GESTION DE LAS COMPRAS PARA CONFORMIDAD DE PRODUCTOS Y

SERVICIOS

UNIDADES DE APRENDIZAJE OBJETIVO DEL CURSO

• Planificación, control y gestión de los Suministrar las herramientas necesarias
suministros para una adecuada que permitan a la organización la eficaz
implementación en un SGC. gestión de las compras para la
conformidad de productos y servicios,
Según los requerimientos citados en la
NTC ISO 9001:2015.
DURACIÓN MATERIAL A
ENTREGAR
CONTENIDO DEL CURSO
8 Horas Memorias, cuaderno de Importancia de las compras en la empresa
apuntes
y en el SGC.
BIBLIOGRAFIA Relación de las compras con la operación
Herramientas para implementar un SGC. GTC 14. ICONTEC del negocio.
Gestión de las compras como un proceso.
PRE REQUISITO
Importancia de la relación con los
proveedores
N.A

11HO02-V2
1
 Relación con la Estructura de Alto Nivel

4. Contexto de la organización

5. Liderazgo

6. Planificación
A 10. Mejora P

9. Evaluación 7. Apoyo
V del desempeño Este curso se desarrolla
para la comprensión de la
relación del control de los
procesos, productos y
servicios suministrados
H 8. Operación externamente y
conformidad del producto /
la

servicio.

11HO02-V2
2
 GESTION COMPRAS PARA CONFORMIDAD PRODUCTOS Y SERVICIOS
8 Horas

GESTION COMPRAS
PARA CONFORMIDAD Objetivos
PRODUCTOS Y
SERVICIOS Contenidos
Suministrar las
herramientas • Importancia de las compras
Unidad de aprendizaje necesarias que en la empresa y en el SGC. Cap.
permitan a la T
8.4.1
organización la • Relación de las compras
Planificación, control y eficaz gestión de con la operación del
gestión de los suministros las compras para la negocio. T Cap.
8.4.2
para una adecuada conformidad de
Cap.
implementación en un SGC productos y • Gestión de las compras T 8.4.3
servicios, según los como un proceso
requerimientos
citados en la NTC • Importancia de La relación
ISO 9001:2015. con proveedores.

11HO02-V2
3
CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS
EXTERNAMENTE

8.4.1 GENERALIDADES

La organización debe asegurarse de que los procesos, productos y

servicios suministrados externamente son conformes a los
requisitos.

La organización debe determinar los controles a aplicar a los

procesos, productos y servicios suministrados externamente
cuando:
a) los productos y servicios de proveedores externos están
destinados a incorporarse dentro de los propios productos
y servicios de la organización;

b) los productos y servicios son proporcionados directamente a

los clientes por proveedores externos en nombre de la
organización;

c) un proceso, o una parte de un proceso, es proporcionado por

un proveedor externo como resultado de una decisión de
la organización.

11HO02-V2
4
 IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS EN LA
EMPRESA Y EN EL SISTEMA DE GESTION
DE CALIDAD

11HO02-V2
5
11HO02-V2 5
IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS EN LA EMPRESA Y EN EL SISTEMA
DE GESTION DE CALIDAD

Los resultados
económicos de la
empresa

Calidad del producto final

Alta influencia sobre:

Cumplimiento de los
requisitos del cliente

Capacidad de producción
y/o prestación del
servicio

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6
 LA CADENA DE SUMINISTRO

11HO02-V2
7
11HO02-V2 7
 LA CADENA DE SUMINISTRO

GIL
FRA

IBA
ARR
LADO
ESTE

PROVEEDOR ORGANIZACION CLIENTE

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8
RELACIÓN DE LAS COMPRAS CON LA
OPERACIÓN DEL NEGOCIO

11HO02-V2
9
11HO02-V2 9
RELACIÓN DE LAS COMPRAS CON LA OPERACIÓN DEL
NEGOCIO
PROCESOS DE DIRECCION

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE APOYO

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10
RELACIÓN DE LAS COMPRAS CON LA OPERACIÓN DEL
NEGOCIO
PROCESOS DE DIRECCION

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE APOYO

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11
RELACIÓN DE LAS COMPRAS CON LA OPERACIÓN DEL
NEGOCIO
PROCESOS DE DIRECCION

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE APOYO

Proceso suministrado externamente

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12
GESTIÓN DE LAS COMPRAS COMO UN
PROCESO

11HO02-V2
13
11HO02-V2 13
CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS
EXTERNAMENTE

8.4.1 GENERALIDADES

La organización debe determinar y aplicar criterios para la

evaluación, la selección, el seguimiento del desempeño y
la reevaluación de los proveedores externos, basándose
en su capacidad para proporcionar procesos o productos y
servicios de acuerdo con los requisitos.

La organización debe conservar la información

documentada de estas actividades y de cualquier acción
necesaria que surja de las evaluaciones.

11HO02-V2
14
OBJETIVOS DE LA GESTION DE LAS COMPRAS
 Previsión de necesidades
 Precios de compra
 Plazos de entrega
 Cumplimiento de especificaciones
 Rotación de las existencias
 Evitar el riesgo de obsolescencia
 Fuentes alternativas de suministro
 Contratos de compra
 Relaciones favorables con los proveedores
 Formación del personal
 Registro de la información
 Integración con las demás áreas de la empresa

11HO02-V2
15
 RESPONSABILIDADES DE LA GESTION DE LAS
COMPRAS
Actividades desarrolladas dentro del ciclo de calidad del producto/servicio con el objeto
de poner a disposición de la empresa los recursos necesarios para su actividad, de
acuerdo con sus diferentes necesidades.

Como responsable del proceso de compras Como cliente interno

Participar en: Cerciorarse de:

• Estrategia de compra. • Programación de las actividades vs.

Necesidades.
• Documentos de compra apropiados.
• Administración necesidades de
• Seguimiento de los contratos. materiales/existencias.

• Tratamiento de discrepancias. • Ayudar al cumplimiento de las estrategias

de compras.
• Establecer canales de comunicación apropiados
con el proveedor. • La eficacia de compras como proceso del
Sistema de Gestión de Calidad.

11HO02-V2
16
EL PROCESO DE COMPRAS

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EL PROCESO DE COMPRAS
OBJETIVO
ASEGURAR QUE LOS PROCESOS
DE LA EMPRESA CUENTEN CON
LOS RECURSOS NECESARIOS
PARA LLEVAR A CABO SU
OPERACION

Cumplimiento de especificaciones
Oportunidad
Condiciones económicas favorables
Cantidades requeridas

11HO02-V2
18
8.4.2 TIPO Y ALCANCE DEL CONTROL

La organización debe asegurarse de que los procesos, productos y servicios suministrados

externamente no afectan de manera adversa a la capacidad de la organización de entregar
productos y servicios conformes de manera coherente a sus clientes.

La organización debe:

a) asegurarse de que los procesos suministrados externamente permanecen dentro del control de su
sistema de gestión de la calidad;

b) definir los controles que pretende aplicar a un proveedor externo y los que pretende aplicar a las
salidas resultantes;

c) tener en consideración:
1) el impacto potencial de los procesos, productos y servicios suministrados externamente en la
capacidad de la organización de cumplir regularmente los requisitos del cliente y los legales y
reglamentarios aplicables;
2) la eficacia de los controles aplicados por el proveedor externo;

d) determinar la verificación, u otras actividades necesarias para asegurarse de que los procesos,
productos y servicios suministrados externamente cumplen los requisitos.

11HO02-V2
19
 CONTROLES A LOS PROVEEDORES EXTERNOS
GESTION ACTIVIDAD

1. Identificar procesos, productos y servicios

suministrados externamente: Proveedores externos
2. Evaluar el impacto de los proveedores en las
actividades de la organización
PLANEAR
3. Diagnóstico de condiciones actuales de selección

4. Seleccionar métodos de control operacional

5. Comunicar y sensibilizar sobre nuevos controles

HACER
6. Implementar controles operacionales

7. Seguimiento a la implementación y eficacia de los

VERIFICAR
controles operacionales
ACTUAR 8. Mejoramiento de la gestión de los proveedores

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20
 IMPLEMENTACION DE CONTROLES OPERACIONALES A LOS
PROVEEDORES EXTERNOS

• Exigencia de elementos de protección personal

• Exigencia de aportes al sistema general de seguridad social
• Exigencia de cumplimiento de manual de selección de proveedores definido por la
organización.
• Evaluación cumplimiento de requisitos legales.
• Evaluación cumplimiento de estándares: ISO 9001 – Normas de producto
• Desarrollo de auditorías de segunda parte
• Evaluación al cumplimiento del procedimiento de selección y evaluación de
proveedores
• Exigencia de planes de continuidad de negocio

11HO02-V2
21
 EL PROCESO DE COMPRAS
ACTIVIDADES PRIMORDIALES

1. Identificar los producto y servicios críticos a comprar.

2. Definir especificaciones del producto y servicio a comprar.
3. Planeación de compras.
4. Evaluar y seleccionar proveedores.
5. Realizar el tramite de compra.
6. Verificación del producto y servicio comprado.
7. Seguimiento al desempeño
8. Reevaluación de proveedores.
9. Toma de acciones (Proceso, producto/servicio, proveedor)

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 EL PROCESO DE COMPRAS
ACTIVIDADES PRIMORDIALES

1. Identificar los producto y servicios críticos a comprar.

2. Definir especificaciones del producto y servicio a comprar.
3. Planeación de compras.
4. Evaluar y seleccionar proveedores.
5. Realizar el tramite de compra.
6. Verificación del producto y servicio comprado.
7. Seguimiento al desempeño
8. Reevaluación de proveedores.
9. Toma de acciones (Proceso, producto/servicio, proveedor)

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EL PROCESO DE COMPRAS
CONTROLES

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24
IDENTIFICACION DE PRODUCTOS/SERVICIOS
CRITICOS

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 EL PROCESO DE COMPRAS
ACTIVIDADES PRIMORDIALES

1. Identificar los producto y servicios críticos a comprar.

2. Definir especificaciones del producto y servicio a comprar.
3. Planeación de compras.
4. Evaluar y seleccionar proveedores.
5. Realizar el tramite de compra.
6. Verificación del producto y servicio comprado.
7. Seguimiento al desempeño
8. Reevaluación de proveedores.
9. Toma de acciones (Proceso, producto/servicio, proveedor)

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 DETERMINACION DE LAS ESPECIFICACIONES
Transmite necesidades Pregunta/investiga necesidades

MAT. PRIMAS PRODUCTO/

PRODU/SERVICIO SERVICIO

COMPRA VENTA

ESPECIFICACIONES ESPECIFICACIONES

PROVEEDOR ORGANIZACION CLIENTE

Satisfacción Satisfacción

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 ESPECIFICACIONES DE UN PRODUCTO

- Tamaño
- Peso
- Dimensión
- Color
- Densidad
- Rugosidad
- Lugar de entrega
- Tiempo y horario de entrega
- Recomendaciones de transporte
- Requisitos de almacenaje y preservación
- Etc.

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 ESPECIFICACIONES DE UN SERVICIO

- Tiempo de prestación del servicio

- Lugar de entrega
- Tiempo y horario de entrega
- Condiciones de seguridad
- Requisitos de competencia
-Requisitos de entrenamiento
- Etc.

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29
 CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS
EXTERNAMENTE

8.4.3 Información para los proveedores externos:

La organización debe asegurarse de la adecuación de los requisitos
antes de su comunicación al proveedor externo.

La organización debe comunicar a los proveedores externos sus

requisitos para:

a) los procesos, productos y servicios a proporcionar;

b) la aprobación de:
1) productos y servicios;
2) métodos, procesos y equipos;
3) la liberación de productos y servicios;
c) la competencia, incluyendo cualquier calificación requerida de las
personas;
d) las interacciones del proveedor externo con la organización;
e) el control y el seguimiento del desempeño del proveedor externo a
aplicar por parte de la organización;
f) las actividades de verificación o validación que la organización, o su
cliente, pretende llevar a cabo en las instalaciones del proveedor externo.

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30
 COMUNICACIÓN

 COMPRENSIBLE PARA EL PROVEEDOR.

 VERAZ Y VERIFICABLE. PRODUCTO

 BIDIRECCIONAL.

 PRESENTADA DE FORMA CONSISTENTE Y REGULAR.

 EMITIDA A TRAVES DE CANALES APROPIADOS.

 CREAR REGISTROS PARA DOCUMENTAR RECLAMACIONES.

 INCLUIR PAUTAS PARA COMUNICACIÓN EXTRAORDINARIA.

 ESTABLECER LINEAS JERARQUICAS PARA LA COMUNICACIÓN.

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 EL PROCESO DE COMPRAS
ACTIVIDADES PRIMORDIALES

1. Identificar los producto y servicios críticos a comprar.

2. Definir especificaciones del producto y servicio a comprar.
3. Planeación de compras.
4. Evaluar y seleccionar proveedores.
5. Realizar el tramite de compra.
6. Verificación del producto y servicio comprado.
7. Seguimiento al desempeño
8. Reevaluación de proveedores.
9. Toma de acciones (Proceso, producto/servicio, proveedor)

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 PLANEACION DE LAS COMPRAS
Herramienta para que le facilita a las organizaciones identificar,
registrar, programar y divulgar sus necesidades de procesos,
productos y servicios y diseñar estrategias de contratación
basadas en agregación de la demanda que permitan
incrementar la eficiencia del proceso de contratación.

Esto le permite a la organización:

 Identificar y justificar el valor total de recursos requeridos por la
organización para compras y contratación.
 Como referente inicial para evaluar el nivel de ejecución del
presupuesto.
 Para pronosticar la demanda de bienes y servicios de la
organización durante el año referido en el Plan.

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33
 PLANEACIÓN DE LAS COMPRAS
Compra de insumos para manufacturas o servicios
PRODUCTO MES
O SERVICIO ENERO FEBRERO MARZO ABRIL
PRONÓSTICO DEMANDA A 1000 1500 1000 500
B 500 600 800 500
C 700 800 600 700

PRODUCCIÓN MES
O PRESTACIÓN DEL SERV. ENERO FEBRERO MARZO ABRIL
PLAN DE PRODUCCIÓN O A 1000 1200 1000 400
PRESTACIÓN DEL SERVICIO B 500 500 700 500
C 600 700 800 600

RECURSOS MES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL

1. 300 350 200 200
2. 350 300 200 50

PROGRAMA DE COMPRAS 3. 1000 800 600 500

4. 200 150 300 200
5. 600 500 400 300
6. 700 500 500 400

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 EL PROCESO DE COMPRAS
ACTIVIDADES PRIMORDIALES

1. Identificar los producto y servicios críticos a comprar.

2. Definir especificaciones del producto y servicio a comprar.
3. Planeación de compras.
4. Evaluar y seleccionar proveedores.
5. Realizar el tramite de compra.
6. Verificación del producto y servicio comprado.
7. Seguimiento al desempeño
8. Reevaluación de proveedores.
9. Toma de acciones (Proceso, producto/servicio, proveedor)

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 EVALUACION Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Evaluación de Proveedores:
Examen sistémico en un momento dado para determinar hasta qué
grado el proveedores capaz de satisfacer las exigencias especificadas.

Tiene como objeto buscar, apreciar e incrementar la confianza del

comprador en la capacidad de sus proveedores de satisfacer sus
necesidades mediante el registro, calificación o certificación de los
elementos del SGC de la empresa.

Selección de Proveedores:
Se realiza en función de los resultados de la evaluación y de las
herramientas de decisión adecuadas.
Los proveedores se deben seleccionar con base en la capacidad de
éstos para satisfacer las exigencias del contrato, las cuales incluyen
exigencias relativas a la calidad.
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EVALUACION Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Experiencia pertinente.
Sistema de Gestión.
Pruebas de producto.
Referencias en el mercado.
Evaluación financiera.
Precio de los productos / servicios.
Capacidad de producción.
Facilidades de comunicación.

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EVALUACION Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Personal con el que cuenta el proveedor.

Metodología para la atención de reclamos.
Capacidad de innovación.
Cumplimiento de requisitos legales.
Capacidad logística.
Tecnología empleada.
Papel del proveedor en la comunidad – percepción
de la sociedad.

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EVALUACION Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Sistemas de pagos y descuentos.

Pólizas de cumplimiento.
Control de procesos.
Políticas de garantía.
Ubicación geográfica.
Continuidad del negocio.
Nivel de servicio.a
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EVALUACION Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

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 EL PROCESO DE COMPRAS
ACTIVIDADES PRIMORDIALES

1. Identificar los producto y servicios críticos a comprar.

2. Definir especificaciones del producto y servicio a comprar.
3. Planeación de compras.
4. Evaluar y seleccionar proveedores.
5. Realizar el tramite de compra.
6. Verificación del producto y servicio comprado.
7. Seguimiento al desempeño
8. Reevaluación de proveedores.
9. Toma de acciones (Proceso, producto/servicio, proveedor)

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VERIFICACION DEL PRODUCTO /SERVICIO COMPRADO

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VERIFICACION DEL PRODUCTO /SERVICIO COMPRADO

•METODO DE VERIFICACION
•CRITERIOS DE ACEPTACION

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 EL PROCESO DE COMPRAS
ACTIVIDADES PRIMORDIALES

1. Identificar los producto y servicios críticos a comprar.

2. Definir especificaciones del producto y servicio a comprar.
3. Planeación de compras.
4. Evaluar y seleccionar proveedores.
5. Realizar el tramite de compra.
6. Verificación del producto y servicio comprado.
7. Seguimiento al desempeño
8. Reevaluación de proveedores.
9. Toma de acciones (Proceso, producto/servicio, proveedor)

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REEVALUACION DE PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

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CRITERIOS PARA LA REEVALUACION DE
PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

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CRITERIOS PARA LA REEVALUACION DE
PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

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CRITERIOS PARA LA REEVALUACION DE
PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

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CRITERIOS PARA LA REEVALUACION DE
PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

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CRITERIOS PARA LA REEVALUACION DE
PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

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CRITERIOS PARA LA REEVALUACION DE
PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

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CRITERIOS PARA LA REEVALUACION DE
PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

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CRITERIOS PARA LA REEVALUACION DE
PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

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CRITERIOS PARA LA REEVALUACION DE
PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

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CRITERIOS PARA LA REEVALUACION DE
PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

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CRITERIOS PARA LA REEVALUACION DE
PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

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CRITERIOS PARA LA REEVALUACION DE
PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

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CRITERIOS PARA LA REEVALUACION DE
PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

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CRITERIOS PARA LA REEVALUACION DE
PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

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CRITERIOS PARA LA REEVALUACION DE
PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

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CRITERIOS PARA LA REEVALUACION DE
PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

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REEVALUACION DE PROVEEDORES
(DESEMPEÑO)

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 REEVALUACION DE PROVEEDORES

(COMUNICACIÓN DE RESULTADOS)

GIL
FRA

IBA
ARR
LADO
ESTE

PROVEEDOR ORGANIZACION

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IMPORTANCIA DE LA RELACION
CON LOS PROVEEDORES

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 EVOLUCION DE LA RELACION:
ORGANIZACIÓN - PROVEEDOR
PRIMERA ETAPA SEGUNDA ETAPA

Desconfianza mutua. Perdura trato distante.

Guardando las distancias. Acuerdos a corto plazo.
Funcionamiento ineficiente. Relaciones gana-pierde.
Respuesta inadecuada para ambos. Solo cumplimiento de
Adversarios. especificaciones.

TERCERA ETAPA ÉXITO SOSTENIDO

Cooperación mutua. Calidad que exceda
Involucrar al proveedor. las especificaciones.
Recomendaciones mutuas. Acuerdos a largo plazo.
Proveedores alternativos. Procesos transparentes.
Colaboración y apoyo mutuo
Comunicación abierta y fluida

Desarrollo de proveedores

11HO02-V2
65
 APORTE A LA CARACTERIZACIÓN DE UN
PROCESO

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11HO02-V2 66
 Aporte a la Caracterización de un proceso
Proceso:_______________________________________________________________

Objetivo:_______________________________________________________________

Proveedores Entradas Actividades Salidas Clientes

Responsable Parámetros de Información Documentada

Seguimiento y control Necesaria
( internos
y externos)

Procesos de Soporte Recursos Requisitos ley, cliente

organización

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 APORTE A LA IMPLEMENTACIÓN DEL SGC

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11HO02-V2 68
Ejemplo: Plan de implementación
• Momentos clave para la implementación de este requisito.

May

May
Mar

Mar
Ago

Nov
Abr

Abr
Ene

Ene
Oct
Feb

Sep

Feb
Jun

Jun
Dic
Jul

Jul
No ETAPAS GENERALES Responsable
1 Decisión del proyecto Alta dirección
2 Capacitación Equipo Líder del proyecto Lider del proyecto
3 Diagnóstico Equipo del proyecto
Informe a Dirección para
4 dimensionamiento de recursos y Lider del proyecto
tiempos
5 Elaboración del plan de implementación Lider del proyecto

Divulgación del proyecto a la

6 Equipo del proyecto
organización
7 Capacitación/sensibilización Lider del proyecto
Definición de la estrategia, contexto y
8 Alta dirección
riesgos del SG
Definición y planificación de los Alta dirección/lideres
9
procesos procesos
Lideres de proceso y
10 Documentación de los procesos
responsables de actividades
11 Entrenamiento al personal Equipo del proyecto
Informe a la alta Dirección de avances
12 Lider del proyecto
del proyecto
Acompañamiento y seguimiento a la
13 Equipo del proyecto
implementación de los procesos
Definición y entrenamiento de
14 Lider del proyecto
Auditores internos
Lider del proyecto y equipo
15 Realización de la Auditoria interna
auditor
16 Revisión por la dirección Alta dirección
17 Cierre del proyecto Alta dirección

11HO02-V2
69
Reflexión….

“Proveedores y especialmente los fabricantes

tienen poder de mercado, ya que tienen
información sobre un producto o un servicio que
el cliente no tiene ni puede tener, y no es
necesario si se puede confiar en la marca. Esto
explica la rentabilidad de las marcas”.

Peter Drucker

11HO02-V2
70
Quieres darnos tu opinión?, presentar una queja o
reclamo?... sugerencia o reconocimiento?...

Te invitamos a escribirnos al correo electrónico

cliente@icontec.org

GRACIAS!!

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11HO02-V2
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