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GE STION DE P ROY E CTOS Revisión: 0
SISTEMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE F echa: 22/06/2008
22/06/2008
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1. OBJETIVO
El presente documento tiene por objetivo presentar al lector el Sistema de Gestión de GyM, con los
diferentes sistemas que lo componen; así como brindar una explicación a nivel general del Sistema
de Gestión de Proyectos
Pr oyectos de Construcción.
2. DEFINICIONES
DEFINICIONES PREVIAS
2.1. Sistema:
Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan para obtener un fin común.
2.2. Gestión:
Gestión es el conjunto de actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización. Comprende
la planificación, organización, asignación de recursos, dirección, y control de una organización.
2.3. Proyecto:
Es un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalización, con un
objetivo y requisitos especí ficos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos.
2.4. Sistema de Gestión:
Es el Sistema a través del cual se establecen las Políticas, metodología, herramientas, y otros
componentes que permitan a los equipos de trabajo que conforman la Organización alcanzar los
objetivos trazados para ellos.
El servicio brindado por una empresa es desarrollado a través de la realización de diversos procesos.
Cada uno de ellos requiere de un Sistema de Trabajo
Trabajo para su realización eficaz, eficiente y oportuna.
El Sistema de Gestión esta conformado por todos los Sistemas de Trabajo diseñados para cada
proceso, los cuales son en gran medida formales considerando la complejidad y la criticidad de los
mismos procesos.
La cantidad de sistemas formales marca la madurez, e ficacia y la eficiencia de la Organización.
El Sistema de Gestión de una empresa abarca tanto su cadena productiva, como sus procesos de
dirección y soporte. La figura 01 muestra de manera general los ámbitos que componen una empresa,
y cómo todas ellas están incluidas en el Sistema de Gestión empresarial:
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DIRECCIÓN
CADENA DE
PRODUCCIÓN
SOPORTE
Por ende, podemos concluir que un Sistema de Gestión empresarial se compone de:
Un Sistema de Gestión puede tener tanto una visión funcional como una visión de procesos. El
Sistema de Gestión diseñado por GyM tiene una visión por proceso debido a las siguientes razones:
VISION
FUNCIONAL
Gerente de Proyecto
DIRECCIÓN DIRECTORIOS
- Proyectos EPC
CADENA DE - Proy. de Construcción
PRODUCCIÓN - Presupuestos EPC
- Presup. de Construcción
PdR–GA,
SOPORTE Calidad,
Logística,
Equipos, etc.
9 SG Proyectos EPC
9 SG Proyectos Construcción
9 SG Presupuestal EPC
9 SG Presupuestal Construcción
9 SG Integrado Prevención de Riesgos y Gestión Ambiental
9 SG Calidad
9 SG Áreas Soporte
9 SG Dirección
El Sistema de Gestión de Proyectos de Construcción se rige por las Políticas de GyM y del Grupo Graña
y Montero, y tiene de finidos Hitos de Control, Procedimientos, Herramientas, Sistemas Informáticos,
Funciones establecidas, perfiles y capacitaciones para su desarrollo. El Manual de Gestión de
Proyectos de Construcción reúne los Procedimientos e Instructivos del Sistema.
Los Proyectos desarrollados por GyM como parte del alcance de sus servicios, tanto EPC como de
Construcción, presentan 5 grandes Fases o Etapas: Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Cierre.
La figura 05 muestra la temporalidad y superposición de estas Fases o Etapas (no son consecutivas
sino concurrentes) así como el nivel de actividad que demanda cada una de ellas en el tiempo.
El Sistema de Gestión de Proyectos de GyM privilegia un enfoque por cada uno de los procesos que
lo componen, antes que por las etapas del Proyecto. No obstante, los procesos que conforman el
Sistema de Gestión de Proyectos (tanto EPC como de Construcción) de GyM siguen estas etapas
como una característica intrínseca de los Proyectos.
PRESUPUESTO
REUNION DE
CIERRE
REUNION
PRESUPUESTO
SELECCIÓN DE IDEAS
PROYECTO
EJECUCIÓN
Figura 06 – Hitos de Control del Sistema de Gestión de Proyectos de GyM (en azul).
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A. Selección:
La selección se realiza con el fin de destinar los recursos presupuestales a las propuestas más
adecuadas para GyM.
B. Reunión de Ideas:
Es el tiempo destinado para compartir el conocimiento de los profesionales que han participado
en proyectos similares, con el fin identificar todas las alternativas que deban ser exploradas para
realizar presupuestos mejor planeados y más exactos.
D. Reunión de Transferencia:
Tiene por objetivos veri ficar la Transferencia adecuada y satisfactoria de la información Presupuestal
al Equipo de Proyecto y establecer los compromisos de las Áreas de Soporte de O ficina Principal
para el apoyo óptimo del arranque del Proyecto.
E. Reunión de Compromisos:
Es la Reunión en la cual el equipo del Proyecto presenta las estrategias desarrolladas para la
ejecución del Proyecto y se compromete a obtener el Margen Meta. Así mismo, se formaliza el apoyo
que debe ser brindado por las Gerencias y la Oficina Principal para el máximo aprovechamiento de
las oportunidades y la minimización de los riesgos del Proyecto.
9 Planeamiento
9 Programación
9 Gestión Contractual
9 Control de Calidad
9 Control de Costos
9 Control de Productividad
9 Control de Plazo y Avance
9 Logística
9 Control Financiero
9 Prevención de Riesgos, Gestión Ambiental y Responsabilidad Social
Todos estos Procesos y los Sistemas de Trabajo establecidos para su desarrollo son explicados a
profundidad en el presente Manual de Gestión de Proyectos de Construcción.
Cada uno de ellos puede venir acompañado con un CD en el que se encuentran los documentos y
herramientas en versión digital. La entrega de cualquiera de estos Manuales podrá ser coordinado
con el Área de Control de Gestión de Proyectos.
Las pérdidas en el Sistema de Producción se dan tanto por paras en el flujo, como por la utilización
de recursos excesivos en los procesos. La fuente principal de pérdidas en el Sistema
de Producción es por la paralización del flujo, por lo que es fundamental procurar
minimizarla.
La razón principal por la que ocurren paralizaciones en el flujo es la existencia de alta variabilidad en el
Sistema de Producción. Por ende, la variabilidad es la fuente principal de pérdidas en la construcción.
La variabilidad se incrementa con la complejidad de proyectos, la alta velocidad requerida para
su ejecución, la mayor dependencia que tiene un proceso en sus predecesores, y las condiciones
difíciles que enfrenta un Proyecto como su ubicación en lugares remotos, medios de transporte muy
complicados, o climas agresivos.
La Gestión de Producción es el manejo sistemático y metódico de las actividades de ejecución y
soporte, que componen la producción, sobre la base de principios, técnicas y teorías formales que
nos permitan lograr continuidad del flujo de producción y una constante optimización de la misma. La
Gestión de Producción aplica estrategias para reducir la Variabilidad o mitigar su impacto.
El Objetivo de la Gestión de la Producción es Producir con Calidad, en el Plazo y optimizando la
Productividad. La Productividad es la eficiencia en el uso de los recursos. Se representa como la
relación entre la cantidad producida y los recursos utilizados.
Para optimizar la Productividad, la Gestión de la Producción busca en primer lugar obtener un flujo
de producción continuo, y posteriormente la optimización de los procesos.
9 La elaboración de un buen Planeamiento (visión a largo plazo) que aplique Principios de Física de
Producción y que establezca estrategias para manejar la Variabilidad, y
9 Una Programación confiable (visión de mediano y corto plazo), metódica y sistemática de las
actividades a realizar
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Para lograr una Programación confiable, es imprescindible analizar y levantar las restricciones de las
tareas programadas, y medir la confiabilidad de la programación a través del PPC y del análisis de las
causas de incumplimiento.
Así mismo, la Gestión de la Producción contempla la aplicación de los principios de física de producción
entre los cuales podemos mencionar:
Todos los temas relacionados con la Gestión de Producción (Planeamiento, Programación, Control de
Productividad, etc) pertenecen al Eje Básico de Gestión de Proyectos y se encuentran en el Manual
de Gestión de Proyectos.
ACTIVIDADES DE EJECUCION
Excavación, Instalación de tubería, Compactación de zanja
PRODUCCION
ACTIVIDADES SOPORTE
Logística, Reclutamiento, QA/QC, PdR
Planeamiento, la Programación, Optimización de Flujos y Procesos
APLICACIÓN DE PRINCIPIOS +
DE FISICA DE PRODUCCION:
―Uso de Buffers MANEJO DE LA
―Reducción del Tamaño del Lote VARIABILIDAD
―Balanceo de Carga de trabajo
GESTION DE LA PRODUCCION