10 Formulas for Production Calculation in the Apparel Industry

 SHARE: 15 68

 2   Prasanta Sarkar

You might be using formula for calculating standard time or labour
productivity or labour cost per minute. There are many such common
measures we need to calculate everyday for preparing daily reports
and measuring performance in various parameters. In this article we
will try to understand how the basic performance measures are
calculated and formulas that are used for calculating those measures.

In the apparel industry, industrial engineers, production managers and
production planners measure the factory performance on daily basis by
following standard formula for each measure. You might be already
using such formulas for calculating your factory performance. For
example, industrial engineers 
prepare OB sheet, 
measure key performance indicators (KPIs)
prepare daily reports on factory performance, and 
line performance in terms of productivity and efficiency. 

They also measure line capacity as well as individual operator capacity
in the given hours. All these are essential for production management,
balancing work and planning production and manpower. 

As these are common measures in apparel production, most of the
factories use excel templates preparing such reports and calculations
where the excel template are pre­filled with formula. We just follow the
report template. We don’t need to calculate every time we make a
report. So, many times we are not clear about how to calculate a
particular measure.

Let’s discuss 10 basic production measures and formula used
calculating those measures.

1. Hourly production target

Hourly production target calculation is a part of an OB and daily
production report. Hourly production target is calculated for individual
operators as well as for a line as needed. In an OB production target is
calculated for each operations. Following formula is used to calculate
hourly target.

Hourly production target = (60 / Operation SAM)
Note: This target is calculated at 100% efficiency. In case you want to
plan hourly production target at certain percentage, multiply the above
by line efficiency / individual operator efficiency based on your need.

In the table­1 few examples are shown for calculating hourly production
target at 100% efficiency.

Table­1: Examples of hourly target calculation
Sl. Hourly Target
No. Operation SAM (60/SAM)
1 operation­1 0.78 76.92
2 operation­2 0.85 70.59
3 operation­3 1.2 50.00
4 operation­4 0.9 66.67

2. Daily Line Target

Like the hourly production target, daily production target of a line is
calculated. This target is given to line supervisors. Based on the daily
production target production planning and total production time needed
to complete an order is calculated. Following formula is used to
calculate daily line target. 

Daily Line Target = (Shift hours X 60 X No. of operators working in a
line X Line efficiency %) /Garment SAM

See the example in the following table

Table­2: Daily production target calculation
Line Shift Average line Garment Daily production
no Manpower hours eff% SAM Target
1 40 8 65% 30 416.0
2 40 8 60% 24 480.0
3 42 8 62% 42 297.6
4 46 8 58% 38 337.0

3. Individual operator efficiency

We measure individual operator’s performance (efficiency %) for
operator grading, skill matrix, and daily employee performance
reporting. In case you are distributing performance based incentives to
individual operators, you need to measure individual operator efficiency
too. This is the formula to calculate individual operator efficiency.

Individual operator Efficiency% = (Total minutes produced*100/Total
minutes worked)
Where,
Total minutes produced = Total units produced X operation SAM

See the following examples (table­3) for calculating individual operator
efficiency. In case an operator is doing more than one operation, first
calculate total minutes produced in each operation and sum up total
minutes produced in all operations by an employee. 

Table­3: Examples of individual operator efficiency calculation
Sl. Unit Hours
No. Operators Operation SAM produced worked Efficiency%
operation­
1 Operator­1 1 0.78 500 8 81%
2 Operator­2 operation­ 0.85 480 8 85%
 2
operation­
3 Operator­3 3 1.2 300 8 75%
operation­
4 Operator­4 4 0.9 480 8 90%

4. Line Efficiency

Line efficiency is the common measure for measuring line performance
and factory performance. Performance of a production line vary
depending on operators’ skills, product design, line balancing,
presence of lost time, style run time and many other factors. A better
efficiency means higher output and reduced production cost. So we
aim to improve line efficiency as much as possible. Line efficiency is
calculated using following formula. 

Line Efficiency% = (Total minutes produced *100) / (Total hours worked
* 60)
Where, Total minutes produced by the line = Line output X Garment
SAM

Total hours worked by the line = Number of operators X Shift hours

Table­4: Examples of line efficiency calculation
Sl. Units No. of Hours
No. Line Style SAM produced manpower worked Efficiency%
Line­ Style­
1 1 1 24 400 25 8 80%
Line­ Style­
2 2 2 30 480 35 8 86%
Line­ Style­
3 3 3 12 300 20 8 38%
Line­ Style­
4 4 4 20 500 35 8 60%

Note: Include helpers and worker doing manual operations in the
manpower, in case SAM of the manual operations are included in
garment SAM.

The above mentioned formula is used majorly used for line efficiency
calculation. This is known as output based line efficiency. Line
efficiency can be also measured in a different way. Instead of line
output data, individual operators produced minutes and hours worked
are calculated first and later their produced minutes and hours worked
are summed up to calculated line’s produced minutes and total hours
worked. To many this is not easy to calculate individual operators
output, their total produced minutes and actual hours they worked in a
day. Following the second method is only practical if a factory is using
real time production tracing system.
 

5. Machine Productivity

Machine productivity is measured to know the average production per
machine per day or in the defined time frame. A line with 48 machines
producing 480 shirts and another line with 36 machines producing 400
shirts (same design). How do you figure out which line doing better?
This can be answered simply by measuring machine productivity. 

Productivity is the ratio of output and input. Machine productivity of a
production line is calculated using following formula. 

Machine Productivity= Line output / No. of machine used

Machine productivity is measured as production per machine per shift
day. See the following example (Table­5).

Table­5: Example of machine productivity calculation
Machines Machine
Sl. No. Line used Production productivity
1 Line­1 48 480 10
2 Line­2 36 450 12.50
3 Line­3 36 420 11.67

6. Labour Productivity

Productivity is also measured as labour productivity. Instead of
machine input in this case line output is divided by labour input to
calculate labour productivity. 
Labour Productivity = Line output / No. of total manpower (operators
+helpers)

7. Standard Time Estimation

Standard time is the time allowed to an operator to carry out the
specified task under specified condition and defined level of
performance. This is a standard definition for standard time. Some
additional time is added to basic time to arrive standard time of a task.
In practice none can work throughout the day without taking rest.
Operators need time for relaxation from fatigue. Various allowances are
relaxation allowance, contingency allowance (like machine breakdown)
and bundle allowance (for PBS system). 

Standard Time = (Observed time X observed rating) + Allowances

 
Allowances includes Relaxation allowance, contingency allowance

The basic constituents of standard time are shown in the following
chart. This chart shows how standard time is made up from observed
time and basic time of a job.

Chart­1: This chart shows how standard time is made up. Source:
Introduction to work study by ILO
8. Machine utilization percentage

Machines and equipment are primary resources of garment
manufacturing unit. These resources must be utilized as much as
possible to improvise factory performance. But due to work
unavailability or less work, some machines (like specialized machines)
are partially utilized by the factory. In such case, same machine is
shared for multiple lines. Machine utilization is calculated using below
formula.

Machine utilization% = (Actual machine running time X 100) / Time
available
If you are running one of your special machines only 4 hours in 8 hours
day, utilization of that particular machine would be 50%. 

9. Labour cost per unit

Labour cost is part of garment FOB. For every order we have a target
labour cost. We need to track the actual labour cost and control it. So
we measure it after a style is loaded. Here is the formula to calculate
labour cost per garment.

Labour cost pet unit = (Total cost incurred in labour wages / No. of
garments produced) in a day

10. Production capacity

Production capacity is measured in available minutes as well as in
number of pieces. First we will see how available minutes in a line are
calculated. Then we will calculate capacity in number of pieces.

Line capacity per day= {(No. of machine x daily work hours x 60)*(1 –
absenteeism %)} x Efficiency % (capacity in minutes)
Production capacity (in pieces) = Available minutes / Garment SAM

Table­6: Example of production capacity calculation
No. No. of Minutes/Day Line Absenteeism Capacity Garment Production
 Machines (Daily Efficiency % available SAM capacity
working Hrs. (in (pieces)
X 60) minutes)
Line 30 480 60% 10%
1 7776.00 15 518.40
Line 28 480 72% 8%
2 8902.66 20 445.13
Line 32 480 65% 9%
3 9085.44 20 454.27
Line 32 480 55% 10%
4 7603.20 20 380.16

Conclusion:

Like other garment manufacturing units, you might be also measuring
some key production measures to keep track of production
performance and controlling the production. Whatever measures and
formula you are using must be standardized and approved by the
authorized person internally. Also everyone in an organization should
be aware how the particular measures are calculated. It is good to
have a poster of commonly used formulas and keep the poster in your
work space. A poster would be helpful for learning for newcomers.