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COLOMBIANA 3397
1996-10-23
DOCUMENTACIÓN.
ELABORACIÓN DE MEMORANDOS
CORRESPONDENCIA:
I.C.S.: 01.140.30
ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental
para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el sector
gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en los
mercados interno y externo.
La NTC 3397 (Primera actualización) fue ratificada por el Consejo Directivo de 1996-10-23.
Esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en
todo momento a las necesidades y exigencias actuales.
A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a través
de su participación en el Comité Técnico 000010 Elaboración y Divulgación de Documentos.
ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesados
normas internacionales, regionales y nacionales.
DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3397 (Primera actualización)
DOCUMENTACIÓN.
ELABORACIÓN DE MEMORANDOS
1. OBJETO
2. DEFINICIONES Y CLASIFICACIÓN
2.1 DEFINICIONES
2.1.1 Memorando: comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para
transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales
o internacionales.
2.1.8 Encabezamiento: palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio del
documento.
2.1.10 Estilo: orden en la distribución de las diferentes líneas que conforman el memorando.
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2.1.11 Fecha: lugar de origen del documento, día, mes y año de envío.
2.1.12 Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.
2.1.15 Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona
natural o jurídica.
2.2. CLASIFICACIÓN
Todas las líneas parten del margen izquierdo. (Véanse las Figura 2 y 4).
2.2.2 Bloque
Las líneas de número, fecha y firma se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen
derecho. (Véanse las Figura 3 y 5).
3. REQUISITOS
3.1 MÁRGENES
Superior entre 3 cm y 4 cm .
Inferior entre 2 cm y 3 cm .
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3.2 ZONAS
3.2.1 Zona 1
Espacio destinado para ubicar la razón social o logotipo, en caso de tenerlo. Sus medidas
respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm
verticales desde el borde superior. (Véase la Figura 1).
3.2.2 Zona 2
Espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario estampe el sello de
registro o la fecha de recibo del documento. (Véase la Figura 1).
A partir del margen superior, de dos a tres interlíneas se ubica la palabra MEMORANDO, en
mayúscula sostenida y centrada.
EJEMPLO.
0172
DRH-172
3.5 FECHA
Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío se escriben de dos a tres
interlíneas del número (referencia) y en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y
año sin separar con punto. (Véase la NTC 3393).
EJEMPLO.
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3.6 ENCABEZAMIENTO
3.6.1.1 A tres interlíneas de la fecha, contra el margen izquierdo, se ubica la preposición PARA
en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan los datos del destinatario,
con mayúscula inicial.
Nota. Los vocablos PARA, DE y ASUNTO pueden ir impresos o digitados. La información correspondiente se tabula a
dos espacios de la palabra ASUNTO.
3.6.2.1 Alternativa 1.
En este caso se omite al final del texto el nombre mecanografiado del remitente y sólo aparece
su firma. No se traza raya alguna para delimitar la firma.
EJEMPLO.
3.6.2.2 Alternativa 2.
En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado al final del texto,
con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.
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EJEMPLOS.
DE: Presidente
3.6.2.3 Alternativa 3
En este caso, la firma del remitente se coloca sobre el nombre mecanografiado al final del texto,
con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.
EJEMPLOS.
PARA: Auditor
En los datos del encabezamiento se puede hacer uso de abreviaturas, cuando un renglón es
insuficiente.
EJEMPLO COMPLETO.
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EJEMPLO ABREVIADO.
PARA: Dr. Germán A. Cifuentes P., Coordinador Gral. Inf. y Doc. Plásticos
Si la persona a quien se dirige o quien remite, ocupa el cargo en forma provisional se hace la
aclaración correspondiente escribiendo entre paréntesis y con mayúscula la letra (E.) seguida de
punto.
EJEMPLO.
3.6.4 Asunto
Constituye la síntesis del tema del memorando, expresada en máximo cuatro palabras, con
mayúscula inicial.
3.7 TEXTO
3.7.1 Características
3.7.1.1 Se inicia de tres a cuatro interlíneas del ASUNTO, contra el margen izquierdo. Se deja
una interlínea entre renglones y dos entre párrafos.
3.7.1.2 Se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés. Se expresa en primera
persona del singular o del plural.
3.7.2.1 Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso sólo el logotipo o la razón
social.
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3.7.2.2 La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.
EJEMPLOS.
DTH-41235 2
3.7.2.4 El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlíneas del
encabezado.
3.7.2.5 En caso de que se termine la página antes de finalizar un párrafo completo, se deja como
mínimo dos renglones en ésta y dos en la siguiente.
3.7.2.6 La última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida.
3.8 DESPEDIDA
Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto, contra el margen izquierdo, tanto
en estilo bloque extremo como en estilo bloque. Presenta dos alternativas: con una expresión
breve seguida de coma (,) o con frase de cortesía terminada en punto (.). (Véase la NTC 3393).
EJEMPLOS.
Atentamente,
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3.9 REMITENTE
Si se utiliza estilo bloque extremo, esta línea parte del margen izquierdo; en estilo bloque, del
centro del escrito hacia la derecha.
El funcionario responsable firma encima del nombre mecanografiado, de preferencia con tinta
negra.
EJEMPLO.
En caso de dos firmantes, los nombres se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja, en
primer lugar el de mayor jerarquía.
3.10.1 Anexos
Si se requieren, se detallan en el texto. Al final del memorando, a dos interlíneas del firmante se
anota la palabra Anexo o Anexos, con mayúscula inicial seguida de dos puntos (:). A dos
espacios se enuncia la cantidad; de preferencia se clarifican el número de hojas o el tipo de
anexo.
EJEMPLOS.
Anexo: uno
3.10.2 Copia
A dos renglones del firmante o de la línea de anexo (si la hay) contra el margen izquierdo, se
escribe la palabra Copia, si se requiere, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). A dos espacios
se relacionan los destinatarios, así: tratamiento, nombre y cargo; cargo y dependencia; o
dependencia. Se utiliza interlineación sencilla.
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EJEMPLOS.
En línea seguida:
Las copias fijas para el archivo y el consecutivo no se enuncian, por ser las reglamentarias de
una empresa.
A dos interlíneas del firmante o del último renglón escrito, se anota el nombre con mayúscula
inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda
emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto es conveniente escribir uno de los
dos.
EJEMPLOS.
Martha C.
Jorge R.
Si la persona que firma es la misma que escribe el documento, no se necesita identificación del
transcriptor.
Cuando la persona que redacta es diferente a la que firma, sitúa su rúbrica contra el margen
inferior izquierdo, en la copia para el consecutivo de correspondencia.
Se elabora el contenido del memorando, dejando en blanco la línea de destinatario que se debe
llenar individualmente así: con el mismo tipo de máquina una vez reproducido el documento
matriz; con señal de parada cuando el texto ha sido grabado; o, con combinación de
correspondencia en procesador de texto.
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Para los memorandos que requieran visto bueno, se tiene en cuenta lo establecido en el
numeral 3.4.8 de la NTC 3393.
3.11.4 Recomendaciones
3.11.4.2 La cinta que se utiliza para la impresión, debe garantizar y mantener la nitidez del
documento.
3.11.4.3 El papel debe tener el gramaje adecuado, según la tecnología de impresión que se
utilice.
4. APÉNDICE
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