PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO PARA EL

CONTROL DE LOS REGISTROS

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1. OBJETIVO

Establecer un sistema que permita mantener un control de los registros, en cuanto a su

elaboración, identificacion,revisión,verificación, recuperación, consulta y disposición
final de los documentos para la empresa PALNORTE S.A.S.

2. ALCANCE

El alcance de este procedimiento documentado aplica para el control de los registros

internos y externos de la empresa PALNORTE S.A.S, inicia desde la necesidad de
crear o modificar el documento y finaliza con la divulgación,distribución y disposición
final del mismo.

3. DEFINICIONES

Para facilitar la comprensión del presente documento se definen los siguientes

términos:

 Aprobacion: verificación que se le hace al documento elaborado, para confirmar

si cumplen con los requerimientos de la norma ISO 9001:2015
 Copia controlada :son todos aquellos documentos sujetos al control de su
tenencia una vez aprobados.
 Distribución:entrega de documento a una persona que lo requiera para
cualquier actividad relacionada con sus funciones.
 Listado maestro :registro que indica el código, título,versión, fecha,vigencia y
poseedores de copias controladas.
 Procedimiento:documento que describe la secuencia de pasos necesarios para
asegurar la correcta ejecución de las actividades.
 Retención: es el tiempo de archivo de los registros tanto de archivo activo como
los no activos.
 Documento externo :son los documentos que suministran personas externas a
la empresa.
 Documento interno:son los documentos que emiten la empresa para cada área
de trabajo.
 Almacenamiento :poner o guardar en archivo de tal forma que se reduzca al
mínimo el riesgo de deterioro, daño o pérdida.
 PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION DE
PRUEBAS DE MONITOREO.

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4. CONDICIONES GENERALES

este procedimiento documentado para el control de los registros únicamente podrá

desarrollarse bajos las siguientes condiciones:

 La protección de los registros físicos estará dividida en dos aspectos:en el

archivo central ( según el proceso de Gestión documental) y en el archivo de
procesos (lugar de trabajo y responsable por el líder de calidad ).
 Los registros físicos no se deberán llenar a lápiz.
 Se deberán mantener copias controladas y vigentes de la documentación de los
procesos en la página web de la empresa.
 La elaboración de los documentos la podrá realizar el aprendiz de calidad,la
revisión de los documentos lo realizará el líder vocero de calidad y la aprobación
de los documentos será realizado por el instructor líder de calidad.
 Los registros serán almacenados según lo dispuesto en el programa de gestión
documental (PGD) y la ley 594 del 4/07/2000.
 Los registros de deberán proteger contra la humedad,polvo, o cualquier otro
factor que pueda afectar su estado y durabilidad.
 Se deberá mantener actualizado el listado maestro de documentos cada vez se
modifique o elimine un documento.
 Los registros deben ser de modo accesibles para su posterior consulta.
 El tiempo de retención de los registros tanto físico como digital sera a largo plazo
según lo dispuesto en el art.46,art.47,art.48 de la ley 594 del 4/07/2000.

5. DESARROLLO

Este procedimiento documentado para el control de los registros debe ser aplicativo en
las siguientes actividades:
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
Detectar la necesidad de  Director de  Manual de Gestión de
crear,modificar o eliminar calidad Calidad.
un documento.  Procedimiento para la
creación,modificación y
1.
eliminación de documentos.
 Formato de
creación,modificación o
eliminación de documentos.
2. Establecer los tiempo de  Alta gerencia  Procedimiento para el
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correcto archivo de
documentos.
retención y disposición  Director de
 Formato de registro para
de los documentos. calidad
envió de documentos al
archivo central.
Consultar los diferentes
 Líder de  Listado maestro de
3. tipos de documentos
calidad Documentos.
archivados.
Divulgar y socializar los  Director de
documentos a todo el calidad
4. personal de la empresa  Formato acta de reunión
PALNORTE S.A.S.

 Auxiliar de  Procedimiento para el

Archivar la calidad. correcto archivo de
5. documentación para el documentos.
control de los registros.  Formato control de registros.

Actualizar los listado  Director de  Listado maestro de

6 . maestro de la empresa calidad documentos.
PALNORTE S.A.S

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Para una mejor aplicación de este procedimiento deberá consultarse la siguiente

información:

 Norma NTC ISO 9001:2008.

 Norma NTC ISO 9001:2015.
 Programa de Gestión Documental.
 Ley 594 del 4/07/2020.ley general de archivo.
 Manual de Gestión de Calidad. MN-GC-01
 Procedimiento para la creación, modificación y eliminación de documentos.
F001-PR-GC-01
 Formato de creación,modificación y eliminación de documentos. FT-GC-01
 Procedimiento para el correcto archivo de documentos. F002-PR-GC-02
 Formato de registro para el envió de documentos al archivo central. FT-GC-02
 Listado maestro de documentos. FT-LM-01
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 Formato acta de reunión. FT-GA-01

 Formato control de registros. FT-GC-03

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre: Yudith Nolaida Barreto Nombre: Sharon Ortega Florez Nombre: Henry Mendoza
Cargo: Aprendiz HSEQ Cargo: Líder vocera Malagon.
Cargo: Instructor líder.
Fecha de elaboración: Fecha de revisión: Fecha de aprobación:
25/03/2020 25/03/2020 Fecha:26/03/2020

7. HISTORIAL DE CAMBIOS
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