CAPÍTULO V

MODELO PARA LA PROCURA DE LOS MATERIALES DE

REVESTIMIENTO EN OBRAS CIVILES DEL SECTOR CONSTRUCCION
DEL ESTADO ZULIA

1. Presentación

Los resultados obtenidos del diagnóstico realizado, demuestran que el

Dominio de modelo para la procura de los materiales asociados a

revestimiento en obras civiles del sector construcción es moderado, esto, no

permite alcanzar los objetivos para el correcto desarrollo de las obras a

ejecutar, en cuanto a su verificación, almacenamiento, movimiento,

identificación, previsión; requerimiento humano, técnico, financiero y legal;

planificación, compra control y seguimiento por lo que es necesario

establecer acciones y estrategias que fortalezcan las fallas existentes dentro

de los proyectos a ejecutar.

Basado en esto, se formulan modelos fundamentadas en lo planteado

por los autores Chiavenato (1993), Smith (1992), Ferrel (1997), Cartay

(2010), Cantú (2002), Armstrong y Kotler (2008), Gallardo (2005) y Pmbok

(2008), que de alguna u otra manera permitirán fortalecer los indicadores de

las dimensiones estudiadas, propiciando con esto el mejoramiento continuo

de las procura de los materiales, estas acciones implementadas permitirán

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obtener a gran escala mejores resultados en los diversos proyectos de obras

civiles en el sector construcción planificados.

Es necesario mencionar, que se tomó como premisa para la formulación

de los modelos gerenciales aquellos indicadores que obtuvieron una

categoría de bajo y moderado dominio, se incluyen además, indicadores que,

a pesar de presentar un alto dominio, se evidenciaron en ellos, debilidades

en algunos aspectos durante el estudio realizado, todo esto, enfocado a su

vez en la participación de los gerentes y supervisores pertenecientes a

empresas del sector construcción del Estado Zulia.

2. Conceptualización

Se define el modelo de la procura de los materiales de revestimiento en

obras civiles del sector construcción del Estado Zulia, como un conjunto de

cinco fases para la adquisición de bienes descritos a través de la

planificación, presupuesto comprometido, administración, ejecución y control

de la procura, todo ello con el fin de comprar productos de acuerdo a la

disponibilidad presupuesta de las empresas, con el propósito de alcanzar un

mejoramiento continuo en la procura de los materiales, cuya finalidad, es

obtener los objetivos planificados en un plazo de tiempo determinado, con

un costo y nivel de calidad especifico, mediante la utilización eficiente de los

recursos técnicos, económicos y humanos existentes en el mercado y

cumpliendo en todo momento con la misión y visión para la cual fue

concebido el proyecto.
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3. Objetivo

Propiciar la mejora de la procura de los materiales a través de modelos

gerenciales que coadyuven en la gestión de los gerentes, supervisores

pertenecientes al área de proyectos. El lograr esta mejora, promoverá el

proceso de la procura de los materiales como el objetivo principal para el

mejoramiento del desarrollo de los proyectos a ejecutar, obteniendo así el

cumplimiento de todos los indicadores descritos anteriormente para el

proceso de la procura que permitan ser terminados en el tiempo planificado,

optimizando los recursos y teniendo al final un producto de alta calidad.

4. Alcance

Esta propuesta es aplicable en las Empresas del sector construcción,

sin embargo, puede ser extrapolada a organizaciones que involucren la

planificación y el desarrollo de proyectos, donde el mejoramiento continuo de

los mismos ayude de forma directa con el cumplimiento de los objetivos

establecidos.

5. Fases de la propuesta

En el diseño del modelo para la procura de los materiales asociadas a

revestimiento del sector construcción del Estado Zulia, se han considerado

cinco fases fundamentales, iniciando con la planificación de la procura,

compra, control de la procura, seguimiento y cierre, las cuales están

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conectadas entre sí, e incluyen todas las actividades a realizar para asegurar

el éxito del proceso, en la figura que se muestra a continuación se pueden

observar las fases del modelo de gestión.

Figura 1. Fases del modelo para la procura de los materiales asociados

a revestimientos en obras civiles del sector construcción del Estado
Zulia
Fuente: Morillo (2013)

Fase 1. Planificación de la Procura

La planificación de la procura se detalla en tres partes fundamentales

descritas en la figura que se encuentra a continuación:

Figura 2. Planificación de la procura

Fuente: Morillo (2013)

La figura No 2 muestra los pasos a seguir para llevar la mejor

planificación de la procura, donde es esencial la participación:

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Los almacenistas: llevan el inventario de los materiales, junto con los

responsables por departamento de los requerimientos esenciales de la

organización, lo que se necesita durante el siguiente periodo y se debe

llevar un histórico para poder proyectar los requerimientos futuros, esto con

la ayuda de un sistema computarizado de fácil manejo diseñado para

controlar el sistema de inventarios, que nos permita obtener toda la

información en tiempo real.

El Gerente de procura, debe convocar una reunión mediante

comunicación interna, al líder del almacén junto con sus almacenistas; la cual

debe contener una agenda estipulada de los puntos más importantes a tratar:

Inventario completo de existencias reales de los materiales

Inventario completo de los materiales agotados

Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.

Esta información debe de estar almacenada en una base de datos, y

colocarla en una carpeta en la red interna de la empresa, para que el líder y

los analistas de compras manejen los mismos lineamientos.

Una vez finalizada la reunión el gerente emitirá sus conclusiones, las

cuales deben ser llevadas en una minuta de reunión y ser archivadas en una

base de datos utilizando la herramienta Excel, para así implementar una

serie de estrategias, las cuales debe discutir en una reunión que se deberá

pautar inmediatamente concluida la anterior con los departamentos

involucrados en la procura, exponiendo las conclusiones más importantes en

referencia a:
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Los materiales con los que cuentan.

Los materiales que están agotados.

El espacio disponible para almacenar el material.

Teniendo concluida la reunión se debe pasar a un plan de compras

anuales, el cual tendrá la responsabilidad el asistente de compras, este será

un listado con los requerimientos fundamentales, el cual contara de un costo

y un tiempo estimado de la procura.

Por último se evaluara y/o programara la procura, mediante reuniones

semanales debidamente documentadas y registradas en una base de datos

con el fin de poder emitir comunicaciones de alertas para informar el estatus

de la situación actual que se tenga y poder utilizar herramientas tales como

Microsoft Proyect, el cual es un software de administración de proyectos

diseñado, para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de

planes, asignación de recursos de tareas, dar seguimiento y control al

progreso, administrar presupuestos de compras y analizar cargas de trabajo,

adicional a esto emite reportes de fácil manejo como lo son las curvas a las

cuales me dan un estado general de la planificación que deseo llevar.

La gerencia debe organizar sus estrategias para obtener mejores

resultados en las fechas que se requieran y de debe llevar un control y

seguimiento de la ejecución que permita guiar, controlar y revelar las

compras y los gastos mientras se está ejecutando y tomar medidas

correctivas oportunamente. Se deben revisar los avances y resultados

identificando en cada una de las compras realizadas y no realizadas de

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acuerdo al plan, y esta verificar posibles causas que originen las

desviaciones de las mismas.

Con toda la información obtenida del plan de compras deben de

clasificar por rubros cada uno de los materiales, con el fin de agilizar el

trabajo y facilitar a los analistas los proveedores que van a utilizar. Tomando

en cuenta los siguientes aspectos:

Cantidad, precio, tiempo de despacho, calidad y lugar de

almacenamiento.

Fase 2. Compra

La fase de compra involucra todo el proceso de localización de

proveedores y fuentes de abastecimiento, adquisición de materiales a través

de negociaciones de precio y condiciones de pago, así como el

acompañamiento del proceso con el proveedor escogido y la recepción de

los materiales para controlar y garantizar el aprovisionamiento dentro de las

especificaciones solicitadas.

Para ello, el departamento de procura debe de tomar las siguientes

previsiones:

1) Estudiar el mercado, analizando la demanda predecible, cuota del

mercado y su tasa del crecimiento competitivo.

2) Analizar los proveedores, seleccionándolos, evaluando su trayectoria en

tecnología, calidad, precios y servicios.

3) Aplicación de matrices para la toma de decisiones estratégicas de la

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gestión de compras y colaboración en la realización de los planes

estratégicos de la empresa y su planificación de compras y existencias.

4) Establecer un programa, a medio y corto plazo de compras, correlativos a

su planificación y el plan estratégicos correspondiente.

5) Redacción, envío, seguimiento de las consultas a proveedores, recepción

y análisis de las ofertas de proveedores y sus condiciones de ventas.

Fase 3. Seguimiento

Para la fase de seguimiento de los materiales, el gerente y el

departamento de procura debe de realizar todo el proceso de revisar,

analizar y regular el avance del proyecto a fin de cumplir con los objetivos del

desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto.

Se deben efectuar el seguimiento de la orden de compra, con el

objetivo de verificar los tiempos previstos para la entrega, las cantidades

estipuladas y el lugar, verificar que no existe ningún tipo de modificación en

la adquisición.

El cierre administrativo de la orden de compras; culminada con la

entrega de lo solicitado en óptimas condiciones y con la calidad del material

solicitada. De igual forma esta evaluación, se deberá entregar a los

proveedores firmada y sellada por el líder de la unidad de compras y esto le

ayudara de referencia y experiencia.

Se deben de realizar informes de estado, mediciones de avance y

proyecciones ya que suministran información sobre el desempeño del

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proyecto en lo relativo al alcance, cronograma, costos, recursos, calidad y

riesgos que pueden utilizarse como entrada para otros procesos.

Fase 4. Control

El control de compra se podrá medir de forma muy sencilla, comprar el

producto adecuado, en el tiempo adecuado y obtener el mejor precio, la

forma más óptima de controlar la procura de los materiales seria con la

utilización de diversas herramientas tales como Microsoft Project, realizar

hojas de rutas para poder controlar los tiempos de respuestas en cada uno

de las unidades donde se desarrolla el proceso de procura, este sería un

trabajo minucioso y delicado que debe de manejar el analista de compras,

con la ayuda de un sistema el cual pueda monitorear el tiempo, costo y

calidad de los materiales.

Aun cuando el tiempo de respuesta se deberá dividirlo en dos pasos:

Control de la compra: el tiempo de respuesta debe ser contemplado

en los aspectos más resaltante como lo son, desde que la solicitud de la

compra es registrada en unidad de compras y almacenes hasta que se está

pasa a ser una orden de compras ese trayecto entre una y otra se le debe

hacer seguimiento y control.

Control del proveedor: el cual debe ser en el momento de que este

recibe la orden de compra asociada ya que si no se cumplen las

especificaciones de entrega ocasiona un retraso en la gestión, lo cual podría

ocasionar perdida para la organización.

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De acuerdo a lo antes citado no podemos dejar de mencionar la calidad

y el costo de los materiales, el costo de los materiales dependen de los

proveedores que se integran a la organización en un mismo lenguaje de

eficiencia y calidad, por lo que es necesario seleccionarlos adecuadamente y

establecer relaciones basadas en la confianza, y de esta manera por medio

del sistema debe de estar en constante monitoreo desde el monto inicial de

la contratación hasta el monto final.

Es pertinente resaltar la calidad de los materiales que se adquieren es

de gran importancia para la organización ya que según la calidad de sus

materias primas dará como resultado un producto final de calidad, con la

herramienta del sistema el analista contara con reportes en tiempos reales

que puedan dar estadísticas exactas y el tiempo de respuesta sería el más

idóneo.

Aparte de los aspectos señalados se muestran un formato donde se

evidencia como se pueden controlar el tiempo, costo y calidad de los

materiales, y es importante estar actualizando de forma constante en las

reuniones semanales con el encargado, realizar las minutas para llevar un

histórico de la información y obtener estadísticas reales.

FORMATO CONTROL DE LA COMPRA

Indicadores Recepción del Calidad del Costo del
material material material
Tiempo
Calidad
Costo
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FORMATO CONTROL DEL PROVEEDOR

Indicadores Entrega del Calidad del Costo del
material material material
Tiempo
Calidad
Costo

Fase 5. Cierre

El cierre de todo proyecto nos sirve para finalizar todas las actividades

a través de todos los grupos de procesos de la dirección de los proyectos, a

fin de completar formalmente el proyecto.

El propósito es definir el procedimiento a seguir para realizar el cierre

de los proyectos en su etapa de ingeniería. A continuación se detallan las

actividades a realizar como parte del desarrollo de esta propuesta, las cuales

pueden observarse a continuación:

Figura 3. Diagramación de la fase cierre del modelo para la procura de

los materiales asociados a revestimiento de obras civiles del sector
construcción
Fuente: Morillo(2013)

El detalle de las actividades se presenta a continuación:

1. Verificar los procesos definidos: El Gerente / Líder del Proyecto,

un tiempo prudencial antes de finalizar la ingeniería, basado en los reportes

de avance y en la planificación del proyecto, notifica al Supervisor/Líder de

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Ingeniería, la necesidad de comenzar con el proceso de verificación de las

actividades realizadas. El Supervisor / Líder de Ingeniería recibe la

notificación de comenzar el proceso de cierre. Para ello se basa en la lista de

control de documentos del proyecto.

2. Realizar una revisión tras el cierre del proyecto: El supervisor,

Junto con los Ingenieros de Proyecto, ubica y recopila los documentos

indicados en la lista de productos. Se asegura que los documentos sean

nítidos de manera de permitir una buena reproducción. Revisa que se

encuentren en la última emisión y tengan la firma de aprobación del

Gerente/Líder del Proyecto, y la de quienes participaron en su elaboración.

Prepara el paquete de la disciplina para lo cual elabora un índice que recoge

el nombre y código de identificación de los documentos, el estatus de la

revisión y la fecha de la misma.

El Supervisor / Líder de Ingeniería recibe los paquetes de las diferentes

disciplinas y revisa que venga cada uno con un índice firmado y avalado por

el Líder de la Disciplina. Verifica que el índice corresponde a la lista de

productos asignada a la disciplina e igual a los productos que integran el

paquete. De faltar o venir alguno incompleto, lo solicita al Líder de la

disciplina que corresponde. Consolida todos los paquetes y ensambla los

productos creando el Libro de cierre o Volúmenes de Productos del Proyecto.

3. Documentar las lecciones aprendidas: El Gerente / Líder del

Proyecto antes de finalizar la ingeniería, basado en los reportes de avance y

en la planificación del proyecto, notifica por escrito al Supervisor de

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Ingeniería, la necesidad de comenzar con el proceso de elaboración del libro

de Cierre o Volúmenes de Productos del proyecto. Por su parte, el

Supervisor / Líder de Ingeniería, notifica al Gerente del Proyecto de la

Empresa, la necesidad de comenzar a elaborar los libros finales del proyecto.

Hace seguimiento para asegurar se ejecute en el tiempo planificado.

Antes de proceder al cierre del proyecto, el responsable debe asegurarse

de verificar que los procesos definidos se hayan completado según

corresponda con los requerimientos definidos, verificar las especificaciones

antes de proceder al cierre del proyecto, registra formalmente el cierre del

proyecto, controlar la entrega a terceros en caso necesario y verificar que todo

el proyecto esté en orden antes de iniciar la fase de construcción.

Las modificaciones que se hagan durante el desarrollo de la fase de

construcción a cualquier producto de ingeniería, ya sea elaborado con

esfuerzo propio o contratado, estarán bajo la responsabilidad del grupo de

Ingeniería de Campo quien además estará en la obligación de mantener

actualizado el Libro de Cierre o los Volúmenes de Productos de Ingeniería, por

lo que enviará la copia corregida del documento que sea modificado al Centro

de Información Técnica ya las demás unidades organizacionales que posean

copia.

Luego de haber establecido la estructura y diagramación de la

propuesta, a continuación se presenta el modelo para la procura de los

materiales, considerando sus fases y actividades principales.

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Figura 4. Modelo integrado de gestión para la interface geodésico-

hidrográfica en proyectos de exploración y producción de la industria
petrolera venezolana
Fuente: Marín (2010).

6. Factibilidad

Para efecto de la aplicación del modelo, dado que es una propuesta

más del tipo administrativa y aplicación a los procesos para el control de la

procura, no requiere mayores recursos desde el punto de vista técnico

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económico, la propuesta es necesaria para el manejo eficiente de las

unidades comprometidas con el proceso, donde el objetivo fundamental es

mejorar los recursos de costo, tiempo y calidad en el proceso de adquisición

de materiales, evitando que factores internos y externos trunquen la fluidez

del proceso.

Es fundamental para la ejecución e implantación exitosa de cada una de

las fases propuestas, ya que para efectos de la aplicación del modelo, dado

que es una propuesta más del tipo administrativa y aplicación a los procesos

para el control de la procura, la propuesta es necesaria para el manejo

eficiente de las unidades comprometidas con el proceso, donde el objetivo

fundamental es mejorar los recursos de costos, tiempo y calidad en el

proceso de adquisición de materiales de revestimiento, evitando que factores

internos y externos trunquen la fluidez del proceso.

La factibilidad técnica y económica al implantar el modelo propuesto es

factible por cuanto las organizaciones cuentan con la capacidad financiera

para disponer de las herramientas, software y tecnología necesaria, posee

factibilidad económica para garantizar el adiestramiento del personal en el

área de procura de la organización que es fundamental a los propósitos

expuestos en la propuesta.

Desde la perspectiva del personal, existen las personas capacitadas y

las unidades conformadas en su totalidad, requiriendo solamente la

consideración de los perfiles de los empleados para a la asignación de los

puestos de trabajos.