TALLER 1 CONTROL DE DOCUMENTOS

1 ¿Cuál es su opinión acerca del video?

Este video nos deja ver en que consiste la gestión documental
Que le permite a la empresa crecer por medio de construcción, de estrategias del
pro de manejo de la información.
estrategias, pasos y procesos que determinan el mejoramiento de la gestión y
administración de La consolidación de este tipo de instrumentos, que le permiten
a la empresa reconocer sus necesidades en el campo documental, ya que por
medio de una revisión interna se suplen los requerimientos en el manejo de la
información.

2. ¿Cómo implementaría un sistema de gestión documental es su empresa

proyecto?
ejecutar el sistema de gestión documental, desde el cual se puedan digitalizar
todos los documentos relacionados con las órdenes de servicios y demás
documentos con el propósito de normalizar y estandarizar o parametrizar la
información, dando seguridad, confianza y calidad, apoyando lo toma oportuna de
decisiones.

3. ¿Por qué documentar?

Por qué Contar con los procesos bien documentados y organizados también nos
permitirá una mejor gestión del conocimiento, así todos trabajamos de la misma
modalidad,
¿Cuál es su propósito?
Estandarizar los procesos, controlar actividades realizadas,
¿Cuáles son las ventajas y desventajas?
La organización por procesos, operados con equipos de trabajo es una
herramienta que permite producir resultados superiores debido a la sinergia
generada por la integración de las diversas habilidades y experiencias de
sus miembros.
Excelencia de clientes y empleados, ahorra tiempo, al aumentar la tecnología
aumentara la fuerza laboral.
Sirve de documento para la inducción o adiestramiento del personal
Desventajas:
 El proceso puede ser alterado
Si en tal caso el personal que conoce la gestión del proceso dejará la compañía
por supuesto que se perderá conocimiento valioso para la empresa debido a la
falta de documentación por parte de personal con experiencia.
Corre riesgo de perder información.
4. ¿Qué entiende por integridad de la información? ¿Qué norma ISO fue
diseñada para tal fin?
Entiendo que es la correcta manipulación de información, que no será filtrada, que
se cuidará correctamente, que vela por los intereses de algo o de alguien.
La NORMA ISO 27001 NORMA CERTIFICABLE

5. ¿Cuáles son los pasos claves para realizar un documento y un registro?

Establecer el método para elaboración, codificación, presentación, administración
y control para cada documento si es interno o externo, con pleno conocimiento
Almacenamiento, protección, tiempos de retención y buena disposición de los
registros, con el fin de evidenciar, el cumplimiento de los requisitos.
Este procedimiento aplica a todos los documentos y registros ya sean internos o
externos del Sistema Integrado de gestión.

6. ¿Cuáles son las características que deben presentar los documentos para
que estos sean efectivos?
Los documentos deben cumplir la siguiente condición.
1. General
1.1. portada
1.2. Índice
1.3. Objeto y campo aplicativo
1.4. Definiciones
1.5. Responsabilidades y responsables.
1.6. Desarrollo y contenido.
1.7. Documentos y registro referencia.
1.8. Anexos
2. Consideración de forma
2.1. Lenguaje claro, directo y sencillo
2.2. Evitar expresiones ambiguas
2.3. Seguir orden de proceso
 2.4. Concretar las frases
2.5. Centrarse en el objetivo del documento
2.6. Valerse de herramientas graficas
2.7. Utilizar adecuadamente los tiempos verbales
2.8. Es valida la utilización de negrillas para resaltar
2.9. Mucha pulcritud en la ortografía, gramática y sintaxis.
3. Estructura de documento
3.1. Título y código
3.2. Fecha de emisión y nivel de revisión
3.3. Tabla o histórico de cambios o revisiones
3.4. Cuadro de revisiones o aprobaciones
3.5. Lista de distribuciones.
4. Revisión
4.1. Cumplimiento de objetivo del documento.
4.2. Cumplimiento requisitos de la norma
4.3. Cumplimiento requisitos de los formatos, de la empresa
4.4. Legibilidad el mensaje
4.5. Presentación ortográfica y gramatical.

Capítulo 1 del Libro “Cómo documentar un Sistema de gestión de calidad

según ISO 9001:2015 y contestar las siguientes preguntas:

1. ¿El volumen, el tipo y la variedad de la documentación en una empresa

de que dependen?
Tipo de empresa: Según su función u objeto social, pueden ser empresas cuyas
actividades revistan de gran complejidad, o lleven a cabo un número importante de
proceso, la razón del volumen de la documentación es proporcionada a la
complejidad de la actividad de la empresa.
2. ¿Cómo se llama el medio de soporte de un documento, que nos evidencia
el cumplimiento de una actividad?
Los indicadores de seguimiento y revisión, son parte importante de un documento
de proceso, el cual es evidencia inmediata de la eficiencia de la operación o la
actividad a bajo control
3. ¿Cuáles con los documentos soporte OBLIGATORIOS O AUDITABLES en
el SGI, mencione 10?
1. Manual de calidad
2. Alcance
3. Objetivos de calidad
4. Política de calidad
 5. Mapa de procesos
6. Plan de objetivos
7. Fichas de proceso
8. Formulario
9. Instrucciones de trabajo
10. Especificaciones técnicas
11. Documentos externos
12. Registros.

4. ¿Cuál es el objetivo de sistematizar o estandarizar un proceso? qué tipo

de documentos utilizaría para hacer la estandarización de un proceso?
El objetivo general que persiguen la sistematización de procesos y actividades es
brindarle características sistemáticas a la operación de la organización, en otras
palabras, les confiere a los procesos orden y planificación, con el objetivo obtener
los mismos resultados siempre.
Las fichas de proceso: documento esencial base de la sistematización. Define la
mejor forma de realizar actividades y su seguimiento conduce a un eficiente
proceso de mejora.
5. ¿Cuál es el objetivo de un registro? Mencione 5
Documenta resultados, lo que es una evidencia de actividad fundamental para
identificar posibilidades de mejora. Estos registros deben ser automatizados,
archivados, y conservados, lo que faculta su posibilidad de análisis.
De los registros que generalmente se presentan en gran número de organización
se pueden resaltar los siguientes:
 Registro de personal
 Registro de maquinaria y equipo
 Registro de clientes
 Registro de compras
 Registro de producción.
Saber identificar
C. ESTUDIO DE CASO – EMPRESA “CONFECCIONES S.A”
La empresa Confecciones S.A. es una compañía dedicada al diseño y
manufactura de prendas de vestir, con 5 años de experiencia en la industria
indumentaria. Actualmente maneja dos líneas de producción, una femenina y
otra masculina. La operación de la compañía comprende básicamente las
siguientes actividades:
 Encargo u orden de compra de un cliente
 Diseño de las prendas solicitadas
 Selección de modelos y telas
 Contacto con los proveedores de materia prima para adquisición de la
misma
 Corte de material
 Armado y costura de las prendas
 Etiquetado
 Empaque
 Entrega al cliente
Para esto cuenta con máquinas como:
 Máquinas de corte
 Máquinas de coser
 Planchas de vapor
 Prensas
 Máquinas de teñir
Uno de los clientes más grandes de Confecciones S.A. le ha solicitado que
presente sus avances frente al Sistema de Gestión de la Calidad para
continuar realizando pedidos. Juan Rodríguez, quien es el encargado del
área administrativa, no sabe qué presentar a su cliente como avance del
Sistema de Gestión de la Calidad, pues desconoce en qué consiste su
desarrollo.
ESTUDIO DE CASO
Usted, como asesor HSEQ de la empresa Confecciones S.A., le recomienda a
Juan Rodríguez iniciar por la documentación del Sistema de Gestión
Integrado, para lo que le solicita entregar un listado de la información que se
debe y se podría documentar para iniciar el desarrollo del mismo.

TECNÓLOGO EN GESTIÓN INTEGRADA DE LA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE,

SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL CENTRO DE DESARROLLO
AGROEMPRESARIAL - CHIA

Teniendo en cuenta la información anterior desarrolle los siguientes

planteamientos:
1. La documentación que necesitaría Confecciones S.A. para el Sistema
de Gestión Integrado, clasificándola según el origen da misma (Interna
y externa)
Documentación interna:
1. Manual de calidad
1.1. Alcance del sistema
1.2. Política de calidad
1.3. Objetivo de calidad
2. Procedimiento del SGC – Mapas de proceso
2.1. Fichas de proceso
2.1.1. Proceso de diseño
2.1.2. Proceso de compras
2.1.3. Proceso de corte
2.1.4. Proceso de armado
2.1.5. Proceso de etiquetado
2.1.6. Proceso de empacado
3. Instrucciones de trabajo
4. Registros
5. Personal
5.1. registro de maquinaria
5.2. Registro de Proveedores
5.3. Registro de clientes
5.4. Registro de diseño
5.5. Registro de compras
 5.6. Registro de producción
5.7. Registro de seguimiento
5.8. Registro de evaluaciones y auditorias.
6. Evidencias de la ejecución de avance del programa de Gestión
7. Resultados de las acciones correctivas.
Documentación externa.
1. Certificados de calidad de las telas
2. Catálogos de tendencias
3. Manuales de maquinaria y equipos
4. Instrucciones técnicas de colocación de marquillas
5. Estatuto del consumidor

2. Seleccione una de las actividades de operación de la empresa

Confecciones S.A y Realice el diagrama de flujo, teniendo en cuenta las
directrices para hacer diagramas de flujo dadas en el libro, CÓMO
DOCUMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD SEGÚN ISO
9001:2015