los resultados (respuestas) que obtuvo.

CONCEPTOS BASICOS

Entropía:

Proceso de desorganización, desgaste en los sistemas físicos, biológicos,

sociales, etc. Cuando el sistema comienza a hacerse menos predecible, tiende
en forma natural y espontánea a desorganizarse, significando ello su muerte o
desaparición. En el caso de las organizaciones implicaría la muerte
organizacional.

Homeostasis:

Estado de equilibrio constante hacia el cual tienden los sistemas. Todo

sistema dinámico tiende a buscar su estabilidad como requisito necesario de su
existencia. En consecuencia, para algunos autores, los cambios
organizacionales son respuestas de adaptación al medio, además de ser
relativamente no planificados. Mantener las condiciones homeostáticas implica
el equilibrio organizacional.

El grado de integración que presenten las partes del sistema es medible o al

menos ordenable por la frecuencia de sus interacciones.

31
Equifinalidad:

Multiplicidad de medios para lograr los mismos fines, por tanto, se da una
selección de medios por adecuación de fines

32
 Unidad III

ESTILOS
ORGANIZACIONALES
Objetivo:
Diferenciar los estilos organizacionales y su impacto en los sistemas de
información

Contenidos:

• Las organizaciones como sistema

• Niveles de Administración
• Diagrama de contextos organizacionales
• Otros factores de la Organización
• Estilos Organizacionales, tipos de liderazgo
• Relaciones humanas dentro de las organizaciones

33
No puedes bañarte dos veces en el
mismo río,
porque otras aguas correrán bajo
esas aguas (Heráclito)

Para analizar y diseñar adecuadamente los sistemas de información, el analista

de sistema necesita comprender las organizaciones en que trabaja como
sistemas conformados por la interacción de tres fuerzas principales: los niveles
de administración, el diseño de la organización y la cultura organizacional.

Las organizaciones son sistemas grandes compuestos de subsistemas

interrelacionados. Los subsistemas sin relacionados por tres amplios niveles
de administradores que toman decisiones (operación, administración media y
administración estratégica) y que cortan horizontalmente a través del sistema
organizacional. Las culturas y subculturas organizacionales influencian la
manera en que se interrelacionan la gente en los subsistemas.

LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMA

Las organizaciones son conceptualizadas en forma útil como sistemas

diseñados para lograr metas y objetivos predeterminados por medio de la gente
y otros recursos que emplean. Están compuestas de sistemas más pequeños
interrelacionados que sirven a funciones especializadas (siendo éstos a su vez,
sistemas más pequeños) que son eventualmente integrados a través de
diversos mecanismos para formar un todo organizacional efectivo.

Es de primordial importancia comprender la organización como un todo para

definir de manera adecuada los requerimientos de información y para diseñar
sistemas de información adecuados. Todos los sistemas están compuestos de
subsistemas (que incluyen sistemas de información). Por tanto, cuando se
estudia una organización también se examinan cómo están involucrados los
sistemas más pequeños y la forma en que funcionan.

La interrelación e interdependencia de los sistemas

Todos los sistemas y subsistemas están relacionados y son interdependientes.

Este hecho tiene implicaciones importantes para las organizaciones y para los
análisis de sistemas que buscan ayudarles a lograr mejor sus objetivos.
Cuando algún elemento del sistema es cambiado o eliminado, también son
impactados el resto de los elementos y subsistemas del sistema.

34
Fronteras organizacionales

Otro aspecto de las organizaciones como sistemas es que los mismos sistemas
están contenidos entre fronteras que los separan de sus ambientes. Las
fronteras organizacionales existen en forma continua, yendo desde las
extremadamente manejables hasta las casi impenetrables. Para continuar
adaptándose y sobrevivir, las organizaciones deben ser capaces de importar
gente, materia prima e información a través de sus fronteras (entradas) e
intercambiar sus productos terminales, servicios e información, con el mundo
externo (salidas). Sin embargo, si las fronteras no están bien definidas se pone
en peligro la competitividad de la organización y disminuye el control sobre el
desempeño.

Retroalimentación del sistema para planeación y control

La retroalimentación es una forma de control de sistema. Como sistemas, toda

organización usa planeación y control para administrar sus recursos en forma
efectiva. Las salidas del sistema son usadas como retroalimentación con la
cual comparar el desempeño con los objetivos. Esta comparación ayuda a los
administradores para formular objetivos más específicos como entradas.

Ambientes para sistemas organizacionales

La retroalimentación es recibida desde el interior de la organización y del

ambiente exterior que la rodea. Cualquier cosa que este fuera de las fronteras
de una organización es considerada como un ambiente. Varios ambientes, con
diversos grados de estabilidad, constituyen el medio ambiente en donde existe
la organización.

Apertura y restrictividad de la organización

La apertura y restrictividad existen de forma continua, ya que no existe una

organización totalmente cerrada o absolutamente abierta.

La apertura se refiere al libre flujo de información dentro de una organización.

Los subsistemas tales como los departamentos creativos o artísticos son
frecuentemente caracterizados como abiertos, con un flujo libre de ideas entre
sus participantes y muy pocas restricciones sobre quién obtiene cuál
información.

Al extremo opuesto de este continuo puede estar una unidad del departamento
de defensa asignada para trabajar sobre la planeación muy confidencial que
afecta a la seguridad nacional. Cada persona necesita recibir acreditación, la
información en su momento es una necesidad y el acceso a la información se
da con base en la que “es necesario saber”.

35
NIVELES DE ADMINISTRACION

Se puede concebir la administración de las organizaciones en tres niveles

horizontales amplios; los cuales son: el control operativo, la planeación y el
control administrativo, y la dirección estratégica. Cada nivel tiene sus propias
responsabilidades, y con base en sus características, colabora en el logro de
las metas y objetivos de la organización.

Administración de operaciones

El control operativo ocupa el plano base de los tres planos administrativos. Los
gerentes de operaciones apoyan sus decisiones en una serie de reglas
preestablecidas las cuales al implantarse en forma correcta otorgan resultados
previsibles.

Los gerentes de operaciones manejan una alta certidumbre en su toma de

decisiones. Éstas afectan la implantación de los programas de trabajo, el
control del inventario, etc., es decir todo el movimiento operativo de la
organización, la cual es supervisada por la organización, quien también verifica
que las tareas básicas se ejecuten oportunamente y sin rebasar las
restricciones de la organización.

Administración Media

Esta constituye el segundo plano o intermedio de los tres niveles del sistema
administrativo. Los gerentes de mando intermedios toman decisiones sobre la
planeación y el control a corto plazo y de la forma de asignar los recursos, al
cumplir con la meta de la organización.. estos gerentes toman decisiones en
ambientes de baja certidumbre, siendo éstas de muy diversa naturaleza, desde
el pronóstico de las necesidades futuras de recursos, hasta la solución de
problemas laborales, que pedan afectar a la productividad.

Por lo general, la toma de decisiones de los gerentes de mandos medios

carece de un alto grado de estructuración, como sería la toma de decisiones de
los gerentes de operaciones. El dominio de su toma de decisiones, se puede
caracterizar por tener cierto contenido operativo y estratégico, con
fluctuaciones constantes.

Administración estratégica

La administración estratégica o logística constituye el tercero de los tres niveles

de la estructura administrativa. Los gerentes de logística se ubican más allá de
las fronteras de la organización, en el tiempo o el espacio. Su toma de
decisiones guiará a los gerentes de operaciones y de mandos intermedios en
los meses y años próximos.

Los gerentes de logística actúan bajo un clima de gran incertidumbre en la

toma de decisiones. Mediante el postulado de metas y el establecimiento de

36
estrategias y de políticas para su logro, los gerentes de logística definen a la
organización como un todo. Para ellos la amplia imagen es, donde la empresa
decide el desarrollo de nuevas líneas de productos, la separación de negocios
no redituables, la adquisición de otras compañías compatibles o simplemente,
la decisión de venta de la empresa.

Existe un fuerte contraste en la toma de decisiones desde otra perspectiva: los

planeadores estratégicos tienen objetivos de decisión múltiple, mientras que los
gerentes de operaciones son de decisión sencilla. Los responsable de la
planeación estratégica se enfrentas a problemas semiestructurados, mientras
que los gerentes de mandos inferiores se enfrentan a menudo a problemas
estructurados.

La naturaleza de las decisiones es diferente para cada uno de los distintos

niveles; para los gerentes de logística, las decisiones se presentan con
frecuencia para casos únicos; para los gerentes de operaciones, las decisiones
tienden a ser repetitivas. Al final, es estilo de decisión de los gerentes de
logística tienden hacia la heurística, mientras que los gerentes de operaciones
desarrollan un estilo netamente analítico.

Implicaciones de los niveles de administración para el desarrollo de los

sistemas de información

Cada uno de los tres niveles de administración repercute en diferentes grados

en el desarrollo de los sistemas de información para la administración.
Mientras que ciertos requerimientos de la gerencia se encuentran bien
definidos, otros son ambiguos o se sobreponen.

Los gerentes de operaciones requieren de una información interna de

naturaleza repetitiva y de bajo nivel. Son muy dependientes de la información
que manifiesta el desempeño actual y son grandes usuarios de la información
en línea, llamada de tiempo real. La necesidad de la información del
desempeño pasado y de la información periódica es bastante moderada por
parte de los gerentes de operaciones. Para ellos, tiene poco valor la
información externa que apoye proyecciones hacia el futuro o que permita la
creación de escenarios de simulación.

Lo sistemas de información diseñados para los gerentes de operaciones serán

de valor si proveen información para el control periódico de las operaciones.
Muchas veces, la información que se usa en el sector operativo, ya ha sido
generada o es de fácil visualización. Sin embargo, un sistema que se conecte
en línea con tal información, sería de gran utilidad.

Los gerentes de mandos intermedios, por otro lado, planean y controlan al

mismo tiempo, por tanto necesitan de la información inmediata como de la de
largo plazo. Debido a sus funciones, los gerentes de este nivel, tienen una
gran necesidad de información a tiempo real. Y con el fin de llevar un control
adecuado, también necesitan de la información actual del desempeño para
compararla contra los estándares establecidos.

37
Estoa gerentes también dependen mucho de la información interna. En
contraste con los gerentes de operaciones, tienen un gran interés por la
información histórica, además de toda la información que les permita
pronosticar los acontecimientos futuros, así como la simulación de diversos
escenarios.

Los gerentes de logística difieren por sus necesidades informativas de los

gerentes antes mencionados. Ellos dependen bastante de la información
externa que provee las noticias de las tendencias del mercado y las estrategias
de las corporaciones competidoras.

Puesto que las tareas de estos gerentes demandan proyecciones hacia un

futuro incierto, necesitan aquella información de naturaleza predictiva, que les
permita crear diversos escenarios de simulación; también hacen uso de los
informes periódicos, ya que son corresponsables de la adaptación a cambios
de gran dinamismo.

DIAGRAMAS DE CONTEXTOS ORGANIZACIONALES

Un sistema o subsistema, tal como existe en la organización, puede ser

representado gráficamente en varias formas. Los diversos modelos gráficos
muestran las fronteras del sistema y la información usada dentro del sistema.

Los sistemas y el diagrama de flujo de datos a nivel contexto

El primer modelo es el diagrama de flujo de datos a nivel contexto (también

llamado modelo ambiental). Los diagramas de flujo de datos se enfocan en los
datos fluyendo hacia dentro y fuera del sistema y el procesamiento de los
datos. Este diagrama utiliza sólo tres símbolos: 1) un rectángulo con esquinas
redondeadas, 2) un cuadrado con dos orillas sombradas y 3) una flecha; tal
como se muestra en la figura 1.5:

Un proceso significa que se realizan

algunas acciones o grupo de
acciones

Una entidad es una persona, grupo,

departamento o cualquier sistema
que recibe u origina información o
datos

Un flujo de datos muestra que es

pasada información desde o hacia el
proceso

Figura 1.5. Símbolos del diagrama de flujo de datos a nivel contexto

38
Los procesos transforman los datos de entrada en información de salida, y el
nivel de contenido tiene solamente un proceso que representa al sistema
completo. La entidad externa representa cualquier entidad que proporciona o
recibe información del sistema pero que no es parte del mismo. Las líneas que
conectan las entidades externas con el proceso son llamados flujos de datos y
representan datos.
Un ejemplo de un diagrama de flujo de datos a nivel contexto se encuentra en
la siguiente figura, aquí se representan los elementos básicos de un sistema de
reservaciones de una línea aérea.

Preferencias y
Vuelos disponibles
Agencia
Pasajero De viajes

Información de
Sistema de boletos
Solicitud de viaje
Reservación
De la línea
aérea

Línea
aérea

Figura 1.6. Diagrama de flujo de datos a nivel contexto para un sistema de reservación de una línea aérea

OTROS FACTORES DE LA ORGANIZACIÓN

Estilo del Liderazgo

Junto con la estructura y el diseño de la organización, el estilo del liderazgo

puede influir sobre la apertura o confidencialidad de la organización.
El liderazgo puede considerarse como la manera de ejercer la autoridad y la
habilidad para influir sobre los otros. Puede fortalecerse dentro de los
fundamentos de la organización, como el poder de recompensa y la posición de
líder; sin embargo, reside en las características particulares de cada individuo.
Cuando se evalúa al liderazgo, es necesario considerar la relación entre el líder
y sus seguidores potenciales; y asimismo, la manera cómo impacta sobre ellos

39
el estilo del líder, ya que el liderazgo no fluye en una sola dirección y los
subordinados influyen sobre los líderes, así como ocurre a la inversa.
También es importante pensar los factores circunstanciales. Un líder efectivo
diagnóstica y responde correctamente a las interrelaciones presentes entre las
características del subordinado, la conducta del grupo, la estructura del mismo
y sus tareas (así como muchas otras variables de la organización).
Entre los líderes existe una amplia gama de características, desde los
autocráticos hasta los promotores de la participación. Los líderes autocráticos
mantienen un gran control sobre el flujo de la información, retienen para sí
mismos privilegio de la última decisión y atienden incluso las pequeñas
decisiones. Las propuestas de los subordinados con frecuencia son limitadas.
Loa líderes promotores de la participación, promueven el flujo de la
información, y a menudo delegan las decisiones a sus subordinados. Buscan
un alto grado de opiniones y toleran la ambigüedad y una levada incertidumbre.
Sin importar si los líderes son autocráticos o promotores de la participación,
para ser en realidad efectivos, deben ser capaces de modificar sus estilos de
acuerdo a las situaciones cambiantes, a las tareas y a sus subordinados. A
veces, una amplia experiencia en el trabajo, el perfil profesional, los
lineamientos intergrupales, los procedimientos precisos y la predilección de la
iniciativa en el trabajo, sustituyen el liderazgo, o por lo menos, hacen que en
buena medida no sea indispensable.
Los analistas de sistemas necesitan conocer los diversos estilos de liderazgo e
identificar el estilo de quienes utilizarán el sistema de información para la
administración, así como el estilo de los que tendrán el poder de decisión sobre
su diseño e implantación. En la figura 1.7, se presenta un resumen de las
implicaciones del estilo de liderazgo para el sistema de información.
Aquellos líderes que tienen una conducta autocrática querrán que el material se
canalice sólo hacia ellos o hacia sus asistentes, más que compartirlo con los
demás. Los autócratas mantienen menos consultas con otros que toman las
decisiones de la organización y, en consecuencia, pocos serán los usuarios
que necesiten involucrarse con el sistema de información.
Los líderes promotores de la participación típicamente delegan
responsabilidades y esperan que sus subordinados lleven por su cuenta el
seguimiento de las tareas. Estos líderes desearán que los sistemas permitan
acceso de grandes volúmenes de información de numerosos usuarios, con lo
cual se facilite una amplia difusión de las salidas del sistema.

RELACIONES HUMANAS DENTRO DE LAS ORGANIZACIONES

Las personas que protagonizan papeles en la organización, expresan mediante

ellos sus propias personalidades y su metas individuales. La gente crea,
mantiene y desintegra las organizaciones a través de sus relaciones con los
demás.

40
Para que las organizaciones funcionen, los humanos tienen que relacionarse.
La fuerza y la profundidad de las relaciones dentro de una organización puede
variar, pero los gerentes con éxito reconocen, y en consecuencia actúan con
base en el concepto de que la participación dentro de una organización debe
ser mutuamente benéfica, tanto para la organización como para el individuo.
Cualquier estrategia que se utilice para motivar, tomará en cuenta la idea de
que los seres humanos cuentan con necesidades interpersonales de afecto,
consideración y control, que les sirven como fuerzas de motivación para
cumplir con los grandes compromisos de tiempo y de esfuerzo requeridos
dentro de las organizaciones.
Las organizaciones se operan por y para los seres humanos, quienes son los
que establecen las relaciones interpersonales. Es importante estar consciente
de que los individuos difieren, y pueden reconocerse ciertas diferencias en el
diseño de los sistemas informáticos. Dentro de las diferencias tenemos las
preferencias por la cantidad de información, no todos los usuarios necesitan
recibir cada uno de los reportes, y las preferencias por la oportunidad lo cual
dependerá de las tareas del usuario y de su personalidad. Finalmente, los
analistas de sistemas deben estar conscientes que los sistemas informáticos
para la administración, pueden, y de hecho cambian, las relaciones
interpersonales, así como la forma en que las personas interactúan.

41
 UNIDAD IV

Análisis de los
Requerimientos de
Información

Objetivo:
Realizar el levantamiento de información con métodos objetivos y
sistemáticos.

Contenidos:
 Operacionalización de variables.
 Métodos interactivos. Instrumentos de recolección de
datos.
 Proceso de análisis.
 Base de datos.

42
 “Las oportunidades
pequeñas son el
principio de las grandes
empresas.”

OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES

Se entiende por variable a las características de un objeto, ente o situación que

es capaz de modificarse en extensión y naturaleza de uno a otro objeto, ente o
situación. Dicho de otro modo es una característica que varía de un objeto a
otro, que no permanece constante y como consecuencia de esto sirve para
caracterizar (singularizar) un objeto o grupo de ellos. Las variables son
características observables de entes, seres, sujetos que adoptan distintos
valores o se pueden formular en jerarquías o categorías.

Un primer aspecto que debe ser considerado al analizar los problemas que se
presentan con las variables, su delimitación y definición es el relativo a su
distinción con el ente, objeto o situación a la que pertenecen. La variable es
una propiedad no el objeto en sí, las variables son cualidades. Por ejemplo, el
personal no es propiamente una variable, es un componente o factor a estudiar
a través de sus manifestaciones o características. Las características del
personal podrían ser experiencia profesional, nivel de formación, capacidad
para comunicarse, capacidad para trabajar en equipo, entre otros.

La operacionalización

Definir operacionalmente una variable significa descomponerla en sus

elementos constitutivos, de manera que permitan aprehenderla en sus
manifestaciones concretas o empíricas para hacerla observable y si es posible
cuantificable, es decir, medible, o mejor dicho descriptible y aprehensibles a la
persona que requiere estudiarla.

La definición operacional de la variable en algunos casos es dificultosa porque

el nivel de generalización y abstracción inicial de las variables no es siempre
objeto de una interpretación homogénea, generando por lo tanto variadas
acepciones. Los problemas se aumentan porque es necesario que haya
absoluta correspondencia entre la variable y la información última a ser
recogida. Tomemos por ejemplo: Evaluar la calidad del departamento de
Recursos Humanos de la una organización X, la dificultad estaría en delimitar
la información que permita evidencia la calidad y que sea aceptado por los
involucrados con dicho departamento y dicha organización, a fin de precisar

43
sus dimensiones e indicadores que la hagan comprensible o al menos, se
arribe a un acuerdo sobre su significado entre los interesados.

La operacionalización de variables también se conoce por el nombre de

subvariavilización. Este proceso de precisión de la variable para hacerla más
tangible y comprensible, no es otra cosa que buscar la forma para establecer
con precisión las distintas aristas que conforman la variable, de modo que se
muestre menos abstracta que en su definición nominal.

Para operacionalizar una variable se debe cumplir como mínimo con estos tres
pasos: definición nominal, definición real y la definición operacional. El
primer paso es la definición nominal o representación del concepto, que no es
otra cosa que la definición teórica de la variable, lo cual puede hacerse
mediante la revisión bibliográfica o con expertos en el tema que se aborda. Una
vez que se ha definido la variable conceptualmente, se procede a precisar sus
dimensiones que es la tarea del segundo paso.

El segundo paso, la definición real de la variable consiste en generar o derivar

de la variable en su definición nominal las dimensiones que permitan hacerla
menos abstracta y más comprensible. Este paso consiste en concretar la
variable en sus partes con propósitos eminentemente prácticos. Lo importante
para obtener la definición real es precisar las dimensiones en las cuales se
pueden apreciar esas manifestaciones concretas que la conforman, teniendo
claro que esas dimensiones deben ser perfectamente diferenciables una de
otra.

El tercer y último paso es la derivación de indicadores o definición operacional.

La meta de este paso es encontrar indicadores válidos que representen cada
dimensión o la variable en su conjunto, se trata aquí de encontrar información
precisa que sirva observar y cualificar o cuantificar la variable. Sin embargo
aclaremos a que llamamos indicador. El indicador es la evidencia última de una
variable, las cuales pueden traducirse en enunciados para ítemes de un
instrumento de observación, registro, medición, análisis o evaluación. En otras
palabras, un indicador es una evidencia tangible, empírica, concreta y
representativa de la dimensión o de la variable objeto de estudio.

Una definición operacional constituye el conjunto de procedimientos que

describe las actividades que un observador debe realizar para recibir las
impresiones sensoriales, las cualas indican la existencia de un concepto
teórico en mayor o menor grado. En otras palabras, especifica qué
actividades u operaciones deben realizarse para medir o recoger una
variable.

Indicadores
Variable Dimensiones
Definición
Nominal

Definición Definición
Real Operacional
44
Métodos interactivos. Instrumentos de recolección de datos

La utilización de métodos de investigación, tales como la observación, la

entrevista y el cuestionario, son cruciales en el análisis de los requerimientos
del sistema, sin embargo estos instrumentos de recolección de información no
se aplican a todos los miembros de la población de la cual se recolecta la
información, para ello los analistas pueden tomar estas decisiones con base en
un enfoque estructural llamado muestreo.

Muestreo

El muestreo es el proceso de seleccionar sistemáticamente elementos

representativos de una población. Cuando estos elementos seleccionados son
examinados de cerca, se supone que el análisis revelará información útil
acerca de la población como un todo. El analista de sistemas tiene que tomar
una decisión sobre dos puntos importantes. Primero, hay muchos reportes,
formas, documentos de salida y memorandums que han sido generados por los
miembros de la organización. ¿A cuáles de éstos debe prestar atención el
analista de sistemas y cuando les debe ignorar?

Segundo, gran cantidad de empleados pueden ser afectados por el sistema

propuesto. ¿A qué personas debe entrevistar el analista de sistemas, buscar
información por medio de cuestionarios y observar en el proceso de llevar a
cabo sus papeles de toma de decisión?

La necesidad del muestreo

Hay muchas razones por las que un analista de sistemas quiera seleccionar
una muestra representativa de los datos a examinar, o personas
representativas a entrevistar, aplicar cuestionarios u observar. Ellas incluyen:
1. Los costos contenidos
2. La agilización de la recolección de datos
3. La mejora de la efectividad
4. La reducción de la ascendencia

El examen de cada papel y el hablar con todos los miembros de una

organización podría ser demasiado costoso para el analista de sistemas. El
muestreo ayuda a acelerar el proceso, recolectando datos seleccionados en
vez de todos los datos de la población completa. Además al analista le es
evitado el problema de analizar todos esos datos de la población.

El analista debe seguir cuatro pasos para diseñar una buena muestra:
1. Determinar los datos a ser recolectados o descritos: Las tareas y
responsabilidades del analista de sistemas en este punto son identificar
las variables, atributos y conceptos de datos asociados que necesitan
ser recolectados en la muestra. Se deben considerar los objetivos del
estudio, así como el tipo de método de recolección de datos
(observación, entrevista, etc.) a ser usados.

45
 2. Determinar la población a ser muestreada: el analista de sistemas debe
determinar cual es la población. En el caso de datos relevantes, necesita
decidir tipo y cantidad, por ejemplo si requiere los reportes de dos meses
o de todo un año.
3. Seleccionar el tipo de muestra: Existen varios tipos de muestras, las más
empleadas para el análisis de sistemas son: por conveniencia,
intencionadas, aleatorias simples y aleatorias complejas. Cada una de
estas tiene sus especificaciones estadísticas para aplicarlas.
4. Decidir el tamaño de muestra: El tamaño de la muestra depende de
muchas cosas, algunas puestas por el analista de sistemas, algunas
determinadas por lo que se sabe acerca de la población misma y otros
factores imperantes.

Tipo de Información Buscada en la Investigación

El analista de sistemas busca hechos y cifras, información financiera, contextos

organizacionales y tipos de documentos y problemas mediante el muestreo e
investigación de datos relevantes:

Los datos relevantes acumulados en registros Hechos y cifras

proporcionan información que no puede ser Contexto organizacional
obtenida por medio de otros métodos, tales como Información financiera
las entrevistas o la observación. Todo el material Tipos de documentos y
que se vaya a revisar debe comprenderse, es problemas
decir, saber para que fueron producidos, que
significado tienen y por qué han sido
conservados.

Tipos de datos impresos

El analista de sistemas necesita examinar ciertos

datos impresos puesto que ellos proporcionan datos que no se encuentran por
medio de ningún otro método de recolección de información. Entre los datos
impresos que el analista puede revisar se encuentran:

 Reportes usados para la toma de decisiones

Documentos  Reportes de desempeño
cuantitativos  Registros
 Formas para capturar los datos

 Memorandums
 Consignas en un tablero de noticias o en
Documentos
áreas de trabajo
cualitativos
 Manuales
 Manuales de políticas

46
Instrumentos de Recolección de Datos

Un instrumento de recolección de información es el recurso del que se vale el

analista de sistemas para acercarse a la realidad de su organización y recoger
información acerca de ella de manera ordena y sistemática. De acuerdo al tipo
de información que e quiera recabar dependerá el instrumento que se
seleccione y emplee.

Los instrumentos de recolección de datos son el

mecanismo por medio del cual el analista de
sistemas se relaciona con los diferentes elementos
de su organización para obtener los datos
necesarios que le permitan diseñar un sistema de
información.

La entrevista

Una entrevista para la recolección de información es una conversación dirigida

con un propósito específico que usa un formato de preguntas y respuestas. En
la entrevista se quiere obtener la opinión del entrevistado y sus sentimientos
acerca del estado actual del sistema, los objetivos de la organización, los
personales y los procedimientos informales.

Antes que todo, observe las opiniones de la persona a la que está

entrevistando. Las opiniones pueden ser más importantes y más reveladoras
que los hechos. También es importante considerar losa objetivos
organizacionales, los objetivos son información importante que puede ser
recogida con entrevistas. Los hechos que se obtienen de los datos relevantes
pueden explicar el desempeño pasado, pero los objetivos proyectan el futuro
de la organización.

Pasos para preparar la entrevista

Los principales pasos que se deben considerar al momento de planificar una

entrevista son:
1. Lectura de material de fondo: Esto consiste en buscar información sobre
el entrevistado y su organización. Sensibilizarse con el lenguaje que
usan los miembros de la organización para que la información que
recoja tenga para usted el mismo significado que para el entrevistado.
2. Establecimiento de los objetivos de la entrevista: Con la información de
fondo que recopilada y las necesidades que se tienen de información se
establecen los objetivos de la entrevista.
3. Decidir a quien entrevistar: Decida quien es la persona más pretiñen
para obtener cada información; trate de incorporar personal de los
diferentes niveles.
4. Prepare al entrevistado: Es importante informar con anticipación a las
personas que serán entrevistadas, para coordinar fecha, duración y para

47
 comunicar el asunto de la entrevista, así la persona organiza sus ideas
al respecto.
5. Decida sobre tipos de preguntas y estructuras: De acuerdo a los
objetivos trazados y al tipo de información que se pretende recabar se
decide por el tipo de pregunta que se realizarán. Evite hacer muchas
preguntas cerradas puesto que para eso es más preciso usar un
cuestionario.

El cuestionario

Los cuestionarios son una técnica de recopilación de información que permite

que los analistas de sistemas estudien actitudes, creencias, comportamientos y
características de varias personas principales en la organización que pueden
ser afectadas por los sistemas actuales. Las respuestas obtenidas mediante
cuestionarios usando preguntas cerradas pueden ser cuantificadas. Las
respuestas a cuestionarios que usan preguntas abiertas son abalizadas e
interpretadas de otras formas. Las preguntas sobre actitudes y creencias son
notablemente sensibles a la redacción escogida por el analista de sistemas.
Adicionalmente, los cuestionarios pueden ser usados para determinar que tan
amplio o limitado es en realidad un sentimiento expresado en una entrevista.
En forma inversa, los cuestionarios pueden ser usados para investigar a una
gran muestra de usuarios de sistemas, para tratar de encontrar problemas o
recoger cosas importantes antes de que las entrevistas sean realizadas.

Pasos para elaborar el cuestionario:

Al igual que en la entrevista es importante fijar los objetivos, determinar a

quienes se les va a aplicar el cuestionario, etc. Sin embargo lo más resaltante
es considerar cuando es indicado aplicar un cuestionario:
1. Las personas a quienes necesita preguntarles están ampliamente
dispersas (diferentes sucursales de la misma corporación)
2. En el proyecto de sistema están involucradas gran cantidad de
personas y tiene sentido saber qué proporción de un grupo dado
aprueba o desaprueba una característica particular del sistema
propuesto.
3. Se está haciendo un estudio exploratorio y se quiere medir la opinión
general antes de darle al proyecto de sistema una dirección específica.
4. Se desea asegurarse de que cualquier problema con el sistema actual
está identificando y atacado en las entrevistas de averiguación.

La observación

Para cualquier tipo de investigación se comienza con la observación. La

utilización de toda técnica comienza con la observación y termina con ella. Aun
cuando las ciencias hayan alcanzado considerable desarrollo, la simple forma
de ver y oír, dice un conocido autor, no ha podido ser reemplazada, sino sólo
complementada y ayudada.

48
Básicamente, la observación se puede hacer relativa a:
 Hechos
 Experimento, y
 Registros.

Observación de hechos actuales

Los técnicos Goode y Hatt citados por Gómez (1997) consideran que existen
dos formas principales de observación:
De participantes, y
De no participantes.

La observación de participantes tiene la ventaja de que los datos obtenidos

corresponden mejor a una actuación espontánea del grupo observado, que no
cambia su conducta ni en un sentido ni en otro; además los datos obtenidos
pueden ser mucho mejor interpretados y buscados, por el mayor conocimiento
que se tiene del medio. La desventaja principal es que pueden escaparse al
observador diversos datos que se han conjugado con muchos defectos y
condiciones que, por lo mismo, le pasan ya inadvertidos.
Observación experimental

La experimentación requiere tener control sobre los elementos del problema,

estar en condiciones de hacer variaciones de voluntad. Al establecer un nuevo
sistema experimental, éste puede considerarse como una fuente valiosa de
datos dentro de la observación, ya que este sistema no se impone
definitivamente, sino se deja en la posibilidad de corregirlo y aun de suprimirlo.

Observación a través de registros

Se refiere a todo al material escrito que existe en la empresa y que es

considerado como un medio de control, ya sea contable, estadístico y de otra
naturaleza. Su registro se lleva sistemáticamente. Esta observación puede ser
sobre instructivos, procedimientos, etc. Por lo mismo, este tipo de
observaciones se clasifica de acuerdo con el tipo de registros de que se traten.
 Registros contables
 Registros estadísticos
 Registros administrativos

PROCESO DE ANÁLISIS

La tarea del analista parece ser sencilla, sin embargo su aplicación resulta
difícil. La razón para esto puede comprenderse con facilidad. Nos encontramos
ante una gran complejidad al tratar de analizar las relaciones recíprocas de
niveles múltiples de autoridad, responsabilidad, talentos, conocimientos,
capacidades, experiencias y resultados de los sistemas. No obstante el
analista de sistemas debe comenzar su trabajo en algún punto y, aún cuando la
tarea parezca ser abrumadora existe una razón que puede ayudar a descubrir
un método de análisis utilizable. El concepto clave en el método de análisis de
sistemas es evaluar el funcionamiento de cada sistema, tomando en cuenta la
perspectiva de la razón de la existencia de la organización.

49
El proceso de análisis debe sustentarse en la cantidad de hechos con que se
cuente para la evaluación, en la medida que el analista clasifique estos hechos,
comenzará a observar que algunos de ellos no encajan en el diseño del nuevo
sistema. Pero hasta que haya terminado sus análisis se sabrá qué hechos son
valiosos y cuáles no. El proceso de análisis puede resumirse en las acciones
siguientes:
 Piense audazmente.
 Proporcione su imagen completa.
 Capture las ideas.
 Pruebe sus ideas.
 Diseñe el nuevo sistema.
El siguiente cuadro muestra la analogía del proceso con el método clásico
para el análisis de sistemas.

Piense Audazmente

La mayoría de los analistas de sistemas realizan sus acciones a través de

patrones de hábitos convencionales, lo cual resulta cómodo. Pero para lograr
desarrollar un poder analítico se debe sacudir ese pensamiento tradicional; a
este respecto los psicólogos dicen que vemos y consideramos las cosas desde
un "marco de referencia" personal. Para un análisis eficiente se debe romper el
viejo marco de referencia.

Una forma de romper ese marco de referencia es pensar con audacia, ser
radical. Muchas veces las ideas más descabelladas resultan ser las mejores
soluciones. En estos casos es conveniente ponderar los supuestos básicos y

50
necesariamente se debe comenzar con las palabras: ¿POR QUÉ? ¿POR
QUÉ? ¿POR QUÉ?

Antes de estudiar el viejo sistema, se debe seleccionar su ciclo exacto del

sistema. Tiene un principio y un fin y un cierto número de puntos intermedios
de procesamiento.

La investigación debe comenzar en el principio del ciclo. Luego seguirla a

través de varias etapas de procesamiento hasta el final. Primero analizar el
ciclo del sistema desde atrás, enfocar la atención en los resultados finales y
empezar a trabajar desde ahí hacia el frente, hacia el principio.

Este proceso mental ayuda a romper con el viejo marco de referencia. Esa es
una manera de destruir los límites del actual marco de referencia, que ayudará
a pensar claramente.

¡Hay que recordar que las variables nos cuestan pesos, mientras que las
constantes cuestan centavos!

Identifique las excepciones. Al sondear los viejos sistemas puede encontrar

que muchas actividades se hacen por excepción, ya que no se prestan por si
mismas a entrar en la rutina regular.

Por ejemplo, los teléfonos celulares, se dirigiría a consumidores de clase

media-alta, sin embargo como se mencionamos se debe romper con ese marco
de referencia los consumidores primarios de telefonía celular es la gente de
clase baja ya que no cuentan con teléfonos convencionales.

Proporcione La Imagen Completa

Un analista de sistemas efectivo siempre tiene un diagrama de flujo maestro

colgado en la pared de su oficina. Mientras está haciendo un trabajo de
análisis, mira de cuando en cuando este cuadro.

Así puede relacionar los detalles que está tomando en cuenta que ahora se
encuentran dispersos sobre su escritorio con la imagen total que cuelga de la
pared.

Si su sistema contiene hojas de trabajo, formas piratas o aún una llamada

telefónica, las muestras, fijándolas en el tablero, como un acordeón.

Capture las Ideas

Una vez que ha introducido una gran cantidad de hechos en su mente,

después de que ha dado tiempo para su gestación, las ideas comenzarán a
fluir. Pero ellas no respetan el tiempo. Pueden surgir durante las horas de
trabajo, pero puede que no.

Pueden presentarse mientras se encuentran en la playa, manejando, o justo

antes de dormir o soñando.

51
Siempre que se presente hay que capturarlas, escribirlas rápidamente. Siempre
se debe tener a la mano lápiz y block de notas.

Nunca hay que decir luego la escribo, porque se olvida. Se tiene que escribir en
cuanto se tiene. Cuando se cree que se tiene una idea valiosa, se debe
probar, comentándola con otros. Se debe pedir opinión sobre su valor y
permitir que la juzguen. Si no va a funcionar, es mejor que se sepa ahora.

Pruebe sus Ideas

A mitad del análisis, siempre se ocurren muchas ideas. Se deberá preguntar:

¿Son realmente buenas estas ideas? ¿Podrán soportar la crítica de la gente

que de hecho tiene que aplicarlas?

Se tiene que asegurar, pidiendo opiniones la gente puede ayudar a diferenciar

las ideas que parecen buenas, pero que no funcionarán, de aquellas que son
fundamentalmente buenas.

Exponer el problema. Aunque uno piense que ya se examinaron todos los

hechos que se encontraron durante la investigación, también se debe comentar
con la gente involucrada, contándoles algunas de las cosas que se
encontraron.

Ellos pueden sugerir. Si ya se tiene alguna solución de cualquier forma

preguntar si ellos tienen alguna otra, que pudiera ser la misma.

En el proceso de investigación y análisis se pueden encontrar problemas y

pensar alguna forma de resolverlos parcialmente, mediante una nueva forma o
se pueden desarrollar un cierto número de diagramas de flujo pero no se sabe
con certeza etapas son necesarias. Hay que comentarlas con alguien objetivo
o a una persona que identifique bien el problema, que sepa lo que realmente
esta pasando.

Cuando preguntemos a otras personas su opinión no debemos molestarnos si

critican nuestra idea. En realidad, nos están haciendo un favor. Pueden evitar
que cometamos errores que realmente no queremos cometer. Se deben
escuchar todas las razones sobre él por qué algunas partes del plan no
funcionarán.

Criterios Básicos para el Análisis de Sistemas

El análisis consiste en separar las funciones esenciales, es decir diferenciar

entre lo que se debe hacer y lo que se hace. Un criterio común para realizar
esta tarea radica en la conveniencia de invitar a todos aquellos interesados a
hacer comentarios sobre el sistema. El análisis no es un trabajo de una
persona; cuanto más críticas se hagan y más ideas se aporten, más precisa
será la separación de lo no esencial.

52
Con la finalidad de apoyar la labor de análisis, se recomienda tomar en
consideración los siguientes criterios:

Identificar de manera adecuada el problema, separando sus componentes para

conocer su naturaleza, sus características y las causas de su comportamiento.

Establecer las bases para ofrecer opciones de solución al problema que se

estudia, e introducir medidas de mejoramiento administrativo.

Cuestionarse constantemente para que su interpretación sea siempre

confirmada, realizarse las preguntas: qué, para qué, dónde, cuándo, quién,
cómo, cuánto.

Relacionar las diferencias entre cada elemento, tomando en cuenta que los
fenómenos administrativos no se comportan de forma aislada sino que tienen
que ver unos con otros.

Disminuir el número de operaciones e instancias de servicios que consten los

sistemas operativos internos y de servicio público.

Reducir los requisitos e información solicitada para proporcionar los servicios

que demanden los usuarios, buscando que siempre satisfagan al proceso.

Identificar y explicar las definiciones y causas con el fin de resolverlas.

Método para Abordar un Análisis de Sistemas

El desarrollo de un buen trabajo de análisis depende del criterio y la habilidad

de la persona y aunque utilice su técnica se requiere de un método.

El método clásico para el análisis de sistemas se basa en lo que conocía como

método científico de resolución de problemas. Las principales etapas para el
análisis de sistemas son:

Definición del problema

Reunión de datos
Análisis de datos
Desarrollo de alternativas
Aplicación de la solución
Extraído de http://www.universidadabierta.edu.mx/Biblio/S/Santander%20Sandra-Proceso
%20analisis.htm

BASE DE DATOS

El almacenamiento de los datos es la esencia del sistema de información.

Primero, los datos deben estar disponibles para cuando el usuario desee
usarlos. Segundo, los datos deben ser precisos y consistentes. Más allá de
esto, dentro de los objetivos se incluyen un almacenamiento eficiente de los
datos, así como su actualización y su grabado eficientes. Finalmente, es

53
necesario que el acceso a la información obtenida de los datos almacenados
deba contar con un formato útil que facilite la administración, la planeación, el
control o la toma de decisiones.

Las bases de datos son la fuente central de datos significativos, los cuales son
compartidos por numerosos usuarios para diversas aplicaciones. La esencia de
una base de datos es el Sistema Administrador de la Base de Datos, el cual
permite la creación, modificación y actualización de la base de datos; la
recuperación de los datos y la emisión de reportes. A la persona responsable
de asegurar que la base de datos satisfaga los objetivos programados se le
denomina administrador de la base de datos.

Los objetivos de eficacia de la base de datos son:

1. Asegurar que los datos puedan ser compartidos por los usuarios, para
una variedad de aplicaciones.
2. Que el mantenimiento de los datos sea preciso y consistente.
3. Asegurar que todos los datos requeridos para las aplicaciones presentes
y futuras se encuentren siempre disponibles.
4. Permitir que la base de datos evolucione y se adapte a las necesidades
crecientes de los usuarios.
5. Permitir que los usuarios desarrollen su propia visión de los datos, sin
preocuparse por la manera en que los datos se encuentren
almacenados físicamente.

La anterior lista de objetivos nos advierte las ventajas y desventajas del

enfoque de la base de datos. Primero, al compartir los datos, significa que
éstos deben almacenarse por lo menos una sola vez. Esto a su vez apoya que
se mantenga la integridad de los datos, ya que el cambio de los datos se
realizará de manera más sencilla y confiable si éstos aparecen una vez y no en
varios archivos.

Cuando un usuario necesite un dato particular, una base de datos con un buen
diseño se debería anticipar tal necesidad (y quizás ya hayan sido utilizados en
otra aplicación) en consecuencia, los datos tendrán mayor probabilidad de
encontrarse disponibles en una base de datos más que en un sistema de
archivos convencionales. Una base de datos con un buen diseño también llega
a ser más flexible que dos archivos separados, esto significa que una base de
datos llega a evolucionar conforme se modifican las necesidades de los
usuarios y de sus aplicaciones.

Finalmente, el enfoque de base datos, tiene la ventaja de permitir que los

usuarios expongan sus puntos de vista sobre los datos, sin necesidad de
preocuparse de la estructura presente de la base de datos o de su ubicación
física.

54
Conceptos de Datos

Antes de considerar el uso de los archivos o del enfoque de la base de datos,

es importante entender cómo se presentan los datos. Para ello es importante
revisar las definiciones de realidad, datos y metadatos.

Solamente el mundo real en si puede ser mencionado como la realidad.

Aquellos datos que se obtienen de las personas, de lugares o de eventos de la
realidad, eventualmente serán almacenados en archivos o en base de datos.
Con el fin de comprender la forma y la estructura de los datos, se requiere de
información acerca de los datos mismos. Aquella información descriptiva de los
datos se le denomina como metadato.

Dentro de la realidad se tienen entidades y atributos; una entidad es cualquier

objeto o evento acerca del cual se recolectan datos. Una entidad puede ser una
persona, un lugar, un objeto, un evento o una unidad de tiempo. Las entidades
pueden tener relaciones, que son las asociaciones existentes entre ellas. Las
relaciones pueden ser de uno a uno, de uno a muchos y por último, la relación
de muchos a muchos, a continuación se muestran imágenes sobre cada tipo de
relaciones:

Relación de uno a uno

Producto Empaque

55
Relación de uno a muchos
Paciente

Paciente
Médico
Paciente

Relación de muchos a muchos

Curso 1 Estudiante 1

Curso 2 Estudiante 2

Curso 3
Estudiante 3

Por otra parte, los atributos son características de una entidad. Puede haber
muchos atributos para cada entidad. Por ejemplo un paciente (entidad) puede
tener numerosos atributos, tales como apellido, nombre, dirección, ciudad,
estado, etc. La fecha de la última visita del paciente, así como el detalle de la
receta también son atributos.

El elemento más pequeño que se puede obtener y archivar de una entidad es

lo que llamamos dato y esta palabra también puede intercambiarse por la de
atributo. Los datos pueden tener un valor de longitud fija o variable. En
ocasiones un dato puede referirse como un campo; sin embargo esto es
incorrecto, un campo representa algo físico y no lógico. Además, numerosos
datos pueden agruparse en un campo, el campo puede leerse y convertirse en
numerosos datos.

Ahora bien, en el contexto de los metadatos, hay definiciones de registros y

definiciones de los datos. Un registro es una colección de datos elementales
que tienen algo en común con la entidad descrita. La mayoría de los registros
tienen una longitud fija, de tal forma que no es necesario determinar en cada
ocasión la longitud del registro. Sin embargo ciertas circunstancias ameritan
registros de longitud variable. Un registro de longitud variable se utiliza como
alternativa para reservar una gran cantidad de espacio para los registros más
largos, como serían el número máximo de visitas de un paciente a un médico.

Los registros poseen también llaves. Una llave es un dato elemental en un

registro que se utiliza como criterio de identificación para éste. Cuando una
llave identifica de manera exclusiva a un registro se le denomina llave primaria.
También hay llaves secundarias y se utilizan para seleccionar un grupo de
registros que pertenecen a un conjunto.

56
Por último se presenta la definición de metadato. Los metadatos son datos
acerca de los datos presentes en el archivo o en la base de datos, ellos
describen el nombre que se les da y la longitud asignada a cada dato
elemental. Los metadatos también describen la longitud y la composición de
cada uno de los registros.

Tipos de Archivos

Los archivos pueden utilizarse para almacenar datos por un período indefinido
de tiempo o bien, pueden utilizarse como almacenantes temporales para un
propósito particular. Los archivos maestros y los archivos de tablas se utilizan
para almacenar datos periódicos más largos. Generalmente los archivos
temporales pueden ser archivos de transacción, archivos de trabajo o archivos
de impresión.

Los archivos maestros contienen

registros para un grupo de entidades.
Archivos Maestros Los atributos pueden actualizarse
Archivos
frecuentemente, pero los registros en
largos o
sí, se mantienen permanentes.
indefinidos
Contienen datos que se utilizan para
Archivos de Tablas calcular otros datos o más parámetros
de desempeño.
Archivos de Se utiliza al introducir cambios para la
Transacción actualización del archivo maestro.
Un archivo de trabajo es el que
reordena de forma particular a los
Archivos Archivos de Trabajo
registros con el fin de acceder a ellos
temporales
de manera más rápida.
Se utilizan cuando es necesario correr
Archivos para
un programa que carece de una
Impresión
impresora en línea.

Organización de la Base de Datos

Una base de datos, a diferencia de un archivo, lo comparten muchos usuarios.

Y naturalmente cada usuario verá los datos de manera diferente. El problema
es que usuarios diferentes tienen enfoques diferentes, y esto determina el
modelo lógico en el que se presentará la base de datos, el que a su vez
determina el diseño físico del mismo, que implica la forma de almacenamiento
de los datos y de sus interrelaciones, así como la mecánica de acceso. Los
datos se pueden organizar en estructuras jerárquicas, de red o de datos
relacionales.

57
Etapas del Desarrollo de Proyectos

Existen muchas metodologías de implementación de sistemas, sin embargo

muchos autores coinciden en que cualquier método debe de cubrir las
siguientes etapas:

Detección de Consiste en determinar que algún elemento (procesos,

Necesidades equipos, personas, etc.) no cumplen ya con los
objetivos o metas, o bien, se requiere de uno no
existente de acuerdo al nivel de importancia que
manifieste la necesidad.

Definición del Consiste en delimitar las fronteras y el alcance de las

Problema necesidades que se desean atender y sobre la cuales
existen posibilidades de definir un proyecto.

Consiste en definir el nivel de factibilidad

Definición de (posibilidades de éxito) para conseguir la solución de
Factibilidad las necesidades. Se manejaran 4 niveles de
factibilidad que servirán para determinar si un proyecto
puede ser exitoso o no, estos niveles son:
 Operacional.
 Técnico.
 Económico.
 Calendarización.

Planeación del Consiste en explicar como será la delimitación del

Proyecto problema, justificando el planteamiento de los
objetivos desarrollados inicialmente. En esta etapa se
definen los niveles o etapas del desarrollo del
proyecto, además de las técnicas y el control que se
llevará a cabo.

Elaboración del Consiste en definir el diseño, la elaboración de

Proyecto módulos y la integración de todos los elementos. Se
deben de dar a conocer en esta etapa todos los
distintos tipos de pruebas y técnicas de análisis de
resultados para determinar una posible evaluación al
final del proyecto.

Documentación Consiste en explicar como están compuestos los

manuales técnicos y de usuario del proyecto.

Detección de Necesidades

Elementos para identificar posibles proyectos

Definición de proyecto

58
Es la integración de una serie de procedimientos y actividades haciendo uso de
una metodología definida que permita lograr los objetivos y metas de la manera
más eficiente y efectiva.
Motivos de un Proyecto
Dentro de los motivos que generan el inicio de un proceso para el desarrollo de
proyectos se encuentran principalmente elementos y factores que pueden ser
externos e internos. Algunos de estos factores son los que se mencionan a
continuación:
 Micromercados. Se refiere a la necesidad de atender a segmentos de
usuarios muy específicos y donde se requieren de productos y servicios
adecuados.
 Volatilidad Corporativa. Es la necesidad de llegar a acuerdos, uniones,
alianzas o adquisiciones que modifican el estado de una empresa.
 Control de Costos. Se refiere a la presión por contener y reducir gastos.
 Consumismo. es la necesidad de reaccionar a la demanda y seleccionar
a sus consumidores.
 Calidad. Se refiere al mejoramiento del producto final.
 Globalización. Se refiere a la necesidad de tener mayor cobertura.
 Regularizaciones. Se refiere a cambios dentro del ambiente provocados
por acciones gubernamentales. Por ej. Las leyes y los impuestos.

Existen elementos muy claros para identificar posibles proyectos, entre los
principales podemos nombrar:

 Problemas con algún elemento actual. Errores, ineficiencias, retardos,

deseos de algún incremento, reducción de gastos, etc.
 Deseos de explotar nuevas necesidades. Nuevos mercados, nueva
producción, mas formas de obtener venta competitiva, uso de sistemas
de información.
 Incremento de la competencia. Nuevas características en los
competidores, mejorar un servicio o un producto.
 Hacer más efectivo el uso de la información. Nueva información, mejor
aprovechamiento, rapidez, mejores decisiones.
 Crecimiento organizacional. Crecimiento en las empresas, mas
necesidades.
 Unión o adquisición corporativa. Consolidación de sistemas y procesos,
requerimientos, reducir actividades redundantes.
 Cambios en el ambiente o en el mercado. Clientes, proveedores, leyes y
regulaciones, clima.

Definición del Problema

Creatividad e innovación.
Una vez que se han detectado los posibles problemas existentes en una
empresa u organización, debemos de definir las áreas sobre las cuales será
planteada la solución para los requerimientos; esta solución debe de estar
delimitada de acuerdo a los parámetros que proporcionen los problemas y no
abarcar mas allá de los que indica una posible solución.

59
Esta etapa contempla 7 pasos que permitirán definir adecuadamente los
alcances y fronteras de un proyecto, en estos pasos se permite establecer una
guía de operación en el desarrollo del proyecto.

Los pasos son los siguientes:

1. Determinar el alcance y los objetivos.
2. Crear una visión.
3. Adoptar una metodología en la planeación.
4. Organizar y definir los recursos necesarios.
5. Definir el equipo de trabajo.
6. Preparar un plan de trabajo.
7. Obtener o confirmar los requerimientos de acuerdo al plan desarrollado.

El desarrollo de proyectos no solo implica la solución de problemas, sino

también consiste en definir la mejor solución posible tomando como base
aspectos que sean considerados como únicos o específicos para la solución.
Para estos procesos se considera importante la aplicación de la creatividad e
innovación en la solución de los problemas.

Estudio de Factibilidad

Determinación de la factibilidad

Factibilidad se refiere a la disponibilidad de los recursos necesarios para llevar

a cabo los objetivos o metas señalados, la factibilidad se apoya en 3 aspectos
básicos:
 Operativo.
 Técnico.
 Económico.

El éxito de un proyecto esta determinado por el grado de factibilidad que se

presente en cada una de los tres aspectos anteriores. Para esto se realiza un
estudio de factibilidad que sirve para recopilar datos relevantes sobre el
desarrollo de un proyecto y en base a ello tomar la mejor decisión, si procede
su estudio, desarrollo o implementación. El objetivo de un estudio de
factibilidad es auxiliar a una organización a lograr sus objetivos y cubrir la
metas con los recursos actuales en las siguientes áreas:

 Factibilidad Técnica
o Mejora del sistema actual.
o Disponibilidad de tecnología que satisfaga las necesidades.
 Factibilidad Económica.
o Tiempo del analista.
o Costo de estudio.
o Costo del tiempo del personal.
o Costo del tiempo.
o Costo del desarrollo / adquisición.
 Factibilidad Operativa.
o Operación garantizada.

60
 o Uso garantizado.

La investigación de factibilidad es un proyecto que consiste en descubrir cuales

son los objetivos de la organización, luego determinar si el proyecto es útil para
que la empresa logre sus objetivos. La búsqueda de estos objetivos debe
contemplar los recursos disponibles o aquellos que la empresa puede
proporcionar, nunca deben definirse con recursos que la empresa no es capaz
de dar. En las empresas se cuenta con una serie de objetivos que determinan
la posibilidad de factibilidad de un proyecto sin ser limitativos.

Presentación de un estudio de Factibilidad

Un estudio de factibilidad requiere ser presentado con todas la posibles

ventajas para la empresa u organización, pero sin descuidar ninguno de los
elementos necesarios para que el proyecto funcione. Para esto dentro de los
estudios de factibilidad se complementan dos pasos en la presentación del
estudio:
 Requisitos Óptimos.
 Requisitos Mínimos.

El primer paso se refiere a presentar un estudio con los requisitos óptimos que
el proyecto requiera, estos elementos deberán ser los necesarios para que las
actividades y resultados del proyecto sean obtenidos con la máxima eficacia. El
segundo paso consiste en un estudio de requisitos mínimos, el cual cubre los
requisitos mínimos necesarios que el proyecto debe ocupar para obtener las
metas y objetivos, este paso trata de hacer uso de los recursos disponibles de
la empresa para minimizar cualquier gasto o adquisición adicional.

Un estudio de factibilidad debe representar gráficamente los gastos y los

beneficios que acarreará la puesta en marcha del sistema, para tal efecto se
hace uso de la curva costo-beneficio.

Planeación del Proyecto

Delimitación del problema

La delimitación del problema se refiere a identificar todos aquellos aspectos

que son importantes para el desempeño de una actividad y aislar todos
aquellos que no interfieren en el mismo. En la delimitación del problema se
deben de escribir cada uno de los recursos y procesos que intervienen dentro
del área del proyecto, para analizar cada uno de ellos y seleccionar aquellos
que realmente intervengan dentro del problema identificado.

El objetivo de delimitar el problema es disminuir el grado de complejidad del

proyecto para atender solo aquellos aspectos que son requeridos. Se deben de
proporcionar todos los elementos posibles que ayuden a soportar con bases
firmes y concretas todos los elementos (recursos, personal e ideas) que son
necesitados por el proyecto para su operación óptima.

61
 Unidad V

EL PROYECTO COMO
OPORTUNIDAD DE
MEJORA DE LOS
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
Objetivo:

Objetivo:
Planificar un proyecto de sistemas de información organizacionales.

Contenidos:

• Definiciones.
• Objetivos de la Planificación del Proyecto
• Inicio del Proyecto.
• Factibilidad tecnológica, económica y operativa del proyecto.
• Implantación de Sistema.

62
La técnica hay que tomarla donde este; hay que dar el gran salto
técnico para ir disminuyendo la diferencia que hoy existe entre
los países más desarrollados y nosotros (Ernesto “Che”
Guevara)

DEFINICION

Proyecto de Sistema

Es el Proceso de gestión para la creación de un Sistema o software, la cual

encierra un conjunto de actividades, una de las cuales es la estimación, estimar
es echar un vistazo al futuro y aceptamos resignados cierto grado de
incertidumbre. Aunque la estimación, es mas un arte que una Ciencia, es una
actividad importante que no debe llevarse a cabo de forma descuidada. Existen
técnicas útiles para la estimación de costes de tiempo. Y dado que la
estimación es la base de todas las demás actividades de planificación del
proyecto y sirve como guía para una buena Ingeniería Sistemas y Software.

Al estimar tomamos en cuenta no solo del procedimiento técnico a utilizar en el

proyecto, sino que se toma en cuenta los recursos, costos y planificación. El
Tamaño del proyecto es otro factor importante que puede afectar la precisión
de las estimaciones. A medida que el tamaño aumenta, crece rápidamente la
interdependencia entre varios elementos del Software.

La disponibilidad de información Histórica es otro elemento que determina el

riesgo de la estimación.

Objetivos de la Planificación del Proyecto.

El objetivo de la Planificación del proyecto de Software es proporcionar un

marco de trabajo que permita al gestor hacer estimaciones razonables de
recursos costos y planificación temporal. Estas estimaciones se hacen dentro
de un marco de tiempo limitado al comienzo de un proyecto de software, y
deberían actualizarse regularmente medida que progresa el proyecto. Además
las estimaciones deberían definir los escenarios del mejor caso, y peor caso,
de modo que los resultados del proyecto pueden limitarse.

El Objetivo de la planificación se logra mediante un proceso de descubrimiento

de la información que lleve a estimaciones razonables.

Tomado de Pedro Concepción Nova, C/ Respaldo 30 de Marzo # 02. Azua, República Dominicana. E-
Mail: p.concepcion[arroba]codetel.net.do, Homepage: http://window.to/concepcion.com.do

INICIO DEL PROYECTO

Los proyectos de sistemas surgen de numerosas fuentes de información.

Algunos de los proyectos sugeridos sólo sobrevivirán algunas de las etapas de
su evaluación, pero otros deberán trascender. Los proyectos de siste4mas son

63
sugeridos principalmente por dos razones: la experimentación de problemas
que conduzcan a soluciones con sistemas y la identificación de oportunidades
para mejorar, que eventualmente llegaran a presentarse. Ambas situaciones
surgen conforme la organización se va adaptando o enfrentando a los cambios
evolutivos naturales.

Los problemas dentro de la organización

A nadie le gusta hablar de los problemas que existen en la organización que

administran. Sin embargo, es necesario reconocer los síntomas de los
problemas a fin de poder atacarlos a tiempo, si desean que el negocio
mantenga su máximo potencial. Los problemas surgen de maneras muy
diferentes. Una forma de concebir un problema y de cómo aparecen, es
imaginar las situaciones en que nunca se logran las metas o los casos en que
éstas ya no se cumplen. La retroalimentación es útil y proporciona
información referente al desfasamiento entre el desempeño actual y el
deseado. De esta manera la retroalimentación permite detectar los problemas.

En ciertos casos, los problemas que requieren los servicios del analista de
sistemas, se descubren con facilidad, pues las condiciones normales del
desempeño no se están cumpliendo.

Los problemas (o sus síntomas) que pueden solicitar la presencia del analista
de sistemas incluyen: la persistencia y la cantidad de errores, el desarrollo
lento, incompleto o incorrecto del trabajo, o la no realización del trabajo.

Cuando se presentan síntomas de problemas, tales cómo: que la gente no

cumpla con las metas básicas de desempeño, que se observen en los
empleados cambios de conducta como un ausentismo anormal,
insatisfacciones en el trabajo o la presencia de una alta rotación de los
trabajadores, todo ello será indicio para que los directivos noten la existencia
de problemas potenciales. Cualquiera de estos problemas, solo o en
combinación, puede ser motivo suficiente para buscar el apoyo del analista de
sistemas.

Cuando el analista de sistemas reacciona ante las causas de los problemas,

toma los papeles de consultor y de experto de apoyo. Como es de suponerse,
el papel del analista de sistemas variará sutilmente si el proyecto que surge se
debe a una oportunidad de mejoría, o bien, a la necesidad de resolver un
problema.

Oportunidades de mejoría

El analista de sistemas sirve principalmente de catalizador y de experto de

apoyo, ya que es capaz de identificar el sitio donde los procesos pudieran
mejorar. Con un enfoque optimista, los problemas no son más que excelentes
oportunidades de actuación; en ciertos ambientes la crisis es prolífica en
oportunidades. Lo que pareciera un inquietante problema para un gerente,
puede convertirse en toda una oportunidad para un analista de sistemas alerta.

64
La mejoría en sistemas, puede definirse como aquellos cambios que otorgan
beneficios considerables. Existen muchas oportunidades de mejoras, éstas
incluyen:

1. la aceleración de un proceso
2. la simplificación del proceso mediante la eliminación de pasos
innecesarios o duplicados
3. la combinación de procesos
4. la reducción de errores de captura por modificaciones de las formas y
las pantallas de acceso
5. la eliminación de salidas redundantes
6. una mejoría en la integración de los sistemas y los subsistemas
7. la mejora de la aceptabilidad del sistema por parte del usuario
8. una mejor relación cliente/proveedor/vendedor con el sistema

la identificación de las oportunidades de mejoría es propia de las capacidades

de los analistas de sistemas. Sin embargo, la gente que está en continuo
contacto con el sistema, constituye la mejor fuente de información de las
mejoras que deben realizarse. Si las mejoras ya fueron expuestas, su
experiencia como analista de sistema será muy útil para evaluar las ventajas de
tales cambios, y asimismo la forma de implantarlas.

Selección de los proyectos

Los proyectos tienen orígenes y motivos muy diversos. No todos ellos deben
elegirse para estudios adicionales. Las razones que justifican todo un estudio
de sistemas sobre un proyecto, que parecen solucionar un proyecto o traer
mejoras, deben quedar muy claras en su mente. Se debe considerar que el
proyecto propuesto no sea planteado para beneficios políticos o de poder; pues
en estos casos habrá una alta probabilidad que la concepción de tal proyecto
sea pobre, y más adelante quizás no llegue a ser aceptado.

Los proyectos prospectivos deben examinarse desde una perspectiva de

sistemas, de tal forma que se considere el impacto del proyecto propuesto
sobre toda la organización. Se debe recordar que los diferentes subsistemas
de la organización se encuentran interrelacionados e interdependientes, de tal
forma que los cambios en uno de los subsistemas pueden llegar a afectar a
todos los demás.

Según las consideraciones anteriores, existen cinco criterios específicos para la

selección de proyectos, a saber:

1. respaldo de la directiva
2. programación del tiempo que se requiere para el proyecto
3. la posibilidad de mejorar la búsqueda de las metas de la organización
4. contar en la práctica con los recursos del analista y de la organización
5. el proyecto vale la pena al compararlo con otras opciones de inversión
de la organización

65
DETERMINACIÓN DE LA FACTIBILIDAD

Una vez que el número de proyectos se han seleccionado considerando los

criterios antes mencionados, es todavía necesario determinar si estos
proyectos seleccionados son factibles. La definición de factibilidad, en este
contexto, tiene una mayor profundidad que el uso común de esta palabra. Para
los proyectos de sistemas, la factibilidad se apoya en tres principios básicos:
operativo, técnico y económico. Un proyecto debe satisfacer los tres principios
para poder ser desarrollado.

FACTIBILIDAD significa que el proyecto sugerido:

1. Auxilia a la organización a lograr los objetivos centrales

2. Sea posible cubrir las metas con los actuales recursos de la organización en las tres
áreas siguientes:

Factibilidad Técnica

Mejora del sistema actual

Disponibilidad de la tecnología que satisfaga las necesidades del usuario

Factibilidad Económica

Tiempo del analista de sistemas

Costo del estudio de sistemas
Costo del tiempo de los empleados dedicados al estudio
Costo estimado del equipo
Costo del desarrollo/adquisición del software

Factibilidad operativa

Que el sistema operará cuando se instale

Si el sistema será utilizado

Figura 1.7 Determinación de la factibilidad de un proyecto de sistemas, evaluando el alcance de los objetivos de la
organización

El estudio de factibilidad no es un estudio de sistemas con alto grado de

detalle. Más bien, el estudio de factibilidad sirve para recopilar datos
relevantes para la dirección, y con base en ellos, deberá tomarse la decisión de
si procede un estudio de sistemas.

La información para el estudio de factibilidad puede obtenerse por medio de

entrevistas. Este tipo de entrevistas se relaciona directamente con el problema
o la oportunidad sugerida. Es típico que el analista de sistema entreviste a los
solicitantes del sistema así como a los directivos responsables de la toma de
decisiones.

Aunque es importante elegir el problema correcto, los analistas de sistemas, no

deben distraer demasiado su tiempo en estudios de factibilidad, pues le serán
solicitados muchos otros proyectos, y sólo unos cuántos se ejecutarán. El
estudio de factibilidad debe ser lo más conciso posible, realizándose al mismo
tiempo varias actividades durante un corto período.

66
Definición de objetivos

Parte de la indagación de la factibilidad global de un proyecto solicitado

consiste en descubrir cuáles son los objetivos de la organización que se
abordan, y luego determinar si tal proyecto es útil para llevar de alguna manera
el negocio hacia tales objetivos.

Existe una serie de objetivos razonables que deben contemplar los proyectos
de sistemas. Estos son, sin ser limitativos:

1. la reducción de errores y contar con una mayor precisión en la captura

de datos.
2. la reducción del costo de las salidas del sistema, mediante la
simplificación o eliminación de informes duplicados. O innecesarios.
3. la integración de los subsistemas de negocio.
4. la actualización del servicio al cliente con el fin de alcanzar un mejor
nivel competitivo.
5. aceleración de la captura de datos.
6. reducción del tiempo de procesamiento de datos.
7. la automatización de procesos manuales para mejorarlos, incrementos
de velocidad o de precisión, reducción de la carga de trabajo, etc.

Los objetivos del proyecto deben definirse formalmente, por escrito, así como
también de manera informal, mediante pláticas con el personal de la empresa,
averiguando qué problemas consideran que el proyecto de sistemas llegará a
solucionar y qué aspecto será mejorado, así como sus expectativas sobre el
sistema propuesto.

Determinación de recursos

La determinación de los recursos para el estudio de factibilidad sigue en

términos generales, el mismo patrón discutido previamente, el cual deberá
revisarse y evaluarse si se llega a realizar un estudio formal de sistemas. Los
recursos serán analizados en relación con el tipo de factibilidad: técnica,
económica y operativa.

Factibilidad Técnica

Un esfuerzo importante en la determinación de los recursos lo absorbe el

establecimiento de la factibilidad técnica. El análisis debe indagar si los
recursos técnicos usuales pueden actualizarse o complementarse, de tal
manera que satisfagan la necesidad considerada. Sin embrago, a veces “los
complementos” de los sistemas llegan a ser costosos y no valen la pena,
sencillamente porque no cumplen de manera eficiente las necesidades. Si los
sistemas existentes no pueden actualizarse, el siguiente paso a considerar será
determinar si existe alguna tecnología que pueda satisfacer los requisitos.

67
Es aquí donde la experiencia de los analistas de sistemas es de gran valor, ya
que haciendo uso de sus conocimientos y de sus relaciones con las firmas
comerciales podrán solucionar el tópico de la factibilidad técnica. Por lo
general la respuesta a si una tecnología se encuentra disponible y si llegaría a
satisfacer las necesidades de los usuarios es afirmativa, luego entonces, el
problema se convierte en otro de tipo económico.

Factibilidad Económica

El estudio de factibilidad económica o financiera es la segunda etapa que se

lleva a cabo. Los recursos básicos que deben considerarse son: su tiempo y
el del equipo de análisis de sistemas, el costo de la realización integral de un
estudio de sistemas (incluyendo el tiempo de los empleados que participarán
en él), el costo del tiempo del empleado para la empresa, el costo estimado del
equipo y el costo estimado del software comercial o de su desarrollo.

Las empresas involucradas en proyectos deben ser capaces de establecer el

valor de la inversión antes de comprometerse con un estudio de sistema
completo. Si los costos a corto plazo no se compensan por las ganancias a
largo plazo, o no hay una reducción inmediata del costo de operación,
entonces, desde el punto de vista económico, el sistema no será viable y el
proyecto no debe trascender esta etapa.

Factibilidad Operativa

Por un momento, pensemos que los recursos técnicos y económicos están

disponibles. El analista de sistemas deberá considerar la facti8bilidad operativa
del proyecto que le ha sido solicitado. La factibilidad operativa depende de los
recursos humanos que participan durante la operación del proyecto. Esto se
refiere al pronóstico de si, una vez instalado, el sistema llegará a funcionar o a
usarse.

Si los usuarios conocen el sistema actual, no le ven problema alguno y no

acuden al analista de sistemas para perfeccionarlo, es muy probable que la
resistencia al cambio será enorme. En estas circunstancias, son muy pocas las
oportunidades de que un sistema nuevo llegue a ser operativo.

Por otra parte, si los mismos usuarios proponen contar con un sistema que sea
más eficaz o que cuente con mejores accesos, entonces, con el tiempo, habrá
mayor aceptación del sistema. En gran medida, la factibilidad operativa
depende del tipo de interfaz que se elija.

La determinación de una factibilidad operativa requiere que el analista de

sistemas posee una gran imaginación, así como una hábil capacidad de
persuasión, para hacerles saber a los usuarios que se creará un sistema que
satisfaga sus necesidades..

68
Evaluación de la factibilidad

La evaluación de la factibilidad es una decisión tomada por la directiva de la

organización. Las decisiones se basan en la información de la factibilidad
recopilada, de manera hábil y profesional y presentada por el analista de
sistemas.

El analista de sistemas necesita asegurarse de que las tres fases de factibilidad

técnica, económica y operativa fueron cubiertas en el estudio preliminar. El
estudio de los proyectos de sistemas que se solicitan debe realizarse con
rapidez, de tal manera que los recursos asignados a él y la información que
emita el estudio sea sólida y que mantenga en alto el interés prevalerte.

Los proyectos que satisfagan los tres criterios de factibilidad, deben elegirse
para estudios de mayor detalle. En este momento, el analista de sistemas,
debe actuar como un experto de apoyo, recomendando a la dirección que los
proyectos de sistemas que satisfagan todos los requisitos de selección, sean
candidatos a estudios adicionales. A menudo el proceso para determinar la
factibilidad es bastante efectivo

ELABORACIÓN DEL PROYECTO

Definición de etapas de desarrollo

La definición de etapas de desarrollo de un proyecto consiste en la
identificación y organización de todas las actividades y procesos importantes
que intervienen en la búsqueda de una meta u objetivo, estas etapas deben ser
definidas en función de sus características e importancia que presenten.

Las actividades resultantes deben ser descritas y desarrolladas para conocer

sus características, posteriormente debe de asignarse un nivel de importancia a
cada una de ellas considerando aquellas actividades estrictamente necesarias
para alcanzar el objetivo deseado. Esta prioridad a nivel de importancia debe
de ser considerada mas importante dentro de un modo eficaz (llegar al
objetivo).

Ahora debe de asignarse un rango o nivel aprobatorio para cada actividad que
permitirá eliminar directamente aquellas que no cumplan con el criterio
asignado. Este nivel mínimo será asignado considerando los niveles mas bajos
que hayan sido puestos a las actividades para minimizar su impacto en el
resultado final.

Planeación y Control de Procesos

Este proceso se refiere a todas aquellas actividades necesarias para organizar
y ordenar adecuadamente un proyecto, implica que cada una de las tareas o
actividades que componen un proyecto deben estar muy bien definidas con el
fin de identificar y conocer todos los aspectos y elementos importantes, y a su
vez poder aplicar buenos métodos de control que permitan llevar a cabo el
proyecto de la mejor manera. Los pasos que contempla esta etapa son:
 Desglosar actividades generales.

69
  Analizar y profundizar cada actividad en sub-actividades (mas
importantes).
 Conocer el detalle de cada sub-actividad.
 Aplicar elementos de control para cada actividad y sub-actividad.
 Identificar formas de evaluarlas.
 Consolidar y fortalecer cada actividad (justificar).

Arquitectura de tecnología
Se refiere a todos aquellos elementos tecnológicos que son necesarios para
soportar o complementar a las aplicaciones de una empresa. Su objetivo es
definir un camino estándar para el uso de tecnología en las empresas, y que
les permita definir las opciones de crecimiento a mediano y largo plazo. Se
siguen los siguientes pasos:
 Identificar plataformas y principios de tecnología.
 Definir tecnología distribución de los datos y aplicaciones.
 Relacionar tecnología distribución de los datos y aplicaciones.

Documentación del Proyecto

Manual técnico y del usuario

La documentación de proyectos es importante para identificar más fácilmente

los aspectos y características que forman parte de un proyecto. Una adecuada
documentación le proporciona identidad y "personalidad" a un proyecto, de
manera que los usuarios podrán reconocer más fácilmente las ventajas y
desventajas, características, funcionalidades y ventajas, así como costos y
beneficios que impliquen el desarrollo del proyecto.

La documentación de un proyecto debe contar con las siguientes

características:
 Lenguaje claro y de acuerdo al nivel aplicado:
Gerencial.
Técnico.
Usuario.
 Contemplar todos los aspectos del proyecto.
 Contar con objetivos fácil de detectar.
 Servir como soporte en todo el desarrollo del proyecto.
 Identificar ventajas y desventajas (resaltar ventajas).
 Contar con adecuada estructura.
Extraído de: http://www.monografias.com/trabajos30/desarrollo-sistemas/desarrollo-
sistemas.shtml

IMPLANTACIÓN DE SISTEMAS

Una vez que se ha encontrado la solución a un problema y se cuenta con el

mejor sistema, es posible que existan diversos criterios de agrupaciones de
conceptos. Algo importante es lo relativo a las aprobaciones necesarias en las

70
distintas fases de desarrollo del sistema, pues es fácil encontrar que nuestro
mejor sistema habiendo sido desarrollado en todo detalle no es aprobado y sea
necesario volver a empezar. De tal modo se requiere definir las actividades que
van a otorgar dichas aprobaciones y en qué momento se otorgaran, se
aconseja lograr una de las soluciones en términos generales para proceder a
detallarla y posteriormente aprobarlas en el grado según la importancia de las
modificaciones.

Sin embargo la implantación del sistema lleva los siguientes pasos:

Presentación del Sistema

La presentación del sistema debe prepararse esmeradamente, esta es la

principal herramienta con la que cuenta el analista. Debe contener un informe
con los antecedentes del estudio, objetivos, método de desarrollo, descripción
del sistema propuesto, costos, limitaciones y recomendaciones.

Notificación de Áreas Afectadas

Este punto es importante, ya que se debe comunicar por escrito a las áreas
que afecta el sistema, con la finalidad de que a su presentación acudan todas
las personas involucradas. Esta comunicación se puede hacer por medio de
memoranda donde se notifique que está en disposición de presentar el informe
para mostrar el procedimiento señalado.

Tiempo y Lugar Adecuado

Se deberá escoger con sumo cuidado el tiempo en que efectuará la

presentación. Es muy importante, ya que de ello dependerá el éxito o fracaso
de la venta final de la idea. No es conveniente, por lo tanto, hacer una
presentación cuando el ejecutivo afectado debe resolver otros problemas, ya
que su mente no estará preparada, ni atenta para escuchar y entender la
presentación del nuevo sistema. También es muy importante el lugar donde se
va a efectuar la presentación del sistema. Preferiblemente se realizará en un
lugar cerrado donde no haya posibles distracciones y las personas puedan oír
a los exponentes y ver lo que se presenta.

Dirección de Juntas

Es importante establecer un orden para la toma de la palabra, con el objeto de

que al hacer la presentación no haya interrupciones innecesarias, sin
desestimar la necesidad de aclarar dudas.

Ayudas Audiovisuales

La presentación del trabajo por medio de audiovisuales tiene la ventaja e

aclarar cualquier duda que surja en la comprensión del sistema. Uno de los
objetivos principales de usar materiales audiovisuales es atraer la atención de
los presentes, por lo que deben ser lo más amenos y gráficos posibles; además
deben servir de guías para la explicación que haga el analista.

71
Métodos de Implantación

Para implantar un sistema nuevo existen varios métodos para este objetivo;
entre ellos tenemos:

Método instantáneo Este método consiste en la implantación del sistema

Prueba piloto Este método consiste en un ensayo en una parte de
la organización, con el fin de comprobar su
eficiencia; aunque esto no quiera decir que podrá
tener la misma validez en el resto del total.
Implantación en paralelo Cuando el sistema nuevo comprende procesos
complejos y de gran envergadura, es recomendable
el método en paralelo. Este método consiste en que
por un tiempo determinado se operará con los dos
sistemas, ya que nos permitirá realizar ajustes y
modificaciones al nuevo sistema sin llegar a
ocasionar graves problemas. El método en paralelo
proporciona la familiarización pausada del nuevo
sistema por parte del personal afectado.
Método parcial o por Este método consiste en la implantación de una
aproximaciones parte del nuevo sistema, para no causar grandes
sucesivas alteraciones; una vez normalizada esta pare, hay
que avanzar a la siguiente parte, y así
sucesivamente, hasta obtener la implantación
completa.

Plan de Implantación

La introducción de cambios importantes de nuevos métodos y sistemas de

administración en una organización es una de las tareas más difíciles y
complejas para cualquier director. Es sorprendente observar que muchas
organizaciones están ocupadas en este tipo de esfuerzo sin tener una
planeación adecuada o tal vez sin ninguna planeación.

Un esquema básico del plan incluirá:

 Necesidad y objetivos del enfoque de la administración de proyectos: Es

muy importante crear conciencia en los involucrados de la necesidad de
un nuevo enfoque, ello es primordial para minimizar la resistencia al
cambio. Es importante además una exposición concisa de los objetivos
relacionados con la implantación de las disciplinas, propias de la
administración de proyectos.

 Política de administración de proyectos:

 Enseñanza y capacitación: Es muy importante lograr la comprensión de

la gente interesada en lo que respecta a los conceptos y sistemas de
esta labor. No es suficiente la mera distribución de instructivos,
manuales e información escrita similar. Se requiere cierta clase de

72
 capacitación en estás áreas. Si esta capacitación se efectúa
apropiadamente, brindará resultados considerables al lograr la
comprensión del personal principal asignado a algún proyecto en lo que
respecta a los problemas a que se enfrentan diversas partes de la
organización.

 Estructuras de la organización: Se debe preparar un plan para llevar a la

práctica la política de administración de proyectos que tenga la
organización. Esto incluirá la serie de medidas y la correspondiente
programación relacionadas con las fases del ciclo de duración de los
proyectos, para lograr la cabal identificación del proyecto en la
organización desde su comienzo hasta su terminación.

 Sistemas de manejo de proyectos: El plan de implantación debe incluir el

diseño, el desarrollo o la obtención, o ambos, de sistemas apropiados de
administración de proyectos. Se tomarán provisiones para probar en
forma adecuada el sistema, antes de comprometerse a fondo en
utilizarlo. En la mayoría de las organizaciones, se indicará el desarrollo y
el mejoramiento continuos.

 Implantación de proyectos específicos: El proyecto inicial que va a ser

administrado según los nuevos enfoques será seleccionado
cuidadosamente para minimizar dificultades y aumentar el grado de éxito
inicial. Un plan de implantación detallado (que a menudo se realiza en
forma de red de trabajo) también aumentará las posibilidades de éxito.
Se recomienda un enfoque evolutivo para no exceder el número máximo
de cambios que puede asimilar el medio en que se introducen. La
incorporación de proyectos adicionales se efectuará por etapas y
cuidadosamente, para no exceder las capacidades de los directores y el
personal disponible.

 Funcionamiento del manejo de proyectos: Losa procedimientos

operativos que llevan a la práctica la política de la administración del
proyecto deben ser establecidos.

 Administración de proyectos simultáneo a nivel colectivo: En el ambiente

de varios proyectos simultáneos hay que establecer los medios para
interrelacionarlos y alcanzar metas colectivas a nivel superior.

 Evaluación de la administración del proyecto: Si se establece un plan de

implantación razonable bueno, podrá llevarse a cabo una evaluación
continua para determinar los siguientes factores: si se alcanzan los
objetivos de la política, funciona el enfoque, se descubren otros
problemas que requieren la atención de la administración, entre otros.
Una evaluación cuidadosa permitirá al director controlar el esfuerzo
demasiado ambiciosos

73
Evaluación del Sistema

La exactitud de la operación del nuevo sistema depende de las pruebas y

evaluaciones que se hayan realizado antes y al implantar el sistema, es
necesario realizar:
1. Pruebas de instalación,
2. Medición de los resultados y
3. Corrección de fallas.

Una vez logrado esto se puede llegar a la implantación definitiva, que consiste
en:
1. Vigilancia del sistema;
2. Instalación física del sistema, y
3. Información de terminación del estudio.

Una vez implantado el sistema es necesario determinar si los resultados

previos han sido logrados realmente. Esto se obtiene a través de la evaluación
para ello es necesario:
 Establecimiento de estándares.
 Medición de resultados
 Evaluación de resultados
 Medidas correctivas

Las principales deficiencias que detectan en la revisión de sistemas son las

siguientes.
 Desviación del sistema implantado
 Aumento de operaciones de la empresa
 Cambio de políticas que afecten directa o indirectamente el sistema
 Discrepancia en las operaciones
 Cambio de condiciones en las que se ejecuta o realizaba el sistema
 Falta de preparación del personal para realizar el sistema.

Los métodos de vigilancia son los que siguen

1. Elaboración de una calendario de fechas de revisiones
2. Cuestionarios generales
3. Cuestionarios específicos
4. Cuestionarios de pruebas reales
5. Cuestionarios de sugerencias

Esta revisión tiene mucho que ver con la auditoria administrativa y se deben
preparar los reportes e informes precedentes a efecto de que se tomen las
decisiones que realmente realimenten al sistema y permitan el cierre del ciclo
del proceso administrativo, y que los resultados del control permitan dar origen
a un nuevo ciclo que inicia con la planeación, ya sea de un nuevo sistema o de
modificaciones al actual.

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 BIBILOGRAFIA

Camperos, M (2006) Componentes Básicos de un Proyecto de Evaluación.

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