INFORME AA1 ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN

PROCESO NORMAL DE COMPRAS

GISELLE JULIANA TORRES APARICIO

APRENDIZ

AMPARO LUCERO VILLA ROJAS

INSTRUCTORA VIRTUAL

SERVICIO NACINAL DE APRENDIZAJE "SENA”

REGIONAL TOLIMA CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS

TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL FICHA 1828515

IBAGUE, 29 DE MARZO DE 2020

 INFORME

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de

la comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente
actividad, realice un informe donde describa las actividades que se
desarrollan en un proceso normal de compras. En el informe además de
describir las actividades, debe incluir un cuadro en el cual relacione los
documentos de origen interno y de origen externo que se requieren o que se
generarían en el desarrollo del proceso. 

DESARROLLO

En el proceso normal de compras, obtención y consecución de la materia

prima o insumos, importantes y significativas para el desarrollo y función
oportuno y acertado de una organización o empresa es necesario tener muy
presente la relación existente con la gestión de calidad por cuanto es de
suma importancia; por lo que un acceso para muchos de los procesos es sin
lugar a dudas el departamento de compras desde la ISO 9001, métodos de
representación misional como procesos de carácter de apoyo que despliega
una organización. Ya que la gestión impacta directamente en los resultados y
logros que la empresa busca, si se tiene en cuenta que la importancia va
concertada principalmente a los resultados económicos de la empresa, la
calidad del producto final, la satisfacción del cliente y la confianza del cliente
interno respectivamente.

PROCESO DE COMPRAS

El proceso de compra son las fases por las que pasa una persona desde que
se da cuenta que tiene una necesidad hasta que adquiere un producto o
servicio para resolverla.

Identificar los productos críticos a comprar: Los productos críticos son

aquellos que hacen parte del negocio pero con ellos van relacionado
aspectos negativos hacia el mismo, al identificar que productos son críticos
se debe seguir una reagrupación de aspectos que son característicos de
dichos productos o servicio que comercializa la empresa, y con ello entablar
diferencias entre un producto crítico y no crítico, también a qué proceso
pertenece y el producto final, es importante resaltar si el producto impac

ta, si se compra en paquetes, como también resultaría provechoso mostrar

cómo sería el carácter crítico que estos poseen, si bien se puede llamar
índice de criticidad.

Definir especificaciones del producto a comprar: En toda organización se

deben establecer y de forma definida la metodología y responsabilidades
para comunicar las necesidades de compra a los proveedores para realizar
las compras y que la metodología sea transmitida al proveedor, las
especificaciones para el proceso de compra están encadenados con
requisitos de manera definida: Por ejemplo, cantidad, material, forma,
medidas, fechas, etc. Dichos requisitos son muy variables en función del
sector y necesidades de la organización.

Planear las compras: Para los programas de compras se emplea pronóstico

de demanda definido y con ello se induce a notar el tipo de ganancia el cual
establece la comercialización de un producto más que otro, dado que los
tipos de productos ofrecen un tipo de demanda dependiendo los gustos de
los compradores, adicional a los anterior, es importante las cantidades a
comprar y el momento justo que se debe realizar dicha acción de compra.

Evaluar y seleccionar proveedores: Toda organización o empresas en

funcionamiento debe disponer siempre de una lista destacada de los
proveedores capaces de satisfacer las necesidades de compra que brinda la
empresa o en algunos casos organizaciones amplias. Para la selección de
un proveedor, la organización debe aplicar una evaluación que permita
resaltar las funciones de capacidad de hacer el suministro directo de los
productos para comercializar ya obtenidos por la empresa, ya que las
empresas igualmente pueden ofrecer productos es de anotar que esto
también aplica a empresas que brinden servicios.

Realizar el trámite de compra: Una vez ha sido seleccionado el proveedor,

el Jefe de Compra elabora lo que se le llama la "Orden de compra" y obtiene
la autorización del ordenador del gasto, asegurándose de contar con la
aprobación de la Junta Directiva

Verificar el producto comprado: Los productos que han sido entregados

por los proveedores previamente seleccionados deben ser supervisados e
inspeccionados antes de ser incluidos en los procesos de la organización,
siempre se debe realizar esta acción al recibido solicitado, realizándose una
breve inspección, prueba, ensayo, entre otros aspectos necesarios del
producto.

Re-evaluar proveedores: la mayoría de las organizaciones tienen alrededor

de cientos de proveedores y sin embargo, los clasifican por proveedor de
carácter crítico o no crítico en función de su impacto en el sistema de gestión
de calidad. Por lo que establecen criterios como evaluaciones para
considerar un proveedor crítico y a estos proveedores les hacen
la evaluación de desempeño, lo cual puede ser permitido por la norma, pues
esta específica que el tipo y grado de control sobre el proveedor depende del
impacto sobre el producto final.

Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y

mejora): La medición del proceso de compras nos permitirá tomar acciones
para las respectivas correcciones y con ello la consecuente mejora para la
contribución al equilibrio esencial de toda empresa, resaltando que tener
riesgos asociados a la compra hacen más fácil el esclarecimiento de
acciones correctivas y preventivas que podemos adelantar.

Importancia del proceso de compras en la organización

Resultados económicos en la empresa: Tener buenas relaciones con los

proveedores, lo que supone obtener competitividad en los costos de los
productos que se obtienen, capacidad de negociación y selección de los
artículos y proveedores idóneos para mi empresa, impacta en el desarrollo
económico que ésta presente en los ciclos de tiempo.
Calidad del producto final: La calidad de mis materias primas o insumos
impactará directamente en el resultado de mis procesos y con ello, en la
percepción del cliente.

Satisfacción del cliente: Como lo mencioné anteriormente, las entradas de

un proceso dimensionan la calidad que el producto tendrá al final.

Confianza del cliente interno: Definimos cliente interno como la salida de cada
proceso. El departamento de compras provee los suministros a otros procesos necesarios
para realizar su labor. Si estos no son aptos, creara conflictos en el desarrollo de los
objetivos de los otros procesos.

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA

INTERNOS EXTERNOS
Donde se recopila las características Son los requisitos legales, y normas
específicas del producto o servicio a internacionales, donde se ajustan las
vender, siendo cuantitativos o características estándares que debe
cualitativos pertenecientes al tener cada producto.
producto a vender, comprar, cantidad,
y criticidad entre otros
Donde se carga cada metodología del Catálogos de los equipos,
proceso de compra y necesarios para obtener el producto
subcontrataciones. o servicio a realizar.
Documentos alimentados de los datos Hojas de seguridad, y de utilidad de
y resultados de la selección y la materia prima o insumos, con las
evaluación de proveedores que hacen cuales se obtendrá el producto y
parte de la empresa y los que están servicio.
en el proceso evaluativo.
En este se describe tanto el producto La orden de compra, facturas y
como el plazo solicitado, así como Registros de lo comprado
otros condicionantes entre los que se
encuentran el presupuesto, plazos de
entrega, y características del producto
entre otros.
Todos aquellos que contengan la
realización de los pedidos, como el
proceso de la aprobación del pedido.
Los datos del pedido, los requisitos
que describen claramente el
producto, para la aprobación del
producto, del sistema de calidad, para
la cualificación del personal,
procedimientos, procesos y equipo, el
plazo solicitado, otros datos como el
presupuesto, condiciones de entrega,
requisitos para la aprobación del
producto.

Documentos de las órdenes de

compra/subcontratación con la
finalidad de asegurar que los
productos y servicios cumplen con los
requisitos especificados.
Formato de la hoja de pedido de
compra, formato de la hoja de pedido
de subcontratación, formato de la
hoja de evaluación de proveedor, que
son el registro de la información
solicitada a los proveedores para su
aceptación, formato de la hoja de no
conformidad de producto (para
compras), formato de la hoja de no
conformidad de servicio (para
subcontrataciones).