CODIGO G102PR01

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÒN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE Versión: 12

Este procedimiento rige a
GESTION DE CALIDAD - SGC partir de su liberación en

IMPORTANTE: Cómo leer este procedimiento

Este procedimiento se compone de tres capítulos, cada uno en una pestaña diferente:
Capítulo 1. Disposiciones Generales: Este capítulo se compone de objetivo, alcance, disposiciones generales sobre el procedimiento y definiciones.
Capítulo 2. Descriptivo: Este capítulo da una descripción detallada de las actividades del procedimiento, dividas en actividades genéricas y particularidades según las modalidades a
Estructura del
desarrollar. Se encuentra el detalle de cada actividad, tiempos, responsables, registros e identificación de controles. Para dar lectura, siempre se debe iniciar con las actividades
Procedimiento:
genéricas y posteriormente se revisa si existen particularidades adicionales para cada camino o modalidad con lo cual se complementa la lectura.
Capítulo 3. Registro de aprobación: Este capítulo es administrado por el Equipo Calidad, donde consigna los cambios que se efectúan en cada versión y se registra el nombre y cargo
de quien elabora, revisa y aprueba el procedimiento.

Actividades genéricas
Convenciones del (aplica a las diferentes
descriptivo: modalidades para el control
de documentos)
i
R v Puntos de Control:
CONTROL DE MANUALES, PROCEDIMIENTOS, Implican verificaciones,
CONTROL DE FORMATOS Y MODELOS
PROTOCOLOS, INSTRUCTIVOS Y GUIAS revisiones y toma de
decisiones.

Cómo hacer lectura del

descriptivo Procedimiento = Descripción General + Modalidad Específica
1. OBJETIVO 2. ALCANCE

El presente documento inicia con la identificación de la

El presente procedimiento define los pasos para elaborar y controlar los documentos del Sistema de Gestión del Departamento Administrativo de Ciencia y Tecnología e Innovación-
necesidad de crear o ajustar un documento y finaliza con el
Colciencias.
control de registros del SGC.

3. DISPOSICIONES GENERALES

En la plataforma GINA (Gestion Integral Nuestra Aliada), se encuentra parametrizada la estructura de las caracterizaciones de proceso, las cuales contienen nombre del proceso,
objetivo, la interación del proceso (entradas - proveedor - salida-cliente), ciclo PHVA, árbol de proceso, documentos del proceso, indicadores y riesgos asociados.

A las caracterizaciones de proceso se accede mediante la plataforma GINA, Mapa de Procesos, sus versiones se controlan incluyendo la fecha, número de versión y cambios en el
Caracterizaciones de
espacio “Control de Cambios”. El responsable de la elaboración y actualización de las caracterizaciones de proceso es el Equipo Calidad, quien junto con los responsbles d eproceso
Proceso
deben garantizar que el objetivo y las actividades del proceso (ciclo PHVA) sean coherentes con el enfoque del SGC, la misión de la Entidad y la planeación estratégica, para lo cual
desarrolla revisiones con los responsables sobre los ajustes que se efectúen. Por tal motivo, las caracterizaciones no requieren aprobación formal puesto que son elaboradas por el
Equipo Calidad conjuntamente con las áreas. Las versiones obsoletas de las caracterizaciones de proceso se guardan como documento adjunto en el control de cambios de cada
caracterización.

Los manuales son instrumentos administrativos que se elaboran para determinar en forma explícita, ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones,
organización y procedimientos de los órganos de una institución. Se caracterizan por desarrollar criterios generales sobre una tema estratégico y en su mayoría, referencian
Manuales procedimientos, guías, instructivos, modelo y formatos del Sistema. Su estructura y contenido lo fija el área responsable, siendo posible aplicar la propuesta de modelo de manual
G102PR01MO2 disponible en GINA. Las versiones se controlan a través de GINA, siendo vigente la versión a partir de su liberación en este sistema. Los manuales se identifican por su
nombre y el código que automáticamente fija GINA y siempre deben ir relacionados a un proceso.

Los procedimientos establecen en forma secuencial el desarrollo de las actividades requeridas para lograr un objetivo. La estructura de los procedimientos está determinada por el
Procedimientos modelo G102PR01MO4 existente en GINA, el cual servirá de guía para orientar los contenidos mínimos de los procedimientos. Entran en vigencia a partir de su fecha de liberación en
GINA.

Son procedimientos que describen paso a paso actividades que deben ser cumplidas en el estricto orden allí descrito y guardando una rigurosidad especial en su aplicación, tiempos y
controles, porque su incumplimiento puede representar un riesgo para lograr el resultado esperado (ejemplo protocolos de salud ocupacional como lavado y desinfección de tanques de
Protocolos
agua, protocolo de apagado o encendido de servidores). Se recomienda que para elaborar protocolos, se emplee el mismo modelo para instructivos G102PR01MO5 en cuanto a
estructura y contenidos.

Los instructivos describen al detalle una actividad de un proceso y su contenido depende del nivel de detalle que se requiera, por tal motivo se recomienda que para elaborarlos se
Instructivos emplee el modelo G102PR01MO5 en cuanto a estructura y contenidos. Entran en vigencia a partir de la fecha de su liberación en GINA, se identifican por su nombre y el código que
automáticamente fija GINA y siempre deben ir relacionados a un proceso.

Las Guías son documentos que contienen orientaciones acerca de la forma como se desarrolla una metodología relacionada con los procedimientos de la Entidad. Su diseño de
Guías estructura es libre, lo determina el área pero los controles de versiones son ejercidas también por el Equipo Calidad de la OAP. Las guías entran en vigencia a partir de la fecha de su
liberación en GINA, se identifican por su nombre y el código que automáticamente fija GINA y siempre deben ir relacionados a un proceso.

Los anexos son documentos que complementan técnicamente los manuales, procedimientos, instructivos o guías del SGC. Pueden estar controlados en GINA a través de nombre,
código y versión individual o a pueden estar incluidos en los procedimientos, en una pestaña aparte. Para este último caso, su control se realiza de manera simultánea con la versión del
Anexos
procedimiento que lo contiene. Para anexos individuales no incluidos en el cuerpo de otros documentos, su diseño es libre y se debe incluir el nombre del documento, código y versión
en el encabezado o en el pie de página.

Su contenido se diseña de acuerdo con las necesidades previstas para su aplicación. Las versiones actualizadas son controladas por el Equipo Calidad mediante el sistema GINA,
Formatos módulo documentos. Los formatos entran en vigencia a partir de la fecha de su liberación en GINA y en el encabezado también se incluye la fecha de emisión como mecanismo de
control para los registros en medio físico. Los códigos son asignados automáticamente por el sistema.

Categoría especial creada para facilitar la labor de las área en el diligenciamiento de registros. En los modelos se proponen contenidos que el usuario puede tomar como orientación y
Modelos modificarlos o ajustarlos de acuerdo con sus necesidades particulares, siendo su aplicación flexible y no tan estricta como en el caso de los formatos. Los modelos entran en vigencia a
partir de la fecha de su liberación en GINA. Los códigos son asignados automáticamente por el sistema.

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Su contenido es diseñado por entes u organizaciones externas. Los documentos externos referentes para el SGC de Colciencias se clasifican en dos tipos:
* Normas Técnicas, Manuales, Guías, procedimientos e instructivos de origen externo : Se identifican en los procedimientos y se controlan en el Sistema GINA bajo la categoría de
Documento Externo. Así mismo, el sistema GINA permite visualizar los documentos externos aplicables a los procedimientos en la hoja de vida del documento (documentos
explorar/documentos asociados). Su identificación y control se realiza conjuntamente entre el área y Calidad, al momento de documentar o actualizar un procedimiento.
Documentos externos
* Normatividad Legal: El control de la normatividad legal es competencia de la Secretaría General en colaboración con las áreas técnicas de Colciencias, para lo cual se ha definido el
Procedimiento Control Normativo (ver GINA). Las normas legales (leyes, decretos, resoluciones, acuerdos, circulares, directivas presidenciales, resoluciones) se crean en el sistema
GINA, relacionando el procedimiento correspondiente y se pueden consultar en los documentos asociados al proceso o generando el reporte de Normograma, donde aparecerá el listado
de todas las normas legales aplicables a cada proceso.

La estructura, documentación y ajustes de los planes relacionados con el ejercicio de Planeación Estratégica son controlados por la OAP mediante el sistema GINA, módulo Planes y lo
Planes
establecido en el Procedimiento Planeación Institucional G101PR01 (ver GINA) .

Toda la documentación vigente del SGC se encuentra disponible en GINA, módulo documentos y se puede acceder a ella mediante dicho módulo o consultar a través del Mapa de
Acceso a la documentación
Procesos. La documentación de cara al ciudadano está disponible para libre acceso en el Portal Institucional, Micrositio Calidad a través del siguiente enlace:
del SGC
http://www.colciencias.gov.co/quienes_somos/sistema-gestion-calidad

i
Los puntos de control aplican únicamente para los procedimientos y se definen para las actividades de verificación, revisión, evaluación, seguimiento o toma decisiones que requieren
Puntos de control en
especial atención por estar relacionadas con riesgos para el proceso. Se identifican mediante el símbolo i y siempre dentro de la actividad debe incluirse el responsable y registro
procedimientos
asociado.

En el SGC el uso de diagramas es obligarorio únicamente para la categoría procedimientos. En las demás categorías documentales, será opcional (instructivos, guías y manuales). Para
tal fin y de acuerdo con la necesidad del área, se podrá emplear diagramas de bloque, diagramas mentales, líneas de tiempo, diagramas conceptuales, flujogramas o cualquier otra
herramienta gráfica que facilite la comprensión del procedimiento. En todos los casos para la elaboración de estas herramientas, siempre se contará con el apoyo técnico del Equipo
Calidad de la OAP. Dependiendo la complejidad del procedimiento y su tamaño, los diagramas pueden ir como anexo técnico en una pestaña diferente o dentro del cuerpo del
descriptivo.
Uso de Diagramas
Para el caso de diagramas de bloques o flujogramas, su simbología es la siguiente:

Inicio o fin del Punto de Conector

procedimiento Actividad
Referencia en la página Referencia fuera de página

4. DEFINICIONES

SGC: Sigla que identifica el Sistema de Gestión de la Calidad.

Caracterización de
Descripción general de los procesos del S.G.C.
procesos:

Bases de datos y Las bases de datos y matrices de soporte interno utilizadas por los equipos de trabajo para gestionar actividades al interior del proceso no se consideran documentos que requieran ser controlados por el SGC, toda vez
matrices de soporte que su actualización o ajuste es permanente, y se constituyen en registros de apoyo que se generan de plataformas de información internas y externas, con lo cual su codificación podría generar un reproceso para la
interno Entidad.

Documento: Información y el medio en el que está contenida. El medio de soporte puede ser físico o electrónico o una combinación de éstos.

Formatos: Son plantillas ó tablas, que sirven para registrar información, una vez diligenciado cumple la función de un registro que proporciona evidencia objetiva de las actividades realizadas o resultados obtenidos.

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto
Gestión documental:
de facilitar su utilización y conservación.

GINA: Gestión Integral Nuestra Aliada.

Información que una organizaicón tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene. La informaciòn documentada puede estar en cualquier formato o medio y puede provenir de cualquier fuente y hacer
referencia a:
Información
- El Sistema de gestión, incluidos los procesos relacionados
Documentada
- La información generada para que la organizaciòn opere (documentación)
- La información de los resultados alcanzados (registros)

Manual de Calidad: Especificación para el Sistema de Gestión de la Calidad - SGC de Colciencias.

Manuales: Estos documentos son un conjunto de directrices y objetivos generales que guían las actuaciones de los funcionarios y colaboradores en cumplimiento de la misión institucional.

Guía: Documento que contiene orientaciones acerca de la forma como se desarrolla una metodología.

Procedimiento: Especifica la forma de llevar a cabo una actividad o un proceso estratégico, misional, de apoyo o de evaluación institucional.

Instructivo: Describe el detalle del desarrollo de tareas concretas y se elaboran sólo cuando se requieren necesarios.

Categoría especial de registro donde se presenta un diseño o contenido sugerido para la elaboración de documentos como memorandos, oficios, actas, certificaciones, justificaciones, bases de datos, matrices y
Modelo:
minutas, cuyo contenido se debe ajustar de acuerdo a la necesidad del proceso. Una vez diligenciados pueden ser registros o documentos, dependiendo su posibilidad o no de modificación.

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PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÒN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE Versión: 12
Este procedimiento rige a
GESTION DE CALIDAD - SGC partir de su liberación en

IMPORTANTE: Cómo leer este procedimiento

Reglamento: Documento que contiene directrices y define el margen de acción y las condiciones para el apoyo en la ejecución de la política del SNCTI.

Registro Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas.

Funcionario o colaborador (Director General, Subdirector, Jefe/Director de área, coordinador de grupo, líder de tema), con la responsabilidad y autoridad para:
- Aprobar los documentos del SGC
Responsable del - Asegurar el logro de los resultados planificados, informando a la Dirección, de forma periódica sobre el desempeño del sistema y la gestión de las oportunidades de mejora identificadas.
proceso: - Asegurar que se promueve acciones enfocadas al cumplimiento de las necesidades y requisitos de las partes interesadas y ciudadanía en general, en materia de Ciencia, Tecnología e Innovación.
- Asegurar que se mantiene la integridad del sistema de gestión, cuando se planifican e implementan cambios.
- Apoyar de forma permanente las acciones de rendición de cuentas que permitan dar cuenta de la eficacia del sistema para lograr las metas establecidas en la planeación estratégica de la Entidad.

Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Manual del Sistema de Gestión de Calidad G102M02 (ver GINA)
Documentos Internos de Referencia
Procedimiento Control de los registros de información y administración de instrumentos archivísticos A104PR02 (Ver GINA)

Documentos Externos Controlados Norma ISO 9001:2015 (consulta en medio físico OAP - Equipo Calidad).

Normatividad Legal Asociada Ver en GINA: documentos/consultar/documentos asociados

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N°
6. DESCRIPCIÓN GENERAL ELABORACIÓN Y CONTROL DE
DOCUMENTOS
IDENTIFICAR LA NECESIDAD DE CREAR O AJUSTAR UN
DOCUMENTO
Identifica la necesidad de crear o ajustar un documento controlado
por el SGC, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
- Sugerencias, quejas, peticiones, reclamos o denuncias por parte
de la ciudadanía
- Sugerencias por parte de los colaboradores de la Entidad.
- Resultados de los espacios de participación y/o rendición de
cuentas con ciudadanos
- Resultados de los espacios de concertación y consulta con Funcionario o colaborador
grupos étnicos o diferenciales.
1 Permanente
- Análisis de las necesidades y prioridades en la prestación del calidad o responsable de
servicio.
- Análisis de costo-beneficio de los procesos
- Resultados de la gestión institucional
- Seguimiento a los indicadores
- Implementación y monitoreo de los controles a los riesgos
- Necesidad de ajuste ante nuevos requisitos legales aplicables.
Informa la necesidad al Equipo de Calidad mediante cualquier
canal de comunicación disponible (correo electrónico, chat,
telefónica o verbalmente).
VERIFICAR LA NECESIDAD DE CREACION O AJUSTE DEL
DOCUMENTO
Verifica que no exista otro documento dentro del sistema que
cumpla el mismo propósito y que sea necesaria la creación o
ajuste del documento.
2 Equipo Calidad
ELABORAR O AJUSTAR EL DOCUMENTO
De acuerdo con los parámetros establecidos en las disposiciones
generales del presente procedimiento, elabora el documento de
manera conjunta entre el área interesada y el acompañamiento
técnico del Equipo Calidad.
Funcionario o colaborador
3 Nota: en caso de requerir la interrelación de varias áreas o de Colciencias, Líder de
Entidades, el Equipo Calidad apoyará la coordinación del Calidad y Equipo Calidad
desarrollo de mesas de trabajo.
Una vez impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA.
DESCRIPTIVO PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS CODIGO G102PR01
DEL SGC VERSIÓN 12
RESPONSABLE TIEMPOS REGISTROS R CONTROL DE MANUALES, PROCEDIMIENTOS, PROTOCOLOS, INSTRUCTIVOS Y v CONTROL DE FORMATOS Y MODELOS
GUIAS
Inicio Inicio
Nota 1: se recomienda que los documentos del sistema no tengan más
de dos años sin actualización o en su defecto realizar la revisión del
documento identificando si es apto para uso.
Correo
Para tal fin, el Equipo de Calidad verificará el tiempo de vigencia de los
electrónico, lista Nota: La necesidad de cambios en los formatos o modelos no
de Colciencias, líder de documentos del SGC e informará a los responsables del mismo, para
de asistencia o depende del tiempo de vigencia, depende de su utilidad y aplicabilidad
tomar las acciones correspondientes.
acta de reunión esto lo determina el área.
proceso
(si aplica)
Nota 2: El Equipo Calidad puede identificar la necesidad de crear
documentos del SGC. Para tal fin, deberá generar espacios de
construcción y análisis conjunto con las áreas técnicas, responsables y
líderes de proceso y con la alta dirección.
Verifica que efectivamente la Entidad si requiera formalizar una
Verifica la necesidad de creación o ajuste del formato o modelo,
metodología de trabajo, mejorar una existente o realizar una revisando su aporte al SGC y procurando que su uso sea en medio
actualización. magnético, en contribución a la disminución del consumo de papel.
No No
Máximo 5 días Correo i¿Se necesita crear o ajustar el documento?
hábiles electrónico, lista i¿Se necesita crear o ajustar el formato o modelo?
después de de asistencia o Si: Informa al área y continúa actividad 3. Si: Informa al área y continúa actividad 3.
Si Si
notificada la acta de reunión
necesidad (si aplica) No: informa al área solicitante por correo electrónico o verbalmente,
No: Informa al área solicitante por correo electrónico o verbalmente, Fin Fin
explicando los motivos por los cuales no es necesario crear o actualizar
explicando los motivos por los cuales no es necesario crear un
un formato o modelo. Busca conjuntamente con el área otras
documento nuevo o hacer su ajuste, para buscar conjuntamente otras
alternativas y finaliza el procedimiento.
alternativas. Finaliza el procedimiento.
Para la elaboración de procedimientos del SGC, tiene en cuenta los
parámetros de forma y diseño establecidos en el presente
De 5 días procedimiento, el cual servirá de guía para orientar las construcciones
Crea el formato o modelo o hace el cambio requerido. La creación de
hábiles a futuras de los documentos del SGC, especialmente aquellos que
Correo formatos y modelos se realiza conjuntamente con el área, lo cual
Máximo 2 permitan describir caminos genéricos con especificaciones particulares.
electrónico permite agilizar el trámite de publicación de las nuevas versiones
meses Dicha estructura aplica a partir de la liberación en GINA del presente
o lista de ajustadas a las necesidades de la Entidad.
(según
asistencia
procedimiento para los procedimientos que se liberen de en adelante.
complejidad)
Nota: Dependiendo de la complejidad del documento a crear, puede
requerir el desarrollo de varias mesas de trabajo que son coordinadas
por el Equipo Calidad.
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Vigente a partir de su liberación en GINA
 DESCRIPTIVO PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS CODIGO G102PR01
DEL SGC VERSIÓN 12

N°
6. DESCRIPCIÓN GENERAL ELABORACIÓN Y CONTROL DE
DOCUMENTOS
RESPONSABLE TIEMPOS REGISTROS R CONTROL DE MANUALES, PROCEDIMIENTOS, PROTOCOLOS, INSTRUCTIVOS Y v CONTROL DE FORMATOS Y MODELOS
GUIAS

REVISAR CONTENIDO DEL DOCUMENTO

El Equipo Calidad coordina las revisiones técnicas y de forma del El mecanismo de revisión depende de la complejidad del documento y la
documento en construcción, determinando según su complejidad si metodología es definida y coordinada por el Equipo de Calidad.
se requiere revisión vía correo electrónico, mesas de trabajo, RDe 3 días a
reuniones con el área interesada, o revisiones con la Son instancias de revisión de manuales, procedimientos, protocolos,
2 meses, Correo
Representante de la Dirección, Dirección General, Subdirección guías e instructivos: No
dependiendo la electrónico No
General, Secretaria General o Comités Institucionales. Para tal fin, * Dirección General
complejidad del En la mayoría de los casos, la revisión y aprobación se hace
dispone el documento borrador para revisión y discusión vía correo * Subdirección General
Líder de calidad, documento Lista de simultáneamente con la elaboración o actualización del formato o
electrónico o por el medio que estime conveniente (ejemplo * Secretaria General Si
coordinador de grupo o asistencia o modelo, por lo cual puede no requerir una verificación formal por parte
4 exposición ante miembros de la Alta Dirección). Dependiendo la * Comités Institucionales Si
Alta Dirección y Equipo vDe 1 hora a actas de reunión * Jefes/Directores de área del área solicitante. En este caso, El Equipo Calidad se comunica
naturaleza del documento a crear o modificar, solicita las Calidad (si aplica) personal o telefónicamente con el área para informar el estado de
5 días, * Coordinadores o líderes de equipos de trabajo
revisiones respectivas ante la instancia pertinente. revisión del formato o modelo.
dependiendo la * Líderes de calidad
complejidad del vPuede no
i ¿Requiere ajustes? formato o requerir registro
Dependiendo la temática o la naturaleza de la revisión o elaboración del
Si: Realiza ajustes del caso y continua actividad 5. modelo documento, se decide la instancia pertinente con la que se revisa el
No: Continúa actividad 5.
documento.

SOLICITAR APROBACIÓN DEL DOCUMENTO En la mayoría de los casos, la revisión y aprobación se hace con el
Solicita aprobación del documento a la instancia pertinente y por el área y simultáneamente con la elaboración o actualización del formato
medio que estime conveniente, de acuerdo con la complejidad del o modelo, por lo cual puede no requerir una aprobación formal por
Una vez realizados los ajustes, solicita la aprobación del documento al
documento en construcción. parte del área solicitante. En este caso, El Equipo Calidad se comunica
funcionario o colaborador directamente relacionado con la modificación o
Correo personal o telefónicamente con el área para informar el estado de
naturaleza del documento a crear, por correo electrónico. Tienen
Nota: Dependiendo la complejidad del documento, puede ser electrónico aprobación del formato o modelo. Tienen autoridad y responsabilidad
autoridad y responsabilidad para aprobar manuales, procedimientos,
requerida su aprobación por parte de la Dirección General, para aprobar formatos y modelos:
Subdirección General, Secretaría General, Coordinadores o líderes
RDe 1 a 3 Lista de
protocolos, instructivos y guías:
de equipos de trabajo Comités Institucionales. En este caso, días asistencia o * Director General
5 Equipo Calidad * Dirección General
Calidad debe gestionar el desarrollo de estos espacios. actas de reunión * Representante de la Dirección
vDe 15 a 60 * Subdirección General
(si aplica) * Subdirector General
minutos * Secretaria General
* Secretaria General
* Comités Institucionales
vPuede no * Comités Institucionales
* Jefes/Directores de área
requerir registro * Jefes/Directores de área
* Coordinadores o líderes de equipos de trabajo
* Coordinadores o líderes de equipos de trabajo
* Miembros del Equipo Calidad
* Líderes de Calidad o funcionarios y colaboradores involucrados
directamente con el uso del formato o modelo solicitado.
APROBAR DOCUMENTO
Aprueba el cargue del documento en GINA * Director General
* Representante de la
Dirección
* Subdirector General
Correo Aprueba el documento, antes de su emisión, verificando la coherencia de
* Secretaria General
* Comités Institucionales
RDe 1 a 15 electrónico las actividades consignadas con las que se realizan en el área o proceso No

* Jefes/Directores de área días y teniendo en cuenta la mejora deseada en el proceso. En la mayoría de los casos, la revisión y aprobación se hace con el
(según Lista de área y simultáneamente con la elaboración o actualización del formato
* Coordinadores o líderes Si
complejidad) asistencia o i¿Detecta inconsistencias? o modelo, por lo cual puede no requerir una aprobación formal por
6 de equipos de trabajo
actas de reunión parte del área solicitante. En este caso, El Equipo Calidad se comunica
vAdicionalmente:
Miembros del Equipo
v De 15 a 60 (si aplica) Si: Realiza o solicita los ajustes necesarios, con el apoyo del Equipo personal o telefónicamente con el área para informar el estado de
minutos según Calidad. Una vez realizados los ajustes, continúa actividad 7. aprobación del formato o modelo.
Calidad, Líderes de
complejidad vPuede no
Calidad o funcionarios y
requerir registro No: Aprueba el documento y continúa actividad 7.
colaboradores
involucrados directamente
con el uso del formato o
modelo solicitado.

Una vez impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA. Pág. 5 de 10
Vigente a partir de su liberación en GINA

N°
6. DESCRIPCIÓN GENERAL ELABORACIÓN Y CONTROL DE
DOCUMENTOS
REVISAR TDR
Una vez aprobado el documento se debe revisar el respectivo
documento contra las Tablas de Retención Documental con el fin
de garantizar que todo documento antes de su cargue en la
plataforma GINA se encuentra debidamente controlado en las
Tablas de Retención Documental
7 Gestión Documental
CARGAR EL DOCUMENTO APROBADO EN GINA
Carga la versión aprobada del documento en GINA, para consulta
y uso de toda la Entidad.
Revisa si el documento es de cara al ciudadano y requiere
publicación en la página web. De ser así, solicita a
Comunicaciones la publicación del documento en el Portal
Institucional, Micrositio Calidad mediante correo electrónico y
registra en GINA el área organizativa de publicación (Micrositio
SGC página web).
8 Equipo Calidad
SOCIALIZA LA CREACIÓN O CAMBIOS EN LOS
DOCUMENTOS
Socializa en la Entidad del documento la creación o cambios
efectuados, determinando el medio apropiado de acuerdo con su
naturaleza, complejidad y número de usuarios.
9 Equipo Calidad
Durante su socialización realiza la recomendación del documento
directamente en la Plataforma GINA, para evitar el uso de
versiones obsoletas.
DETECTAR E INFORMAR LA NECESIDAD DE INACTIVAR
DOCUMENTOS DEL SGC
Durante la aplicación del documento existente en la plataforma
GINA, detecta la necesidad de su inactivación. En tal caso, informa
al Equipo de Calidad mediante correo electrónico, chat, telefónica o
verbalmente.
10 Calidad verifica la pertinencia de la inactivación y si es aprobada,
inactiva el documento en GINA registrando el comentario
correspondiente en el sistema como soporte de su inactivación.
Los documentos inactivos quedan almacenados en GINA y el
acceso a los mismos está restringido a los administradores del
sistema.
Una vez impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA.
DESCRIPTIVO PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS CODIGO G102PR01
DEL SGC VERSIÓN 12
RESPONSABLE TIEMPOS REGISTROS R CONTROL DE MANUALES, PROCEDIMIENTOS, PROTOCOLOS, INSTRUCTIVOS Y v CONTROL DE FORMATOS Y MODELOS
GUIAS
Una vez aprobado el documento se debe revisar el respectivo
Una vez aprobado el documento se debe revisar el respectivo documento
documento contra las Tablas de Retención Documental con el fin de
contra las Tablas de Retención Documental con el fin de garantizar que
1 día TDR garantizar que todo documento antes de su cargue en la plataforma
todo documento antes de su cargue en la plataforma GINA se encuentra
GINA se encuentra debidamente controlado en las Tablas de Retención
debidamente controlado en las Tablas de Retención Documental
Documental
Cargar el documento aprobado en GINA, módulo documentos. El
Sistema automáticamente genera código, controla la versión y actualiza
el reporte del Listado Maestro de Documentos (ver opción Reporte).
Archiva el documento original en la Carpeta Waira del servidor de la Carga el formato o modelo en GINA en su versión original, módulo
GINA, módulo Entidad. Revisa la normatividad y los documentos externos asociados al Documentos. El Sistema automáticamente genera código, controla la
documentos procedimiento. Si estos no se encuentran creados, los crea en GINA versión y actualiza el reporte del Listado Maestro de Documentos (ver
bajo la categoría correspondiente (documento externo, decreto, ley, opción reporte). Archiva el documento en su formato original en la
Correo resolución, etc.) y los asocia al documento que se esta creando o Carpeta Waira del servidor de la Entidad.
electrónico actualizando. Como mecanismo de autocontrol, se apoya en la Lista de
1 día Verificación para cargue y liberación de documentos del SGC Para los cambios de las versiones de los formatos y modelos, registra
R Lista de G102PR01F01. en la etapa de liberación los comentarios sobre los cambios efectuados
Chequeo para a los mismos.
liberación de Nota 1: Es recomendable que como evidencia de aprobación, se anexe
documentos del al documento cargado en GINA el PDF del correo, acta de reunión o lista
SGC. de asistencia correspondiente.
Nota 2: Para actualizaciones de la normatividad asociada a los
procedimientos, el responsable del documento y la Secretaría General
informa a la Entidad mediante correo electrónico, aplicando para tal fin el
Procedimiento Control Normativo (ver GINA).
De acuerdo con los usuarios del formato o modelo, socializa por correo
electrónico, pregón o telefónicamente la publicación del documento en
GINA. Esta socialización se puede hacer a toda la Entidad o a un área
Mediante correo electrónico o pregón socializa los cambios realizados a
o usuario en particular, según el uso que se tenga establecido para el
los procedimientos, guías, manuales e instructivos del SGC.
De 30 minutos formato o modelo.
Correo
a 2 horas,
electrónico (si En caso de ser necesario y cuando el líder de proceso lo requiera,
dependiendo En caso de ser necesario y cuando el líder de proceso lo requiera,
aplica) programa y realiza capacitaciones, dependiendo la complejidad del
complejidad programa y realiza capacitaciones, dependiendo la complejidad del
documento elaborado, contando para tal fin con la colaboración del líder
documento elaborado, contando para tal fin con la colaboración del
del proceso.
líder del proceso.
Funcionario o colaborador De 30 minutos
En caso que sea requerido, informa por correo electrónico a los usuarios En caso que sea requerido, informa por correo electrónico a los
de Colciencias, líder de a 2 horas, GINA módulo
del manual, procedimiento, protocolo, instructivo o guía su inactivación y usuarios del formato o modelo su inactivación y la justificación de la
calidad o responsable de dependiendo documentos
la justificación de la misma. misma.
proceso complejidad
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Vigente a partir de su liberación en GINA
 DESCRIPTIVO PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS CODIGO G102PR01
DEL SGC VERSIÓN 12

N°
6. DESCRIPCIÓN GENERAL ELABORACIÓN Y CONTROL DE
DOCUMENTOS
RESPONSABLE TIEMPOS REGISTROS R CONTROL DE MANUALES, PROCEDIMIENTOS, PROTOCOLOS, INSTRUCTIVOS Y v CONTROL DE FORMATOS Y MODELOS
GUIAS

CONTROLAR EL USO NO INTENCIONADO DE DOCUMENTOS

OBSOLETOS
Los documentos obsoletos por modificación (actualización o
inactivación) son controlados a través del control de versiones de
GINA y los usuarios tienen acceso a la documentación
actualizada dado que este sistema siempre arroja las versiones
vigentes cuando se efectúa la consulta respectiva. GINA
almacena y permite la consulta de las versiones obsoletas de cada
documento a través del espacio Control de Cambios, disponible en
todos los documentos del SGC. Los documentos de cara al
ciudadano obsoletos también son retirados del portal institucional
mediante la respectiva solicitud a Comunicaciones.

Nota 1: Las versiones vigentes son las publicadas en GINA y en el

portal de la Entidad, Micrositio Calidad. Se consideran documentos
GINA módulo
11 no controlados los impresos que se realicen al interior de las áreas Equipo Calidad Permanente Aplica igual que el descriptivo general. Aplica igual que el descriptivo general.
y los magnéticos que se guarden en los equipos de cómputo. documentos

Nota 2: GINA conserva la versión obsoleta del documento, desde

la puesta en marcha de dicho sistema (mayo 2014). Las versiones
obsoletas anteriores a GINA se conservan en
Waira/Planeación/Documentación SGC y son administrados
únicamente por el Equipo Calidad de la OAP.

Nota 3: Las impresiones que realicen los usuarios son

consideradas no validas para el SGC de la Entidad, toda vez que
se han implementado todos los mecanismos posibles de control,
para evitar el uso de documentos obsoletos.

CONTROLAR LOS REGISTROS DEL SGC DERIVADOS DE LOS

MANUALES, PROCEDIMIENTOS, ANEXOS, GUÍAS E
INSTRUCTIVOS.
Ver Ver
12 Controla los registros del SGC mediante el Procedimiento Control Gestión Documental Aplica igual que el descriptivo general. Aplica igual que el descriptivo general.
procedimiento procedimiento
de los registros de información y administración de instrumentos
archivísticos (ver GINA).
Fin Fin

Una vez impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA. Pág. 7 de 10
Vigente a partir de su liberación en GINA
 7. CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Numerales Descripción de la modificación
0 2010-06 Todos Se crea documento
Modificación del Estructura documental (se eliminan otros documentos).
Corrección de la identificación de los documentos Inclusión de la Nota 3. En
1
codificación. Eliminación de las imágenes en la descripción del cuerpo de los
documentos para facilitar su actualización.
1 2011-03 2 Delimitación del Alcance del procedimiento.
3 Inclusión de otros términos relacionados dentro de las definiciones.
Actualización de las actividades de solicitud de creación, modificación o
5 anulación de documentos; especificaciones para el control de documentos
externos.

La fecha se registrará año-mes-día. Actualización del diseño de las

caracterizaciones de proceso. Eliminación del cuadro de registros dentro del
modelo de los procedimientos. Inclusión del día dentro de las fechas de revisión
1 y aprobación. Inclusión de los modelos dentro de las categorías documentales.
Inclusión de la columna de registros en los procedimientos, en reemplazo de
formato y producto. Modificación de la inclusión de las firmas únicamente en los
2 23/06/2011 documentos originales en medio físico, bajo la custodia del grupo de calidad.

Unión de las actividades elaborar y revisar el documento, ya que se realizan casi

simultáneamente. Inclusión de la actividad de verificación documental y cruce de
6 los registros identificados en los documentos contra los establecidos en la TRD.
Inclusión de la Nota 1 en la actividad 10 (creación, anulación o modificación de
formatos).
8 Se elimina el cuadro de registros.

Se incluyen los criterios para elaborar y controlar planes en el Departamento.

1
Inclusión de una columna exclusiva para tiempos en los procedimientos.
3 9/08/2011
Se excluye el nivel de manuales de la estructura documental.
6
Se incluyen tiempos para las actividades del procedimiento.

Actualización de las consideraciones generales: Puntos de control, flujograma,

1
formularios electrónicos Site de Calidad y aprobación de documentos.

3,4 y 5 Actualización de definiciones, documentos de referencia y flujograma.

4 9/12/2011

Actualización de actividades e inclusión de los formularios electrónicos del Site

6
de Calidad.

7 Inclusión de responsables y registros/evidencias en los puntos de control.

3.2.3.3. Actualización del modelo de caracterizaciones

5 7/10/2012 3.2.3.5. Actualización modelo de instructivos.
Inclusión de la actualización del Normograma dentro de las actividades del
7
procedimiento.
Se actualiza la estructura documental incluyendo las guías como documento en
3.1
la pirámide documental.
6 28/12/2012
3.2 Se incluye el contenido de las guías.
4 Se actualizan las definiciones.
Se actualiza información relacionada con la disposición de la normatividad
3.2.1
relacionada con los procesos de la Entidad.
7 31/10/2013 3.2.3.8
Se actualizan las actividades del procedimiento, puntos de control y elaboración-
3.2.4 revisión-aprobación.
7
Versión Fecha Numerales Descripción de la modificación
Se actualiza todo el procedimiento por rediseño del SGC y por la implementación
8 29/05/2015 Todos
del sistema GINA.

Se incluye en disposiciones generales el control de las caracterizaciones de

proceso, el control de documentos externos a través de GINA, control de la
normatividad legal, control de los planes y aclaraciones sobre la consulta interna
3 y externa de documentos del SGC. Se incluyen aclaraciones sobre el control a
los documentos publicados en el Micrositio del SGC. Se ajusta la identificación
de los puntos de control de los procedimientos. Se actualiza la normatividad del
procedimiento (ver GINA documentos asociados).
9 Los cambios rigen a partir de su liberación en GINA
Se ajusta la actividad requerida para actualizar la normatividad asociada a los
procedimientos, enlazando con el Procedimiento Control Normativo. Se incluyen
aclaraciones sobre el control a documentos obsoletos. Se incluye la actividad de
socialización de documentos. Se crea el capítulo II del procedimientos para
6
creación, ajuste o anulación de formatos, incluyendo el enlace con el
Procedimiento Control de los registros de información y administración de
instrumentos archivísticos (ver GINA). Se actualiza los puntos de control del
procedimiento.

Se incluye en disposiciones generales el control de las caracterizaciones de

proceso, el control de documentos externos a través de GINA, control de la
normatividad legal, control de los planes y aclaraciones sobre la consulta interna
3 y externa de documentos del SGC. Se incluyen aclaraciones sobre el control a
los documentos publicados en el Micrositio del SGC. Se ajusta la identificación
de los puntos de control de los procedimientos. Se actualiza la normatividad del
procedimiento (ver GINA documentos asociados).

El procedimiento se adecúa a un nuevo formato, que permite describir en

10 Los cambios rigen a partir de su liberación en GINA paralelo la aprobación de manuales, guías, procedimientos, instructivos y
protocolos, separándolos del control de formatos y modelos. Se ajusta la
actividad requerida para actualizar la normatividad asociada a los
procedimientos, enlazando con el Procedimiento Control Normativo. Se incluyen
6 aclaraciones sobre el control a documentos obsoletos. Se incluye la actividad de
socialización de documentos. Se crea el capítulo II del procedimientos para
creación, ajuste o anulación de formatos, incluyendo el enlace con el
Procedimiento Control de los registros de información y administración de
instrumentos archivísticos (ver GINA). Se actualiza los puntos de control del
procedimiento.

Se aclara el uso de diagramas, abriendo la posibilidad de crear no solo

flujogramas para los documentos del SGC. Quedan obligatorios solo para la
3
categoría procedimientos.
11 Los cambios rigen a partir de su liberación en GINA
Se aclaran las responsabildiades frente a la revisión y aprobación de
Descriptivo
documentos.
Se crea la lista de chequeo para verificar documentos a liberar en GINA.
 3. Disposiciones Generales Se mejora la descripción de la estructura de la caracterización de proceso, y
demás documentos que componen el Sistema de Gestión.
4. Definiciones
Se mejoran las definiciones de acuerdo a la norma ISO 9000:2015 y 9001:2015

Se precisan las actividades relacionadas con el liderazgo y compromiso de los

responsables de proceso en coherencia con el requisito 5.3 de la ISO 9001:2015

Se incluye la definición de bases de datos y matrices de soporte interno

utilizadas por los equipos de trabajo para gestionar actividades al interior del
proceso las cuales no se consideran documentos que requieran ser controlados
por el SGC, toda vez que su actualización o ajuste es permanente, y se
constituyen en registros de apoyo que se generan de plataformas de información
12 Los cambios rigen a partir de su liberación en GINA internas y externas, con lo cual su codificación podría generar un reproceso para
la Entidad.

En la actividad No.01 se incluye las fuentes para la actualización o ajuste de los

6. Descriptivo procedimientos. Se precisa en la Nota 1 la posibilidad de mantener vigente un
documento después de 2 años de emitido.

En la actividad No.07 y No 10. se realiza aclaración de redacción en general.

En la actividad No.10 se incluye la nota No.03 respecto a las impresiones.

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre Nombre Nombre
Gloria Roció Pereira
Adriana Pereira Oviedo Adriana Pereira Oviedo
Luis Felipe Giraldo Romero
Cargo Cargo Cargo
Contratista OAP Contratista OAP Contratista OAP