UNIVERSIDAD CESAR VALLEJO

ESCUELA DE POST GRADO

MAESTRIA EN GESTIÓN PÚBLICA

CURSO : MODERNIZACIÓN DEL ESTADO

DOCENTE : MG. JAIME FELIPE CERNA MORENO

MAESTRANTES: AGUINAGA DÍAZ EINSTEIN ANTONIO

CARDENAS NAVARRO KAREN SELENE
MORANTE NIQUEN MIRIAM ELIZABETH
SANDOVAL SAAVEDRA ELSA GLADYS
POLO GUEVARA JULIO

TEMA : PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO EN LA

UNIVERSIDAD NACIONAL PEDRO RUIZ
GALLO

Chiclayo, Julio del 2017

 INFORME ACADÉMICO

INSTITUCION EDUCATIVA:
UNIVERSIDAD NACIONAL PEDRO RUIZ GALLO

UBICADA: CALLE JUAN XXIII 391 – CIUDAD UNIVERSITARIA – LAMBAYEQUE

TELEFONOS: 283146 – 283115 – 282120 – 282356

RUC N° 20105685875

ACTIVIDAD COMERCIAL: ENSEÑANZA SUPERIOR UNIVERSITARIA

FECHA DE FUNDACIÓN: 17 DE MARZO 1970

 INDICE

INTRODUCCION 4

CAPITULO I: DATOS GENERALES

1.1 Visión 5
1.2 Misión 5
1.3 Servicios que ofrece 5

CAPITULO II: DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN

2.1 SITUACIÓN ENCONTRADA

2.1.1 Realidad Problemática 7

2.1.2 Procedimiento Administrativo para atención de Bienes y Servicios 7
2.1.3 Flujograma 12

2.2 PROPUESTA 13

CONCLUSIONES 20
RECOMENDACIONES 20
BIBLIOGRAFIA 21
 INTRODUCCIÓN

La Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo (UNPRG), es una Universidad Estatal, ubicada
en la ciudad de Lambayeque. Es una Institución de formación profesional del más alto nivel
académico en la región; así como es la principal universidad del Departamento de Lambayeque

La Universidad Pública, tiene que generar el conocimiento para contribuir

prioritariamente en la búsqueda de la solución de los problemas de la sociedad peruana,
empezando por sus regiones. La universidad pública debe convertirse en el espacio que genere
conocimiento en función a los problemas que aquejan sus regiones y aprovechar las
oportunidades que se presentan para potenciarlas y generar desarrollo social.

Para el desarrollo del presente trabajo se ha tomado en cuenta el procedimiento

administrativo que actualmente se desarrolla en la Oficina de Abastecimiento y control
Patrimonial de la Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo; para el abastecimiento de Bienes y
Servicios solicitados por las Oficinas de Alta Dirección, Facultades y Centro de Producción,
necesarios para el desarrollo de las actividades académicas y administrativas

Asimismo, se puede notar que en su gran mayoría los requerimiento no son

programados para su debida atención; los mismos que son solicitados con poca anticipación y
en algunos casos de un día para otro lo que genera que no siempre se les pueda atender con
eficacia

El presente trabajo en estudio se recomienda que para tener una entrega oportuna o
inmediata de lo solicitado por las Oficinas de Alta Dirección, Facultades y Centros de
Producción, se debería aplicarse una logística planificada que permita mejorar los resultados y
lograr satisfacer las necesidades en el momento oportuno

CAPITULO I: DATOS GENERALES

1.1 VISIÓN:
"Somos una Universidad líder en la formación humanista, científica y tecnológica en el
norte del País”

1.2 MISIÓN:
"Es una universidad pública que crea, imparte, difunde conocimientos científicos,
tecnológicos y humanísticos; forma científicos y profesionales innovadores, éticos,
críticos y competitivos, que participan activamente en el desarrollo integral y
sustentable de la sociedad"

1.4 OBJETIVOS:

a. Formar profesionales de calidad, sustentados en sólidos valores, utilizando los

conocimientos, tecnologías y metodologías de avanzada
b. Fortalecer el desarrollo de la formación académica sustentada en la actualización
permanente de los docentes, currículos de estudios, equipo de laboratorios y
bibliotecas
c. Mejorar el funcionamiento de las unidades de enseñanza y producción,
promoviendo la innovación científica y tecnológica que contribuya a elevar el nivel
académico y la investigación

1.3 SERVICIOS QUE OFRECE:

 ESTUDIOS DE PREGRADO - 14 FACULTADES
- FAG - FIA
- FCCBB - FIME
- FACEAC - FIZ
- FACFYM - FMH
- FACHSE - FIQUIA
- FDYCP - FMV
- FE - FICSA
Asimismo, se cuenta con veintiséis Escuelas Profesionales

 03 CENTROS DE PRODUCCIÓN
 - CENTRO PRE UNIVERSITARIO “JUAN FRANCISCO AGUINAGA CASTRO”
- ESCUELA DE POST GRADO
- COLEGIO DE APLICACIÓN PEDRO RUIZ GALLO
- FACULTAD DE CIENCIAS HISTORICO SOCIALES Y EDUCACION A NIVEL
NACIONAL, en las ciudades de: Piura – Tumbes – Lambayeque – Cajamarca –
Jaén – Cusco – Arequipa – Huamachuco – Tarapoto – Tacna – Huancabamba –
Chachapoyas – Cutervo – Lima – Santa Cruz – Trujillo

PROGRAMAS ESPECIALES:
 LICENCIATURA EN EDUCACION MODALIDAD MIXTA
 PROGRAMA DE COMPLEMENTACION ACADEMICA DOCENTE
 PROGRAMA DE COMPLEMENTACION PEDADOGICA UNIVERSITARIA
 MAESTRIAS Y DOCTORADOS

CAPITULO II: DESARROLLO DE LA INVESTIGACION

2.1 SITUACIÓN ENCONTRADA

2.1.1 Realidad Problemática

Podemos decir que la Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo, es una

Institución educativa que cuenta con Oficinas de Alta Dirección, 14
Facultades con veintiséis Escuelas Profesionales y 04 Centro de Producción
con oficinas de extensión – Coordinación Académica y Administrativa en 20
ciudades, habiéndose transformado y logrado ampliarse por todo el Perú,
por lo tanto su logística ha sufrido varias alteraciones hasta resultar
insuficientes para todos los requisitos y exigencias que las circunstancias y
las actividades académicas requieren

Frente a estas exigencias de logística, se nota un desabastecimiento, que se

da en algunos casos por falta de presupuesto y en otros casos por
requerimiento de manera inadecuada, envió de pedidos sin marco
presupuestal y no se cuenta con liquidez financiera para el pago al
proveedor. Esto ha originado que varias actividades académicas, hayan
sufrido por no contar con los requerimientos de manera oportuna,
generando una falsa percepción de desabastecimiento por negligencia; más
aún ahora que se viene utilizando el Sistema Integrado de Gestión
Administrativa (SIGA) y el Sistema Integrado de Administración Financiera
(SIAF), sistemas que establece su uso de manera obligatoria por el
Ministerio de Economía y Finanzas; se puede notar que muchas veces los
Centros de Costo hacen sus requerimiento mediante un Oficio y no se
adjunta el Pedido de Servicio o el Pedido de Compra, lo cual origina que el
expediente se devuelva a los responsables a fin de que ingrese su
requerimiento al sistema (SIGA) y de esta manera iniciar el trámite de
atención a lo solicitado

2.1.2 Procedimiento Administrativo para Bienes y Servicios

El procedimiento Administrativo para la atención de Bienes y Servicios, en
la fecha por la carencia de planificación - plan de compras de Bienes y
Servicio, resulta muy engorroso debido a que al momento que llega el
pedido a la Oficina de Abastecimiento se tiene que recién ahí solicitar a la
Oficina de Presupuesto el marco presupuestal, esto debido a que dicho
 requerimiento no fue incluido en su cuadro de necesidades; según meta,
clasificador y fuente de financiamiento

Es responsabilidad del centro de costo de verificar si se cuenta con liquidez

financiera para el pago al Proveedor; precisar con exactitud las
características técnicas mínimas de lo que necesitan de manera que una vez
autorizado dicho pedido la Unidad de Compras proceda a solicitar las
cotización respectivas y emitir la Orden de Compra y/o Servicio según sea el
caso

Como se puede mostrar en el registro de actividades en la Tabla Asme –

VM, la demora principal es que el requerimiento que solicitan no cuenta
con marco presupuestal lo que origina una demora excesiva y a esto se le
suma que los requerimientos se solicitan con poca anticipación lo que
genera una falsa percepción de desabastecimiento por negligencia; siendo
en realidad el gran problema es que hay un manejo tradicional, empírico y
una ausencia de un cuadro de necesidades real de los bienes y servicios que
permita programar sus requerimientos en base a las actividades a
desarrollar durante el ejercicio fiscal

Pasos: Actual Procedimiento Administrativo para la Adquisición de Papel

Autocopiativo para la impresión de recibos para recaudación de Ingresos

1. Existe el requerimiento el Papel Autocopiativo, la Oficina de Impresiones

solicita a la Oficina Editorial Universitaria, gestionar el trámite de Pedido
de Compra de Papel Autocopiativo para impresión de recibos de ingresos
TIEMPO 30 MINUTOS

2. Oficina Editorial Universitaria, recepciona el Oficio y el Pedido de Compra

TIEMPO 10 MINUTOS

3. Oficina Editorial Universitaria, evalúa y revisa el requerimiento

TIEMPO 40 MINUTOS

4. Oficina Editorial Universitaria, mantiene el expediente en espera para

solicitar atención
TIEMPO 8,600 MINUTOS (6 DIAS)

5. Oficina de Abastecimiento recepciona el requerimiento

TIEMPO 10 MINUTOS
6. Se mantiene en espera para solicita que revisión de marco presupuestal y
liquidez financiera
TIEMPO 4,320 MINUTOS (3 días)

7. Administrador del SIGA efectúa revisión de marco presupuestal y Liquidez

financiera
TIEMPO 1,440 MINUTOS (1 día)

8. No cuenta con marco presupuestal se devuelve al centro de costo para

realizar rebaja en cantidades
TIEMPO 2,880 MINUTOS (2 días)

9. Centro de Costo efectúa las rebajas respectivas

TIEMPO 4,320 MINUTOS (3 días)

10. Se reingresa a la Oficina de Abastecimiento requerimiento con las rebajas

respectivas
TIEMPO 4,320.00 MINUTOS (3 días)

11. Se gestiona ante la oficina de presupuesto el marco presupuestal

TIEMPO 7,200 MINUTOS (5 días)

12. Se amplía el marco presupuestal para atender el requerimiento

TIEMPO 10,080 MINUTOS (7 días)

13. El expediente queda pendiente debido a que el reporte de Ingresos

emitido por la Oficina de Tesorería no tiene saldo para ejecutar compras
TIEMPO 63,360 MINUTOS (44 días)

14. Oficina de Abastecimiento autoriza a la Unidad de Compras atender el

requerimiento
TIEMPO 200 MINUTOS

15. Se procede a revisar el expediente que contenga las especificaciones

técnicas mínimas
TIEMPO 50 MINUTOS

16. Proceso de cotización en que los proveedor emiten sus cotizaciones

TIEMPO 4,320 MINUTOS (3 días)

17. Se evalúan las cotización para determinar proveedor ganador

TIEMPO 30 MINUTOS
18. Teniendo el costo del precio unitario, se genera en el SIGA el Plan Anual de
Obtención (PAO) para la Certificación en el SIGA y el Certificado en el SIAF
MINUTOS 15 MINUTOS

19. Tiempo de espera para la Certificación en el SIGA y SIAF

MINUTOS 2,880 MINUTOS (2 días)

20. Corresponde a la Oficina de Presupuesto la certificación del PAO y creación

del Certificado en el SIAF (con sus respectivas aprobaciones)
MINUTOS 1,440 (1 días)

21. Se emite la Orden de Compra en el SIGA

MINUTOS 30 MINUTOS

22. En el SIGA: Interfaces SIGA – SIAF (Compromiso Anual – Secuencia),

Interface del SIGA al SIAF (Expediente SIAF), con sus respectivas
aprobaciones
MINUTOS 30 MINUTOS

23. Impresión de la orden y fotocopiado de la documentación necesaria que

justifican la compra
TIEMPO 10 MINUTOS

24. Firma de la Orden de Compra (Jefe de la Unidad de Compras)

TIEMPO 15 MINUTOS

25. Firma de la Orden (Jefe de la Oficina de Abastecimiento)

TIEMPO 2,880 MINUTOS (2 días)

26. Firmada la Orden, notificar al proveedor

TIEMPO 10 MINUTOS

27. Entrega de la orden de Compra al Almacén Central UNPRG

TIEMPO 10 MINUTOS

28. Proveedor entrega el material en el Almacén Central UNPRG, según plazo

establecido en cotización
TIEMPO 11,520 MINUTOS (8 días)

29. Orden de Compra y la Pecosa firmada se deriva la Orden a la Oficina de

Contabilidad
TIEMPO 30 MINUTOS

30. Tiempo de espera para la fase del Devengado en el SIAF

 TIEMPO 2,880 MINUTOS (2 días)

31. Fase del Devengado en el SIAF

TIEMPO 2,880 MINUTOS (2 días)

32. Tiempo de espera para la Fase del Girado en el SIAF

TIEMPO 14,400 MINUTOS (10 días)

33. Fase del girado en el SIAF

TIEMPO 14,400 MINUTOS (10 días)

34.Archivo del expediente en la Oficina de Contabilidad

TIEMPO 10 MINUTOS

Total de Minutos: 164,650

Equivalente a: 114 días / 8 Horas / 10 Minutos
2.1.3 Flujogramas Proceso Actual

FLUJOGRAMA DEL PROCESO ACTUAL

Total de Minutos: 164,650

Equivalente a: 114 días / 8 Horas / 10 Minutos
2.2 PROPUESTA

El presente trabajo de investigación, presenta una propuesta interesante, que

de tomarse en cuenta permitirá brindar una adecuada atención a las
necesidades reales y superar un problema típico que existen en la mayoría de
Instituciones Públicas

La propuesta es que cada Centro de Costo deberá asegurarse que sus

requerimiento de bienes y servicios haya sido debidamente programados y estos
cuente con su respectivo marco presupuestal según su estructura funcional
programática, clasificador, meta, fuente de financiamiento y cuenten con
liquidez financiera para el gasto; con una cultura de organización se logrará
brindar atención a los requerimientos en forma oportuna y desarrollar un
proceso de logístico planificado que permitirá lograr la satisfacción de las áreas
solicitantes en el momento adecuado y mejorar los resultados en bien de la
Institución

Asimismo haciendo uso de la simplificación administrativa en el marco de la

modernización, con nuestra propuesta el objetivo es disminuir el tiempo de los
movimientos del expediente, brindar atención en el menor tiempo posible, con
ahorro de material de oficina, toner, horas de trabajo (recurso humano),
Internet, PC’S etc., lográndose una atención más rápida para beneficio de los
solicitantes

PROPUESTA: Procedimiento Administrativo Simplificado

1. Oficina de Impresiones solicita a la Oficina Editorial Universitaria, gestionar

el trámite de Pedido de Compra de Papel Autocopiativo para impresión de
recibos de ingresos
TIEMPO 30 MINUTOS

2. Oficina Editorial Universitaria, recepciona el Oficio y el Pedido de Compra

TIEMPO 10 MINUTOS
3. Oficina Editorial Universitaria, evalúa y revisa el requerimiento que
contenga marco presupuestal y liquidez financiera
TIEMPO 40 MINUTOS

4. Oficina de Abastecimiento recepciona el requerimiento

TIEMPO 10 MINUTOS

5. Administrador del SIGA efectúa revisión de marco presupuestal y Liquidez

financiera
TIEMPO 1,440 MINUTOS (1 día)

6. Oficina de Abastecimiento autoriza a la Unidad de Compras atender el

requerimiento
TIEMPO 200 MINUTOS

7. Se procede a revisar el expediente que contenga las especificaciones

técnicas mínimas
TIEMPO 50 MINUTOS

8. Proceso de cotización en que los proveedor emiten sus cotizaciones

TIEMPO 4,320 MINUTOS (3 días)
9. Se evalúan las cotización para determinar proveedor ganador
TIEMPO 30 MINUTOS

10. Teniendo el costo del precio unitario, se genera en el SIGA el Plan Anual de
Obtención (PAO) para la Certificación en el SIGA y el Certificado en el SIAF
MINUTOS 15 MINUTOS

11. Corresponde a la Oficina de Presupuesto la certificación del PAO y creación

del Certificado en el SIAF (con sus respectivas aprobaciones)
MINUTOS 1,440 (1 días)

12. Se emite la Orden de Compra en el SIGA

MINUTOS 30 MINUTOS

13. En el SIGA: Interfaces SIGA – SIAF (Compromiso Anual – Secuencia),

Interface del SIGA al SIAF (Expediente SIAF), con sus respectivas
aprobaciones
MINUTOS 30 MINUTOS

14. Impresión de la orden y fotocopiado de la documentación necesaria que

justifican la compra
TIEMPO 10 MINUTOS

15. Firma de la Orden de Compra (Jefe de la Unidad de Compras)

 TIEMPO 15 MINUTOS

16. Firma de la Orden (Jefe de la Oficina de Abastecimiento)

TIEMPO 2,880 MINUTOS (2 días)

17. Firmada la Orden, notificar al proveedor

TIEMPO 10 MINUTOS
18. Entrega de la orden de Compra al Almacén Central UNPRG
TIEMPO 10 MINUTOS

19. Proveedor entrega el material en el Almacén Central UNPRG, según plazo

establecido en cotización
TIEMPO 11,520 MINUTOS (8 días)

20. Orden de Compra y la Pecosa firmada se deriva la Orden a la Oficina de

Contabilidad
TIEMPO 30 MINUTOS

21. Tiempo de espera para la fase del Devengado en el SIAF

TIEMPO 2,880 MINUTOS (2 días)
22. Fase del Devengado en el SIAF
TIEMPO 2,880 MINUTOS (2 días)

23. Tiempo de espera para la Fase del Girado en el SIAF

TIEMPO 14,400 MINUTOS (10 días)

24. Fase del girado en el SIAF

TIEMPO 14,400 MINUTOS (10 días)

25.Archivo del expediente en la Oficina de Contabilidad

TIEMPO 10 MINUTOS

Total de Minutos: 35,690

Equivalente a: 24 días / 18 Horas / 50 Minutos
FLUJOGRAMA DE LA PROPUESTA
 Total de Minutos: 35,690
Equivalente a: 24 días / 18 Horas / 50 Minutos

ANALISIS COMPARATIVO

Según el análisis obtenido con la Tabla ASME – VM: Para la Compra de Papel
Autocopiativo para los recibos de ingresos solicitado por la Oficina de Impresiones de
la Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo; a estos procedimientos se aplica la etapa de
la simplificación administrativa en el marco de la modernización del Estado; se
procedió primero a identificar los procedimiento a simplificar, luego eliminar los
innecesarios, priorizando los restantes; asimismo se tiene como objetivo principal la
eliminación de obstáculos o costos innecesarios, lo que viene generando un
inadecuado funcionamiento de la Administración Pública en el abastecimiento de
Bienes y Servicios dentro de la Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo; nuestro grupo
muestra el análisis comparativo en el que se puede determinar lo siguiente:

 En la actualidad el procedimiento de compra en estudio tiene 34 pasos, con un

trámite administrativo en 10 áreas, con un tiempo de 164,650 Minutos lo que
viene hacer 114 días, 8 horas y 10 minutos; desde el inicio del requerimiento
hasta el pago al proveedor para finalmente terminar con el archivo del
expediente

 Con nuestra propuesta la compra se realizaría con 23 pasos, con un trámite

administrativo de 10 áreas, con un tiempo de 35,690 Minutos lo que viene
hacer 24 días, 18 horas y 50 minutos; desde el inicio con el requerimiento
hasta el pago al proveedor y terminar con el archivo del expediente

SE ESTARIA DISMINUYENDO EL TRÁMITE EN TIEMPO:

89 DIAS, 5 HORAS, 10 MINUTOS

 Asimismo tendríamos una disminución en los recursos por cada categoría, sea
recursos identificables y no identificables, durante el proceso administrativo
 En relación al análisis según las actividades en el Tipo de valor, se detalla:

Con respecto al VALOR AÑADIDO (VA) se estaría disminuyendo 2 actividades

del procedimiento actual; siendo necesario la realización de 19 actividades que
ayudaran a llegar al resultado final del procedimiento

Actividades de Control, se continúa con 04 actividades siguientes:

1.- Revisión del requerimiento por parte del centro de costo solicitante
2.- Revisión del marco presupuestal y la liquidez financiera
3.- Revisión del expediente para iniciar proceso de compra
4.- Revisión de cotizaciones para determinar proveedor ganador

Actividades sin valor Añadido; Según la tabla es notoria la participación de

áreas que no aportan valor añadido a lo largo del procedimiento, lo que crea
demoras o trámites innecesarios en este caso muestra 9 actividades entre la
de decisión de funcionarios para dar trámite al requerimiento, tiempos de
espera, devolución del pedido para efectuar rebajar, gestionar el marco
presupuestal para el requerimiento, tiempo de esperar hasta que se cuente
con liquidez financiera, tiempo para que presupuesto efectué la certificación
del gasto y finalmente la fase del devengado y girado en el SIAF, que sumado
es un total de 107,960 MINUTOS (74 DIAS, 23 HORAS, 20 MINUTOS)
Como se ve, la propuesta del nuevo procedimiento, es bastante ventajosa, respecto al
procedimiento actual, haciéndolo más eficiente, más rápido, y permite ahorrar gran cantidad
de recursos.
 CONCLUSIONES

Las conclusiones a las que hemos llegado son:

 Se propone que exista una logística planificada mediante un cuadro de necesidades y

se programen los bienes y servicios para el año; lo que permitiría el mejoramiento del
abastecimiento de manera oportuna

 Los centros de costo solicitantes deberán asegurarse antes de hacer sus

requerimientos (Pedidos de Bienes y Servicios) cuenten con su respectivo marco
presupuestal y la liquidez financiera que aseguren el pago al proveedor

 Una logística planificada permite mejorar los resultados en bien de la institución

manteniéndose así la imagen ganada de la Universidad Nacional Pedro Ruiz Galo
dentro del mercado local, regional y nacional

RECOMENDACIONES

 Tener un monitoreo en tiempo real de las existencias, los requerimientos y las

entregas oportunas de lo solicitado para el desarrollo de las actividades académicas y
administrativas, esto permitirá tener conocimiento de lo que se necesita, lo que existe
y lo que está próximo a agotarse, manteniendo en todo momento un flujo informativo
que permita tomar decisiones acertadas

 Establecer mediante una directiva que cada Oficina de Alta de Dirección, Facultad o
Centro de Producción antes de hacer sus requerimientos debe contar
obligatoriamente con marco presupuestal y liquidez financiera que garantice el pago al
proveedor, de esta manera la atención a sus requerimientos será de manera eficiente
y en momento oportuno

 El pago a los proveedores debe ser en un plazo máximo de 10 días de llegado el

expediente a Tesorería, lo que permitiría que se abran los créditos de las empresas
que en su oportunidad brindaron crédito y la Institución demoro en los abonos por
bienes y servicios recibidos
 BIBLIOGRAFÍA

 Tabla ASME - Slideshare

https://es.slideshare.net/ProGobernabilidadPer/tabla-asme

 http://sgp.pcm.gob.pe/wp-content/uploads/2016/02/Anexo-DS-007-2011-PCM.pdf

 diagrama de bloques y tabla asme-vm para analizar un

procedimiento
www.regionica.gob.pe/pdf/grppat/sgds/psa/.../diagrama_de_bloques_y_tabla_asme.
pd...

 Reglamento de Organización y funciones

 Se rige por lo que establece el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado
(OSCE)
 Sistemas Electrónicos siguientes:
 Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA)
 Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF)
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA OFICINA DE ABASTECIMIENTO