CYCLE GESTION BUDGET AIRE

A / INTRODUCTION

Le budget planifie .et materialise en terme financier les actions a mener dans Ie cadre du Programme ou Projet. Chaque composante ou sous programme valorise ses objectifs annuels en fonction des plans d'actions qui ont ete dcfinis dans Ie Document d'appui au programme(DAP).

Les budgets de chaque composante sont cinsi e+cbhs. corr-iqes et consolides par les structures de gestion du programme. En tant qu'elernent essentiel de gestion, Ie budget doit comporter des dcpenses qui prennent en compte:

la position budgetaire lors de I'autorisation de la depense

Ie rattachement de la depense a une ligne budgetaire prevue a cet effet l.'efficccite de la gestion budqetcire du projet est liee a la definition d'objectifs precis.et de resuitc+s a atteindre.

C'est pour cette raison que l'e tcblissement d'un budget annuel coherent est un gage de rcussite aux actions menees dans Ie cadre de l'execu+ion du programme ou projet.

La mise en place d'une gestlon budqetcir-e comporte les principales ercpes suivantes :

procedures de pr-epcrction et de revision du budget au niveau de chaque ;composante ; consolidation des budgets.

La bonne execution d'un budget elcbor-c est conditionnee par la mise en place de procedures efficaces de suivi et contra Ie budqetcire dont les objec+ifs sont de:

- permettre d'e+cblir une comparaison permanente entre les previsions et les realisations

eff ec+uees ;

assurer un contra Ie permanent des depenses et des resultats par comparaison systematique avec les previsions budqetcires ;

analyser les eccr+s et en degager les causes;

rechercher les solutions correctives necesscires ;

Un rapport trimestriel est ercbh ou sont consignees toutes les conclusions du contr-cle

budqe tcir-e. Le role du contr Sle budqetcire demorre des la phase de la preparation du budget lors de la definition des performances necesscires pour atteindre les objectifs du projet

B / OBJECTIFS

C / DESCRIPTION DES PROCEDUREs

La codification des procedures budqetcires repond a la meme logique de codification du manuel avec notamment un code pour Ie cycle, un deuxieme pour les procedures et un +roisieme code pour les so us procedures:

PRCO.7 CYCLE GESTION BUDGET AIRE

7. 70 Procedure : svsrerne budqe tcir-e II se fonde sur deux sous procedures:

7.700 Sous procedure : Preparation du budget

Le budget est un element du document du projet. Les revisions budqefoir-es sont prepcr-ees par les responsables de chaque composante en fonction objec+if s et plans d'actions annuels arretes par Ie projet.

Le budget est subdivise en rubriques et lignes budqetcires clossecs selon Ie syst eme du programme en adequation avec les procedures du PNUD.

Le budget est elabore essentiellement en fonction des oc tivit es du projet, d'ou la necessi+e de commencer par l'ercblissement des previsions des cct ivi+es.

Ainsi des so us budgets sont realises par composantes et par unites, ensuite ils sont consolides pour aboutir a un budget global qui doit etre soumis au PNUD et au Gouvernement pour approbation.

7. 701 Sous procedure : Suivi budqe+cire et contr Sle

La premiere etcpe du sui vi et contra Ie du budget doit concerner les responsables de composantes et/ou d'urut es. En tant que demandeurs d'achats de biens et services, ils doivent assurer un contra Ie permanent des depenses relevant de leur composante et de leurs cctivites.

Avant I'engagement de tout achat, ils doivent etre en mesure d'indiquer la position budgetaire de 10 rubrique concernee.

Ensuite chaque trimestre, Ie gestionnaire dresse un tableau de suivi budgetaire qui doit comporter les montants les engagements par rapport aux previsions, les montants restants a engager et les justifications des eccr+s even+uels.

En fin d'onnee, une consolidation des eccr+s est rechsee de fcccn a permettre :

une comparaison entre les depenses de l'exercice et les dcpenses budcetisees ; une onclvse olobcie des ecor ts

Les charges recurr-entes sont enreqistr-ees dans des comptes spccifiques] voir Plan budgetaire). Les enregistrements comptables des charges recurrentes doivent prendre en compte :')

la nature des depenses par composante, sous programme et operations;

la nature de la source de financement( depenses sur quel financement?)

la periode effective de deccissemen+ c'est a dire que Ie gestionnaire devra effectivement enregistrer les charges selon leur date de deccissernent et lors de l'etcblissernent des previsions selon les dates probables de deccissement :

Par exemple pour chaque trimestre, il faut tenir compte des dates de paiement des factures de telephone, d'ecu. d'electricit e. des loyers .... ; il faut eviter de diviser Ie total annuel de ces categories de depenses par quatre( 4) pour integrer Ie montant trimestriel.

Le budget annuel du projet est execute du ler janvier au 31 decembre.

7.71 Procedure : Rapports financiers

L'etcblissement des rapports financiers s'cppuie sur les differents rapports d'cctivi+es des composantes et unites du projet.

7.710 Sous procedure: Rapports financiers pericdiques

Les rapports requis donnent les details de l'utihsc non des fonds cvcncee au gouvernement par Ie PNUD. Iis sont etablis sur une base tr'imestr-iel!e et sont transmis 30 Jours cpr-es la fin du tnmestre. II s'cqi+ specifiquement du rapport sur les de ccissernen+s et Ie rapprochement de I'encours de I'avance du PNUD et de l'e tot des fonds.

-Le rapport des deccissemenr ef fectues par Ie Gouvernement

Cest un rapport qui est base sur la gestion des projet s. II fait ressortir par ligne budgetaire les deccissement s ef fectues par Ie gouvernement sur une base mensuelle, trimestrielle et cumulative cins: que Ie budget disponible.

-Le rapport de I'encours de I'avance du PNUD et de I'etat des fonds

Ce rapport determine Ie montant des fonds avances au Gouvernement par Ie PNUD et qui n'onr pas ete deccisse a un temps donne. Le precede consiste a faire un rapprochement entre 10 situation des avances cpres deduction des dcccissements ef fectues et 10 situation des liquidit es disponibles au niveau de la tresor-erie du projet. Ces fonds doivent etre rembour-ses au PNUD au cas ou ils n'ont pas ete dcccisses aux fins du projet.

7.711 Sous procedure : Rapport combine sur I' execution du projet

Le rapport combine sur l'exccution regroupe et fait apparaitre tous les deccissernents eff ec+ues par Ie Gouvernement, Ie PNUD bureau local, Ie PNUD siege et les Organismes coopercnts ainsi que Ie budget disponible pour l'cnnee consideree sur une base consclidee. II est etablit trios fois par la section de la cornptobilite sur l'execution du projet qui est soumis.

Le bureau ext erieur doit transmettre Ie rapport combine. sur l'execution du projet au Gouvernement dans les deux semaines suivant Sa reception.

Le rapport combine sur l'execution du projet doit etre ver ifie et cer+ifie par Ie gouvernement dans les 30 jours suivant sa reception et r-e+ocrne au representant Resident pour que ce dernier, a son tour, puisse Ie soumettre au Siege du PNUD.

7.72 PLAN BUDGET AIRE

Programmes et Cycle . Organisation et Code cycle Date de
.
Projets Systeme Comptables PRCO.2 mise a jour:
PNUD Decembre 2003
Folio: 1/4
Classement : PROCEDURE : COMPT ABILITE BUDGET AIRE Version
PRCO.2.21 cmendee EI Plan comptable budqe+cir-e

Le plan comptable budqetc.re est Inspire de 10 nomenclature des composantes budqetcir-es tel que prevu par Ie PNUD en matiere de rubr iques des dep enses :

CLASSE / SOUS/CLASSE RUBR INTITULLE DES RUBRIQUES
BUDG
Classe : 010 PERSONNEL

S/classe 011 I Personnel international
011.XX Consultants internationaux
011.XX Experts internationaux
011.99 Total ligne Personnel international
S/classe 013 I Assistance Administrative
013.xx Assistant Administratif
013.xx Secr e tcir-e
013.xx Gestionnaire
013.xx Planton
013.xx Gardien
013.xx Informaticien
013.xx Documentaliste
013.xx Autres Agents d'appui Adm
013.xx Total ligne Assistance Adrn
S/classe 014 I Volontaires des N.V
014.xx Volontaires des N.U
014.xx VNU gestionnaires
014.xx VNU par Antennes
014.xx VNU sous-programmes
014.99 Total ligne VNU
S/classe 015 I VOYCCjes Officiels
015.xx V.O Coordonnateur
015.xx V.O Comite de pilotage
015.xx V.O PNUD
015.xx V.O Experts
015.xx V.O Antennes
015.xx V.O Autres Agents
015.99 Total ligne V.I
S/classe 016 I Frais de Mission
016.xx Mission PNUD
Ol6.xx Mission Cellule de liaison
016.xx Mission Evaluation
I 016.xx Frais heberqernent
O16.xx Autres frais de mission
! 016.99 Total ligne Freis Mission
S/classe 017 I Consultants Nationaux
I 017xx Consultants Nationaux
Ol7.xx Expert National CommunlcatO
017.xx EN Sociologue
O17.xx EN Alphabetlsatlon
017.xx EN Suivi Evaluation 01l.xx EN Unite de terrain (Antenne)
01l.xx EN Developpement local
O17.xx Consultant National genre
01l.xx Consultant A_g_ro-forestier Autres
017.99 Totalligne Consultant Nat
Classe : 020 Contrats

S/classe 021 Contrats A
021..xx Contrats
021..xx SOUS TRAIT ANCE
021..xx ST formation
021..xx ST Alphcbetiso+ion
021..xx ST Foyers cmelior-es
021..xx ST Reinsertion ex Combattants
021..xx ST Autres sous traitance
021.99 Totall.!..9ne contrats A
S/ciasse Contrats B
022
022 .. xx Sous traitance cartes com.
022.xx Sous traitance cap.exp GRN DDC
022.xx Sous traitance formation CNEDD
022.xx Sous traitance construction sans bois
022.xx Sous traitance cmencqements pts eau
022.xx Sous traitance foyers cmeliores
022.xx Sous traitance autres
022.99 Total ligne contrats B S/ciasse 023 I Contrat C
023.xx Sous traitance reseaux nat .£_rod
023.xx Sous trcitcnce edit bulletins
023.xx Sous traitance site Web
023.xx Sous traitance DDH Observ locaux
023.xx Sous traitance CPNH
023.xx Sous traitance shernc amenag bass
023.xx Sous trcitance DRE observ locaux
OZ3.xx So us traltance Publi reportaae
OZ3.xx Sous traitance aut res
023.99 Total ligne contrats C Classe 030 Formation

S/classe Bourses
031

S/classe Formations cutres
032
03Z.xx Voyages d'erude cellule
1------
032.xx Formation en cours d'em_e_loi
032.xx Voyag~_ d'e+ude Table ronde
032.xx VE Mobilisation res.sources
032.xx Autres voyages d'etudes
032.99 Total ligne Formation

S/classe Formation sur Ie tQS (Atelier)
033
033.xx Atelier prospective nationale
033.xx Atelier ONG
033.xx Autres ateliers
033.99 Totel licne Forrno+icn
i -----
Classe : 040 EguiEement

S/classe Equipement
045
045.xx Fournitures de bureau
045.xx I Fonctionnement
045.xx Equipement informatique
045.xx Autres equipernent s et biens durables
045.99 Total liane Equipement
Classe : 050 Divers

S/classe Divers
052
052.xx Frais d'etudes et d'etcblissernent
052.xx Frais d'cppui
052.xx Factures irnpcvces
05Z.xx Autres divers
052.99 Total ligne Divers
S/classe Divers
053
053.xx Divers antennes
053.xx Subvention cccor-dee 053.xx Autres imprevus
053.99 Total ligne Divers

S/classe Regularisations diverses
054
054.xx Avances de fonds
054.xx Autres regularisations
054.99 Total ligne Regularisations diverses
Classe 080 Divers
S/classe 085 Differentiel d'echcnqe
085 .. xx Difference due au taux de change
085.99 Total de la ligne